5. ACTIVIDAD Final Organizacion
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5. ACTIVIDAD Final Organizacion
Asignatura: Planeación y Organización Actividad 7 Organización Presenta Karen Rocio Joya Morales ID. 411547 Jorge Lugo Olarte - ID. 410052 Monica Lopez Farfan - ID 410465 Julie Andrea colorado Vergara - ID 409930 Docente Lic. Julio Faenz Ruiz González Colombia_ Ciudad Bogotá D .C. Abril 25 de 2014 1 Tabla de contenido Actividades de Repaso y Análisis ............................................................................................... 3 Cuestionario .............................................................................................................................. 24 Glosario Cuestionario ................................................................................................................ 26 Mapas Conceptuales ................................................................................................................. 28 Referencias Bibliográficas ........................................................................................................ 30 2 ACTIVIDADES DE REPASO Y ANÁLISIS 1. Explique el significado de organización como función en el proceso financiero. La organización como función en el proceso financiero, hace referencia a una función que hace parte del proceso administrativo, “y se refiere al acto de organizar” –Bernal 2007. La organización dentro del proceso financiero da un orden, define autoridad y responsabilidades, establece la coordinación y asignación de recursos para el desarrollo de las actividades y el desarrollo de los objetivos institucionales. Dentro del proceso financiero se podría decir que sirve para organizar los recursos, procedimientos, y ayuda a diseñar estructuras organizacionales en pro del cumplimiento de la misión de la empresa. 2. Relación entre la función organizativa y los actos de planear, dirigir y controlar. Dentro de las funciones administrativas y del proceso administrativo la planeación, la organización, la dirección y el control son parte de la organización y es la base de las funciones administrativas y de la organización en sí. Pero no solo basta con estos actos el nuevo ambiente de las organizaciones requiere una mejor manera de competir en el mercado, se necesita de organizaciones con procesos y procedimientos que sean eficientes, eficaces, efectivos y productivos con el fin de satisfacer las necesidades del entorno, manejando internamente la organización de tal manera que sea un conjunto de trabajo en pro del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. 3. Relación entre organización y estructura organizacional. ORGANIZACION Dar orden a la empresa, establece una estructura administrativa. Entidad, compañía o empresa. Coordinar recursos para ser capaces de desarrollar planes y alcanzar resultados. Asignar recursos con el fin de organizar recursos, para el diseño organizacional. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Designa relaciones formales, niveles jerárquicos. Agrupación por departamentos dentro de cada organización. Diseño de sistemas, TIC`s, para asegurar la comunicación. Jerarquías administrativas. 3 Sistema de permanente interacción con el Departamentalización. entorno. 4. Relación entre estructura organizacional y el entorno de las organizaciones. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Funciones administrativas planeación, organización dirección y control. Diseñar una estructura para realizar un trabajo eficiente y eficaz. Compañías competitivas. Estrategias definidas para el logro de objetivos. Amplitud del control. Jerarquización y formalización de relaciones normas y procedimientos. ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES Estructura adecuada a la estrategia. De acuerdo con su tamaño requiere una estructura. 5. Enuncie los factores que afectan la estructura y las organizaciones. Teniendo en cuenta que las organizaciones son sistemas compactos, se tiene claro que existen factores internos y externos que impactan directamente, estos factores deben ser conocidos por la gerencia o dirección de la empresa para así poder realizar los cambios o ajustes que se consideren necesarios. A continuación enumero algunos de estos factores: Las estrategias definidas: Son definidas en un principio durante la planeación con el fin de establecer cómo vamos a alcanzar o lograr los objetivos. El tamaño de la empresa u organización: Como todos sabemos todas las empresas son diferentes, tanto en labor o servicio que presta, como en tamaño, por tal razón es necesario definir muy bien la estructura que más se ajuste a todas las necesidades que la empresa demande. Disponibilidad y uso de las TIC: Hoy día las empresas buscan tener herramientas que faciliten el desarrollo de las actividades, no importa la actividad económica en que se encuentre ni lo sencillas o robustas que sean en su estructura, siempre se busca que los procesos estén sistematizados y automatizados. 4 Cambios en el entorno industrial y sectorial: El medio en el que se desarrolla nuestra actividad es de vital importancia, es uno de los aspectos más importantes y de tener en cuenta ya que el mercado es dinámico y está en constante cambio. Se debe estar muy bien documentado de cómo se está comportando el mercado tanto a nivel local, nacional e internacional. Mercados y actividad realizada: Siempre debemos tener conocimiento de nuestro mercado, la población que vamos a impactar, los posibles cambios que el cliente espera y como se está comportando la competencia. Todo esto con el fin de mantener nuestro negocio actualizado y dispuesto para cumplir las necesidades del cliente. Capacidad de los colaboradores: El recurso humano para una organización es uno de los factores más importantes para lograr el éxito, el tener colaboradores capacitados y que tengan la formación adecuada para el cumplimiento de las actividades para las que fue contratado, nos da garantía de mejor rendimiento y productividad así mismo disminuimos el riesgo de hacer las cosas mal, lo que implica retrocesos y sobrecostos en operación. 6. Explique el significado de: especialización y división del trabajo, jerarquía administrativa, autoridad, cadena de mando, amplitud del control, centralización y descentralización de la toma de decisiones, formalización de normas y procedimientos y departamentalización, como aspectos contributivos del diseño de la organización. Desde el punto de vista empresarial y organizacional relacionamos los siguientes términos. Especialización y división del trabajo: Existe una gran variedad de actividades que se realizan en una organización, por eso es necesario definir de acuerdo a la estructura organizacional el trabajo en áreas básicas como: Administración general Productos y operaciones 5 Marketing Contabilidad y finanzas Desarrollo humano Todo esto se hace con el ánimo que cada funcionario se dedique a una actividad específica en cada una de estas áreas, especializando a cada uno para que se desempeñe de la forma esperada de acuerdo a su rol. Jerarquía administrativa: con esto nos referimos a los niveles jerárquicos que existen en una organización, tanto para la administración, autoridad, responsabilidad y toma de decisiones. Entre mayor es la autoridad se dice que el nivel jerárquico es más alto. Cadena de mando: Este aspecto va de la mano a la jerarquía administrativa, son las relaciones de autoridad que se relacionan entre los cargos, un nivel jerárquico alto y otro de un nivel más bajo. Amplitud del control: Esto se refiere a una cantidad de personas que son controladas o supervisadas por otra, este factor es determinado por los siguientes factores. Naturaleza de la tarea Ubicación de los trabajadores Capacidad de delegación Grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores Grado de robotización o automatización de las actividades Centralización y descentralización: La centralización se caracteriza es exclusivo de la dirección, únicamente estos son quienes toman las decisiones y la delegación de nula o muy limitada. Por su parte la descentralización delega gran parte de la autoridad a niveles diferentes, dando una mayor participación a los mismos tanto en la toma de decisiones como en la definición de los objetivos. 6 Formalización de normas y procedimientos: Todas las organizaciones que están debidamente organizadas tienen establecidas y definidas las normas y procedimientos que van a controlar tanto el comportamiento de los trabajadores como el de los propios directivos, en muchos casos estas mismas normas son las bases del comportamiento empresarial en el mercado. Departamentalización: Hoy en día muchas compañías utilizan este tipo de estructura para organizar y definir tanto los roles de cada uno como los objetivos corporativos ya que al dividir o agrupar las actividades por departamentos se pueden definir tanto las responsabilidades como las metas a alcanzar. Cada departamento cuenta con un jefe o líder quien se encarga de distribuir o asignar tareas a cada colaborador, haciendo seguimiento a cada una de las actividades a realizar. 7. Explique la diferencia entre diseños de departamentalización tradicionales y diseños de departamentalización modernos. De acuerdo al tipo de organización, mercado, y medio en que se desenvuelven las empresas pueden definir el tipo de departamentalización que más se ajuste a las necesidades, a continuación relaciono algunas características por cada diseño de departamentalización. Diseños de departamentalización tradicional: Departamentalización funcional Departamentalización por productos o divisional Departamentalización por procesos Departamentalización geográfica Departamentalización por proyectos Departamentalización por clientes Departamentalización matricial 7 Diseños de departamentalización moderno: Estructuras organizacionales planas Estructuras organizacionales horizontales Estructuras por equipos Estructuras por redes o modulares Estructuras con enfoque virtual 8. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización tradicionales y muestre las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Diseños de departamentalización tradicionales: Funcional: Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final. Ventajas Desventajas Agrupar varios especialistas bajo una Las personas se preocupan más por el jefatura trabajo de su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa una suboptimización organizacional. Es la indicada para circunstancias estables Las personas que realizan diferentes e pocos cambios. funciones habrán de encontrarse separadas unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a otra. Alto nivel de auto orientación y Dificulta a la adaptación de los cambios introversión administrativa. externos. Proporciona un buen entrenamiento para Reduce la cooperación de los los gerentes en potencia. departamentos Permite que las personas que realizan trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden mutuamente apoyo social y emocional. 8 Por productos o divisional: Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación. Ventajas Permite el empleo de equipo especializado para el manejo de materiales, así como de sistemas especializados de comunicaciones. Permite que los problemas de coordinación e integración sean detectados lo más pronto posible y se les dé una solución rápida. Centra la atención en el producto que se obtiene facilitando la coordinación entre las diversas especialidades Desventajas Es difícil que una compañía se pueda acoplar a los cambios bruscos en volumen o que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios, Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en diferentes unidades. Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal especializado. Por procesos: Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. Ventajas Desventajas Usa la tecnología como punto de referencia Falta de flexibilidad y adaptación. para la agrupación de unidades y posiciones. Completo rediseño de los procesos La tecnología provoca cambios. empresariales Geográfica: La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma. Ventajas La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente de acuerdo a sus necesidades. La organización puede adaptarse a Desventajas Deja en segundo plano la coordinación de los aspectos de la planeación y control de la organización. Ocurre principalmente en las áreas de 9 necesidades específicas de su región. marketing y de producción. Por proyectos: La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo. Ventajas Desventajas Cada proyecto tiene su ciclo de vida, está Corre el riesgo de despedir personal o orientada a los resultados. paralizar maquinaria. Concentración en diferentes recursos en Angustia en el personal por el trabajo. una actividad compleja. Por clientes: la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente. Ventajas Logra mayor especialización en el vendedor (o promotor) respecto del conocimiento y de la manera de operar de sus clientes. Disminuye relativamente los costos proporcionados por comunicaciones, en virtud de que las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente. Saca provecho respecto del tiempo y eficacia del vendedor (o promotor) que se limita al manejo de un grupo de clientes con características similares. Desventajas Dificultad de coordinación con los departamentos organizados sobre otras bases, con una constante presión de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento especial. En ciertas ocasiones pueden reducirse o incrementarse ciertos tipos de clientes Requiere más vendedores pero disminuye el grado de eficiencia de los mismos. Matricial: combina dos o más de Las ya mencionadas. Se recomienda para compañías de tamaño mediano y grande que realizan actividades en diferentes zonas del país, buscan optimizar los recursos y tener buenos sistemas de coordinación y visión integral. Ventajas Facilita la flexibilidad ante los cambios del entorno externo en las organizaciones. Facilita el trabajo en equipo entre las áreas funcionales y lineales. Desventajas Muchas reuniones innecesarias. Reciben autoridad dual los trabajadores. 10 Facilita los procesos innovadores y la calidad técnica en los servicios. Demanda alto grado de coordinación entre los directivos tanto así que los colaboradores, para evitar conflictos de autoridad y de responsabilidad. 9. Explique los diferentes tipos de diseño de departamentalización modernos y sus respectivas ventajas y desventajas. Diseño de departamentalización modernos Planas: un número reducido de niveles jerárquicos frente a los cambios den entorno. Ventajas Desventajas Interacción entre los directivos y demás Similar alas estructuras jerárquicas trabajadores. La comunicación es ascendente y Similar a las estructuras de pirámides descendente. dificultan la coordinación entre ellas, Los logros de los objetivos se comparten entre los directivos y demás trabajadores. Horizontales: eliminan la jerarquía y las barreras y los departamentos entre ellos. Se facilita la flexibilidad y la movilidad entre las especializaciones con e l propósito de responder a las exigencias de los entornos complejos y dinámicos. Ventajas Desventajas La responsabilidad en el logro de los Requieren cambios significativos en la objetivos se comparte entre los directivos y cultura organizacional los responsables de los proyectos. Trabajo en equipo es una estrategia. Requieren excelentes competencias interpersonales para evitar conflictos. Estimulan la actividad creativa e Definición clara de los proyectos y innovadora por parte de los equipos de objetivos. trabajo Mayor capacidad de los Cambios en el entorno. 11 Por equipos: son flexibles y los grupos o quipos se renuevan de forma permanente. La organización crea grupos de trabajo con capacidad de llevar a cabo una gran diversidad de actividades para poder cumplir tareas específicas y coordinar grandes departamentos. Ventajas Desventajas Facilitan la visión de conjunto de proyectos Exigen excelentes habilidades. y el logro de resultados. Mayor motivación facilita actividades Requieren cambios significativos en la creativas e innovadoras. cultura organizacional. Disminuyen las barreras de áreas funcionales y promueven su interacción. Definición más clara en los proyectos. Por redes: la compañía se concentren más en las actividades y mejor las realizan y contraen las demás actividades de otras compañías. Ventajas Desventajas Centrarse en las actividades fundamentales. Falta de control local. Optimiza el uso de los recursos. Riesgos de pérdidas. Creación de redes entre compañías. Necesidad de actualización del personal. Enfoque virtual: Ventajas Espacios físicos permanentes. Optimizan las ventajas que ofrece la tecnología y las comunicaciones para la actividad administrativa. Gran volumen de actividades comerciales. Desaparecen las barreras de espacio y tiempo. Desventajas Formación en el uso de las tecnologías. Cambio en la cultura organizacional Empoderamiento de las personas que laboran en la compañía. 10. Explique la diferencia entre organizaciones mecanicistas y orgánicas. La organización con estructuras mecanicistas es de un alto grado de especialización del trabajo es poco conocedora de los entornos cambiantes, complejos y no se adapta a ellos y la organización con estructuras orgánicas es de poca formalización, es muy dinámica, conocedora de los cambios del entorno y es adaptable ellos. 12 11. 13 14 15 16 17 18 19 20 12. Gerente Sucursal: En el Grupo Bancolombia estamos orientados hacia la conformación de una banca más humana donde la calidad de la relación entre empleados y líderes sea fundamental para la transformación generando innovación y eficiencia en cada uno de los procesos Convirtiéndonos en una organización en crecimiento, sostenible, rentable, en búsqueda de la eficiencia y basada en las personas, encaminados hacia la banca mas humana VENTAJAS Y DESVENTAJAS Es una ventaja cuando todo estamos enfocados en la búsqueda de objetivos, ya que se basa en una relación de confianza donde cada uno de nosotros estamos comprometidos con calidad y gran sentido de pertenencia, es lograr que seamos el primer banco en lograr la banca más humana. Desventaja es que al comienzo algunos colaboradores confundía la cercanía con el irrespeto y la banca mas humana con el pasar por encima de las reglas, al igual que habían personas reacias al cambio pues era cambiar el chip de años de trabajo no solo en la forma de liderar si no en e cambio a procesos. Ha sido algo positivo uno de los papeles clave es el liderazgo ya que es el encargado de manejar el cambio cultural los líderes deben tomar conciencia del nuevo rol que requiere la Organización en el que sea enfocando el cambio en las necesidades de las personas. incentivando a las personas a pensar de otra forma, a construir una nueva manera de trabajar, trabajar en equipo. SOHO PARRILA BAR Esta es una empresa que esta creada en un pueblo de Cundinamarca lleva funcionando un año y su dueño actualmente esta realizando la constitución de la empresa, dicho local comercial se abre de martes a domingo, cuenta con meseros, cocineros, cajero y personal de seguridad, ha 21 tenido una gran acogida en el sector por el ambiente con e cual fue inspirado, el servicio que ofrece y es algo innovador en el sector; podría realizar un diseño organizacional de la siguiente manera Ventajas: debe basar las relaciones en la confianza con sus empleados, ya que por el número de personas que frecuenta el lugar es imposible que el gerente este en todo lugar, para ello es indispensable que los empleados cumplan a cabalidad con sus tareas ya que es un negocio al le esta entrando un flujo de caja significativo, al igual es importante que el personal que allí se contraten sean calificado para desarrollar las diferentes funciones para lo cual serán contratados, ya que deben tener valore muy claro y innegociables como el respeto y la honestidad, se debe generar en un ambiente de trabajo en equipo, agilidad y calidad estando siempre enfocados en la atención al cliente para que este se lleve una experiencia satisfactoria y siga recomendando y frecuentando el lugar puesto que un cliente satisfecho traerá dos mas pero uno insatisfecho nos podrá quitar cinco del lugar. 22 Desventajas: Al ser un trabajo basado en el servicio es importante contar con el numero ademado de empleados para que así ningún cliente se quede sin atender, y al ser así mismo un mercado tan competitivo debemos manejar un control de calidad excelente y una atención al publico excepcional, en el área financiera contar con tecnología ademada y una persona que tenga experticia en el cargo y valores innegociables 23 CUESTIONARIO 1. Cuáles de los siguientes factores afectan las estructuras de las organizaciones? a) El temperamento de los funcionarios, la religión b) El horario y el clima c) El tamaño de la organización, las estrategias, mercados, entorno d) Ninguna de las anteriores 2. Cuál de los siguientes términos se relacionan con el entorno organizacional? a) División del trabajo, cadena de mando, jerarquización, amplitud del control b) Rotación y traslación c) Aceleración, peso, masa d) Todas las anteriores 3. La organización mecanicista es de poca formalización, libre flujo de información y toma de decisiones descentralizadas. (FALSO) 4. Las modernas estructuras administrativas necesitan ser altamente mecanicistas para ser competitivas y cambiantes del entorno externo e interno de las organizaciones. (FALSO) 5. Las organizaciones deben organizarse en estructuras flexibles que les erita adaptarse de forma rápida a los retos (VERDADERO) 6. El desafío para los directivos es diseñar una estructura de trabajo que permita a los colaboradoras trabajar de forma eficiente y eficaz (VERDADERO) 7. Cuáles son los principales factores que afectan la estructura organizacional? a) Estrategias definidas, tamaño de la organización, disponibilidad y uso de la tecnología. b) Cambios del entorno, el mercado, grado de calificación. c) Todas las anteriores. 8. Las líneas de autoridad o cadenas de mando, corresponde a: d) La jerarquía administrativa, los niveles que se establecen en las organizaciones para su administración y respectiva relación de autoridad. 24 e) Se vincula a la jerarquía administrativa, se entiende como las relacionas de autoridad y dependencia que se establecen para la relación entre los cargos de un nivel jerarquico. f) Ninguna de las anteriores. 25 GLOSARIO Antagonismo: Los subordinados pueden enfrentar a los jefes entre sí. Suboptimización: Se produce cuando uno o varios de sus componentes dejan de contribuir al propósito del sistema y en su lugar actúan buscando otro propósito o de forma descontrolada. Doble Subordinación: En la estructura horizontal, cada equipo debe tener un líder y, en muchos casos, los miembros del equipo pueden provenir de otros departamentos regulares de la organización. En este caso, cada miembro tiene dos jefes: el líder del equipo y el jefe del departamento funcional, como ocurre en la organización matricial. Aspecto Piramidal: A medida que se sube por los niveles de la jerarquía administrativa, se reduce la cantidad de cargos u órganos. Cooperación: supone sujetos múltiples que colaboran entre sí para lograr fines comunes. El trabajo cooperativo no compite, sino que suma fuerzas hacia el objetivo. Presupuesto: calculo anticipado del costo de una obra o servicio. Rentabilidad: Relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación. Ejecución: Realización de una acción, especialmente en cumplimiento de un proyecto. Backorder: Falta de disponibilidad de un producto, ya sea por desabastecimiento o falta de producción. Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados" Eficiencia "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el término eficiente. Filosofía Corporativa: Son los lineamientos a seguir de una empresa ayuda a la empresa a desarrollar una cierta cultura, fortalece la relación entre los empleadores y los empleados. También posiciona los valores de la empresa Competitividad "la capacidad de una empresa u organización de cualquier tipo para desarrollar y mantener unas ventajas comparativas que le permiten disfrutar y sostener una posición destacada en el entorno socio económico en que actúan. Se entiende por ventaja comparativa aquella habilidad, recurso, conocimiento, atributos, etc., de que dispone una 26 empresa, de la que carecen sus competidores y que hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a estos” 27 MAPAS CONCEPTUALES 28 29 Referencia Bibliográfica Libro Proceso Administrativo para las organizaciones del siglo XXI, C.Bernal – H. Sierra – Ed. Pearson – Segunda edición. Lecturas de Apoyo – CAMPUS UNIMINUTO O4 de febrero de 2013.Recuperado el 14 de abril de 2015.http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm Recuperado el 14 de abril de 2015.http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Administracion/ Enfoque%20Integral%20de%20la%20Funci%C3%B3n%20Administrativa%20%20Orga nizaci%C3%B3n%20AGUILERA%20AGUILERA.pdf Recuperado el 14 de abril de 2015.http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/departamentalizacion.html Recuperado el 15 de abril de 2015.https://books.google.com.co/books?id=yly3Ak0GLykC&pg=PA166&lpg=PA166& dq=diferencia+entre+organizacion+mecanicista+y+organica+administracion&source=bl& ots=Z8xX1PpR5G&sig=t7sxEy8x9Vmy5vTnka0amVweQfs&hl=es419&sa=X&ei=Ma4 wVZCAAuTasATAr4CAAg&ved=0CB4Q6AEwAQ#v=onepage&q=diferencia%20entre %20organizacion%20mecanicista%20y%20organica%20administracion&f=false Recuperado el 15 de abril de 2015.https://jmraventos.wordpress.com/2013/02/04/lasuboptimizacion-sistemica-en-lasorganizaciones/ Recuperado el 14 de abril de 2015. http://deconceptos.com/cienciassociales/cooperacion#ixzz3XYbuFOXG 30