Coordinadors: M.ª José Oltra Mestre. Universitat Jaume I Alberto

Coordinadors: M.ª José Oltra Mestre. Universitat Jaume I Alberto

Coordinadors:
M.ª José Oltra Mestre. Universitat Jaume I
Alberto Álvarez Suárez. Universidad de Oviedo
M.ª Luisa Fernández de Córdova. Universidad de Jaén
Carme Melsio Núñez. Universitat de Barcelona
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BIBLIOTECA DE LA UNIVERSITAT JAUME I. Dades catalogràfiques
Jornadas de Excelencia en Gestión Universitaria (6es. 2012. Castelló de la Plana)
VI Jornadas de excelencia en gestión universitaria [Recurs electrònic] / A. Álvarez …
[et al.] (coord.). —Castelló de la Plana: Publicacions de la Universitat Jaume I,
D.L. 2012.
1 memòria USB
Bibliografia
ISBN 978-84-8021-899-3
1. Universitats – Administració -- Congressos . 2.Qualitat de l’educació -- Congressos.
I. Álvarez Suárez, Alberto, coord. II. Universitat Jaume I. Publicacions.III. Títol
378.1(063)
378:658.012.4 (063)
JNMN
KJM
Qualsevol forma de reproducció, distribució, comunicació pública o transformació d'aquesta
obra només pot ser realitzada amb l'autorització dels seus titulars, llevat d'excepció prevista
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© Dels textos: els autors i les autores, 2012
© De la present edició: Publicacions de la Universitat Jaume I, 2012
Edita: Publicacions de la Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions
Campus del Riu Sec. Edifici Rectorat i Serveis Centrals. 12071 Castelló de la Plana
Fax 964 72 82 32
http://www.tenda.uji.es e-mail: [email protected]
ISBN: 978-84-8021-899-3
Dipòsit legal: CS-423-2012
Imprimeix: Fentweb.net - 96 203 39 39
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EL USO DE LAS TIC EN EL PLAN DE CALIDAD
DE LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE OVIEDO
Álvarez Suárez, Alberto; Albañil Espasandín, Pablo; Catalán de Ávila,
Carlos; Pascual Santirso, Miguel; Huerta Valdés, Leticia; Martínez Chamorro,
Francisco; Sánchez Martínez, Jaime David
Unidad Técnica de Calidad de la Universidad de Oviedo
[email protected]
INTRODUCCIÓN
La evaluación en los servicios universitarios se puede considerar como elemento
de soporte a la garantía de la calidad de las enseñanzas, persiguiendo el objetivo de
mejora continua y satisfacción global de los grupos de interés.
La evolución de la calidad en las universidades españolas se puede resumir en las
siguientes etapas:
- 1980-1990: Actividades inconexas, encuestas a estudiantes…
- 1992-1994: Programa Experimental de Evaluación de la Calidad del Sistema
Universitario (pexec) (Inclusión tangencial de servicios).
- 1994-1995: Programa de Proyectos Piloto Europeos para la Evaluación de la
Calidad en la Enseñanza Superior.
- 1995: Comienza el Plan Nacional de Evaluación de la Calidad de las Universidades (pnecu).
- 1996-2000: Convocatorias pnecu (Incluyen servicios).
- 2001-2006 (derogado en 2002): ii pcu (Incluyen servicios).
Con la implantación de la cultura de calidad en los Servicios de la Universidad de
Oviedo mediante un plan plurianual propio de calidad desde el 2011, sería impensable sin la aplicación de las tecnologías de la información que permitan una organización clara, ágil y eficaz de la documentación que surge a lo largo de las actividades
y de los métodos utilizados para el seguimiento de las mismas.
PLANIFICACIÓN
El objeto de este trabajo es describir el uso de las tecnologías de la información
como elemento facilitador en la implantación de iniciativas de calidad en los servicios de la Universidad de Oviedo.
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Una vez aprobadas y publicadas en el bopa (Boletín Oficial del Principado de
Asturias) del 7 de enero las cartas de servicios, la siguiente etapa sería evaluar el
cumplimiento de los compromisos de calidad para avanzar en la mejora del servicio
prestado.
Como punto de partida de esta segunda etapa se ha establecido el diseño de una
aplicación informática que facilite la cumplimentación de los indicadores, realizar el
seguimiento de la carga de datos de los 25 servicios y la explotación de los resultados obtenidos.
También se va a organizar la documentación relativa a los Sistemas de Gestión
de la Calidad de los Servicios y procurar un acceso lo más sencillo posible, estando
al alcance de todos los usuarios, para facilitar la implantación. Si los usuarios de
esta documentación no tienen acceso a ella difícilmente la podrán seguir o mejorar
la sistemática descrita. Igualmente el seguimiento de las actividades se debe poder
llevar a cabo de una manera sencilla.
Para realizar esta etapa se dispone de 5 técnicos de la Unidad Técnica de Calidad
(utcal) que se reúnen semanalmente con cada uno de los servicios.
Los principales hitos son:
Aplicación de indicadores:
- Establecer los requisitos.
- Desarrollo de una demo de la aplicación.
- Prueba piloto de la demo en tres servicios.
- Presentación a los servicios de la aplicación.
- Seguimiento del uso de la herramienta.
- Evaluación de la satisfacción.
- Elaboración de informes.
Gestor documental:
- Recopilación de toda la información.
- Generación de un repositorio.
- Difusión del repositorio.
DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
Las actuaciones relacionadas las hemos dividido en:
- Aplicación informática de monitorización de los indicadores de calidad: se partió de la
herramienta desarrollada para la Unidad Técnica de Calidad derivada del proceso de autoevaluación según el modelo efqm.
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Esta herramienta cumple con los requisitos del estándar iso 9001:2008 y se han
seguido las recomendaciones de la une 66175:2003 Guía para la implantación de
sistemas de indicadores. Las acciones más destacadas que permite son:
- Gestión de indicadores
- Agrupación de indicadores en indicadores compuestos o grupos más
complejos, realizando el cálculo mediante una ponderación de resultados
o el cumplimiento de indicadores.
- Gestión de privilegio.
- Obtención automática de datos de otras aplicaciones.
- Representación gráfica de indicador.
A finales de marzo del 2012 se comenzó con el desarrollo de un piloto en los
siguientes servicios:
- Servicio de Contratación y Patrimonio.
- Servicio de Ordenación Académica.
- Servicio de Gestión de la investigación.
En el segundo trimestre se presentó la aplicación en aquellos servicios con participación activa.
Se comienzan a extraer los primeros informes de resultados para facilitárselos a
la Gerencia.
Figura 1. Instrucciones rápidas suministradas a los servicios
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- Repositorio de información: toda la documentación que compone los Sistemas de
Gestión de la Calidad elaborada durante la fase anterior se almacenan en este
repositorio. Se ha diseñado de forma que sea intuitiva y fácil de manejar.
Este repositorio es accesible desde la página web de la Unidad Técnica de Calidad www.uniovi.es/calidad para cualquier usuario que se conecte desde la red de
la Universidad. Se ha diseñado en el segundo trimestre del 2012 y se ha comunicado mediante correo electrónico a los servicios.
Figura 2. Repositorio de información
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RESULTADOS
La aplicación que inicialmente iba a abordar solo la gestión de indicadores ha incrementado su funcionalidad gracias a las propuestas de los servicios. Esta herramienta contiene una serie de módulos que aportan soluciones reales a las necesidades de
un Sistema de Gestión de Calidad.
Se dispone de datos de 118 indicadores de los 214 definidos inicialmente.
Figura 3. Módulos de aplicación
Respecto al repositorio de información se esta logrando la mejora pretendida de
tener toda la información centralizada y accesible a todo el personal de la Universidad. Se compone de un total de 207 documentos:
- 109 procesos.
- 81 procedimientos documentados.
- 27 instrucciones técnicas.
El número de accesos es de 397 desde junio del 2012. Con una media de 130
accesos mensuales.
Se ha realizado una encuesta a los servicios sobre el plan de calidad, con una tasa
de respuesta del 50 %. En las preguntas referentes a la utilidad de la aplicación se
obtuvo una puntuación de 3,5 sobre 5.
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN
Destacar, en el desarrollo de la herramienta el uso de tecnología Cloud (en la
nube). Esto confiere ventajas en cuanto a la movilidad, ya que se podrá acceder a la
plataforma desde cualquier dispositivo móvil.
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BENCHMARKING
Se ha realizado un estudio de las actuaciones que están desarrollando el resto
de universidades españolas a través de sus webs. En la actualidad los servicios de las
universidades españolas están implantando herramientas de mejora que les permitan
dar respuesta a los requisitos del eees y disponer de información para mejorar sus
actividades.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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cus services?. 14th Toulon-Verona Conference «Organizational Excellence in
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Real Decreto 408/2001, de 20 de abril, por el que se establece el II Plan de la Calidad de las Universidades.
Real Decreto 1391/2003, de 17 de noviembre, por el que se deroga el Real Decreto
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Universidades.
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