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C. C. H.
A. G. C.
Preparatoria Agustín García Conde
Clave de Incorporación U. N. A. M. 2308
Manual del participante de la asignatura
SISTEMAS CONTABLES
(SAE, COI, NOI)
Diseñado por el Profesora:
M.A. VALDÉS ALVARADO GUADALUPE.
México, D.F.
Semestre Agosto-Diciembre 2013
Grupo:
______________
Nombre del alumno:
_____________________________________________
ÍNDICE
Índice……………………………………….……………………………………………….…….…….1
Mensaje de. Bienvenida………………………………….……………………………….……..……2
Introducción……..…………………….……………………………………….……………………….3
Objetivos generales (competencias a desarrollar)…………….…………………………………..4
Objetivo del manual………………………………………………..…….……………………………4
UNIDAD I LA ADMINISTRACIÒN EN LAS EMPRESAS……….…………………………………5
Que es una Empresa……………………………………………………….…………………………5
Ciclo económico………………………………………………………………………………….…….6
Medio ambiente de la empresa……………………………………………………………….……...7
Origen de la administración………………………………………………………………….……….8
Recursos de la empresa…………………………………………………………………….………..8
El proceso administrativo……………………………………………………………………………..8
UNIDAD II SISTEMA ASPEL SAE………………………………………………………….……..18
Que es el sistema Aspel SAE………………………………………………………………….…...18
Configuración del Sistema Aspel SAE……………………………………………………….…….18
Generales del sistema Aspel SAE…………………………………………………………….……25
Catálogos………………………………………………………………………………………….…..28
Inventarios...…………………………………………………………………………………….…….36
Compras y /o Facturación…………………………………………………………………….……..39
Cuentas x Cobrar y / o Cuentas por Pagar………………………………………………….…….56
Aplicación de Anticipos…………………………………………………………………….……..…57
Reportes………………………………………………………………………………………………65
Conclusiones generales……………………………..………………………………………………68
Bibliografía……………………………………………………………………………………..……..68
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1
BIENVENIDA
Con este mensaje les doy la más cordial bienvenida a cada uno de ustedes
esperando que al término de este curso me consideren a demás de su profesora una
amiga.
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2
INTRODUCCIÓN
Este curso esta diseñado para que el alumno tenga un panorama más amplio de lo
que es el manejo de una empresa y como con la ayuda del sistema Aspel “SAE”
podrá llevar una buena administración lo anterior con la finalidad de que los alumnos
durante el curso, obtengan los conocimientos y habilidades necesarios para el
manejo de este sistema, que forman parte del modelo educativo del Colegio.
Este curso consta de dos unidades las cuales pretenden enseñarle al alumno de
manera sencilla lo que es una empresa, el proceso administrativo, la aplicación del
sistema aspel “SAE” .
Las unidades son las siguientes:
Unidad l. La administración en las empresas.
Unidad II. Sistema Aspel “SAE”
En la actualidad las empresas requieren de un Capital Humano que este calificado
por lo cual el propósito del colegio es que el perfil del egresado cumpla con todas las
expectativas que se requiere para que el estudiante pueda seguir con sus estudios
universitarios y al mismo tiempo este calificado para incorporarse al ámbito laboral.
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3
Objetivos generales (competencias a desarrollar)
Este curso está organizado de manera que adquieras conceptos básicos de que es
una empresa
y como se lleva su administración, así como el funcionamiento y
manejo del uso del software ASPEL “SAE”, Lo anterior, con la finalidad de que,
durante el curso obtengas los conocimientos y habilidades necesarias para el manejo
del software, ASPEL “SAE”,
y que en determinado momento de tu vida laboral
puedas llevarlo a la práctica.
Objetivo del manual
Es que tengas una guía que te ayude para que adquieras los conocimientos
necesarios que debes de tener al término de este curso, los cuales son los
siguientes:

Conozcas de manera general el manejo de una empresa.

Expliques en qué consiste la administración de una empresa.

Adquieras los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar el software
ASPEL “SAE”.

Distingas las ventajas del uso del software ASPEL “SAE.

Apliques los conocimientos adquiridos en un trabajo final.
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4
UNIDAD 1
LA ADMINISTRACIÒN EN LAS EMPRESAS
OBJETIVO: Conocerá los antecedentes históricos de la administración,
la
realización de las diferentes labores de una empresa, reconocerá las características
comunes que tienen todas las organizaciones, el ciclo económico y las fases del
proceso administrativo tales como: planeación, organización, dirección y control y
como aplicarlos a su vida diaria.
Tema 1
¿Qué es una empresa?
Orígenes:
Desde los orígenes de la humanidad, el hombre se asoció a otros para alcanzar,
mediante el esfuerzo conjunto, determinados objetivos, en ese esfuerzo conjunto
surgieron las empresas primitivas, que se remontan a la época de los Asirios, los
Babilonios, los Fenicios, los Egipcios etc.
Concepto:
Empresa: Es la unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios.
La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la
utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se
ofrecen en el mercado.
Clasificación:
Las Empresas se pueden clasificar en cuatro rubros distintos:
 En cuanto a su propiedad en:
Publicas.
Privadas.
En cuanto al objetivo final
Empresas lucrativas
Empresas no lucrativas
 En cuanto al tipo de producción en
Primarias o extractivas.
Secundarias o de Trasformación.
Terciarias o prestadoras de servicios.
 En cuanto al tamaño en:
Microempresa
Pequeña.
Mediana.
Gran Empresa.
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Tema 2
Ciclo Económico
COMPRAR:
Si analizamos las causas de éxito de algunas empresas como Wal-Mart ó Cemex,
llegaremos a la conclusión de que este se debe en gran medida a su maestría para
administrar el suministro de sus productos. Al controlar cuidadosamente sus
inventarios, envíos y fechas de entrega, estas compañías han logrado reducir
dramáticamente sus costos, responder más rápidamente a sus clientes y aventajar a
su
competencia.
PRODUCIR:
Las empresas deben producir aquello, que el consumidor requiere, que satisfaga su
necesidad, Ver qué necesidad no está satisfecha y atacarla por medio de un
producto nuevo. Lo ideal, es saber qué es lo que los consumidores necesitan. La
idea central es presentar un producto, el cual satisfaga las necesidades de los
consumidores.
Esta visión, se basa en el enfoque de las empresas orientadas al consumidor. O sea,
no producir algo y después venderlo. Sino que. Las empresas deben producir
aquello, que el consumidor requiere De esta manera, se asegura mucho más, el
hecho que el bien final, tenga una buena recepción por parte de la demanda. Se
debe pensar en los demandantes, más que en lo que se desea ofertar. Por lo mismo,
es que los estudios de mercado, son fundamentales en la empresa. Aún cuando no
son la última palabra.
VENDER: LA fuerza de ventas de una empresa es el conjunto de recursos (humanos
o materiales) que se dedican directamente o a tareas íntimamente relacionadas con
ella. La disciplina encargada de administrar esos recursos es la dirección de ventas.
Por tanto, la dirección de ventas se dedica a definir estratégicamente la función y
objetivos de la fuerza de ventas, crear el plan de ventas e implantarlo, por tanto, se
encarga de seleccionar a las personas del equipo, formarlas, remunerarlas,
incentivarlas, controlarlas y adoptar las medidas de reconducción necesarias para la
consecución del objetivo.
Dibuja el ciclo económico
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TEMA 3
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
Generales
•
Ambiente Externo
Específico
Escribe un ejemplo de cada uno de los Ambientes Interno y Externo de la empresa
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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TEMA 4
ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN
Época primitiva. La administración tiene sus orígenes desde los inicios de la
Humanidad cuando aparece el hombre y comienza a trabajar en sociedad.
Surge la división del trabajo por edad y sexo, el hombre utiliza en forma rudimentaria
la administración al trabajar en grupo, la autoridad es ejercida por el patriarca.
Periodo agrícola: Surge la vida sedentaria, aparece el estado, nace el desarrollo de
grande civilizaciones Mesopotamia y Egipto, la administración es empírica, el control
del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie eran las bases que apoyaban
estas civilizaciones.
Época Feudal. La administración de los feudos se efectúa de acuerdo al criterio del
señor feudal., los siervos se independizan, aparecen los talleres artesanales.
Surgen los gremios.
Revolución industrial. Centralización de la producción, auge industrial, la
administración es de tipo coercitivo, se da la explotación inhumana del trabajador,
estructuras de trabajo más complejas, surgen especialistas dedicados a manejar
problemas de administración. Siglo XX surge un gran desarrollo tecnológico e
industrial, surge la administración científica, la administración se torna indispensable
en el manejo de cualquier tipo de empresa.
DEFINICIÓN:
Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la administración
moderna) dice que “administrar, prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”
Por último la definición breve de la Administración como “la función de lograr que
las cosas se realicen por medio de otros”, u “obtener resultados a través de otros”.
PRECURSORES DE LA ADMINISTRACIÒN
 Frederick Winslow Taylor= Escuela de Administración Científica = Estudio de
tiempos de la línea de Producción.
 Henry Fayol = Escuela Clásica de la Administración = Principios de la
Administración.
 Henry Lawrence Gantt = Escuela de Administración Científica = Graficas de
Gantt
 Max Weber = Teoría de la organización= Teoría de la Administración de
burocracia
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8
 Chester I. Bernard = Teoría de la organización= Definió la organización como:
"Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o
más personas.
 Renate Mayntz =Escuela Estructuralista= Estructura de la autoridad y tipología
de las organizaciones
 Elton Mayo. = Escuela de Relaciones Humanas. = Relaciones Humanas
 Abraham H. Maslow= Escuela de Relaciones Humanas. = Pirámide de las
necesidades de Maslow.
 Douglas McGregor. = Escuela de Relaciones Humanas. = La teoría X y la
teoría Y.
TEMA 5
RECURSOS DE LA EMPRESA
RECURSOS HUMANOS (Directores, Gerentes, operarios etc.)
RECURSOS MATERIALES (terrenos, maquinaria, equipos, edificios, materia prima
etc.)
RECURSOS FINANCIEROS (Capital, Dinero en efectivo, bancos etc.)
TEMA 6
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
PREVISIÓN:
Podemos definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con
base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,
reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de
acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.
Investigar los siguientes Principios:
PRINCIPIO DE
PROBABILIDAD______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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PRINCIPIO DE LA
MEDICIÓN___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DE LA
OBJETIVIDAD________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PLANEACIÓN:
Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no
habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura
acción.
Investigar los siguientes Principios:
PRINCIPIO DE LA
FLEXIBILIDAD_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
PRINCIPIO DE LA
UNIDAD_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DE LA
PRECISIÓN__________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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TECNICAS DE LA PLANEACIÓN:
A) Manuales de objetivos y políticas, DEPARTAMENTALES, ETC.
B) Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar,
mejorar y / o explicar un procedimiento.
C) Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultanea de
varias actividades que se realizan coordinadamente.
D) Programas de muy diversas formas, pero, especialmente, los que se
presentan bajo la característica explicada atrás de presupuestos no
financieros y pronósticos.
E) Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (program Evaluation and
Review Technique); CPM (Critical Path Method); y RAMPS (Resource
Allocation and Multi Project Scheduling), todos los cuales suelen conocerse
con el nombre genérico de TECNICAS DE TRAYECTORIA CRÍTICA, porque
buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de
secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y
el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración.
ORGANIZACIÓN:
“Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.”
Investigar los siguientes Principios:
PRIN CIPIO DE LA
ESPECIALIZACIÓN:___________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE
MANDO:_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
__________________
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PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDADRESPONSABILIDAD:__________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN –
CONTROL:__________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
CLASES DE ORGANIGRAMAS:
ORGANIGRAMAS VERTICALES:
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por
cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la
comunicación de responsabilidad y autoridad.
REALIZA UN ORGANIGRAMA VERTICAL.
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ORGANIGRAMA HORIZONTALES:
Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, sólo que
comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás
niveles sucesivamente hacia la derecha.
REALIZA UN ORGANIGRAMA HORIZONTAL.
ORGANIGRAMAS CIRCULARES:
Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la
empresa, cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales
constituye un nivel de la organización.
REALIZA UN ORGANIGRAMA CIRCULAR.
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ORGANIGRAMA ESCALAR:
Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos
niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
REALIZA UN ORGANIGRAMA ESCALAR.
INTEGRACIÓN:
“Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social”.
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS:
De la adecuación de hombres y funciones:
Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones, y no las funciones a los
hombres.
De la provisión de elementos administrativos:
Debe proveerse a cada miembro de un organismo social delos elementos
administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de
su puesto.
De la importancia de la introducción adecuada:
El momento en que los elementos humanos se integrar a una empresa tiene
especialísima importancia, y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.
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¿Cuáles son las reglas y técnicas de la integración de personas?
RECLUTAMIENTO____________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
SELECCIÓN_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
INTRODUCCIÓN______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
DESARROLLO_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
DIRECCIÓN:
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a
base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con mas frecuencia,
delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma
adecuada todas la órdenes emitidas.
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Investigar los siguientes Principios:
EL PRINCIPIO DE LA COORDINACIÓN DE
INTERESES:_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
EL PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL
MANDO:_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DE LA VIA
JERARQUICA:_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
PRINCIPIO DE LA RESOLUCIÓN DE LOS
CONFLICTOS:________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DEL APROVECHAMIENTO DEL
CONFLICTO:_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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16
CONTROL:
Definición de Maddock.
Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados,
ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Investigar los siguientes Principios:
PRINCIPIO DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL
CONTROL:__________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
PRINCIPIO DE LOS
ESTANDARES:_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________
PRINCIPIO DEL CARÁCTER MEDIAL DEL
CONTROL:__________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________
PRINCIPIO DE
EXCEPCIÓN:_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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CONCLUSIONES DE LA UNIDAD I
En esta unidad aprendiste lo que es una empresa cuales fueron sus orígenes, el
concepto, y la clasificación de las empresas de acuerdo al rubro donde se
encuentren.
 En cuanto a su propiedad en: Publicas. Y Privadas.
 En cuanto al tipo de producción en: Primarias o extractivas, Secundarias o de
Trasformación. Y Terciarias o prestadoras de Servicios.
 En cuanto al tamaño en: Microempresa, Pequeña, Mediana
Gran Empresa.
 En cuanto al objetivo final: En empresas lucrativas y no lucrativas
Lo que es un ciclo económico,, el medio ambiente donde se desarrollan las
empresas, hablamos también del origen de la administración, quienes fueron los
principales precursores de ella:
 Frederick Winslow Taylor= Escuela de Administración Científica =
Organización del Trabajo
 Henry Fayol = Escuela Clásica de la Administración = Organización de la
Empresa.
 Eltón Mayo. = Escuela de Relaciones Humanas. = Relaciones Humanas
Cuáles son los recursos de la empresa:
RECURSOS HUMANOS (Directores, Gerentes, operarios etc.)
RECURSOS MATERIALES (terrenos, maquinaria, equipos, edificios, materia prima
etc.)
RECURSOS FINANCIEROS (Capital, Dinero en efectivo, bancos etc.)
Y por ultimo estudiaste las etapas del proceso administrativo.
BIBLIOGRAFÍA
Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Primera
Parte México. Limusa.
Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica.
Segunda Parte México. Limusa.
Adalberto Chiavenato, Iniciación a la administración general. México. Edit. McGraw
Hill.
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18
REGISTRO DE ACTIVIDADES
NO. DE ACTIVIDAD
NOMBRE ACTIVIDAD
FECHA DE ENTREGA
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FIRMA
19
Unidad II
SISTEMA ASPEL SAE
OBJETIVO: El alumno conocerá los diferentes módulos del sistemas ASPEL “SAE”
como son: proveedores, clientes, compras, facturas, cuentas por pagar, por cobrar,
e inventarios a si como el manejo de los mismos.
Tema 1
Que es el sistema Aspel SAE
El sistema APEL –SAE, es un sistema de cómputo diseñado para la automatización
del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de
compra- venta de la empresa.
Tema 2
Configuración del Sistema Aspel SAE
Desde aquí podrás configurar los datos, parámetros y módulos de tu sistema para un
mejor manejo y organización de tu empresa.
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20
CLIENTES Y CUENTAS X COBRAR
Campos Carpeta Generales
Clave Secuencial: Se elige clave secuencial, al dar de alta los clientes, el sistema le
asignara un número progresivo a cada uno de ello.
Cuentas por cobrar integrado: CxC podrá operar en forma integral con Facturación, si
es así al elaborar una factura se generará automáticamente una cuenta por cobrar
para el cliente asociado a la misma.
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21
PROVEEDORES Y C x P
Proveedores, clave secuencial: Si se elige clave secuencial, al dar de alta los
proveedores, el sistema le asignara un número progresivo a cada uno de ellos.
Cuentas por pagar integrado: Cuentas por pagar puede operar en forma integral con
Compras, si es así al elaborar una recepción de mercancías se registrará
automáticamente una cuenta por pagar para el proveedor.
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22
INVENTARIOS:
Integrado a facturas: Los movimientos hechos desde el modulo de facturación se
verán reflejados o no hacia inventarios, al activar este parámetro cuando elabores
una factura, se registrara de manera automática una salida en el inventario de
productos.
Integrado a compras: Los movimientos hechos desde el modulo de Compras se
verán reflejados o no hacia Inventarios. Al activar este parámetro cuando realices
una compra se registrará de manera automática una entrada en el inventario de
productos.
Cambio a existencias. Esta opción sirve para proteger la información y lograr que
cada modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de
entrada o salida del inventario.
Dígito verificador: Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminución de
errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un digitó
verificador el sistema con base en la clave indicada, calculara un digito adicional que
formará parte de la clave de identificación.
Multialmacen: Si tu empresa cuenta con más de una bodega esta opción te permitirá
tener varios almacenes.
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23
FACTURAS:
Alta de clientes en captura: Si este parámetro esta marcado podrás incluir un nuevo
comprador al catalogo de clientes en el momento de laborar un documento en
Facturación., sin necesidad de cambiar de modulo.
Acumulado de ventas en línea: Cada vez que elabores una factura, se actualizara los
acumulados de facturación: subtotal, impuestos y montos de descuento.
[email protected]
24
COMPRAS:
Acumulados de compras en línea: Cada vez que se elabore una recepción, se
actualizara los acumulados de comprar: subtotal, impuestos y montos de descuentos.
Alta de Proveedores en captura: Sera posible incluir un nuevo proveedor al catálogo
de Proveedores, en el momento de elaborar un documento en compra, sin necesidad
de cambiar de módulo.
[email protected]
25
APLICACIONES ASOCIADAS:
Para poder tener acceso de las aplicaciones de la calculadora, editor de texto y la
hoja de cálculo desde el sistema SAE, indica la ruta donde se encuentra los archivos
ejecutables. (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que desees utilizar para dichos
fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema.
[email protected]
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Tema 3
Generales del sistema Aspel SAE
Como empezar a trabajar con SAE?
Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa SAEWIN.EXE a través del
icono en el grupo de programas donde se haya instalado. Desde el botón de Inicio todos los programas- Aspel – Aspel Sae.
Abrir empresa
Ruta de acceso: Archivos/ Abrir empresa.
SAE permite trabajar con una o varias empresa dependiendo del numero de licencias
que se adquieran. Para abrir una empresa es necesario elegirla, introducir la clave de
acceso y darle clic en el botón “Aceptar”. Clave de acceso es F8.
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27
Cerrar Empresa
Ruta de Acceso: Menú Archivos/ Cerrar empresa y / o con el icono
El sistema SAE permite terminar el trabajo con la empresa activar, al cerrar la
empresa no cierra el sistema. Al cambiarse a otra empresa los procesos que se
realicen se aplicaran exclusivamente a la empresa que se eligió con anterioridad.
Salir
Ruta de Acceso: Menú Archivos/ Salir. Y / o con el icono
El comando salir permite terminar definitivamente la sesión del sistema.
Módulos del sistema
El sistema SAE está formado por los siguientes módulos.
MÓDULOS:
Clientes y Cuentas por Cobrar.
Facturas y Vendedores.
Inventarios y Servicios.
Proveedores y Cuentas por Pagar.
Compras.
[email protected]
28
Estadística.
Teclas de Acceso rápido
La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permite al usuario una mayor
velocidad en el manejo del sistema, además de un cómodo manejo del sistema ya
que al utilizar el teclado permite un menor esfuerzo que el utilizar el Mouse.
ARCHIVOS
MÓDULOS
VENTANA
ALT+ A
ALT + M
ALT + N
Utilerías
Configuración
Ayuda
ALT + U
ALT + F
ALT + Y
Operaciones de aplicaciones General
Las aplicaciones generales que se tienen en común dentro de los módulos:
Vendedores, Clientes, Proveedores, Inventarios y Multialmacen, Son las siguientes
Agregar, Modificar, Eliminar, Siguiente, Filtrar, Restaurar, y las pestañas de los
catálogos.
Agregar:
Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT y/o
dando clic en el icono
Al ejecutar la opción Agregar teniendo un catalogo abierto se desplegara una
ventana de captura, la cual permite dar de alta un nuevo registro.
Modificar
Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + BACKSPACE
y /o seleccionando el icono.
Al ejecutar la opción Modificar permite corregir los registros almacenados en la base
de datos.
[email protected]
29
Eliminar
Ruta de Acceso: Desde Cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + DEL y /o
seleccionando el icono.
La opción Eliminar permite dar de baja diversos registros, mandando el sistema un
mensaje de confirmación por si desea cancelar la operación.
Personalizar Barra de Herramientas
Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo / Herramientas / Barra de herramientas.
La personalización de la barra de herramientas nos permite activar procedimientos o
funciones mediante un icono, el cual nos será mas practica que activando alguna
función o procedimiento mediante la barra de Menú.
CATALOGOS
VENDEDORES
Ruta de Acceso: Modulo de Facturas / Archivo/ Vendedores
Una opción muy importante que SAE incluye es la de dar de alta vendedores a los
cuales se les asigna un porcentaje de comisión y se anota la zona que tendrá a su
cargo.
ALTA DE VENDEDORES
El alta de vendedores se realiza por medio de la opción Edición / Agregar.
[email protected]
30
PRACTICA 1
OBJETIVO: El alumno dará de alta varios vendedores con su comisión y zona de
trabajo.
Instrucciones: Captura los siguientes vendedores en el sistema.
Nombre: Gerardo Gutiérrez Zamora
Comisión: 1.5%
Zona: Sur
Nombre: Cesar Moreno Gutiérrez
Comisión: 2.5%
Zona: Norte
Nombre: Juan Hernández Soto
Comisión: 2.5%
Zona: Oeste
Nombre: Eduardo García Flores
Comisión: 3%
Zona: Este
Nombre: Arturo Nolasco Campos
Comisión: 3%
Zona: Noroeste
Nombre: Laura Gutiérrez Patiño
Comisión: 3%
Zona: Sudoeste
[email protected]
31
CLIENTES
Ruta de Acceso: Modulo de Clientes y Cuentas por Cobrar.
El registro de clientes en el sistema SAE es una función indispensable para explotar
al máximo las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta
nuevos clientes y /o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de
facturación.
ALTA DE CLIENTES
El alta de clientes se realiza por medio de la opción Edición/ Agregar
[email protected]
32
PRACTICA 2
OBJETIVO El alumno aprenderá a registrar nuevos clientes.
Instrucciones: Capturar los siguientes clientes.
CLIENTE 1
NOMBRE: PAPELERIA OPI S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Sudermann No.246
Col. Chapultepec Morales
C.P. 11570 México D.F.
www. papeleriaopi.com.mx
Tel. (55)8589-9969
RFC: PAO-900518-1k8
FAX: (55)8589-9970
Clasificación: NCE
N= Norte
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 70, 000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Raúl Robles.
At´n. Cobranza: Andrea Ramírez
Vendedor 1
AGREGAR CONTACTOS
Cuando terminamos de dar de alta a nuestro Cliente el sistema te pregunta si deseas
agregar a un contacto en ese momento, le decimos que si y nos aparece una
ventana como la siguiente:
[email protected]
33
Le damos un clic en el primer icono para agregar un contacto y nos solicita tipo de
contacto y los datos del contacto que vamos agregar
CLIENTE 2
NOMBRE: PAPELERIA ARCOS S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Revolución No.726
Col. Mixcoac
C.P. 3910 México D.F.
www. papeleriaarcos.com
Tel. (55)8596-8369
RFC: PAAR-902521-1C4
FAX: (55)8539-9174
Clasificación: SCR
S= Sur
C= Crédito
R=Regular
Límite de Crédito: 55, 000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Cesar Rodríguez.
At´n. Cobranza: Claudia Hernandez
Vendedor 2
[email protected]
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CLIENTE 3
NOMBRE: PAPELERIA EL REY S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Regina No138
Col. Centro
C.P. 6090 México D.F.
www. papeleriaelrey.com
Tel. (55)1689-63721
RFC: PARE-850521-2G5
FAX: (55)5589-9278
Clasificación: ECE
E=Este
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 70, 000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Luis Pérez.
At´n. Cobranza: Alicia Velázquez
Vendedor 3
CLIENTE 4
NOMBRE: REYNA DE MESONES S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Jesús María No.118
Col. Centro
C.P. 6090 México D.F.
www. reynademesones.com
Tel. (55)5524-3216
RFC: REME-850528-1RE
FAX: (55)5562-3345
Clasificación: SCE
S= Sur
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 60,000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Raúl Robles.
At´n. Cobranza: Andrea Torres
Vendedor 4
PROVEEDORES
Ruta de Acceso: Módulo de Proveedores y Cuentas por Pagar.
Los proveedores de cada empresa deben registrarse en la siguiente pantalla, al
mantener esta base de datos actualizada se genera un Catalogo de Proveedores
muy útil para efectos de comprar y pagar la mercancía adquirida.
[email protected]
35
ALTA DE PROVEEDORES
El alta de proveedores se realiza por medio de la opción Edición /Agregar.
PRACTICA 3
Objetivo: El alumno conocerá como dar de alta Proveedores.
Instrucciones: Captura los siguientes proveedores en el sistema.
PROVEEDOR 1
NOMBRE: LUMEN S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Rep. Del Salvador No.61
Col. Centro
C.P. 6090 México D.F.
wwwlumen.com.mx
Tel. (55)5519-3216
RFC: LUM-750321-CR2
FAX: (55)5563-3245
Clasificación: CCE
C= Centro
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 90,000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Celia Rodríguez.
At´n. Cobranza: Rosalba Cruz
AGREGAR CONTACTOS
[email protected]
36
Cuando terminamos de dar de alta a nuestro proveedor el sistema te pregunta si
deseas agregar a un contacto en ese momento, le decimos que si y nos aparece una
ventana como la siguiente:
Le damos un clic en el primer icono para agregar un contacto y nos solicita tipo de
contacto y los datos del contacto que vamos agregar
[email protected]
37
.
PROVEEDOR 2
NOMBRE: GRUPO SCRIBE S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: José Luis LaGrange No.103
Col. Los Morales Polanco
C.P.11510 México D.F.
www scribe.com
Tel. (55)5582-3226
RFC: GRSC 650216-AER1
FAX: (55)5532-8575
Clasificación: CCE
C=Centro
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 60,000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Jorge Robles.
At´n. Cobranza: Cecilia Nieto
PROVEEDOR 3
NOMBRE: SHELY GROUP S.A. DE C.V.
DIRECCIÓN: Lucas Alemán No.51
Col. Obrera
C.P. 06800 México D.F.
INTERNET: www.shelygroup.com
Tel. (55)2454-4860
RFC: SHGR-800515-ARC2
FAX: (55)2454-3345
Clasificación: OCE
O= Oriente
C= Crédito
E= Excelente
Límite de Crédito: 80,000.00
Revisión y Pago: VI LU
Días de Crédito: 15
At´n. Ventas: Lina Campos.
At´n. Cobranza: Lilia Benítez
PROVEEDOR 4
NOMBRE: ALTERNATIVO MÉXICO S.A. DE C.V.
Límite de Crédito: 60,000.00
DIRECCIÓN: Yucatán No.23
Revisión y Pago: VI LU
Col. Hipódromo
Días de Crédito: 15
C.P. 06100 México D.F.
At´n. Ventas: Raúl Andrade.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.alternativo.com..mx
At´n.
Cobranza:
Andrea Solís
 Bibliografía: Se debe incluir en la última
hoja
del cuaderno
Tel. (55)5533-4815
Vendedor 4
RFC: ALME-900213-ANL
FAX: (55)1084-3001
Clasificación: SCE
S= Sur
C= Crédito
E= Excelente
[email protected]
38
INVENTARIOS
Ruta de Acceso: Modulo de Inventarios y Servicios
El sistema permite dar de alta Productos, Servicios y Kits. La pantalla de captura
cuenta con cuatro pestañas en ellas se van a indicar las características de nuestro
inventario.
Antes de dar de alta el inventario es conveniente definir la línea del producto.
Ruta de Acceso: Módulo de Inventarios y Servicios.
Edición / Agregar
La opción Alta de productos permite añadir nuevos productos al inventario contando
con cuatro pestañas para indicar sus características.
[email protected]
39
Al terminar de meter los datos del producto, cuando le damos aceptar nos aparece
una ventana la cual nos pregunta si deseamos distribuir existencias en el Almacén le
decimos que si y nos aparece una ventana en la cual tenemos que darle un clic en
alta y tenemos que indicarle en que almacén queremos distribuir el producto,
seleccionamos el almacén y le damos aceptar.
PRACTICA 4
Objetivo: El alumno aprenderá a dar de alta productos dentro del Catálogo de
Inventarios y Servicios.
Instrucciones: Capturar los siguientes artículos:
PRODUCTO
Clave: 001
Clave adicional: CPR100
Descripción: CUADERNO PROFESIONAL RAYADO
Línea: PR100 .Descripción de la Línea: Profesional Rayado, 100 hojas.
Tiempo de surtido 2
Control de Almacén: A1P2E3.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 3 tres.
Precio al Publico $15 Otros precios: Lista2 $13, Lista3 $11.50, Lista 4 $10.50, Mínimo $9.50
Stock mínimo: 50
Stock máximo: 300
Proveedor1: 1
Proveedor 2: 3
Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo
Distribuir existencias en el Almacén 1
[email protected]
40
PRODUCTO
Clave: 002
Clave adicional: CPCC100
Descripción: CUADERNO PROFESIONAL CUADRO CHICO
Línea: PCC100 .Descripción de la Línea: Profesional Cuadro Chico, 100 hojas.
Tiempo de surtido 2
Control de Almacén: A1P2E2.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 2 dos.
Precio al Publico $15 Otros precios: Lista2 $13, Lista3 $11.50, Lista 4 $10.50, Mínimo $9.50
Stock mínimo: 50
Stock máximo: 300
Proveedor1: 2
Proveedor 2: 4
Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen lado izquierdo de la hoja.
Distribuir existencias en el Almacén 1
PRODUCTO
Clave: 003
Clave adicional: CPB100
Descripción: CUADERNO PROFESIONAL BLANCO
Línea: PB100 .Descripción de la Línea: Profesional Blanco, 100 hojas.
Tiempo de surtido 4
Control de Almacén: A1P2E4.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 4cuatro.
Precio al Publico $13 Otros precios: Lista2 $12.50, Lista3 $12.00, Lista 4 $11.50, Mínimo $10.50
Stock mínimo: 35
Stock máximo: 200
Proveedor1: 1
Proveedor 2: 2
Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga doble margen.
Distribuir existencias en el Almacén 1
PRODUCTO
Clave: 004
Clave adicional: CPCG100
Descripción: CUADERNO PROFESIONAL CUADRO GRANDE
Línea: PCG100 .Descripción de la Línea: Profesional Cuadro Grande, 100 hojas.
Tiempo de surtido 4
Control de Almacén: A1P2E3.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 3 tres.
Precio al Publico $14 Otros precios: Lista2 $13.50, Lista3 $13.00, Lista 4 $12.50, Mínimo $11.00
Stock mínimo: 60
Stock máximo: 350
Proveedor1: 1
Proveedor 2: 3
Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo.
Distribuir existencias en el Almacén 1
[email protected]
41
SERVICIO
Clave: 1010
Clave adicional: FC1010
Descripción: FORRADO DE CUADERNOS
Línea: FC .Descripción de la Línea: Forrado de Cuadernos.
Tiempo de surtido 2
Precio al Publico $5 Otros precios: Lista2 $4.50, Lista3 $4.00, Lista 4 $3.50, Mínimo $3.00
Datos adicionales Revisar los datos con el cliente.
KIT
Clave: 1000
Clave adicional: KIT100
Descripción: PAQUETE DE CUADERNOS PROFESIONALES
Línea: KIT .Descripción de la Línea: Paquetes.
Precio al Publico $60 Otros precios: Lista2 $13.50, Lista3 $13.00, Lista 4 $12.50, Mínimo $11.00
Stock mínimo: 60
Stock máximo: 350
Proveedor1: 1
Proveedor 2: 3
Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo.
Distribuir existencias en el Almacén 1
COMPRAS Y / O FACTURAS
Ruta de Acceso: Modulo de Compras / Facturas.
Por medio de los módulos de Compras y/o Facturación se podrán dar de alta
documentos de compra (Recepción, Orden o Devolución) y/o venta (Facturas
Remisiones, Pedidos, Cotizaciones, Devoluciones) de forma inmediata, es decir sin
que tengan algún antecedente.
ALTA DE DOCUMENTOS
Ruta de Acceso: Abrir cualquier consulta de comprar / Agregar
La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de compa y /o v4enta
de manera inmediata. Pudiendo ser de manera directa y/ o enlazarlo.
[email protected]
42
A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente
uno enlazado, de manera que esta explicación se generalice para todos ellos.
Apareciendo la siguiente ventana de Compras.
Para los documentos de venta, el sistema muestra la siguiente pantalla:
[email protected]
43
Al momento de grabar la Compra,/Factura el sistema solicita las observaciones
generales del documento.
Al aceptar la pantalla de observaciones el sistema muestra un desglose de los totales
de la
Compra. /Factura
[email protected]
44
Al grabar el documento aceptando los totales, ahora el sistema solicita la forma de
pago como se muestra a continuación.
El sistema despliega la ventana de Emisión de documentos, Esta opción permite
imprimir el documento en línea al terminar de grabarlo, así mismo permite editar el
formato a imprimir en caso de ser necesario.
Apareciendo la siguiente ventana.
[email protected]
45
PRACTICA 7
Objetivo El alumno aprenderá a Registrar los movimientos tanto del modulo de
compras como el de facturación ya sea de manera directa y enlazada.
Instrucciones: Realiza los siguientes ejercicios:
1) Realizar las siguientes órdenes de compra
CANTIDAD
ORDEN
DIRECTA 1
PROVEEDOR
500
1
650
200
CANTIDAD
ORDEN
DIRECTA 2
ORDEN
DIRECTA 3
ORDEN
DIRECTA
4
PROVEEDOR
2
100
120
PRODUCTO
001
002
003
PRODUCTO
004
003
CANTIDAD
PROVEEDOR
4
250
400
PRODUCTO
CANTIDAD
PRODUCTO
PROVEEDOR
50
4
65
20
004
003
001
002
003
[email protected]
COSTO DEL
PRODUCTO
$7.00
$7.50
$8.50
COSTO DEL
PRODUCTO
$9.00
$8.50
COSTO DEL
PRODUCTO
$9.00
$8.50
COSTO DEL
PRODUCTO
$7.00
$7.50
$8.50
46
CAPTURAR LAS RECEPCIONES Y ENLAZAR A LAS ÓRDENES.
COMPRA No.1
ENLAZAR A LA
ORDEN
DIRECTA
1
COMPRA No.2
ENLAZAR A LA
ORDEN
DIRECTA
2
COMPRA No.3
ENLAZAR A LA
ORDEN
DIRECTA
PROVEEDOR CANTIDAD
1
500
650
200
PROVEEDOR CANTIDAD
2
100
120
PROVEEDOR CANTIDAD
3
4
4
4
250
400
50
65
20
PRODUCTO
COSTO DEL
PRODUCTO
001
002
003
$7.00
$7.50
$8.50
PRODUCTO
COSTO DEL
PRODUCTO
004
003
$9.00
$8.50
PRODUCTO
COSTO DEL
PRODUCTO
004
003
001
002
003
$9.00
$8.50
$7.00
$7.50
$8.50
PRODUCTO
COSTO DEL
PRODUCTO
$7.00
$7.50
$8.50
CAPTURAR UNA COMPRA DIRECTA
COMPRA
DIRECTA No.4
4
PROVEEDOR CANTIDAD
3
150
165
200
001
002
003
[email protected]
47
REALIZAR LAS SIGUIENTES COTIZACIONES EN EL MODULO DE FACTURAS.
CANTIDAD PRODUCTO
COTIZACIÓN
DIRECTA
No1
CLIENTE
1
VENDEDOR
3
20
16
20
001
002
003
CANTIDAD PRODUCTO
COTIZACIÓN
DIRECTA
No2
CLIENTE
3
VENDEDOR
1
10
11
15
001
002
003
CANTIDAD PRODUCTO
COTIZACIÓN
DIRECTA
No3
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
5
6
8
002
003
004
CANTIDAD PRODUCTO
COTIZACIÓN
DIRECTA
No4
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
8
16
28
002
003
004
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
REALIZAR LOS SIGUIENTES PEDIDOS ENLAZADOS A LAS SIGUIENTES
COTIZACIONES.
PEDIDO No.1
ENLAZAR A
LA
COTIZACIÓN
DIRECTA
No1
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
1
VENDEDOR
3
20
16
20
001
002
003
[email protected]
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
48
PEDIDO No.2
ENLAZAR A
LA
COTIZACIÓN
DIRECTA
No2
PEDIDO No.3
ENLAZAR A
LA
COTIZACIÓN
DIRECTA
No3
PEDIDO No.4
ENLAZAR A
LA
COTIZACIÓN
DIRECTA
No4
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
3
VENDEDOR
1
10
11
15
001
002
003
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
5
6
8
002
003
004
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
8
16
28
002
003
004
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
REALIZAR LAS SIGUIENTES REMISIONES ENLAZADAS A LOS SIGUIENTES
PEDIDOS.
REMISIÓN
No.1
ENLAZAR AL
PEDIDO
No1
REMISIÓN
No.2
ENLAZAR AL
PEDIDO
No2
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
1
VENDEDOR
3
20
16
20
001
002
003
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
3
VENDEDOR
1
10
11
15
001
002
003
[email protected]
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
49
REMISIÓN
No.3
ENLAZAR A
LA
PEDIDO
No3
Y AL PEDIDO
No4
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
5
6
8
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
CANTIDAD PRODUCTO
8
16
28
002
003
004
002
003
004
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
REALIZAR LAS SIGUIENTES FACTURAS ENLAZADAS A LAS SIGUIENTES
REMISIONES:
FACTURA
No.1
CLIENTE VENDEDOR
ENLAZAR AL
1
3
REMISIÓN
No1
PAGO A CREDITO SIN ENGACHE.
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.2
ENLAZAR AL
REMISIÓN
No2
CANTIDAD PRODUCTO
CLIENTE
3
VENDEDOR
1
20
16
20
10
11
15
001
002
003
001
002
003
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PAGO A CREDITO SIN ENGACHE.
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.3
ENLAZAR A
LA
REMISIÓN
No3
CLIENTE
4
VENDEDOR
4
5
6
8
8
16
28
002
003
004
002
003
004
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$13.00
$14.00
$15.00
$13.00
$14.00
PAGO A CREDITO SIN ENGACHE.
[email protected]
50
REALIZA LAS SIGUIENTES FACTURAS DIRECTAS:
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.4
CLIENTE
2
VENDEDOR
2
3
8
12
001
002
003
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PAGO DE CONTADO.
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.5
CLIENTE
2
VENDEDOR
2
113
48
22
001
002
003
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
PAGO APLAZOS. A 30, 60, 90 DIAS.
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.6
CLIENTE
2
VENDEDOR
2
11
4
2
001
002
003
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
RUTA DE ACCESO: MODULO COMPRAS Y/O FACTURAS
El proceso de Cancelación de Compra y/o venta permite dar de baja diversos
registros, mandando el sistema un mensaje de confirmación por si se desea cancelar
la operación. Este proceso opera de la misma forma para cualquiera de los
documentos de compra y/o venta.
Cabe mencionar que al cancelar un documento, este no se elimina físicamente del
archivo de datos. Por lo tanto el documento se podrá consultar y no podrá ser
utilizado como documento de referencia para ser ocupado por un movimiento
posterior. Los documentos no pueden ser cancelados parcialmente sino, más bien,
en su totalidad.
[email protected]
51
El procedimiento para cancelar un documento es, ya identificado el documento a
cancelar, dar un click en el icono de cancelar y nos aparece una ventana
preguntando si deseas cancelar el documento.
Al decirle que si en el Status aparecerá como cancelada.
[email protected]
52
PRACTICA 8
OBJETIVO: El alumno aprenderá a cancelar documentos
INTRUCCIONES: Cancelar la Factura No. 6
CANTIDAD PRODUCTO
FACTURA
No.6
CLIENTE
2
VENDEDOR
2
11
4
2
001
002
003
PRECIO AL
PUBLICO
$15.00
$15.00
$13.00
INTEGRACIÓN DE MODULOS
Cada uno de los módulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre
si, es decir, si se realiza la captura de documentos en Compras o Facturación, esto
ocasionará que se produzca un movimiento en inventarios y/o en Cuentas por Cobrar
y Cuentas por Pagar. Esto dependerá o se cumplirá en caso de que el usuario decida
activar o no la integración de los módulos.
A continuación se presentan las afectaciones que tiene la generación de los
diferentes documentos que se capturan en los módulos de Compras y Facturación en
Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
AFECTACIONES DE FACTURAS A CUENTAS POR COBRAR
[email protected]
53
[email protected]
54
MOVIMIENTOS AL INVENTARIO
Aquí se registran, modifican y consultan aquellos conceptos que identifican a las
entradas o salidas del inventario, por ejempló: ventas, entradas de fabricación
ajustes, etc. Al crear este catálogo, el sistema incluya los conceptos más usados.
CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO:
En él se encuentran todos los conceptos que podemos utilizar al realizar algún
movimiento dentro del almacén.
Dar de alta el concepto No.8 Inventario Inicial y el concepto No. 59 Obsequios.
[email protected]
55
ALTA DE MOVIEMIENTOS
RUTA DE ACCESO. MODULO INVENTARIOS/ ARCHIVOS/ MOVIMIENTOS AL
INVENTARIO/EDICIÓN/ AGREGAR.
La opción Alta de movimientos es un catálogo que permite obtener el control de las
existencias de los productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de
salida que se efectúan.
Es importante especificar el número de Documentos, Número de Almacén, el
Concepto, Cantidad, Producto, ya que de esta manera se harán las afectaciones
necesarias al movimiento especificado.
Apareciendo la siguiente pantalla:
[email protected]
56
PRACTICA 9
OBJETIVO: El alumno aprenderá a registrar un movimiento al almacén
INTRUCCIONES: Registra el Inventario Inicial.
ALMACEN
1
PROVEEDOR CANTIDAD
3
150
165
200
PRODUCTO
001
002
003
COSTO DEL
PRODUCTO
$7.00
$7.50
$8.50
GENERACIÓN DE ALMACENES
RUTA DE ACCESO: MODULO DE INVENTARIO Y
SERVICIO/ARCHIVO/MULTIALMACÉN /SELECCIONAR EL ICIONO DE
GENERACIÓN DE ALMACÉN.
La opción Generación nos permite definir que producto y/o línea de productos se
genera al almacén destino.
[email protected]
57
TRASPASO ENTRE ALMACENES
RUTA DE ACCESO: MODULO INVENTARIOS Y SERVICIOS/ ARCHIVOS/
MOVIMIENTOS AL INVENTARIO/ EDICIÓN/ TRASPASO ENTRE ALMACENES.
Es importante especificar el Almacén Origen y Destino, Documento, Cantidad,
Producto, ya que de esta manera se harán las afectaciones necesarias a dicho
traspaso.
[email protected]
58
REALIZAR UN TRASPASO DEL ALMACEN 1 AL ALMACEN 2
ALMACEN
1
CANTIDAD
PRODUCTO
150
165
200
001
002
003
COSTO DEL
PRODUCTO
$7.00
$7.50
$8.50
CUENTAS POR COBRAR Y/O CUENTAS POR PAGAR
RECEPCIÓN DE PAGOS
RUTA DE ACCESO: MÓDULOS DE CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR
La opción de Recepción de pagos permite registrar en una misma ventana de
captura los abonos que se efectúan a un mismo documento.
Especificar el número de concepto, en caso de que este tenga referencia se debe
especificar en documentos. El sistema muestra el monto total de la factura.
[email protected]
59
Al momento de grabar dicha Recepción, el sistema despliega el siguiente cuadro de
confirmación.
PRACTICA 10
OBJETIVO: El alumno aprenderá a registrar pagos dentro del Modulo de Clientes y
Cuentas por Cobrar.
Instrucciones: Registra el siguiente pago hecho con tarjeta de crédito a la factura. 5
CLAVE 3
FECHA: Actual
No. DE DOCUMENTO: 4568 5856 6848 7889
FACTURA: 5
MONTO TOTAL DEL DOCUMENTO.
APLICACIÓN DE ANTICIPOS
RUTA DE ACCESO: MOSULO DE CLIENTES Y CXC Y/ PROVEEDORES Y CXP/
EDICIÓN/APLICACIÓN DE ANTICIPOS
La aplicación de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuaran
para los clientes y / o proveedores.
Antes de hacer la aplicación de los Anticipos en el sistema debe haber un
movimiento de cuentas por Cobrar y/o Cuentas por pagar bajo el concepto 9
“anticipo”
[email protected]
60
Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera
automáticamente los siguientes movimientos contables.
Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta , el anticipo puede
aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto de
la factura- monto anticipo, resultara un saldo negativo, es decir que el favor del
cliente. El saldo indicara la cifra que aún es posible aplicar a los adeudos del cliente.
El mismo anticipo podrá ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros.
[email protected]
61
Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos, se debe dar un clik en el icono de
la palomita para identificar el documento que se aplicara a la factura o documento.
Dar un clic en la opción Seleccionar documento, de esta manera se podrá
seleccionar el documento (Anticipo). Dentro de la Descripción del documento se
despegaran los datos del abono señalado.
Dar un clic en el icono Aceptar para validar el documento señalado.
Apareciendo la siguiente ventana.
Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos deberás colocar el cursor sobre el
documento al cual se le aplicara el abono y oprimir Enter.
Como se puede observar en la ventana de Aplicación de Anticipos el campo de
Monto y Saldo muestran el importe del anticipo.
En la parte inferior se observan las facturas pendientes de pago, ahí se deberá
seleccionar el documento al que se le aplicara el Anticipo y oprimir Enter.
[email protected]
62
En caso de que el monto de Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo
restante se puede aplicar al pago de varias operaciones de cargo.
Practica 11
OBJETIVO. El alumno aprenderá aplicar anticipos dentro del Modulo de Cuentas por
Cobrar y Cuentas por Pagar.
Instrucciones Realizar los siguientes anticipos y Aplicarlos.
Cliente 1
Da un anticipo de $5000.00 aplicarlo a la factura 1
Cliente 2
Da un anticipo de $3000.00 aplicarlo a la factura
que tenga.
DIVISIÓN DE CARGOS
RUTA DE ACCESO: MODULO DE CLIENTES Y C x C Y/O MODULO DE
PROVEEDORES/ EDICIÒN/DIVISIÓN DE CARGOS.
[email protected]
63
La opción División de Cargos sólo se presenta cuando el sistema está configurado
contra documento, permitiendo dividir el monto de un cargo en varios documentos
con distintas fecha de vencimiento.
Desplegando la siguiente ventana de Consulta.
La ventana de consulta de División de cargos muestra los documentos pendientes
por pagar del cliente seleccionado. Tanto el Saldo de la cabeza de la consulta como
los totales en moneda base.
[email protected]
64
Después de haber dado Enter al documento seleccionado, deberás posicionar el
cursor sobre el documento a dividir y oprimir Enter.
Mostrando la siguiente ventana.
PRACTICA 12
OBJETIVO: El alumno aprenderá a realizar la División de Cargos
Instrucciones: Realizar el siguiente ejercicio.
CLIENTE: 3
DOCUMENTO 2
NÚMERO DE DOCUMENTOS 4
NÚMERO DE FOLIO: 456-4
NÚMERO DE DÍAS 15
CLIENTE: 4
DOCUMENTO 3
NÚMERO DE DOCUMENTOS 2
NÚMERO DE FOLIO: 248-1
NÚMERO DE DÍAS 15
[email protected]
65
REPORTES:
Dentro del sistema Aspel SAE contamos con una gran variedad de Reportes en cada
modulo donde nos encontremos trabajando tendremos la opción de Reportes el cual
nos permitirá ver los Reportes más importantes de cada modulo.
PRACTICA 13.
OBJETIVO: El alumno aprenderá a realizar reportes en el sistema.
Instrucciones: Realizar los siguientes Reportes.
MODULO CLIENTES Y C x C
REPORTES:
CLIENTE- ACUMULADO DE CLIENTES
ESTADO DE CUENTA DETALLADO
RESUMEN DE MOVIMIENTOS.
MODULO: INVENTARIOS
REPORTES:
INVENTARIOS Y SERVICIOS- LISTA DE
PRECIOS
MOVMIENTOS AL INVENTARIOMOVIMIENTOS
MODULO: FACTURAS Y VENDEDORES.
REPORTES:
DETALLADO
PAGO DE FACTURAS
VENTAS POR CLIENTE
MODULO PROVEEDORES Y C Xp
REPORTES:
PROVEEDORES- ACUMULADO DE
PROVEEDORES.
ESTADO DE CUENTA DETALLADO
RESUMEN DE MOVIMIENTOS
MODULO: COMPRAS
REPORTE
RESUMEN
DETALLADO
COMPRAS POR
PROVEEDOR
Unidad
III
[email protected]
66
REGISTRO DE ACTIVIDADES
NO. DE ACTIVIDAD
NOMBRE ACTIVIDAD
FECHA DE ENTREGA
[email protected]
FIRMA
67
COLEGIO AGUSTÍN GARCÍA CONDE CLAVE UNAM 2308
ASIGNATURA: SISTEMAS CONTABLES “COI, SAE Y NOI”
CUESTIONARIO DE LA UNIDAD ll. SISTEMA ASPEL SAE.
1.- ¿Define qué es el sistema ASPEL SAE?
2.- ¿Dónde realizas la configuración del SISTEMA ASPEL SAE?
3.- ¿Explica como direccionas una base de datos?
4.- ¿Cuáles son los módulos que debes configurar?
5.- ¿Cuál es la clave de acceso al sistema ASPEL SAE?
6.- ¿Cuáles son los módulos que conforman el sistema ASPEL SAE?
7.- ¿Cuáles son las teclas de acceso rápidas más utilizadas?
8.- ¿Cuáles son los datos que debes tener para dar de alta un vendedor?
9.- ¿Cuál es la ruta para dar de alta un vendedor?
10.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un cliente?
11.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un proveedor?
12.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un Producto?
13.- ¿Qué puedes realizar dentro del modulo de compras?
14.- ¿Cómo se hace un enlace de una recepción con una orden de compras?
15.- ¿Qué puedes realizar dentro del modulo de facturación?
16.- ¿Explica cada uno de los enlaces que puedes realizar en el modulo de facturación?
17.- ¿Cómo se realiza una cancelación de documentos?
18.- ¿Explica cómo se genera un Almacén?
19.- ¿Explica cómo se realiza un traspaso entre almacenes?
20.- ¿Explica cómo se realiza una aplicación de anticipos?
21.- ¿Explica cómo se realiza una aplicación de división de cargos?
22.- ¿Cuáles son los diferentes tipos reportes que puedes ver en el sistema ASPEL SAE?


Este cuestionario deberá ser entregado a computadora, engargolado y en la fecha señalada por su profesor.
El alumno que no entregué el cuestionario no tendrá derecho a examen.
[email protected]
68
CONCLUSIONES DE LA UNIDAD II
En la unidad II conociste que es el sistema Aspel SAE el cual es un sistema de
cómputo diseñado para la automatización del proceso administrativo, facilitando la
realización de las principales operaciones de compra- venta de la empresa.
Aprendiste a configurar el sistema Aspel SAE.
Como empezar a trabajar con el sistema Aspel SAE.
Como están conformados los diferentes módulos del sistema.
A dar de alta y llenar la información que se te solicito en los diferentes módulos como
son:
ALTA DE VENDEDORES
ALTA DE CLIENTES
ALTA DE PROVEEDORES
INVENTARIOS
ALTA DE DOCUMENTOS EN COMPRAS Y / O FACTURAS
MOVIMIENTOS AL INVENTARIO
GENERACIÓN DE ALMACENES
TRASPASO ENTRE ALMACENES
CUENTAS POR COBRAR Y/O CUENTAS POR PAGAR
APLICACIÓN DE ANTICIPOS
DIVISIÓN DE CARGOS
REPORTES:
De tal forma que al final de la unidad fuiste capaz de realizar una base de datos por ti
solo.
BIBLIOGRAFÍA
Sistema de contabilidad integral, ASPEL “SAE” manual del usuario.
[email protected]
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CONCLUSIONES
Con este curso el alumno desarrollo sus competencias disciplinarias básicas ya que
relaciono la tecnología, la sociedad, y el ambiente ya que reconoció que la
administración es parte de su vida diaria, es capaz de obtener información necesaria
para llevar acabo una base de datos dentro del sistema aspel “SAE”. Resolviendo los
problemas a los cuales se pueda enfrentar para crear su propia información.
Dentro de clase se impulso tanto el trabajo individual como en equipo permitiendo a
los alumnos desarrollar sus habilidades para investigar, analizar, sintetizar, y exponer
la información obtenida tanto de fuentes documentales como la propia realidad y
experiencia.
BIBLIOGRAFÍA
Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Primera
Parte México. Limusa.
Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica.
Segunda Parte México. Limusa.
Adalberto Chiavenato, Iniciación a la administración general. México. Edit. McGraw
Hill.
Elías Lara Flores Primer Curso de Contabilidad México.Edit. Trillas
CP. Antonio Méndez V. Primer Curso Método Autodidáctico, Universidad tecnológica
de México.
Sistema de contabilidad integral, aspel “SAE” manual del usuario.
[email protected]
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