Manual de usuario mail hosting

Manual de Usuario
Mail Hosting UNE
Bienvenido a su servicio Mail Hosting de UNE
Este manual de usuario está enfocado a los administradores de dominio para los planes de Mail
Hosting UNE. Este documento contiene en alguna de sus partes traducciones del documento
original y de propiedad de Zimbra, el cual puede ser obtenido ingresando al menú de ayuda de la
administración delegada de Zimbra.
1. Ingresando por primera vez
Para acceder al servicio de administración vía web debe ingresar por medio de la URL
https://mailda.une.net.co:7071. En un principio usted deberá registrarse con el nombre de usuario
suministrado, por ejemplo [email protected], y en el campo contraseña deberá digitar la
clave que con anterioridad fue suministrada por el administrador del sistema.
Figura 1- Ingresando al panel de control.
Una vez ingresa a la cuenta de administrador de correo, se observa lo siguiente:
Figura 2- Imagen de la pantalla Inicial del panel.
En esta parte se pueden observar las cuentas ya creadas que se van a administrar, así como el
estado en que se encuentran las mismas y la hora del último inicio de sesión.
2. Creación de nuevas cuentas.
Figura 3- Opciones de la pestaña Nuevo.
En esta interfaz el administrador podrá crear las cuentas de su dominio ingresando por la opción
“Nuevo”, donde encontrará las opciones “Cuenta, alias, listas de correo y recursos” que él
administrará.
Figura 4-Creación de una nueva cuenta.
Para la creación de una nueva cuenta debe tener en cuenta lo siguiente:
2.1. Información del nombre de cuenta:
1. Nombre de la cuenta: Hace referencia al login del usuario, el dominio lo trae por defecto.
2. Nombre: Se digita el primer o único nombre del usuario o dueño de la cuenta.
3. Inicial del 2° nombre: Puede colocar solo la inicial o el segundo nombre completo.
4. Apellido: Puede ingresar ambos apellidos o uno solo, según lo desee.
5. Nombre mostrado: Este campo se compone de la información ingresada en los campos 2, 3 y 4.
2.2. Configuración de cuenta:
En este apartado puede desplegar múltiples opciones que nos permiten activar, cerrar, bloquear y
tener pendiente o en mantenimiento una cuenta. En esta sección aparecerá un cuadro junto a la
palabra administrador, la cual se selecciona para la cuenta que cumplirá con esta función.
2.3. Contraseña:
Figura 5-Contraseña
Siga los siguientes pasos para editar o cambiar una contraseña olvidada.
1. Contraseña: Coloque en el campo “contraseña”, aquella que seguirá ingresando en el sistema.
2. Confirma contraseña: Debe escribir nuevamente la contraseña colocada en el campo 1
(Contraseña).
Es recomendable confirmar el campo “Debe cambiar la contraseña” para que el sistema le solicite
un cambio de contraseña en tiempo posterior.
2.4. Notas:
Registre anotaciones que debe tener presentes como administrador en una cuenta específica.
Luego de ingresar los datos necesarios para la creación de una cuenta a administrar, haga clic en
el botón siguiente, el cual lo redirecciona a una interfaz donde se solicita la información de
teléfonos fijos y móviles, la empresa en la cual labora y la dirección.
Figura 6-Información del Contacto.
Luego de creada la cuenta de correo con los detalles especificados en los puntos anteriores, se
muestra una confirmación de la cuenta que creó.
Figura 7-Confirmación de cuenta creada.
3. Acciones en una cuenta de correo.
En la barra de herramientas o haciendo clic derecho sobre una cuenta de correo ya creada, podrá
ingresar a las diferentes opciones para ejecutar acciones sobre una cuenta de correo.
Figura 8-Opciones de acción en una cuenta de correo.
3.1. Edición de información de la cuenta existente
Cuando abre una cuenta para editar, aparecen varias pestañas entre las cuales podemos resaltar:
Información general, información de contacto, alias y avanzadas.
3.1.1. Información General: Edite los nombres en el campo “correo de” (from) el cual es el texto
que aparecerá cuando envía un mensaje de correo desde el webmail.une.net.co. Además, cambie
el login, la contraseña, modifique el estado de una cuenta, entre otras opciones.
3.1.2. Modificar propiedades:
3.1.3. Cambiar contraseña:
3.1.4. Modificar la cuenta:
3.1.5. Estados:
1. Activo: Estado normal de la cuenta. Puede enviar y recibir mensajes
2. Mantenimiento: Estado usado por Zimbra para tareas de mantenimiento. No puede
enviar ni recibir correo, tampoco se puede autenticar.
3. Pendiente: Cuenta bloqueada por enviar spam, phishing, bloqueada en virtud de las
directivas de UNE. No puede enviar ni recibir correos, tampoco se puede autenticar. Si una
de sus cuentas esta en este estado, favor no utilizar la misma clave, cambiarla por una que
contenga letras, números y caracteres especiales y aplicar mantenimiento correctivo al pc
que la utiliza.
4. Bloqueada: Estado utilizado para bloquear cuentas. No puede enviar ni recibir correos.
No se puede autenticar.
5. Closed: Estado utilizado por Zimbra. Reservado
3.1.6. Información de contacto: Se utiliza para el ingreso de información asociada a la cuenta de
correo.
3.1.7. Alias: Opción utilizada para crear alias o mapeos de correo.
Para crear un alias haga clic en el botón “añadir” y luego ingrese el nuevo login (el cual debe ser
nuevo) y el dominio.
3.1.8. Avanzadas: Utilice esta opción para modificar propiedades como: adjuntos, formato, cuotas,
intervalo de consultas pop, imap, complejidad de contraseñas, políticas de inicio de sesión,
intervalos de espera, entre otros.
3.2. Eliminación de una cuenta
Esta opción le permite eliminar una cuenta ya creada. Si no desea borrar la cuenta pero desea
que esté inaccesible, puede cambiar el estado de la cuenta a bloqueado o cerrado.
Para eliminar la cuenta, primero selecciónela y luego haga clic en “eliminar”.
Para modificar el estado de la cuenta, seleccione la opción que se ajusta a sus necesidades del
menú desplegable en la opción “estado”:
3.3. Cambiar la contraseña de una cuenta seleccionada
Cambie una contraseña olvidada de forma fácil y rápida desde la barra de herramientas. También
puede editar una cuenta para cambiar la contraseña.
4. Creación de Nuevos Alias:
Figura 9-Creación de un nuevo Alias.
Para consultar los alias, haga clic sobre el menú izquierdo en la opción “alias”, luego en el cuadro
de texto de la parte superior digite el dominio y haga clic en “buscar”.
Un alias es una dirección de correo electrónico que reenvía todo el correo a una cuenta específica.
Un alias no es una cuenta de correo electrónico. Usted puede crear, eliminar y mover los alias.
Puede ver todos los alias creados a partir de la opción “Alias” del panel de contenido o pasando el
cursor sobre la dirección de alias. De igual forma, la información sobre herramientas muestra la
cuenta asociada con el alias.
4.1. Campo alias: escriba el nombre del alias para el uso y su respectivo dominio, el cual debe
existir.
4.2. Cuenta objetivo: escriba la cuenta que utiliza este alias. El dominio de esa cuenta se agregará
automáticamente.
Haga clic en “Aceptar” para que el nombre añada a la pestaña de los alias.
5. Listas de Correo:
Una lista de correo es un grupo de cuentas de correo electrónico que figura en una lista con una
dirección de correo en común. Cuando se envía a una lista de correo, se está enviando a todos los
usuarios cuya dirección se incluye en la misma. Usted puede crear, modificar y eliminar listas de
distribución para su dominio, al igual que puede modificar agregar o quitar miembros de las
mismas.
Figura 10-Opciones de acción en una cuenta de correo.
1. Nombre de la Lista: Ingrese el nombre de “la cuenta de correo” que será la que contiene el grupo
de usuarios.
2. Nombre Mostrado: Seleccione un nombre con el que desea que sea conocida la lista.
3. Descripción: Detalles acerca del tipo de lista y su uso.
4. Opciones de grupo de administradores, puede recibir correos y ocultar GAL: Opciones que el
administrador selecciona según las necesidades de la lista. Se recomienda seleccionar la opción
(puede recibir correo).
6. Recursos.
Figura 11-Opciones de acción en una cuenta de correo.
Un recurso es un lugar o una pieza de equipo que se puede programar para las reuniones
(Ejemplo: Sala de reuniones, vehículo, etc). Puede crear y administrar estos recursos, los cuales
son instalados con un buzón de correo y pueden ser configurados para aceptar y rechazar
invitaciones de forma automática.
Para crear un nuevo recurso, haga clic sobre el menú de la parte izquierda – Recursos – Nuevo.
7. Búsquedas.
En esta parte de la interfaz se pueden visualizar las diferentes carpetas que por defecto están
creadas en la cuenta de los administradores: Carpetas de cuentas Inactivas, de mantenimiento,
inactivas (90 días), cuentas de administración, cuentas bloqueadas, cuentas cerradas o cuentas
inactivas (30 días).
Figura 13-Opciones para ejecutar una búsqueda de cuentas.