Control de acceso al programa

CREA gestión
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El mejor programa de facturación & almacén & contabilidad
Desarrollado con las últimas tecnologías de programación
plataforma .NET de Microsoft.
Aplicación desarrollada íntegramente por
TecnoInformatica Canaria
www.teinca.com
[email protected]
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Control de acceso a CreaGestión
Para acceder al programa basta
con elegir el usuario de la lista,
haciendo clic con el ratón. A
continuación seleccionamos el
campo Contraseña e
introducimos la contraseña.
Para confirmar basta con pulsar
la tecla Intro o hacer clic en el
botón Aceptar.
Por defecto el ADMINISTRADOR
tiene como clave “api”
El USUARIO1 tiene como clave “1”
El USUARIO2 tiene como clave el
número “2”.
Ventana principal
A un solo clic de ratón o mediante una tecla de función F1.F12 gestionamos de forma
fácil nuestra empresa.
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Como hacer una factura
Pulsando el botón Documento de la
parte izquierda de la ventana principal
y luego sobre el botón Nueva Factura
1 – Seleccionar el cliente.
Por defecto esta seleccionado un cliente “CLIENTE GENERICO. VENTA”. Si
queremos elegir otro cliente hay que hacer clic con el ratón sobre la zona blanca donde
aparece la palabra “CLIENTE GENERICO. VENTA”, o pulsar F2.
Justo debajo del cliente podemos escribir
una breve descripción de la factura, o
título que será útil más adelante en los
listados de documentos.
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2 – Introducir los artículos
Mediante la tecla F1 accedemos a la caja de búsqueda de artículos e ir introduciendo
los artículos.
Truco: si se pulsa 2 letras iguales seguidas de un Intro, presenta todos los artículos
que empiecen por dicha letra. Por ejemplo FF + Intro: Todos los artículos que
empiezan por la letra F
Si se prefiere se puede usar la ventana táctil para escoger los
artículos.
Solicitar un número de factura automático.
Si necesitamos un número de factura
consecutivo basta con pulsar la tecla SHIFT y
a la vez hacer clic con el ratón dentro de la
zona mas clara.
Elegir el nombre de la persona que realiza la factura.
Por defecto se pone el nombre de la persona que
entró en el programa mediante la ventana de claves.
Para cambiar dicha persona u operario hacer clic
sobre el nombre que aparece en la parte superior
derecha.
.
Cambiar la fecha del documento
También podemos cambiar la fecha del
documento manteniendo pulsada la techa
SHIFT a la vez que se hace clic sobre la
fecha,
Aparece un calendario donde podemos
cambiar la fecha.
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Una vez terminada la factura hay que pulsar el botón “Salvar” o la
tecla F9.
Devolver números de factura
El programa, por defecto, hace una factura cada vez que se paga con tarjeta de
crédito, talón, transferencia, o recibo bancario. Cuando se paga en efectivo, el
programa genera un número de documento sin factura. Para solicitar al programa un
número de factura se hace con la combinación de la tecla SHIFT + clic de ratón
Si necesita devolver un número de
factura vuelves a hacer la
combinación SHIFT + clic sobre
este nuevo número de factura, el
programa quitará el número y lo
devolverá contador de facturas.
Esto es útil cuando una factura se va a anular o dar de baja para recuperar el número.
Caja de introducción de artículos
La caja de introducción de artículos se
selecciona con la tecla “F1”
Este rectángulo de color amarillo es una potente herramienta de búsqueda de artículos
para añadir a la factura.
Por ejemplo, si se trata de una factura, al pulsar 2 veces seguidas la tecla “Intro” el
programa presenta el panel de cobro de la factura.
Si queremos, por ejemplo buscar los artículos que comiencen por la letra “C” basta con
introducir dos veces la letra (“CC”) y el programa presenta la ventana de selección de
artículos que comienzan por la letra “C”
La orden de búsqueda del artículo se da pulsando la tecla “Intro” excepto en el caso
anterior (el de la doble letra).
Cuando pulsamos la tecla “Intro” el programa intenta buscar un artículo cuyo código de
barras coincida con la información introducida en la caja. Si coincide añade el artículo
a la factura.
Si el ordenador tiene un lector de código de barras
incorporado tan solo basta pasar el artículo por delante
del lector y nuestra caja de introducción hace el resto.
Si no encuentra ningún CB (Código de Barra) el programa intenta una segunda
búsqueda por el “código del artículo”. Si coincide añade el artículo a la factura.
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Por ejemplo si la cadena introducida es “A00455” el programa buscará el código
“A00455”
Si no encuentra un CB ni un Código de Articulo coincidente con el introducido intenta
una tercera búsqueda del tipo “que contenga”
Por ejemplo si la cadena introducida es “PANTA” el programa buscará todos los
artículos que contengan el trozo de palabra “PANTA”.
Una variante a la búsqueda tipo “Que contenga” es poner un * (asterisco) al final de la
cadena de búsqueda. En este caso la búsqueda será “Que comience”
Por ejemplo si la cadena introducida es “PANTA*” el programa buscará todos los
artículos que comiencen por “PANTA”.
Desde que se hace un pago o cobro
en una factura el programa bloquea
la introducción de nuevos artículos
en la factura. Para ello oculta la caja
de introducción de artículos…
..Quedando solo una frase que
indica que el documento ya tiene
asientos contables ->
Para ver los asientos contables basta con pulsar la tecla F9, o el botón asociado que
puede estar en 2 estado diferentes:
Aún queda todo o parte por cobrar de la factura. En este ejemplo
quedan 190 € por cobrar. En este caso al pulsar el botón, se
presenta el Panel de cobro.
Ya está todo cobrado. En este caso al pulsar el botón, se la ventana
de Movimientos.
Panel de cobro
El panel de cobro aparece cuando en una factura pulsamos el
botón “Salvar” o la tecla “F9”.
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El panel de cobro indica en
color rojo el importe a cobrar.
En la figura anterior el importe
a cobrar es 52,5 Euros.
Para indicar la Forma de
cobro basta con pulsar uno de
los 8 botones o pulsar un
número entre 1 y 8.
En la parte inferior van
apareciendo los cobros
parciales o total y su forma de
cobro.
En la figura anterior si se pulsa la tecla del número 4 se hace un cobro mediante
Transferencia bancaria.
Según la configuración del programa puede no estar disponible las forma diferentes de
cobro.
Supongamos que el pago se hace en efectivo (Número 1)…
El botón “Ticket” o la tecla “F9” activa o desactiva la impresión automática del ticket.
Esta opción es pre configurable.
Podemos indicar el importe
suministrado… por ejemplo un
billete de 100, el programa nos
indica el importe a devolver.
El botón “Teclado” presenta la
ventana de teclado “virtual” para
facilitar la labor en modo táctil.
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Pulsando sobre el botón Aceptar o la tecla “Intro” se hace el asiento
de cobro.
Nota: No es necesario indicar el importe suministrado. Basta con pulsar la tecla Intro o
pulsar el botón Aceptar
Formas de cobro
Se cobra en efectivo. Se puede indicar el importe
suministrado y el programa calcula el importe a devolver
Cobro con tarjeta de crédito. Si se indica un importe
suministrado menor que el pendiente se hace un pago
parcial con tarjeta.
El cliente paga con un talón o pagaré.
El cliente pagará por transferencia bancaria.
El cliente presenta un vale-devolución para pagar la factura.
Debemos quedarnos con el vale para adjuntarlo en la caja.
Nosotros emitiremos un recibo bancario con cargo a la
cuenta corriente del cliente.
El cliente ha retirado la mercancía pero no va a pagar la
factura. Se puede anular el importe total o parcial.
El pago de la factura se hará con las entregas a cuenta que
haya hecho el cliente.
Anulación de cobros equivocados
En el Panel de Cobros, en la parte inferior, aparecen los cobros realizado sobre una
factura, así como la forma de abono
En los detalles de cobro anterior se nota que se hizo un cobro en EFECtivo de 20
Euros, luego un cobro de 12 euros con TARJeta de crédito, y por último un cobro de
15,50 mediante talón.
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Para anular un cobro equivocado basta con hacer clic con el ratón sobre la línea
deseada y pulsar la tecla "Supr" (Suprimir) del teclado
El ejemplo anterior la línea marcada aparece con fondo azul.
Si se pulsa la tecla “Supr” el programa presenta la ventana siguiente
Si pulsamos “Si” el cobro queda borrado definitivamente.
Si el asiento de cobro ya ha pasado por un cierre de caja el programa lo advierte y pide
conformación antes de proceder al borrado.
En este caso, el documento queda pendiente de cobro y pendiente de pasar por el
cierre de caja
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Cobro con Vale. Consideraciones
Si se selecciona el cobro de una factura mediante vale
Hay que indicar 2 cosas:
1º El Importe a extraer del vale,
es decir el importe que
deseamos usar del vale. El
programa permite usar parte de
un vale.
(Si pulsamos Intro, sin escribir
nada, el importe a extraer será
el Total a cobrar. En ejemplo
anterior sería un importe a
extraer de 21 Euros)
2º Indicar el Nº de vale. El programa, automáticamente, localiza el vale y lo valida. Los
casos que se pueden dar son:
Si el importe a cobrar es mayor que el saldo del vale, el vale es consumido y el resto
por cobrar queda pendiente en la factura.
Si el importe a cobrar es menor que el vale, la factura queda pagada y el programa
emite un nuevo vale con el saldo que queda en el vale.
Nota: Mediante el lector de códigos de barra podemos introducir el vale devolución en
la caja de texto que pone “Nº de vale”
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Devoluciones
Para realizar una devolución basta con hacer una factura con la cantidad del artículo
en negativo. En la siguiente ventana se devuelve una cantidad de 3
Si el importe de la factura es negativo el programa interpreta que
es una devolución.
En este caso el programa devuelve la cantidad suministrada al almacén.
En ejemplo, devuelve 3 unidades,
Y a la hora de Cobrar (F9) el programa muestra el panel de
Forma de Devolución. Tal como se muestra en la siguiente
figura.
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Formas de devolución
Se le da el dinero al cliente.
Se hace la devolución por su tarjeta de crédito
Se le extiende un talón o pagaré
Se le hace una transferencia
Se le imprime un vale de devolución que podrá utilizar en
una futura compra.
Se le hace una devolución por recibo bancario.
Se anula la devolución. El cliente devolvió la mercancía pero
renuncia a la devolución monetaria
Pasa a ser una entrega a cuenta para una futura compra
Devolución mediante Vale. Consideraciones
Si a la hora de hacer una devolución de mercancía, nuestra política es no devolver
dinero pulsamos el botón “Devolución Vale”
Si la factura no tiene definido el cliente el programa nos pedirá que seleccionemos el
nombre del cliente.
Luego el programa nos muestra el “Panel de devoluciones”
Pulsamos la tecla Intro del
teclado y el programa
imprimirá un “Vale
devolución”,
Nominativo, con el nombre
del cliente, y por el importe a
devolver.
Este vale tiene una
caducidad predefinida por el
programa
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Otros documentos
A parte de la factura de venta podemos hacer albaranes, presupuestos, pedidos,
compras, y gastos.
Para hacer uno de estos documentos podemos, hacer
clic en el botón Documentos de la ventana principal
Factura
Presupuesto
Albarán
Compras
Gasto
Entrega a cuenta
Es una factura de venta que le hacemos a uno de
nuestros clientes. Los artículos se descuentan del
almacén
Es como una factura pero no saca los artículos del
almacén.
Es un documento para sacar los artículos del almacén.
Es una compra de material a nuestros proveedores.
Esta es única forma de meter la mercancía en el
almacén
Es un pago a un proveedor donde no hay mercancía
inventariable, es decir que no entra al almacén. Ejemplo
papel higienico, agua, café, etc.
Un cliente puede ir dando cantidades a cuenta de algo
que va a comprar mas adelante.
Búsqueda de documentos
Podemos buscar por número de factura tan solo poniendo la barra / en la caja de
búsqueda.
La búsqueda es del tipo “que contenga”
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En el ejemplo anterior
“120/” busca todas las facturas que acaben en 120 de cualquier año.
“120/15” busca facturas del 2015 que acaben en 120: Por ejemplo 120, 1120, 2120...
Podemos buscar por el número de documento (No poniendo la /)
Con letra y año…
“F141” busca el documento tipo factura (F) número 1 del año 2014
“P15120” busca el documento tipo presupuesto (P) número 120 del año 2015
Sin letra ni año (solo número)
“120” busca el documento 120 de cualquier tipo, de cualquier año,
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Clientes
A la gestión de clientes se accede desde el botón
“Clientes” de la ventana principal.
Podemos crear un nuevo cliente pulsando la opción
“Nuevo”.
Podemos modificar o ver un cliente desde la opción
·”Todos”.
La opción “Nuevo” del menú Clientes presenta la ventana de la derecha donde tras
introducir los datos del nuevo cliente hay que pulsar el botón “Aceptar” para salvar los
cambios.
La opción “Ver Todos” presenta la siguiente ventana, sin clientes, y con la caja de
búsqueda (amarilla) vacía
La razón es no presentar
todos los clientes de un
golpe, ya que esto no
conduce a nada, sobre
todo cuando el número de
clientes es muy elevado.
Si pulsamos el botón “Buscar F5” sin escribir nada en la caja de búsqueda, se
presentan todos los clientes. Una vez seleccionado un cliente con el botón “Editar F3”
aparece la ventana del cliente.
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Para añadir un nuevo cliente se puede pulsar sobre el botón Nuevo de la anterior
ventana.
Para salvar los cambios se pulsa el botón Aceptar.
Proveedores
Al igual que los Clientes, los proveedores son una
parte importante de nuestra gestión.
Podemos crear nuevos proveedores o ver /
modificar los ya existentes
La opción “Nuevo” presenta la siguiente ventana para añadir un nuevo proveedor
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Una vez rellenado los campos deseados pulsamos el botón “Aceptar” para salvar los
datos. Como datos obligatorios son el nombre del proveedor y su teléfono.
El programa no permite borrar un cliente o proveedor. En su lugar, si queremos quitar
un proveedor o cliente de los listados basta con desmarcar la casilla de Cuenta Activa
Documentos asociados
Tanto a los clientes como a los proveedores podemos asociar fotos (jpg, png, etc.),
documentos de texto (Word, pdf, etc.), documentos escaneados, etc. Se puede asociar
cualquier documento que tengamos en el ordenador. De esta forma evitamos tener
que trabajar con papel.
Desde la ventana del cliente o proveedor
podemos acceder a sus documentos
asociados, haciendo click en el enlace
“Documentos asociados”
El panel de documentos asociados es el siguiente
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Podemos distinguir dos zonas. La parte superior es para ver los documentos
asociados así como eliminar la asociación.
Para ver un documento basta con hacer doble clic sobre la descripción o pulsar el
botón Ver/abrir Asociado.
Para eliminar una asociación basta con seleccionar la descripción y pulsar el botón
Eliminar Asociación.
La eliminación de una asociación no elimina el fichero del ordenado.
Para asociar un nuevo documento 1º hay que localizarlo (es decir poner la ruta hasta
el archivo). Para ello podemos usar los 2 siguientes botones
Abre el explorador de Windows para localizar el fichero a asociar
Pega la ruta contenida en el portapapeles
2º En el campo Descripción ponemos el nombre que le vamos a dar a esa asociación.
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3º Pulsar el botón Asociar.
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Entregas a cuenta
Para aquellos clientes que adelantan el dinero para la compra que desean realizar
existe la opción de entregas a cuenta en el panel DOCUMENTO.
Para realizar una nueva
entrega a cuenta se pulsa
sobre el “Nueva Entrega a
cuenta”
Para ver todas las entregas
a cuentas pulsamos sobre el
botón “Ver Todas”
Los datos necesarios para la entrega a cuenta son, el importe, el nombre de cliente, y
la forma de entrega del importe (Efectivo, tarjeta o talón bancario)
Una vez rellenado los campos pulsamos sobre el botón “Aceptar” o pulsamos la
combinación de teclas “Ctrl.+S” (S de Salvar).
Nota: Es imprescindible que el cliente exista en la base de datos para poder realizar la
entrega a cuenta.
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Ver las entregas a cuenta de un cliente
Mediante el botón “Ver Todas” podemos
averiguar las entregas realizadas por un
cliente.
Colocando el nombre del cliente en la caja de “Búsqueda” podemos saber con
exactitud las entregas que ha realizado un cliente.
En la figura anterior vemos las entregas realizadas por “BOLAÑOS DOMINGUEZ
LORENA”
La columna “Liberada” se marca,
automáticamente, cuando el cliente hace la
compra y el dinero se “libera” de la lista de
entregas a cuenta y pasa a nuestra caja.
La columna “Documento” hará referencia el
número de factura donde se liberó el
importe.
Traspaso entre entregas a cuentas
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Como pagar un factura con las “Entregas a cuenta”
Una vez que el cliente realiza
la compra y decide pagar la
factura con las entregas a
cuenta realizadas haya que
realizar los siguientes pasos
1º Hacer la factura a nombre
del cliente
2º Cobrar mediante la opción
8 (Entregas a cuenta)
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El programa nos indica la
cantidad a cuenta que
tiene el cliente. El
programa recuerda la
forma de entrega que
realizo el cliente en su día.
En este caso según la
imagen de la derecha
tiene un saldo a su favor
de 400 euros en efectivo.
En el ejemplo tiene que
pagar 50 euros.
Una vez pulsemos el botón Aceptar el programa dejara como saldo a favor del cliente
350 euros
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Listas desplegables autodefinidas
En el programa, podemos encontrar botones como el que aparece en la imagen
de la derecha.
Son las listas desplegables predefinidas. Estas listas se presentan pulsando la tecla F1
o haciendo clic sobre el botón que aparece a la derecha de las cajas de texto
Para seleccionar un valor de la lista se hace
clic con el ratón, se pulsa Intro o la barra
espaciadora.
Para cancelar la selección hay que pulsar el
botón Cancelar o la tecla ESC.
Un ejemplo de estas listas son el campo FAMILIA y SUBFAMILA en la ventana de los
artículos.
Cada vez que introducimos el nombre de una familia o subfamilia nueva esta queda
registrada automáticamente en la lista desplegable de la familia o subfamilia.
La próxima vez que se pulse sobre
la nueva familia aparecerá en la lista.
Otra variante de las listas desplegables son las No-autodefinidas. Ver imagen
En este caso la lista hay que
crearla de forma manual.
Como ventaja de esta lista está la
caja de búsqueda, (la que aparece
en amarillo en la imagen)
Escribir algo en la caja y pulsar la
tecla “Intro” o el botón con lupa.
La búsqueda es del tipo “que
contenga”
Esto es útil en listas muy largas.
Para editar / añadir en la lista basta
con marcar la opción Editar
Podemos modificar las líneas
escribiendo directamente sobre la
frase y luego cambiando de fila para
que los cambios se guarden.
En la última línea, la del >*
añadimos las nuevas entradas.
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Seleccionando la fila haciendo clic en la
parte gris de la de la línea y luego
pulsando la tecla “Supr.” se puede borrar
la fila.
Tras pulsar la tecla “Supr.” el programa
nos pide confirmación.
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Almacén. Gestión de Artículos
El acceso a la gestión de artículos se realiza desde
el menú Almacén de la ventana principal del
programa.
Desde aquí podemos añadir un nuevo artículo, ver
todos los artículos. También se pueden crear grupos
de artículos
Para modificar un artículo existente se pulsa sobre el botón “Todos”.
Par añadir un nuevo artículo a la base de datos basta con pulsar la opción “Nuevo”
Una vez rellenado los campos se pulsa el botón “Aceptar” o las teclas Ctrl.+S.
Los únicos campos obligatorios son “Código”, “Artículo” y P.V.P.”
Borrar un artículo
El programa no permite borrar los artículos. Si no se desea
usar más un artículo basta con marcar la opción “Obsoleto”
Un artículo marcado como obsoleto no aparece en las ventanas de búsqueda de
artículos.
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Familias y Subfamilias
El programa permite agrupar
los artículos en familias y
estas a su vez en subfamilias
En el ejemplo de la derecha vemos que la familia es “COMPONENTES” y la
subfamilia es “PLACA BASE”.
Los botones de la derecha permiten elegir las familias y subfamilias ya creadas.
Cada vez que escribamos una palabra nueva en el campo Familia y/o Subfamilia esta
queda registrada para poder usarse desde los botones.
Imagen del artículo
Podemos asociar una foto al artículo mediante los tres botones siguientes.
El segundo botón de la izquierda permite navegar por las carpetas del ordenador y
localizar la foto deseada para asociar al artículo.
Una vez localizado el artículo se
pulsa sobre el botón “Abrir”.
El tercer botón se usa para “desasociar” la imagen del artículo.
El tercer botón permite ver la imagen adaptada a su tamaño o al tamaño de la pantalla.
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Es un botón de cuatro números. Cada vez que se pulsa la imagen se adapta a un
formato diferente.
También se puede usar el botón derecho del ratón sobre la imagen para sacar el menú
flotante de opciones.
Control de Stock del artículo
Podemos indicar al programa si vamos a controlar las existencias del artículo
marcando la casilla “Controlar el stock de este artículo”
Podemos indicar la cantidad mínima de existencias a la que queremos que el
programa no avise. Para ello hay que poner un número mayor o igual a cero.
El campo existencias nos indica el stock que queda en el almacén. No podemos
modificar el campo existencias en esta ventana.
Las salidas del material del almacén solo se pueden hacer a través de un Albarán (A..)
o de una Factura de venta (F..).
Las entradas de material al almacén solo se pueden hacer a través de una factura de
compra (C..).
El precio de costo se introduce en la factura de compra, y se va calculando como una
media aritmética con las existencias anteriores. En cualquier momento podemos
reajustar el precio de costo en esta ventana.
Ubicación del artículo.
Podemos ubicar los
artículos en el almacén
numerando las
estanterías donde están
los artículos. Para ello
se usa este campo
“Ubicación”.
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Movimientos de almacén
Podemos ver el movimiento de entradas y
salidas en el almacén de artículos.
Un valor negativo en la cantidad es una
salida del almacén
Las salidas del almacén se hacen por
FACTURA o ALBARAN
Un valor positivo en la cantidad es una
entrada al almacén
Las entradas al almacén se hacen por
COMPRAS
Eliminar un documento
Para eliminar un documento de Ventas
como son Presupuesto, Gasto o Compra
se hace clic en Configuración y luego en
el botón Eliminar Documento
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Tras hacer clic en la opción “Anular Documento” aparece la siguiente pantalla
cambiando solo el color de fondo
En la casilla
“Documento a anular”
se poner el número
exacto del documento
con los 9 dígitos.
Para anular el
documento
definitivamente se
pulsa sobre botón
“Aceptar”
Hay 2 opciones posibles que son
Si el documento es una factura, albarán,
compra, o gasto, actualiza las existencias
en el almacén
Si el documento es una factura con
número de factura oficial guarda dicho
número para usarlo una nueva factura.
Un documento eliminado ya no se puede recuperar.
Truco:
En la cajas de texto que esperan un número de documento como es el caso anterior,
no hace falta escribir todos los “ceros” intermedios.
Siguiendo el ejemplo del caso anterior podemos escribir F0992 y el programa rellena
de ceros lo que hay entre “F09” y “92”
Dicho de otra forma el programa espera primero una letra que puede según el tipo de
documento.
La letra esperada es una de las siguientes…
F
A
P
C
G
E
Factura de venta. Es lo que vendemos.
Albarán de venta. Se usa para descontar los artículos del almacén
Presupuesto de venta. Es una lista de nuestros artículos
Compra o factura de compra. Es lo que compramos y entra a nuestro almacén
Gasto. Es una compra de servicios o artículos. Los artículos son de uso interno y
no formarán parte de nuestro almacén de ventas.
Pedido. Es una lista de productos a pedir a nuestro proveedor.
Luego espera 2 dígitos que son el año de la factura (de 00 (2000) a 99 (2099).
Lo que resta es el número del documento y como el programa sabe que debe ser un
número de 6 dígitos interpone los ceros necesarios.
Por ejemplo:
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Si escribimos F091 el programa interpreta F09000001
Si escribimos A09345 el programa interpreta A09000345
Si se tienen privilegios para entrar en el menú “Configuración- > Operaciones
delicadas” puede eliminar con solo pulsar un botón una serie de documentos
consecutivos. Vea:
.
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Cerrar Caja
Al final de la jornada se debe cerrar la caja. Para
cerrar la caja pulsamos directamente el botón Cerrar.
La imagen siguiente muestra la ventana de “Cierre de
Caja”
Según la ventana anterior el día 23-09-2013
se cobró un total de 565 €. No se hizo
ningún pago efectivo con el dinero de caja,
por lo que el total el caja sigue siendo 565 €
En la parte superior derecha aparece el desglose por
operarios. El administrador cobró 580 y el usuario1 35.
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Desglose de documentos del cierre de caja
Son los documentos que intervienen en en el cierre de caja con sus importes y forma
de cobro.
EFECtivo, TARJeta, TALOn, TRANsferencia, etc.
El “Desglose de Cobros” da información
de cómo se hicieron los cobros de las
facturas, esto es Efectivo o metálico
(475), Tarjeta de crédito (30), Talones
(40), transferencia (20), etc.
El cobro por transferencia es que el
cliente no hará una transferencia por el
importe que debe.
El cobro por Recibo es que nosotros
pasaremos un recibo bancario a la
cuenta corriente del cliente.
La suma de los importes de “Desglose de Facturación” coincide con el “Total en caja”
Lo que importa en un cierre de caja es el dinero en efectivo que hay en la caja, es decir
el Total Efectivo en caja
El Fondo inicial es el dinero dejado el día
anterior para tener cambio (140). Los
cobros efectivos es el dinero cobrado en
metálico, es decir billetes y monedas
(475).
Los gastos efectivo es el dinero cogido de
la caja para pagar a un proveedor o
comprar algo (0) En este ejemplo no hay
gastos efectivo.
Al final hay efectivo en caja de 615 euros
Botones
Inicia el proceso de cierre de caja. Antes de cerrar el
día el programa nos pregunta si estamos seguros.
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Antes de cerrar la caja debemos confirmar que
si deseamos hacerlo
A continuación nos pregunta se
queremos imprimir el cierre de caja.
Contestaremos que si en caso afirmativo
Tas unos segundos aparece la ventana de “Fondo de caja”
Aquí de determina el
dinero que se deja de
fondo para el día siguiente
Si no queremos que salga
esta ventana ir al menú
Herramientas ->
Configuración Vertical ->
Entrega de efectivo al
supervisor.
Si el usuario es el administrador, y el ordenador donde se encuentra no es un TPV el
programa muestra la ventana de Arqueos de Caja
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Cierre de caja del Administrador
Cuando hay más de una caja o Terminal Punto de Venta (TPV) el usuario
administrador puede ver el arqueo de todas las cajas pulsando el botón
Tras pulsar el botón “Cerrar Caja” se muestra la siguiente ventana con la frase “Arqueo
de caja...”
Para CreaGestión “Arqueo” quiere decir cajas o TPV sin cerrar. Es decir que aún se
está facturando en ellas. En la imagen anterior se observa que solo la caja
TPV.RECEPCION tiene dinero, es decir continúa abierta.
Para saber si la caja TPV.ESTETICA ya se ha cerrado, este mismo día
basta con pulsar el botón
Si encuetra un cierre de caja ese mismo dia presenta la siguiente ventana donde la
frase ha cambiado a “Cierre de cajas HOY…”
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La figura anterór no muestra que la caja TPV.ESTETICA ya está cerrada y ha
facturado un importe total de 795 €. El color de la ventana ha cambiado a un gris
oscuro para recordanos que esta ventana muestra datos de cajas ya cerradas.
Mediante la caja de fechas y el btón de
la lupa podemos visualizar los cierres
de cajas de dias atrás…
Por ejemplo en la figura siguiente se muestra un cierre de caja del día 11 de julio
donde se aprecia el cierre de ambas cajas. RECEPCION y ESTETICA.
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Listado de cierres de caja
El programa dispone de dos listados de cierre de caja.
El primero de la izquierda es el listado día por día, donde nos da información de los
documentos de intervienen.
Observa que en este caso los cierres se agrupan por día. En la imagen anterior se
informa que el día 15 de febrero si hicieron 2 cierres. El programa agrupa ambos
cierres en uno.
El segundo listado muestra los cierres separados por días.
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En este segundo listado, no se muestran los documentos que intervienen en los
cierres, pero si muestra un cierre por fila. (En la figura anterior se ven los dos cierres
del día 15)
Explotación
Desde este botón se entra a diferentes botones donde podemos ver como funciona las
ventas, comisiones, listados de impuestos, etc.
Ventana Horizontal
Llamada ventana horizontal porque los campos se presentan horizontalmente. Fíjate
en la figura como “Empresa”, “Persona Contacto”, “Teléfono”, “Fax”…, están colocados
horizontalmente de izquierda a derecha.
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TABLA: Es el conjunto de filas y columnas de datos. En el ejemplo son los datos de los
alumnos.
Las filas son los registros de la tabla de datos. En el ejemplo cada fila o registro es un
alumno en concreto.
Las columnas son los CAMPOS. En el ejemplo: El curso, el nombre de alumno, la
fecha de nacimiento, etc.
Caja de búsqueda
Busca y presenta aquellos registros
que contengan el “texto a buscar”
La orden de búsqueda se da pulsando el botón “Buscar” o presionando la tecla “Intro”
del teclado. La tecla de función “F1” es muy útil para posicionar el cursor en la caja de
búsqueda.
Botón Buscar
Da la orden de búsqueda. El mismo efecto se consigue pulsando la
tecla “F5”. Recuerda que la búsqueda es “que contenga” y en “todos”
los campos de la tabla
Cajas de Búsquedas tipo Google®
La búsqueda es similar a la búsqueda en Google®. No distingue entre mayúsculas /
minúsculas.
Algunos ejemplos de búsqueda:
CREA gestión
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Si escribe…
ACOSTA
Resultados
Buscará la palabra “ACOSTA” en cualquier parte del texto. Tanto
mayúsculas como minúsculas.
Buscará las dos palabra, es decir que contenga “PEREZ” y que
contenga “GIL”
Entre comillas buscará que contenga “PEREZ GIL”
Poniendo la misma letra 2 veces buscará “que comience por” en el
ejemplo que comience por “B”
PEREZ GIL
“PEREZ GIL”
BB
Por defecto la opción “Todos” está marcada. Esto quiere decir que el
programa buscará la cadena de búsqueda en todos los campos de la
tabla.
Panel de fechas
Podemos filtrar la información por fechas “desde” “hasta”
La búsqueda es de tipo “que la fecha este entre la fecha
desde y la fecha hasta.
Podemos hacer una búsqueda de tipo “que la fecha sea
igual a” quitando la fecha “Hasta” haciendo clic con el ratón
sobre la palabra subrayada “Hasta”
Si quitamos las opciones “Desde” “Hasta” con el ratón las
búsquedas serán solo de lo escrito en la caja de búsqueda.
Volviendo a hacer clic en las palabra “Hasta” y “Desde” hacemos que se habilite de
nuevo la búsqueda por fechas.
Ancho ajustable de las columnas
Podemos ajustar el
ancho de las columnas
con el ratón tal como se
muestra en la figura de la
izquierda.
Teclas útiles
F1
ESC
F2
F3
F4
F5
Flecha Arriba
Flecha Abajo
Posiciona el cursor en la caja de búsqueda.
Cierra la ventana activa. (A veces necesita pulsar 2 veces ESC)
Pone la fecha del día
Ventana de vista o edición. (Es lo mismo que pulsar el botón Editar/
ver.)
Comienza la búsqueda / refresca los datos. (Es lo que pulsar el botón
Buscar.
Cambia de fila. También salva las modificaciones hechas en la fila.
Cambia de fila. También salva las modificaciones hechas en la fila.
Ayuda incorporada en las teclas
CREA gestión
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La mayoría de las acciones que se hacen con el ratón tiene su
equivalente con el teclado. Los botones que tienen una tecla
asociada aparecen con el nombre de la tecla en su esquina
superior izquierda. En el ejemplo puede hacer clic sobre el botón
buscar, o pulsar la tecla F5
Imprimir el contenido de la tabla.
Este botón presenta la vista previa de impresión. Recuerda que podemos
modificar el ancho de las columnas antes de imprimir para que la
información quede bien definida.
En la parte inferior de la ventana tenemos los siguientes botones
Copia el contenido de la tabla en el portapapeles de Windows.
Se desplaza al primer registro de la tabla
Retrocede un registro en la tabla
Avanza un registro en la tabla
Se desplaza al último registro de la tabla.
Ordenar por columnas modo Ascendente / Descendente
Cada vez que se hace clic sobre el
nombre del campo, es decir en la
cabecera de la columna, la información
de ordena una vez de forma ascendente,
otra vez de forma descendente.
Muestra la información de registro en forma vertical. Esto es práctico si la
tabla tiene muchas columnas y quedan ocultas a la vista por el lado
derecho de la ventana.
Permite modificar el registro. Este botón presenta la misma ventana que
el anterior botón excepto que aquí podemos modificar el registro.
Cualquier de los dos botones anteriores presentan una ventana similar a la siguiente.
CREA gestión
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Ventana Vertical
Llamada así porque los campos se presentan verticalmente, Fíjate en la siguiente
figura como “Nombre1, “Nombre2” “Teléfono” están colocados de arriba abajo.
Cuando el número de campos es muy grande puede pasar que no quepan
verticalmente en pantalla. Esta barra de desplazamiento vertical nos permite
solventar este inconveniente.
Presenta la lista desplegable de textos predefinidos. Recuerda que esta lista
la vamos creando nosotros mismo a nuestro gusto.
Escribe la fecha actual en la caja de texto que esté enfocada. La caja
enfocada es la que está de color amarillo. (En el ejemplo anterior es
“Nombre1” la caja de textos enfocada.
Presenta un teclado “virtual” en pantalla para escribir en la caja
enfocada. Esto es muy útil en modo táctil
CREA gestión
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Pulsando la combinación de teclas “Ctrl. + S”, o este botón, los
cambios realizados quedan guardados en la base de datos. Si
todo va bien la ventana muestra el siguiente mensaje.
Si deseamos cancelar las modificaciones hechas, o
simplemente queremos salir de la ventana basta con pulsar la
tecla “Esc” o este botón.
Impresión de etiquetas de precios
El programa permite imprimir las
etiquetas de precio de los artículos
incluido su código de barra para facilitar
la venta. Para ello debe de disponer de
alguna impresora de etiquetas adhesivas.
Hay dos formas de imprimir las etiquetas. Ver figura
La opción 1 se usa para imprimir los precios de los artículos introducidos en el almacén
vía una factura de compra. Este método es bueno para imprimir la cantidad justa de
CREA gestión
etiquetas de cada artículo ya que el programa nos indica el número de artículos
comprados.
Nosotros definimos el Nº de veces que queremos imprimir la etiqueta de ese artículo.
En el ejemplo anterior hemos puesto 100.
La opción 2 se usa para localizar cualquier artículo o artículos en la base de datos e
imprimir sus respectivas etiquetas. En este caso no existe la columna de cantidad
comprada ni la fecha, como es lógico.
En el ejemplo anterior hemos buscado artículos del almacén que comiencen por EMP.
TRUCO: poniendo un % delante de la palabra, la búsqueda será del tipo “Que
contenga”
Caja de Histórico de documentos
Cada vez que se abre un documento CreaGestión lo añade a la caja de histórico de
documento. En la parte superior.
El clic simple es útil para asociar documentos. Por ejemplo si queremos asociar una
factura a un presupuesto.
El doble clic es una forma rápida de cargar un documento recientemente usado.
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Asociación de documentos en CreaGestión
Asociar documentos en CreaGestión es establecer un enlace (en forma de botón con
el nombre del documento subrayado) (link). La asociación es útil para relacionar por
ejemplo un presupuesto con su factura, o un albarán. Para asociar documentos solo
tenemos que proporcionar a un documento el número del otro. Siempre un documento
esta asociado al otro mediante un botón y viceversa.
En la imagen de arriba el botón nos dice que la factura esta asociada al presupuesto
P13000046. Y en la figura de abajo nos dice que el presupuesto esta asociado a la
factura F13000092. Para cargar de forma instantánea cada documento basta con hace
clic en el link.
Usar el histórico de documentos para facilitar la asociación.
CREA gestión
En el panel de Asociar pegamos el número de documento y pulsamos el botón
Asociar.
Envío de correo individual y masivo
Usando la parte izquierda de la ventana podemos enviar un correo individual. Usando
la parte derecha podemos enviar un correo masivo.
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CREA gestión
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La selección de una forma u otra es mediante la casilla
El correo masivo espera una lista de correos separadas por punto y coma; La forma
de llenar la lista es pegándola del portapapeles de Windows.
Mediante el menú Edición del envío masivo podemos adaptar la lista de correo para
que quede separada por punto y coma.
Antes de poder utilizar la ventana de envío de correo es necesario configurar la cuenta
de correo que vamos a utilizar para enviar los correos.
Busqueda seleccionable por columnas
Se puedes buscar un texto en todas las columnas con solo marcar “Buscar en todos”
CREA gestión
Si desmarcarmos “Buscar en todos” se puede seleccionar una columna en concreto
para realizar las búsquedas.
Copiar al portapapeles el contenido de toda la tabla
Pulsando el icono de “Copiar al portapapeles” se copia los datos al portapapeles. Esto
es útil para pegar la información en otros programas como EXECEL, WORD, etc.
Devoluciones en CreaGestion
Para hacer una devolución solo hay que poner la cantidad, del producto o servicio
prestado, en negativo, en la columna CANT. (Cantidad).
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Si fuera un artículo que ha salido del almacén el proceso es el mismo, pero hay que
seleccionar el artículo del almacén.
Y poner la cantidad a devolver al almacén en negativo. En la imagen anterior se han
devuelto 2 “EMPASTE COMPOSITE COMPLEJO” al almacén.
Si la devolución implica que hay que devolver el dinero al
cliente, porque, por ejemplo, ya lo ha pagado pulsamos el
botón Salvar…
En indicamos la forma de devolución en que se devolverá el importe al cliente
Documentos Pendiente de cobro
Si a un cliente se le han hecho devoluciones, figurará documentos pendientes cobro y
devoluciones. En la siguiente figura, una cliente llamada SANTANA PEREZ MARIA
tiene 3 documentos pendientes
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Si observamos, también se le ha hecho una devolución de 85 euros. Esta devolución
compensa lo pendiente de cobro, quedando un saldo pendiente final de 0,00.
Búsquedas más potentes.
Por defecto las búsqueda son “que contenga”, y además busca las palabras
independientes
Si queremos hace una búsqueda mas exacta, hay que poner comillas dobles al final o
principio de la cadena de búsqueda.
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Configuración
Configuración Vertical.
Aquí se configuran todas las opciones comunes a todos los puestos. Por ejemplo los
datos de la empresa, los modos de trabajo, etc.
Configuración Horizontal.
Aquí se configuran las opciones de cada puesto de trabajo u ordenador. Por ejemplo
la dirección IP, el nombre del PC, las impresoras del PC, etc.
Operarios
Aquí se configuran los usuarios del programa y sus privilegios.
Importar datos
Este menú puede estar presente para importar datos de versiones anteriores del
programa.
Otras consideraciones
El logotipo para la impresión de documentos y tickets debe estar en la misma carpeta
que Crea.exe y debe llamarse “logo.png” ó “logo.jpg”. El programa 1º busca el png y si
no lo encuentra intenta cargar el jpg.
La carpeta donde se ubiquen las fotos debe ser una carpeta o unidad de red
compartida para que el acceso a las imágenes se pueda hacer desde cualquier
ordenador. De la forma \\SERVIDOR\CARPETA_IMAGENES\.
Configuración Vertical
Hay cuatro tipos de parámetros configurables.
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La lista de configuración vertical puede ser más o menos extensa. Cada uno de los
puntos de esta lista tiene una explicación de para lo que se usa.
Configuración Horizontal
Es donde se configuran los puestos (ordenadores) que usan el programa.
Mediante el botón “Editar” accedemos a la ventana de edición tal como se muestra en
la siguiente figura.
Cadena de conexión
Aquí se configura la conexión a la base de datos y el operario por defecto del programa
en el ordenador.
La cadena de conexión y el usuario por defecto se guardan en un fichero xml en la
misma carpeta donde está el ejecutable CreaGestion.exe llamado
SetupCreaGestion.xml.
CREA gestión
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Configuración Vertical+
Aquí se configuran ciertos parámetros de la configuración vertical (que afecta a todos
los puestos) que no convienen que accedan a ello personal sin conocimientos técnico.
Borrado de la base de datos
Normalmente, al principio de instalar el programa CREA gestión
Se hacen pruebas de facturas, se crean clientes y proveedores de prueba, etc. Llega
el momento de empezar a trabajar en serio. Esta opción de borrado de la base de
datos nos permite poner los contadores a cero, limpiar las tablas de clientes,
proveedores, etc.
El borrado de las diferentes
tabla se puede hacer por
separado.
Podemos borrar los
Contadores para empezar
cada documento por el
número 1.
Podemos borrar los
documentos que hayamos
creado en la pruebas.
Puede que queramos
conservar los Artículos.
CREA gestión
Configuración Impresora de etiquetas adhesivas
El programa permite trabaja con impresoras de etiquetas adhesivas para imprimir los
precios de los artículos con su código de barra.
En el caso de la impresora DYMO LabelWriter 400 esta es la configuración para
seleccionar el tipo de etiquetas.
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Activación del programa
Una vez recibas el código de activación por correo debes seguir los siguientes pasos:
Pulsar en el botón Acerca de… en la esquina inferior izquierda.
Luego en la frase “Aplicación NO activada”
A continuación pegar el código suministrado por correo y pulsar el botón Aceptar
Cerrar el programa y volverlo a abrir.
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