Asis. de Inventarios

Transcripción

Código:
MF-LO06
Versión:
01
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
NOMBRE DEL
CARGO:
MISIÓN DEL
CARGO:
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
PROCESO
LOGISTICA
SUPERIOR
INMEDIATO
COORDINADOR DE LOGISTICA
Generar en forma correcta y en el tiempo oportuno los documentos de inventarios de las sedes asignadas,
ejerciendo control interno para garantizar que todo despacho se realice con un documento oficial. Garantizando
que los inventarios Fiscos Vs. Sistema presentan cifras razonables.
Dar apoyo en la coordinación de despachos a las sucursales y a los clientes.
Participar en la realización de los inventarios físicos, conciliar para justificarle al Area Financiera las diferencias.
Asi como tambien mantener conciliadas la bodega asignada, virtuales y en consignacion a los Clientes y
Proveedores
NIVEL DE
AUTORIDAD
Sujeto a directriz y autorización de su jefe inmediato
PERSONAL QUE LE
REPORTA:
Este cargo no tiene linea de reporte
DESCRIPCIÓN ALCANCE DEL CARGO
FUNCIONES
1. Creacion y
Administracion
datos maestros
ACTIVIDADES
• Crear kits en el sistema.
• Crear los lotes y fechas de vencimiento.
• Crear soportes para facturación.
• Previa definicion crear y/o modificar bodegas virtuales.
2. Modificar datos de • Ajustar referencias causantes de errores en gastos.
• Modificar kits en el sistema.
inventarios
PROCESO EN
EL QUE SE
INSCRIBE
AUTORIDAD
LOGISTICA
Sujeto a directriz y
autorización de su
jefe inmediato.
LOGISTICA
autorización de su
jefe inmediato.
3. Elaboracion
documentos de
Inventarios
• Elaborar documentos de Entrada y Salida, imprimir y anexar solicitud de
elaboracion.
• Archivar
garantizando el control del consecutivo.
• Ejercer control
interno permanente para garantizar que los movimientos de mercancia solo
se realizan con un documento oficial.
LOGISTICA
autorización de su
jefe inmediato.
4. Inventarios
Fisicos
• Participar en la ejecucion del inventario fisico segun Calendario para los
Inventarios Ciclicos y Aleatorios.
• Coordinar
su ejecucion con el personal de la bodega.
• Realizar
inventario fisico de las bodegas de las consignaciones y aleatorios en las
bodegas de Bioart.
LOGISTICA
autorización de su
jefe inmediato.
5. Conciliacion
Inventarios
• Realiza conciliación de inventario físico tomando como base el
movimiento del producto y los documentos versus sistema, determinando
sobrantes y faltantes de la Bodega y entregar informe al Area Financiera.
• Solicitar copia de los documentos de Ajustes, realizados por el Area
Financiero y hacer seguimiento que los Ajustes solicitados se elaboren
oportunamente.
• Archivar
garantizando el control del consecutivo.
• Participa en los Inventarios Fisicos, concilia y justifica las diferencias al
Area Financiera.
• Realizar conciliacion
de las bodegas virtuales para garantizar que presentan cifras razonables.
LOGISTICA
autorización de su
jefe inmediato.
1 de 5
Código:
MF-LO06
Versión:
01
NOMBRE DEL
CARGO:
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
PROCESO
LOGISTICA
SUPERIOR
INMEDIATO
6. Elaboracion de
Informes
• Elaborar informes de inventario: Productos de lenta rotacion, obsoletos,
averiados, proximos a vencer, analisis de inventarios por Lineas.
• Elaborar informe de los inventarios fisicos programados según
Calendario.
• Analisis
de rotacion Bodegas en Consigancion de los Clientes.
• Elaboracion
informe de Control Interno de los movimientos de la mercancia.
7. Consignacion
Clientes
• Administrar y Controlar el Modelo de Consignacion Clientes en el Sistema,
previa autorizacion del Area Comercial y de la definicion formal mediante
carta con el Cliente.
• Elaborar las Entradas y las Salidas de la Mercancia en Consignacion a los LOGISTICA y
autorización de su
Clientes.
• Recibir los
COMERCIAL
jefe inmediato.
consumos de los Clientes para coordinar su Facturacion.
• Realizar conciliacion mensual de los Inventarios con los Clientes con el
apoyo de los comerciales.
8. Consignacion
Proveedores
• Administrar y Controlar el Modelo de Consignacion Proveedores en el
Sistema.
• Elaborar las
Entradas y las Salidas de la Mercancia en Consignacion de Proveedores.
• Reportar los consumos a Compras Nacionales para solicitar Factura al
Proveedor.
• Realizar
conciliacion mensual de los Inventarios con los Proveedores y Compras
Nacionales.
• Recibir
Orden de Compra y Fotocopia Fra. del proveedor y Elaborar la Entrada al
Sistema.
LOGISTICA
LOGISTICA
autorización de su
jefe inmediato.
autorización de su
jefe inmediato.
9. Revisar todos los dias los traslados recibidos y despachados para garantizar que solo quedan los que realmente estan en transito y
que las inconsistencias se solucionen en 3 dias habiles.
10. Velar por las necesidades de mantenimiento y el buen funcionamiento y uso de equipos e instalaciones.
11. Cumplir con el reglamento interno de trabajo
12. Cumplir con lo establecido dentro de los programas de Gestion de H. S. y E, y Sistemas de Calidad siguiendo las políticas definidas
en cada uno y participar activamente en la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo a su alcance.
INTERRELACIONES DEL CARGO
RELACIONES CON LA JERARQUÍA
GERENCIA
GENERAL
• Entregar informe mensual de inventario.
GERENCIA DE
VENTAS
• Entregar y Recibir carta de aprobacion para la apertura de los inventarios en consigancion de los clientes.
• Entregar informe de los inventarios en Consignacion de los Clientes.
GERENCIA DE
OPERACIONES
• Revisar procesos para la Administracion y Control de los Inventarios.
las reuniones de retroalimentacion del funcionamiento del Area.
mensual de inventario.
ejecución de labores.
• Solicitar información acerca de despachos de productos.
COORDINADOR
LOGISTICO
• Revisar procesos para la Administracion y Control de los Inventarios.
• Asistir a
las reuniones de retroalimentacion del funcionamiento del Area.
• Entregar informe
mensual de inventarios.
• Solicitar información sobre
la ejecución de labores.
• Solicitar información acerca de despachos de productos a los clientes y a las sucursales.
RELACIONES INTERNAS
2 de 5
• Asistir a
• Solicitar información sobre la
Código:
MF-LO06
Versión:
01
NOMBRE DEL
CARGO:
CARGO
COORDINADOR
CONTABLE
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
SUPERIOR
INMEDIATO
FINALIDAD
• Participacion en los inventarios fisicos de fin de año y los aleatorios que designe el area financiera y su Jefe
inmediato .
de la conciliacion de los inventarios.
• Recibir del area
financiera la liquidacion del costo de las mercancia para realizar las Entradas de Mercancia por compras
importadas.
PROCESO
LOGISTICA
ESPECIALISTAS DE • Solicitar y recibir aprobación para entregar soporte de aprobacion al area financiera para solicitar la baja de
productos averiados, vencidos, solicitando informacion acerca de la disposición final de los mismos.
PRODUCTO
RELACIONES INTERNAS
FINALIDAD
CARGO
FACTURADOR
• Coordinar el proceso de conciliacion devoluciones (anulaciones) de clientes.
Coordinar la facturacion a los clientes, generando el documento definido.
COORDINADOR DE
CARTERA
• Coordinar el proceso de conciliacion devoluciones (anulaciones) de clientes.
•
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO CON
CLIENTES CON
BODEGAS EN
CONSIGNACION
PROVEEDORES
MERCANCIA EN
CONSIGNACION
FINALIDAD
• Realizar conciliaciones e inventarios.
• Realizar conciliaciones e inventarios.
CONTROL DE REALIZACIÓN DE LOS OBJETIVOS
Este cargo toma como mecanismos de control los siguientes objetivos:
• Reporte de planes de acción.
• Los conciliacion de inventarios físicos. Indicadores: Exactitud en el Inventario del 95% y % de Ajustes del 0,1%
• Entrega de informes a las gerencias y a su jefe inmediato.
COMITES EN LOS QUE PARTICIPA
• Reuniones del Area.
PERFIL POR COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
FORMACIÓN
(Conocimientos
Especializados)
IDIOMA
Profesional o Tecnólogo en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines al área de
Administracion y Control de Inventarios, Almacenamiento y/o Logística.
Sistemas de almacenamientos, procedimientos de bodega, procedimientos de inventarios, normas B.P.M.
Conocimientos básicos en sistemas. Office. Sistema UNO Version 8,5.
No aplica
AREA
EXPERIENCIA
Inventarios, Almacenamiento, Distribucion
RESPONSABILIDADES
3 de 5
TIEMPO
1 año
Código:
MF-LO06
Versión:
01
NOMBRE DEL
CARGO:
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
PROCESO
LOGISTICA
AREA DE
RESPONSABILIDAD
SUPERIOR
INMEDIATO
ALCANCE
Equipo y Materiales
Computador, teléfono e implementos de oficina.
Información:
Manejo de todos los documentos e información de carácter confidencial, relacionada con los procedimientos del
área de Logística (inventarios, documentos físicos de traslados, remisiones, y gastos de cx) y de la información
revisada en Sistema UNO, así como la documentación generada en el Sistema de Gestión de Calidad.
Dinero y Valores:
Supervisión:
Contactos:
Procesos:
No aplica
No aplica
Clientes con bodegas en consignacion y Proveedores de mercancia en consignacion.
Coordinación y realización de inventarios físicos.
CONDICIONES DE TRABAJO
Riesgos Inherentes
Horario de Trabajo

Ergonómico

Psicosocial

Fisico
Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm - 12pm a 8pm
EJE DE EVALUACIÓN
DEFINICION
PESO
1. ORIENTACIÓN AL
CLIENTE
Habilidad para actuar con sensibilidad hacia las necesidades
que tienen los clientes internos y externos, dándoles
satisfacción a sus requerimientos, entregando productos y
servicios, con valor agregado, que superen sus expectativas.
5
2. ORIENTACIÓN AL
RESULTADO
Es la preocupación por lograr los objetivos organizacionales y
por sobrepasar los estándares de excelencia personales y los
establecidos por el trabajo.
5
3. ORIENTACIÓN
INTERPERSONAL
Es la disposición y capacidad para, en su entorno laboral,
orientarse positivamente a los demás, demostrando empatía,
respeto por la diferencia, actitudes colaborativas y
participativas, escucha activa y comunicación asertiva.
Supone comprender la repercusión de su trabajo y acciones
en los procesos del resto de la organización, y exige poner en
acción habilidades para trabajar en equipo, informar con
oportunidad, comunicarse con efectividad y resolver con
asertividad situaciones de diferencia con otros.
5
4. GESTIÓN DEL
CAMBIO
Es la capacidad para prever necesidades de cambio y de
planear y desarrollar acciones que posibiliten la adaptación
propia y la de los demás a nuevas formas de desarrollar el
trabajo. Capacidad para aprender y aplicar nuevas ideas o
conceptos. Habilidad para interpretar la realidad de nuevas
maneras y desarrollar los aprendizajes necesarios.
5
COMPETENCIAS
ORGANIZACIONALES
4 de 5
ORGANIZACIONALES
Código:
MF-LO06
Versión:
01
NOMBRE DEL
CARGO:
COMPETENCIAS
FUNCIONALES
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
PROCESO
LOGISTICA
SUPERIOR
INMEDIATO
5. COMPROMISO
ORGANIZACIONAL
Se identifica con los valores y cultura organizacionales y
actúa de manera que estos se vean reflejados en cada
actividad realizada. Trabaja por el logro de los objetivos
empresariales y del área donde se encuentre ubicado.
10
HABILIDAD TECNICA
Conocimientos y dominio de aspectos relacionados con el
proceso a cargo, organización, producto, entorno, cliente y
calidad.
10
SOLUCION DE
PROBLEMAS
Capacidad para identificar problemas, reconocer información
significativa, buscar y coordinar datos relevantes y
diagnosticar posibles causas.
10
ORGANIZACIÓN Y
CONTROL DE
ACTIVIDADES
Capacidad de organizar y desarrollar sus actividades y
responsabilidades dentro de los plazos establecidos,
efectuando la comprobación y control de su trabajo para
garantizar una ejecución oportuna y de calidad en su tarea.
10
IMPACTO E
INFLUENCIA
Habilidad para convencer e influir a otros, atrayendo con
argumentos relevantes y para efectuar intercambios,
concertar posiciones, llegar a soluciones compartidas y
establecer acuerdos de beneficio mutuo.
10
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
Fecha de Modificación
Versión
ANA ARZAYUS
GERENCIA GENERAL
2015-07-01
01
5 de 5

Asis. de Inventarios

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