1 Acerca de GFI MailArchiver

Transcripción

Manual de producto de GFI
Manual de administración y configuración
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Versión del documento: 1.1.1
Última actualización (mes/día/año): 2/16/2012
Tabla de contenido
1.1 Introducción a GFI MailArchiver
1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
1.3 Licencias de GFI MailArchiver
1.4 Requisitos del sistema
1.5 Instrucciones de instalación de GFI MailArchiver
2 Uso de GFI MailArchiver
2.1 Inicio de sesión de GFI MailArchiver
2.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
2.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico
2.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados
2.5 Búsqueda avanzada
2.6 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
2.7 Acceso a varios buzones
2.8 GFI MailInsights
2.9 Cambiar las preferencias de usuario
3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver
3.1 Introducción
3.2 Cómo usar la ficha Página de inicio
4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
4.1 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector
4.2 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector
4.3 Requisitos del sistema de Outlook Connector
4.4 Instalación de Outlook Connector a través de GPO
5 Cómo configurar GFI MailArchiver
5.1 Información general de la configuración
5.2 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar
5.3 Restricciones de archivado de los buzones
5.4 Cómo configurar Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
5.5 Cómo administrar el ámbito del archivado
5.6 Cómo administrar Almacenes de archivo
5.7 Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
5.8 Copias de seguridad de Almacenes de archivo
5.9 Indización
5.10 Programación de Almacenes de archivo
5.11 Control de acceso al correo electrónico
5.12 Directivas de retención
5.13 Reglas de clasificación
5.14 Auditoría
5.15 Como ver y editar claves de licencia
5.16 Configuración general
11
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124
125
6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico
6.1 Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange
6.2 Importar correos electrónicos desde archivos PST locales
6.3 Importar correos electrónicos desde archivos PST en red
6.4 Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2
6.5 Importar correos electrónicos desde GFI MailEssentials
6.6 Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver
128
128
141
150
171
178
186
7 Restauración de buzones
193
7.1 Restaurar un buzón
193
8 Solución de problemas
8.1 GFI SkyNet
8.2 Foro en la red
8.3 Solicitar soporte técnico
8.4 Documentación
8.5 Problemas en la instalación
8.6 Problemas generales
8.7 Problemas de importación o exportación
8.8 Problemas de Outlook Connector
195
195
195
195
195
196
198
202
205
9 Glosario
207
10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario
212
10.1 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003
10.2 Deshabilitar el registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003
10.3 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2007
10.4 Deshabilitar el registro en diario estándar en Microsoft Exchange Server 2007
10.5 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2010
11 Índice
212
218
220
227
229
234
237
Lista de figuras
Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
14
Captura de pantalla 2: Cómo trabajar con correos electrónicos en GFI MailArchiver
16
Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda avanzada
18
Captura de pantalla 4: Pantalla de inicio de sesión de smartphone
21
Captura de pantalla 5: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones
21
Captura de pantalla 6: Resultado de búsqueda por smartphone
22
Captura de pantalla 7: Vista de conversación en smartphone
23
Captura de pantalla 8: Acceso a varios buzones
24
Captura de pantalla 9: Flujo de comunicación de MailInsights
26
Captura de pantalla 10: Informe de flujo de comunicación de MailInsights
27
Captura de pantalla 11: Comunicadores de correo web de MailInsights
28
Captura de pantalla 12: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights
29
Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights
30
Captura de pantalla 14: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights
31
Captura de pantalla 15: Uso del almacenamiento de MailInsights
32
Captura de pantalla 16: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights
33
Captura de pantalla 17: Cuentas inactivas de MailInsights
34
Captura de pantalla 18: Informe de cuentas inactivas
35
Captura de pantalla 19: Palabras inapropiadas de MailInsights
36
Captura de pantalla 20: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights
36
Captura de pantalla 21: Spammers internos de MailInsights
37
Captura de pantalla 22: Informe Spammers internos de MailInsights
38
Captura de pantalla 23: Fuera de las horas de oficina de MailInsights
39
Captura de pantalla 24: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights
41
Captura de pantalla 25: Preferencias del perfil de usuario
42
Captura de pantalla 26: El panel de GFI MailArchiver
43
Captura de pantalla 27: Área Acerca de GFI MailArchiver
44
Captura de pantalla 28: Latido de GFI MailArchiver
44
Captura de pantalla 29: Área Servidores
45
Captura de pantalla 30: Área Almacenes de archivo
45
Captura de pantalla 31: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver
46
Captura de pantalla 32: Configuración del área Flujo de correo electrónico
46
Captura de pantalla 33: Ficha Visor de eventos
47
Captura de pantalla 34: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de
Windows Server 2003
51
Captura de pantalla 35: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de
Windows Server 2003
54
Captura de pantalla 36: Página de configuración de GFI MailArchiver
57
Captura de pantalla 37: Pantalla Administrar buzones de diario
60
Captura de pantalla 38: Añadir buzón de diario
61
Captura de pantalla 39: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un
buzón de diario.
62
Captura de pantalla 40: Se ha añadido correctamente un buzón existente
64
Captura de pantalla 41: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado
66
Captura de pantalla 42: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios
67
Captura de pantalla 43: Habilitar recuperación de estructura de carpetas
68
Captura de pantalla 44: Agregar directiva de exclusión
70
Captura de pantalla 45: Seleccionar los usuarios que se excluyen
71
Captura de pantalla 46: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo
electrónico.
72
Captura de pantalla 47: Visualización de Almacenes de archivo
74
Captura de pantalla 48: Administrar Almacenes de archivo
77
Captura de pantalla 49: Asistente de Almacén de archivo
78
Captura de pantalla 50: Seleccione el tipo de base de datos.
79
Captura de pantalla 51: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
80
Captura de pantalla 52: Creación de Almacén de archivo: finalizar configuración
81
83
84
85
Captura de pantalla 56: Microsoft SQL Server: seleccionar base de datos
86
Captura de pantalla 57: Seleccionar un método de autenticación
87
Captura de pantalla 58: Crear o seleccionar una base de datos existente
88
Captura de pantalla 59: Microsoft SQL Server: seleccionar la ubicación de los datos y del archivo de
registro.
89
Captura de pantalla 60: Microsoft SQL Server Express con almacenamiento de archivos: seleccionar
ubicaciones
90
Captura de pantalla 61: El Actualizador de esquemas en masa
92
Captura de pantalla 62: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
95
Captura de pantalla 63: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
97
99
Captura de pantalla 65: Administración de índice de búsqueda
102
Captura de pantalla 66: Cómo configurar el control de acceso
108
Captura de pantalla 67: Visualización de directivas de retención y spam
110
Captura de pantalla 68: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico
111
Captura de pantalla 69: Detalles de directiva de retención
112
Captura de pantalla 70: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM
115
Captura de pantalla 71: Detalles de Regla de categorización
117
119
Captura de pantalla 73: Habilitar la auditoría de interacción del usuario
121
Captura de pantalla 74: Configuración general
125
Captura de pantalla 75: Configuración de comprobación de la versión
126
Captura de pantalla 76: Planes del Almacén de archivo
131
132
Captura de pantalla 78: Asistente de fechas del plan
133
Captura de pantalla 79: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange
137
Captura de pantalla 80: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta
138
Captura de pantalla 81: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
139
144
145
146
Captura de pantalla 85: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook
148
149
153
154
155
Captura de pantalla 90: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter
156
Captura de pantalla 91: GFI PST Exporter: configuración general
157
Captura de pantalla 92: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta
158
Captura de pantalla 93: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones
159
Captura de pantalla 94: GFI PST Exporter: grupos de equipos
160
Captura de pantalla 95: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos
160
Captura de pantalla 96: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos
161
Captura de pantalla 97: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca
162
Captura de pantalla 98: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos
163
Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: agregar un equipo
164
Captura de pantalla 100: GFI PST Exporter: implementación del agente
165
165
Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto
166
Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos
167
Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: informe de exportación
168
Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: registros de procesamiento
169
174
175
176
181
182
183
Captura de pantalla 112: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver
188
Captura de pantalla 113: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda
189
Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación
191
Captura de pantalla 115: Utilidad para restaurar buzones
193
Captura de pantalla 116: Añadir usuarios en Microsoft Exchange 2003
212
Captura de pantalla 117: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario
213
Captura de pantalla 118: Añadir una contraseña
213
Captura de pantalla 119: Propiedades del nodo Almacén de buzones
214
Captura de pantalla 120: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 215
Captura de pantalla 121: Edición de ADSI
217
Captura de pantalla 122: Atributo heuristics
218
Captura de pantalla 123: Edición del valor del atributo heuristics
218
219
Captura de pantalla 125: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 220
Captura de pantalla 126: Detalles de buzón de usuario nuevo
222
Captura de pantalla 127: Configuración de una base de datos de buzones
223
Captura de pantalla 128: Propiedades de la base de datos de buzones
224
Captura de pantalla 129: Configuración de reglas de registro en diario
225
Captura de pantalla 130: Creación de una regla de diario
226
227
228
229
231
232
233
234
235
236
Lista de tablas
Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual
12
Tabla 2: Opciones de la ficha Archivar
14
Tabla 3: Opciones de vista de correo electrónico
16
Tabla 4: Descripción de comodín
18
Tabla 5: Opciones de Búsqueda avanzada
18
Tabla 6: Criterios del informe de flujo de comunicación
26
28
Tabla 8: Criterios del informe de comunicadores de correo web
28
29
30
31
Tabla 12: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico
32
33
Tabla 14: Criterios del informe de cuentas inactivas
34
Tabla 15: Criterios del informe de palabras inapropiadas
36
37
37
38
Tabla 19: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina
39
41
Tabla 21: Opciones del área Flujo de correo electrónico
46
Tabla 22: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector
48
Tabla 23: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook Connector
49
Tabla 24: Requisitos de software de Outlook Connector
49
Tabla 25: Requisitos de hardware de Outlook Connector
50
Tabla 26: Información general de configuración actual
58
Tabla 27: Opciones de Servidor de correo
60
Tabla 28: Opciones del Asistente de buzón de diario
62
Tabla 29: Opciones del buzón de diario existente
63
Tabla 30: Opciones de Recuperación de la estructura de carpetas
69
Tabla 31: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos
73
Tabla 32: Tabla de Almacenes de archivo programados
74
Tabla 33: Tabla de Almacén de archivo
75
Tabla 34: Recomendaciones del tipo de base de datos
75
Tabla 35: Opciones de Detalles de Almacén de archivo
78
Tabla 36: Ubicaciones de base de datos, correo electrónico e índice de búsqueda
80
Tabla 37: Recomendaciones para Microsoft SQL Express
82
84
Tabla 39: Opciones de tipo de base de datos
85
Tabla 40: Opciones de selección de base de datos
87
Tabla 41: Métodos de autenticación de Microsoft SQL Server
88
88
Tabla 43: Opciones de ruta de acceso de base de datos
89
Tabla 44: Opciones de correo electrónico y de índice de búsquedas
91
Tabla 45: Propiedades de Almacén de archivo
100
Tabla 46: Opciones de Programación de la indexación
103
Tabla 47: Estados del índice de búsqueda
104
Tabla 48: Opciones de Sustituir en función de la fecha
105
Tabla 49: Grupos del control de acceso al correo electrónico
106
Tabla 50: Campos de la tabla de directivas de retención
111
Tabla 51: Opciones de Nueva directiva de retención
112
Tabla 52: Tipos de archivos de retención predefinidos
114
Tabla 53: Opciones de Directiva de retención de SPAM
115
Tabla 54: Opciones de Directiva de clasificación
117
Tabla 55: Métodos de autenticación de SQL Server
120
Tabla 56: Opciones de Configuración general
126
Tabla 57: Configuración de comprobación de versión
127
Tabla 58: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI
MailArchiver
130
MailArchiver
143
MailArchiver
152
MailArchiver
173
MailArchiver
180
Tabla 63: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico
190
Tabla 64: Opciones de exportación de correo electrónico
191
Tabla 65: Problemas en la instalación
196
Tabla 66: Problemas generales
198
Tabla 67: Problemas de importación o exportación
202
Tabla 68: Problemas de Outlook Connector
205
1.1 Introducción a GFI MailArchiver
GFI MailArchiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los
mensajes de correo electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central.
Posteriormente, podrá administrar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde
la configuración basada en Web de GFI MailArchiver. También puede permitir que los usuarios
naveguen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través del explorador basado en Web y
una interfaz de búsqueda. GFI MailArchiver además se puede integrar con Microsoft Outlook.
1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
Las operaciones de GFI MailArchiver se pueden clasificar en tres fase, como se describe a
continuación.
Figura 1: Diagrama de una instalación típica de GFI MailArchiver.
Fase 1: Recuperar correos electrónicos
GFI MailArchiver recopila mensajes de correo electrónico del buzón de registro en diario de Microsoft
Exchange.
Fase 2: Archivar correos electrónicos
GFI MailArchiver archiva los mensajes de correo electrónico recopilados en la base de datos activa
configurada, por ejemplo Microsoft SQL Server.
Fase 3: Examinar mensajes de correo electrónico archivados
GFI MailArchiver
1 Acerca de GFI MailArchiver | 11
Los usuarios pueden explorar y buscar mensajes de correo electrónico archivados concretos a través
de la interfaz web de GFI MailArchiver o desde Microsoft Outlook por medio de GFI MailArchiver
Outlook Connector.
1.3 Licencias de GFI MailArchiver
Para obtener información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte:
http://www.gfi.com/products/gfi-mailarchiver/pricing/licensing
1.4 Requisitos del sistema
Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema y otras configuraciones de la instalación
consulte la Guía de introducción a GFI MailArchiver, disponible en:
http://www.gfi.com/mar/manual/
1.5 Instrucciones de instalación de GFI MailArchiver
Para obtener un conjunto completo de instrucciones de instalación e información sobre cómo
configurar GFI MailArchiver antes de empezar a usarlo, consulte la Guía de introducción a GFI
MailArchiver, disponible en:
1.5.1 Términos y convenciones que se usan en este manual
Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual
Término
Descripción
Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI MailArchiver.
Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir.
>
Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta.
Texto en negrita
Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando.
Texto en cursiva
Parámetros y valores que debe sustituir por valores, como rutas de acceso y nombres de archivo.
Código
Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones.
GFI MailArchiver
1 Acerca de GFI MailArchiver | 12
2 Uso de GFI MailArchiver
Lea este capítulo para obtener información relacionada con:
Inicio de sesión de GFI MailArchiver
Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
Trabajo con mensajes de correo electrónico
Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados
Acceso a varios buzones
Cambio del idioma de la interfaz de usuario
2.1 Inicio de sesión de GFI MailArchiver
Desplácese a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se cargará en el
explorador de Internet predeterminado. Escriba las credenciales del dominio (nombre de
usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Microsoft Windows) cuando se le
soliciten.
Como alternativa, escriba la siguiente dirección URL en el explorador de Internet:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/MailArchiver
De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para no requiere
credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión
iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con
sesión iniciada en GFI MailArchiver.
NOTA
Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión
utilizando otro usuario de Microsoft Windows.
NOTA
Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI
MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para
iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado.
2.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar.
GFI MailArchiver
2 Uso de GFI MailArchiver | 13
Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
2. En la ficha Archivar se pueden ver los correos electrónicos archivados de todos los buzones a los
que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, que se describen en la Tabla
1 a continuación.
Tabla 2: Opciones de la ficha Archivar
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que
desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos
electrónicos.
Oculta el panel de vista previa de correo.
Muestra el panel de vista previa de correo.
En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los
correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista
de correos electrónicos.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón.
Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión
iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver
los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en
Cerrar para salir de la lista Cuentas.
NOTA
De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 correos electrónicos por
página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la
esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de
correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar.
2.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico
En la ficha Archivar de GFI MailArchiver, puede ver los correos electrónicos archivados y realizar
acciones en ellos. Para ver un correo electrónico, selecciónelo en la vista de buzón o de mensaje. El
correo electrónico seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga clic en cualquiera de
los correos electrónicos para verlo en la ventana de vista de correo electrónico.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 2: Cómo trabajar con correos electrónicos en GFI MailArchiver
En la ventana de vista de correo electrónico, se muestra el contenido de los mensajes de correo
electrónico y se pueden realizar varias acciones. Dichas acciones se muestran y describen en la Tabla
2, que se encuentra a continuación.
Tabla 3: Opciones de vista de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver encabezados de correos electrónicos.
Haga clic para ver los encabezados de Internet de los correos electrónicos. Éstos se muestran en un panel.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver hilo de conversación
Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se
muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a
hacer clic en el botón o seleccione Cerrar.
Editar etiquetas de correos electrónicos (personales y globales)
Le permite clasificar correos electrónicos mediante las etiquetas. Esta característica es útil en las
búsquedas de tipos de correo específico, Por ejemplo, buscar todos los mensajes de correo electrónico con
la etiqueta “Importante”.
Para agregar una etiqueta:
1. En ‘Etiquetas disponibles’, escriba una etiqueta de correo electrónico nueva o seleccione una existente.
2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo
electrónico.
Para quitar una etiqueta asignada previamente:
1. Seleccione una etiqueta asignada previamente.
2. Haga clic en Quitar etiqueta.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
NOTA
las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la
organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las
directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico.
Restaurar correo electrónico
Restaura mensajes de correo electrónico mediante la característica OneClick Restore, que restaura un
correo electrónico archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo
electrónico.
En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a
enviar una copia del correo electrónico actual y haga clic en Restaurar correo electrónico.
Guardar correo en el disco (formato EML)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml. Este formato
es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express, Windows Mail y
Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y, a continuación,
seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Guardar correo en disco (formato MSG)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es
compatible con Microsoft Office Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y
seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Imprimir correo electrónico
Muestra el correo electrónico en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para
imprimir el correo electrónico, use la función de impresión del explorador para imprimir.
Mostrar imágenes en correo electrónico
Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico.
Marcar como no SPAM
Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam
identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM
2.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados
En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante el cuadro de texto
Buscar correos electrónicos archivados. Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver
consultará el índice de correos electrónicos para recuperar los mensajes de correo electrónico que
coincidan y sus respectivos datos adjuntos.
GFI MailArchiver
Aparte del cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados, GFI MailArchiver también cuenta
con la característica Búsqueda avanzada, que proporciona un amplio número de opciones de
búsqueda.
NOTA
Para obtener m s informaci n, consulte Búsqueda avanzada (page 18).
En el cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados también se pueden usar los comodines
que se describen en la tabla siguiente.
Tabla 4: Descripción de comodín
COMODÍN
DESCRIPCIÓN
?
Cualquier carácter individual.
*
Cualquier cadena de caracteres.
Por ejemplo:
Para mensajes de correo electrónico que contengan la palabra ‘Swiss’, escriba ‘sw??s’ o ‘sw*s’ en el
cuadro de texto Correos electrónicos archivados.
Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel
de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico
por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI
MailArchiver los mostrará en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de
correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente.
2.5 Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada es una extensión de la función de búsqueda que permite utilizar una amplia gama
de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico.
1. En la ficha Archivar, seleccione
.
Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda avanzada
2. En el área Opciones de búsqueda avanzada use las funciones que se describen en la taba
siguiente para realizar una búsqueda avanzada.
Tabla 5: Opciones de Búsqueda avanzada
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Almacén de
archivo
Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios
Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha de envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
Incluye
todos/cualquiera
Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los
que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione:
Todos: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las
condiciones especificadas.
Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones
especificadas.
Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son:
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory del remitente del correo electrónico en el que se buscan mensajes de
correo electrónico.
Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory del destinatario del correo electrónico en el que se buscan mensajes de
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta,
después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es
después o Es exactamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una
fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione
Es antes, Es después o Es exactamente.
Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o
iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y
Es exactamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje.
Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un
contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos
adjuntos).
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el
cuerpo.
Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido
específico en los datos adjuntos.
Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta
concreta de una carpeta de buzones.
Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica.
NOTA
Haga clic en
Excluir correos
electrónicos con
las siguientes
condiciones
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
Define una lista de condiciones que el correo electrónico NOT tendrá que cumplir para que se
devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea
aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con
anterioridad.
NOTA
Haga clic en
búsqueda.
GFI MailArchiver
, que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en
función de las condiciones seleccionadas.
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento.
2.6 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante un smartphone.
NOTA
Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Para realizar una búsqueda simple:
1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL de GFI MailArchiver con
el siguiente formato:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/MailArchiver
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 4: Pantalla de inicio de sesión de smartphone
2. Inicie sesión con sus credenciales.
Captura de pantalla 5: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones
GFI MailArchiver
NOTA
La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya
configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener m s informaci n, consulte
Cambiar las preferencias de usuario (page 42).
3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar.
Captura de pantalla 6: Resultado de búsqueda por smartphone
4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los
resultados se clasifican por fecha en orden descendente.
NOTA
La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico
por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El
número máximo de resultados es 5000.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 7: Vista de conversación en smartphone
5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de
correo electrónico relacionados.
NOTA
La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico.
Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver
desde el equipo.
NOTA
La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón.
2.7 Acceso a varios buzones
Desde la ficha Archivar también puede examinar los mensajes de correo electrónico archivados de
otros usuarios. Los usuarios a cuyos mensajes de correo electrónico puede tener acceso dependen del
acceso que se le haya concedido desde la característica Control de acceso de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
NOTA
La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la
sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otro usuario o si no hay mensajes de
correo electrónico para ver.
Captura de pantalla 8: Acceso a varios buzones
Para ver los mensajes de correo electrónico archivados de otro buzón:
1. Escriba el nombre del buzón cuyos mensajes de correo electrónicos va a ver en el cuadro de
búsqueda Buscar usuarios para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha
escrito y a cuyos mensajes tiene acceso.
2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo
que hay junto al campo de búsqueda.
3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar.
4. Examine o busque los mensajes de correo electrónico que se muestran con los controles que se
proporcionan para tal fin.
GFI MailArchiver
2.8 GFI MailInsights
GFI MailInsights es una utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha
los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias del correo electrónico. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de
recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo
electrónico y los recursos.
NOTA
GFI MailInsights solamente está habilitado para los usuarios que tienen derechos de
acceso total.Para obtener m s informaci n, consulte Cómo agregar grupos al grupo de
acceso total (page 106). en el Manual de administración y configuración de GFI
MailArchiver.
Los informes disponibles son:
Flujo de comunicación: supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera
de la organización.
Uso de correo web: identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de
correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso
inapropiado del correo electrónico.
Respuesta de correo electrónico: vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responder al
correo electrónico interno y externo.
Uso de almacenamiento: conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de
almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Utilice este informe para crear directivas de
retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo
electrónico.
Cuentas inactivas: devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico,
pero que no han respondido en el tiempo especificado.
Palabras inapropiadas: realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico
que viole las directivas de la empresa.
Spammers internos: descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en
los campos Para/CC/CCO. Este informe se usa para conocer este comportamiento y minimizarlo.
Fuera de las horas de oficina: devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay
actividad de envío fuera del horario de oficina. Este informe se usa para detectar
comportamientos que pueden necesitar más investigación.
Requisitos de GFI MailInsights
GFI MailInsights requiere las siguientes configuraciones:
Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Configuración general
sección.
Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización sección.
Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente.
GFI MailArchiver
Generar informes
Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario con sesión iniciada (como un
archivo adjunto en formato PDF).
Para generar un informe:
1. Seleccione la ficha MailInsights y elija el informe deseado.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. Haga clic en Generar informe, que se encuentra en la parte inferior de cada una de las páginas del
informe.
2.8.1 Flujo de comunicación
El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo
electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos.
Captura de pantalla 9: Flujo de comunicación de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 5 – Criterios del informe de flujo de comunicación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory.
Destinatarios
Seleccione Internos, Externos o Todos.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado
es los 20 primeros.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 10: Informe de flujo de comunicación de MailInsights
El remitente puede ser un usuario o un grupo mostrado como una única entidad en el centro del
informe. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color
diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo
electrónico entre las distintas entidades.
La tabla que hay debajo el gráfico muestra la siguiente información:
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico de contacto
Dirección de correo electrónico de contacto
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos
Última comunicación
Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido.
2.8.2 Uso de correo web
El área Uso de correo web le permite generar un informe que muestre la interacción de los usuarios
internos con cuentas de correo electrónico web.
Captura de pantalla 11: Comunicadores de correo web de MailInsights
El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los
20 primeros.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 12: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights
El gráfico representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el período
especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los
proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico
enviados y recibidos por proveedor.
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Dirección de correo electrónico del usuario.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de contactos internos.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Promedio/día
Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día.
Porcentaje total
Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web.
NOTA
El informe de uso de correo web incluye los siguientes proveedores de correo web:
Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com;
Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com
2.8.3 Respuesta de correo electrónico
El informe Respuesta de correo electrónico muestra el tiempo que tardan los empleados en responder
a los mensajes de correo electrónico.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es
Todos.
Clasificar
por
Especifique el método de clasificación. Las opciones son:
Por nombre (predeterminado)
Por capacidad de respuesta
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 14: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights
El gráfico de barras representa los usuarios en el eje y y la respuesta en horas en el eje x. Los datos
se ordenan en función de los criterios definidos.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del usuario
Media de respuestas
Todo el correo (horas)
Media de respuestas internas
Correo electrónico interno (horas)
Media de respuestas externas
Correo electrónico externo (horas)
GFI MailArchiver
2.8.4 Uso del almacenamiento
El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes
categorías de archivos adjuntos.
Captura de pantalla 15: Uso del almacenamiento de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden
Informe
de
Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 16: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights
El gráfico consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del
gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño y el eje y, el tamaño de los archivos adjuntos.
NOTA
Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del
almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Fecha de la recepción de correo electrónico.
Tamaño total (KB)
Tamaño total del archivo adjunto.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Imágenes (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes.
Documentos (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos.
Música (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música.
Vídeos (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos.
Otros (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros.
2.8.5 Cuentas inactivas
El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no
están activas.
Captura de pantalla 17: Cuentas inactivas de MailInsights
Tabla 14: Criterios del informe de cuentas inactivas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 18: Informe de cuentas inactivas
NOTA
Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero
que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado.
El informe devuelve una lista de cuentas inactivas.
2.8.6 Palabras inapropiadas
El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje
inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir
palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 19: Palabras inapropiadas de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden
Destinatarios
Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos
Captura de pantalla 20: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights
GFI MailArchiver
NOTA
Si el informe Palabras inapropiadas supera las 1.500 líneas, el informe se generará en
formato .xls.
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora
Fecha y hora del correo electrónico
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente
Asunto
Asunto del correo electrónico
2.8.7 Spammers internos
El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo
electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de
correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO.
Captura de pantalla 21: Spammers internos de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Incluir
Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 22: Informe Spammers internos de MailInsights
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del remitente.
Promedio de
destinatarios
Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el
periodo de tiempo especificado.
2.8.8 Fuera de las horas de oficina
Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de
las horas de oficina.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 23: Fuera de las horas de oficina de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe de todos los empleados (opción
predeterminada) o en un grupo de Active Directory.
Incluir
Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado
es 50.
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden
Horas de
oficina
Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización.
Semana
laborable
Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de
oficina normal.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Días no
laborables
Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas
seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días
en los que cierre la empresa.
IMPORTANTE
La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la
página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración.
NOTA
Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años.
En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios
típicos:
Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y
finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m.
de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo.
Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m.
En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y
las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados
los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se
han enviado dentro del horario laborable normal.
Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche; los miércoles son festivos.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m.
de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche
a medianoche.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 24: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights
Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del
gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes
de correo electrónico fuera de las horas de oficina.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico del usuario
Número de correos electrónicos
enviados
Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de
oficina
GFI MailArchiver
2.9 Cambiar las preferencias de usuario
1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.
Captura de pantalla 25: Preferencias del perfil de usuario
2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.
3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se
muestran por página.
4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión
como administrador), cambie el formato de fecha/hora a mostrar en los informes de auditoría.
5. Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver
3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver
3.1 Introducción
A través de la ficha Página de inicio de GFI MailArchiver es fácil supervisar la instalación de GFI
MailArchiver. La información gráfica y estadística proporciona información general en tiempo real de
los parámetros operativos generales de GFI MailArchiver. También ayuda a identificar los problemas
antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema.
3.2 Cómo usar la ficha Página de inicio
Captura de pantalla 26: El panel de GFI MailArchiver
En la interfaz de GFI MailArchiver, seleccione la ficha Página de inicio. La información se muestra en
varios elementos de la pantalla que están agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen
cada una de estas secciones y cómo interpretar los datos que presentan:
Acerca de GFI MailArchiver
Latido
Servidores
Almacenes de archivo
Flujo de correo electrónico
Visor de eventos
GFI MailArchiver
3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 43
3.2.1 Acerca de GFI MailArchiver
Captura de pantalla 27: Área Acerca de GFI MailArchiver
El área ‘Acerca de GFI MailArchiver’ proporciona información importante sobre la licencia. Dicha
información es necesaria para manejar GFI MailArchiver correctamente. La información que aparece
incluye:
Número de versión y actualización: muestra tanto la versión como la actualización de la
instalación actual de GFI MailArchiver.
Validez de la licencia: muestra si la clave de licencia es válida y si se ha instalado la versión de
evaluación o una versión con licencia completa.
Número de licencias usadas: muestra el número de licencias que siguen estando libres para
usarlas en GFI MailArchiver.
Conservación por razones legales: muestra si Conservación por razones legales está habilitado.
3.2.2 Latido
Captura de pantalla 28: Latido de GFI MailArchiver
El área ‘Latido’ muestra el tiempo transcurrido desde la última conexión correcta a servidores de
correo, Almacenes de archivo y servidores de notificación. De esta forma podrá identificar
rápidamente los servidores que no responden e investigar cualquier interrupción del servicio.
GFI MailArchiver
3.2.3 Servidores
Captura de pantalla 29: Área Servidores
En el área ‘Servidores’ encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el
servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer
un seguimientos de los servidores que se estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas
antes de que el espacio se agote totalmente.
3.2.4 Almacenes de archivo
Captura de pantalla 30: Área Almacenes de archivo
El área ‘Almacenes de archivo’ proporciona información sobre el número total de mensajes de
correo electrónico almacenados en Almacenes de archivo y sobre el número de Almacenes de archivo
utilizados. Esta información le permite identificar si los Almacenes de archivo configurados con
anterioridad están archivando los mensajes de correo electrónico tal como se programó y si debe
empezar a plantearse cambiar de Almacén de archivo.
GFI MailArchiver
3.2.5 Flujo de correo electrónico
Captura de pantalla 31: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver
El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ proporciona una visión general gráfica de la cantidad de
mensajes de correo electrónico que GFI MailArchiver está archivando. Los picos o valles de mensajes
que no se encuentren dentro del flujo normal de correo electrónico deben investigarse, ya que
pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico no funciona correctamente.
El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ se puede personalizar, con el fin de permitir ver el flujo de
todos los buzones de diario, un solo buzón o un periodo específico. Para personalizar la vista:
1. Haga clic en Cambiar filtro.
Captura de pantalla 32: Configuración del área Flujo de correo electrónico
2. Cambie cualesquiera de los valores que aparecen y haga clic en Listo. Las opciones disponibles son:
Tabla 21: Opciones del área Flujo de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Origen
Define lo que mostrará el área Flujo de correo electrónico: toda la cola o un solo buzón de
diario. Seleccione Cola para ver toda la cola, o bien un nombre de buzón si lo que desea
ver es un único buzón de diario.
Periodo
Define el periodo que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora de inicio:
Define la fecha de inicio que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga clic
en
Fecha y hora de
finalización:
para establecer la fecha y en
para establecer la hora.
Define la fecha de finalización que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga
clic en
para establecer la fecha y en
para establecer la hora.
3.2.6 Visor de eventos
Captura de pantalla 33: Ficha Visor de eventos
El ‘Visor de eventos de GFI MailArchiver’ proporciona información acerca de los eventos de GFI
MailArchiver. Los mensajes que se muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos
del sistema que el administrador del sistema no suele ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la
hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su atención.
GFI MailArchiver
4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft
Outlook con los datos archivados por GFI MailArchiver. Este conector se puede instalar a través de los
objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory o a través de la instalación manual.
4.1 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector
Figura 2: Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector
1. GFI MailArchiver Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud
sincronización de las carpetas de Microsoft Office Outlook con GFI MailArchiver.
de
2. GFI MailArchiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del Almacén de
archivo de GFI MailArchiver
.
3. GFI MailArchiver envía los datos relativos al correo electrónico
Office Outlook.
a los equipos cliente de Microsoft
4.2 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector se puede descargar desde la interfaz web de GFI MailArchiver.
1. Haga clic en la ficha Outlook Connector .
2. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar GFI
MailArchiver Outlook Connector. Las opciones disponibles son:
Tabla 22: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Outlook Connector (Outlook de 32
bits)
Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 32 bits de
Microsoft Outlook.
Outlook Connector (Outlook de 64
bits)
Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 64 bits de
Microsoft Outlook.
GFI MailArchiver
4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 48
4.2.1 Cómo cambiar la disponibilidad de la ficha Outlook Connector
De forma predeterminada, la ficha Outlook Connector está visible y disponible para todos los usuarios
cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verla:
1. Seleccione Cambiar las opciones de la página.
2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son:
Tabla 23: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook Connector
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sólo administradores
La ficha Outlook Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con
privilegios de administrador de dominio.
Todos los usuarios y
administradores
La ficha Outlook Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente
de sus privilegios de inicio de sesión.
4.3 Requisitos del sistema de Outlook Connector
4.3.1 Software
NOTA
Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Outlook Connector deben poder
conectarse al servidor de GFI MailArchiver.
Tabla 24: Requisitos de software de Outlook Connector
Componente
Versiones de Microsoft
Outlook compatibles
Descripción
Microsoft Outlook 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 ó 4)
Microsoft Outlook 2007 (incluyendo los Service Pack 1 ó 2)
Microsoft Outlook 2010 (versiones x86 y x64)
Sistemas operativos
compatibles
Microsoft Windows 7
Microsoft Windows Vista
Microsoft Windows XP
Microsoft Windows Server 2008
Otros componentes necesarios
Microsoft Internet Explorer 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de
Internet Explorer 9)/Mozilla Firefox/Chrome/Safari
Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones
seguras): lo usa Outlook Connector de GFI MailArchiver para conectarse con GFI
MailArchiver.
NOTA
GFI MailArchiver Outlook Connector no se puede instalar en el servidor de Microsoft
Exchange.
GFI MailArchiver
NOTA
Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas
las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook
Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre
NETBIOS y el nombre DNS de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte:
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003387
4.3.2 Hardware
Tabla 25: Requisitos de hardware de Outlook Connector
COMPONENTE
REQUISITOS
Procesador
Procesador a 1 GHz, o superior.
Memoria
Mínima: 512 MB de RAM
Recomendada: 2 GB de RAM
Almacenamiento físico
La instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco
físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo
electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión.
4.4 Instalación de Outlook Connector a través de GPO
Esta sección le ayudará a instalar Manual de Outlook Connector a través de GPO en los siguientes
entornos:
Windows Server 2003
Windows Server 2008
Instalación manual (sin GPO)
4.4.1 Instalación de Outlook Connector a través de GPO en Windows Server 2003
1. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una partición a la
que puedan acceder todos los dominios:
MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook
2010)
2010)
NOTA
Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de Outlook Connector de GFI
MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión
Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada.
Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos
en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar
la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010.
2. En el símbolo del sistema, escriba:
GFI MailArchiver
mmc.exe
y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
3. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
4. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar.
5. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
8. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con
el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas….
9. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
10. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
11. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Plantillas
administrativas > Aplicaciones GFI.
Captura de pantalla 34: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003
12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los
GFI MailArchiver
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver
13. <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción,
seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para
especificar un valor personalizado.
Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra
ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico
locales se almacenan en los equipos clientes. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para
almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada.
Periodo de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante
el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector
sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este periodo de tiempo.
Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de
correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización.
Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el periodo
de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver.
Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector especifique el número
máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos
electrónicos.
Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el
soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el
número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada:
No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión
Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de Outlook Connector de GFI
MailArchiver.
14. Cuando todas las opciones estén configuradas haga clic en Aceptar.
15. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo >
Configuración de software.
16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
17. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
18. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
19. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
GFI MailArchiver
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta
llamada Buzón de GFI MailArchiver.
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual
del mismo, que puede encontrar en:
4.4.2 Instalación de Outlook Connector a través de GPO en Windows Server 2008
2010)
2010)
NOTA
2. En el símbolo del sistema, escriba:
mmc.exe
y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
3. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
4. Seleccione el complemento Editor de administración de directivas de grupo y haga clic en
Agregar.
5. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Management Console.
8. Vaya a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas, haga
clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas….
9. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
10. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
11. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas >
Plantillas administrativas > Aplicaciones GFI.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 35: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003
12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver
13. <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción,
seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para
especificar un valor personalizado.
Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra
ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico
locales se almacenan en los equipos clientes. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para
almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada.
Periodo de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante
el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector
sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este periodo de tiempo.
Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de
correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización.
Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el periodo
de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector especifique el número
máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos
electrónicos.
Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el
soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el
número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada:
No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión
Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de Outlook Connector de GFI
MailArchiver.
14. Cuando todas las opciones estén configuradas haga clic en Aceptar.
15. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Directivas >
Configuración de software.
16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
17. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
18. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
19. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta
llamada Buzón de GFI MailArchiver.
4.4.3 Instalación de Outlook Connector sin GPO: instalación manual
2010)
2010)
GFI MailArchiver
NOTA
2. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación
NOTA
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una
carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver.
3. <Opcional>: Añada la plantilla del administrador de Outlook Connector que instalará Outlook
Connector.
a. En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe
b. Pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
c. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
d. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar.
e. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
f. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
g. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Management Console.
h. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con
el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas….
i. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
j. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
GFI MailArchiver
5 Cómo configurar GFI MailArchiver
5.1 Información general de la configuración
GFI MailArchiver permite obtener una descripción general completa de la configuración actual de GFI
MailArchiver.
Captura de pantalla 36: Página de configuración de GFI MailArchiver
Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración
actual.
La siguiente tabla describe la información disponible.
GFI MailArchiver
5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 57
Tabla 26: Información general de configuración actual
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servidores de
correo que se
archivan
Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI
MailArchiver.
Buzones que se
archivan
Mostrar si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones de
archivo del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan.
Recuperación de la
estructura de
carpetas de los
buzones
Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de la
estructura de carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de
Microsoft Exchange con GFI MailArchiver.
Ámbito del
archivado
Mostrar si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si
se archivan los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación
de ellos).
Almacenes de
archivo
Muestra el número de Almacenes de archivo configurado con esta instalación de GFI MailArchiver.
Control de acceso
El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón.
Importar correos
electrónicos
antiguos
Proporciona información sobre cómo importar mensajes de correo electrónico en esta instalación
de GFI MailArchiver.
Directivas de
retención y spam
Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI
MailArchiver. Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden
eliminar de inmediato o después de un periodo de tiempo concreto.
Reglas de
clasificación
Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos
electrónicos a través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan
determinados criterios se pueden clasificar automáticamente.
Auditoría
Muestra y define si la auditoría de GFI MailArchiver está activa o no.
Cambio de la clave
de licencia
Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI MailArchiver
Configuración
general
Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI
MailArchiver
5.2 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar
En GFI MailArchiver, los servidores de correo que se deben archivar se definen por los buzones de
diario configurados.
Un buzón de diario es un tipo de buzón de Microsoft Exchange que permite el registro de los mensajes
de correo electrónico de una organización. La diferencia entre el registro en diario y el archivo es
que, por definición, el registro en diario es la capacidad para registrar correos electrónicos, mientras
que el archivo reduce el esfuerzo de almacenar datos a través de copias de seguridad, eliminación y
almacenamiento. GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar
todos los correos electrónicos que se archivan en un solo buzón. Se configura un buzón de correo
inicial con el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver. Esto le permite iniciar el archivado de
mensajes de correo electrónico desde un servidor con Microsoft Exchange Server.
En esta sección se proporciona información sobre cómo:
Ver servidores de correo configurados
Crear buzones de diario en Microsoft Exchange y usarlos con GFI MailArchiver
Editar los detalles de los buzones de diario existentes
Quitar los detalles de los buzones de diario existentes
GFI MailArchiver
IMPORTANTE
Si el registro en diario no se configura correctamente, el archivado de correos
electrónicos NO funcionará. En GFI MailArchiver sólo se archivan los mensajes de correo
electrónico del registro en diario.
NOTA
GFI MailArchiver creará automáticamente el buzón de diario en Microsoft Exchange con
el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver. Para obtener información detallada
sobre cómo crear manualmente un buzón de diario, consulte el Apéndice 1: Operaciones
manuales con buzones de diario en este manual.
5.2.1 Cómo ver servidores de correo configurados
Para ver los servidores de correo configurados para usarse con GFI MailArchiver, seleccione la ficha
Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en el número de buzones
de diario activos.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 37: Pantalla Administrar buzones de diario
La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles
Tabla 27: Opciones de Servidor de correo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buzón de registro en
diario
Define el nombre del buzón de diario que está instalado en el servidor con Microsoft
Exchange Server y configurado para su uso en GFI MailArchiver.
Activa
Indica si el buzón de diario está activo, o no lo está.
Servidor de buzones
Define el nombre del servidor de buzones al que pertenece el buzón de diario
configurado.
Almacén de buzones
Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario
configurado.
Tipo de conexión
Define el tipo de conexión que GFI MailArchiver utilizará para recuperar correos
electrónicos de los servidores de correo de origen de los correos electrónicos archivados.
GFI MailArchiver
5.2.2 Cómo añadir buzones de diario
1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en
Servidores de correo para archivar.
Captura de pantalla 38: Añadir buzón de diario
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
Captura de pantalla 39: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un buzón de diario.
3. En la página Asistente de buzón de diario, seleccione si desea que se cree automáticamente un
buzón de diario o si desea especificar manualmente todos los detalles del buzón de diario. El
Asistente de buzón de diario de GFI MailArchiver también puede detectar todos los buzones de diario
existentes y le brinda la posibilidad de usarlos.
Tabla 28: Opciones del Asistente de buzón de diario
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccionar un buzón de diario en
la siguiente lista de buzones
detectados.
Muestra una lista de los buzones de diario que detectó el Asistente de buzón
de diario de GFI MailArchiver. Para usar el buzón seleccionado, seleccione esta
opción y un buzón de diario de la lista.
Permitir que el asistente cree un
buzón de diario y usarlo para iniciar
el archivado de los mensajes de
correo electrónico
Brinda la posibilidad de crear automáticamente un buzón de diario. Para crear
el buzón de diario, seleccione esta opción y un servidor con Microsoft Exchange
detectado.
NOTA
esta característica sólo funciona en Microsoft Exchange Server 2007 Service
Pack 2, y en las versiones posteriores.
Crear manualmente un buzón de
diario con este asistente.
Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que
proporciona los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles
incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión,
los puertos usados y las credenciales.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI MailArchiver
4. Si ha seleccionado Permitir que el asistente cree un buzón de diario y usarlo para iniciar el
archivado de los mensajes de correo electrónico o Crear manualmente un buzón de diario con
este asistente en la pantalla del Asistente del buzón de diario, se le solicitará que escriba los detalles
necesarios del buzón de diario. Si ha seleccionado Seleccionar un buzón de diario de la lista
detectada para archivar sus correos electrónicos, haga clic en Siguiente.
Las opciones disponibles son:
Tabla 29: Opciones del buzón de diario existente
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servidor de correo
Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario.
Conectarse por
medio de:
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el
buzón de diario. Las opciones disponibles son:
ExOLEDB: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que
Microsoft Exchange Server 2003 ó 2007.
IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver no está instalado en el mismo equipo que
Microsoft Exchange 2003 ó 2007.
Servicios web de Exchange (EWS): sólo está disponible para Microsoft Exchange Server
2007 SP1 o 2010.
Inicio de
sesión:/Contraseña:
Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al
servidor de correo seleccionado.
Carpeta
Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correos electrónico en
el diario.
Valor predeterminado: Bandeja de entrada.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 40: Se ha añadido correctamente un buzón existente
5. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario.
5.2.3 Cómo editar un buzón de diario existente
2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en
.
3. En la página del Asistente del buzón de diario, ajuste los parámetros siguiendo las instrucciones
que se definen en el apartado Cómo añadir buzones de diario de este capítulo de este manual.
5.2.4 Cómo desactivar y activar un buzón de diario existente
2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en
de diario existente, o bien en
anteriormente.
GFI MailArchiver
para desactivar un buzón
para activar un buzón de diario que se haya desactivado
5.2.5 Cómo quitar un buzón de diario existente
2. Seleccione los buzones de diario que desea eliminar y haga clic en
.
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de diario es un procedimiento irreversible. Si los mensajes
de correo electrónico del buzón de diario se han eliminado, no se pueden recuperar.
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de diario de GFI MailArchiver no elimina ni deja inoperativos
los buzones de diario existentes en Microsoft Exchange.
Para obtener más información sobre cómo quitar buzones de diario de Microsoft Exchange, consulte la
sección Cómo deshabilitar el registro en diario en el Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones
de diario de este manual.
5.3 Restricciones de archivado de los buzones
Las restricciones de archivado permiten definir la exclusión de determinados buzones del proceso de
archivado. Esta función también se puede usar para excluir todos los buzones o para incluir solo
algunos concretos.
5.3.1 Cómo habilitar las restricciones de archivado de los buzones
la etiqueta Buzones para archivar.
2. Haga clic en Cambiar configuración.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 41: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado
3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija Usar una lista de exclusión o Usar una
lista de inclusión. Las opciones disponibles son:
NO archivar el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran
en la lista de restricción
Archivar siempre el correo electrónico pero los usuarios en la lista de restricción no podrán
visualizarlo
Archivar siempre el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se
encuentran en la lista de restricción
Archivar sólo el correo electrónico si todos los destinatarios y remitentes se encuentran en la
lista de restricción
Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 42: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios
4. Haga clic en
y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o
usuarios, y escriba el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que
se restringirá.
5. Haga clic en Guardar para guardar la configuración.
5.3.2 Cómo deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones
Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones, seleccione la ficha Configuración y en
Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Buzones para archivar. Haga
clic en Cambiar configuración, anule la selección de Habilitar restricciones de archivado y haga clic
en Guardar.
5.4 Cómo configurar Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
De forma predeterminada, GFI MailArchiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de
acuerdo con la estructura de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen.
Para replicar la estructura de carpetas de los buzones originales, habilite la característica
Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
IMPORTANTE
La característica Recuperación de la estructura de carpetas de GFI MailArchiver añade
una sobrecarga de procesamiento y de acceso a la red al proceso de archivado y puede
ralentizar el sistema.
Esta característica requiere una cuenta de usuario con acceso a todos los buzones en los que se
recupera la estructura de carpetas. GFI MailArchiver puede crear esta cuenta automáticamente.
5.4.1 Cómo habilitar la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
la etiqueta Recuperación de la estructura de carpetas.
2. Seleccione Cambiar configuración.
Captura de pantalla 43: Habilitar recuperación de estructura de carpetas
3. Seleccione Habilitar recuperación de la estructura de carpetas.
4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta
de usuario existente. Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura
de carpetas se va a replicar.
La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
GFI MailArchiver
Tabla 30: Opciones de Recuperación de la estructura de carpetas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Crear cuenta de
usuario
Indica a GFI MailArchiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos
Conectarse por medio de, Nombre de usuario y Contraseña.
Usar una cuenta
existente
Indica a GFI MailArchiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente.
Conectarse por
medio de
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Exchange Server para acceder a
la estructura de buzones que se recupera.
Opciones disponibles:
Servicios web de Exchange (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft
Exchange 2007 SP1 o 2010.
Message Application Programming Interface (MAPI) tradicional: se recomienda para
servidores de correo que NO usen Microsoft Exchange 2007 SP1 o 2010.
Inicio de sesión
Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la
cuenta creada previamente.
Contraseña
Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado
Crear cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de
administrador de dominio que tenga los derechos necesarios para crear la cuenta.
5. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar.
6. Haga clic en Guardar para guardar los parámetros de Recuperación de la estructura de carpetas.
5.4.2 Cómo deshabilitar la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de la estructura de carpetas.
IMPORTANTE
La deshabilitación de Recuperación de la estructura de carpetas no elimina ni
deshabilita la cuenta de usuario que se creó previamente para esta característica.
5.4.3 Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas
Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de
carpetas.
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
Captura de pantalla 44: Agregar directiva de exclusión
3. Escriba un nombre para la directiva de exclusión de carpetas y asegúrese de que la casilla La
directiva de exclusión de carpetas está en vigor está activada. Haga clic en Siguiente para
continuar.
4. Escriba el nombre de la carpeta que desea excluir y haga clic en Agregar. Haga clic en Siguiente
para continuar.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 45: Seleccionar los usuarios que se excluyen
5. Para excluir la carpeta que escribió sólo a determinados usuarios, active Aplicar sólo a
determinados usuarios:, seleccione si va a especificar una dirección de correo electrónico o un
usuario, y escriba dicha dirección o dicho usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para
agregar otros usuarios.
NOTA
Si no se activa Aplicar sólo a determinados usuarios:, la carpeta escrita se excluye para
todos los usuarios.
6. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar.
5.4.4 Cómo quitar directivas de exclusión de carpetas
2. Seleccione la directiva de exclusión de carpetas que desea quitar y haga clic en
GFI MailArchiver
.
5.5 Cómo administrar el ámbito del archivado
El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a
archivar. Por medio de esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI MailArchiver que
excluya el archivado de mensajes de correo electrónico interno o que incluya todos los mensajes de
correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos los salientes.
la etiqueta Ámbito del archivado.
Captura de pantalla 46: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico.
2. Seleccione Configurar el ámbito de archivado y en la lista mostrada anule la selección de los
mensajes de correo electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente
tabla:
GFI MailArchiver
Tabla 31: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correos
electrónicos
entrantes
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónicos que provengan de fuera del
dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción.
Correos
electrónicos
salientes
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se
encuentren dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos,
desactive esta opción.
Correos
electrónicos
internos
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén
dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta
opción.
5.6 Cómo administrar Almacenes de archivo
En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que
contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo pueden constar de varios
componentes, como:
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos
de los correos electrónicos
Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico
Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo
electrónico.
GFI MailArchiver requiere al menos un Almacén de archivo en el que almacenar los correos
electrónicos archivados.
Esta sección proporciona la siguiente información:
Visualización de los Almacenes de archivo configurados
Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver
Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird)
Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server.
Cómo editar los detalles de un Almacén de archivo existente
Cómo quitar un Almacén de archivo existente
Cómo cambiar el Almacén de archivo activo
Visualización y edición de los perfiles de Almacén de archivo
Actualización del esquema de la base de datos
Cómo mover mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra
5.6.1 Visualización de los Almacenes de archivo configurados
Para ver los Almacenes de archivo configurados en la instalación de GFI MailArchiver, seleccione la
ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de
archivo.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 47: Visualización de Almacenes de archivo
Los Almacenes de archivo configurados se enumeran en dos tablas diferentes, una para los Almacenes
de archivo programados (Almacenes de archivo que se utilizarán automáticamente en una fecha
posterior) y otra para los Almacenes de archivo que se encuentran en uso actualmente, o que lo han
estado.
La tabla inferior muestra los campos de Almacén de archivo programado disponibles y los campos de
Almacén de archivo usados actualmente o con anterioridad.
Tabla 32: Tabla de Almacenes de archivo programados
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Prioridad
Indica la prioridad del Almacén de archivo programado. Los Almacenes de archivo se utilizarán
según la prioridad recogida en este campo.
Almacén de archivo
Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente.
Tipo de base de
datos
Define el tipo de base de datos que se usa para el Almacén de archivo en cuestión.
Empezar a archivar
el
Muestra la fecha en la que se archivará el primer correo electrónico en el Almacén de archivo.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Se permite la
exploración
Muestra si los usuarios de GFI MailArchiver pueden acceder al Almacén de archivo y explorarlo.
Sólo lectura
Muestra si el Almacén de archivo está en modo de sólo lectura.
Tabla 33: Tabla de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Almacén de archivo
Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente.
Tipo de base de datos
Define el tipo de base de datos que se usa para el Almacén de archivo en cuestión.
Indización
Muestra el estado de la indexación de GFI MailArchiver.
Estado
Define el estado del Almacén de archivo en cuestión. Los estados disponibles son:
» Vacío: Indica que el Almacén de archivo aún no está en uso.
» Activo: Indica que el Almacén de archivo está actualmente en uso.
» Inactivo: Indica que el Almacén de archivo se usó en el pasado, pero ya no se utiliza.
Sólo lectura
Muestra si el Almacén de archivo está en modo de sólo lectura.
Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en
para ver más información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de
archivo.
5.6.2 Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver
Como toda solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la
infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento, en términos de archivado y
recuperación.
GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones
de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y
configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario, del flujo de correo electrónico
diario y de las configuraciones del software (como Recuperación de estructura de carpetas).
Tabla 34: Recomendaciones del tipo de base de datos
BUZONES/VOLUMEN
TIPO DE BASE
DE DATOS QUE
SE RECOMIENDA
DESCRIPCIÓN
50 buzones, o menos; SÓLO
evaluación
Base de datos
de GFI
MailArchiver
Usa una base de datos basada en Firebird para archivar todos los
correos electrónicos.
Flujo medio de correo de 100
buzones, o menos, de hasta
6.000 mensajes de correo
electrónico diarios
Microsoft SQL
Express con
almacenamiento
de archivos
Usa una base de datos Microsoft SQL Express para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una
ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los
datos de los correos electrónicos.
Flujo medio de correo de 50
buzones, o más, de más de
8.000 mensajes de correo
Microsoft SQL
Server
Usa una base de datos Microsoft SQL Server para almacenar tanto
los encabezados/metadatos de los mensajes de correo electrónico
como los datos de los mismos.
Flujo medio de más de 500
buzones de más de 8.000
mensajes de correo
Microsoft SQL
Server con
almacenamiento
de archivos
Usa una base de datos Microsoft SQL Server para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una
ubicación de disco que especifica el usuario para los datos de los
GFI MailArchiver
5.6.3 Crear un Almacén de archivo basándose en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird)
Configuración de la base de datos de Firebird
GFI MailArchiver se comercializa con una base de datos Firebird. Esta base de datos debe cumplir las
necesidades de las organizaciones que evalúan GFI MailArchiver para menos de 50 usuarios de correo
electrónico.
NOTA
Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera los 2 GB en
ningún momento
Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la
siguiente configuración cuando se use la base de datos Firebird:
HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver.
HDD físico 2: Almacén de datos de base de datos de Firebird.
HDD físico 3: Índices de base de datos de correo.
La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco
duro física, lo que mejora el rendimiento.
IMPORTANTE
Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse
considerablemente.
Configuración de un Almacén de archivo nuevo
Almacenes de archivo.
GFI MailArchiver
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
3. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si desea permitir que los usuarios utilicen el
Almacén de archivo nuevo y el método empleado para crearlo.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de Almacén de
archivo
Define el nombre del Almacén de archivo nuevo.
Permitir a los usuarios ver
y buscar en este Almacén
de archivo
Permite a los usuarios ver y buscar en un Almacén de archivo. Desactive esta opción para
impedir que los usuarios busquen y vean los mensajes de correo electrónico archivados
en este Almacén de archivo.
Acceso de sólo lectura
Habilite esta opción para restringir a los usuarios la visualización de los datos de correo
electrónico archivados en al Almacén de archivo sin que puedan modificarlos.
NOTA
esta opción no está disponible cuando se crea el primer Almacén de archivo.
Asistente
Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Use esta
opción para que un asistente le ayude al crear un Almacén de archivo.
Perfil de Almacén de
archivo
Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Esta opción
se emplea para utilizar la configuración guardada de un Almacén de archivo que ya se ha
creado.
NOTA
esta opción no está habilitada durante la creación del primer Almacén de archivo.
GFI MailArchiver
4. En la pantalla del Asistente de Almacén de archivo seleccione la opción GFI MailArchiver Base de
datos y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 51: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
5. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y del índice de búsqueda
que se van a usar en la base de datos de GFI MailArchiver. Especifique también todas las credenciales
necesarias para acceder a las ubicaciones indicadas.
Tabla 36: Ubicaciones de base de datos, correo electrónico e índice de búsqueda
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de base de
datos
Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de datos
Firebird. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en
que se va a almacenar este archivo.
NOTA
no se permiten rutas de acceso UNC.
Ubicación de archivos de correo
electrónico
Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de los
mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para
seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
se permiten rutas de acceso UNC.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de índice de búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes
de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la
ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Usar el inicio de sesión y la
contraseña siguientes para acceder a
la ruta de acceso a UNC anterior
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos
Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán
para acceder a las rutas UNC seleccionadas.
6. En la pantalla Resumen de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente para empezar a crear un
Almacén de archivo.
Captura de pantalla 52: Creación de Almacén de archivo: finalizar configuración
7. Haga clic en Finalizar para finalizar la creación del Almacén de archivo.
5.6.4 Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server
Configuración de un servidor con Microsoft SQL Server
Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos de Microsoft SQL
Server 2000/2005/2008:
GFI MailArchiver
HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver.
HDD físico 2: archivo de datos de Microsoft SQL Server (.mdf).
HDD físico 3: archivo de registro de Microsoft SQL Server (.ldf)
HDD físico 4: Índices de base de datos de correo.
Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le
corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma
unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento.
Uso de Microsoft SQL Express
GFI MailArchiver se puede usar conjuntamente con Microsoft SQL Express como alternativa económica
a la versión completa de Microsoft SQL Server. No obstante, hay varias limitaciones de Microsoft SQL
Server que se deben tener en cuenta:
El tamaño de la base de datos puede ser de hasta 4 GB (10 GB en el caso de Microsoft SQL Express
2008 R2, o posterior)
Usa sólo una CPU.
Usa un máximo de 1 GB de RAM.
Por consiguiente, se recomienda encarecidamente seguir las indicaciones de la tabla que encontrará
a continuación.
Tabla 37: Recomendaciones para Microsoft SQL Express
Opción
Descripción
MS SQL y el sistema de
archivos se usan como base
de datos back-end.
Este método usa Microsoft SQL Express como base de datos back-end y una ubicación
separada (no una base de datos) para los archivos fuente binarios. Así se ahorra el
espacio que Microsoft SQL Express requiere para archivar.
Para obtener más información sobre los Almacenes de archivo, consulte el manual de
GFI MailArchiver (que se instala con GFI MailArchiver).
Habilitar la función ‘Utilizar
un Almacén de archivo
nuevo cuando esté lleno’ en
Administración de
Esta función indica a GFI MailArchiver que cambie automáticamente a una base de
datos nueva cuando se alcance el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express (10 Gb en el
caso de Microsoft SQL Express 2008 R2, o posterior). Esta función requiere que los
almacenes de archivo estén basados en Microsoft SQL Server Express con
almacenamiento de archivos.
IMPORTANTE
Configurar los servidores con Microsoft SQL Server para que usen el modo Autenticación
mixta para su uso con GFI MailArchiver.
Para cambiar al modo Autenticación mixta, haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server >
Propiedades de Enterprise Manager. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows
en Autenticación. Guarde la configuración.
GFI MailArchiver
NOTA
Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base
de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo
cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos
será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de
administración de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
Configuración de un Almacén de archivo nuevo
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
3. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si desea permitir que los usuarios utilicen el
Almacén de archivo nuevo y el método empleado para crearlo.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de Almacén de
archivo
Define el nombre del Almacén de archivo nuevo.
Permitir a los usuarios ver
y buscar en este Almacén
de archivo
Permite a los usuarios ver y buscar en un Almacén de archivo. Desactive esta opción para
impedir que los usuarios busquen y vean los mensajes de correo electrónico archivados
en este Almacén de archivo.
Acceso de sólo lectura
Habilite esta opción para restringir a los usuarios la visualización de los datos de correo
electrónico archivados en al Almacén de archivo sin que puedan modificarlos.
NOTA
esta opción no está disponible cuando se crea el primer Almacén de archivo.
Asistente
Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Use esta
opción para que un asistente le ayude al crear un Almacén de archivo.
Perfil de Almacén de
archivo
Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Esta opción
se emplea para utilizar la configuración guardada de un Almacén de archivo que ya se ha
creado.
NOTA
esta opción no está habilitada durante la creación del primer Almacén de archivo.
GFI MailArchiver
4. En la pantalla del Asistente de Almacén de archivo, seleccione el tipo de Almacén de archivo
basado en Microsoft SQL Server que desea crear. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones
disponibles.
Tabla 39: Opciones de tipo de base de datos
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL
Server con
almacenamiento
de archivos
Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio superior a 8.000
correos diarios
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor con Microsoft SQL Server
para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco
que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos.
NOTA
esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server.
GFI MailArchiver
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL
Server
Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000
correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la
base de datos.
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor con Microsoft SQL Server
para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los
NOTA
esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server.
Microsoft SQL
Express con
almacenamiento
de archivos
Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000
correos electrónicos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use una base de datos de Microsoft SQL
Express para almacenar los encabezados y metadatos de los mensajes de correo electrónico y una
ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de dichos mensajes.
NOTA
esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server Express. Microsoft SQL Server
Express se puede descargar de forma gratuita del sitio web de Microsoft.
Captura de pantalla 56: Microsoft SQL Server: seleccionar base de datos
GFI MailArchiver
5. En la pantalla Detalles del servidor de bases de datos, elija un servidor SQL Server de la lista de
servidores detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles. La siguiente
tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccione el servidor de bases de datos
que va a usar para almacenar los correos
Permite seleccionar un servidor SQL Server en la lista de servidores SQL
Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para volver a
comprobar si algún servidor se ha conectado desde que se cargó la página.
Especifique manualmente el servidor de
bases de datos que va a usar para
archivar los mensajes de correo
electrónico.
Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft SQL Server y
especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de archivo.
Haga clic en Siguiente para continuar.
6. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en
el almacenamiento de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre del
servidor de bases de datos en el campo Servidor de bases de datos. Si se seleccionó un servidor de
bases de datos, continúe con el paso siguiente.
7. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server
seleccionado. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
GFI MailArchiver
Tabla 41: Métodos de autenticación de Microsoft SQL Server
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de
Windows integrada
Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder al servidor
Microsoft SQL Server. No es necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña.
Autenticación de
Microsoft SQL
Server
Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario y
Contraseña para acceder al servidor Microsoft SQL Server.
Captura de pantalla 58: Crear o seleccionar una base de datos existente
8. Seleccione una base de datos o cree una nueva en el Microsoft SQL Server seleccionado
anteriormente. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccionar una base de datos
existente
Seleccione en la lista mostrada una base de datos para utilizar con el nuevo
Crear una base de datos
Elija esta opción para que GFI MailArchiver cree automáticamente una base de
datos.
GFI MailArchiver
IMPORTANTE
Configurar los servidores con Microsoft SQL Server para que usen el modo Autenticación
mixta para su uso con GFI MailArchiver.
Para cambiar al modo Autenticación mixta, haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server >
Propiedades de Enterprise Manager. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows
en Autenticación. Guarde la configuración.
Captura de pantalla 59: Microsoft SQL Server: seleccionar la ubicación de los datos y del archivo de registro.
9. Si en la pantalla anterior ha seleccionado crear una base de datos, especifique las rutas de acceso
que usarán los archivos de datos (.mdf) y de registro (.ldf) de Microsoft SQL Server. Si se ha
seleccionado una bases de datos existente, continúe con el paso siguiente. La Tabla 31, que se
muestra a continuación, muestra una lista de las opciones disponibles:
Tabla 43: Opciones de ruta de acceso de base de datos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Utilice la ruta de acceso
predeterminada definida en el
servidor con Microsoft SQL Server
Indica a GFI MailArchiver que use las rutas de acceso predeterminadas
configuradas en Microsoft SQL Server. Desactive esta opción para poder
configurar rutas de acceso alternativas.
Ubicación de archivo de datos
Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de
datos. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usar la misma ruta de acceso para el
archivo de datos y el archivo de
registro.
Indica a GFI MailArchiver que use la ruta de acceso seleccionada o escrita en
el cuadro de texto Ubicación del archivo de datos como ubicación para el
archivo de registro.
Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo de
registro.
Ubicación de archivo de registro
Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de
registro. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de
acceso.
Captura de pantalla 60: Microsoft SQL Server Express con almacenamiento de archivos: seleccionar ubicaciones
10. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor Microsoft SQL
seleccionado. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
GFI MailArchiver
NOTA
Dependiendo del tipo de servidor Microsoft SQL seleccionado, algunas opciones no están
disponibles. Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de
archivos, se deshabilitan las opciones Ubicación de archivo de base de datos y
Ubicación de archivo de correo electrónico.
Tabla 44: Opciones de correo electrónico y de índice de búsquedas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivos de
correo electrónico
Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico. Escríbala
o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar
este archivo.
NOTA
Ubicación de índice de
búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de
correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación
en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
se permiten rutas de acceso UNC.
Usar las siguientes credenciales
para acceder a la ruta de
acceso UNC anterior
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de
sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las
rutas UNC seleccionadas.
11. En la pantalla Resumen de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente para empezar a crear un
12. Haga clic en Finalizar para finalizar la creación del Almacén de archivo.
5.6.5 Cómo editar los detalles de un Almacén de archivo existente
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en
.
3. Para editar el Almacén de archivo existente, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.
5.6.6 Cómo quitar un Almacén de archivo existente
1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en el
número de Almacenes de archivo configurados activos.
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en
.
IMPORTANTE
La eliminación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos
GFI MailArchiver
5.6.7 Cómo cambiar el Almacén de archivo activo
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Definir como activo.
5.6.8 Visualización y edición de los perfiles de Almacén de archivo
Los perfiles de Almacén de archivos permiten utilizar un conjunto de parámetros configurados
previamente para crear un perfil de Almacén de archivo nuevo. Para ver un resumen del perfil actual
de Almacén de archivo, seleccione la ficha Configuración y en Información general de la
configuración actual, haga clic en el número de Almacenes de archivo configurados activos. Haga clic
en
junto a Resumen de perfil de Almacén de archivo.
Para editar los detalles del perfil de Almacén de archivos:
2. Haga clic en
.
3. Para editar el perfil existente del Almacén de archivo, siga las instrucciones que aparecen en la
pantalla.
5.6.9 Actualización del esquema de la base de datos
Todos el esquema de bases de datos de GFI MailArchiver se puede actualizar al esquema más reciente
con el Actualizador de esquemas en masa.
Para actualizar el esquema de bases de datos de GFI MailArchiver o verificar que se está usando el
último esquema de bases de datos:
1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <ruta de instalación de GFI
MailArchiver>\BulkSchemaUpgrader e inicie BulkSchemaUpgrader.exe.
Captura de pantalla 61: El Actualizador de esquemas en masa
2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar.
GFI MailArchiver
NOTA
Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, cuando se le solicite que especifique
las credenciales del administrador del sistema, el usuario AS o el propietario de la base
de datos "función dbo".
5.6.10 Cómo mover mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra
GFI MailArchiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de
correo electrónico de una base de datos a otra o a muchas otras bases de datos.
Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de correo
electrónicos originales almacenado en disco de una base de datos de Firebird o de un sistema de
archivos de Microsoft SQL Server. Los mensajes de correo electrónico no se pueden mover de una base
de datos de Microsoft SQL Server cuando el origen está almacenado en la base de datos SQL.
Ejemplos:
El tamaño de una base de datos de Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos
se ralentiza, por lo que el administrador decide cambiar a una base de datos de Microsoft SQL
Server.
Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un
año completo. Se recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de
datos, por ejemplo una base de datos en cada mes.
Notas importantes
1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes
de mover mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad
de Almacenes de archivo de este manual.
2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de
recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del
servidor de GFI MailArchiver.
3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes
de correo electrónico; sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar
para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los mensajes de correo
electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente.
4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo
electrónico se agrega a los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Este proceso se describe en el
capítulo Cómo administrar Almacenes de archivo de este manual.
5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de
GFI MailArchiver
5.7 Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
IMPORTANTE
Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en Microsoft
SQL Server. No se admiten bases de datos de Microsoft Access.
IMPORTANTE
Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que
únicamente se pueden utilizar examinar y realizar búsquedas.
1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la
opción Almacenes de archivo. Haga clic en
.
2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el
Almacén de archivo nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic
en Siguiente.
3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones de
configuración del apartado anterior, ‘Creación de un Almacén de archivo basado en una base de
datos de Microsoft SQL Server’, hasta que se le solicite que facilite los detalles de la base de datos.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 62: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
4. Seleccione Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver versión 3 y seleccione la base de
datos que se va a adjuntar. Haga clic en Siguiente para continuar.
5. Para continuar, siga las restantes instrucciones del apartado Creación de un Almacén de archivo
basado en una base de datos de Microsoft SQL Server.
5.8 Copias de seguridad de Almacenes de archivo
Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en los
procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor.
5.8.1 Copia de seguridad en línea
Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice
copias de seguridad de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI
MailArchiver. Para obtener más información, consulte
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003184.
5.8.2 Copia de seguridad sin conexión
Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar
copias de seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de
archivo los servicios de GFI MailArchiver se deben detener temporalmente.
Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión:
GFI MailArchiver
Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de
archivos
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI MailArchiver
(Firebird) y en el sistema de archivos
5.8.3 Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server
En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información:
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL
Server.
Metadatos de correo electrónico comprimido: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL
Server.
Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco.
Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo:
1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al índice de búsqueda
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y
escribir ‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base
de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando
y pegando manualmente la carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de
copia de seguridad.
GFI MailArchiver
6. En Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la
base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de
datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de
seguridad….
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar
copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo.
7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, en la consola de administración de servicios, reinicie todos
los servicios de GFI MailArchiver.
5.8.4 Copias de seguridad de Almacenes de archivos basadas en Microsoft SQL Server y en el
sistema de archivos
GFI MailArchiver
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL
Server.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de
los mensajes de correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea
copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad.
GFI MailArchiver
6. En Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la
base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de
datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de
seguridad….
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar
copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo.
7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, en la consola de administración de servicios, reinicie todos
los servicios de GFI MailArchiver.
5.8.5 Copias de seguridad de la base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) basado en Almacén
de archivo y del sistema de archivos
GFI MailArchiver
Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
.
2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida:
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de
base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda,
copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien
empleando una utilidad de copia de seguridad.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver.
5.8.6 Restaurar una copia de seguridad de un Almacén de archivo
Restauración de un Almacén de archivo añadido a GFI MailArchiver
2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para
tener una referencia rápida:
Tabla 45: Propiedades de Almacén de archivo
TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Microsoft SQL Server
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Servidor
Base de datos
Microsoft SQL Server y sistema de archivos
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al origen binario del correo
electrónico
GFI MailArchiver
TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Base de datos de Firebird
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
Ruta de acceso al origen binario del correo
electrónico
5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén
de archivo por los archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de
seguridad de dicha base de datos
Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de
seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de
seguridad de dicha carpeta
Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia
de seguridad de dicha carpeta.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver.
5.8.7 Restauración de un Almacén de archivo que no se ha añadido a GFI MailArchiver
1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de
seguridad de los datos aplicable como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco
Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de
seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco
Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco
Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos.
2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI MailArchiver asegurándose de que todas las rutas
de acceso configuradas en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos
SQL, son las de los datos restaurados.
5.9 Indización
En GFI MailArchiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los
mensajes de correo electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta
búsqueda permanentemente actualizada permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y
rápidas.
Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI MailArchiver indexará los correos
electrónicos recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre
cómo forzar una indexación completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no
es válido.
Notas importantes
GFI MailArchiver
1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará
disponible si la ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC.
2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de:
La instalación de Microsoft Exchange Server
La instalación de GFI MailArchiver
La ubicación de la base de datos de Microsoft SQL Server/Firebird
3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos
electrónicos recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de
que los correos electrónicos estén o no indexados.
5.9.1 Configuración de la frecuencia de indexación
2. Seleccione Administración de índice de búsqueda.
Captura de pantalla 65: Administración de índice de búsqueda
3. En Programación de la indexación seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
GFI MailArchiver
Tabla 46: Opciones de Programación de la indexación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Indexar los mensajes
de correo electrónico
nuevos archivados cada
Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un
intervalo establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc.
Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el
equilibrio correcto entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento.
NOTA
si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo
electrónico nuevos se indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta
forma se garantiza el índice más actualizado; los usuarios podrán hacer búsquedas y
encontrar los correos electrónicos más recientemente archivados.
NOTA
Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones
dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico archivados.
Indexar los mensajes
de correo electrónico
nuevos archivados
todos los días a las
El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida.
Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se
podrán hacer búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24
horas, ya que no estarán indexados aún.
4. Haga clic en Guardar.
5.9.2 Reconstrucción de un índice de búsqueda
La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no
devuelven los resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados.
Notas importantes
La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la
cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo.
Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en
ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda.
La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata
de una operación con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este
procedimiento se lleve a cabo fuera de las hora de mayor actividad, por ejemplo, en horario no
laborable.
Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente los índices se deben reconstruir de uno en
uno.
Reconstrucción de un índice de búsqueda
1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en el
número de Almacenes de archivo configurados activos.
2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice.
5.9.3 Pausar y reanudar la indexación
La indexación se puede pausar y reiniciar a través de
y
. Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante las horas de mayor
actividad y continuar durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en horario no laborable.
GFI MailArchiver
NOTA
Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos
electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una
reconstrucción permite a los usuarios emplear el almacén de archivo.
5.9.4 Estados del índice de búsqueda
Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI MailArchiver:
Tabla 47: Estados del índice de búsqueda
Estado
Descripción
Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en
este estado más de 10 minutos.
No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado.
Combinándose: GFI MailArchiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal.
Dichos subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un
Almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices
o automáticamente a las 2:00 am.
En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice
permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice.
En línea: el índice de búsqueda está en línea.
Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto.
Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la
regeneración de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza.
5.9.5 Configuración del analizador de idioma
La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos
idiomas, especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de
palabras (como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras,
frases y párrafos. Los separadores de palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que
proporcione resultados fiables y precisos.
La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en
los alfabetos basados en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por
el contexto.
Un «separador de palabras" es vital para una correcta indexación de la mayoría de los idiomas
asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y otros idiomas
El analizador de idioma de GFI MailArchiver está habilitado de forma predeterminada. Para un
rendimiento óptimo del indexado se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo.
Configuración del analizador de idioma
2. Seleccione Administración de índice de búsqueda.
3. Seleccione o anule la selección de Habilitar analizador automático de idioma para habilitar o
deshabilitar el analizador de idioma.
4. Seleccione un idioma predeterminado en la lista desplegable Idioma predeterminado.
GFI MailArchiver
NOTA
Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado,
agréguelo en la opción Configuración regional del Panel de control de Microsoft
Windows.
5.10 Programación de Almacenes de archivo
Hay dos métodos a través de los que se puede indicar a GFI MailArchiver que empiece
automáticamente archivar los mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo nuevo.
Sustituir en función de la fecha: GFI MailArchiver cambia el Almacén de archivo en función de
una programación específicamente configurada. Esta característica está disponible para todos los
tipos de bases de datos que se usan con Almacenes de archivo
Sustituir en función del tamaño de la base de datos: GFI MailArchiver cambia el Almacén de
archivo cuando el tamaño de su base de datos se aproxima a un tamaño concreto. Esta
característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos de
Microsoft SQL Express.
5.10.1 Cómo programar los Almacenes de archivo para que cambien en función de la fecha
la etiqueta Almacenes de archivo.
2. Haga clic en
.
3. Seleccione la opción Periódico y defina el periodo de tiempo. Las opciones disponibles son:
Tabla 48: Opciones de Sustituir en función de la fecha
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Programación de fecha
predefinida
Elija esta opción y seleccione un intervalo para el momento en que se sustituirá la base de
datos en cuestión. Las opciones disponibles son:
Mensualmente
Bimestralmente
Trimestralmente
Semestralmente
Anualmente
Programación de fecha
personalizada
Elija esta opción y seleccione la fecha en la que se producirá la sustitución. Las opciones
disponibles son:
Comenzar la programación en: define un mes y un año para el inicio de la
programación de sustituciones del Almacén de archivo.
Cambiar de Almacén de archivo cada: define un intervalo (en meses) para el cambio
de Almacén de archivo.
4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
GFI MailArchiver
5.10.2 Cómo programar los Almacenes de archivo para que cambien por tamaño de base de datos
NOTA
Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de
datos de Microsoft SQL Express.
2. Haga clic en
.
3. Para finalizar la configuración, seleccione Tamaño y haga clic en Guardar.
5.10.3 Deshabilitar la programación de los Almacenes de archivo
2. Haga clic en
.
3. Para finalizar la configuración, seleccione Deshabilitar programación y haga clic en Guardar.
5.11 Control de acceso al correo electrónico
De forma predeterminado, los usuarios de Active Directory pueden examinar y buscar únicamente sus
mensajes de correo electrónico. Control de acceso al correo electrónico permite configurar a los
usuarios para que formen parte de un grupo con acceso a los mensajes de correo electrónico de otros
usuarios. Los grupos preconfigurados se muestran en la tabla siguiente.
Tabla 49: Grupos del control de acceso al correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Grupo de
acceso total
Permite a los usuarios en los grupos de Active Directory (AD) examinar y buscar en todos los mensajes
de correo electrónico guardados en los Almacenes de archivo.
NOTA
dado que los mensajes de correo electrónico puede contener información confidencial, se
recomienda encarecidamente seleccionar los miembros de estos grupos con mucho cuidado.
Administradores
de grupo
Permite a los usuarios que disponen de una función de administrador o supervisor en la organización
examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de todos los usuarios que forman parte de
dicho grupo de AD.
Control de
cuentas de
usuario
Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de otros
usuarios.
Esta característica permite, por ejemplo, conceder a un usuario acceso a los mensajes de correo
electrónico de otro usuario que ya no está en la empresa y cuya cuenta de AD ha sido eliminada.
Buzones
compartidos
Permite a un grupo acceder a los mensajes de correo electrónico archivados en un buzón específico.
Por ejemplo, permite a todos los comerciales tener acceso a [email protected].
5.11.1 Cómo agregar grupos al grupo de acceso total
Cuando se agrega un grupo de usuarios al grupo de acceso total, se concede a dichos usuarios acceso
a todos los mensajes de correo electrónico archivados en GFI MailArchiver.
etiqueta Control de acceso.
2. Haga clic en Configurar Grupo de acceso total.
GFI MailArchiver
3. Seleccione el grupo definido como el Grupo de acceso total y haga clic en Guardar.
5.11.2 Cómo agregar usuarios al Grupo de administradores de grupo
Cuando se agrega un usuario al Grupo de administradores de grupo, se conceden a dicho usuario
acceso a todos los correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver para un grupo determinado de
usuarios de Active Directory.
2. Haga clic en Configurar administradores de grupo.
3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo
al que se concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros
usuarios a otros grupos.
NOTA
Cualquier usuario puede añadirse a varios grupos. Para ello es preciso seleccionar el
mismo usuario y un grupo diferente.
5.11.3 Definición del control de acceso de usuario
El control de acceso de usuarios permite conceder a usuarios determinados acceso a los correos
electrónicos archivados de otros usuarios.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 66: Cómo configurar el control de acceso
2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario.
3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se
concederá acceso al buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la
operación para agregar otros usuarios a otros grupos.
NOTA
Un usuario puede añadirse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo
usuario y un usuario diferente al que se concederá acceso a los mensajes de correo
electrónico archivados.
GFI MailArchiver
5.11.4 Configuración de buzones compartidos
Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un
grupo.
2. Haga clic en Configurar buzones compartidos.
3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá
acceso en el campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros
grupos a diferentes buzones.
NOTA
El mismo grupo puede añadirse a diferentes buzones. Para ello, sólo es preciso
seleccionar el mismo usuario y un buzón diferente para conceder acceso a los mensajes
de correo electrónico archivados.
5.12 Directivas de retención
Las directivas de retención definen el tiempo durante el que los correos electrónicos archivados se
conservan en el Almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI
MailArchiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que
conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’.
GFI MailArchiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente las directivas de
retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Por ejemplo, puede suspender las
directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En ese caso, los mensajes de correos
electrónicos se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión
temporal.
¿Cómo se aplican las directivas de retención?
GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de
retención configuradas en el momento del archivado.
GFI MailArchiver comprueba en primer lugar el correo electrónico con la directiva de máxima
prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se
asocia con el correo electrónico. Si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de
máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención
configurada, según la prioridad.
El proceso se repite hasta que el correo electrónico cumple una directiva de de retención configurada
o hasta que no hay más directivas de retención. Si un correo electrónico no cumple ninguna directiva
de retención, GFI MailArchiver lo almacena en el Almacén de archivo de forma indefinida.
Notas importantes
1. Las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver haya
almacenado en un Almacén de archivo no afectarán a dicho correo electrónico. Esto se debe a que
GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de
retención en el momento en que los archiva.
GFI MailArchiver
2. Un correo electrónico no puede cumplir más de una directiva de retención. Por consiguiente, las
prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes.
3. Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la
acción configurada sea ‘eliminar correo electrónico de inmediato’ se descartarán inmediatamente sin
guardarse en el Almacén de archivo.
4. Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la
acción configurada se haya establecido en eliminar después de varios días se almacenarán en un
Almacén de archivo. En el tiempo preconfigurado transcurrido, GFI MailArchiver purga el correo
electrónico del Almacén de archivo.
5. De manera predeterminada, no existen directivas de retención en GFI MailArchiver tras la
instalación
5.12.1 Visualización de directivas de retención
Captura de pantalla 67: Visualización de directivas de retención y spam
Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y en Información general de
configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de spam. Las directivas de
GFI MailArchiver
retención se muestran en la tabla de directivas de retención, clasificadas por el orden que se
ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente.
Tabla 50: Campos de la tabla de directivas de retención
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
directiva
Muestra el nombre de la directiva de retención.
Activa
Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales.
Acción
Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos
electrónicos durante 2 años.
5.12.2 Agregar una nueva directiva de retención
la etiqueta Directivas de retención y de spam.
2. Haga clic en
.
Captura de pantalla 68: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico
GFI MailArchiver
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo
electrónico y haga clic en Siguiente.
Captura de pantalla 69: Detalles de directiva de retención
4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención
nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son:
Tabla 51: Opciones de Nueva directiva de retención
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
directiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Criterios de
correo electrónico
Define las condiciones que identificarán que un correo electrónico forma parte de esta directiva
de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los
valores a los que debe ajustarse cualquier correo electrónico para cumplir esta directiva de
retención. Haga clic en para agregar más condiciones, o en para eliminar cualquiera de las
condiciones escritas. Seleccione:
Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico
Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de
correo electrónico
Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre
de usuario con el formato dominio\nombre de usuario
Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el
nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario
Tamaño de correo electrónico: seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo
electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo
electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la
lista desplegable de valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de
archivo, consulte el apartado Tipos de archivo de retención en esta misma sección.
Habilitar directiva
Define si una directiva está en vigor, o no, y si los mensajes de correo electrónico se van a eliminar
inmediatamente o se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione Habilitar
directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
NO conservar los mensajes de correo electrónico que cumplan las condiciones anteriores,
eliminarlos de inmediato.
NO conservar los mensajes de correo electrónico que cumplan las condiciones anteriores,
eliminarlos después de x días
NOTA
para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para
conservar los mensajes de correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que
para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días.
5. Haga clic en Finalizar.
Tipos de archivos de retención
La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de
adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto:
GFI MailArchiver
Tabla 52: Tipos de archivos de retención predefinidos
CATEGORÍA
TIPO DE ARCHIVO
Imágenes
*.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx,
*.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf,
*.xps, *.pns, *.jps
Documentos
*.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf,
*.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx,
*.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde
Música
*.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots,
*.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel
Vídeo
*.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov,
*.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv
5.12.3 Cómo cambiar el orden de las directivas de retención
El orden en que se aplican las directivas de retención es muy importante en GFI MailArchiver. En
primer lugar, GFI MailArchiver comprueba el correo electrónico con la directiva de máxima prioridad.
Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el
correo electrónico. Sin embargo, si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de
máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención
configurada, según la prioridad.
Para cambiar el orden de las directivas de retención:
la etiqueta Directivas de retención y de spam.
2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en
para subirla o bajarla, respectivamente.
o
5.12.4 Cómo agregar directivas de retención de SPAM
De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con
los restantes mensajes y GFI MailArchiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico
válidos y los marcados como SPAM por soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI
MailArchiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que le permita eliminar el spam
inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico.
La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los
mensajes de correo electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no
spam. De esta forma, la directiva de retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo
electrónico.
etiqueta Directivas de retención.
2. Haga clic en
.
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en
Siguiente.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 70: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM
4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y
seleccione el periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
Tabla 53: Opciones de Directiva de retención de SPAM
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de directiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba
o edite el nombre en este campo de texto.
Habilitar directiva
Define si la directiva que se va a crear o editar está activa o
deshabilitada. Active o desactive la casilla de verificación para
habilitar o deshabilitar la directiva.
NO conservar correos electrónicos marcados
como SPAM, eliminarlos de inmediato
Indica a GFI MailArchiver que elimine inmediatamente todos los
mensajes de correo electrónico marcados como SPAM.
NO conservar los mensajes de correo
electrónico que cumplan las condiciones
anteriores, eliminarlos después de x días
Indica a GFI MailArchiver que conserve todos los mensajes de correo
electrónico marcados como SPAM y que los elimine cuando haya
transcurrido el tiempo configurado.
5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención.
5.12.5 Configuración de Conservación por razones legales
Conservación por razones legales indica a GFI MailArchiver que detenga temporalmente la eliminación
de mensajes de correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta
GFI MailArchiver
característica para detener temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico
archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un litigio.
La habilitación de esta característica hará que GFI MailArchiver marque los mensajes de correo
electrónico archivados para su eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando
desaparezca la conservación por razones legales.
Para habilitar Conservación por razones legales:
la etiqueta Directivas de retención y de SPAM.
2. Seleccione
.
Para deshabilitar Conservación por razones legales:
la etiqueta Directivas de retención y de SPAM.
2. Seleccione
.
IMPORTANTE
Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se
eliminan de inmediato al deshabilitar Conservación por razones legales.
5.13 Reglas de clasificación
Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los mensajes de correo electrónico en
función de su contenido. Los mensajes de correo electrónico archivados se revisan automáticamente
según las reglas de clasificación instaladas y se marcan en función de la regla que se cumpla.
Esta sección le ayudará a:
Agregar reglas de clasificación
Editar reglas de clasificación
Quitar reglas de clasificación
5.13.1 Cómo agregar reglas de clasificación
etiqueta Reglas de clasificación.
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
Captura de pantalla 71: Detalles de Regla de categorización
3. Escriba un nombre de regla en el campo Nombre de directiva y configure los criterios que tienen
que cumplir los mensajes de correo electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las
opciones disponibles son:
Tabla 54: Opciones de Directiva de clasificación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla
de categorización.
Cuerpo
Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla
de categorización.
GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Remitente
Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de
usuario. Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que
debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización.
NOTA
El signo ‘@’ siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del
remitente especificada. Se admiten los siguientes caracteres comodín:
? : equivale a cualquier letra
Por ejemplo: ???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a [email protected] como a
[email protected].
: equivale a palabras completas
Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico
con la parte de dominio master-domain.com
Destinatario
Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico
para encuadrarse en esta regla de categorización.
4. Haga clic en para agregar más criterios de clasificación o en
con anterioridad.
para eliminar criterios escritos
5. Seleccione Habilitar directiva y escriba la etiqueta que debe ponerse a los mensajes de correo
electrónico en el campo Los correos electrónicos que cumplen esta directiva de categorización se
deben etiquetar. Haga clic en Siguiente para continuar.
6. En la página Resumen, revise los detalles de las reglas de categorización y haga clic en Finalizar.
5.13.2 Cómo editar las reglas de clasificación
1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar.
2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del
apartado Cómo agregar directivas de clasificación.
5.13.3 Cómo quitar reglas de clasificación
Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en
se quitará de forma automática.
. La regla de clasificación
5.14 Auditoría
La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI MailArchiver utiliza las capacidades de
seguimiento de Microsoft SQL Server para registrar todas las actividades que afectan a las bases de
datos de archivo.
Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el
usuario en el equipo con Microsoft SQL Server. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que
contiene los datos de seguimiento de todos los Almacenes de archivo alojados en el servidor. El
servicio de Microsoft SQL Server contiene un bloqueo exclusivo del archivo de seguimiento, lo que
garantiza que no se puede alterar el archivo. En GFI MailArchiver se puede desencadenar el proceso
de carga de los archivos de seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los
informes de auditoría se pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola.
GFI MailArchiver
IMPORTANTE
GFI MailArchiver sólo audita Almacenes de archivo basados en Microsoft SQL Server.
La auditoría no se realiza en los Almacenes de archivo basados en:
La base de datos y el sistema de archivos de Microsoft SQL Server.
La base de datos y el sistema de archivos de GFI MailArchiver (Firebird).
Véase también:
Cómo configurar auditorías de actividades de bases de datos
Cómo editar auditorías de actividades de bases de datos
Informes de auditoría
5.14.1 Cómo configurar auditorías de actividades de bases de datos
la etiqueta Auditioría.
2. Haga clic en Configurar.
GFI MailArchiver
3. Seleccione el servidor Microsoft SQL Server que va a usar en el cuadro desplegable Microsoft SQL
Server y elija el método de autenticación que usará para conectarse con el servidor Microsoft SQL
Server seleccionado.
Tabla 55: Métodos de autenticación de SQL Server
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de
Windows
Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a Microsoft SQL Server.
Autenticación de
Microsoft SQL
Server
Utiliza las credenciales de los campos Nombre de acceso y Contraseña para conectarse a Microsoft
SQL Server. GFI MailArchiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría, o leerla.
IMPORTANTE
La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de
propietario de la base de datos.
4. Para crear una base de datos en un servidor Microsoft SQL Server seleccionado con anterioridad,
seleccione Nueva base de datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar
una base de datos existente, en Seleccionar una existente:, elija una base de datos de auditoría en
la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar.
5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
Seleccione Permitir realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de
actividad de la base de datos y especifique la ruta de acceso del equipo con Microsoft SQL Server en
el que se almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar.
NOTA
Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de
usuario con la que se ejecuta el servicio de Microsoft SQL Server
NOTA
Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de Microsoft SQL
Server a través de los permisos de NTFS, con el fin de que el servicio de Microsoft SQL
Server sea el único que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo
exclusivo que realiza el servicio de Microsoft SQL Server, garantiza que no se pueden
alterar los datos de los archivos de seguimiento.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 73: Habilitar la auditoría de interacción del usuario
6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la
actividad de la interfaz de usuario de GFI MailArchiver realizada por los usuarios. Para habilitarlo,
seleccione Habilitar auditoría de interacción de usuario. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para
finalizar la configuración.
5.14.2 Cómo editar auditorías de actividades de bases de datos
Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente,
seleccione los valores que se configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las
instrucciones que se indican en el apartado Cómo configurar auditorías de actividades de la base de
datos para editar la configuración de la auditoría de las actividades de la base de datos existente.
5.14.3 Informes de auditoría
Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de
datos y en la auditoría de interacción del usuario. Los informes de auditoría se pueden ver desde GFI
MailArchiver.
Informes de auditoría de actividad de base de datos:
Administración de la configuración
Control de acceso
GFI MailArchiver
Tratamiento de datos
Mensajes de correo electrónico archivados
Importación en masa
Directiva de retención
Prevención contra pérdida de datos
Pista de auditoría del usuario
Informe de auditoría de interacción del usuario:
Integridad de datos
Acceso a los informes
1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, el informe que desee.
2. Realice las siguientes acciones:
Filtrar informes: Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y
especificando los detalles que un registro tiene que cumplir para que aparezca en pantalla. El
área Filtrar por: se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe.
Imprimir informes: haga clic en el botón Imprimir informe
superior de cada una de las páginas del informe.
, que se encuentra en la parte
Informe de auditoría de la administración de la configuración
Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI MailArchiver.
La información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
Los cambios efectuados
NOTA
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se
enumeran en la lista aparecerá una ventana con información más detallada.
Informe de auditoría de control de acceso
Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de
acceso de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
El usuario afectado por el cambio
Los permisos que se han cambiado
Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados
Este informe se usa para mostrar el número de mensajes de correo electrónico archivados en los
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver al día. La información que aparece incluye:
GFI MailArchiver
Fecha
Nombre de Almacén de archivo
Número de mensajes de correo electrónico archivados
Informe de auditoría de importación en masa
Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de mensajes de correo electrónico importados en los
Almacenes de archivo a través del servicio de importación masiva, en cada informe. La información
que aparece incluye:
Fecha de importación
Número de mensajes de correo electrónico importados
Informe de auditoría de directivas de retención
Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de mensajes de
correo electrónicos eliminados. La información que aparece incluye:
La fecha en que se ejecutó la directiva
El nombre de la directiva de retención
El número de mensajes de correo electrónico eliminados
Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una
ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada.
Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos
Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la
pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La
información que aparece incluye:
El usuario que realizó la acción
La acción realizada
El número de mensajes de correo electrónico afectados
Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario
Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz
web de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye:
Nombre de usuario
Acción realizada
Fecha y hora en que se realizó la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en
la parte superior de la página del informe.
GFI MailArchiver
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con
información detallada sobre la acción realizada.
Informe de auditoría de integridad de datos
Este informe muestra todos los cambios realizados en los Almacenes de archivo y en las bases de
datos de auditoría de GFI MailArchiver que no pasaron por los servicios de GFI MailArchiver. La
información que aparece incluye:
El tipo de evento
El servidor Microsoft SQL Server y la base de datos afectados
El usuario de base de datos afectado
Acción realizada
Equipo del que partió la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se
encuentra en la parte superior de la página del informe.
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista,
aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio.
5.15 Como ver y editar claves de licencia
Las versiones de GFI MailArchiver requieren una clave de licencia. Para obtener información acerca
de las licencias de GFI MailArchiver, consulte:
http://www.gfi.com/products/gfi-mailarchiver/pricing/licensing
Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y
haga clic en la etiqueta Cambiar clave de licencia.
Para cambiar la clave de licencia actual:
1. Haga clic en Editar clave de licencia.
2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar
clave de licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta.
NOTA
Después de la instalación de GFI MailArchiver, el Asistente de postinstalación le redirige
automáticamente a esta página.
GFI MailArchiver
5.16 Configuración general
La opción Configuración general permite definir la dirección de correo electrónico del administrador
y los detalles del servidor de correo electrónico para notificaciones. También permite habilitar,
deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI MailArchiver. Esto permite que GFI
MailArchiver compruebe si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver y que le avise en ese caso.
Véase también:
Cambiar la configuración general
Cambiar la configuración de comprobación de versión
5.16.1 Cambiar la configuración general
1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la
etiqueta Configuración general.
2. Haga clic en Cambiar configuración.
Captura de pantalla 74: Configuración general
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
GFI MailArchiver
Tabla 56: Opciones de Configuración general
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo
electrónico del
administrador
Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones
importantes.
Servidor SMTP
Define el servidor SMTP que usa GFI MailArchiver para enviar notificaciones y restaurar
mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo.
Número de puerto
Define el número de puerto a través del que GFI MailArchiver se comunicará con el servidor
SMTP. Valor predeterminado: 25
Usar SSL
Indica a GFI MailArchiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando SSL.
El servidor SMTP
requiere
autenticación
Indica a GFI MailArchiver que se conecte al servidor STMP utilizando un nombre de usuario y
una contraseña. Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se
muestran automáticamente.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos.
5.16.2 Cambiar la configuración de comprobación de versión
la etiqueta Configuración general.
2. Haga clic en Cambiar configuración de comprobación de versión.
Captura de pantalla 75: Configuración de comprobación de la versión
GFI MailArchiver
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
Tabla 57: Configuración de comprobación de versión
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Habilitar
comprobación de
versión
Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI MailArchiver. Si desactiva esta opción,
dejará de comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver.
Habilitar servidor
proxy
Indica a GFI MailArchiver que use un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI y
buscar versiones actualizadas.
Servidor
proxy/puerto
Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI MailArchiver para conectarse a los servidores de
GFI para comprobar las versiones.
El proxy requiere
autenticación
Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor
proxy y Puerto requiere autenticación.
Nombre de
usuario/contraseña
Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI MailArchiver si el servidor proxy utiliza
autenticación.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
GFI MailArchiver
6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico
GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico de varias bases de datos de correos
electrónicos e importarlos en los Almacenes de archivo.
IMPORTANTE
Si Microsoft Outlook no se detecta en el equipo en el que se ejecuta la herramienta, las
opciones de importarán estarán deshabilitadas. GFI MailArchiver sólo admite Microsoft
Outlook 2003/2007/2010 de 32 bits.
Por medio de GFI MailArchiver es posible exportar correos electrónicos desde los Almacenes de
archivo para, por ejemplo, restaurar correos electrónicos eliminados. La herramienta GFI
MailArchiver Import and Export puede exportar mensajes de correo electrónico a:
una dirección de correo electrónico específica
una carpeta del disco con formato .eml o .msg
un archivo PST.
Para obtener m s informaci n, consulte Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de
archivo de GFI MailArchiver (page 186).
Véase también:
Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange
Configurar configuración de importación de GFI MailArchiver
Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: concesión de permisos
Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export
Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocación de permisos
6.1 Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange
La herramienta GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico de buzones de
Microsoft Exchange e importarlos en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 128
El proceso de agregar correo electrónico de buzones de
Microsoft Exchange a GFI MailArchiver conlleva el siguiente
procedimiento:
1. La herramienta GFI MailArchiver Import Export extrae
mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft
Exchange.
2. La herramienta GFI MailArchiver Import Export convierte los
mensajes de correo electrónico al formato MIME.
3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los
mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de
cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo apropiado.
5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en
una carpeta separada para su revisión.
6.1.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación
Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo
electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente.
GFI MailArchiver
NOTA
Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver,
asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a
continuación.
Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI
MailArchiver
1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and
Export
2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver
Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles.
Tabla 58: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Plan
Permite configurar un plan del Almacén de archivo
Agregar
Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico
importados.
Modificar
Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic
en Modificar para realizar los cambios necesarios.
Quitar
Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad.
Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar.
Filtros (plan y
personalizados)
Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por
Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo.
Importar actividad
Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos.
En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes
en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear
un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de
acuerdo con un intervalo de tiempo especificado.
Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo
NOTA
Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de
archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los
perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base
de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes
de archivo de este manual.
1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de
diálogo Administración de Almacén de archivos.
GFI MailArchiver
2. Haga clic en Agregar.
3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de
archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente.
4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los
campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de
datos.
5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo.
Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo
NOTA
GFI MailArchiver
NOTA
Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno.
2. Haga clic en Plan.
GFI MailArchiver
3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control
deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a
importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo
electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente.
4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño
aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente.
De lo contrario, diríjase al paso siguiente.
5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en
Finalizar.
NOTA
Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un
plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén
de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo.
6.1.2 Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un equipo remoto.
Si se importan mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que GFI MailArchiver está
instalado, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual.
GFI MailArchiver permite la extracción de mensajes de correo electrónico de buzones ubicados en
equipos remotos. Para ello:
1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\
2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo
remoto desde donde la herramienta GFI MailArchiver Import and Export se va a ejecutar. Para
compartir una carpeta:
GFI MailArchiver
En Windows Server 2003:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y
seguridad…
b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el
cuadro de diálogo Permisos.
c. Haga clic en Agregar.
d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en
Comprobar nombres para confirmar el usuario.
e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos.
f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la
casilla de verificación Permitir para Control total.
g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos.
h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de propiedades del
recurso compartido.
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir…
b. Especifique las credenciales con la que se ejecutará la herramienta GFI MailArchiver
Import Export y haga clic en Agregar.
c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario añadido,
seleccione Copropietario.
d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo.
3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport.
4. Pegue la carpeta en el equipo remoto.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
8. Ejecute MArcImportExport.exe.
6.1.3 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: concesión de permisos
El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de la herramienta GFI MailArchiver
Import Export usa las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente
en el equipo servidor Microsoft Exchange. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un
equipo con Microsoft Exchange 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una contraseña.
Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’) de los que se
extraerán los mensajes de correo electrónico.
NOTA
Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones.
Véase también:
GFI MailArchiver
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3
1. Abra el Administrador del sistema de Exchange.
2. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el
botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad.
4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos
heredables….
5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar.
6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén
de buzones.
7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios.
8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como.
9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Exchange.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
11. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de
información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
1. Abra Shell de administración de Microsoft Exchange.
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
Add-ADPermission -identity “Almacén de buzón” -User “Usuario de confianza”
-AccessRights GenericAll
NOTA
Sustituya ‘Almacén de buzón’ por el nombre del almacén de buzón que contiene los
buzones a importar y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concederá acceso
total al buzón.
Ejemplo:
GFI MailArchiver
Add-ADPermission –Identity “Base de datos de buzones” -User “dominiomaestro\JuanGarcía” –AccessRights GenericAll
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3
1. Abra el Shell de administración en el servidor Microsoft Exchange 2007.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
'domain\user' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
Ejemplo:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
'master-domain\administrator -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
1. Abra Shell de administración en el servidor Microsoft Exchange 2010
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter
{recipienttype -eq "UserMailbox"}
3. Una vez que esté completado, ejecute el siguiente comando PowerShell:
New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
Ejemplo:
New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
6.1.4 Paso 2:Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export
Para exportar mensajes de correo electrónico desde buzones de Microsoft Exchange:
1. Inicie la herramienta GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI
MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 79: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange
3. En el área Versión de Microsoft Exchange, seleccione la opción aplicable a Microsoft Exchange
Server:
Microsoft Exchange 2003 o 2007
Microsoft Exchange 2007 SP1 o 2010
4. En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los
buzones Microsoft Exchange que va a importar. Configure:
Iniciar sesión como el usuario actual: el inicio de sesión en Microsoft Exchange se hace con las
credenciales del usuario que ha iniciado la sesión.
Usar credenciales diferentes: especifique el nombre de usuario (dominio\nombre de usuario) y la
contraseña del usuario con permisos de acceso total al buzón.
Servidor: especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft Exchange Server.
Usar SSL: marque esta opción si el servidor Microsoft Exchange requiere una conexión SSL.
Extraer correos electrónicos de carpetas públicas: marque esta opción para extraer mensajes
de correo electrónico de las carpetas públicas.
GFI MailArchiver
Verificar conexión: haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación al
servidor Microsoft Exchange Server.
5. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 80: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta
6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar:
Todos los buzones y carpetas: importar todos los mensajes de correo electrónico de los buzones
a los que tiene acceso el usuario configurado.
Seleccione los buzones y carpetas de los que extraer correos electrónicos: seleccione esta
opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique un
nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón ... para seleccionar el buzón que
va a importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta,
activa Importar correos electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la
carpeta.
Extraer correos electrónicos de carpetas públicas: marque esta opción para extraer mensajes
de correo electrónico de las carpetas públicas.
7. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI MailArchiver
8. En el área Seleccionar destino de la importación, especifique la ubicación en que se importarán
los mensajes de correo electrónico seleccionados. Seleccione:
Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico
a una ubicación en el disco en formato .txt
9. Al extraer mensajes de correo electrónico, es posible que algunos ya los haya archivado GFI
MailArchiver. El resultado será la existencia de mensajes de correo electrónico archivados por
duplicado. Para evitarlo, configure una fecha y hora límite, de modo que sólo se archiven los
mensajes de correo electrónico cuya fecha u hora sean anteriores a los especificados. (Por ejemplo,
la fecha y hora en que se instaló GFI MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico no
archivados por GFI MailArchiver.) En el área Selección de hora límite, seleccione la fecha y hora
límite.
10. Para establecer un propietario para los mensajes de correo electrónico importados, habilite
Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro
de texto Propietario.
GFI MailArchiver
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo
electrónico importados se muestran bajo [email protected].
11. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación.
12. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos
a exportar.
6.1.5 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocación de permisos
Importación de buzones en el servidor Microsoft Exchange
No hay permisos que se puedan revocar al ejecutar la herramienta GFI MailArchiver Import and
Export directamente en el equipo del servidor Microsoft Exchange.
Si el Asistente de buzón Microsoft Exchange se ejecutó en un equipo que no es el servidor Microsoft
Exchange 2003/2007/2010, con anterioridad se concedieron permisos ‘Enviar como’ y ‘Recibir como’
a las credenciales del usuario. Se recomienda que, tras ejecutar la herramienta GFI MailArchiver
Import and Export, se revoquen estos permisos.
1. Abra el Administrador del sistema de Exchange.
2. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el
botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad.
4. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador.
5. En la lista Permisos, active la opción Denegar de Recibir como y Enviar como.
6. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como a:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Exchange.
7. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, active la opción Permitir permisos heredables… y
haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones.
9. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de
información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2007/2010
1. Abra Shell de administración de Microsoft Exchange.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell:
GFI MailArchiver
Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de
confianza" -AccessRights GenericAll
NOTA
Sustituya ‘Almacén de buzones’ por el nombre del almacén de buzones que contiene los
buzones de los usuarios y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concedió
anteriormente acceso total al buzón.
Ejemplo:
Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "masterdomain/JohnSmith" -AccessRights GenericAll
6.2 Importar correos electrónicos desde archivos PST locales
La Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de
archivos PST. A continuación, los mensajes de correo electrónico se pueden importar en los
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
Si Microsoft Outlook no se detecta en el equipo en el que se ejecuta la herramienta, las
opciones de importarán estarán deshabilitadas. GFI MailArchiver sólo admite Microsoft
Outlook 2003/2007/2010 de 32 bits.
GFI MailArchiver
El proceso de agregar mensajes de correo
electrónico desde archivos PST a GFI MailArchiver
conlleva el siguiente procedimiento:
1. La herramienta GFI Import Export extrae
mensajes de correo electrónico de uno o
varios archivos PST.
2. La herramienta GFI Import Export convierte
los mensajes de correo electrónico al formato
MIME.
3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver
procesa los mensajes de correo electrónico
extraídos según la fecha de cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de
correo electrónico en el Almacén de archivo
apropiado.
5. Los mensajes de correo electrónico con error
se colocan en una carpeta separada para su
revisión.
NOTA
Microsoft Outlook 2003 (32 bits), o posterior,
debe estar instalado en el equipo en que se
ejecuta la Utilidad GFI MailArchiver Import
Export.
NOTA
Durante la extracción, los mensajes de correo
electrónico de los archivos PST se copian y
dichos archivos permanecen en su estado
original.
GFI MailArchiver
NOTA
continuación.
MailArchiver
Export
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Plan
Agregar
importados.
Modificar
Quitar
Filtros (plan y
personalizados)
Importar actividad
NOTA
GFI MailArchiver
datos.
NOTA
GFI MailArchiver
NOTA
GFI MailArchiver
Finalizar.
NOTA
6.2.2 Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
GFI MailArchiver permite la extracción de mensajes de correo electrónico de buzones ubicados en
equipos remotos. Para ello:
remoto desde donde la herramienta GFI MailArchiver Import and Export se va a ejecutar. Para
GFI MailArchiver
seguridad…
recurso compartido.
3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
6.2.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde archivos
PST
Ejecutar la herramienta GFI MailArchiver Import Export para extraer mensajes de correo electrónico
de un archivo PST.
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde archivos .pst.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 85: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook
3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la
operación en cada archivo PST que desee agregar. Haga clic en Siguiente cuando se hayan añadido
todos los archivos PST.
GFI MailArchiver
8. En el área Seleccionar destino de la importación, especifique la ubicación en que se importarán
los mensajes de correo electrónico seleccionados. Seleccione:
Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico
a una ubicación en el disco en formato .txt
9. Al extraer mensajes de correo electrónico, es posible que algunos ya los haya archivado GFI
MailArchiver. El resultado será la existencia de mensajes de correo electrónico archivados por
duplicado. Para evitarlo, configure una fecha y hora límite, de modo que sólo se archiven los
mensajes de correo electrónico cuya fecha u hora sean anteriores a los especificados. (Por ejemplo,
la fecha y hora en que se instaló GFI MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico no
archivados por GFI MailArchiver.) En el área Selección de hora límite, seleccione la fecha y hora
límite.
10. Para establecer un propietario para los mensajes de correo electrónico importados, haga clic en
Seleccionar propietario y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario.
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo
electrónico importados se muestran bajo [email protected].
GFI MailArchiver
NOTA
a exportar.
6.3 Importar correos electrónicos desde archivos PST en red
El Asistente de GFI PST Exporter que incluye GFI MailArchiver ayuda al archivado de archivos PST de
Microsoft Outlook en red creados antes de la instalación de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
GFI PST Exporter es una utilidad basada en agente que
forma parte de la instalación de GFI MailArchiver. Su
funcionamiento se describe a continuación:
1. GFI PST Exporter instala agentes en los equipos de los
usuarios finales.
2. Extrae mensajes de correo electrónico de archivos PST
almacenados en dichos equipos.
3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa
los mensajes de correo electrónico extraídos según la
fecha de cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo apropiado.
5. Los mensajes de correo electrónico con error se
colocan en una carpeta separada para su revisión.
NOTA
Microsoft Outlook 2003 (32 bits), o posterior, debe
estar instalado en el equipo en que se ejecuta la
Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
GFI MailArchiver
NOTA
continuación.
MailArchiver
Export
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Plan
Agregar
importados.
Modificar
Quitar
Filtros (plan y
personalizados)
Importar actividad
NOTA
GFI MailArchiver
datos.
NOTA
GFI MailArchiver
NOTA
GFI MailArchiver
Finalizar.
NOTA
6.3.2 Paso 2: Instalar GFI PST Exporter
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Instalar GFI
PST Exporter.
2. Especifique la ruta de acceso en la que se instalará GFI PST Exporter y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 90: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter
3. Cuando la instalación haya extraído los archivos, especifique las credenciales con las que se
ejecutará el servicio principal de GFI PST Exporter y haga clic en Instalar para finalizar la instalación.
6.3.3 Paso 3:Configurar las opciones generales de GFI PST Exporter
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de
gestión de GFI PST Exporter.
2. En Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Configuración general.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 91: GFI PST Exporter: configuración general
3. En el campo Hora límite (hora UTC), especifique una fecha y hora límite. Sólo se extraerán los
mensajes de correo electrónico anteriores a esta fecha y hora.
NOTA
si establece una fecha y hora anterior a la instalación de GFI MailArchiver, GFI PST
Exporter extraerá los correos electrónicos que no han sido procesados por GFI
MailArchiver, lo que evitará la existencia de correos electrónicos duplicados en el
almacén de archivo.
4. Especifique el tamaño máximo del correo electrónico en el campo Tamaño máximo del correo
electrónico exportable. Los mensajes de correo electrónico con un tamaño superior al especificado
no se exportarán.
5. Especifique la carpeta de recogida en el campo Carpeta de recogida de GFI MailArchiver donde
GFI PST Exporter guardará los mensajes de correo electrónico extraídos. Para importar los mensajes
de correo electrónico extraídos al Almacén de archivo de GFI MailArchiver, especifique la carpeta de
recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver. La ruta predeterminada de GFI MailArchiver
Import Service es: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup
GFI MailArchiver
NOTA
Si GFI PST Exporter se ejecuta en un equipo remoto, no especifique unidades asignadas
sino rutas UNC completas: \\servidor\recurso compartido.
NOTA
La carpeta de recogida del servicio de importación debe tener permisos completos de
lectura y escritura.
6. En la sección Servicios de directorio, seleccione Tipo de servicio de directorio.
Captura de pantalla 92: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta
7. Haga clic en Verificar para abrir el cuadro de diálogo Verificación de los servicios de directorio.
Especifique la raíz de consulta o haga clic en Detección automática para detectarla
automáticamente. Escriba un nombre de usuario válido para la raíz de consulta especificada y haga
clic en Probar búsqueda para verificarla. Haga clic en Aceptar para volver a Configuración general
de PST Exporter.
8. Especifique el nombre del servidor Microsoft Exchange en el campo Servidor Microsoft Exchange.
9. En los campos Dominio, Nombre de usuario y Contraseña, especifique las credenciales de la
cuenta del controlador de dominio. El agente GFI PST Exporter usará estas credenciales para
procesar y extraer los mensajes de correo electrónico del equipo del usuario final. Active la casilla de
verificación Validar al guardar para comprobar las credenciales especificadas al confirmar la
configuración.
10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración o en Revertir para cancelar toda la
configuración.
6.3.4 Paso 4:Configurar las opciones de notificación de GFI PST Exporter
Tras configurar las opciones generales, se puede configurar GFI PST Exporter para que envíe
notificaciones por correo electrónico para supervisar el estado del procesamiento del PST en el
equipo del usuario final.
GFI MailArchiver
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de
gestión de GFI PST Exporter.
2. Seleccione el nodo Configuración de las notificaciones.
Captura de pantalla 93: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones
3. En la lista desplegable Tipo de servidor de correo, seleccione SMTP.
4. Especifique el método de autorización aplicable a su servidor de correo.
5. Especifique la dirección IP del servidor en el campo Dirección del servidor de correo.
6. Si el método de autorización requiere autenticación, especifique un nombre de usuario y una
contraseña válidos en los campos Nombre de usuario y Contraseña.
7. Especifique una dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de
origen. Ésta es la dirección de correo electrónico que se muestra como remitente de la notificación.
Dicha dirección puede que no sea una dirección de correo electrónico existente y puede dedicarse
sólo a las notificaciones de GFI PST Exporter
Ejemplo: [email protected]
8. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de
destino a la que se enviarán las notificaciones.
9. Haga clic en Enviar correo de prueba para comprobar la configuración de la conexión y enviar un
correo electrónico de notificación de prueba.
6.3.5 Paso 5:Configurar grupos de equipos
Tras configurar las opciones generales y de notificación, GFI PST Exporter permite organizar los
equipos de los usuarios finales en grupos de equipos. A cada grupo de aplicaciones se le aplican
configuraciones distintas y se llevan a cabo exportaciones de PST de forma independiente.
GFI MailArchiver
Los grupos de equipos se pueden configurar accediendo al nodo Grupos de equipos de la Consola de
administración de GFI PST Exporter.
Captura de pantalla 94: GFI PST Exporter: grupos de equipos
Cómo agregar nuevos grupos de equipos
1. Haga clic en el botón Crear un nuevo grupo de equipos.
Captura de pantalla 95: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos
2. Especifique el nombre del grupo y haga clic en Aceptar.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 96: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos
3. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha General.
4. En la sección Propiedad, especifique quién tendrá propiedad de los mensajes de correo electrónico
extraídos de este grupo de equipos:
Para asignar un propietario específico a todos los mensajes de correo electrónico extraídos,
seleccione la opción Todos los PST pertenecen al correo electrónico y escriba la dirección de
correo electrónico del propietario.
Para asignar la propiedad al perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook con el que se
extrajeron los mensajes de correo electrónico, seleccione la opción Detección automática de la
propiedad.
GFI MailArchiver
NOTA
La propiedad de los mensajes de correo electrónico es importante, ya que el propietario
especificado será el único que podrá examinar los mensajes de correo electrónico
archivados.
5. Especifique el momento en que se enviarán las notificaciones en la lista desplegable Notificar
cuando:. Se utilizará la configuración seleccionada anteriormente en el nodo Configuración de las
notificaciones.
6. Haga clic en la ficha Orígenes.
Captura de pantalla 97: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca
7. En la sección Restringir a carpetas, administre las rutas de acceso en las que se pueden procesar
los archivos PST. Las condiciones que especifique se aplicarán a todas las carpetas y subcarpetas de la
ruta de acceso. Las rutas de acceso especificadas pueden ser:
Local: hace referencia al equipo del usuario final en la que está implementado el agente
Ejemplo: “Include”, “C:\”, “Ruta local”: para buscar en todos los archivos en la unidad de disco
duro local
Asignada: rutas de acceso que se resuelven utilizando una letra de unidad.
UNC: con el formato \\servidor\recurso compartido
Haga clic en Agregar para agregar la ruta de acceso a la lista.
GFI MailArchiver
8. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo grupo de equipos.
Cómo editar grupos de equipos
Para editar las configuraciones de los grupos de equipos:
1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el grupo de equipos que va a editar en el
nodo Grupos de equipos.
Captura de pantalla 98: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos
2. Haga clic en el botón Editar para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del grupo de equipos.
3. Aplique los cambios necesarios, como se explica en los pasos 4 al 8 del apartado Cómo agregar
nuevos grupos de equipo.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Actualizaciones de los grupos de equipos
La Consola de GFI PST Exporter muestra el estado de cada uno de los equipos de un grupo.
Para configurar cuándo se actualiza el estado, seleccione el grupo de equipos en el nodo Grupos
de equipos. En la lista desplegable Actualizar cada:, seleccione el intervalo de tiempo en el que
se actualizará el estado.
Haga clic en Actualizar ahora para actualizar el estado manualmente.
GFI MailArchiver
6.3.6 Paso 6:Agregar equipos de usuarios finales a los grupos de equipos
Tras configurar los grupos de equipos, especifique qué equipos de los usuarios finales pertenecen a
cada grupo. Para agregar equipos de usuarios finales:
1. En la Consola de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de equipos.
2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos al que se agregarán equipos de usuarios
finales.
Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: agregar un equipo
3. Haga clic en el botón Agregar equipo
para agregar un equipo al grupo.
4. Especifique el nombre o la dirección IP del equipo (por ejemplo, 192.168.4.50) que se agregará al
grupo y haga clic en Aceptar.
Equipos de usuarios finales
Para configurar los equipos de usuarios finales en los grupos de equipos, haga clic con el botón
secundario en el equipo de usuario final y seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
Quitar: elimina del grupo de equipos el equipo de usuario final seleccionado.
Mover a grupo: mueve el equipo del usuario final seleccionado a otro grupo de equipos.
6.3.7 Paso 7:Implementar el agente GFI PST Exporter en equipos de usuarios finales
Para extraer archivos PST de los equipos de usuarios finales, el agente GFI PST Exporter debe estar
implementado de forma remota en el equipo de usuario. Para implementar el agente:
1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de equipos.
2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos.
3. Seleccione el equipo en el que se va a implementar el agente.
GFI MailArchiver
4. Haga clic en el botón Implementar
Manager.
para iniciar el Asistente de GFI PST Exporter – Deployment
5. Especifique el propietario de los mensajes de correo electrónico extraídos de este equipo en el
campo Origen de la propiedad. Las opciones de propiedad incluyen:
Sin cambios: el propietario actual
Predeterminado del grupo: el propietario especificado en el grupo de equipos
Forzar detección automática: fuerza al agente a que detecte el perfil de correo electrónico de
Microsoft Outlook
GFI MailArchiver
Forzar propietario específico: especifica la dirección de correo electrónico del propietario que
se asignará a los mensajes de correo electrónico extraídos. Escriba la dirección de correo
electrónico del propietario en el campo Dirección de correo electrónico del propietario
forzado.
Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto
6. Tome nota de los requisitos necesarios para poder implementar y ejecutar el agente de GFI PST
Exporter en los equipos de los usuarios finales. Haga clic en Siguiente para comenzar la
implementación en el equipo del usuario final.
NOTA
Durante la implementación, o después de ella, haga clic en el servidor para ver el
registro de los detalles de la implementación.
GFI MailArchiver
NOTA
Es posible que en el equipo del usuario se abra una ventana emergente final que informa
que el agente se está implementando. Esta ventana se cierra automáticamente al
finalizar la implementación.
7. Haga clic en Cerrar cuando haya finalizado la implementación.
6.3.8 Paso 8:Procesar archivos PST en los equipos de los usuarios finales
Tras la implementación del agente de GFI PST Exporter en los equipos de los usuarios finales, es
posible indicar al agente que inicie el procesamiento de archivos PST en los equipos seleccionados.
Para iniciar el proceso de extracción de archivos PST:
1. En la Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de equipos.
2. En el panel de visualización, seleccione los equipos en los que se iniciará el procesamiento.
3. Haga clic en el botón Iniciar
seleccionados.
para comenzar a procesar los archivos PST en los equipos
Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos
4. El número de mensajes de correo electrónicos examinados y extraídos se muestra junto a cada
equipo.
5. Para ver los detalles del estado del proceso en cada equipo, selecciónelo en el panel de
navegación.
GFI MailArchiver
6.3.9 Informes y registros
Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: informe de exportación
GFI PST Exporter puede mostrar informes de los mensajes de correo electrónico extraídos. En el nodo
Informes, se puede visualizar el Informe de exportación , que muestra detalles de los archivos PST
procesados. Además de los detalles de las exportaciones correctas, se mostrarán todos los errores o
advertencias. La información que se muestra incluye el estado, grupo y nombre del equipo, la fecha y
hora en la que se intentó llevar a cabo el procesamiento y el número de mensajes de correo
electrónico exportados.
Para ver el informe, haga clic enNodo Informes.
También es posible imprimir el informe o exportarlo en formato HTML.
Detalles del procesamiento en los equipos de los usuarios finales
Además del informe de exportación, es posible visualizar detalles acerca de los archivos PST
procesados para cada equipo de usuario.
1. En el panel de navegación de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de equipos.
2. Expanda el grupo de equipos apropiado para mostrar todos los equipos de los usuario finales
3. Seleccione el subnodo del equipo del usuario final cuyos detalles desee mostrar.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: registros de procesamiento
4. Para ver los informes del equipo seleccionado en el panel de visualización:
Haga clic en la ficha Registros para ver una lista de los trabajos de exportación. Haga doble clic
en cualquiera de estos trabajos para ver más detalles del mismo.
Haga clic en la ficha PST para ver una lista de los archivos PST procesados. La información que se
muestra incluye la ubicación del archivo PST, procesos correctos o con error y el número de
mensajes de correo electrónico exportados.
NOTA
Para volver a exportar los correos electrónicos de un archivo PST, seleccione el archivo
PST y haga clic en el botón Volver a exportar
. Tenga cuidado al hacerlo, ya se
pueden duplicar los mensajes de correo electrónico archivados.
6.3.10 Cómo agregar correos electrónicos importados a almacenes de archivo GFI MailArchiver
Los mensajes de correo electrónico exportados se guardan en la carpeta de recogida especificada en
la configuración general de GFI PST Exporter. Para importar los mensajes de correo electrónico
GFI MailArchiver
exportados en un Almacén de archivo de GFI MailArchiver, los mensajes deben colocarse en la carpeta
de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver de la siguiente forma:
Elija la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver como carpeta de
destino en la configuración general de GFI PST Exporter, o bien
Si los mensajes de correo electrónico ya se han exportado, muévalos manualmente a la carpeta
de recogida.
Los mensajes de correo electrónico de la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI
MailArchiver se procesan como sigue:
Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de
archivo apropiado.
Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas
de cualquiera de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está
dañado, el servicio de importación se moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar.
Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son:
Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup
Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue
Carpeta de sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Unclassified
6.3.11 Mensajes de correo electrónico sin clasificar
El Servicio de importación de GFI MailArchiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin
clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo.
En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, el Servicio de importación de GFI MailArchiver
creará cuatro archivos en la carpeta Unclassified, por ejemplo:
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope
La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió
el mensaje de correo electrónico.
IMPORTANTE
Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se
suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo
electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo.
Para archivar mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo:
1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los correos electrónicos a
archivar.
2. Detenga el Servicio de importación de GFI MailArchiver, para lo que debe desplazarse a Inicio >
Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios.
GFI MailArchiver
3. Haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y haga clic en
Detener.
4. Vaya a la carpeta Unclassified.
5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue.
6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de
importación de GFI MailArchiver y seleccione Iniciar.
6.4 Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2
Dado que GFI MailArchiver y GFI MailArchiver 2 tienen diferentes esquemas de base de datos, GFI
MailArchiver no puede usar directamente bases de datos de GFI MailArchiver 2.
Para archivar el correo electrónico de una base de datos GFI MailArchiver 2, la instalación de GFI
MailArchiver se completa con una configuración para extraer mensajes de correo electrónico de GFI
MailArchiver 2.
GFI MailArchiver
El proceso de agregar correo electrónico desde archivos GFI
MailArchiver 2 a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento:
1. El Asistente de GFI MailArchiver 2 Import Export extrae los
correos electrónicos de una bases de datos GFI MailArchiver 2.
2. La herramienta GFI MailArchiver 2 Email Export convierte los
mensajes de correo electrónico a un formato sin procesar.
mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada
uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en
el Almacén de archivo apropiado.
5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una
carpeta separada para su revisión.
NOTA
La Utilidad GFI MailArchiver Import Export sólo puede exportar
correos electrónicos de bases de datos Microsoft SQL Server.
NOTA
continuación.
GFI MailArchiver
MailArchiver
Export
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Plan
Agregar
importados.
Modificar
Quitar
Filtros (plan y
personalizados)
Importar actividad
NOTA
GFI MailArchiver
datos.
NOTA
GFI MailArchiver
NOTA
GFI MailArchiver
Finalizar.
NOTA
6.4.2 Cómo importar bases de datos de GFI MailArchiver 2 de un equipo remoto
GFI MailArchiver permite extraer bases de datos de GFI MailArchiver 2 ubicadas en equipos remotos.
Para ello:
GFI MailArchiver
remoto desde donde el Asistente de GFI MailArchiver 2 Import Export se va a ejecutar. Para
seguridad…
recurso compartido.
3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta
MarcImportExport.
6.4.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde GFI
MailArchiver 2
NOTA
La Utilidad GFI MailArchiver Import Export no modifica la antigua base de datos de GFI
MailArchiver 2.
Para extraer los mensajes de correo electrónico de una base de datos Microsoft SQL Server de GFI
MailArchiver 2:
GFI MailArchiver
1. Cargue la Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI
2. En la pantalla principal, haga clic en Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2.
3. En Nombre/dirección IP de servidor, especifique los detalles del servidor donde se almacena la
base de datos de GFI MailArchiver 2 de uno de los siguientes modos:
Seleccionando el servidor Microsoft SQL Server en la lista, o bien
Escribiendo el nombre del equipo, o bien
Escribiendo la dirección IP.
4. En Autenticación mediante, seleccione el método de autenticación para conectar con el servidor
Microsoft SQL Server.
Seleccione Usuario de la sesión actual, o bien
Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una
contraseña.
5. En la lista Base de datos de GFI MailArchiver 2, seleccione la base de datos desde donde
exportar los correos electrónicos.
6. En el área Opciones, seleccione la ubicación en la que la utilidad guardará los mensajes de correo
electrónico. Seleccione:
Importar a GFI MailArchiver: importa mensajes de correo electrónico automáticamente a
Exportar a una ruta determinada: los mensajes de correo electrónico se almacenan sin formato
en una carpeta personalizada. Haga clic en Examinar para configurar la carpeta personalizada.
NOTA
La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de mensajes de correo
electrónico almacenados en la base de datos de GFI MailArchiver 2.
6.5 Importar correos electrónicos desde GFI MailEssentials
Dado que GFI MailArchiver y GFI MailEssentials tienen diferentes esquemas de base de datos, GFI
MailArchiver no puede usar directamente bases de datos de GFI MailEssentials.
Para archivar mensajes de correo electrónico de GFI MailEssentials, la instalación de GFI MailArchiver
se completa con una configuración para extraer correos electrónicos de GFI MailEssentials.
GFI MailArchiver
El proceso de agregar correo electrónico desde GFI MailEssentials a
GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento:
1. La Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes de
correo electrónico de un archivo GFI MailEssentials.
2. La Utilidad GFI MailArchiver Import Export convierte los mensajes
de correo electrónico al formato MIME.
mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada
uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en
el Almacén de archivo apropiado.
5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una
carpeta separada para su revisión.
NOTA
La Utilidad GFI MailArchiver Import Export sólo puede extraer
mensajes de correo electrónico de una base de datos Microsoft
SQL Server de GFI MailEssentials.
NOTA
continuación.
GFI MailArchiver
MailArchiver
Export
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Plan
Agregar
importados.
Modificar
Quitar
Filtros (plan y
personalizados)
Importar actividad
NOTA
GFI MailArchiver
datos.
NOTA
GFI MailArchiver
NOTA
GFI MailArchiver
Finalizar.
NOTA
6.5.2 Cómo importar archivos de GFI MailEssentials de un equipo remoto
GFI MailArchiver permite la extracción de archivos de correo electrónico de GFI MailEssentials
ubicados en equipos remotos. Para ello:
GFI MailArchiver
2. Comparta la carpeta Pickup para dar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto
desde donde el Asistente de GFI MailEssentials Archive Import Export se va a ejecutar. Para
seguridad…
recurso compartido.
3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta
MarcImportExport.
6.5.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde GFI
MailEssentials
NOTA
La Utilidad GFI MailArchiver Import Export no modifica el antiguo archivo de correos
electrónicos de GFI MailEssentials.
Para extraer mensajes de correo electrónico de un archivo de correos electrónicos GFI MailEssentials:
1. Cargue la Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI
2. En la pantalla principal, haga clic en Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2.
GFI MailArchiver
3. En Nombre/dirección IP del servidor, especifique los detalles del servidor donde se almacena la
base de datos de GFI MailEssentials de uno de los siguientes modos:
Seleccionando el servidor Microsoft SQL Server en la lista, o bien
Escribiendo el nombre del equipo, o bien
Escribiendo la dirección IP.
4. En Autenticación mediante, seleccione el método de autenticación para conectar con el servidor
Microsoft SQL Server.
Seleccione Usuario de la sesión actual, o bien
Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una
contraseña.
5. En la lista Base de datos de GFI MailEssentials, seleccione la base de datos desde donde exportar
los correos electrónicos.
6. En el área Opciones, seleccione la ubicación en la que la utilidad guardará los mensajes de correo
electrónico. Seleccione:
Importar a GFI MailArchiver: importa mensajes de correo electrónico automáticamente a
Exportar a una ruta determinada: los mensajes de correo electrónico se almacenan sin formato
en una carpeta personalizada. Haga clic en Examinar para configurar la carpeta personalizada.
NOTA
almacenados en la base de datos GFI MailEssentials.
6.5.4 Cómo importa GFI MailArchiver los correos electrónicos en los Almacenes de archivo
Tras ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, los mensajes de correo electrónico
exportados se guardan sin formato en la carpeta de destino especificada durante la ejecución del
asistente. Si se elige importar mensajes de correo electrónico a GFI MailArchiver, los mensajes de
correo electrónico extraídos se almacenan en la carpeta Pickup de GFI MailArchiver. Esta carpeta
está ubicada en: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup.
NOTA
Si los mensajes de correo electrónico ya se han exportado, puede mover manualmente
dichos mensajes a la carpeta de recogida.
Los mensajes de correo electrónico de la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI
MailArchiver se procesan como sigue:
Los mensajes de correo electrónico se colocan en la carpeta de la cola para ser archivados en el
almacén de archivo apropiado.
GFI MailArchiver
Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas
de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio
de importación se moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar.
Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son:
Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue
Carpeta de sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Unclassified
6.5.5 Mensajes de correo electrónico sin clasificar
El Servicio de importación de GFI MailArchiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin
clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo.
En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, el Servicio de importación de GFI MailArchiver
creará cuatro archivos en la carpeta Unclassified, por ejemplo:
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope
La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió
el mensaje de correo electrónico.
IMPORTANTE
Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se
suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo
electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo.
Para archivar mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo:
1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los correos electrónicos a
archivar.
2. Detenga el Servicio de importación de GFI MailArchiver, para lo que debe desplazarse a Inicio >
Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios.
3. Haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y haga clic en
Detener.
4. Vaya a la carpeta Unclassified.
5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue.
6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de
importación de GFI MailArchiver y seleccione Iniciar.
6.6 Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI
MailArchiver
La característica GFI MailArchiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico
individuales a la dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o
restaurar más de un mensaje de correo electrónico simultáneamente, use la Utilidad GFI MailArchiver
Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una instalación de GFI MailArchiver,
GFI MailArchiver
buscar los correos electrónicos para exportar y exportar todos los correos electrónicos de una vez del
siguiente modo:
Restaurar una dirección de correo electrónico específica
Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato .eml o .msg
Realizar la descarga a un archivo PST.
La característica de exportación de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export es útil para exportar un
conjunto de correos electrónicos que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo,
para proporcionar los correos electrónicos referentes a un litigio.
NOTA
El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los
mensajes de correo electrónico originales de los Almacenes de archivo.
6.6.1 Exportación de correos electrónicos
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
2. En el área Exportar datos desde GFI MailArchiver haga clic en Descargar correos electrónicos
desde GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 112: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver
3. En el área Credenciales de inicio de sesión:
En el campo URL de GFI MailArchiver, especifique la dirección URL usada para conectar con GFI
MailArchiver.
Seleccione Iniciar sesión como el usuario final para iniciar sesión utilizando las credenciales del
usuario que ha iniciado la sesión o seleccione Usar credenciales diferentes para iniciar sesión
utilizando otro nombre de usuario y contraseña.
Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer conexión con la dirección
URL de GFI MailArchiver con las credenciales especificadas.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 113: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda
4. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones:
Buzón completo: busca en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto.
Correos electrónicos que contienen palabras determinadas: busca mensajes de correo
electrónico que incluyen determinadas palabras en el asunto, cuerpo o archivos adjuntos.
Correos electrónicos basados en una búsqueda personalizada: busca en los mensajes correos
electrónicos almacenados en un Almacén de archivo concreto, en un buzón concreto o que
contengan una etiqueta concreta.
5. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de
búsqueda de la siguiente manera:
GFI MailArchiver
Tabla 63: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico
TIPO DE BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Todo el buzón
Búsqueda en buzón
Todos los correos electrónicos en este buzón: haga clic en el botón … y agregue el buzón
para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene.
Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los
primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda.
Correos electrónicos que
contienen palabras
específicas
Búsqueda simple
Buscar: escriba los términos de la búsqueda en el asunto y cuerpo de los mensajes de
Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda.
active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda: la búsqueda
devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios
de búsqueda.
Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón ... para
especificar el buzón en el que buscar.
Correos electrónicos con
criterios de búsqueda
específicos
Búsqueda avanzada
Buscar en todos los Almacenes de archivo
Restringir la búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en
determinados Almacenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar el
Almacén de archivo en el que buscar.
Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en
buzones específicos. Haga clic en el botón ... para seleccionar los buzones en los que
buscar.
Recuperar sólo las primeras 5000 ocurrencias: la búsqueda devuelve sólo los primeros
5000 correos electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda.
En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y
especifique la condición. Haga clic en + para agregar más criterios.
Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para exportar
los mensajes de correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación
6. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico:
Tabla 64: Opciones de exportación de correo electrónico
OPCIÓN DE EXPORTACIÓN
CONFIGURACIÓN
Restaurar en la siguiente
dirección de correo
electrónico
Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón. Especifique la
de correo electrónico y seleccione el método para enviar los mensajes de correo electrónico:
Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados
Enviar mensajes de correo electrónico como originales
Ruta de la descarga
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Exam
seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Seleccione el for
exportación de los correos electrónicos: .eml o .msg.
Descargar a PST
Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook. Escriba la ruta de acceso o hag
Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los mensajes de correo electrónico.
mantener la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico exportados, active Man
estructura de carpeta.
GFI MailArchiver
NOTA
a exportar.
6.6.2 Cómo ver un correo electrónico desde el resultado de la búsqueda
Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes de correo
electrónico del conjunto de resultados para comprobar que realmente contienen lo que busca. Haga
doble clic en el mensaje de correo electrónico para visualizarlo. La herramienta Exportación de gran
capacidad de GFI MailArchiver cargará el mensaje de correo electrónico en una ventana separada.
GFI MailArchiver
7 Restauración de buzones
GFI MailArchiver brinda la capacidad de restaurar mensajes de correo electrónicos archivados en
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en un buzón de Microsoft Exchange. La característica de
restauración de buzones de GFI MailArchiver le permite restaurar, por ejemplo, mensajes de correo
electrónico de buzones eliminados.
7.1 Restaurar un buzón
1. Inicie la utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore desde el grupo de programas de GFI MailArchiver
(GFI MailArchiver > Restauración de buzones).
Captura de pantalla 115: Utilidad para restaurar buzones
2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón.
3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una ‘fecha
inicial’ y una ‘fecha final’ para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto.
4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo
electrónico.
5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico.
GFI MailArchiver
7 Restauración de buzones | 193
NOTA
La utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore requiere que el usuario en el que se ejecuta
esta utilidad tenga los siguientes derechos:
Acceso a los mensajes de correo electrónico en GFI MailArchiver (origen)
Acceso de lectura/escritura al buzón de Microsoft Exchange Server (destino);
Derechos de ejecución en el servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver.
Para obtener más información, consulte:
GFI MailArchiver
7 Restauración de buzones | 194
8 Solución de problemas
Solución de problemas y soporte técnicoIntroducciónEn este capítulo se explica cómo solucionar los
problemas que puedan aparecer durante la instalación de GFI MailArchiver. Las principales fuentes de
información disponibles para solucionar estos problemas son:Este manual: la mayoría de los
problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en esta sección.Artículos de la
Base de conocimientos de GFIForo en la redContacto con el Centro de soporte de GFI
8.1 GFI SkyNet
GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los
problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y
revisiones de soporte técnico. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI
SkyNet visitando: http://kb.gfi.com/.
8.2 Foro en la red
El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para
acceder al foro en la red, diríjase a: http://forums.gfi.com/.
8.3 Solicitar soporte técnico
Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase
en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte
técnico en línea, o bien de forma telefónica.
En línea: Cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de
esta página para enviar dicha solicitud: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp
Teléfono: Para obtener el número telefónico correcto del Centro de soporte de su área
geográfica, visite: http://www.gfi.com/company/contact.htm.
NOTA
Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación
de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le
asigna cuando registra las claves de su licencia en el área del cliente de GFI en:
http://customers.gfi.com.
Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario.
8.4 Documentación
Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar,
indíquenoslo enviando un correo electrónico a: [email protected].
GFI MailArchiver
8 Solución de problemas | 195
8.5 Problemas en la instalación
Tabla 65: Problemas en la instalación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Cuando se instala GFI MailArchiver se muestra
uno de los siguientes mensajes de error:
Error 1720. Hay un problema en este
paquete de Windows Installer. No se
puede ejecutar un script necesario para
completar la instalación. Póngase en
contacto con el personal de soporte
técnico o con el proveedor del paquete.
1. Deshabilite la exploración en tiempo real de los productos antivirus o
cualquier otro software que explore el equipo en tiempo real.
2. Asegúrese de que no tiene software que quite automáticamente
archivos del directorio TEMP.
3. Inicie sesión en el equipo con la cuenta del administrador de dominio.
4. Descargue e instale la última versión de Windows Scripting Host y de
Windows Installer para su sistema operativo desde:
http://www.microsoft.com/downloads/
5. Asegúrese de que las siguientes tecnologías de Microsoft Windows
están instaladas correctamente y no están dañadas:
Instrumental de administración de Microsoft Windows (WMI)
No se pudo iniciar el motor de instalación:
Acceso denegado.
Error al instalar Ikernel.exe, acceso
denegado.
Microsoft Windows Installer
Microsoft .Net Framework
Microsoft Data Access Components (MDAC)
6. Asegúrese de que las siguientes bibliotecas, que se encuentran en
<Windows\System32>, están correctamente registradas:
Oleaut32.dll
urlmon.dll
ole32.dll
Actxprxy.dll
Scrrun.dll
Browseui.dll
Mshtml.dll
Shdocvw.dll
Shell32.dll
Para registrar una biblioteca en el sistema operativo, siga estos pasos:
1. Haga clic en Inicio y seleccione Ejecutar
2. Escriba cmd.exe y haga clic en Aceptar.
3. Escriba ‘regsvr32 <ruta y nombre del archivo dll>’ Ejemplo: ‘regsvr32
c:\windows\system32\urlmon.dll’
4. Coloque el archivo de instalación en un archivo temporal (por
ejemplo, C:\temp) del equipo en el que vaya a instalar el producto de
GFI.
5. Compruebe también los permisos del Modelo de objetos
componentes distribuido (DCOM) como se explica en:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;295278
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Durante la instalación aparece el siguiente
error:
El asistente se ha interrumpido antes de
que GFI MailArchiver se haya instalado por
completo.
Causa:
Windows Scripting Host (WSH) está obsoleto o dañado.
Solución:
Instale la última versión de Windows Scripting Host (WSH) y reinicie el
equipo. WSH se puede descargar desde:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=C717D9437E4B-4622-86EB-95A22B832CAA&displaylang=en
El sistema no se ha modificado. Para
finalizar la instalación en otro momento,
vuelva a ejecutar la configuración.
El asistente se ha interrumpido antes de
que GFI MailArchiver se haya instalado por
completo.
GFI MailArchiver
8.6 Problemas generales
Tabla 66: Problemas generales
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica los usuarios al cargar
la interfaz web en Windows Server 2008.
Causa:
Problema causado por el uso de la instalación del módulo
Autenticación de formularios y Errores HTTP en IIS7.
Solución 1:desinstale el módulo Errores HTTP.
Solución 2:quite los errores HTTP del directorio virtual de GFI
MailArchiver:
1. Desbloquee el módulo Errores personalizados del servidor.
a. En Administrador de IIS, seleccione el servidor.
b. Haga doble clic en el icono Módulos y seleccione
CustomErrorModule.
c. Haga clic en Desbloquear en el panel Acciones.
2. Quite el Módulo de errores personalizados del directorio virtual
de MailArchiver.
a. Seleccione el directorio virtual de MailArchiver
b. Seleccione CustomErrorModule
c. Haga clic en Quitar en el panel Acciones y en SÍ
para confirmar.
Al cargar GFI MailArchiver aparece una página en
blanco/código HTML/instrucciones para descargar
aspx
Causa:
ASP.NET no está registrado en el servidor web de IIS.
Solución:
Registre ASP.NET:
1. En el símbolo del sistema, cambie el directorio de la siguiente
forma:
Equipos de 32 bits:
<WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<número de
versión>\
En equipos de 64 bits, cambie a:
<WindowsDir\Microsoft.NET\Framework64\<número de
versión>\
2. Escriba ‘aspnet_regiis.exe -i’ y pulse Entrar.
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 401.
Causa:
Este error se produce cuando el método de autenticación de IIS no
se ha configurado correctamente en el servidor de GFI
MailArchiver.
Solución:
Verifique el método de autenticación de IIS usado.
IIS 6
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS).
2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web
predeterminado, haga clic con el botón secundario en
MailArchiver y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad del directorio y en Autenticación
y control de acceso, haga clic en Editar.
4. Active la casilla Habilitar el acceso anónimo.
5. En el área Acceso autenticado, seleccione el método de
autenticación que se va a usar. Se recomienda Autenticación de
Windows integrada.
6. Haga clic en Aceptar dos veces y cierre Administrador de
Internet Information Services (IIS).
IIS 7
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS).
2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web
predeterminado y seleccione MailArchiver.
3. En la vista Características, haga doble clic en Autenticación.
4. Haga clic en Autenticación anónima y en el panel derecho
seleccione Habilitar.
5. Seleccione el método de autenticación que se va a usar y en el
panel derecho, haga clic en Habilitar. Se recomienda
Autenticación de Windows.
6. Cierre Administrador de Internet Information Services (IIS).
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 4000.
Causa:
Este error se produce cuando se instala otra aplicación en el
servidor de GFI MailArchiver, que puede estar usando los mismos
puertos que requiere GFI MailArchiver.
Solución:
Verifique que los puertos predeterminados que usa GFI
MailArchiver no los usa otro software:
1. En el servidor de GFI MailArchiver, inicie Símbolo del sistema.
2. En la línea de comandos, escriba netstat -abn
>C:\netstat.txt. Se crea un archivo de texto llamado
netstat.txt en C:\.
3. Abra netstat.txt y busque las siguientes entradas en la columna
Proto:
TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core2.exe]
TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe]
TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe]
TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe]
TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe]
Si alguno de los puertos no se corresponde con los archivos
ejecutables, el archivo ejecutable de GFI MailArchiver se debe
configurar para usar otro puerto. Para cambiar un puerto
predeterminado:
1. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc.
3. Vaya a la carpeta de instalación de GFI MailArchiver y realice
una copia de seguridad de los siguientes archivos:
..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config
..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.exe.config
..\ASPNET\remoting.config
4. Abra todos los archivos .config indicados en el paso 3 en un
editor de texto, busque el número de puerto que se va a cambiar
y sustitúyalo por otro número de puerto.
Ejemplo: Buscar 8017 y sustituir por 8117.
NOTA: asegúrese de que no hay otras aplicaciones que usen
el número de puerto nuevo.
5. Cuando se realicen cambios en un archivo .config, guárdelo con
la codificación establecida en UTF-8.
6. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
7. Cuando se hayan actualizado todos los archivos .config, reinicie
los servicios de GFI MailArchiver detenidos en el paso 2.
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
8. Repita la prueba de netstat en el símbolo del sistema para
confirmar que GFI MailArchiver está usando los nuevos puertos.
Al mover mensajes de correo electrónico de la
carpeta Elementos enviados del buzón de
Exchange a otra carpeta, el movimiento no se
replica en la estructura de carpetas de GFI
MailArchiver.
Causa:
Este comportamiento se produce cuando el modo caché de
Exchange está habilitado en la configuración de la cuenta de
Microsoft Outlook del usuario. Para obtener más información sobre
el modo caché de Exchange, consulte:
http://office.microsoft.com/enus/outlook/HP010000671033.aspx?pid=CH010045991033
Solución:
deshabilite el modo caché de Exchange de Microsoft Outlook de la
siguiente manera:
Microsoft Outlook 2003
1. Vaya a Herramientas > Cuentas de correo electrónico.
2. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico
existentes y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la cuenta del buzón de Microsoft Exchange y haga
clic en Cambiar.
4. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en
Siguiente.
5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
6. Reinicie Microsoft Outlook para aplicar el cambio.
1. Vaya a Herramientas > Config. de cuenta.
2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la cuenta del buzón
de Microsoft Exchange y haga clic en Cambiar.
3. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en
Siguiente.
4. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
5. Reinicie Microsoft Outlook para aplicar el cambio.
NOTA: esta solución sólo se aplica a los mensajes de correo
electrónico que se archivan después de que el modo caché
de Exchange se haya deshabilitado.
Al abrir mensajes de correo electrónico o archivos
adjuntos de dichos mensajes desde la interfaz de
GFI MailArchiver, se encuentra uno de los
siguientes errores:
Un error de filtrado web que especifica que
el archivo adjunto descargado está dañado.
El archivo adjunto descargado se abre en
Internet Explorer, en lugar de en su
aplicación predeterminado.
GFI MailArchiver
Causa:
Esto puede suceder cuando una herramienta de filtrado web está
instalada entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver
Outlook Connector, y está bloqueando solicitudes HTTP.
Solución:
Configure la herramienta de filtrado web para permitir todo el
tráfico HTTP que genera el servidor de GFI MailArchiver.
Asegúrese de que la dirección IP, el nombre NETBIOS o el nombre
DNS de GFI MailArchiver no están bloqueados por el filtro web.
8.7 Problemas de importación o exportación
Tabla 67: Problemas de importación o exportación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
1. Al importar o exportar aparece: “”El
Servicio de importación de GFI
MailArchiver no se está ejecutando”
Causa:
El Servicio de importación de GFI MailArchiver está detenido.
Solución:
Asegúrese de que el Servicio de importación de GFI MailArchiver se ha
iniciado:
1. Seleccione Inicio > Ejecutar, escriba ‘services.msc’ y haga clic en
Aceptar.
2. Asegúrese de que el ‘Servicio de importación de GFI MailArchiver’ se ha
iniciado. Si no lo ha hacho, haga clic en él con el botón secundario y
seleccione Iniciar.
2. Al importar o exportar aparece: “Los
procesos de exportación están en pausa,
ya que no se han configurado bases de
datos para el Servicio de importación de
GFI MailArchiver”
Causa:
No hay bases de datos configuradas en el Servicio de importación de GFI
MailArchiver Configuración.
Solución:
Asegúrese de que el Almacén de archivo de GFI MailArchiver configurado en
el Servicio de importación de GFI MailArchiver no es de sólo lectura:
1. En GFI MailArchiver, seleccione el nodo Almacenes de archivo.
2. Haga clic en el icono Editar configuración que se encuentra junto al
Almacén de archivo configurado en el Servicio de importación de GFI
MailArchiver.
3. Asegúrese de que la opción No permitir más archivado en este Almacén
de archivo no está habilitada.
3. Al importar o exportar aparece: “El
número de archivos en la cola de
procesamiento está aumentando. Los
procesos de exportación están en pausa
para dar tiempo al Servicio de
importación de GFI MailArchiver para
que procese el retraso.”
GFI MailArchiver
Causa:
GFI MailArchiver no puede archivar los mensajes de correo electrónicos en
las bases de datos. La consecuencia es que las copias de seguridad de los
mensajes de correo electrónico se realizan en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. Cuando el número de mensajes de correo
electrónico de esta carpeta llega a 300, la herramienta GFI PST Export se
pone en pausa.
Solución:
Compruebe si hay más de 300 mensajes de correo electrónico en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. En caso afirmativo, puede ser una
indicación de que los mensajes de correo electrónico no se están
almacenando en el Almacén de archivo.
1. Asegúrese de que el directorio de GFI MailArchiver está excluido de la
copia de seguridad en tiempo real y/o del software de detección de virus.
2. Asegúrese de que GFI MailArchiver tiene una conexión estable con la base
de datos y de que tiene suficientes recursos para soportar la carga.
3. En el caso de las bases de datos de SQL Server, establezca la configuración
de crecimiento automático tanto de los archivos de datos como de los
archivos de registro de transacciones en un valor fijo en megabytes, en lugar
de en un valor porcentual. Los valores recomendados son 10 Mb para los
registros de transacciones y 100 MB para los archivos de datos. Además,
asegúrese de que la opción Tamaño máximo de archivo tanto de los archivos
de datos como de los archivos de transacciones se ha quedado en
‘Crecimiento de archivos sin restringir’.
4. Asegúrese de que hay suficiente espacio en disco en el servidor en que el
Servicio de importación de GFI MailArchiver se está ejecutando.
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
4. Al importar o exportar aparece: “Un
gran número de mensajes de correo
electrónico tienen una fecha que no
coincide con ninguno de los intervalos de
fechas cubiertos por las bases de datos
configuradas. Los procesos de
exportación se han suspendido
indefinidamente. Consulte el manual
para la solución de problemas”
Causa 1:
No hay bases de datos configuradas en el Servicio de importación de GFI
MailArchiver Configuración que cubran la fecha de algunos mensajes de
correo electrónico. Dichos mensajes no se pueden almacenar en ninguna
base de datos, por lo que se almacenarán en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Unclassified>. Cuando el número de mensajes de
correo electrónico de esta carpeta llega a 500, el Asistente de extracción de
correo electrónico se pone en pausa.
Solución 1:
Vaya a la carpeta ‘Unclassified’.
Si alguno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta no
necesita archivarse, puede eliminarlo. El Servicio de importación de
GFI MailArchiver se reanudará automáticamente con el procesamiento
de otros mensajes de correo electrónico.
Si todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta necesitan
archivarse:
1. Determine el intervalo de fechas de los mensajes de correo
electrónico sin clasificar.
NOTA: para determinar la fecha exacta del mensaje de
correo electrónico, abra el archivo .eml de la carpeta
‘Unclassified’ y vea el encabezado del mismo.
2. Modifique los intervalos de fechas de los Almacenes de
archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver
Configuración o cree un Almacén de archivo que cubra el
intervalo de fechas.
NOTA: Para obtener instrucciones sobre cómo establecer
las fechas de los Almacenes de archivo, consulte el
apartado Configurar el Servicio de importación de GFI
MailArchiver en el escenario pertinente del capítulo
Importar y exportar mensajes de correo electrónico de
este manual.
3. Mueva los mensajes de correo electrónicos de la carpeta
Unclassified a la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Queue>.
4. El servicio de importación seguirá automáticamente
archivando de los mensajes de correo electrónico.
NOTA: Para obtener más información e instrucciones
sobre los mensajes de correo electrónico de la carpeta
Unclassified, consulte el capítulo Mensajes de correo
electrónico sin clasificar en uno de los escenarios
pertinentes descritos en el capítulo Importar y exportar
correos electrónicos de este manual.
Para obtener más información sobre esta solución, consulte:
Causa 2:
Los mensajes de correo electrónico no deseados se suelen enviar con los
encabezados dañados, lo que no permite que el Servicio de importación de
GFI MailArchiver determine la fecha de recepción de los mismos. Estos
mensajes de correo electrónico se encontrarán en la carpeta ‘Unclassified’
con una fecha incorrecta.
Solución 2:
Se recomienda eliminar dichos mensajes de corro electrónico de la carpeta
‘Unclassified’.
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
5. Al exportar archivos PST, aparece el
siguiente error: “No hay cliente de
correo predeterminado o el cliente
actual no cumple la petición de
mensajería. Ejecute Microsoft Outlook y
establézcalo como cliente de correo
predeterminado”
Causa:
Para exportar mensajes de correo electrónico desde un archivo PST
utilizando la herramienta de exportación de correos electrónicos GFI PSTExchange. Microsoft Outlook versión 2003, o una versión superior, debe estar
instalado en el mismo equipo.
Solución:
Instale Microsoft Office versión 2003, o una versión superior.
6. Al utilizar la herramienta de
exportación de correos electrónicos PSTExchange de GFI MailArchiver aparecen
los siguientes errores: “El buzón no se
pudo abrir con las credenciales
actuales.” “Acceso denegado.” “Error al
enumerar carpetas.” “No se puede
acceder al buzón seleccionado.
Compruebe sus credenciales.”
Causa:
La herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI
MailArchiver emplea las credenciales del usuario que ha iniciado sesión
cuando se ejecuta directamente en el servidor Microsoft Exchange. Si la
herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI
MailArchiver se ejecuta en un equipo que no es el servidor Microsoft
Exchange, tiene que especificar un nombre de usuario y una contraseña. En
ambos casos, esta cuenta necesita tener permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’ en
los buzones de los que se van a extraer los mensajes de correo electrónico.
Solución:
Consulte http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003038 para obtener
más instrucciones sobre cómo solucionar este problema.
7. Al importar o exportar aparece: “Uno
o varios almacenes de archivo están
llenos. Consulte el artículo KBID003441
de la Base de conocimientos de GFI para
obtener más detalles.”
Causa:
GFI MailArchiver
Este bloqueo se establece cuando uno o varios Almacenes de archivo están
llenos. Esto sólo sucede en back-ends de MS SQL Express.
El proceso de importación se detiene. La razón por la que todas las
importaciones se detienen tiene dos vertientes.
1. Brinda al usuario la posibilidad de quitar todo el almacén y agregar uno
vacío.
2. Si el usuario decide cambiar toda la configuración, no se realizan más
procesamientos hasta que el usuario decida realizar el cambio.
Solución:
Consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003441 para obtener
más instrucciones sobre cómo solucionar este problema.
8.8 Problemas de Outlook Connector
Tabla 68: Problemas de Outlook Connector
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver Outlook Connector muestra
una señal de advertencia en Microsoft Outlook
inmediatamente después de la instalación
Causa:
Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver
Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo
electrónico con GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver Outlook Connector sincroniza y
conserva los mensajes de correo electrónico de
los últimos 365 días.
Causa:
De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo
sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los
últimos 365 días.
Solución:
El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando
una clave especial en el archivo de configuración
GeneralSettings.xml:
1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a:
Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de
programa\GFI\MailArchiver 6\>
Microsoft Windows Vista:
<c:\Usuarios\usuario\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365
(predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo
electrónico desea ver en Outlook Connector. Ejemplo: Para ver los
mensajes electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la
siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan>
4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele se un número
largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo
StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo
caché desea eliminar.
6. Abra Microsoft Outlook y sincronice GFI MailArchiver Outlook
Connector con GFI MailArchiver para habilitar los cambios.
Elimine este texto y sustitúyalo por su propio contenido.
La página de búsqueda de GFI MailArchiver no
aparece en la carpeta de búsqueda de
Causa:
En Microsoft Outlook 2007, la configuración de la página de inicio está
deshabilitada para almacenes no predeterminados. El Buzón de GFI
MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta
afectado por esta directiva.
Solución:
Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema,
consulte el artículo de Microsoft KBase cuya dirección URL se indica a
continuación:
http://support.microsoft.com/kb/923933
Aparece uno de los siguientes problemas: » No
se puede habilitar el acceso sin conexión desde
el cuadro de diálogo de configuración » No se
puede definir un número de días de acceso sin
conexión que sea mayor que un número
concreto
Posible causa
Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el
administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta
característica.
Posible solución
Consulte estos problemas al administrador del sistema.
GFI MailArchiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver Outlook Connector no se
sincroniza con GFI MailArchiver.
Causa 1:
No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI
MailArchiver.
Solución 1:
Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de
GFI MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de
diálogo de configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector.
Causa 2:
GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado
Solución 2:
Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector desde Inicio >
Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar
Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook.
Errores de sincronización: Errores HTTP
Posible causa:
Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de
la red.
Posible solución:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx
Errores de sincronización: Error HTTP 500
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a
él.
Posible solución:
Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos.
Errores de sincronización: Se ha superado el
tiempo de espera de la conexión de GFI
MailArchiver
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los
datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado.
Posible solución:
Para aumentar el valor del tiempo de espera:
1. Vaya a:
Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de
programa\GFI\MailArchiver6\>
Microsoft Windows Vista:
<c:\Usuarios\usuarioA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor
predeterminado de 120000.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
GFI MailArchiver
9 Glosario
A
Active Directory
Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios
de directorio de tipo LDAP.
AD
Véase Active Directory
Administrador del sistema de Exchange
Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.
Administradores de grupo
Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros puedan examinar y realizar búsquedas
en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.
Almacenes de archivo
Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de
búsqueda en GFI MailArchiver
Archivo PST
Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del
calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.
Auditoría de actividad de base de datos
Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la
actividad dentro de una base de datos de archivo.
Auditoría de interacción del usuario
Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz
web de GFI MailArchiver.
B
Base de datos Firebird
Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.
Buzón
Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes
de correo electrónico.
C
Carpetas públicas
Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio
de información.
GFI MailArchiver
9 Glosario | 207
D
Directivas de categorización
Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico
según su etiqueta.
Directivas de retención
Un sistema que permite controlar por cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en
los Almacenes de archivo.
E
Encabezados
Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluyen el remitente, destinatario,
asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc.
Esquema de base de datos
Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación
entre los campos y tablas.
ExOLEDB
Véase Proveedor OLE DB de Exchange
Extensiones multipropósito de correo Internet
Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto
que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias
partes y la información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.
G
Gestión de Almacenes de archivo
Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los Almacenes de archivo
para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo.
GFI MailArchiver Outlook Connector
Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con
los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver.
GFI MailInsights
Utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes
de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias del correo electrónico.
GPO
Véase Objetos de directiva de grupo
GFI MailArchiver
9 Glosario | 208
H
Hilo de conversación
Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos, o más,
usuarios.
I
IMAP
Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Í
Índice de búsqueda
Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y
precisa de la información.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Una arquitectura de mensajería y un API basado en Modelo de objetos componentes (COM)
para Microsoft Windows.
M
MAIS
GFI MailArchiver Import Service
MAPI
Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Metadatos
Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados
en GFI MailArchiver.
Sistema de administración de base de datos relacionales de Microsoft.
MIME
Véase Extensiones multipropósito de correo Internet
Modo de autenticación mixta
Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL
Server.
O
Objetos de directiva de grupo
Una gestión centralizada de Active Directory y la configuración del sistema que controla lo
que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática.
GFI MailArchiver
9 Glosario | 209
OneClick Restore
Un método fácil para restaurar mensajes de correo electrónico archivados al buzón del
usuario. Restaura dichos mensajes como en el momento de su eliminación, o bien los envía al
usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Outlook Web Access
Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo
electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office
Outlook no está disponible.
OWA
Véase Outlook Web Access
P
POP3
Véase Protocolo de oficina de correos versión 3
Privilegios de acceso
Permisos concedidos a los usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas
operaciones en los mensajes de correo electrónico.
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo
electrónico, el otro es POP3.
Protocolo de oficina de correos 3
Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo
electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP.
Proveedor OLE DB de Exchange
Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE
DB y ADO de Microsoft.
PST exporter
Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae
los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de
importación de GFI MailArchiver.
R
Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los
buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver
Registro en diario
Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo
electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.
GFI MailArchiver
9 Glosario | 210
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver
Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un
archivo a GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
9 Glosario | 211
10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario
10.1 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003
10.1.1 Paso 1: Crear un buzón de diario.
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Equipos y usuarios de Active Directory.
Captura de pantalla 116: Añadir usuarios en Microsoft Exchange 2003
2. Expanda el dominio del que se archivan los mensajes de correo electrónico, haga clic con el botón
secundario en el nodo Usuarios y seleccione Nuevo > Usuario.
GFI MailArchiver
10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 212
Captura de pantalla 117: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario
3. Escriba un ‘nombre de inicio de sesión del usuario’ relevante (p.ej., diario), cumplimente los
restantes detalles del usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
Captura de pantalla 118: Añadir una contraseña
4. Escriba una contraseña, desactive la opción El usuario debe cambiar la contraseña la próxima vez
que inicie sesión y habilite las opciones El usuario no puede cambiar la contraseña y La contraseña
nunca expira. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI MailArchiver
NOTA
asegúrese de que la contraseña escrita cumple los requisitos de complejidad
configurados para los usuarios de Active Directory.
5. Haga clic en Siguiente y revise los detalles del usuario nuevo. Haga clic en Finalizar para crear el
usuario.
10.1.2 Paso 2: Configurar el archivado de correos electrónicos en un buzón de diario
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema.
2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón
secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 120: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange
3. En la ficha General, active la casilla Archivar todos los mensajes que envíen o reciban los
buzones de este almacén y haga clic en el botón Examinar.
4. Seleccione el nombre del buzón de diario que creó en el paso uno, por ejemplo ‘diario’, y haga clic
en Aceptar.
5. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del almacén de buzones y la consola de administración
del Administrador del sistema de Exchange.
10.1.3 Paso 3: Habilitar el registro en diario de información de CCO
IMPORTANTE
Se recomienda encarecidamente NO habilitar esta opción, sino habilitar el registro de
sobres en diario en su lugar. El registro de sobres en diario registra toda la información
del encabezado, no sólo los datos de CCO. Para obtener más información sobre el
registro de sobres en diario consulte el paso 4: Habilitar el registro de sobres en diario
En los sistemas Microsoft Exchange Server 2000 y Microsoft Exchange Server 2003, la información de
CCO no se incluye de forma predeterminada en el mensaje del registro en diario. Para habilitar el
registro en diario de la información de CCO:
Sólo para Microsoft Exchange Server 2000
1. Instale la revisión, que está disponible en:
http://support.microsoft.com/?kbid=810999
GFI MailArchiver
Para Microsoft Exchange Server 2000 y Microsoft Exchange Server 2003.
1. En el símbolo del sistema, escriba regedit.exe
2. Añada la siguiente clave del Registro:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters
3. Añada la siguiente clave del Registro y sus valores:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\
Nombre de la clave: JournalBCC
Tipo de datos: Dword
Valor de datos: 1
4. Cierre el Editor del Registro y, en el símbolo del sistema, escriba services.msc. Reinicie los
servicios Protocolo simple de transferencia de correo y Almacén de información.
10.1.4 Paso 4: Habilitar el registro de sobres en diario
El registro de sobres en diario permite el archivado de la información de los encabezados de los
correos electrónicos y se puede activar con:
Configuración avanzada del registro en diario de correo electrónico de Microsoft Exchange Server
(exejcfg.exe) o
La consola de administración del Editor de ADSI.
Uso de la herramienta exejcfg.exe
1. Descargue la herramienta exejcfg.exe de:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E7F73F10-7933-40F3-B07EEBF38DF3400D&displaylang=en
2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en la que copió la herramienta exejcfg.exe.
3. Escriba exejcfg -e y pulse Intro.
NOTA
exejcfg -d desactiva el registro de sobres en diario de dicha organización.
Uso del Editor de ADSI
1. Busque la herramienta adsiedit.msc en el kit de recursos de Windows 2000 Server o en las
herramientas de soporte de Windows 2003 Server.
2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en que adsiedit.msc está almacenado,
escriba adsiedit.msc y pulse Intro.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 121: Edición de ADSI
3. Expanda el nodo Edición de ADSI > Configuración > <CN=Configuración> > <CN=Servicios> >
<CN=Microsoft Exchange>.
4. Haga clic con el botón secundario en el nodo CN<nombre de la organización> y haga clic en
Propiedades.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 122: Atributo heuristics
5. Seleccione el atributo heuristics en la lista Atributos y haga clic en Editar.
Captura de pantalla 123: Edición del valor del atributo heuristics
6. Escriba ‘512’ y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar la consola de ADSIEdit.
NOTA
el valor 512 habilita el registro de sobres en diario, mientras que el valor 0 deshabilita
el registro de sobres en diario.
10.2 Deshabilitar el registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema.
GFI MailArchiver
2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón
secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
Captura de pantalla 125: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange
3. En la ficha General, desactive la casilla Archivar todos los mensajes que envíen o reciban los
buzones de este almacén. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
10.3 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server
2007
Microsoft Exchange 2007 admite dos tipos de registros en diario:
Registro en diario estándar: Esta función habilita la configuración de un Almacén de buzones que
permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el
registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los mensajes de correo
electrónico que se archivan en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario
también se denomina registro en diario de base de datos por buzón.
Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise
de Microsoft Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario
personalizadas como:
Archivar sólo correos electrónicos entrantes.
Archivar sólo correos electrónicos salientes.
Archivar correos electrónicos de un grupo concreto.
El registro en diario también se denomina registro en diario por destinatario.
GFI MailArchiver
GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas
reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos.
¿Qué método de registro en diario hay que usar?
Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes
y salientes) de todos los usuarios de la organización.
Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo
electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los
entrantes o salientes).
NOTA
El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de
Microsoft Exchange.
10.3.1 Instalar el registro en diario estándar
Paso 1: Crear un buzón de diario
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón.
3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones.
4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón
de diario nuevo y haga clic en Siguiente.
7. Asegúrese de que la configuración del buzón es correcta y haga clic en Siguiente.
8. Revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo.
Paso 2: Configurar el registro en diario estándar
GFI MailArchiver
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en
Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
3. Seleccione la opción Destinatario del diario, haga clic en Examinar y seleccione el buzón que
configuró previamente en Active Directory.
4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración.
10.3.2 Instalar el registro en diario premium
GFI MailArchiver
2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Concentrador de transporte y seleccione la
ficha Registro en diario.
3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva.
GFI MailArchiver
4. Escriba el nombre de la regla y haga clic en Examinar. En Dirección de correo electrónico del
diario, seleccione la dirección de correo electrónico del diario, preferiblemente un buzón de la
organización existente de Microsoft Exchange, desde Active Directory.
5. <Opcional> Configure:
Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo
electrónico interno o el externo.
Correo electrónico de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos a los
que se aplica esta regla de registro en diario.
6. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo.
NOTA
En Microsoft Exchange Server 2007, el registro de sobres en diario se habilita
automáticamente de forma predeterminada.
GFI MailArchiver
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en
Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
2. Desactive la opción Destinatario del diario.
Deshabilitar el registro en diario estándar desde el Shell de administración de Microsoft
Exchange
En el Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar la
regla de registro en diario:
Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null
10.4.1 Deshabilitar el registro en diario premium
GFI MailArchiver
3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar.
4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario.
Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft
Exchange
regla de registro en diario:
Remove-JournalRule <nombre de regla del diario>
10.5 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2010
Microsoft Exchange 2010 admite dos tipos de registros en diario:
Registro en diario estándar: Esta función habilita la configuración de un Almacén de buzones que
permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el
registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los mensajes de correo
electrónico que se archivan en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario
también se denomina registro en diario de base de datos por buzón.
Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise
de Microsoft Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario
personalizadas como:
GFI MailArchiver
Archivar sólo correos electrónicos entrantes.
Archivar sólo correos electrónicos salientes.
Archivar correos electrónicos de un grupo concreto.
GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas
reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos.
¿Qué método de registro en diario hay que usar?
Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes
y salientes) de todos los usuarios de la organización.
Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo
electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los
entrantes o salientes).
NOTA
El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de
Microsoft Exchange.
10.5.1 Instalar el registro en diario estándar
Paso 1: Crear un buzón de diario
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón.
3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones.
4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón
de diario nuevo y haga clic en Siguiente.
7. Escriba un ‘Alias’ para el buzón de diario y haga clic en Siguiente.
8. Haga clic en Siguiente y revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo.
Paso 2: Configurar el registro en diario estándar
GFI MailArchiver
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón. Haga clic con el
botón secundario en la base de datos de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
3. En el cuadro de diálogo de propiedades de la base de datos de buzones, seleccione la ficha
Mantenimiento y active la casilla Destinatario del diario. Haga clic en Examinar y seleccione el
buzón de diario que configuró anteriormente.
10.5.2 Instalar el registro en diario premium
3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva.
GFI MailArchiver
4. Escriba el nombre de la regla nueva
5. Haga clic en Examinar para seleccionar el buzón de diario al que se envían los informes de diario.
6. <Opcional> Configure:
Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo
electrónico interno o el externo.
Mensajes de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos para esta regla de
registro en diario.
7. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo.
NOTA
En Microsoft Exchange Server 2010, el registro de sobres en diario se habilita
automáticamente de forma predeterminada.
GFI MailArchiver
2. Expanda la ficha Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón > Administración
de bases de datos y seleccione Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
2. Desactive la opción Destinatario del diario.
Deshabilitar el registro en diario estándar desde el Shell de administración de Microsoft
Exchange
En Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar el
registro en diario estándar:
Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null
10.6.1 Deshabilitar el registro en diario premium
ficha Reglas de registro en diario.
3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar.
4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario.
Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft Exchange
regla de registro en diario: Remove-JournalRule <nombre de regla del diario>
GFI MailArchiver
11 Índice
A
Grupo de acceso total
Active Directory
archivar
19, 26, 28, 30, 32, 39, 48, 106-107,
212, 224
11, 13, 15, 18, 23, 58, 61, 64-65, 67, 72, 74,
82, 105, 139, 149, 170-171, 178, 186, 202, 215,
220, 230
Auditoría de interacción del usuario
121-122
B
Base de conocimientos
base de datos
195, 204
11, 73-76, 81, 92-94, 96, 98-102, 104106, 118, 120-121, 130-131, 136, 141,
143-144, 152-153, 171, 173-174, 177-178,
180-181, 185, 202, 220, 227, 229, 235
I
IMAP
63
Í
Índice de búsqueda
80, 91, 96, 98, 100-102, 104
Informe de auditoría de control de acceso
122
Informe de auditoría de directivas de retención
123
Informe de auditoría de importación en masa
123
Informe de auditoría de integridad de datos
124
Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados
Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos123
Buzón de registro en diario
elección de un método de registro en diario
buzones
106
11, 60,
212, 220,
229
13-14, 19, 23, 46, 58-59, 61, 64-65, 67-69, 75,
85, 106, 109, 128, 133-136, 140, 146, 190, 193,
204, 212, 219-220, 228-229, 236
Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario123
Informes de auditoría
42, 118, 121
Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
Internet Explorer
48,
50
49, 201
M
C
Clave de licencia
44, 58, 124
Control de acceso
23, 58, 106-107, 109, 121, 199
control de cuentas de usuario
106, 108
Microsoft Exchange 2003
63, 134, 137, 140, 212
69, 135-137, 140, 220
135-136, 229
D
Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector 48, 52,
54
destinatario
19, 113, 118, 220, 228, 230, 236
directivas de categorización
Directivas de retención
17
25, 58, 109-111, 114, 116, 123
Documentación
195
E
73, 75, 81, 93-94, 96-97, 100, 118,
120, 124, 177, 179, 185
O
OneClick Restore
17, 186
P
PowerShell
135-136, 140
Preferencias de usuario
42
R
encabezados
exportar
16, 19, 75, 85, 203, 216
128, 136, 150, 172, 178, 185-187, 202
F
Reconstrucción de un índice de búsqueda
registro en diario
103
46, 58, 65, 215, 218, 220, 227, 229,
234
Requisitos del sistema
Firebird
Foro en la red
73, 75-76, 93, 100-101, 119
195
G
GFI MailInsights
Generación de informes
Glosario
GFI MailArchiver
25
Hardware
12, 49
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver 130, 142-143, 151152, 157, 169-170,
172, 179, 185-186,
202
207
Índice | 237
Servidor con Microsoft Exchange Server 58, 60, 62, 102, 137,
194, 215, 221, 227,
234
SQL Server
82, 120, 202
X
x86
GFI MailArchiver
49
Índice | 238
EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR
15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, EE.UU.
Teléfono: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
INGLATERRA E IRLANDA
Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO
Teléfono: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Teléfono: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Teléfono: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]

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