Conexiones – Centralita telefónica

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Manual Gran Hotel
Conexiones – Centralita telefónica
GHW conecta con la centralita de teléfonos a través del programa cHar. Se
trata de un programa que se instala siempre con las centralitas de teléfono.
Desde esta pantalla se parametrizan los datos para que la conexión entre los
dos programas se realice de forma correcta.
1. El programa cHar
CHar (Gestión telefónica Hotel) es un programa diseñado para gestionar el
tráfico telefónico en hoteles y actuar con la centralita telefónica para
automatizar y ampliar sus prestaciones.
La elección de este producto como estándar de enlace parece que ha sido
acertada dado que importantes marcas como: Ericsson, Matra, Bosch Telecom
o Telefónica, lo han adoptado como propio y lo distribuyen con sus productos.
Las dos ventajas más importantes de la instalación de este programa junto con
la centralita son:
•
Con este programa instalado con la centralita, el hotel se encuentra en
disposición de negociar con toda tranquilidad con cualquier operador
telefónico, hoy o en el futuro, con la seguridad de que la aplicación de las
tarifas de modo correcto es un trabajo que este programa realiza de modo
totalmente automático.
Si está instalado Char, cuando se decide negociar con un nuevo operador
telefónico, cHar permite hacer una simulación del coste de las llamadas con
el nuevo operador, lo que resulta decisivo a la hora de tomar una
determinación.
•
En su relación con Gran Hotel W se ha conseguido instalar un programa
estándar, único, para cualquier instalación y para cualquier centralita, con
toda la seguridad que ofrece la experiencia del resto de instalaciones
funcionando exactamente con el mismo software.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y [email protected] y - 1 -
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2. Tipos de Conexión
Gran Hotel comercializa dos tipos de conexiones. En principio todas las
centralitas admiten ambas conexiones, aunque es posible que algunas
(antiguas), no puedan implementar algunas de las funciones de la conexión
completa.
2.1. Conexión simple (Export)
Esta conexión es muy sencilla y prácticamente no requiere instalación. Basta
con indicar a Char el formato que debe tener el fichero.
La conexión realiza las siguientes funciones:
•
El programa actualiza todas las facturas con los cargos telefónicos que
se han podido generar desde cada habitación (El precio se le indica a
Char).
•
Imprime tickets de llamadas desde cabina y/o desde cualquier extensión.
•
Imprime listados de llamadas selectivos, de forma que se pueda justificar
de un modo eficaz las llamadas que ha realizado cada cliente.
•
Permite la exportación completa de todas las llamadas de una factura a
otra.
2.2. Conexión completa (STDFIFO)
Este es el sistema completo de conexión con la centralita y permite utilizar al
máximo las prestaciones de la centralita. La conexión realiza las siguientes
funciones:
•
Por supuesto, realiza todas las funciones de la Conexión simple
(tarificación automática, listados selectivos, tickets, exportación.)
•
Este programa mantiene sin línea todas las extensiones que no tienen
factura abierta. En el momento en que se entregan unas llaves la centralita
da línea a esa habitación, y cuando se da salida al cliente el programa
desconecta la línea a esa extensión. De este modo no es posible que se
realicen llamadas desde una habitación si no tiene factura abierta.
•
Sistema de despertador. Podemos asignar a una habitación o a un grupo
de habitaciones la hora de despertarse. De la misma forma podemos anular
el despertador y ver en pantalla las que se han tecleado.
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•
Limite de crédito de teléfono. El programa permite fijar un límite de crédito
de teléfono a un cliente. Superado este límite el programa dará de baja la
línea de esa habitación.
•
Opción “Forzar” este programa permite forzar el alta o la baja de una
línea en una extensión, en los casos en los que se desea quitar la línea a
un cliente y/o lo contrario.
3. Requerimientos mínimos
3.1. Instalación en monopuesto
En instalaciones Monopuesto, con un solo disco duro, cHar se instala en el
mismo disco que Gran Hotel, que lógicamente trabaja bajo Windows.
Si se trata de una conexión simple debe tener funcionando permanentemente:
•
Lector de Char
Si se trata de la
permanentemente:
•
•
•
conexión
completa,
deberá
tener
funcionando
Lector de Char
Conexión con sistema de gestión y
Lecchar
3.2. Instalaciones en red
En instalaciones en Red, cHar no se instalará en el disco de red. Se deberá
instalar en el disco duro de un equipo de recepción.
Si se trata de una conexión simple el equipo de recepción que tiene el cHar
debe tener funcionando permanentemente:
•
Lector de Char que direccionará sus datos al disco de Red
Si se trata de
permanentemente:
•
•
•
la
conexión
completa
debe
tener
funcionando
Lector de Char
Conexión con sistema de gestión en el ordenador que tiene el cHar
Lecchar debe estar funcionando en otra estación para compartir recursos.
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4. Instalación
Se parte del supuesto de que existe una instalación con la aplicación Gran
Hotel instalada y funcionando. Se supone también que la aplicación cHar ha
sido instalada y conectada por los técnicos de la centralita, que han definido
todas las extensiones y que el programa está funcionando sin problemas.
4.1. Configuración de la Conexión a la Centralita
Para alojar los ficheros de trabajo de conexión con la centralita es necesario
generar algunas carpetas.
•
En la conexión simple se debe crear en el disco de trabajo, la carpeta
(directorio):
\TELEFONO\
•
En la conexión completa, en el disco de trabajo se deberán crear los
siguientes carpetas (directorios):
\TELEFONO\CHAR
\TELEFONO\GRAN
Cada una de estas carpetas contiene los datos siguientes:
•
En la carpeta \TELEFONO\ el programa guarda todas las llamadas que se
van produciendo, agrupadas por días. En ambos tipos de conexión.
•
En la carpeta \TELEFONO\CHAR\ la aplicación cHar guarda el fichero
LLAMADAS.TXT donde se guardan los datos de cada unas de las llamadas
para que los pueda leer GRAN HOTEL
•
En la carpeta \TELEFONO\GRAN\ Gran Hotel genera el fichero
INOUT.TXT con los datos que se mandan a la centralita. También en esta
carpeta se guarda el fichero OPERA.TXT que archiva todos los comandos
enviados desde Gran Hotel a la centralita.
5. Parametrización de la Conexión a la centralita
En esta pantalla de Parametrización con la centralita telefónica hay que
introducir los datos que conectan el programa con char.
•
Para la Conexión simple, basta marcar la casilla de Empresa para
tarificación. Esto quiere decir que todas las llamadas que se producen
pasarán a la Mano Corriente de esta empresa.
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•
Para la conexión completa hay que marcar también la casilla de
Conectar a esta empresa para Check-in/out. Con ello, el programa
habilita el teléfono de las habitaciones que se ocupan y lo deshabilita
cuando el cliente se va.
El las casillas restantes debemos darle al programa los datos correctos para la
comunicación con cHar.
5.1. Fichero de llamadas
Para la conexión simple basta completar los datos del Fichero de llamadas:
•
•
Nombre: del fichero que se genera. Llamadas
Extensión: del fichero que se genera. TXT
•
Carpeta donde se aloja: Ruta completa de dónde se aloja el fichero
Llamadas.txt. \telefono\char\
•
Habitación: desde qué posición (2) y hasta qué posición (6) están los
datos sobre la habitación
•
Importe: desde qué posición (23) y hasta qué posición (28) están los datos
sobre el importe de la llamada
•
Duración: desde qué posición (17) y hasta qué posición (22) están los
datos sobre la duración de la llamada
•
Hora: desde qué posición (13) y hasta qué posición (14) están los datos
sobre la hora en la que se produce la llamada
•
Minuto: desde qué posición (15) y hasta qué posición (16) están los datos
sobre el minuto en el que se produce la llamada
•
Día: desde qué posición (7) y hasta qué posición (8) están los datos sobre
el día en que se produce la llamada
•
Mes: desde qué posición (9) y hasta qué posición (10) están los datos
sobre el mes en que se produce la llamada
•
Año: desde qué posición (11) y hasta qué posición (12) están los datos
sobre el año en que se produce la llamada
•
Número marcado: desde qué posición (29) y hasta qué posición (37)
están los datos sobre el número marcado en la llamada
•
Cargo: número de cargo variable donde debe sumarse la producción de las
llamadas de teléfono
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•
Hab: número de dígitos que ocupa la habitación
5.2. Detalle en factura
Además, se puede marcar la casilla de Detallar número marcado en la
factura. Si se marca, en la factura de mano corriente, en el concepto estará
incluido el número de teléfono que se ha marcado en la llamada. Si se deja
desmarcado, únicamente indicará el cargo de llamada de teléfono.
5.3. Fichero de Exportación a Char (Check-in/Out)
Si el tipo de conexión que se va a establecer es la completa, se debe también
completar los datos del fichero que genera el programa Gran Hotel y que debe
lleer la centralita:
•
•
•
Nombre: del fichero que se genera. inout
Extensión: del fichero que se genera. TXT
Carpeta donde se aloja: Ruta completa de dónde se aloja el fichero
Llamadas.txt. \telefono\gran\datos\
5.4. Archivar parametrización
Pulsando sobre el botón de Archivar los datos quedan guardados.
La próxima vez que se entre en el programa, en la pantalla general de los
menús, estarán marcadas las casillas correspondientes a la conexión con la
centralita de teléfonos:
•
•
Si la conexión realizada es la simple, solo está marcada la casilla primera
Si la conexión realizada es completa, están marcadas las casillas primera y
segunda.
6. Configuración del cHar
6.1. Configuración del cHar con conexión simple
Para activar esta conexión se debe realizar lo siguiente:
•
Hacer <clic> en el Lector, que se abrirá.
•
Hacer <clic> de nuevo en la opción de Configurar. El programa pregunta la
clave de acceso que si no se ha variado será: SESAMO. Se abre la
ventana Configuración Lector.
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•
En la zona Exportar datos hay que marcar ASCII (export.txt) y en el
cuadro Separador se debe borrar cualquier signo que aparezca.
•
Por si se hubieran producido exportaciones anteriores al fichero
EXPORT.TXT, hay que borrarlo para que a partir de ahora se genere de
modo correcto.
El fichero que se debe borrar se encuentra en:
\CHARWIN\TELEFONO\DATOS
Después de definida correctamente la exportación ASCII, los datos que lleguen
a EXPORT.TXT serán interpretados correctamente por Gran Hotel.
6.2. Configuración del cHar con conexión completa
Además de realizar la conexión simple, se deben seguir los pasos siguientes:
•
•
•
Hacer <clic> en la opción de Inicio.
Hacer <clic> en la opción de Programas
Localizar Gestión Teléfono Hotel y hacer <clic> sobre él.
•
Hacer <clic> en la aplicación: Configuración de la Conexión... y pulsar la
combinación de teclas [Alt]+[M] para habilitar la posibilidad de cambios.
•
En la pestaña General, botón Examinar y escoger el driver STDFIFO.CAL
•
En la pestaña Conexión, configurar en Archivos FIFO la localización y el
nombre de los archivos utilizados para Exportar/Importar
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En exportar:
En importar:
"F:\ TELEFONO\CHAR\LLAMADAS.TXT "
"F:\TELEFONO\GRAN\INOUT.TXT ".
•
Marcar también la casilla de Crear Archivo si no existe.
•
En la pestaña Exportar, colocar en la ventana SI Exportar los
departamentos de los cuales se quieran enviar llamadas a Gran Hotel.
Comprobar que el canal de exportación seleccionado es FIFO, arriba a la
derecha.
•
Marcar, en la zona inferior, la casilla de Activar Conexión al Iniciar
Windows.
•
Reiniciar la aplicación Conexión con Sistema de Gestión Hotelera.
Marcar
•
Abrir el LECTOR, hacer <clic> en Configurar, y en el grupo Exportar
Datos... marcar:
o Conexión cHar con otros Sistemas
o Llamadas Salientes
o Un poco más arriba, el valor recomendado para el campo Revisar
envío ordenes Central es de 30 segundos, en este caso.
•
Ejecutar el programa Teléfono Hotel. Hacer <clic> en Despertador y se
debe dejar marcada la opción de Alarma de despertador no conectado.
En el caso de no estar marcado se debe utilizar la clave SESAMO para
activarla.
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•
Se deben instalar las tarifas. Para ello, hay que ejecutar el programa
Teléfono Hotel. Hacer <clic> en Configurar, teclear la clave (SESAMO).
Hacer <clic> en Departamentos, hacer <clic> en Habitaciones y definir las
tarifas para cada operador. ¡Atención! si no se definen las tarifas por
defecto el programa cargará en la factura del cliente el precio de coste.

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