fondo para el financiamiento del sector agropecuario – finagro

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GUÍA PRÁCTICA DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DEL PROGRAMA DE
COBERTURAS
PARTE III - COMPENSACIONES
Aspectos a tener en cuenta:
En el Programa de Coberturas 2014 no se requerirá el registro de las facturas o de
Certificados al Proveedor (CP), mediante la celebración de una Operación de Pregón
Electrónico (OPE) en la Bolsa Mercantil de Colombia (BMC).
Las ventas directas al exterior (Exportaciones), podrán demostrarse a través de facturas
denominadas en moneda extranjera señalando el nombre y dirección del comprador así
como el detalle de los productos vendidos en unidades y valor.
“FINAGRO podrá verificar la demostración de las ventas cubiertas con facturas
contra la información suministrada por el DANE al MADR de los movimientos
mensuales de las exportaciones de acuerdo con las Declaraciones de Exportación
reportadas por la DIAN. Por lo anterior se debe tener en cuenta que en ningún
momento las ventas demostradas en el programa deben ser mayores a las reportadas
por la DIAN. En caso de encontrarse inconsistencias, las mismas serán reportadas
por FINAGRO a las autoridades competentes.”
Las ventas indirectas, las cuales se realizan a través de las Comercializadoras
Internacionales para su posterior exportación, deberán ser demostradas mediante los
Certificados al Proveedor (CP), los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos
por la DIAN.
Lo anterior, dando cumplimiento a las normas tributarias vigentes en el país.
Por último, los participantes deben radicar físicamente los documentos en FINAGRO,
como se establece en el Instructivo Técnico.
3.2.4 REGISTRO DE SOPORTE DE LAS VENTAS EN EL SEPC:
Paso 1: Ingresar al SEPC con el usuario y la clave.
Paso 2: Ingresar al menú de “Transacciones”.
Paso 3: Ingresar
Cubiertas”
a
“Demostración
Ventas
Paso 4: El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual se relacionan las coberturas
efectivamente tomadas, indicando su número de referencia, el tramo al que pertenece, la
fecha de vencimiento y el valor cubierto (cuyas ventas deberán ser demostradas):
1
Paso 5: A continuación, los participantes deben ingresar los datos de todos los
comprobantes que soportarán las coberturas tomadas, haciendo click en el botón
“Ingresar Facturas”.
Paso 6: Se abrirá un nuevo formulario que le permitirá diligenciar los datos del registro
de facturas y/o de CP según sea el caso.
La siguiente tabla brinda ayuda al usuario para diligenciar el módulo “Documento
Soporte”:
CAMPO EN EL FORMULARIO
Número Operación BMC
Fecha Factura
Número de Factura
Producto
Valor de la factura
AYUDA
Es el número de la operación que aparece en la
papeleta expedida por la BMC al momento de
registro de las facturas y/o CP. Los Pequeños y
Medianos Tipo 1 productores no están
obligados a registrar la factura o CP en bolsa,
por lo tanto deben registrar en este campo el
número de la factura o CP.
Es la fecha de expedición de la factura y/o CP
que fue registrado en la BMC.
Es el número del documento registrado en la
BMC, bien sea factura y/o CP.
El participante debe seleccionar el producto
correspondiente a la Factura y/o CP.
Para las facturas en dólares deben seleccionar la
moneda USD e ingresar el valor de la factura.
Para los CP deben seleccionar la moneda COP e
ingresar el valor del CP en pesos.
2
Paso 7: Una vez se capturen todos los campos, se debe hacer click en “Agregar
Moneda”. El SEPC agregará el documento soporte en la cuadrícula inferior como se
muestra a continuación.
Para cada documento registrado, está disponible la opción de modificar o eliminar.
Paso 8: Una vez ingresados todos los documentos soporte, el participante debe hacer
click en “Regresar” para volver a la Pantalla mostrada en el Paso 4.
Nota 1: El participante debe incluir en el Sistema todos las facturas o Certificados al
Proveedor que se destinarán a soportar las ventas cubiertas. Aplica para los Medianos
Tipo 2 y Grandes Productores.
Nota 2: Recuerde que la factura o CP, para que sea válida, debe tener una fecha mayor
o igual a la fecha de solicitud de la cobertura y menor o igual al vencimiento de la
cobertura.
Nota 3: El SEPC tomará el valor en pesos registrado por el usuario y lo convertirá a
dólares basándose en la fecha de expedición de los CP.
Nota 4:El sistema SEPC cuenta con una funcionalidad e cargue masivo de facturas o
Certificados al Proveedor el cual se describe en la parte final del presente documento.
3.2.5 SOPORTES REGISTRADOS Y COBERTURAS TOMADAS:
Nuevamente en la pantalla “Demostración ventas cubiertas” y luego de haber registrado
todos los documentos soporte, el usuario podrá seleccionar la(s) cobertura(s) que va a
demostrar con los soportes ingresados.
Paso 1: Hacer click en la palabra “Ventas” que se encuentra frente a la cobertura que se
desea demostrar.
3
Nota: Este procedimiento sólo se debe realizar para las ventas cubiertas que se desea
demostrar.
Paso 2: El SEPC abrirá una ventana en la cual se puede ver el detalle de la cobertura
seleccionada y el valor que debe demostrar. Adicionalmente, se mostrarán todos los
documentos soporte que han sido previamente ingresados.
La siguiente tabla brinda ayuda al usuario para comprender esta ventana:
CAMPO EN EL FORMULARIO
Monto Cubierto
Saldo por Demostrar
Seleccionar
Número de Operación BMC
Fecha factura
Número de Factura
Valor de la factura
AYUDA
Muestra el valor de la cobertura tomada (USD$)
Muestra el monto de la cobertura cuyas ventas
aun no han sido demostradas.
El usuario debe utilizar el cuadro de
selección que le permite indicar qué facturas
y/o CP’s va a relacionar con la cobertura.
Muestra el número de la operación de la
papeleta de la BMC que se registro.
Muestra la fecha de expedición de la factura y/o
CP que fue registrado en la BMC.
Muestra el número del documento registrado en
la BMC, bien sea factura y/o CP o Numero de
la Factura y/o CP.
Muestra el monto total en dólares
correspondiente a la factura y/o CP de acuerdo
con la Nota 3 del Paso 8 del numeral 3.2.4 de
esta Guía.
4
CAMPO EN EL FORMULARIO
AYUDA
Muestra cuántos dólares de la factura y/o CP
están disponibles para demostrar ventas
cubiertas. Inicialmente será igual al valor de la
Saldo factura
factura y/o CP pero a medida que se utilice en
la demostración de ventas, irá disminuyendo
automáticamente.
El usuario indicará en este campo, cuántos
dólares de la cobertura respectiva va a
demostrar con la factura y/o CP
Valor Utilizado para Demostrar
seleccionada. Es decir, cuántos dólares de la
(USD)
factura y/o CP va a utilizar para demostrar
ventas
cubiertas
con
la
cobertura
seleccionada.
Paso 3: El participante debe seleccionar uno o varios documentos soporte que utilizará
para demostrar las ventas cubiertas con cada cobertura, indicando el valor que utilizará
de cada documento soporte.
Por ejemplo, si el participante tiene un documento soporte por 30 dólares y otro
documento soporte por 70 dólares, podrá demostrar con ambos documentos soporte una
cobertura por 100 dólares.
Paso 4: El participante debe hacer click en el botón “Actualizar”.
Paso 5: Automáticamente el SEPC relacionará la cobertura con el documento soporte
seleccionado y actualizará los siguientes campos:
-
“Saldo por Cubrir”: cuántas ventas faltan por demostrar de la cobertura
seleccionada.
-
“Saldo Factura”: cuántas ventas se pueden demostrar aún con ese documento.
Paso 6: Para finalizar, el participante debe seleccionar “Regresar”, lo cual cerrará la
ventana y retornará al participante a la relación de todas las coberturas tomadas.
3.2.6 RADICACIÓN DE SOPORTES FÍSICOS EN FINAGRO:
Plazos para Radicar: A partir de la toma de cada cobertura (después de realizar el
registro ante la BMC y en el SEPC) y hasta cinco (5) días hábiles después del
vencimiento de la cobertura,
Documentos para Radicar:
-
Los documentos indicados en el Numeral 9.2 del Instructivo Técnico.
-
Se deberá entregar una carta en la cual se especifiquen los documentos que se están
radicando y el total de folios que se están entregando.
-
La referencia para la carta debe ser “Programa Coberturas”.
5
-
Cada uno de los documentos entregados debe estar foliado y numerado en su
totalidad.
Dirección: Carrera 13 N° 28 – 17, Bogotá, Colombia.
Horario de Atención: Todos los días hábiles de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada
continua.
Lugar de Radicación: Ventanilla de correspondencia, ubicada en la escalera en el
segundo piso.
Procedimiento:
Paso 1: FINAGRO radicará en su sistema de correspondencia la documentación y
entregará la copia de la carta remisoria con un adhesivo en el cual se especifica el
número de radicado, la fecha, el número de teléfono de FINAGRO, el asunto
(Coberturas).
Paso 2: Verificada la concordancia de los documentos físicos radicados en FINAGRO
con los datos registrados en el SEPC y establecido el monto de las ventas cubiertas
efectivamente soportadas, FINAGRO procederá a consignar (en la cuenta inscrita por el
beneficiario) las compensaciones de los instrumentos de cobertura, si hay lugar a ellas,
de acuerdo con los rangos establecidos en el Instructivo Técnico, dentro de los diez (10)
días hábiles posteriores al vencimiento de la cobertura.
Nota 1: La copia radicada de la carta constituye el soporte que cada participante
tendrá de la entrega física de los documentos.
Nota 2: La recepción de los documentos no implica la aceptación de los mismos ni su
validez en el marco del Programa.
Nota 3: Los participantes deben entregar la documentación completa y en los plazos
establecidos en el Instructivo Técnico.
Nota 4: FINAGRO se reserva el derecho a devolver los documentos si éstos presentan
alguna inconsistencia al momento de la entrega.
Nota 5: FINAGRO no se hace responsable por la radicación incompleta o por fuera de
los plazos de la documentación.
Nota 6: FINAGRO sólo verificará la concordancia de los documentos con lo que
registró el participante y con las condiciones establecidas en el Instructivo Técnico.
Por ningún motivo se modificará la información ingresada por el participante.
Nota 7: Se recomienda revisar la información de la cuenta que fue registrada en el
SEPC (NIT, Número de Cuenta y Banco) para que en el momento en que FINAGRO
realice el pago de compensaciones, si hay lugar a él, no se presenten inconvenientes.
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MANUAL PARA EL REGISTRO MASIVO DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA
DEMOSTRACIÓN DE VENTAS EN EL PROGRAMA DE COBERTURAS CAMBIARIAS
1. Introducción
En este aparte se presenta una descripción detallada de la herramienta que se
implementó por parte del Programa de Coberturas Cambiarias para todos los
beneficiarios que realizan su demostración de ventas con un número significativo de
facturas o CP´s, que aumentan considerablemente los tiempos operativos en la fase de
demostración de las coberturas.
La herramienta consiste a una opción para el cargue masivo de facturas y/o CP´s en el
Sistema Electrónico de Coberturas, que tiene como finalidad facilitar el registro de
documentos soportes por medio de una opción de cargue de un archivo con una
estructura definida.
Para el uso de la nueva funcionalidad se creó un nuevo segmento en la pantalla actual
donde se ingresan y registran las facturas o CP´s de forma individual. La ruta para esta
pantalla es:
Transacciones – Demostración Ventas Cubiertas – Ingresar Facturas
NOTA. La implementación de esta nueva herramienta no afectara en absoluto el
cargue individual de documentos soporte facturas o CP´s que actuablemente se
encuentra en funcionamiento, dado que existen beneficiarios que hacen su
demostración con un número menor de soportes que no justifica la utilización de esta
herramienta.
Esta pantalla que debe ser siempre utilizada para el proceso de demostración estará
ahora dividida en 4 módulos que mencionamos a continuación:
1.
2.
3.
4.
1.
Menú principal SEPC.
Módulo de registro individual de documentos soporte.
Módulo para el registro masivo de documentos soporte (NUEVO).
Módulo de visualización, modificación o eliminación de documentos soporte
registrados.
2.
3.
4.
7
2. ¿Qué es módulo para el registro masivo de documentos soporte?
El nuevo módulo es una herramienta implementada por el Programa de Coberturas
Cambiarias con el fin de facilitar el proceso de demostración de ventas, específicamente
en el registro de los documentos soporte para aquellos beneficiarios que manejan un
gran volumen de estos documentos (Facturas o CP´s) en el proceso de demostración.
Este módulo tiene como objetivo minimizar los tiempos en el registro de documentos
soportes para hacer más ágil y sencillo el proceso de demostración de ventas. Cualquier
beneficiario puede hacer uso de esta herramienta, pues está en la capacidad de procesar
desde uno (1) hasta cincuenta y tres mil (53.000) documentos, siempre y cuanto se
cumplan todos los requisitos que necesita esta funcionalidad.
NOTA. La implementación de esta nueva herramienta no afectara en absoluto el
cargue individual de documentos soporte facturas o CP´s que actuablemente se
encuentra en funcionamiento, el beneficiario puede elegir cualquiera de los dos
métodos para el cargue de los soportes.
3. Descripción de la funcionalidad
El modulo posee dos opciones con las cuales se puede generar el cargue masivo, lo
realmente esencial para que dicho proceso sea exitoso, es el formato de archivo y la
estructura utilizada para el cargue de los soportes.
Las dos opciones que contempla el modulo son:
1. Examinar: En esta opción el aplicativo SEPC habilitará una venta del
explorador para que el usuario ubique el archivo que desea utilizar para el
cargue masivo.
2. Cargar: Esta opción podrá generar el cargue masivo siempre y cuando el
usuario haya seleccionado el archivo que corresponda al proceso en mención.
Lo fundamental en la nueva funcionalidad, radica en el archivo que genera el
beneficiario para el cargue masivo de soportes, el mínimo error en el archivo cancelará
el proceso de cargue en el SEPC, es decir, el sistema no procesará cargues parciales,
esto con el fin de mitigar errores operativos.
4. Estructura del archivo para cargue
Para hacer uso de la funcionalidad el SEPC requiere que el usuario genere un archivo que
contenga una estructura específica de todos los soportes (facturas y/o CP´s) de ventas que desea
cargar al sistema. Las características de este archivo se describen a continuación:
8
Concepto
Tipo
Delimitación
Campos por registro
Tipo de campos
Cantidad de registros
Primera línea del
archivo
Última línea del archivo
Descripción
CSV
Punto y coma
5 Campos obligatorios
Los campos requeridos para el funcionamiento del cargue son
los mismos que se diligencian actualmente para ingresar una
factura o CP al sistema. Por lo tanto existen campos alfabéticos,
fechas, numéricos y alfanuméricos.
La funcionalidad puede procesar de uno (1) a cincuenta y tres
mil (53.000) registros.
La primera línea del archivo debe tener los nombres de los
campos, es decir, los registros de facturas a procesar deberá
iniciar en segunda línea del archivo., pues es allí donde inicia el
proceso de cargue.
La última línea del archivo deberá ser el último registro que se
desee cargar, no deberá existir espacios, o líneas en blanco
adicionales, dado que el archivo generará error en el proceso.
Con referencia a la estructura para cada registro, a continuación mencionamos la descripción de
cada uno de los cinco (5) campos requeridos por registro, el cual debe tener la misma estructura:
No.
Campo
1
Tipo de
documento
2
Fecha
3
Número de
Documento
4
Producto
Tipo
Descripción
Corresponde al tipo de documento que se desea ingresar
para la demostración. El sistema solo acepta los siguientes
Alfabético
tipos de documento:
FACTURA o CP
Fecha de generación de la factura en el siguiente formato:
Fecha
DD/MM/AAAA
Número de la factura o CP que se está registrando. Tener
presente que el sistema acepta caracteres especiales, por
ejemplo - ; +; *; / etc.
Alfa
Nota. El uso de caracteres especiales no garantiza que el
numérico
sistema cargue correctamente dichos símbolos y puede
que genere errores en el procesamiento de las facturas,
por lo tanto evite al máximo estos símbolos.
El sistema únicamente aceptará el nombre de los
productos que tiene registrados el SEPC, este nombre
debe coincidir con el producto registrado por su empresa.
El listado de productos es:
 AZUCARES Y ARTICULOS CONFITERIA
 ACEITE DE PALMA
 CACAO
Alfabético
 CARNES Y DESPOJOS COMESTIBLES
 LECHE EN POLVO Y PRODUCTOS
LACTEOS
 TILAPIA
 CAMARON
 PLATANO
 FRUTALES
 HORTALIZAS
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No.
Campo
Tipo
Descripción


















5
Valor
Numérico
TABACO
BANANO
FLORES
MAIZ AMARILLO
MAIZ BLANCO
SORGO
SOYA
ALGODON
Otros
PAPA
HIERBAS AROMATICAS
PESCADOS Y CRUSTACEOS, MOLUSCOS
ANIMALES VIVOS
DEMAS PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL
CUEROS Y PIELES
TÉ, YERBAMATE Y ESPECIAS
CEREALES
PRODUCTOS DE LA MOLINERIA, MALTA,
ALMIDON Y FECULA
 SEMILLAS Y FRUTOS OLEAGINOSOS,
FORRAJES
 GOMAS, RESINAS, Y DEMAS JUGOS Y
EXTRACTOS VEGETALES
 MATERIAS TRENZABLES Y DEMAS
PRODUCTOS VEGETALES
 GRASAS Y ACEITES ANIMALES O
VEGETALES
Corresponde al valor del soporte a registrar. Este valor no
debe tener decimales, ni separador de miles o caracteres
especiales como “$” o “€”, únicamente el valor numérico.
Nota: Tenga en cuenta estas recomendaciones ya que el mínimo error en la estructura o
contenido generará cancelación del proceso de cargue.
5. Errores en el proceso de cargue
La funcionalidad contempla errores clasificados conforme al tipo de error que presenta la
estructura del archivo, e informara al usuario el error o inconsistencia que presenta en cada uno
de los registros. Cabe anotar que con la presencia de un solo error en el archivo, el sistema
cancelará todo el proceso de cargue para evitar errores.
Los errores que se pueden generar corresponden a:
1. El Número de Campos no corresponde con la estructura del Plano. Cuando el archivo
contiene mayor o menor número de campos al establecido para el procedimiento. El
número de campos se diferencian por el separador “;” (punto y coma).
2. Tipo de Documento NO encontrado en el Sistema. Este error se presenta cuando se
registra otro tipo de documento distinto a “FACTURA” o “CP”.
3. Formato Inválido en el Campo Fecha. Cuando se registra un formato de fecha distinto al
establecido para la estructura, el cual es DD/MM/AAAA
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4. Fecha de Factura o CP es mayor que la Fecha Actual. Cuando la fecha del documento
soporte es mayor a la fecha actual, lo cual no puede ser posible.
5. No Existe TRM para la Fecha de Factura o CP. Error producto de no registrar la TRM
diaria en el SEPC, este procedimiento lo realiza el Programa de Coberturas diariamente.
6. El número de Factura o CP ya se encuentra registrado en el sistema. Este error se
presenta cuando se ingresa un número de Factura o CP que ya existe en el sistema
SEPC asociado al NIT del beneficiario.
7. Producto NO encontrado en el Sistema. El error informa que el producto mencionado en
el archivo no existe en la tabla de productos que el beneficiario posee, podría tratarse de
un error en la escritura del producto.
8. El Campo Valor de la Factura o CP no puede contener comas o puntos. Como se
estableció anteriormente el valor de la Factura o CO no debe tener separador de miles,
decimales ni símbolos, únicamente el número.
6. Resultados del proceso de cargue
Una vez el sistema logre procesar el total de los registros que contiene el archivo
remitido para el proceso, generará una ventana en donde informará que el proceso de
cargue ha sido exitoso y los documentos soportes se visualizaran en la parte inferior de
la pantalla.
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