MANUAL DEL EXPOSITOR ITB BERLIN 2017
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MANUAL DEL EXPOSITOR ITB BERLIN 2017
MANUAL DEL EXPOSITOR ITB BERLIN 2017 EDITORIAL ÍNDICE 02 Editorial LO PRINCIPAL 04 05 06 08 Datos importantes Planificación de la feria de un vistazo Calendario para expositores Cuadro de gastos PRESENTACIÓN Estimados socios y expositores de ITB Berlin: Si cree que nuestro 50º aniversario, celebrado en marzo de 2016, significó el culmen en la historia actual de ITB, está absolutamente en lo cierto. No obstante, prometemos que todo lo que nos aguarda en los próximos 12 meses será como mínimo igual de emocionante: en marzo de 2017, el País Asociado Oficial será Botsuana: un país del que afirmamos es el secreto mejor guardado de África. En la próxima feria se celebrará el Travel 4.0 reloaded. Un evento acerca de la transformación digital del sector realmente interesante. En octubre de 2016, se celebra en Singapur de nuevo ITB Asia, y en mayo de 2017 se presentará en Shanghai ITB China. Y por supuesto también están ustedes, nuestros socios y expositores, que por así decirlo son el «condimento de nuestra salsa» y que convierten a ITB Berlin en lo que queremos seguir siendo para ustedes en los siguientes 50 años: ¡El origen, el escaparate y el telescopio del sector turístico! Para que la ITB Berlin vuelva a ser todo un éxito para usted, le presentamos la nueva edición de nuestra guía de expositores: un documento imprescindible. Nos encantará recibir cualquier sugerencia en [email protected]! Suyo 09 10 12 13 14 15 19 20 Objetivos a alcanzar Solicitud de espacio Los log-ins más importantes Medios oficiales Presencia sostenible en la feria Diseño y construcción del stand Personal del stand Conversación promocional CONSEGUIR CONTACTOS 21 23 24 25 26 Hacer contactos: antes de ITB Berlin Hacer contactos: durante y después de ITB Berlin Servicio de Prensa Ideas para los días del público Sponsoring, publicidad y comunicación SEGUIMIENTO POST FERIA 27 Evaluación y seguimiento exitoso Head of ITB Berlin / Exhibition Director INFORMACIÓN 28 29 30 31 32 2 Consejos útiles Orientación rápida ITB App Personas de contacto equipo ITB Berlin Pie de imprenta 3 LO PRINCIPAL LO PRINCIPAL DATOS IMPORTANTES! Duración del certamen 8 al 12 de marzo 2017 Fecha límite de inscripción 1 de septiembre 2016 Horario de apertura Todos los días de 10.00 a 18.00 horas (para expositores de 8.30 a 19.00 horas) Montaje Montaje construcción: Del 1 al 6 de marzo de 2017, de 7.00 a 22.00 horas. El 7 de marzo de 2017, de 7.00 a 10.00 horas. Montaje decoración: 7 de marzo 2017, de 10.00 a 22.00 horas Desmontaje 12 de marzo 2017 a partir de las 18.00 horas hasta el 17 de marzo 2017 (diariamente de 7.00 a 22.00 horas) PLANIFICACIÓN DE LA FERIA DE UN VISTAZO La organización de una feria es un tema complejo, pero muchos de los procesos son en realidad muy similares. Puede encontrar herramientas para planear en nuestra página web: www.itb-berlin.de/en/Exhibitors/TradeShowPlanning/PlanningTools. Además, ofrecemos webinars (seminarios online) en los que damos consejos sobre la organización, servicios on-line y el retorno de la inversión. BOLETÍN ELECTRÓNICO DE EXPOSITORES Le enviamos las últimas novedades sobre ITB Berlin e indicaciones sobre los plazos a la dirección de e-mail de la persona de contacto facilitada en la solicitud de espacio. Por favor preste atención a esta información de alta importancia y compártala con sus co-expositores. PERSONAS DE CONTACTO Teresa Baumgarten Benita Bürger Margot Dennenmoser Christina Freier Juliane Gaebler Friederike Hansen Rika Jean-Francois Diana Klaue Katrin Langrehr Gianna Nemitz Clara Rößler Deborah Rothe Inga Schmid Samar Sreiss Jessica Varga Ramona Zaun Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2002, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30 / 3038-2322, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2125, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2128, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2126, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2122, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2157, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2307, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30 / 3038-2072, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2123, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-3222, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2111, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2146, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2129, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30/ 3038-2528, E-Mail: [email protected] Tfno.: +49 (0)30 / 3038-2111, E-Mail: [email protected] PEDIDOS EN EL WEBSHOP Usted puede encontrar todos los servicios a partir de octubre de 2016 en la Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) –de ITB Berlin en www.itb-berlin.com/webshop. La Webshop es su plataforma de pedido para todos los productos y servicios que necesite para su participación en la feria: desde decoración floral, pases adicionales, vigilancia, aparcamientos y limpieza, hasta telecomunicaciones y mobiliario y complementos del stand. En caso de que tenga preguntas o necesite asistencia, diríjase en cualquier momento a la representación oficial de 4 Messe Berlin en su país. Más información en: www.itb-berlin.com/contact. 5 LO PRINCIPAL LO PRINCIPAL CALENDARIO PARA EXPOSITORES ITB BERLIN 2017 Las siguientes páginas le proporcionarán una rápida idea general acerca de la información y citas importantes a tener en cuenta para que su participación en la feria sea un éxito. ORGANIZACIÓN Contactar con otros participantes a través de ITB Networking a partir de febrero Enviar invitaciones de visitantes a los clientes 08.02.2017 Pedir la construcción y elementos de equipamiento del stand www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Organizar el transporte de los materiales para la feria www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Aparcamientos para automóviles, camiones / contenedores www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Recogida de basura, Servicio de limpieza para el stand www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Solicitar (gratuitamente) pases adicionales de montaje y desmontaje www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Solicitar derechos de uso de música a la Sociedad de derechos de ejecución y reproducción de obras musicales (GEMA) www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Solicitar vigilancia, contratar seguro para los objetos expuestos www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Solicitar catering www.itb-berlin.com/webshop 08.02.2017 Personal adicional para el stand (azafatas) www.itb-berlin.com/webshop hasta mediados de febrero Contratar anuncios en la revista diaria oficial ITB Berlin News www.itb-berlin-news.com 15.02.2107 Completar/actualizar entradas de sus co-expositores en el ITB Berlin Virtual Market Place www.virtualmarket.itb-berlin.de/en/exhibitor-area/login 15.02.2017 Reservar un casillero de prensa (Press pigeon-hole) y preparar su dossier de prensa www.itb-berlin.com/exhibitorspr 16.02.2017 Comprobar la recepción de la factura por el alquiler del stand y el paquete publicitario, así como los códigos de expositores gratuitos 22.02.2017 Solicitar vales y códigos de entrada para www.itb-berlin.com/webshop los clientes 22.02.2017 Solicitar pases adicionales para expositores 01.03.2017 Inicio del montaje del stand 8.–12.03.2017 ITB Berlin VIAJE FECHA LÍMITE HACER lo antes posible Definir objetivos de la feria lo antes posible Reservar salas para conferencias de prensa/ seminarios/presentaciones [email protected] lo antes posible Realizar reservas de viajes www.itb-berlin.com/travel lo antes posible Solicitar visados, en caso necesario [email protected] MÁS INFORMACIÓN EN 01.09.2016 Enviar formulario de solicitud de espacio www.itb-berlin.com/application a partir de septiembre Solicitar información sobre posibilidades de patrocinio y publicidad www.itb-berlin.com/sponsoring a partir de septiembre Seleccionar empresa para montaje de stands www.mb-capital-services.com 15.12.2016 Registrar co-expositores 15.01.2017 Actualizar entrada de expositores en el ITB Berlin Virtual Market Place 15.01.2017 Enviar información sobre actividades especiales planeadas para el fin de semana 15.01.2017 6 PR & MARKETING a partir de febrero www.itb-berlin.com/application www.virtualmarket.itb-berlin.de/en/exhibitor-area/login [email protected] Enviar planes de montaje del stand para [email protected] la autorización oficial hasta mediados de enero Contratar anuncios y entradas adicionales en la ITB App www.itb-berlin.com/sponsoring a partir de enero Consultar programa de congreso y eventos de ITB Berlin www.itb-convention.com/program www.itb-berlin.com/events 20.01.2017 Registrar la persona de contacto en el Directorio de Prensa (Press Guide) www.itb-berlin.com/exhibitorspr hasta finales de enero Contratar publicidad online en ITB Berlin Virtual Market Place o un banner en la página web de ITB Berlin 31.01.2017 Registrar sus eventos para aprobación oficial y publicarlos en el calendario de eventos [email protected] 12.03. (a partir de las 18 horas) –16.03.2017 Desmontaje del stand a finales de enero Enviar comunicados e invitaciones de prensa www.itb-berlin.com/exhibitorspr Máx. 1 semana depués Análisis de la participación en la feria y seguimiento (cartas de agradecimiento, etc.) www.itb-berlin.com/networking www.itb-berlin.com/webshop [email protected] 7 LO PRINCIPAL PRESENCIA EN LA FERIA PLAN DE GASTOS ORIENTATIVO CALCULADORA DEL ALQUILER DEL STAND Calcule en un abrir y cerrar de ojos el precio del alquiler según el tamaño y el tipo de stand deseado: www.itb-berlin.com/application > Stand Rental Calculator. COSTES BÁSICOS Alquiler de stand, pases de expositor, paquete publicitario, tasa de AUMA (Asociación alemana del Sector de Ferias y Congresos) ………… € Servicio técnico (luz, agua, gas, servicio de limpieza, etc.) ………… € Servicios de telecomunicaciones ………… € CONSTRUCCIÓN, EQUIPAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL STAND Construcción del stand (material, montaje, desmontaje, cables y puntos de suspensión, etc.) ………… € Equipamiento del stand (mobiliario, moqueta, iluminación, etc.) ………… € Organización del stand (rótulos, decoración, presentaciones, etc.) ………… € SERVICIOS PARA EL STAND Y COMUNICACIÓN Actividades promocionales, invitaciones, pases ………… € Catering para visitantes ………… € Espacio adicional en ITB Berlin News, Virtual Market Place®, casillero de prensa ………… € Materiales publicitarios (folletos, artículos promocionales para distribuir, etc.) ………… € TRANSPORTE Y MANEJO DEL MATERIAL Gastos de transporte, almacenamiento, eliminación de residuos, seguro ………… € OBJETIVOS DE LA FERIA Reflexione en profundidad sobre los objetivos que quiere alcanzar en ITB Berlin y organice su presencia en la feria a medida. Piense en sus objetivos al decidir el montaje del stand, las actividades durante la feria y la campaña de comunicación. Por los objetivos de la feria se orientan no solo el montaje del stand y las actividades en su stand, sino también sus medidas de comunicación en el entorno de la feria. CONTACTOS • Establecer contactos con socios potenciales • Cuidar los contactos con sus socios • Adquirir nuevos clientes • Cuidar a los clientes fijos • Llegar a nuevos segmentos de mercado • Encontrar nuevos colaboradores NEGOCIOS • Sondear los márgenes de precios • Establecimiento de relaciones comerciales • Cerrar contratos • Examinar oportunidades de exportación y nuevos mercados GASTOS DE PERSONAL Y DE VIAJE Gastos de personal ………… € Viaje, alojamiento, compensación de emisiones de CO2, y dietas del personal de la feria ………… € OTROS GASTOS 8 Evaluación de la feria ………… € Actividades de seguimiento (cartas de agradecimiento, envío de documentos, etc.) ………… € Otros gastos derivados de la preparación de la feria ………… € Su presupuesto individual para la feria ………… € IMAGEN • Mejorar la imagen • Aumentar la popularidad • Presentar interesantes novedades de productos INFORMACIÓN • Acudir a eventos especializados como el congreso ITB Berlin Convention, o Business Travel Days • Identificar desarrollos, nichos y tendencias de mercado • Analizar la competencia y la situación del mercado 9 PRESENCIA EN LA FERIA PRESENCIA EN LA FERIA SU STAND EN LA FERIA ITB BERLIN CUATRO IMPORTANTES CUESTIONES QUE DEBERÍA ACLARAR DE ANTEMANO: 1 ¿EN QUÉ PABELLÓN DESEA ESTAR? Aparte de de la clasificación geográfica, ITB Berlin ofrece segmentos temáticos que ayudan a los visitantes y expositores a orientarse fácilmente en la gran oferta de ITB Berlin. Información detallada referente a los distintos segmentos la encontrará en: www.itb-berlin.com/segments. 2 ¿CUÁNTA SUPERFICIE NECESITA? Calcule la superficie adecuada para conseguir sus objetivos feriales. Para tal efecto, debería tomar en consideración tanto el número de posibles co-expositores en su superficie como la extensión de superficie de sus competidores del año anterior. De igual importancia es también la distribución de la superficie para presentaciones, catering, entrevistas, su imagen, recepciones y casos similares. 3 ¿QUÉ FORMA DE PARTICIPACIÓN PROMETE MÁS ÉXITO? Usted puede presentarse con un stand propio o integrándose en un modelo agrupado. El stand propio puede adaptarse individualmente al diseño corporativo de su empresa y estará disponible en cualquier tamaño. Menos gastos y trabajo, en cambio, generará la participación en un stand agrupado. Como co-expositor de países, sectores y asociaciones o como subexpositor de una empresa asociada, usted puede sacar provecho de la experiencia del expositor principal y de los reducidos preparativos iniciales. 4 ¿QUÉ FORMA DE STAND ES LA ADECUADA? Hay stands con uno, dos, tres o cuatro lados abiertos. Cuanto más lados con acceso desde el pasillo su stand tenga, más visible será para los visitantes. El stand de serie es la variante de alquiler más económica. Por stands en esquina, península o tipo isla, se cobrarán suplementos. SOLICITUD DE ESPACIO: RÁPIDO Y FÁCIL ÍMITE DE PL AZO L IÓN INSCRIPC TIEMBRE 1 DE SE P De cara a la planificación por ambas partes y para cumplir con los deseos de los expositores, requerimos las solicitudes de espacio antes del 1 de septiembre del año anterior. Para más información sobre la solicitud de espacio, no dude en contactar al equipo de ITB Berlin. En www.itb-berlin.com/organiser encontrará a su persona de contacto. Descargue la solicitud de espacio para ITB Berlin y rellene el documento cómodamente desde su ordenador y envíelo directamente por e-mail. Naturalmente también puede imprimir la solicitud y enviarnosla por fax. El documento contiene también las condiciones de participación de ITB Berlín. Después de recibir y examinar su solicitud, recibirá a la mayor brevedad posible la oferta de espacio, que deberá confirmar lo antes posible, preferiblemente por e-mail. INSCRIPCIÓN DE COEXPOSITORES Para poder implementar de modo óptimo todos los servicios de la ITB Berlin, necesitamos los datos completos de sus coexpositores con una persona de contacto concreta y su dirección de correo electrónico directa. Rogamos envíe el formulario de coexpositores hasta el 15 de diciembre de 2016 a [email protected]. También puede enviarnos la información solicitada sobre sus coexpositores o empresas representadas adicionalmente en formato digital, p. ej. como archivo Excel. FAQ SOBRE EL FORMULARIO DE SOLICITUD ¿QUÉ ES EL PAQUETE PUBLICITARIO? Las prestaciones del paquete publicitario incluyen el listado en la ITB App, en el ITB Berlin Virtual Market Place y en el directorio de expositores de ITB Berlin el ITB Quickfinder. Este concepto es obligatorio. ¿QUÉ ES LA TARIFA AUMA? La tarifa AUMA de 0,60 Euros por m2 de superficie de exposición se cobra según los acuerdos con la Asociación alemana del sector de ferias y exposiciones (AUMA). Es un concepto obligatorio. E I E E P E L L 10 ¿CUÁNDO SE ENVIARÁN LAS FACTURAS? Que te parece si ponemos esto: A mediados de febrero recibirá de ITB Berlin una factura a cuenta. La factura final con el resto de servicios prestados la recibirá por lo general antes de finales de mayo. L L L L E ¿POR QUÉ DEBE INDICARSE UNA DIRECCIÓN PERSONAL DE CORREO ELECTRÓNICO? Para que podamos enviarle la información más reciente e indicaciones sobre ITB Berlin y sobre citas importantes a la dirección de correo electrónico registrada en su formulario de solicitud. L L E E E L - STAND EN LÍNEA E - STAND EN ESQUINA P - STAND EN PENÍNSULA ¿MI EMPRESA ESTÁ EXENTA DEL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO? Si va a participar por primera vez en ITB Berlin y su empresa tiene la sede fuera de la República Federal Alemana, rogamos que rellene el formulario para la comprobación del Número de Identificación Fiscal. El formulario está incluido en la solicitud de espacio. Nuestros compañeros comprobarán si existe una posible exención del impuesto sobre el valor añadido. I - STAND EN ISLA 11 PRESENCIA EN LA FERIA PRESENCIA EN LA FERIA SUS LOG-INS MÁS IMPORTANTES PARA SU PRESENCIA EN LA FERIA ITB BERLIN MEDIOS OFICIALES DEL PAQUETE PUBLICITARIO ITB ITB VIRTUAL MARKET PLACE SU SOLICITUD DE ESPACIO DATOS BÁSICOS DE EXPOSITOR ITB BERLIN NEWS / ITB QUICKFINDER ITB APP SU PRESENCIA EN LOS MEDIOS A TRAVÉS DEL PAQUETE PUBLICITARIO Servicios del expositor principal 1. PEDIDOS ONLINE EN LA TIENDA WEB BECO 1. Es posible el inicio de sesión con el log-in del año pasado. ¿Ha olvidado sus datos de usuario? Rogamos contacte con los compañeros en [email protected] Servicios del expositor principal Servicios del expositor principal • Registro de fundación de la empresa (nombre de empresa, código de país, código postal, localidad, dirección de correo, número de pabellón y número de stand) • Dirección de correo electrónico O • Reseña de empresa (máx. 4000 caracteres) 2. Nuevo registro: se requiere proceso de autorización a través del equipo de Webshop. Una vez autorizado, recibe un enlace por email con los datos de usuario. 2. ITB BERLIN VIRTUAL MARKET PLACE 1. El equipo de Virtual Market Place® le facilitará su log-in 2. Es posible la modificación por cuenta propia la entrada de expositor tras el log-in en www.virtualmarket.itb-berlin.com o con ayuda del equipo editorial. Las modificaciones se refieren únicamente a la entrada en el Virtual Market Place®. 3. Es posible la actualización y publicidad adicional durante todo el año 3. ITB APP Más informaciones están disponibles a partir de agosto 2016 en la página web: www.itb-berlin.com/sponsoring Contacto: ITB Berlin Virtual Market Place Redacción online / Editorial Team Teléfono: +49 (0)30 3038 2180 Correo electrónico: [email protected] • Logotipo de empresa • Enlace a sitio web • Enlace a vídeo • Presentación de hasta 4 productos en texto e imagen con enlace a los productos del propio sitio web (máx. 4000 caracteres, más 1 imagen por producto) • Enlace a perfiles de medios sociales (p. ej. en Facebook, Twitter etc.) • Registro de fundación de la empresa (nombre de empresa, código de país, código postal, localidad, dirección de correo, número de pabellón y número de stand) • Dirección de correo electrónico 1. El nombre de expositor se toma automáticamente del formulario de solicitud. 2. Es posible la actualización y publicidad adicional • Nombre de empresa (máx. 65 caracteres) número de pabellón y número de stand ¿AMPLIACIONES DE PERFIL DE EXPOSITOR Y ENTRADAS ADICIONALES? • Actualización de coexpositores • Logotipos en la página de inicio Perfil de la app Más informaciones están disponibles a partir de agosto 2016 en la página web: www.itb-berlin.com/sponsoring. Perfil de impresión • Anuncios • Logotipo / banner • Resaltado del nombre de la empresa ¿CÓMO AMPLIO EL PERFIL Y RESERVO ACTUALIZACIONES? • Modificación de datos con los datos de log-in del VMP • Actualizaciones mediante el VMP Media Kit y contacto directo con la redacción en línea del VMP • Sitio web: http://www.virtualmarket.itbberlin.de/de/fuer-aussteller 12 Más informaciones están disponibles a partir de agosto 2016 en la página web: www.itb-berlin.com/sponsoring. Prestaciones de coexpositores • Entrada en una categoría del directorio de sector • Banner Contacto: Cleverdis / ITB Berlin News Teléfono: +33 (0)442 774609 Correo electrónico: [email protected] Prestaciones de coexpositores • Logotipo de empresa Perfil de catálogo online 4. ITB QUICKFINDER • Nombre de empresa (máx. 65 caracteres) número de pabellón y número de stand • Entrada en hasta 5 categorías del directorio del sector Prestaciones de coexpositores Contacto: ITB Berlin Team Deborah Rothe Teléfono +49 (0)30 3038 2144 Correo electrónico: [email protected] Más informaciones están disponibles a partir de agosto 2016 en la página web: www.itb-berlin.com/sponsoring. • Sitio web: www.itb-berlin.com/sponsoring • Actualizaciones mediante el Cleverdis Media Kit y contacto directo con el ITB Berlin News Team • Sitio web: www.itb-berlin-news.com/Contact.html 13 PRESENCIA EN LA FERIA PRESENCIA EN LA FERIA PRESENCIA SOSTENIBLE EN LA FERIA ITB Berlin procura la implementación de estándares ecológicos para exposiciones y ferias: utilizamos energía generada de modo inteligente. Evitamos la generación excesiva de basuras y conducimos los residuos separados para su reciclaje. Rogamos su colaboración para minimizar los efectos negativos para el medio ambiente. LLEGADA • Nuestro socio atmosfair puede compensar directamente las emisiones de CO2 producidas por su participación en la feria. www.atmosfair.com • El recinto ferial Berlin ExpoCenter City está excelentemente conectado con la red de cercanías de Berlín. • Con el servicio especial de autobuses (shuttles) llegará de manera rápida y directa desde la ciudad (Este y Oeste) al recinto ferial. www.itb-berlin.com/travel MEDIOS IMPRESOS • Rogamos que en todos los medios publicitarios y embalajes utilice materiales respetuosos con el medio ambiente. • Dé preferencia a las transacciones comerciales en soporte digital, sin papel. • Evite la producción excesiva de medios publicitarios impresos. • Imprima los materiales imprescindibles en papel con certificación FSC y tintas de impresión respetuosas con el medio ambiente CONSTRUCCIÓN DE LA FERIA DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE UN STAND CON ÉXITO En primer lugar debe ajustar el concepto general del stand a sus objetivos. Además de los artículos y servicios expuestos, su stand en la feria debe presentar la filosofía de la empresa. Para ello, la base del diseño del stand debería apoyarse en una atractiva y convincente organización del stand, que invite a visitarlo y que se ajuste a sus objetivos concretos de la feria. ¿STAND MODULAR O INDIVIDUAL? Básicamente, usted puede presentarse en ITB Berlin con un stand de feria genérico modular o uno individual. Para el stand modular, se emplean piezas más económicas preconfeccionadas fáciles de transportar y de almacenar, que requieren poco personal para el montaje y desmontaje. Los stands modulares modernos dejan mucho margen para una configuración individual. Con un stand de confección individual, pueden plasmarse sus deseos de diseño de la forma más personalizada. Por eso, un stand individual será, normalmente, más caro. Muy popular es también la combinación de componentes genéricos con la construcción de stand convencional, ya que ésta permite una mayor variabilidad. Ya sea la construcción modular como la individual: un concepto de stands reutilizable será, en cualquier caso, más rentable y casi siempre más ecológico. • Seleccione su constructor del stand en base a su oferta de conceptos sostenibles. • Dé preferencia a los materiales de construcción, tintes y pinturas compatibles con el medio ambiente. • Utilice varias veces los materiales y componentes. • Proteja los recursos utilizando muebles y plantas de alquiler. • Reduzca en lo posible los materiales de embalaje. • Seleccione las posibilidades de transporte más respetuosas para el medio ambiente. • Separe su basura adecuadamente y utilice para ello los contenedores apropiados del recinto ferial. CATERING • Evite en lo posible las vajillas y cuberterías desechables. • Evite botellas de plástico o utilice botellas rellenables. • Solicite alimentos biológicos o de comercio justo certificados. • Renuncie en lo posible a productos exóticos importados y apueste en lugar de ello por productos regionales de temporada. • Seleccione proveedores que presten atención en los embalajes a la reducción de los residuos (renuncia al poliestireno expandido y otros materiales no reciclables). • Pregunte si los alimentos sobrantes se van a donar a instituciones como el „Berliner Tafel“ (Banco de alimentos de Berlín) • Infórmese sobre si sus proveedores recogen y preparan el aceite comestible utilizado. Por favor, tenga en cuenta también los derechos humanos, en particular las condiciones de trabajo. Más información en www.ilo.org. Encontrará más información en: www.itb-berlin.com/csr. 14 Stand modular Stand individual DETALLES TÉCNICOS Y GUÍA A la hora de planificar su actuación en la feria, por favor tenga en cuenta las directivas técnicas para la construcción del stand, la seguridad, etc. Puede descargar esta información en www.itb-berlin.com/exhibitorcentre. Además, le ofrecemos más herramientas para planear su stand, también para su constructor de stand: www.itb-berlin.de/en/Exhibitors/TradeShowPlanning/PlanningTools. LE AYUDAMOS ENCANTADOS A CONSTRUIR EL STAND Nuestra filial, MB Capital Services GmbH, le ayudará con mucho gusto en todas las cuestiones relacionadas con su stand – desde la planificación y el boceto hasta la construcción: www.mb-capital-services.com. 15 PRESENCIA EN LA FERIA PUNTOS CLAVES PARA EL ÉXITO DE SU STAND PRESENCIA EN LA FERIA SONIDOS > Llame la atención con sonidos inesperados y agradables (selva, olas, viento) y con aplausos. INTERACCIÓN > Invite a sus clientes a interactuar. Concursos y rifas atraen a la gente al stand. Deje que el público pruebe las innovaciones o los objetos típicos. COLOR > Ajuste el color y el diseño de su stand a su imagen corporativa. Los colores PEQUEÑOS REGALOS > Regalos publicitarios especiales y auténticos crean una relación positiva deberían subrayar los mensajes centrales sin distraer de ellos. Considere el efecto que tienen los colores. con la empresa y pueden servir para iniciar una conversación. EFECTO > Trabaje con mensajes centrales grandes que puedan leerse sin problemas o con MATERIAL DE OFICINA > No olvide traer grapadora, tijeras, cinta adhesiva de doble cara, blocs, eslóganes. Los eslóganes deberían ser únicos y auténticos: más vale no tener eslogan que uno sin perfil. IMÁGENES > Utilice también fotos – ya sabe que una imagen vale más que mil palabras. Los imágenes con personas surten más efecto que los paisajes. Formas extraordinarias y colores fuertes atraen las miradas, por ejemplo la representación alienada de los motivos. rotuladores, lápices y clips. SOSTENIBILIDAD > Piense, a la hora de planificar el stand, el material publicitario y la gestión de desechos, también en la compatibilidad medioambiental de los materiales. TÉCNICA > Preséntese visualmente: con vídeos, aplicaciones multimedia y demostraciones. Las instalaciones llaman la atención, simplifican la toma de contacto con el visitante y pueden amenizar los tiempos de espera. LUZ > Destaque las áreas importantes de su stand mediante la iluminación. Las áreas iluminadas sugieren que se está viendo algo especial. Tenga cuidado con focos de luz demasiado claros y por lo tanto calientes. DECORACIÓN > Cree una atmósfera cautivadora con flores y plantas. FUNCIONALIDAD > Asigne suficiente espacio a su stand para las conversaciones, y quizás también para un bar y conjuntos de butacas. Áreas con asientos libremente accesibles invitan a permanecer. SENSACIONES MÚLTIPLES > Integre también estímulos olfatorios en el concepto de su stand (fragancias), el tacto (material de paredes, pavimento) y el gusto (tapas). PREMIO AL MEJOR EXPOSITOR Durante los días reservados a los visitantes profesionales, un jurado de alrededor de 30 jóvenes del sector turístico de la Cologne Business School (CBS) evaluará todos los stands en ITB Berlin según un catálogo de criterios. Lo decisivo son las características de calidad como el diseño del stand, la competencia de servicio, la transferencia de información y la creatividad. El premio al mejor expositor siempre es entregado en la noche del sábado de ITB Berlin en el recinto ferial. Todos los detalles sobre el Best Exhibitor Award se encuentran en: www.cbs-bea.com. 16 17 PRESENCIA EN LA FERIA SERVICIOS PARA SU ÉXITO EN LA FERIA BERLIN EXPOCENTER ONLINE (BECO) PRESENCIA EN LA FERIA LOS CUATRO PUESTOS CLAVE EN LA GESTIÓN DEL STAND ara dirigir el stand con éxito, le recomendamos contar con cuatro puestos clave. En los stands Para la mejor organización de su stand le recomendamos contar con estos cuatro puestos. En stands más pequeños un mismo empleado puede asumir varios cargos. Usted puede encontrar todos los servicios a partir de octubre de 2016 en el Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) – de ITB Berlin en www.itb-berlin.com/webshop. La tienda on-line, webshop, es su plataforma de pedido para todos los productos y servicios que necesite para su participación en la feria. CATERING EN EL STAND DE LA FERIA Quien ofrece a los visitantes algo para comer hace que estos permanezcan más tiempo en el stand. Ofrezca, por ejemplo, de forma gratuita especialidades de su región, quizás de forma conjunta con un colaborador. Pero no olvide que está prohibido vender comida y bebida en la feria. Nuestra filial, Capital Catering, estará encantada de asesorarles en todas las cuestiones referentes al bienestar físico de sus visitantes: www.capital-catering.com, contacto: [email protected] ACTOS EN EL STAND Las rondas de debate, presentaciones y demostraciones sirven para atraer a la prensa y a los visitantes. Las fiestas en el stand pueden reforzar la imagen a nivel multidimensional y brindan la oportunidad de realizar encuentros informales. Asegúrese siempre de que su evento se registre a través de la Webshop hasta el 31 de enero. La actividades están permitidas por las mañanas a partir de las 10:00 horas y por la tardes hasta las 18:00 horas. Tiene permiso para realizarlas en su área asignada, nunca en el pasillo. Las actuaciones musicales están prohibidas antes de las 18:00 horas durante los días destinados a visitantes profesionales. Las presentaciones reforzadas mediante técnicas acústicas deben ser siempre previamente acordadas con la dirección de la feria y con los stands vecinos. Las actividades vespertinas pueden tener lugar de 18:00 a 22:00 horas una vez autorizadas por la dirección de la feria. Tenga en cuenta que pueden derivarse tasas adicionales, por ejemplo, costes del personal de seguridad adicional (obligatorio) y de forma proporcional por los servicios adicionales, tales como acordonamiento, personal para la preparación de instalaciones sanitarias, guardarropa, servicio sanitario, etc. Los invitados a las actividades que entren en el recinto ferial antes del cierre, deben tener un ticket de entrada válido. Información detallada: [email protected] UN BUSINESS CENTER PARA TODO LO IMPORTANTE En diferentes puntos del recinto ferial encontrará un Business Center – un espacio sumamente útil para: fotocopiar e imprimir, fax, teléfono, Internet, ordenadores a su disposición, escáner, grabadora, tarjetas de teléfono, de prepago, tarjetas SIM, conexión para ordenadores portátiles, servicio de escritura, tarjetas de visita, y mucho más. LIMPIEZA Y VIGILANCIA Para un stand limpio y seguro, será un placer hacerle una oferta a su medida. Nuestros servicios de limpieza cumplen su cometido con gran esmero y diligencia antes de empezar la feria, así como entre los días de la feria, haciéndose cargo además de la gestión de residuos. Un guardia de stand se hará cargo, a petición, de la vigilancia de su stand y de sus objetos expuestos: de día y de noche, también durante el tiempo de montaje y desmontaje. Independientemente de ello, le recomendamos, en cualquier caso, asegurar sus piezas de exposición. 18 EL CAPTADOR EL INVESTIGADOR EL VENDEDOR EL SEGUIDOR capta la atención de los visitantes de la feria que pasan de forma rápida por los stands. Puede ser tanto una azafata simpática con caramelos, hasta un payaso con un micrófono de goma. saluda a todos los visitantes personalmente y aclara la finalidad de la visita al stand: ¿se trata simplemente de obtener un regalo de promoción?, ¿quiere vender algo?, ¿o se trata más bien del cliente ideal al que hay que enviar directamente al vendedor? hace, lo que su nombre indica: está perfectamente formado en todas las cuestiones que respectan a los productos. guarda inmediatamente las tarjetas de visita de los visitantes en la base de datos y escribe, a ser posible directamente después, un e-mail de seguimiento. PERSONAL BIEN PREPARADO ES UN PLUS PLANIFICABLE Si usted quiere lograr un contacto eficaz con sus clientes, no sólo debería calcular suficiente personal de stand, sino también fijarse en su cualificación. Para Messe Berlin será un placer ayudarle en la búsqueda de personal para el stand: www.mb-capital-services.com. Personal de stand, así como para el montaje y desmontaje lo encontrará también a través de la agencia de empleo: [email protected]. Usted conseguirá los mejores resultados instruyendo a su personal antes de dar comienzo la feria. En la víspera de la feria, el personal de stand debería recibir sus últimas instrucciones, explicándole, además, el reglamento interno. Después de cada jornada ferial, recomendamos una pequeña reunión de feedback, para averiguar problemas y coordinar los próximos días. La distribución del personal debería incluir los siguientes temas: Objetivos de la feria y público objetivo Cooperadores e interesados Descripción breve en 30 segundos de su oferta Técnicas de entrevista Confección de informes de entrevista Reglamento interno de stand y código de conducta Ropa, accesorios y e identificadores para nombres Horario de servicio, jerarquías y reparto exacto de las tareas Acciones y acontecimientos especiales durante ITB Berlin Presentación del equipo, inclusive el personal ajeno 19 PRESENCIA EN LA FERIA RECOMENDACIONES PARA UNA TÉCNICA DE ENTREVISTA EXITOSA „¿En qué puedo servirle?“ es mejor como pregunta inicial que „¿Puedo servirle?“ Pero lo mejor será que sus empleados se concentren plenamente en la curiosidad del visitante: „Veo que está mirando nuestro producto. ¿Qué es lo que le interesa en particular? ¿Cuándo podría ser interesante para usted?“ La respuesta revelará en seguida si realmente hay interés o una necesidad concreta. GANAR CONTACTOS EXISTEN MUCHAS OPORTUNIDADES PARA ADQUIRIR NUEVOS CONTACTOS El azar y la esperanza son instrumentos de marketing de escasa eficacia. También podemos decir que una buena situación en el recinto ferial no es una garantía en sí misma para adquirir nuevos clientes o que un diseño de stand atractivo no lleva por sí solo a lograr contactos. Con el marketing selectivo para visitantes conseguirá que visiten su stand de la feria los clientes que a usted le interesan. Le ofrecemos consejos sobre las oportunidades que tiene a su disposición antes y durante ITB Berlin. ESTAS PREGUNTAS LLEVARÁN A UNA CONVERSACIÓN PROMOCIONAL: •„¿Cómo podría usted aplicar este producto?“ Online-Catalogue International Research Index QR Codes Contact Points Give-Aways •„¿Qué espera usted de un producto de este tipo?“ LOTS OF OPPORTUNITIES •„¿Cuáles son sus criterios para la compra?“ FOR NEW CONTACTS Personalized ITB Logo ITB Berlin Speed Networking VMP Contact Person •„¿Qué es para usted el aspecto más importante de un producto de este tipo?“ Lo importante es que sus empleados detecten las señales que emite el cliente, que creen confianza durante la entrevista y que analicen si hay verdadero interés de compra y en qué sentido. Entonces, el producto debería explicarse sobre todo con respecto a la utilidad para el visitante. Al finalizar la entrevista, concierte las medidas complementarias a tomar, y registre lo más importante en un informe de entrevista. Por cierto: las entrevistas de feria más constructivas van dirigidas a un fin específico. Defina para ello un intervalo de tiempo. German Tour Operators ITB Blogger Speed Dating Ticket Voucher Events & Press Conferences ITB Responsible Tourism Networking ANTES DE ITB BERLIN OPTIMIZACIÓN DEL PERFIL DE EXPOSITOR EN EL CATÁLOGO ON-LINE DE VIRTUAL MARKET PLACE Preséntese usted y presente sus productos en su perfil de expositor en el ITB Berlin Virtual Market Place. El Virtual Market Place® sirve para todos los visitantes como plataforma de búsqueda y su presencia on-line está disponible mucho antes de ITB Berlin. Durante la feria, el plano de recinto interactivo está enlazado con su perfil en el Virtual Market Place ®. Así usted será localizado in situ más fácilmente. Consejo: Los co-expositores pueden actualizar su perfil también por sí mismos. INDICAR EL INTERLOCUTOR PERSONAL EN EL VIRTUAL MARKET PLACE® INFORMES DE ENTREVISTA: LA BASE PARA UN SEGUIMIENTO EXITOSO Las conversaciones exitosas en la feria tienen un resultado: otra cita, el envío de detalles, ofertas o similares. Todo resultado y todo contacto con los visitantes debe documentarse imprescindiblemente en un informe de conversación. Disponer de un formulario de conversación preestablecido ayuda para un registro rápido y sirve después como base para el seguimiento. Debe contener espacio en cualquier caso para cuatro preguntas centrales: • • • • 20 QUIÉN (grupo destinatario, datos de contacto) QUÉ (qué grupos de producto eran de interés) CÓMO (cómo ha quedado: en enviar oferta, a la espera de llamada, etc.) CUÁNDO (urgencia: priorice el contacto) Indique el interlocutor personal en su perfil de expositor. De este modo las personas interesadas pueden contactar directamente con el departamento correspondiente. Inicie su sesión directamente: www.virtualmarket.itb-berlin.de/en/exhibitor-area/login. Utilice sus datos de acceso del año anterior o solicítelos al equipo Virtual Market Place® en: [email protected], teléfono: +49 (0)30/3038-2180. El equipo editorial le ayudará gustosamente en estas tareas. Consejo: cuanto más detallado sea su perfil de expositor y más información contenga, más precisas serán las propuestas de networkers que recibirá de manera automática del sistema. SOLICITUD DE SU PARTICIPACIÓN ITB CON LOGOTIPO ITB Y NÚMERO DEL PABELLÓN/STAND Haga publica su participación como expositor en ITB Berlin utilizando el logotipo de ITB incluyendo su número de pabellón y stand. Por ejemplo, puede añadir un banner en su correo electrónico o en los medios sociales y en su página web invitando a que le visiten en su stand. Consejo: utilice para ello el generador de banners ITB gratuito que muestra automáticamente su número de pabellón/stand o inserte el gráfico „Meet Us“ que se puede descargar gratuitamente: www.itb-berlin.de/en/Exhibitors/SponsoringPromotion/AdvertisingMaterials/index.jsp 21 GANAR CONTACTOS CONTACTAR ACTIVAMENTE CON OPERADORES TURÍSTICOS Hemos recopilado para usted una lista con los operadores turísticos alemanes más importantes. Si está interesado en el mercado alemán, solo tiene que contactar directamente con las empresas para acordar una cita durante ITB Berlin. Puede encontrar la lista en www.itb-berlin.com/Exhibitors/TradeShowPlanning BÚSQUEDA EN LOS DIRECTORIOS PARA EMPRESAS TURÍSTICAS EN EL MUNDO En nuestra página web encontrará otra lista donde figuran distintas plataformas para la búsqueda en otros mercados de destino. Así podrá encontrar fácilmente empresas turísticas de otros países y acordar una posible cita personal durante ITB Berlin. La lista la encontrará en www.itb-berlin.com/Exhibitors/TradeShowPlanning CAMPAÑAS DE INVITACIÓN CON VALES DE ENTRADA Active su red, invite a sus socios o posibles clientes con vales para entrada. Pagara sólo una tasa de tramitación, los vales solo se facturarán cuando realmente se hayan validado. Los vales son una excelente forma de adquirir nuevos contactos, incluyendo por ejemplo una campaña „Bring a friend“. Encontrará más información y el formulario de pedido en nuestra tienda web BECO: www.itb-berlin.com/webshop Consejo: para campañas de mailing también puede contratar los servicios de nuestro socio para servicio de marketing directo: Scholz Direct: Teléfono: +49 (0)30 67 982 100, correo electrónico: [email protected] RESERVA DE PATROCINIO Y PUBLICIDAD DE ITB GANAR CONTACTOS EN ITB BERLIN PARTICIPAR EN EVENTOS DE NETWORKING OFICIALES ITB Berlin organiza dos eventos de networking in situ que le van a permitir un primer intercambio con muchos contactos. Las reuniones son de corta duración y sirven, en caso de estar interesados, para hacer citas posteriores en la feria. ITB BLOGGER SPEED DATING En el Blogger Speed Dating gratuito tendrá la oportunidad de reunirse con los representantes del sector turístico (destinos, curiosidades turísticas, hoteles, agencias de prensa, etc.) y a blogueros de viajes seleccionados durante encuentros breves previamente concertados. La inscripción empieza en diciembre. Encontrará información actualizada en www.itb-berlin.com/Exhibitors/SpeedDating/BloggerSpeedDating ITB BERLIN SPEED NETWORKING Durante los Speed Networkings, los expositores se reúnen con los compradores del exclusivo ITB Buyers Circle. En encuentros de 5 minutos puede determinarse rápidamente si se requiere una conversación más profunda y se concierta una nueva cita final durante la feria. La inscripción es gratuita. Dispone de información actual en www.itb-berlin.com/Exhibitors/SpeedDating/ITBSpeedNetworking ITB RESPONSIBLE TOURISM NETWORKING Es posible contratar paquetes desde 500 euros y hasta grandes paquetes integrales. Adquiera licencias de promoción para la distribución de folletos o patrocine con su marca un acto de congreso para posicionarse como experto del tema correspondiente. Sra Inga Schmid le asesorará encantada: [email protected]. Consejo: Todas las oportunidades de patrocinio están disponible en: www.itb-berlin.com/sponsoring GESTIÓN DE PRENSA UTILIZACIÓN DE PUNTOS DE CONTACTO DURANTE LA FERIA En el siguiente capítulo recibirá indicaciones precisas sobre las posibilidades de prensa en ITB Berlin. PROMOCIONAR ACTOS EN EL STAND Y CONFERENCIAS DE PRENSA ¿Sabía que ITB Berlin dispone de un calendario de eventos on-line que puede consultarse tanto en la página web como en la ITB App? Aquí los visitantes y periodistas buscan los eventos que se van a celebrar www.itb-berlin.com/events. La inclusión de su evento en el calendario de eventos de ITB es gratuito: Cuando rellene el formulario on-line, simplemente indique que desea publicar el evento gratuitamente en el calendario de eventos de ITB. Los formularios para la inscripción del evento los encontrará en nuestra tienda web BECO: www.itb-berlin.com/webshop Expositores, visitantes profesionales, estudiantes, y simpatizantes pueden reunirse durante el evento ITB Responsible Tourism Networking. Cada representante del sector turístico puede presentar en 3 minutos que posibilidades de cooparación se busca para proyectos de turismo sostenible y socialmente responsable. No se requiere registro. Se puede participar el ITB-viernes a las 6 de la tarde en el escenario pequeño en el pabellón 4.1. Contacto para preguntas: [email protected]. Esté abierto a nuevos contactos durante los paneles de expertos y talleres del congreso ITB Berlin y también en encuentros informales, p. ej. durante los trayectos en el bus lanzadera, las ruedas de prensa, haciendo cola en los puestos de comida, etc. REGALOS DISTINTIVOS Convierta a los clientes de su stand en anunciadores gratuitos con unos sencillos medios. Entregue para su material publicitario también distintivas bolsas gratuitas con su logotipo y su número de pabellón/stand y atraiga así a su stand a otras personas interesadas. DESPUÉS DE ITB BERLIN Piense con antelación cómo va a digitalizar los contactos ya durante la feria con el fin de poder contactarles a la mayor brevedad. CÓDIGOS QR Los pases comprados on-line de ITB Berlin contienen un código QR con los datos del visitante. Puede escanear con su teléfono móvil los datos durante el encuentro y guardarlos. Para un escaneo fiable recomendamos el lector de códigos QR gratuito „n-igma“ para iOS (Apple) y android (Google). Otros lectores de códigos QR suprimen parcialmente los datos de la empresa. ESCÁNER Además existe la posibilidad de alquilar el escáner de tarjetas de visita en ITB Berlin y recoger así los datos en en listas para simplificar la evaluación posterior. www.itb-berlin.com/webshop 22 23 GANAR CONTACTOS SERVICIO DE PRENSA PARA EXPOSITORES DE ITB BERLIN GANAR CONTACTOS RECOMENDACIONES PARA JORNADAS PARA EL PUBLICO Un buen trabajo de prensa es un medio efectivo y económico para captar la atención del público. Nosotros le apoyamos encantados desde el Servicio de Prensa de ITB Berlin. Contacto de prensa: Sra. Astrid Zand, [email protected], Sra. Teodora Vasileva, [email protected]. SU RUEDA DE PRENSA EN ITB BERLIN Para presentar informaciones con valor de auténtica noticia, organice una rueda de prensa en marco de ITB Berlin. Con mucho gusto, incluiremos, si lo desea, su rueda de prensa en la base de datos para eventos www.itb-berlin.com/events. Le recomendamos reservar la sala para su rueda de prensa inmediatamente una vez registrado su stand para la feria, ya que sólo hay capacidades limitadas. Contacto: Ramona Zaun, [email protected]. Para las conferencias de prensa dentro del recinto ferial, organizamos nosotros el catering. Contacto para catering en el CityCube Berlin y en el stand: [email protected]. CONSEJOS PARA SU CASILLERO DE PRENSA Mediante el alquiler de un casillero de prensa (press pigeon-hole) en el Centro de Medios de Comunicación se facilita a los periodistas el acceso a su dossier de prensa. Con un dossier de prensa profesional aumentan considerablemente las opciones de conseguir que su empresa sea noticia. Además, puede alquilar un casillero de prensa online. Más información en: www.itb-berlin.com/exhibitorspr CONSEJOS PARA SU DOSSIER DE PRENSA • Incluir un breve perfil de su empresa. • Incluya en el dossier información actualizada, material de fondo, fotos, todos los textos de la rueda de prensa y, dado el caso, comunicados de prensa actuales. • No incluya presentaciones publicitarias. • Envíe el dossier también a redacciones de medios de comunicación no presentes en la feria. REGISTRO GRATUITO EN EL DIRECTORIO DE PRENSA El Directorio de Prensa (Press Guide) contiene los contactos de prensa de todos los expositores, facilitando así a los periodistas la toma de contacto. Se publica en internet y está disponible también en el Centro de Medios de Comunicación. Puede incluir en él un máximo de tres personas de contacto. Más información en www.itb-berlin.com/exhibitorspr. ITB NEWSROOM Podemos asistirle en sus tareas de publicidad publicando en el ITB Newsroom un artículo sobre su producto o su prestación de servicio. Encontrará el ITB Newsroom en http://newsroom.itb-berlin.de/en. La página se dirige a los periodistas y comunicadores online y es ampliamente utilizada por los propagadores de información. Para la publicación se requiere un texto de hasta 1.500 caracteres. 24 LENGUAJE EMOTIVO Imágenes y piezas expuestas hacen más efecto al visitante particular que una mera información textual. Modifique su stand para el fin de semana de forma correspondiente. ACCIONES EN EL STAND Regalos interesantes, elementos de espectáculo y de concurso atraerán a los visitantes a su stand. Ya se trate de degustaciones, música y baile, disfraces, acciones fotográficas o mascotas: calcule siempre suficiente superficie de acción. USO FLEXIBLE Si sus coexpositores sólo están interesados en visitantes profesionales, usted puede poner a disposición su superficie de stand el fin de semana a otros cooperadores o agencias de viajes. PLANIFICACION DE PERSONAL INTELIGENTE Asegúrese de que su stand en ITB también esté ocupado el domingo hasta las 18.00 h. Stands desmontados con antelación o stands vacíos tienen un efecto negativo sobre la imagen. PATROCINIO EFICIENTE El Gran Sorteo de ITB Berlin (pabellón 4.1) se anuncia en varios medios de comunicación. Como patrocinador de un premio usted sólo podrá salir ganando. Contacto: Sra. Ramona Zaun, [email protected] PUBLICIDAD GRATUITA Sus ofertas más destacables las comunicamos en el sitio web de ITB Berlin y en nuestra publicidad impresa a través de cooperaciones mediáticas; y eso, gratuitamente. Contacto: Sra. Christina Freier, [email protected] VENTA EL FIN DE SEMANA Durante los dos días de apertura al público, los expositores pueden vender directamente a los visitantes privados. No deje pasar la oportunidad de estimular su negocio en la feria y de financiar su propio stand. Con ofertas especiales puede llamar la atención sobre sus ofertas de viajes. Durante el fin de semana puede además ofrecer a sus socios de ventas, por ejemplo agencias de viajes, superficie de stand o incluso realquilarla. En nuestra página web le ayudamos a comunicar sus ofertas con antelación, contáctenos: [email protected]. 25 GANAR CONTACTOS SEGUIMIENTO PASADA LA FERIA Planee tiempo d es pué de la fe s ria para el seguim iento PATROCINIO, POSIBILIDADES DE PUBLICIDAD Y MATERIAL PUBLICITARIO ¿Busca un altavoz para dar a conocer su empresa, sus productos y sus servicios? La selección de posibilidades de publicidad y patrocinio ofrece para cada grupo objetivo y cada grupo particular la oferta apropiada. ¡CONVIÉRTASE EN PATROCINADOR! Su grupo objetivo individual: Diríjase a su grupo objetivo individual. Selección en paquetes de patrocinio: Todos los visitantes ITB país anfitrión ITB Convention & Culture Partner ITB Sports Partner Público especializado Visitantes profesionales • Congreso de ITB Berlin • Career Center • eTravel World • Blogger Speed Dating • LGBT Pavilion & Events • ITB Business Points • World Travel Trend Report Periodistas Centro de medios de comunicación ITB Compradores • ITB Buyers Circle • ITB Speed Networking Visitantes privados Premio de un viaje para el Gran Sorteo ITB Fiesta final de ITB Berlin Información detallada en: [email protected] www.itb-berlin.com/sponsoring Sus posibilidades de publicidad: Selección de productos publicitarios: Branding p. ej. tíckets, bolsas para visitantes Promoción p. ej. licencias para promotores y azafatas Publicidad externa p. ej. Mega banner, branding para ventanas Publicidad interior p. ej. revestimientos para columnas y branding para ventanas Publicidad especial p. ej. expositores elípticos Publicidad impresa La fiabilidad, la rapidez y las condiciones de su reacción ofrecen al interesado una impresión del estilo de su empresa. Utilice por ello los datos de contacto recogidos durante la feria como base para acciones directas de seguimiento. Como máximo una semana después de ITB Berlin debería haber realizado y terminado todas las medidas directas de seguimiento: E-mails de agradecimiento por la visita a su stand Contacto telefónico y concertación de citas Presentación de ofertas acordadas Envío de la documentación prometida Comunicado de prensa final a los periodistas Contacto con clientes invitados que no se han presentadoen el stand ¡CONECTE LA PUBLICIDAD! Aumente su visibilidad con superficies y campañas publicitarias. Información detallada en: Publicación de ofertas especiales en su página web Presentación de fotos del stand en la galería de su página web Artículo sobre la participación en su boletín informativo [email protected] EVALUACIÓN p. ej. anuncios en la revista oficial diaria de la feria ITB Berlin News y logotipos en el ITB Quickfinder [email protected] Publicidad móvil p. ej. Banner y top-listings en ITB App [email protected] A través de la evaluación de la presencia en la feria y la comparación con presencias anteriores podrá valorar la eficacia de su participación en ITB Berlin, identificar los potenciales de optimización y mejorar su próxima presentación. Publicidad online p. ej. banner on-line en el ITB Berlin Virtual Market Place, o en la página web de ITB Berlin, y en el boletín para visitantes profesionales [email protected] ¡APROVECHE EL MATERIAL PUBLICITARIO DE ITB! Cree campañas de invitación efectivas 26 SEGUIMIENTO EXITOSO Material publicitario disponible: Sus posibilidades de aplicación: Información detallada en: Folletos y carteles de ITB Berlin en sus invitaciones www.itb-berlin.de/webshop Adhesivos de correspondencia con número de pabellón y stand en sus campañas de invitación Vales de entrada para ITB Berlin en sus cartas de invitación www.itb-berlin.de/webshop Generador de banners ITB en sus campañas de invitación por correo electrónico www.itb-berlin.de/sponsoring Su campaña publicitaria con logotipo de ITB Berlin indicación de la participación en ITB Berlin con logotipo www.itb-berlin.de/webshop • REGISTRE LOS DATOS DE CONTACTO en su base de datos y consiga una base sólida para campañas orientadas a objetivo y específicas por grupo destinatario. Business Card Scanner y QR Code Scanner puede ayudarles a digitalizar sus contactos durante la feria. • ACEPTE SUGERENCIAS: ¿Qué ideas y propuestas le han llegado a través de visitantes, empleados o personal del stand? Realice un cuestionario para su personal. • CONTACTOS POR DÍA DE FERIA / EMPLEADO DEL STAND / METRO CUADRADO • CÁLCULO DE HORAS PICO: ¿Eran suficientes / excesivos los empleados en stand por contacto? • CONTACTOS EN BASE A INVITACIONES EN RELACIÓN A LOS VISITANTES REALES • NÚMERO DE CLIENTES HABITUALES por invitación • INTERESADOS CON / SIN INVITACIÓN www.itb-berlin.de/sponsoring • ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA: ¿Qué ha podido aprender de la competencia? • ¿QUÉ ARTÍCULOS DE PRENSA se han enviado, con qué resultado? • ¿QUÉ PERIODISTAS estuvieron personalmente con / sin invitación en el stand de la feria? 27 INFORMACIÓN PRÁCTICA CONSEJOS VALIOSOS EN TORNO A ITB BERLIN Un evento tan grande como ITB Berlin exige desde el principio una organización profesional. Nosotros le indicamos, con la ayuda de nuestros colaboradores, la mejor forma de llegar a Berlín, las mejores posibilidades de alojamiento, cómo llegar a la feria y cómo orientarse en ella. INFORMACIÓN PRÁCTICA ORIENTACIÓN RÁPIDA EN LA FERIA EXCELENTE CONEXIÓN CON LOS TRANSPORTES PÚBLICOS Se puede llegar al recinto ferial de Berlin cómodamente con todos los medios de transporte. Toda la información importante relativa a aeropuertos, estaciones de tren y de cercanías en Berlín, la encontrará en: www.itb-berlin.com/travel. SERVICIOS DE AUTOBUSES DURANTE ITB BERLIN AEROPUERTO DE TEGEL > Servicio de autobús desde el Aeropuerto Tegel hasta el recinto ferial. PLAZAS DE APARCAMIENTO > Para conductores de automóviles existe un servicio de traslado en bus desde los parkings del estadio olímpico hasta el recinto ferial. En caso de que desee aparcar en el recinto, reserve con antelación una plaza a través de la Webshop. CITY > Los City-Shuttle le llevan desde la Friedrichstraße o Wittenbergplatz rápidamente hasta la entrada sur y le traen de nuevo de vuelta. HOTEL > El servicio especial de autobuses (ITB Hotel-Shuttle) para hoteles de ITB Berlin le llevará directamente desde el hotel al recinto ferial. Huéspedes de los hoteles de cooperación que están listados en la página web de ITB Berlin, recibirán a su llegada un horario de autobuses y un ticket. Por favor enseñe siempre el ticket al subirse al autobús. www.itb-berlin.com/travel EL RECINTO FERIAL > Dentro del recinto ferial existen varios servicios de autobuses que conectan los pabellones de la feria. SUS PREPARATIVOS DEL VIAJE HOTEL Y LLEGADA Reserve con antelación. Reserve vuelos, billetes de tren, paquetes y ofertas hoteleras cómodamente a través de nuestros socios, como por ejemplo visitBerlin: www.visitberlin.com y HRS: www.itb-berlin.com/hrs. Más información en: www.itb-berlin.com/travel. TICKETS ONLINE Compre los tickets online y ahorre. En: www.itb-berlin.com/tickets puede adquirir anticipadamente a partir de diciembre los tickets para toda la feria o tickets para un día para visitantes profesionales online. Puede pedir más tickets para expositores a través de la Webshop. Los expositores obtendrán con los pases de expositores acceso al recinto ferial a partir de las 8:30 horas. Los visitantes pueden acceder al recinto a partir de las 9.30 horas. VALES Canjee los códigos para entradas de expositores gratuitos en: www.itb-voucher.com. VISADO En julio de 2013, las oficinas de visados de las embajadas y consulados alemanes fueron informadas a nivel mundial de que en el futuro al solicitar documentación de apoyo para la petición de un visado de la feria se puede renunciar por lo general a la carta de invitación de las sociedades de la feria. Rogamos haga referencia a este decreto para la solicitud de su visado. Si no obstante en la embajada todavía insistiesen en la invitación, rogamos ponerse en contacto con nuestros representantes oficiales en el extranjero: www.itb-berlin.com/contact PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE ITB Berlin se declara a favor de la Responsabilidad Social Corporativa en el turismo. Ud. puede hacer también una contribución a los viajes comprometidos con el medio ambiente: Compense las emisiones de CO2 con nuestro socio de cooperación atmosfair: www.atmosfair.com. Para más información consulte: www.itb-berlin.com/csr. 28 ACCESO AL RECINTO FERIAL La guía de tráfico de ITB Berlin regula el volumen de tráfico en el recinto antes, durante y después de la feria. Esta informa sobre los distintos sistemas de entrada y seguridad. Todos los vehículos de más de 7,5 t deben registrarse antes de entrar en el recinto ferial en el LogPoint situado en el parking P17 junto a la puerta 25. Todos los ocupantes deben presentar un ticket válido. DURANTE EL PERÍODO DE CONSTRUCCIÓN (01.–07.03.2017, 7:00–22:00 horas) • La entrada solo es posible entregando una fianza (200 EUR) • El martes, 07.03., sólo podrán entrar automóviles y camiones de hasta 7,5 t hasta las 15 horas, para camiones de más de 7,5 t no existe entrada DURANTE EL PERÍODO DE CELEBRACIÓN DE LA FERIA (08.–12.03.2017) • • • • Suministro solo entre 8:30–10:00 horas y 18:00–19:00 horas (pago de fianza (200 EUR)) Entrada para automóviles solo con ticket de parking No podrán entrar camiones de más de 7,5 t El domingo, 12.03., entrada para automóviles con ticket de parking solo hasta las 16 horas DURANTE EL DESMONTAJE (12.03. desde las 18 horas –16.03.2017) • Entrada solo entregando una fianza • El domingo, 12.03., entrada de camiones a partir de las 20:00 horas, entrada de automóviles hasta 16 horas o después de las 21:00 horas • Desde el lunes, 13.03., entrada regular entre 7:00– 22:00 horas Los vehículos estacionados sin autorización en el recinto ferial se remolcarán a otros puntos con el consiguiente coste A partir de febrero podrá acceder a la guía de tráfico detallada online en el centro de descarga (Download Center) de nuestra página web. 29 INFORMACIÓN PRÁCTICA INFORMACIÓN PRÁCTICA ITB APP ITB BERLÍN EN SU TELÉFONO MÓVIL La ITB App estará de nuevo disponible para todos los participantes en la feria a partir de febrero de 2017. La app oficial de ITB Berlin reúne toda la información importante sobre la feria, por ejemplo, listas de expositores, planos de los pabellones, eventos, programa del congreso. También puede asistirse en vivo a diversas conferencias. Preste atención a las indicaciones correspondientes en nuestra página web y a nuestro boletín de expositores. PLANO DE ITB BERLIN PARA ORIENTARSE RÁPIDAMENTE CONTÁCTENOS El equipo de expertos de ITB Berlin está siempre a su disposición. Para cualquier pregunta que tenga, para cualquier información que podamos enviarle, para cualquier deseo que podamos complacerle, no dude en contactar: Puede encontrar su persona de contacto del equipo de ITB Berlin: www.itb-berlin.com/organiser. Enlace de las oficinas y representaciones oficiales en el extranjero: www.itb-berlin.com/contact. Inga Schmid, ITB Berlin Product Manager Tel. +49 (0)30 / 3038-2146 [email protected] CONSTRUCCIÓN DEL STAND SERVICIO DE EXPOSITORES Departamento Servicio de Expositores Messe Berlin GmbH Tel. +49 (0)30 / 3038-1400 [email protected] CATERING Puede descargar el plano del recinto ferial en: www.itb-berlin.com/venue. También se encuentra a disposición un plano del recinto que indica los accesos con silla de ruedas. A partir de febrero podrá hacer clic en cada pabellón y descargarse planos detallados de los pabellones. PAQUETES DE PATROCINIO Capital Catering GmbH Tel. +49 (0)30 / 3038-3900 [email protected] SERVICIO DE AZAFATAS Valentina Schellinger, CSG Team GmbH Tel. +49 (0)30 / 3038-1439 [email protected] ITB BERLIN NEWS Jean-François Pieri, Cleverdis Tel. +33 (0)442 77 46 09 [email protected] ITB APP Deborah Rothe, ITB Berlin Product Manager Tel. +49 (0)30/ 3038-2144 [email protected] PRENSA Astrid Zand, Prensa ITB Berlin Tel. +49 (0)30 / 3038-2275 [email protected] PROTOCOLO Departmento de Protocolo de Messe Berlin GmbH Tel. +49 (0)30 / 3038-2204 [email protected] Ursula Lehmann, MB Capital Services GmbH Tel. +49 (0)30 / 3067-2052 [email protected] AUTORIZACIÓN MONTAJE DEL STAND Markus Hoppe ITB Berlin Technical Event Management Tel. +49 (0)30 / 3038-4022 [email protected] TICKETS Y PÁRKING MB Capital Services GmbH Tel. +49 (0)30 / 30696969 [email protected] ACTOS EN EL STAND Gianna Nemitz, ITB Berlin Product Manager Tel. +49 (0)30 / 3038-2123 [email protected] VIRTUAL MARKET PLACE® Editorial Team Tel. +49 (0)30 / 3038-2180 [email protected] WEBSHOP BECO Webshop Team Tel. +49 (0)30 / 3038-1468 [email protected] SUPERFICIES PUBLICITARIAS, PATROCINIO Lilith Strebl-Schneider, MB Capital Services GmbH Tel. +49 (0)30 / 3038-2406 [email protected] ALQUILER DE SALAS Ramona Zaun, ITB Berlin Product Manager Tel. +49 (0)30 / 3038-2111 [email protected] 30 31 PIE DE IMPRENTA Datos de la empresa según § 5 de la Ley de Medios de Comunicación alemana (Telemediengesetz, TMG) Messe Berlin GmbH · Messedamm 22 · 14055 Berlin Directores Generales: Dr. Christian Göke (CEO), Dirk Hoffmann (CFO) Presidente del Consejo de Administración: Peter Zühlsdorff Tel. +49 (0)30/3038-0 · Fax +49 (0)30/3038-2325 www.messe-berlin.com · [email protected] Juzgado de Primera Instancia de Berlin-Charlottenburg HRB 5484 (Núm. de entrada del Registro Mercantil) NIF intracomunitario: DE 136629714 Fecha: julio 2016 Quedan reservados todos los derechos de autor. El uso de los contenidos está a disposición de los expositores de forma gratuita. El Manual del Expositor no podrá ser modificado ni usado bajo ninguna otra circunstancia que no sea la participación en la feria. Queda prohibida la transmisión a terceros de los derechos de uso.