Mi mas atento saludo para ustedes, algunos de ustedes ya me

Transcripción

POLÍTICAS DEL MANEJO DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES
POLITICA DE VEHÍCULOS ASIGNADOS Y UTILITARIOS
1.
ALCANCE / PROPOSITO
1.1.
Esta política define las bases para el otorgamiento e uso de los vehículos asignados a personal elegible, como herramienta de
trabajo con el fin de estandarizar y reglamentar esta práctica, dentro del marco de equidad interna establecidos por la
institución.
2.
Definiciones
2.1.
Se define como “La Institución” a Crece Guanajuato A.C.
2.2.
Vehículo: auto de pasajeros de La Institución asignado como herramienta de trabajo para el desempeño de las labores del
empleado.
3.
Lineamientos y Normas
3.1.
La Institución ha definido que los empleados elegibles en esta política serán aquellas que la Dirección seleccione y tendrán a su
cargo un vehículo de La Institución.
3.2.
Para la aplicación de esta prestación el usuario asignado deberá recibir y firmar el formato: “POLITICAS DE UNIDADES MÓVILES”
(AD-AR-AN04) y “RESPONSIVA DE UNIDADES MÓVILES” (AD-AR-FR44)donde se confirman las clausulas a seguir para su uso, así
como la descripción detallada de la unidad.
3.3.
El vehículo no formará parte del sueldo para los efectos de cálculo de aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro, pensiones,
finiquitos, liquidaciones, bonos u otras compensaciones ya que se trata de un vehículo asignado como herramienta de trabajo
para el desempeño de los servicios.
3.4.
Al recibir el vehículo, el empleado “Sin Excepción” firmará las “POLITICAS DE UNIDADES MÓVILES” (AD-AR-AN04) y
“RESPONSIVA DE UNIDADES MÓVILES” (AD-AR-FR44), emitida por Recursos Materiales y Tecnológicos, en términos de la cual
quedará documentado el uso delvehículo, así como las obligaciones del empleado. Asimismo, se dará por recibido en
conformidad, el buen estado de la unidad y sus accesorios. En caso de devolución del vehículo, la unidad se revisará y cualquier
faltante y/o reparaciones necesarias serán cubiertas por el empleado según las clausulas de las “POLITICAS DE UNIDADES
MÓVILES”. El Líder de Recursos Materiales y Tecnológicos será responsable de mantener este documento en el expediente de la
unidad, así como de entregar copia al interesado.
3.5.
Al momento de la terminación del ciclo del vehículo o de la relación de trabajo, el empleado tendrá la obligación de devolver a La
Institución el vehículo en las mismas condiciones en las cuales fue entregado, salvo el desgaste normal y natural generado por el
uso del mismo.
3.6.
Todos los gastos de vehículo serán cargados al centro de costos del empleado responsable. Por consiguiente, los gastos
relacionados a dichos vehículos deberán ser incluidos en el presupuesto operativo de cada centro de costo.
3.7.
El Área de Recursos Materiales y Tecnológicos será responsable de mantener registros actualizados de cada vehículo asignado.
Base de datos con toda la información relacionada a los vehículos asignados, como: Número de control, Empleado a quien fue
asignado, Marca, Modelo, Características, No. de serie, No. de Motor, Fecha de Asignación, Fecha de Compra, Fecha de Ultimo
Mantenimiento y Observaciones.
4.
Elección de Accesorios al vehículo asignado.
4.1.
Si el empleado desea instalar cualquier equipo adicional que no altere el estándar del vehículo, por ejemplo: equipo de sonido,
rines deportivos, vestiduras de piel, etc. puede hacerlo bajo su propio costo y riesgo previa autorización del Área de Recursos
Materiales y Tecnológicos. No obstante, no se permitirá ninguna modificación al motor o carrocería de la unidad. La Institución
no se hará responsable por ninguna pérdida, daño o robo de estos accesorios adicionales.
5.
Reposición de los Vehículos
5.1.
Los vehículos de La Institución se remplazaran al cumplir su ciclo, y esa será decisión de la Dirección a petición de cada Centro de
Costo.
5.2.
La compra de un vehículo, se realizará por medio del procedimiento de Compras AD-AR-PR05.
6.
Entrega del vehículo al empleado
6.1.
El Líder de Recursos Materiales y Tecnológicos será responsable de recibir los vehículos por parte del proveedor (en caso de ser
una compra), así como de revisar las condiciones físicas y características negociadas.
6.2.
El área de Recursos Materiales y Tecnológicos en conjunto con el Área Contable serán responsables de tramitar los permisos para
circular, placas, alta en seguro, verificación y cualquier otro que se requiera de acuerdo a los reglamentos de Tránsito en vigor de
la localidad correspondiente. Una vez que se tengan completos todos los tramites y documentación correspondiente, hará
entrega del vehículo al empleado, previa firma de las “POLITICAS DE UNIDADES MÓVILES” (AD-AR-AN04) y “RESPONSIVA DE
UNIDADES MÓVILES” (AD-AR-FR44), (ver punto 3.4)
CÓDIGO: AD-AR-AN02
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 13.10.15
VERSIÓN: E
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7.
Mantenimiento
7.1.
El mantenimiento de los vehículos será responsabilidad de La Institución a través del Área de Recursos Materiales y Tecnológicos.
Será responsabilidad del empleado contactar al área de Recursos Materiales y Tecnológicos para solicitar que se realice al
vehículo los servicios de acuerdo al manual del fabricante.
7.2.
Durante el período de garantía deberá darse mantenimiento de acuerdo a los períodos y kilometrajes establecidos por el
fabricante y se llevará a cabo en los talleres autorizados por la institución para respetar las garantías del mismo, para lo cual se
debe seguir el siguiente proceso:
1. El responsable deberá llevar el vehículo al taller designado para que se efectúe el mantenimiento.
2. Cada empleado será responsable de acuerdo al programa establecido de solicitar a mantenimiento y elaborar la orden de
Servicio AD-AR-FR39.
3. Todos los costos generados por el Taller en el Mantenimiento y/o reparaciones de los vehículos de La Institución serán
cargados al centro de costos al que está asignada la unidad, así como la correspondiente depreciación, permisos, trámites,
seguros, etc.
4. Será responsabilidad del departamento de Recursos Materiales y Tecnológicos llevar el control administrativo y el registro
de los mantenimientos y refacciones utilizadas en cada vehículo así como el kilometraje reportado por el responsable.
5. En caso de que el vehículo sufra algún desperfecto y sea motivo de llevarlo a algún Taller a reparación, será
responsabilidad del empleado llevar el vehículo a mantenimiento o reparación a los talleres autorizados por el área de
Recursos Materiales y Tecnológicos con los que se tengan acuerdos comerciales de servicio y pagar por su cuenta estos
trabajos. Posteriormente deberá elaborar el reporte de gastos que cumpla con los requisitos fiscales vigentes y políticas
administrativas para su reembolso.
7.3.
Una vez concluido el período de garantía, la aplicación del mantenimiento deberá darse de acuerdo a los períodos y kilometrajes
establecidos en los talleres autorizados por La Institución.
7.4.
El pago puntual por concepto de tenencia, refrendo, placas y segurosserá responsabilidad del Área Contable y de Recursos
Materiales y Tecnológicos. En el caso de las verificaciones, serán a cargo del responsable de la unidad móvil.Si por negligencia del
empleado no se lleva a cabo algunode estos trámites y se aplica una multa o cualquier tipo de gasto por este concepto, la
empresa descontará este pago al empleado vía nómina.
7.5.
El usuario es responsable de llevar a cabo las siguientes actividades de revisión de la unidad asignada de manera preventiva y
reportar a Recursos Materiales y Tecnológicos cualquier anomalía de forma inmediata para programar la revisión o reparación
del vehículo:
1. Revisar el nivel de aceite del motor.
2. Revisar el nivel del enfriador del tanque de recuperación.
3. Revisar el nivel del depósito del líquido de frenos.
4. Revisar la presión de aire de las llantas de acuerdo a las especificaciones de uso. (30 lb)
5. Mantener la unidad limpia y en buen estado.
6. Verificar la aplicación periódica de los mantenimientos (Servicio Mayor).
7. Verificar que se encuentren el vehículo los documentos necesarios para poder transitar, como los son:
a. Tarjeta de Circulación.
b. Póliza de Seguro.
7.6.
El costo de reparaciones generadas por falta de cuidado, falta de seguimiento del manual del fabricante o negligencia por parte
del empleado, será responsabilidad única del empleado, quien deberá y se obliga a cubrir dichos montos.
7.7.
En caso de que el vehículo requiera reparaciones mayores en cualquier momento durante el ciclo de vida del vehículo (por
ejemplo: ajuste al motor, caja de velocidades, o cualquier tipo de reparación), el empleado deberá contactar al Área de Recursos
Materiales y Tecnológicos para informar y solicitar la aprobación de dicha reparación a su Gerente/Director, así como su asesoría
y apoyo.
8.
Seguros
8.1.
Todos los vehículos poseerán seguro de automóvil, mismo que será cubierto por La Institución.
9.
Procedimiento Robo y Accidente
9.1.
Apegarse a la ejecución del “PROCEDIMIENTO EN CASO DE ROBO Y/O EXTRAVIO” (AD-AR-AN06).
10. Auditorias
10.1.
El Área de Recursos Materiales y Tecnológicos, efectuará auditorias periódicas a los empleados que tengan asignado vehículo
como herramienta de trabajo, así como a los empleados que usen unidades utilitarias con el fin de verificar el cumplimiento de
esta política y asegurar el buen uso de las unidades.
10.2.
En los casos que se detecten desviaciones, negligencia o mal uso de la unidad asignada se revisará el caso en conjunto con la
Dirección para tomar las medidas pertinentes de acuerdo al punto 2.3 (Sanciones), estipuladas en el “PROCEDIMIENTO EN CASO
DE ROBO Y/O EXTRAVIO” (AD-AR-AN06).
CÓDIGO: AD-AR-AN02
VERSIÓN: E
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11. Gastos no autorizados
11.1.
La Institución no cubrirá el monto de multas o infracciones en las que incurra el empleado por fallas al cumplimiento del
Reglamento de Tránsito y Transporte Federal y Estatal.
11.2.
La Institución no cubrirá el costo de Accesorios o instalaciones adicionales al vehículo como; equipo de sonido, accesorios
deportivos, rines, etc.
11.3.
La Institución no cubrirá el gasto de combustible por viajes personales dentro o fuera de la ciudad. Ver punto 12.1 y 12.2
11.4.
La Institución no cubrirá gastos por reposición de documentos de la unidad que fueron extraviadas por parte del empleado.
12. Responsabilidades del empleado
12.1. Es intransferible el uso de los automóviles asignados a los empleados elegibles, por lo que queda prohibido, facilitar el vehículo a
toda persona ajena a La Institución (familiares o amigos)
12.2. Es obligación de los empleados conocer y respetar el Reglamento de Tránsito y Transporte Federal y Estatal.
12.3. El uso de Cinturón de Seguridad es obligatorio.
12.4. El empleado tendrá la responsabilidad de Mantener la unidad limpia, lavada y en estado presentable digno de la Institución.
12.5. En caso de que haya solicitado una unidad para realizar alguna comisión, deberá entregar la unidad limpia en su interior y
exterior al responsable de la misma.
12.6. Es responsabilidad del empleado mantener vigente y en regla su licencia de manejo. Sin ella no le es permitido conducir algún
vehículo de La Institución.
12.7. El empleado debe resguardar el vehículo asignado, dentro del estacionamiento de la Oficina que le corresponda. Es obligatorio
que se lleve a cabo este punto, especialmente los fines de semana y días de asueto.
12.8. El empleado debe mantener el vehículo asignado por La Institución en buenas condiciones mecánicas, eléctricas y de vestiduras,
de acuerdo al manual del fabricante.
12.9. El empleado debe presentar o devolver el vehículo, los documentos y los accesorios al Área de Recursos Materiales y
Tecnológicos, cuando así se requiera, en las condiciones en que recibió la unidad, salvo el desgaste normal y natural generado
por el uso del mismo.
12.10. En caso de accidente o robo del vehículo, el empleado debe manejar los asuntos correspondientes de acuerdo a los principios de
La Institución y de la Policía de Tránsito.
12.11. La Institución no será responsable de cualquier asunto de carácter civil o penal en la que pudiera incurrir el empleado, con
motivo del uso negligente del vehículo.
13. Pago de Combustible
13.1. Vehículos Asignados:
1. La empresa pagará el consumo de combustible razonable realizado durante la conducción normal de la unidad móvil.
2. A modo de garantizar la deducibilidad de este gasto, La Institución proporcionará al empleado vales de gasolina, los cuales
deberán ser utilizados por el empleado en todos sus consumos. La Institución no hará reembolsos por combustible
comprado por otros medios de pago, salvo situaciones excepcionales solicitadas por escrito.
3. El área de Recursos Materiales y Tecnológicos, hará unas revisiones para determinar el buen estado del vehículo así como
el cumplimiento de las políticas descritas.
4. Los viajes personales dentro y fuera de la ciudad, deberán ser pre-autorizados por el Director,el costo del combustible y
desgaste, será responsabilidad del empleado.
13.2. Vehículos Utilitarios Personales:
1.
La empresa pagará el consumo de combustible razonable realizado durante la conducción normal de la unidad móvil.
2.
A modo de garantizar la deducibilidad de este gasto, La Institución proporcionará al empleado vales de gasolinas, el cual
deberá ser utilizado por el empleado. La Institución hará reembolsos por combustible comprado por medios de tarjeta,
siempre y cuando se cumpla con las normas fiscales y sea deducible para La Institución.
3.
Los viajes personales, dentro y fuera de la ciudadserán responsabilidad enteramente del empleado.
14. Peajes
14.1. La Institución autoriza el pago de todos los peajes que el empleado tenga que pagar cuando haga tránsitos por carretera en
actividades de la empresa. No está autorizado para el personal con residencia en el área metropolitana cargar peajes del trayecto
de su domicilio a cualquier instalación de La Institución y viceversa.
14.2. La devolución del pago del peaje se justificará con los comprobantes correspondientes.
14.3. En caso de que el medio para el pago del Peaje (Tarjeta IAVE) no funcione, será responsabilidad del empleado informar
inmediatamente al Área Contable sobre este incidente, para la solución inmediata del mismo. Si el empleado absorbe el gasto de
peaje, se le rembolsara con el comprobante correspondiente.
CÓDIGO: AD-AR-AN02
VERSIÓN: E
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15. Protección para el vehículo
En los vehículos de La Institución se instalará un equipamiento de seguridad como:
15.1. En caso de robo de partes o que los cristales sufran algún daño o se rompan después de un accidente o intento de asalto en viaje
de negocio o trayecto, La Institución cubrirá el costo tanto de cristales, reposición de partes y la instalación nuevamente de las
mismas. Deberá levantarse el acta correspondiente y rendir la declaración con la autoridad competente.
15.2. La instalación de protecciones adicionales se hará a solicitud del usuario por medio de la orden de compra (AD-AR-FR27), previa
autorización de su jefe inmediato y Director.
Ing. José Rafael Flores Martínez
Nombre del Responsable del vehículo
Líder Recursos Materiales y Tecnológicos
Puesto
CÓDIGO: AD-AR-AN02
VERSIÓN: E
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