Media Work Plan 2014_esp - Organización Sri Sathya Sai del Ecuador

Media Work Plan 2014_esp - Organización Sri Sathya Sai del Ecuador

Plan de Trabajo
Comité de Coordinación de Medios de Comunicación de la OISS
Febrero 2014
Metas
El Comité recopila, revisa y publica información sobre los programas y actividades de la OISS
de todas partes del mundo (excepto India) en formatos multi-media, incluyendo impresiones,
videos y páginas web. Con esto se pretende que los miembros de la Organización Sai,
funcionarios de la organización y otros tomen más conciencia sobre las actividades de OISS con
el objeto de aumentar el sentido de unidad, integridad y el deseo de Amar a Todos, Servir a
Todos. El Comité también desarrolla herramientas para la efectiva y uniforme comunicación de
los mensajes de Swami. Esto proyecta una imagen uniforme y coordinada de la OISS a nivel
mundial.
Objetivos a Corto Plazo (2014)
El primer objetivo es la recopilación de fotos, historias y artículos de países servidos por la
OISS, mostrando el rango de actividades devocionales, educativas y de servicio que están
llevando a cabo los voluntarios Sathya Sai de todo el mundo. Los medios de comunicación, en
este momento, son el Sanathana Sarathi y la página web de la OISS. Los artículos publicados o
las actualizaciones de la página deben ser llevados a la atención de los voluntarios Sathya Sai de
forma fácil y eficiente, a través de una campaña de difusión y educación.
Se necesita lo siguiente para mejorar la recopilación de fotos e historias de cada una de las Zonas
/ Países de la OISS:
1) Requisitos para historias o artículos (listado de control)
2) Especificaciones para fotos, imágenes o videos (listado de control)
3) Proceso para la adquisición de imágenes e historias, redacción /organización de
artículos, revisión y entrega (quién hace qué)
4) Horarios (cronograma)
5) Coordinadores de Zona y/o nivel País para asistir con la implementación
6) Capacitación y entrenamiento de Coordinadores y otros funcionarios de Zona
Se necesita lo siguiente para respaldar las funciones del Comité:
1) Una cuenta email y un sistema de almacenamiento en la nube, tal como Google
Drive, para el almacenamiento y recuperación de artículos, fotos e imágenes,
borradores preparados, etc.
2) Un sistema (incluyendo voluntarios, proceso, y cronograma) para confirmar recibo,
verificar que esté todo completo, preparar, revisar y obtener la aprobación para los
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artículos, publicar en revistas, reportes e informes, o páginas web, y hacer
seguimiento a cada entrega para evitar pasar historias por alto.
En Google Drive se pueden configurar carpetas, y se pueden asignar tareas a los miembros
/voluntarios del equipo de Medios. También se necesitan voluntarios para revisar o preparar
artículos, seleccionar fotos e imágenes, y subir o bajar todo ello al medio de los usuarios (página,
impresión, etc.) según sea necesario. Una vez al año se recogerá información de todas las Zonas
y actividades, tales como campamentos médicos y clínicas, que se presentará luego en el Reporte
Anual de la OISS. Esta tarea necesita de un esfuerzo avanzado y coordinado de parte de un grupo
dedicado de 3-5 voluntarios.
El segundo objetivo es preparar y levantar una Encuesta Anual de la OISS de todas las Zonas,
países, y centros /grupos ‘de bases’ para obtener información sobre el trabajo de la organización
Sai a todos los niveles. Esto se hace preparando y circulando un conjunto de preguntas para
recopilar información del año anterior. La información que se reporta necesita ser organizada,
revisada y presentada a los dirigentes de la OISS. Como primer paso, se ha desarrollado un
listado de países para determinar la presencia de la OISS a nivel mundial.
El tercer objetivo es diseñar e implementar un sistema de actualización de la página web para
informar historias, con fotos y videos, de todas las Zonas de la OISS, de forma continua. Los
medios escritos del Sanathana Sarathi y el Reporte Anual tienen limitaciones en tamaño y agenda
de publicación, y no todos los artículos pueden ser informados. Por lo tanto, los artículos que se
reciben de todas las Zonas deben ser organizados, aprobados y subidos mensualmente a una
página web apropiada de la OISS. Esto permitirá la integración con otras páginas web o material
de impresión que se usa en muchos países, así como el informe continuado de historias
inspiradoras de todas partes del mundo que, de otro modo, pueden pasar desapercibidas. Esto
también aumentará la exposición de la página web de la OISS para el beneficio de todos los
lectores.
El cuarto objetivo es preparar un número de videos, incluyendo una video-presentación sobre la
OISS para información general. El primer video presentará un panorama de la organización, las
funciones de los diferentes grupos de supervisión, la estructura y funciones de cada uno de los
órganos del Consejo de Prashanti a los centros individuales, y las actividades de los miembros de
la Organización Sai de cada una y todas las partes del mundo. Mucha de esta información está
disponible en el último Reporte Anual de la OISS y puede ser suplementada por otra información
y videos disponibles. Una simple presentación de diapositivas dando una visión global de la
OISS puede ser un buen punto de partida. El primer video se puede basar en el Reporte Anual
2012-13 de la OISS y ser actualizado anualmente.
Objetivos a Largo Plazo (2015-2016)
Un objetivo a largo plazo es desarrollar e implementar una estrategia coherente y eficiente de
comunicación para la OISS a todos los niveles, para difundir el mensaje de Swami y representar
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a la organización Sai de forma correcta y competente. Es necesaria una estructura profesional y
entrenamiento y capacitación para los miembros de la organización para apoyar esta tarea.
Debe haber una comunicación uniforme de todos los niveles de la organización, de forma
consistente y coordinada, en todas partes del mundo. Es necesario desarrollar lineamientos y
manuales, y éstos deben ser adoptados por los líderes de la organización que establecen
orientación y asesoramiento. Luego se necesita entrenamiento /capacitación e implementación de
los niveles superiores al nivel de base en todas las Zonas y países. Finalmente, se debe recopilar
la retroalimentación y las experiencias del público, que se revisarán cuidadosamente para evaluar
el éxito de los esfuerzos de comunicación.
Por lo tanto, se prepararán herramientas de calidad profesional en apoyo a la estrategia
comunicacional:
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Kit de Medios: selección de documentos existentes, preparación de boletines de
prensa estándar, articules a ser usados de acuerdo a las diferentes necesidades por
todas las zonas al tratar con los medios o el público.
Clips de Video y Audio: para demostración en diferentes formatos y duraciones.
Impresiones Ilustradas: prospectos, folletos y otros materiales impresos.
Lineamientos y Videos Tutoriales: para capacitar a oradores públicos, editores,
fotógrafos, productores de video cine, etc.
Formularios y Documentos Legales:
o Comunicados legales para la publicación de fotos, entrevistas, películas, etc.;
o Diseños /formatos comunes para papelería, volantes, folletos, programas, etc.;
o Formularios de encuestas para recopilar /archivar información de medios y
resumir artículos, recortes de prensa, programas de radio y TV, con el fin de
preparar un plan efectivo de comunicación en cada área.
Otros: todos los demás equipos/formatos o formularios, según sea necesario.
Se desarrollarán lineamientos que serán suministrado para formar un grupo de profesionales en
el campo de las comunicaciones a nivel zonal y posiblemente nacional: periodistas; especialistas
en relaciones públicas para interactuar con los medios; conferencistas y oradores en radio/TV;
productores de video y cine, etc.). Esto nos permitirá organizar a una escala mayor:
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Seminarios y conferencias sobre los mensajes de Sri Sathya Sai Baba, especialmente
el servicio desinteresado y valores humanos (Medicare, Sociocare , Educare);
Organización de exposiciones, conciertos, shows, eventos, proyectos de servicio
internacional (por ejemplo, Servir al Planeta, Ama a Todos Sirve a Todos, Reto Sai)
para difundir el mensaje de Swami;
Artículos y entrevistas en la prensa local y nacional; y
Participación en redes locales y nacionales de TV y radio.
El objetivo final será producir:
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Documentales para TV/radio/internet.
Programas para TV sobre Valores Humanos y Principios Sai.
Creación de un Canal Sai de televisión por satélite /digital o página web.
Miembros del Comité
Anupom Ganguli, Presidente
Alida Parkes, Miembro
Pravin Wagh, Miembro
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