OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc
La aplicación de OpenOffice.org de hoja de cálculo se denomina OpenOffice.org
Calc.
Las hojas de cálculo son poderosas herramientas para realizar operaciones tanto de
texto como matemáticas, así como de búsqueda y representación gráfica. Son, de
alguna forma, “navajas suizas” que permiten un poco de todo si se logra un
conocimiento sólido de ellas.
Inicialmente estudiaremos el entorno de Calc, con sus menúes y barras de
herramientas. Después nos centraremos en la edición y selección de celdas para
poder escribir tanto textos como números o fórmulas.
La presentación es fundamental y por ello el capítulo 3 tratará de los formatos que
permiten la mejor visualización de las hojas. También se estudiará en el capítulo 4
algunas de las funciones más usuales para sacar un buen rendimiento de la
aplicación.
Por último, los tres últimos capítulos de la Unidad versarán sobre el uso de
elementos externos a Calc en las hojas de cálculo, en la representación gráfica de
datos y en los formatos de impresión y guardado.
Esta Unidad está llena de ejercicios resueltos y propuestos al alumno. Es muy
importante su realización para aprovechar en toda su plenitud las opciones de Calc.
Por ello, te rogamos incluyas estas prácticas dentro de tu formación.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Crear hojas de cálculo, introduciendo texto, números, fechas y fórmulas que
permitan realizar operaciones con ellos.
Conocer las diversas formas de editar y seleccionar rangos de celdas.
Dar formato a las celdas y al conjunto de ellas para obtener una
presentación profesional a nuestros datos y cálculos.
Usar las funciones más usuales y otras que no tanto, pero que permiten
obtener un mayor aprovechamiento de las posibilidades de las hojas de
cálculo.
Insertar elementos agregados de cualquier tipo en nuestras hojas.
Representar gráficamente los datos con diversos formatos y diseños.
Guardar hojas en distintos formatos e imprimir con opciones avanzadas
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Capítulo 1
Introducción
La introducción a esta Unidad nos permitirá conocer la aplicación, tanto en su
entorno como en sus menús y barras de herramientas.
Es muy importante familiarizarnos con la denominación de las distintas áreas de
Calc con el fin de coordinar nuestro lenguaje. Así pues, te pedimos que memorices
los nombres ya que su uso será habitual.
También veremos la forma de trabajo en una hoja de cálculo.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Saber qué es una hoja de cálculo y sus elementos
Conocer el entorno de trabajo de OpenOffice.org Calc
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Lección 1
Introducción
Odio los finales de mes. Desde que trabajo aquí (y ya van más de dos años…) no he
conseguido comer en casa ni un solo día de final de mes. Cuando llega el 29 ya me
pongo nerviosa (menos en febrero, que es antes…) y ya ni duermo. Este trabajo me
va a matar…
- Rosario, por favor, ¿sabe a qué día estamos?
- Sí, D. Enrique, lo sé y ya me he puesto con ello.
- Así me gusta, Srta. Rosario. Ya sabe que mañana debemos liquidar toda la
facturación y el balance de facturas es fundamental.
- Lo sé, lo sé. Mañana lo tendrá, D. Enrique
Siempre igual, siempre igual. Esta retahíla de números que deben ser resumidos en
uno es interminable. Un día los conté y creo que me perdí cuando sumaba el doce
mil quinientos catorce… Y las confusiones, pese a ser pocas, siempre están. Y,
además, el informe final. Y la desconfianza. Y…
- Ya lo tiene, D. Enrique. Aquí está el importe final, tanto en cobradas como en
debidas.
- Muy bien, Srta. Rosario, muy bien. Pero, ¿está segura de que lo ha repasado sin
confundirse? Recuerde el mes de mayo…
- Sí, estoy segura, D. Enrique. Creo que no me he equivocado en ningún número ni
suma en las 15 cuartillas de sumas. Ni tampoco en las 6 de debidos.
- Eso espero, por su bien. Puede retirarse. ¡Ah! Y no olvide de entregar el informe
de saldos.
- Pero, Sr. de Pablo, ¡eso es para el día 5!
- Sí, pero lo quiero mañana en mi mesa… Ya sabe que hay muchas chicas muy
preparadas que desean este trabajo…
- Sí, Sr. de Pablo. Mañana lo tendrá en su mesa.
Lo odio, de verdad. Los finales de mes y al Sr. de Pablo. No sé cuánto podré
aguantar…
Como vemos, Charito va de mal en peor. Ahora le han tocado los cálculos: a mano,
mentalmente, sin ayudas, sin equivocaciones.
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No sé si podemos imaginar lo que puede suponer folios y folios con números a la
espera de ser sumados, restados o multiplicados. Verdaderos artistas aritméticos
luchaban con ellos a velocidades increíbles. Y lograban hacerlo…
Hoy en día es impensable, para bien y para mal. Para bien por la mejora del
trabajo, la exactitud y la presentación. Para mal porque hemos olvidado hasta
sumar…
Pero las hojas de cálculo han sido, en este sentido, responsables de ello. Son
herramientas sumamente versátiles para realizar cálculos de todo tipo y, por ello,
han sustituido de forma definitiva a nuestros contables más eficaces y hasta a las
calculadoras, tanto de bolsillo como más grandes con impresión en cinta.
OpenOffice.org Calc es la aplicación de hojas de cálculo integrada en la suite
OpenOffice.org que estamos estudiando. Es sencilla de uso, potente y con
resultados espectaculares.
Vamos por ello a conocerla. ¡Acompáñanos!
También en esta unidad presentamos algunas notas para los
usuarios conocedores de Microsoft Excel. Quedarán
remarcadas con estas viñetas.
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Lección 2
Las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son poderosas aplicaciones para realizar operaciones, no solo
aritméticas. Si bien pueden ser complejas, la idea inicial es muy sencilla:
imaginemos una rejilla en la que podemos escribir lo que queramos y operar entre
las celdas. Pues bien, eso es una hoja de cálculo.
Una hoja consta de un conjunto de celdas, nominadas a través de sus coordenadas
horizontales y verticales. Así, cuando hablamos de la celda B4, nos referiremos a
aquella que se encuentra en la intersección entre la segunda columna (columna B)
y la cuarta fila. Vemos, por tanto, que las columnas son nombradas con letras y las
filas con números.
Por ello, podemos definir la siguiente estructura para una hoja de cálculo:
Columna: es el conjunto de guías verticales que componen la rejilla. Se
denominan por letras, desde la A hasta la AMJ (al acabar la Z, pasa a la AA
con un sistema similar a las matrículas de coche). Hay hasta 1024
columnas.
Fila: cada una de las tiras horizontales que la componen. Siempre se
nombran por números, desde el 1 al 65536.
Celda: es la intersección de fila y columna y supone la unidad fundamental
de la hoja ya que todo debe ser escrito en ella. Se denominan por la fila y
columna cuya intersección la forma: así, C17 sería la celda de la columna C
(tercera) y la fila 17.
Rango: denominamos así a un conjunto de celdas, ya sean adyacentes o no
(en el caso en que no lo sean, les llamaremos rangos no contiguos). Su
selección se realiza mediante el arrastre del ratón por la hoja.
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Además de estos elementos básicos, encontramos también que un mismo archivo
de hoja de cálculo puede estar formado por diversas hojas (Microsoft Office lo
denomina libro). Podemos apreciar que, por defecto disponemos de tres hojas,
aunque se pueden insertar o copiar muchas más.
Esta rejilla puede estar compuesta de múltiples elementos, como veremos más
adelante, aunque lo más importante es la capacidad de escribir fórmulas que se
calculen a partir de valores escritos en las celdas. De esta forma queda un
entramado de cálculos que relacionan las celdas entre sí.
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Lección 3
El entorno de trabajo de Calc
Como hicimos con OOo Writer, lo primero que vamos a conocer es el entorno de
trabajo de Calc. Para ello vamos a describir cada una de sus secciones.
OOo Calc es accesible desde el menú de Inicio de Windows (u otro sistema
operativo, pues OOo es multiplataforma, recordemos), grupo de programas
OpenOffice.org 3.1, seleccionando OpenOffice.org Calc.
Vemos la pantalla siguiente:
Si recuerdas la pantalla de Writer, Calc no ofrece un aspecto muy diferente, salvo
en el área de edición que ha sido transformado de una hoja en blanco en una rejilla
o tabla.
Vamos a poner nombre a los distintos elementos:
Barra de título (color rojo, en la parte superior): es común a todas las
aplicaciones informáticas. Muestra:
El nombre del archivo que estamos editando (en estos momentos
“Sin título 1” ya que lo acabamos de abrir y nunca lo hemos
guardado)
El nombre del programa: OpenOffice.org Calc
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En la parte derecha, los botones estándar de control de ventanas:
minimizar, restaurar/maximizar y cerrar
Barra de menú (color azul oscuro vivo, bajo la barra de título): también
común a todas las aplicaciones, muestra el menú de opciones que tiene el
programa. Calc posee las siguientes opciones generales:
Archivo: nuevo, abrir o guardar, imprimir, etc.
Editar: deshacer/rehacer, copiar, cortar, pegar, buscar, seleccionar,
borrar, etc.
Ver: forma de visualización, barras de herramientas, títulos de filas y
columnas, Zoom, etc.
Insertar: filas, columnas, celdas, símbolos, funciones, objetos, etc.
Formato: dar formato a celdas, filas, columnas, alineaciones, etc.
Herramientas, un poco de todo: ortografía, cálculos, autocorrección,
macros, etc.
Datos: opciones para usar Calc como gestor de base de datos
(obtener, ordenar, filtrar, piloto de datos, etc.)
Ventana: cambio de ventanas y organización
Ayuda: acceso al sistema de ayuda de OOo y de actualizaciones.
Barras de herramientas (color verde vivo, bajo la barra de menú):
habitual en todas las aplicaciones presenta una o varias barras con botones
de acceso a opciones rápidas habituales (que podrían ser accesibles por
barra de menú). Inicialmente se presentan dos: la estándar y la de formato
pero conforme hacemos uso de opciones de formato e inserción de
elementos se presentarán otras barras contextuales.
Barras de herramientas contextuales (color verde oscuro, bajo la regla
en la zona de escritura de documento): hemos presentado la barra
“Insertar” como ejemplo. Este tipo de barras de herramientas se
presentarán según hagamos uso de algunas opciones del programa y sirven
como ayuda y referencia rápida a las utilidades de la opción seleccionada.
Barra de edición (color amarillo, bajo la barra de herramientas): es una de
las zonas más importantes de nuestra aplicación. Presenta tres áreas, de
izquierda a derecha:
Cuadro de nombres y selección: mostrará las coordenadas de las
celdas seleccionadas y permitirá elegir o definir nombres a rangos
cuando hayan sido utilizados.
Botones de fórmula: son ayudas a la edición de fórmulas, sobre todo
cuando hagamos uso de funciones incorporadas en nuestro
programa.
Cuadro de texto de edición: es el elemento más importante.
Presentará lo escrito en una celda, ya que en las propias celdas
siempre aparece, por defecto, el resultado. Es decir, si indicamos que
se sume un rango, en la celda se presentará el resultado de la suma,
mientras que en el cuadro de edición, se presentará la fórmula que la
calcula.
Barras de selección de filas y columnas (color naranja, a la izquierda y
arriba de la pantalla): muestra las cabeceras de las filas (en números, a la
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izquierda) o las columnas (en letras mayúsculas, arriba). Permiten tanto
seleccionar elementos enteros (filas o columnas) como ajustar la altura o
anchura de ellos.
Barra de menú contextual (color azul medio, en el centro de la imagen):
se presenta al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un elemento
(celda, rango, hoja, objeto, etc.). Los elementos de este menú varían con el
objeto sobre el cual se haya hecho clic.
Zona de edición de la hoja(color fucsia, en el centro de la pantalla): es la
zona donde podremos escribir texto, números o fórmulas en cada celda. En
definitiva, es nuestra área de trabajo.
Celda (color marrón, en el centro): es la unidad básica de una hoja de
cálculo. Como veremos un poco más adelante, en ella se puede escribir
tanto texto como números, fechas, etc. Pero sobre todo es importante
porque en ella se pueden escribir fórmulas que calculen interrelacionando
otras celdas.
Barras de desplazamiento horizontal y vertical (en color morado, en la
parte inferior y derecha de la cuadrícula): sirven para movernos por áreas
no visibles de la cuadrícula. Recordemos que disponemos de 1024 columnas
por 65.536 filas y, por tanto, sólo veremos una pequeña parte de la hoja.
También se encuentra en la parte inferior la zona de selección de hojas
(tres, en principio) junto con los botones para movernos entre ellas.
Barra de estado (color cian, en la parte inferior): muestra información del
programa, de las celdas y permite hacer zoom. De izquierda a derecha:
Indicador de hoja/Hojas totales
Estilo de hoja
Modo Inserción/Sobreescritura
Indicador de cambios sin guardar
Operación rápida con celdas: muestra, por defecto, la suma de los
números que se encuentran en el rango seleccionado. Se puede
hacer clic en el botón derecho del ratón para cambiar la operación
(promedio, cantidad, etc.)
Zoom para ampliar la visualización del documento
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Capítulo 2
Edición de documentos. Escribir, editar y
seleccionar celdas y rangos
Escribir, editar y moverse por una hoja de cálculo es muy sencillo. Basta alguna
recomendación y algo de práctica para lograrlo en poco tiempo.
En este capítulo vamos a ofrecer algunas de esas recomendaciones para que la
edición de una hoja sea perfecta.
Empezaremos por saber movernos por ella y escribir. Deberemos conocer las teclas
de movimiento entre celdas para poder escribir, así como aquellas que nos
permitan editar los contenidos. Para esto será útil algún método abreviado del
teclado, como ya hicimos en Write.
Por último, también trataremos de las opciones básicas de edición de una hoja: uso
del portapapeles (copiar, cortar, pegar, pegar formato, pegar datos, etc.) y de las
búsquedas y reemplazamientos en hojas.
Y, cómo no, empezaremos a escribir nuestros primeros cálculos en hojas.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Escribir y movernos con soltura en las celdas de una hoja de cálculo.
Seleccionar zonas de la hoja, tanto adyacentes como disjuntas.
Usar métodos abreviados para movernos y seleccionar.
Editar hojas: copiar y pegar así como buscar y reemplazar.
Saber cómo escribir fórmulas que calculen a partir de datos en celdas.
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Lección 1
Escribir
Cuando abrimos OOo Calc, veremos que de toda la rejilla, una celda (en concreto la
primera, la A1) presenta un borde más grueso y un pequeño cuadradito en la parte
inferior derecha. Esta es la celda seleccionada.
Si empezamos a escribir (por ejemplo, “Hola”) la escritura se inicia en ella hasta
que pulsemos [Intro]. En ese momento habremos descendido a la fila inferior y el
texto escrito en A1 se habrá alineado a la izquierda.
Estando en A2, vamos a escribir un número (por ejemplo, “123”). Pulsando de
nuevo [Intro] observaremos que de nuevo bajamos una celda pero el texto escrito
ha quedado alineado a la derecha de la celda.
Todos estos comportamientos son los habituales de una hoja de cálculo. Podemos
resumirlos de la forma siguiente:
En cuanto al movimiento tras pulsar [Intro]:
Descenderemos a la celda inferior, con alguna excepción que
veremos más adelante.
En cuanto a la alineación en una celda:
Los textos presentan, por defecto, alineación izquierda (lo cual es
lógico, tratándose de texto)
Los números se alinean, por defecto, a la derecha (de forma que
presenten la alineación natural numérica para poner unidades con
unidades, decenas con decenas, etc.)
Si queremos escribir en otra celda, basta con que la seleccionemos y escribamos.
Para ello podemos hacerlo con el ratón, haciendo clic en la celda objetivo, o bien
moviéndonos con las teclas de cursor en cualquiera de las cuatro direcciones hasta
alcanzarlo.
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Vamos a escribir un texto un poco más largo en A3. Por ejemplo, tecleemos
“Ventas en el primer semestre”. Veremos que al pulsar de nuevo la tecla de
validación ([Intro]), el texto queda en la celda pero invadiendo las celdas de su
derecha (en concreto, tanto B3 como parte de C3). Esto no debe inquietarnos. El
texto sigue escrito en A3 pero al no estar nada escrito en las celdas de su derecha,
se permite invadir visualmente el espacio adyacente.
Si nos situamos de nuevo en A3, veremos en la línea de edición que el texto está
escrito íntegro en ella. De hecho, a partir de este momento, deberíamos mirar
siempre lo que escribimos en la línea de edición mejor que en la propia celda.
Cuando pongamos fórmulas veremos la importancia de ella.
Pero sigamos probando. Vamos a situarnos en la celda de su derecha, en concreto
en B3. Escribamos allí otro número (por ejemplo, “0,5”). Veremos que el texto de
la celda de su izquierda se ha ocultado en parte (en la parte que no le cabe por la
anchura de la celda) aunque presenta un triangulito de color rojo para indicarnos
que hay más texto que no se ve.
Si queremos que el texto aparezca entero, podemos ensanchar la columna A para
que lo veamos. Para ello sólo tendremos que situar el puntero del ratón en la línea
de separación entre los rótulos de columna A y B. Su forma será la de una doble
flecha derecha-izquierda y permite que, arrastrando el ratón, ensanchemos o
estrechemos la anchura de la columna que queda a su izquierda.
Un doble clic en la zona comentada, permite el autoajuste a la anchura de la celda
que contiene el texto más largo.
De la misma forma podríamos hacer con la altura de la fila.
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Muchas veces deberemos escribir en varias celdas en un orden natural, es decir,
completando primero los textos o números de la primera fila y después las que se
presenten abajo. Esto queda facilitado en OOo Calc mediante el desplazamiento con
la tecla de tabulación del teclado [Tab].
Probemos a escribir lo siguiente:
Centrémonos en las celdas desde la D5 a la F7 (a partir de ahora le denominaremos
a esto el rango D5:F7, con los dos puntos : como indicador de “desde… hasta”). La
forma lógica de escribir el contenido de estas celdas sería en línea, es decir,
primero el texto “Stock de artículos” en D5, luego 2009 en D6, etc. Después lo
lógico sería empezar por D6 “Tornillos”, E6 el número 321, etc.
Para poder teclearlo de forma cómoda en este sentido, usaremos la tecla [Tab]
para movernos a la celda de la derecha e [Intro] para bajar a la siguiente fila
cuando hayamos completado una. Veremos que Calc se pone en la primera celda
bajo la que hemos empezado a escribir. Esta forma de trabajo facilitará
enormemente la escritura de textos y números.
Otra facilidad implementada en OOo Calc puede resultarnos sorprendente al
principio. Es la capacidad de autorrelleno de celdas con valores de su misma
columna.
Sigamos con nuestra hoja: escribamos ahora en D8, el principio del texto
“Alicates”. Cuando pulsemos la “A” inicial, veremos cómo se autorrellena el
contenido de la celda con “Arandelas”. Esto sirve para poder repetir valores cuando
estamos tecleando una larga lista en la cual algunos se repiten. No hay que
inquietarse: si queremos aceptar la propuesta, pulsaremos [Tab] o [Intro],
dependiendo de nuestro movimiento siguiente; si queremos escribir otra cosa,
bastará con que continuemos escribiendo el resto del texto.
Una última cuestión respecto a la escritura. En general, clasificaremos lo que
podemos escribir en una celda en cuatro grupos fundamentales:
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Textos: son cualquier grupo de caracteres que escribimos. Su alineación
natural es a la izquierda de la celda.
Números: cualquier número, con o sin decimales, con o sin separador de
miles y con o sin símbolos añadidos (por ejemplo, €, %, y alguno más). Su
alineación natural es a la derecha de la celda.
Fechas y horas: las fechas en una hoja de cálculo tienen un tratamiento
especial. Por un lado, pueden presentarse como textos (al fin y al cabo
tienen un separador del tipo /, por ejemplo), pero sin embargo hay ciertas
operaciones aritméticas que se puede realizar: restar dos fechas, por
ejemplo, nos da el número de días que hay entre ambas, sumar una
cantidad a una fecha nos da una nueva fecha posterior, etc. Por ello la
clasificamos en grupo distinto a los anteriores. En éstas es fundamental el
formato con que se presentarán y que puede depender en cómo las
escribamos. Su alineación natural es a la derecha, como los números, ya
que su comportamiento es similar.
Fórmulas: son los cálculos que podemos realizar con OOo Calc. La forma de
escribirlas es siempre empezando por el símbolo igual =, y tras él la
operación a realizar, tanto con números escritos como con referencias a
otras celdas que los contengan (en el ejemplo hemos multiplicado por 2 el
contenido de la celda A2, siendo escrito en A5). Obsérvese cómo en la celda
se presenta el resultado mientras que en la línea de edición aparece la
fórmula.
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Una celda siempre presenta el resultado de un cálculo en el
formato que elijamos mientras que la línea de edición nos
pondrá qué es lo que se haya escrito en ella.
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Lección 2
Moviéndonos en la hoja
Conforme vayamos haciendo uso de las hojas de cálculo veremos lo importante que
es movernos con rapidez por ellas. Si bien al principio el ratón será nuestro gran
aliado, con el tiempo nos daremos cuenta que levantar la mano del teclado para
echar mano del aparatito es una incomodidad.
Es en estos momentos cuando viene muy bien conocer las distintas formas de
movernos por una hoja.
Imaginemos (y escribamos para poder ir practicando), la siguiente hoja de cálculo:
A continuación presentamos algunas de las teclas abreviadas para movernos por las
hojas de cálculo de OOo Calc.
Método Abreviado
Efecto
Ejemplo
Flechas de cursor
(Å Æ Ç È)
Se mueve una celda en el
sentido de la flecha
pulsada
Desde A7 pulsando flecha
abajo, nos desplazaremos
a A8
[Ctrl]+Flechas de
cursor
Accede a la última (o
primera) celda con datos
en el sentido de la flecha
Si estamos en C8, al
pulsar [Ctrl]+ È, iremos a
C18
[AvPág]
Avanza una página hacia
abajo
Si nos situamos en A1 y si
nuestra ventana muestra
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hasta la fila 36, al pulsar
AvPág, se situará la celda
seleccionada en A37
[RePág]
Retrocede una página
hacia arriba
Análogo al anterior pero a
la inversa
[Alt]+[AvPág]
Desplaza una página hacia
la derecha
Si vemos hasta la
columna I, por ejemplo, al
pulsar esta combinación
desde A1, nos situaremos
en J1
[Alt]+[RePág]
Retrocede una página
hacia la izquierda
Análogo al anterior pero
de forma inversa
[Inicio]
Se mueve a la primera
celda de la fila actual
Si nos situamos en D7, al
pulsar [Inicio] iremos a A7
[Fin]
Se mueve a la última
celda de la fila actual
Situándonos en A7, al
pulsar [Fin], accederemos
a D7
[Ctrl]+[Inicio]
Vamos a la primera celda
(A1)
Situándonos en E7,
accederemos
directamente a A1
[Ctrl]+[Fin]
Accedemos a la última
celda que contiene datos
En nuestro ejemplo, al
pulsar la combinación, se
seleccionará D20
[Ctrl]+[AvPág]
Avanza a la siguiente hoja
de este archivo, si no está
en la última hoja
Si estamos en Hoja1, al
pulsar la combinación
pasaremos a Hoja2
[Ctrl]+[RePág]
Retrocede a la anterior
hoja, si no está en la
primera
Si estamos en Hoja2,
pasaremos al pulsarla a
Hoja1
[Intro] (con un rango
seleccionado)
Se activa la siguiente
celda del rango,
manteniéndolo éste
seleccionado
Habiendo seleccionado
A7:A18 y estando
teniendo activa A7,
[Intro] activa A8
Te aconsejamos pruebes todas las combinaciones indicadas para que puedas
familiarizarte con ellas. Algunas se emplean con frecuencia y otras no tanto, pero
es bueno conocerlas.
Los métodos abreviados en MS Excel son completamente
análogos a los aquí comentados para OOo Calc.
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Lección 3
Seleccionado espero…
Es fundamental al trabajar con hojas de cálculo, seleccionar los rangos en los que
queramos aplicar o escribir algo. Por ejemplo, supongamos que queremos que un
conjunto de celdas presenten formato de negrita o bordes inferiores: en este caso
será siempre mejor seleccionar las celdas con formato común para luego aplicarlo
(observa que la filosofía, de alguna manera, es similar a Write)
Para ello vamos a ver las formas de seleccionar rangos mediante el uso del ratón o
del teclado.
Selección de celdas con el ratón
Seleccionar celdas, o mejor, rangos de celdas es, en principio, sencillo. Basta con
arrastrar con el ratón el rango de celdas a seleccionar.
Supongamos que queremos seleccionar, en el ejemplo de la lección anterior, las
celdas comprendidas entre C7 y C18 (recuerda, ragno C7:C18). Bastará con tomar
el ratón, hacer clic en C7 y arrastrarlo hasta C18, donde lo soltaremos.
Observa que la última celda en la que hemos soltado el botón del ratón queda
remarcada. Es la denominada celda activa de la selección y cualquier cosa que
escribamos ahora, teniendo el rango seleccionado, quedará escrito sólo en ella.
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¡Un momento de atención! Cuando hemos dicho “clic
en C7” nos referimos a la parte central de la celda,
no a los bordes, ya que arrastrar desde los bordes
sirve para mover lo seleccionado a una nueva
posición.
Los problemas surgen cuando queremos seleccionar dos zonas que no son
adyacentes, por ejemplo el rango anterior (C7:C18) y A7:A18. Para ello deberemos
utilizar la tecla [Ctrl] de la siguiente forma:
Seleccionamos de forma ordinaria C7:C18, pulsamos la tecla [Ctrl] y sin dejar de
soltarla, seleccionamos desde A7 hasta A18. Veremos que quedan seleccionados
dos rangos disjuntos.
La clave es la tecla [Ctrl]. Su significado aquí es el de
poder seleccionar otra zona además de la que ya lo está.
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Seleccionar con el teclado
Las selecciones con el teclado son menos intuitivas pero también bastante útiles. En
este caso la clave nos la va a dar las teclas [Ctrl] y [Mayús]
La tecla [Mayús] (no confundir, como siempre, con [Bloq Mayús] que sólo sirve
para escribir de forma continua con mayúsculas) permite extender la selección
desde un inicio mientras la mantengamos pulsada.
Veamos un ejemplo: queremos seleccionar desde la palabra IBM (celda A7) hasta
OTROS (celda A18). Podemos situarnos en A7 y manteniendo pulsada la tecla
[Mayús] movernos (seleccionando) con la flecha hacia abajo. Mientras la
mantengamos pulsada la selección se irá ampliando.
Con esta filosofía de la tecla [Mayús] podemos combinarla con los métodos
expuestos en la lección anterior de movernos por la hoja. Por ejemplo, hubiera sido
más sencillo, estando situados en A7, pulsar la combinación
[Mayús]+[Ctrl]+[Flecha abajo] para haber seleccionado el área comentada
A7:A18 (ya que [Ctrl]+[Flecha abajo] nos hubiera permitido ir a la última celda
de su zona, combinando con [Mayús] como tecla clave para seleccionar)
Puedes probar las distintas combinaciones de movimientos con su selección. Incluso
también puede ser útil combinar [Mayús] con el clic del ratón (por ejemplo,
hacemos clic en A7 y, soltando el botón, pulsar [Mayús]+Clic en A18, para acabar
la selección)
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Lección 4
Opciones de edición
Recordamos que como hicimos en OOo Write, vamos a repasar algunas de las
opciones de edición que se nos permiten en Calc. Nos referimos a aquellas
relacionadas con el portapapeles (Copiar, Cortar, Pegar, Pegar formatos, etc.) y las
de búsqueda y reemplazamiento.
Copiar, cortar y pegar
Al igual que hacíamos en Write, podemos utilizar el portapapeles de Windows (o de
nuestro sistema operativo si no es éste) para poder ayudarnos en la copia o
movimiento de celdas a otro lugar.
La opción es muy sencilla:
Si queremos copiar el contenido de una o varias celdas en otro lugar,
deberemos seleccionar las celdas a copiar (no se admiten selecciones
disjuntas para este caso), acceder al menú Edición-Copiar (método
[Ctrl]+C, común para todas las aplicaciones) y, situándonos en el nuevo
destino, elegir Edición-Pegar ([Ctrl]+V)
Si lo que queremos es mover el contenido de una o varias celdas, haremos
el proceso de forma idéntica al descrito, salvo que elegiremos una vez
seleccionadas las celdas el comando Edición-Cortar.
Alternativamente a este método general, podemos hacer uso del ratón de una
forma más rápida:
Para mover el contenido de una o varias celdas, las seleccionamos y
arrastramos del borde de la selección al nuevo lugar.
Para copiar, hacemos lo mismo, pero iniciando el arrastre, pulsamos la
tecla [Ctrl] pulsada en el teclado, para después soltar el botón del ratón (y
luego [Ctrl]
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Pero, además de copiar y pegar los contenidos de celdas, podemos realizar un
conjunto de operaciones de copiado seleccionando Editar-Pegado especial… en el
menú (una vez que se haya copiado algo, claro).
O también, como en el caso de Write, podemos copiar un formato que tenemos en
una zona, a otra zona (por ejemplo, bordes, formatos de número, fuente, etc.)
usando el botón de Pincel de formato.
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Buscar y reemplazar
Igualmente, podemos hacer uso de la opción Editar – Buscar y reemplazar para
buscar un texto o valor en una hoja o para reemplazarlo por otro.
Su uso es semejante al utilizado en OOo Write.
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Capítulo 3
Formatos
“Una imagen vale más que mil palabras” o, en el caso de nuestras hojas de cálculo,
“una buena presentación mejorará de forma apreciable nuestros cálculos”. Y es que
vivimos en una sociedad en que el poder de la imagen es muy superior a cualquier
otro y debemos ceñirnos a esta forma de comunicación.
Los formatos no mejorarán nuestros cálculos pero ayudarán a poderlos interpretar
de forma más fácil. Serán nuestras herramientas para obtener unas hojas
impecables que, evidentemente, deben tener por debajo unos cálculos precisos y
rigurosos.
En este capítulo nos vamos a centrar en los formatos que podemos aplicar a las
hojas de cálculo. Veremos todos los tipos y profundizaremos en su aplicación y en
las mejoras que pueden hacerse personalizándolos.
Empezaremos por ver cómo aplicarlos y cuáles son, pasando a pormenorizar todos
ellos (fuente, número, alineaciones, bordes, fondos, etc.)
En la imagen puedes ver cómo puede quedar una hoja de cálculo con un diseño casi
profesional:
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
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Saber cómo aplicar formatos a celdas y rangos de ellas
Conocer los distintos formatos a aplicar en sus diversas variantes: fuentes,
número, alineación, bordes, fondos, etc.
Realizar una hoja de cálculo con una presentación impecable
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Lección 1
Formatos en celdas y rangos
En esta primera lección, vamos a ver cómo y a qué vamos a aplicar los formatos.
Por tanto, haremos en ella una introducción a cómo aplicarlos.
En el pasado capítulo insistíamos en explicar cómo podíamos seleccionar rangos de
celdas para diversas operaciones, como por ejemplo, copiar o mover celdas. Estas
explicaciones tenían por objeto el familiarizarnos en la metodología que ahora
seguiremos para aplicar los formatos.
Pero antes de comentar esta forma de trabajo, nos gustaría comentar a qué
elementos nos referimos cuando hablamos de formatos en una hoja de cálculo:
A la fuente y sus características:
Tipo y tamaño de letra
Estilo: cursiva, negrita o ambos
Efectos: color, relieve, sobrelineado, tachado y subrayado
A la forma de presentar los números y las fechas. Por ejemplo, podemos
decidir presentar un número con 2 decimales obligatorios (pese a no
necesitarlos o precisar más), con punto para los miles, con símbolos
anteriores o posteriores (el más normal es el símbolo de € o %), o
cualquiera que afecte a fechas (nombre del mes o sólo número, día de la
semana, etc.)
Alineaciones: en este caso veremos cómo colocar los textos con respecto al
borde de las celdas, tanto horizontal como verticalmente o inclinado.
Bordes y Fondos: decoración en torno a una o varias celdas con colores de
fondo.
Combinar varias celdas en una
Formatos condicionales que presentarán características distintas según los
valores que alcancen las fórmulas.
Como vemos, existe una gran variedad de estilos visuales para modificar la
presentación en pantalla e impresora de nuestras hojas.
Pero como decíamos, lo importante es saber a qué y cómo aplicarlos.
En principio, todos los formatos mencionados se aplican a celdas o rangos de
celdas, excepto los de fuente que pueden ser aplicados a una parte del texto de
una celda.
Escribamos un texto en la celda A1 de una nueva hoja de prueba. “Esto es un “,
pero antes de terminar, pulsamos el botón de negrita en la barra de herramientas
de formato (o pulsamos [Ctrl]+N, como ya sabemos) continuando con la escritura
de “texto”.
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El resultado será el siguiente:
Como vemos, los formatos habituales (mejor, ya conocidos por Write) de fuente
pueden ser aplicados a partes del texto de una celda. Ningún otro formato puede
ser aplicado a una parte (siempre a una celda o rango de ellas)
Por otro lado, para aplicar un formato, deberemos previamente seleccionar la
celda o rango de celdas a las que aplicárselo. Aunque esto parece obvio, es fuente
de confusión el aplicar un formato y no ver los cambios por estar seleccionada una
celda en blanco.
Podemos (y debemos), por tanto, seleccionar la celda o rango y después definir el
formato que queramos presente.
Esto nos lleva a la conclusión de que, en general, aplicaremos los formatos con
posterioridad a la confección de los cálculos en la hoja. Esto es debido a que hasta
que no la hayamos terminado no estaremos seguros del aspecto que le querremos
dar. Si vamos aplicando el formato conforme escribimos datos o fórmulas en las
celdas, seguro que volveremos a corregirlo al final, cuando queramos mejorar el
aspecto final. Por ello habremos trabajado dos o más veces.
Es importante seleccionar el rango de celdas y luego
aplicar los distintos formatos tras haber terminado todos
los cálculos.
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Lección 2
Fuentes y efectos
Los primeros formatos que vamos a ver son los más sencillos: aquellos que afectan
al texto. En ellos nombraremos las fuentes, sus estilos y efectos.
Fuentes y efectos
Como ya hemos comentado estos formatos iniciales son los únicos aplicables a
parte del contenido de una celda. Son de sobras conocidos por nosotros tras haber
estudiado el procesador de textos OOo Write.
A continuación enumeramos y mostramos algunos ejemplos de los formatos de
fuente y estilos:
Fuente o tipo de letra: se trata de la tipografía utilizada, contando con las
que tenemos instaladas en nuestro ordenador.
Tamaño de letra: medido en puntos, indica el tamaño que presenta la
letra. Recordar que los tamaños habituales se encuentran entre 9 y 12
puntos.
Estilos: negrita, cursiva o ambas a la vez
Efectos: se trata de algunos cambios de apariencia de la fuente.
Color
Relieve, esquema o sombra: aplicado a una celda, cambia el
aspecto de la letra para presentar relieve, hueco o sobra.
Lineas: encontramos, además de las normales subrayado (con
diversos tipos de línea y colores) y tachado (con varios símbolos de
tachado), las novedosas sobrelineado, es decir, líneas de diversos
tipos y colores sobre el texto.
Los formatos más usuales los podemos encontrar en la barra de herramientas de
formato (fuente, tamaño, negrita, cursiva y subrayado). El resto lo encontraremos
en el menú Formato – Formato de celdas:
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A continuación, mostramos algunos ejemplos de uso de estos formatos. Por favor,
intenta repetirlos en una hoja de cálculo de prueba como práctica.
Por cierto, observa cómo hemos ocultado las líneas de tono gris que nos sirven
como delimitador de celda (solo se visualizan, no se imprimen, y sirven como
ayuda a la confección de la hoja. Hemos desmarcado la opción “Líneas de
cuadrícula” que aparece en la sección Ver de OpenOffice.org Calc en el menú
Herramientas – Opciones:
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Lección 3
Alineaciones
Otro de los formatos más usuales a la hora de mejorar la apariencia de las hojas de
cálculo son las alineaciones. Recordemos que, por defecto, los textos se presentan
con alineación izquierda con respecto a su celda, mientras que los números y
fechas lo hacen a la derecha.
Si queremos cambiar la forma en que se realiza la alineación, podemos hacer uso
de los botones de la barra de herramientas de formato o acceder al menú Formato
– Formato de celdas para unas opciones más completas.
En principio, vemos claro que se nos presentan dos tipos fundamentales:
Alineación horizontal: con un significado similar al de Write pero con
respecto a la celda seleccionada:
Izquierda: alinea a la izquierda el contenido de la celda
Derecha: igual pero a la derecha
Centrado: centra el contenido con respecto al centro de la celda
Justificado: iguala con alineación derecha e izquierda (forma de caja
de texto)
Relleno: limita la presentación del texto a la anchura de su columna,
aunque no haya nada escrito en las celdas adyacentes
Alineación vertical: si la altura de la fila es mayor que el tamaño del texto,
podemos alinear verticalmente el contenido de varias formas.
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Arriba: presenta el contenido en la parte superior de la celda
Centrado: centra de forma vertical el contenido
Abajo: coloca el contenido en la parte inferior de la celda. Esta es la
opción predeterminada.
Ilustración 1. 003_03_07.jpg
Podemos ver que si elegimos alineación horizontal izquierda, podemos establecer
también si queremos que ésta presente algún tipo de sangría (en puntos). El mismo
efecto lo podemos conseguir mediante los botones de sangrar a la derecha o
izquierda de la barra de herramientas (ver dos imágenes antes):
Además de estos, que podíamos considerar “lógicos”, encontramos algunas
opciones más, muy interesantes, para mejorar la presentación de nuestras hojas:
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Orientación del texto: podemos definir si queremos que el texto presente
algún tipo de inclinación, indicando el número de grados del ángulo de la
inclinación, respecto de las diversas aristas de referencia.
Disposición vertical: no debemos confundirlo con la orientación; se trata
de escribir el texto colocando cada letra debajo de la otra.
Ajustar texto automáticamente: podemos modificar la altura de la celda
de forma automática para que se pueda encajar todo el texto de una celda
Reducir para ajustar…: reducirá el tamaño de la fuente para que pueda
encajar en la anchura de la celda.
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Lección 4
Formatos de número
Esta lección posiblemente sea de las más importantes en cuanto a formato ya que
permite la presentación de números (bueno, en realidad casi cualquier cosa) con
una apariencia muy distinta.
Observemos antes de empezar el siguiente ejemplo:
Como vemos, en la celda B37 hemos escrito el número 12345,678 (podemos verlo
en la línea de edición, que es donde realmente se presenta lo que se escribe). Sin
embargo en la celda aparece “12.345,68 €”. Podemos notar las siguientes
observaciones:
En ningún momento se han puesto los símbolos punto (.), coma (,) o euro
(€). De hecho ni se presentan en la línea de edición, los hayamos tecleado o
no.
En los decimales sólo se presentan 2 por lo que realiza un redondeo al alza
al ser la parte decimal 678, redondeado a 68.
En otras palabras, lo que vemos es formato mientras lo que se teclea (o calcula)
son números. Si por casualidad el símbolo no fuese formato, entonces lo escrito no
sería un número y no podríamos calcular nada con él (observa si tecleas “1234,63
$” como se realiza una alineación izquierda como los textos y da 0 al multiplicar
esta celda por 2):
Los formatos numéricos permiten obtener una presentación a los mismos con
combinaciones de texto o símbolos, sin dejar de comportarse como números.
Existen muchos predeterminados y, además, se pueden personalizar de forma
simple. Veamos qué opciones se nos ofrecen:
En la barra de herramientas: disponemos de las opciones más usuales de
formatos numéricos:
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Formato de moneda: coloca punto para los miles, dos decimales y
el símbolo de moneda del país predeterminado para la aplicación
(suponemos que euro € para España es tu caso)
Porcentaje: multiplica el valor por 100, pone dos decimales y coloca
el símbolo porcentaje (%) tras el número.
Formato predeterminado: anula otros formatos aplicados para
volver al predeterminado (sin ningún símbolo y con dos decimales)
Aumentar y disminuir decimales: para cualquier formato aplicado,
permite de forma cómoda aumentar o disminuir la cantidad de
decimales que se presentarán.
Bajo el menú Formato – Formato de celdas – Números: se presentan
diversas categorías de formato para varios tipos de información en celda
(números, porcentajes, monedas, fechas, horas, etc.). A continuación
nombramos las características más importantes de ellas:
Número: define cómo presentar números reales, indicando en la
parte inferior la cantidad de decimales, ceros a la izquierda (no
significativos), con color rojo si son negativos y con separador (o no)
en los millares.
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Porcentaje: es similar al anterior, salvo la consideración de que
multiplica por 100 al número colocándole el símbolo de porcentaje
como sufijo. También podemos indicar los decimales, ceros, rojo o
separador de miles. Es importante, dada la multiplicación por 100
comentada, que a la hora de teclear en una celda un número en
porcentaje lo escribamos bien con su valor y el símbolo % detrás
(por ejemplo, 37,23%) o por el valor real, o sea, 0,3723, dando con
posterioridad el formato de porcentaje que queramos.
Moneda: coloca el símbolo de moneda predeterminado en la posición
habitual al país (por ejemplo, en España solemos colocar el símbolo €
tras la cantidad, mientras en EEUU se coloca el símbolo de dólar $
como prefijo del importe). Se puede elegir en el formato el carácter
de moneda a incluir (lista interminable de monedas de cada país),
con indicación de decimales, ceros, rojo y separador (como antes)
Fecha: las fechas, como decíamos en el capítulo anterior, tienen un
comportamiento absolutamente numérico. Al fin y al cabo tiene pleno
sentido restar dos fechas (dará el número de días que transcurren) o
sumar un número a una fecha (dará una nueva fecha). Por ello en las
fechas y hora, los formatos de número cobran mucha importancia.
Vemos que se puede definir cómo aparecerá la fecha, atendiendo a:
Años: con dos o cuatro cifras
Mes: en número o letra (2, 02, feb o febrero)
Día: indicando número o letra (siendo letra el día de la
semana)
Trimestre
Con hora
El orden de los componentes: dia/mes/año, año/mes/dia,
etc.
Hora: similar a la fecha, puede elegirse la cantidad de cifras o el
símbolo AM/PM que se presente
Científico: usa la notación científica de exponencial (por ejemplo, el
número 1.234 se escribiría 1,234 E+03, indicando E+03 el número
1000 – unidad seguida de 3 ceros- multiplicando al número decimal
1,234)
Fracción: convertirá cualquier número decimal en la parte entera
seguida de una fracción (con la cantidad de dígitos elegida) para la
parte decimal. Es lo que se denomina en Educación Primaria
“números mixtos”
Valor lógico: indica cómo se presentarán los valores de
VERDADERO/FALSO (podría ser, por ejemplo, SI/NO,
NEGRO/BLANCO, etc. según la personalización). Calc define el 0
como valor FALSO y cualquier otro número como VERDADERO
(aunque de forma estricta, VERDADERO es el valor -1)
Texto: a veces encontramos números que no deben tener
comportamiento numérico (vaya trabalenguas, vamos). Queremos
decir que, por ejemplo, el código postal de Barcelona 08080, si lo
escribimos en una celda quitará el 0 no significativo de la izquierda,
al ser tratado como un número. Pero en realidad un código postal no
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es propiamente un número aunque esté compuesto por él (de hecho,
no creo que nadie sume o calcule la media de los códigos postales).
Por ello, deberemos definir la celda con formato numérico de texto
para quitar su comportamiento numérico.
Además de estos formatos de números predefinidos, el usuario puede personalizar
el formato, acudiendo a la casilla “Código del formato” e introduciendo los
códigos adecuados para su presentación (esta característica excede a los objetivos
marcados para este curso; no obstante, se presenta, a modo de ejemplo, cómo
poner un texto cualquiera tras un número):
Algunos códigos de personalización de formatos de
carácter difieren entre OOo y MS Office. Consulta las
ayudas de ambos para conocer la equivalencia.
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Lección 5
Borde y fondo de celda
Otra de las características que pueden ayudar a mejorar la apariencia de la hoja es
la correcta colocación de los bordes y colores de fondo de las celdas.
Bordes
Recordemos que la cuadrícula que aparece en OOo Calc es únicamente de ayuda a
la edición de las hojas, no siendo impresa por defecto. Por ello, deberemos
encargarnos de definir claramente qué celdas presentarán qué borde para que se
pueda seguir mejor la hoja de cálculo.
Lo usual para dibujar bordes a la celda es acudir a la barra de herramientas de
formato donde podemos separar una barra flotante con los bordes más usuales:
La simbología de los bordes de la barra flotante de “Borde” debe interpretarse
sobre todo cuando se selecciona un rango de celdas. Así, por ejemplo, el segundo
botón se referiría al borde izquierdo de la selección, mientras que el primero de la
tercera fila, pondría bordes arriba y debajo de la selección y, además, bordes
horizontales en las celdas intermedias. Por ejemplo, el último coloca todas las
líneas a todas las celdas, tanto interiores como exteriores, mientras que el último
de la segunda fila, sólo lo hará a los contornos de la selección.
Si queremos afinar un poco más nuestra definición de bordes, deberemos acceder
al menú Formato – Formato de celda, solapa Borde:
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Dependiendo de lo seleccionado (nosotros lo hemos hecho en varias celdas a lo
ancho por varias a lo alto) se presentarán más o menos líneas para marcar en la
zona “Definido por el usuario”. La forma de manejo es sencilla: deberemos señalar
el estilo y color de la línea y luego marcar en la zona “Definido por el usuario” para
obtener una personalización completa.
Observa cómo existen numerosos estilos y colores. Hemos señalado en la imagen
anterior con rectángulos redondeados, las zonas de bordes horizontales y
verticales, tanto interiores como exteriores al rango seleccionado. Además hemos
dibujado unas flechas para indicar si queremos también algún tipo de línea oblicua
por mitad de celda, tanto de arriba abajo como en sentido contrario.
También podemos ver que se puede definir la distancia al texto desde el borde en
los cuatro sentidos, así como si queremos que dicho borde presente sombreado
(con su posición, distancia y color).
Prueba con una hoja de ensayo y practica cómo colocar cada borde de una forma
distinta.
Fondo
También podemos jugar con los colores de fondo en las celdas para hacer las hojas
más profesionales y atrayentes.
La forma más simple consiste en acceder al botón de “Color de fondo” en la barra
de herramientas de formato. Recuerda que también podemos hacerla flotante.
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También, si queremos personalizar algo más este tipo de formato, lo
encontraremos en el menú Formato – Celdas…, bajo la solapa Fondo.
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Lección 6
Celdas combinadas
En muchos casos, el hecho de encontrar en una celda un texto largo puede sernos
algo engorroso y poco manejable. En estas situaciones, puede ser recomendable
unir varias celdas para que se comporten como una sola, pudiendo aplicar los
formatos arriba comentados como si se tratase de una única.
Supongamos el siguiente título de la hoja de ejemplo del capítulo anterior:
Como vemos, tanto lo escrito en A1 (“EMPLEADOS TOTALES EN LAS”) como lo de
A2 (“EMPRESAS DE INFORMÁTICA”), seguramente quedaría mejor como título si lo
centrásemos respecto a las columnas A a G, anchura total de todos los datos y
cálculos de nuestra hoja.
Pues bien, eso es fácilmente posible si combinamos, en la primera fila, las celdas
desde A1 a G1 como si fuera una sola, para luego centrarlo. Para ello bastará con
seleccionar A1:G1 y pulsar el botón de “Combinar celdas” (menú Formato –
Combinar celdas) de la barra de herramientas de formato.
Las celdas quedarán combinadas, presentándose como una sola, preparada para
recibir los formatos (alineación, bordes, número, etc.) que requiramos.
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De forma análogo podríamos hacerlo para la fila 2, o incluso para el texto
“EMPRESAS” de la celda A5, combinándolo con las celdas A4:B5 (dos de ancho y
dos alto).
Microsoft Office Excel 2007 permite, además de la
combinación de celdas (unirlas como una sola) alguna
opción más de centrado en la selección (que centra en un
rango sin unir las celdas)
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Lección 7
Formatos condicionales y estilos
Formato condicional
Un formato condicional es aquel que aplicamos cuando, dependiendo del resultado
de unas fórmulas o valores, presentará distinto formato. Así por ejemplo,
podríamos definir un formato en negrita si el resultado de una fórmula en una celda
es mayor que 1000, y en color rojo si el resultado es igual a 100.
Para definir estas condiciones y formatos, debemos acceder (previamente habrá
que seleccionar la celda o rango donde se aplicará, recordemos) al menú Formato
– Formato condicional
En este cuadro de diálogo definiremos las condiciones (según el valor o fórmula y
con comparadores habituales igual, mayor, etc.) con un valor o celda, aplicando
alguno de los estilos de celda de la lista predeterminada. Observa que para aplicar
un formato personalizado, deberemos haber definido con anterioridad algún estilo.
Estilos
Un estilo es un compendio de los formatos anteriormente tratados que se conjugan
en un nombre. Así es sencillo aplicar un conjunto de formatos, simplemente
asignando el estilo a nuestro objetivo.
Para definir, modificar o borrar estilos, deberemos acceder al menú Formato –
Estilo y formato ([F11]) donde se presenta la siguiente barra flotante:
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Para ver su funcionamiento, vamos a definir un nuevo estilo (penúltimo botón de la
barra de Estilo y formato):
Pulsamos el botón “Nuevo estilo a partir de selección” (mejor
seleccionamos previamente el estilo Predeterminado para asumir sus
propiedades básicas)
Ponemos como nombre en el nuevo estilo “Rojo intenso”
Sobre el nombre definido, pulsamos con el botón derecho del ratón eligiendo
Modificar. Se presentará el conocido cuadro de formatos, donde podemos
definir los necesarios:
Color de fuente rojo
Negrita
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Formato numérico con punto para miles, tres decimales.
Borde fino alrededor
Color verde claro de fondo
Con estas características, vamos a completar el formato condicional, indicando que
se aplicará el estilo “Rojo intenso” para los valores de celdas mayores que 1000.
Observa el resultado final con las celdas de empleados en 2004. Las que son mayor
que 1000 tienen el formato definido mientras que el resto siguen asumiendo el
predeterminado.
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Capítulo 4
Funciones usuales
Obviamente, una hoja de cálculo se usa para realizar cálculos. Queremos decir que
el gran potencial de la hoja es el cálculo, pese a que pueda tener también mucha
importancia la presentación de los datos, los gráficos y otros elementos.
En este cuarto capítulo nos vamos a centrar en calcular. Ya hemos visto algunas
operaciones básicas e incluso una función. Ahora vamos a profundizar algo más en
la forma de realizar funciones.
Inicialmente expondremos uno de los aspectos más importantes en el cálculo: el
uso de referencias relativas o absolutas en las fórmulas para su posterior relleno.
Este aspecto es de vital importancia y por ello lo tratamos al principio.
El resto del capítulo presentará diversas funciones incorporadas por OOo Calc que
nos facilitan la introducción y cálculo de fórmulas. Hay muchas y solamente
veremos algunas que consideramos transcendentes por su capacidad de hacer “algo
más”. Seguro que podríamos estar años utilizando Calc sin conocerlas; pero a buen
seguro que si las conocemos, sacaremos mayor partido de la herramienta y
aumentaremos nuestra eficacia.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Escribir fórmulas con referencias absolutas o relativas, siendo capaz de
decidir en todo momento por el uso de cada una de ellas.
Conocer la sintaxis común de las funciones incorporadas en OOo Calc
Usar algunas funciones importantes: condicionales, lógicas, de búsqueda, de
texto, de fecha, etc.
Poner en marcha hojas de cálculo de creciente complejidad.
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Lección 1
Formulas y referencias
Denominaremos fórmula en una hoja de cálculo a la expresión que se presente en
una celda para su cálculo. Toda celda que contiene una función debe empezar por
el símbolo igual (=). Es la forma con que OOo Calc reconoce que lo que sigue es un
cálculo y, por tanto, lo deberá de evaluar y exponer.
No debemos confundir fórmula con función. Una función es una palabra clave de
OOo Calc para realizar un tipo de cálculo predeterminado. Toda función debe estar
dentro de una fórmula, pero no el contrario. De hecho, puede haber múltiples
funciones en una fórmula de una celda.
Una vez escrita y validada (con [Intro] u otro forma) una fórmula, recordemos, se
presentará en la celda el resultado de su cálculo. Éste puede ser cualquiera de los
tipos de entradas que comentábamos (textos, números, fechas). La fórmula
únicamente se nos presentará en la barra de edición o en la propia celda si la
volvemos a editar (por ejemplo, pulsando [F2])
Pero la potencia de una hoja de cálculo con respecto a las fórmulas que escribamos
estriba en la interrelación que podemos hacer entre sus celdas. Esto permite, por
ejemplo, recalcular toda una hoja cambiando un dato que se encuentra en una sola
celda.
Por ello es usual que una vez escrita una fórmula en una celda, utilicemos (como
veíamos en la práctica 1 del capítulo 2) el botoncito de llenado para copiar la
misma fórmula en celdas adyacentes. Esto facilita enormemente la confección de
las hojas al no tener que escribir fórmulas similares de forma rutinaria.
OpenOffice.org Calc
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Pero esta facilidad presenta alguna objeción que vamos a tratar de comentar en
esta primera lección.
Referencias relativas
Veamos el siguiente ejemplo:
Como vemos, hemos escrito algunos artículos de un almacén con referencia de su
precio por unidad y la cantidad de que disponemos. Queremos calcular los importes
para cada artículo y al final sumar todo y conocer el importe total en Stock.
En el caso de los importes, la fórmula es muy simple: únicamente deberemos
multiplicar el precio unitario por la cantidad. Observa la fórmula que estamos
escribiendo (=C3*D3) que realiza esa operación.
Una vez calculado para el primer artículo, deberemos hacerlo para el resto.
Entendemos que sería muy tedioso el tener que volver a escribir de nuevo una
fórmula que será casi idéntica a la ya escrita en el primero (en realidad la operación
sería la misma, actualizando únicamente las referencias de fila). Por ello lo que
hacíamos en la Práctica 1 era arrastrar esa fórmula con el botón de llenado (o
copiado) de la celda hacia abajo.
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Si lo hacemos, veremos que los resultados son correctos y la ayuda ha funcionado
a la perfección. Pero queremos detenernos en las nuevas fórmula escritas para ver
cómo ha copiado Calc nuestras operaciones:
La fórmula anteriormente escrita estaba en E3 y era “=C3*D3”. Ésta ha sido la que
hemos copiado hacia abajo. Si nos ponemos en E4, veremos que la nueva fórmula
es “=C4*D4”, es decir, que al copiar la fórmula una fila hacia abajo, las referencias
de las celdas también han pasado a una abajo. Repetimos: en E3 la fórmula
referenciaba celdas de la fila 3, mientras que en E4 lo hace de la fila 4.
Esto se repite en el resto de celdas en las que hemos copiado. Por ejemplo en E6,
la fórmula se referencia a la fila 6 “=C6*D6”.
Este tipo de referencias se denominan relativas, pues realmente la copia se
“relativiza” a la nueva posición en que ha sido copiada. Podríamos decir que la
fórmula realmente dice “multiplícame la celda que está dos a la izquierda de la mía
por la que está justamente a mi izquierda”. Con este concepto relativo de fórmula,
entenderemos que cuando la copiemos abajo, el concepto de “dos a la izquierda de
la mía” se referirá a la nueva fila.
Esta situación nos ha favorecido en esta situación y, de hecho, lo hará en gran
cantidad de ellas. Pero a veces no todo debe ser así.
Referencias absolutas
Veamos una nueva situación:
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Como vemos, el objetivo en estos nuevos cálculos es ligeramente distinto:
pretendemos calcular el importe total del stock de un determinado artículo que se
encuentra en 5 almacenes distintos. El precio del artículo es común y se encuentra
en la celda C12 (0,34 €).
Para poder calcular el importe de este artículo correspondiente al primer almacén,
hemos escrito en la celda D15, la fórmula que multiplica el precio del artículo (C12)
por la cantidad que hay en ese almacén (2.310, en C15). Lo fórmula, por tanto,
escrita en D15 ha quedado “=C12*C15” y corresponde bien al importe en el
almacén.
Pues bien, ahora lo lógico sería llenar la fórmula hacia abajo para que se produzcan
los distintos productos para cada almacén, pero vemos que al hacerlo los resultados
pueden ser sorprendentes:
Si observamos en los importes correspondientes a los almacenes 2 y 3, el importe
es 0, mientras que en los 4 y 5 son cantidades desorbitadas. ¿A qué ha sido debido
este error de cálculo? La respuesta nos la va a dar la observación de la fórmula en
las celdas donde ha sido llenada hacia abajo desde D15.
Veamos la fórmula en D16, por ejemplo:
OpenOffice.org Calc
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D16 presenta la fórmula “=C13*C16”. Algo raro ha pasado ya que ahora no está
accediendo a la celda C12 donde se encuentra el precio del artículo. Eso explica que
el resultado sea 0, ya que está multiplicando 1560 (celda C16) por 0 (contenido
vacío de la celda C13).
Si descendemos a la celda D18, correspondiente al Almacén 4 donde aparece una
cifra exagerada (más de 17 millones para un producto que queríamos de 0,34 x
7.362), vemos que la fórmula allí copiada ha sido transformada en “=C15*C18”.
Vemos que C15 contiene 2.310 y de ahí el importe tan alto al ser multiplicado por
7.362.
Desde luego esto explica el porqué de los resultados aparecidos, pero no la causa
por la que se han producido esas extrañas fórmulas. Al fin y al cabo lo único que
queríamos era mantener el producto entre el precio y la cantidad de cada almacén…
Pero en realidad no deberíamos extrañarnos si hemos entendido el apartado
anterior sobre referencias relativas. Recordemos que al copiar la fórmula hacia
abajo se relativiza a su nueva posición y, por tanto, si hemos copiado una celda
hacia abajo, todas las referencias habrán aumentado una fila. Aquí está la
explicación: al copiar la fórmula “=C12*C15” de D15 hacia abajo, a la D16, se han
movido todas las referencias una hacia abajo, tal y como se pretendía en realidad,
convirtiéndose en “=C13*C16”. Realmente el programa ha hecho exactamente lo
que le hemos dicho: copiar la fórmula hacia abajo (recordar el concepto de
relatividad comentado como “multiplica el contenido de la celda que está 3 hacia
OpenOffice.org Calc
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arriba y una hacia la izquierda por el de la celda que se encuentra a mi izquierda”;
llevando esta relatividad una hacia abajo dará como resultado la fórmula de D16)
Pues ya casi lo tenemos: entendemos ya porqué los resultados eran tan extraños y
cómo se ha comportado cuando hemos copiado la fórmula hacia abajo. Ahora lo
que tenemos que hacer es dar solución a la situación.
Para ello haremos uso de las referencias absolutas. Si nos fijamos cuando
escribíamos la fórmula “=C12*C15”, en realidad queríamos que C12 permaneciera
fijo cuando la copiáramos hacia abajo. Al fin y al cabo el precio siempre se
encuentra en C12 y no tiene sentido relativizar esta referencia a la celda.
Estos casos son los que deben ser resueltos indicando que C12 será siempre
nuestra celda objetivo aun cuando copiemos la fórmula hacia abajo. Deberemos
indicar a OOo Calc que C12 es una referencia absoluta.
La forma de indicarlo es mediante el símbolo dólar ($) delante de las coordenadas
de la celda. Una referencia del tipo $C$12 indica que siempre queremos mantener
esta coordenada C12, aunque copiemos o movamos la fórmula a otro lugar.
Si sustituimos la fórmula de D15 por “=$C$12*C15” veremos que al copiarla hacia
abajo, el resultado obtenido es el deseado:
En la imagen podemos ver cómo se ha mantenido la referencia $C$12 en la fórmula
de D19 cuando la hemos copiado desde D15.
Es importante usar la ayuda de Calc al escribir
referencias absolutas en fórmulas que las requieran.
Para ello, podemos pulsar la combinación de teclas
[Mayús]+[F4] tras haber hecho clic en la celda que
queremos colocar en absolutas con los símbolos $. Calc
pondrá dichos símbolos al pulsar la combinación.
OpenOffice.org Calc
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Como es lógico, Microsoft Excel también soporta las
referencias absolutas con la misma notación del símbolo $
para cada coordenada. El cambio es la ayuda para ponerlo
ya que se produce con la tecla [F4] sin más, tras
seleccionar la celda en la fórmula.
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Lección 2
Las funciones de Calc
Muchos cálculos requieren fórmulas que son verdaderamente complejas. Imagina
que tienes que calcular, por ejemplo, el seno de un ángulo. ¿Cómo vamos a
calcularlo a partir de la nada? Para ello se han incluido en OpenOffice.org Calc las
funciones.
Las funciones son cálculos establecidos por el programa con objetivos concretos. Si
indicamos la expresión “=SENO(PI()/2)” en una celda, lo que queremos obtener es
el seno de un ángulo de ¶/2 (es decir, el seno de 90º)
Ya comentábamos con anterioridad que toda función debe hallarse como parte o
todo de una fórmula en una celda. Claro que también pueden presentarse varias
funciones en una sola fórmula.
Existen más de 400 funciones incorporadas en OpenOffice.org Calc. Todas ellas
tienen una sintaxis común:
NOMBRE.DE.LA.FUNCION(argumento1;argumento2;…)
Es decir, presentan el nombre de la función (que deberemos conocer o ayudarnos
con el asistente de funciones) y, entre paréntesis obligatorios, los argumentos,
que variarán en número según la estructura definida para la función.
Insistimos que los paréntesis son obligatorios, aun cuando la función no precise de
parámetros (por ejemplo, la función HOY() devuelve la fecha actual y aunque no
requiere parámetros presenta la apertura y cierre de paréntesis)
Dada la gran cantidad de funciones incluidas, realizaremos el estudio de
únicamente una pequeña porción, solo aquellas que sean usuales y prácticas. En
OpenOffice.org Calc
54
cada caso será el estudiante quien amplíe sus conocimientos según sus propias
necesidades.
En cualquier caso, una buena ayuda es la categorización de las funciones según su
resultado:
Base de datos: conjunto de funciones de Calc cuando lo utilizamos como
gestor de base de datos (contar celdas, cálculo de máximo, mínimo, media,
etc.)
Fecha y hora: permite la realización y obtención de datos a partir de fechas
y/u horas. Por ejemplo, podríamos sacar el mes de una fecha o el día de la
semana que corresponde, la cantidad de días laborables entre dos fechas,
etc.
Financieras: usadas para cálculos financieros comprenden alrededor de 50
funciones para descuentos, préstamos, cupones, amortizaciones, etc.
De información: muestran información sobre una celda como por ejemplo
si el resultado es un número, da error, etc.
Lógicas: operadores lógicos para condiciones (Y, O, NO, etc.)
Matemáticas: como las financieras, son las más numerosas. Reúnen un
conjunto de funciones de operaciones matemáticas como pueden ser las de
operaciones, trigonométricas, conversión, etc.
Matriciales: son funciones cuya respuesta es un rango de celdas y no una
sola de ellas. Son usuales en las funciones estadísticas.
Estadísticas: conjunto numeroso de funciones para cálculos estadísticos.
Encontramos aquí desde simples medias o desviaciones típicas, hasta
complejos cálculos de test de hipótesis.
De búsqueda (hoja de cálculo): reúne una colección de útiles funciones
que buscan o referencian datos entre celdas. Más adelante veremos alguna
de ellas.
De texto (o cadena de caracteres): funciones para el uso con cadenas de
texto. Permiten, por ejemplo, sacar una parte de un texto, hallar un texto en
otro, etc.
Añadidas (add-in): resto de funciones encontrando desde funciones de
ingeniería hasta de cálculo con números complejos.
En las siguientes lecciones nos centraremos en unas pocas de estas funciones, las
que pueden resultar más útiles (o incluso desgraciadamente desconocidas) para los
usuarios de hojas de cálculo.
OpenOffice.org Calc
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Lección 3
Funciones de texto
La primera familia de funciones que vamos a estudiar es la de texto o carácter.
Se reúnen aquí un conjunto de funciones que manejan cadenas de caracteres con el
fin de sacar parte de ellas, modificarlas u obtener información.
Aunque puede ser que para mucha gente no sean necesarias, bien es cierto que
pueden ayudarnos en situaciones que de otra forma sería muy complejo de hacer
sin acudir a la programación.
En la siguiente hoja de cálculo, hemos puesto unas cuantas funciones de esta
familia, con su explicación, fórmula y resultado de ejemplo. Puedes ver que los
ejemplos se refieren a textos escritos entre comillas dobles, pero bien podrían
hacer referencia a celdas en las que estuviesen escritos estas u otras cadenas de
caracteres.
Te pedimos que la repitas para familiarizarte con la sintaxis y los efectos que
producen estas funciones.
Las funciones aquí enumeradas tienen el mismo nombre y
sintaxis en Microsoft Excel, salvo la función COMPACTAR de
OOo Calc que Excel la denomina ESPACIOS
OpenOffice.org Calc
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Lección 4
Funciones matemáticas
Las funciones matemáticas o aritméticas permiten obtener resultados a partir
de números con diversos cálculos, algunos puramente matemáticos y otros de
visualización.
Como en la lección anterior, vamos indicar una tabla con algunas de las funciones
usuales, que te pedimos repitas en tu OOo Calc:
Algunas de estas funciones presentan serias dificultades, por lo que se explican un
poco más detalladamente a continuación:
ALEATORIO(): devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 con el número de
decimales que deseemos. Esta función puede venir bien para hacer
simulaciones pero tiene el inconveniente de que rara vez necesitaremos
justamente un número aleatorio decimal entre 0 y 1. Para transformarlo,
podemos multiplicarlo por el rango de valores y sumar la cantidad inicial.
Así, por ejemplo, si queremos simular un dado (valores de 1 a 6)
escribiríamos la fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
ROMANO(valor;tipo): convierte una cantidad en números romanos. La
cantidad debe ser un número entre 0 y 4000. El tipo es un número entre 0 y
4 que indica si queremos que el resultado presente menos letras (contra
más alto es el número, menos letras tendrá el número romano; por defecto
es 0)
FACTORIAL(número): calcula el factorial de un número entero positivo. El
factorial es el producto de todos los números desde él mismo hasta 1
descendiendo de uno en uno. Así, el factorial de 6: 6!=6x5x4x3x2x1. Es
muy usual en combinatoria.
CONTAR.SI(rango;condición): cuenta la cantidad de celdas que tienen el
valor igual a la condición del segundo argumento. Se puede ver un ejemplo
en la práctica que viene a continuación.
SUMAR.SI(rango_a_buscar;criterio;rango_a_sumar): suma los valores
de un conjunto de celdas que cumplan un determinado criterio en el rango
OpenOffice.org Calc
57
que se busca. Esta es una función compleja pero muy útil. También se
presenta un ejemplo en la práctica de esta lección.
SUMA.PRODUCTO(rango1;rango2): realiza los productos en pares de los
dos rangos y luego los suma. Remitimos, como antes, a la práctica
siguiente.
También estas funciones tienen un equivalente casi idéntico en
Microsoft Excel. Las únicas excepciones son aquellas funciones
cuyo nombre lleva acento, que no es puesto en Excel (por
ejemplo MÁX de OOo Calc es MAX de MS Excel. Así mismo, las
siguientes dos funciones tienen un nombre similar: ROMANO es
NUMERO.ROMANO en Excel y SUMA.PRODUCTO es
SUMAPRODUCTO en Excel.
OpenOffice.org Calc
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Lección 5
Funciones de fecha y hora
Bajo este título vamos a ver algunas funciones que tratan datos de fecha y hora.
Ya decíamos que las fechas y horas en Calc tienen un tratamiento especial. Su
comportamiento es más bien numérico (aunque no del todo: no vamos a multiplicar
fechas, por ejemplo) pero su visualización se parece más a los textos.
El tratamiento debe ser completo ya que es frecuente el tener que calcular y
visualizar fechas y horas.
En la siguiente imagen mostramos algunas de las funciones de fecha y hora más
frecuentes.
Obsérvese que, tal vez por error en el programa, la función DIAS.LAB no lleva
acento en la I.
Como en las categorías anteriores, las funciones en MS Excel
son idénticas a las mencionadas, salvo por el tema de
acentos…
OpenOffice.org Calc
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Lección 6
Funciones de búsqueda
Siendo esta familia de funciones una de las más desconocidas, su utilidad cuando
se comprenden, resulta más que evidente. Vamos, no podemos pasar sin ellas
cuando las conocemos.
Las funciones de búsqueda sirven para devolver valores al realizar una búsqueda
en un rango de la hoja de cálculo. Nosotros tomaremos como representante de esta
familia la función BUSCARV aun cuando hay muchas otras que son menos
utilizadas.
La función BUSCARV
BUSCARV es una función que devuelve un valor buscando en una tabla a través de
otro valor que se ofrece como dato. Pero no hay nada mejor que un ejemplo:
Supongamos que disponemos de una tabla de artículos codificada, según los datos
siguientes:
Pretendemos poder escribir el código y cantidad de un artículo para que se nos
calcule automáticamente la tablita con la descripción del artículo, su precio, base
imponible, IVA y Total. Digamos que es una mini-factura de un solo artículo.
Para ello dejaremos dos celdas (en tono rosa fuerte) para poder escribir el código
de artículo y la cantidad. Los cálculos los realizaremos bajo estas celdas (rango
C5:C9)
La función BUSCARV permite realizar una búsqueda en una tabla a partir de un
dato y devolver otra parte de la tabla. En nuestro caso desearemos buscar el código
de artículo 2 para hallar su descripción y precio unitario (datos que deberemos
obtener de la tabla en sus columnas de Descripción y Precio/Unidad)
La sintaxis de la función es la siguiente:
BUSCARV(valor_buscado;rango_donde_buscar;nº_columna_de_respuesta)
Valor_buscado es la referencia a la celda donde se encuentra el código que
yo quiero buscar. En nuestro caso será la celda C2, donde hemos escrito el
código “2” que deseamos buscar.
OpenOffice.org Calc
60
Rango_donde_buscar se refiere a la tabla donde se encuentran todos los
datos de los artículos (con su código, descripción y precio). No deben
incluirse las cabeceras.
Nº_columna_de_respuesta será el número de índice (1, 2, 3, etc.) de la
columna en la tabla que queremos obtener como respuesta. Observa que en
nuestra tabla el índice 1 es el código, el 2 la descripción y el 3 el precio.
El sistema funciona de la siguiente forma: OOo Calc buscará el código escrito en
valor_buscado (en nuestro caso el “2”) en la primera columna de la tabla indicada
en rango_donde_buscar. Esto nos marcará la fila. La respuesta la obtendremos de
la intersección entre esa fila y el número de columna de la tabla indicado en
nº_columna_de_respuesta.
Así, la fórmula escrita en C5 (que da como resultado “MECHERO”) será la siguiente:
=BUSCARV(C2;E3:G7;2)
La función tiene un par de observaciones o requerimientos importantes:
El valor donde se buscará en la tabla (en nuestro caso el código de artículo
“2”) deberá encontrarse obligatoriamente en la primera columna de la
misma.
La tabla deberá encontrarse ordenada por esa primera columna para el
correcto funcionamiento.
Este segundo requerimiento puede saltarse si añadimos un cuarto parámetro a
nuestra función. Es un valor VERDADERO o FALSO (VERDADERO –valor por
omisión- indica que está ordenador y devolverá el menor más próximo si no
encuentra el dato idéntico; FALSO indica que la búsqueda será exacta, dando error
si no encuentra el valor buscado).
Con esta información, puedes intentar calcular el precio unitario (celda C6) con una
fórmula idéntica pero indicando la tercera columna para obtener ese resultado de la
tabla.
El resto del ejemplo es trivial: base imponible es el producto de precio unitario por
cantidad, IVA es el 16% de la base imponible y el Total es la suma de la Base
Imponible más el IVA.
MS Excel utiliza la misma función tanto en nombre como en
parámetros para las búsquedas verticales
OpenOffice.org Calc
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De forma análoga a BUSCARV (búsqueda vertical), existe otra función BUSCARH
(búsqueda horizontal) o BUSCAR (donde indicamos donde buscar y donde obtener
la respuesta, sin tener que estar en una tabla con columnas adyacentes)
OpenOffice.org Calc
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Lección 7
Funciones condicionales y lógicas
El otro grupo de funciones especialmente útiles junto con las anteriores es el de las
funciones condicionales y lógicas. Estas funciones, cuyo representante máximo
es la función SI, permiten la toma de decisiones según valores de otras celdas.
Esta situación es la primera vez que se nos plantea (aunque en cierto modo
también eran condicionales las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI): dependiendo
los valores de otras celdas, escribiremos expresiones distintas y, así, los resultados
serán distintos en la misma fórmula, según ellos.
Función SI
Como decíamos, la función condicional por excelencia es la función SI. Es tan
fundamental que todos los lenguajes de programación y aplicaciones informáticas la
incluyen de una forma u otra.
La sintaxis de la función no es muy compleja pero es necesario entenderla completa
claridad:
SI(condición;valor_si_VERDAD;valor_si_FALSO)
Podemos observar que la función presenta tres parámetros (de los cuales son
obligatorios los dos primeros, aunque en la práctica lo serán los tres):
Condición: es una expresión que al ser evaluada puede dar sólo como
respuesta VERDADERO o FALSO. Para ello, utilizaremos los comparadores
entre valores. Son ellos los que nos darán la respuesta dual que
comentamos. Los operadores son los siguientes:
= (igual): es la comparación de identidad. Los elementos que se
ponen a ambos lados son evaluados y comparados. Si son
exactamente iguales, el comparador devolverá VERDADERO; si no,
devolverá FALSO (por ejemplo podríamos poner, A3=”TUERCA”; si
en la celda A3 hay ese texto, el comparador = devuelve
VERDADERO; si pone otro texto, devuelve FALSO
> (mayor): evalúa ambos lados y si el de la izquierda es mayor que
el de la derecha, devuelve VERDADERO; en otro caso, FALSO (por
ejemplo, si en B10 está el número 15 y ponemos B10>10, el
comparador devuelve VERDADERO pues 15 es mayor que 10.
>= (mayor o igual): es idéntica a la anterior solo que en este caso
se incluye el valor de la derecha (Ejemplo: si en B5 pone 15 y
evaluamos B5>=15, dará VERDADERO al incluir la identidad)
< (menor): análogo a mayor pero al contrario
<= (menor o igual): idéntico al mayor o igual pero al contrario
<> (distinto): sería el contrario del igual; podemos comprobar si
dos valores son distintos (si en A8 pone la fecha 01/10/2009 y
OpenOffice.org Calc
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evaluamos A8 <> “01/09/2009”, dará VERDADERO al ser justamente
distinto el valor de fecha.
Valor_si_VERDAD: es una expresión de fórmula de OOo Calc válida. Puede
ser otra función, una fórmula (sin el símbolo igual ya que solo se pone al
principio y ya debería estar en el principio del SI), un texto (siempre entre
comillas dobles) o cualquier elemento válido que hubiéramos escrito en una
celda. Esta expresión se calculará y se escribirá SI la condición anterior ha
sido evaluada como VERDADERA, y solo entonces.
Valor_si_FALSO: igualmente es una expresión soportada en la hoja de
cálculo que se calculará y escribirá SI la condición inicial (primer parámetro
de la función) es FALSA.
Veamos en la imagen algunos ejemplos de función condicional:
Se puede apreciar que la función se adapta a todo tipo de valores y condiciones. En
los ejemplos se han puesto algunas expresiones distintas tanto en la comparación
como en el valor con el fin de entender el su funcionamiento:
Vamos a intentar demostrar la utilidad de la función complementando el ejercicio
de la práctica 5. En él, disponíamos de datos de productos en un almacén, según su
distribución en estanterías.
Queremos ahora que nos aparezca un mensaje informativo en una nueva columna
indicando si el stock es correcto o bajo. Consideraremos que es correcto si tenemos
más de 30 cajas para cada producto. Además queremos indicar que si nos quedan
menos de 15 cajas o justamente 15, una nueva columna nos diga que hay que
pedir el doble de las que hay.
Para solucionarlo, lo primero vamos a copiar parte del ejercicio anterior en una
nueva hoja. En concreto sólo necesitamos la tabla de artículos con estantería,
cantidad y precio. Para ello, recuerda, podemos usar el portapapeles para copiar y
pegar.
OpenOffice.org Calc
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Una vez puesto en una hoja nueva, vamos a insertar dos columnas tras la columna
existente de “Cantidad”:
Una vez insertada una, repite el proceso para la segunda.
Recuerda durante todo este ejercicio que el texto “cajas” tras
los números es formato y no escrito en la celda, donde
únicamente aparecen los números. Si lo escribes nada
funcionará ya que la celda contendrá un texto.
OpenOffice.org Calc
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Vamos a poner como rótulo de la nueva columna F “Estado” y para G “Pedir”. En la
celda F3 vamos a escribir una fórmula que nos muestre el texto “Correcto” si la
cantidad de su izquierda es mayor que 30 y “Bajo” si no lo es.
Al validar la fórmula, veremos que nos ha resultado el texto “Bajo” ya que la
cantidad era 14 y no es mayor que 30. Habrá por tanto utilizado el tercer
parámetro de la función SI que escribía dicho texto.
Si llenamos la fórmula hacia abajo, veremos que cuando haya más de 30 cajas
pondrá el texto “Correcto” y cuando haya menos “Bajo”. Justamente lo que
queríamos.
Posiblemente sería conveniente que utilizásemos formatos condicionales para que si
el resultado es “Bajo” se nos muestre en rojo y negrita, de tal forma que podamos
apreciarlo más fácilmente.
Análogamente, vamos a escribir un condicional en la celda G3 para que nos salga lo
que tenemos que pedir con la condición dada.
OpenOffice.org Calc
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La validación de la fórmula da como resultado “28”, dado que al ser 14 menor o
igual a 15, escribiremos el doble de esas 14, o sea, 28. Si rellenamos hacia abajo
comprobaremos aquellos productos que tenemos que pedir y las cantidades.
Funciones lógicas
A continuación vamos a hacernos una pregunta: ¿y si en vez haber preguntado si la
cantidad era mayor que 30 (en el “Estado”) hubiésemos querido decir que estuviera
entre 0 y 30 (ambos incluidos)?
Aunque parece sencillo, su aplicación no lo es tanto. Un número está entre 0 y 30,
cuando, matemáticamente expresado, 0 ≤Cantidad≤30. Pero este tipo de
expresiones no se pueden poner en OpenOffice.org Calc, por lo que tendremos que
recurrir a otro método.
Si analizamos la expresión 0 ≤Cantidad≤3, en realidad lo que estaríamos diciendo
es que Cantidad≥0 y Cantidad≤30. Es decir, preguntar si un número está entre
otros dos, es lo mismo que decir que dos condiciones que deben cumplirse a la
vez: que sea mayor que el inferior y que sea menor que el superior.
OpenOffice.org Calc
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Obsérvese que gráficamente puede entenderse muy bien ese concepto de “a la
vez” o “y” que hemos remarcado.
En Lógica, quien realiza esta labor es la función Y. La función Y une dos
condiciones y da VERDADERA cuando ambas sean VERDADERA (a la vez).
Por ello, deberemos unir las dos condiciones (que sea mayor o igual que 0 y que
sea menor o igual que 30 con la función lógica Y).
Ya tenemos casi todo hecho. Solo falta conocer la sintaxis de esta nueva función.
Recordemos que al principio del capítulo mencionábamos que todas las funciones
de OOo Calc presentan paréntesis y parámetros entre ellos, separados por el
símbolo de punto y coma. La función Y no será una excepción y, por tanto, su
sintaxis es:
Y(condición_1; condición_2; condición_3;…)
Donde las condiciones son expresiones análogas a las utilizadas en el primer
parámetro de la función SI.
Su utilidad es combinarlo con la condición del SI para poder establecer condiciones
más complejas.
En nuestro caso, vamos a añadir una nueva columna al ejemplo y escribiremos la
fórmula que nos escriba “Muy mal” si la cantidad está entre 0 y 10, y nos escriba
“Normal” en otro caso.
Observa como todos los resultados dan “Normal” excepto el último que, al ser 9,
dará “Muy mal”.
OpenOffice.org Calc
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De forma análoga a la función lógica Y, disponemos de la función O. Esta será de
aplicación cuando queramos comprobar si al menos una de las condiciones es
verdadera.
Supongamos que queremos añadir otra columna en la que escribamos “Almacén 7”
si la estantería es la “A” o la “B”, y “Almacén 1” si es la estantería “C”.
La hoja resultaría:
OpenOffice.org Calc
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Lección 8
Otras funciones
Son muchísimas más las funciones existentes. Solo hemos mostrado una pequeña
parte bien porque nos han parecido usuales, bien porque no eran muy conocidas y
merecía la pena hacerlo.
Terminamos enumerando algunas otras funciones que suelen utilizarse:
OpenOffice.org Calc
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Capítulo 5
Elementos externos
Este capítulo va a ser cortito. No porque no tenga importancia sino porque la
inserción de elementos externos a OOo Calc es idéntica a la estudiada para OOo
Write.
No obstante vamos a repasar qué tipos de objetos se pueden insertar y algunas de
sus propiedades.
Es importante de cara a obtener unas presentaciones impecables de hojas de
cálculo la posibilidad de colocar imágenes, ecuaciones, dibujos, flechas, etc.
En este capítulo repasaremos cómo hacerlo y cuáles se pueden colocar.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Insertar objetos externos (distintos de contenidos en celdas) en una hoja de
cálculo
Modificar y adaptar sus propiedades tanto de colocación como de aspecto
Conocer qué tipos son los más comunes y cómo colocarlos
OpenOffice.org Calc
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Lección 1
Inserción de objetos en hojas
Recordemos que un objeto es cualquier elemento externo del propio contenido de
una hoja de cálculo, es decir, distinto de lo que podamos poner en una celda o
rango de ellas.
Los objetos van a ayudarnos a obtener una mejor presentación y claridad a lo
calculado en una hoja. Pensemos que simplemente colocar un texto con una flecha
señalando a determinado cálculo de una celda nos va a ayudar sobremanera a
centrar la atención en ese resultado. Igualmente el uso de imágenes o efectos de
texto embellecerán y mejorarán nuestro resultado.
Los objetos cuya inserción está permitida en una hoja de cálculo son los siguientes:
Imágenes, ya sean fotografías, dibujos, etc. que estén como ficheros en
nuestro ordenador, incluidas las que tengamos en galerías.
Marcos y cuadros de texto, que permiten incluir texto, imágenes y otros
elementos en cuadros independientes al texto del documento.
Ecuaciones y fórmulas: completo editor de ecuaciones matemáticas.
Fontwork: utilidad para hacer efectos especiales con textos.
Gráficas creadas a partir de nuestros datos con una utilidad incluida. Ver
capítulo siguiente.
Dibujos: Writer posee un conjunto de utilidades para dibujo entre las que
nombramos:
Líneas, incluyendo flechas
Rectángulos y elipses
Dibujo a mano alzada
Cajas de texto y de llamada
Formas básicas, símbolos,
llamadas y estrellas
flechas,
diagramas
de
flujo,
Objetos de otras aplicaciones, por ejemplo, partes de un texto hecho con
el procesador Write o presentación.
Sonido y vídeo
Plugins, como por ejemplo un PDF incrustado
Observa la siguiente hoja como un ejemplo de inserción de objetos:
OpenOffice.org Calc
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OpenOffice.org Calc
73
Lección 2
Objetos a insertar
Enumeramos en esta lección los distintos tipos de objetos usuales que insertaremos
en hojas de cálculo. Queremos ofrecer una panorámica breve sobre ello ilustrándolo
con algunos ejemplos
Imágenes
Las imágenes, recordemos, pueden ser insertadas desde los siguientes orígenes y
con los siguientes métodos:
A partir de un archivo que tengamos en nuestro ordenador (menú
Insertar – Imagen – A partir de archiv…) eligiendo el archivo de imagen
desde el directorio y disco adecuado.
Copiando y pegando desde la misma u otra aplicación. Es muy útil, por
ejemplo, si lo hacemos desde una imagen de una página web
Abriendo la Galería de imágenes incluidas en OpenOffice.org (menú
Herramientas – Galería)
Una vez insertada una imagen es interesante recordar la importancia de los
formatos en relación a:
Estilo de la línea
Estilo de los fondos
Texto, si lo tuviera
Posición y tamaño
Filtros para tratar la imagen (en caso de tratarse de una fotografía)
Puedes recordar todos estos formatos y transformaciones repasando la Lección 2
del Capítulo 6 de la Unidad correspondiente a Write.
OpenOffice.org Calc
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Aunque las imágenes se pueden posicionar indicando la distancia, es recomendable
arrastrarlas hasta conseguir la situación deseada.
Cuadros de texto y marcos
Dadas las limitaciones que tenemos en cuanto a la colocación y edición de textos en
celdas (incluso cuando combinemos varias en una), es muy aconsejable hacer uso
de cuadros de texto para poner aclaraciones o comentarios en una hoja de cálculo.
Recordemos que hay dos objetos fundamentales para escribir texto de forma
externa a las celdas: las cajas de texto y las leyendas. Ambos los podemos
encontrar en la caja de herramientas de dibujo que aparece en la parte inferior de
Calc al pulsar el botón “Mostrar funciones de dibujo” de la barra estándar.
OpenOffice.org Calc
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Dibujos
La barra de herramientas comentada en el apartado anterior permite el dibujo de
muchos objetos estándar: rectángulos, círculos, formas diversas, etc.
Utiliza éstos para dar relevancia a zonas de una hoja de cálculo o colocar
observaciones.
Recordemos que los dibujos disponibles son:
Modo seleccionar dibujos
Línea (o flechas)
Rectángulo (o cuadrado pulsando [Mayús] mientras se traza)
Elipse (o círculo pulsando [Mayús] mientras se traza)
Dibujo a mano alzada
Texto y leyenda, ya comentados
Formas básicas ya establecidas
Símbolos
Flechas de bloque
Diagramas de flujo
Llamadas
Estrellas y banderas
Editar puntos, en dibujos compuestos por trazos se pueden mover para
variar la forma
Fontwork, herramienta para realizar efectos con los textos.
OpenOffice.org Calc
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Fontwork
El uso de dibujos sobre textos hechos con Fontwork, siempre sin abusar, puede
ayudarnos a reforzar títulos o logotipos. La lección 6 del Capítulo 6 de Write
explicaba las opciones de inserción y edición de estos objetos gráficos.
Ecuaciones
Muchas veces se puede presentar el caso de una hoja en la que, para su cálculo, se
haya hecho uso de una fórmula matemática que nos gustaría apareciera. El editor
de ecuaciones incluido en OpenOffice.org nos puede ayudar al respecto mediante su
inserción como objeto en una hoja.
Otros objetos
Como en el caso de OOo Write, otros objetos externos pueden insertarse en hojas
de cálculo accediendo al menú Insertar – Objeto. Se presentará la posibilidad de
insertar Objeto OLE, Plug-in, Sonido y Vídeo.
OpenOffice.org Calc
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OpenOffice.org Calc
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Capítulo 6
Gráficos y representaciones
Vivimos en un mundo dominado ampliamente por las imágenes. Parece ser que el
refrán “vale más una imagen que cien palabras” se ha transformado en una norma.
Tal vez demasiado…
Pero sin ánimo de filosofar demasiado, lo cierto es que el apoyo de las imágenes
hace que un mismo documento gane en vistosidad y, probablemente, en ganas de
ser leído. Por ello, el apoyo de gráficas sobre los datos calculados en hojas resulta
muchas veces esencia.
En este capítulo nos vamos a centrar en la representación de datos a través de
gráficos. Es un tema apasionante y sencillo, en principio. El problema radica
habitualmente en que los gráficos nos dominan a nosotros y no al revés. Queremos
decir que pocas veces se representa gráficamente lo que queremos. Parece que
más bien al contrario: el programa representa lo que quiere y nosotros lo
aceptamos, sin más…
Por ello vamos a insistir en el capítulo en el control absoluto de los datos a
representar, del tipo de presentación y de los formatos de los distintos elementos.
Queremos controlar lo que representamos y ser capaces de modificarlo y adaptarlo
a lo que queremos ver.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Representar gráficamente datos de una hoja de cálculo mediante el
asistente de OOo Calc.
Conocer los distintos tipos de gráficos y saber qué tipo se adapta mejor a los
datos a representar.
Cambiar datos una vez generado el gráfico
Dar formato a los distintos elementos que componen una gráfica.
OpenOffice.org Calc
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Lección 1
La primera vez…
En esta primera lección vamos a crear un gráfico sobre unos datos sencillos con el
asistente, indicando qué se hace en cada paso y porqué. El gráfico que resulte es lo
de menos, lo importante es saber elegir los datos a representar y el tipo adecuado.
Vamos a empezar entonces.
¿Datos?, ¿qué datos?
Un gráfico es la representación visual de unos datos. Parece una perogrullada pero
a veces lo olvidamos.
Por ejemplo, lo primero y más importante de todo antes de empezar a crear el
gráfico es seleccionar los datos de la hoja que vamos a representar. Así pues, y de
forma previa, deberemos tener muy claro los datos a dibujar.
Supongamos que queremos mostrar una gráfica sobre los datos de uno de los
ejemplos ya expuesto:
Observemos por unos instantes lo que aparece en la hoja de datos:
En la primera fila, se presentan unas cabeceras con los años y una última
celda con el texto “TOTAL”
En las siguientes tres filas aparece un rótulo en la primera columna (el de la
ciudad), tres datos correspondientes a cada año y, de nuevo, una celda con
el total
La última fila calcula los totales para cada año y el total global (en la última
celda)
Con todo esto, ¿qué es lo que quiero representar? ¿Y qué debo seleccionar para que
OOo Calc me entienda lo que debe representar?
OpenOffice.org Calc
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Desde luego cada caso puede ser un mundo, pero sí es cierto que algunos consejos
pueden venir bien, sobre todo al principio.
Es recomendable incluir en la selección a representar los rótulos que
queramos que aparezcan. En nuestro caso, sería conveniente elegir tanto los
rótulos de filas (ciudades) como de columnas (texto con el año).
No deben mezclarse churras con merinas… queremos decir que si queremos
representar la evolución de venta de coches en los distintos años,
deberemos quitar de la representación (y, por tanto, de la selección inicial)
los totales.
Al fin y al cabo, un gráfico sirve fundamentalmente para comparar
datos (en nuestro caso, las ventas de coches en periodos de tiempo)
y el total siempre sabemos que va a ser muy superior, de hecho, no
comparable.
Como el total es la suma de los datos, nos presentará una altura del
elemento en la gráfica muy superior al resto, perdiendo la
perspectiva de comparación del resto de datos. Observa la imagen
como al incluir el total, apenas podemos comparar los datos anuales.
Si lo que queremos es una representación respecto del total, lo mejor
es alguna que nos salga el porcentaje sobre el total. Pero en ella,
tampoco aparecerá el total y volvemos a la conclusión de que mejor
no seleccionarlo.
Si hay filas o columnas intermedias con datos que no queremos representar
o que están en blanco, deberemos intentar no seleccionarlas. De otra forma,
se representarán también y luego deberemos quitarlas. Para ello usaremos
los métodos de selección de rangos no contiguos (mediante la tecla [Ctrl])
Esto solo es el principio, pero suficiente para empezar. En nuestro caso, los datos a
representar serán los correspondientes a los años y ciudades, en concreto B4:E7.
Observa cómo hemos cogido también la celda en blanco de la esquina superior
izquierda. No importa: OOo Calc no la tendrá en consideración al analizar que es el
cruce entre rótulos.
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Asistente para gráficos
Una vez seleccionada el área de datos a representar, lo siguiente es pulsar el botón
Gráfico de la barra de herramientas (o bien, acceder al menú Insertar – Imagen)
estándar para dar paso al Asistente de gráficos
Paso 1: Elegir el tipo de gráfico. Al iniciarse el asistente, vemos que ya se
nos presenta en modo de previsualización el gráfico que obtendremos. No
debemos preocuparnos si no se parece en nada al que queremos ni por su
situación dentro de la hoja (al finalizar lo podremos mover y cambiar de
tamaño como cualquier otro objeto gráfico). Debemos centrarnos en lo que
se nos va pidiendo en cada paso. En este primero debemos elegir el tipo:
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Los tipos aparecen en la zona central y en la derecha varios modelos para
cada uno. También podemos activar en alguno de ellos Vista 3D para
obtener gráficos tridimensionales.
Observa que cada uno representa de forma distinta los datos. Te
recomendamos que incluso vayas eligiendo alguno para que la
previsualización te oriente sobre su representación.
Nosotros vamos a elegir el tipo por defecto (Columna) y el primer modelo
de la izquierda.
Paso 2: Establecer el rango de datos. Este paso es uno de los más
importantes. Como nosotros hemos elegido de forma previa el rango de
datos a representar, ya nos aparece rellenado en “Rango de datos”. Si
hubiésemos iniciado el asistente teniendo seleccionada una celda vacía de
nuestra hoja, sería fundamental elegir ahora el rango.
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Otro de los puntos importantes en este paso es elegir si las series de datos
se obtienen por filas o por columnas. Si observamos la vista previa,
podemos ver que, en estos momentos y con la opción de “en columnas” se
está mostrando bajo el eje, tres grupos de datos, correspondientes a las tres
ciudades y, con tres colores distintos en cada grupo, los datos de los tres
años.
Marquemos la opción de “en filas”. Vemos que la situación se ha invertido:
bajo el eje se presentan los años y los colores marcan las ciudades.
¿Cuál elegir? Pues depende de lo que queramos visualizar. Tal vez el orden
natural que ha aparecido al principio tuviera más sentido. O tal vez no. Aquí
seremos nosotros quienes interpretemos qué es lo que mejor queremos
ver…
Paso 3: Comprobar y definir las series de datos. Observemos en el tercer
paso, la definición realizada por el asistente de gráficos:
Se han definido tres series, las correspondientes a los tres años (o a
las ciudades si en el paso anterior hemos invertido a tomar series por
filas).
Cada serie queda definida por dos datos: su nombre y sus valores.
Generalmente desearemos que tome el nombre de serie de una celda
que está como encabezamiento pero también se puede establecer
manualmente. En nuestro caso vemos que la serie primera ha
quedado definida con el contenido de la celda C4 que encabeza la
columna de 2005. Los valores serán los datos a representar para la
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serie. Podemos hacer las modificaciones que queramos si no se
representa lo que queremos.
Podemos cambiar el orden de las series, agregar o eliminar alguna
existente.
Las categorías vendrán marcadas por lo establecido en la caja de
texto del cuadro. Observemos que para nosotros son las ciudades (o
los años si hemos puesto por filas en el paso anterior)
Lo cierto es que si hemos seleccionado cuidadosamente los datos
antes de iniciar el asistente, no habrá mucho que tocar aquí.
Paso 4: completar el resto de elementos del gráfico. Podemos indicar
algunos puntos más:
Título y subtítulo del gráfico
Título de los ejes X (horizontal) e Y (vertical)
Leyenda: mostrarla y en qué posición
Cuadrículas: mostrar o no las cuadrículas X (líneas verticales), Y
(horizontales) y Z (si el gráfico es tridimensional).
El aspecto final, una vez movido y cambiado el tamaño del gráfico, sería el
siguiente.
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Lección 2
Tipos de gráficos
Ya hemos comentado que el objetivo último de un gráfico es mejorar y hacer más
asequible la visualización de unos datos que tenemos en una hoja. Por ello,
debemos elegir el gráfico que mejor se adapte a esa mejora y no el que sea más
vistoso.
Es frecuente, sobre todo al principio, que estemos tentados al uso de tipos
tridimensionales más sofisticados. Digamos que son errores iniciales. Más vale en la
mayor parte de las ocasiones un buen gráfico plano a uno tridimensional (excepto
si tenemos que impresionar a nuestro jefe…)
Veamos estos dos gráficos sobre el mismo rango de datos:
¿Cuál de los dos permite ver mejor los datos? ¿Serías capaz de decir qué valor
alcanza la matriculación de automóviles en Córdoba en el año 2006? ¿Podrías
indicar si se matricularon más en el año 2005 o en 2006 en Madrid?
Como vemos, pese a la vistosidad del gráfico tridimensional, el objetivo de obtener
una mejora en la visualización de datos no lo hemos logrado con él.
Por ello, es bueno conocer los distintos tipos y asignar el adecuado para cada caso.
Columnas: presenta los datos con formas verticales, normalmente
rectángulos si bien en los tridimensionales también pueden ser cilindros,
conos o pirámides. Es uno de los gráficos que mejor permiten ver los valores
de los datos y compararlos, a no ser que haya muchos, en cuyo caso no es
adecuado.
Existen varios modelos, correspondientes a los valores que representarán:
En el primero se representan tantas columnas como series y tantos
grupos como categorías.
En el segundo, se agrupan los valores de las categorías, formando
tantas columnas como categorías. Para conseguirlo, apila los valores
de cada categoría, sumando los datos de las series
El tercero, no presenta los valores numéricos sino el porcentaje que
supone cada categoría para cada grupo.
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En el caso de los tridimensionales de columnas, los tres primeros modelos
representan lo mismo a lo comentado y el cuarto hace una representación
en profundidad, usando los ejes para categorías, series y valores.
Barras: la representación en barras es idéntica en todo a la anterior de
columnas salvo que invierte los ejes para presentarlos de forma horizontal.
Es muy adecuado en los casos anteriores pero sobre todo cuando haya más
datos. Hemos de tener en cuenta que, de esta forma, conseguiremos por lo
general un gráfico más alto que ancho y que puede ser muy adecuado al
formato de papel en impresión vertical.
Los modelos en este tipo son análogos y con la misma interpretación que en
los de columnas.
Circular: las representaciones circulares (también llamadas “de tarta” por
ser porciones de ella) son adecuadas para representar partes de un total. Si
en nuestro caso utilizamos este gráfico, sólo podremos representar una de
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las series, dado que tomará el total y mostrará las porciones como datos.
Por ello, repetimos, es adecuado este tipo para representaciones de una
serie y comparar no los valores sino lo que representan en porcentaje.
La excepción a esto son los dos modelos que aparecen como anillos. Con
ellos sí podremos representar varias series, siendo cada una un anillo, pero
con el mismo objetivo de ver la parte del todo para cada sección.
Los modelos son los siguientes:
Circular estándar
Circular con secciones abiertas
Anillos para varias series
Anillos con secciones abiertas
Los modelos tridimensionales son idénticos salvo por su perspectiva, pero
representan los mismos anteriores.
Por cierto, la diferencia entre la vista sencilla o realista estriba en que
esta última ofrece una mejora de los aspectos visuales tridimensionales
mediante degradados de color, ofreciendo una sensación de iluminaciones.
Áreas: las representaciones en área también son muy similares a las de
columnas o barras. La única diferencia está en que se representan los
puntos de datos, se unen con líneas y se colorea el área que forma con los
ejes. Esto hace que muchas veces puedan aparecernos datos ocultos si una
serie posterior tiene datos inferiores a una anterior. Por ello debemos estar
atentos a este aspecto.
Los modelos y sus equivalentes tridimensionales tienen la misma
interpretación que la comentada más arriba.
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Líneas y puntos: las representaciones lineales o de puntos pueden
considerarse un subconjunto de las áreas. En realidad, hemos visto que en
un área se trazaban los puntos y se unían, coloreando el área hasta los ejes.
Pues bien, la representación por puntos no trazaría líneas ni colorearía y en
la de líneas simplemente no colorearía el área.
Claro que esta situación puede venir bien para evitar el inconveniente que
comentábamos en las áreas: la desaparición de datos por estar tapados por
otros. Tanto en puntos como en líneas esto no puede producirse al no
rellenar el área de trazado.
Como modelos se presentan cuatro:
Puntos: traza solo los puntos
Líneas y puntos: trazará los puntos que serán unidos por líneas
Sólo línea: como el anterior pero sin marcar los puntos
Superficies: si una línea la llevamos a representación tridimensional
obtendremos unas superficies representadas.
Con el sentido de representar datos acumulados o porcentajes (recordemos
los modelos de columna) se nos permite optar por “Stack series”
significando el primero (“Arriba”) los datos acumulados y el segundo
(“Porcentaje”) el acumulado con respecto al total.
Por último se puede elegir si queremos que las líneas sean trazadas
suavizadas o en forma de dientes de sierra que es lo estándar.
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Dispersión: se trata de un gráfico completamente distinto. En él se
representan los datos como pares de coordenadas y no como alturas y
series. Por ello no todos los datos son adecuados para este tipo.
Probablemente si escoges este tipo para nuestros datos, no podamos aclarar
nada de lo que queda representado.
Sin embargo, es preciso reconocer que para algunas situaciones puede ser
la mejor representación. Por ejemplo, en estadística muchas veces interesa
ver la relación entre dos variables por lo que la representación de los pares
de puntos es vital. Lo mismo sucede si queremos representar gráficamente
una función a partir de sus pares de datos (x,y).
Los modelos son similares a los de línea.
Red: las representaciones de red permiten visualizar valores sin los ejes de
coordenadas estándar. De hecho se marcarán tantos ejes como categorías
haya y los colores representarán las series. En cada eje se marcará el valor
con el color.
Podemos elegir si queremos ver los modelos de sólo puntos, puntos y líneas
que los unen o solo líneas.
Stock: son representaciones muy especializadas que requieren unos datos
concretos. Suelen ser utilizadas en representaciones de datos de bolsa (en
los que suele interesar destacar los valores iniciales, finales, máximos,
mínimos y actuales de las cotizaciones) o en estadística (los denominados
gráficos de cajas y patillas para cuartiles).
Combinados líneas/columnas: a veces querremos representar en un
mismo gráfico datos con líneas y otros con columnas. Esto es ideal cuando la
cantidad de columnas no nos permita distinguir bien las series. Podemos
elegir el número de líneas, dejando el resto para el número de columnas
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Lección 3
Formato de los elementos
Todos los elementos de un gráfico disponen de sus opciones de formato. Por
ejemplo, si queremos que una serie salga en distinto color o con rótulos de datos
solo tenemos que elegir el formato adecuado.
Inicialmente vemos que cuando colocamos un gráfico, se presenta como un objeto
más sobre la hoja de cálculo. Para poder entrar en modo de edición de un gráfico
deberemos hacer doble clic sobre él (observarás que la línea que lo rodea cambia
de tono y grosor).
En modo edición, dar toques a zonas de un gráfico es muy simple. Con un doble clic
sobre la zona a cambiar el formato se presentará un cuadro de diálogo con todas
sus propiedades. Los tipos también pueden ser cambiados en la nueva barra de
herramientas que habrá aparecido sustituyendo a la habitual de formato.
Las zonas que se establecen en un gráfico estándar (pueden variar tanto en
número como en opciones según el tipo) son las siguientes:
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Ilustración 2. 003_06_20.jpg
Título principal y subtítulo
Fondo del gráfico: afecta a todo el gráfico y puede ser color, gradiente,
imagen, etc.
Leyenda: rótulos de las series
Fondo del área de trazado: corresponde al fondo de la zona donde se
representa los valores (entre los ejes)
Series: corresponden con cada color y, en principio aunque aparezcan en
varias posiciones, se les suele dar un formato unificado, aunque puede
hacerse individualmente.
Rótulos de los ejes: son los textos que aparecen bajo el eje X (horizontal)
y bajo el Y (vertical)
Eje X e Y: son los formatos para los ejes
Líneas horizontales: líneas que marcan los valores Y de datos
Líneas verticales: no se muestran en la imagen al presentar categorías. Si
fueran valores numéricos podríamos dibujar las líneas verticales
En el caso de gráficos tridimensionales la cantidad de elementos puede aumentar.
A todos ellos se les puede dar su formato adecuado. Basta con hacer doble clic
sobre el elemento. Por ejemplo, supongamos que queremos cambiar el formato de
la serie del Año 2006 (color rojo). Basta con que hagamos doble clic sobre cualquier
columna de ese color (¡ojo! que si tardamos en el doble clic tal vez se seleccione
sólo ese valor y no la serie)
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Observemos que hemos cambiado el color sólido por una trama. También podíamos
haber elegido un gradiente o una imagen.
Vamos a hacer también que se presente los valores de los datos para esta serie.
Repetimos el doble clic y accedemos a la solapa “Etiqueta de datos”, marcando
valores.
Prueba a cambiar formatos de distintos elementos. No te importe que quede bien o
mal, lo importante es descubrir las posibilidades.
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Capítulo 7
Guardar e imprimir
Este último capítulo de la Unidad 3, va a ser más corto, no por su falta de
importancia sino porque casi todo lo dicho para Write nos va a servir en Calc.
Veremos en éste los distintos formatos de guardado y exportación que se nos
ofrecen así como los de abrir. Esto será similar de alguna forma a lo hecho en
Write.
Donde insistiremos algo más en la forma de imprimir. Una hoja al imprimirse es
posible que ocupe varias páginas y sea difícil de seguir. Por ello es importante el
ajuste previo antes de imprimir.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Abrir, guardar y exportar hojas de cálculo en diversos formatos.
Modificar las opciones de impresión para realizar ajustes, colocar
encabezados y pies de página y gestionar los saltos de página.
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Lección 1
Abrir, guardar, …
Las opciones de tratamiento de archivos, recordemos, se encuentran en el menú
Archivo de nuestra aplicación. Desde allí podremos crear nuevos documentos,
abrir existes, guardarlos, exportarlos o imprimirlos.
OpenOffice.org es capaz de abrir muchas clases de archivos. Ya veíamos en Write
como la lista de tipos (extensiones) era casi interminable. Esto posibilita que con
OOo podamos trabajar con casi todos los archivos hechos con otras aplicaciones.
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Es especialmente destacable la posibilidad de importar a Calc archivos de bases de
datos, así como conectarse a los mismos (opción de “Fuente de datos” no
comentada en este curso de iniciación)
También los formatos de guardado son generosos. Sobre todo destaca siempre la
compatibilidad con Microsoft Office a la hora de abrir y guardar lo que nos posibilita
trabajar con esos archivos sin muchos problemas.
Recordemos también que podemos exportar las hojas de cálculo creadas en OOo
Calc a formato de página Web (HTML) y a PDF. Estas opciones son muy usuales y
han sido facilitadas al máximo. Se encuentran en las opciones de Archivo –
Exportar…
Por último, el envío inmediato en varios formatos de nuestras hojas hace que este
tipo de operaciones se puedan realizar sin salir de nuestro propio programa.
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Lección 2
A imprimir
Aunque pueda parecer una de las opciones más sencillas de manejo en un
programa, la impresión debe ser controlada al máximo para que se obtenga una
adecuada calidad con el máximo de ahorro de papel y tóner.
Las hojas de cálculo suelen presentar propiedades que hacen que debamos
extremar este control. En primer lugar porque muchas suelen presentar un formato
horizontal y en segundo lugar porque es posible que no puedan ser impresas en
una sola hoja y, por tanto, su lectura puede ser más complicada cuando tengamos
varias.
Para facilitar esto, Calc pone a nuestra disposición un par de opciones distintas a lo
comentado en Write que debemos conocer:
Posibilidad de definir el área de impresión. Esta opción la podemos
encontrar en el menú Formato – Imprimir Rangos donde podemos
definir, agregar, quitar o editar rangos de celdas marcados para su posible
impresión.
Esto nos va a posibilitar definir qué zona queremos imprimir (si no queremos
toda), y las filas o columnas que queremos se repitan en todas las páginas
(como encabezados de las celdas para no perder la referencia de fila y
columna)
Ajustar la impresión, reduciendo el tamaño de fuente y objetos, al
número de páginas que deseemos. Esta opción la podemos encontrar en el
menú Formato – Página… Allí definiremos el tamaño de papel, la
orientación, los márgenes, etc.
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Pero sobre todo es importante la última solapa, denominada Hoja donde
encontraremos la definición del orden como se imprimirán las hojas cuando
haya varias, qué elementos deseamos imprimir y el ajuste de escala. A
éste hacíamos referencia, pudiendo definir el factor de escala (zoom al
imprimir) o indicando en cuántas páginas a lo ancho y alto queremos
realizar el ajuste.
En este mismo cuadro de diálogo podremos definir los encabezados y pies de
página que queramos se presenten al imprimir nuestra hoja. Las opciones a este
respecto siempre son más limitadas que en un procesador de textos, pero son
suficientes.
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Además de estas opciones características de Calc, encontraremos las habituales de
impresión como obtener una presentación preliminar o elegir impresora.
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