Instructivos - Dirección General De Administración

Transcripción

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA D.G.A. 001
INSTRUCTIVOS 01
1. CONTENIDO: Procedimientos para la conformación del Manual de Procedimientos de la
Dirección General de Administración (D.G.A) y para la elaboración, aprobación, distribución,
recepción y actualización de Instructivos que emita la Dirección de Auditoría Contable.
2. OBJETIVOS: Establecer los
procedimientos a los cuales deberá sujetarse la
conformación del Manual de Procedimientos de la D.G.A. y la emisión de Instructivos.
3. RESPONSABILIDAD: Dirección de Auditoría Contable.
4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: A todas las normas de procedimiento que
deban generarse en la Dirección General de Administración.
5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO.
5.1. CURSOGRAMA.
5.2. DEFINICIONES BASICAS.
5.3. NORMAS DE TRAMITE.
5.4. FORMULARIOS. (No Contiene).
5.5. ANEXOS.
5.6. INDICE.
6. VERIFICACION Y ASESORAMIENTO: Dirección de Auditoría Contable.
7. FECHA DE VIGENCIA: 01/12/95.
8. CANTIDAD DE PAGINAS: 32.
01/09/97 001
INSTRUCTIVOS 01
01/09/97 002
INSTRUCTIVOS 01
01/09/97 004
INSTRUCTIVOS 01
01/09/97 006
INSTRUCTIVOS 01
DESCRIPCION DE ACCIONES:
1) El Director de Auditoría Contable selecciona tema y subtema, asigna grupo de trabajo e
imparte instrucciones técnicas.2) Elabora anteproyecto. Confecciona Nota de elevación, provincia de aprobación, notas de
comunicación a U.A.I. y S.I.G.E.N. y constancia de Distribución y Recepción.
3) Reelabora.4) Imprime. Guarda em memoria. Numera constancia de Distribución y Recepción.5) Edita copia de seguridad.6) Corrige.7) Iniciala.8) Firma.9) Archiva copia de seguridad.10) Eleva al Director General de Administración.11) Aprueba y firma.12) Debe aprobar o no el Director Nacional.13) Aprueba y firma.14) Devuelve al D.A.C.15) Conector.16) Edita un ejemplar para cada receptor.17) Conector. Rescata notas y agrega.18) Firma.19) Remite todos los ejemplares.20) Firma.21) Compila manual.22) Recibe y archiva.23) Remite a los receptores.-
15/09/95 007
INSTRUCTIVOS 01
24) Reciben.25) Compilan manual.26) Firman, formulan sugerencias.27) Remiten a División Control Legal (Normas y Antecedentes).28) Verifica la recepción de instructivos.29) Envía juego a División Secretaría.30) Remite al receptor.31) Conector.32) Se formulan o no sugerencias.33) Analiza sugerencias.-
15/09/95 008
INSTRUCTIVOS 01
- Manual de Procedimientos de la D.G.A..
- Instructivos.
5.2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA D.G.A..
1. Definición: Será una fuente de información que permanentemente actualizada facilitará
al personal la correcta ejecución de las tareas normativizadas, regulando asimismo la
participación de los distintos sectores de la organización, así como también de entes
externos cuando resulte pertinente.
2. Contenido: El Manual de Procedimientos de la D.G.A. se conformará con la compilación
sistemática de Instructivos e Indices que de conformidad a las presentes normas de
procedimiento emitirá la Dirección de Auditoría Contable, cuyo contenido serán los
procedimientos que implemente la Dirección General de Administración a través de la citada
Dirección.
3. Objetivo: Tendrá como finalidad condensar en un cuerpo orgánico la totalidad de los
procedimientos que se implementen en ámbito de la Dirección General de Administración y
Divisiones Administrativas tendiente a la normalización, actualización y localización de
normas, circuitos, sistemas, registros y controles de la actividad económica, financiera y
patrimonial de la Repartición y aspectos conexos.
4. Responsabilidad: La Dirección de Auditoría Contable será la responsable de su
elaboración y actualización permanente. Cada una de las dependencias mencionadas en el
Anexo (Punto 5.5.1) serán responsables de conformar un ejemplar debidamente actualizado
de acuerdo a las normas que se establecen por el presente Instructivo y al detalle siguiente:
- Dirección y Subdirección Nacional: Las Secretarías Ayudantías.
- Direcciones Generales del Cuerpo Penitenciario y del Régimen Correccional:
respectivas Secretarías.
- Dirección General de Administración: Las Divisiones con dependencia directa.
Sus
15/09/95 009
INSTRUCTIVOS 01
- Dirección de Contaduría: Todas sus Divisiones.- Dirección Auditoría Contable: Sección Normas y Antecedentes de la División Control Legal.
- Direcciones de Unidades, Organismos o Servicios: Las Divisiones Administrativas y en caso
de no contar con éstas serán responsables de conformar el manual los sectores de
secretarías.
5. Alcance de los Procedimientos: El alcance de los procedimientos comprendidos en el
Manual de Procedimientos de la D.G.A. estará determinado en el Instructivo particular que
los regule.
6. Fecha de Vigencia: La conformación del manual de procedimientos de la D.G.A.
comenzará a regir a partir del 01-12-95 sin perjuicio de la vigencia de cada procedimiento en
particular indicada en el respectivo Instructivo.
7. Actualización: El manual de Procedimientos de la D.G.A. será de actualización
permanente a través de la incorporación de Instructivos que se agregarán o reemplazarán a
los ya incorporados de conformidad al ordenamiento o reordenamiento que dispondrá la
Dirección de Auditoría Contable.
8. Criterios de Cumplimiento: Los criterios de cumplimiento de los procedimientos
normados en el Manual de Procedimientos de la D.G.A. será establecido en cada Instructivo
en particular.
9. Instrucciones:
9.1. Estructura: El Manual de Procedimientos Administrativo será de hojas removibles e
intercambiables y se ordenará de la forma siguiente:
- Instructivos
- Indices (numérico y temático).
1) Instructivos: Contendrán los procedimientos normatizados de acuerdo a las presentes
disposiciones.
2) Indices:
a) Numérico: Su ordenamiento respetará la secuencia con que se presentan en el Manual
los Temas, Subtemas y Formularios.
15/09/95 010
INSTRUCTIVOS 01
9.2. Codificación: La codificación del Manual de Procedimientos de la D.G.A. será
establecida en forma paulatina por la Dirección de Auditoría Contable en la oportunidad de
reformular los instructivos ya dictados
1) Criterio de Codificación: Adoptará el criterio siguiente:
- Tema.
- Subtema
- Formularios.
a) Tema: Será la proposición, denominación o título que servirá de asunto o materia tratada
en el Instructivo.
b) Subtema: Individualizará la parte o porción del Tema tratado en cada Instructivo en
particular. De tal manera el Tema podrá contener varios Subtemas.
c) Formulario: Será el elemento base insustituible de las operaciones de informaciones
formales existentes dentro y fuera de cada área, es decir es la materialización de las
comunicaciones internas y externas de la organización.
2) Numeración: Se utilizarán siete dígitos. Cada uno de ellos tendrá un valor determinado,
o sea que serán dígitos significativos y no secuenciales, según la descripción siguiente:
Los Tres primeros dígitos representarán al Tema.
Los Dos dígitos siguientes separados entre guiones (-) representarán al Subtema
componente del Tema codificado con los Tres primeros dígitos.
Los Dos dígitos restantes identificarán cada uno de los formularios que intervienen en
el procedimiento.
A efectos de clarificar el esquema de codificación anteriormente expuesto a continuación se
expone un breve ejemplo.
- TEMA
- SUBTEMA
- FORMULARIO
O02-00-00 = Registro de Bienes de Uso.
O02-01-00 = Altas - Transferencias - Bajas.
002-01-01 = Parte de Novedades División
Suministros.
002-01-02 = Anexo "E" Listado de Novedades
Patrimoniales.
002-01-03 = Formulario Nro. 182 "E" Anverso.
002-01-04 = Formulario Nro. 182 "E" Reverso.
3) Codificación del Tema "Manual de Procedimientos de la D.G.A." y de los
Subtemas "Instructivos", "Indice Numérico" e "Indice Temático":
-
TEMA
SUBTEMA
SUBTEMA
SUBTEMA
001
- Manual de Procedimientos De la D.G.A..
001-01- Instructivo sobre Instructivos.
000-02- Indice Numérico.
001-03- Indice Temático.
15/09/95 011
INSTRUCTIVOS 01
5.2.2. INSTRUCTIVOS.
1. Definición: Los procedimientos que conformarán el Manual de Procedimientos de la
D.G.A. serán dictados mediante Instructivos que emitirá la Dirección de Auditoría Contable de
conformidad a las atribuciones conferidas por Decreto Nº 2814/92 de consuno con las
Resoluciones Nros. 1327/93 y 1158/94 y con arreglo a las presentes normas.
2. Aprobación: Los Instructivos serán aprobados por el Director General de Administración
"ad referéndum" del Director Nacional. Cuando el Instructivo modifique, sustituya o deje sin
efecto procedimientos aprobados por resolución de la Dirección Nacional u otra norma de
mayor jerarquía, previo a su aprobación deberá tramitarse la correspondiente derogación.
Cuando los procedimientos afecten derechos subjetivos o intereses legítimos de agentes o
terceros el Instructivo deberá contar con la aprobación previa de la Dirección Nacional.
3. Eficacia: Los Instructivos producirán sus efectos a partir de su recepción y entrarán en
vigencia desde la fecha que ellos determinen, sin necesidad de publicación previa, siendo
aplicable a este respecto el art. 104 del Decreto Nº 1759/72 (t.o. 1991) Reglamento de la
Ley Nacional de Procedimientos Administrativos, salvo que afecte derechos subjetivos o
intereses legítimos o de alguna manera se reputen de interés para el personal o terceros en
cuyos casos deberán publicarse o notificarse a través de boletín público u otro medio de
notificación.
4. Aprobación Definitiva: Los Instructivos aprobados por el señor Director General de
Administración "ad-referéndum" del señor Director Nacional serán aprobados en forma
definitiva por esta última Autoridad en oportunidad de cada ordenamiento o reordenamiento
de Instructivos e Indices emitidos.
5. Estructura: La estructura de los Instructivos se adaptará a Normas IRAM para la emisión
de manuales de procedimientos. Se integrará de la forma siguiente:
- Carátula
- Normas de Procedimiento
5.1. Carátula: Será la página primera del Instructivo. En el margen superior derecho
consignará el Tema y Código del Tema y abajo de los mismos el Subtema y Código
correspondiente. A continuación se describirán los puntos siguientes:
1) Contenido: Contendrá la enunciación de la norma de procedimiento que trata el
Instructivo.
2) Objetivos: Explicitará los propósitos de la aplicación del mismo.
3) Responsabilidad: Indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento.
15/09/95 012
INSTRUCTIVOS 01
4) Alcance de los Procedimientos: Indicará las circunstancias en las que deba aplicarse el
procedimiento, determinando los sectores de aplicación.
5) Normas de Procedimiento: Consignará la inclusión de las secciones que contiene.
6) Verificación y Asesoramiento: Señalará el sector responsable de efectuar la
verificación del cumplimiento y asesorar sobre su empleo.
7) Fecha de Vigencia: Consignará la fecha desde la cual es obligatorio el cumplimiento y/o
aplicación del contenido del Instructivo.
8) Cantidad de Páginas: Indicará la cantidad de páginas con que cuenta el Instructivo.
5.2. Normas de Procedimiento : Se integrará con las siguientes secciones:
-
Cursograma
Definiciones Básicas
Normas de Tramite
Formularios
Anexos
Indice
1) Sección Cursogramas: Representarán gráficamente los procedimientos comprendidos
en la norma (para su confección se seguirán pautas establecidas en Normas IRAM 34501 y
34502). Excepcionalmente, cuando se implementen procedimientos de urgencia, transitorios
o parciales o concurra cualquier otra causa que, a juicio de la Dirección de Auditoría
Contable, justifique la no inclusión de cursogramas, podrá emitirse el Instructivo sin los
mismos aclarando que las normas de procedimiento no contienen cursogramas, los cuales,
sin embargo, deberán agregarse una vez superada las circunstancias aludidas.
a) Descripción de Acciones: Describirán sintéticamente las acciones establecidas en el
cursograma en el orden previsto en este.
2) Sección Definiciones Básicas: Contendrán las nociones, conceptos definiciones o
disposiciones que se consideren básicas para la correcta interpretación o aplicación de los
procedimientos reglados por el Instructivo.
3) Sección Normas de Trámite: Describirán la secuencia o pasos de los procedimientos.
a) Orden Secuencial: Los procedimientos se describirán de manera tal que permitan la
perfecta individualización de la totalidad de niveles y secuencias o pasos intervinientes en los
mismos. Se posicionará primeramente en el sector correspondiente al nivel de división
indicando entre paréntesis el código de abreviación del nivel jerárquico inmediato superior
del cual depende (Unidad, departamento, dirección, dirección general o dirección nacional).
Luego se deberán identificar los distintos niveles decrecientes hasta llegar a la mayor
15/09/95 013
INSTRUCTIVOS 01
desagregación posible de iniciación o continuación de secuencias o pasos (sección, mesa o
unidad elemental). Se deberá agotar todas y cada una de las secuencias o pasos que se
desarrollan en cada uno de los diversos niveles que participan del procedimiento. Esta
descripción se hará siempre que aparezcan nuevos niveles secuencias o pasos por más
mínimos que resulten.
b) Ordenamiento de las Acciones: Las secuencias o pasos se consignarán precedidos de
la o las acciones que contienen.
4) Sección Formularios: Contendrán las instrucciones y referencias para la utilización de
todos los documentos y comprobantes que circulen dentro de los distintos sectores, sus
diseños, especificaciones y modelos de llenado (respetarán Normas IRAM 34503).
a) Modelo: Se agregará el modelo del formato y diseño del formulario utilizando dígitos
numéricos o alfabéticos entre paréntesis en los distintos sectores o columnas para permitir la
ubicación en las instrucciones de su llenado.
b) Especificación: Se consignará si deberán ser habilitados, prenumerados, preimpresos,
de hojas sueltas, en block, talonarios, formularios continuos, etc.
c) Utilización: Se indicará para que se usará, cantidad de ejemplares y destino de los
mismos.
d) Instrucciones: Se instruirá acerca de la forma de su llenado.
5) Sección Anexos: Contendrá las tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación normal
de los procedimientos, análisis de casos límites para la aplicación de procedimientos, que se
consideren necesarios.
6) Sección Indice: Los índices serán numéricos, se ubicarán al final del Instructivo y
abarcarán hasta la máxima desagregación que se encuentre titulada o cuente con
denominación. Contendrá los siguientes índices:
- de Carátula
- de Cursogramas
- de Definiciones Básicas.
- de Normas de Trámite.
- de Formularios.
- de Anexos.
- de Indices.
7) Alternativas: Cuando resulte necesario o conveniente se podrá utilizar las alternativas
siguientes:
a) Concepto: Para las aclaraciones previas, esenciales o adicionales a los pasos o
secuencias de los procedimientos.
b) Glosario: Para la definición de los términos técnicos utilizados en el Instructivo.
15/09/95 014
INSTRUCTIVOS 01
c) Referencias Cruzadas: Para posibilitar la localización de los temas que comprende el
instructivo y que se hallan desarrollado en otros instructivos o manuales.
d) Normas Transitorias: Para enunciar las disposiciones que tendrán ese carácter.
e) Normas Comunes: Para consignar las disposiciones que resulten comunes a otras
secciones, puntos, subpuntos o apartados
f) Normas Complementarias:
complementarias.
Para
indicar
las
disposiciones
que
resulten
8) Disposición de Títulos: Los títulos de las Secciones de las normas de procedimientos
serán puntualizados utilizando dígitos numéricos separados por un punto (.) y resaltados. Su
denominación se escribirá todo en mayúsculas y resaltado. Serán significativos y no
secuenciales de conformidad al orden siguiente:
-
5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO.
5.1. CURSOGRAMAS.
5.4. FORMULARIOS.
5.5. ANEXOS.
5.6. INDICES.
a) Apertura: Cada sección podrá contener las aperturas siguientes:
- Punto
- Subpuntos
- Apartados.
b) Punto: Representará la primera apertura. En el título se utilizará un dígito numérico que
se colocará a continuación del último que identifica a la sección separado y seguido por un
punto (.). Su denominación se escribirá todo en mayúsculas y resaltado.
c) Subpuntos: Representarán hasta dos aperturas susbsiguientes. Se inciará junto al
margen izquierdo utilizando dígitos numéricos arábigos, separados y seguidos por un punto
(.). Siempre contarán con denominación que se escribirá con mayúscula e irá todo resaltado.
d) Apartados: Los Puntos y Subpuntos podrán a su vez abrirse en apartados. Se podrán
utilizar indistintamente dígitos numéricos o alfabéticos (minúscula o mayúscula) o en forma
combinada según la necesidad de desagregación. Se escribirán junto al margen izquierdo
seguidos por el signo de cierre de paréntesis y si se utilizare título o denominación irán con
mayúsculas y resaltado.
6. Presentación: El Instructivo se presentará de la manera siguiente:
15/09/95 015
INSTRUCTIVOS 01
1) Formato de Página: Se utilizarán hojas que respondan al formato IRAM A-4 (210 mm x
297 mm). Se escribirán en anverso y reverso y serán removibles, conteniendo las siguientes
medidas en sus respectivos márgenes:
a) Anverso: Superior: 1 cm.
Inferior: 1 cm.
Derecho: 1 cm.
Izquierdo:2,5 cm.
b) Reverso: Superior: 1 cm.
Inferior: 1 cm
Derecho: 2,5 cm.
Izquierdo:1 cm.
2) Identificación de Páginas: En el margen superior derecho de cada página se repetirá
el Tema y Subtema del Instructivo con sus codificaciones.
3) Numeración de Páginas: Las páginas se numerarán correlativamente en el borde
inferior derecho partiendo del 001.
4) Indicación de Fechas: Se indicarán las fechas siguientes:
a) Fecha de Vigencia: Se indicará en la Carátula de conformidad con lo establecido en el
Punto 5.2.2. Subpto 5.1. Ap. 7.
b) Fecha de Emisión: Se indicará al pié de cada página en la misma
línea que el número de página, a fin de identificar las distintas ediciones o modificaciones
que contiene la norma.
7. Actualización: La derogación, sustitución o modificación al Instructivo se implementarán
con arreglo al procedimiento siguiente:
1) Derogación o sustitución: El Instructivo derogatorio o sustitutivo reemplazará
directamente y en su totalidad al anterior.
2) Modificación: Para la modificación se procederá de la forma siguiente:
a) Se enviará el nuevo instructivo, en Soporte Magnético (CD) incluyendo una Constancia de
Distribución y Recepción en papel, en la cual se indicará las páginas que se modifiquen o
agreguen. En el mismo ya estaran reemplazadas las que correspondan a dicha modificación.
b) Al pié de página consignará la nueva fecha de emisión que regirá la actualización
efectuada.
15/09/95 016
INSTRUCTIVOS 01
c) Las hojas modificatorias reemplazarán directamente a las modificadas.
d) Excepcionalmente, podrá utilizarse barra (/) para la agregación sucesiva de páginas
modificatorias cuando se considere conveniente no alterar el orden correlativo de hojas.
8. Distribución y Recepción: La distribución de los Instructivos se llevará a cabo mediante
la Constancia de Distribución y Recepción agregando copia del CD correspondiente a dicha
modificación, cuyo modelo se prevee en el anexo (punto 5.5.3). La recepción por parte de las
dependencias descriptas en el Anexo (Punto 5.5.1.) será comunicada por medio de la
mencionada costancia de Distribución y Recepción, a la cual se le agregarán en caso de
existir sugerencias que merece el Instructivo, las cuales podrán ser consideradas por la
9. Ordenamiento o Reordenamiento de Instructivo e Indices: Periódicamente la
Dirección de Auditoría Contable procederá a ordenar o reordenar los Instructivos emitidos. En
dicha oportunidad los Instructivos ordenados o reordenados serán sometidos a la aprobación
definitiva por parte del señor Director Nacional.
15/09/95 017
INSTRUCTIVOS 01
15/09/95 018
INSTRUCTIVOS 01
5.3.1. TRAMITE DE ELABORACION DE INSTRUCTIVOS.
1. Dirección de Auditoría Contable.
1.1. Director:
1) Selección de Tema y Subtema: El Director de Auditoría Contable seleccionará el tema
y Subtema/s a tratar en cada Instructivo.
2) Asignación del Grupo de Trabajo e Instrucción de Tareas: Asignará al personal de
la dirección a su mando que se encargará de su tratamiento y dará a los mismos las
instrucciones técnicas y demás indicaciones sobre las tareas a realizar que resulten
necesarias a esos fines (objetivos, relevamientos, análisis de casos límites. puntos de control,
etc.).
1.2. Grupo de Trabajo:
1) Tareas: Desarrollará las tareas con arreglo a las instrucciones e indicaciones recibidas.
2) Elaboración de Anteproyecto de Instructivo: Elaborará el anteproyecto de
Instructivo sobre el Tema y Subtema/s seleccionados.
3) Confección de Otros Elementos: Además confeccionará anteproyectos de nota
elevación, de providencia de aprobación; de notas de comunicaciones a la SIGEN y UAI y
Constancia de Distribución y Recepción, a su vez la División Control Sistemas tendrá a su
cargo la confección y modificación del proceso de envio y elaboración del CD
correspondiente, independientemente de lo que le compete a la Seccion Despacho (D.A.C) .
4) Elevación: Someterá a consideración del Director de Auditoría Contable el anteproyecto
de instructivo juntamente con los demás elementos.
1.3. Director:
1) Control: Controlará el anteproyecto de Instructivo y demás elementos acompañados.
2) Errores Formales o Sustanciales: En caso de advertir errores formales o sustanciales
devolverá al grupo de trabajo para su
15/09/95 019
INSTRUCTIVOS 01
reelaboración, con las instrucciones o indicaciones que estime pertinentes.
3) Orden de Impresión: Cuando estuviese de acuerdo ordenará a la División Control de
Sistemas la impresión del mismo conjuntamente con la elaboración del CD. Correspondiente
quien una vez aprobado lo remitira impreso a la Sección Despacho.
1.4. División Control de Sistemas
1) Impresión: Imprimirá los ejemplares siguientes:
-
Proyecto de Nota Elevación (original y copia).
Proyecto de Providencia de Aprobación (original)
Proyecto de Nota de Comunicación a SIGEN (original y copia).
Proyecto de Nota de Comunicación a UAI (original y copia).
Constancia de Distribución y Recepción (original).
Proyecto Instructivo (original).
2) Copia CD: Realizara la Copia del CD. Correspondiente, conteniendo:
- Proyecto Instructivo (original).
3) Memoria: Guardará copia en memoria del sistema computarizado de la Sección.
4) Copia de Seguridad: Editará una copia de seguridad en CD. para ser conservada por el
Director de Auditoría Contable.
5) Prosecución del Trámite: Entregará la impresión y copia del CD al grupo de trabajo
para su control.
1.4. Sección Despacho: Será la encargada de la recepción formal de la impresión
acompañada por su CD, provenienente de la División Control de Sistemas y presentación
para su posterior remisión a los organos competentes.
1.5. Grupo de Trabajo:
1) Control: Controlará la impresión y presentación, como así también la documentación
copiada en CD.
2) Defectos o Errores: En caso de advertir defectos o errores de impresión o presentación
o configuración devolverá a la División Control de Sistemas para su correccion.
3) Prosecución del Trámite: Cuando no se adviertan defectos o errores entregará todo al
Director de Auditoría Contable.
1.6. Director:
15/09/95 020
INSTRUCTIVOS 01
1) Inicial:
a) Providencia de Aprobación (original).
b) Proyectos de Notas de comunicaciones a SIGEN y UAI (original y copia).
c) Al anverso del Formulario de Distribución y Constancia de Recepción (original).
d) Proyecto de Instructivo (original).
e) Copia del CD incluyendo el Proyecto del Instructivo (Original).
2) Firma y Desglose: Firmará Nota Elevación (original y copia) y desglosará la copia
incluyendo el CD. que entregará a la Sección Despacho para su archivo.
3) Archivo de copia de Seguridad: La División Control de Sistems, archivará copia de
seguridad en CD.
4) Elevación: Entregará al Director General de Administración para su aprobación
1.7. Sección Despacho: Archivo: Archivará copia de Nota de Elevación en el archivo de la
Sección, incluyendo copia del Instructivo en CD.
5.3.2. TRAMITE DE APROBACION DE INSTRUCTIVOS.
1. Director General de Administración.
1) Aprobación: Aprobará el Instructivo.
2) Firma:
a) Providencia de Aprobación (original).
b) Nota de comunicación a SIGEN (original y copia)
c) Nota de comunicación a UAI (original y copia).
d) Al anverso de la Constancia de Distribución y Recepción (original).
e) Instructivo con su respectiva copia en CD. (original).
3) Devolución: Devolverá a la Dirección de Auditoría Contable.
4) Elevación: Elevará al señor Director Nacional cuando el Instructivo deba ser aprobado
por éste.
15/09/95 021
INSTRUCTIVOS 01
5.3.3. TRAMITE DE DISTRIBUCION DE INSTRUCTIVOS.
1. Dirección de Auditoría Contable.
1.1. Sección Despacho:
1) Desglose y Archivo Transitorio: Desglosará y archivará transitoriamente los
antecedentes siguientes:
a) Nota de comunicación a SIGEN (original).
b) Nota de comunicación a UAI (original).
2) Archivo: Archivará definitivamente en carpeta o bibliorato destinado al efecto los
antecedentes siguientes:
a) Nota de elevación (original)
b) Providencia de aprobación (original).
c) Copia de Nota de comunicación a SIGEN.
d) Copia de Nota de comunicación a UAI.
e) Constancia de Distribución y Recepción (original)
f) Instructivo con su respectiva copia en CD. (original).
1.2. División Control de Sistemas:
1) Edición: Editará ejemplares de Constancia de Distribución y Recepción e Instructivos
para ser remitidos a cada uno de las dependencias descriptas en el Anexo (Punto 5.5.1.).
Adjuntara un ejemplar de Constancia de Distribución y Recepción a un ejemplar de
Instructivo formando juegos individuales anexando en sobre el CD con el Instructivo Original,
y entregará al Director de Auditoría Contable para su firma.
1.3. Director. Firmará las Constancias de Distribución y devolverá a Sección Despacho.
1.4. Sección Despacho:
1) Distribución Interna: Entregará un juego de Constancia de Distribución y Recepción e
Instructivo incluyendo la copia del CD a la División Control Sistemas - para la compilación del
Manual de Procedimientos de la D.G.A, quien una vez impreso lo remitira la la División
Control Legal Sección Normas y Antecedentes, para su control de forma.
2) Agregación de Notas de Comunicación a SIGEN y UAI:
a) Antepondrá el original archivado transitoriamente con Nota de comunicación a SIGEN a un
juego de ejemplares de Constancia de Distribución y Recepción e Instructivo con su
respectiva copia en CD.
15/09/95 022
INSTRUCTIVOS 01
b) Idéntico procedimiento se seguirá con respecto al original de Nota de comunicación a UAI
archivado transitoriamente.
3) Remisión: Pasará, bajo libro de entrega de expedientes agragando copia del Instructivo
en CD a la División Secretaría para su remisión a cada una de las dependencias indicadas en
el Anexo.(Puntos 5.5.1 y 5.5.2).
1.4. División Control de Sistemas
1) Desglose y Compilación: Desglosará la Constancia de Distribución y Recepción y
compilará el Instructivo en el Manual de Procedimientos de la D.G.A. copia en CD. y en papel
que llevará la Dirección de Auditoría Contable interpolándolo de acuerdo al Tema y
Subtema/s que regula con su respectiva codificación, el mismo se realizará en CD. y una
copia en papel para su posterior archivo en la Direccion de Auditoria Contble.
2) Constancia de Distribución y Recepción: Devolverá firmado al dorso la Constancia de
Distribución y Recepción a la Sección Despacho para su archivo.
1.5. División Control Legal - Sección Normas y Antecedentes:
1) Control de Forma:
Recibirá de la División Control de Sistemas el Instructivo y la respectiva copia del CD para
realizar el control de forma correspondiente, una vez realizado pasará al Director de Auditoria
Contable para la prosecución del tramite, en caso de tener discrepancias devolverá al equipo
de trabajo.
1.6. Sección Despacho: Archivo de Constancia de Distribución y Recepción:
Archivará definitivamente juntamente con los antecedentes enunciados en el presente Punto
Subpto. 1.1. Ap. 2), la Constancia de Distribución y Recepción (firmada en el anverso por el
Director de Auditoría Contable y al dorso por la División Control Legal -Sección Normas y
Antecedentes).
2. División Secretaría: Remitirá a cada una de las dependencias enunciadas en el Anexo
(Punto 5.5.1.) un juego de ejemplares de Constancia de Distribución y Recepción e
Instructivo en CD. unicamente. A los organismo de control (SIGEN y UAI Punto 5.5.2.)
remitirá los juegos acompañados de las respectivas notas de comunicación.
5.3.4. TRAMITE DE RECEPCION DE INSTRUCTIVOS.
1. Dependencias Enunciadas en el Anexo (Punto 5.5.1):
1) Recepción y Desglose: Recibirán un juego de Constancia de Distribución y Recepción
firmada al anverso por el Director de Auditoría Contable e Instructivo en CD. y procederán
al desglose de dicha Constancia.
2) Compilación: Imprimirán el instructivo recibido en CD. y compilarán en el Manual de
Procedimientos de la D.G.A., interpolándolo de acuerdo al Tema y Subtema/s que regula con
su respectiva codificación.
3) Firma y Sugerencias: Firmarán al dorso de la Constancia de Distribución y Recepción y
en su caso, consignarán las sugerencias sobre el cumplimiento o interpretación que merezca
el Instructivo.
15/09/95 023
INSTRUCTIVOS 01
4) Envio: Remitirán firmada al dorso la Constancia de Distribución y Recepción a la
2. Dirección de Auditoría Contable:
2.1. Sección Despacho: Recepción y Entrega: Recibirá las Constancias de Distribución y
Recepción firmadas al dorso y enviadas por las dependencias enunciadas en el Anexo (Punto
5.5.1.) y la entregará a la División Control Legal - Sección Normas y Antecedentes.
2.2. División Control Legal - Sección Normas y Antecedentes:
1) Control: Controlará la recepción del Instructivo por parte de cada una de las
dependencias descriptas en el Anexo (Punto 5.5.1.), a través de la verificación de las
Constancias de Distribución y Recepción firmadas al dorso. En caso de advertir que algún
destinatario no ha recibido el Instructivo se ocupará de la efectiva remisión y recepción.
2) Archivo: Archivará definitivamente las Constancias de Distribución y Recepción.
3) Sugerencias: En caso de surgir sugerencias consignadas por los destinatarios del
Instructivo la someterá a consideración del Director de Auditoría Contable.
2.3. Director: Análisis: Analizará la procedencia o viabilidad de las sugerencias expuestas y
de estimarlo pertinente ordenará al grupo de trabajo la actualización del Instructivo emitido o
la elaboración de otro que las contemple.
3. Recepción por parte de los Organismos de Control: Las constancias de entrega del
juego de ejemplares de Nota de Comunicación respectiva, Constancia de Distribución y
Recepción e Instructivo a SIGEN y UAI estarán a cargo de la División Secretaría.
15/09/95 024
INSTRUCTIVOS 01
5.3.5. CONCEPTOS:
1) De Nota de Elevación: El proyecto de Instructivo será precedido de una nota elevación
(original y copia) al Director General de Administración que contendrá un comentario suscinto
del Tema, Subtema y contenido del Instructivo, con mención sintética de las razones que
motivan su emisión, objetivo y resultados esperados, como de otros aspectos que se estimen
conveniente poner de especial relieve. Cuando se trate de actualización se consignará
expresamente el Tema y Subtema que se derogará, sustituirá o modificará, consignándo
expresamente los párrafos o puntos del Tema y Subtema que se actualiza y las hojas que
deberán agregarse o reemplazarse. Será firmada por el Director de Auditoría Contable.
2) De Providencia de Aprobación: Establecerá la aprobación "ad referéndum" del Director
Nacional del Instructivo, indicando Tema y Subtema que regula o actualiza. Será firmada por
el Director General de Administración.
3) De Constancia de Distribución y Recepción: Establecerá la comunicación formal a las
distintas dependencias enunciadas en el Anexo Punto 5.5.1 , indicando el Tema y Subtema
del Instructivo y el asunto tratado en el mismo. Cuando se trate de actualización de un
Instructivo anterior consignará expresamente el Instructivo que deroga, sustituye o modifica
consignándo las hojas que deberán agregarse o reemplazarse. Será numerada por la sección
despacho (D.A.C.) en forma correlativa y cronológica. El original será firmado por el Director
General de Administración y archivado en la Dirección de Auditoría Contable. Los ejemplares
que se remitan a los destinatarios serán firmados por el Director de Auditoría Contable,
revistiendo el carácter de certificación de la aprobación del Instructivo y su distribución.
En su reverso, los destinatarios confirmarán la recepción del Instructivo. Será firmada por el
responsable de conformar el Manual de Procedimientos de la D.G.A. pudiendo dejar
constancia de las sugerencias que el mismo merece, y enviadas a la Dirección de Auditoría
Contable que las archivará definitivamente, previo análisis y consideración de las
sugerencias, si las hubiere.
4) De Propuesta de Instructivo: Las distintas areas que componen la Dirección General
de Administración deberán proponer las normas de procedimientos que estimen inherentes a
su ámbito, para lo cual elaborarán anteproyecto de Instructivo con sujeción a las
disposiciones del presente debiéndolo someter a consideración de la Dirección de Auditoría
Contable.
5) De los ejemplares: los instructivos se distribuirán a las distintas dependencias mediante
ejemplares impresos o magneticos o cualquier otro medio informatico. Cuando se trate de
medios magneticos la Dirección de Auditoría Contable utilizará diskettes de alta de densidad
de 3.5" con una capacidad de 1.44 MB que los usuarios deberán devolver junto con la
constancia de distribución y recepción, debiendo, en caso de daño, reponer uno de iguales
caracteristicas sin uso.
01/09/97 025
INSTRUCTIVOS 01
01/09/97 026
INSTRUCTIVOS 01
5.5. ANEXOS.
5.5.1. NOMINA DE DEPENDENCIAS QUE DEBERAN CONFORMAR EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTO.
1. Dirección de Secretaría General (D.S.G.)
2. Dirección de Contaduría.(D.C)
3. Dirección de Auditoría Contable.(D.A.C.)
4. División Secretaría.
5. División Contrataciones.
6. División Tesorería.
7. División Suministros.
8. División Contabilidad Patrimonial.
9. Dirección de la Cárcel de Encausados de la Capital Federal (U.1)
10. Dirección del Instituto de Detención de la Capital Federal
(U.2).
11. Dirección del Instituto Correccional de Mujeres (U.3).
12. Dirección de la Colonia Penal de Santa Rosa (U.4).
13. Dirección de la Colonia Penal "Subprefecto Miguel Rocha" (U.5).
14. Dirección del Instituto de Seguridad y Resocialización (U.6)
15. Dirección de la Prisión Regional del Norte (U.7).
16. Dirección de la Prisión Regional del Sur (U.9).
17. Dirección de la Cárcel de Formosa (U.10).
18. Dirección de la Colonia Penal de Presidencia Roque Saénz Peña
(U.11).
19. Dirección de la Colonia Penal de Viedma (U.12).
20. Dirección del Instituto Correccional de Mujeres "Nuestra Señora
del Carmen" (U.13).
21. Dirección de la Cárcel de Esquel (U.14).
01/09/97 027
INSTRUCTIVOS 01
22. Dirección de la Cárcel de Rio Gallegos (U.15).
23. Dirección de la Prisión de la Capital Federal (U.16).
24. Dirección de la Colonia Penal de Candelaria (U.17).
25. Dirección de la Colonia Penal de Ezeiza (U.19).
26. Dirección del Servicio Psiquiátrico Central de Varones (U.20).
27. Dirección del Centro de Tratamiento de Enfermedades de Alta
Complejidad (U. 21).
28. Instituto Federal para Jovenes Adultos (U.24).
29. Dirección del Instituto Correccional Abierto de General Pico
(U.25).
30. Dirección del Instituto "Dr. Juan Carlos Lando" (U.26).
31. Dirección del Servicio Psiquiátrico Central de Mujeres (U.27).
32. Dirección del Centro de Detención Judicial (U.28).
33. Dirección de Instituto de Menores "Dr Julio Antonio Alfonsín"
(U.30).
34. Centro de Detención Federal de Mujeres "Nuestra Señora del
Rosario de San Nicolas" (U.31)
35. Dirección del Centro de Detención Judicial (U.32).
36. Escuela Penitenciaria de la Naciona "Dr. Juan J. O'CONNOR"
37. Academia Superior de Estudios Penitenciarios.
5.5.2.- ORGANISMOS A LOS CUALES DEBERAN COMUNICARSE LA EMISION DE
INSTRUCTIVOS.
1.- Unidad de Coordinación de la Sindicatura General de la Nación.
(S.I.G.E.N.)
2.- Unidad de Auditoría Interna del Servicio Penitenciario Federal.
(U.A.I.)
01/09/97 028
INSTRUCTIVOS 01
5.5.3. MODELO DE CONSTANCIA DE DISTRIBUCION Y RECEPCION.
CONSTANCIA DE DISTRIBUCION Y RECEPCION Nº:
PRODUCIDO POR DIRECCION GENERAL DE ADMNISTRACION -DIRECCION DE
AUDITORIA CONTABLE
PARA CONOCIMIENTO DE:
ASUNTO:
Tema:
Subtema:
Fecha de vigencia:
Cantidad de Páginas:
OBSERVACIONES:
NOTA: SE ADJUNTA DISKETTE CD. DE DATOS
PROGRAMA AUTO INSTALADOR E INSTRUCCIONES DE ACCESO A LOS
INSTRUCTIVOS
Los usuarios deberán devolver junto a la presente constancia de distribución y
recepción, el CD. enviado, debiendo en caso de daño, reponer un CD. virgen.
FIRMA DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION
01/09/97 029
INSTRUCTIVOS 01
CONFORMIDAD DEL RECEPTOR.
Unidad Organismo o Servicio:
Fecha:
Sello y Firma del Responsable
SUGERENCIAS:
Sello y Firma del Responsable
01/09/97 030
INSTRUCTIVOS 01
5.6. INDICE
- CARATULA
PAG.001
- 5.1. CURSOGRAMAS
5.1.1. Trámite para la elaboración de Instructivos
PAG.003
- 5.2. DEFINICIONES BASICAS
5.2.1. Manual de Procedimientos de la D.G.A.
PAG.009
5.2.2. Instructivos
PAG.012
- 5.3. NORMAS DE TRAMITE
5.3.1. Trámite de Elaboración de Instructivos
PAG.019
5.3.2. Trámite de Aprobación de Instructivos
PAG.021
5.3.3. Trámite de Distribución de Instructivos
PAG.021
5.3.4. Trámite de Recepción de Instructivos
PAG.023
5.3.5. Conceptos
PAG.025
- 5.5. ANEXOS
5.5.1. Nómina de Dependencias que deberán
conformar el Manual de Procedimientos.
PAG.027
5.5.2. Organismos a los cuales deberá comunicarse
la emisión de Instructivos
PAG.028
5.5.3. Modelo de Constancia de Distribución
y Recepción.
PAG.029
- 5.6. Indice
PAG.031
01/09/97 031
INSTRUCTIVOS 01
01/09/97 032

Instructivos - Dirección General De Administración

Transcripción

Documentos relacionados

9. redes y construcciones ltda.

INSTRUCTIVO: PERÍODO DE RECUPERACIÓN ASUNTO: Normas