INFORME DE AUDITORíA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

Transcripción

INFORME DE AUDITORíA
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES EN LIQUIDACiÓN
VIGENCIA 2012
CGR - CDSS - N°
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000
www.contraloria.gov.co
• Bogotá, D. C .• Colombia.
053
Contralora General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor
Carlos Felipe Córdoba Larrarte
Contralor Delegado Sector Social
Carlos Eduardo Umaña Lizarazo
Directora de Vigilancia Fiscal
Alba Lucía Londoño Suárez
Supervisor
Javier Martínez García
Integrantes Equipo Auditor
Eduardo López Sánchez - Responsable
Elizabeth García Reyes
Henry Sáenz Motla
Carlos l. Copete Vargas
Luís Emidio Rojas Novoa
Everardo Hernández Pardo
Jairo Bernardo Romero Márquez
Gerencias
Antioquia
Departamentales
Atlántico
Bolívar
Boyacá
Caldas
Caquetá
Guajira
Huila
Norte de Santander
Risaralda
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c.. Colombia'
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CONTRALORIA I.
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELEQADA
SECTOR SOCIAL
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
1
HECHOS RELEVANTES
2
DICTAMEN INTEGRAL
EN EL PERíODO AUDITADO
2.1
5
7
GESTiÓN Y RESUL TADOS
Gestión
2.1.1.1
Talento Humano
2.1.1.2
Presupuesto
2.1.1.3
Contratación
2.1.1.4
Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo
2.1.1.5
Gestión de la Liquidación
2.1.1.6
Procesos Judiciales
2.1.1.7
Derechos de Petición
2.1.1.8
Tutelas y Desacatos
2.1.1.9
Embargos y Remanentes
2.1.1.10
Aspectos Jurídicos
2.1.2
Resultados
2.1.2.1
Proceso de Entrega del Negocio de Pensiones a Colpensiones
2.1.2.2
Gestión de Activos
2.1.2.3
Créditos de Vivienda
2.1.3
Financiera
2.1.3.1
Opinión de los Estados Financieros
2.1.4
Legalidad
2.1.5
Evaluación de Control Interno
2.2
FENECIMIENTO DE CUENTA
2.3
RELACiÓN DE HALLAZGOS
13
13
14
14
14
14
15
15
3
RESULTADOS
16
3.1
3.1.1
EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS
Gestión
2.1.1
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.1.3
3.1.1.4
3.1.1.5
3.1.1.6
3.1.1.7
3.1.1.8
3.1.1.9
3.1.1.10
3.1.2
DE LA AUDITORíA
Talento Humano
Presupuesto
Contratación
Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo
Gestión de la Liquidación
Procesos Judiciales
Tutelas y Desacatos
Embargos y Remanentes
Aspectos Jurídicos
Resultados
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12
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13
16
16
16
20
21
29
35
36
52
59
70
73
83
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3.1.2.1
3.1.2.2
3.1.2.3
3.1.3
3.1.4
3.1.5
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CONTRALORIA! I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELEQADA
SECTOR SOCIAL.
Proceso de Entrega de Inventarios a Co/pensiones
83
Gestión de Activos
97
Créditos de Vivienda
······························
106
Financiero
Legalidad
Control Interno
108
129
137
4
ANEXOS ........................................................................•...........................
139
4.1
ESTADOS CONTABLES
140
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GENERAL
1
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REPÚBLICA
CONTRALORfA
DELEOADA
SECTOR SOCIAl.
HECHOS RELEVANTES EN EL PERíODO AUDITADO
Para el Instituto de Seguros Sociales en la vigencia 2012 se presentan dos (2)
situaciones: Hasta septiembre 28, funcionó como administradora del Régimen de
Prima Media -RPM- y a partir de esta fecha, con ocasión del Decreto 2013, actúa
como una Entidad en Liquidación.
Como administradora del régimen su responsabilidad comprendía desde la afiliación,
recaudo de aportes, reconocimiento y pago de pensiones. Como entidad en
liquidación las responsabilidades van dirigidas al adecuado proceso de liquidación y
la entrega en debida forma al manejo del régimen a Colpensiones.
A través del tiempo el ISS fue desarrollando actividades que le permitieron
consolidar varios negocios: IPS, EPS, Riesgos Profesionales y la Administración del
RPM.
./ Como Institución Prestadora de Servicios de Salud - IPS, administró 37
clínicas y 234 centros de atención ambulatoria, negocio que por inviabilidad
financiera se escinde y se crean siete Empresas Sociales del Estado - ESE,
que hoy ya no existen.
./ En relación con el negocio de Empresa Promotora de Salud - EPS, presentó
deficiencias en la prestación del servicio que llevaron a la suspensión del
respectivo certificado de funcionamiento, lo que trajo como consecuencia la
creación de la Nueva EPS S.A.
./ Respecto de la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, a través de
la Ley 1151 de 2007, se produce la cesión de activos, pasivos y contratos,
dándose el cambio de nombre a Positiva Compañía de Seguros.
./ Como Administradora del RPM, se le diagnosticaron problemas en aspectos
como: manejo de historias laborales, incremento en el número de
pensionados, disminución de afiliados y el agotamiento de las reservas
financieras, con el consecuente traslado de recursos de la Nación para el
pago de pensiones.
Ante esta situación se decidió la liquidación del ISS, tema sobre el cual se pronunció
el Ministro de Trabajo, de la siguiente manera: "Las razones por las cuales se consideró la
reorganización institucional del Régimen de Prima Media con Prestación Definida se sintetizaron en la búsqueda
de la eficiencia, la moralidad administrativa y la defensa de los derechos de los afiliados, por lo cual el Gobierno
Nacional dentro del Programa de Renovación de la Administración Pública que coordinaba el Departamento
Nacional de Planeación y con la participación de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y del entonces
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OIELI!GAOA
SECT'ORSOCIAL
Ministerio de la Protección Social, realizó una serie de análisis sobre la problemática que afectaba a las
administradoras de pensiones y otras entidades reconocedoras de pensión, concluyéndose que debían tomarse
medidas que garantizaran la unificación de criterios y que mejoraran los procesos que venían aplicándose, de tal
manera que se lograra avanzar en lo que a control y seguimiento se refiere, toda vez que se debía buscar la
superación de la vulnerabilidad y la fragmentación que enfrentaban las entidades por la dispersión que existía
antes de la Ley 100 de 1993 en el reconocimiento de pensiones .."
( ...)
La problemática que han enfrentado las entidades administradoras y reconocedoras de pensiones del sector
público del nivel nacional (Cajanal, Caprecom e ISS), incluyen aspectos como: (i) la recepción desorganizada de
los documentos base para el reconocimiento, (ii) la incapacidad para verificar la veracidad de la información
contenida en ellos, (iii) la excesiva manipulación de la documentación (iv) una inadecuada segmentación de los
documentos y (v) la deficiente defensa judicial; factores estos que además de incidir para la resolución de las
peticiones, propiciaron focos de corrupción.
Toda esta problemática es la que se pretendía resolver con la creación de Colpensiones y con su inicio de
operación a partir del 28 de septiembre de 2012". 1
1
Oficio 69955 sin fecha, respuesta a la Comisión Séptima del Congreso de la República,
sobre la Proposición
032 aprobada en
sesión del 3/04/2013.
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REPÚBLICA
CONTRALOAIA
DELEGADA
~ SECTOR SOCIAL
Doctor
CARLOS ALBERTO PARRA SATIZABAL
Apoderado General
Fiduprevisora S.A.
Ciudad
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas en el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al
Instituto de Seguros Sociales -ISS- y al ISS en Liquidación, a través de la
evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y economía, con que administró
los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas,
actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 28 de
septiembre y 31 de diciembre de 2012 y el Estado de su Actividad Financiera,
Económica, Social y Ambiental para el periodo comprendido entre el 1 de enero al
28 de septiembre y entre el 29 de septiembre al 31 de diciembre de 2012; dichos
estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los
cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Sistema de
Control Interno.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos
estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta
responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un Sistema de Control
Interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la
preparación y presentación de los estados contables, libres de errores
significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas
contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten
razonables en las circunstancias.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe que contenga el concepto sobre la gestión y resultados adelantados
por la administración de la Entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión
sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría
Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales
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GENERAL
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LA
REPÚBLICA
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~ seCTOR SOCIAL
de Auditoría (NIA's) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental
prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que
se planifique y efectué la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca
de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría
incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las
revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión;
resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales; así como,
la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del
auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los
estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del
riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para
todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean
apropiados en las circunstancias. Una auditoría incluye la evaluación de los
principios de contabilidad y las estimaciones contables significativas hechas por la
administración, así como evaluar la presentación general de los estados
contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para
expresar nuestro concepto y la opinión.
La Auditoría incluyó el examen del Nivel Nacional y las seccionales de Antioquia,
Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Guajira, Huila, Norte de Santander y
Risaralda. Estos puntos de control representan el 10.8% del total de activos de la
entidad; el conjunto examinado representa el 81% del total de activos del Instituto.
En desarrollo de la auditoría se presentaron limitaciones que afectaron el alcance
del trabajo, respecto de la inoportunidad y calidad en el suministro de la
información, hecho que originó reiterar en diferentes ocasiones los requerimientos
de la CGR.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Entidad dentro del
desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y
tenidas en cuenta siempre que existieran argumentos para su modificación o retiro
del informe, las demás hacen parte del mismo.
2.1 GESTiÓN Y RESULTADOS
2.1.1 Gestión
La calificación de la gestión da como resultado 65, es decir, desfavorable, para
ésta se tuvieron en cuenta los siguientes elementos: Procesos Administrativos con
61.7, gestión de presupuesto con 82,5 y prestación de servicios, con 50,8. Lo
anterior basado en los siguientes procesos:
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LA
REPÚBLICA
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CONTRALORIA
DELeOADA
seCTOR SOCIAL
2.1.1.1 Talento Humano
El ISS en Liquidación carece de estudios técnicos para el plan de retiro; de igual
manera, no se evidenció el plan de supresión de cargos por no existir los estudios
de retén social y de los funcionarios aforados.
En el Plan de Retiro la liquidación se realizó con base en la Convención Colectiva
vigente para los casos de retiro injustificado; sin embargo, se ofreció un 40%
adicional y los pagos correspondientes a seguridad social por el término de dos (2)
años, sin tener estudios técnicos con el fin de establecer el costo beneficio del
mencionado plan ni un acto administrativo que lo apruebe.
La CGR, en los informes de auditoría de los últimos años ha señalado que la
contratación de prestación de servicios profesionales de salud no es justificable,
ya que el instituto no presta servicios de salud desde la vigencia 2007. En la
actual planta están vinculados 80 de estos profesionales, quienes podrían ejercer
las actividades administrativas para las cuales han venido realizando la
mencionada contratación.
El ISS en Liquidación, no estructuró el programa de supresión de cargos que
establece el artículo 21 del Decreto 2013 de 2012, dando origen a tener
empleados oficiales sin funciones hasta el final de la liquidación; de otra parte, no
ha definido los cargos a suprimir, mientras tanto, debe cumplir con los reintegros
producto de los fallos judiciales de demandas por contratos realidad, pero
desatendiendo la sentencia SU897/12 proferida por la Corte Constitucional el 31
de octubre de 2012.
2.1.1.2 Presupuesto
La entidad presenta la ejecución de dos presupuestos, el primero hasta el 28 de
septiembre de 2012, y el segundo a partir de este día y hasta el 31 de diciembre
del mismo año.
El presupuesto aforado para la vigencia 2012 ascendió a $17.9 billones, y la
ejecución a septiembre de esta vigencia fue de $12,8 billones, equivalentes al
71,5% del presupuesto inicial. De éstos, $12,4 billones correspondieron a la
Unidad de Pensiones y $433.375,9 millones a la Unidad de Gestión General. Los
conceptos que tuvieron mayor participación en los ingresos fueron: Aportes de la
Nación, Aportes a la Seguridad Social por Pensiones y Devolución de Aportes.
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CONTRALORIA
GENE:RAL
CE: LA
REPÚBLICA
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SECTOR SOCIAL
2.1.1.3 Contratación
En algunas de las seccionales, se evidenciaron deficiencias que afectaron las
diferentes etapas del proceso: planeación, ejecución, interventoría y liquidación de
los contratos, contraviniendo la normatividad aplicable; situaciones que se
traducen en modificación de estudios previos y plazo, proceso contractual
desierto, fallas en la publicación de contratos, deficiencias en las actas de recibido
a satisfacción yen la elaboración de las actas de liquidación, entre otras.
2.1.1.4 Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo
La falta gestión en el proceso de cobro sobre los créditos a favor de la entidad,
cada vez hace más difícil la recuperación de la cartera. Existen deudas que datan
de varios años y que afectan los aportes a la seguridad social, se evidenciaron
fallas en los procedimientos de notificación y sustanciación, así como errores de
identificación del deudor.
2. 1. 1.5 Gestión de la Liquidación
Una de las funciones principales del liquidador hace referencia a la adecuada
realización de los activos, a fin de cancelar las acreencias. Se evidenciaron
deficiencias desde la inadecuada identificación, fallas en la legalización de activos
y carencia de avalúos en las seccionales de Antioquia, Bolívar, Boyacá y
Caquetá.
2. 1. 1.6 Procesos Judiciales
Se evidenció que la alta rotación de los abogados en el ISS, incide sobre la
adecuada calidad de la defensa judicial, no permitiendo el seguimiento apropiado
de las actuaciones que se desarrollan durante un proceso, en consecuencia el alto
porcentaje de fallos en contra y sus implicaciones económicas.
A 28 de septiembre de 2012, el ISS tenía 77.160 procesos activos con
pretensiones por $1.584.240,7 millones, de los cuales 70.434 corresponden al
negocio de pensiones por $1.165.521,6 millones.
Según Colpensiones, la base de datos suministrada por el ISS denominada
"Provisión Procesos CIANI Septiembre 2012 - País - Colombia - ISS
Asegurador", presentó deficiencias tales como: Celdas vacías, procesos judiciales
identificados con menos y con más de 23 dígitos, celdas con espacios que
impiden el cruce de la base, procesos repetidos, entre otros, lo que no permite
tener certeza sobre la cantidad de procesos que tenía el ISS y la cantidad
entregada a Colpensiones.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
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CONTRALDRIA DILEGADA
~ SECTOR SOOIAL
2.1.1.7 Derechos de Petición
El ISS no tiene certeza sobre la cantidad de derechos de petición radicados y
resueltos, ni da respuesta dentro de los 15 días siguientes al recibo de los
mismos, no informa a los interesados los motivos de la demora y/o fecha probable
para dar respuesta, dilatando los trámites respectivos. De 285.211 procesos
entregados a Colpensiones, se resolvieron 158.692 quedando pendientes
126.519.
2.1.1.8 Tutelas y Desacatos
Por falta de mecanismos idóneos de seguimiento y las falencias presentadas en el
aplicativo gestor de tutelas - GESTU, no existen cifras confiables que permitan
determinar el número de tutelas definitivas vigentes y terminadas; afectando el
proceso de entrega a la nueva administradora de pensiones, la gestión del ISS en
Liquidación y al usuario, quien ve vulnerado su derecho.
2. 1. 1.9 Embargos y Remanentes
La Entidad ha venido siendo afectada por embargos de sus cuentas corrientes y
de ahorros originados por las demandas interpuestas en búsqueda del
reconocimiento de pensión, que en alto porcentaje el ISS ha perdido; lo anterior ha
generado la constitución de títulos judiciales los que finalmente dejan un
remanente, que se constituye contablemente como un pasivo, el cual, al no estar
identificada su procedencia, no puede afectar la cuenta contable a la que
pertenece.
En cuanto a los remanentes, no fue posible evidenciar por cada uno de los
registros a que procesos corresponden, ni juzgado, fecha de constitución del título
judicial, ni fecha de reintegro de los saldos a favor del ISS.
2.1.1.10
Aspectos Jurídicos
En acciones de repetición el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto
no formuló, ni diseñó políticas de prevención del daño antijurídico, no evaluó los
procesos que estaban en curso, ni los fallados a fin de determinar las causas
generadoras de los conflictos. Los apoderados del ente público no presentaron
informes sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía.
Los ordenadores del gasto no remitieron al Comité de Conciliación, en forma
oportuna, los actos administrativos y sus antecedentes para los estudios
pertinentes; éstos se realizaron por fuera de los términos establecidos en el
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRA~ORIA
DELeGADA
SECTOR SOOIAL
Decreto 1716 de 2009. Además, el ISS no dio cumplimiento a las decisiones de
dicho comité y dejó caducar los plazos para iniciar las demandas respectivas.
2.1.2 Resultados
Para evaluar el Control de Resultados se tuvieron en cuenta los objetivos
misionales, logrando una calificación de 55, y cumplimiento e impacto de políticas
públicas con calificación de 54,2 es decir el concepto sobre éstos es
desfavorable.
2.1.2.1 Proceso de Entrega de/ Negocio de Pensiones a Ca/pensiones
Se presentaron deficiencias en el cumplimiento del protocolo de entrega propuesto
a la fecha de entrada del Decreto de liquidación, ya que no había certeza de las
cantidades a entregar de algunos de los ítem, como: corrección de historias
laborales, reconocimiento de prestaciones económicas, entre otros. Los archivos
físicos no se encontraban en su totalidad organizados y listos para ser entregados,
así mismo, el diligenciamiento y alistamiento del Formato Único de Inventario
Documental- FUI, en algunas seccionales presentaba poco avance.
2.1.2.2 Gestión de Activos
Frente a las deudas por aportes a la seguridad social que tenían las entidades
liquidadas, el ISS recibió bienes muebles e inmuebles en dación en pago, por
debajo del valor de dichas deudas; además, algunos de estos bienes se
encuentran abandonados, dañados, obsoletos o inservibles. El ISS los ha
mantenido por años aumentando la pérdida de su valor monetario por efecto del
tiempo, obsolescencia e inseguridad a los que han estado expuestos; sin
embargo, no recupera los recursos por los cuales se recibieron, aunado a los
gastos incurridos por su administración y custodia; las sumas de los recursos
comprometidos se estiman en más de $3.000 millones.
2.1.2.3 Créditos de Vivienda
El ISS concedió créditos de vivienda incumpliendo los requisitos legales
establecidos en su momento; además, la gestión de cobro no fue efectiva, por lo
que a la fecha existen créditos sin garantía hipotecaria, con plazo de pago vencido
y saldo por recuperar; otros, con garantía hipotecaria pero vencidos con saldo por
recaudar y que representan en ambos casos más de $6.000 millones, entre capital
e intereses.
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CONTRALORIA
GENE.RAL
DE
LA
REPÚBLICA
1 CONTRALORIA
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DEU!QAo.o.
seCTOR SOCIAL
2.1.3 Financiera
Debido a la falta de soportes que sustentan los saldos del Balance General a 31
de Diciembre de 2012 y que ocasiona inconsistencias, limitaciones o
incertidumbres, que como resultado sustentan la opinión negativa. la calificación
de la gestión en el aspecto financiero arrojó 0,0, con concepto desfavorable.
Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres
encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados financieros
ascienden a $3.737.358,1 millones, valor que representa el 197% del activo total
de la entidad.
En informes de años anteriores, la CGR ha venido insistiendo en las deficiencias
de orden contable que afectan la razonabilidad de los Estados Financieros, con el
propósito que fueran subsanadas oportunamente; no obstante, se evidencia que
las acciones propuestas por la entidad no han sido efectivas.
2.1.3.1 Opinión de los Estados Financieros
En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados
financieros del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación, no presentan
razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del ISS
en liquidación a 31 de diciembre de 2012 y los resultados de sus operaciones por
el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad
universalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.
2.1.4 Legalidad
Se observó que el ISS en Liquidación, en general ha dado cumplimiento a lo
señalado en el Decreto 2013 de 2012; sin embargo, para los artículos 7, núm. 1;
12, inc. 3 y 13, no hay evidencia de su cumplimiento a 30 de abril de 2013.
2.1.5 Evaluación de Control Interno
El Sistema de Control Interno del ISS obtuvo una calificación de 42,0, concepto
Desfavorable, pues a pesar que los controles identificados en las pruebas de
recorrido son parcialmente adecuados, no así el riesgo combinado, el cual es alto,
por lo tanto la efectividad de los controles presenta deficiencias.
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELEGADA
seCTOR SOCIAL
2.2 FENECIMIENTO DE CUENTA
Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la
Gestión y Resultados y la opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría
General de la República no fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal
correspondiente al año 2012.
El representante legal respectivo, debe suscribir un convenio de desempeño ante
la Contraloría Delegada para el Sector Social, dentro de los 15 días hábiles
siguientes al recibo del informe, en el cual se compromete a tomar las acciones
administrativas y de gestión necesarias para eliminar las causas que dieron origen
al no fenecimiento, con el propósito de minimizar los riesgos de que dicha
situación se vuelva a presentar en la vigencia siguiente.
2.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría se establecieron 62 hallazgos
administrativos en el Nivel Nacional y 123 en las seccionales de Antioquia, Bolívar,
Boyacá, Caldas, Caquetá, Guajira, Huila, Norte de Santander y Risaralda; De
éstos, 2 corresponden a hallazgos con presunto alcance fiscal; 39 tienen posible
alcance Disciplinario; y 5 indagaciones preliminares, los cuales serán trasladados
ante las autoridades competentes. Así mismo, sobre cuatro hallazgos se emitirá
Función de Advertencia y se solicitará inicio de actuación especial para otros
cuatro hallazgos.
El resultado del proceso de consolidación del informe del nivel Nacional y los
reportes emitidos por las seccionales, arroja un total de 91 hallazgos.
DVF: Alba Lucia Londoño Suárez
Supervisor: Javier Martinez Garcia
Responsable
de Auditorla: Eduardo
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López S.
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DE
LA
REPÚeUCA.
3
I CONTRALORIA
DIILEGADA
l SECTOR SOCIAL
RESULTADOS
DE LA AUDITORíA
3.1 EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS
Con base en las conclusiones, hallazgos antes relacionados y hallazgos producto
de las auditorías adelantadas en el ISS nivel Nacional y diez (10) seccionales, la
Contra loría General de la República conceptúa que la gestión y resultados es
Desfavorable, con la consecuente calificación de 43,83 resultante de ponderar los
diferentes puntos de control.
3.1.1
Gestión
3.1.1.1 Talento Humano
Hallazgo (1) -
Plan de Retiro (A.E.)
La entidad ofreció un Plan de Retiro; sin embargo y a pesar de solicitud reiterada
por la Contraloría General de la Republica, no se evidenciaron los estudios que
determinaran:
presupuesto,
empleos, dependencias,
plazo para que los
trabajadores manifestaran su voluntad de acogerse al plan, término que tiene el
empleador para aceptar el retiro voluntario y fecha en que se hará efectivo;
tampoco las modalidades de compensación y forma de pago, ni salario base de
liquidación de las indemnizaciones; igualmente no existe acto administrativo (acta
del comité directivo o resolución) por el cual se adopta e implementa dicho plan.
La liquidación se realizó de acuerdo con lo determinado en la Convención
Colectiva para los casos de retiro injustificado; sin embargo, se ofreció un 40%
adicional y los pagos correspondientes a seguridad social por el término de dos (2)
años; situación que no es consecuente con los principios de economía y moralidad
pública.
Teniendo en cuenta que para el proceso de liquidación fue necesario contratar
personal adicional, se considera el inicio de una actuación especial a fin de
establecer si el costo beneficio de este Plan de Retiro fue favorable a la Entidad.
Hallazgo para Actuación Especial
Hallazgo (2) -
Contratos
de Prestación
de Servicios
(l. P.)
La Superintendencia Nacional de Salud, por medio de la resolución 371 del 3 de
abril del 2008, autorizó la constitución y entrada en funcionamiento de la Nueva
EPS, que remplazó a la EPS del Seguro Social, a la cual se le revocó su licencia
de funcionamiento en enero de 2007.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000'
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'
CONTRALORIA ..
I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
Teniendo en cuenta que el Instituto no presta servicios de salud y una vez
analizada la información del archivo "Relación de personal Vinculado con corte a
31 de diciembre de 2012" suministrado por el 188, se pudo establecer que existen
80 cargos de profesionales de la salud (Enfermeras, Médicos y Odontólogos) sin
asignación de funciones desde el año 2008; no obstante y a través de prueba
selectiva, la CGR evidenció que el Instituto en la vigencia 2012 suscribió 17
contratos de prestación de servicios con terceros (médicos y odontólogos) por
$232 millones para desarrollar funciones administrativas y que en opinión de la
misma CGR podrían ser realizadas por personal de planta; situación que por
antecedente ha generado la existencia de una presunta relación laboral en el
denominado "Contrato Realidad" con las implicaciones económicas que esto
conlleva. Hallazgo para ser Incluido en la Indagación Preliminar auditoria ISS
salud 2012.
Igual situación se presentó en la seccional Risaralda, que celebró contratos de
prestación de servicios profesionales de manera continua para realizar actividades
inherentes a las funciones de la entidad, inobservando lo establecido en el Decreto
2400 de 1968 artículo 2, la Sentencia C-614 de 2009 y presuntamente el artículo
48 numeral 29 de la Ley 734 de 2002; según cuadro.
Cuadro 1
Contratos de Prestación de Servicios
Av. La Esperanza
Profesionales
17
CONTRALORIA Dllll!GADA
SECTOR
SOCIAL
Lo anterior denota debilidades en la gestión administrativa, al no surtirse una
verificación objetiva de las necesidades reales de la planta de cargos en la entidad
que conlleva a un riesgo para la entidad, por las posibles acciones judiciales para
reconocimiento de vínculo laboral con el consecuente pago de prestaciones
sociales.
La Gerencia Departamental de Risaralda - CGR proyectará función de
advertencia relacionada con el riesgo de posibles demandas para el cobro de
prestaciones sociales.
Hallazgo (3) -
Fuero Sindical
De acuerdo con el Artículo 24 del Decreto 2013 del 2012, para efectos de la
desvinculación del personal que actualmente goza de la garantía de fuero sindical,
el Liquidador adelantará el proceso para el levantamiento de dicho fuero, dentro
de los términos y condiciones establecidas en las normas que rigen la materia, es
decir solicitando los pronunciamientos correspondientes.
En cumplimiento de dicho artículo, el 11 de diciembre de 2012, el Liquidador
suscribió cinco (5) contratos por $1.456 millones con el objeto de levantar el fuero
sindical a 416 aforados, con una duración de 9 meses y 20 días (fecha de
terminación 28 de septiembre de 2013). Teniendo en cuenta la información
suministrada por el ISS en liquidación, a diciembre 10 de 2012, existen 333
funcionarios aforados, con una diferencia de 83 funcionarios que siendo aforados
se acogieron al Plan de Retiro, por lo cual resulta un mayor valor sin justificar por
$290.5 millones, ya que no se han realizado los ajustes a los contratos como se
muestra a continuación:
Av. La Esperanza
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c.. Colombia·
®
/
CONTRALORIA I¡
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA DI!LEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 2
Levantamiento de Fuero Sindical
171.5
4400002268
Boyacá, Casanare,
San Andres, Valle del
Cauca, Norte de
Santander
Huila
4400002269
4400002270
4400002271
Caldas, Quindio
Juridica y
Empresarial
Jose David
Morales Villa
S.A.S
Fuente: Oficina
y
Risaralda
Atlantico, Bolivar,
Cauca,Cesar,
Cordoba,Guajira,
Magdalena, Santander Y
Sucre
62
217.
47
99
346.5
81
47
164.5
47
135
472.5
109
164.5
283.5
52.5
63.
164.5
381.5
91.
en Liquidación
El ISS en Liquidación en su respuesta ratifica lo expresado "Cabe precisar que la fecha
límite para acogerse al Plan de Retiro Consensuado fue el9 de diciembre de 2012 y como resultado final 83
de los trabajadores oficiales con fuero sindical aceptaron dicho Plan, por lo que el número de aforados
disminuyó a 333". Con lo que se confirma lo manifestado por la CGR.
Hallazgo (4) -
Programa Supresión de Cargos (I.P.)
El Artículo 21 del Decreto 2013 de 2012 en su inciso dos establece: "El Liquidador,
dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que asuma sus funciones, elaborará un programa de
supresión de cargos, determinando el personal que por la naturaleza de las funciones desarrolladas debe
acompañar el proceso de liquidación". Sin embargo, el ISS en Liquidación no elaboró un
programa de supresión de cargos debidamente estructurado, en el cual se haya
determinado el personal que por naturaleza de las funciones desarrolladas deba
acompañar el proceso de liquidación, ni expidió el acto administrativo
correspondiente de conformidad con las disposiciones legales vigentes (numeral
20 artículo 7 del Decreto 2013 de 2012 y artículo 8 de la Ley 1105 de 2006).
De otra parte y en cumplimiento de fallos judiciales, el ISS en liquidación ha
reintegrado 21 trabajadores (entre el11 de diciembre de 2012 yel 14 de marzo de
2013), desatendiendo la sentencia SU897/12 proferida por la Corte Constitucional
el 31 de octubre de 2012 que reza:
" ... En efecto, no puede desconocer la Sala que los procesos liquidatorios tienen la vocación de finiquitar las
relaciones jurídicas creadas por la institución durante su término de existencia, ya se trate de obligaciones
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CONTRALO RIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELeOADA
SECTOR SOCIAL
adquiridas o de acreencias a favor de la entidad. Por esta razón, las únicas actividades que puede desarrollar
una institución en esta situación son, precisamente, las que sean necesarias y conducentes a su liquidación.
Siendo esta la situación, es lógico que en desarrollo del proceso liquidatorio se supriman paulatinamente los
puestos de trabajo existentes, haciéndose innecesario, por consiguiente, mantener el mismo número de
empleados o funcionarios en la planta de personal de la institución en liquidación. Esta situación explica que
no sea acorde con los fines de la liquidación el que se mantengan cargos que no estén desempeñando
funciones dentro de dicha institución ..."
Como consecuencia del Decreto de liquidación, se entiende que el empleador se
encuentra en un proceso de extinción del ámbito jurídico, lo que se constituye en
un impedimento para restablecer contratos de trabajo de demandantes, por lo que
el reintegro de trabajadores puede conllevar a una gestión antieconómica.
Hallazgo para solicitud de Indagación Preliminar (l.P.)
3.1.1.2 Presupuesto
Debido al proceso liquidatorio iniciado a partir del 28 de septiembre de 2012, la
entidad presenta la ejecución de dos presupuestos, el primero cubre un ISS en
marcha desde el primero de enero de 2012 hasta el inicio del proceso de
liquidación, y el segundo a partir de este día y hasta el 31 de diciembre del mismo
año.
El presupuesto inicial para la vigencia 2012 del ISS fue de $17.449.455 millones,
el cual a partir de la fecha que ordena la liquidación, se le realizó una reducción de
$5.459.518 millones quedando un saldo de $11.989.937 millones; donde el 98,7%
corresponde a las transferencias corrientes que incluyen el valor de la nómina de
pensionados del Régimen de Prima Media y del personal jubilado a cargo del ISS
Patrono, los gastos de personal y gastos generales tuvieron una participación del
1% y 0.3% respectivamente.
Presupuesto
Cuadro 3
Gastos Vigencia
2012
(Cifras en millones de pesos)
Denominación
del Rubro
Gastos de funcionamiento
Gastos de personal
Gastos oenerales
Transferencias
corrientes (1)
Ejecución 155 a
Sept./12
11.989.937
114.293
37.959
11.837.685
%
..
Ejecución
Liquidación
100,0
1,0
0,3
98,7
155 en
a Dic./12
204.279
23.725
4.147
176.408
%
100,0
11,6
2,0
86,4
Fuente: Informe de la Fiduprevlsora S.A. como liquidador dellSS en uquldacíén
(1) A Septiembre de 2012 incluye el valor de la nómina de pensionados, Prima Media y del personal jubilado a cargo dellSS
Patrono.
En el trimestre Octubre - Diciembre de 2012, el total de gastos de funcionamiento
alcanzó $204.279 millones; de los cuales, $176.408 millones (83.4%) corresponden
a la nómina de jubilados a cargo del ISS Patrono y que en el futuro deberán pasar a
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAlORIA
DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
cargo de los Patrimonios Autónomos administrados por Colpensiones o a la UGPP.
Presupuesto
Cuadro 4
Gastos Vigencia
2013
Cifras en millones deJlesos)
Denominación
Gastos
del Rubro
de funcionamiento
Gastos
de personal
Gastos
generales
ENERO
67.942
19.668
10.794
37.480
FEBRERO
61.766
6.202
19.489
36.075
Transferencias
corrientes_(_U
Fuente: Informe de la Flduprevlsora S.A. como líqutdador del ISS en Llquidaclón
(1) Corresponde a la nómina del personal jubilado a cargo delISS.
MARZO
68.856
3.818
27.378
37.660
Acumulado
198.564
29.688
57.661
111.216
%
100,0
5,5
39,8
54,7
En el primer trimestre de 2013, el total de gastos de funcionamiento ascendió a
$198.564 millones, de los cuales $111.216 millones corresponden a la nómina del
personal jubilado (22.628
beneficiarios) a cargo del ISS en Liquidación,
equivalente al 54.7% del total de los gastos de funcionamiento.
Para la vigencia 2012 el presupuesto aforado fue de $17.9 billones, y la ejecución
a septiembre de este mismo año alcanzó los $12,8 billones, que representan el
71,5% del presupuesto inicial. A la Unidad de Pensiones le correspondieron $12,4
billones ya la Unidad de Gestión General $433.375,9 millones. Los conceptos con
mayor participación en los ingresos fueron: Aportes de la Nación, Aportes a la
Seguridad Social por Pensiones y Devolución de Aportes.
Para la anualidad comprendida entre el 1 de octubre de 2012 y el 27 de
septiembre de 2013 (plazo para la liquidación), el ISS en Liquidación planteó un
ejercicio de ingresos y gastos, el cual fue presentado al liquidador el 30 de octubre
de 2012, donde se proyecta que para atender los gastos estimados en un billón de
pesos se estiman $51.765,5 millones originados de recursos propios, y los
restantes se financiarán con recursos de la Nación.
0
Con la pérdida de la condición de empresa en marcha, las cifras estimadas para el
funcionamiento de la entidad se vieron impactadas en el último trimestre de la
vigencia.
3.1.1.3 Contratación
Hallazgo (5) -
Suministro de Combustible (O)
El artículo 2 de la Ley 87 de 1993, establece: "OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la
administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se
orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:
Av. La Esperanza
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CONTRALORfA
SECTOR SOCIAL
DELEGADA
(. ..) b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía de todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión institucional... ". En la seccional Antioquia, se observó que
en orden expedida mediante correo electrónico por el Vicepresidente
Administrativo (E) del ISS en Liquidación, del 22 de enero de 2013, se determinó
que todos los vehículos automotores asignados a las seccionales, deberán ser
inmovilizados y devueltos a los almacenes, sin embargo el 11 de febrero de 2013
se celebró contrato N° 4900011265 para el suministro de combustible de los
vehículos de la seccional Antioquia, lo anterior debido a deficiencias de gestión
incurriéndose en expresa extralimitación de funciones y comprometiendo recursos
no permitidos. Hallazgo con incidencia Disciplinaria.
Hallazgo (6) -
Modalidad de Contratación (O)
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, durante la vigencia 2012 omitió las
reglas de contratación pública para la menor cuantía establecidas en el Decreto
1150 de 2007, articulo 2; Decreto 734 de 2012, articulo 3.2.1.1.2 y Sección
Segunda del Capítulo 11; y Circular 756 del 13 de enero de 2012 delISS, ya que en
esta vigencia suscribió 2 contratos de viqilancia'', que suman $67.31 millones, por
lo que debió aplicar la modalidad de contratación para menor cuantía (selección
abreviada) y no la de mínima cuantía, presentándose esta situación por
deficiencias del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel Directivo de la
Seccional Caquetá y falta de asesoría jurídica por parte del nivel Nacional del
Instituto, lo que generó desgaste administrativo al tener que adelantar 2 procesos
contractuales e incumplimiento de las normas de contratación. Hallazgo con
incidencia Disciplinaria.
Hallazgo (7) -
Modificación de Estudios Previos y Plazo
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el Decreto
734 de 2012, artículos 3.5.2,3.5.3 Y 3.5.4 del Título 111, Capítulo V, referentes a los
estudios previos, la invitación pública y Procedimiento de Selección y Publicidad a
través del SECOP, ya que en desarrollo del proceso de mínima cuantía N°
016/20123, iniciado el 12 de julio de 2012, modificó los plazos del proceso
precontractual y las cuantías a pagar por el servicio, sin que se elaborara
documento modificatorio o aclaratorio de estos cambios, presentándose esta
situación por deficiencias del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel
Directivo de la Seccional Caquetá y falta de asesoría jurídica por parte del nivel
Nacional del ISS, que generó un proceso precontractual con información diferente
2Los contratos para servicio de vigilancia ejecutados en la vigencia 2012 fueron el 4900010224 del 01/12/2011 por
$37.443.748 y el 4900010810 del 01/07/2012 por $32.285.337.
3 Como resultado de este proceso se firmó el contrato 4900010860 del 01/08/2012 con la empresa Servicios Postales
Nacionales.
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRAt.ORIA
SECTOR
SOCIAL
DeLEGADA
a la real que pudo desinformar a los posibles oferentes e incumplimiento de las
normas de contratación.
Hallazgo (8) -
Proceso Contractual Desierto
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el Decreto
734 de 2012, artículos 3.5.2,3.5.3 Y 3.5.4 del Título 111, Capítulo V, referentes a los
estudios previos, la invitación pública y Procedimiento de Selección y Publicidad a
través del SECOP, ya que en desarrollo del proceso de mínima cuantía N° 005 de
2012, se expidió la Resolución N° 013 del 26 de diciembre de 2012, que no fue
publicada en el SECOP, declarando desierto el proceso de selección por el no
recibo de ofertas, sin embargo se suscribió y ejecutó el contrato N° 4800002857,
aunque en los documentos soportes de la etapa precontractual existe una oferta.
Adicionalmente, en la invitación, estudio previo y la oferta, se indica como cantidad
a comprar 749 cajas para archivo, pero en Acta de aceptación de oferta y en el
contrato suscrito se indican 1000 cajas, sin la justificación para el cambio de
cantidad, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema de Control
Interno.
Hallazgo (9) -
Publicación de Contratos
El Decreto 734 de 2012 en su artículo 3.5.4 señala: Procedimiento de selección y
publicidad,
a través
del SECOP:
"Todos los actos y documentos se publicarán en el SECOP incluidos la invitación pública, el acta de cierre y
recibo de las ofertas presentadas, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así
como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 6
del artículo 2.2.5 del presente decreto y la comunicación de aceptación de la oferta.
Publicada la verificación de los requisitos habilitan tes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la
entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la
evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamente con la
comunicación de aceptación de la oferta. n
En el ISS en Liquidación Seccional Norte de Santander, los contratos N°
4800002811,4800002775,4900010822 Y 4900010686 no fueron publicados en el
Sistema Electrónico de la Contratación Pública (SECOP) y los contratos
4900010476,4900011213,4900010934, 4900011127, 4800002723 Y 4800002833
se publicaron parcialmente. Por su parte, el contrato 4900010476 se publicó como
borrador. Lo anterior desconoce el artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012.
La causa, son deficiencias en la supervisión, la no implementación de adecuados
mecanismos de Control y fallas en la gestión del funcionario encargado de la
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.WWW.contraloria.gov.co
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Bogotá, D.
c.. Colombia
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CONTRALORIA.
GENERAL
DE
LA
REPúaUCA
CONTRALORIA
Dn.aADA
, SECTOR SOCIAL
contratación de la entidad al no dársele cumplimiento a lo establecido en las
normas sobre publicación de los contratos estatales.
El efecto, el incumplimiento de disposiciones generales que no permiten realizar
las publicaciones de los procesos contractuales, generando inefectividad en el
trabajo.
Hallazgo (10) -
Planeación Contractual
Inobservando lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Nacional,
numerales 70 y 120 (Principio de economía), el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el
acuerdo 450 de 2008 artículo 9; (Manual de Contratación del 155 en liquidación) y
presuntamente en la Ley 734 de 2002, en el 155 en Liquidación Seccional
Risaralda se evidenció la falta de planeación en la gestión contractual de acuerdo
con el siguiente cuadro:
Deficiencias
Cuadro 5
en Contratación.
la descripción
Estudios Previos
Necesidad de la Contratación
Denominación Contractual
Normatividad
Selección del Contratista
del objeto a contratar,
con sus
establece la verdadera necesidad para realizar la
contratación
No se define la modalidad o el tipo de contrato. Se le brinda
una denominación equivocada al tipo de contrato
y le dan
nombre de prestación de servicios a lo que por su objeto debe
ser un contrato de arrendam
dotación suministros u otros.
No se identifica la normatividad de acuerdo a la modalidad de
contratación
factores de selección que
nhii",ti',/~ del contratista.
4900010622,4900010285,4900010891,4900010664,4900010918,4900010492,4800002821,4900010133,
4800002714,4800002753,4900010855,4900010895,4900010922,4900010923,4900010838,4900010161,
4900010654,4900010997,4900010739,4600000280,4900011022,4900010098,4600000288,4900011038,
4900011135,4900011042,5000025552,5000025538,5000026065,5000025522,5000025555,5000025559,
5000030011,5000025529,5000025527,5000025546,5000030091,5000026066,5000025545,5000026060,
5000026063,5000025548,5000027215,5000026067,5000027020,5000027298,5000025561,5000025521,
5000025532
5000025558 5000025530.
Lo anterior por debilidades en el proceso de planeación contractual que conlleva a
deficiencias en la escogencia del contratista, elaboración, ejecución y liquidación
de los contratos y precisión de los riesgos que se derivan de su ejecución.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
Hallazgo (11)-
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORIA
DILEOADA
SECTOR SOCIAL
Legalización Contrato Combustible (O - F)
En el ISS en Liquidación Seccional Guajira, revisadas las liquidaciones de las
cuentas por pagar se observó:
./ Contrato No. 4900010835 suscrito el 13/07/2012 con Arístides Rafael Gutiérrez
Pinto, cuyo objeto es el suministro de combustibles y lubricantes destinados
para el vehículo, asignado a la Seccional del Seguro Social Guajira, hasta la
suma de $2.100.000, con plazo de 60 días. El acta de inicio del contrato fue
suscrita el 13 de julio de 2012.
Para la cancelación del suministro se allegó como cuenta de cobro una cotización
de fecha 6 de agosto de 2012, relacionando 420 galones a $5.000 cada galón
para un total de $2.100.000. La cuenta fue liquidada el 9 de agosto de 2012,
mediante documento N° RE6000169976. El interventor del contrato certificó con
fecha 8 de agosto de 2012, que el proveedor cumplió de manera satisfactoria con
el objeto contractual, evidenciándose que el contrato se ejecutó en 24 días. Los
vales sumados entre la fecha de inicio y la fecha de recibo a satisfacción son el
soporte del pago; es decir, entre el 13/07/2012 y el 8/08/2012 sumando $433.000.
De la diferencia entre lo pagado y la suma de los vales anteriores se obtiene un
faltante de $1.6 millones.
./ Contrato No. 4900010514 suscrito el 20/03/2012 con Arístides Rafael
Gutiérrez Pinto, cuyo objeto es el suministro de combustibles y lubricantes
destinados para el vehículo asignado a la seccional del Seguro Social Guajira,
hasta la suma de $2.120.000, con plazo de 180 días. El acta de inicio del
contrato fue suscrita el 21 de marzo de 2012.
Para la cancelación del suministro se allegó como soporte la factura N° 1382 del
26 de marzo de 2012, por $2.1 millones. La cuenta fue liquidada el 28 de marzo de
2012, mediante documento N° RE6000157967.
El interventor del contrato certificó el 26 de marzo de 2012, que el proveedor
cumplió de manera satisfactoria con el objeto contractual, evidenciándose que el
contrato se ejecutó en 5 días. Los vales sumados entre la fecha de inicio y la fecha
de recibo a satisfacción; es decir, entre el 21 de marzo de 2012 y el 26 de marzo
de 2012 suman $63.000. De la diferencia entre lo pagado y la suma de los vales
anteriores, se obtiene un faltante de $2 millones.
Al ser requerida la observación a la Entidad, ésta manifestó que: "hay facturas
soportes de la cuenta de cobro que co"esponden a fechas diferentes a las de ejecución del contrato, hay que
aclarar que por ser compra de combustible y este suministro generalmente no lo hacen antes de la cancelación del
mismo y como ya se encontraban en nuestro poder (ISS) los soportes (vales) procedemos tanto a certificar el
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRA~ORIAD!~EQADA
seCTOR SOCIAL
recibo del servicio como a su pago y liquidación de contrato, no obstante continuamos utilizando los vales que
quedan en nuestro poder hasta agotar la cantidad contratada, es más las diferentes estaciones de combustible en
la mayoría de los casos no despachan a particulares así se lleve el efectivo, lo hacen esporádicamente porque lo
tienen reservado para las entidades que las han contratado y cancelado con anterioridad, es fácil de comprobar
esta situación en Riohacha, por ello y para garantizar el abastecimiento de combustible se debe cancelar con
anterioridad algo que está permitido. A esta respuesta anexan certificación de contratista certificando que fue
suministrado",
Es importante resaltar que, desde el punto de vista de la legalidad, las facturas
con fecha posterior a la liquidación del contrato, no respaldan las compras de
combustible de los contratos, ya que las cláusulas de 10$ mismos no establecen
compra de vales o facturas para el suministro de combustible del vehículo de la
seccional. De igual manera, la forma de pago establece que será 30 días después
de presentarse la cuenta de cobro, previo recibo a satisfacción, observándose en
los documentos soporte que el interventor de los contratos certificó recibo a
satisfacción del suministro de combustible, por lo que se concluye que para esa
fecha ya debía haber sido suministrado, de acuerdo a lo estipulado en la minuta
contractual.
La situación descrita obedece a debilidades en el control interno, en lo relacionado
con el suministro de combustible a la seccional Guajira, generando mayores
valores pagados por $3.7 millones. Hallazgo con incidencia disciplinaria y
fiscal.
Hallazgo (12) -
Arrendamiento de Vehículo (O • F)
Inobservando lo establecido en el artículo 2° de la Constitución Política de
Colombia 2°, 4° de la Ley 80 de 1993, principio de economía y presuntamente la
Ley 734 de 2002 y 3° de la Ley 610 de 2000; se evidenció que el ISS en
Liquidación seccional Risaralda, celebró el contrato de arrendamiento de vehículo
N° 4900010362 por $28.6 millones, el cual presenta las siguientes deficiencias:
./
./
./
./
./
No se utilizó la normatividad aplicable a este tipo de contrato de
arrendamiento de vehículo.
No se justifica la necesidad para este tipo de contratación
Se presenta contradicción en la modalidad de contratación, si es de
prestación de servicios profesionales o arrendamiento; los cuales
constituyen tipologías, obligaciones y riesgos distintos.
No se realiza seguimiento mes a mes de las actividades desarrolladas
por el contratista.
No existen planillas que den cuenta del servicio prestado por el
automotor en renta, que permitan hacer seguimiento de la utilidad al
transportar a qué personas, los lugares y el objeto del traslado.
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CONTRALORIA ¡I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA DnEOADA
seCTORSOCIAL
Lo anterior obedece a que no se realiza una debida planeación de las actividades
contractuales, no hay seguimiento, no hay interventoría efectiva ni un control de
supervisión al objeto contractual y a las actividades desarrolladas por el
contratista, generando posible daño patrimonial al Estado al no evidenciarse el
cumplimiento del objeto contractual. Hallazgo con incidencia disciplinaria y
fiscal:
I
Hallazgo (13) -
Liquidación Adhesión y Anulación de Estampillas
El artículo 10 de la Ordenanza 030 del 25 de octubre de 2005 establece que:
"Liquidación, Adhesión y Anulación de estampillas. los tesoreros o pagadores de las entidades indicadas en el
artículo tercero de la presente ordenanza, serán los responsables de anular y adherir la estampilla en cada
ordenen de pago, cuyo valor se aproximará al digito de pesos ($1.000) más cercano y para lograr mayor
control, seguridad y eficacia de la presente ordenanza dicho valor se hará constar en las respectivas órdenes
de pago".
"Los funcionarios que estando obligados, omiten adherir y anular la estampilla de que trata la presente
ordenanza serán objeto de las sanciones legales y disciplinarias correspondientes. n
Verificadas las Ordenes de Pago, en la seccional Boyacá se observó que la
entidad no está dando cumplimiento al procedimiento establecido en esta norma,
en virtud a que los pagos que debe hacer el contratista por este concepto, son
descontados del valor de la factura, dineros que en el mes siguiente, son girados
por la Tesorería del ISS en Liquidación Nivel Central, a la UPTC; a pesar de que
en reiteradas oportunidades la Seccional ha requerido a la Institución Universitaria
para que allegue las estampillas, a la fecha, no ha sido acatada la petición en su
totalidad.
A la fecha, la Universidad adeuda por este concepto la suma de $0.745 millones,
correspondiente a los meses de abril, mayo, diciembre de 2012 y marzo de 2013.
La situación descrita anteriormente lleva como consecuencia un desgaste
administrativo en el sentido de tener que administrar y controlar estos impuestos,
los cuales no son de la competencia de esta Institución.
Hallazgo (14)-
Informes de Interventoría y Supervisión (D)
En el ISS en Liquidación seccional Antioquia, analizados los documentos soportes
de los contratos de ejecución sucesiva: 4900011166, 4900011198, 4900011126,
4800002838, 4800002842, 4900011283 Y 4900011010 suscritos en el año 2012,
que requerían de supervisión, no se encontró copia impresa ni en medio
magnético de los informes de interventoría o supervisión; debido a deficiencias de
gestión y control en el proceso de supervisión, incumpliendo lo señalado en la
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DaLlIQADA
SECTOR SOCIAL
cláusula cuarta que establece que la supervisión la ejercerá el ISS en liquidación a
través del Jefe del Departamento de Bienes y Servicios, con el riesgo de
presentarse incumplimiento del objeto contractual y que se pague por lo no
realizado. Hallazgo con Incidencia Disciplinaria.
Similar situación se evidenció en la seccional Risaralda donde contraviniendo lo
establecido en la ley 80 de 1993 artículo 40 numeral 4, el artículo 26 del acuerdo
450 de 2008 Manual de Contratación ISS en Liquidación), los artículos 82, 83 Y
parágrafo 1 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, no reposan en las carpetas
contractuales, informes sobre el avance de los contratos y en aquellos con
múltiples funciones, no se discrimina el cumplimiento de cada una de las
actividades; además, en algunos casos se nombran como interventores a
funcionarios beneficiarios de los contratos, Ej: 4600000288/ 0280, 4800002821/
2714/ 2753, 4900010362/ 10622/ 10285/ 10891/ 10664/ 10492/ 10133/ 10855/
10895/10922/10923/10838/10918/10654/10161/10997/10739/11022/10098/
11038/ 11135/ 11042, 5000025552/ 25538/ 26064/ 26065/ 25522/ 25555/ 25559/
30011/ 25529/ 25527/ 25546/ 30091/ 26066/ 25545/ 26060/ 26063/ 25548/
27215/ 26067/ 27020/ 27298/ 25561/ 25557/ 25521/ 25524/ 3010/ 25532/
25534/ 25526/ 25542/ 25562/ 25558/ 25530.
Hallazgo (15) -
Oportunidad en Informes de Interventoría
El ISS en Liquidación Seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el artículo 83
de la Ley 1474 de 2011, referente a las actividades del interventor y a lo
establecido en los contratos que indican el pago contra entrega del bien o servicio,
ya que los pagos de los contratos firmados durante la vigencia 2012 se realizaron
antes de suscribir los informes de interventoría que certificaran el cumplimiento del
objeto contractual, como sucedió con los contratos 4900010826 de servicio
fotocopiadora, 4900010860 de servicio correspondencia y 4800002857 de
suministro de papelería, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema
de Control Interno aplicado por el nivel Directivo de la seccional Caquetá y falta de
asesoría jurídica por parte del nivel Nacional del Instituto, lo que generó riesgo de
pérdida de los recursos financieros.
Hallazgo (16) -
Acta de Recibido a Satisfacción (D)
La Resolución 0181 de 2012 delISS, en el capítulo V Obligaciones del Interventor
establece, entre otras, que el interventor o supervisor deberá recibir a satisfacción
el objeto del contrato realizado por el contratista, revisar y dar visto bueno al Acta
de recibo y elaborar el Acta de recibo y entrega de interventoría o supervisión.
No obstante, en la seccional Antioquia, en los expedientes de los contratos N°
48000002830, 48000002838,
48000002842,
4900011010,
4900011017,
4900011041, 4900011099 Y 4900011126 de 2012, no se evidenciaron dichas
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GENERAL
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LA
REPÚBLICA
¡CONTAALOArA
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SECTOR SOCIAL
actas, lo anterior debido a debilidades de control y supervisión, con el riesgo de
que a los proveedores se les haya reconocido y pagado el valor total del contrato,
sin haber cumplido con todas las obligaciones suscritas correctamente. Hallazgo
con Incidencia Disciplinaria.
Hallazgo (17)-
Actas de Liquidación de Contratos
El artículo 11 de la ley 1150 del 2007, en concordancia con el Acuerdo 0498 de
2009 del Seguro Social, establece que la liquidación de los contratos se hará de
mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal
término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro meses siguientes a la
expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del
acto administrativo que ordene la terminación. En aquellos casos en que el
contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le
haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la
entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2)
meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código
Contencioso Administrativo.
Sin embargo, se evidenció en la seccional Antioquia, que los contratos N°
8000002842, 4900011041, 4900011126 de 2012, no se han liquidado, ni se ha
dado inicio al procedimiento subsiguiente de citar al contratista previa notificación
como lo establece dicha normatividad. Hecho generado por debilidades de control
y gestión que conllevan a dilaciones para determinar en qué condiciones se
cumplieron las obligaciones pactadas y establecer las condiciones en que se
realizó el contrato.
Adicionalmente, se evidenció que a 12 de abril de 2013 se encuentran 103
contratos de prestación de servicios pendientes de tramitar las actas de liquidación
por diferentes causas de las vigencias 2009, 2010, 2011 Y 2012, por debilidades
de control y gestión que no permiten establecer en qué condiciones se encuentran
las obligaciones a cargo de las partes.
3.1.1.4 Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo
Hallazgo (18) -
Procesos de Cobro
Persuasivo
Coactivo,
Fiscalización
y Cobro
De acuerdo a la información encontrada en el Departamento Financiero de la
seccional Bolívar, se observa que al 28 de septiembre de 2012, se tenía una
relación de 204 expedientes en cobro persuasivo por concepto de aportes a la
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DILI!Q"o.o.
SOCIAL
seguridad social, de los cuales se evidenció que el 60% corresponde a las
vigencias 2009 al 2011, A pesar que han transcurrido más de seis (6) meses luego
de la entrada en vigencia del proceso de liquidación de la entidad, a la fecha
continúa esta información en este Departamento, sin que se hubiera adelantado
las acciones pertinentes para su respectiva entrega a Colpensiones, debido a una
falta de gestión asumida por parte del personal responsable de atender esta
actividades, situación contraria a lo establecido en el manual de crédito de la
entidad, el cual fija un término máximo de 45 días para que se surta este proceso.
El decreto 2013 del 28 de septiembre de 2012 en su artículo 7 inciso 9 establece:
" ... adelantar las gestiones necesaria para el cobro de los créditos a favor de la
entidad... " Conforme a los datos reportados por la entidad respecto de la relación
de los procesos que se encuentran en cobro coactivo por concepto de aportes a la
seguridad social, éstos corresponden a 699 procesos cuyo saldo asciende a
$6.024 millones; analizada la información allí contenida, no se observa ningún tipo
de recuperación; si bien la Dirección Jurídica de la seccional manifiesta que se
presentaron inconvenientes dentro del proceso de identificación de algunos
deudores, al analizar la información entregada, se evidenció que las últimas
actuaciones reportadas corresponden a marzo de 2012, las fechas de las deudas
certificadas datan de la vigencia 2000, algunas de ellas no contienen fecha, en ese
sentido, es evidente que estos procesos contiene fallas desde su inicio, las cuales
no fueron detectadas y subsanadas durante el tiempo en que se han adelantado
estos procesos, esta situación permite establecer que no se han tomado las
medidas pertinentes que evidencien que se han agotado todos los mecanismos
tendientes a su recuperación.
De la revisión efectuada al Expediente de Cobro Coactivo número 46 de la
seccional Boyacá, se estableció que desde el 27 de abril de 2012 se ordenó la
terminación del proceso por parte del Director Jurídico de dicha seccional, con
ocasión que en el proceso de fiscalización no se hizo la notificación de la
liquidación de la certificación de la deuda, por lo que se ordenó la revocatoria
directa y la terminación del proceso de cobro coactivo. No obstante, a pesar de
haber transcurrido casi un año de esta decisión, no se pudo establecer si la
Oficina de Fiscalización inició nuevamente el Proceso de Cobro Persuasivo y qué
gestiones han sido adelantadas.
En este orden de ideas, se observa que estos procesos son terminados para que
se vuelva iniciar el proceso de fiscalización, pero no se tienen controles para
establecer si la Oficina de Fiscalización fue informada y si se iniciaron de nuevo
las diligencias de cobro persuasivo, lo que genera el riesgo que dichas acreencias
no sean cobradas.
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SECTOR SOCIAL
De la verificación realizada al proceso de seguimiento y control que efectúa la
entidad sobre la gestión de los procesos de cobro coactivo se estableció, que si
bien la sustanciación de los mismos recae en empresas externas contratadas
directamente por el nivel Nacional del ISS, se determinó que no existen controles
efectivos sobre la gestión en la sustanciación de los mismos, por cuanto las
empresas externas no reportan de manera oportuna y completa la información de
las actuaciones procesales; no allegan al ISS la información y documentación de
las actuaciones efectuadas, sin que la entidad cuente con mecanismos eficaces
para ejercer una debida supervisión en estos procesos, lo que ocasiona que no
exista certeza y exactitud de la información reportada.
Con ocasión de la designación que se hiciera como Gerente Seccional de la
persona que se venía desempeñando como Director Jurídico de la seccional del
ISS Boyacá, las funciones relacionadas con cobro coactivo del Director Jurídico
quedaron sin definirse claramente, por lo que las funciones de ejecutor de los
procesos de cobro coactivo no se están ejerciendo desde el mes de agosto de
2012 y en consecuencia, no se puede suscribir ningún tipo de actuación
administrativa dentro de los procesos coactivos; ocasionando parálisis, pues a
pesar de estar sustanciados por personal contratado externamente, requieren de
la firma de un funcionario de planta que ejerza el cargo de director jurídico.
De la verificación efectuada a la gestión realizada por la seccional Boyacá en la
sustanciación de Procesos Coactivos que venían en curso al momento de la
liquidación de la entidad, se identificaron ocho, a los que se les venían
adelantando el respectivo cobro coactivo desde hace más de cinco años y fueron
terminados por haberse presentado una serie de situaciones, tales como error en
la identificación del Nit de la empresa ejecutada o, por la falta de notificación de la
liquidación certificada de deuda, ordenándose la revocatoria del mandamiento de
pago y disponiendo su devolución a la oficina de fiscalización y cobro persuasivo
con el fin de subsanar tales situaciones. De los ocho procesos, se tiene que seis
de ellos, fueron devueltos desde el mes de abril de 2012, sin haberse realizado
gestión alguna, desde esa fecha, los cuales, al no encontrarse activos en el
momento de entrar en vigencia el proceso de liquidación del ISS, no han sido
relacionados dentro del inventario de procesos de fiscalización y cobro persuasivo
a entregar a Colpensiones, dificultando y demorando aún más el cobro de las
acreencias a favor de la entidad que asuma esta labor.
Por otra parte, la situación muestra deficiencias en la sustanciación de estos
Procesos Coactivos, toda vez que existía una Resolución Interna del cuatro de
noviembre de 2005, que estableció un nuevo procedimiento para la expedición de
la liquidación certificada de la deuda, contenido en la Resolución No. 376 del 31
de enero de 1997, en donde se exigía la notificación de esta liquidación certificada
para que quedara ejecutoriada y se procediera a iniciar el respectivo proceso
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GENERAL
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DEUOADA
1 SECTOR SOCIAL
coactivo, no siendo justificable el tiempo transcurrido desde el inicio de los seis
Procesos Coactivos y la fecha de devolución de los mismos a Fiscalización por la
falta de dicha notificación. Los Procesos de Cobro Coactivo de los cuales se
evidenció la situación antes descrita, son los siguientes:
Cuadro 6
Devolución de procesos de cobro coactivo a fiscalización y cobro persuasivo
(Cifras expresadas en millones de
Rivera
Espinosa P
1047457
Asadero
Héctor Vivas
891857766
Restaurante
Rincón
9512770
2.8
800209550
200188471
Fosfato
Samacá
F.
11
Se devuelve la liquidación
coactivo mediante oficio
actuaciones
actuaciones
actuaciones
000131
la deuda por parte de cobro
más
de 27/04/2012, no reporta
por parte de la
certificada de la
no reporta
000131 de 27/04/2012,
cobro
más
por parte de la cobro
certificada de la
no reporta
más
000131 de 27/04/2012,
certificada de la deuda por parte de la
no reporta
000131 de 27/04/2012.
cobro
más
14.6
certificada de la deuda por parte de la
no reporta
000131 de 27/04/2012.
cobro
más
14.6
certificada de la deuda por parte de la cobro
más
000131 de 27/04/2012, no reporta
En la seccional Caldas se evidenció que por cada mil pesos que se debía al ISS a
final de 2011 en la Cuenta Cuotas Partes Pensiona les ISS Patrono ($27.534
millones), durante el 2012 se recuperaron cinco pesos ($132 millones). Del valor
total de los expedientes aportados por el ISS en cobro coactivo ($2.724.2
millones), durante el año 2012, la entidad cobró $121.8 millones ($44,5 por cada
mil pesos). Revisados 10 expedientes de préstamos de vivienda por $363.29
millones, otorgados a funcionarios y ex funcionarios del ISS que tienen moras
reiteradas, se encontró que ellSS no ha efectuado proceso de cobro ejecutivo.
La situación anterior se debió a que las entidades deudoras no apropian las
deudas en sus presupuestos, se han detectado algunas inconsistencias en los
valores que genera y registra la Gerencia Nacional de Recursos Humanos, como
área fuente de estas acreencias.
Gran parte de las entidades deudoras del ISS por Cuotas Partes Pensiona les ISS
Patrono, pertenecen al sector salud, las cuales se han liquidado y la obligación
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GENERÁL
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SECTOR SOCIAL
pasa a asumirla el ente territorial. Con respecto delos préstamos de vivienda, el
Instituto de Seguros Sociales no cuenta con el personal de planta suficiente y con
amplio conocimiento y experiencias para adelantar en forma directa el cobro
coactivo de las obligaciones a su favor, ni a nivel nacional ni nivel seccional, como
bien lo señalan los contratos suscritos con las firmas externas que tienen a su
cargo tal obligación.
Dicho incumplimiento implica posibles pérdidas de recursos para el ISS
estado en general.
y el
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no está adelantando gestión en los
procesos de fiscalización y cobro persuasivo que a junio de 2012 ascienden a
$5.375.47 millones, ni ha recibido directrices del nivel central de la entidad en
liquidación con los procedimientos a seguir; además la seccional desde el mes de
junio de 2012 solo tiene una persona por contrato de prestación de servicios
asignado a este proceso, que realiza seguimiento pero no es suficiente para
cumplir las demás actividades. Igualmente en la seccional no se retroalimenta
información referente a los procesos de cobro coactivo. Esta deficiencia se
presenta por debilidades del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel
Directivo del ISS en Liquidación, al no establecer los procedimientos a cumplir
durante la liquidación para la fiscalización y el cobro persuasivo, lo que generó
incertidumbre respecto dela gestión de estos recursos y riesgo de pérdida.
En la seccional de Norte de Santander se estableció que los 65 expedientes
aperturados en el período enero - febrero y junio - julio de 2012, superan el
lineamiento dado en la resolución 5729 del 4 de abril de 2005, del ISS, respecto
de la permanencia máxima de una cuenta en cobro pre jurídico, que es de 45 días.
En promedio han transcurrido 120 días desde su apertura, para los expedientes
del periodo enero - febrero de 2012. Por otra parte, a pesar de haber transcurrido
el tiempo de permanencia máxima (45 días), de superar el plazo fijado para que el
empleador se pronuncie, en ninguno de los 37 expedientes, del periodo enerofebrero de 2012, existe la liquidación certificada de la deuda (LCD), hecho que
impidió el traslado al Departamento Jurídico para el inicio de cobro coactivo, de
aquellos procesos que no fueron objeto de pago y que superaran el millón de
pesos, que en total fueron 15 expedientes, es decir, que ante un eventual no pago
por parte de los deudores, estos pasarían a cobro coactivo.
De igual modo, se observa en la mayoría de los expedientes abiertos, que van a
ser trasladados a la sede nacional para el traslado a Colpensiones, la ausencia de
documentos que evidencien el total cumplimiento del procedimiento señalado; es
así como de los 65 expedientes revisados, el 77% no aparece archivado el
requerimiento, solo 16 expedientes tienen archivado un requerimiento. Se
estableció que unas actas de visita, no presentan firma y tampoco identifican la
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SECTOR SOCIAL
persona que atendió la visita; de los 65 expediente revisados, 20 se encuentran en
dicha situación. El no evidenciar en el expediente estos requisitos, pueden generar
futuras nulidades en el cobro coactivo.
Así mismo, llama la atención la apertura de expedientes por valores ínfimos; de los
65 expedientes revisados, 12 de ellos, que representan el 18%, el valor de la
deuda no supera los $17.000, incluso se dio apertura a expedientes por $120 y
$180.
La anterior situación fue producto de la no aplicación de los procedimientos
establecidos en el Manual de Cobranzas y reglamento interno de recaudo de
cartera del ISS; así como debilidades en el proceso de supervisión; incumplimiento
de las disposiciones de gestión documental, y ausencia de mecanismos de control
interno.
La administración en la respuesta manifestó que a partir de marzo de 2012, se
implementó el aplicativo el Portal del Aportante y Agrega el ISS: "Los resultados de la
utilización del Portal del Aportante conllevaron a detectar una serie de inconsistencias en los valores de deuda
de empleadores que no concordaban con la realidad, a raíz de esto se solicitó al Nivel Nacional a través de
correos electrónicos los cuales se anexan, la revisión y la cantidad de inconsistencias de deudas irreales que
reportaba el aplicativo.
Como resultado de lo anterior en la Oficina de Fiscalización no se generaron algunos requerimientos ni
certificaciones ni mucho menos envíos a cobro Coactivo dado que la gran mayoría de los empleadores
desvirtuaron los montos.. n
Hallazgo (19)-
Inactividad Procesos Coactivos
De acuerdo con el Manual Único de Cobranzas, las Direcciones Jurídicas
Seccionales son las encargadas de realizar el cobro coactivo de las deudas que
por concepto de aportes, préstamos de vivienda y sanciones disciplinarias remitan
las áreas financieras y áreas competentes; sin embargo, en la seccional Norte de
Santander se estableció que el nivel Nacional del ISS suscribió un contrato con la
Unión Temporal Normalizar País para realizar el cobro de aportes o cotizaciones
al Sistema de Seguridad Social por concepto de Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales, el cual desde diciembre de 2006 presentaba incumplimiento y aun
así, la Unidad de Asuntos Administrativo del ISS en Bogotá, no implementó las
acciones tendientes a su cumplimiento, que desde enero de 2007 se reportaba en
los informes parciales de interventoría, afectando la gestión de cobro coactivo de
la seccional, por cuanto 126 procesos asignados a Normalizar País, se encuentran
inactivos desde hace seis (6) años.
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CONTRALORIA
GENERAL
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LA
REPÚBLICA
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DELmOADA
1 seCTOR SOCIAL
Según listado entregado por la seccional Norte de Santander, a la firma
Normalizar País, le asignaron 187 expedientes y con base en el informe a 31 de
enero de 2013, el estado de dichos expedientes es el siguiente: en trámite: 126,
terminados 23, devueltos 36, suspendidos 2. De los 126 expedientes en trámite, a
partir de la toma física efectuada se comprobó que no se encuentran físicamente
en la seccional 36 de ellos. De los 90 expedientes existentes, la deuda a 2007
ascendía a $612.7 millones, deudas que no prescriben.
3.1.1.5 Gestión de la Liquidación
Hallazgo (20) -
Sede Administrativa y Predio de Turbo
Las Resoluciones 037 del 2007 Manual de Procesos y Procedimientos de
Almacén de Inventarios, la 0016 de 2006 del ISS Manual de Proceso de Dación
de Pago y el literal a) del artículo 2 de la ley 87 de 1993 establecen que el
funcionario público debe proteger los recursos de la organización buscando su
adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. Sin embargo, se
evidenció que en la Seccional Antioquia, la Sede Administrativa Federico Estrada
Vélez con matricula inmobiliaria No. 001-541200 se encuentra embargada por un
proceso ejecutivo laboral y el predio de Turbo con matricula inmobiliaria No. 00340013125 se encuentra invadido por cinco familias, debido a deficiencias de gestión
de la Dirección Seccional Jurídica que no ha saneado los bienes del ISS en
liquidación, con el riesgo de que no se adelanten oportunamente los trámites para
la venta de éstos.
Hallazgo (21)-
Obligaciones del Liquidador
En la seccional Bolívar, se estableció que los numerales 1, 2 Y 3 del Artículo 7 del
Decreto 2013 de 2012, señalan la obligación de realizar inventario físico, responder
por la guarda y custodia de los bienes y la conservación de los archivos. En visita
a la Bodega donde reposa una parte del inventario de bienes de la entidad, así
como el archivo, se evidenció que éste se encuentra desorganizado, además los
elementos que reposan en este lugar no contienen identificación alguna. Este sitio
fue objeto de inundaciones durante la vigencia 2010 y 2011, hecho que conllevó a
que se perdiera parte del archivo y se deterioraran algunos bienes, al respecto no
se tiene certeza acerca de esta documentación, ni los bienes deteriorados por este
fenómeno; se observó, además que una parte de ellos se encuentra en mal
estado, contraviniendo lo señalado por la ley 594 de 2000
Es evidente que la entidad no ha dado cumplimiento a lo establecido en el decreto
de liquidación respecto de la realización del inventario físico detallado de los
activos y el avalúo respectivo de los bienes, el inventario presentado a la comisión
se encuentra desactualizado situación que impide además determinar el valor real
Av. La Esperanza
35
®
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CONTRALORIA I.
GE.NERAL
DE
LA
REPÚSLlCA
CONTRAl.ORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
de los bienes que aparecen registrados en la cuenta Propiedad, Planta y Equipo;
así mismo, no se han adoptado las medidas necesarias para asegurar la
conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad.
Hallazgo (22) -
Legalización de Activos
En la seccional Boyacá, se estableció que a pesar que en el remate del 13 de
mayo de 1983 por cuenta del ISS Sogamoso, el Martillo del Banco Popular
adjudicó los vehículos de placa OX-4713 y OX-4534, en la actualidad siguen
vigentes los registros en la Secretaria de Transito de Boyacá, a favor del ISS en
calidad de propietario de ellos. Solo hasta el 3 de mayo de 2012, la Dirección de
Recaudo y Fiscalización, adscrita a la Secretaria de Hacienda de Boyacá, profiere,
liquidación oficial de aforo de los vehículos referidos. Al respecto el artículo 419 de
la Ordenanza 053 de 2004, establece que: "la administración tributaria Departamental podrá
dentro de los cinco (5) años siguientes al vencimiento del plazo señalado para declarar, determinar las
declaraciones tributarias al contribuyente que no haya declarado y pagado el impuesto".
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se pudo establecer que por falta de
gestión, la administración no ha iniciado las acciones administrativas encaminadas
a efectuar el traspaso de los vehículos a pesar de haberse vendido a particulares,
situación que tiene como deudor moroso por concepto de impuesto de rodamiento
al Seguro Social, hecho que puede conllevar al inicio de acciones de tipo judicial y
en caso de fallo en contra, puede afectar el patrimonio de la Institución.
Hallazgo (23) -
Avalúo de Bienes
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no ha cumplido con lo estipulado en el
artículo 16 del Decreto 2013 de 2012, debido a que ni el nivel Nacional ni
seccional han avaluado los bienes de los negocios Pensiones, EPS y
Administradora General de tal manera que aquellos bienes que aparecen con
valor contable en cero, porque fueron depreciados en su totalidad, pero que por el
estado en que se encuentran puedan tener un valor comercial o de realización,
tengan registros de actualización en los estados contables. Situación que se
presenta por falta de un cronograma para esta etapa del proceso de liquidación
operaciones, distintas a las relacionadas con la entrega a Colpensiones. Se corre
el riesgo que se realicen o enajenen bienes por valores que estén por debajo del
precio de mercado, a raíz de que su saldo o valor contable en libros aparezca en
ceros, afectando negativamente el Patrimonio del ISS en Liquidación.
3.1.1.6 Procesos Judiciales
La entidad inicialmente presenta relación de 6.361 procesos fallados en contra del
ISS y cancelados durante la vigencia 2012 por $52.882,3 millones; posteriormente
Av. La Esperanza
36
®
;
CONTRALORIA I..
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
SECTOR SOCIAL
presenta 6.361 registros con cedulas y nombres de proveedor, de los cuales en
330 registros se señala el número de proceso y la pretensión, pero no señala
valores cancelados, ni fecha de pago y termina relacionando 781 sentencias por
$30.633,1 millones, sin que se tenga precisión de las sentencias canceladas en
dicha vigencia, tal como se muestra en el cuadro.
Cuadro 7
Relación Procesos Fallados Cancelados Año 2012
En la primera relación solo se hace referencia al nombre del demandante y/o
proveedor, valor y fecha de giro sin que se sepa a qué proceso pertenece, fecha
de sentencia, negocio a que correspondía y clase de proceso. Con respecto dela
segunda relación solo se registra número de cedulas y nombres de proveedor, de
los cuales en 330 registros se señala el número de proceso y la pretensión, sin
establecer el valor cancelado ni la fecha de pago.
Hallazgo (24) -
Pago de Sentencias
En la Contabilidad del ISS cuenta No 2460020002 - Sentencias Judiciales se
revela el pago de $56.299,8 millones y en la cuenta 2455010016 sentencias
judiciales se reportan $6.400 millones, posteriormente con fecha 15 de abril de
2013 reportan $30.133.1 millones, presentándose diferencias en la información, no
permitiendo clarificar el saldo por pagar por dicho concepto.
De otra parte, se solicitó relación histórica de procesos fallados en contra del ISS y
que aún no han sido cancelados, suministrando el ISS en Liquidación relación de
131 procesos fallados en contra de la Entidad, con los campos de identificación,
nombre, naturaleza del proceso, clase de proceso y pretensión principal, sin que
se conozca las fechas en que se produjeron las sentencias ni el valor de las
mismas, además en cuanto a la identificación no se relacionan los radicados de 23
dígitos con los cuales se identifican los procesos en la rama judicial yen muchos
de ellos no tienen identificación. Igualmente, discriminan los procesos en acción
de reparación Directa, Ordinario Laboral, Ejecutivo Laboral y Ejecutivo conexo, tal
como se señala en el cuadro:
Av. La Esperanza
37
Bogotá, D.
c.. Colombia.
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚeUCA
I
x CONTRALORIA
DELEGAOA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 8
Sentencias
El ISS en Liquidación Seccional Caquetá a abril de 2013, no ha observado lo
establecido en los artículos 192 y 195 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 7°
numerales 12 y 13 del Decreto 2013 de 2012, referentes a los procesos judiciales,
ya que en el proceso Radicado N°18-001-31-05-002-2012-00112-00, el 25 de julio
de 2012 fue sentenciado a pagar $1.096.24 millones, y en el proceso Radicado
N°18-001-31-05-002-2012-00145-00, el 13 de julio de 2012 fue sentenciado a
pagar $1.852.69 millones, valor total de las dos sentencias de $2.948.93 millones,
sin que hasta el 15 de abril de 2013, fecha en que terminó la ejecución de la
auditoría, la Entidad haya cumplido los pagos ordenados. Esta situación se
presenta por deficiencias en la defensa de los intereses de la entidad y la falta de
gestión para realizar los respectivos pagos, que han generado posible pérdida
patrimonial y que el ISS en liquidación se vea abocado a pagar interés moratorias
por un valor aproximado de $75.68 millones mensuales, a tasa de interés simple
de mora fijada por la DIAN.
Hallazgo (25) -
Intereses moratorios, costas, gastos, agencias en
derechos, multas, sanciones, indexaciones, costos por
reliquidación.
El Instituto en el año 2012 canceló $22.357,2 millones por indemnizaciones
moratorias, intereses de mora, y costas procesales, con fundamento en sentencias
proferidas en procesos ordinarios o contenciosos administrativos, los cuales se
generaron por negar o conceder las prestaciones solicitadas desconociendo el
término legal para la decisión, considerar que los asegurados no cotizan el total de
las semanas requeridas, no reúnen los requisitos exigidos en las normas legales,
no los cobija el régimen de transición, no son acreedores a la condición más
beneficiosa y el principio de favorabilidad en materia laboral, demora en la
identificación de aportes devueltos de los Fondos Privados de Pensiones y no
inclusión de factores salariales, entre otras, tal como se muestra en el cuadro
No.49; por lo anterior la Entidad no identifica si el pago lo realiza con recursos de
la Administradora o de los Patrimonios Autónomos.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000·
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Bogotá, D.
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 9
•.•..•••.••.••
Intereses Moratorios
En la seccional Risaralda, incumpliendo los principios de eficacia, economía y
celeridad se determinó que el ISS (actualmente en liquidación), ha venido
incurriendo en mayores pagos por concepto de intereses moratorios, costas,
gastos, agencias en derechos, multas, sanciones, indexaciones, costos por
reliquidación, según el siguiente cuadro:
Cuadro 10
PAGOS EXTRAS POR SENTENCIAS JUDICIALES ASUMIDOS POR LA ENTIDAD
RADICADO
EXPEDIENTE
DOCUMENTO
IDENTIDAD
2012-00148
DE
AGENCIAS
EN DERECHO,
COSTAS, INDEXACIONES
E
INTERESES MORATORIOS
10061588
34042704
10071666
4500194
24928085
2306038
4588974
7496814
10057865
1421556
4399428
10066262
4396098
10219680
26581820
7497445
41603340
38229616
SIN NUMERO
2011-0062
SIN NUMERO
2012-00737
2009-0478
0-0323-09
2012-01165
0810-07
2011-00943
25990
2012-00297
2010-0157
2012-0119
SIN NUMERO
SIN NUMERO
2009-0696
2010-00567
Fuente. Datos recopilados de los documentos
..
suministrados
1.133.400
4.533.600
3.060.180
4.316.188
2.063.250
496.900
4.159.604
3.892.676
8.462.783
4.533.600
8.160.000
1.903.425
1.527.000
1.052.767
5.667.000
2.559.355
1.394.435
730.678
59.646.841
por la entidad.
Lo anterior, ocasionado por la falta de diligencia, cumplimiento, control,
seguimiento y supervisión de la entidad sobre los archivos, documentos, actos,
normas, procedimientos administrativos, acciones de defensa técnica y
actuaciones judiciales de funcionarios y contratistas en todas las instancias,
generando daño patrimonial al Estado por una gestión antieconómica que
involucra pagos extras diferentes al del derecho adquirido, lo que afecta los
recursos destinados a atender mayor cobertura y pago oportuno de prestaciones
económicas. No se pudo cuantificar gestión antieconómica en la seccional
Risaralda, por lo tanto se solicitará el inicio de una indagación preliminar.
Av. La Esperanza
No. 62·49,
Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
j
CONTRA~ORjA
DELeGADA
~ SECTOR SOCIAL
Procesos Fallados en Contra del ISS que deben ser Cancelados por
Colpensiones
En oficio 00005198 del 15 de enero de 2013 emanado del ISS en Liquidación y
dirigido a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se señaló que el
ISS haría entrega a Colpensiones de sentencias correspondientes a obligaciones
de hacer, respecto de los fallos proferidos por los diferentes despachos judiciales
en los cuales el ISS fue condenado a realizar: inclusiones en la nómina de
pensionados por pensiones de vejez, invalidez, sobreviviente, sustituciones
pensionales, incrementos pensionales, reliquidación de pensiones, retroactivos
pensionales, etc., relacionadas con el régimen de prima media con prestación
definida que administró el ISS hasta el 28 de septiembre de 2012.
Hallazgo (26) -
Fallos para Cumplimiento por parte de Colpensiones
Los procesos de entrega se harían en las seccionales de Antioquia, Valle,
Atlántico, Cundinamarca y los cumplimientos de sentencia de las demás
seccionales, se harían en la ciudad de Bogotá D.C. y los cumplimientos de
sentencias pueden estar en medio magnético, en CD, en medio físico y
corresponden a procesos ordinarios, ejecutivos y procesos de lo contencioso
administrativo y se calcula que hay cerca de 8.000 cumplimientos de sentencias
por entregar a Colpensiones. Con posterioridad señaló que el inventario de
sentencias para cumplimiento es de 11.400; sin embargo a 30 de marzo de 2013
no han sido entregadas en su totalidad.
El ISS en Liquidación ha entregado a Colpensiones: 493 sentencias para
cumplimiento el 24 de diciembre de 2012 de la Seccional Cundinamarca y 590
CDs que versan sobre los fallos dictados en forma oral. 645 de la seccional
Cundinamarca, 298 del Valle, 43 de Bolívar, 38 de Risaralda, 5 de Boyacá, 1 de
Cesar y 20 de Córdoba el 7 de marzo de 2013. El 15 de 2013 se hace entrega de
163 procesos judiciales de la seccional Atlántico; el 2 de abril del mismo año se
entregaron 681 sentencia de la seccional Valle; el 5 de abril de 2013 se entregaron
154 sentencias de la seccional Antioquia, 8 sentencias de la seccional sucre, 33
sentencias seccional Risaralda, 373 sentencias de la seccional Valle; en abril 16
de 2013 entrega 19 sentencias de la seccional Cundinamarca, 719 de Valle, 1 de
cesar, 9 de choco, 35 de caldas, 13 de Huila y 1 de Quindío, para un total de 3752
sentencias entregadas (Ver cuadro No. 11), de las cuales Colpensiones ha
devuelto 591 por cuanto no presenta copia autentica de las sentencias y no aporta
los datos del demandante y su abogado.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá. D.
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CONTRALORIA· I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 11
Actas
En la revisión realizada a las Actas de Entrega de las sentencias para
cumplimiento se evidenciaron las siguientes situaciones:
.,¡
En algunos procesos no existen las constancias, ni fechas exactas de
ejecutoria, las copias de las decisiones no indican si son o no auténticas solo
se anexan copias simples de las decisiones, los CDs no se encuentran
marcados con el sello del juzgado o Tribunal; algunos se encuentran
perforados, marcados con el nombre de un demandante y corresponde a otro o
aparecen identificadas sentencias que no corresponden a las relacionadas.
.,¡
Algunos fallos se recibieron con el solo sello en original del Despacho y otros
con constancia de autenticidad.
.,¡
En algunos procesos ejecutivos se cumplió con la obligación desistiendo los
demandantes de las pretensiones y se anexó el titulo judicial, recomendando el
ISS a Colpensiones verificar si existen obligaciones por cumplir ya que en
algunos casos se ordenó el archivo del proceso.
.,¡
De otra parte, se incluyen sentencias en donde la obligación de Colpensiones
solo es la de incluir al demandante en nómina, mas no la del pago de costas
que era responsabilidad del ISS.
.,¡
Las sentencias que se entregan y reciben datan de los años 2006,2007,2008,
2009, 2010, 2011 Y 2012 dejando Colpensiones constancia que a partir de la
fecha tiene conocimiento de las mismas.
Av. La Esperanza
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Bogotá, D.
c.. Colombia.
®
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTR •••• ORIA DELEGADA
seCTOR SOCIAL
./ El ISS presentaba los CDs de los procesos orales sin identificar el número de
juzgado, radicación, demandante y seccional, y la mayoría de los CDs no tiene
inserto el sello del juzgado de autenticidad, ni fecha de expedición.
./ En los procesos ejecutivos no se identifica el número del proceso ordinario el
cual se encuentra en las sentencias de única y primera instancia.
./ En algunos casos no se anexó la sentencia de única, primera o segunda
instancia y en los procesos ejecutivos no se encuentran las sentencias
ejecutoriadas, estas se encuentran en los despachos judiciales .
./ Se presentaban sentencias que no correspondían al demandante, ni al
juzgado, se desconocía a que trámite correspondía.
./ Las sentencias se encuentran con la certificación sobre la existencia de
procesos ejecutivos y verificada la base de datos de embargos no existir
medida cautelar no se tiene conocimiento a la fecha sobre la existencia o no
de proceso ejecutivo y las certificaciones presentan errores en la radicación del
proceso y numero de cedulas de los demandantes.
./ El ISS recomienda que previa la inclusión en nómina y el pago de sentencia, se
verifique en los respectivos aplicativos para establecer si ya se dio
cumplimiento a la sentencia y verificar la base de datos de embargos.
./ No se hace entrega de base de datos que contengan la información
relacionada con cálculo de valores que correspondería pagar a Colpensiones
por el incumplimiento de sentencias.
./ Las sentencias para cumplimiento presentan certificación sobre la existencia
de procesos ejecutivos, sin tener certeza sobre la existencia o no de dichos
procesos, porque verificada la base de datos de embargos no existe medida
cautelar.
./ Las sentencias para cumplimiento de la seccional Valle se encuentran con
proceso ejecutivo y con autos de terminación de los mismos por pago,
recomendando el ISS en Liquidación verificar si sobre los procesos terminados
por pago hace falta alguna obligación por cumplir.
./ De otro lado se detectó que en los expedientes de los siguientes demandantes
Enrique Cerón Ramírez con CC 14435853, Luís Herminsul Rivera con CC
2259388 y Bolívar Mármol Narváez y otros con CC 1812003 se presentan
remanentes de los embargos los cuales se desconoce si estos fueron cobrados
por ellSS o dichos títulos se encuentran en los juzgados.
Con oficio No BZ2013-196033 del 8 de marzo de 2013, el Vicepresidente Jurídico
y Secretario General Encargado de Colpensiones devuelve al ISS en Liquidación
591 cumplimientos de sentencias que habían sido recibidas por Colpensiones
Av. La Esperanza
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®
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CONTRALORIA I.
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
SECTOR SOCIAL
entre el 22 de noviembre y 24 de diciembre de 2012 por no dar cumplimiento a la
resolución N° 1591 del 2011 del ISS, en cuanto no presenta copia autentica de las
sentencias y no aporta los datos del demandante y su abogado.
Según el ISS, de las 11.400 sentencias para cumplimiento, 3.892 cuentan con fallo
autentico, auto de ejecutoria y certificación de inexistencia de proceso ejecutivo y
de las cuales se han entregado 2.383 expedientes, 4.622 no cuentan con auto de
ejecutoria y 2.886 únicamente cuentan con la certificación de inexistencia de
procesos ejecutivos y que el ISS no ha hecho las gestiones para determinar qué
pasa con dicha información.
El Decreto 2013, dentro de una de tantas obligaciones, al final del Artículo 35
establece "Las sentencias judiciales que afecten a los fondos de prestaciones de invalidez vejez y muerte,
o relacionadas con la función de administración del RPM con Prestación Definida serán cumplidas por
Colpensiones"; sin embargo, no se evidenció la existencia de un plan previo que
contemplara acciones ante las situaciones antes descritas. Por el número de
sentencias pendientes de cumplimiento y las consecuencias por el no
acatamiento, dichas observaciones evidencian una clara inobservancia a los
principios de eficiencia y oportunidad, cuyo resultado en últimas afecta al
pensionado.
En los diferentes fallos la Corte ha determinado que a través de la sentencia se
establece la debida culminación de un proceso y su cumplimiento debe realizarse
sin dilaciones. El incumplimiento de una sentencia atenta contra el Estado de
Derecho y vulnera el derecho fundamental al debido proceso.
En desarrollo del proceso de entrega del ISS en Liquidación seccional Boyacá, en
lo relacionado con Procesos Judiciales que venían en curso al momento de la
liquidación derivados de su gestión como Administradora del RPM, se evidenció
que el número de procesos reportados y entregados al nivel Nacional para la
consolidación y posterior entrega a Colpensiones, no corresponde al número total
de los existentes y activos a diciembre de 2012, que se encontraban en los
diferentes estrados judiciales del Departamento. Lo anterior genera incertidumbre
en la información reportada a Colpensiones, los reportes de entrega no relacionan
la totalidad de Procesos Activos en contra del ISS, presumiéndose que a partir del
28 de diciembre de 2012 se encuentran sin defensa, pues el ISS en liquidación
tenía que entregar los procesos a Colpensiones, y al no haberse realizado la
entrega se corre el riesgo de condenas, que afecten los intereses patrimoniales
del Estado, por falta de atención en los mismos. Los procesos judiciales de los
cuales se evidenció tal situación en la seccional Boyacá, son los siguientes:
Hallazgo con incidencia disciplinaria.
43
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CONTRALORIA· I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORrA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 12
Procesos ludlclales en contra de la entidad sin ser entregados a C olpenelones
di'i¡¡i1'l>::
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í11!-Y
N~r:(f&
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2004-143
2004-085
Segundo laboral del Circuito de Sogamoso
Catalina Purificación
María Concepción Castellanos
2009-409
Primero Laboral del Circuito de Sogamoso
Arcelia
2008-252
Cuarto Laboral del Circuito de Tunja
Fanny Pinilla de Reyes
150013105001
Primero Laboral del Circuito de Tunja
Claudia Rincón Niño
2003-82
Segundo Laboral de Tunja
Claudia Liliana Alvarez Torres
2006-680
Joselín González Leguizamón
2005-266
Ana Clemencia Bonilla
del
Carmen
Fragua
Fuente: Archivos del ISS en Liquidación
El incumplimiento en la entrega de procesos, también se evidenció en la seccional
Caquetá, según el portal de conocimiento jurídico (base de datos electrónica) son
236 procesos.
•
Procesos Judiciales Activos
La entidad suministró relación de 77.160 procesos activos que tenía ellSS a 28 de
septiembre de 2012 con pretensiones por $1.584.240,7 millones, de los cuales
70.434 corresponden al negocio de pensiones por $1.165.521,6 millones, la
administradora general 4.445 por $170.447,6 millones, EPS con 2.253 por
$247.469,4 millones y para el negocio ARP 28 procesos por $802,7 millones.
Según el Protocolo General de Entrega del ISS y recibo por parte de Colpensiones
de septiembre de 2012, con respecto de los procesos judiciales, Colpensiones
recibirá los archivos digitalizados de acuerdo al avance del tercero contratado por
el ISS para tal fin y el archivo a entregar es de carácter informativo con corte a la
fecha de entrada en operación de Colpensiones.
El ISS en Liquidación ha entregado a Col pensiones: tres (3) CDs, con listado de
70.225 procesos judiciales activos del régimen de prima media con prestación
definida en contra del ISS; base de cruce de correspondencia con el cual se
realizó la sucesión procesal dellSS a Colpensiones; provisión contable de 70.225
procesos del régimen de prima media; Disco de un Tera con las imágenes
digitalizadas de 49.745 procesos judiciales en calidad de préstamo.
Hallazgo (27) -
Base de Datos Procesos Judiciales
La base de datos suministrada por el ISS denominada "Provisión Procesos CIANI
Septiembre 2012 - País - Colombia - ISS Asegurador' la cual contiene 47.378
celdas, según Colpensiones presentó deficiencias tales como: Celdas vacías,
44
®
~
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
I
SECTOR SOCIAL
procesos Judiciales identificados con menos y con más de 23 dígitos, celdas con
espacios que impiden el cruce de la base, procesos repetidos, entre otros, no
permitiendo tener certeza sobre la cantidad de procesos que tenía el ISS y la
cantidad entregada a Colpensiones. De otra parte, el disco de un Tera con las
imágenes digitalizadas de supuestamente 49.745 procesos Judiciales le faltaba la
información de 21.000 procesos judiciales, determinando que el ISS no actualizó
la información para la entrega a Colpensiones.
El ISS en Liquidación remitió a Colpensiones la base de datos con 70.225
procesos jurídicos, sobre la cual Colpensiones depuró y clasificó la información,
encontrando 64.241 procesos, no encontró 5.145 y 839 se encontraban
presuntamente archivados. Nuevamente, el 11 de marzo de 2013, el ISS envío a
Colpensiones una base de datos con un incremento de 343 registros identificados
como activos con un total de 64.580 registros y relaciona cuadro con el detalle del
inventario de la base de datos de procesos jurídicos por seccional.
Con oficio del 5 de abril de 2013, dirigido a la CGR sobre la entrega de procesos
judiciales a Colpensiones en los puntos 3 y 4 quedaron las siguientes
observaciones: entregan relación de 1.140 procesos no ubicados ni en la página
de la rama judicial ni por los Directores Jurídicos Seccionales y el detalle de 321
procesos judiciales que se encuentran en municipios diferentes a la cabecera del
circuito, respecto de los cuales el ISS en Liquidación efectuará desplazamiento de
funcionarios para la revisión en cada sitio. Sobre lo anterior no se evidencia una
clara solución en el corto plazo.
El 19 de abril de 2013, Colpensiones realizó observaciones a los registros,
determinando que 108 se excluían por no ser objeto de entrega y solicitó
complementar información sobre 1.613 con inconsistencia en el número de
radicado y 2.998 sin número de radicado de casación, quedando 59.861 registros
entregados a Colpensiones. De otro lado determina que se dio el compromiso del
envío de certificación global de los procesos activos archivados sobre 13.201
procesos anteriores al 2010.
Estos procesos activos se trasladaron a Colpensiones por medio de la figura
"Sucesión Procesal" sin que se tenga conocimiento si se trasladaron en su
mayoría o no.
La gestión que debió realizarse de manera conjunta entre el ISS en Liquidación y
Colpensiones, no ha sido efectiva conllevando a una serie de tropiezos en el
proceso de entrega que han demorado la solución a las solicitudes de los
usuarios.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C.• Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
Hallazgo (28) -
REPÚSL'CA
1 CONTRAl.ORIA
DILEGADA
~ seCTOR SOCIAL
Procesos Jurisdiccionales
con Medidas Cautelares
El ISS en Liquidación presenta relación de 11.126 procesos jurisdiccionales con
medidas cautelares acumulados a 28 de septiembre de 2012 por $147.804
millones, tanto en el nivel nacional como seccional.
Cuadro 13
Procesos con Medidas Cautelares
De acuerdo al negocio que afecta se presentan 80 procesos relacionados con
EPS por $4.871 millones; Administradora General con 864 procesos por $16.873
millones; ARP/EPS/Pensiones con 17 procesos por $315.8 millones; pensión de
invalidez con 150 procesos por $3.117 millones; pensión de sobrevivientes de 550
Av. La Esperanza
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000·
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®
'
CONTRALORIA I.
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
SECTOR SOCIAL
por $12.549 millones; pensión de vejez con 9.388 procesos por $103.004 millones;
pensiones administradora con 77 procesos por $7.071 millones, del cual se
presentan las siguientes observaciones:
./
No se conocen los radicados (23 dígitos) de 6 procesos ejecutivos por $119
millones; no presentan fecha de notificación de las demandas en 647 procesos
(ejecutivos conexos, laborales, singulares, coactivos, hipotecarios) por $5.749
millones; se registraron 1651 proceso sin cuantía, 4 procesos con cuantía $1 y
un proceso con cuantía $3; no señaló el valor de las sentencias, valor de la
liquidación, número y valor del título judicial, valor de los remanentes, etc .
.¡'
El ISS en Liquidación presenta relación de 11.126 procesos jurisdiccionales
con medidas cautelares acumulados a 28 de septiembre de 2012 por $147.804
millones, tanto en el nivel nacional como seccional y se han levantado medidas
cautelares en 1.212 procesos y los jueces han dejado de levantar las medidas
cautelares en 9.914 procesos, sin que el ISS haya realizado las acciones
necesarias para que se dé cumplimiento a dichas medidas, desconociéndose
el artículo 34 del Decreto No 2013 de 2012 y 23 de la Ley 1105 de 2006 .
.¡'
El Instituto no estuvo atento a las órdenes de embargo emitidas por las
autoridades judiciales a los recursos de la entidad, no esclareciendo de manera
inmediata a la autoridad jurisdiccional, la clase de recursos sobre los cuales
recae la medida .
.¡'
Los servidores públicos que recibieron las órdenes de embargo sobre los
recursos de los fondos de reparto del RPM y sus reservas, estaban obligados a
efectuar los trámites correspondientes para solicitar los desembargos y no lo
hicieron. No solicitaron a la Dirección General del Presupuesto Público
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las constancias sobre la
naturaleza de dichos recursos, tal como lo establece el artículo 36 de la Ley
1485 de 2011 para los embargos decretados en el año 2012 y en las leyes que
decretan el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones
para años anteriores, contrariando la adecuada gestión fiscal de la entidad.
El ISS en liquidación no tiene certeza ni conoce en que procesos se han solicitado
yen que procesos no se ha solicitado el levantamiento de las medidas cautelares.
•
Procesos Ejecutivos
Liquidación.
en Curso que deben Acumularse
al Proceso
de
El ISS en Liquidación reportó a 28 de septiembre de 2012, novecientos sesenta y
dos (962) procesos ejecutivos activos de diversa clase en contra y a favor del ISS
ejecutados tanto en el nivel Nacional como en el seccional por $22.072,4 millones
que deben acumularse al proceso de liquidación. Los negocios que afectan son:
Administradora
General
con
864
procesos
por
$16.873,6
millones,
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.s • PBX: 6477000·
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Bogotá, D.
c.. Colombia.
®
~
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
1CONTRAl.ORIA
DILIGADA
1 SECTOR SOCIAL
ARP/EPS/Pensiones con 17 procesos por $315,8 millones, EPS con 80 procesos
por $4.871,8 millones y pensión de vejez 1 por $11 millones. Según cuadro se
relaciona la clase y número de proceso y su cuantía:
Cuadro 14
Procesos
Hallazgo (29) -
Procesos Ejecutivos Acumulados a la Liquidación
Se encuentran procesos notificados desde el año 1998 al 2012, se presentan 159
procesos notificados antes del 2008, lo que indica que llevan más de cinco años y
a la fecha no han sido terminados, afectando con ello el principio de celeridad.
Existen 148 procesos (15.4%) que no identifican la fecha de notificación, la cual es
indispensable, pues es la que otorga la garantía de que el demandado conozca en
forma cierta la existencia de un proceso y ejerza el derecho de defensa, con lo que
se infiere que la entidad tuvo conocimiento en el transcurso del proceso sin
permitir ejercer la defensa dentro de las oportunidades legales, tal como se
muestra:
Cuadro 15
Procesos sin Fecha de Notificación
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -. P.8 • PBX: 6477000·
48
®
'
CONTRALORIA. I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA DELIIOADA
SECTORSOCIAL
Se encontraron 66 procesos los cuales, a pesar que la pretensión principal es la
solicitud del cumplimiento y pago de sentencias, no tienen establecido el valor de
la misma, lo que no permite realizar las provisiones respectivas. Procesos que se
identifican con el número asignado por el ISS.
Cuadro 16
Procesos
392.424
412.992
413.568
413.468
412.977
412.865
413.003
413.802
388.264
401.612
405.372
405.377
412.186
412.571
408.735
400.693
368.444
370.052
398.846
398.853
397.917
404.407
..
404.424
354.896
407.845
390.700
414.292
412.618
411.629
414.324
412.868
386.421
396.649
410.421
410.659
394.830
396.241
396.300
404.502
404.506
396.725
406.094
406.139
406.162
389.573
360.099
366.952
367.080
369.375
399.150
368.704
367.310
382.814
384.420
399.649
392.380
397.943
397.969
412.093
412.624
395.617
396.074
413.564
367.047
367.066
413.551
Fuente: ISS en llquidación
•
Procesos Ejecutivos Régimen de Prima Media que deben ser Atendidos por
Colpensiones
El ISS en Liquidación presentó relación de 10.165 procesos ejecutivos por
$125.742,6 millones, señalando número de proceso, radicación, despacho judicial,
fecha de notificación, clase de proceso, estado del proceso, ciudad del proceso,
sujetos procesales, pretensión principal, negocio que afecta, cuantía, motivos y
resumen de la contingencia, que deben ser atendidos por Col pensiones. Se
presenta cantidad de procesos por año de notificación y valor así:
Cuadro 17
Av. La Esperanza
49
®
'
CONTRALORIA I
¡
GE.NERAL
DE
Hallazgo (30)-
LA
REPÚBLiCA
CONTRAtORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Procesos Ejecutivos que debe Atender Col pensiones
Existen 498 procesos por $4.214,7 millones que no identifican la fecha de
notificación, la cual es indispensable, pues es la que otorga la garantía de que el
demandado conozca en forma cierta la existencia de un proceso y ejerza el
derecho de defensa, con lo que se infiere que la entidad tuvo conocimiento en el
transcurso del proceso sin permitir ejercer la defensa dentro de las oportunidades
legales. Las pretensiones de estos procesos sin fecha de notificación es la del
pago y cumplimiento de sentencias, reconocimiento pago incremento de pensión,
pago de costas, reconocimiento pago de pensión de invalidez.
Se encuentran 1.585 procesos con cuantía cero (O) sin que se presente alguna
explicación, teniendo en cuenta que las pretensiones son las de pago y
cumplimiento de sentencias, reconocimiento pago incremento pensional y
reliquidación de pensión. De otra parte se encuentran 4 procesos con cuantía $1 y
un proceso con cuantía $3 cuya pretensión principal es pago de sentencias; 157
procesos con cuantías que oscilan entre $1.400 y $1.000.000 para pago y
cumplimiento de sentencias y costas a favor del ISS.
Hallazgo (31) -
Renuncia y Sucesión Procesal en Procesos Judiciales
En la gestión realizada por el ISS en Liquidación seccional Boyacá, en defensa de
los Procesos Judiciales en su Contra, que venían en curso al momento de la
liquidación de la entidad derivados de su gestión como administradora del RPM,
se estableció, que a la fecha, no cuentan con renuncia por parte del ISS, así como
tampoco se ha presentado para aceptación de los diferentes Despachos Judiciales
las solicitudes de sucesión procesal del ISS a Colpensiones.
Lo anterior, además de generar incertidumbre en cuanto a que, a la fecha no
cuentan con defensa; toda vez que, ni el ISS en Liquidación, en virtud del Decreto
2013, puede continuar con la defensa de los mismos, ni Colpensiones, se ha
constituido como parte dentro de éstos, incurriendo en el riesgo que se generen
condenas que afecten los intereses patrimoniales del Estado por la falta de
defensa.
En consecuencia, se evidenció incumplimiento en las obligaciones contenidas en
el artículo 35 del Decreto 2013 de 2012, que establece, que el ISS en Liquidación,
debía realizar la entrega de procesos judiciales que venían en curso al momento
de la liquidación de la entidad derivados de su gestión como administradora del
RPM, sin que a la fecha, se hayan presentado en todos los estrados judiciales
todas la renuncias y solicitudes de sucesión procesal, continuando estos procesos
Av. La Esperanza
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'
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLlCA
I
CONTRALORIA DELI!GAOA
SECTOR: SOCIAL
activos en contra del ISS. Los Procesos Judiciales, respecto de los cuales, se
evidenció la situación descrita, son los siguientes:
Cuadro
18
Cuadro
19
p rocesos en os e ue no se presento
sucesron
procesa
iD
Segundo Laboral Sogamoso
2011-152
Isidro Mora Fernández
2002-087
María Josefina Hernández
2004-0085
María Concepción Castellanos
2008-028
Blanca Aurora Calixto López
Primero Laboral De Sogamoso
2012-140
Héctor Hernán Agudelo Torres
355/11
Mauricio Del Carmen
0400/11
Pedro Julio Castañeda Gómez
104/12
José Antonio Torres Gonzales
.,
Fuente: Archivos del ISS en t.lquídaclón
•
Procesos Penales
Hallazgo (32) -
Proceso No 180.979 Seccional.
Radicado 816384 Fiscalía 74
Mediante abogado externo se formuló denuncia penal en la fiscalía
correspondiéndole el estudio a la fiscalía 74 seccional de la unidad de patrimonio
económico - Valle, sin que se conozca los hechos por los cuales se presentó la
querella, señalando que el 7 de noviembre de 2008 se profirió resolución
inhibitoria y luego se archivó el proceso y el 19 de abril del año en curso solicitó
copias del auto que ordeno el archivo para verificar las causas del mismo. De lo
anterior se establece que el abogado únicamente formuló la correspondiente
denuncia y no existe evidencia que haya estado pendiente de los trámites
seguidos por la fiscalía, por lo que se deduce que no conocía del archivo del
proceso. En el aplicativo LlTISOFT - CIANI el proceso estaba asignado a dicho
abogado sin que haya sido retirado del aplicativo y presuntamente el negocio
estuvo asignado a 3 abogados sin que se conozca qué actuaciones fueron
Av. La Esperanza
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~
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I CONTRALORIA
DUI!QADA
l seCTOR SOCIAL
realizadas por cada uno de ellos, pues el instituto no suministra soportes de las
actuaciones realizadas.
Hallazgo (33) -
Proceso No 114904 Radicado 801790 Fiscalía 200
El ISS en el proceso con radicado 11001600000502005801790 otorgó poderes a
abogados externos para que representaran al ISS como víctima, se constituyera
parte civil, vinculara a terceros responsables y presentar llamamientos en garantía;
sobre lo cual no se evidencia que dichos abogados hayan presentado las
demandas de parte civil, llamamientos en garantía, ni vincularon a terceros
responsables. De acuerdo a los documentos suministrados por el ISS en
liquidación al doctor Mauricio Vanegas Moyano se le otorgó poder el 21 de julio de
2008 e interpuso recurso de apelación y sustentó el mismo contra la resolución
inhibitoria del 15 de diciembre de 2008; el abogado Juan Carlos Forero Ramírez
con poder del 22 de enero de 2010 solicitó el 6 de agosto de 2010 la práctica de
diligencias ordenadas en septiembre de 2009; el 27 de abril de 2011 se le otorga
poder el doctor Alfredo Rodríguez Montaña y el 14 de enero de 2013 presenta
recurso de apelación. Con lo anterior se evidencia que la alta rotación de los
abogados en el ISS incide sobre la adecuada calidad de la defensa, no
permitiendo el seguimiento apropiado de las actuaciones que se desarrollan
durante un proceso, en consecuencia el alto porcentaje de fallos en contra y sus
implicaciones económicas.
Hallazgo (34) -
Proceso No 213.168 Radicado 305041
Denuncia presentada el 11 de julio de 2008 por el gerente seccional de Atlántico
por el cobro del remanente dentro del proceso adelantado por el señor Carlos
Sabbag contra el ISS en cuantía de $6.000 millones; sin embargo el ISS señala
que en visita a dicha fiscalía no existe proceso alguno que curse o haya cursado,
sin que se tenga conocimiento de las actuaciones realizadas por el ISS para lograr
recaudar dicho valor. Posteriormente, anexa copia de la denuncia, sin que se
evidencie que durante los últimos 5 años el ISS haya realizado alguna actuación
dejando los procesos abandonados.
3.1.1.7 Derechos de Petición
El ISS en liquidación presentó relación de 397.000 derechos de petición Nivel
Nacional y Seccional, acumulados entre el 2 de diciembre de 2010 Y el 28 de
septiembre de 2012. Tal como se muestra en el cuadro, el 61.7% de los derechos
de petición se concentra en el nivel Nacional, Cundinamarca y Antioquia.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000'
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®
'
CONTRALORIA I.
GENE:RAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRAl.ORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 20
De acuerdo con la información suministrada, aparecen 3.435 peticiones radicadas
en 2010; sin embargo, de éstas no especifican el número de las pendientes por
resolver; en 2011 aparecen radicadas 186.015 solicitudes y en 2012 se presentan
207.550.
Cuadro 21
Pensiones
Fuente: ISS en Liquidación
El mayor porcentaje, 72%, corresponde al negocio de pensiones, distribuidas en
los años 2010,2011 Y 2012 así: 2.230,137.127 Y 145.967 respectivamente. El
53% de las solicitudes se encuentran sin resolver (152.530), de las cuales 61.209
fueron radicadas en el 2011 y 91.321 en el 2012; de las solicitudes sin resolver
48604 y 74298 corresponden a las vigencias 2011 y 2012 Y hacen parte del
negocio de pensiones, que a 28 de septiembre de 2012 y cuyo total es de
122.902, se encontraban pendientes de trámite por lo tanto debieron ser
trasladadas a Colpensiones.
Teniendo en cuenta el negocio a que pertenece cada petición, pensiones posee el
mayor número (72%), seguido de la Vicepresidencia Administrativa con el 21%,
Financiera el 7% y EPS con menos del 1% restante, según el cuadro.
Av. La Esperanza
53
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚeUCA
1 CONTRALORIA
t
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 22
Las 122.902 solicitudes sin resolver que corresponden al negocio de pensiones,
presentan un atraso del 43% frente al total radicado y cuyas pretensiones por
orden de importancia corresponden a: incremento de pensión, retroactivo
pensional, reajuste pensional, devolución de aportes en pensión, reconocimiento
de pensión de vejez, activación de pensiones a nómina, reconocimiento de
pensión de vejez, resolver recurso de reposición, valoración en medicina laboral,
información general para reconocimiento de prestaciones económicas, retroactivo
pensional, pensión de sobrevivientes, demora en trámites para el reconocimiento
de prestaciones económicas, reliquidación pensional, revisión de la liquidación
que concedió la prestación económica, inicio cobro coactivo, solicitud respuesta de
un derecho de petición, corrección de la historia laboral en el archivo laboral
masivo que se envía a la oficina de bonos pensionales, corrección de
inconsistencia en la historia laboral tradicional (67-94), actualización datos básicos
en nómina, devolución de aportes de AFP a ISS, actualización datos básicos en
nómina, entre otros.
Las 152.530 peticiones sin resolver se encuentran distribuidas a nivel nacional y
seccional, según el siguiente cuadro.
Cuadro 23
Derechos de Petición sin Resolver
54
®
'
CONTRALORIA· I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
Hallazgo (35) -
CONTRAl.ORIA DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
Derechos de petición (D)
EIISS para los años 2011 y 2012 (28 de septiembre) no resolvió o dio respuesta a
152.530 derechos de petición dentro de los 15 días siguientes a la fecha de su
recibo, igualmente cuando no era posible resolver o contestar la petición en el
plazo establecido no se informaba a los interesados los motivos de la demora, ni la
fecha probable para resolver o dar respuesta, dilatando el trámite, en
desconocimiento de los artículos 6, 7 Y ss., del Decreto 01 de 1984 - Código
Contencioso Administrativo y articulo 13 y SS de la Ley 1437 de 2012 diferidos
hasta el 31-12-2014.
Existen derechos de petición con más de 500 días sin resolver, incumpliendo los
artículos 6, 22, 25 Y 31 del CCA, por cuanto estos se resolverán dentro de los 15
días siguientes a la fecha de su recibo, las de información en un plazo máximo de
diez (10) días, las consultas en un término máximo de 30 días y cuando no fuere
posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en
que se resolverá o dará respuesta.
De los derechos de petición que no fueron resueltos dentro de los plazos
establecidos en las normas legales relativos al periodo comprendido entre el 1 de
diciembre de 2010 Y el 30 de diciembre de 2012, el ISS en liquidación cruzó las
bases de datos de derechos de petición, con las bases de datos de los procesos
de tutela, por el número de documento, comparando el vencimiento del derecho
de petición contra la fecha de radicación de la tutela y filtrando por el campo en el
cual se indica al momento de radicar, si esa tutela corresponde a un derecho de
petición y del cruce correspondiente se determinó que 49023 derechos de petición
dieron lugar a acciones de tutela. La cantidad de derechos de petición que dieron
lugar a las tutelas anteriormente señaladas por seccional se muestran en el
cuadro: Hallazgo con incidencia disciplinaria
Cuadro 24
Av. La Esperanza
55
Bogotá, D.
c.. Colombia'
®
'
CONTRALORIA!
GENERAL
DE
LA
REPÚBLlCA
CONTRAl.ORfA
DELECADA
~ SECTOR SOCIAL
Para el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2012 y el 11 de abril de
2013, el ISS en liquidación presentó relación de 35.495 solicitudes de derechos de
petición, radicados en el Nivel Nacional y Seccional tal como se muestra en el
cuadro.
oetíctón
Cuadro 25
Periodo Octubre 2012 - Abril 2013
Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000·
56
®
'I
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
Teniendo en cuenta el negocio que afecta se encuentran 8.677 derechos de
petición en Revisión en Administradora, en EPS se registran 4.815 derechos de
petición, en pensiones 6, en la vicepresidencia administrativa 20.611, en
vicepresidencia financiera 1.386 derechos de petición, como se ve en el cuadro.
Derechos
Cuadro 26
de Petición - NellOCIO
De los 35.495 derechos de petición se encuentran en análisis en negocio 6.716,
asignados en radicación 15.724, se dio respuesta con solución de fondo en
11.895 (33.5%) Y respuesta sin solución de fondo 1.160, según cuadro.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D.
57
c.. Colombia.
®
~
CONTRALORIA ¡¡
GENERAL
DE
Hallazgo (36) -
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA OELEQAOA
seCTOR SOCIAL
Reporte Derechos de Petición
Existen diferencias en los reportes entregados por el ISS en liquidación, pues en
información suministrada con oficio No 11000-000564 del 17 de abril de 2013 el
ISS en Liquidación establece que en el año 2012 se radicaron 207.550 derechos
de petición del cual 156.742 corresponden al negocio de pensiones y en el informe
de estado de recibo del ISS en liquidación enviado por la Fiduprevisora a la
Contraloría Delegada para el Sector Social el 3 de enero de 2013 señala que del
1 de enero al 28 de septiembre de 2012 el ISS había recibido 145.857 solicitudes
relacionadas con el negocio de pensiones de los cuales se respondieron 68.611
equivalente al 47.03% del total y quedaron pendientes de resolver 77.246, esto
señala que el ISS no tiene certeza sobre la cantidad de derechos de petición
radicados.
Con actas del 3 de octubre, 8 de noviembre, 14 de diciembre de 2012 y acta sin
fecha el ISS en liquidación hizo entrega de discos duros con información
digitalizada, nivel de datos, archivos digitalizados e imágenes de derechos de
petición instaurados por los afiliados y ciudadanos del periodo comprendido entre
el 1-12-2010 al 28-09-2012 y derechos de petición que no alcanzaron a ser
cargados en el aplicativo SISSPET a corte 28 de septiembre de 2012 y con acta
del 12 de febrero de 2013 se entrega 36 carpetas con 1386 solicitudes físicas de
peticiones recibidas por el ISS con anterioridad al 28 de septiembre de 2012 que
no alcanzaron a ser cargadas al aplicativo SISSPET. Todo ello en perjuicio de los
usuarios al no dársele contestación a sus requerimientos dentro de los términos
legales.
Hallazgo (37) -
Actas de Entrega Derechos de Petición a Colpensiones
La cantidad de derechos de petición entregados por el ISS en Liquidación y
recibidas por Colpensiones fue de 285.211, de los cuales se respondieron 158.692
quedando pendientes de respuesta 126.519. La información suministrada en el
disco duro, queda sujeta a verificación por parte de Colpensiones y fue recibida en
calidad de préstamo. Del análisis a las actas se establecieron las siguientes
inconsistencias:
./ Los derechos de petición no contienen la fecha de recibido por parte del
ISS, necesarias para contabilizar los plazos de respuesta.
,/ Otros no han sido tramitados y/o resueltos dentro de los términos legales.
./ Se realizó entrega digital de la información, aclarando que no se está
realizando entrega física de documentos
58
Bogotá, D.
c.. Colombia·
®
'
CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
D!U!GADA
SECTOR SOCIAL
.,/ Las imágenes almacenadas en los archivos PDF es posible que contengan
más de un usuario, y el archivo pre-radicado están incluidos derechos de
petición sin que los mismos hayan recibido un número de radicación para
adelantar su gestión.
.,/ En la verificación de los archivos correspondientes a derechos de petición
sin pre-radicar a 28-09-2012 se encontraron algunas inconsistencias razón
por la cual no se hizo entrega de estos archivos.
.,/ De otra parte el ISS en Liquidación determina que los derechos de petición
y correspondencia relacionada con el Régimen de Prima Media que se han
recibido por la entidad con posterioridad al 28 de septiembre de 2012 se
han trasladado periódicamente a Colpensiones y a la fecha se han
entregado 1783 derechos de petición sin que la entidad determine la
cantidad recibida y las condiciones en que hace la entrega.
Hallazgo (38) -
Solicitudes Proceso de Afiliación (O)
En la seccional Caldas; aunque la ley 1437 de 2011, artículo 14, establece que
todas las peticiones deben resolverse dentro de los quince días siguientes a su
recepción, al efectuar verificación sobre los soportes de la actividad No. 146
(afiliación), que se encuentra dentro del protocolo de entrega del ISS a
Colpensiones, se determinó que éstas no se han enviado físicamente al nivel
nacional y por consiguiente no han sido resueltas. El hecho anterior radicó en que
a septiembre 30 de 2012 quedaron solicitudes pendientes relacionadas con el
proceso de afiliación (ajustes en semanas de cotización en la historia laboral) y el
nivel nacional no ha dado instrucciones para entregar dichas solicitudes.
Ello conduce a falta de resolución de las peticiones de los usuarios y por
consiguiente la desactualización de las historias laborales.
Hallazgo con
incidencia disciplinaria.
3.1.1.8 Tutelas y Desacatos
El ISS señala que de enero de 2008 a 29 de septiembre de 2012 se presentaron
294.215 procesos de tutela, de los cuales 263.928 corresponden al negocio de
pensiones, 24.481 a la administradora de pensiones, 5.132 a la vicepresidencia
financiera, 534 del negocio de EPS y 140 de ARP. En reporte de enero de 2008 y
31 de diciembre de 2012 ellSS presenta relación de 299.873 procesos, pensiones
con 263.928, administradora general 24.481, vicepresidencia financiera con 5.132
y EPS 534, aumentándose las tutelas entre el 1 de octubre de 2012 y el 31 de
diciembre de 2012 en 5.658 tal como se muestra en el cuadro:
Av. La Esperanza
59
®
'
CONTRALORIA I¡
GENERAL
DE
LA
REPÚeLtCA
CONTRALORfA OILEQAOA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 28
Tutelas
Fuente: ISS en Liquidación
En informe de estado de recibido del 155 en Liquidación del 3 de enero de 2013
suscrito por la Fiduprevisora S.A., determina que a 28 de septiembre de 2012
habían radicadas en el 155 281.565 tutelas, de las cuales 146.209 eran
pendientes de: auto admisorio, fallo, requerimiento de fallo, instancia de desacato,
requerimiento de desacato, sanción, confirmación de sanción, confirmación fallo,
revocar sanciones y 135.356 tutelas gestionadas. Presentándose diferencias en
los reportes de 12.650 procesos de tutela.
De otra parte, el 155 en liquidación, reporta 256.731 procesos de tutela entre los
años 2010 Y 2012 instaurados contra el 155, tanto en el nivel Nacional como en el
seccional, tal como se muestra en el cuadro:
Cuadro 29
Procesos de Tutelas
En circular No 13100.01.01.002361 del 10 de enero de 2013 el Centro Nacional de
Tutelas del 155 en Liquidación señaló que en 161.090 procesos de tutela de las
seccionales y nivel Nacional hay pendientes de cargar las gestiones y/o
respuestas realizadas por el 155 en el aplicativo GESTU yen 90.644 procesos no
se ha solicitado auto de archivo. Igualmente en circular No 10000-0198 del 5 de
febrero de 2013 la Apoderada de Fiduprevisora Liquidador del 155 en Liquidación
determina que en 146.896 procesos de tutela no se han cargado en el aplicativo
GESTU las respuestas a las mismas y en 95.185 procesos no se han solicitado los
autos de archivo de los expedientes.
Una vez los jueces de tutela profirieron las sentencias que protegieron uno o
varios derechos fundamentales (derecho de petición) cuando resultaban
vulnerados o amenazados por la acción u omisión del Instituto de Seguros
Av. La Esperanza
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000·
60
®
'I
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLeOAOA
SECTOR SOCI"L
Sociales, debieron cumplirse en el término estipulado en la sentencia, sin embargo
el Instituto no cumplía lo ordenado por los juzgados respectivos en el término
establecido, dando lugar a que los jueces requirieran al superior responsable para
que las cumplieran y pasados dichos términos, tampoco se daba cumplimiento,
desconociendo el artículo 86 de la CP y artículo 27 del Decreto 2591 de 1991.
Por el no cumplimiento de las obligaciones contenidas en las órdenes judiciales,
se iniciaron incidentes de desacato como medida accesoria y recurso final que
tiene el sujeto accionante frente al juez de tutela. Al declarar el desacato y con ello
la imposición de las sanciones previstas en la norma: arresto y/o multa, se
pretende evitar el incumplimiento de la sentencia, tal como lo establece el artículo
52 y ss del Decreto 2591 de 1991.
La entidad suministro la siguiente información sobre la cantidad de requerimientos
de desacato, desacatos y confirmación de sanciones para los años 2010, 2011 Y
2012.
Cuadro 30
Relación de Desacatos
Av. La Esperanza
Sanciones
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C .• Colombia.
61
®
'I
CONTRALORIA
GENERAL
DE
Hallazgo (39) -
LA
REPÚBLlCA
C<»ITRALORI •••DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Cumplimiento de Términos
En la seccional Risaralda, revisada una muestra de 48 acciones de tutela, 53
demandas y 49 solicitudes pensionales, se determinó que el ISS, no cumplió los
términos para resolver las diferentes solicitudes y acciones administrativas y
contenciosas, excediendo los seis meses contados a partir de la fecha de
radicación de la solicitud de la prestación, según cuadro:
Cuadro 31
INCUMPLIMIENTO
DE TÉRMINOS
DOCUMENTO
DE IDENTIDAD
FECHA DE
SOLICITUD AL
ISS
FECHA DE
NOTIFICACION
DE LA
ACCION DE TUTELA
4511249
7517693
7456493
28764524
14196061
7531360
9776261
42021581
24468174
2764658
1312496
38228752
24619257
19103074
19520120
42052937
28536890
9775567
38232460
4574882
15350262
24950238
10080458
1269737
4563368
43019797
34044603
14242502
19072107
38257978
22434044
7517499
14225586
1215285
4560400
24955437
24939875
4607908
24765326
42088320
1351083
25156468
199009
4431556
4476675
24946638
16204117
24385545
22/02/2012
22/03/2012
14/03/2012
30/05/2012
12/04/2012
23/05/2012
06/09/2011
01109/2011
30/06/2011
15/08/2012
21/09/2011
15/08/2012
SIN DATOS
23/05/2012
25/01/2012
17/05/2012
31/10/2011
16/06/2011
11/05/2012
27/03/2012
SIN DATOS
12/12/2011
20/02/2012
SIN DATOS
25/11/2011
13/11/2012
24/10/2011
23/02/2012
02/11/2011
12/03/2012
26/06/2012
02/04/2012
29/11/2011
04/04/2011
24/04/2012
02/03/2012
24/05/2011
25/04/2012
28/05/2012
17/08/2011
14/12/2011
30/04/2012
13/07/2012
09/04/2012
SIN DATOS
SIN DATOS
SIN DATOS
16/12/2011
28/09/2012
28/09/2012
28/09/2012
28/09/2012
28/09/2012
07/09/2012
27/09/2012
08/10/2012
10/10/2012
10/10/2012
04/07/2012
28/09/2012
05/10/2012
21/08/2012
05/10/2012
05/10/2012
22/11/2012
16/10/2012
19/11/2012
19/11/2012
16/10/2012
25/10/2012
14/11/2012
16/11/2012
07/11/2012
22/11/2012
20/11/2012
26/11/2012
13/11/2012
12/11/2012
20/11/212
26/11/2012
26/11/2012
19/11/2012
29/11/2012
07/12/2012
07/12/2012
25/10/2012
14/11/2012
26/11/2012
26/11/2012
28/11/2012
26/11/2012
27/09/2012
07/12/2012
07/12/2012
22/11/2012
22/11/2012
Fuente: Datos recopilados
de los documentos
FECHA
suministrados
EN ACCIONES
RESPUESTA
DELISS
DE TUTELA
TÉRMINO EN MESES
ENTRE SOLICITUD
AL ISS
y NOTIFICACiÓN
DE
TUTELA
08/10/2012
08/10/2012
08/10/2012
08/10/2012
08/10/2012
08/09/2012
08/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
05/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
06/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/012/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
TÉRMINO EN DIAS
CALENDARIO
ENTRE
NOTIFICACiÓN
Y
RESPUESTA
DE LA
TUTELA
7
12
7
12
6
12
4
12
5
12
4
1
12
13
13
8
16
6
2
6
10
104
1
18
?
11
3
56
9
11
5
11
13
13
16
50
6
16
8
16
?
50
10
11
9
21
?
19
12
29
N/A
14
13
16
9
10
12
29
8
24
5
16
7
10
12
14
19
21
7
11
9
3
18
3
6
46
6
26
15
14
11
14
7
12
4
14
5
74
?
?
?
3
29
11
18
por la entidad.
62
3
®
'
CONTRALORIA ¡¡
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
SECTORSOCIAL
Lo anterior conlleva a los afiliados a interponer derechos de petición, acciones de
tutela, incidentes de desacato, procesos ejecutivos, ordinarios de única y hasta
segunda instancia o demandas de casación.
No se pudo cuantificar gestión antieconómica
una indagación preliminar.
Hallazgo (40)-
por lo tanto se solicitará el inicio de
Tutelas
No existen cifras confiables que permitan determinar el número de tutelas
definitivas vigentes y terminadas, y tal como lo estableció la Fiduprevisora S.A. en
su informe sobre el estado en que recibió el ISS, "la Entidad no cuenta con el mecanismo
idóneo para tener la certeza sobre las mismas".
Las tutelas fueron interpuestas con el fin de que se protegieran los derechos
fundamentales de las personas de lesiones o amenazas por parte del ISS, por el
no reconocimiento de pensiones de vejez, invalidez, sobrevivientes; no pago de
sentencias
judiciales,
revisión de expedientes,
traslado
de regímenes,
correcciones de inconsistencias de historias laborales, incrementos, devolución de
aportes, reintegros, incapacidades, entre otros, tal como se muestra en el cuadro:
Cuadro 32
STENCIAS EN LA HISTORIA
COMPRENDIDOS ENTRE LOS
Av. La Esperanza
63
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
I
CONTRALORIA DeLI!GADA
SECTOR SOCIA~
Tomando los años 2010 al 2012 y de acuerdo al negocio que afecta, pensiones es
el que mayores tutelas presenta, seguida de la Administradora, Vicepresidencia
Administrativa, ARP y EPS, tal como se muestra en el cuadro:
64
c.. Colombia·
®
;
CONTRALORIA· I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA
DELEDAOA
SECTOR SOCIAL
El ISS entre los años 2008 al 2012 en el nivel Nacional como seccional tiene
138.581 procesos de tutela sin cerrar; es decir sin que se tenga el auto de archivo
documento que cierra el proceso de tutela, tal como se muestra en el cuadro.
Cuadro 34
Tutelas sin Cerrar
Hallazgo (41) -
Defensa Acciones de Tutela por el ISS en Liquidación
(O)
Aunque el Decreto 2013 de 2012, establece que por un término no superior a seis
(6) meses, el ISS en Liquidación seguirá ejerciendo la defensa en las acciones de
tutela relacionadas con la administración del RPM, se evidenció que en la
Seccional Antioquia no se ejerció dicha defensa. Esta seccional se limitó a
informar a los juzgados sobre el Decreto 2013 y a suministrar la prueba de que el
expediente había sido entregado a Colpensiones desde el primero de octubre de
2012; lo anterior, debido a deficiencias de planeación y de gestión, situación que
ha originado en la seccional el represamiento, incumplimiento en los fallos y
sanciones, afectando la prestación del servicio en pensiones. El ISS cuenta con el
aplicativo GESTU- Gestión de Tutelas, el cual permite visualizar el estado de las
acciones de tutela y la gestión realizada, sin embargo, se evidencia que dicho
aplicativo no se encuentra actualizado, por falta de gestión, control y porque los
abogados carecen de claves para tener acceso al sistema, de tal manera que
permita el ingreso de nuevas actuaciones, lo que no permite conocer el estado
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia.
65
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
1 CONTRALDRI ••• DELEOADA
t SECTOR SOCIAL
real de las tutelas y el seguimiento de las mismas. Hallazgo incidencia
Disciplinaria.
En la Seccional Bolívar, no existen evidencias de las actuaciones, por lo tanto, no
se puede determinar si la entidad ha sido eficaz en la defensa de las acciones de
tutela a su cargo, generando sobrecostos por la falta de oportunidad en el trámite
de las solicitudes de pensiones. Al respecto, el ISS en liquidación respondió que la
seccional Bolívar no es centro de decisión y que además a partir de la entrada en
liquidación de la entidad en el mes de septiembre de 2012, no cuentan con
acceso al aplicativo donde puedan consultar la información pertinente a los
expedientes de los afiliados.
Situación similar se presenta en la seccional Boyacá, donde con ocasión de las
acciones de tutela instauradas en contra del ISS por la no respuesta oportuna a
las solicitudes de reconocimientos de pensiones, reliquidación, inclusiones de
nómina, entre otros, se observó que a pesar de continuar el ISS en liquidación con
la facultad de ejercer la defensa de las acciones tutela, en muchas de éstas no
han informado a los Despachos Judiciales de la entrega de las carpetas
administrativas de los accionantes ante Colpensiones; lo que puede generar que
estos Despachos sigan fallando en contra del ISS, así como también que se
continúen adelantando incidentes de desacato en contra de la entidad. De los
expedientes de tutela, respecto de los cuales se evidencia dicha situación, fueron:
Cuadro 35
Exped'lentes de Tute a
2012-260
2012-0330
2012-0216
2012-280
2012-0347
2012-097
2012-018
2012-331
2012-193
2012-041
2012-019
2012-201
2012-176
2012-195
2012-479
2012-494
..
2012-507
Fuente: archivos del ISS en Llquidaclón
Hallazgo (42) -
Aplicativo GESTU
Las deficiencias establecidas en el manejo de las sentencias judiciales de tutela
permiten establecer que el ISS no da cumplimiento a las normas legales y a la
Jurisprudencia de las altas cortes, ocasionada por falta de unificación de criterios
al aplicar la normatividad, inadecuada gestión institucional, debilidades de control,
entre otros, perjudicando a los beneficiarios de los derechos y conllevando al ISS
al pago de intereses, indexaciones y costas procesales.
Las falencias presentadas en el aplicativo GESTU, algunas admitidas por la
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia·
66
®
'
CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELEGADA
seCTOR SOCIAL
misma Entidad y otras evidenciadas por parte de la CGR en informes anteriores, la
situación no fue corregida y hoy las consecuencias surgen de una manera mas
notoria, afectando el proceso de entrega hacia la nueva administradora de
pensiones, la misma gestión del 155 en Liquidación y por último al propio usuario
quien ve vulnerado su derecho. Aunque el Decreto de liquidación establece un
término no superior a seis (6) meses para que el 155 en Liquidación ejerza la
defensa de las acciones de tutela, a fin de no afectar la prestación del servicio
público, las debilidades observadas permiten concluir que los incumplimientos se
seguirán presentando.
Hallazgo (43) -
Incidentes de Desacato (D)
La seccional Boyacá no dio respuesta de fondo a las solicitudes de reconocimiento
de pensión que originaron las tutelas, lo que ocasionó que se iniciaran incidentes
de desacato en contra del 155, quien a partir del mes de septiembre de 2012,
manifestó no tener competencia para decidir sobre reconocimientos económicos,
en virtud del decreto de liquidación. Se observó, que con ocasión de la demora en
la respuesta a dichas solicitudes por parte de la Seccional Cundinamarca, la cual
ejercía la función de centro de decisión de la Seccional Boyacá, se presentaron
tutelas en las que se falló antes de la entrada en vigencia el Decreto de
Liquidación. Una de las solicitudes de reconocimiento económico y dos de los
fallos de tutela, no obtuvieron una respuesta real y de fondo a sus solicitudes, por
lo que aunado al tiempo que llevaban solicitando el reconocimiento al 155, se
suma el tiempo que llevó el proceso de entrega del expediente a Colpensiones y
también el que se requiera, para que esta entidad pueda decidir de fondo; lo que
genera represamientos en la respuesta a las solicitudes de reconocimientos de
pensión y pérdida de credibilidad y confianza de los usuarios del sistema.
Hallazgo (44) -
Sanciones
Por incumplir las órdenes proferidas por los Juzgados y con base en las facultades
que se le otorgan dentro del trámite de la acción de tutela, por desacato, los
jueces respectivos impusieron a los diferentes funcionarios del 155 tales como
Presidente, Gerentes Seccionales, Jefes de Departamento de Pensiones,
sanciones correccionales de arresto y multas, buscando la protección inmediata
de los derechos fundamentales y lograr la eficacia de las órdenes judicialmente
impartidas a fin de proteger el derecho fundamental reclamado, tal como lo
determinan el artículo 52 del Decreto 2591 de 1991 y las Sentencias C-243 de
1996, T-351 de 1993 y C-1006 de 2008 Corte Constitucional, como lo muestra el
cuadro:
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
67
®
'
CONTRALORIA I.
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORfA DELEQADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 36
Sanciones
Risaralda
Risaralda
Choco
Antioquia
Nivel
Nacional
Caldas
Cauca
Cauca
Cundina
marca
Cundina
marca
Cundina
marca
Gregoria
ez Correa
Moreno
Oulima
Córdoba
Hernando
Félix
Gómez Ramírez
Silvia Elena Ramírez
José Nabor Zuluaga
Montes
Fernando
José
Velasco Ordoñez
del
Socorro
María
Teran M
uera
Carolina
Oamián
Recaman
Osear
Mauricio
Salazar
Antonio
Jesús
Moreno Cuaran
Opto.
Multa! Arresto
3 días
Opto.
Multa! Arresto
3 días
1.700.10
O
Pecuniaria
O
Gerente
Pecuniaria
O
Presidenta
Pecuniaria
O
Gerente
Pecuniaria
arresto
Pecuniaria
arresto
Multa
3 días
10 s.m.Lv.
3 días
5s.m.Lv.
O
3s.m.Lv.
Pecuniaria
arresto
Pecuniaria
arresto
Pecuniaria
arresto
1 días
1 s.m.l.v.
2 días
5s.m.Lv.
5 días
2s.m.Lv.
Jefe
nsiones
Gerente
Opto.
Grupo
Jefe
Periféricos
Gerente 11 CAP
Gerente
Seccional
.500
$944.500
.500
Sin embargo, dicho reporte no tiene correlación con las cifras presentadas en
informe de estado de recibido del ISS en Liquidación suscrito por la Fiduprevisora
S.A. el 3 de enero de 2013, el cual señala que se presentaron 7.677 sanciones
materializadas en arresto y multas en contra de los funcionarios de la entidad.
Entre enero y abril de 2013 el ISS en liquidación presentó certificaciones y correos
electrónicos en los cuales los Gerentes de las Secciona les de la entidad
reportaban los incidentes de desacato y sanciones, tal como se muestra en el
cuadro. Igualmente, en algunas de las seccionales no se conoce la cantidad de
incidentes de desacato impuestos por los juzgados, las secciona les de Caquetá y
Valle señalan que existen sanciones activas, pero no determinan la cantidad y el
tipo de sanción.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000·
68
®
J'
CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLEQADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 37
Hallazgo (45) -
Oportunidad en la notificación
Revisados el archivo físico de la seccional Norte de Santander, donde reposan las
copias de las notificaciones efectuadas, se observó, que en unos casos, no se
cumplió en su totalidad, con el procedimiento para notificar personalmente o en su
defecto por edicto, los actos administrativos remitidos por el Centro de Decisión;
en las notificaciones personales, el plazo de notificación se extendió de manera
considerable, es así como de una muestra de 46 resoluciones notificadas, 24 se
notificaron en un plazo inferior al mes. 22 de ellas superan el mes, encontrando
casos que se demoraron 3 meses (Resolución 200589, 20606) Y 4 meses
(Resolución 101112).
Cuadro 38
Notificación Resoluciones
Av. La Esperanza
69
Bogotá, D.
c.. Colombia.
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
¡ CONTRALORIA
I
DOLEGADA
SECTOR SOCIAL
Al no devolverse el expediente al Centro de Decisión para la continuación del
proceso, se ven afectados los afiliados o pensionados; incidiendo negativamente,
en los indicadores de términos para resolver solicitudes de pensión.
La administración, en el oficio SNS-GS-No 531 del 11 de marzo de 2013, al
respecto señala: "siempre se ha preocupado por el beneficio de los asegurados o sus beneficiarios y ha
tratado que los procesos se adelanten en su totalidad en este centro para evitar devolver los expedientes con
la notificación por edicto y cuando aparece el interesado tengamos nuevamente que hacer el trámite, que
implica en muchos casos hacer una nueva resolución debido a que los dineros son devueltos por las
entidades bancarias"
3.1.1.9 Embargos y Remanentes
Hallazgo (46) -
Bienes Embargados
El ISS tiene bienes inmuebles embargados, consecuencia de procesos ejecutivos
con acción personal, laborales y por jurisdicción coactiva en las diferentes
seccionales, sin que a la fecha haya realizado las gestiones para levantar dichas
medidas; adicionales a que no existe total claridad sobre el valor del embargo,
como el caso de algunos bienes en Antioquia y Risaralda, ver cuadro "Inmuebles
Embargados".
El ISS en Liquidación seccional Huila, presentó información relacionada con las
demandas en los respectivos juzgados que corresponde a la única gestión parcial
adelantada por los abogados externos respecto de la defensa de solicitar el
levantamiento de las medidas cautelares de los procesos ordinarios laborales, que
una vez fueron terminados, los apoderados de los demandantes mediante
ejecución de sentencia presentaron procesos ejecutivos en contra del ISS cuya
pretensión principal era lo ordenado por el fallo relacionado con el embargo de las
cuentas de la entidad, pero no se reporta el resultado final obtenido a través de la
solicitud de desembargo realizado mediante memoriales por los mencionados
abogados que indique cuantos fueron finalmente desembargados o qué efecto
Av. La Esperanza
70
Bogotá, D.
c.. Colombia'
®
'
CONTRALORIA· 1
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLEOADA
SECTOR SOCIAL
produjo dicha gestión, debido a falta de seguimiento y control para monitorear el
proceso realizado por los abogados, que no permite identificar si las cuentas del
ISS fueron desembargadas o continúan siendo objeto de las medidas cautelares
Administraci
6n
Seccional
Federico
Estrada
Juzgado 10 Embargo
Laboral del laboral
Circuito
de
Medellín.
Antioquia
2
Archivo
y
Gimnasio
Risaralda
Administraci
ón- Ofi. 201
3
Archivo
y
Gimnasio
Risaralda
Administraci
ón- Ofi 202
4
5
262.340.967
más
intereses desde 1/12/2003
hasta 10/11/2008, desde
18/10/2007
hasta
18/04/2008,
indexación
del
24/10/2006
hasta
15/06/2007 más intereses
sobre
costas
desde
Predial
mas
intereses
2005 $775.304
-Predial
mas intereses
2006 $
679.979.Predial
2008
$584.208.00-Predial
2009
1.168.416.
$697.246
predial
e
intereses
2005-$485.748
predial e intereses 2006505. 179.00-predial
2007525.384.00predial
2008$1.050.768.00
predial
2009
Embargo dineros bancos
por $ 637.915 Predial e
intereses 2005; $339.848
-Predial e intereses 2006;
$298.067.00-Predial
2007
$246.231.00-Predial
2008
$256.077-Predial
2009 $
2010-337
Municipio
de Pereira
Embargo
por
jurisdicción
coactiva
Auto
Mandamient
o Pago No.
17579
del
10-10-2007
Municipio
de Pereira
Municipio
de Pereira
Embargo
por
jurisdicción
coactiva
Auto
de
mandamient
o de pago
No.
17598
del 10 de
oct/2007
Municipio
de Pereira
Municipio
de Pereira
Embargo
por
jurisdicción
coactiva
mandamient
o pago Auto
17480
de
octubre
2007
Municipio
de Pereira
Municipio
de Pereira
Embargo
por
jurisdicción
coactiva
Resolución
No.
7007647 del
10102007Resolución
No. 9094 de
jun/2008Resolución
No.
9264
del
25-06-
Municipio
de Pereira
Archivo
y
Gimnasio
Risaralda
Administraci
ón- Ofi 301
Archivo
y
Gimnasio
Risaralda
Administraci
ón- Ofi 302
Av. La Esperanza
Mónica
María
González
Correa
Embargo dineros bancos
por
$575.673
y del
inmueble-$
306.692
predial
más intereses2005; $268.981 predial e
intereses
2006;$222.210
predial del 2007; Nota: Se
deben
prediales
desde
1997;
$231.102
predial
2008;
$303.030
predial
2009.
71
®
'I
CONTRALORIA
GENERAL
DE
Hallazgo (47)-
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA DUI!OADA
SECTOR SOCIAL
Remanentes
El ISS presentó relación de remanentes del periodo comprendido entre enero y
septiembre de 2012 por $22.963.2 millones, sobre los cuales no fue posible
evidenciar por cada uno de los registros a que procesos corresponden, el juzgado
que ordeno la medida cautelar, la fecha de constitución del título judicial, fecha de
reintegro del remanente a las cuentas delISS, etc.
Adicionalmente, entregó CD con la relación de remanentes que incluye 8034
registros por $121.843,3 millones. Estos registros provienen del SAP e identifican
el auxiliar de la cuenta contable 2453010160, donde abonan los valores que se
encuentran pendientes de identificar, entre ellos los correspondientes
a
remanentes. Al solicitar información de los remanentes identificados, el área
fuente presentó relación con 2714 registros por $166.575.7 millones que
identifican los títulos judiciales pagados entre el año 2008 y enero de 2013 y
presuntamente ingresados en las cuentas delISS; sin embargo, no se identifica el
proceso al que pertenece, por lo tanto no se puede aplicar al embargo
correspondiente y al permanecer este valor en la cuenta contable del activo,
presenta una sobrestimación, inflando injustificadamente el pasivo de la Entidad.
Con oficio 0564 del 17 de abril de 2013, el ISS en Liquidación informa sobre trece
(13) cuentas bancarias cuyos saldos se encuentran congelados a diciembre 31 de
2012 por $33.170,6 millones y correspondientes a los Patrimonios Autónomos,
Administradora General, Salud y Fondo de Vivienda, con fecha 10 de mayo de
2013, ratifican que dichos saldos siguen congelados. Por lo anterior y teniendo en
cuenta que la Entidad se encuentra en un proceso de liquidación, existe riesgo
que una parte de dichos recursos no entren a formar parte de la masa y el valor
restante no se pueda trasladar a Col pensiones dentro del término establecido;
adicional a que por debilidades en los controles sobre dichos recursos, se crea
una incertidumbre respecto de que pasará al finalizar la liquidación del ISS.
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no está cumpliendo lo establecido en el
artículo 7, numeral 9 del Decreto 2013 de 2012, referente a la función de cobrar
los créditos a favor de la entidad, ya que hasta el 15 de abril de 2013, fecha en
que terminó la ejecución de la auditoría, presenta inconvenientes en el cobro de
los títulos de remanentes, teniendo en cuenta que estos son proferidos a nombre
del ISS Seccional Cauca, situación que llama la atención a este Órgano de
Control, pues para surtirse el cobro de estos títulos, la seccional Caquetá debe
solicitar a la Seccional Cauca, que conceda poder especial para reclamar
remanentes, y hasta tanto esta documentación no llegue a esta Seccional, dichos
títulos no pueden ser cobrados ni el dinero ingresado al haber del ISS.
Av. La Esperanza
72
®
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CONTRALORIA I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
!
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Además al examinar el informe de Gestión con corte a 31 de Diciembre de 2012,
se determinó que existen dos títulos de remanentes pendientes de recaudo,
correspondiendo al proceso Radicado N°180013105002200900330 cuya suma
embargada fue de $9 millones y el fallo adverso fue por $3.21 millones pero se
indica título de remanente a favor del ISS por $3.02 millones, quedando diferencia
de $2.78 millones; y al proceso Radicado N°180013105002200900207 cuya suma
embargada fue de $6 millones y el fallo adverso fue por $2.76 millones pero se
indica título de remanente a favor del ISS por $0.42 millones, quedando diferencia
de $2.83 millones, sin que se observe gestiones para aclarar los saldos, teniendo
en cuenta que dentro de los expedientes que reposan en los archivos de la
Entidad auditada no se cuenta con el Auto de Mandamiento de Pago y liquidación
del crédito.
Estas situaciones se presentan por debilidades del Sistema de Control Interno al
no planear adecuadamente la defensa judicial y a la falta de profesional del
derecho que asuma en la Seccional Caquetá el control y seguimiento continuo de
los procesos judiciales, lo que genera inoportunidad en la reclamación de los
remanentes y riesgo de pérdida de recursos.
3.1.1.10
Aspectos Jurídicos
Hallazgo (48) -
Políticas de Prevención Daño Antijurídico
(O)
Aunque el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS emite algunas
directrices, no se evidencia la formulación y adopción de políticas de prevención
del daño antijurídico, ni el diseño de políticas generales para la orientación de la
defensa judicial de la entidad, en desconocimiento de los numerales 1 y 2 del
artículo 19 del Decreto 1716 de 2009 y circular 0011 del 8 de marzo de 2007 de la
Procuraduría General de la Nación.
Ubicadas las zonas críticas en cuanto a la generación del daño antijurídico, debió
procederse a diseñar e implementar acciones "preventivas y correctivas" que
sirvieran a su mitigación y/o remoción. Igualmente, se debió implementar
mecanismos tales como la modificación de procedimientos administrativos, la
implementación o el reforzamiento de instrumentos de control sobre determinadas
actividades, la capacitación en aspectos técnicos y jurídicos particulares, como
vías de conjuración del daño. El monitoreo de los instrumentos de prevención del
daño antijurídico deben permitir la adopción oportuna de acciones preventivas y
correctivas para alcanzar los objetivos de la entidad.
Mientras la defensa judicial es un componente de naturaleza reactiva, que obra ex
post (una vez producido el daño en que se basa la reclamación que exige
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación"
-. P.8 • PBX: 6477000·
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORfA DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
defensa) y por tanto de responsabilidad de las instancias de gestión jurídica de la
entidad; el evitar el daño es de naturaleza preventiva, que obra ex ante (para
conjurar la producción de eventos dañinos) y que es de orden gerencial. Hallazgo
con incidencia disciplinaria.
Hallazgo (49) -
Evaluaciones
de
Conciliaciones (O)
las
Demandas,
Sentencias
y
De acuerdo con el numeral 3 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, es función
del Comité de Defensa Judicial y Conciliación realizar los estudios y evaluaciones
periódicas de las demandas, sentencias, conciliaciones, hechos y
argumentaciones jurídicas, con el fin de determinar las causas generadoras de los
conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por las cuales resulta
demandado o condenado y las deficiencias en las acciones administrativas de la
entidad, o en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el
objeto de proponer correcciones. Por lo anterior y con base en el seguimiento de
las actas del Comité, no se evidenciaron los estudios y evaluaciones
correspondientes; adicionalmente, no agrupó la información con criterios
unificados para facilitar la preparación de listados de causas, topologías de daños
y tipos de conducta en los que ha incurrido la administración del ISS.
No se evidencia el empleo de los mecanismos alternos de solución de conflictos y
como resultado de deficiencias de tipo organizacional y funcional de las oficinas
encargadas de la defensa legal, se deduce una ineficaz y precaria defensa técnica
de los intereses en litigio del ISS, inexistencia de mecanismos de coordinación
entre las distintas oficinas jurídicas, ausencia de criterios unificados para atender
los litigios, ausencia de estímulos y derechos para quienes asumen la
representación judicial, dificultad de controlar y hacer seguimiento al desempeño
de los apoderados.
La anterior problemática ha implicado una afectación importante de los dineros
públicos producto del aumento sistemático de sentencias y de los intereses
moratorios por el pago inoportuno de aquéllas. Hallazgo con incidencia
disciplinaria
Hallazgo (50) -
Conciliaciones (O)
Si bien es cierto que el ISS presentó certificaciones y oficios dirigidos a los
diferentes juzgados determinando no conciliar en algunos procesos, no se
evidencia que se hayan hecho estudios a la cantidad de procesos en contra del
ISS (77.770 según informe de estado de recibo dellSS en Liquidación del 03-012013), con el fin de establecer la procedencia o improcedencia de la conciliación y
señalar la posición institucional en las que deberá actuar el representante legal o
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación H-.P.8 • PBX: 6477000·
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CONTRALORIA I..
GENERAL
DE
LA
REPÚeUCA
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
el apoderado en las audiencias de conciliación, tal como lo establece el numeral 5
del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009. Hallazgo con incidencia disciplinaria
Hallazgo (51)-
Llamamiento en Garantía (D)
En el año 2012, el 155 canceló $52.882 millones por 6.361 procesos en contra,
correspondientes a acciones de nulidad y restablecimiento del derecho,
contractuales, reparación directa, civiles, laborales y tenía 77.160 procesos
judiciales activos que ascendían a $1.584.239 millones, de los cuales los
abogados externos apoderados del 155 no presentaron a la Dirección Jurídica
Nacional y/o Seccional informes sobre la procedencia del llamamiento en garantía
con fines de repetición en aquellos casos en los cuales, cuando a una de las
partes (Entidad Estatal) le asiste derecho para exigir la indemnización de
perjuicios de un tercero (Funcionario público) o el reembolso total o parcial del
pago que hubiere tenido que hacer como resultado de la sentencia, para que la
Dirección Jurídica posteriormente la presentará al Comité de defensa judicial y
conciliación y determinara la procedencia del llamamiento en garantía con fines de
repetición, en desconocimiento del artículo décimo segundo de la Resolución 4565
de 2009 del 155 que determina" los apoderados del Instituto de los Seguros Sociales deberán
presentar a la dirección jurídica Seccional o Nacional, según el caso, el respectivo informe sobre los
llamamientos en garantía con fines de repetición ... ", artículos 64 y 65 del CGP, articulo 27
Decreto 1716 de 2009.. Hallazgo con incidencia disciplinaria
Hallazgo (52) -
Estudios Procedencia Acciones de Repetición (D)
Los ordenadores del gasto del 155, al día siguiente del pago total del capital de las
condenas (sentencias), surgidos por concepto de la responsabilidad patrimonial de
la entidad, no remitieron los actos administrativos y sus antecedentes
(resoluciones que reconocen y pagan las indemnizaciones, órdenes de pago y
demás documentos) al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, para que en el
término no superior de seis (6) meses se adoptara la decisión motivada de iniciar o
no el proceso de repetición.
El Comité de Defensa Judicial y Conciliación realizó los estudios para determinar
la procedencia de la acción de repetición pasados los seis meses de efectuados
los pagos respectivos, en desconocimiento del artículo 26 del Decreto 1716 de
2009 que establece" ... Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de
una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad
patrimonial de la entidad deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación,
para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso
de repetición ... ", y artículo 8 de la Ley 678 de 2001, tal como lo señala el siguiente
cuadro. Hallazgo con incidencia disciplinaria
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000.
lNWW.contraloria.gov.co
75
Bogotá, D.
c.. Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPUBLlCA
I
CONTRAl.ORfA
DELI!QADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 40
Procesos Judiciales.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia·
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CONTRALORIA.
GENERAL
DE LA REPÚBLICA!
Hallazgo (53) -
CONTRALORIA DELEGAOA
SECTOR SOCIAL
Acciones Próximas a Caducar (O)
La CGR evidenció que el ISS no dio cumplimiento a las decisiones del Comité de
Defensa Judicial, pues no ha presentado las correspondientes demandas. De otra
parte, en los procesos en los cuales se realizaron los pagos en julio y diciembre de
2010, febrero, marzo y abril de 2011, el plazo para iniciar la acción de repetición
caducó pues han pasado más de dos años a partir del día siguiente al de la fecha
del pago total efectuado por la entidad pública, tal como lo señala el artículo 11 de
la Ley 678 de 2001 y desconociendo el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 ya
que el ISS no presento las correspondientes demandas dentro de los 3 meses
siguiente a la decisión tomada por el comité. Además, en los procesos en los que
se realizaron pagos a partir de mayo de 2011 el plazo para presentar las
demandas está próximo a caducar.
- De otra parte, la entidad ha señalado que en la seccional Valle en los procesos
76001233100019970417901 y 1999-1372 demandantes Fernández Benítez
Calderón y Lucero Galeano Márquez, no se ha iniciado la acción de repetición
toda vez que no se tiene la documentación requerida (comprobantes de pago de
las sentencias) para presentar la demanda.
- En la seccional Santander manifiestan que se encuentran en proceso de
alistamiento de documentación (sentencias auténticas, certificaciones de
ejecutoria, certificaciones de pago) para iniciar las acciones de repetición de los
procesos con radicado 2004-2442, 1993-9255-01, 2002-935 que hay dificultades
para ubicar las direcciones de las personas a quien se pretende demandar y el
abogado externo se encuentra revisando la documentación pertinente. Con
respecto de los procesos números 980157, 2005-03303, 2011-00048, 2009-0451,
2008-0468, 2006-0187500 Y 2010-00066 la información es insuficiente para
adelantar las averiguaciones pertinentes.
- La seccional Antioquia establece que se le hizo entrega a los abogados externos
para que iniciaran el trámite correspondiente a las acciones de repetición, pero no
señalan los números de radicado de las demandas, despachos judiciales ni el
estado en que se encuentran, presumiéndose que no han sido adelantadas.
Señalan además, que en los procesos 05001233100020020426200,
05001233100019990266600, 05001333103019990280401 no se ha tramitado
demanda alguna porque a la seccional no se le comunicó que iniciara la acción de
repetición en contra de ex servidor público.
- En la seccional Cundinamarca en junio y julio de 2012 se asignó a los abogados
externos del ISS los procesos de Juan Carlos Gómez Hernández, Eulalia
González Orjuela, Jorge Alberto Camacho Viñez, con el fin de iniciar las acciones
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C.• Colombia.
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
j CONTRALORIA
DeLl!GADA
seCTOR SOCIAL
de repetición y seis meses después de su asignación no ejercieron ninguna
actuación, ni presentaron las demandas, por lo que la entidad en abril de 2013 los
asigno a otros abogados, pues estos ya no presentaban
los servicios
profesionales al ISS sino a Colpensiones. En el proceso de Eulalia González
Orjuela a operado la caducidad de la acción, perdiéndose la posibilidad de que el
funcionario o ex funcionario reintegre a las arcas públicas el valor de la condena
que hubo de pagar como consecuencia del actuar doloso o gravemente culposo
de sus agentes, pues los pagos se realizaron el 11-04-2011 trascurriendo más de
dos años impidiendo iniciar cualquier actuación. Sin que se pueda obtener del
agente responsable el reembolso de los perjuicios que le ocasiono al estado.
Hallazgo con incidencia disciplinaria
Hallazgo (54) -
Causas que Originaron Responsabilidad Indemnizatoria
El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS en algunos casos descartó la
procedencia de la acción de repetición aduciendo que en los respectivos fallos no
se dice nada respecto de la conducta del funcionario o ésta no se califica como
dolosa o gravemente culposa, no revisa todas las pruebas que permitan
determinar si la causa del daño se encuentra en el obrar pérfido de un agente
estatal, si la estructura del cargo es de la trascendencia suficiente, ni tiene en
cuenta los manuales y reglamentos propios de la entidad y/o las funciones. El
Comité realiza un recuento de las pretensiones, hechos, caducidad de la acción, si
se presenta dolo y culpa, pero solo teniendo en cuenta el estudio de las
sentencias, sin evaluar las causas que originaron la responsabilidad
indemnizatoria y en otros casos solo se determina que se inicia o no la acción de
repetición sin que se realicen los análisis respectivos.
Hallazgo (55) -
Grupos de Trabajo Seccionales
Aunque el ISS, a través del nivel Nacional, emitió diferentes directrices dirigidas
hacia las seccionales, se evidencio que no existe un adecuado acatamiento por
parte de la mismas, ocasionando retardos. Se presentan debilidades en las
labores que deben realizar los grupos de trabajo creados en las seccionales para
apoyar la función del Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones, toda vez que
no se cumple adecuadamente con la revisión preliminar de la parte operativa de
los documentos que soportan las solicitudes de conciliación (ejercicio de
auditorías, cuentas médicas, etc.), para que la información llegue depurada al
comité y el proceso de estudio y decisión sea ágil.
Hallazgo (56) -
Secretario Técnico del Comité de Conciliación (D)
El Secretario Técnico del Comité de Conciliación del ISS no preparó en forma
periódica (cada seis meses) informes de gestión del comité y de la ejecución de
Av. La Esperanza
lMNW.contraloria.gov.co
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
sus decisiones, ni presentaba informes de los apoderados de la entidad acerca del
desarrollo de las audiencias de conciliación, ni informaba al Coordinador de los
Agentes del Ministerio Publico ante la Jurisdicción en lo Contencioso
Administrativa acerca de las decisiones que el comité adoptaba respecto de la
procedencia o no de instaurar acciones de repetición, en desconocimiento del
artículo 20 del Decreto 1716 de 2009, articulo 9 resolución 2768 de 2005, articulo
9 resolución 4574 de 2009 y articulo 7 resolución 4565 de 2009 del ISS..
Hallazgo con incidencia disciplinaria
Hallazgo (57) -
Informes Director Jurídico Nacional Sobre Actividades del
Comité de Conciliación (O)
En informe sin fecha y firma del Director Jurídico Nacional del ISS sobre
actividades del Comité de Defensa Judicial y conciliación del ISS año 2011, se
estableció que se presentaron 1.126 solicitudes de conciliación, de las cuales 815
fueron extrajudiciales y 7.311 judiciales, conciliándose 107 casos por $7.194
millones; igualmente, en informe sin firma y sin fecha de la presidencia delegada
del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS primer semestre de 2012, se
determina que se presentaron al Comité de Defensa Judicial 484 conciliaciones
judiciales y extrajudiciales de los cuales se conciliaron 44 casos. El ISS en
Liquidación suministró relación de 7 casos en el año 2011 y 22 casos en el año
2012 donde se analizó la procedencia de la acción de repetición de los 152 casos
sin que se evidencie en las actas de conciliación años 2011 y 2012, que el comité
de conciliación haya realizado los estudios pertinentes con el fin de determinar si
procede o no iniciar la acción de repetición; pues los estudios realizados por el
comité de conciliación fueron realizados para determinar si se conciliaba o no, tal
como lo señala el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 que establece" ... Para ello,
el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de
cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad deberá remitir el
acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6)
meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición ... ",
Lo que se
presenta en las actas referidas es el estudio para determinar, en cada caso, la
procedencia o improcedencia de la conciliación.
Hallazgo (58) -
Informes actividades del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación
De acuerdo con el informe de actividades del Comité de Defensa Judicial y
Conciliación del ISS, año 2011, se determinó enviar a la Dirección Jurídica
Nacional, para el inicio de las acciones de repetición, un número de 17 casos; sin
embargo, no se evidenció que se hayan presentado las demandas
correspondientes. A pesar del requerimiento realizado al ISS en Liquidación sobre
la relación de procesos, ésta no fue allegada.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D.
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c.. Colombia.
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CONTRALORIA· I
GENERAL
DE
Hallazgo (59) -
LA
REPÚaUCA
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Representación
Cundinamarca
Judicial
Seccional
Bolívar
y
Los funcionarios de la seccional Bolívar en orrusion a sus obligaciones no
ingresaban la información de los procesos judiciales que cursaban en el juzgado
sexto Laboral del Circuito de Cartagena al aplicativo LlTISOF - CIANI ocultándole
la información a la administración central, impidiendo el control y supervisión de
las directivas del ISS. El representante legal de la seccional no asistía a las
audiencias de conciliación, ni nombraba a abogados externos, ni internos para qué
representaran al ISS en los procesos respectivos y cuando los contrataba lo era
con posterioridad a la contestación de las demandas, audiencias y fallos cuando
poco se podía realizar o estos no actuaban dentro de los plazos establecidos. La
falta de gestión y las deficiencias en la administración del ISS conllevo a que no se
realizara presencia en los juzgados en el momento oportuno, por lo que la misma
entidad una vez detectadas las debilidades las comunico a los organismos
competentes, situaciones que se presentó con los siguientes procesos:
En los procesos ordinarios con radicado 399 de 2010, 045 Y 058 de 2011, el
apoderado externo del ISS contestó la demanda originaria, pero no contestó la
reforma de la demanda presentada con posterioridad por el demandante. En el
proceso 0451 de 2010, 105 de 2011, el apoderado del ISS no contesta la
demanda ni la reforma de la misma, dando el juzgado por no contestadas. De otra
parte, en los procesos anteriores y en el 059 de 2010 ni el apoderado, ni el
representante legal asistieron a las audiencias de conciliación obligatorias, no se
alegó de conclusión, profiriéndose fallos condenatorios en contra del ISS sin que
se presenten recursos de apelación contra los mismos quedando en firme las
sentencias. Los apoderados son nombrados con posterioridad al término de
contestación de las demandas o del fallo del proceso ordinario y en muchos casos
hay rotación de abogados con frecuencia.
Con posterioridad a los procesos ordinarios se presentan las demandas
ejecutivas, se aprueba la liquidación de las condenas y de las costas, profieren los
mandamientos de pago y decretan los embargos de las cuentas del ISS, se
ordena la entrega de títulos judiciales, sin que el ISS se haya hecho parte ni haya
presentado objeciones a las liquidaciones de la sentencia y de las costas,
cancelándosele a un solo abogado apoderado de los demandantes
aproximadamente $31.760,1 millones.
En la seccional Cundinamarca y como resultado al seguimiento de procesos
ordinarios, se evidencian debilidades en las actuaciones de los apoderados del
ISS y falta de control por parte de las direcciones jurídicas seccionales, toda vez
que en los procesos 2010-0717, 2010-0616-01 Y 2010-00474-01 el ISS no
80
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CONTRALORIA I..
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
contestó las demandas y en los procesos números 2011-366, 2011-0339, 2010474 Y 2010-0717 el representante legal, ni el apoderado del ISS se hicieron
presentes a la audiencia obligatoria de conciliación, saneamiento y fijación del
litigio, no se presentaron excepciones previas, ni se justificó la ausencia del
apoderado a las audiencias.
Dando aplicación al artículo 95 del C.P.C. y por expresa remisión del artículo 45
del CPT y ss, se tendrá como indicio grave en contra del demandado la no
contestación de la demanda, en consecuencia dará por cierto lo afirmado por el
demandante. Con la inasistencia de las partes, se presume que son ciertos los
hechos susceptibles de confesión o que en caso de que los hechos no admitan
prueba, se aprecie como indicio grave la inasistencia de las partes, tal como lo
establece el artículo 39 de la Ley 712 de 2001 y articulo 11 Ley 1149 de 2007: la
no asistencia a las audiencias traduce el desconocimiento de las partes y sus
apoderados del deber de colaborar con el buen funcionamiento de la
administración de justicia (artículo 95-7 C.P.).
Los apoderados del ISS interpusieron recurso de apelación contra las sentencias,
los juzgados las conceden, el tribunal avoca conocimiento, corre traslado a las
partes para que presenten sus alegaciones o soliciten la práctica de pruebas
(artículo 40 Ley 712/2001), sin que estos hayan hecho uso de estas facultades.
Por lo anterior, no se evidencian los seguimientos por parte del ISS hacia los
apoderados y gerentes seccionales para determinar responsabilidades como:
incumplimiento en contratos, sanciones a los abogados, a los gerentes y/o
acciones de repetición.
Hallazgo (60) -
Defensa Jurídica de los Intereses del 155.
En la seccional Boyacá y teniendo en cuenta la verificación efectuada a la gestión
realizada por la entidad en la defensa de los procesos judiciales en su contra, se
evidenció que existen procesos judiciales de los cuales no se venía ejerciendo
defensa, por cuanto no se realizó la respectiva sustitución y designación del nuevo
apoderado, después de la desvinculación de la entidad de las abogadas
contratistas que ejercían la defensa hasta el año 2011. Esta situación además de
poner en peligro los intereses de la entidad, por cuanto se surtieron actuaciones
en las cuales no se ejerció defensa, dejando vencer términos, para presentación
de objeciones y recursos, exponiendo a la entidad a ser condenada, sin realizar un
correcto y oportuno ejercicio de defensa; lo que refleja desorden administrativo y la
ausencia de control en los procesos activos, en los que se observó rotación de
apoderados; la situación antes descrita fue determinada en los siguientes
procesos judiciales.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C .• Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRALORIA DneOAOA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 41
El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no tiene el personal idóneo para ejercer
una oportuna y debida defensa técnica en pro de los intereses del ISS en
Liquidación, por lo que ésta es adelantada por el nivel Nacional, sin embargo el
seguimiento continuo y directo de los procesos está a cargo del Gerente Seccional
y de una Auxiliar Administrativa, quienes no tienen el perfil profesional para
adelantar estas actividades. Situación que se presenta por deficiencias del
Sistema de Control Interno al no planear adecuadamente la defensa judicial y a la
falta de profesional del derecho que asuma en la Seccional Caquetá esa
responsabilidad y seguimiento continuo de los procesos judiciales, lo que ha
generado poca actividad en la defensa de los intereses del ISS en Liquidación,
desencadenando providencias adversas para los intereses Institucionales.
Verificada la gestión adelantada por el ISS seccional Guajira en relación con la
defensa judicial de los intereses del ente, se encontró que en los procesos que se
relacionan a continuación, los abogados externos contratados por la Entidad para
su defensa, no presentaron recursos de apelación contra las decisiones de
primera instancia, que le eran adversas:
Cuadro 42
Procesos Judiciales
Ordinario
laboral
201100274-00
Gamaliel
Castillo Blanco
Laboral
descongestión
de
itinerante
2
Ordinario
laboral
201100228-00
Sofia Britto De
Solano
Laboral
descongestión
de
itinerante
3
Ordinario
laboral
201100315-00
Edinson De La
Cruz Vergara
Primero
circuito
201000355-00
Carmen
Cecilia Acosta
Segundo
circuito
201000235-00
Raúl Deluque
Herrera
4
5
Av. La Esperanza
laboral
del
laboral
del
laboral
del
www.contraloria.gov.CQ
82
Johana
Karina
Apoderada:
Henríquez. C. C. 40,935.465. T.
P. 148.929 C. S. J.
David
Apoderado:
Deluque Guerra. C. C. 84,089.286
T. P. 146378 C. S. J.
David
Yeison
Apoderado:
Deluque Guerra. C.C. 84,089.286
. S. J.
T. P.
Karina
C.
Torres.
Johana
C. N.
®
~
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
I
CONTRALORIA DeLEGADA
SECTO" SOCIAL
40.935.465 T. P. N. 148.929 C. S.
J.
Ordinario
laboral
201000114-00
7
Ordinario
laboral
201100109-00
8
Ordinario
laboral
201100003-00
9
Ordinario
laboral
10
11
6
José
Alberto
Triviño
Calixto
González
María
Díaz
Luisa
201200030-00
Edinson
Mejía
Salas
Ordinario
laboral
200800187-00
Teresa
Jesús
Pérez
De
Doria
Ordinario
laboral
201100081-00
Ailen De Jesús
Pérez
Segundo
circuito
laboral
del
Segundo
circuito
laboral
del
Segundo
circuito
laboral
del
Segundo
circuito
laboral
del
Segundo
circuito
laboral
del
Segundo
circuito
laboral
del
Apoderada
Karina
Johana
Henríquez
torres.
C. C.
N.
40.935.465 t. P. N. 148.929 c. S.
J.
Apoderada:
Karina
Johana
Henríquez
Torres.
C.
C.
T. P. 148929
Apoderada:
Karina
Johana
Henríquez.
C. C. 40.935.465 T.
P. 148929 C.
Apoderado:
Karina
Johana
Henrique
Torres.
C.
C.
40
148929 C. S. J.
de Riohacha
Lo anterior conllevó a que la entidad fuera condenada en dichos procesos.
Hallazgo disciplinario, teniendo en cuenta las Leyes 734 de 2002, en su Artículo
34, y 1123 de 2007, artículo 28
El ISS en liquidación seccional Huila en la información y soportes que aparecen en
sus archivos, no existen documentos en donde se evidencia de manera amplia y
concreta la solicitud de presentación de informes a los abogados externos para
que la entidad tuviera la capacidad de valorar la gestión adelantada en la revisión
de las actuaciones procesales ejecutadas, pues solo aparecen las demandas
interpuestas en los diferentes juzgados y memorando recordando cumplir con
instrucciones a circulares impartidas por el nivel central, debido a falta de
seguimiento y control por parte de la dependencia encargada de hacer la
respectiva evaluación, lo que dificultó hacer una efectiva valoración que le
permitiera al órgano de control verificar y determinar la oportunidad de la
asistencia jurídica prestada.
3.1.2 Resultados
3.1.2.1 Proceso de Entrega de Inventarios a Colpensiones
Aunque la Ley 1151 de 2007 en el artículo 155 creó la Administradora Colombiana
de Pensiones -Colpensiones, cuyo objeto es la administración estatal del
Régimen de Prima Media con Prestación Definida, sólo hasta el 28 de septiembre
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c.. Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
j CONTRALORIA DELEGADA
1
SECTOR SOCIAL
de 2012 con la expedición de los Decretos 2011 y 2013, se reglamenta la entrada
en operación de Col pensiones y se ordena la liquidación del Instituto de Seguros
Sociales ISS, respectivamente, iniciándose la entrega del negocio de pensiones a
la nueva entidad.
Para efectos de la entrega, se realizó un protocolo cuyo propósito era dotar a las
dos entidades de un documento marco contentivo de actividades, procedimientos
generales y específicos, cronograma y la definición de responsables",
En el anexo uno (1) del protocolo se estableció el inventario de trámites por
procesos y subprocesos objetos de entrega por parte del ISS en Liquidación, sin
embargo en algunos ítems no hay precisión sobre los totales a entregar.
•
Afiliaciones
Al migrar los datos entre bases, quedó un rezago importante de afiliados que no
tenían correspondencia entre el sistema 1967 a 1994 y post 19955.
Cuadro 43
Inventario Afiliación
A 28 de septiembre de 2012, existían 6.522.482 afiliados al RPM, de los cuales
2.081.030 eran cotizantes activos y 4.441.452 cotizantes no activos y 1.004.927
de pensionados.
Con respecto al subproceso Anulaciones de afiliación, existían 126.000 solicitudes
pendientes en medio físico y 130.000 en magnético.
•
Historias Laborales
Teniendo en cuenta que es un archivo que contiene las cotizaciones de todos los
afiliados allSS a partir de 1967, año en el cual inició la cobertura por el Seguro de
Invalidez, Vejez y Muerte, se tiene:
4 Protocolo General de Entrega dellSS y Recibo por parte de Col pensiones, septiembre de 2012.
5 En el periodo 1967 a 1994, se realizaba a través de las tarjetas de reseña, a partir del año 1995 las afiliaciones se realizan
a través del formato creado para tal fin cuyos datos de identificación eran: número de la cedula de ciudadanía y el NIT para
los empleadores.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia·
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Cuadro 44
Inventario Historia Laboral
copias
Pendiente
Fuente: Anexo
de Trámites y ANS
- Protocolo de Entrega.
cantidad
de 2012
Se recibieron 80.158 solicitudes de corrección de historia laboral, entre enero y
septiembre de 2012, logrando evacuar 68.088, es decir, el 84.94%, el resto,
12.070 solicitudes quedaron sin resolver. La mayor cantidad de solicitudes
atendidas corresponde a las que fueron radicadas por derechos de petición,
32.90%.
En cuanto a las solicitudes de actualización de datos SAO, se recibieron en el
Centro de Acopio del Nivel Nacional 140.205 y se atendieron 43.318, equivalentes
al 30.90%, quedando en proceso de análisis 96.887 solicitudes. La entidad informa
que: "Desde que se implementó el SAD se han recibido 321.490 solicitudes de corrección, de las cuales
171.950 fueron atendidas y 149.540 se encuentran en proceso".
•
Reconocimiento de Prestaciones Económicas
Entre enero y septiembre de 2012, se decidieron aproximadamente 140.137
expedientes, es decir promedio mensual de 15.571 expedientes". A septiembre de
2013 existían en físico 133.000 expedientes pensiónales pendientes de decidir, los
cuales se encontraban en proceso de digitalización, captura y custodia.
La entidad con oficio 0730 del 28 mayo 2013 señala: "... el inventario aproximado de
expedientes de solicitudes de reconocimiento de prestaciones sujetos de entrega era de aproximadamente
133.000, información que fue entregada al 14 de febrero de 2013, fecha en que se habían trasladado a
Colpensiones 133.519 expedientes digitales.
No obstante la cifra estimada de entrega se incrementó significativamente por el cumplimiento de órdenes
judiciales de entrega de expedientes, por la atención de derechos de petición en el mismo sentido y por las
6 Informe de gestión de la Vicepresidencia de Pensiones. con corte a septiembre de 2012.
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CONTRALORIA ..
GENE.RAL
DE
LA
REPÚBLICA!
CONTRALORIA
DeLeOADA
SECTOASOCIAL
solicitudes recibidas por el ISS entre la fecha de la estimación del inventario y la fecha de inicio de la
liquidación, teniendo en cuenta que el ISS siguió su operación durante 7 meses más, se preveía un
crecimiento de solicitudes que en promedio serían de 16.000 mensuales aproximadamente.
Producto de lo anterior, el nuevo inventario calculado al 14 de Febrero de 2012 (sic) de expedientes
pendientes objeto de traslado a Colpensiones arrojó la cantidad de 216.000, generándose un incremento de
expedientes que fue informado a Colpensiones y sobre el cual se estableció el Plan de Acción presentado a la
Defensoría del Pueblo, plan que se ha cumplido en las metas establecidas a la fecha... '.
Sin embargo, de acuerdo con la información suministrada por el Área de Entrega
del ISS en Liquidación con corte a 30 de Mayo de 2013, "del universo de 216.000
expedientes se han entregado 217,556 que corresponden a un 101% de avance".
Con lo anterior, se pudo evidenciar que no existe claridad respecto de la
identificación plena sobre las cantidades a entregar.
De los expedientes pensionales de reconocimiento ya decididos, ellSS cuenta con
un inventario aproximado de 2.400.000 para entregar a Colpensiones, de los
cuales se han entregado 4,667 en fecha 24 de enero de 2013.
En su anexo cinco (5), el protocolo estipuló un cronograma de entrega el cual
contenía 208 ítems, no obstante, hecha la revisión conjunta entre ISS en
Liquidación y Colpensiones, con posterioridad al inicio de la liquidación, se
determinó suprimir 8 de los ítem contemplados en el protocolo de entrega por las
siguientes razones: 5 por estar duplicados, 2 por no ser objeto de entrega en
atención a lo establecido en el decreto 2013 de 2012, y uno que por decisión de
Colpensiones no se debe entregar (solicitudes de conmutación no aceptadas por
eIISS).
Aunque el 28 de septiembre de 2012, el ISS en Liquidación se comprometió a
entregar 98 ítem, se evidenció incumplimiento debido a que algunos de estos no
fueron entregados: en la segunda semana debían entregarse 15 y no se cumplió,
en el mes dos (noviembre) el compromiso era entregar 35 ítem, pero sólo reportó
información sobre cinco (5), es decir, los 30 restantes (86%) no fueron atendidos.
La entidad en oficio 0730 del 28 de mayo de 2013, expone: "...Con respecto de los ítem
que no alcanzaron a ser entregados en la hora cero, de acuerdo con el cronograma establecido en el
Protocolo de entrega, es de aclarar que el ISS se encontraba en operación hasta el momento de la
transferencia y la forma en que se definió la organización y entrega de algunos ítems difirió el cumplimiento
del cronograma, en atención a que mucha de esta información se encontraba ubicada en las seccionales y
centros de decisión y la misma era resultado ó empleada en la operación diaria del Instituto, lo cual hacía que
no cumpliera con las condiciones de entrega al 28/09/2012.
Si bien se había iniciado previamente por ellSS la digitalización de los expedientes que reposaban en las
Seccionales, este proceso debía realizarse de forma paulatina para no afectar el proceso de decisión y por
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CONTRALORIA I•
GENE:RAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA
DeLl!CADA
SECTOR SOCIAL
el volumen de información existente en las Seccionales y Centros de Decisión, no se contaba con el1 00%
de los expedientes digitalizados al momento en que el Gobiemo determinó la liquidación del Instituto .
...Ahora bien, en relación a los 15 ítem definidos para ser entregados en la segunda semana, uno fue
eliminado en consenso con Colpensiones por estar duplicado, 10 ya han sido entregados en su totalidad y
4 presentan dificultades en su forma de entrega a Colpensiones. Estos corresponden a los Expedientes
Pensionales físicos decididos y pendientes de decisión, archivo físico de las solicitudes pendientes de
corrección de periodos post-94 y archivo de resoluciones físicas notificadas por edicto que están en los
centros de decisión, documentos soportes de información que Colpensiones ya tienen en medio digital ó
se trata de información histórica que no tiene un alto nivel de consulta".
En cuanto a las entregas realizadas, según el ISS en Liquidación, se tiene:
Cuadro 45
historia laboral de
3, suscrito por
de Entrega del
A tres de octubre de 2012, se entregaron las imágenes y archivos de datos de los
derechos de petición instaurados entre el primero de diciembre de 2010 Y el 28 de
septiembre de 2012, cargados con corte a esta última fecha, Se aportaron 285.211
derechos de petición, de los cuales 126.519 se encontraban pendientes de
atención.
Cuadro 46
458 archivos
digitalizados
8/11/12
Derechos de petición sin ser cargados en SISSPET, a nivel nacional
como en las seccionales. Adicionalmente, se entregaron 2 CD con las
imágenes de 1.386 derechos de petición recibidos por las Seccionales
mediante acta sin fecha. Las solicitudes físicas de estas se entregaron el
12/02/2013.
archivos
izados
Fuente:
en Liquidación,
En relación con las solicitudes en trámite e inventario de procesos en curso, el 28
de septiembre de 2012, se efectúo la entrega de la base de datos de 70.225
procesos judiciales activos del RPM.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
wwvv.contraloria.gov.co
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLtCA
CONTRALORIA
DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
De otra parte, en algunas entregas efectuadas por el ISS, Colpensiones ha
presentado objeciones por incumplimiento en los requisitos mínimos acordados,
tal como se evidencia en el acta suscrita el 14/11/2012, en las bodegas del
Contratista MTI en Itagüí, Antioquia, que en su numeral 4 consigna: "En el proceso de
entrega y recibo, los funcionarios de COLPENSioNES en concurso con el personal del ISS - EN
LIQUIDACiÓN - DEL NIVEL NACIONAL, hicieron grandes esfuerzos con el fin de organizar la información,
rehacer los Formatos Únicos de Inventario "FUI", la elaboración del acta, lo cual implica inversión de
demasiados recursos humanos, físicos, administrativos y financieros toda vez que lo descargado por ellSS EN LlQUlDACION - SECCIONAL ANTIOQUlA, no cumplía con los estándares mínimos establecidos en el
Protocolo ya enunciado"
Las observaciones presentadas por la Seccional Antioquia a esta situación se
sintetizan así: u ••• realizó el FUI hasta donde sus conocimientos les fue posible registrarlo con orientación
y apoyo del Nivel Nacional, presentando el resultado que fue modificado con base en el deber ser del
levantamiento del inventario, tal situación se presentó ya que la Seccional no cuenta con personal que lidere
el diligenciamiento del FUr.
En esta misma acta se señalan, entre otras, las siguientes observaciones por
parte de Colpensiones:
"En Relación con los libros de la Seccional Chocó, los mismos se encontraban totalmente desordenados, por
lo que no fue posible continuar con la recepción de los mismos ... "
"Las carpetas se encuentran desorganizadas, por lo tanto, a través del FUI en concurso con el personal del
ISS - en liquidación- del Nivel Nacional y COLPENSIONES las organizaron. Se completaron carpetas con
folios que correspondían pero que estaban sueltos dentro de otras carpetas".
Entre algunas actas donde se evidencian observaciones
Colpensiones, están:
Observaciones
Derechos
de
petición
afectadas
a
la
historia
laboral. Acta de suspensión
del 10/01/2013.
Procesos
judiciales/cumplimiento
de
sentencias
del 4/03/2013.
Seccionales Cundinamarca,
Valle,
Bolívar,
Risaralda,
Boyacá, Cesar y Córdoba.
judiciales/
de sentencias
por parte de
Cuadro 47
Sobre
La gran mayoría de las sentencias para cumplimiento se encontraban
sin la certificación de la existencia de proceso ejecutivo. "Situación que
conllevó un reproceso en la entrega y recepción de la documentación".
Los CD con el audio de cada sentencia, de los procesos orales, no
estaban identificados mínimamente, "por lo que se tomó uno a uno para su
identificación, lo que conllevó reproceso en la entrega y recepción de la
documentación" .
"En el
se encontraron fallos para cumplimiento pero no existían en físico dentro de
las
los mismos fueron eliminados del FUIO".
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia·
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRAI.ORIA DeLeGAOA
seCTOR
SOC'AL
En las cajas de la Seccional CALDAS, se encontraron sentencia para cumplimiento
proferidas por Juzgados de Santa Marta, Ibagué, Bogotá, Huila y Caldas"
Mobiliario correspondiente a
lectores de microfichas, del
7/11/2012. Cali - Valle.
Resoluciones
26/03/2013.
Atlántico
notificadas del
Seccional
Serie Asesoría de Cuenta y
Fiscalización a Empleadores
del 3/04/2013.
"La generalidad de los libros entregados por el ISS en Liquidación y recibidos por
Colpensiones, se encuentran deteriorados, mutilados, rasgados, desprendidos, etc, lo
que conllevó a la pérdida parcial de información.
"Se denota que la información contenida en los libros recibidos al interior de cada
no fue
en forma consecutiva"
"Se comqen en el FUI y en los CDS las inconsistencias de clasificación, digitación de
cédula, nombres, números de resolución y de foliación encontrados y se complementó
la información de pdf'.
"Se ajustaron las imágenes, lo que conllevó a escanear nuevamente los documentos y
refoliar cada una de las
El objeto de entrega son 854 carpetas y 72 cajas. Se seleccionó una
muestra del 3%, es decir, 26 carpetas, las cuales no cumplían con los requisitos
minimos exigidos, razón por la cual Colpensiones no recibió la documentación. Las
854 carpetas quedaron en custodia de la Jefe Financiera (E) Seccional Cundinamarca
ISSen
n
Fuente: Actas de entrega. Información suministrada
por el ISS en Liquidación
y consolidada
El protocolo evidencia tres fases de entrega: bases
información digitalizada y archivos físicos documentales.
•
por la CGR.
de datos
y equipos,
Entrega bases de datos y equipos
Anterior al día cero (28/09/2012), se había previsto las entregas de las bases de
datos con las cuales se atendía el RPM, proceso que se surtió de manera técnica,
lo cual garantizaría que la entrega fue completa. Además la Apodera General de
la Liquidadora - Fiduprevisora S.A. manifestó "...ante los anuncios de la entrada en
operación de Colpensiones, desde 2010 se determinó la necesidad de asegurar la información de
los afiliados y usuarios del ISS, por tal razón se hicieron copias forenses de todas las bases de
datos, una de ellas se encuentra en custodia del Archivo General de la Nación... '. 7
De acuerdo con informes de auditoría de la CGR de vigencias anteriores, las
bases de datos presentaban debilidades por inconsistencias detectadas y se
entregaron tal como reposaban en el ISS; respondiendo el Instituto que:" ... Los
esfuerzos mencionados, entre otros, evidencian que el Instituto si emprendió actividades tendientes
a depurar y actualizar sus bases de datos, con resultados y mejoras presentados en su momento.
No obstante, es importante mencionar que dada la magnitud de los datos e información
administrados por eIISS, y la inminente entrada en operación de Colpensiones, era previsible que se
7 Oficio 9010 del 15/04/2013, suscrito por la Apoderada General de la Fiduprevisora
032 aprobada en sesión del 03/04/2013, de la Cámara de Representantes.
Av. La Esperanza
S.A., en respuesta
a la proposición
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
WW'N.contraloria.gov.co
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CONTRALORIA ¡
GENE.RAL
DE
LA
REPÚBLICA
i
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
presentaran debilidades en dicha información, situación conocida por la nueva administradora y los
entes de control ... ,,s.
En las actas de entrega de base de datos y equipos, Colpensiones deja
constancia que la información queda sujeta a verificación, por lo tanto, no es
posible a la fecha determinar la calidad de la misma.
•
Información Digitalizada
Se detectaron dificultades para determinar el universo a entregar, preparación
de información y prioridades en la entrega; situaciones que han desbordado los
límites previstos por los intervinientes, y en la medida en que se depuró la
información, las cantidades se modificaron. En consecuencia el Instituto no
cumplió con los plazos inicialmente acordados, razón por la cual, el 12 de marzo
del año en curso presentó ante la Defensoría del Pueblo un nuevo Plan de Acción,
en el que se modifican las fechas de entrega y se establecen cantidades a
entregar.
•
Archivos Físicos
Hasta la fecha (abril del 2013), la entrega física de documentos ha sido mínima,
situación que evidencia las debilidades en torno a la organización de los archivos
que administraba el ISS. Lo anterior igualmente observado por el Archivo General
de la Nación - AGN, quien redujo los requisitos de contenido mínimo que
conforman los diferentes expedientes objetos de entrega.
El Informe de Estado de Recibo del ISS en Liquidación, emitido por la
Fiduprevisora S.A., muestra el diagnóstico integral realizado por el AGN en siete
seccionales, señalando inconsistencias tales como:
./ En algunos casos, no se reportan datos de volumen documental por tipo de
archivos.
./ No fue posible la medición de los metros lineales de los expedientes
pensiónales, microfichas, CD debido al desorden en que se encontraban los
archivos.
./ Los volúmenes reportados son aproximaciones que no permiten efectuar
proyecciones reales sobre el volumen total del fondo documental del ISS.
./ En todas las sedes diagnosticadas se detectó documentación misional con
afectación por contaminación y grados importantes de deterioro.
8 Oficio 0657 del 30/05/2013, suscrito por el Vicepresidente
de Pensiones (E) dellSS
en Liquidación.
90
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CONTRALORIA. I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
SECTORSOCIAL
Los Vicepresidentes Administrativo (E) y de Pensiones (E) expresaron en su
momento que: "... Lo anterior en virtud al gran volumen de documentos físicos que se encuentran al
interior de cada proceso, los cuales como hemos venido informado no están organizados bajo la normatividad
archivística deseada, correspondientes muchos de ellos a archivos de gestión, siendo éstos objeto de entrega
al momento de entrar en operación Colpensiones ... n 9
Ante esto la entidad señaló: "... en relación a las entregas de las series documentales en físico por
las Seccionales, nos permitimos indicar que durante el periodo comprendido entre el 27 de mayo y el 7 de
junio están programadas diligencias de entrega de la documentación física de las seccionales. El total de la
información existente en las seccionales se estima será entregada a más tardar el 30 de junio de 2013". 10
Los archivos que debían entregar las 28 seccionales presentan atrasos de cargue
en el Formato Único de Información - FUI, lo que conlleva a que no se puedan
entregar los archivos físicos a Colpensiones en los plazos y parámetros
establecidos en el protocolo de entrega.
Cuadro 48
ítem de Documentos en FUI
205
Cobro persuasivo Asesoría de Cuenta
Fiscalización
Cobro
y
Persuasivo Debido cobrar
206
Mesa de Ayuda - Grupo
Físico
Digital
y
Físico
Digital
y
54.036
35.708
66,1
33,9
65.520
48.828
74,5
25,5
de Entrega 155 en
9 Oficio
4020 del 30/08/2012, suscrito por los Vicepresidentes Administrativo (E) y de Pensiones (E) del 155.
10 Oficio 0730 del 28/05/2013, suscrito Asesor de Presidencia - Área de Entrega 155 en Liquidación.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA
DeLl!GADA
SECTOR SOCIAL
Respecto a medicina laboral, existe un inventario de 80.555 expedientes, de los
cuales se han entregado 216, quedando pendientes de entrega 80.339,
equivalentes al (99%).
El traslado de inventario documental se ha visto afectado por la no definición o
falta de certificación de parte de las diferentes seccionales; a 26 de febrero de
2013, nueve seccionales, equivalente al 32%, cumplieron con la respectiva
certificación; 12, correspondiente al 43%, no han enviado información sobre los
diferentes temas. Igualmente de las 28 seccionales, 20 de ellas, es decir el 71%,
tienen pendientes por programar diligencias de entrega.
Cabe señalar que en oficio 2013-1905409 del 18 de marzo de 2013, en respuesta
a la función de advertencia emitida por la Contraloría General de la República, el
Presidente de Colpensiones explica que durante la etapa de operación de
Colpensiones han surgido nuevas situaciones derivadas, entre otras, de:
./ Proceso de corrección manual de historias laborales y la información de las
bases de datos asociadas a dicho proceso sin depurar.
./ Alto volumen de solicitudes de reconocimiento sin atender (de 133.000
previstas se pasó a 216.000).
./ Demora dellSS en Liquidación en la entrega de información de traspaso.
El ISS en Liquidación, manifiesta que las dificultades presentadas en desarrollo de
las actividades relacionadas con los procesos de Cuotas Partes, Cobro Coactivo,
Tutelas, ISS Patrono y entrega de información a Colpensiones tienen que ver con
la falta de aplicativos entregados a esta entidad, no hay recursos para pagar,
diferencia de interpretación jurídica, falta funcionario ejecutor, demora en entrega
de expedientes a Colpensiones, falta de insumos para el alistamiento de
expedientes, y de disponibilidad de la información requerida por el Fopep y el
Ministerio de Hacienda, situación real del ISS, quien no cesó su operación hasta el
último día antes de la entrada en vigencia de la liquidación, pérdida de parte del
conocimiento práctico, habilidades y experiencia del personal, y volumen de
documentos del RPM, los cuales se encontraban archivados tanto en el nivel
central como en las 28 Seccionales y 8 Centros de Decisión.
De otra parte, la entidad informa respecto a los costos invertidos en el proceso de
entrega a Colpensiones, que éstos ascienden a $101.805 millones, representados
en contratos con la firma Sistemas y Computadores desde 2008 hasta 2013, en
los cuales el contratista se compromete entre otros a: Procesamiento información
de afiliación, historia laboral y recaudo; Prestación de servicios de digitalización y
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CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORf
••• DeLEOADA
SECTOR SOCIAL
sistematización archivo misional - serie prestaciones económicas y procesamiento
de información de los procesos inherentes a la liquidaclón."
En relación con suministros y transporte, desde el 29 septiembre de 2012 hasta el
30 de abril 2013 los costos ascienden a $82.2 millones'".
Hallazgo (61)-
Proceso Entrega a Col pensiones
El proceso de entrega del Régimen de Prima Media (RPM) a Colpensiones no ha
cumplido con los principios de oportunidad, economía, eficacia y eficiencia, debido
a diferencias entre la información a entregar reportada a septiembre 28 de 2012 y
la reportada a febrero 28 de 2013, atrasos en la digitalización de los expedientes
pensiónales, demora en el alistamiento y entrega de los archivos físicos en las
Seccionales. Situaciones que impactan la prestación del servicio con la
consecuente afectación sobre el afiliado.
En la seccional Antioquia, el 14 de octubre de 2012 se realiza la diligencia de
traslado físico de 349 cajas que contienen 13.261 expedientes de solicitudes de
prestaciones económicas, operación efectuada por Servientrega S.A., quien
realizó el transporte desde la sede administrativa de la seccional Antioquia en
Medellín a las instalaciones de Sistemas & Computadores S.A., en la ciudad de
Bogotá, con el propósito de que dichos expedientes sean digitalizados; sin
embargo, se evidenció que éstos aun no figuran en el aplicativo Expediente Virtual
Administrativo - EVA, por lo tanto no fue posible una entrega final del ISS en
Liquidación a Colpensiones
por falta de gestión, lo que ha generado
represamiento, demandas y sanciones a la entidad vulnerando los derecho de la
población afectada. Hallazgo Disciplinario.
En la seccional Bolívar se observó que aunque el ítem 6 del Plan de Trabajo
denominado Protocolo General de Entrega del ISS y recibo de Colpensiones,
contempla el equipo responsable de la Coordinación y Supervisión de entrega y
recibo de trámites de las dos entidades, este documento no cuenta con la
descripción de las actividades que le corresponden al Gerente del ISS - Seccional
Bolívar, debido a debilidades en la formulación y definición del personal
responsable en cada seccional, situación que genera incertidumbre e impide la
verificación del cumplimiento de los términos y condiciones establecidos para cada
gerente, de tal forma que en la seccionales no se tiene informe del cumplimiento
de las actividades, tiempos bajo su responsabilidad dentro del proceso de
liquidación y proceso de entrega a Colpensiones.
11
ISS en Liquidación,
12 ISS en Liquidación,
oficio 0890 del 8/05/2013, relación de contratos S
Memorando
Av. La Esperanza
y C.
15152-0790 del 6/05/2013
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CONTRALORIA!
GENERAL
DE
LA
REPÚBUCA
CONTR •••••
ORI•• DELEO"DA
~ SECTOR SOCIAL
Igual situación se presentó en la seccional Caldas, donde no se cumplió con los
plazos establecidos en el cronograma de entrega para los ítem 75, 77, 110, 118,
140, Y 142.
La seccional Norte de Santander, a pesar de la gestión realizada, no logró la
entrega de inventarios documentales de una ex contratista, cuyo contrato de
prestación de servicios finalizó el 30 de noviembre de 2012, pues no hizo entrega
de los expedientes de fiscalización que tenía bajo su responsabilidad, solo entregó
los bienes, como consta en el acta del 4 de diciembre de 2012. Este hecho
desconoció lo dispuesto en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la
Nación, así como una de las obligaciones del contrato contemplado en la cláusula
primera, numeral 18. Responder por el adecuado archivo y mantenimiento de los
expedientes de las visitas efectuadas.
Tal situación conllevó a la pérdida de un número indeterminado de expedientes
aperturados en desarrollo del proceso de fiscalización, a deudores morosos del
ISS, en el periodo 2007 - 2011, los cuales no pudieron relacionase en el FUI para
entrega a Colpensiones e impide la continuidad de los procesos. La pérdida de
dichos expedientes, es objeto de seguimiento, a partir de la denuncia en trámite
bajo el radicado 2013-52714-80544-0 por parte de la Contraloría General de la
República y fue comunicada la Procuraduría General de la Nación, mediante oficio
SNS-OF-023 del 27 de febrero de 2013 y a la Fiscalía General de la Nación, con
oficio SNS-OF-047 del 11 de abril de 2013.
Hallazgo (62) -
Actas de Entrega y Recepción de Información
En la seccional Antioquia, se evidenciaron deficiencias en algunas actas de
entrega y recepción de información, tales como:
../ Acta 16 de noviembre de 2012, no se reportó el número de cajas descargadas,
deficiencias en el diligenciamiento del FUI- Formato Único de Inventarios, los
libros no se encontraban relacionados bajo ningún criterio, varias cintas de
filmación estaban mutiladas al inicio de los rollos, el número de la caja no
coincide con el número del rollo, varios rollos se entregaron en cajas de cartón,
algunas microfichas se encuentran en mal estado, entre otros.
../ Acta del 25 de enero de 2013, algunas imágenes del CO 28 se encuentran mal
escaneadas ya que sólo se grabó una parte del documento, el sello de
notificación no es completamente legible, entre otros.
Esta situación ha conllevado a demoras en el proceso y a posibles requerimientos
por parte de Colpensiones que pueden afectar la prestación del servicio público en
pensiones a los afiliados y beneficiarios del régimen de prima media.
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c.. Colombia·
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CONTRALORIA. I
GENERAL
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Hallazgo (63) -
LA
REPÚBLICA
CONTRALORfA DUEGADA
SECTOR SOCIAL
Entrega Tutelas a Col pensiones
1.- El ISS ha entregado a Colpensiones 6.429 expedientes (6.344 en imágenes y
data y 85 escaneadas), los cuales corresponden a procesos de tutela, Derechos
de petición, PQR-DP, procesos ejecutivos, inspecciones judiciales, conciliación
extrajudicial, entre otros; sin embargo no existe claridad si los expedientes
corresponden al proceso de tutela, forman parte de este o son documentos que
dieron inicio a la tutela, tal como se muestra en el cuadro:
Cuadro 49
2.- El ISS señaló que la cantidad de expedientes y/o carpetas de procesos de
tutela que poseen las seccionales son 115.858, pero no indican como están
organizados, los sitios en donde se encuentran almacenados, ni las directrices
para la conservación o eliminación de los archivos no entregados a Colpensiones.
De otra parte, el ISS en liquidación señala que el historial de procesos de tutela se
encuentra contemplado en la base de datos del GESTU y no hacen parte de los
formatos Únicos de inventario documental no contándose con la información
solicitada y que los expedientes de tutelas no existen en archivos físicos. De otra
parte la entidad señala que en las seccionales los documentos físicos eran
incorporados al expediente administrativo del afiliado.
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CONTRALO RIA
GENERAL
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LA
REPÚBLICA
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CONTRAl.ORIA DBLEGADA
SECTOR SOCIAL
3.- A 31 de diciembre de 2012 la entidad tenía 299.873 procesos de tutela y
reporta 115.858 carpetas o expedientes físicos con excepción de las seccionales
Antioquia, Nariño y Tolima que no reportan, Atlántico, Bolívar y Cauca, que no
aplican, sin que se conozca los motivos, presentándose un diferencia de 184.015.
De los 299.873 procesos 265.270 pertenecen al negocio de pensiones sin que el
ISS en liquidación justifique la diferencia, no especifica el estado en que se
encuentran y cuantos serán trasladados a Colpensiones. Los documentos que
hacen parte de los procesos de tutela son documentos públicos ya que son
otorgados por funcionarios públicos en ejercicio de su cargo o con su intervención,
o son documentos públicos por la dependencia que los posee, produce o controla,
tal como lo señala el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, Sentencia No
T-473 Corte Constitucional.
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CONTRALORIA
GENERAL
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CONTRAl.ORIA DmaADA
SECTOR SOCIAL
4. El ISS en Liquidación suministro listado con 59 profesionales (abogados
externos) que representan al ISS en Liquidación, pero no se suministró los
informes sobre las actividades realizadas en cada uno de los procesos de tutela
en el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2012 y el 30 de marzo de
2013. Los supuestos informes suministrados corresponden a visitas a los
despachos judiciales con el fin de determinar si se iniciaron incidentes de desacato
o se impusieron sanciones. Se debe tener en cuenta que el proceso de acción de
tutela que el juez debe tramitar lo debe hacer en un término perentorio de 10 días,
el cual debe culminar con una decisión judicial de primera instancia, admitiendo
impugnación ante el superior jerárquico del juez. Por tal razón los informes que
deben presentar los apoderados del ISS son con respecto al proceso de tutela y
su cumplimiento y no sobre el incidente de desacato y las sanciones por que este
es un mecanismo del juez para hacer cumplir la sentencia.
3.1.2.2 Gestión de Activos
El saldo reflejado en los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012, presenta
Bienes Recibidos en Dación en Pago por $26.662,2 millones. Según información
suministrada a 31 de marzo de 2013, existen 271 registros de empresas deudoras
que dieron en dación en pago bienes muebles e inmuebles, que afectan las
historias laborales de afiliados al RPM, por los cuales la empresa no cotizó, y que
de no ser actualizada la historia laboral con los recursos recibidos, la Entidad corre
el riesgo de eventuales demandas, derechos de petición y tutelas, que buscan el
reconocimiento oportuno de las prestaciones económicas de un sin número de
personas pendientes de pensionarse.
•
Bienes muebles recibidos en dación en pago
En el tema de bienes muebles recibidos en dación en pago se pudo establecer
que el precio por el que se reciben, difiere de manera importante respecto de las
deudas que las entidades en liquidación tenían con el ISS por los negocios de
Salud, ARP Y Pensiones.
•
Bienes inmuebles recibidos en dación en pago
Respecto de los bienes inmuebles, muchos de estos están representados en un
porcentaje de participación que al involucrar varios propietarios, dificulta su
conversión en efectivo y por lo tanto el abono hacia las historias laborales.
En el siguiente cuadro se relacionan los inmuebles recibidos en dación en pago
registrados en el sistema SAP a septiembre de 2012, que corresponden a
acreencias del Sistema General de Seguridad Social canceladas con estos bienes,
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GENERAL
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LA
REPÚBLICA
í CONTRA~ORIA
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SECTOR SOCIAL
en razón a la insolvencia del patrono, las cuales habían de convertirse en
semanas cotizadas a favor de los trabajadores de dichas empresas insolventes. A
30 de septiembre del 2012, el Instituto contaba con 156 bienes inmuebles
recibidos como dación en pago y/o cesión de bienes por $9.664.8 millones.
Cuadro 51
Bienes Inmuebles
Hallazgo (64) -
Gestión en Bienes Recibidos como Dación en Pago (A.E)
En visita realizada a la bodega donde se encuentran almacenados los bienes
recibidos en dación en pago, se pudo evidenciar el mal estado de los mismos,
existiendo variedad de elementos tales como: Maniquíes, computadores, tornillos,
escritorios, libros, retal de telas, medias, moldes para zapatos, pinturas, etc.
Muchos de estos bienes en su momento pudieron tener algún valor representativo,
pero hoy se encuentran prácticamente obsoletos y en otros casos totalmente
destruidos, en consecuencia es difícil recuperar los dineros para ser abonados a
las acreencias de pensiones.
Aunado a lo anterior, se está incurriendo en gastos adicionales que no son
recuperables con la venta de estos bienes, causando erogaciones con presunto
detrimento al erario, y que según informa la entidad para los últimos seis meses se
ha incurrido en gastos aproximados de $269.8 millones, por concepto de
arrendamiento.
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CONTRALORIA
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SECTOR SOCIAL
Cuadro 52
Base Inmuebles en Arrendamiento 2013
ación suministrada
por
A la fecha no existen avalúos realizados por la entidad ni se evidencias gestiones
conducentes a la venta de los mismos, permitiendo con esto que hechos
incontrolables ocurran en perjuicio del valor que representan los bienes, tales
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como pérdidas por hurto, deterioro, obsolescencia, pérdida de su valor comercial
(vehículos), daños por fechas de vencimiento (pinturas) adicional a deficiente
proceso de manipulación de los traslados entre bodegas de almacenamiento.
Hallazgo para actuación especial
En su respuesta, el ISS en Liquidación manifiesta:
./
"En relación al valor inicial de los bienes recibidos en dación de pago frente a las deudas que tienen
las empresas en liquidación para los negocios de EPS, ADP y ARP, es pertinente aclarar que el
porcentaje adjudicado para el ISS y el cual se registra en Kárdex, es lo ordenado por la
Superintendencia de Sociedades, al momento de la liquidación del crédito dentro del proceso
concursal.
./
Referente a los elementos descritos por el ente de control, le informo que algunos de estos bienes
fueron recibidos desde su origen como obsoletos y en el transcurso del tiempo han seguido
perdiendo su valor adquisitivo, no obstante ellSS está realizando la distribución de estos valores en
los diferentes negocios, de acuerdo a lo establecido en el manual de Daciones en Pago, adoptada
mediante Resolución 016 del 6 de enero de 2006.
./
Cabe resaltar que estos elementos deben estar bajo custodia lo cual hace que incurramos en gastos
de administración y arriendo, hasta tanto estos bienes no sean enajenados por parte del ISS en
Liquidación.
./
Antes de entrar en Liquidación el ISS, los bienes recibidos en dación en pago que se encuentran
almacenados se presentaban a pública subasta por su valor recibido, cuyos valores excedían su
valor comercial y esto generaba la no venta de dichos bienes.
./
A la fecha y en cumplimiento al Decreto 2013 del 28 de septiembre de 2012, esta Gerencia ha
venido realizando la gestión de avalúos para su posterior venta.n
Cuadro 53
GERENCIA NACIONAL
AVALÚOS DE BIENES
PROPIOS, DA ClONES
Y/O CESIONES
PAGO
DE BIENES Y SERVICIOS
BIENES INMUEBLES; Desde el mes de marzo del 2013 se está cruzando información con el
IGAC, para efectos de suscribir un convenio interadministrativo cuyo objeto es avalúo de los bienes
inmuebles propios recibidos en dación en pago y/o cesión, el cual reposa en dicha entidad para
efectos de elaborar el convenio.
DE BIENES MUEBLES Y DA ClONES EN PAGO: Actualmente se cuenta con contrato no.
4900011349 suscrito con avalúos y tasaciones de Colombia de 2013 cuyo objeto es contratar el
servicio de avalúos de activos fijos o bienes muebles de propiedad del Instituto de Seguros
Sociales en
daciones en
este se encuentra en
Fuente:
Se observó en visita de inspección fiscal en la Seccional Antioquia, que en el
inmueble Patronato Bello, donde se encuentran depositados unos bienes muebles
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recibidos en dación de pago, presentan deterioro, debido a que el almacén no está
cubierto totalmente, las paredes presentan humedades, las puertas están
oxidadas, en un completo estado de abandono, debido a la falta de gestión
administrativa, que ha conllevado a un presunto detrimento patrimonial por valor
indeterminado, como consecuencia del deterioro de los bienes. Hallazgo
Disciplinario e Indagación Preliminar.
En la seccional Boyacá y de la revisión efectuada a las carpetas contentivas de los
documentos de los vehículos que recibió la entidad en dación de pago, con el fin
de verificar los pagos efectuados por conceptos impuestos, se determinó que el
ISS en Liquidación canceló la suma de $2.35 millones:
Cuadro 54
Pago de Impuestos Vehículos Dados en Dación de Pago
No es aceptable que el ISS en Liquidación seccional Boyacá, continúe gastando
innecesariamente recursos en pagar impuestos y arriendo de bodegas para estos
bienes, que desde que se recibieron presentaban problemas de operación y su fin
era venderlos en el corto plazo, no obstante, han pasado varios años y la entidad
solo ha conseguido incurrir en gastos durante su tenencia, que no se compadecen
con lo indicado en las normas de austeridad y agravando año a año la relación
costo beneficio de los mismos. La entidad suscribió el 10 de agosto del 2010
contratos de arrendamiento de dos bodegas ubicadas en el perímetro urbano de la
ciudad de Sogamoso en las que se encuentran ubicados tanto los vehículos en
mención junto con la maquinaria recibida como dación en pago, por los que ha
cancelado la suma $31.8 millones en 30 meses; la entidad ha tenido que cancelar
tanto por arriendo como por los impuestos de los vehículos $34.1 millones, sin que
exista relación costo beneficio favorable a la entidad.
En el nivel Nacional, respecto de los bienes inmuebles y sobre una muestra de
nueve de ellos se observó:
./ Se encontraron carpetas que contienen información de bienes recibidos en
dación en pago que ya fueron vendidos, pero aún se encuentran
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CONTAAl.ORIA DeLl!OADA
SECTOR SOCIAL
registrados contablemente
y no han sido distribuidos
recaudados por la venta entre los diferentes negocios.
los
recursos
-/ Algunos inmuebles aparecen registrados en la Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos, sin embargo no fueron contabilizados a 31 de
diciembre de 2012, es decir no hay veracidad de la información sobre la
cantidad de los inmuebles recibidos en dación en pago.
-/
El valor de los bienes recibidos en dación en pago reportado por el área
fuente del ISS en Liquidación, no corresponde al valor reflejado en la
contabilidad.
-/
En el listado suministrado por el área de Bienes y Servicios sobre las
entidades deudoras que entregaron bienes en dación, se evidencio que de
los 266 registros se encuentran 171 sin información sobre el valor de la
deuda certificada; sin embargo, existen actas donde certifican que el valor
por el cual se reciben los bienes es $7.529 millones, pero desconociendo la
base sobre la cual se realizó la dación en pago, pues son bienes que
provienen de empresas que entraron en liquidación.
-/ Además, en el campo detalle se encuentran observaciones
como:
pendiente de distribuir, distribuidas pendientes de venta, pendiente cruce
con contabilidad, cruzadas entre contabilidad y activos, pendiente de
distribuir y vender, entre otros.
Cuadro 55
Sin Deuda Certificada
nict'rnc
y
-/
De acuerdo con el procedimiento establecido por el ISS para el registro
contable de los bienes recibidos, la contrapartida se presenta en el pasivo,
hasta tanto no sea analizada y en últimas poder afectar la historia laboral.
-/ Aquellos bienes que se encuentran pendientes de distribución, se refiere a
bienes recibidos por la administradora, pero sin identificar el negocio al que
pertenecen (ARP, Pensión, EPS). Adicionalmente el saldo que refleja
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SECTORSOCIAL
contabilidad difiere del valor por el cual se recibió. Se evidencian
vendidos, pero aún su valor no ha afectado la historia laboral.
bienes
v' No existió una política adecuada al interior del 155 respecto al manejo de
bienes recibidos en dación en pago y que dentro de los principios
constitucionales y de la función administrativa permita de la manera más
conveniente el recibo, custodia y venta oportuna de los mismos.
v' De otra parte, el monto de la deuda certificada asciende a $32.654 millones,
mientras que el valor de las actas correspondientes alcanza los $8.372
millones, lo que indica que el 74.36% de la deuda, a la fecha no ha sido
recuperada.
Lo anterior refleja las deficiencias administrativas que desde el momento en que
se recibieron los bienes y hasta la fecha, se han tenido en el manejo de los
mismos.
Mediante oficio 490 del 28/05/2013, la Entidad expone lo siguiente:
"BIENES INMUEBLES: En relación a las carpetas de muestreo que el ente de control solicito a la
Coordinación Nacional de Activos fijos, es importante señalar que a la fecha se encuentran depurando los
valores las áreas fuentes involucradas en este proceso, con el fin de realizar la distribución en los diferentes
conceptos.
Para los inmuebles que aparecen registrados en la oficina de Instrumentos Públicos y que no fueron
registrados al 31 de diciembre de 2012, se está haciendo un seguimiento de las daciones, con el fin de
recopilar los documentos requeridos para su contabilización.
./
Se ha venido trabajando con las diferentes áreas involucradas para identificar cuales empresas no
tienen el valor de la deuda certificada, con el fin de realizar su distribución posterior en los diferentes
Negocios.
v' La directriz que tiene establecida el ISS en Liquidación para el manejo de los bienes recibidos en
dación de pago se encuentra consignada en la Resolución 0016 del 6 de enero del 2006. Es
importante resaltar que esta Gerencia ha venido clasificando los bienes de acuerdo a las normas de
bioseguridad".
Realizado el análisis a la respuesta suministrada por el ISS en Liquidación, se
evidencian deficiencias en este proceso. Para determinar la existencia de
detrimento patrimonial, se adelantará una actuación especial.
En seguimiento realizado a la seccional Antioquia se evidenció que los Locales
No. 315 ubicados en el Centro Comercial Camino Real y No. 224 en el Centro
Comercial Unión Plaza, recibidos por el 155 en liquidación mediante dación de
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pago, no fueron legalizados y tampoco registrados en contabilidad ni en la
Coordinación Nacional de Inversiones Físicas, debido a que no se cuenta con el
acta firmada de recibo de los bienes, soporte necesario para ser registrado
contablemente; presentando subestimación de su valor en cifra indeterminada, lo
que no permite conocer la verdadera situación financiera de la entidad, además la
falta de registro de los bienes antes citados no permite adelantar los trámites
administrativos necesarios para realizar el proceso de enajenación por el martillo
del Banco Popular. Hallazgo Disciplinario.
En la seccional Boyacá, el saldo de la cuenta 1930 "Bienes Recibidos en Dación
de Pago" a 31 de diciembre de 2012 por $203.8 millones, está representado por el
costo de una serie de elementos identificados como maquinaria y vehículos que
fueron entregados hace varios años al ISS, por parte de las Firmas Comerciales
en calidad de patronos: Carrocerías Muisca y Mecanizados y Motores, como
abono a los aportes de los trabajadores, los cuales desde entonces se encuentran
arrumados en una bodega en un lamentable estado de abandono y deterioro
permanente, además de ser inservibles y obsoletos. La entidad no ha podido
vender ni rematar dichos bienes, pero tampoco los ha dado de baja, lo cual no es
coherente con el principio de la realidad económica; Los bienes pertenecientes a
esta cuenta, se encuentran discriminados así:
Maquinaria
Cuadro 56
y Vehículos en Dación de pago
Estos bienes fueron avaluados, en su momento, por el Gobierno Nacional, por un
alto costo, mediante avalúo practicado y aprobado por la Superintendencia de
Sociedades en el año 2001, lo cual influyó en su imposibilidad de venta, máxime
que a la fecha, dichos bienes no tienen valor comercial.
La situación anterior refleja que el ISS en Liquidación - Boyacá recibió en
septiembre 30 de 2013, fecha de la transición, unos bienes que desde ese
momento era evidente que en nada le aportaría a su desarrollo misional, toda vez
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que eran improductivos y presentaban un evidente estado de deterioro y en
consecuencia no se podían vender, lo cual se traduce en la merma de recursos
para poder pagar las acreencias respectivas.
De otro lado, se evidencia una infortunada decisión del Gobierno Nacional avalada
por la Supersociedades, en años anteriores, en autorizar al ISS en recibir de
manos de sus Deudores, bienes como parte de pago de los aportes que éstos
adeudaban al ISS, los cuales no hubo manera de hacerlos productivos, toda vez
que el uso para el cual fueron producidos estos bienes, no correspondían al
desarrollo u objeto misional del ISS, disminuyendo así la captación de dineros que
mucho beneficio le hubiera representado a los pensionados de Colombia, por el
contrario, sí afectó de forma negativa la historia laboral de ellos.
Hallazgo (65) -
Historias Laborales - Bienes Recibidos en Dación en Pago
La Entidad no posee información sobre los cotizantes amparados por los bienes
recibidos en dación en pago, por lo tanto no actualizó las historias laborales de
éstos; lo que podría causar eventuales demandas por el no reconocimiento
oportuno de las prestaciones económicas, con el consiguiente impacto social
negativo al violarse el mínimo vital de estas personas.
La Entidad en su respuesta describe el procedimiento que utilizaba para la
aplicación de los valores dados en dación y/o cesión; adicionalmente hace
referencia a la falta de competencia para dar información, así mismo señala que "el
ISS en liquidación no puede iniciar nuevas actividades".
Posteriormente, contesta "...Ios liquidadores y/o promotores son quienes deben establecer mediante
los formularios los afiliados por quienes están cancelando aportes mediante ese mecanismo". Además
añade "...el Seguro Social hoy en liquidación no cuenta con base de datos donde pueda verificar los
afiliados de cada empres ni cuenta con los aplicativos que le permitan en dado caso realizar algún tipo de
trámite".
También, anexa cuadro de distribución por negocios de recursos recibidos en
dación en pago sobre 91 empresas, sin embargo, las que entregaron bienes bajo
esta modalidad suman 271, es decir, sobre el 67% de las mismas no se tiene
información.
Para la CGR la respuesta suministrada por la Gerencia Nacional de Recaudo del
ISS en Liquidación, no satisface el requerimiento hecho por este ente, ya que ésta
no apunta a clarificar lo solicitado, sino por el contrario revela deficiencias de
comunicación en la Entidad. La acción de responder debe ser institucional y no de
un área que manifiesta "este Departamento no tiene competencia para dar información sobre a que
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAtoORfA DeLlIGADA
SECTOR SOCIAL
historias laborales cubren las deudas que han sido extinguidas por los bienes recibidos en dación en pago
y/o cesión de bienes ..."
Lo importante de este tema es cargar las historias laborales de los cotizantes una
vez se tengan identificados los recursos que corresponden al negocio de
pensiones, labor que debía realizar el ISS por ser quien en su momento recibió los
bienes en dación en pago.
3.1.2.3 Créditos de Vivienda
Hallazgo (66) -
Créditos sin Garantía Hipotecaria (A.E)
A 31 de diciembre de 2012 existían 186 créditos de vivienda concedidos por
$2.908 millones que no cuentan con garantía hipotecaria, incumpliendo lo
señalado en las Resoluciones 3914 de 1984, 003 de 1985, 3930 de 1989, 5004 de
1996 y 3696 de 1997, que exigían la constitución de un pagaré, hipoteca del
inmueble y pignoración de cesantías. A la fecha el saldo de éstos incluyendo
intereses causados no pagados asciende a $3.750 millones, cifra que se
constituye en presunto daño patrimonial, aunque en algunos el plazo de pago no
ha vencido.
Aunado a lo anterior, no fue posible identificar la aplicación de las cesantías en
cada uno de los créditos en cumplimiento de las resoluciones precitadas.
Ante esta situación la Entidad responde, "Los créditos de vivienda sin garantía hipotecaria
fueron desembolsados desde 1993 al 2004; ante esta omisión ellSS ha adelantado numerosas gestiones ya
conocidas por los entes de control, lográndose la recuperación de algunos estos saldos dados en calidad de
mutuo, como lo demuestran las cifras ya que de 584 créditos sin hipotecaria del año 2005 por valor de $6.089
millones de pesos se pasó a 185 créditos por valor de $3.772 millones de pesos para abril del año 2013.
...No obstante que en su momento el desembolso de los préstamos fue responsabilidad de las Seccionales
las cuales omitieron la constitución del pagaré e hipoteca, el Departamento Nacional de Desarrollo de
Personal con el apoyo de la Unidad de Procesos de la Dirección Jurídica Nacional ha venido adelantando una
serie de acciones de recuperación de la cartera sin garantía hipotecaria. Además está realizando un
consolidado de los nombres y cargos de los funcionarios encargados de la época para que se surtan los
trámites necesarios y se realice la respectiva investigación ante la autoridad competente".
Con el fin de determinar el daño patrimonial, se solicita actuación especial.
Hallazgo (67) -
Créditos con Garantía Hipotecaria
De la relación de créditos de vivienda concedidos por el ISS con garantía
hipotecaria, se pudo evidenciar que existen préstamos en los que el plazo de pago
ya venció, sin embargo no han sido amortizados en su totalidad; en 301 créditos el
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRA~ORIA D!L!GADA
SECTOR SOCIAL
saldo de la deuda es superior a $1 millón, para un acumulado de $4.647 millones,
en otros el saldo es superior al valor inicialmente prestado, de éstos, los cinco con
mayor deuda alcanzan la suma de $270 millones; lo cual podría constituir un
presunto daño patrimonial por los valores no recuperados, a pesar que la entidad
inició procesos jurídicos sobre ellos.
Analizado el kárdex individual de estos cinco préstamos, se observó que en uno
no hubo aplicación de cesantías, en dos casos se abonó una vez y en los
restantes se cancelaron éstas durante dos y tres años, durante la vida de los
créditos. Así mismo, no se garantizaron los pagos de las cesantías en caso que
los trabajadores se hubieran desvinculado de la entidad, para el cabal
cumplimiento de las normas aplicables al momento del desembolso del crédito.
También, se comprobó que la cuota mensual acordada para la cancelación del
crédito no cubría ni siquiera el monto de los intereses corrientes causados,
presentándose un acumulado por este concepto durante la vida del préstamo,
haciéndolo impagable dentro del término concedido; situación que denota
deficiencias en lo establecido en el Plan Especial de Préstamos para Vivienda a
través de las diferentes resoluciones emitidas.
El ISS en Liquidación señala, "por las condiciones propias y especiales de los préstamos de
vivienda delISS, al cumplirse el plazo final de los 12 años, en varios casos existe saldo pendiente de pago;
sin embargo se ha continuado con la recuperación de dicha cartera...
...Las condiciones financieras iniciales de los préstamos de vivienda eran: tasa de interés del 10% sobre
saldos de capital vencidos, descuentos por nómina del 10% de la asignación básica mensual, plazo de 12
años, aplicación de las cesantías retroactivas cada año. Dichas cesantías retroactivas tenían un alto impacto
en el préstamo de vivienda lo que permitía a los servidores amortizar y cancelar los créditos en los plazos
autorizados y en ocasiones en períodos más cortos.
Los cambios efectuados en la Convención Colectiva vigente a partir del 1 de noviembre de 2001, en especial
las modificaciones al régimen de cesantías afectó notablemente la capacidad de amortización de los créditos
de vivienda, lo cual aunado a los cambios institucionales de la entidad han expuesto al Instituto en
condiciones altas de riesgo para la recuperación de la cartera; pues con e 10% del descuento mensual no se
alcanzaba a pagar los intereses que se generaban mensualmente lo que hacía que la deuda en vez de
disminuir aumentara y al llegar el tiempo de vencimiento del plazo (12 años) la deuda se mantenía igual al
desembolso y en la mayoría de los préstamos el saldo era mayor".
A pesar de las explicaciones dadas por la entidad, sobre las novedades de
personal que afectaron el pago ordinario de las cuotas, se evidencia que no hubo
gestiones administrativas encaminadas a garantizar sobre la totalidad de los
créditos el pago de los mismos, por parte de los beneficiarios.
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CONTRALORIA!
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA!
CONTRALORIA
SECTOR
DELEGADA
SOCIAL
Tales circunstancias podrían configurar un presunto hallazgo fiscal; para
determinar su verdadero alcance se solicita actuación especial.
De acuerdo con la información reportada por la seccional Bolívar, se encontró que
en noviembre de 2011 fueron remitidos 277 créditos de vivienda, por parte del
Nivel Nacional a la seccional para que adelantara su respectiva gestión de cobro,
con un saldo de $4.247.83 millones. Analizada esta cartera se encuentra que el
53% presenta mora, de los cuales, el plazo para el pago de la deuda del 68% de
ellos se encuentra vencido; el 85% del total no posee garantías, además el 86%
corresponde a personas que laboraban en la Empresa Social del Estado José
Prudencio Padilla, entidad que fue liquidada mediante decreto 2505 del 29 de julio
de 2006, la anterior situación denota que la entidad no tomó las medidas
pertinentes en forma oportuna, que conllevaran a la recuperación de estos valores
a favor de la entidad.
3.1.3 Financiero
Hallazgo (68) -
Depósitos en Instituciones Financieras
La Cuenta 1110 - Depósitos en Instituciones Financieras presenta sobrestimación,
en $11.302 millones, debido a que parte de los recursos se encuentran
congelados y aun no se han constituido los títulos judiciales correspondientes, de
manera que pueda reclasificarse a la cuenta respectiva; la entidad no cuenta con
la disponibilidad de estos recursos de manera inmediata, por esta razón se están
desconociendo los términos de presentación de la información contable frente a la
liquidez.
Los recursos congelados en las cuentas pertenecientes a los Patrimonios
Autónomos corresponden a órdenes de los juzgados que no decretaron la
creación de títulos judiciales, recursos que ascienden a $21.868 millones, los
cuales no han podido ser transferidos a Colpensiones, por lo tanto, no se
encuentran revelados en los Estados Financieros de los Patrimonios Autónomos.
Hallazgo (69) -
Administración
del Sistema de Seguridad Social en Salud
Se presenta incertidumbre en la cuenta 1411 Administración del Sistema de
Seguridad Social en Salud, por $42.353 millones, con efecto en la cuenta 3260 Patrimonio entidades procesos especiales, debido a que existen cuentas auxiliares
que reflejan saldos con naturaleza contraria por $92.878 millones; además, se
observaron 58 cuentas auxiliares sin movimiento desde el año 2007 por $6.452
millones, cuyos saldos mayores a 360 días hacen dudar de su realización.
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GENERAL
DE LA REPUBLlCA
I
CONTRALORIA DILEGADA
seCTORSOCIAL
Se encuentran registrados en la contabilidad del ISS en liquidación $3.375
millones por cobrar al Fosyga, que por su incremento, debido a una reclasificación,
se deduce una inadecuada gestión para el respectivo cobro o depuración;
adicionalmente, la cuenta de orden 839090 "Por Cobrar Glosadas" que tiene
relación directa de causalidad con la cuenta 1411 "Administración del Sistema de
Seguridad Social en Salud", continua presentando saldo desde el 2011 de $10.026
millones, pendientes de compensación, afectando directamente los estados
financieros.
Hallazgo (70) -
Préstamos de Vivienda Concedidos
La cuenta 1415 - Préstamos Concedidos, por $27.489 millones, presenta
incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos
especiales por las siguientes razones:
./' La subcuenta 141520 - Préstamos de Vivienda, se encuentra sobrestimada
por el registro de los intereses causados por los préstamos concedidos a
funcionarios del ISS en su momento, subestimando la cuenta 1470 - Otros
Deudores en cuantía superior a los $6.000 millones, correspondiente a los
intereses pendientes de cobro.
./' Existen créditos de vivienda que fueron otorgados sin garantía hipotecaria,
con un saldo por capital de $2.219 millones y por intereses $1.550 millones,
para un total de $3.769 millones, situación que genera un alto riesgo de
detrimento al patrimonio público, en razón a que en muchos de ellos ya
venció el plazo para su pago, sin que se hayan recaudado capital ni
intereses.
Hallazgo (71)-
Administración
del Sistema General de Pensiones
La cuenta 1417 - Administración del Sistema General de Pensiones por $1.208
millones, presenta incertidumbre, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio
entidades procesos especiales por lo siguiente:
En la Subcuenta 141703 - Recuperación Cartera por $1.206 millones, con
respecto de la cuenta auxiliar Acuerdos de Pago por Capital, no presentó
movimiento durante la vigencia 2012, evidenciando el no cumplimiento de los
acuerdos de pago.
Además, existen cuotas partes que no se han identificado ni distribuido dentro de
las contabilidades, permitiendo con esto que los reportes a nivel de terceros no
reflejen los saldos reales de cada uno.
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No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -, P.S • PBX: 6477000·
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DILEGADA
SECTOR SOCIAL
Al cierre de la vigencia 2012 existían procesos por concepto de cuotas partes
pensionales, por cuantía indeterminada las cuales no se han reclasificado por
encontrarse en procesos de jurisdicción coactiva, subestimando la cuenta 1475
Deudas de Difícil Recaudo.
La Subcuenta 141706 - Intereses de Mora, que aún no ha sido creada por el ISS,
no revela la liquidación de los intereses de mora causados a 30 de diciembre de
2012, por cada una de las cuentas por cobrar desconociéndose su valor.
Las situaciones anteriores incumplen lo establecido en el artículo 40 de la Ley
1066 de julio 29 de 2006, y los principios de la contabilidad establecidos en el Plan
General de Contabilidad Pública PGCP, numeral 8: Registro, Causación, Período
Contable, Asociación y Revelación. Afectando los Estados Financieros del ISS en
liquidación.
Hallazgo (72) -
Administración del Sistema de Seguridad Social en
Riesgos
La cuenta 1418 - Administración del Sistema de Seguridad Social en Riesgos por
$2.984 millones, presenta incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio
entidades procesos especiales, en razón a que su subcuenta 141803
Recuperación de Cartera - Acuerdos de Pago por Capital no evidencia movimiento
desde el 31/10/2007, esta cuenta pertenece al negocio de ARP que dejo de operar
en la entidad.
Hallazgo (73) -
Avances y Anticipos Entregados
La cuenta 1420 - Avances y Anticipos Entregados por $4.233 millones presenta
incertidumbre, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos
especiales, debido a que en la subcuenta 142003 - Anticipos sobre Convenios y
Acuerdos, con saldo de $4.102 millones, no presentó movimiento durante el 2012,
que evidencie legalización o no de los mismos.
La seccional Risaralda, no realizó amortización en la cuenta 142090 - Otros
Avances y Anticipos, por concepto de la legalización de avances o por el
cumplimiento de los contratos, como se evidencia en los soportes de la auditoria y
ocasionado por debilidades de control interno contable, lo que genera una
sobrestimación de los activos y del patrimonio por $51,52 millones.
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GENERAL
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Hallazgo (74) -
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DnEGADA
SECTOR SOCIAL
Otros Deudores
La subcuenta 147008 - Cuotas Partes de Pensiones Nit, presenta incertidumbre
con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido
a que existen por cobrar $466.084 millones, a 31 de diciembre de 2012,
habiéndose incrementado en $23.775 millones.
El balance general reportado por el ISS en Liquidación Seccional Antioquia con
fecha de corte 31 de Diciembre de 2012, refleja en la cuenta 1470 Otros Deudores
un saldo de $405.6 millones, no obstante, analizados los registros de terceros en
el libro auxiliar de deudores presenta 717 registros, de los cuales hay 690 que
muestran valores individuales con saldos positivos por una suma de $737.1
millones, además se estableció que éste mismos libro auxiliar presenta 27
registros de deudores con saldos negativos por una cuantía de $-331.4 millones,
lo anterior permite establecer que el valor de $405.6 millones, registrado en el
balance general antes citado corresponde a la suma algebraica entre las cifras de
los deudores con saldos positivos y saldos negativos, por lo tanto dicho valor no
corresponde a saldos reales y además no permite conocer los valores adeudados
por cada uno de los terceros.
Cuadro 57
Resumen de deudores con saldos
405.696.436
Fuente: Valores tomados
auxiliar de deudores aportado por
Se presenta incertidumbre sobre dichos valores, por lo que para esta seccional el
Hallazgo tiene Incidencia Disciplinaria.
En la seccional Bolívar, la cuenta de Deudores que refleja un saldo de $5.952.79
millones a 31 de diciembre de 2012, no se encuentra clasificada por edades, se
observan partidas de años anteriores, como lo evidenciado en la cuenta 147079 de
indemnizaciones; situación que impide establecer si efectivamente corresponde a
un derecho de cobro cierto para la entidad. A pesar de haberse solicitado el detalle
y los documentos que respaldan los registros del saldo de la cuenta Cuotas Partes
de Pensiones, la entidad no surtió respuesta, el manejo de estos deudores se
realiza por parte de nivel Nacional, evidenciando un desconocimiento del estado y
documentos que soportan los saldos registrados, por lo que es difícil determinar si
efectivamente estos deudores representan un derecho de cobro cierto para la
entidad e impide establecer la razonabilidad de las cifras.
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CDNTRALDRIA
seCTOR
DELI!GADA
SOCIAL
La Entidad no allegó el respectivo análisis técnico que debe elaborarse al final de
cada periodo sobre los deudores para determinar con base en su grado de
antigüedad y demás factores, la provisión que debe constituirse para respaldar la
incobrabilidad a que están sujetas estas partidas.
En el análisis de vencimientos de saldos de cartera del ISS en Liquidación
Seccional Boyacá, se observa, que el total de la cartera reflejado en los estados
contables a diciembre 31 de 2013 por $4.673.79 millones corresponde a cartera
con vencimiento mayor a un año, respecto de la cual, la gestión de cobro, por
parte del Nivel Central ha sido bastante deficiente, toda vez que existen saldos
que datan de antes del año 1970, lo cual propicia la presentación, en los estados
financieros, de valores de vieja data en el Grupo de Deudores, sobre los que,
probablemente, ya exista incobrabilidad y por ende sobrestimación de los activos
de la entidad en cuantía indeterminada, con sus efectos en los resultados del
ejercicio.
En la seccional Caldas, se tomó una muestra de $15.459 millones que equivale al
55% del total adeudado y mediante visita realizada a las entidades deudoras, se
encontró que ninguno de los saldos coincide con los registrados por el ISS en
esta cuenta. Lo anterior originado por debilidades en la comunicación; falta de
conciliación con las empresas involucradas; así como falta de verificación, control,
seguimiento monitoreo a las cuentas de los estados contables que permitan
subsanar y depurar la cuenta
En el balance del ISS Seccional Huila, la subcuenta Cuotas partes pensionales
presenta un saldo de $9.018.2 millones; dentro de esta subcuenta, se encuentran
cuotas partes de pensión por cobrar a los municipios de Campoalegre, La Plata,
Florencia, Gobernación del Caquetá y Banco Popular por $74.4 millones, las
cuales no son concordantes con las cuantías suministradas por estos entes
territoriales, los que a la misma fecha, ascienden a $46.0 millones, originando una
diferencias de $28.3 millones. Lo anterior obedece a la falta de conciliación por
parte del ISS como de los entes territoriales, que no permiten la obtención de la
confiabilidad de las cifras reportadas en el balance.
En los balances de dicha seccional, a 31 de diciembre de 2012, se reflejan en la
subcuenta 147013 - embargos judiciales por $1.251.4 millones, que representan
títulos judiciales constituidos como consecuencia de las medidas cautelares
aplicadas por los juzgados, por lo que debieran estar registrados en la subcuenta
142503 - Depósitos judiciales. Adicionalmente, la cuenta deudores por $7.775.7
millones se encuentra subestimada en $1.249.4 millones.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
SECTOR SOCIAL
En la seccional Risaralda, se evidenció que el saldo registrado por $15.189,43
millones, carece de soportes identificados y que igualmente se encuentra
pendiente de depuración. Se proferirá función de advertencia en razón al riesgo de
pérdida de recursos por la falta de gestión administrativa para el cobro de cuotas
partes pensionales, de conformidad con el protocolo de entrega a Colpensiones.
Así mismo, presenta incertidumbre la subcuenta 147013 - Embargos Judiciales
con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido
a que existen embargos por $643.600 millones, de los cuales a 31 de diciembre de
2012 se encuentran pendientes de distribuir $42.427 millones y por identificar
$34.343 millones, que afectan los diferentes negocios así como los patrimonios
autónomos.
Hallazgo (75)-
Deudas de Difícil Recaudo
La cuenta 1475 - Deudas de Difícil Recaudo por $5.634 millones, presenta
incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos
especiales, por lo siguiente:
La subcuenta 147590 Otros Deudores -EPS-, negocio que ya no opera y cuyo
saldo asciende a $5.498 millones, no evidencia gestión debido a la falta de
movimiento desde el año 2007.
Al no existir un análisis oportuno de la cartera por edades no es posible determinar
la razonabilidad del saldo de la cuenta.
Hallazgo (76) -
Provisión para Deudores
La cuenta Provisión para Deudores (1480) presenta incertidumbre por $13.501
millones, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos
especiales, debido a que no se evidencia recuperación de las cuotas partes
pensionales cuyo saldo a diciembre de 2011 era de $442.593 millones, además no
existe un análisis de la cartera por edades. Tal como observó la CGR en el
informe de auditoría 2011, la falta de dicho análisis no hace posible evidenciar la
adecuada provisión, además, desestimula la gestión de cobro de la misma,
destacando para el caso, la aplicabilidad de los principios de Esencia sobre
Forma y Prudencia.
La provisión por $4.715 millones, sobre los saldos de préstamos concedidos por el
Fondo de Vivienda y que como resultado de la consolidación se elimina, solo
cubre los préstamos concedidos sin garantía hipotecaria, es decir, es insuficiente,
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GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORfA
DeLEGADA
SECTOR SOCIAL
pues parte de los recursos de dicho Fondo se encuentran embargados en la suma
de $26.072 millones y con una probabilidad de recuperación del 7%13.
De otro lado presenta una subestimación de $643.600 millones, correspondiente a
embargos judiciales, cuya probabilidad de recuperación es la misma (7%).
Hallazgo (77) -
Inventarios
Aunque el negocio de EPS ya no opera, la cuenta 1518 - Materiales para la
Prestación de Servicios, por $322 millones continúa presentando sobreestimación
por $329 millones, subestimando la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos
especiales en el mismo valor, que se ampara en un inventario físico ya vencido.
Los Inventarios en Poder de Terceros (cuenta 1530), presenta sobreestimación
por $1.374 millones, con efecto de subestimación en la cuenta 3260 - Patrimonio
entidades procesos especiales, que se origina por el registro global en la
migración de saldos del sistema antiguo al SAP-ERP que carecen de documentos
soporte.
En la seccional Huila, se estableció que en la cuenta 153006 denominada
"Medicamentos en poder de terceros", del grupo de inventarios, a 31 de diciembre de
2012 presenta sobrestimación por $61.236 millones, debido a medicamentos en
depósito entregados para su administración a la ESE Policarpa Salavarrieta, sobre
los cuales dicha entidad no suministró en su debida oportunidad los soportes de
los consumos realizados (vigencia 2005, 2006, 2007 y 2008), imposibilitando su
registro y la depuración de este saldo.
La Gerente de la Seccional Huila del ISS en Liquidación, manifiesta en su
respuesta que "El saldo que arroja esta cuenta viene a raíz de la escisión de la ESE POLlCARPA
SALAVARRIETA (2013) ya que se entregó a la misma el depósito de medicamento, n ••• ."Posteriormente
(2004) contabilidad nivel nacional mediante directriz ordenó registrar los consumos de
medicamentos"
"este valor no se pudo depurar porque la ESE no suministró la información, pero que
cuenta con algunos oficios y actas de reuniones con funcionarios de la ESE Policarpa Salavarrieta en donde
se dejó consignado la falta de información para poder efectuar los registros contables correspondientes.
Igualmente expresa que de los oficios enviados y mencionados anteriormente producto de las gestiones
adelantadas por parte del Departamento Financiero no se recibió ninguna respuesta al respecto, motivo por el
cual a 31 de Diciembre de 2012 aun dicho saldo continua reflejado en el balance '. La ocurrencia de los
hechos data desde el año 2003.
13
Informe de auditoría CGR vigencia 2010
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GENERAL
DE LA REPÚBLICA
Hallazgo (78) -
CONTRAI.ORIA
DI!LEGADA
SECTOR SOCIAL
Propiedad, Planta y Equipo
El Grupo de Propiedad Planta y Equipo cuyo saldo de $51.742 millones, presenta
incertidumbre de $1.317 millones en razón a las siguientes situaciones:
./ El valor de los activos retirados a cuentas de orden presenta diferencia de
$337 millones entre el saldo contable y el saldo del área fuente siendo
menor el saldo en contabilidad.
./ La cuenta 1660 - Equipo Médico y Científico, por $980 millones se
encuentra sobrestimada en ese mismo valor, con efecto de sobrestimación
en la cuenta 1685 - Depreciación Acumulada (Cr), estos equipos están
totalmente depreciados y no se encuentran en servicio, sin embargo,
continúan registrados por $508 millones, además, continúan saldos por
$437 millones, sin que se evidencie a qué equipos corresponden, dónde se
encuentran o qué servicios prestan actualmente.
En la seccional Bolívar y conforme a la información suministrada por la oficina de
Instrumentos públicos sobre los bienes inmuebles de propiedad del ISS, se tienen
los siguientes resultados:
Cuadro 58
Bienes Inmuebles -155
Lote
Urbanización
de Bocacanoa
Arroyo de Piedra
2
8/11/2006 060109232
13001000100040285000
Al respecto, se observa que los bienes relacionados en la tabla anterior no se
encuentran contenidos en la información remitida por el Departamento de Bienes y
Servicios, evidenciando que a pesar que el ISS no posee la propiedad cierta de los
mismos, dado que presentan medida de embargo por jurisdicción coactiva, la
entidad no aplica mecanismos de control efectivos que permitan tener un
conocimiento cierto acerca de cuáles son los bienes que efectivamente son de
propiedad de la entidad en liquidación, a fin lograr una revelación acorde con la
realidad económica del ente, en la información financiera de la seccional.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPUBL'CA
¡
CONTRALORIA
DUI!O"'_
SECTOR SOCIAL
Cuadro 59
Inventarios
Se estableció que el inventario suministrado se encuentra desactualizado, como
se evidencia en el estado relacionado en el cuadro anterior, asimismo, se observó
que algunos de los funcionarios relacionados con el elemento asignado ya no
pertenecen a la Entidad; situación que impide determinar en forma exacta el valor
de los bienes que posee la entidad e incide en el saldo que se encuentra
registrado a diciembre 31 de 2012.
En la seccional Boyacá, se evidenció que mediante Escritura Pública No 0699 de
fecha 14 de mayo de 1998, Cláusula Primera, se estipuló que: "El municipio de
Chiquinquirá transfiere a TITULO DE DONACIÓN PERPETUA IRREVOCABLE, a favor
delISS- EPS, el lote de terreno con superficie de 1.373 mts2 que ellSS requiere para la
construcción de una sede de funcionamiento", específicamente lo relacionado con la
construcción y puesta en funcionamiento de un Centro de Atención, para prestar el
servicio de salud a los afiliados de esta región del departamento. Este inmueble
se encuentra identificado con matricula inmobiliaria No 072-57462 proferida por la
Oficina de Instrumentos Públicos y según el registro en libros se presenta por
$105.08 millones, que viene siendo el saldo de la cuenta 1605 "Terrenos" a
diciembre 31 de 2012. El último pago de impuesto predial se efectúo para el año
2009 por un valor de $3.7 millones; quedando pendiente de pago las vigencias
fiscales 2010 al 2013.
Por lo anterior y en virtud a que el ISS no pudo cumplir con este acuerdo de
voluntades, se ve en la obligación de devolver el inmueble al antiguo propietario
(Alcaldía Municipal de Chiquinquirá), para lo cual el Consejo Directivo del ISS
procede a impartir la autorización para hacer la devolución al donante, acto que se
encuentra registrado en el acta No 276 del 25 de febrero de 2009.
Debido a la deficiente gestión jurídica y administrativa del nivel Nacional, la
entidad no ha adelantado acciones encaminadas a sanear esta situación y de esta
manera evitar que se afecte dentro del proceso liquidatario la posterior
enajenación de este bien, tal como lo manifiesta el Jefe de la Unidad de Procesos
y a la vez afectar las finanzas de la institución al figurar como deudor moroso por
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Bogotá, D.
c.. Colombia·
®
J'
CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
I
CONTRAl.ORIA DeLlOADA
SECTOR SOCIAL
concepto de impuestos y valorización del terreno que no es de propiedad de la
institución.
Lo anterior propició sobrestimación contable en la cuenta 1605 "Terrenos", en
$105.08 millones, al igual que las cuentas de 3260 "Patrimonio de Entidades en
Liquidación" y 3235 "Superávit por Donación" por $82.61 millones, el cual
corresponde al valor dado al terreno en el momento de registrar la donación; así
mismo, las cuentas 1999 "Valorizaciones - Terrenos" y la 3240 "Superávit por
Valorización", también se encuentran sobrestimadas en $100.86 millones, valor
que corresponde a la valorización que tiene registrada la entidad por el terrero en
referencia.
En la seccional Caldas, se presenta sobreestimación de los estados financieros en
la suma de $101,7 millones por diferencias presentadas entre los saldos
registrados en los inventarios según el SAP y el balance de la administradora en la
cuenta 167002 equipo de comunicación por $100 millones; en el balance de la
EPS, cuentas 166501 muebles y enseres y 167001 equipo de comunicación y el
balance de la administradora de pensiones diferencia, cuenta 167001 equipo de
comunicación.
Cuadro 60
Balance de la Administradora
General
BALANCE DE LA ADMINISTRADORAGENERAL
N" y Nombre de Cuenta
Valor
registrado en
contabilidad
Valor
registrado
enSAP
Inventario
302,17
202,16
167002 Eq. De Computación
Fuente: 155 Secclonal Caldas y Cálculos
Diferencia
Depreciación
entre valor
Según
contable yel
Inventario
SAPde
SAP
Inventario
202,16
100,01
CGR
Cuadro 61
Balance de la EPS
BALANCE DE LA EPS
Diferencia
Depreciación
entre valor
Según
contable yel
Inventario
SAPde
SAP
Inventario
N" y Nombre de Cuenta
Valor
registrado en
contabilidad
Valor
registrado
enSAP
Inventario
166501 Muebles y enseres
14,25
13,11
13,11
1,14
167001 Eq. De Comunicación
11,4
11,25
7,85
0,15
Fuente: 155 Seccional Caldas y Cálculos
Av. La Esperanza
CGR
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
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®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I.
CONTRALORfA
DneOAD.4
SECTOR SOCIAL
Cuadro 62
Balance de la Administradora
de Pensiones
BALANCE DE LA ADMINISTRADORA DE PENSIONES
N° y Nombre de
Cuenta según
contabilidad
Valor
registrado en
contabilidad
Valor
registrado
en SAP
Inventario
Depreciación
Según
Inventario
SAP
Diferencia
entre valor
contable yel
SAPde
Inventario
167001 Eq. De
12,49
Comunicación
Fuente: ISS Seccional Caldas
y
Calculos
Lo anterior debido a falta de
debilidades de control, monitoreo
contables, así mismo debilidades
financiera no confiable e incide en
12,02
12,02
0,47
CGR
conciliación entre
y seguimiento a
de comunicación;
la razonabilidad de
contabilidad e inventarios,
las cuentas de los estados
lo que genera información
las cuentas.
La entidad en su respuesta manifiesta que" ...una vez obtenida la información necesaria por
parte del Nivel Nacional el día 10 de abril, la Seccional adelanta el comparativo entre los inventarios y los
saldos del balance de contabilidad de las cuentas señaladas en el citado oficio, pero dada la magnitud y
extensión de la labor, no estamos en capacidad de manifestamos en la fecha sobre lo especificado; una vez
tengamos resultados de este, le informaremos, para si usted a bien tiene, incorpore en las conclusiones de la
visita dichas respuestas".
EIISS Seccional Caquetá en Liquidación, al reclasificar las cuentas del patrimonio
en la cuenta 3260, no revela las subcuentas concernientes a las valorizaciones de
los bienes inmuebles reflejada en los activos, tampoco expresa la actualización de
los Terrenos y Edificios de tal manera que se revelen sus cifras por los valores que
están determinados en el último avalúo e inventario de los mismos.
En la contabilidad de la Administradora General, a 31 de diciembre de 2012, dicha
seccional refleja en la cuenta 1640 Edificaciones un valor neto en libros de
$360.09 millones y el avalúo del IGAC refleja $906.68 millones; igualmente en la
cuenta 1605 Terrenos, únicamente se refleja $14.36 millones, cuando su avalúo
es de $658.98 millones; en la cuenta 3260 Patrimonio de Entidades en Procesos
Especiales no presenta subcuentas según corresponda a estos bienes. En
consecuencia
se tienen mal clasificadas
las cuentas del patrimonio, o
subestimados
unos bienes inmuebles (Terrenos en $644.62 millones y
edificaciones en $546.5 millones).
Las cuentas: Equipos de Comunicación y Computación, y 1685 Depreciación, del
la seccional Caquetá en Liquidación, a 31 de diciembre de 2012, presentan
diferencias entre los valores registrados en los activos dentro del Balance General
y lo reportado en los inventarios del negocio ISS Pensiones.
118
®
~
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRAl.ORIA DUI!OADA
SECTOR SOOIAL
En la seccional Guajira, a pesar que, por medio de la Resolución No. 00000037
del 29 de julio de 2011, se resuelve dar de baja inventarios del ISS por $298.4
millones, y autoriza U/aventa en remate de los mismos en pública subasta a través del martillo del
Banco Popular", a 31 de diciembre de 2012, no se evidenció la venta de los mismos,
generando posible deterioro y costos de almacenamiento. La Entidad no cumple
con los requisitos de salva guarda y almacenamiento de los elementos que
conforman los inventarios: no están protegidos adecuadamente y el sitio donde se
almacenan presenta humedad.
Existen diferencias en los saldos reportados en el Balance e Inventarios de la
Administradora de Pensiones, seccional Norte de Santander a diciembre 31 de
2012, cuenta 1670 por $7.7 millones, generando sobreestimación en las cuentas
167002 Equipos de Computación y en 320801 Capital Fiscal, debido a mayor valor
de los saldos reportados en Contabilidad frente a los valores reportados en
Almacén.
En la seccional Risaralda, se evidenciaron diferencias por $56,23 millones, entre
los valores de los bienes relacionados en el inventario de la Dirección de Bienes y
Servicios y el valor registrado en los libros contables. Así mismo, se observó que
el último avalúo técnico realizado por la entidad fue en el año 2002 debiendo
realizarse cada 3 años como mínimo.
El ISS en Liquidación seccional Risaralda, no retiró de los activos, el bien
inmueble destruido, ubicado en el edificio Alcides Arévalo, Av. Ferrocarril entre
calles 23 y 24, de propiedad de esta entidad, registrado en el código contable
164001 por $108,76 millones, ni registró en las cuentas 8361 Responsabilidades y
8915 Deudoras de Control por Contra (CR) para controlar el proceso de
investigación y recuperación; como resultado, el impuesto predial generado sobre
este inmueble se encuentra acumulado por pagar desde esta fecha pero no
aparece el registro contable. Se evidenció que desde el año 1999 hasta 31 de
diciembre del 2012, no se ha logrado la indemnización a cargo de la compañía de
seguros Colpatria S.A y Central de Seguros S.A, por concepto de la destrucción
del bien inmueble, con riesgo de seguir causando la obligación por concepto de
impuesto predial.
EIISS en Liquidación seccional Caquetá a 31 de diciembre de 2012, refleja en los
activos bienes de la cuenta 197007 Intangibles licencias por $7.17 millones de la
Administradora General y $0.08 millones de la EPS que, aunque están totalmente
amortizadas deben coincidir con la relación de inventarios de la entidad. Además,
refleja saldos debito (DB) en la cuenta de carácter crédito "Depreciación
Acumulada", subcuentas: Oficinas por $5.72 millones, Maquinaria Industrial por
$0.53 millones, Muebles y Enseres por $0.17 millones y Equipos de Comunicación
por $0.14 millones, sobrevaluando las cuentas en $6.54 millones. En el Balance
Av. La Esperanza
119
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRALORI"
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
General no refleja los valores totales que están registrados en los inventarios de la
cuenta 1685 Depreciación Acumulada contabilidad EPS, que ascienden a -$27.34
millones y en contabilidad registra -$14.60 millones; igualmente sucede en la
contabilidad de Administradora General, los inventarios reflejan Depreciación
Acumulada de Maquinaria y Equipo, Muebles, Enseres y Equipos de Oficina,
Equipos de Comunicación y Computación, Equipos Comedor, Cocina y Despensa
por -$171.89 millones, mientras que en el Balance sólo muestra -$141.62 millones.
Hallazgo (79) -
Bienes Recibidos en Dación en Pago.
La cuenta Mayor 1930 - Bienes Recibidos en Dación en Pago con saldo de
$26.663 millones, presenta incertidumbre con incidencia en la cuenta del
Patrimonio y Pasivo debido a lo siguiente:
./ La valoración de los muebles recibidos puede incluir recursos financieros
que afectan las contabilidades de los Patrimonios Autónomos que ya no
están bajo la administración del ISS, por consiguiente este valor sobrestima
el saldo de esta cuenta, pues se desconoce qué proporción pertenece a los
negocios de ARP y EPS.
./ No se evidencia el incremento del valor de los inmuebles a partir del
registro inicial por efecto de los ajustes de los avalúos catastrales o
autoavalúo por cada año de tenencia.
En la seccional Bolívar y al confrontar la relación de los bienes recibidos en dación
de pago que tiene registrados el departamento de Bienes y Servicios, frente a los
registros contables, los cuales reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2012 de
$241.95 millones, se presenta diferencia de $206.47 millones evidenciándose que
no se incluyó lo referente a los lotes de propiedad de la Seccional Bolívar, ubicados
en Sincelejo y Valledupar. Ahora al evaluar los estados contables en su conjunto,
se detectaron en la cuenta 245502 para bienes de la cuenta 2455 Depósitos
Recibidos en Garantía, los siguientes saldos a 31 de diciembre de 2012:
Cuadro 63
Recibidos en Garantía
Teniendo en cuenta lo reflejado en el cuadro anterior, se estableció que estos
valores son similares a los encontrados en la cuenta bienes recibidos en dación de
Av. La Esperanza
No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá. D. C .• Colombia·
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®
'
CONTRALORIA· I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA DUEGADA
SECTORSOCIAL
pago, hecho que evidencia un
reconocimiento de esta operación.
registro
errado
empleado
al
momento
del
Adicionalmente a ello, conforme al cruce de información que se efectuó frente a lo
reportado por la oficina de instrumentos públicos de Cartagena, se detectó la
participación del ISS en algunos bienes inmuebles que no se encuentran
relacionados como bienes recibidos en dación de pago por parte de la entidad, lo
anterior dado que este hecho no ha sido informado por parte del nivel Nacional,
para su respectivo registro. En visita realizada a la bodega donde se encuentran el
archivo y algunos bienes de la entidad, se detectaron algunos elementos que
fueron recibidos como dación en pago y no se encuentran
registrados
contablemente; así mismo, se desconocen los deudores que debieron afectarse
con esta transacción, sin embargo se afecta la contrapartida 147090 de otros
deudores.
En la seccional Caldas se estableció que las cuentas 199952 y 199962
Valorización Terrenos y Edificios, presenta subestimación de $1.213 millones
(Terrenos $554 millones y Edificios $659 millones), debido a las diferencias entre
el valor de los avalúos y el total de las cuentas del balance:
Cuadro 64
Terrenos seccional
Caldas
BALANCE ADMINISTRADORA GENERAL A31-12-2012
N" de CUENTA
NOMBRE
160501
TERRENOS
~
;-ror;:r
TERRENOS
199952
TOTAL CUENTAS DEL BALANCE
VALOR AVALUO TERRENOS
2012
SALDOA31-122012
5,47
733,72
739,19
1.293,60
DIFERENCIANO REGISTRADA(A)
554,41
Fuente: 155 Seccional Caldas y Cálculos CGR
Cuadro 65
Edificios
seccional
Caldas
BALANCE ADMINISTRADORA GENERAL A 31-12-2012
N° de CUENTA
NOMBRE
164001
EDIFICIO
VALURIZACfOl'\I
EDIFICIOS
199962
TOTAL CUENTAS DEL BALANCE
VALOR AVALUO EDIFICIOS
2012
DIFERENCIA NO REGISTRADA (B)
SALDOA31-122012
22,.82
994
1.016,82
1.675,87
659,05
Fuente: 155 secclonat Caldas y Calculos CGR
WWo/V.contraloria.gov.co
121
®
'
CONTRALORIA I..
GENERAL
DE
LA
REPÚSLiCA
CONTRALORIA
DELI!GADA
SECTOR SOCIAL
La entidad en su respuesta manifiesta: "Este avalúo en su momento no fue reportado a esta
Coordinación por lo tanto no se incluyó antes del 28 de septiembre de 2013 (sic), y teniendo en cuenta el
procedimiento contable en casos de entrar en liquidación la empresa no se reconoce este registro contable,
pero este avaluó se tendrá en cuenta por el liquidador para la enajenación de estos bienes del cual ya se
tiene conocimiento".
La seccional Risaralda presenta diferencia entre el inventario de bienes recibidos
en dación de pago y el valor registrado en los libros contables por $77.32 millones,
así:
Cuadro 66
Bienes recibidos en dación de pago.
1930
Bienes
recibidos
en dación
de pago
193002
Inmueble
s
en Dación de Pago Dirección de Bienes y
Así mismo no se registró provisión de los bienes mencionados, en la cuenta 1935
Provisión Bienes Recibidos en Dación de Pago (Cr).
Hallazgo (80) -
Acreedores
La cuenta 2425 Acreedores por $217.836 millones presenta incertidumbre con
efecto en la cuenta del patrimonio en razón a que en ellas se encuentran
contabilizados los embargos judiciales por $56.539 millones, y que no han sido
actualizados por encontrase con un retraso en el seguimiento y actualización de
los procesos judiciales en contra del ISS en Liquidación.
Hallazgo (81) -
Recursos Recibidos en Administración
La Cuenta 2453 - Recursos Recibidos en Administración por $272.440 millones,
presenta incertidumbre de $264.701 millones, con efecto en la cuenta 3260 Patrimonio entidades procesos especiales, en razón a que en ella se encuentran
Av. La Esperanza
122
®
~
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
SECTOR SOCIAL
14 cuentas auxiliares con saldos contrarios a su naturaleza por $34.468 millones,
cuentas pendientes de depurar entre ellas 2453018023, recaudo cobro coactivo
Colpensiones bonos, por $3.551 millones saldos con las Empresas Sociales del
Estado, una ESE por $586 millones que ya se encuentra liquidada y, cuentas con
saldos de años anteriores sin movimiento por $1.797 millones; denotando, falta de
verificación y control para subsanar y depurar las partidas, generando
incumplimiento a la dinámica normal de las cuentas auxiliares e incumplimiento del
principio de Revelación.
En esta cuenta se registran los remanentes de títulos judiciales por $121.501
millones que de igual forma no tienen la característica de un pasivo ya que son
recursos que fueron embargados y liberados por orden judicial y que pueden
pertenecer al ISS o a los patrimonios Autónomos
Hallazgo (82) -
Depósitos Recibidos en Garantía
Se presenta sobrestimación en la Cuenta 2455 - Depósitos Recibidos en Garantía
por $14.639 millones en razón a que allí se registran, entre otros: ingresos por
recursos que aún no se han identificado (bienes recibidos en dación en pago), que
pueden constituirse en un ingreso efectivo, un menor valor de la cuenta por cobrar
o ingresos recibidos para terceros, en el caso de recursos por aportes
pensionales; los cuales son de los patrimonios autónomos (hoy administrados por
Colpensiones).
En el Balance General presentado por el ISS en Liquidación, Seccional Antioquia,
Negocio de Pensiones con fecha de corte 31 de Diciembre de 2012, se evidenció
que en la cuenta del Pasivo (2453 Recursos Recibidos en Administración) se
registra un saldo debito por $16.9 millones, contrario a los principios de
contabilidad generalmente aceptados y sanas prácticas contables, presentando
subestimación en la cuenta (3258 Efectos del Saneamiento Contable), debido a
que son pasivos que se acumularon durante varios ejercicios fiscales sin que se
hayan conciliado y saneado.
En la seccional Boyacá, producto del recibo de los bienes inservibles avaluados en
$203.8 millones, entregados por algunas empresas hace varios años como dación
en pago, de los aportes tanto en salud como en riesgos profesionales y pensión de
sus empleados, el ISS registró un pasivo por dicho valor en la cuenta 2455
"Depósitos Recibidos en Garantía", saldo que hereda el ISS en Liquidación como
una obligación cuyo origen no es claro ni explicable para la CGR, ya que de la
cancelación o amortización de una cuenta deudora, el ISS pasó a crear un pasivo
cuyos acreedores no están debidamente identificados, ni cuentan con los
documentos soporte suficientes y competentes, toda vez que no existen los actos
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia.
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®
'
CONTRALORIA· I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA DUEOA.,...
seCTOR
administrativos que evidencien
involucrados en este proceso.
SOCIAL
la obligación que el ISS tiene con los terceros
Las cuentas 245502 Depósitos recibidos en Garantía y 193002 Daciones en pago
de la seccional Caldas, se encuentran subestimadas en la suma de $19 millones,
por el no registro de las daciones en pago de Casa Licor Lote Altos del Río y
Almacén Exclusivo, en la suma de $18 millones y $1 millón respectivamente.
De otra parte, la cuenta 245301 - Recursos Recibidos en Administración por $524
millones, de dicha seccional, genera incertidumbre, en razón a que existen
registros en libros auxiliares del 2010 sin depurar. La seccional en su respuesta
dice que esto corresponde a remanentes Judiciales generados por los sobrantes
que le quedan al ISS, después de que el juez dicta sentencia en un proceso que
se presenta en contra de la Institución. En repetidas ocasiones se solicitó a la
entidad los soportes que justificarán el saldo de la cuenta, allegando solo fotocopia
de consignaciones, sin la adecuada evidencia.
El ISS seccional Caquetá en Liquidación, refleja en sus Pasivos la cuenta
2453010462 denominada Remanentes por $-261.54 millones, valor que según el
detalle, realmente corresponde a ajuste de conciliaciones, consignaciones directas
(devoluciones sentencias) y pago de deudores, y no a obligaciones por pagar,
igualmente presenta inconsistencia al no registrar remanentes reportados por la
seccional durante la vigencia 2012 que corresponden a los procesos del Juzgado
2 Laboral del Circuito radicados 180013105002-2009-00330
Y 1800131050022009-00207.
Revisados los pagos realizados por el ISS, seccional Guajira, se estableció que
los porcentajes de Retención en la Fuente a aplicarse, no coinciden con los
autorizados por el Gobierno Nacional según las tablas respectivas.
Cuadro 67
Relación Comprobantes
de Egresos
RE6000182435 18/12/2012
1.000.000
1.000.000
60.000
El porcentaje de retención en la fuente para el
arrendamientode bienes muebleses del 4%. y se aplicó
el porcentajede serviciosdel 6%.
RE6000164015 07/06/2012
866.000
866.000
51.960
El porcentaje de retención en la fuente para el
arrendamientode bienes muebleses del 4%. y se aplicó
el porcentajede serviciosdel 6%.
z
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia·
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®
RE6000182348
RE6000179498
'
CONTRALORIA •.
I
GENERAL
18/12/2012
22/11/2012
DE LA REPÚBLICA
Sirle
Maile
Peiíara
nda
Sirle
Maile
Peiíara
nda
Pago
servicio
capacitació
n bienestar
social y
salud
ocupacion
al durante
el mes de
noviembre
de 2012
cuenta de
cobro 1212
Pago
servicio
capacitació
n bienestar
social y
salud
ocupacion
al durante
el mes de
noviembre
de 2012
cuenta de
CONTRALORrA D!L!GADA
SECTOR SOC'''L
49000
10979
49000
10979
9.000.000
9.000.000
5.155.000
3.845.000
309.300
El porcentaje de retención en la fuente aplicado no
corresponde,
toda vez que se le aplicó retención en la
fuente del 6% por concepto
de servicios
y no por
honorarios,
correspondiente
al 10%. Se entiende por
honorarios
la remuneración
por servicios
que una
persona natural presta a otra persona natural o jurídica,
en la cual predomina
el factor intelectual
sobre el
técnico, material, manual o mecánico. Por lo general,
este tipo de servicios es prestado por personas con un
título profesional, o con una gran experiencia y habilidad
en un área específica de conocimiento.
Por lo que dejó
de retenerse $206.200.
230.700
El porcentaje de retención en la fuente aplicado no
corresponde,
toda vez que se le aplicó retención en la
fuente del 6% por concepto
de servicios y no por
honorarios,
correspondiente
al 10%. Se entiende por
honorarios
la remuneración
por servicios
que una
persona natural presta a otra persona natural o jurídica,
en la cual predomina
el factor intelectual
sobre el
técnico, material, manual o mecánico. Por lo general,
este típo de servicios es prestado por personas con un
título profesional, o con una gran experiencia y habilidad
en un área específica de conocimiento.
Por lo que dejó
de retenerse $153.800.
La anterior situación obedece a debilidades en el control interno contable,
ocasionando descuentos incorrectos en la retención en la fuente aplicada a los
servicios prestados por los proveedores, situación que será puesta en
conocimiento de la DIAN.
El saldo de las Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2012, en la seccional
Huila, presenta un valor de $2.592 millones el cual está sobrestimado en $322
millones, debido a que en la subcuenta 2453010168 aportes por transferir al nivel
nacional, se encuentran recaudos por servicios médicos asistenciales, por cita
incumplida, certificaciones, fotocopias, retroactivos patronales entre otros, que no
registran su transferencia al nivel Nacional y no se encuentran los documentos
soportes para su depuración, ya que corresponde a acumulados de la vigencia
2005.
Adicionalmente, en dicha seccional se estableció, dentro del Grupo de Cuentas
por Pagar, que en la cuenta 242529 "Cheques no cobrados o por reclamar" por
$64.887 millones, existen cheques girados con fecha que van desde la vigencia
1995 al 2003; que no fueron reclasificados y no cuentan con los soportes o
documentos que permitan la realización de un seguimiento a cada uno de ellos,
como tampoco su depuración; lo anterior obedeció a deficiencias de carácter
administrativo y de control presentadas en esa época, lo que ha ocasionado
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -, P.8 • PBX: 6477000'
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'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA. REPÚSL'CA
I
s CONTRALORIA
SECTOR
DELEGADA
SOCIAL
inconvenientes para su reclasificación y depuración de la cuenta, afectando las
cifras reales en los estados financieros.
Hallazgo (83) -
Créditos Judiciales
Se presenta incertidumbre en la cuenta 2460 - Créditos Judiciales cuyo saldo a 31
de diciembre de 2012 es de $2.219 millones, con probable efecto en la cuenta
3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido a que la Entidad
presentó a la CGR una relación de 6.361 procesos fallados y cancelados durante
la vigencia 2012 por $52.882.3 millones y en la contabilidad del ISS en
Liquidación, cuenta 2460020002 - Sentencias Judiciales, se revelan pagos por
$56.299.8 millones, por la cuenta 2455010016 - Sentencias Judiciales $6.400
millones, posteriormente con fecha 15 de abril de 2013 reporta $30.133,1 millones.
Las debilidades evidenciadas en la información reportada no permiten clarificar el
saldo por pagar de esta cuenta.
En la seccional Caquetá, se evidenció que los procesos: 18-001-31-05-002-201200112-00 Y 18-001-31-05-002-2012-00145-00 fallados en contra y proferidos en el
mes de julio de 2012 por $3.055.56 millones, no han sido registrados
contablemente a 31 de diciembre de 2012 (negocios ISS Pensiones, ISS EPS y
Administradora General) en la cuenta 9120 - litigios y mecanismos alternativos de
solución de conflictos de orden por contra, en la cuenta 2710 - Provisión para
contingencias, ni en los pasivos reales 2460 - Créditos judiciales; con
contrapartida en la subcuenta 580812 - sentencias, generando subestimación en
pasivos y gastos.
Hallazgo (84) -
Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar
El ISS Seccional Caquetá en Liquidación, no refleja en la cuenta 251006
Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar (cuotas partes de pensiones), en
ninguno de sus negocios (Pensiones, EPS y Administradora General) el valor de
$160.91 millones que adeuda al municipio de Florencia por el período 2006-2009,
según reporta la seccional en el informe de gestión a 31 de diciembre de 2012
"Procesos Seccionales Recursos Humanos". Situación que se presenta por
deficiencias en el sistema de control interno al no realizar seguimiento y control
efectivo por parte de las Áreas Contable y Directiva de la Seccional, generando
subestimación en los pasivos y gastos.
El ISS en liquidación seccional Risaralda no verificó el adecuado reconocimiento
de las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales, presentando a
diciembre 31 de 2012, un saldo por concepto de recursos recibidos en
administración en la cuenta 245301 por $1.990,57 millones, sin depurar desde la
vigencia 2008, registrando algunos saldos sin identificación de terceros y
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia.
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CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
I
OONTRALORIA DUI!CADA
seCTORSOCIAL
agrupando en esta cuenta otros conceptos como debido cobrar, remanentes,
reintegros de nómina e incapacidades no deducidas y pagadas.
Hallazgo (85) -
Litigios y Demandas
El ISS seccional Risaralda, a Diciembre 31 de 2012 no reflejó contablemente el
valor de los 2319 procesos judiciales existentes a cargo de la seccional, en
cuentas de balance o en cuentas de orden de acuerdo con el estado de los
mismos; únicamente existe un registro de embargos judiciales por distribuir que se
encuentra en la cuenta contable 147013 Embargos Judiciales, la cual está
pendiente de depuración y de identificación de terceros. El saldo viene de la
vigencia 2011 por $132.46 millones. Lo anterior ocasionado por falta de
conciliación entre las diferentes dependencias involucradas en el proceso
contable, afectando la confiabilidad de la información contable necesaria para la
entrega a Colpensiones y por ende la razonabilidad de los estados financieros.
Hallazgo (86) -
Cuentas 8127 Fondos
Recaudos EPS
de Pensiones y 8360 Salud
En la contabilidad del ISS seccional Caquetá en Liquidación, a 31 de diciembre de
2012, no se registran en las cuentas de orden 8127 Fondos de Pensiones y en la
8360 Salud Recaudos EPS de los tres negocios (EPS, Pensiones, Administradora
General), los aportes por cobrar a salud y pensiones, aportes por cobrar
presuntivos por $5.375.47 millones, de los cuales se encuentran deudas
certificadas por $2.221.60 millones. Hecho que se presenta por la deficiencia en el
sistema de control interno y porque a la persona encargada del área contable le
han limitado el acceso al aplicativo en el cual se lleva la contabilidad, habilitándola
solo para consulta, y que aun cuando determina diferencias no se gestiona
eficazmente ante el competente para que se practiquen los ajustes. Se corre el
riesgo que al no estar registrados y detallados estos valores en la contabilidad se
pierda el control de la información y no se permita hacer efectivos los cobros
causados, afectando el Patrimonio Público del Sistema de Seguridad Social. Se
presenta subestimación de la cuenta 8127 Fondos de Pensiones en $3.540.58
Millones y en la 8360 Salud Recaudos EPS $1.834.89 Millones14.
Hallazgo (87) -
Nómina Jubilados ISS Patrono
Según información suministrada por el ISS en Liquidación, respecto del personal
jubilado por el ISS patrono a diciembre 31 de 2012, existen 19.736 personas que
ya cumplieron requisitos para pasar a nómina de pensionados, adicionalmente
14 En el hallazgo 9, los valores de los aportes por cobrar fueron suministrados por la Entidad y no están actualizados a
vigencia 2012.
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. c.. Colombia·
127
®
I
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRAl.ORfA
DeLEGAOA
SECTOR SOCIAL
existen 48 personas que al estar identificadas con TI, corresponderían a pensión
sustitución. Lo anterior indica que aún no han sido trasladadas a los patrimonios
autónomos, afectando las cuentas auxiliares de los cálculos actuariales
respectivos y los resultados tanto en el ISS administrador, como en los
patrimonios autónomos, en cuantía aproximada de $692.804,4 millones ($57.733,7
millones nómina mensual).
Hallazgo (88) -
Procesos Judiciales en Contra dellSS
Se presenta incertidumbre por $14.714 millones en la subcuenta 271005 - Litigios,
debido a la falta de conciliación entre las áreas contable y jurídica. La entidad el 4
de abril de 2013, suministra información sobre 710 procesos en contra del ISS
primera instancia por $43.357,3 millones; el área de la Dirección Jurídica Nacional
con fecha 15 de abril del mismo año, anexa relación de 131 procesos fallados y
pendientes de cancelación, sin detallar valores, lo que evidencia las debilidades en
la información y no permite el adecuado seguimiento de los procesos en contra.
Hallazgo (89) -
Cálculo Actuarial
Se presenta incertidumbre en el saldo de la cuenta 2720 por $1.955.166 millones,
toda vez que el valor presentado a 31 de diciembre de 2012 es el mismo que se
reportó como calculo actuarial a 31 de diciembre de 2011, el cual aún no ha sido
aprobado por el Ministerio y la Superintendencia Financiera; por consiguiente, la
amortización que se viene realizando puede estar afectada y en consecuencia, el
saldo por amortizar, no reflejaría una cifra confiable.
Hallazgo (90) -
Títulos Judiciales por cobrar
El manejo de la cuenta 819090, con saldo de $63.027 millones y que controla los
títulos judiciales a favor del ISS en liquidación como patrón emitidos con ocasión
del recaudo de aportes para pensiones, presenta diferencia por $23.141 millones,
con el saldo de la cuenta del pasivo 2453010012 Títulos judiciales por
autoliquidaciones, debido a deficiencias en el manejo de estos recursos y
sobrestimación del pasivo; durante el 2012 se han realizado registros de
constitución de títulos por los meses de enero a septiembre, sin embargo, no ha
sido aplicado ningún valor a las historias laborales, afectando a muchos
aportantes. En el último trimestre de 2012 no se realizaron registros contables de
constitución de títulos y tampoco fueron aplicados a las historias laborales, tal
como si se evidencia en este procedimiento en el año 2011. La anterior situación
ocasionaría eventuales demandas para corrección o actualización de historial
laborales ampliando el espectro de la represa.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D.
128
c.. Colombia·
®
3.1.4
'
CONTRALORIA· I
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
Legalidad
Respecto al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto
2013/2012 y a través del seguimiento que la C.G.R realizó a algunas de ellas, se
observó que el ISS en Liquidación:
o/
No ha realizado el inventario físico detallado de los activos y pasivos de la
entidad y el avalúo de los bienes. (Art 7, numeral 1°).
En oficio 499 suscrito por el Gerente Nacional de Bienes y Servicios, informa "...que
a la fecha se encuentran depurados los inventarios en un 97% y se continua en la depuración y verificación de
los bienes registrados frente a la toma fisica .
...no obstante es pertinente precisar que para los bienes muebles se suscribió el contrato NO.4900011349
suscrito con avalúos y tasaciones de Colombia y para los bienes inmuebles estamos finiquitando el proceso
precontractual para seleccionar el contratista que desarrollará dicha actividad".
o/
No ha entregado a Colpensiones la información que permita hacer los
registros contables correspondientes a los aportes representados en los
bienes recibidos en dación en pago (Art. 12, inciso 3°.)
Con oficio 229 del 28/0512013, suscrito por el Vicepresidente Financiero (E), ellSS en Liquidación manifiesta
"El Departamento Nacional de Contabilidad ha entregado a Colpensiones las daciones en pago que han sido
recibidas, como consta en los oficios 16000-166 de abril 19 de 2013 (envío de 59 daciones en pago) y 16000177 de abril 26 de 2013 (envío de 26 daciones en pago). Se anexa copia de las comunicaciones radicadas en
Colpensiones".
La anterior información fue entregada en medio magnético con el auxiliar de los
registros contables, así como los soportes remitidos por la Gerencia Nacional de
Recaudo del ISS en liquidación, donde se indica la distribución.
Para la CGR, si bien el ISS en Liquidación ha entregado información sobre 85
daciones en pago, éstas no corresponden al total de las mismas; el número de
daciones en pago recibidas a 31 de marzo de 2013, ascendían a 271, es decir
solo ha entregado el 31.3%.
o/
No ha realizado el inventario físico, jurídico y contable detallado de los
activos, pasivos, cuentas de orden y contingencias de la entidad (Art 13).
La entidad en su respuesta manifiesta: "El inventario Contable de los activos, pasivos y cuentas
de orden fue elaborado desde el mes de octubre de 2012, revisado y certificado por la Revisoría Fiscal en
oficio JAHV-617-2013 del 20 de mayo de 2013, finalmente el día 22 de Mayo de 2013 mediante Resolución
Av. La Esperanza
129
Bogotá, D.
c.. Colombia.
®
'
CONTRALORIA I..
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORIA DeLI!GAOA
SECTOR SOCIAL
0571 se presentó el Inventario para su publicación en el Diario Oficial, e informar en aviso de prensa que se
encuentra publicada en la página WEB dellSS en liquidación".
Un inventario es una actividad administrativa que consiste en identificar una
situación real y cierta, bien sea de un derecho, de una obligación o de un bien
corporal o incorporal que es propiedad de la empresa; bajo estas consideraciones
el inventario realizado en octubre por parte del ISS está basado en la retoma de
los saldos de la contabilidad a nivel de cuenta auxiliar, pero carece de certeza
sobre su derecho u obligación, máxime cuando la entidad ha manifestado en
reiteradas ocasiones que existen registros contables que carecen de soportes que
los legitimen, además, viene realizando Comités de Sostenibilidad Contable en los
cuales concluye en retirar de los estados financieros cifras que no corresponden a
la situación financiera mostrada.
La realización de los inventarios físicos debe ser una de las primeras actividades
de la entidad en liquidación, a efectos que con la identificación de los activos con
que cuenta, se puedan cancelar los pasivos existentes.
La administración de la seccional Caldas realizó el proceso de organización de los
archivos de los expedientes adelantados en los procesos de fiscalización y cobro
persuasivo pero hasta la fecha de revisión (abril 09 de 2013), tenía listo para el
envío los expedientes desde el año 2009 hasta el 2012 y restaban los expedientes
anteriores, sin que se hubiesen entregado a Colpensiones. Teniendo en cuenta
que el Decreto 2013 de 2012 estableció un término no superior a seis meses (6) a
partir de su entrada en vigencia para efectuar el traslado de los expedientes de
fiscalización y cobro persuasivo, y este rige a partir del 28 de septiembre, los seis
meses se cumplieron el 28 de marzo. En consecuencia, el ISS no cumplió con el
plazo allí contemplado, debido a que Colpensiones no recibió los expedientes que
se iban a entregar en la seccional Cundinamarca porque no tenían los
documentos del protocolo de entrega. Ello genera incumplimiento en el plazo de
entrega legal de los citados documentos.
Igual situación se presentó respecto a la obligación de remitir las Sentencias
Judiciales a Colpensiones, inmediatamente éste entrara en operación para dar
cumplimiento de lo ordenado en dichas Sentencias o fallos judiciales, con el fin de
garantizar el derecho fundamental que le asiste a las personas de obtener su
mínimo vital. Se evidencia que el ISS en liquidación se demoró en dar directrices
claras y oportunas que permitieran a la Seccional Caldas realizar los trámites
pertinentes - diligenciamiento formatos FUI - para remitir oportunamente las
Sentencias Judiciales a la Dirección Jurídica Nacional del ISS; incumpliendo el
artículo 35 del Decreto 2013 de 2012. Lo anterior, trae como consecuencia, la
vulneración de los derechos de quienes adquirieron la retribución económica
cierta y real, incidiendo de manera negativa en la calidad de vida del pensionado;
Av. La Esperanza
130
®
'
CONTRALORIA I•
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRA~ORI•••DEL.CADA
SECTOR SOCIA~
desacato a las decisiones judiciales que han hecho tránsito a cosa juzgada; lo
que contribuye a congestionar el aparato judicial, con la avalancha de tutelas por
el no cumplimiento de derechos reconocidos. Hallazgo disciplinario.
En la seccional Risaralda, no se dio cumplimiento a lo establecido en el numeral
tres del artículo séptimo y en el artículo 44 del Decreto 2013 de 2012, ya que el
ISS en Liquidación, a 31 de diciembre de 2012 no había terminado el proceso de
alistamiento de la información y la documentación relacionada con cada uno de los
tramites según protocolo, toda vez que a abril de 2013, se encuentra organizando
carpetas para ser trasladas al Nivel Nacional, incumpliendo las fechas de entrega
establecidas en reporte de control avance gestión de entrega, así:
MAI'\nnrA
101
110
118
140
Cuadro 68
Seccional control de avance de cestíen
Archivo de resoluciones físicas
notificadas por edicto que están
en los centros de decisión
pensionales
31-01-2013
Pendiente
Novedades físicas pendientes,
derechos de petición (proceso
nomina)
Sentencias judiciales, procesos
ingresos y egresos, hojas de
Excel históricos, carpeta AZ
normatividad
judiciales procesos
12-10-2012
26-10-2012
Pendiente
12-10-12
26-10-2012
26-10-2012
Pendiente
Pendiente
Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D. C .• Colombia.
131
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
I¡ CONTR"'~ORIA
seCTOR
DE~I!O"'D'"
SOCIAL
Lo anterior es ocasionado por debilidades de control interno que genera demoras
y retrasos del proceso de liquidación.
Hallazgo (91) -
Ley General de Archivo (O)
En la seccional Antioquia, se evidenciaron inconsistencias en los contratos
números: 48000002830/ 2838/ 2842, 4900011010/ 11017/ 11041/ 11099 Y
4900011126 de 2012, donde se encontraron documentos repetidos, oficios sin
fechas o con enmendaduras, documentos que no están organizados en orden
cronológico, oficios sin las firmas del gerente o el encargado del área respectiva;
lo anterior debido a deficiencias de control lo que dificulta la consulta de los
documentos, no garantiza que todos los documentos del expediente se
encuentren archivados, con el riesgo de pérdida y posibles alteraciones. Hallazgo
con incidencia Disciplinaria.
Aunque la apoderada General de la Fiduprevisora S.A. liquidador, mediante
Memorando No. 10000-0264 del 5 de febrero de 2013 indica que cada gerente
seccional debe adoptar las medidas necesarias para acopiar, resguardar y blindar
todos los archivos, no se evidencia en la seccional la implementación de
procedimientos tendientes a garantizar la conservación y fidelidad de los mismos.
Situación similar se presenta en la seccional Bolívar donde la información
documental se encuentra legajada en AZ, no contiene la tabla de Retención
documental correspondiente, los documentos soportes de las cuentas tramitadas
en el área de tesorería, se encuentran agrupadas en volúmenes considerables, sin
que guarde algún tipo de orden, es evidente la desorganización del archivo
histórico, falta de soportes de las cuentas de deudores solicitados dentro del
proceso auditor, la entidad no cuenta con un espacio donde pueda ser organizado
el archivo de gestión. Es importante resaltar que no existe evidencia de la entrega
y recibo de la información que se maneja en la entidad, cuando se sucede cambio
de personal, hecho que no permite establecer la responsabilidad en el manejo y
custodia de los archivos que se manejan en las diferentes dependencias.
En la seccional Boyacá los contratos 4900010421/655/728/747/830/921/955/974;
4900002731/798/808; 4900011156/157/158/173/174 (que corresponden a sendos
registros presupuestales), en vigencia del 2012, no se encuentran foliados, ni
legajados en carpetas que cumplan con lo ordenado en la norma, lo que puede
ocasionar confusión en el momento de la consulta; el protocolo del contrato se
encuentra fragmentado en diferentes carpetas, incumpliendo con 105
procedimientos de archivo, máxime si estaba prevista la Liquidación del ISS, etapa
en que se debe establecer las tablas de retención documental, lo cual ha creado
confusión para su consulta y por ende incertidumbre sobre la realidad de los
archivos.
132
®
~
CONTRALORIA I¡
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORIA DUEGAOA
SECTOR 1I0CIAL
En la seccional Caldas, en febrero 19 de 2013 se certificaron en los inventarios
documentales la cantidad de 60.000 expedientes decididos, sujetos de entrega a
Colpensiones; al efectuar verificación, se encontró información verificable para
53.796 expedientes (89.7%) sobre el restante 10,3% no se reportó información
verificable. Con respecto de la información verificable, se tomó una muestra física
de 65 expedientes y se concluyó que en los primeros 30.000 expedientes
clasificados, la información en general coincide con la registrada; en los restantes
expedientes, (series 30.000 hasta la 60.000), se presentan diferencias en el
número de folios registrados, expedientes cuyo número reportado no coincide con
el físico, nombres y cedulas registradas que no coinciden con el Expediente físico
y de manera general no coincide el número real de folios con el registrado en el
archivo.
En la seccional Guajira, revisados los siguientes procesos judiciales, se evidenció
que la entidad no dispuso de un adecuado y ordenado manejo de los expedientes
que conforman cada proceso:
Cuadro 69
de Archivos de Procesos Judiciales
ORDINARIO
LABORAL
201100274-00
GAMALlEL
CASTILLO
BLANCO
CARPETA SIN DECISiÓN DE PRIMERA INSTANCIA,
EXISTENCIA DE SOPORTES DE TODOS LOS
MEMORIALES PRESENTADOS
NI
ORDINARIO
LABORAL
201100228-00
SOFIA BRITTO
DE SOLANO
CARPETA SIN DECISiÓN DE PRIMERA INSTANCIA,
EXISTENCIA DE SOPORTES DE TODOS LOS
MEMORIALES PRESENTADOS
NI
2
3
ORDINARIO
LABORAL
201100315-00
EDINSON DE LA
CRUZ VERGARA
CARPETA
ALEGATO
DE
4
ORDINARIO
LABORAL
201200073-00
JHONNY BRITTO
CARPETA EN LA CUAL NO REPOSAN LA TOTALIDAD
DE LOS MEMORIALES PRESENTADOS EN EL
JUZGADO PARA ESTE PROCESO.
5
ORDINARIO
LABORAL
201100316-00
YENNIS
AREVALO
CORDOBA
CARPETA SIN CD CONTENTIVO
CONCILIACiÓN.
6
ORDINARIO
LABORAL
201100262-00
YONJAROL
ALVAREZ
CARPETA EN LA QUE SE EVIDENCIA LA
INEXISTENCIA DEL MEMORIAL CON EL QUE SE DIO
RESPUESTA A LA ACCiÓN.
7
ORDINARIO
LABORAL
201000355-00
CARMEN
CECILIA ACOSTA
CARPETA SIN LA TOTALIDAD DE LOS MEMORIALES
PRESENTADOS
EN EL DESPACHO JUDICIAL.
8
ORDINARIO
LABORAL
201000235-00
RAÚL DELUQUE
HERRERA
CARPETA SIN CDs CONTENTIVOS DE AUDIENCIA
CONCILIACiÓN
Y DE ALEGATO Y JUZGAMIENTO.
Av. La Esperanza
SIN CD CONTENTICO
133
DE LA AUDIENCIA
y JUZGAMIENTO.
DE LA AUDIENCIA
DE
DE
®
'
CONTRALORIA·
CONTRALORIA O!LIIOAOA
SECTOR SOCIAL
GENERAL
DE LA REPÜBL'CAI
9
ORDINARIO
LABORAL
201000114-00
JOSÉ ALBERTO
TRIVIÑO
CARPETA QUE CONTIENE SIN DECISiÓN
PRIMERA NI DE SEGUNDA INSTANCIA.
10
ORDINARIO
LABORAL
201100109-00
CALDITO
GONZÁLEZ
ESTRADA
CARPETA EN LA QUE NO CONSTA EL MEMORIAL
LA SUCESiÓN PROCESAL REALIZADA A
COLPENSIONES.
11
ORDINARIO
LABORAL
201100003-00
MARíA LUISA
DIAZ
MARULANDA
CARPETA EN LA QUE NO REPOSA MEMORIAL
MEDIANTE EL CUAL SE HACE LA SUCESiÓN
PROCESAL A COLPENSIONES
12
ORDINARIO
LABORAL
201200030-00
EDINSON SALAS
MEJfA
NO REPOSA REGISTRO
DEMANDA.
13
ORDINARIO
LABORAL
200800187-00
TERESA DE
JESÚS DORIA
PÉREZ
CARPETA SIN CDs QUE PERMITAN CONOCER LA
DECISiÓN DE FONDO TOMADA EN EL MISMO.
15
ORDINARIO
LABORAL
201100081-00
AILEN DE JESÚS
PÉREZ
CARPETA SIN LA TOTALIDAD DE LOS MEMORIALES
RADICADOS EN EL EXPEDIENTE DEL JUZGADO.
DE
DE LA CONTESTACiÓN
DE
DE LA
Archivos de la entidad.
Los hechos descritos evidencian debilidades en la organización y un deficiente
cuidado de la información generada por la Entidad y demás documentos
relacionados con los procesos judiciales que se adelantan en su contra, colocando
en riesgo la adecuada y oportuna defensa de sus intereses.
En los archivos de la seccional Huila, no se encuentran gran parte de los
documentos o soportes relacionados con el proceso presupuestal, financiero y
contable, lo mismo que informes de los abogados externos en desarrollo de sus
actuaciones procesales. Lo anterior ocasionado en parte por la centralización
archivística (liS Nivel Central), y porque en la seccional no existen informes de los
abogados externos en donde se evidencie las actividades ejecutadas, lo que ha
conllevado a que no se pueda valorar de manera objetiva la respuesta entregada
por la entidad a las observaciones comunicadas y que no se haya podido verificar
el cumplimiento de la asistencia jurídica en los procesos judiciales por parte de los
abogados en comento.
En la seccional Norte de Santander, los archivos físicos de derechos de petición
del Centro de Atención al Pensionado no han sido depurados, ni ordenados
cronológicamente y la foliación no es continua; la Seccional no elabora inventarios
documentales anuales que se generen en desarrollo de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en las diferentes fases. Este hecho
se evidenció puntualmente en el proceso de fiscalización, al no disponer de
información que permita identificar rápidamente, que expedientes estaban a cargo
de una ex contratista.
Av. La Esperanza
134
®
'
CONTRALORIA
GENE:RAL DE LA REPÚBLICA
I
CONTRALORIA DeLl!GADA
SECTORSOCIAL
Así mismo, los expedientes físicos objeto de la muestra, en el proceso de
fiscalización, cobro persuasivo, no contienen la totalidad de los tipos documentales
de la serie, pues no están archivados todos los requerimientos efectuados; unas
actas de visita no están firmadas y no se identifica en ellas, quien atendió la visita;
tampoco reposan las Liquidaciones Certificadas de Deuda (LCD), de los procesos
por deudas que los empleadores no pagaron, liquidación que es requisito para el
inicio de cobro coactivo, en los casos que ameriten; la gestión documental en los
expedientes de contratos presenta deficiencias, pues aunque éstos se encuentran
organizados en carpetas e identificados, la totalidad de los documentos no se
archivan en orden cronológico, no están foliados, no reposan la totalidad de los
soportes, es así como el acta de recibo de los mismos, se encuentra en la oficina
de bienes y servicios, tampoco se observa el inventario de cada carpeta.
En la seccional Risaralda, los expedientes que contienen los documentos soporte
de las decisiones en materia de prestaciones económicas por los riesgos de
invalidez, vejez y muerte, no se encuentran debidamente legajados, foliación
múltiple, no foliados o en forma contraria a lo establecido en la normatividad, no
guardan orden cronológico, archivos en papel fax, documentos repetidos,
incompletos, falta documentación soporte; se evidenciaron inconsistencias como:
./
No existen soportes de pagos de las prestaciones
erogaciones inherentes a las mismas .
económicas
y demás
./
No existen liquidaciones completas y detalladas de los diferentes conceptos
de pagos. (Intereses moratorios, agencias en derecho, costas, gastos,
indexaciones ).
./ Algunos documentos se encuentran sueltos sin carpeta y sin expediente .
./
Se encuentran fotocopias simples e incompletas de fallos y demandas .
./
Faltan historias laborales y documentos originales en algunas carpetas .
./
Se detectan contratos, actas y actos administrativos,
funcionarios responsables .
./
Documentos repetidos en las carpetas de contratos y en los expedientes de
las demandas, con anotaciones sobre el documento original, tachones y/o
enmendaduras .
./
Documentos en papel reciclado o reutilizado sin señal, línea o trazo sobre la
superficie no valida del documento .
./
La información no está unificada en carpetas o expedientes, se encuentra
dispersa en diferentes dependencias.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-; P.8 • PBX: 6477000'
135
sin firma de los
Bogotá, D.
c.. Colombia'
-_.-
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'
CONTRALORIA ii
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRAl.ORIA DeLEOAOA
SECTORSOCIAL
./ No se evidencia que funcione archivo técnico de gestión en las
dependencias.
./ No cuentan con un archivo histórico, organizado, clasificado e identificado.
./ No existen tablas de retención documental.
./ Ninguna carpeta o expediente de demandas contiene hoja de ruta o de
control de documentos.
./ No se aportó carpeta o expediente documental correspondiente a Pensión
de Sobrevivientes, causante con documento de identidad número
1.421.556; la entidad responde que "No figura" sin más explicación al
respecto.
./ Carpetas o expedientes sin documentación: C.C. No. 449.836 y C.C. No.
14.214.114.
./ Las inconsistencias y faltantes de documentos y soportes en la historia
laboral tienen que ser corregidas por derechos de petición, tutelas o
demandas, según las solicitudes por cada afiliado cuando requieren el
reconocimiento de la prestación económica.
./ No se suministraron soportes de los registros en el sistema SAP, el cual se
encuentra desactualizado y con información incompleta, otros soportes no
existen.
./ Los expedientes de las demandas están legajados con ganchos metálicos
ya oxidados. (Riesgo de salud Ocupacional).
./ Las tutelas no se encuentran en carpetas, debidamente individualizadas e
identificadas.
Esta seccional no cuenta con archivos y/o expedientes físicos completos que
permitan llevar un control de los procesos, actuaciones judiciales y actividades
desplegadas por los abogados internos y externos frente a la defensa de la
institución en cada expediente de demanda, solicitud con tutela u otras
actuaciones, faltan CD o copias de audiencias en procesos orales.
Igualmente conlleva a una estimación de cálculos actuariales incompletos,
desactualizados e inexactos, limita la depuración contable no permitiendo
determinar el valor real de los pasivos pensionales, situación que no permite el
análisis y determinación del concepto y monto de los recursos destinados por el
Instituto para cubrir prestaciones adeudadas en los procesos, por lo que tampoco
permite tener certeza, control y registro adecuado sobre los recursos y bienes de
la entidad.
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.s • PBX: 6477000 • Bogotá, D.
136
c.. Colombia·
®
'
CONTRALORIA. I
GENERAL
DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA
DeLEGADA
SECTOR SOOI"L
Todas estas limitantes entorpecen la agilidad y certeza en el proceso de
liquidación, no permite una adecuada conformación de la memoria institucional
como instrumento necesario para la toma de decisiones, dificulta y obstaculiza la
labor auditora, impidiendo acceder a una información clara, confiable, completa y
real de las situación actual, legal, económica y administrativa de la entidad, ni
evidencia un resultado razonable o favorable de su gestión, que permita realizar
un empalme adecuado con la nueva Administradora.
3.1.5
Control Interno
El Sistema de Control Interno del ISS obtuvo una calificación de 42,0, concepto
Desfavorable, basada en las siguientes deficiencias encontradas:
-/
El ISS en liquidación no cuenta con mecanismos de control y seguimiento
para las transferencias de los bienes de los fondos de invalidez, vejez y
muerte.
-/
La entidad no cuenta con mapas de riesgo actualizados.
-/
No se elaboró el programa de supresión de cargos dentro de los términos
del Decreto 2013.
-/
No existe un manual de procedimientos
persuasivo, coactivo y cuotas partes.
-/
No existe un manual de procedimientos
acciones de tutela en curso.
-/
Incumplimiento
liquidación
-/
Realización de pagos sin los soportes debidos.
-/
Inadecuada defensa judicial
-/
Falta de control
Liquidación.
-/
Cumplimiento parcial del manual de contratación que además se encuentra
desactualizado
-/
Falta de capacitación en el diligenciamiento
del ISS en Liquidación a Colpensiones .
./
Estados Financieros sobre estimados, debido
existente entre el nivel central y las secciona les.
de normas, demora
en el manejo
actualizado
actualizado
y prorrogas
para
el cobro
para la defensa de
en el proceso
de los bienes y haberes
de
la
del ISS en
del FUI, y protocolo de entrega
a la poca
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conciliación
c.. Colombia.
®
'
CONTRALORIA
GENERAL
DE
LA
REPÚBL'CA
I CONTRALORIA
DELEGADA
~ SECTOR SOCIAL
./ Represamiento de las solicitudes de pensiones por el no trámite oportuno,
generando sobrecostos en detrimento del patrimonio público.
./ Falta de control sobre las cuentas embargadas.
./ En el proceso presupuestal, aunque la mayoría de los controles están
implícitos en el Sistema Integrado SAP, existen algunas debilidades
relacionadas con la falta de conciliaciones periódicas del presupuesto en
las seccionales e informes mensuales de gestión presupuestal.
Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000'
138
®
'
CONTRALORIA
GENERAL.
DE
LA
REPÚBLICA
I
CONTRALOAfA
DELEGADA
SECTOR SOCIAL
4
Av. La Esperanza
ANEXOS
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000·
139
---------------
®
_.
-------------
CONTRALO
GENERAL
4.1
DE
LA
'
R lA
REPÚBLICA
I
CONTI'IALOAIA
DELIGADA
SECTOR SOCIAL
ESTADOS CONTABLES
Av. La Esperanza
No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia·
140

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