Como DacEasy

Transcripción

Como DacEasy

Manual de Entrenamiento
CURSO:
“INICIANDO CONTABILIDAD”
DacEasy Versión 11
DAC, S. A.
% 11 Cub Scouts, Edif. DAC, Ens. Naco
Santo Domingo
Rep. Dominicana.
✆ Telef : +(809) 563-3232
Fax : +(809) 547-3967
Internet
Web Site: www.DacFlex.com
✉ Email: [email protected]
Soporte Técnico Garantizado
Marzo 2002
DacEasy Contabilidad Versión 11
Manual de Entrenamiento.
El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá
ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato.
©Copyright
Copyright© 2002 DACFLEX, S.A., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual.
Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 65-00
Marcas Registradas
Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por
escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.
DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll,
DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating,
DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy
EIS son marcas registradas de Best, Inc.
Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres
de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus
respectivas compañías y se reconoce por la presente.
Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por
Corel Corporation
Aclaración
DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales
publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona.
Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas
reales o compañías son puras coincidencias.
Impreso en América.
ISBN:84-8400-239-2
I N T R O D U C C I O N
Antes de Empezar
Introducción
Iniciando Contabilidad DacEasy
Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy®. El libro de trabajo del
seminario de DacEasy® Contabilidad™ para windows ayudará a tener un
entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo
usuario del programa, encontrarás la información y los ejercicios, como
una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco
de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy®
Contabilidad. Después de completar este libro de trabajo, sabrás como
entrar lo siguiente:
Compañía por defecto
Catálogo de cuentas
Clientes
Suplidores
Productos
Tablas de precios
Servicios
Formularios
Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del
seminario, llame a DACFLEX, S.A. dpto. de Ventas al (809) 563-3232.
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Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados
Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
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Organización del libro de trabajo
Puede usar este libro como un autocurso o en unión con el curso de
entrenamiento. Más de 100 consultores certificados de DacEasy®
alrededor del Mundo están dispuestos a ayudarle a instalar su nuevo
software y entrenar a su personal.
Si está interesado en contactar uno de estos consultores, sólo tienes que
llamar al (809) 563-3232 DACFLEX, S. A.
Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación
de como usar una función específica en DacEasy® Contabilidad™. Para
reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la
mayoría de los capitulos. Los Time Out instruyen a completar los
ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos
ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture
Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden
presentado para garantizar que puede completar correctamente cada
ejercicio de práctica.
Para sacar mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este
libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La
Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada
paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos
está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como
podría aplicar el proceso en un negocio.
Cada capítulo en la serie de trabajos comparte un mismo formato, por
eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de
trabajo esta organizado como se describe debajo.
I - 2
I N T R O D U C C I Ó N
Capitulos encontrados en cada libro de trabajo
Introducción.
Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que
conocimiento es un prerequisito y convensionales usos
estandares.
Trabajando Con.
El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos
de trabajando con. Estos capítulos explican los conocimientos
básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada
concepto.
Con cada capítulo de Trabajando con está seguido de una
página de Notas. Esta página es proporcionada para que escriba
la información que podría usar para ayudarle a recordar como
aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el
libro de trabajo esta estructurado con un ancho en margenes en
cada página. Sientase libre de usar este espacio para hacer
notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o
procedimiento en sus negocios.
Edificando sus conocimientos contables.
Explican la contabilidad que se producen detrás de escena
cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy®
Contabilidad.
Lista de Chequeos.
Una hoja de referencia rápida listando las actividades que
necesitas recordar cuando procesa los datos contables. También,
incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar
paso a paso los procedimientos asociados con cada tema.
Aventuras .
Ejercicios estructurados que le ayudan a entender a cómo llevar
a la práctica lo explicado.
Quiz.
Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en
el libro de trabajo. Las respuestas de estos son encontradas en
el Apendice A.
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Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
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Convenciones Estandares Usadas
Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarte
a localizar rápidamente una información importante. Estas convenciones
son coherente con las usadas en la Guía del Usuario.
Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que
debes presionar, tal como F10.
Los comandos del menú que tienes que seleccionar aparecerán en
negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/).
Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el menú
Archivo y seleccionado el comando Abrir.
Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado
del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la
letra sobresaliente en el encabezado del menú.
Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas
direccionales para mover la barra de selección hacia el comando
que desee abrir y presione Enter o haga clic en la opción que
desee.
Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en
una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada
paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones .
Un signo de más(+) entre dos teclas indica que presione la primera
dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo,
podría ser instruido para usar Shift+Tab para mover el cursor a un
campo previo. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola
presionada mientras presionará la tecla Tab.
I - 4
Fundamentos del Programa
DacEasy® Contabilidad Versión 11 para Windows está organizado por
tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la
pantalla principal de DacEasy® Contabilidad™ representan tareas para
ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe
de accesar a la opción listada en el menú Transacción.
Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal
Archivo Accese esta opción cuando quiera hacer Respaldar o ejecutar
otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos son
disponibles:
Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o
modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes
comandos estan disponibles.
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Transacciones
Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a
cualquiera de las siguientes opciones presentadas:
Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario
muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes
comandos son disponibles:
Asentar: Accese a este menú cuando este listo para asentar las
transacciones. Los siguientes comandos están disponibles:
I - 6
Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los
siguientes comandos están disponibles:
DacAccess
Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los
siguientes comandos están disponibles:
Periódicos
Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute operaciones
necesarias periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles:
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Módulos Accese este menú cuando quiera acceder a otros módulos de
DacEasy que estén interfaceado con DacEasy Contabilidad. Los siguientes
comandos están disponibles:
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Teclas De Funciones
Las teclas de funciones son usadas para accesar rápidamente a las
actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser
usadas en cualquier punto en el programa.
F1--Presione
en cualquier campo para desplegar una pantalla de
ayuda describiendo el campo en detalle.
Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el
índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces
presione Enter para ver más información sobre éste tópico.
F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras
teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas
funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista
que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones
adicionales en la pantalla que esté.
Shift+F2--Presione
para desplegar en la pantalla la calculadora.
F4-Use
para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo
capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría
cuando esté introduciendo una serie de transacciones.
F5--Presione
para desplegar el campo de la búsqueda. La
Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo
seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda
directamente dentro del campo activo.
la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas
F6—Presione
las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones,
F6 estará activado.
Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas
individuales en la transacción.
F7—Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y
desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y
recuperar los datos desde la pantalla de asentar.
F8--Utilice
para adherir datos desde los campos a lo largo de
DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un
nuevo cliente presione F8, desde el campo código de clientes en la
pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para
adherir el nuevo registro.
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F9-Presione
para dar un Respaldo a los datos antes de asentar.
También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por
ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del
Cliente en facturación, puede seleccionar un cliente y presione F9
para editar este registro.
Shift+F9-Use esta combinación de teclas o presione
para
cambiar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para
cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el
código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.
F10F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del
programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una
factura o un cliente nuevo, etc) y esté listo para salvar, presione
F10.
Shift+F10--Presione
para desplegar por pantalla la versión del
DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía
está abierta y que cantidad de memoria está disponible.
Esc- Presione
pantalla.
para cancelar una acción o salir desde cualquier
Evaluación del Curso
Después de completar el libro de trabajo, por favor tomese unos minutos
para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B.
Su comentario nos ayudarán a continuar mejorando nuestros productos.
I - 1 0
Instalación de los Datos Ejemplos
Una compañía ejemplo con clientes, suplidores e información contable
ejemplo es incluida con el software de DacEasy® Contabilidad™. Su libro
de trabajo y ésta compañía ejemplo están diseñados como una guía
interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le provee por lo menos un
ejercicio práctico, llamado Aventura, para darle la oportunidad de
practicar y aplicar los conceptos presentados.
Datos Ejemplos.
Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los
datos ejemplos para una compañía ficticia llamada DATOS MUESTRA.
Puede usar estos ejercicios y aplicar lo principal que aprenda en cada
capítulo, para practicar usando su nuevo software simulando las
situaciones del negocio sin afectar sus datos.
Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instalen los
datos ejemplos. Si no escoje que se le instalen los datos ejemplos;
también, puede reinstalar el programa y seleccionar instalar los datos
ejemplos. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya
entró a DacEasy®.
Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía
ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA
si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el
software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por
DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al
capítulo Empezando a Familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.
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Pasos Rápidos para Configurar los Datos Ejemplos.
1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal.
2. Presione
para agregar la nueva compañia.
Pantalla del Sistema de Preferencias.
Se desplegará la
Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas
3. Llene los campos como se describe debajo.
Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema.
Nombre de identificación.
Entre una descripción para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos de la
Forniture Factory)
Nombre /Ruta del Directorio.
Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están
copiados en el directorio llamado: C:\DEA4\SAMPDATA. Si lo instala
para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por
ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT,
deberá usar la ruta, C:\ACCOUNT\SAMPDATA.
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4. Presione
para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el
archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a
los archivos de la compañia. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy
anexa los datos ejemplos al archivo abierto.
5. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañia ejemplo y
presione Enter. Le recomendamos hacer un Respaldo de los datos
ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de
como hacer un Respaldar, refiérase al capítulo titulado Mantenimiento
de Archivos.
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Protegiendo Sus Datos
Hacer un Respaldar a sus datos es una parte importante y necesaria de
su rutina diaria. Debe hacer Respaldar de sus datos frecuentemente y
debe tener diferentes juegos de diskettes de Respaldar los cuales alterne.
Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente
en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los
diskettes que use para almacenar sus Respaldar. Esta práctica es
necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de
uso, haciéndo más difícil o imposible recuperar la información.
Como hacer Respaldar a sus datos contables
Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar
sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos
ejemplos para practicar estos pasos.
Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos
1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A
acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema
puede estar configurado diferente.
2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de
DacEasy® Contabilidad ™, escoja Archivo /Respaldar/
Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará:
3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar.
Presione Enter.
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4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione
Contabilidad™ presione Enter.
5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en
el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del
directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra
manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado
C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use
este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un
directorio llamado ACCOUNT, use la ruta
C:\ACCOUNT\SAMPDATA.
6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual
quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el
diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter.
7. Presione
para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá
preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus
datos. Presione Enter para continuar la operación.
DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado,
reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los
diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar
con Respaldar.
Pasos rápidos para restaurar los datos
Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos,
perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último
Respaldo de sus datos.
Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de
Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto
(por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA).
, DacEasy ahora copia los datos de su diskette al
Cuando presione
disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de
su disco duro.
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Integridad de los Datos
La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y
archivos. DacEasy® le proporciona herramientas que puede usar para
chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas
herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en
óptima condición de trabajo.
En DacEasy®, estas herramientas están referidas como
Archivo/Utilidades. Debe utilizar estos utilitarios por lo menos, una vez
por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de
errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione
Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles:
Borrar indice-Durante algunas operaciones, tales como cálculos,
DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos
indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus
datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos
necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina,
DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada.
Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la
operación de Recobrar.
Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo
en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros
corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el
disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un
archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir
un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos
intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del
utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados.
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Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los
archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar
chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si
existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación
borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles.
Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios
hechos a los archivos, si los hay.
Ver transacción-Puede ver las transacciones de información del
encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los
detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo,
seleccionando la linea y presionando . (Sólo necesitará borrar artículos
en el caso de corrupción de datos).
Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar
que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una
transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo.
Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es
automáticamente borrado.
Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican
como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más
información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario.
Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos
Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy,
escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se
desplegará.
Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar
los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser
corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario
en todos los archivos presione
y escoja la opción Todos los archivos.
Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario
en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado,
entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el
para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista
número, presione
despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el
archivo que quiera usar y presione Enter.
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Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione
para empezar el proceso.
Time out/Tiempo Libre
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la
Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos
entonces, complete:
Aventura 1: Respaldar de los datos ejemplos
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Notas
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C A P Í T U L O
1
Principios Básicos de
Contabilidad
Capítulo 1
Si entiendes los principios básicos de contabilidad, será capaz de hacer el
mejor uso de su nuevo software. Por esto, si necesita alguna información
general acerca de los principios de contabilidad y como éstos pueden ser
aplicados en un negocio, este capítulo es para usted.
Después de completar este capítulo, podrá ser capaz de:
Identificar los cinco tipos de cuentas.
Entender la Ecuación Contable.
Saber la diferencia entre un débito y un crédito.
Hacer una entrada contable.
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C O N T A B I L I D A D
Términos importantes
Aprender la terminología contable es el primer paso para entender lo
básico de contabilidad. Los siguientes términos son usados en todo este
libro de trabajo. Tome unos minutos para revisar las siguientes
definiciones antes de empezar.
Catálogo de cuentas
-Una lista de los nombres y números de las cuentas en el mayor.
El catálogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el
siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable,
ingresos, costos y gastos.
Libro Mayor (Mayor General)
-Está conformado por las cuentas que se detallan en el Catálogo
de Cuentas. El Mayor General recibe los valores digitados en las
cuentas detalles cuando asentamos los módulos.
Cuenta Control
-Es la cuenta general que resume el total de las subcuentas que
la componen. Una cuenta control tiene cuentas de detalle
mientras que una cuenta de detalle no puede tener ninguna
subcuenta.
Cuenta de Detalle
-Es la cuenta donde se registran todas las transacciones. En esta
cuenta se agrupa el detalle de la cuenta madre o cuenta control.
Diarios
-Se refiere a reportes individuales que contienen todos los
registros de las operaciones de la empresa y donde podemos
validar que las transacciones se hayan digitado correctamente.
Código de Diario
-Un código usado para agrupar transacciones especificas.
Débito
-El lado izquierdo de una cuenta de mayor. Una entrada de
débito aumenta las cuentas de activos y gastos. Una entrada de
débito disminuye las cuentas de pasivos, capital e ingresos.
Crédito
-El lado derecho de una cuenta de mayor. Una entrada de
crédito disminuye las cuentas de activos y gastos. Una entrada
de crédito aumenta las cuentas de pasivos, capital e ingresos.
1 - 2
C A P Í T U L O
1
Año Fiscal
-Un periodo de doce meses contables. El año fiscal puede
coincidir con un año de calendario o puede empezar en algún
otro mes que no sea enero.
Estados Financieros
-Reportes en el cual se incluyen el balance general, estado de
resultados y estado de flujo de efectivo. Estos reportes son las
salidas principales.
Tipos de cuentas
-Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden
ser clasificadas como una de las siguientes:
Activos
-Estos son los bienes que son propiedad de la empresa.
Ejemplos de activos: estos incluyen las cuentas de efectivo o
banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios, etc.
Pasivos
-Estos representan las obligaciones que tiene la empresa.
Ejemplos: cuentas por pagar, impuestos por pagar, documento
por pagar.
Capital
-Este representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Por
ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y
usados para pagar todo lo que se debe a las fuentes particulares
(pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la
compañía, este valor neto es conocido como capital.
Ingresos
-Representan el concepto por el cual entra el dinero a la
compañía. Normalmente resultan de las ventas de bienes o
servicios que brinda la empresa.
Gastos
-Son los desembolsos que realiza la empresa para producir los
ingresos. Ejemplos: sueldos, electricidad, impuestos, etc.
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Aprendiendo acerca de los Principios
Básicos de Contabilidad
Contabilidad de partida doble. La contabilidad de partida doble es la base
del programa DacEasy Contabilidad. El principio fundamental de una
entrada de partida doble es simple: Por cada débito hay un crédito. En
otras palabras, cada vez que debite una cuenta (por ejemplo, una cuenta
de activo), debe también acreditar por lo menos otra cuenta (por
ejemplo, una cuenta de pasivo). Numerosos ejemplos de transacciones
que apliquen este principio pueden ser encontrados luego en este
capitulo.
La contabilidad de partida doble usa la siguiente ecuación contable:
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL
Esta ecuación es la base para el método de contabilidad de partida doble
de entrada en DacEasy, la cual usa débitos y créditos para reflejar los
cambios en el balance de las cuentas. Para un completo entendimiento
del significado de débitos y créditos, necesita examinar el sistema manual
de contabilidad usado en el pasado. Cuentas usadas en hojas del mayor
para mantener el balance en las cuentas. Una página de mayor incluye el
nombre de la cuenta y dos columnas. La columna de la izquierda esta
conocida como la columna de débito y la columna de la derecha está
conocida como la columna crédito.
Piense en la ecuación contable como una hoja del mayor. El signo de
igual (=) divide la ecuación entre las columnas de la izquierda y de la
derecha.
1 - 4
C A P Í T U L O
Activos
1
=
Activos son entrados en el lado
izquierdo del signo de igual.
Pasivos + Capital
El pasivo y el capital son entrados
en el lado derecho del signo de
igual.
Para incrementar una cuenta de
Activos, use una entrada de débito Para incrementar una cuenta de
(una entrada en el lado izquierdo
pasivo o de capital use una
de la hoja de mayor).
entrada de crédito (una entrada
en el lado derecho de la hoja de
Para disminuir una cuenta de
mayor).
Activos, use una entrada de
crédito (una entrada en el lado
Una entrada de débito (una
derecho de la hoja de mayor).
entrada en el lado izquierdo)
disminuye las cuentas de pasivos
y capital.
También, los ingresos y los gastos deben tener lugar dentro de la
ecuación. Los ingresos incrementan el capital de la compañía y, por eso,
procede sólo como una cuenta de capital. Use una entrada de crédito
para incrementar una cuenta de ingreso y una entrada de débito para
disminuirla.
Los Gastos reducen el capital de la compañía. Por eso, producen lo
opuesto de una cuenta de Capital. Use una entrada de débito para
incrementarlos y una entrada de crédito para disminuir una cuenta de
gastos.
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Año Fiscal y Ciclo Contable
Ciclo contable.
Las entradas de transacción y de ajustes hechas a su catálogo de cuentas
se realizan dentro de lo que es conocido como el ciclo contable.
DacEasy divide su ciclo contable dentro de periodos. Muchos periodos
contables son configurados sobre una base mensual, cuatrimestral o
anual, pero puede ser por cualquier periodo de tiempo, basado en la
estructura de sus periodos en el año fiscal de la compañía.
Año fiscal.
El año fiscal es un año regular de calendario o cualquier combinación de
12 meses. DacEasy usa estos periodos cuando se entre y asiente las
transacciones en un módulo (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras).
Ejemplos de Transacciones
Las siguientes transacciones muestran las bases de contabilidad y como
trabaja todo conjuntamente.
Nuevo capital
Débito
11021
Banco
100,000
3101
Acciones comunes
Crédito
100,000
En la transacción de arriba, se vendieron acciones y se depositaron
dentro de la cuenta de banco de la compañía. Este dinero no es
ganancia, sino fondos que invirtió dentro de la compañía. Cuando
asiente, esta transacción incrementará el total de activos (banco) e
incrementará su total de capital (acciones).
Ingresos ganados
Débito
11021
Banco
500.00
4101
Ingresos por Ventas
Crédito
500.00
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C A P Í T U L O
1
Cuando asiente, esta transacción incrementará el balance de sus activos
(banco) e ingresos. Este ejemplo representa una venta por caja. Si al
cliente se le extendió un crédito (en lugar de pagar con efectivo en el
momento de la compra), debería usar la cuenta Cuentas por Cobrar en
lugar de la cuenta de Bancos.
Transacciones de cuentas por pagar
Débito
5211
Gastos de Material Oficina
250.00
2101
Cuentas por pagar
Crédito
250.00
Use esta transacción para comprar materiales de oficinas a crédito. Este
tipo de transacción es usada por diferentes tipos de situaciones,
incluyendo renta y utilidades. Si el articulo comprado es una inversión
como un automóvil, sustituya la cuenta de gasto por la de activo y,
posiblemente, la cuenta Cuentas por Pagar por documentos por pagar.
Cuando asiente, esta transacción incrementa el total de activo y pasivo.
Pagos de cuentas por pagar
Débito
2101
Cuentas por Pagar
250.00
11021
Banco
Crédito
250.00
Cuando asiente esta transacción disminuye los pasivos de la compañía
(Cuentas por Pagar) y disminuye el total de activos (Banco). La entrada
de cuentas por pagar hecha anteriormente tiene ya registrado el gasto.
Esta transacción no afecta el total de gastos. Esto registra el pago de un
pasivo.
Compra de activos
Débito
12011
Auto/Camión
12500.00
2102
Documentos por pagar
Crédito
12500.00
Cuando asiente, la transacción incrementa el total de activos de la
compañía e incrementa el total de pasivos (Documentos por pagar).
1 - 7
P R I N C I P I O S
Depreciación de activos
52031
B A S I C O S
Débito
Gastos de Depreciación
D E
Crédito
200.00
(Autos/Camión)
12012
Depreciación Acumulada
200.00
(Autos/Camión)
Cuando asiente, la transacción de arriba incrementa los gastos de la
compañía y reduce el total de activos. La cuenta Depreciación Acumulada
normalmente guarda un balance crédito, el cual es el balance opuesto de
una típica cuenta de activo. Use la cuenta Depreciación Acumulada, una
contracuenta de activo, para reducir el valor total de activos.
Transacción de nómina
Débito
Crédito
520111
Salarios
1000.00
210411
Impuestos sobre la Renta
200.00
11022
Banco
800.00
520131
Seguro Médico
210413
Seguro Médico
520132
Gastos IDSS
210414
IDSS por Pagar
520133
Gastos Plan Pensión
210415
Plan Pensión por Pagar
76.50
76.50
20.00
20.00
10.00
10.00
1 - 8
C A P Í T U L O
1
Esta transacción varía de empleado a empleado, pero representa la
configuración básica para una transacción de cuentas comunes. Gastos y
pasivos son incrementados y el activo (Banco) es disminuido. Haga esta
entrada si la Nómina no está en interfaz con DacEasy Contabilidad. Si
DacEasy Nómina está en interfaz con DacEasy Contabilidad, esta
entrada es creada automáticamente en el Libro Mayor de DacEasy
Contabilidad.
Estados Financieros
El propósito de un sistema contable es proveer información financiera a
los propietarios del negocio, gerentes y otras personas que puedan
encontrarlos útiles. La información respecto a la posición financiera del
negocio se presenta en tres reportes principales:
Balance General (una lista de activos, pasivos y capital)
Estado de Resultados (una lista de ingresos y gastos)
Estado de Flujo de Efectivo (una lista de las fuentes y usos del efectivo).
1 - 9
P R I N C I P I O S
B A S I C O S
D E
Como DacEasy Usa sus entradas
DacEasy cuenta con diferentes módulos como Banco y Facturación.
Entre día a día las transacciones en estos módulos. Cuando asiente los
módulos, DacEasy crea y asienta una transacción resumida en el Libro
Mayor. Imprimiendo el reporte de Actividad del Libro Mayor le permitirá
ver la transferencia de los módulos dentro del Libro Mayor.
Antes de poder asentar un módulo, DacEasy requiere que imprima un
Diario a menos que, de otra manera, lo especifique en la pantalla de
Preferencias del Sistema. Un diario es una lista impresa de las
transacciones registradas. Imprimiendo el diario le permitirá verificar
que las transacciones están correctas antes de asentarlas.
El proceso de asentar transfiere los totales desde los módulos al Libro
Mayor. También, el proceso de asentar es responsable de transferir los
balances de la cuenta al catálogo de cuentas. Desde que los estados
financieros antes mencionados arrastren los balances asentados y no
asentados del catálogo de cuentas, no tiene que asentar para ver la
exactitud, hasta el minuto de la información financiera.
Puede asentar en cualquier momento durante el periodo. Dependiendo
del volumen de transacciones que su negocio requiera, necesita decidir
con que frecuencia querrá imprimir y revisar los reportes financieros.
La rutina de Fin de Periodo del Libro Mayor termina el periodo contable
para poner el período como cerrado. Una vez el período del Libro Mayor
esté cerrado, no puede entrar más transacciones contables para ese
periodo. Antes de correr el Fin de Periodo del Libro Mayor, debe siempre
hacer un respaldo y asegurarse de que todas las transacciones estén
asentadas. Debe de imprimir el Balance de Comprobación (una lista del
balance de las cuentas) antes del fin de periodo. Imprimiendo este
reporte, le permitirá determinar si los ajustes de fin del periodo son
necesarios y entrarlos antes de hacer el cierre del periodo. DacEasy no
requiere que cierre sus periodos al final de cada mes.
En realidad, le recomendamos que no cierre ningún periodo hasta el fin
de año, así puede hacer entradas de ajustes en todos los periodos a lo
largo del año.
El proceso de Fin de Año marca el fin del año fiscal de su negocio. Debe
asegurarse que todas sus cifras sean correctas antes de correr el
procedimiento de Fin de Año. Después de correr el proceso de Fin de
Año, no puede entrar más datos dentro de ese año.
1 - 1 0
C A P Í T U L O
1
Notas
1 - 1 1
C A P Í T U L O
2
Configuración de Compañías y
Catálogo de Cuentas
Capítulo 2
El primer paso para automatizar su proceso contable es la configuración
de la estructura de sus cuentas. Después de entrar el catálogo de
cuentas, podrá entrar la información por defecto de su compañía. Este
capítulo detalla los pasos envueltos en la determinación de cuál catálogo
de cuenta usar, cómo añadir una cuenta, cómo configurar varias
informaciones por defecto y cómo modificar sus formularios por defecto.
Después de completar este capítulo, sabrá como:
Estructurar su catálogo de cuentas.
Entrar una cuenta.
Eliminar una cuenta.
Entrar la información de la compañía por defecto.
Configurar su tabla de períodos.
Entrar los balances iniciales para sus cuentas.
Entrar sus cuentas de interface.
Editar un formulario.
2 - 1
C O N F I G U R A C I Ó N
C O M P A Ñ Í A / C U E N T A S
Configurando Sus Cuentas
Métodos de estructurar cuentas. En DacEasy® Contabilidad, estructurar
su catálogo de cuentas se refiere a como agrupar cuentas similares y
asignar diferentes niveles de cuentas dentro de cada grupo. El resultado
son unas multiniveladas cuentas fijas para cada grupo de cuentas.
Use siete categorías de grupo de cuentas. Puede usar siete categorías
para agrupar cuentas en su catálogo de cuentas. Estas categorías son
Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, Otros Débitos y Otros
Créditos. DacEasy® usa estos grupos de cuentas para colocar las
cuentas en las categorías apropiadas en los estados financieros.
Asigne nueve niveles dentro de un grupo. Debe de asignar un nivel
específico a cada cuenta dentro de un grupo. Puede usar hasta nueve
niveles de detalle en su catálogo de cuentas. Cada grupo contable tiene
un nivel de cuenta 1. El nivel de cuenta 1 actúa como una cuenta de
resumen para todas las cuentas dentro del grupo. Después de asignar el
nivel de cuenta 1 a un grupo, DacEasy® asigna el mismo grupo de cuenta
a todas las cuentas que cree debajo del nivel de cuenta 1.
Puede tener una o varias cuentas debajo del nivel de cada cuenta.
Mientras más cuentas incluya en su catálogo de cuentas, más detalles
tiene en sus estados financieros. Por ejemplo, en lugar de usar una
simple cuenta de pasivos en las retenciones por pagar de su nómina,
podría usar una cuenta de detalle para cada tipo, como: IDSS, Seguro
Médico, ISR y otras. Esta estructura le permite ver el detalle de sus
retenciones de nómina por pagar.
Hay numerosas ventajas para usar la estructura de cuentas de DacEasy.
Los montos entrados desde cuentas de detalles automáticamente
se transfieren a todas las cuentas generales arriba de la cuenta
de detalle.
Las cuentas generales incluyen una suma automática de las
cuentas de niveles inferiores.
Los grupos de cuentas determinan la cuenta a colocarse en los
estados financieros.
2 - 2
C A P Í T U L O
2
Creando su Catálogo de Cuentas
Configurando o Editando Cuentas. Si crea su propio catálogo de cuentas o
adopta y modifica un catálogo de cuentas de DacEasy, es importante que
entienda la estructura de un catálogo de cuentas. Cuando entienda
claramente la estructura de cuentas, puede añadir, editar y borrar
cuentas del Mayor General para personalizar un catálogo de cuentas.
Igual si usa uno de los catálogos de cuentas ejemplo de DacEasy®,
podría necesitar personificar los nombres de las cuentas y posiblemente
hacer algunos cambios a la estructura de la cuenta. Esta sección le
muestra como crear y editar cuentas en el catálogo de cuentas ejemplo.
Escoja su catálogo de cuentas. Una decisión importante a hacer cuando
configura su sistema es si quiere o no usar el catálogo de cuentas de
DacEasy® o crear su propio catálogo. Este capítulo le ayudará a
entender el catálogo de cuentas ejemplo de DacEasy®. Puede usar esta
información y comparar el catálogo de cuentas ejemplo con el suyo.
Catálogo de cuentas de DacEasy. Una completa estructura de cuentas es
fijada Cuando instala un catálogo de cuenta ejemplo de DacEasy®. Si no
está seguro de como crear un catálogo de cuentas, deberá seleccionar
uno de los catálogos de cuentas ejemplo. Puede instalar el catálogo de
cuentas ejemplo; entonces, modificarlo para encajarlo a sus necesidades
antes de que empiece a borrar. De lo contrario, puede crear su propio
catálogo de cuentas, con la información que le suministramos en esta
sección para crear su propia estructura de cuentas.
Dependiendo de la naturaleza de su empresa DacEasy® le brinda
diferentes catálogos de cuentas. En Archivo/Abrir, seleccione Agregar
y en la pantalla para Agregar Compañía se muestra un listado de los
diferentes tipos de empresas a utilizar el Catálogo de cuentas.
2 - 3
Añadir una Cuenta
Para añadir o editar una cuenta en su catálogo de cuentas, seleccione
Edición/Cuenta desde el menú de barra en la parte superior de la
pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla de Editar
Cuentas se desplegará.
Fígura 2-1: Use la pantalla de Editar Cuentas para añadir una cuenta al catálogo de cuentas o
editar una cuenta existente.
Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de
la Cuenta, Información de Transacción e información del Flujo de Caja.
Cada área es descrita a continuación.
Campos en la pantalla de editar cuentas
Use el área de Encabezado para identificar la cuenta.
Número
Entre un número para identificar esta cuenta en todo DacEasy®.
Para más información acerca de la estructura del catálogo de
cuentas, refiérase a la Guía del Usuario.
Nombre
Entre un nombre para esta cuenta. Este nombre aparecerá en
todos los estados financieros. El nombre deberá describir el
balance mantenido por la cuenta.
Saldo
2 - 4
DacEasy® automáticamente calcula y desplega el balance actual
para esta cuenta.
C A P Í T U L O
2
Los siguientes campos están en el área de Estructura.
Tipo
Este campo indica si una cuenta es general o de detalle. Si
planea configurar cuentas generales o de detalle debajo de la
cuenta que está creando, seleccione General.
Seleccione Detalle si la cuenta que está añadiendo será usada
cuando entre transacciones. Por ejemplo, “Cuenta de Banco” es
una cuenta de detalle en el catálogo de cuentas ejemplo. Esta
cuenta es usada cuando las transacciones de caja sean entradas.
“Caja y Banco” es una cuenta general porque esta contiene
balances de la “Cuenta de Bancos” y “Cuenta de Caja”.
Nota: Cuando diseñe un catálogo de cuentas que use una
estructura jerárquica, cada cuenta debe ser o una cuenta general
o de detalle. Una cuenta general es una cuenta de resumen.
Sus balances se componen de todas las cuentas de detalle
debajo de esta. Las cuentas de detalles reciben todos los montos
asentados desde las transacciones.
Nivel
Entre el nivel de cuenta. El nivel se refiere al lugar de la cuenta
en la estructura de cuentas. La cuenta deberá ser de nivel uno
(1) debajo de la cuenta general para mantenerla adentro. Entre
un número del 1-9 (1 empezando las cuentas generales).
Padre
Entre la cuenta general a la cuál quiere pasar el balance de la
cuenta desplegada.
Grupo
Escoja a que grupo pertenece la cuenta. Están disponibles las
siguientes opciones: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos,
Otro Abono, Otro Cargo.
2 - 5
Los siguientes campos están
Transacción.
en el área de Información de la
Cuenta Consolidación
Podría crear un simple estado finaciero para múltiples
compañías. Si es así, use este campo para entrar la cuenta
donde quiere que resida este balance cuando consolide las
compañías. Solamente necesita completar este campo cuando
las compañías a consolidar tienen diferentes estructuras de
cuentas.
Conciliable con Cuenta de Banco
Ponga √ en la casilla si esta es una cuenta Banco que quiere
conciliar.
Quite √ indicando que no es una cuenta de Banco.
El siguiente campo está en el área Reportar.
Grupo de Flujo de Caja
Para incluir esta cuenta en el reporte de Flujo de Caja, seleccione
el grupo en donde quiera incluir la cuenta. Las siguientes
opciones están disponibles: Operativo, Inversiones, Financiero,
Efectivo, Ninguno. Refierase al capítulo Trabajando con cuentas
en la Guía del Usuario para determinar cuál grupo usar.
Eliminar una cuenta
Para eliminar una cuenta en DacEasy, primero debe escoger la cuenta
que desea eliminar, presione
, el programa le preguntará si esta seguro
de que desea borrar esa cuenta, usted responderá si o no de acuerdo a lo
que requiera.
Al momento de eliminar cuentas tenga presente que DacEasy no puede
borrar aquellas cuentas que tengan balances y si es una cuenta general
primero debe borrar las cuentas detalles que dependen de la cuenta.
2 - 6
C A P Í T U L O
2
Departamentalizar su Catálogo de
Cuentas
Puede departamentalizar por clientes o por inventario en DacEasy®
Contabilidad. La departamentalización le permite seguir las ganancias de
acuerdo a quién le vende (clientes) o qué esta vendiendo (productos). La
información detalla de acuerdo a cómo y por qué departamentalización
puede ser encontrado en la sección Añadir Cuentas de Interfaz.
Si modifica un catálogo de cuentas ejemplo, asegúrese que la estructura
de las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas se
reflejen en su departamentalización. Si categoriza sus ventas por
diferentes grupos de clientes o productos, necesita ajustar el catálogo de
cuentas de acuerdo a sus varios departamentos.
Cuando departamentalize, debe configurar las cuentas generales de
ventas, devoluciones en ventas y el costo de las mercancías vendidas. La
cuenta de detalle debajo de la cuenta general representa cada uno de los
departamentos que necesite. La misma estructura de cuentas debe
existir para las ventas, devoluciones en ventas y el costo de ventas.
Por ejemplo, suponga que su cuenta general de ventas es 41,
devoluciones en ventas es 42 y costo de ventas es 51. Una cuenta de
detalle de ventas por departamento pudiera ser 4101. Cada cuenta de
ventas debe tener una cuenta correspondiente de devoluciones en ventas
y costo de ventas, en este ejemplo, la cuenta devoluciones es 4201 y la
cuenta costo de ventas es 5101.
2 - 7
Cuenta General
Número
Dept.
Cuenta de Detalle
41—Ventas
01
4101—Ventas
Residenciales
02
03
42—Devoluciones
en Ventas
01
02
03
51—Costo de
Ventas
4102—Ventas de Oficinas
4103—Otras Ventas
4201— Devol.
Residenciales
4202—Devol. de Oficinas
4203—Otras Devoluciones
01
5101—CV Residenciales
02
5102—CV de Oficinas
03
5103—Otros Costos de
Ventas
Fígura 2-2: Estructura de cuentas del Mayor General por departamentalización
Para más información sobre la selección del método de
departamentalización, refiérase a la sección Añadir cuentas de interfaz
2 - 8
C A P Í T U L O
2
Verificar la Estructura de su Catálogo de
Cuentas
Debe imprimir el reporte del Catálogo de Cuentas para verificar los
cambios hechos a la estructura de cuentas. Use este reporte para
verificar los nombres y el número de las cuentas.
Procedimientos para imprimir los catálogos de cuentas. Los pasos
siguientes describen los procedimientos a seguir para imprimir el reporte
del Catálogo de Cuentas.
Pasos rápidos para verificar el catálogo de cuentas
1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Catálogo de Cuentas. Se
desplegará la pantalla del Catálogo de Ctas.
Figura 2-3: Pantalla para imprimir el catálogo de cuentas
2. Entre el rango que quiera imprimir en los campos disponibles.
Presione
.
3. Seleccione la opción de salida de impresora y presione
empezar a imprimir.
para
4. Revise el reporte para verificar sus cuentas.
2 - 9
Configuración Fácil
Ciertos datos deben ser entrados en DacEasy® antes de poder registrar
transacciones. DacEasy® tiene una característica para asistirle en este
proceso. La Configuración Fácil le provee una forma rápida para entrar la
información que es primordialmente requerida para entrar transacciones
en DacEasy.
Puede entrar información adicional desde el menú Edición. Por ejemplo,
aunque no es requerido por DacEasy, puede configurar derecho de acceso
para sus empleados. Debe hacer esto desde la opción de
Edición/Valores por omisión/Derecho de acceso a Usuarios. Para
más información sobre esta función u otras informaciones de Setup no
cubiertas en este libro de tareas, refiérase al capítulo Configuración por
Defectos en la Guía del Usuario.
Entrar Información de la Compañía
El primer paso es entrar la información de su compañía. Los siguientes
pasos le muestran cómo entrar esta información usando la Configuración
Fácil.
1. Escoja Archivo/Configuración fácil. Se desplegarán la pantalla de
Configuración de la Compañía.
Figura 2-4: Use la pantalla de Lista de verificación de Configuración de la Compañía para entrar
datos generales referentes a la empresa, a los periodos contables, balances de cuentas, clientes,
proveedores, productos y servicios.
2 - 1 0
C A P Í T U L O
2
2. Haga clic Introduzca Información de la Compañía de la pantalla
de Configuración de la Compañía. La siguiente pantalla se desplegará.
Fígura 2-5: Use la pantalla de Configurar Compañía para entrar la dirección y otra
información por defecto de la compañía.
3. Complete cada campo como se describe.
Campos en la pantalla de configurar compañía
Nombre
Entre el nombre de la compañía.
Dirección
Entre la dirección de su compañía en los campos apropiados.
Tanto el nombre como la dirección se imprime en la parte
superior de todos los reportes.
Telf./Fax
Entre sus números de teléfonos y el número de fax de la
compañía en los campos apropiados.
RNC
Entre su identificación de RNC en el campo apropiado. Esta
información se imprime en varios reportes.
3. Presione
para grabar la información de su compañía.
2 - 1 1
Entrar su Tabla de Períodos
Antes de entrar transacciones, debe primero determinar su ciclo contable
y entrar esta información en la tabla de períodos de DacEasy®. Los
siguientes pasos detallan este proceso.
1. Escoja Archivo/Configuración fácil y la pantalla de la
Configuración de la Compañía se desplegará.
2. Haga clic Introduzca períodos contables y digite la fecha de
inicio en la pantalla de Configurar periodos.
Figura 2-6: Teclee la primera fecha de su periodo contable.
3. Entre la fecha de inicio de su año fiscal y presione
a la pantalla de Configuración de Períodos.
para accesar
Fígura 2-7: Use la pantalla de Configurar Períodos para entrar la fecha de cada período
contable.
2 - 1 2
C A P Í T U L O
2
4. Entre la siguiente información en cada campo.
Campos en la pantalla de configurar períodos
Número de Períodos
Entre el número de períodos en su año fiscal. Puede tener hasta
13 períodos en su año contable. El año contable por defecto es
12.
Fecha Inicial año fiscal
Muestra la fecha de inicio del periodo. DacEasy® usa esta fecha
para asentar los balances en el período contable correcto.
4. Presione
para grabar su tabla de períodos.
5. Responda Si para retornar a la Pantalla de configuración de compañía.
Un cotejo aparecerá en el lado izquierdo del campo de Introducir
períodos contables, indicando que el paso esta completo.
Nota: Todavía puede accesar a todos los ítem en la lista con un cotejo, si
después decide añadir o cambiar la información.
2 - 1 3
Entrar Balances de Cuentas
Ahora que tiene añadido su catálogo de cuentas y configurada la tabla de
períodos, puede empezar a entrar la configuración de los balances a sus
cuentas de detalle. Los siguientes pasos detallan el proceso.
1. Escoja Archivo/Configuración fácil y la pantalla de Lista de la
Configuración de la Compañía se desplegará.
2. Haga Introduzca balances de cuentas. La pantalla de Configurar
Cuentas se desplegará.
Fígura 2-8: Use la pantalla de Configurar cuentas para entrar los balances iniciales de las
cuentas.
3. Entre la información para cada campo como se describe.
Campos en la pantalla de configurar cuentas
Teclee Fecha
El balance configurado es asentado con la fecha que entre en
este campo. Es importante que use la misma fecha para
configurar todos los balances.
2 - 1 4
C A P Í T U L O
2
Nombre
El nombre de la cuenta se desplegará en este campo. Entre un
nombre de cuenta diferente si quiere cambiar la descripción de la
cuenta.
Tipo
El tipo de cuenta se despliega en este campo. No puede editar
este campo.
Saldo
Entre el balance de la cuenta. Este monto se asentará al Libro
Mayor en el período que corresponda en la fecha configurada que
entró.
4. Presione
para grabar el balance configurado.
5. Responda Si para regresar a la pantalla de Configuración de
Compañía. Un cotejo aparecerá en el lado izquierdo del campo
Introducir balances de cuentas, para indicar que el paso está
completo.
Nota: Todavía puede accesar a todos los items en la lista con un
cotejo, si después decide añadir o cambiar la información.
Aviso: Si esta usando los módulos, no entre los balances iniciales para
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios. Estos balances
son actualizados cuando entra balances iniciales a sus clientes,
proveedores y productos.
2 - 1 5
Añadir Cuentas de Interface
Uno de los beneficios de automatizar su sistema contable es entrar las
transacciones sin tener que saber qué entrada hacer en el Mayor General.
DacEasy® sabe qué entrada hacer en el Mayor General, leyendo la cuenta
que configura en la tabla de interface. Para configurar la tabla de
interface, siga los paso de abajo.
1. Escoja Edición/Valores por omisión/Cuentas de Interfaz. La
pantalla de Cuentas de Interfaz se desplegará.
Fígura 2-9: Configurar cuentas en la pantalla de Cuentas de Interfaz le permite a DacEasy®
hacer las entradas contables.
2. Entre el método de departamentalización que está usando para la
Distribución de Ventas, Devoluciones en Ventas y Costo de Ventas.
Departamentalizar le permite ver un mayor detalle en el estado de
ganancias y/o pérdidas por tener sus ventas, devoluciones en ventas y
costo de ventas dentro de más cuentas descriptivas. Una descripción
de cada método es:
Ninguno—Use este método si no quiere ninguna cuenta de
beneficios de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas.
( Deberá entrar una cuenta de detalle para cada una de estas.
Cliente—Use este método si quiere seguir sus ganancias de
acuerdo a los grupos de clientes. Por ejemplo, podría vender a
clientes en territorios específicos y querer seguir las ganancias
para cada región.
2 - 1 6
C A P Í T U L O
2
Inventario—Use este método si quiere seguir sus ganancias de
acuerdo a los tipos de productos que vende. Por ejemplo, si es
propietario de una tienda, puede seguir las ganancias para cada
departamento (por ejemplo, mercancías para el hogar, ropa y
calzados).
3. En el área de Cuentas de Interface, entre cada cuenta de interface.
Esta cuenta es actualizada cuando asienta el módulo respectivo. Si
departamentaliza por Ninguno, entre una cuenta de detalle en cada
campo. Si departamentaliza por Clientes o Productos, entre cuentas
generales para sus cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo
de ventas. Todas las otras cuentas serán cuentas de detalle.
2 - 1 7
Aprendiendo Acerca de los Formularios
DacEasy le provee un completo juego de formularios timbrados y
preimpresos. Sin embargo, puede modificar estos formatos o crear sus
propios formularios para personalizarlos.
Términos importantes
Los siguientes términos son usados en esta sección . Tómese unos
minutos para revisar cada término.
Variables de planillas Mediante las variables de planillas indicamos
donde colocar cierta información que estamos creando o modificando.
Estas variables son campos que se aplican al formulario seleccionado.
Cuando DacEasy encuentra un código de variable durante la impresión,
el código es reemplazado por la información proveniente del archivo
correspondiente.
Configurar formulariosCuando configure los requisitos para cada
formulario en la pantalla de Editar Formularios, debe seleccionar
Normal o Condensado para el tipo de impresión. Normal imprime
hasta 80 caracteres horizontales. Condensado imprime hasta 132
caracteres horizontales. Debe considerar esto cuando configure sus
formularios. Por ejemplo, si selecciona Normal en la pantalla de Editar
Formularios, no puede imprimir información en la planilla que pase de
80 columnas. También, debe especificar el número de línea de detalle
por ítem en la pantalla de Editar Formularios. Esto se refiere al número
de líneas que tomará imprimir la información acerca de un artículo en
el cuerpo del formulario. Por ejemplo, puede usar la primera línea de
detalle en una factura para imprimir la descripción del producto, el
monto ordenado y el precio. Puede colocar el número del artículo, la
cantidad pendiente y el porcentaje de descuento en la segunda línea.
Este ejemplo es de dos líneas de detalle por ítem.
Fin del archivo (EOF) marcadoCuando grave su formulario,
DacEasy coloca en el final del archivo marcado (una flecha) al final de
la planilla de la columna 1. Para que sus formularios tengan un propio
corte de página, la flecha debe estar en la línea correcta. Si imprime
usando un printer dot-matrix printer, los formularios de 11" requieren
que la marca este en la línea 67 y los formularios de 7"en la línea 43.
Los formularios de Láser deben tener la marca en la línea 60.
2 - 1 8
C A P Í T U L O
2
Seleccionando y editando un formulario
1. Seleccione Edición/Valores por omisión/Configuración de
formas del menú principal. Seleccione el formulario que quiera
editar. La pantalla de Editar Formas o plantillas se desplegará.
Figura 2-10: Pantalla para escoger el formulario que desee editar.
2. Presione F9 para desplegar la pantalla de Nombres de Archivos de
Formularios. Para crear un nuevo formulario, entre un único nombre
de archivo en el campo de la derecha del formulario que está creando.
Para seleccionar un formulario existente, presione
y seleccione el
para grabar el formato del nombre
formulario deseado. Presione
del archivo y regresar a la pantalla de Formulario.
Nota: Continúe con los siguientes pasos para editar el formulario. Y si
no necesita editar el formulario, presione Esc para regresar al menú
principal.
3. Presione F3 para editar el formulario.
2 - 1 9
Fígura 2-11: Pantalla de editar formulario
4. Coloque el cursor donde quiere que la información se imprima. Puede
entrar un texto como una variable. Para insertar textos, escriba
directamente en la planilla y continúe con el paso 7.
Para insertar una variable, presione
y DacEasy desplegará una pantalla
para ayudarle a seleccionar las variables.
Fígura 2-12: Pantalla de seleccionar variable
5. Haga clic encima del archivo de variables que quiera ver. Presione
Enter para hacer su selección.
2 - 2 0
C A P Í T U L O
2
Fígura 2-13:Pantalla de variables de encabezado de facturas
6. De doble clic en la variable deseada.
Aviso: Presione F2 desde la pantalla de Editar Planilla para ver una
lista de las teclas que puede usar para editar y dar formato a su
planilla.
7. Repita este proceso hasta que el formulario este diseñado a su gusto.
8. Presione F7 para imprimir el formulario y asegurarse de que está correcto.
9. Coloque el cursor en la línea apropiada (ver debajo) y presione
para grabar el formulario.
Nota: Si personifica su formulario, debe estar dentro de estos límites:
EOF marcado sobre la línea 67 para los formularios de 11” y la línea 43
para formularios de 7”. También, debe estar dentro de la columna 80
para imprimir en forma normal y la columna 132 para imprimir
condensado. Sus planillas no se imprimirán correctamente si se excede de
estos límites.
2 - 2 1
Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory
para asegurarse que usa los datos ejemplo. entonces, complete:
Aventura 2: Usar acceso de usuario
Aventura 3: Añadir una cuenta por departamentalización
Aventura 4: Entrar un balance de cuenta y
Aventura 5: Editar un formulario de factura existente.
2 - 2 2
C A P Í T U L O
2
Notas
2 - 2 3
C A P Í T U L O
3
Clientes
Capítulo 3
Este capítulo describe como crear y configurar los clientes. DacEasy
actualiza la información acerca de sus clientes cuando registra una
transacción de cuentas por cobrar, facturas o recibos. DacEasy guarda
totales históricos y los mantiene por tres años. Si selecciona Si en el
campo histórico, transacción de clientes en la pantalla de Preferencias del
Sistema, puede ver el historial total del detalle de las transacciones.
Analizar este historial de datos le ayudará a planear sus ventas y
estrategias de mercadeos para el futuro.
Configurar un cliente.
Ver una transacción histórica de un cliente.
Añadir una nota a una cuenta de cliente.
Entrar balances iniciales para sus clientes.
Imprimir el Directorio de clientes
3 - 1
C L I E N T E S
Añadir un Cliente
Puede añadir un cliente por Configuración Fácil o desde el menú Edición.
Use la Configuración Fácil, si solamente necesita entrar información
básica acerca de sus clientes. Para tener mayor ventaja de todas las
características asociadas con clientes, necesitará entrar sus clientes por la
pantalla de Editar Clientes.
Para configurar o editar un cliente en esta pantalla, escoja la opción
Edición/Cliente desde el menú de barra en la parte superior de la
pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla
de Editar Cliente.
Fígura 3-1: Use la pantalla de Editar Clientes para entrar la información acerca de cada cliente.
La entrada de clientes en DacEasy está dividida en tres secciones, una
referente a las informaciones de ubicación y cómo contactar al cliente
(Dirección), una correspondiente a las cuentas del cliente (Cuenta) y la
última con informaciones de venta y de pago del cliente (Saldo). Estas
secciones se describen más adelante y se muestran sus respectivas
pantallas.
3 - 2
C A P Í T U L O
3
Campos en la pantalla de editar clientes
Los siguientes campos se encuentran en el área de Dirección en la
pantalla para editar clientes
Código Entre el código para identificar el cliente en todo el sistema.
Para editar la información acerca de un cliente existente,
presione
, aparecerá la lista de todos los clientes y seleccione
el cliente que desea editar haciendo doble clic en el nombre del
mismo.
DacEasy clasifica los códigos alfanuméricos en la búsqueda de
Clientes y en los reportes. Una clasificación alfanumérica
empieza con los caracteres izquierdos y se mueve al derecho
con toda consideración a los valores numéricos. Por ejemplo,
suponga que los números de sus clientes son del 1-10. Cuando
imprima una lista de clientes clasificados por códigos, los
clientes aparecerán como sigue: 1, 10, 2, 3 y sucesivamente. El
diez va después del uno porque es el primer carácter en el
campo en ambas clases. Por esta razón, es buena idea usar el
mismo número de dígitos para cada cliente cuando asigna
códigos numéricos. Por ejemplo, numere sus clientes 001, 002,
045, 105 y así sucesivamente.
Editando el código. Este código puede ser editado si necesita
asignar un código diferente a este cliente. Presione Shift+F6
con el cliente apropiado desplegado y escriba en el nuevo código
en la pantalla Buscar y Reemplazar Código.
3 - 3
C L I E N T E S
Figura 3-2 : Edita el código del cliente.
Nombre
Entre el nombre del cliente.
Contacto
Si la información en el campo Nombre es el nombre de una
organización, entre el nombre de la persona que usualmente
contacte en este campo.
Dirección
Entre la dirección usada para facturar el cliente.
Email
Entre la dirección de email de su cliente, por ejemplo,
[email protected]
Ciudad, Estado, C. P.
Complete la dirección entrando la información designada en los
campos apropiados.
Impuesto
Si este Cliente está excento de impuestos, entre el número de
identificación del impuesto del cliente en este campo.
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C A P Í T U L O
3
Teléfono 1 y Teléfono 2.
Entre el número de teléfono principal y el secundario que usa
para contactar este cliente.
Fax
País
Entre el número de fax que use para este cliente.
Entre El País del cliente.
La siguiente pantalla contiene los campos para agregar la
Información de la Cuenta en editar clientes.
Figura 3-3: Permite insertar los datos para la cuenta del cliente.
Codigo y Nombre.
Muestra el código y el nombre del cliente con el cual se está
trabajando.
Tipo de cuenta.
La información en este campo determina como DacEasy
maneja un balance de cliente. Tres tipos de cuentas están
disponibles: Factura Abierta, Acumulado o de Contado. Si
extiende créditos, debe asignar Factura Abierta o Acumulado
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C L I E N T E S
como el tipo de cuenta. Si no extiende créditos, asigne
Contado como el tipo de cuenta.
Abierto: Este tipo de cuenta mantiene la información por
facturas individuales hasta que cada factura sea pagada
totalmente. Cuando cierre un período contable, DacEasy limpia
todas las facturas del reporte por antigüedad y estados de
cuentas que estén pagadas totalmente. Las facturas no pagadas
se mantienen en estos reportes. Esta característica le permitirá
imprimir detallado el reporte por antigüedad y los estados de
cuentas, listando cada factura no pagada.
Nota: Si un cliente está en una cuenta tipo Abierta y escoge
seguir transacción por detalle en la pantalla del Editar clientes /
cuentas, puede ver el resumen histórico de la transacción al
presionar
desde el campo nombre. Aparecerá una pantalla con
la lista de todas las cuentas con sus números, nombres, grupo,
tipo, nivel, número de cuenta padre y si es o no reconciliable.
Para revisar el detalle de una línea seleccionada, presione
.
Aparecerá la pantalla de Editar Cuentas que se muestra en el
capítulo 2. La pantalla con el listado de cuentas, le permitirá a la
vez de editar una cuenta agregar una nueva solo debe presionar
el botón agregar.
Acumulado: Este tipo de cuenta no mantiene facturas
individuales después de cerrar un período contable. DacEasy
limpia todas las facturas pagadas del reporte por antigüedad y
en los estados de cuentas. Las facturas no pagadas para el
período son consolidadas dentro de un solo balance, la cual es
llevada dentro de el próximo período. Esta característica le
permite mantener un solo balance por período para sus clientes
sin mantener información de facturas individuales.
Contado: Escoja este tipo de cuenta para los clientes que
siempre pagan el total de las facturas al momento de la compra.
La cuenta Contado del cliente nunca tiene un balance pendiente
porque el crédito no es extendido para ellos (por ejemplo, no
puede entrar una factura para un cliente de tipo contado).
3 - 6
C A P Í T U L O
3
Departamento de L/M.
Entre el número del departamento del Mayor General, si
departamentaliza por clientes en la tabla de interface.
Configurando por departamentos. Cuando departamentalice por
clientes, configure las cuentas controles para ventas,
devoluciones en ventas y el costo de la mercancía vendida en la
pantalla de Cuenta de interface. DacEasy usa estas cuentas
Controles y el código en este campo para determinar cual cuenta
será afectada cuando haga una venta a un cliente.
El número de la cuenta de interface para las ventas combinadas
con el departamento del Mayor General para un cliente debe ser
una cuenta de detalle existente en el catálogo de cuentas. Por
ejemplo, suponga que su cuenta general de ventas es la 41 en la
Cuenta de Interface. Si entra 01 en el campo MG Departamento
a un cliente, el resultado de la cuenta de detalle de ventas,
4101, debe existir en el catálogo de cuentas. Cada cuenta de
ventas debe tener una cuenta correspondiente de devoluciones y
de costo de ventas. En este ejemplo, las devoluciones en
ventas, 4201, y el costo de ventas, 5101, deben de existir.
Cuenta General
Departamento
Número
Cuenta de Detalle
41Ventas
01
4101 Ventas Residencial
es
02
4102 Ventas de Oficina
03
4103Otras Ventas
01
4201 Devols Residenciales
02
4202
Oficina
03
4203Otras Devoluciones
01
5101 CV Residenciales
02
5102 CV de Oficina
03
5103Otras
Ventas
42Devoluciones en Ventas
51Costo de Ventas (Cv)
Devoluciones
Costos
de
de
Fígura 3-4: Estructura de cuentas de MG para departamentalizar
Las ventas a todos los clientes codificados con el departamento
01 actualiza las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y el
costo de ventas para el departamento de ventas residenciales a
clientes. Igualmente, todos los clientes codificados con el
departamento 02 actualiza las cuentas de ventas, devoluciones
en ventas y el costo de venta para el departamento de ventas de
oficina a clientes. Con este tipo de departamentalización, puede
3 - 7
C L I E N T E S
mirar el estado de ganancias e inmediatamente identificar cual
tipo de cliente genera las mayores ganancias.
Cuenta de Ingreso
DacEasy le permite especificar la cuenta usada con mas
frecuencia durante la entrada de transacciones. Al hacer
entradas en módulo de Efectivo que requieren de la cantidad en
moneda a ser aplicada a una cuenta en lugar de a una factura,
DacEasy automáticamente aplicará la cifra a la cuenta tecleada
en este campo. Para entradas hechas a través del Auxiliar de
Cuentas por Cobrar, DacEasy automáticamente insertará este
número de cuenta como la contra cuenta a su cuenta de cuentas
por cobrar. Puede editar la cuenta de ingreso de omisión
durante la entrada de la transacción.
Cuentas por Cobrar
Use este campo para especificar la cuenta Cuentas por Cobrar a
actualizar cuando el balance del cliente cambia. Usando múltiples
cuentas de Cuentas por Cobrar para proveerle con información
detallada acerca de flujos de efectivo en el futuro.
Este campo esta por omisión a la cuenta de Cuentas por Cobrar
en la caja de diálogo Cuentas de Interfaz pero puede ser editada.
Para cambiar el valor en este campo, introduzca una cuenta de
detalle valida o haga clic en para seleccionar una cuenta.
Tabla de Impuestos.
Muchos negocios cargan a sus clientes un impuesto de ventas
que es un porciento del monto total vendido. Los negocios
cobran el impuesto de ventas y, entonces, los pagan al
gobierno.
En algunos casos, los negocios pagan impuestos en compras por
los artículos comprados. En DacEasy®, puede configurar tablas
de impuestos para diferentes porcentajes de impuestos. Para
cada tabla de impuestos, puede especificar cuales cuentas
quiere actualizar cuando DacEasy® calcule el impuesto en una
factura.
3 - 8
Si carga a sus clientes impuestos de ventas, debe usar una
C A P Í T U L O
3
cuenta de pasivo de impuestos de ventas por pagar para
acumular el impuesto.
Con la tabla de impuestos de DacEasy®, puede definir un
número ilimitado de tasas de impuestos para usarlos con sus
clientes. En lugar de entrar una tasa de impuestos para cada
cliente, entre una vez la tasa de impuesto en la tabla de
impuesto, entonces asigne un código a cada cliente.
Esta caraterística es invaluable cuando es necesario cambiar un
impuesto. Suponga que tiene 1,500 clientes en una ciudad y la
tasa de impuesto cambio de 7.0% a 7.25%. en lugar de
actualizar los 1,500 registros, necesitará solamente accesar a la
tabla de impuestos y cambiar la tasa para el código apropiado.
Para buscar la tabla de impuesto, debe tener el cursor en el campo Tabla
de impuesto y presionar el botón Buscar. Se desplegará la pantalla a
continuación.
Figura 3-5: Buscar Tabla de impuestos
Haga doble clic en el elemento que desee de la tabla de impuesto. Si el
elemento no está creado presione el botón de Agregar
los datos en la pantalla de Editar Tabla Impuesto.
, e introduzca
3 - 9
C L I E N T E S
Figura 3-6: Editar Tabla de Impuesto
Agregue la cuenta correspondiente al detalle pasivo del impuesto así
como la cuenta correspondiente al impuesto sobre compras con sus
respectivas tasas cambiarias.
Tabla de Términos.
DacEasy® usa la información de términos cuando entre cada
cliente para calcular la fecha de vencimiento, los días de
descuentos y el monto que aparecerá en las facturas.
Los términos de ventas, llamados términos de créditos, son los
términos bajo los cuales un negocio requiere los pagos de sus
productos y servicios. Los términos especifican, cuando el
balance está vencido y si un descuento es ofrecido por pronto
pago. Usualmente estos términos incluyen la fecha de
vencimiento, la fecha de descuento y el monto del descuento si
paga en la fecha de descuento.
Por ejemplo, un pago de término común es 2/10, Neto 30,
significando que si el cliente paga los días 10 de cada mes,
recibirá un 2% de descuento. De lo contrario, el monto neto es
vencido los días 30. Usualmente un descuento incentiva pronto
pago.
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C A P Í T U L O
3
Para buscar la tabla de término en Editar Clientes presione
Buscar, recuerde que su cursor debe estar en el campo Tabla de
Términos antes de cliquear Buscar. Se desplegará la pantalla
Buscar términos.
Figura 3-7: Lista los términos ya establecidos con sus fechas de descuento,
vencimiento y límite
Si se desea agregar o editar un término de crédito haga clic en agregar si
es para crear uno nuevo y en editar para modificar uno existente.
Introduzca los datos de la pantalla Editar Código de Términos.
Figura 3-8: Editar Código de Términos
Digite el código del término de crédito, este código puede ser un número
o la abreviatura del nombre del término, escriba una corta descripción,
escoja si es por número de días o por días al mes, digite el porciento del
descuento, la cantidad de días para el descuento, a cuántos días vence, la
fecha de cierre y si aplica o no al próximo mes el término en cuestión.
Mensaje
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C L I E N T E S
La tabla de mensajes de DacEasy® tiene dos funciones: (1)
imprimir frecuentemente mensajes usados en facturas entrando
un código y (2) desplegar mensajes recordatorios acerca de
clientes específicos cuando entre transacciones.
Figura 3-9: La pantalla Editar código de mensaje le permitirá agregar o editar un
mensaje en la tabla de mensaje del cliente.
Mientras mayor sea el número de clientes que trate con
mensajes, mayor será la información a recordarle acerca de
cada uno de los clientes, tales como “Chequear Límite de Crédito
antes de Facturar” o algo más positivo, como “Cliente de mucho
Tiempo”.
Grupo de Precios.
Seleccione un grupo de precio para determinar si el cliente
recibe cantidades de tablas de precios. Cuando facture a un
cliente, DacEasy® compara los grupos de precios del cliente
para descontar la cantidad listada por productos en la factura y
calcular el descuento correcto.
3 - 1 2
C A P Í T U L O
3
Vendedor.
Entre el código del vendedor que maneja la cuenta del cliente.
Presione
para ver los archivos del vendedor.
Se desplegará la pantalla Buscar vendedores donde podrá
realizar busqueda, crear nuevos vendedores o editar aquellos
que ya existen.
Grupo de Factura.
Entre un código de cinco caracteres para identificar un grupo de
cliente. Cuando cree una factura recurrente, puede usar este
código para automáticamente generar la factura por un grupo de
clientes.
Límite de Crédito.
Entre un monto de límite de crédito si quiere seguir el límite de
crédito.
Cargos Financieros.
Si aplica un cargo financiero por pagos tardíos, entre el
porcentaje que quiera cargar mensualmente. Por ejemplo, si
carga una tasa de 12% anual, entre 1.000 (12/12) en este
campo.
Código de Zona
Entre la localización del cliente. Por ejemplo, entre la localización
geográfica para ayudarle al conductor a localizar el área o la
zona para ayudarle a determinar los cargos por flete por el
servicio de envío
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C L I E N T E S
La pantalla a continuación contiene las informaciones de Saldo
en Editar clientes.
Area de Saldos
Figura 3-10: Muestra las informaciones balances, ventas y pagos hechos por los clientes, esas
informaciones son calculadas por DacEasy
Los siguientes campos están en el área Información de Saldo. Esta
sección se actualiza cuando corra la rutina de Fin del Período para las
Cuentas por Cobrar.
Saldo Inicial
DacEasy® despliega el balance final del período anterior como el
balance inicial del período actual.
Saldo de Período.
DacEasy® despliega la actividad total de este cliente durante la
fecha corriente del período.
Saldo Actual.
DacEasy® despliega el balance actual total para este cliente. El
Balance Actual es calculado sumando los campos Balance Inicial
con el Saldo de Período.
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C A P Í T U L O
3
Crédito Disponible.
DacEasy® despliega el monto de crédito que mantiene este
cliente.
Los siguientes campos están en el área Información de Ventas.
Fecha Última Venta.
DacEasy® despliega la última fecha de una factura para este
cliente.
Valor Última Venta.
DacEasy® despliega el último monto de una factura para este
cliente.
Los siguientes campos están en el área Información de Pagos.
Fecha Última Pago.
DacEasy® despliega la fecha del último pago hecho por este
cliente.
Valor Último Pago.
DacEasy® despliega el último monto pagado por este
cliente.
La carpeta Personalizado en la caja de diálogo Editar Clientes incluye seis
campos de texto, cuatro campos numéricos y dos campos de fecha que
pueden ser utilizados para almacenar cualquier tipo de información que
necesite. Para accesar a la caja de diálogo Editar Clientes, seleccione
Clientes del menú Edición. Usted puede incluir estos campos en reportes
personalizados generados con DacAccess.
A continuación se presenta la pantalla Editar clientes-Carpeta
Personalizado.
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C L I E N T E S
Figura 3-11: Muestra las informaciones de la carpeta Personalizado
Opciones en la carpeta Personalizado
Area de Campos Texto
Teclee un valor por cada campo de texto personalizado que desee
controlar. Campos de Texto pueden incluir letras, números o símbolos.
Area de Campos Monto
Teclee un valor por cada campo de monto personalizado que desea
controlar. Usted puede hacer cálculos y editar el formato de estos campos
en DacAccess.
Area de Campos Fecha
Teclee un valor para cada campo de fecha personalizado que desea
controlar. Los campos de Fecha aparecen en un formato MM/DD/YYYY;
sin embargo, usted puede modificar el formato cuando imprima reportes
personalizados con DacAccess.
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C A P Í T U L O
3
Añadir una Nota a un Cliente
Puede “añadir una nota” a cada cliente. Use esta función como una
página en blanco, añadiendo información miscelánea acerca de los
registros de clientes. Complete los siguientes pasos para añadir una nota
a un registro de cliente.
1. Escoja Edición/Clientes. La pantalla de Editar Clientes se desplegará.
2. Presione
y seleccione un cliente.
3. Presione
para añadir una nota a un cliente. Una página de nota
se desplegará, la cual puede usar para entrar información
miscelánea acerca de un cliente en específico. Puede tener múltiples
notas para cada cliente.
4. Presione
para salvar la información.
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C L I E N T E S
Entrar Balances Iniciales a Clientes
Después de entrar sus clientes, necesitará entrar los balances iniciales a
cada cliente.
1. Escoja Editar/Clientes para desplegar la pantalla de Editar
Clientes.
2. Entre el código del cliente o presione
búsqueda.
y selecciónelo desde la
3. Presione F7 o haga clic en el botón Opciones y Escoja Saldo para
accesar la pantalla de Introducir Facturas Saldo Inicial.
Fígura 3-12: Entre la configuración de balances para los clientes en la pantalla de
Introducir Facturas Saldo Inicial.
Campos en la pantalla de Facturas de Balances Iniciales
Fecha inicio
Este campo determina en que período el balance de la cuenta se
asienta en el mayor general. Este desplega la fecha Actual del
sistema. Es importante que use la misma fecha cuando entre
todos los balances.
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C A P Í T U L O
3
Nota: Para cambiar la fecha, presione F4 desde la pantalla de
Editar Clientes o presione el botón Opciones y elija Fecha. Entre
la fecha correcta en el campo Teclee Fecha y presione Aceptar.
Número Factura.
Use este campo para entrar las facturas pendientes del cliente o
una referencia, tal como PENDIENTE si está entrando una suma
global de todas las facturas pendientes.
Código
Seleccione el tipo de transacción.
F —Seleccione este tipo cuando esté añadiendo una factura. Este
tipo de transacción incrementa el balance del cliente.
A —Seleccione este tipo cuando esté añadiendo un débito o
cargo. Este tipo de transacción incrementa el balance del cliente.
Entre un débito para ajustar un balance existente de factura.
C—Seleccione este tipo si necesita disminuir el balance del
cliente.
Fecha de la Factura.
Entre la fecha original de la factura. Esta fecha es usada en el
reporte por antigüedad.
Fecha de Descuento.
La fecha de descuento se desplegará basada en los términos que
configure para el cliente. Puede editar este campo si quiere
cambiar la fecha de descuento para esta factura.
Fecha de Vencimiento.
La fecha de vencimiento se desplegará basada en los términos
configurados para el cliente. Puede editar este campo si quiere
cambiar la fecha de vencimiento para esta factura.
Valor de la Factura.
Entre el monto de la transacción. Entre siempre un número
positivo. DacEasy® incrementa o disminuye el balance de la
cuenta de acuerdo al tipo entrado en el campo Código
Valor de Descuento.
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C L I E N T E S
DacEasy® calcula el monto de descuento basado en el código de
término asignado al cliente.
5. Presione
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C A P Í T U L O
3
Realizar llamadas al cliente.
DacEasy le permite marcar el número de un cliente en caso de que
desee comunicarse con él vía teléfono. Primero, escoja el cliente que
desee llamar ya sea digitando el número del cliente o presionando
buscarlo. Presione la opción Marcar
para
.
Aparecerá una ventana con los números telefónicos del cliente, donde
escogerá cual desea llamar.
Figura 3-13 : La pantalla llamada telefónica le permite marcar el telefono del cliente.
Dele Aceptar y el programa comenzará a ejecutará el Marcador
Telefónico, que es un software que realiza llamadas de voz, de vídeo y de
videoconferencia en un equipo.
3 - 2 1
C L I E N T E S
Manejo de correspondencia para clientes
en DacEasy
En caso de que necesite enviarles a sus clientes documentos con ofertas o
con informaciones relevantes ya sea por email o por fax en Daceasy
puede hacerlo. Pasos para enviar correspondencias a un cliente.
1. Seleccione Edición/Clientes.
2. Presione
para escoger el cliente al cual le va a enviar la
correspondencia.
3. Haga clic en Correspondencia
o presione Shift + F8. Se
desplegará la pantalla Trabajos de Combinar Correspondencia
Directa.
Figura 3-14 : La pantalla Trabajos de combinar correspondencia directa permite el
envío de documentos a clientes y también a proveedores. Además de enviarlo por
email, puede imprimir el documento en caso de que se quiera enviar por fax.
3 - 2 2
C A P Í T U L O
3
Los campos de la pantalla anterior se describen a continuación
Nombre del trabajo
Teclee el nombre de la tarea de Correspondencia Directa. Usted puede
guardar cada tarea y usar la tarea guardada las veces que sea necesario.
Daceasy contiene diferentes formatos de documentos que se pueden
utilizar. Presione buscar y elija una de las planillas existentes. Estas
planillas pueden ser editadas, presione Editar desde la pantalla Trabajos
de combinar correspondencias directas e inserte las informaciones en el
modelo que le presentará en word.
Documento Principal
Teclee el nombre del archivo Word que usted desea usar.
Fecha Cierre
Teclee la fecha de cierre. Esta fecha es usada cuando se determina la
opción de rango u ordenación seleccionada.
Eliminar líneas en blanco
Seleccione esta opción si usted desea excluir líneas en blanco causadas
por combinar campos vacíos.
Presione F7 o el icono con la impresora en caso de que desee imprimir o
F3 para enviar por email.
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C L I E N T E S
Historial de un cliente
DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus clientes.
Cuando usted asienta una transacción con un código de cliente, DacEasy
actualiza las cifras históricas. A continuación se muestra una breve
explicación de la información disponible en la pantalla de historial del
cliente, la cual se obtiene presionando Shift+F3.
Figura 3-15: Pantalla de Información Histórica del Cliente.
Facturas El número total de facturas generadas a clientes. Este valor
esta disponible como una opción de clasificación al imprimir reportes de
cuentas por cobrar.
Devoluciones
El número total de devoluciones de ventas de clientes.
Cobros
El total de pagos hechos por el cliente.
Ventas
El total de ingresos de facturas generadas a clientes. Este
valor esta disponibles como una opción de clasificación al imprimir
reportes de cuentas por cobrar.
Costos
El costo total de ventas al cliente.
Ganancia La ganancia neta de ventas al cliente, igual a ingresos por
ventas menos el costo de ventas al cliente.
3 - 2 4
C A P Í T U L O
3
DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus clientes:
1er Año ALF (año a la fecha), AP (año pasado) y AAP (año anterior al
pasado). Cuando usted asienta transacciones para el Año 1 que incluyen
un código de cliente, DacEasy actualiza las cifras en el 1er Año columna
de ALF. Si la fecha de la transacción es en el Año 2, DacEasy almacena
esta información; sin embargo, usted no puede revisar esta información
en la caja de diálogo Información Histórica.
Esta caja de diálogo incluye también las cifras de presupuesto para el año
en curso. Usted puede teclear las cifras de presupuesto, basadas en sus
propios cálculos, o usted puede ejecutar la rutina Pronosticando Cuentas
por Cobrar (en el menú de Periódico) para dejar que DacEasy calcule las
cifras de presupuesto. Si usted planea utilizar las capacidades de
pronostico automático de DacEasy, ejecute la rutina inmediatamente
antes de ejecutar cuentas por cobrar de fin de periodo.
Utilice la Variación y las columnas de % para comparar cifras reales
contra sus cifras de presupuesto. La diferencia real en moneda se
muestra en la columna de Variación. La variación se muestra como un
porcentaje en la columna de %.
Cuando usted ejecuta el fin de año, DacEasy transfiere los valores en la
columna del 1er Año ALF (año a la fecha) a AP (año pasado) y AP a AAP
(año anterior al pasado). Usted puede teclear manualmente los valores en
estos campos, lo cual resulta practico cuando esta inicializando clientes
nuevos.
3 - 2 5
C L I E N T E S
Verificar la información del cliente
Después de entrar la información de sus clientes, debe imprimir el reporte
de Directorio de Clientes para verificar que la información es correcta.
Pasos rápidos para imprimir el reporte de directorio de clientes
1. Seleccione Reportes/Cuentas por Cobrar/Directorio.
2.
Presione
para aceptar los campos fijados e imprima el reporte
para todos los clientes.
Figura 3-16 : Imprime el directorio de los clientes.
3.
Seleccione su opción de impresión que aparece en la pantalla
Directorio de Clientes y presione
para empezar a imprimir.
4.
Revise el reporte por errores en la información del cliente.
3 - 2 6
C A P Í T U L O
3
Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture
Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos. Entonces, complete:
Aventura 6: Entrar un nuevo cliente y la
Aventura 7: Cambiar un código de cliente.
3 - 2 7
C L I E N T E S
Notas
3 - 2 8
C A P Í T U L O
4
Suplidores
Capítulo 4
En adición al control de cuentas individuales de clientes, puede controlar
suplidores individuales en DacEasy®. Debe configurar sus suplidores en
DacEasy® si:
Quiere seguir el monto de las compras hechas a un suplidor
individual.
Quiere acumular información histórica para suplidores
individuales.
Quiere generar cheques y el formulario 1099s para los suplidores
a quien compra productos y servicios.
Quiere imprimir Etiquetas y directorios para suplidores.
Quiere imprimir un reporte por antigüedad de todas las facturas
pendientes a los suplidores.
DacEasy crea y mantiene datos históricos por tres años. Si respondes Si
en el campo seguir Transacciones Históricas de Suplidores en la pantalla
de Preferencia del Sistema, puede ver el detalle histórico de las
transacciones. Analizando este historial de datos le ayudará a planear sus
estrategias de compras para el futuro.
Configurar un suplidor.
Ver una transacción histórica de un suplidor.
Añadir una nota a una cuenta de suplidor.
Entrar balances iniciales para sus suplidores.
Imprimir el Directorio de Suplidores.
4 - 1
P R O V E E D O R E S
Crear un Suplidor
Puede añadir un suplidor en Configuración Fácil o desde el menú Edición.
Use la Configuración Fácil si solamente necesita entrar información básica
acerca de su suplidor. Para tomar ventaja de todas las características
asociadas con los suplidores, necesitará entrar sus suplidores por la
pantalla de Editar Proveedores.
Para configurar sus suplidores, escoja Edición/Proveedores del menú
de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy®
Contabilidad. La pantalla de Editar Proveedores se desplegará.
Figura 4-1: Use la pantalla de Editar Proveedores para entrar la información acerca de cada suplidores.
Esta pantalla tiene tres áreas principales: Información de los Suplidores,
Información de la Cuenta e Información del Balance. Cada área es
descrita a continuación:
Campos en la pantalla de editar Proveedores
Código
Entre un código alfanumérico de 10 dígitos como máximo para
identificar este suplidor en todo DacEasy®.
Nombre Entre el nombre del suplidor o de su compañía.
4 - 2
C A P Í T U L O
4
Area de Información del Suplidor. Información tal como el nombre de la
persona a contactar dentro de la compañía que está identificada en esta
área.
Contacto
Si entra el nombre de una organización en el campo Nombre,
escriba el nombre de la persona que contacte cuando llame al
suplidor.
Dirección
Entre la dirección del suplidor.
EMAIL, Ciudad, Estado, C.P.
Entre la dirección de Email, la Ciudad, el Estado y el código
postal del suplidor en estos campos.
Impuesto
Entre el número de Identificación de RNC del Suplidor.
Teléfono 1, Teléfono 2.
Entre el código de área principal del Suplidor y el número de
teléfono, y un número telefónico secundario en los campos
apropiados.
Fax
Entre el número de fax del Suplidor.
País
Entre el país del Suplidor.
Área de Información de la Cuenta. Esta área define el tipo de cuenta que
tiene con el suplidor. Vea la pantalla a continuación:
4 - 3
Figura 4-2: Pantalla con las informaciones de la Cuenta de un Suplidor.
Tipo de Cuenta.
La información en este campo Identifica como DacEasy® maneja
el balance de un suplidor. Tres tipos de cuentas son posibles:
Abierto, Acumulado y Contado. El suplidor extiende crédito, debe
asignar Abierto o Acumulado. Si el suplidor no extiende crédito,
asigne Contado como el tipo de cuenta.
Abierto: Este tipo de cuenta mantiene la información por
facturas individuales hasta que cada factura sea pagada
totalmente. Cuando cierre un período contable, DacEasy
limpia todas las facturas del reporte por antigüedad y estados
de cuentas que estén pagadas totalmente. Las facturas no
pagadas se mantienen en estos reportes. Esta característica
le permitirá imprimir detallado el reporte por antigüedad y los
estados de cuentas, listando cada factura no pagada.
Nota: Si un suplidor está en una cuenta tipo Abierta y escoge seguir
transacción por detalle en la pantalla del Sistemas de Preferencias, puede
ver el resumen histórico de la transacción presionando
desde el campo
Nombre. Para revisar el detalle de una línea seleccionada, presione Enter
o F9.
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C A P Í T U L O
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Acumulado: Este tipo de cuenta no mantiene facturas
individuales una vez cerrado un período contable. DacEasy®
limpia todas las facturas pagadas del reporte por antigüedad
y en los estados de cuentas. Las facturas no pagadas para el
período son consolidadas dentro de un solo balance, la cual es
llevada dentro del próximo período. Esta característica le
permite mantener un solo balance por período para sus
suplidores sin mantener información de facturas individuales.
Contado: Escoja este tipo de cuenta para los suplidores a los
que siempre les paga totalmente al momento de la compra.
Nunca tiene un balance pendiente con un suplidor designado
como Contado porque el pago total es hecho al momento de
la compra.
Cuenta de Gastos.
Entre el número de la cuenta de gastos que quiera afectar cada
vez que use este suplidor.
Cuenta CxP
Use este campo para especificar la cuenta Cuentas por Pagar a
actualizar cuando el saldo del proveedor cambia. Usando
múltiples cuentas de Cuentas por Pagar le provee de información
detallada acerca de los desembolsos de efectivo en el futuro.
El valor de omisión para este campo es el asignado en la cuenta
Cuentas por Pagar en la caja de dialogo Cuenta Interfaz, pero
puede ser editada. Para cambiar el valor en este campo, teclee
una cuenta de detalle valida o haga clic en Buscar para
seleccionar una cuenta.
Tabla de Impuestos.
Identifique la tabla que aplicará a sus compras con sus
suplidores.
Configurando tablas de impuestos. En DacEasy®, puede configurar
tablas para diferentes tipos de porcentajes de impuestos. Por cada tabla,
puede especificar la cuenta que DacEasy® debe actualizar cuando el
programa calcule el impuesto en una factura u orden de compra.
Si su suplidor le carga impuestos por ventas (impuestos por compras),
debe tener una cuenta de gastos y/o pasivos para seguir el impuesto por
compra.
4 - 5
Con la tabla de impuestos de DacEasy®, puede definir un número
ilimitado de tasas de impuestos para usarla con sus suplidores. En lugar
de entrar una tasa de impuesto para cada suplidor, entre una vez el
porciento de la tasa en la tabla de impuestos, entonces asigne un código
a cada suplidor.
Tabla de Términos.
Identifique la tabla que contiene los términos que su suplidor le
extiende.
Usando la información de términos para calcular la fecha de
vencimiento y los días de descuentos. Los términos de ventas o
compras, llamados términos de créditos, son los términos bajo
los cuales un negocio requiere el pago de sus ventas o servicios.
Los términos especifican cuando el balance está vencido y si un
descuento es ofrecido por pronto pago. Estos términos
usualmente incluyen la fecha de vencimiento, la fecha de
descuento y el monto de descuento si paga a la fecha de
descuento.
Por ejemplo, un pago común de términos es 2/10, Neto 30,
significa que si paga los días 10 de cada mes, tiene un 2% de
descuento. De lo contrario, el monto neto es vencido a los 30
días. Un descuento usualmente garantiza un pronto pago.
DacEasy® usa la información de términos que entre a cada
suplidor para calcular la fecha de vencimiento y los días de
descuentos.
Mensajes.
La tabla de mensajes de DacEasy® tiene dos funciones. Este le
permite imprimir mensajes usados frecuentemente en facturas
entrando un código. También le desplegará mensajes
recordatorios acerca de suplidores específicos cuando entre una
transacción. Si presiona
podrá ver la pantalla de búsqueda de
mensajes. Desde la pantalla de Búsqueda de mensaje no solo
podrá escoger mensajes sino también agregar nuevos.
4 - 6
C A P Í T U L O
4
Figura 4-3: Pantalla para editar mensaje, asígnele un código, una descripción e indique si
el mensaje se mostrará o no en el pie de la factura.
Territorio.
Entre la información en el campo Territorio para usar la
clasificación y agrupar sus suplidores cuando genere reportes.
Por ejemplo, podría comprar a suplidores de varias ciudades.
Puede entrar un código para cada ciudad en el campo Territorio,
entonces imprima una lista de suplidores por ciudad.
Tipo
Este es un campo opcional que usted puede utilizar para teclear
información miscelánea acerca de cada proveedor. El valor que
usted teclee aquí se imprime en el Directorio de Proveedores y
esta disponible cuando esté construyendo reportes adaptados
utilizando Consultas DacAccess y Generador de Reportes. Usted
puede también utilizar este campo para agrupar sus proveedores
y luego utilizarlo para clasificar cuando esté imprimiendo la
mayoría de los reportes de cuentas por pagar.
Contrato de Labor.
Use este campo para identificar el contrato de labor del suplidor
para quien deberá generar el formulario 1099s al final del año.
Para identificar al suplidor como un suplidor 1099, seleccione
este campo.
Limite de Crédito.
Entre el limite de crédito cedido por el suplidor
4 - 7
Área de Información del Balance. DacEasy® calcula y despliega la
información del balance en esta área. Esta información es actualizada
cuando la rutina de Fin de Período de las Cuentas por Pagar es corrida.
Observe la pantalla a continuación:
Area de Saldos
Figura 4-4: Pantalla con las informaciones de los balances del Suplidor.
Saldo Inicial
El campo de saldo inicial es el total de todas las transacciones
asentadas para el proveedor, anterior a la última vez que usted
ejecutó la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo. Cuando
usted ejecuta la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo,
DacEasy pone este campo igual que el saldo circulante.
Saldo del Periodo
Este campo contiene un total de todas las transacciones
asentadas involucrando al proveedor desde la última vez que
usted ejecutó la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo. Si
usted no ejecuta el fin de período, esta cifra es acumulativa (o
sea, es la suma de toda la actividad desde que el último periodo
se ejecuto. Cuando usted ejecuta la rutina de Cuentas Por Pagar
Fin de Periodo, DacEasy pone el saldo en cero en Este Periodo.
4 - 8
C A P Í T U L O
4
Balance Actual.
Este campo desplega el total de su balance actual, el cual es el
Saldo Actual
El saldo Actual es el total de todas las transacciones asentadas
involucrando al proveedor. El saldo actual se imprime en el
reporte de Directorio de Proveedores.
Crédito Disponible
El crédito disponible es la diferencia entre el limite de crédito y el
saldo circulante. Este campo cambia si usted cambia el limite de
crédito o si usted asienta un cambio al saldo del proveedor.
Área de Información de Compra/Pago. DacEasy® calcula y despliega la
información en esta área.
Fecha de Última Compra.
DacEasy® despliega la última fecha de compra al suplidor.
Monto de Última Compra.
DacEasy® despliega el monto de su última compra al suplidor.
Fecha de Último Pago.
DacEasy® despliega la fecha de su último pago al suplidor.
Monto de Último Pago.
DacEasy® desplegará el monto de su último pago al suplidor.
La carpeta Personalizado en el cuadro de dialogo Editar Proveedor incluye
seis campos de textos, cuatro campos numéricos y dos campos de fecha
que pueden usarse para almacenar alguna información que necesite. Para
acceder al cuadro de dialogo Editar Proveedor, seleccione Proveedor
desde el menú Edición. Puede incluir estos campos en reportes
personalizados generados con DacAccess.
4 - 9
Figura 4-5: Pantalla con las informaciones de la carpeta Personalizado.
Opciones de la Carpeta Personalizado
Area de campos de texto
Digite un valor para cada campo de texto que desee controlar. Los
campos de texto pueden incluir letras, números o símbolos.
Area de campos de cantidad
Digite un valor para cada campo numérico que desee controlar. Puede
realizar cálculos y editar el formato de estos campos en DacAccess.
Area de campos de fecha
Digite un valor para cada campo de fecha que desee controlar. Los
campos de fecha aparecen en formato MM/DD/YYYY; sin embargo, puede
modificar el formato cuando imprima el reporte con DacAccess.
4 - 1 0
C A P Í T U L O
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Añadir una nota a un suplidor
Puede “añadir una nota” a cada suplidor. Puede usar esta característica
como un papel, añadiendo información miscelánea acerca del suplidor
para el registro del suplidor. Complete los siguientes pasos para añadir
una nota a un registro de suplidor.
1. Escoja Edición/Proveedor. La pantalla de Editar Proveedores se
desplegará.
2. Presione
y seleccione un suplidor.
3. Presione F3 para añadir una nota a un suplidor. Una página de
notas se desplegará, la cual puede usar para entrar información
miscelánea acerca de un suplidor específico. Puede tener
múltiples notas para cada suplidor.
4. Presione
4 - 1 1
Realizando llamadas a un suplidor
Si su computadora tiene un módem, DacEasy puede marcar
automáticamente el número de teléfono de un proveedor por usted.
Primero, escoja el suplidor que desee llamar ya sea digitando el número
del mismo o presionando
para buscarlo. Presione la opción Marcar
.
Aparecerá una ventana con los números telefónicos del proveedor, donde
escogerá cual desea llamar.
Figura 4-6: Pantalla para llamar a suplidores
4 - 1 2
C A P Í T U L O
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Manejo de correspondencia para
suplidores en DacEasy
En caso de que necesite enviarles a sus suplidores documentos con
ofertas o con informaciones relevantes ya sea por E–mail o por fax en
Daceasy puede hacerlo.
Pasos para enviar correspondencias a un suplidor.
1. Seleccione Editar/Proveedores.
para escoger el suplidor al cual le va a enviar la
2. Presiones
correspondencia.
3. Haga clic en Correspondencia
o presione Shift + F8. Se
desplegará la pantalla Trabajos de Combinar Correspondencia
Directa.
Figura 4-7- : La pantalla Trabajos de combinar correspondencia directa permite el envío de
documentos a clientes y también a proveedores. Además de enviarlo por email, puede
imprimir el documento en caso de que se quiera enviar por fax.
4 - 1 3
Los campos de la pantalla anterior se describen a continuación
Nombre del trabajo
Teclee el nombre de la tarea de Correspondencia Directa. Usted puede
guardar cada tarea y usar la tarea guardada las veces que sea necesario.
Daceasy contiene diferentes formatos de documentos que se pueden
utilizar. Presione buscar y elija una de las planillas existentes. Estas
planillas pueden ser editadas, presione Editar desde la pantalla Trabajos
de combinar correspondencias directas e inserte las informaciones en el
modelo que le presentará en word.
Documento Principal
Teclee el nombre del archivo Word que usted desea usar.
Fecha Cierre
Teclee la fecha de cierre. Esta fecha es usada cuando se determina la
opción de rango u ordenación seleccionada.
Eliminar líneas en blanco
Seleccione esta opción si usted desea excluir líneas en blanco causadas
por combinar campos vacíos.
Presione F7 o el icono con la impresora en caso de que desee imprimir o
F3 para enviar por E–mail.
4 - 1 4
C A P Í T U L O
4
Entrar Balances Iniciales a un Suplidor
Después de entrar sus suplidores, necesitará entrar a cada suplidor el
balance inicial.
1. Escoja Edición/Proveedor para desplegar la pantalla de Editar
Proveedores.
2. Entre el código del suplidor o presione
búsqueda.
3. Presione F7 para accesar a la pantalla de Entrada de Balance de
Factura.
Fígura 4-8: Configurar balances iniciales de Suplidores en la pantalla de Introducir Facturas
Saldo Inicial.
Campos en la pantalla de configurar balances de facturas
Fecha
Este campo determina en que período el balance de la cuenta se
asienta en el Libro Mayor. Este desplega la fecha corriente del
todos los balances.
4 - 1 5
Editar Proveedores. Entre la fecha correcta en el campo Entre
.
Fecha y presione
Factura Número
Use este campo para entrar las facturas pendientes del suplidor
o una referencia, tal como PENDIENTE si está entrando una
suma global de todas las facturas pendientes.
Código
Seleccione el tipo de transacción.
I—Las transacciones de factura incrementan el saldo del
proveedor. Estos son los tipos más comunes de transacciones
para teclear saldos iniciales.
D—Una transacción de cargo rebaja o disminuye el saldo de un
proveedor. Las transacciones de Cargo son comúnmente
utilizadas para disminuciones varias tales como registro de
descuento.
C—Una transacción de abono aumenta el saldo del proveedor.
Estas transacciones son comúnmente utilizadas para
incrementos misceláneos al saldo de un proveedor tales como
cargos por cheques devueltos.
Fecha de la Factura.
Entre la fecha original de la factura. Esta fecha es usada en el
reporte por antigüedad.
Fecha de Descuento.
La fecha de descuento se desplegará basada en los términos que
configure para el suplidor. Puede editar esta fecha.
Fecha de Vencimiento.
La fecha de vencimiento se desplegará basada en los términos
configurados para el suplidor. Puede editar esta fecha.
Valor de la Factura
Entre el monto de la transacción. Entre siempre un número
positivo. DacEasy® incrementa o disminuye el balance de la
cuenta de acuerdo al tipo entrado en el campo Código
4 - 1 6
C A P Í T U L O
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Valor de Descuento.
DacEasy® calcula el monto de descuento basado en el código de
término asignado al suplidor.
5. Presione
4 - 1 7
Verificar Información del Suplidor
Después de entrar sus suplidores, debe imprimir el reporte de Directorio
de Suplidores. Use este reporte para verificar que la información está
correcta.
Pasos Rápidos para Imprimir el Directorio de Suplidores
1. Seleccione Reportes/Cuentas por Pagar/Directorio del menú
principal.
Figura 4-9: Directorio de proveedores.
2. Presione
para aceptar los campos fijados e imprime el reporte
para todos los suplidores.
3. Seleccione su opción de impresión y presione
imprimir.
para empezar a
4. Revise el reporte por si existen errores en la información del
suplidor.
4 - 1 8
C A P Í T U L O
4
Historial de un suplidor
DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus
proveedores. Cuando usted asienta una transacción que incluye a un
proveedor, DacEasy actualiza las cifras históricas. A continuación se da
una breve explicación de la información disponible en la pantalla histórica
del proveedor, la cual se obtiene al presionar Shift+F3 desde la pantalla
Editar Proveedores.
Figura 4-10: Información histórica de un proveedor.
Facturas
El número total de facturas entregadas por proveedores. Este valor está
disponible como una opción de rango cuando imprima reportes de
cuentas por pagar.
Devoluciones
El número total de devoluciones de venta a proveedores.
Pagos
El monto total de pagos a realizar al proveedor.
Compras
El monto total de compras por el proveedor. Este valor esta disponible
como una opción de clasificación cuando se imprimen los reportes del
proveedor.
4 - 1 9
DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus
proveedores: 1er AÑO ALF (primer año a la fecha), UA (último año) y AAP
(año anterior al pasado). Cuando usted asienta transacciones para el Año
1 que incluye un código de proveedor, DacEasy actualiza las cifras en la
columna del 1er AÑO ALF. Si la fecha de la transacción está en el Año 2,
DacEasy almacena esta información; como sea, usted no puede ver esta
información en la caja de diálogo de Información histórica.
Esta caja de diálogo incluye también las cifras de presupuestos para el
año actual. Usted puede introducir las cifras de presupuesto, basada en
sus propios cálculos, o usted puede ejecutar la rutina de Pronóstico de
cuentas por pagar para permitir a DacEasy el cálculo de las cifras de
presupuesto. Si usted está planeando el uso de capacidades de pronóstico
automático de DacEasy, ejecútelo antes de ejecutar la rutina de fin de
año de cuentas por pagar.
Utilice las columnas de Varianza y de porcentaje para comparar las cifras
actuales con las cifras de presupuesto. La diferencia actual del monto en
moneda local se muestra en la columna de Varianza. La Varianza se
muestra como un porcentaje en la columna de %.
Cuando usted ejecute un fin de año, DacEasy transfiere los valores en la
columna del 1er AÑO ALF (primer año a la fecha) al UA (último año) y el
UA a AAP (año anterior al pasado). Usted puede introducir valores
manualmente en estos campos, los cuales están disponibles cuando usted
agrega nuevos proveedores.
4 - 2 0
C A P Í T U L O
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Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido.
Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está
usando los datos ejemplo. Entonces, complete la:
Aventura 8: Entrar un balance inicial de un suplidor.
4 - 2 1
Notas
4 - 2 2
C A P Í T U L O
5
Productos
Capítulo 5
Todos los negocios venden productos, proveen servicios o hacen ambas
cosas. Entrando información de los productos dentro de DacEasy®,
puede facturar a un cliente simplemente entrando un código en una
factura. Sin embargo, los beneficios de configurar los productos son
mucho más extenso que poder entrar un simple código en una factura.
Ventajas de configurar los productos. Si no usa un sistema de contabilidad
computarizada para seguir la actividad de sus productos, la ventaja de
configurar sus productos no las puede obviar. Debe configurar el módulo
de Productos si su compañía cae dentro de una de las siguientes
categorías:
Vende uno o más artículos a clientes.
Quiere seguir las unidades disponibles en inventarios y el historial de
datos individuales para los productos. La opción de Edición/Productos
mantiene un constante conteo de las unidades disponibles en
inventario. En cualquier momento, puede generar un reporte listando
su inventario actual. Las opciones de Productos y Servicios mantienen
información histórica de compras y ventas que son útiles cuando
imprime los reportes de comparación.
Quiere facturar a clientes por artículos enviados.
Quiere ensamblar varios artículos dentro de un producto.
Quiere generar hojas de conteo para tomar el conteo del inventario.
Quiere generar análisis detallado de ventas de lo que sus clientes
están comprando. La información del análisis de ventas es invaluable
cuando planea las compras y la estrategia de mercadeo.
Este capítulo explica como entrar los productos, departamentalizar sus
ventas por inventario, y seguir números seriales.
Configurar un producto.
Configurar un articulo Maestro
Entrar una tabla de precios.
Entrar un número serial para un producto.
Imprimir el reporte de Listado de Productos
5 - 1
P R O D U C T O S
Crear un Producto.
Puede añadir un producto en la Configuración o desde el menú Edición.
Use la opción Configuración si solamente necesita entrar la información
básica acerca de sus productos. Para tomar ventajas de todas las
características asociadas con el uso de productos, necesita entrar sus
productos por la pantalla de Editar Productos.
La pantalla de Editar Productos contiene muchas informaciones. Puede
entrar información en algunos o todos los campos. Sin embargo,
mientras más detalle de información entre, más trabajos puede hacer
DacEasy® por usted.
Para entrar un producto, escoja Edición/Productos de la pantalla del
menú de barra en la parte superior de DacEasy® Contabilidad. La
pantalla de Editar Productos se desplegará.
Fígura 5-1: Use la pantalla de Editar Productos para entrar información acerca de un producto.
Mientras más información entre, mejor podrá trabajar DacEasy® para usted.
Esta pantalla está dividida dentro de seis áreas principales: Encabezado,
Información del Producto, Información de Compra, Información de Venta,
Informe de Facturación, y Unidades. La información requerida en cada
campo es descrita a continuación.
5 - 2
C A P Í T U L O
5
Campos en la pantalla de editar productos
Área de Encabezado.
del producto.
Esta área es usada para entrar el código y la descripción
Código Entre el código que quiera asignar al producto. Si quiere editar
un código de producto, presione para desplegar la Búsqueda
de Productos. Seleccione el producto que quiera editar de la lista
que se despliega.
Más acerca de asignar códigos. Podría tener sistema establecido
para codificar los productos. Si los códigos son de 14 caracteres
o menos, puede usar los mismos códigos. Si no tiene códigos
existentes, necesita desarrollar un método para asignar los
códigos a los productos.
Podría querer que los primeros dos o tres caracteres del código
identifiquen el tipo de producto y los restantes caracteres
identifiquen el producto específico. Puede usar cualquier
combinación de caracteres. Algunas personas usan el CUP
(Código Universal de Productos).
La compañía ficticia, Furniture Factory, usada en los datos
ejemplos, usa los primeros caracteres para agrupar los
productos y los restantes para identificar un producto individual.
Por ejemplo, los códigos que empiezan con LAC- identifican los
artículos de muebles con una terminación barnizada (lacquered),
ejemplo, LAC-DRESSER. Usando los primeros caracteres para
agrupar los productos, hace fácil el localizar un producto cuando
imprima una lista de productos. En lugar de examinar la lista
completa, puede buscar los productos en un grupo específico.
Indiferentemente del método, tenga presente que no puede
asignar el mismo código a un simple producto en localizaciones
separadas. Por ejemplo, no puede usar el código LEATHERCHAIR para identificar la misma silla en dos almacenes
diferentes. Necesita modificar el código para identificar la silla
en las respectivas localizaciones, por ejemplo, LEATHER-CHAIRA
para el almacén A y LEATHER- CHAIRB para el almacén B.
Descripción.
Entre una descripción para ayudarle a identificar y verificar el
producto. Puede entrar hasta 30 caracteres en este campo.
Cuando entre un código de producto en una factura, la
descripción aparecerá.
5 - 3
P R O D U C T O S
Búsqueda de Productos. También, la descripción aparecerá con el
código del producto cuando despliegue la Búsqueda de
Productos. DacEasy® lista los productos por código o por
descripción en la búsqueda. Mantenga este factor en mente
cuando nombre un producto. Como con el código, podría querer
que la descripción provea algún tipo de grupo.
Cambiar el orden de la lista de la búsqueda. Para cambiar el orden
de la lista en la búsqueda del código del producto a la
descripción del producto, mueva el cursor al campo Código y
presione
para desplegar la búsqueda. Presione Shift+F9 para
fijar el orden entre código y nombre. Puede también usar esta
función para Búsquedas de Cuentas, Clientes y Suplidores.
Área de Información del Producto. Esta área identifica la información
contable asociada con el producto.
Departamento L/M
Este campo es usado si quiere departamentalizar sus ventas.
Departamentalizar las ventas es un proceso de dos pasos.
Puede escoger departamentalizar las ventas por inventario o por
clientes. Escoja cual método quiere usar en la pantalla de
Cuenta de Interface cuando configure la compañía.
Si escoge departamentalizar por inventario, entre el código del
LM en el Departamento que quiera asignar al producto. Esto
categoriza sus productos (y servicios).
Como departamentalizar por la forma de inventario.
Departamentalización es el método que se usa para categorizar
sus ventas, devoluciones en ventas y los costos de la mercancía
vendida. Cuando departamentalice por inventario, seleccione las
cuentas generales de ventas, devoluciones en ventas y costo de
la mercancía vendida en la pantalla de Cuenta de Interface.
DacEasy® usa estas cuentas generales y el código entrado en el
LM Departamento para determinar cual cuenta de ventas es
acreditada cuando un producto es vendido.
El número de la cuenta de interface para ventas y el LM
Departamento por un producto deben ser una cuenta de detalle
existente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, suponga que
la cuenta general de ventas es 41 y que entra 01 como un
código de producto en el LM de Departamento. Esto significa
que asignó la cuenta 4101 como la cuenta general de ventas.
5 - 4
C A P Í T U L O
5
Para DacEasy® aceptar la 4101 como la cuenta de interfaz, la
cuenta 4101 debe ser una cuenta de ventas de detalle en el
catálogo de cuentas.
Cada cuenta de ventas debe tener una cuenta correspondiente
de devoluciones y de costos. En este ejemplo, la cuenta
devoluciones en ventas (4201) y la cuenta de costos (5101)
deben existir.
Cuenta General
41Ventas
42Devol en
Ventas
51Costos Ventas
Número
de Depto
01
02
03
01
02
03
01
02
03
Cuenta de Detalle
4101 Ventas Muebles de Habitación
4102 Ventas Muebles de Sala
4103 Ventas Muebles de Comedor
4201Devoluc. Muebles de
Habitación
4202 Devoluciones Muebles de Sala
4203Devoluc. Muebles de Comedor
5101CV Muebles de Habitación
5102CV Muebles de Sala
5103CV Muebles de Comedor
Fígura 5-2: Estructura de las cuentas del MG para departamentalizar por productos
Las ventas para todos los productos codificados con el LM
Departamento 01 actualizan las cuentas de ventas, devoluciones
en ventas y los costos de las mercancías vendidas para las
ventas del departamento de muebles de habitación. Igualmente,
todos los productos y servicios codificados con el LM
Departamento 02 actualiza las cuentas de ventas, devoluciones
en ventas y los costos de las mercancías vendidas para las
ventas del departamento de los muebles de sala.
Al departamentalizar las ventas, puede ver el estado de
ganancias e inmediatamente identifica la porción del negocio que
está generando más ganancias. Basado en esta información,
podría decidir si hacer más mercadeo para personificar la división
de muebles.
Ubicación
Use este campo para identificar dónde está localizado el
producto. Este campo es especialmente útil si almacena
productos en diferentes lugares. Por ejemplo, puede almacenar
el producto A en el primer y segundo piso de su almacén. Puede
designar el primer piso como lugar 1 y el segundo piso como
lugar 2.
5 - 5
P R O D U C T O S
Mínimo
Tiempo
Entre el monto mínimo del producto que quiera mantener en
inventario. Cuando el número en el campo Unidades
Disponibles llega a este número, DacEasy® coloca este producto
en el reporte de Alerta de Producto.
Use este campo para indicar el tiempo necesitado para enviar el
producto a un cliente.
Tipo Inventario
Si escoge seguir inventario, necesita seleccionar uno de los
siguientes métodos de seguimiento:
Normal—DacEasy® incrementa las unidades disponibles cuando
compre y las disminuye cuando venda un producto
DacEasy controla todas las existencias del producto, si bien este
mantiene tres columnas históricas de información para
comparación. Usted puede solamente vender tantas unidades
como tenga en existencia. Adicionalmente, los artículos serán
entrados como pendientes.
Nota: Cuando facture un cliente por productos sin unidades disponibles,
DacEasy® crea un pendiente y no factura el cliente por el monto de los
artículos ordenados hasta que llegue lo que está pendiente.
No-Inventario—Los productos de No-inventario son aquellos
que nunca se mantienen en existencias. DacEasy solamente
mantiene información histórica de estos productos.
Adicionalmente, usted puede usar solamente productos de noinventario en el módulo de facturación. Usted no podrá introducir
artículos de no-inventario en ordenes de compra o mercancía
recibida. Los productos que son embarcados son normalmente
clasificados como de no-inventario.
Negativo—El control para el inventario negativo es muy similar
al seguimiento del inventario normal, excepto que este método
le permite trabajar con sus existencias aunque no tenga
unidades disponibles. Entonces, si usted está introduciendo un
producto en una factura, y ahí no existen suficientes unidades a
la mano para surtir la orden, DacEasy aún muestra todas las
unidades como embarcadas. Si esto ocurre, sus unidades en
existencia y su moneda local serán negativos después de su
asiento.
Nota: DacEasy® no le advierte que el producto está fuera
de inventario al tiempo de la factura
5 - 6
C A P Í T U L O
5
Leer código de barra
Use este campo para indicar como los productos serán
seleccionados cuando cree una factura al leer el código de barra.
Su Código—Use este método para entrar los códigos de
productos por el campo Código en la pantalla de Edición/
Productos. Este es el código entrado cuando el producto fue
creado.
Código del Suplidor—Use este método para entrar los
productos por el código del suplidor. Este es el código localizado
en el campo No. En la sección Suplidor Alterno en la pantalla de
Editar Productos.
Ambos—Use este método para tener la opción de entrar los
productos por el código que creó en DacEasy® o el código del
suplidor.
Reorden
Entre el monto de productos que usualmente ordena en este
campo. Este monto se desplegará en el reporte de Alerta de
Productos.
Costos. Cuando vende un producto, incurre en costos de ventas o creando
el producto. El CV es sustraído de las ventas brutas para calcular las
ganancias brutas. Esta área identifica el CV asociado con el producto.
Estándar
Entre un costo estándar para cada producto si usa el método de
costo estándar. El costo estándar deberá reflejar el costo de un
artículo entero. Por ejemplo, suponga que la medida es Caja y
la fracción es 50. Debe entrar el costo estándar de la Caja.
Puede editar el Costo estándar en cualquier momento.
Nota: Si deja este campo en blanco y usa el método de costo
estándar, DacEasy® usa $0.00 para calcular el costo del artículo.
Promedio
Si usa este costo, entre el costo actual cuando configure un
producto.
Nota: DacEasy® siempre actualiza los campos Promedio y Precio
Última Compra indiferentemente al método de costos que use.
5 - 7
P R O D U C T O S
Precio Última Compra
Si usa el precio última compra, entre el costo actual cuando
configure un producto.
Nota: DacEasy® siempre actualiza los campos Promedio y Precio
Última Compra indiferentemente del método de costos que esté
usando.
Más acerca de los métodos de costos. Usted sabe como quiere que
DacEasy le calcule el valor del costo de los productos cuando
configure su compañía. DacEasy se basa en el método de costos
sobre el promedio de un artículo, el costo estándar asignado a
un artículo o el costo al cual un artículo fue comprado por última
vez.
La siguiente ilustración muestra las diferencias que los métodos
de costos pueden hacer cuando determine su método del costo
de ventas. La línea superior indica los precios de compras de la
furniture polish para Enero, Febrero y Marzo. Note como el valor
para el costo promedio (promedio) y el precio última compra
cambian mes por mes, mientras que el costo estándar se
mantiene igual.
Método de Costos
Costo Actual
Costo Promedio
Precio Última Compra
Costo Estándar
Enero
1.00
1.00
1.00
1.80
Febrero
2.00
1.50
2.00
1.80
Marzo
2.50
1.80
2.50
1.80
Fígura 5-3: Ejemplo de los diferentes cálculos de los costos de los productos
El método de costo promedio usa el costo promedio calculado
por el programa. El costo promedio es igual al monto total
disponible dividido por el total de unidades disponibles. DacEasy
actualiza el campo de costo Promedio cada vez que asiente una
mercancía recibida incluyendo el producto.
El método de costo estándar basa el costo de la mercancía
vendida en un costo fijo del producto que especifique. Entre
este monto en el campo costo Estándar en la pantalla de
Productos.
El método de último precio de compras usa los precios de la
última compra del producto para determinar el Costo de Ventas.
DacEasy actualiza este campo cada vez que asiente una
mercancía recibida incluyendo el producto.
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C A P Í T U L O
5
Específicaciones del ISR regulan la consistencia del método de
costos. Una vez entrada las transacciones, no puede cambiar a
otro método de costos sin consultar a su contador.
Usando las Nota: haga su decisión del método de costos cuidadosamente.
Leyes Métodos de Costos de DacEasy
Cuando use la opción de Facturación para crear una factura a un
cliente, DacEasy calcula el valor del costo de la mercancía
vendida usando uno de los tres métodos: Estándar, Promedio o
Precio de Última Compra. Por ejemplo, suponga que compró
cera para muebles a $2.00 una caja. Vende tres cajas de cera a
$4.00 cada una. En la factura, DacEasy® calcula el precio de
ventas como un total de $12.00 (3x$4.00). DacEasy® remueve
tres artículos del módulo de Producto, reduce el valor del
inventario por $6.00 (3 artículos a un costo de $2.00) e
incrementa la cuenta de Costo de Ventas por $6.00.
Área de Información de Compras. El área de Información del
Productos y la Información de Ventas contienen un campo de
Fracción y uno de Medida.
Figura 5-4: Pantalla de Información de compras de un producto.
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P R O D U C T O S
La fracción determina el Número de unidades parciales que
puede comprar o vender e indica el número de artículos que
necesita incluir en una unidad completa.
La medida describe como comprar o vender el producto.
Nota: Esta información debe ser cuidadosamente entrada puesto que no
puede cambiar la fracción después de entrar las unidades disponibles.
Debe borrar y entrar otra vez el producto para cambiar la fracción.
Medida, Fracción
Entre la Medida de Compra y Venta para describir como compra
o vende el producto.
Entre la Fracción de Compra y Venta para indicar el número de
artículos que componen una sola unidad.
La Fígura 5-5 ilustra este concepto.
Medidas de Compras
Medida= Caja
Fracción = 12
XXX XXX
X X X XX
XXX
XXX
1 caja
+
5 cartones
Para usar en una orden, entre la
cantidad como 1.5
Medidas de Ventas
Measure = Cartón
Fraction = 3
XXX XX
1 cartón
+
2 paquetes
Para usar en una orden de
compras, entre la cantidad como
1.2
Fígura 5-5: Ejemplos de fracción de compras
Usando fracciones le permite comprar y vender cantidades
parciales de un artículo tal como una media caja o media libra.
Suponga que compra barniz por caja pero la vende por lata
individual. En este ejemplo, las siguientes medidas y fracciones
podrían ser entradas:
La medida de compras debe ser Caja y la fracción de compras debe ser
12.
La medida de ventas debe ser Unidad y la fracción de ventas debe ser 1.
Entrar una fracción diferente a 1. Cuando compre o facture con
una fracción diferente a 1, entre el monto parcial para colocar el
decimal correcto. Por ejemplo, suponga que la medida es Caja y
la fracción es 24. Para ordenar 1½ caja, entre 1.12 como el
monto a comprar o vender, puesto que el 12 es la mitad de 24.
Si entra 1.5, DacEasy® calcula el monto por una caja más cinco
artículos adicionales.
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C A P Í T U L O
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Medida de Compra
Medida = Caja
Fracción = 12
X X X X X XX X X X
X X X X X XX X X X
X X X X X XX X X X
XXXXXX
1 caja
+
12 cartones
Para usarla en una factura, entre la
cantidad como 1.12
Fígura 5-6: Facturando cantidades parciales de un producto
Proveedor
Entre el código del suplidor que normalmente usa para comprar
el producto. Si no recuerda el numero presione para
desplegar la busqueda
No
Entre el código del producto del suplidor.
Última Fecha de Compra.
DacEasy® despliega la última fecha en que compró el producto a
su suplidor.
Proveedores Alternos
Utilice la sección de proveedores alternos para referenciar otros
proveedores que vendan este producto. Teclee el Código del
Proveedor a ser utilizado en el caso de una situación de Pedido
Pendiente con su proveedor principal.
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P R O D U C T O S
Área de Información de Ventas. Esta área es usada para registrar la
información de ventas acerca de un producto.
Figura 5-7: Pantalla de Información de ventas de un producto.
Medida, Fracción
Vea la discusión de arriba en el área de Información de compras
del Producto.
Precio de Ventas
Entre el precio de ventas por unidad del producto en el campo
Precio de Ventas.
Última Fecha de Venta
DacEasy® despliega la última fecha en que vendió el producto.
Descuento por cantidad. Muchos negocios garantizan
descuentos a clientes por comprar grandes cantidades. Los
descuentos son comúnmente expresados como el 20% de la lista
o están listados en diferentes precios para diferentes cantidades.
DacEasy® le permite crear tablas de precios que guarden cada
descuento que le dá a diferentes productos. DacEasy® aplica el
descuento cuando genera una factura a un cliente. Esta área
identifica el precio de ventas que asigne a este producto.
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C A P Í T U L O
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Grupo A, Grupo B, Grupo C, Grupo D, Grupo E, Grupo F
Entre la tabla de precio que quiera asignar a este producto.
Puede configurar varias posibilidades. Por ejemplo, podría
querer dar un descuento cuando un cliente compre 20 unidades
de un producto y otro descuento a 40 unidades.
Nota: Si necesita saber como configurar una tabla de precio,
refiérase a la sección titulada Pasos para configurar una tabla de
precio encontrado luego en este capitulo.
Como accesar las tablas de precios. Puede accesar las tablas de
precios de dos formas: desde el menú principal o por la opción
de Productos.
Desde el menú principal, seleccione Edición/ Tablas/ tabla de
Precios.
Desde la opción de Productos, coloque el cursor en el campo
Tabla de Precios y presione
para desplegar una lista de
precios. Para añadir una nueva tabla, presione . Entre la
información para la tabla de precios, entonces presione
para
salvar la información y limpiar la pantalla. Entre el código de la
tabla de precios para cada Grupo de precio.
Figura 5-8: Pantalla para agregar o editar una Tabla de Precios.
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P R O D U C T O S
A continuación se describen los campos de la pantalla anterior.
Código
Asigne hasta 5 códigos de caracteres por cada cambio de precio.
Use este código asignando el cambio de precio para los
productos. Cuando un producto es facturado, y este contiene una
cantidad de cambio de precio, DacEasy chequea el cliente para
ver si ellos reúnen los requisitos por el mismo cambio de precio.
Descripción
Introduzca hasta 30 caracteres para describir cada cambio de
precio y que le permita identificar fácilmente la tabla cuando
introduce la descripción en la fila del cliente o producto.
Tipo
Seleccione el tipo de cambio de precio que usted quiera asignar
a este código.
Cantidad- Este tipo le permite introducir hasta 5 niveles de
descuento de porcentaje los que serán dados para los clientes
quiénes compran una dada cantidad de producto.
Porcentaje- Este tipo le permite especificar planos de descuento
que siempre serán dados a los clientes que reciben el cambio de
precio.
Moneda- Este tipo le permite especificar el monto de dólar que
será sustraído del producto normal vendido a precio para
determinar el precio dado a los clientes que reciben el cambio de
precio.
Precio Fijo- Este tipo le permite especificar el actual descuento
del precio vendido que no es dado a los clientes que están
calificando para recibir el cambio de precio.
Método de Redondeo
Cuando trabajamos con porcentajes, hay muchas instancias
cuando el calculo no resulta en un monto. Si es necesario para
DacEasy redondea esas cantidades.
Usted puede redondear los precios asignados para todas las
fracciones de la moneda. Seleccione el Método Redondeo que
mejor haga ver su línea de producto.
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C A P Í T U L O
5
Área de la Tabla de Cantidad
Complete el área de la Tabla de Cantidad de la caja de diálogo
Editar Cambios de Precio cuando usted selecciona la cantidad en
el tipo de cambio.
Mínimo.
El campo mínimo indica el mínimo número de artículos que
deberían ser ordenados para recibir el descuento. DacEasy le
permite introducir hasta 5 paréntesis para los precios de
descuento.
Descuento %.
Use el campo de descuento % para determinar el monto de
descuento dado cuando la mínima cantidad del producto es
comprada. Introduzca este valor en la forma 99.999%.
Porcentaje/Dólar/Area de precio
Ingrese una cantidad en esta área cuando usted ingrese por
tipos de descuentos de Porcentaje, Moneda, o Precio Fijo.
Cantidad
El valor introducido en el campo de cantidad dependerá del tipo
de cambio de precio que usted este iniciando. Use el campo para
introducir alguno de los siguientes:
Porcentaje- La cantidad del porcentaje normal de descuento.
Moneda- La cantidad para sustraer desde el precio normal de
venta.
Precio Fijo- El actual descuento del precio de venta.
Area de Productos Alternativos. Esta área le ayuda a
rápidamente identificar el producto que pueda sustituir por el
requerido. Esta característica es especialmente útil cuando
necesite sustituir rápidamente un producto por otro.
Código Entre el código de un producto que pueda sustituir por
este producto. Puede entrar más de un producto en esta área.
Puede usar este campo para crear reportes personificados
usando los Generadores.
Esta área provee la información de la factura para cada
producto.
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P R O D U C T O S
Figura 5-9: Pantalla de información de facturación
Area de Informe de Facturación
Comisionable
Seleccione el campo Comisionable, si el vendedor recibe una
comisión por las ventas de este producto.
Configure una tasa de comisión cuando configure los vendedores
usando la opción Edición/ Vendedores
Serial
Seleccione el campo números de serie para seguir el Número
serial para este producto. El seguimiento de Número serial
puede resultar una herramienta muy poderosa de control de
inventario, especialmente si un cliente requiere servicios en un
articulo después de la venta. En adición a validación de compras,
puede consultar información específica acerca de la venta (por
ejemplo, la fecha de la venta y el Número de factura de la
venta.)
Equipo ensamblado
Seleccione este campo para desplegar la lista de componentes
en la factura cuando el producto es vendido. Podemos
solamente accesar este campo si el producto tiene una lista de
componentes. Para entrar los componentes en la pantalla de
Lista de Entrada de Componentes, Presione Shift+F5.
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C A P Í T U L O
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Figura 5-10: Lista de componentes.
Area de Unidades. Esta área provee la información de venta para cada producto.
Area de
Unidades
Figura 5-11: Area de Unidades en la pantalla de Editar productos.
Existencia $
DacEasy desplega el monto de dinero que tiene en inventario. DacEasy
calcula este Número basado en el método de costo de inventario que
escoja usando opción Edición/Valores por omisión/Preferencias del
Sistema.
Unidades de Compras
DacEasy despliega el Número de unidades de compra que tenga
disponible. Este Número está basado en el Número que entre en el
campo Fracción en el área de información de Compra.
Unidades vendidas
DacEasy despliega el Número de unidades de ventas disponibles. Este
Número está basado en el Número que entra en el campo Fracción en el
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P R O D U C T O S
área de información de Ventas.
Unidades Comprometidas
Este campo despliega el número de unidades que usted ha comprometido
a facturas de clientes que no han sido asentadas. Cuando usted introduce
una factura para un cliente, DacEasy incrementa el número de unidades
comprometidas. Cuando usted asienta el modulo de Facturación, DacEasy
sustrae la cantidad vendida de las unidades en existencia y recalcula el
valor del inventario de cada producto. DacEasy reduce las unidades
comprometidas por el número de unidades asentadas en Facturación.
Este campo no puede ser editado.
Ordenado
DacEasy despliega el Número de unidades de este producto que tiene
pendiente a facturar el suplidor, no incluyen las unidades pendientes
(backordered).
Después de entrar toda la información acerca del producto, simplemente
presione
para salvar la información y limpiar la pantalla. DacEasy®
limpia la pantalla, lista para entrar otro producto. Si quiere salir de esta
opción, presione Esc para regresar a la pantalla principal de DacEasy
Contabilidad.
La carpeta Personalizado del cuadro de dialogo Editar Producto incluye
seis campos de textos, cuatro campos numéricos y dos campos de fecha
que puede usar para almacenar alguna información que necesite. Para
acceder el cuadro de dialogo Editar Producto, seleccione Productos desde
el menú Edición. Puede incluir estos campos en reportes personalizados
generados con DacAccess
A continuación se presenta la pantalla Editar producto-carpeta
personalizado.
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C A P Í T U L O
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Figura 5-12: Pantalla que muestra las informaciones de la carpeta Personalizado
Area de campos de textos
campos de textos pueden incluir letras, números o símbolos.
Digite un valor para cada campo numérico que desee controlar . Puede
modificar el formato cuando imprima reportes con DacAccess.
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P R O D U C T O S
Añadiendo una Nota a un Producto
Puede “añadir una nota” a cada producto. Use esta función como una
registros de productos. Complete los siguientes pasos para añadir una
nota a un registro de productos.
1. Escoja Edición/Productos. La pantalla de Editar Productos se
desplegará.
2. Presione
y seleccione un producto.
3. Presione F3 para añadir una nota a un producto. Una página de
nota se desplegará, la cual puede usar para entrar información
miscelánea acerca de un producto en específico. Puede tener
múltiples notas para cada producto.
4. Presione
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C A P Í T U L O
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Configurar y Usar Tablas de Precios
DacEasy® le permite configurar tablas de precios por cantidad para sus
clientes. Cada cliente puede estar en un grupo de precio y cada producto
puede tener hasta seis categorías de precios.
Debe primero configurar una tabla de precios que describa el número
mínimo de unidades para cada porcentaje de descuento. Después de
crear la tabla de precios, entre el código de la tabla de precios hasta seis
grupos (A-F) para cada producto sobre el cual quiere ofrecer cantidad de
descuentos. Para cada cliente que quiera ofrecer el descuento, asigne un
grupo de precio (A-F).
Cuando entre un artículo en una factura de un cliente, DacEasy® chequea
ese producto por si tiene un código de tabla de precio. Si no existe, el
programa chequea el número de unidades ordenadas. Si un monto
mínimo es ordenado, DacEasy® chequea si el cliente está en el mismo
grupo de precio.
Por ejemplo, La Furniture Factory tiene una cantidad de tabla de precios,
OFFIC, para los muebles de oficina. DESK-CHERRY, el cual es considerado
mueble de oficina, tiene OFFIC para el Grupo A en la pantalla de
Productos. Kathy Eaton, un cliente de la Furniture Factory, califica para
una tabla de precios de muebles de oficina. Por lo tanto, ella está en el
grupo de precio A, el cual está configurado en la pantalla de Clientes. Si
ella compra un mínimo de 10 escritorios cherry, ella recibirá un 2% de
descuento porque la tabla de precio OFFIC está configurada al grupo A
para el producto y ella está en el grupo de precio A.
Pasos rápidos para configurar tablas de precios
1. Seleccione Edición/Tablas/Tabla de Precios desde el menú
principal.
2. Entre un código y la descripción para la tabla de precio.
3. Seleccione el método de redondeo.
4. Entre las unidades mínimas y el porcentaje de descuento como un
número total. Puede entrar hasta 5 niveles.
5. Presione
para salvar la tabla y presione Esc para regresar al
menú principal.
6. Seleccione Edición/Productos desde el menú principal. Seleccione
un producto, el cual quiera asignar la tabla de precios.
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P R O D U C T O S
7. Entre el código de la tabla de precios en uno de los campos Grupos.
Presione
8. Presione
para seleccionar un código desde la Búsqueda.
y presione Esc para regresar al menú principal.
9. Seleccione Edición/Clientes desde el menú principal. Seleccione el
cliente, quien es elegido para la tabla de precios.
10.
Seleccione el grupo de precio para el cliente. Si quiere que
este cliente sea elegido para la tabla de precio entrada
anteriormente, seleccione aquí el mismo grupo como en la pantalla
de Productos.
11.
Presione
para salvar los cambios.
Nota: puede verificar el punto Informaciones de Ventas de la pantalla de
editar productos donde explica cada uno de los campos de la pantalla
para editar una tabla de precios.
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C A P Í T U L O
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Cambiar el código de un producto
Si desea cambiar el código de un producto presione
para buscar el
producto, luego presione Shift+F6 desde la pantalla de editar productos.
Se desplegará la pantalla de Buscar y reemplazar código, donde digitará
el nuevo código del producto.
Figura 5-13: Cambio de código de productos.
Cambiando códigos de producto.
Complete los siguientes pasos para cambiar un código de producto.
DacEasy actualiza todos los archivos afectados con el nuevo código de
producto.
Nota: Respalde sus archivos de datos antes de proceder con estos pasos.
Si el proceso es interrumpido, baje el respaldo para asegurar la integridad
de su información.
Para cambiar un código de producto.
1.
Seleccione Productos dentro del menú de Editar. Se muestra la caja
de diálogo Editar Producto.
2.
Haga clic en Opciones y seleccione Cambiar Código. Se muestra la
caja de diálogo de Buscar y Reemplazar Código .
3.
Teclee el nuevo código.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda dentro de la caja de diálogo Buscar y
Remplazar Código para asistencia adicional sobre cambios de código.
4.
Haga clic en Aceptar para cambiar el código.
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P R O D U C T O S
Historial de un producto
DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus productos.
Siempre que usted asienta una transacción utilizando este producto,
DacEasy actualiza las cifras históricas.
La siguiente es una breve explicación de la información mostrada en la
pantalla de Historia de Producto:
Figura 5-14: Historial de productos, Edición/Producto/Shift+F3
Unidades Compradas
El número total de unidades compradas de proveedores. Usted puede
utilizar este campo para clasificación cuando imprima reportes de
producto.
Compras en $
El monto total pagado a proveedores por compras del producto. Usted
puede utilizar este campo para clasificación cuando imprima reportes de
productos.
Unidades Ventas
El número total de unidades vendidas a clientes. Usted puede utilizar este
campo para clasificación cuando imprima reportes de producto.
Ventas en $
El monto total de ingresos por ventas del producto a clientes. Usted
puede utilizar este campo para clasificar cuando imprima reportes de
productos.
Costo
El costo total de las unidades vendidas a clientes.
Ganancia
El resultado neto por ventas del producto, igual a ingresos por ventas
menos costo de ventas del producto a clientes.
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C A P Í T U L O
5
Esta caja de diálogo también incluye las cifras de presupuesto para el año
en curso. Usted puede teclear las cifras de presupuesto, basadas en sus
propios cálculos, o usted puede ejecutar la rutina Pronosticando
Inventario para dejar que DacEasy calcule las cifras de presupuesto. Si
usted planea utilizar el cálculo automático de pronósticos de DacEasy,
ejecútelo antes de hacer la rutina de Inventario Fin de Año.
Utilice la columna de Varianza y de % para comparar cifras reales contra
sus cifras presupuestadas. La cantidad real en moneda local de diferencia
se muestra en la columna de Varianza. La varianza se muestra como un
porcentaje en la columna de %.
Cuando usted ejecuta fin de año para inventario, DacEasy transfiere los
valores en la columna 1er AÑO ALF (primer año a la fecha) a AP (año
pasado) y AP a AAP (año anterior al pasado). Usted puede teclear
manualmente valores en estos campos, lo que resulta practico cuando
inicializa nuevos productos.
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P R O D U C T O S
Números Seriales
Podría querer seguir el Número serial para los productos. Esta opción es
particularmente útil si provee servicios de garantías con los productos.
Puede validar fácilmente las ventas de un producto particular siguiendo el
Número serial.
Para mantener el seguimiento de Número serial, necesita indicar que
quiere hacerlo así en la pantalla de Editar Productos. Hace esto
escogiendo el campo Serial en el área de Información de Facturación.
Agregar un Número Serial
Para entrar un número serial de un producto, escoja Edición/Número de
serie desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal
de DacEasy® Contabilidad. La pantalla de Editar Número Serial se
desplegará.
Fígura 5-15: Pantalla de editar número serial
Entre el número serial por completar los campos como se describe
debajo.
Campos en la pantalla de editar número serial
Código Producto/Servicio
Entre el código del producto o servicio para el cual sigue el
Número serial.
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C A P Í T U L O
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Presione
para seleccionar un producto desde la búsqueda.
Serial Número
Entre el Número del serial que identifique este producto.
Disponible
Seleccione este campo si el producto está disponible para la
venta. Si no marca este campo es porque el producto no está
disponible para la venta. Si no hay productos en inventario, el
producto deberá estar en no disponible.
Tipo de Transacción.
Necesita indicar el tipo de transacción. Escoja una de las
siguientes opciones.
MR—Mercancía recibida, indica que los artículos están en
inventario y disponibles para la venta.
PR—Devolución en compra, indica que los artículos fueron
devueltos al suplidor y no están disponibles para la venta.
IN—Factura, indica que los artículos fueron vendidos a un cliente
y no están disponibles para la venta.
SR—Devoluciones en ventas, indica que los artículos fueron
devueltos al inventario y que están disponibles para la venta.
II-Entrada de inventario.
IO-Salida de inventario.
Número
Entre el Número de la factura y la orden o devolución de compra
en el cual se encuentra el artículo.
Cliente/Proveedor
Entre el cliente o suplidor asociado con la transacción.
Fecha
Entre la fecha de la transacción o acepte la fecha del sistema.
Acción Acepte lo asociado con el tipo de transacción. Esto
indica si está añadiendo o removiendo los artículos del inventario
5 - 2 7
P R O D U C T O S
Entrar Balances Iniciales a los Productos
Después de entrar sus productos, entre cada balance inicial de los
productos.
1. Escoja Edición/Productos para desplegar la pantalla de Editar
Productos.
2. Entre el código del producto o presione
búsqueda.
3. Presione F7 para accesar la pantalla de Configurar Existencia de
Balance.
Fígura 5-16: Entrar una cantidad inicial de un producto y el valor en la pantalla de Saldo
inicial de producto.
4. Complete cada campo como es descrito.
Campos en la Pantalla de Configurar Balance Existencia
Fecha
Esta determina en cual período se asentará el balance de la
cuenta en el Libro Mayor. Se desplega la fecha actual del
todos los balances.
Editar Productos. Entre la fecha en el campo Entrar Fecha y
presione
.
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C A P Í T U L O
5
Referencia
Entre una corta referencia que describa esta operación. Ej:
Balance Inicial
Unidades
Entre el número total de unidades del producto que están en
existencia a la fecha de la configuración. Entre esta cantidad
basado en la fracción de compras.
Costo Unitario
Entre el monto que le cuesta comprar una unidad del producto.
Si no sabe el valor total de la mercancía en existencia, puede
dejar este campo en blanco. Cuando entre el valor total en el
campo Monto, DacEasy® calcula el costo unitario por usted.
Total$
DacEasy® actualiza este campo cuando entra las unidades
disponibles y el costo de un producto.
5. Presione
para salvar la configuración del balance inicial.
5 - 2 9
P R O D U C T O S
Verificar los Productos Entrados
Reporte de Listado de Productos.
información esta correcta.
Este reporte le ayudará a verificar que la
Pasos rápidos para imprimir el reporte de listado de productos
1. Seleccione Reportes/Inventarios/Listado de Productos desde
el menú principal.
Figura 5-17: Reporte de listado de productos.
2. Presione
para aceptar los campos fijados e imprimir el reporte
para todos los productos o servicios.
3. Seleccione su opción de impresión y presione
para imprimir.
4. Revise el reporte por si existe cualquier error en la información del
producto.
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C A P Í T U L O
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Manejo de Artículos Maestros
Si tiene múltiples almacenes o desea crear una estructura de inventario
multi-nivel, agregue un artículo maestro para cada producto primario que
usted vende. Entonces, asocie cada artículo de detalle con el artículo
maestro. Usted puede imprimir reportes basados en artículos maestros y
almacenes. Usted puede también usar la característica de Generar
Artículos para que DacEasy genere automáticamente un código de
producto para cada almacén.
Como agregar o editar articulo maestro
Seleccione Edición/Articulo Maestro desde el menú principal se
desplegará la pantalla para editar artículos maestros.
Figura 5-18: Pantalla para agregar o editar articulo maestro
La pantalla anterior esta dividida en tres secciones, los campos y las
pantallas correspondiente a cada sección se explica a continuación.
5 - 3 1
P R O D U C T O S
Campos en la pantalla editar artículos maestros sección general
Código
Para crear un nuevo producto maestro, teclee hasta 10 caracteres para
que funcione como el código del artículo maestro, el cual identifica el
artículo maestro por todo DacEasy. Para editar o ver un artículo maestro
existente, teclee el código o haga clic en Buscar para seleccionar el
artículo maestro desde la lista de códigos de la lista de artículos
maestros.
Descripción
Digite una breve descripción del articulo.
teclee hasta 30 caracteres.
DacEasy permite que usted
Departamento LM
Si usted selecciona inventario como su método de departamentalización
en la caja de diálogo Cuenta de Interfaz, usted debería asignar un
número de departamento por cada servicio. Cuando usted genera
artículos desde el artículo maestro, cada nuevo artículo de detalle es
asignado al departamento LM del artículo maestro.
El número de departamento sirve como un sufijo de las ventas generales,
devoluciones de ventas y costo de ventas. El resultado de la cuenta es
actualizado cuando usted asienta transacciones que incluyen el servicio.
Si usted no departamentaliza por inventario, usted puede dejar este
campo en blanco o úselo como campo de referencia.
Sugerencia: El departamento de LM puede ser usado como una opción de
Ordenación cuando se imprimen reportes.
Tipo inventario
Para cada producto que usted introduzca, seleccione uno de tres métodos
de control de inventarios disponibles. El siguiente es un ejemplo de cada
uno de los métodos:
Normal—DacEasy controla todas las existencias del producto, si bien este
mantiene tres columnas históricas de información para comparación.
Usted puede solamente vender tantas unidades como tenga en
existencia. Adicionalmente los artículos serán pedidos pendientes.
No-Inventario—Los productos de No-inventario son aquellos que nunca
se mantienen existencias. DacEasy solamente mantiene información
histórica de estos productos.
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C A P Í T U L O
5
Adicionalmente, usted puede usar solamente productos de no-inventario
en el módulo de facturación. Usted no podrá introducir artículos de noinventario en ordenes de compra o mercancía recibida. Los productos que
son embarcados son normalmente clasificados como de no-inventario.
Negativo—El control para el inventario negativo es muy similar al
seguimiento del inventario normal, excepto que este método le permite a
sus cantidades a la mano pronunciarse por debajo del cero. Entonces, si
usted está introduciendo un producto en una factura, y ahí no existen
suficientes unidades a la mano para surtir la orden, DacEasy aún muestra
todas las unidades como embarcadas. Si esto ocurre, sus unidades en
existencia y su moneda local serán negativos después de su asiento.
Nota: Para mantener el valor del inventario correcto, reciba siempre sus
artículos en el módulo de Compras y asiente estos artículos antes de
asentar las facturas.
Ubicación
Digite un valor en este campo cuando necesite agrupar sus productos por
la localidad de almacenamiento. Por ejemplo, si usted posee un almacén
con ubicaciones numeradas, usted deberá introducir un número de
ubicación en este campo. Si no es necesario puede dejar este campo en
blanco.
Leer Código de Barras
Cuando se genera artículos desde el artículo maestro, cada artículo de
detalle nuevo es asignado al estatus de Llamarle por el artículo maestro.
Seleccione el método cuando se agrega un artículo a una transacción de
facturación o de compras.
Su código—Seleccione esta opción para usar el campo de Código en el
archivo del producto cuando usted agregue un producto a la transacción
de facturación o de compra..
Código del proveedor—Seleccione esta opción para usar el campo
Producto del proveedor en el archivo del producto cuando usted agrega
un producto a una transacción de facturación o de compra.
Ambos—Seleccione esta opción para usar el campo de Código o el campo
de Producto de Proveedor el archivo del Producto cuando usted agrega un
producto a una transacción de facturación o compras.
5 - 3 3
P R O D U C T O S
Esto es útil si usted usa un sistema de código diferente al de sus
proveedores. Por ejemplo, si su proveedor ya tiene un artículo marcado
con un código de barras, seleccione Ambos en este campo y teclee su
código de proveedor en el campo Artículo de Proveedor en la pantalla
Editar Producto. Entonces, usted usa un scanner de código de barras para
agregar el producto en una factura, aun si su código de producto es
diferente al de su proveedor.
Medida de compra
Cuando genera artículos de detalle desde el artículo maestro, cada nuevo
artículo de detalle es asignado a la medida de compra del artículo
maestro.
Teclee hasta 8 caracteres como la medida usada en compras del artículo
de detalle. Por ejemplo, si usted compra latas en cajas de 24, usted
teclearía tipo en este campo.
El valor tecleado en este campo es impreso en los reportes de Listado de
Producto y Actividades de Producto.
Fracción de compra
artículo de detalle es asignado a la fracción de compra del artículo
maestro. Todos los artículos de detalle deben tener la misma fracción de
compra que el artículo maestro.
Nota: Cada producto tiene 2 fracciones: compras y ventas. No se podrá
cambiar una fracción si el producto tiene a la mano moneda local o
unidades, o si se ha introducido transacciones para el producto.
Medida de ventas
artículo de detalle es asignado a la medida de ventas. Teclee hasta 8
caracteres como la medida cuando usted vende el producto. Por ejemplo,
si usted vende latas por docena, teclee Docena en este campo. El valor en
este campo se imprime en los reportes de Listado de Producto y Actividad
de Producto.
Fracción Ventas
artículo de detalle es asignado a la fracción de ventas. Todos los artículos
de detalle deben tener la misma fracción de ventas que el artículo
maestro.
5 - 3 4
C A P Í T U L O
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Mínimo
Este campo contiene la cantidad mínima deseable en existencia para este
producto.
Reordenar
El campo de Reordenar indica el número de unidades a reordenar cuando
las unidades en existencia se encuentran por debajo del número del
campo Mínimo. Esta cantidad a reordenar se imprime en el Reporte de
Alerta del Producto para todos los productos que se encuentran por
debajo del mínimo. Utilice las cantidades de reorden cuando teclee una
orden de compra para resurtir el producto. Si no quiere utilizar las
capacidades de alerta de inventario de DacEasy, puede dejar este campo
en blanco.
Tiempo de Entrega
Digite el tiempo que toma a sus clientes recibir artículos después de
ordenados.
Producto, Proveedor Primario
Introduzca el código del proveedor del cual usted obtiene con más
frecuencia el producto. El código del proveedor de compras se imprime en
los reportes de Atención a productos y Actividad de productos. Use estos
reportes como referencia cuando prepare ordenes de compra. Si usted no
está seguro del código del proveedor, presione
para seleccionar al
proveedor desde una lista de proveedores disponibles.
Digite el código del producto correspondiente al proveedor primario.
Proveedor Alternativo (1 y 2), Producto (1 y 2)
Utilice los campos de proveedores alternos para referenciar otros
proveedores que venden este producto. Teclee el Código del Proveedor a
ser utilizado en el caso de una situación de Pedido Pendiente con su
proveedor principal.
Teclee el código alternativo del producto del proveedor en el campo
Producto.
5 - 3 5
P R O D U C T O S
Campos en la pantalla editar artículos maestros sección facturación
Figura 5-19: Pantalla para editar Articulo maestro información de facturación
Precio de venta
Digite el precio de la venta del articulo en este campo.
Grupos de Cambio de Precio
Usted puede usar las tablas de precio para vender artículos de detalle con
precios descontados a ciertos clientes. Teclee hasta seis códigos de
descuentos para cada producto. Si un artículo con un código de descuento
es vendido a un cliente asignado al mismo grupo de precio, el precio del
artículo es ajustado del acuerdo. Por ejemplo, si usted teclea 01 para el
precio del Grupo B, DacEasy ajustara el precio de venta de este producto
de acuerdo con la tabla de descuentos 01 cada vez que el producto es
vendido a un cliente asignado al grupo de precio B. Si presiona
accesar la tabla de precio desde la pantalla de búsqueda.
podrá
Área de productos alternativos
Código 1, Código 2
Digite los códigos de producto que pueda utilizar como substituto para el
producto actual. Esta característica es útil en una situación de Pedido
Pendiente.
5 - 3 6
C A P Í T U L O
5
Comisionable
Seleccione este campo si usted paga comisiones a su equipo de ventas
cuando venden este producto. Si usted selecciona Sí en este campo e
incluye un personal de ventas cuando teclea este producto en una
factura, la columna de comisionable será actualizada por la persona de
ventas cuando usted guarde la factura.
Números de Serie
Seleccione este campo si desea controlar números de serie en este
producto. DacEasy le pedirá un número de serie cuando teclee este
producto en transacciones.
Gravable
Cuando usted teclea facturas para sus clientes u ordenes de compra para
sus proveedores, DacEasy calcula el impuesto de ventas basado en una
tabla predefinida de tasas de impuestos para cada cliente o proveedor. El
impuesto calculado se basa únicamente en productos o servicios
gravables.
Campos en la pantalla editar artículos maestros sección detalle artículos
Figura 5-20: Pantalla para editar articulo maestro información de detalle de artículos.
5 - 3 7
P R O D U C T O S
Número de Artículo
Este campo incluye el código de producto para cada artículo detallado
asociado con el artículo maestro. Se puede agregar cada artículo
detallado usando alguno de los métodos siguientes:
Generar Artículos—Haga clic en Generar Artículos y un nuevo
artículo de detalle es agregado al archivo del Artículo Maestro y el
archivo del Producto para cada almacén. El número de artículo es
por omisión el código del artículo maestro seguido de un guión y
después el código del almacén.
Seleccione un artículo existente—Teclee un código de producto
seleccione Producto, y entonces seleccione
existente o presione
un producto de la lista.
Agregar un nuevo artículo de detalle—Teclee un código de
producto que no existe y DacEasy agrega el nuevo artículo de
detalle al Producto cuando usted avance a la siguiente línea. La
configuración del artículo de detalle es la misma que el artículo
maestro.
Genere un artículo para un almacén—Haga clic en Buscar ( ),
y entonces seleccione almacenes. DacEasy agrega el nuevo artículo
de detalle al artículo maestro y el archivo de producto para el
almacén seleccionado. El número de artículo es por omisión el
número de código para el artículo maestro, seguido por un guión, y
entonces el código de almacén.
Almacén
Digite el código, o presione
para seleccionar el código, para el almacén
en el cual el artículo de detalle esta localizado. El campo de almacén es
actualizado para el artículo de detalle en el archivo del Producto.
Descripción
Al seleccionar un artículo de detalle existente, la descripción del producto
es desplegada. Si se está agregando un nuevo artículo de detalle, teclee
una descripción del producto.
Departamento
Si se selecciona un artículo de detalle existente, el departamento LM es
desplegado. Si se está agregando un nuevo artículo de detalle, teclee un
departamento LM o haga clic en Buscar para seleccionar un
departamento.
5 - 3 8
C A P Í T U L O
5
Precio
Si se selecciona un artículo de detalle, el precio del artículo de detalle es
desplegado. Si se está agregando un nuevo artículo de detalle, teclee el
precio más frecuentemente usado para venderlo.
Ubicación
Si se selecciona un artículo de detalle existente, la localidad en la cual el
artículo de detalle es localizado es desplegada. Si se está agregando un
nuevo artículo de detalle, teclee la localidad de entrada en el cual el
artículo es localizado.
Presione
para que las informaciones introducidas en la pantalla de
editar artículo maestro se graben.
Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para
asegurarse que está usando los datos ejemplos. Entonces, complete la:
Aventura 09: Usando tablas de precios,
Aventura 10: Configurar un producto para seguir número serial
Aventura 11: Entrar números seriales por una compra
Aventura 12: Seguir historial de productos
Aventura 13: Ver el historial detallado de productos
Aventura 14: Entrar un balance inicial de un producto.
5 - 3 9
P R O D U C T O S
Notas
5 - 4 0
C A P Í T U L O
6
Servicios
Capítulo 6
Las opciones de Productos y servicios son similares en como asignar el
código, LM dpto, medida, fracción y precio de ventas para cada servicio
como lo hizo para cada producto. También, puede agregar una nota a
cada servicio. Sin embargo, no puede entrar ninguna información de
compra a los servicios.
Debe configurar el módulo de Servicios si:
Provee uno o más servicios a los clientes.
Quiere seguir las ventas de los servicios de tipo individual y
mantener la información histórica.
Quiere facturar a los clientes por servicios vendidos.
Este capítulo se enfoca en la configuración de servicios. Aprenderá como
entrar un servicio, seguir números garantizados y agregar una nota a un
servicio.
Configurar un servicio.
Imprimir el reporte Lista de Servicios.
Seguir números garantizados asociados con un servicio.
6 - 1
S E R V I C I O S
Crear un Servicio
Puede agregar un servicio en la Configuración Fácil o por el menú Edición.
Use la Configuración Fácil si solamente necesita entrar la información
básica acerca de sus servicios. Para accesar todos los campos para un
servicio, necesitará entrar sus servicios desde la pantalla de Editar
Servicios.
Cuando este listo para configurar los servicios, escoja Edición/
Servicios desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla
principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Editar
Servicios.
Fígura 6-1: Pantalla de Editar Servicios
Esta pantalla está dividida dentro de dos áreas principales: Información
del Servicio e Información de Ventas. Cada área es descrita debajo.
Campos en la Pantalla de Editar Servicios
Área de Información del Servicio.
servicio.
Esta área define y categorizar el
Código Asigne un único código para el servicio.
Los servicios pueden estar codificados. Si los códigos son de 14
caracteres o menos, puede usar este campo en DacEasy®. Si
no tiene códigos existentes, necesita desarrollar una forma para
asignar los códigos a los servicios.
6 - 2
C A P Í T U L O
6
Podría usar los primeros dos o tres caracteres para identificar el
tipo de servicio y los restantes para identificar el servicio
específico. Los códigos pueden ser combinaciones de caracteres.
Si los primeros caracteres son usados para agrupar servicios, es
fácil localizar un artículo en una lista de servicios. En lugar de
examinar la lista, puede mirar los servicios en un grupo
específico.
Descripción.
Escriba una descripción del producto.
Esta descripción se
despliega cuando entra el servicio en una factura.
Área de Información de Ventas. Esta área despliega la información
relativa a como el servicio es vendido y si es calculada una comisión.
Departamento L/M.
Departamentalizado por inventario le permite seguir las
ganancias de acuerdo a lo que ha vendido, incluyendo los
servicios. Cuando departamentaliza por inventario, seleccione la
cuenta general de ventas, devoluciones en ventas y costo de la
mercancía vendida en la pantalla de Cuenta de Interface.
DacEasy® usa esta cuenta general y el código del LM
Departamento en el módulo de Servicios para determinar la
cuenta de ventas que se acredita por la ventas de un servicio
particular.
El número de la cuenta de interface para ventas, combinado con
el LM Departamento para un servicio, debe ser una cuenta de
detalle existente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo,
suponga que la cuenta general de ventas en la Cuenta de
Interface es 41. Si entra 05 para el LM Departamento del
servicio, la cuenta de detalle de las ventas 4105 debe existir en
el catálogo de cuenta. Cada cuenta de ventas debe tener su
correspondiente cuenta de devolución y de costos. En este
ejemplo, la cuenta de devoluciones en ventas, 4205, y la de
costo de la mercancía vendida, 5105, deben existir aunque no
tiene devoluciones y costos por servicios.
6 - 3
S E R V I C I O S
En la Furniture Factory, las ventas para todos los servicios
codificados con el departamento 05 actualiza las cuentas de
ventas, devoluciones en ventas y costo de la mercancía vendida
para el servicio de ventas por departamento. Igualmente, todos
los servicios codificados por el departamento 09 actualiza las
cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo de la
mercancía vendida para el departamento de ventas de muebles
con opción a compra. El propietario de la Furniture Factory
puede mirar el estado de ganancias e inmediatamente identifica
la porción que genera más ganancias.
Gravable.
Seleccione este campo si quiere que DacEasy® calcule el
impuesto cuando el servicio sea facturado.
Comisionable.
Seleccione este campo si quiere que el vendedor reciba una
comisión por la venta de este servicio.
Número de serie.
Seleccione este campo para seguir el serial o el número de
contrato del servicio.
Medida, Fracción.
La sección de Información de Ventas contiene un campo de
Fracción. La fracción indica el número total de las unidades.
También, determina el número parcial de unidades que puede
vender. La Medida describe como vende el servicio.
Suponga que carga servicios por hora. La Medida seria Hora.
La fracción muestra como quiere facturar los clientes. Para
facturar por minuto, entre 60 para la fracción. Esto le permite
facturar por una hora y sesenta minutos por entrar 1.20 en la
factura. De otra forma, por un mínimo de ¼ o ½ hora, entre
100 como la fracción. Esto le permite entrar 1.25 por 1¼ de
hora.
6 - 4
C A P Í T U L O
6
Para facturar por servicios con una fracción, entre la cantidad
parcial a la derecha del punto decimal. Por ejemplo, suponga
que la medida es hora y la fracción es 60. Para facturar 1½ hora
del servicio, entre 1.30 como la cantidad, puesto que 30 es la
mitad de 60. Si entra 1.5, DacEasy® calcula la cantidad por una
hora más cinco minutos adicionales.
Precio. Entre el precio de ventas el cual indica la cantidad que carga por
una unidad de medida del servicio. Si la medida es Hora, entre
el precio de cada hora. Igualmente, si la medida es Semana,
entre el precio para cada semana.
Fecha última venta.
DacEasy® automáticamente actualiza este campo cuando las
Facturas son asentadas. La fecha de la factura más reciente
conteniendo el servicio es colocada en este campo.
La carpeta en el cuadro de dialogo Editar Servicio incluye seis campos de
texto, cuatro campos numéricos y dos campos de fecha que puede usar
para almacenar alguna información que necesite. Para acceder al cuadro
de dialogo Editar Servicio, seleccione Servicio desde el menú Editar.
Puede incluir estos campos en un reporte personalizado generado con
DacAccess.
Fígura 6-2: Pantalla de Editar Servicios-Carpeta Personalizado
6 - 5
S E R V I C I O S
Area de campos de textos
campos de textos incluyen letras, números o símbolos.
Digite un valor para cada campo numérico que desee controlar. Puede
modificar el formato cuando imprima el reporte con DacAccess.
Después de completar la pantalla de Editar Servicios, presione
para
grabar la información. DacEasy® limpia la pantalla, lista para entrar un
servicio diferente. Si quiere regresar a la pantalla principal de DacEasy®,
presione Esc.
Cambiar código del servicio
Para cambiar el código de un servicio, presione
desde la pantalla de
Editar Servicios y escoja el servicio al cual desea cambiar el código, luego
presione Shift+F6 para desplegar la pantalla de Buscar y reemplazar
código donde digitará el nuevo código del servicio. Luego presione
para grabar la información.
6 - 6
C A P Í T U L O
6
Historial de un servicio.
DacEasy mantiene tres años de información histórica de sus servicios. No
importa cuando usted asiente una transacción que incluye un servicio, los
datos históricos son actualizados.
Lo siguiente es una explicación de la información mostrada en la pantalla
Historia del Servicio:
Figura 6-3: Información histórica del servicio, Edición/ Servicio/ Shift + F3.
Unidades vendidas El número total de unidades vendidas para los
clientes. Usted puede usar este campo para acomodarlo cuando imprima
el reporte de servicios.
Ventas en $
El monto total de ingresos de las ventas de servicios a
los clientes. Usted puede usar este campo para acomodarlo cuando se
este imprimiendo el reporte de servicios.
Como antes se mencionó, DacEasy mantiene 3 años de información
histórica para sus servicios. El 1er. ALF (Primer año a la fecha), UA
(Ultimo Año) y UAAU ( Un año Antes del Ultimo Año ). Cuando usted
asienta transacciones para el año 1 que incluye un servicio, DacEasy
actualiza las formas en la columna del 1er. ALF. Si la fecha de transacción
es en el año 2, DacEasy guarda esta información; de cualquier forma,
usted no puede ver esta información de la caja de diálogo Información
histórica.
Esta caja de diálogo también incluye las formas de presupuesto para el
año en curso. Usted puede introducir la forma del presupuesto, basado en
sus propios cálculos, o usted puede correr la rutina Inventario Pronóstico
que tiene DacEasy para calcular presupuestos. Si usted planea usar
automáticamente capacidades pronosticas de DacEasy, corra con
anterioridad la rutina de Inventario de fin de año.
6 - 7
S E R V I C I O S
Use la Varianza y el % de columnas para comparar formas actuales para
sus formas de presupuesto, la diferencia del monto del dólar actual
aparecerá en la columna de varianza. La varianza aparecerá como un
porcentaje en la columna de porcentaje
Cuando usted corre fin de año para inventario, DacEasy transfiere los
valores en la columna del 1er. ALF (Primer Año a la Fecha) hacia UA
(Ultimo Año ) y UAAU (Un Año Antes del Ultimo Año ). Usted puede
introducir manualmente valores en estos campos cuando se configuran
nuevos servicios.
6 - 8
C A P Í T U L O
6
Crear una Nota a un Servicio
Puede “añadir una nota” a cada servicio. Use esta función como una
registros de servicios. Complete los siguientes pasos para añadir una
nota a un registro de servicios.
1. Escoja Edición/Servicios. La pantalla de Editar Servicios se
desplegará.
2. Presione
y seleccione un servicio.
3. Presione F3 para añadir una nota a un servicio. Una página de nota
se desplegará, la cual puede usar para entrar información
miscelánea acerca de un servicio en específico. Puede tener
múltiples notas para cada servicio.
4. Presione
6 - 9
S E R V I C I O S
Siguiendo Número de Contrato de
Servicios
Puede asociar y seguir los números de contratos para los servicios. Para
hacerlo, escoja el campo Serial en el área de Información de Facturación.
Entendiendo la pantalla de editar números de serie. Puede usar contratos
de servicios cuando vende servicios a clientes. Si es así, puede adaptar la
pantalla de número serial a sus necesidades. Las siguientes
informaciones explican como subtitular los números de contratos por
números seriales.
1. Escoja Edición/ Número de Serie desde el menú de barra en la
parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad.
La pantalla de Editar Número Serial se desplegará.
Fígura 6-4: Use la pantalla de Editar Número Serial para asociar y seguir los contratos con
servicios vendidos a clientes específicos.
2. Complete cada paso como se explican a continuación.
6 - 1 0
C A P Í T U L O
6
Campos en la Pantalla de Editar Número Serial
Código Producto\Servicio.
Cuando configure un servicio, entre el código del servicio en este
campo. En lugar de seguir números serial, use la información en
esta pantalla para mantener el seguimiento de los números de
contratos por servicio.
Número Serial.
Entre el número del contrato asociado con el servicio.
Disponible.
Seleccione este campo si el servicio esta disponible para la
venta. No marque este campo si no esta disponible.
Transacción Tipo.
Podrá saltar este campo desde que entre el números del contrato
de servicios.
Número
Entre el número de la factura y la orden o devolución de
compra en la cual el artículo será encontrado.
Cliente/Proveedor.
Entre el código del cliente que está comprando el servicio. O
presione
y seleccionelo de la búsqueda.
Fecha. Entre la fecha de la transacción o acepte la fecha del sistema.
Acción Salte este campo puesto que está configurando números de
contratos.
3. Presione
para agregar el contrato.
6 - 1 1
S E R V I C I O S
Verificar las entradas de servicios
Reporte de Listado de Servicios. Después de entrar los servicios, imprima
el reporte de Listado de Servicios. Use este reporte para verificar que la
información esta correcta.
Pasos rápidos para imprimir el reporte de listado de productos
1. Seleccione Reportes/ Inventarios/ Lista de Servicios desde el
menú principal.
Figura 6-5: Reporte de listado de servicios
2. Presione
para aceptar lo normal otorgado para imprimir el
reporte por todos los productos y servicios.
3. Seleccione la opción de salida y presione
para imprimir.
4. Revise el reporte por cualquier error.
6 - 1 2
C A P Í T U L O
6
Notas
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C A P Í T U L O
7
Conocimientos Contables
Capítulo 7
Entrando Balance Inicial de las Cuentas
Cuando entre un balance inicial para una cuenta, DacEasy® debita o
acredita la cuenta basado en la clasificación del grupo y la compensa con
la cuenta de Diferencia (D). Por ejemplo, si entra 100.00 como el balance
Inicial para su cuenta de banco. DacEasy® debita la cuenta de banco
por 100.00, porque este es un activo, y acredita la cuenta D por 100.00.
La cuenta D sirve como una cuenta puente mientras entra los Balances
Iniciales. Si está usando los balances de los libros para entrar el Balance
Inicial de la cuenta D será cero una vez entrados todo los balances.
Cuando entre un balance configurado, el monto es automáticamente
asentado al Libro Mayor cuando presione
. Todas las entradas de
configuración crean una transacción en el Libro Mayor con el código de
diario SU. Para ver el monto asentado al Libro Mayor, puede imprimir el
reporte de Actividad del Libro Mayor. Otro reporte útil es el Listado del
Libro Mayor. Imprimiendo el listado para el código de diario SU puede
ver sólo las entradas de configuración.
7 - 1
C O N O C I M I E N T O S
C O N T A B L E S
Entrando Balance Inicial de los Clientes
Cuando entre los balances configurados de los clientes, puede presionar
F7 desde la pantalla de Editar Clientes, DacEasy® debita la cuenta
Cuentas por Cobrar y acredita la cuenta de Diferencia (D). La cuenta D
sirve como una cuenta puente mientras entra la configuración de los
balances. Si está usando los balances de los libros para entrar la
configuración de los balances, el balance de la cuenta D será cero una vez
entrados todos los balances.
Varios reportes son útiles cuando verifique el balance Inicial de los
clientes. Puede imprimir el Directorio de Clientes para ver una lista de
todos los clientes y su balance corriente. Este reporte imprime el balance
en la pantalla de Editar Clientes. Para ver solo los balances Iniciales,
debe imprimir este reporte antes de entrar las transacciones que
envuelvan a los clientes.
Cuando un balance es entrado usando F7, el monto es automáticamente
. Todas las entradas
configuradas con F7 crean una transacción en el Libro Mayor con el código
reporte de Actividad de Libro Mayor para la cuenta Cuentas por Cobrar.
Otro reporte útil es el Listado del Libro Mayor. Imprimiendo el listado para
el código de diario SU puede ver sólo las entradas de configuración. Para
imprimir estos reportes seleccione Diarios/Cuentas por cobrar y en
tipo de reporte escoja si desea imprimir el listado o el diario de
actividades, observe la siguiente pantalla.
7 - 2
C A P Í T U L O
7
Figura 7-1: Pantalla para imprimir el reporte de Actividad de Libro Mayor o para imprimir el reporte de Listado de Libro
Mayor de un cliente
7 - 3
C O N T A B L E S
Entrando Balance Inicial de los
Suplidores
Cuando entre los balances Iniciales de los Suplidores usando la tecla F7,
DacEasy® acredita la cuenta Cuentas por Pagar y debita la cuenta
Diferencia (D). La cuenta D sirve como una cuenta puente mientras entra
la configuración de los balances. Si está usando los balances de los libros
para entrar la configuración de los balances, el balance de la cuenta D
será cero una vez entrados todos los balances.
Varios reportes son útiles cuando verifique el balance Inicial de los
clientes. Puede imprimir el Directorio de Suplidores para ver una lista de
todos los suplidores y su balance corriente. Este reporte imprime el
balance en la pantalla de Editar Proveedores. Para ver solo los balances
Iniciales, debe imprimir este reporte antes de entrar todas las
transacciones que envuelvan a los Suplidores.
reporte de Actividad de Libro Mayor para la cuenta Cuentas por Pagar.
Otro reporte útil es el Listado del Libro Mayor. Imprimiendo el listado para
el código de diario SU puede ver sólo las entradas de configuración. Para
imprimir estos reportes seleccione Diarios/Cuentas por pagar y en tipo
de reporte escoja si desea imprimir el listado o el diario de actividades,
observe la siguiente pantalla.
7 - 4
C A P Í T U L O
7
Figura 7-2: Pantalla para imprimir el reporte de Actividad de Libro Mayor o para imprimir el reporte de Listado de Libro
Mayor de un suplidor
7 - 5
C O N T A B L E S
Entrando Balance Inicial de los Productos
Cuando entre los balances Iniciales de los productos usando la tecla F7,
DacEasy® debita la cuenta de Inventario y acredita la cuenta Diferencia
(D). La cuenta D sirve como una cuenta puente mientras entra la
configuración de los balances. Si está usando los balances de los libros
para entrar la configuración de los balances, el balance de la cuenta D
será cero una vez entrado todos los balances.
Varios reportes son útiles cuando verifique el balance configurado. Puede
imprimir el reporte de Actividad de los Productos para ver una lista de
todos los productos y su balance actual. Este reporte imprime el balance
en la pantalla de Editar Productos. Para ver solo los Balances Iniciales,
debe imprimir este reporte antes de entrar todas las transacciones que
envuelvan a los Suplidores.
reporte de Actividad de Libro Mayor para la cuenta de Inventario. Otro
reporte útil es el Listado del Libro Mayor. Imprimiendo el listado para el
código de diario SU puede ver sólo las entradas de configuración.
7 - 6
L I S T A
D E
C H E Q U E O
Lista de Chequeo
Capítulo 8
Agregar su compañía por la pantalla de Archivo/Abrir
(Refiérase al capítulo Mantenimiento de Archivos en la Guía de
Usuario de la Versión 11)
Configurar su Catálogo de Cuentas
Entrar la Información de la Compañía
Entrar la Tabla de Períodos
Entrar los Setup (Refiérase al capítulo Configurando Setup en la
Guía de Usuario de la Versión 11)
1. Sistemas Preferencias
6. Setup Productos
2. Sistema Búsqueda
7. Colores
3. Cuentas Interface
8. Printers
4. Setup Clientes
9. Passwords
5. Setup Suplidores
10.
Derecho de Usuarios
11.
Formularios
Entrar las tablas
Entrar los Clientes
1. Mensajes
Entrar los Suplidores
2. Tablas de Precios
Entrar los Productos
3. Términos
Entrar los Servicio
4. Impuestos
8 - 1
C A P I T U L O
9
Aventuras
Capítulo 9
DacEasy® Contabilidad Versión 11
Este capítulo le provee una forma de aplicar lo que ha aprendido en este libro de
trabajo. Las aventuras usan los datos ejemplos incluidos con el programa. Si no
instala los datos ejemplos, necesitará reinstalar el programa y seleccionar Yes
para instalar los datos ejemplos. Esto no afectará ningún dato que ya haya
entrado. Para más información sobre instalar los datos ejemplos, refiérase al
capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.
9 - 1
A V E N T U R A S - I N I C I A N D O
Aventure 1: Hacer Respaldar a los Datos
Ejemplos
Si necesita información detallada, por favor refiérase al capítulo, Instalando y
empezando DacEasy en su Versión 10 de la Guía del Usuario
Asegúrese de que la Compañía Ejemplo este abierta antes de empezar las
aventuras. Puede verificar fácilmente cual compañía esta abierta, mirando la
pantalla principal. La posición de la barra en la parte de abajo de la pantalla
identifica cual compañía está abierta, acompañada con otras informaciones
pertinentes, tal como el período y la fecha actual.
1. Seleccione Archivo/Respaldar/Restaurar
Se desplegará la pantalla
Respaldar/Restaurar.
Asegúrese de que la
compañía
ejemplo(Furniture Factory)
este abierta antes de
accesar la pantalla
Respaldar.
2. Coloque un diskette formateado en el drive A.
Si hace el Respaldar a un drive diferente, sustituya esta letra en todo el resto de
la aventura. Por ejemplo, quiere hacer el Respaldo a sus datos a un disco de
alta densidad, diskette 3½ pulgadas. Para hacer esto, debe tener bastante
diskettes formateados para completar el Respaldar.
3. Seleccione Respaldar en el campo Operación y seleccione Contabilidad como
los archivos fuentes.
Esto le dice a DacEasy® que haga el Respaldo a sus archivos de contabilidad.
4. Presione Enter en el campo Fuente.
Esto acepta la ruta desplegada y la localización de los archivos de datos para la
compañía actualmente abierta. Para hacer Respaldar a la compañía ejemplo, la
ruta se leerá C:\DEA4\SAMPDATA, si instala DacEasy® dentro del directorio por
defecto.
5. Entre A:\ como el drive de destino.
Quiere hacer Respaldar a un diskette de alta densidad en drive A ( o para el drive
apropiado en su sistema).
6. Presione F10.
Esto inicia la operación de Respaldar. DacEasy® le propone verificar la operación
seleccionada. Verifique su selección y presione Enter para continuar.
7. Inserte el diskette y presione Enter.
DacEasy® despliega un mensaje para insertar el disco. Presione Enter si el disco
ya está en el drive.
Cuando se termine el Respaldar, se desplegará la pantalla principal.
9 - 2
C A P I T U L O
9
Aventura 2: Derecho de Acceso de
Usuarios
Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo en la Guía del Usuario,
Configurando por defectos.
1. Escoja Edición/Valores por omisión/Contraseña desde el menú de barra
La pantalla de Editar contraseña se desplega.
2. Introduzca la clave para el usuario Administrador y confirmela.
3. Escoja Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema desde el
menú de barra.
La pantalla de Sistemas de Preferencias se desplegará.
4. En la ficha General, haga clic en la casilla Activa Controles de Acceso de Usuario y
presione F10.
Esto le dice a DacEasy® que quiere asignar la función de Derecho de Usuario.
F10 para salvar la información.
3. Escoja Derecho de Acceso de Usuarios desde el menu Edición/Valores por
omisión.
DacEasy® despliega la pantalla de Editar Derechos de Usuarios.
9 - 3
5. Escriba User 1 en el campo Idenficador de Usuario. Escriba 1 en el campo
Contraseña. Presione F3, entonces presione F7 y escoja Marcar Todos los
Registros. Presione F10.
Esto identifica el User 1 como un usuario. El password del User 1 será 1. F3
desplegará la pantalla de Búsqueda de Acceso de Derechos de usuarios. F7
desplegará la pantalla de Marcar todos los Registros/No Marcar todos los
Registros. Escogiendo Marcar todos los Registros pone un cotejo en frente de
todos los registros en la búsqueda. Esto le permitirá al User 1 tener acceso a
todas las pantallas y funciones en DacEasy. Presionando F10 salva la
información del User 1.
6. Escriba User 2 en el campo Idenficador de Usuario. Escriba 2 en el campo
Contraz`seña. Presione F3, muévase al 63 y presione F3. Presione F10 y ESC.
Esto identifica el User 2 como un usuario. El password del User 2 es 2. F3
desplegará la pantalla de Búsqueda de Acceso de Derechos de Usuarios. Use la
tecla de movimiento para seleccionar el número 63 Facturación. Presione F3,
esto marcara la pantalla de Facturas para usarse por el Usuario 2. F10 salvará
la información del User 2 y ESC lo regresará al menú Principal.
7. Vaya a Archivo/Abrir y presione Enter en la Compañía SAMPDATA.
DacEasy® desplegará la pantalla de Abrir Compañías. Presionando Enter en la
Compañía de Defecto, se abrirá la pantalla de Clave de Acceso.
8. Escriba User 2 en el campo User ID. Escriba 2 en el campo Password. Presione
F10.
DacEasy® ahora reconoce al User 2 como el operador del programa, y solo
dejará al User 2 dentro de las partes del programa a la que esta autorizado
dentro de Acceso del Usuario.
9. Escoja Edición/Cliente. Escoja Aceptar en el Mensaje de Error.
Cuando el User 2 vaya a Edición/Clientes, un error se desplegará: Usuario no
tiene acceso a esta función. Este mensaje dice que el User 2 no puede accesar
a la pantalla de Editar Clientes. . Presione Aceptar para regresar al Menú
Principal.
10. Escoja Transacción/Facturación/Facturas del menú de barra en la parte
superior de la pantalla de DacEasy®.
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11.User 2 tiene Derechos de Acceso a la pantalla de Facturas. Presione ESC para
volver al menú principal.
Para desactivar el Derecho de Usuario en los datos ejemplos, salga del programa
y entre como el User 1. Ahora tiene derecho de desactivar la función por
Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema.
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Aventura 3: Agregar Cuentas para la
Departamentalización
Si necesita información detallada, refiérase al capítulo en la Guía de Usuario, Trabajando
con cuentas.
La Furniture Factory ha empezado a ofrecer un servicio por renovación de
muebles. Le gustaría seguir la rentabilidad de este nuevo servicio. Agregue una
cuenta de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas para la renovación
de muebles.
1. Escoja Edición/Cuentas.
La pantalla de Editar Cuentas se desplegará.
2. Escriba 4110 en el campo Número.
Esto crea una cuenta de ventas para el departamento 10.
3. Escriba Renovación de Muebles en el campo Nombre.
4. Seleccione Detalle en el campo Tipo.
5. Escriba 3 en el campo Nivel.
6. Escriba 41 en el campo Padre y presione Enter.
Note que el campo Grupo cambia a Ingresos. DacEasy® completa este campo
basado en el Grupo asignado a la cuenta entrada en el campo Padre.
7. Presione F10.
DacEasy® agrega la cuenta 4110 al catálogo de cuentas. Cuando un producto o
servicio es vendido con un 10 en el campo departamento, esta cuenta será
actualizada.
8. Escriba 4210 en el campo Número.
9. Escriba Devolución - Renovación en el campo Nombre.
10.Seleccione Detalle en el campo Tipo.
11.Escriba 3 en el campo Nivel.
12.Escriba 42 en el campo Padre y presione enter
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13. Presione F10.
Esto creará una cuenta de devolución para el departamento 10, Renovación de
Muebles.
14.Escriba 5110 en el campo Número.
15.Escriba CV - Renovación en el campo Nombre.
16.Seleccione Detalle en el campo Tipo.
17.Escriba 3 en el campo Nivel.
18.Escriba 51 en el campo Padre
19.Presione F10.
Esto crea una cuenta de costos de ventas para el departamento 10, Renovación
de Muebles.
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Aventura 4: Entrar un Balance de Cuentas
Trabajando con Cuentas.
1. Escoja Edición/Cuentas.
La pantalla de Editar Cuentas se desplegará.
2. Presione F4.
La pantalla de Sistema de Fecha se desplegará.
3. Entre 01/10/2001 o Fecha Actual para la misma y presione F10.
La misma fecha debe ser usada para entrar todos los balances configurados.
DacEasy® usa la fecha del sistema cuando entra los balances iniciales usando F7.
Cambie la fecha del sistema después de entrar los Balances Iniciales.
4. Escriba 4210 y presione Enter.
La información de la cuenta Devolución Renovación de Muebles se desplegará.
5. Presione F7.La pantalla de Saldo Cuentas se desplegará.
6. Entre –100 en el campo Balance.
La cuenta 4210 es una contra cuenta de ingresos. Las contra cuentas guardan un
balance negativo. Entre un monto negativo para debitar esta cuenta de ingresos.
7. Presione F10.
DacEasy® asienta el balance configurado al Libro Mayor y lo devuelve a la
pantalla de Editar Cuentas. Presione Esc para volver a la pantalla principal.
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Aventura 5: Editar un Formato de Factura
Existente
Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Editando formatos en la Guía
del Usuario.
1. Seleccione Edición/Valores por omisión/Configuración de formas del menú
principal.
La pantalla de Editar Formas (Plantillas) se desplegará, escoja en el campo Forma
la opción Factura.
2. Presione F3.
El formato de la factura se desplegará.
3. Use las teclas de movimientos para posicionar el cursor en la línea 49, columna 1.
El número de la línea y la columna se desplegará en la parte inferior derecha de
la pantalla.
4. Presione Alt+K.
Esto borra la información desde el cursor hasta el final de la línea. Use esta
función en lugar de borrar la línea porque quiera dejar las líneas en blanco, de
manera que su formato no se hace corto.
5. Presione Alt+K sobre las líneas 50-52.
Esto borra las últimas líneas del texto.
6. Posicione el cursor en la línea 60, columna 21. Escriba Pague este monto
antes de la fecha de descuento:
Este texto describe la variable que insertará en el próximo paso.
7. Posicione el cursor en la línea 60,columna 69 y presione F5. Seleccione Pie de
página, entonces haga clic en DISC_TOTAL.
Esto inserta la variable total descontado debajo de la variable neto a pagar.
Cuando imprima una factura, el monto descontado se imprimirá debajo del total.
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8. Presione F10.
Esto salva los cambios para el formato de la factura.
9. Presione F4 y cambie la fecha a 04/01/01. Presione F10 para salvar los
cambios.
Esto imprimirá una previa factura en el próximo paso. La fecha de 1 de abril de
2000 cae dentro de la fecha de descuento de la factura.
Presione Esc. Y elija la opcion Si
10.Seleccione Transacción/Imprimir facturación/Facturas del menú principal.
La pantalla de Imprimir Facturas se desplegará.
11.Haga clic en el campo Imprimir lista de embarques. Presione F5 en el campo
Desde el número y seleccione la factura 0000000057, presione F5 para
seleccionar la factura 0000000057. Este número de factura es colocado en la
campo Hasta el número. Marque la casilla Reimprimir y entonces, presione F10
para procesar la lista.
DacEasy® sólo imprime la factura número 0000000057 porque esta es la
especificada en los campos Desde y Al. La pantalla de Disposición del Reporte se
desplegará.
12.Seleccione Pantalla en la pantalla de Disposición del Reporte y presione F10.
La factura se desplegará en pantalla. Note el monto vencido antes de la fecha de
descuento se desplegará debajo del neto a pagar.
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Aventura 6: Entrar un Nuevo Cliente
Trabajando con clientes.
1.
Seleccione Edición/Clientes.
La pantalla de Editar Clientes se desplegará.
2.
Escriba C50 en el campo Código y presione Enter.
DacEasy® despliega el código del cliente C50 en el campo Código y coloca el
cursor en el campo Nombre.
3.
Entre Larry Church en el campo nombre y presione Enter.
DacEasy® despliega el nombre del cliente en el campo Nombre y coloca el cursor
en el campo Contacto.
4.
Porque Larry Church es individual, no hay una persona de contacto especial.
Presione Enter para mover el cursor a la primera línea del campo Dirección.
Escriba 269 Saturn Rd. y presione Enter. En la segunda línea del campo
Dirección, escribir Apt. #333 y presione Enter.
DacEasy® despliega 269 Saturn Rd. en la primera línea del campo Dirección y
Apt. #333 en la segunda línea. El cursor está ahora en el campo EMAIL.
5.
Entre la dirección de correo electrónico del Sr. Church como
[email protected] y presione Enter.
DacEasy despliega la dirección de Internet [email protected] en el campo
EMAIL.
6.
Asegúrese de que la dirección este completa con Dallas, TX 75244 en los
campos apropiados. Presione Enter para pasar al campo Impuesto.
Los campos Ciudad, Estado y Código de área tienen la información por defecto.
Esta información se desplega automáticamente. Si esta es la información
correcta, no necesita reentrarla.
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7.
En el campo Teléfono 1, escriba 214 555 1234. Este es el número de teléfono
principal del Sr. Church. Presione Enter.
DacEasy® despliega 214 555 1234 en el campo Teléfono 1 y coloca el cursor en
el campo Teléfono 2.
8.
Mr. Church no listó un segundo número de teléfono o un número de Fax. Haga
clic en la ficha Cuenta en el campo Tipo Cuenta.
9.
La Furniture Factory ha decidido no extender crédito a ninguno de los clientes
nuevos. Todos los clientes nuevos serán clientes tipo Efectivo. Seleccione Efectivo
y presione Enter.
10. Todos los campos de defectos son aceptados en el resto de los campos. El
registro de cliente del Sr. Church está completado. Presione F10 para procesar
este registro.
DacEasy agrega el cliente C50 al archivo de clientes y limpia la pantalla.
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Aventura 7: Cambiar un Código de Cliente
Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con clientes en la
Guía del Usuario.
Necesita cambiar el código asignado a Larry Church de C50 a C55. Antes de
cambiar un código de cliente, siga los pasos dados en la Aventura 1 para hacer
Respaldo a sus datos. Después de que el Respaldo este completo, está listo para
empezar esta aventura.
1.
Seleccione Edición/Clientes.
La pantalla de Editar Clientes con el cursor en el campo Código.
2.
Escribir C50 en el campo Código y presione Enter.
El cliente Larry Church se desplegará en la pantalla de Editar Clientes.
3.
Presione Shift+F6 con la información acerca de Larry Church desplegada en la
pantalla de Editar Clientes.
La pantalla de Búsqueda y Reemplazar Códigos se desplegará.
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4.
Escribir C55 en el campo Nuevo Código y presione F10 para procesarla.
Una pantalla de configuración se desplegará.
5.
Haga clic en Si.
DacEasy va a todos los archivos de datos y cambia a Larry Church con el código
C50 para Larry Church por el código C55. Un mensaje se desplegará cuando el
proceso este completo.
6.
Presione Continuar y presione Esc para ir a la pantalla principal.
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Aventura 8: Entrar un Balance Inicial de un
Suplidor
Trabajando con Suplidores.
1. Escoja Edición/Proveedores.
La pantalla de Editar proveedores se desplegará.
2. Entre FURN-MAN en el campo Código.
El suplidor Furniture Man se desplegará.
3. Presione F7.
La pantalla de Introducir Facturas Saldo Inicial se desplegará. En caso de que
exista un balance inicial en la cuenta de ese proveedor, aparecerá una ventana
indicándoselo. Confirme que la fecha sea 01/10/01. Si no, presione Esc y F4
para cambiar la fecha del sistema.
4. Escriba BALFWD en el campo Número Factura de la pantalla Introducir Facturas
Saldo Inicial y presione Enter.
Si el suplidor tiene múltiples facturas pendientes, puede entrar cada factura
individualmente o como una suma de balances. En esta aventura, puede crear
una suma de balances.
5. Presione Enter hasta que el cursor esté en el campo Valor Factura.
Esto crea un entrada de factura y acepta los defectos para la factura, los campos
Fecha de Vencimiento y de Descuento.
6. Entre 200 en este campo.
Esto crea una factura por $200.00.
7. Presione F10.
DacEasy® asienta a la transacción al Libro Mayor y regresa a la pantalla de
Editar Proveedores. Las Cuentas por Pagar son acreditadas por 200.00 y la
cuenta D es debitada por 200.00.
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Aventura 9: Usando Tablas de Precios
Configurando defectos.
Agregar una tabla de precios
1. Escoja Edición/Tablas/Cambio de Precios.
La pantalla de Editar Tabla de Cambio de Precios se desplegará.
2. Escribe CLUB en el Código.
Use las tablas de precios para dar descuentos a los clientes cuando compren
ciertos productos. En esta aventura, cree una tabla de precios para los clientes,
quienes son miembros de la Furniture Factory que frecuentan el Club de
compradores.
3. Escriba Club de compradores frecuentes en el campo Descripción.
4. Seleccione cantidad en el campo Tipo.
Esto le dice a DacEasy que aplique un descuento cuando un cliente compre una
cantidad de producto dado.
5. Seleccione Centavo para aplicar el Método de Redondeo.
6. Escriba 2 en el campo Mínimo.
Para recibir la tabla de precios CLUB, un mínimo de 2 artículos deben ser
comprados.
7. Escriba 10 en el campo Descuento%.
Si 2–4 artículos son comprados, el cliente recibirá un 10% de descuento. 5 o
más tienen un 25% de descuento. Entre esta tabla de precios como se describe
en los siguientes pasos.
8. Escriba 5 en el campo Mínimo en la segunda línea.
9. Escriba 25 en el campo Descuento % en la segunda línea.
10.Presione F10.
Una tabla de precios es creada para el código CLUB.
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Asignar la Tabla de Precios a un grupo de Precios de un Producto
11. Escoja Edición/Productos.
La pantalla de Editar Productos se desplegará.
12. Escriba 2-SECTIONAL en el campo Código y presione Enter.
Esto desplegará el producto al que le está agregando la tabla de precios.
13. Haga clic en la ficha Ventas y posicionesé en el campo Grupo A en el área de
Descuento por Cantidad.
Tiene la habilidad de asignar hasta seis diferentes códigos de tablas de precios
por producto.
14. Escriba CLUB en el campo Grupo A.
Cuando un cliente con una A en el campo Grupo de Precios, compra este
producto, recibirá el descuento CLUB.
15. Presione F10.
La pantalla de Editar Productos es salvada.
16. Presione ESC para volver a la pantalla principal.
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Asignar un Grupo de Tabla de Precios a un Cliente
16. Escoja Edición/Clientes.
17. Escriba C46 en el campo Código y presione Enter.
El cliente a cual está asignando la tabla de precios se desplegará.
18.Haga clic en la ficha Cuenta.
19. Seleccione A para el Grupo de Precios.
Cuando este cliente compre un producto, el cliente recibirá una tabla de precios
listada en el campo Grupo A en el producto.
20. Presione F10.
La información del cliente es salvada.
21.Presione Esc para volver a la pantalla principal.
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Aventura 10: Configurar un Producto para
Controlar por Número Serial
Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con Inventario en
la Guía del Usuario.
1. Seleccione Edición/Productos.
2. Escriba RCA-TV19 en el campo Código y presione Enter.
Esto desplegará la información para el producto.
3. Haga clic en la ficha Facturación y marque el campo número de serie.
Seleccionando el campo Número de Serie, le permite seguir números serial para
el producto. DacEasy® despliega la pantalla de Entrada de Número Serial cuando
entre un producto serializado en la pantalla de Factura o Compras.
4. Presione F10 y, entonces, presione Esc.
Esto salva el cambio y limpia la pantalla.
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Aventura 11: Entrar Número Serial a un
Producto
1. Seleccione Edición/ Número de Serie.
La pantalla de Editar Número Serial se desplegará.
2. Entre RCA-TV19 en el campo Código Producto/Servicio y presione Enter. Escriba
559116672566357 en el campo Número de Serie y marque 9 en el campo
Disponible. Presione Enter.
Un número serial es disponible cuando el artículo está en almacén. Desde que
esté registrando la compra del artículo, indique que el artículo está disponible.
3. Seleccione MR en el campo Transacción Tipo. Escriba 15562 como el número de
la transacción de compra y A&M como el código del proveedor.
No se le requiere llenar los campos Número y proveedor para salvar el número
serial. Estos campos son para su referencia. Cuando salva la venta de un artículo
serializado, estos campos se llenan automáticamente con el recibo y el número
del cliente.
4. Presione F10 y, entonces, presione Esc.
Esto salva el número serial y regresa al menú principal. DacEasy® actualiza el
historial del número serial automáticamente cuando entre las transacciones de
facturación y compras. Para ver el historial de compras, ventas y devoluciones de
un producto serializado, llame el producto en la pantalla de Editar Números
Serial. Cada transacción en el historial se desplegará.
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Aventura 12: Seguir Historial de Productos
1. Escoja Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema.
La pantalla de Sistema de Preferencias se desplegará.
2. Confirme que el campo Activa Histórico de Transacción de Productos este fijado.
DacEasy® seguirá el detalle histórico de los productos. Puede ver el historial en
la pantalla de Editar Productos y puede imprimir un reporte de Detalle Histórico
de las Transacciones de los Productos.
3. Presione F10 para salvar todos los cambios y procesar la información.
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Aventura 13: Detalle Histórico de Transacción
Inventario
1. Seleccione Edición/Productos.
2. Escriba MOD-ARMOIRE en el campo Código y presione Enter.
3. Presione Shift+F8.
La pantalla de Búsqueda Actividad de Producto se desplegará.
4. Presione Esc para volver a la pantalla principal.
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Aventura 14: Entrar un Balance Inicial del
Producto
Trabajando con Inventario.
1. Escoja Edición/Productos.
2. Escriba SCOTCH-GUARD en el campo Código y presione Enter.
3. Presione F7. Seleccione Continuar cuando reciba el mensaje de advertencia.
Recibirá el siguiente mensaje: “Advertencia: las unidades disponibles todavía
existen para este producto”. Este mensaje indica que un Balance Inicial ha sido
entrado para el producto. Este mensaje se despliega porque sólo debe usar F7
para entrar los Balances Iniciales. Si entró un Balance Inicial incorrecto, puede
Continuar para proceder con la entrada del Balance para el producto.
La pantalla de Saldo Inicial Productos se desplegará. Confirme que la fecha sea
01/10/01. Si no, presione Esc y F4 para entrar la configuración correcta de la
fecha. Cuando haya configurado con la fecha establecidad presione F7
nuevamente.
4. Escribe ADJ ENTRY en el campo Referencia.
Esto indica que la transacción fue entrada para ajustar el balance original
configurado que fue entrado incorrectamente.
5. Escriba 100 en el campo Unidades.
Esto agrega 100 unidades (basado en la fracción de compras) al inventario.
6. Escriba 1 en el campo Costo/Unidad.
Note que 100 fue colocado en el campo Total cuando presionó Enter. Este monto
fue calculado multiplicando el campo Unidades por el campo Costo/Unidad.
7. Presione F10. y luego Esc.
El Libro Mayor es actualizado. El Inventario es debitado por 100.00 y la cuenta D
es acreditada por 100.00.
9 - 2 3
Quiz
Capítulo 10
DacEasy® Contabilidad Versión 11
Nombre
Fecha
Sección
1. Identifique y defina los cinco tipos de cuentas. Incluya el tipo de balance que
guarda cada una (por ejemplo, débito o credito).
2. ¿Qué es un Catálogo de Cuentas?
3. Escriba la Ecuación Contable.
4. Si paga a Office Warehouse $50.00 en efectivo por materiales. Escriba la
entrada contable para registrar esta transacción.
5. Nombre las tres cuentas que no entró los balances configurados por la pantalla
de Edit cuentas. ¿Cómo se actualiza el balance configurado para estas cuentas?
6. ¿Cuáles son los tres métodos de Departamentalización y cuáles tres cuentas
son dependientes en el método que escoja?
7. ¿Qué es un formulario?
8. ¿Qué son formatos de variables?
9. ¿Por qué debe considerar su selección de Normal o Condensado cuando crea
un formulario?
1 0 - 1
Q U I Z
10. ¿En una de las aventuras, por qué no borró el texto de ventas al final de la línea
en lugar de borrar la línea entera?
11. ¿Cuáles tipos de clientes pueden ser entrados para facturar?
12. ¿Tiene que entrar cada balance pendiente cuando entre el balance configurado
para un cliente? Si no, ¿Cómo debe entrar el balance configurado del cliente?
13. ¿Cómo es útil la tabla de mensajes cuando entra transacciones de cuentas por
pagar en el módulo de Cuentas por Pagar?
14. ¿Qué debe especificar en un registro de un suplidor para imprimir el formulario
1099 para un suplidor?
15. ¿Cómo es usada la cuenta de gastos por defecto?
16. ¿Qué reporte puede imprimir para verificar la inforamción del suplidor?
17. ¿Puede cambiar la fracción del producto después de tener unidades
disponibles?
18. ¿Nombre los tres métodos de costos disponibles?, ¿En cuál pantalla se
especifica el método que quiere usar?
19. Nombre las tres cosas que debe hacer para configurar una tabla de precios para
sus clientes.
20. ¿Si compra un producto por caja de 24 unidades y la vende por unidad
individual, cuál debe ser su fracción de compras y de ventas?
21. Describa los tres tipos de seguimiento de inventario.
1 0 - 2

Como DacEasy

Transcripción

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