7. Notificación de incidencias

FOCO
GESTIÓN DE GRUPOS
MANUAL DE USUARIO
GESTIÓN DE INCIDENCIAS
ÍNDICE
1.
2.
3.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 3
BÚSQUEDA DE INCIDENCIAS ....................................................................... 3
ALTA DE INCIDENCIAS ................................................................................. 5
3.1.
PARTICULARIDADES DEL ALTA DE INCIDENCIA DE CAMBIO DE ESTADO DE ALUMNO...
3.2.
ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO ..................................
3.3.
GESTIÓN DEL HORARIO EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA.
3.4.
GESTIÓN DE LOS CONTROLES PERIÓDICOS EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN
DE CRONOGRAMA. ..........................................................................................................
4.
5.
6.
7.
8.
15
17
21
23
MODIFICACIÓN DE INCIDENCIAS .............................................................. 24
CONSULTA DE INCIDENCIAS ...................................................................... 25
ENVÍO DE INCIDENCIAS............................................................................. 25
RESPONDER INCIDENCIAS ......................................................................... 27
ELIMINACIÓN DE INCIDENCIAS ................................................................. 28
Página 2 de 28
1.
INTRODUCCIÓN
Los usuarios con perfil “Entidad” podrán dar de alta desde este apartado incidencias
relacionadas con los grupos. Una vez dadas de alta podrá modificarlas antes de enviarlas para ser
evaluadas y validadas si procede. Si se han equivocado, también tendrán la opción de eliminarlas
antes de ser enviadas.
El perfil de usuario encargado de evaluar estas incidencias, es el “Gestor Provincial”, que
podrá aceptar, reformular o rechazar la incidencia enviada por la entidad. Se podrá consultar los
datos de la incidencia en cualquier momento.
Existen varios tipos de incidencias en función de las necesidades del usuario. En el momento
del Alta, el usuario deberá indicar el tipo de la incidencia que da de alta.
Las incidencias podrán estar asociadas a uno de los siguientes tipos:
-
Actualización NIF / NIE.
Corrección Nombre Alumnos.
Corrección Nombre Docentes.
Cambio de la fecha de fin de grupo.
Cambio Estado Alumno.
Cambio Estado Grupos.
Creación versión F-10.
Incorporación alumnos.
Otras.
Unificación Datos Alumno.
Eliminación de Incumplimientos.
Suspensión del grupo.
Suspensión del grupo temporal.
Error Situación Laboral.
Eliminación F25.
Modificación de Cronograma.
Errores Alumno/Curso.
Desde el alta de incidencias, los usuarios podrán dar de alta incidencias asociadas a cualquier
tipo, excepto asociadas al tipo:
-
-
2.
“Creación versión F-10”, ya que estas incidencias se generarán desde el apartado de
“Comunicado de inicio de grupo”. En el momento de crear una versión de un comunicado
de inicio de grupo se generará asociada a ella una incidencia de este tipo.
“Unificación Datos Alumno”, ya que se genera automáticamente cuando un usuario con
perfil “Gestor de Servicios Centrales” modifica los datos de un alumno.
BÚSQUEDA DE INCIDENCIAS
Desde esta pantalla (Figura 1) se realiza la búsqueda de incidencias que han sido dadas de alta
en el sistema, utilizando para ello unos criterios de búsqueda que facilitan encontrar la incidencia
deseada. Estos criterios son:
-
“Entidad”. Lista desplegable deshabilitada y con la razón social de la entidad del usuario
validado en sesión marcada por defecto.
“Nº Expediente”. Caja de texto para hacer una búsqueda por nº de expediente.
“Año”. Lista desplegable de los años para los cuales hay grupos dados de alta.
“Provincia”. Lista desplegable con las provincias de CLM.
“Estado”. Lista desplegable con los posibles estados de las incidencias. Estos estados
pueden ser:
• En elaboración.
Página 3 de 28
-
• Enviada.
• Validada.
• Rechazada.
• Reformulada.
Tipo: Lista desplegable con los tipos de incidencia.
• Actualización NIF / NIE.
• Corrección Nombre Alumnos.
• Corrección Nombre Docentes.
• Cambio de la fecha de fin de grupo.
• Cambio Estado Alumno.
• Cambio Estado Grupos.
• Creación versión F-10.
• Incorporación alumnos.
• Otras.
• Unificación Datos Alumno.
• Eliminación de Incumplimientos.
• Suspensión Grupo.
• Suspensión Grupo Temp.
• Error Situación Laboral.
• Eliminación F25.
• Modificación de Cronograma.
• Errores Alumno/Curso.
Será obligatorio seleccionar al menos un año o introducir un número de expediente para
realizar un búsqueda. El resto de criterios son opcionales.
Figura 1: Búsqueda de Incidencias
A continuación se muestra la pantalla de búsqueda para un usuario con perfil “Entidad” tras
haber realizado una búsqueda en la que se han obtenido resultados (Figura 2).
Página 4 de 28
Figura 2: Pantalla Búsqueda de Incidencias tras realizar una búsqueda.
Como resultado de la búsqueda, para cada registro encontrado se muestran los datos:
-
Sel. Campo radio que permite seleccionar la incidencia.
Nº Incidencia: Número secuencial asignado a la incidencia.
Nº Expediente del grupo.
Tipo: Tipo de la incidencia.
F. Envío: Si la incidencia ha sido enviada por la entidad, se muestra la fecha en la que se
produjo el envío.
Estado: Estado en el que se encuentra la incidencia en ese momento.
Fecha Estado: Fecha en la que la incidencia pasó al estado en el que se encuentra.
En la parte inferior de esta figura se muestran los botones con las acciones que le están
permitidas realizar: Alta, Modificar, Enviar, Responder y Consultar una incidencia.
3.
ALTA DE INCIDENCIAS
Mediante esta acción, los usuarios podrán dar de alta incidencias asociadas a un grupo. Se
podrán dar de alta incidencias asociadas a un grupo desde el momento en el que se crea el
comunicado de inicio del grupo, independientemente del estado del grupo.
El usuario deberá pulsar el botón de Alta ubicado en la parte inferior de la pantalla de la
o Figura 2. Se mostrará entonces la pantalla con el formulario de alta de una incidencia (Figura
Figura 1
3).
Página 5 de 28
Figura 3: Formulario para el alta de incidencia II.
Para proceder a dar de alta una incidencia previamente debe introducirse el número de
expediente del grupo al que irá asociada. Insertando dicho número en la caja de texto y pulsando
el icono
se comprueba si dicho grupo existe. En caso de no existir se mostrará un mensaje de
aviso al usuario. En el caso de tratarse de un número de expediente válido, se carga el formulario
del Alta de la Incidencia tal y como se muestra en la Figura 4. Al validar el número de expediente el
icono “lupa” se sustituye por el icono . Pulsando sobre el icono se reinicia el formulario volviendo
a ser necesario introducir un número de expediente válido para cargarse el formulario.
Página 6 de 28
Figura 4: Formulario para el alta de una incidencia.
Si no se conoce exactamente el número de expediente del grupo para el que se quiere dar de
alta una incidencia, también se puede cargar el formulario para el alta pulsando sobre el botón lupa
sin introducir ningún expediente de grupo. Se abre entonces una ventana emergente para
realizar una búsqueda de grupos (Figura 5).
Página 7 de 28
Figura 5. Búsqueda de grupos para el alta de incidencias.
En esta ventana, realizar una búsqueda y seleccionar un expediente. Automáticamente se cierra la
ventana y se carga el formulario de alta de incidencias para el expediente de grupo seleccionado
(Figura 4). Si no se desea seleccionar ningún expediente en esta ventana, pulsar sobre el botón
Volver y la ventana de búsqueda se cerrará, mostrándose la pantalla inicial para el alta de
incidencias (Figura 3).
En la Figura 4 se observa el formulario que se debe completar para dar de alta una incidencia.
Está formado por los siguientes apartados de información:
-
ENTIDAD: Se muestra información asociada a la entidad en modo lectura no siendo
posible su modificación.
GRUPO: Se muestra información asociada al grupo sobre el que se está trabajando, en
modo lectura, no siendo posible su modificación.
DATOS INCIDENCIA: Formado por los campos “Tipo Incidencia” y “Causas”, los únicos
datos modificables y obligatorios para proceder a Guardar la incidencia.
FIRMANTE: Es la última parte del formulario. Consta de un check y una lista desplegable
con todos los posibles firmantes de la incidencia. Para poder realizar el alta es obligatorio
seleccionar un representante legal y marcar el check.
En el campo “Tipo Incidencia” se selecciona el tipo de la incidencia que se quiere dar de alta.
En el campo “Causa” el usuario introduce las razones o motivos por las cuales necesita esta
incidencia.
Existen varios campos exclusivos que sólo se muestran en función del tipo de incidencia:
•
Incorporación Alumnos.
El campo “Causa” se transforma en “Motivo” que tiene una lista desplegable con 2
valores: “Realizar más de 8 horas de formación” y “Otros”. Si se elige este último
aparece una caja de texto para indicar los motivos.
Se muestra en la parte inferior al campo “Motivo” un texto indicando al usuario la
los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.
A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno que se desea
incorporar que abre una ventana emergente para buscar alumnos por NIF (Figura 6):
Página 8 de 28
Figura 6. Búsqueda de alumno para la actualización de sus datos desde una incidencia
En esta ventana, se debe introducir el NIF del alumno en cuestión y se pulsa en el
para comprobar si el alumno ya está incluido en el grupo y en tal caso se
icono
muestra un mensaje al usuario advirtiéndoselo.
A la hora de incorporar un alumno, también se tienen en cuenta una serie de
condiciones que debe cumplir el alumno:
•
•
No se pueden incorporar alumnos al grupo que tengan edad inferior a 16 años
y superior a 70.
La fecha de incorporación al grupo para los alumnos que no son solo de
prácticas debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del grupo y menor que
la fecha de fin del grupo.
También se comprueba que no se supere un máximo de alumnos en el grupo. De
modo que si se va a incorporar un alumno y se supera el máximo de alumnos se
mostrará un mensaje de aviso al usuario indicando que no se pueden incorporar más
alumnos al grupo.
En caso de tratarse de un alumno nuevo en el grupo y cumplir todas las
restricciones, el formulario para el alta de los datos del alumno se recarga. Si el
alumno ya existía en el sistema, sus datos personales se mostrarán en los campos
del formulario. Si no existía, será obligatorio rellenar todos los campos del
formulario, a excepción del “Segundo Apellido”, del “Tipo Documento” y del “Número
Documento” (en caso que se trate de un alumno desempleado).
Página 9 de 28
Figura 7. Formulario con los datos del alumno a incorporar en el grupo.
La fecha de incorporación siempre deberá ser una fecha comprendida entre la fecha
de inicio y de fin del grupo. El gestor deberá pulsar en el botón “Guardar” para incluir
el alumno en la incidencia, actualizándose la lista de alumnos reservas a incorporar
tal y como se ve en la Figura 8. No se podrá modificar en dicha pantalla los datos del
alumno.
Figura 8. Pantalla de alta de la incidencia una vez se ha incorporado a un alumno.
•
Cambio Fecha Fin Grupo. Esta incidencia ha sido sustituida por la incidencia de
modificación de cronograma.
•
Suspensión Grupo.
Fecha Suspensión Propuesta. Caja de texto para introducir la fecha de suspensión
que propone la entidad.
•
Suspensión Grupo Temporal. Esta incidencia ha sido sustituida por la incidencia de
modificación de cronograma.
•
Eliminación de Incumplimientos.
Se muestra en la parte inferior al campo “Causas” un texto indicando al usuario la
información que debe introducir (código y tipo del incumplimiento) por cada
incumplimiento que desee eliminar. Este texto es el que se muestra en la figura
siguiente:
Página 10 de 28
Figura 9: Texto explicativo de Incidencias tipo Eliminación Incumplimientos
A continuación del texto, se incluye un enlace para consultar la lista de
incumplimientos de ese grupo. Si se pulsa sobre él, aparece la siguiente pantalla de
información.
Figura 10: Pantalla de Consulta de Incumplimientos
•
Cambio estado alumno (Figura 11).
Tabla Listado Alumnos Grupo. Tabla con los datos de los alumnos en estado
INICIADO o NO INICIADO del grupo (Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, NIF
y Fecha de Fin del alumno en el grupo si la tiene).
Se muestra un texto informativo con instrucciones para dar de alta este tipo de
incidencia.
Se oculta el botón guardar y se muestra un botón seleccionar.
Figura 11: Detalle inferior de la pantalla de alta de incidencias para el tipo cambio estado alumno.
•
Error Situación Laboral.
Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la
los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.
A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno al que se le desea
cambiar la situación laboral.
Una vez seleccionado el alumno, se muestra una tabla con los datos del mismo.
Figura 12: Datos específicos Incidencia Error Situación Laboral.
Página 11 de 28
También se muestra el conjunto de campos a completar que aplican para la nueva
situación laboral (Figura 13 y Figura 14).
Figura 13: Campos obligatorios para pasar a Desempleado.
Figura 14: Campos obligatorios para pasar a Ocupado.
•
Errores Alumno/Curso.
Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la
los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.
A continuación, se muestra una lista con todos los alumnos del grupo que están en
un estado final distinto a NO INICIADO.
Figura 15: Datos específicos Incidencia Errores Alumno/Curso.
•
Eliminación F25.
Este tipo de incidencias sirve para eliminar los F25 de un grupo. Para poder dar de
alta una incidencia de este tipo, no puede haber ninguna otra incidencia igual en
marcha y además, el F25 a eliminar no puede encontrarse en ninguna Resolución de
Beca ni ninguna Resolución de Reconocimiento firmada.
Página 12 de 28
Se muestra en la parte inferior una lista desplegable para indicar si el tipo de beca
a eliminar es de Curso o de Prácticas y a continuación los datos referentes al F25 que
se va a eliminar.
Figura 16: Datos específicos Incidencia Eliminación F25.
•
Modificación de Cronograma.
Nueva Fecha de Inicio. Caja de texto para introducir la nueva fecha de inicio del
grupo.
Nueva Fecha Fin. Caja de texto para introducir la nueva fecha de fin del grupo.
Tipo de horario. Tipo de horario del grupo.
Si el grupo es presencial o tiene parte presencial aparecerán enlaces para la
gestión del horario.
Figura 17: Campos específicos de la incidencia de tipo Modificación de Cronograma.
Si el grupo es A distancia/Teleformación o tiene parte A distancia/Teleformación
aparecerá el siguiente enlace para la gestión de los controles periódicos.
Figura 18: Enlace para la gestión de fechas de control de la incidencia de tipo Modificación de Cronograma.
•
Actualización NIF / NIE.
Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la
los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.
A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno al que se le desea
cambiar el NIE.
Una vez seleccionado el alumno, se muestra una tabla con los datos básicos del
mismo. Se muestra un campo para introducir el nuevo NIF del alumno.
Figura 19. Datos específicos Incidencia Actualización NIF / NIE.
Página 13 de 28
A la hora de realizar el alta de una incidencia hay que tener en cuenta el estado en que se
encuentre el grupo o uno de sus documentos y algunas restricciones en función del tipo de
incidencia:
-
Incorporación alumnos:
o El grupo se encuentra en estado ‘Aprobado Inicio’ (sólo si el documento de Inicio
de Grupo ha sido enviado) o ‘Iniciado’ (sólo si el documento de Notificación de Fin
de Grupo no ha sido enviado).
o El grupo al que pertenece la incidencia no tenga generada su ACTA DE
EVALUACIÓN DEFINITIVA.
o El grupo no podrá tener una incidencia de tipo Errores Alumno/Curso en vigor.
o La incidencia tiene que tener un alumno asociado. No se puede superar el máximo
de alumnos permitidos en el grupo.
o No pueden existir dos incidencias de este tipo para el mismo alumno del grupo.
-
Actualización NIF / NIE: el estado del grupo debe ser INICIADO, FINALIZADO o
SUSPENDIDO. Sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos:
o Si se tiene algún alumno asociado a la incidencia.
o Se introduce un nuevo NIF para dicho alumno.
-
Corrección Nombre Docentes: sólo se puede dar de Alta si el grupo se encuentra en
estado COMUNICADO INICIO, APROBADO INICIO, INICIADO, ANULADO, SUSPENDIDO o
FINALIZADO.
-
Corrección Nombre Alumnos: se puede dar de alta desde que el Comunicado de Inicio
está creado.
-
Cambio Estado de Grupo: sólo se puede dar de Alta si el grupo se encuentra
COMUNICADO INICIO, APROBADO INICIO, INICIADO o FINALIZADO, y siempre y cuando
el mismo grupo no tenga asociadas incidencias de tipo Cambio de Estado de Grupo en
estado diferente a RECHAZADA o VALIDADA. Además, el grupo al que pertenece la
incidencia no debe estar incluida en ninguna liquidación parcial.
-
Eliminación de Incumplimientos: se puede dar de alta si el grupo no se encuentra en
estado ‘En Elaboración’ o ‘Renunciado’. Además se comprueba que el grupo tenga
incumplimientos activos.
-
Otras: en cualquier estado siempre que se haya dado de alta el comunicado de inicio.
-
Suspensión grupo: se puede dar de alta si el grupo se encuentra en estado ‘Aprobado
Inicio’ (sólo si el documento de Inicio de Grupo ha sido enviado) o ‘Iniciado’. Además, se
deberá comprobar que no se tenga otra incidencia del mismo tipo en un estado diferente
a VALIDADA o RECHAZADA.
-
Cambio estado de alumno: se puede dar de alta si el grupo se encuentra en estado
‘Iniciado’ y tiene el Inicio de grupo validado.
-
Error Situación Laboral: sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos:
o
o
o
o
o
o
o
o
Si se tiene algún alumno asociado a la incidencia.
Si el alumno se encuentra en estado diferente a NO INICIADO.
Si se tienen completados todos los datos obligatorios del alumno.
Si se tiene correctamente cumplimentado el campo Num. Documento en caso de
que el alumno pase a Ocupado.
Si el alumno no se está pasando a Ocupado y tiene una beca asociada.
Si el grupo se encuentra INICIADO o FINALIZADO con el Certificado de Fin sin
validar.
Si el grupo no está incluido en ninguna liquidación parcial.
Si no existe otra incidencia del mismo tipo en proceso para el alumno del grupo.
Página 14 de 28
-
Errores Alumno/Curso: sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos:
o
o
o
o
Si el grupo se encuentra INICIADO o FINALIZADO.
Si el grupo no está incluido en ninguna liquidación parcial.
Si no se supera el máximo de alumnos por grupo teniendo en cuenta los señalados
para la incidencia.
Si no existe otra incidencia del mismo tipo en vigor.
-
Eliminación F25: sólo se puede dar de Alta si el grupo tiene algún F25 dado de alta del
tipo seleccionado, y ese F25 no se encuentra en ninguna Resolución de Beca ni ninguna
Resolución de Reconocimiento firmada.
-
Modificación de Cronograma: sólo se puede dar de Alta si se cumplen las siguientes
condiciones:
o
o
o
o
o
o
o
o
El grupo se encuentra en estado APROBADO INICIO (Con el Inicio de Grupo
Creado), INICIADO o FINALIZADO (con el F40 sin crear).
Se han completados todos los campos del formulario.
Las horas introducidas en el horario deben ser menores o iguales a las horas del
detalle.
El grupo no tiene el Acta de Evaluación Generada.
El grupo no tiene una incidencia de tipo Errores Alumno/Curso en vigor.
El grupo no tiene otra incidencia del mismo tipo en proceso.
Para cursos de 2012 que impartan Certificados de Profesionalidad, la fecha de
comienzo de los alumnos debe encontrarse entre los 5 primeros días de la nueva
fecha de comienzo del grupo.
Si el grupo tiene detalle con fechas de control:
- Debe haber al menos una fecha de control introducida.
- Todas las fechas de control deben estar comprendidas entre las nuevas
fechas de inicio y fin propuestas.
- No se puede eliminar una fecha para la que ya hayan marcado su asistencia
algún alumno del grupo.
- No se pueden introducir nuevos controles periódicos si el grupo tiene
alumnos en estado final.
Una vez completados todos los campos obligatorios del formulario, el usuario deberá pulsar el
botón de Guardar para que se proceda a guardar la incidencia. Si no se cumple alguna de estas
restricciones, se muestra un mensaje al usuario indicando porqué no es posible dar de alta dicha
incidencia.
Si se cumplen todas las restricciones, tras Guardar, regresa a la pantalla “Búsqueda de
incidencias” (Figura 1) y el estado de la incidencia al guardarla es ‘EN ELABORACIÓN’ (excepto
incidencias de cambio de estado de alumno).
Si se pulsa el botón Volver, no se realiza ninguna operación, regresando a la pantalla de
“Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).
3.1.PARTICULARIDADES DEL ALTA DE INCIDENCIA DE CAMBIO DE ESTADO DE
ALUMNO
Como se ha comentado anteriormente, el botón Guardar no se encuentra disponible si el tipo
de incidencia es Cambio estado de alumno. El proceso para dar de alta este tipo de incidencias es
distinto al resto y se explica a continuación:
Se debe seleccionar un alumno en la pantalla de la Figura 11, rellenar la causa de la incidencia
y pulsar el botón Seleccionar. Se redirigirá al usuario a la pantalla de modificación de los datos
del alumno de la siguiente figura:
Página 15 de 28
Figura 20: Pantalla de modificación de los datos del alumno desde incidencia.
En el caso de que el grupo al que pertenece el alumno fuera de formación A Distancia,
Teleformación o Mixto y tuviera controles periódicos asociados se mostraría también un campo
para cumplimentar la asistencia a los mismos.
Figura 21: Campo para cumplimentar la asistencia a los controles periódicos.
En la pantalla de la figura anterior, el usuario deberá cambiar obligatoriamente el estado del
alumno:
• Desde Iniciado: a un estado final (no iniciado, finalizado, baja por colocación, baja por
finalizar cp o baja por otras causas).
• Desde No Iniciado: a iniciado.
y rellenar los datos obligatorios del alumno en función del estado al que se pase.
Para cumplimentar el formulario el usuario deberá tener en cuenta los siguientes puntos:
-
-
Los campos referentes a Datos Empresa y Centro de Trabajo en la que trabaja solo se
mostrará si la situación laboral del alumno es OCUPADO.
Si el alumno pasa a un estado final (FINALIZADO, EXENTO, BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA
POR FINALIZAR CP o BAJA POR OTRAS CAUSAS), todos los datos del formulario son
obligatorios a excepción de:
o E-mail.
o Si el alumno es ocupado:
Categoría.
Área funcional.
Colectivo.
Sector/Convenio.
Para indicar las fechas en los campos que sean de tipo fecha, deberá buscarla y
seleccionarla en la ventana que se abrirá al pulsar sobre el icono con el calendario situado
al lado del campo o bien introduciendo las fechas directamente por teclado.
Página 16 de 28
-
-
-
-
Independiente del estado en el que se encuentre el alumno no se puede cumplimentar la
asistencia a un control periódico cuya fecha es posterior a la fecha de fin del alumno.
Para grupos presenciales con horario antiguo, sólo se podrá pasar a FINALIZADO si la
fecha de fin del alumno es igual a la fecha de fin del grupo.
Sólo se podrá pasar a FINALIZADO un alumno si se ha recibido al menos el 75% de las
horas lectivas del curso (horas de la especialidad +horas de las formaciones
complementarias, no cuentan las horas de prácticas). Para grupos mixtos, con fechas de
control, deberá también haber asistido al menos al 75% de los controles periódicos.
La fecha de inc. del alumno en el curso ha de ser posterior o igual a la fecha de inicio del
grupo e igual o anterior a la fecha de fin del alumno en el grupo para los alumnos que no
son solo de prácticas.
La fecha de fin del alumno en el curso ha de ser posterior o igual a la fecha de
incorporación del alumno en el grupo para los alumnos que no son solo de prácticas.
Al seleccionar uno de los estados finales se debe completar los datos relativos a la
Formación Complementaria.
Para grupos con horario detallado, si el alumno pasa a un estado final (FINALIZADO,
BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA POR FINALIZAR CP o BAJA POR OTRAS CAUSAS), la fecha
de fin del alumno debe coincidir con un día lectivo del grupo.
El número de horas del alumno en el grupo debe ser menor o igual que las horas del
grupo, siempre y cuando el alumno no esté marcado como solo de prácticas.
Si se selecciona la evaluación del grupo como APTO PARCIAL se debe indicar al menos un
módulo, unidad formativa o unidad de competencia como superado.
Una vez cumplimentados correctamente los datos del alumno, para terminar con el proceso
de alta de la incidencia, el usuario debe pulsar el botón Enviar, lo que permitirá guardar los datos
del alumno y la incidencia se validará automáticamente y no será visible desde la búsqueda de
incidencias, por lo que a partir de este momento no se podrá realizar ninguna modificación sobre
dicha incidencia. Se envía un correo de notificación al gestor provincial asignado al grupo para
informarle del cambio de estado del alumno.
Si el usuario decide no realizar el envío, podrá pulsar sobre el botón Volver para regresar a
la pantalla de alta de incidencia (Figura 4), no guardándose los datos del alumno.
3.2.ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO
Para asociar un centro de trabajo a un alumno, debe pulsar el enlace
en ese momento se mostrará una ventana como la de la figura siguiente:
Asociar Centro de Trabajo
Figura 22: Pantalla de búsqueda de Centros de Trabajo
Página 17 de 28
La pantalla de la figura anterior, sirve de puerta de entrada a la gestión de los Centros de
trabajo, en función de los datos que se introduzcan en los criterios de búsqueda la aplicación le
permitirá realizar las siguientes operaciones:
o
o
o
Dar de alta una empresa y un centro de trabajo.
Dar de alta un centro de trabajo.
Corregir los datos de la empresa y centro de trabajo.
Alta de empresa y centro de trabajo:
Al introducir en los criterios de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que no existe en el
sistema, automáticamente la aplicación le remitirá al alta de los datos de la empresa y puesto que
el alumno debe estar asociado a un centro de trabajo, deberá al mismo tiempo dar de alta también
un centro de trabajo para la empresa. El formulario de alta de empresa y centro se muestra en la
siguiente figura:
Figura 23: Pantalla de alta de empresa y centro de trabajo
Todos los datos del formulario son obligatorios, a excepción de los campos “Trabaja por
cuenta ajena” y “Trabaja por cuenta propia” que son excluyentes, es decir sólo debe cumplimentar
uno de los dos.
Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.
Una vez que ha introducido todos los datos en el formulario, debe pulsar el botón Guardar,
en ese momento se realizan las siguientes comprobaciones:
o
o
o
El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema.
En función del tipo de empresa, se verán afectados los datos del centro de trabajo:
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número igual o inferior
a 250 empleados, la empresa será una PYME (el campo se rellena por defecto sin opción
a modificarlo). En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF y en el tipo de
documento se debe seleccionar ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num.
Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta
Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número superior a 250
empleados, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF.
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, la empresa no será PYME. En el
campo CIF / NIF se debe introducir un NIF, en el campo ‘Tipo Documento’ podrá elegir
cualquier opción e introducir un número de documento de centro correcto en el campo
‘Num. Documento’.
Además el campo número de documento no debe coincidir con ningún otro número de
documento de otro centro de trabajo de la empresa en la misma localidad.
Página 18 de 28
Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junto con su
centro de trabajo y éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la
Figura 20.
Alta centro de trabajo:
Se puede dar de alta un centro de trabajo de dos formas. O bien introducir en los criterios de
búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe en el sistema y un número de documento que
no existe en el sistema. Entonces, automáticamente la aplicación le remitirá al alta de los datos del
centro de trabajo, en el cual deberá cumplimentar los datos del centro de trabajo. O bien, realizar
una búsqueda introduciendo en los criterios de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe
en el sistema y pulsando el botón ‘Alta C.T.’ que aparece en la botonera inferior tras esta
operación.
Figura 24: Pantalla de búsqueda de centros de trabajo.
El formulario de alta de centro de trabajo será el siguiente:
Figura 25: Pantalla de alta de empresa y centro de trabajo
Como se puede observar en la figura anterior, los datos de la empresa aparecen en modo sólo
lectura ya que son recuperados del sistema a través de su CIF / NIF. Todos los datos referentes al
Centro de Trabajo son obligatorios.
Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.
Una vez que ha introducido todos los datos en el formulario, debe pulsar el botón Guardar,
en ese momento se realizan las siguientes comprobaciones:
Página 19 de 28
o
o
o
El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema.
En función del tipo de empresa, se verán afectados los datos del centro de trabajo:
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’, se debe seleccionar en el campo ‘Tipo
Documento’ del centro la opción ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num.
Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta
Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, puede seleccionar cualquier tipo de
documento para el centro.
Además el campo número de documento no debe coincidir con ningún otro número de
documento de otro centro de trabajo de la empresa en la misma localidad.
Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta el centro de trabajo en el sistema y
éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la Figura 20.
Corrección de datos de empresa y centro de trabajo:
Desde la pantalla de la Figura 24 debe seleccionar un centro de trabajo y pulsar el botón
Corregir, en ese momento se abrirá la pantalla de corrección de datos de empresa y centro de
trabajo, tal y como se muestra en la figura siguiente:
Figura 26: Pantalla de corrección de datos de empresa y centro de trabajo.
Todos los datos del formulario son obligatorios, a excepción de los campos “Trabaja por
cuenta ajena” y “Trabaja por cuenta propia” que son excluyentes, es decir solo debe cumplimentar
uno de los dos.
Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.
Una vez que ha introducido todos los datos en el formulario, debe pulsar el botón Guardar,
en ese momento se realizan las siguientes comprobaciones:
o
o
El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema.
En función del tipo de empresa, se deben rellenar los datos de la empresa y del centro de
trabajo:
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número igual o inferior
a 250 empleados, la empresa será una PYME (el campo se rellena por defecto sin opción
a modificarlo). En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF y en el tipo de
documento se debe seleccionar ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num.
Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta
Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.
− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número superior a 250
empleados, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF.
Página 20 de 28
−
o
Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, la empresa no será PYME. En el
campo CIF / NIF se debe introducir un NIF, en el campo ‘Tipo Documento’ podrá elegir
cualquier opción e introducir un número de documento de centro correcto en el campo
‘Num. Documento’.
Además el campo número de documento no debe coincidir con ningún otro número de
documento de otro centro de trabajo de la empresa en la misma localidad.
Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junto con su
centro de trabajo y éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la
Figura 20.
3.3.GESTIÓN DEL HORARIO EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE
CRONOGRAMA.
Desde este tipo de incidencias podrá realizar cualquier modificación del cronograma del grupo
(cambio de fecha de inicio o fin, cambio del horario).
La gestión del horario en las incidencias de tipo Modificación de Cronograma se produce de la
misma forma que en el F10, por una parte se podrá definir el horario de los días lectivos por
períodos mediante el enlace
mediante el enlace
Incluir horario
o gestionar el calendario día a día detalladamente
Gestión horario.
Para realizar cualquier modificación del horario, deberá tener introducidas las fechas de inicio
y fin del grupo (si alguna de estas fechas no varía, introduzca la que ya tenía el grupo).
Si pulsa sobre el icono
figura siguiente:
, se abrirá una ventana emergente con una pantalla como la de la
Figura 27: Pantalla de introducción de horario por períodos.
Desde la pantalla de la figura anterior podrá definir un horario completo e indicar en qué
períodos de fechas se imparte el horario definido. Podrá definir de un golpe todos los días que
tienen el mismo horario evitando tener que definir el horario día por día.
Página 21 de 28
Para ello, mediante el icono
Añadir periodo podrá ir incluyendo los períodos para los que
aplica el horario definido, al pulsar el enlace citado por cada periodo aparecerán los siguientes
campos:
Figura 28: Campos para definir los periodos a los que aplica un horario.
Por cada periodo debe definir, la fecha de inicio y de fin, una vez introducidas dichas fechas,
debe seleccionar los días del horario y por cada día seleccionado introducir su horario.
Cabe destacar que es obligatorio definir las fechas de todos los períodos introducidos, siempre
podrá borrar períodos mediante el icono
, para cada periodo la fecha de fin debe ser posterior a
la fecha de inicio y además es obligatorio al menos definir el horario de un día.
Una vez definido todo, pulse el botón Guardar, y el horario quedará asociado a la incidencia.
Se debe destacar que los días para los que no introdujo horario y que están dentro de los períodos
establecidos se definirán como no lectivos y el resto como Lectivos. Es decir si usted definió un
período de una semana y solo seleccionó lunes y martes, se marcarán como Lectivos y el resto de
días de la semana se marcarán como no lectivos.
Por otra parte, los días entre la fecha de inicio y de fin que no estén dentro de los períodos
establecidos permanecerán tal y como estuvieran antes de definir el horario (Sin Definir, Lectivo,
Lectivo con prácticas de conducción o No Lectivo).
Una vez usted ha definido el horario, podrá gestionar días concretos mediante el enlace
gracias a este enlace podrá hacer una total personalización del horario del grupo. Al
pulsar dicho se abrirá una ventana emergente donde aparecerá una pantalla como la de la figura
siguiente.
Gestión horario,
Figura 29: Horario detallado de un grupo.
Página 22 de 28
En la pantalla de la figura anterior, se muestra un menú lateral con los meses entre la fecha
de inicio y la fecha de fin establecidas, mediante este menú lateral podrá navegar por los diferentes
meses que componen el grupo para modificar los días concretos de un mes.
Como puede observar, existen tres tipos de días, lectivos (marcados en rosa) para los que se
mostrará su horario, lectivos con prácticas de conducción (marcados en rosa oscuro) para los que
se mostrará su horario, no lectivos (marcados en azul oscuro) y no definidos (marcados en azul
claro).
Para gestionar un día concreto, solo tendrá que pulsar en el día que quiere gestionar, en ese
momento se mostrarán los datos del día.
Figura 30: Formulario de gestión de un día concreto.
Una vez está en la pantalla de la figura anterior, solo tendrá que definir el tipo del día, en
caso de ser lectivo, podrá modificar el horario del día siempre y cuando no supere las 8 horas
lectivas y en caso de ser lectivo con prácticas de conducción sí podrá superarse las 8 horas lectivas.
Una vez definido el horario, debe pulsar el botón guardar y se guardarán los datos del día.
En el momento en que ya ha definido todos los días y todos los campos de la incidencia,
desde la pantalla de la Figura 4 pulsar el botón Guardar, en ese momento se comprobará que la
suma de las horas introducidas en el horario no sea superior a las horas presenciales del grupo, si
se pasan las comprobaciones, la incidencia quedará guardada en el sistema.
3.4.GESTIÓN DE LOS CONTROLES PERIÓDICOS EN INCIDENCIAS DE TIPO
MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA.
La gestión de los controles periódicos en las incidencias de tipo Modificación de Cronograma
se realiza de la misma forma que en el F10, a excepción de que aquí no se podrán modificar las
fechas procedentes del grupo, aunque sí eliminarlas e insertar otras nuevas.
Para realizar cualquier gestión de las fechas de control, deberá tener introducidas las fechas
de inicio y fin del grupo (si alguna de estas fechas no varía, introduzca la que ya tenía el grupo).
Una vez hecho esto, si pulsa sobre el enlace
ventana emergente como la de la figura siguiente:
, se abrirá una
Página 23 de 28
Figura 31. Gestión de fechas de control en incidencia Modif. Cronograma.
Aquí, como ya se ha indicado antes, no se podrán modificar las fechas preexistentes del
grupo pero sí se podrán eliminar y añadir otras nuevas.
En el momento en que ya ha definido todos los controles periódicos, desde la pantalla de la
pulsar el botón Guardar, entonces se comprobará que:
• Hay al menos una fecha de control introducida.
• Todas las fechas de control están comprendidas entre las nuevas fechas de inicio y fin
del grupo propuestas.
• No hay fechas duplicadas.
Figura 31
4.
MODIFICACIÓN DE INCIDENCIAS
El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para
localizar y seleccionar la incidencia que desea modificar (Figura 2).
Solamente se podrán modificar las incidencias que previamente hayan sido dadas de alta y
que se encuentren en estado “EN ELABORACIÓN”.
El formulario de
alta pero a diferencia
incidencia, y además
Incidencia, que será el
solo lectura.
modificación de incidencias será prácticamente igual que el formulario de
de este no se podrá modificar ni el expediente del grupo, ni el tipo de
en los datos de la incidencia, se mostrará un nuevo campo con el Nº
mismo que se muestra en la búsqueda de incidencias y que también será de
A la hora de realizar la modificación de una incidencia hay que tener en cuenta, a parte del
estado del grupo, algunas restricciones en función del tipo de incidencia. Estas restricciones son las
mismas que las explicadas en el apartado 3 de este manual para el alta de incidencias.
Una vez el usuario ha modificado la incidencia, deberá pulsar el botón Guardar (y aceptar la
confirmación solicitada al usuario) para que queden registrados de manera definitiva, regresando a
la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).
Si se pulsa el botón Volver no se realiza ninguna operación regresando a la pantalla de
“Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).
Página 24 de 28
5.
CONSULTA DE INCIDENCIAS
El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para
localizar y seleccionar la incidencia que desea consultar. Se podrán consultar los datos de todas las
incidencias independientemente de su estado.
El formulario de consulta será igual que el formulario de modificación de incidencias, pero en
este caso no podrá modificarse ningún dato del formulario. Los botones del formulario en este caso
serán, Volver, volviendo a la pantalla de búsqueda de incidencias (Figura 1) y el botón Imprimir
que genera un documento en formato PDF con los mismos datos que aparecen en el formulario de
la incidencia.
Dependiendo de si la incidencia ha sido Reformulada/Respondida o Rechazada, aparecerán
unos campos adicionales “Motivo de Reformulación”, “Respuesta de la Incidencia” y “Rechazo de la
Incidencia”. Si la incidencia ha sido validada, y el gestor encargado de la validación ha decidido
introducir un comentario a la validación, también aparecerá este campo a la hora de consultar la
Incidencia.
6.
ENVÍO DE INCIDENCIAS
El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1 y Figura 2) y realizar una
búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que desea enviar para su gestión. Solamente se
podrán enviar las incidencias que previamente hayan sido dadas de alta y que se encuentren en
estado “EN ELABORACIÓN”.
Una vez el usuario ha seleccionado la incidencia que desea enviar, deberá pulsar en el botón
Enviar de la pantalla de búsqueda de incidencias.
Para realizar el envío se deben cumplir las mismas condiciones expuestas en el apartado de
alta de Incidencia.
Además si la incidencia lleva asociadas fechas, se comprueba lo siguiente según el tipo de
incidencia de que se trate:
o
Incidencia de CAMBIO DE FECHA DE FIN de grupo:
- La nueva fecha de fin de grupo no debe ser anterior a la fecha de inicio del grupo (deberá
ser posterior o igual ya que un curso puede empezar y acabar el mismo día). En caso
contrario se mostrará mensaje de aviso y no se permitirá realizar la operación.
- Si la nueva fecha de fin es anterior a la antigua, se comprueba para cada uno de los
alumnos del grupo cuyo estado sea diferente a NO INICIADO, que su fecha de fin en el
grupo sea anterior o igual a la nueva fecha de fin propuesta. Si no es así, se muestra un
mensaje de aviso al usuario y no se deja realizar la operación.
- Si la nueva fecha de fin es posterior a la fecha de fin que tenga el grupo, para cada uno
de los alumnos cuyo estado sea diferente a NO INICIADO, se comprueba si con la nueva
fecha de fin tienen conflictos con otros grupos en los cuales ya estuvieran dados de alta.
Si hay conflictos se muestra un mensaje de aviso en el cual se indica el nombre y el NIF
de los alumnos que tienen conflictos y no se permite realizar la operación.
o
Incidencia de SUSPENSIÓN DE GRUPO:
- La nueva fecha de fin de grupo debe estar comprendida entre la fecha de inicio del grupo
(deberá ser posterior o igual ya que un curso puede empezar y acabar el mismo día) y la
fecha de fin del mismo. En caso contrario se mostrará mensaje de aviso y no se permitirá
realizar la operación.
o
Incidencia de SUSPENSIÓN DE GRUPO TEMPORAL:
- La fecha de reanudación del grupo, debe ser posterior a la fecha inicial del grupo.
Página 25 de 28
- La fecha de reanudación del grupo, debe ser posterior a la fecha de suspensión propuesta
del grupo.
- La fecha de reanudación del grupo, debe ser anterior a la nueva fecha de fin propuesta
para el grupo.
- La fecha de suspensión del grupo, debe ser posterior a la fecha inicial del grupo.
- La fecha de suspensión del grupo, debe ser anterior a la nueva fecha de fin de grupo
propuesta.
Incidencia de ELIMINACIÓN F25:
- El F25 no puede encontrarse en una Resolución de Beca.
- El F25 no puede encontrarse en una Resolución de Reconocimiento firmada.
o
o
-
-
-
Incidencia de MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA:
La nueva fecha de inicio propuesta no puede ser posterior a la fecha de inicio de los
alumnos marcados como no solo de prácticas y los docentes del grupo.
La nueva fecha de fin propuesta no puede ser anterior a la fecha de fin de los alumnos
marcados como no solo de prácticas y los docentes del grupo.
Debido a las nuevas fechas definidas, no debe haber ningún alumno marcado como no
solo de prácticas con solapamiento de horarios con otros grupos.
Debido a las nuevas fechas definidas, no debe haber ningún alumno marcado como no
solo de prácticas que reciba más de 8 horas diarias de formación presencial en un día
concreto.
Para cursos de 2012 que impartan Certificados de Profesionalidad, la fecha de comienzo
de los alumnos debe encontrarse entre los 5 primeros días de la nueva fecha de comienzo
del grupo.
Si se han añadido nuevos controles periódicos, no debe haber ningún alumno en estado
final (FINALIZADO, BAJA POR…).
Si se han eliminado controles periódicos del grupo, no debe haber ningún alumno con su
asistencia cumplimentada para ese día.
Si no se cumple alguna de estas restricciones se muestra un mensaje indicando que no se
permite realizar el envío y el motivo por el que no se permite.
Si cumple las condiciones anteriormente explicadas, el sistema solicita confirmación antes de
realizar el envío, y si la respuesta del usuario es afirmativa, se procede a enviar la incidencia de
forma que pasa a tener estado “ENVIADA”, y se registra la fecha del envío.
Además, se enviará un correo electrónico de notificación a los gestores correspondientes y un
correo al usuario que tramita el envío de acuse.
Página 26 de 28
7.
RESPONDER INCIDENCIAS
Una incidencia se puede responder siempre que haya sido evaluada y reformulada por el
gestor provincial. Para ello, el usuario entidad deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1
y Figura 2) y realizar una búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que quiere responder.
Previamente habrá recibido un correo electrónico notificándole la reformulación de dicha
incidencia. Solamente se podrán responder las incidencias que se encuentren en estado
“REFORMULADA”.
Una vez el usuario ha seleccionado la incidencia a responder, deberá pulsar en el botón
Responder de la Figura 1. Se dirigirá entonces al usuario a la pantalla de respuesta que se muestra
en la Figura 32:
Figura 32. Pantalla de respuesta de incidencias.
Desde esta pantalla, el usuario con perfil “Entidad” podrá responder a la incidencia
reformulada. En esta pantalla se mostrarán en modo de consulta todos los campos excepto el
campo “Respuesta a la Reformulación”, en el que el usuario deberá indicar la respuesta dada al
motivo de la reformulación que le ha enviado el gestor que tramitó la incidencia.
Excepciones:
1.
En el caso de las incidencias de tipo Errores Alumno/Curso, se mostrará también la lista
de los alumnos del grupo para que el usuario pueda añadir o quitar alumnos para asociar a la
incidencia.
Figura 33. Respuesta incidencia Errores Alumno/Curso.
Página 27 de 28
Cuando haya introducido la respuesta de la incidencia, el usuario de la entidad deberá pulsar
el botón Responder.
Al pinchar en este botón, se regresará a la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1) y
la incidencia pasará de nuevo al estado “ENVIADA” para que pueda ser tramitada por el gestor
correspondiente, enviándose un correo de notificación a los gestores y un correo de acuse de envío
al usuario.
Al responder una incidencia, se deben tener en cuenta las mismas restricciones expuestas en
los apartados de alta y envío de incidencias.
Pulsando el botón Volver no realiza ninguna operación regresando a la pantalla de
“Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).
8.
ELIMINACIÓN DE INCIDENCIAS
El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para
localizar y seleccionar la incidencia que desea eliminar. Se podrá eliminar una incidencia siempre
que se encuentre en estado EN ELABORACIÓN. Entonces, se pulsará el botón Eliminar y se
mostrará un mensaje de confirmación que si se acepta, eliminará físicamente la incidencia de la
aplicación.
Página 28 de 28