Informe de Auditoría Interna INF. DAI. Nº 02/2016, correspondiente

Transcripción

UNIVERSIDAD AMAZONICA DE PANDO
DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA
COBIJA – PANDO
RESUMEN EJECUTIVO
Informe de Auditoría Interna INF. DAI. Nº 02/2016, correspondiente al
examen sobre la Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de la
Universidad Amazónica de Pando, al 31 de diciembre de 2015 y de 2014.
Auditoría ejecutada en cumplimiento al Programa Operativo Anual de las
gestión 2016 de la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad
Amazónica de Pando.
Los objetivos del examen:
1. El objetivo del examen, es emitir una opinión independiente,
en ejercicio de la función de auditoría interna, respecto a si los
Registros y Estados Financieros de la Universidad Amazónica
de Pando al 31 de diciembre de 2015, son confiables respecto
a todo aspecto material y/o penetrante, de acuerdo con las
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, de
Presupuesto, de Tesorería y otras normas técnicas y legales
aplicables.
2. Asimismo, determinar si: La información financiera contenida
en los Registros y Estados Financieros formulados por la
entidad, por el año terminado en esa fecha, se encuentra
presentada y cumple está con criterios establecidos y
requisitos financieros específicos. Además si, el control interno
relacionado con la presentación de los Registros y Estados
Financieros ha sido diseñado e implementado para lograr los
objetivos.
3. Además, durante la auditoría de los Registros y Estados
Financieros del periodo corriente (gestión 2015); al ser un
examen recurrente y el auditor el mismo, y al existir la
prohibición normativa de que los Registros y Estados
Financieros remitidos al órgano rector no pueden ser
modificados y son considerados definitivos (para la gestión
2014); se verificaran las circunstancias o sucesos, si
existiesen, que pudieran haber afectado al informe del auditor
interno, y los Registros y Estados Financieros del periodo
anterior (Gestión 2014), presentados en forma comparativa
con aquellos del periodo corriente y lo adecuado de las
revelaciones informativas concernientes a esos estados; con la
finalidad de emprender las acciones técnicas y legales que
correspondan..
El objeto de la auditoría está constituido por las transacciones con
incidencia presupuestaria, patrimonial y de tesorería, desarrolladas por la
COBIJA – PANDO
Universidad Amazónica de Pando, cuyos resultados, en términos
monetarios y no monetarios, en resumen, se informan en los Estados
Financieros Básicos requeridos por las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Integrada; también, comprende los controles contables y
administrativos de la estructura de Control Interno de la Universidad
Amazónica de Pando, por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de
2015.
Los aspectos que se presentan a continuación, dieron lugar a que el
Informe del Auditor Interno, sobre la Confiabilidad de los Registros y
Estados Financieros emitidos por la Universidad Amazónica de Pando, por
los ejercicios terminados al 31 de diciembre de 2015 y de 2014, exprese
una Opinión de Auditoría con Salvedades:
1.
Los Estados Financieros denominados Ejecución Presupuestaria de
Recursos y Ejecución Presupuestaria de Gastos; al 31 de diciembre de
2015 y 2014; presentan una inconsistencia a nivel de Devengado, que
vulnera fundamentalmente el Principio de Contabilidad Integrada de
Exposición y el Principio de Equilibrio del Sistema de Presupuesto;
toda vez que el primero expone un importe total devengado de
Bs112.618.588,54 y Bs Bs129.006.616,62, respectivamente, y el
segundo expone un importe total devengado de Bs138.543.054,04 y
Bs158.629.846,43, respectivamente; existiendo una diferencia de
Bs25.924.465,50 para el periodo corriente y Bs29.623.229,81 para la
gestión anterior; sobre los cuales no hemos podido quedar satisfechos
a través de procedimientos supletorios o alternativos.
2.
La Universidad Amazónica de Pando para el tratamiento contable de
las existencias de almacenes, no ha considerado fundamentalmente
los Principios de Contabilidad Integrada establecidos en las Normas
Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada aprobadas con
Resolución Suprema Nº 222957, así como el Plan de Cuentas de la
Contabilidad Integrada para el Sector Público y el Manual de
Contabilidad para el Sector Publico, aprobados con Resolución
Administrativa Nº 368, en los siguientes aspectos:
No se ha efectuado el reconocimiento contable de las entradas y
salidas de las existencias en almacén, de acuerdo a lo establecido en
el Anexo de la Resolución Administrativa Nº 368 antes mencionada y
los Principios de Contabilidad Integrada de Devengado, Objetividad,
Uniformidad, Exposición, entre otros; lo que implica que efectúan el
cargo de las adquisiciones directamente al gasto (Costo de Materiales
y Suministros) como si fuesen consumo, y al cierre del ejercicio
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registran ajustes para conciliar el saldo del inventario contable con el
inventario de almacenes.
Es decir, que al cierre de la gestión 2014 se observó que mediante el
asiento Nº 42221 registran como ingresos de materiales y suministros
Bs10.850.960,37 y asiento Nº 42222 Bs11.097.478,69 por el
consumo de estos bienes. Asimismo, al efectuar el ajuste de los
ingresos de materiales y suministros mediante el asiento Nº 42221
por Bs 10.850.960,37, utilizan como contracuenta la cuenta
Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores, vulnerando la
normativa citada precedentemente y sobrevaluando el Patrimonio
Institucional.
Al 31 de diciembre de 2015, el asunto descrito precedentemente no ha
sido resuelto o corregido; debido a que según nuestros procedimientos
y niveles de materialidad establecidos para esta auditoría, persisten
diferencias inmateriales, en el entendido de que se han registrado
ingresos de materiales y suministros mediante los asientos N° 7284 y
28626 por Bs148.140,00 y 1.914.956,00, respectivamente; utilizando
como contracuenta la cuenta Resultados Acumulados de Ejercicios
Anteriores, sobrevaluando el Patrimonio Institucional en los importes
descritos. Y el consumo de los mismos a través de los asientos N°
7285 y 28625 por Bs126.118,89 y 2.038.319,99, respectivamente.
Incumpliendo la normativa descrita anteriormente.
3.
La Universidad Amazónica de Pando durante la gestión 2013, realizó
la Revalorización Técnica de sus Activos Fijos, mediante la
contratación de una firma privada de auditoría, sobre cuyo producto
los estados financieros al 31 de diciembre de 2013 fueron ajustados y
aprobados por el Honorable Consejo Universitario en fecha 27 de
febrero de 2014 mediante Resolución HCU Nº 014/2014. Sin
embargo, del análisis realizado al Informe de Revalorización Técnica,
sus respaldos y ajustes propuestos y realizados por la entidad, se ha
podido establecer según los resultados de nuestros procedimientos,
inconsistencias en los importes expuestos en el referido informe y
utilizados para los ajustes respectivos por parte de la entidad; tal
como se enuncia a continuación:
a) El valor del incremento/decremento; propuesto por la firma
privada y utilizado por la entidad como base para expresar los
nuevos valores de los activos fijos (bienes de uso) en sus
registros y estados financieros y el recalculado por auditoría, es
de Bs176.965.260,03 y Bs170.571.408,15, respectivamente; lo
que implica una sobrevaluación de esté importe en
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aproximadamente Bs6.393.851,88; debido a errores en el
cálculo de la actualización y depreciación al 30 de junio de
2013 (fecha de corte de revalorización) de estos activos.
De igual manera, en los ajustes propuestos por la firma privada
y registrados por la entidad, no se regularizan las
construcciones en proceso y las supervisiones respectivas, que
fueron concluidas y revalorizadas, al 30 de junio de 2013; por
un importe total aproximado de Bs50.878.232,24; sin embargo,
la entidad al 31 de diciembre de 2013
ha efectuado la
incorporación de obras concluidas por un valor de
Bs7.252.451,27, situaciones que implican una sobrevaluación
total neta de las subcuentas Construcciones y Mejoras de Otros
Bienes de Dominio Privado y Supervisión de Construcciones y
Mejoras de Bienes de Dominio Privado; en aproximadamente
Bs 43.625.780,97 y una subvaluación del Patrimonio
Institucional en el mencionado importe.
b) Basados en los saldos propuestos como nuevos valores de los
activos fijos (bienes de uso) al 30 de junio de 2013; se ha podido
determinar que en el periodo comprendido entre el 1 de julio de
2013 al 31 de diciembre de 2013, existe una sobrevaluación
aproximada de Bs9.036.202,43 en los valores actualizados de
estos bienes al cierre de gestión y Bs4.949.423,42 en cuanto a
la depreciación del periodo mencionado, lo que implica un
efecto
en
los
valores
netos
de
Bs4.086.779,01
aproximadamente; debido principalmente a la
incorrecta
incorporación de los valores de inicio (nuevos)
según
revalorización técnica e incorrecto cálculo de la actualización y
depreciación de los valores por el periodo explicado.
Las situaciones descritas en los incisos a) y b) anteriores, no han sido
resueltas o corregidas por la entidad; es decir; en la gestión 2014 se
realizaron ajustes producto de una conciliación de saldos entre los
registros físicos y registros contables, que no subsana lo observado
por auditoría interna; puesto que se han establecido según nuestros
procedimientos de auditoría, que la actualización de valores de los
bienes de uso, expuesta por la entidad se encuentra sobrevaluada en
aproximadamente Bs8.359.822,47; asimismo, la depreciación de
estos bienes también se encuentra sobrevaluada en Bs2.422.871,50
aproximadamente; implicando también una sobrevaluación del
Resultado del Ejercicio en Bs5.936.950,97. De igual manera, para el
periodo corriente (gestión 2015), lo expuesto anteriormente persiste y
ha conllevado a que se generen los siguientes efectos; los valores
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actualizados y la depreciación de los bienes de uso se encuentran
sobrevaluados en aproximadamente Bs8.431.921,24 y 1.877.665,06,
respectivamente, asimismo, la Depreciación Acumulada del Activo
Fijo actualizada se encuentra sobrevaluada en aproximadamente
Bs2.495.482,49; sobrevaluando el Resultado del Ejercicio en
aproximadamente Bs4.058.773,69. Situaciones que se deben en
parte, a lo descrito en párrafos precedentes y a errores en la
determinación de valores actualizados y cálculo de la depreciación del
periodo, por parte de la entidad.
4.
Al 31 de diciembre de 2012, en el Balance General Comparativo de la
Universidad Amazónica de Pando, se exponía en Otros Activos
Corrientes la cuenta Bienes en Tránsito por Bs4.095.368,98; saldos
sobre los cuales no pudimos obtener suficiente evidencia apropiada
de auditoría debido a que en los archivos institucionales no existe la
documentación de respaldo pertinente, por lo cual no nos fue posible
formarnos una opinión respecto a la confiabilidad del mismo. Al 31 de
diciembre de 2013 se verifico que la situación descrita no fue resuelta
o corregida por la entidad.
En la gestión 2014, el saldo de la cuenta mencionada anteriormente
es Bs0,00 como consecuencia de un ajuste realizado en fecha
31/07/2014 mediante el asiento Nº 20735; no obstante, la
documentación adjuntada como respaldo del registro mencionado
consiste únicamente en reportes de mayores y comprobantes de
contabilidad impresos del SINCON (sistema manejado por la entidad
en gestiones anteriores al 2013), lo que implica que esta
regularización del saldo de la cuenta no estaría respaldada con
documentación suficiente; como está establecido en los artículos 18 y
24 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y el
Principio de Contabilidad Integrada de Objetividad.
En el periodo corriente (gestión 2015), en el Balance General
Comparativo como consecuencia del ajuste realizado en la gestión
anterior, la cuenta Bienes en Transito no se encuentra expuesta; lo
que implica que la entidad no habría rectificado la regularización
realizada el 31/07/2014. En consecuencia, este hecho implicaría que
los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de estos
procedimientos de ajuste, sean pasibles al establecimiento de indicios
de responsabilidad por la función pública.
Por lo descrito precedentemente, ratificamos la observación expuesta
en nuestros informes INF. DAI. Nº 02/2013; INF. DAI. Nº 02/2014 e
INF. DAI. N° 02/2015, de fecha 25 de febrero de 2013; 27 de febrero
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de 2014 y 27 de febrero de 2015, respectivamente; en el entendido de
que la documentación de respaldo relacionada con el saldo de la
cuenta no existe en los archivos institucionales, el ajuste realizado no
se respalda con documentación suficiente según las Normas y
Principios de Contabilidad Integrada y que el mismo no habría sido
rectificado.
5.
De acuerdo a los resultados de la aplicación de nuestros
procedimientos relativos a la reexpresión de las cuentas
Patrimoniales, se han podido establecer errores y/u omisiones en el
cálculo de estos importes; debido principalmente a la incorrecta
aplicación de la Norma Contable Nº 3 (revisada en septiembre de
2007) emitida por el Consejo Técnico
Nacional de Auditoría y
Contabilidad del Colegio Nacional de Auditores o Contadores Públicos
de Bolivia, por parte de la entidad, desde gestiones anteriores hasta la
gestión corriente; tal como se describe a continuación:
Al 31 de diciembre de 2013; se subvaluó el Ajuste de Capital y los
Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores en aproximadamente
Bs14.076,36 y Bs1.331,26, respectivamente, y se sobrevaluo el Ajuste
de Reservas Patrimoniales en aproximadamente Bs5.780.343,15;
subvaluando en consecuencia el Resultado del Ejercicio en
aproximadamente Bs5.764.935,53 . Al 31 de diciembre de 2014, el
asunto descrito precedentemente, no fue resuelto o corregido por la
entidad, persistiendo diferencias inmateriales según los niveles de
materialidad establecidos para la auditoría de esa gestión (2014),
connotadas
en; la subvaluación del Ajuste de Capital en
aproximadamente Bs30.551,58 y la sobrevaluación del Ajuste de
Reservas Patrimoniales y Resultados
Acumulados
de Ejercicios
Anteriores
en aproximadamente Bs217.177,97 y 231.292,64,
respectivamente; en consecuencia se subvalúa el Resultado del
Ejercicio en un importe aproximado de Bs417.919,03.
Para el periodo corriente (gestión 2015), las situaciones descritas
anteriormente no han sido resueltas o corregidas, en el entendido de
que como resultado de la aplicación de nuestros procedimientos, se
han determinado diferencias en la reexpresión de estas cuentas,
mismas que según los niveles de materialidad establecidas para la
auditoría de esta gestión son inmateriales, empero provienen de la
causa explicada en el párrafo primero de este numeral. Los efectos
determinados implican una sobrevaluación del Ajuste de Capital,
Ajuste de Reservas Patrimoniales y los Resultados Acumulados de
Ejercicios Anteriores, en aproximadamente Bs9.510,74; Bs42,60 y
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Bs3.887.018,09, respectivamente. Lo que implica la subvaluación del
Resultado del Ejercicio en un importe aproximado de Bs3.896.571,44.
6.
La Universidad Amazónica de Pando ha sobrevaluado los gastos por
servicios personales, debido principalmente a que el cálculo del bono
de antigüedad se efectuó sobre el Haber Básico del personal de planta
(administrativos y docentes) y los porcentajes aplicados responden a
una escala de 0% al 100%; lo que implica la vulneración del artículo
13 del Decreto Supremo Nº 21137 y articulo 60 del Decreto Supremo
Nº 21060, respectivamente. Consecuentemente, el mencionado
incumplimiento denota indicios de responsabilidad por la función
pública, cuyos efectos aproximados son:
Al 31 de diciembre de 2013, lo descrito sobrevalua los siguientes
conceptos: Bono de Antigüedad en Bs1.541.319,30; Aportes
Patronales en Bs224.571,89; Retenciones Laborales en Bs181.828,92
y el Aguinaldo (de Navidad y Esfuerzo por Bolivia) en Bs271.305,62;
aproximadamente. Situación, que en
consecuencia, subvalúa el
Resultado del Ejercicio en el importe total aproximado de
Bs2.219.025,73. Al 31 de diciembre de 2014, esta situación no ha
sido resuelta o corregida por la entidad, puesto que persiste la
sobrevaluación de los gastos por servicios personales, con los
siguientes efectos: Bono de Antigüedad en Bs1.927.693,59; Aportes
Patronales en Bs234.357,73; Retenciones Laborales en Bs267.020,44
y el Aguinaldo (de Navidad y Esfuerzo por Bolivia) en Bs240.528,79;
aproximadamente; en consecuencia, se subvalúa el Resultado del
Ejercicio en el importe total aproximado de Bs2.669.600,55.
Para el periodo corriente (gestión 2015), la situación descrita en el
primer párrafo de este punto no ha sido resuelta o corregida, en el
entendido de que los gastos por servicios personales siguen siendo
sobrevaluados, debido a la causa explicada anteriormente, aspecto
que incide de forma recurrente en los siguientes conceptos: Bono de
Antigüedad en Bs2.621.029,33; Aportes Patronales en Bs245.468,90;
Retenciones Laborales en Bs671.369,47 y el Aguinaldo (de Navidad y
Esfuerzo por Bolivia) en Bs413.296,02; aproximadamente. Situación,
que en consecuencia, subvalúa el Resultado del Ejercicio en el
importe total aproximado de Bs3.951.163,72.
7.
La Deuda Pública expuesta en los Estados Financieros, proviene del
reconocimiento del Convenio Subsidiario DGCP/067/08 Crédito
OPEP – 1080P, de fecha 02 de enero de 2009 por $US.1.183.180
suscrito por la República de Bolivia y la Universidad Amazónica de
Pando y de la Enmienda al Convenio Subsidiario DGCP Nº 067/08 –
COBIJA – PANDO
DGCP -030/2013 Crédito OFID – 1080P, de fecha 08 de abril de 2014
por $US.1.246.074,24, suscrito por Estado Plurinacional, el
Ministerio de Educación y la Universidad Amazónica de Pando, ambos
destinados para financiar el Programa Rehabilitación y Modernización
de las Universidades Nacionales; estos importes se encuentran
registrados en la cuenta Deuda Pública Interna. Sin embargo,
evidenciamos registros por el Crédito OFID – 1080P en la cuenta de
Deuda Pública Externa bajo la denominación de Nominales, por la
adquisición de equipamiento de los Laboratorios en el Área de
Ciencias Biológicas y Naturales, Área de Ciencias Económicas y
Financieras, Área de Ciencias de la Salud y Área de Ciencias y
Tecnología. Es decir, al cierre del ejercicio registran a Deuda Pública
Externa mediante asiento Nº 28652 por Bs103.000 utilizando como
contracuenta Construcciones en Proceso por Administración Propia, y
el asiento Nº 28653 por Bs6.509.092 y como contracuenta Activo
Intangible, Otra Maquinaria y Equipo, Equipo Educacional y
Recreativo, Equipo de Oficina y Muebles, Equipo de Comunicaciones,
Equipo Médico y de Laboratorio, Maquinaria y Equipo de Producción,
sobrevaluando la Deuda Pública en un importe aproximado de
Bs6.612.092. Por otra parte, la cuenta Deuda Pública Interna según
los resultados de nuestros procedimientos se encuentran
sobrevaluados en aproximadamente Bs90.999,76; sobrevaluando la
Deuda Pública en un importe total aproximado de Bs6.703.091,76,
por estos conceptos.
El presente informe fue emitido el 24 de febrero de 2016.

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