Manual Funciones Admisiones - Intranet UGC

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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
1/8
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
DIRECCION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en carreras administrativas.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos, especialización en procesos administrativos.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Proponer, aplicar y ejecutar políticas, estrategias, normas y procedimientos para la promoción de la Universidad y la
admisión, registro y control de aspirantes nuevos, estudiantes antiguos, reingreso, traslados y transferencias en las
diferentes Facultades de pregrado y postgrado.
Planificar, evaluar y controlar, en coordinación con la Vicerrectoría Académica y con las Facultades, los procesos de
inscripción, selección, matrícula, registro, inducción y certificación de los estudiantes y usuarios de los programas y
servicios que brinda la Universidad.
Coordinar y asesorar a las diferentes Facultades de la Universidad en la implantación y desarrollo de los procesos de
admisión, registro y control para la selección de aspirantes.
Desarrollar, en coordinación con el Departamento de Informática y Sistemas, la aplicación de los procesos de
inscripción, admisión, carnetización y reportes estadísticos de los estudiantes.
Reportar a las diferentes entidades del Estado que lo requieran los listados de estudiantes que ingresan a primer
semestre para la verificación de Libreta Militar, ICFES y otros sobre la legalidad de permanencia en el país de los
estudiantes extranjeros.
Carnetizar a la comunidad Gran colombiana.
Coordinar con la oficina de Registro y Control, la expedición de documentos con fines académicos, tales como
certificaciones de notas y constancias de buena conducta, matricula, constancias de estudio, constancias de
terminación y otros.
Realizar los procesos de reingresos, traslados y transferencias internas y externas de los estudiantes.
Verificar la legalidad de la documentación exigida para la vinculación de los estudiantes e informar a las instancias
pertinentes.
Generar informes estadísticos, históricos y semestrales sobre inscripción, matrícula, tasas de captación y perfil de
estudiantes, discriminados por programa.
Realizar la autoevaluación de la dependencia, identificar las áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según
las directrices trazadas por el Comité Central de Autoevaluación Institucional.
Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia,
señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultado, según el caso, en los formatos que para el efecto
se expidan.
Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional
que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Directa
Directa
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MANUAL DE FUNCIONES
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa
Directa (con todos los procesos)
Indirecta (con los entes de control)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ASISTENTE DE ADMISIONES
DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL.
JEFE DEL DEPARTAMENTO.
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en áreas administrativas
HABILIDADES
FORMACION
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
Gestionar y coordinar los eventos de promoción y divulgación de la Universidad y los programas académicos que
ofrece. (ferias universitarias, colegios, etc,).
2. Controlar el material publicitario requerido para la promoción y difusión de los programas, proceso de inscripción,
inducción de estudiantes nuevos, etc.
3. Distribuir los anticipos para cubrir gastos en los diferentes eventos de promoción y del Departamento.
4. Colaborar en la coordinación de la inducción a los estudiantes nuevos que ingresan a la Universidad.
5. Realizar seguimiento al plan de acción y autoevaluación y levantar actas de las reuniones llevadas a cabo para tal fin,
en el Departamento de admisiones, Registro y Control.
6. Generar respuesta a las solicitudes realizadas por los órganos de control estatal y privados.
7. Elaborar los informes pertinentes al desarrollo de las actividades de admisiones. (informes estadísticos)
8. Reemplazar al Jefe de Admisiones cuando este lo requiera o sea necesario.
9. Dar soporte a las ventanillas de atención a los usuarios cuando sea necesario.
10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
Registro e informes
Directa al interior del proceso
Directa por los que porta y elabora
Directa
Directa
Directa (con los procesos y aspirantes)
Indirecta (eventos realizados y proveedores).
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
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CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
COORDINADOR DE REINGRESOS, TRASLADOS Y TRANSFERENCIAS
EN PREGRADO, POSTGRADOS Y CONVENIOS.
DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
JEFE DEL DEPARTAMENTO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Técnico en carreras administrativas
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
administrativos.
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Controlar los procesos de inscripción, matrícula y registro, de estudiantes; que ingresan por reingresos, traslados y
transferencias; a los programas de pregrado y posgrado de la Universidad.
Atender a los aspirantes a ingresar por reingresos, transferencias de pregrado y posgrado.
Generar formatos para los procesos de reingresos, transferencias, entrevistas y ordenes carnetización.
Diligenciar, tramitar y enviar a las diferentes facultades las solicitudes de reingreso, traslados y transferencias, para su
respectivo estudio.
Recibir de las facultades las respuestas de las solicitudes de los aspirantes e ingresar la información requerida en el
Sistema de Información Académico.
Realizar las acciones necesarias para la generación de órdenes de pago de matrícula de aspirantes a ingresar por
reingresos, traslados y transferencias de pregrado y postgrado.
Generar datos Estadísticos, sobre el comportamiento del proceso.
Registro e informes
N/A
Directa por los que porta y elabora
Directa
Directa
Directa (con todos los procesos y aspirantes)
ELABORO
REVISO
APROBO
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NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico.
HABILIDADES
FORMACION
administrativos.
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Elaborar las comunicaciones internas y externas a solicitud del jefe inmediato.
Brindar atención telefónica de la dependencia.
Coordinar con las facultades las fechas de entrevista para los aspirantes nuevos.
Verificar el resultado de la entrevista y demás criterios de selección, para la admisión respectiva.
Actualizar en el Sistema de Información Académico, las órdenes de matrículas canceladas por los aspirantes nuevos.
Realizar las acciones necesarias para la generación de órdenes de pago de matrícula de aspirantes nuevos a ingresar a
pregrado.
Elaboración de cuadros estadísticos en cada periodo académico de aspirantes inscritos y matriculados.
Realizar y recibir los pedidos de papelería para el departamento.
Elaborar y revisar el inventario de los elementos de la dependencia.
Hacer la solicitud de historias académicas de los estudiantes.
Envío de las consignaciones de las inscripciones al departamento de contabilidad y tramitar las solicitudes de
devoluciones de dinero por concepto de matrículas.
Tramitar las novedades y solicitudes con respecto al Sistema de Información Académico.
Reportar a las entidades del estado (fuerzas militares y DAS) listados de estudiantes varones y extranjeros.
Registro e informes
Directa
Directa
Directa
Directa
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
EMISION
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PAGINA
6/8
CODIGO: M-06-62MF
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE ADMISIONES
DEPARTAMENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL.
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico.
HABILIDADES
FORMACION
administrativos.
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
Atender público en ventanilla del Departamento de Admisiones de la universidad, proporcionando la información requerida por el
aspirante, sobre el calendario y los programas que ofrece la Universidad.
2. Brindar atención e información telefónica.
3. Recibir y verificar la documentación exigida a los aspirantes.
4. Asignar No. de formulario y claves de inscripción a los aspirantes.
5. Asignar fecha, hora y lugar de entrevista a los aspirantes.
6. Entregar las órdenes de pago de matricula a los aspirantes a cursar los diferentes programas académicos.
7. Expedir órdenes de carnetización.
8. Entregar los horarios respectivos a los estudiantes nuevos de acuerdo al programa.
9. Organizar, clasificar y entregar los documentos de ingreso de los estudiantes nuevos al archivo general e histórico.
10. Expedir paz y salvo de documentos.
11. Actualizar periódicamente, la base de datos del los estudiantes nuevos.
12. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
Registro e informes
N/A
Directa por los que porta
Directa
Directa
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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CODIGO: M-06-62MF
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MANUAL DE FUNCIONES
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TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE REGISTRO Y CONTROL
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en carreras administrativas.
HABILIDADES
FORMACION
administrativos, especialización en procesos administrativos.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Expedir documentos con fines académicos, (Constancias y certificados de notas de los estudiantes).
Participar en la elaboración del Plan de Acción Anual del Departamento de Admisiones registro y Control y
garantizar su cumplimiento.
Elaborar estadísticas, informes y análisis en lo relacionado con registro y control académico.
Mantener comunicación con los Secretarios Académicos y programar con ellos el Registro Académico de los
estudiantes, en el sistema de Información Académico y citar a reuniones, de acuerdo a las necesidades de los procesos
académicos.
Programar con los decanos, el registro académico de los estudiantes nuevos, los cursos y horarios, para la
prematricula.
Estar comunicada permanentemente con la Jefe del Departamento de Admisiones, Registro y Control, en relación con
la programación de inscripciones, prematriculas y demás actividades que requieran el desarrollo de las funciones de la
dependencia.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que sean asignadas por el Rector.
Vigilar que el Sistema de Información Académica cumpla con el calendario de cada unidad académica y con el
cronograma de actividades de la Oficina de Registro y Control.
Realizar capacitación e inducción al personal encargado de realizar el proceso de la Oficina de Registro y Control.
Auditar en las unidades académicas la información registrada en el Sistema de Información Académico, que coincida
con el soporte físico.
Coordinar la solicitud y posterior devolución de las historias académicas al archivo general histórico.
Coordinar con el Departamento de Informática y Sistemas, el tiempo programado de utilización del SIA.
Registro e informes
ELABORO
Directa
Directa por los que elabora y porta.
Directa
Directa
Directa (con todos los procesos)
REVISO
APROBO
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23/01/1996
PAGINA
8/8
CODIGO: M-06-62MF
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO: JEFE
CARGO:
CARGO:

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