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Instructivo para Convertir los archivos en
Excel a TXT
INSTRUCTIVO
Código:
DESCRIPCIÓN
Paso No. 1
El archivo de Excel solo debe contener una (1) hoja con todos los datos.
Paso No. 2
Guardar desde Excel ,seleccionando Texto (delimitado por tabulaciones)
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Paso No. 3
Automáticamente sale el siguiente mensaje que dice “Nombre del archivo.txt puede
tener características no compatibles con Texto (delimitado por tabulaciones) ¿Desea
mantener el formato del libro?” se presione el botón SI
Paso No. 4
Se cierra el archivo de Excel
Se abre el archivo de texto que acaba de crear haciendo doble clic, sobre el mismo,
generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo
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Paso No. 5
Después diríjase a la opción del menú Edición realice clic sobre la opción “remplazar”
Paso No. 6
En la ventana que aparece, escriba "
" en el espacio "Buscar" y en el espacio
"remplazar por" escriba el símbolo pipeline "|" exigido por el ministerio.
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Paso No. 7
Presione el botón "Remplazar todo", de esta manera se remplazarán las tabulaciones
por el símbolo pipeline.
Paso No. 8
El Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no permite datos
diferentes (nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) a los
registrados para cada una de las variables o la guía del archivo. Esos datos deben ser
eliminados, esto se puede hacer en este momento.
Primero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio del
archivo)
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Paso seguido se presiona el botón “Borrar” en el teclado. Esto los eliminara.
NOTA: los datos extra (nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas
etc.) también pueden ser eliminados en el archivo de Excel, basta con seleccionarlos y
eliminarlos.
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La resolucion 4505 exige que los archivos tengan un registro de control al inicio de los
mismos, si el archivo no contiene este registro Aplicativo Medio de Transferencia de
Datos Resolución 4505, no lo aceptara. Esta contiene 5 variables separadas por el
simbolo pipeline”|”, las variables son:
 Tipo de registro: siempre debe ser el numero uno (1) valor que significa que el
registro es de control
 Código de la EPS o de la Dirección Territorial de Salud: Corresponde al Código
asignado por la Superintendencia Nacional de Salud en el caso de las EPS y para
las Direcciones Territoriales de Salud, el código del Departamento DIVIPOLA
 Fecha inicial del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD.
Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada.
 Fecha final del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD.
Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y
debe coincidir con la fecha de corte del nombre del archivo.
 Número total de registros de detalle contenidos en el archivo: Debe
corresponder a la cantidad de registros tipo 2 (cantidad de pacientes
reportados), contenidos en el archivo.
Ejemplo: 1|EPSS03|2013-04-01|2013-06-30|4
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Una vez ingresado el registro de control vaya a "Archivo, Guardar como"
En la opción "Codificación" seleccione el ítem ANSI exigido por el Ministerio
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Presione el botón "Guardar"
Se desplegara el mensaje de advertencia “Nombre del archivo.txt ya existe”, “¿Desea
remplazarlo?” presione el botón “Si”
El nombre final del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura:
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N°
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2
COMPONENTE DEL NOMBRE DEL
ARCHIVO
4505
FECHA DE CORTE
(AAAAMMDD)
3 CODIGO DE EPS
VALORES
PERMITIDOS O
FORMATO
LONGITUD
CARACTERES
DESCRIPCIÓN
Númerico
Numero de la resolución , no
debe ser modificado
4
Númerico
Fecha de corte de la
información reportada,
correspondiente al último día
calendario del período de
información reportada. No se
debe utilizar ningún tipo de
separador.
8
Alfanúmerico
Es el código de la EPS a la que
se reporta información.
Ejemplo:
6
Cafesalud Pos-C: EPS003
Cafesalud Pos-S: EPSS03
4
CODIGO UNICO DE HABILITACIÓN
5 CONSECUTIVO DE ARCHIVO
Númerico
Número unico de habilitación,
este es asignado por el
Ministerio de Salud y de la
Protección Social a cada IPS
Ejemplo:
110010485717
12
Númerico
Corresponde al numero de
archivo reportado por
periodo. Va de forma
ascendete iniciando en 01 , si
requiere reportar mas archivos
se asigna 02,03, 04 etc
2
Ejemplo:
4505AAAAMMDDCODEPSCODHABILITACION01.txt
Cafesalud EPS: 45052013093000311001048571701.txt
Cafesalud EPSS: 4505201309300311001048571701.txt
CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
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Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los
siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha.
Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato
ANSI, con extensión .txt
Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en
letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
El separador de campos debe ser pipe (|), y debe ser usado exclusivamente
para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir
el carácter especial pipe (|).
Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún
otro carácter especial.
Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación
de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el
punto (.) como separador de decimales.
Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el
carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los
archivos.
Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este
anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es
decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna
justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser
remplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.
Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo
ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro
Los archivos deben estar firmados digitalmente
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