Baja de bienes en caso de mermas

BAJA DE BIENES EN CASO DE MERMAS
UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE
SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA
UNIDAD:
Dirección Administrativa y financiera
PROCESO:
Baja de bienes en caso de mermas
CODIGO
DAF-13-14
VERSIÓN
01
FECHA
IMPLANTACIÓN
14 /Febrero/ 2014
DENOMINACIÓN
Baja de bienes en caso de Mermas
OBJETIVO
Establecer normas y procedimientos, para efectuar control y registro de los activos a ser dados de
baja por la causal de mermas, sean estos a requerimiento de la unidad o por el seguimiento
periódico que realice la División de Activos Fijos. Este tipo de bajas procederá solo cuando se trate
de bienes perecederos como alimentos, medicamentos, reactivos de laboratorio etc.
ALCANCE
El proceso tiene inicio con la identificación y verificación del o los activos fijos que serán sujetos a
baja, regula la baja del bien de los registros contables, así como de los registros de inventario y
archivo y termina con la verificación de la destrucción y/o incineración del bien.
DISPOSICIÓN DE CONTROL
a) Las unidades académicas y administrativas, deben informar mensualmente de las mermas
que hay a la Dirección Administrativa y Financiera
b) La División de Suministros y Almacenes o el administrador de la unidad, elevara un informe
técnico-económico a la Dirección Administrativa y Financiera
c) No se dará de baja, bienes de uso que formen parte del patrimonio institucional, sin la
autorización de la Dirección Administrativa y Financiera.
UNIDADES QUE INTERVIENEN
Dirección Administrativa y Financiera
Dirección Jurídica
División de Suministros y Almacenes
Unidades académicas y administrativas
NORMAS DE OPERACIÓN
1. Ley 1178
2. Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios D.S. Nº 0181
3. Reglamento especifico del Administración de Bienes y Servicios de la U.S.F.X. Res. Rectoral
575/2011
FORMULARIO Y OTRAS FORMAS UTILIZADAS
Formulario de Baja de Activos Fijos
SECUENCIA DEL PROCESO
SECUENCIA
1
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PROCESO
Efectúa la verificación física y lleva un control de mermas
del bien o producto.
Elevando Informe a la DAF sobre las características del
bien o producto estableciendo de manera previa si el
mismo puede ser sujeto a esta modalidad de baja.
Instruirá a la Unidad de Suministros y Almacenes o en su
caso al Administrador de la Unidad, para que eleve Acta
de Verificación.
Elevara el Acta de Verificaciones. Debe señalar el bien, su
cantidad, su valor y otra información que considere
importante.
RESPONSABLE
Responsable del
Bien
Responsable
Bien
del
DAF
Suministros y
almacenes o
Administrador de la
unidad
Determinará la baja del bien en lo correspondiente a la
merma, mediante Informe de Recomendación de Baja del DAF
Bien.
Remitirá toda la documentación a la Dirección Jurídica
para su análisis y emisión del Informe Legal.
DAF
Valora la documentación proporcionada
Dirección jurídica
Emitirá un Informe Jurídico. Recomendara las acciones a Dirección jurídica
seguir.
Recibe el Informe Jurídico, y deriva más los antecedentes
DAF
a Rectorado.
Solicitara la emisión de Resolución Rectoral de Baja de
DAF
Bien.
Remite el Informe Jurídico más los antecedentes a Rectorado
Secretaria para su redacción de la Resolución Rectoral.
Recibe informe jurídico más antecedentes y redacta
Secretaria general
resolución rectoral
Emite la Resolución Rectoral.
Nota: Dara de baja solo la parte del bien o bienes que Rectorado
sufrieron mermas.
Envía copia de Resolución Rectoral y de los antecedentes
Rectorado
a la DAF
Recibe Resolución mas antecedentes e instruye a la
DAF
división de activos fijos y la división de contabilidad
procedan a la baja de bienes
16
Procede a la exclusión del bien de los registros contables
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Procede con la baja del bien del Inventario Físico
División de
contabilidad
División de activos
fijos
DIAGRAMA DE FLUJO
MERMAS
Responsable del Bien
Suministros y
almacenes o
Administrador
de la unidad
DAF
Dirección
jurídica
Inicio
1
Efectúa la verificación
física y lleva un
control de mermas del
bien o producto.
3
Instruirá que se
eleve Acta de
Verificación.
Eleva Acta de
Verificación.
2
Elevara Informe sobre
las características del
bien o producto.
Establecerá si
pueden ser sujetos
a esta modalidad
de baja.
4
Debe señalar el bien,
su cantidad, su valor y
otra información que
considere importante.
5
Determinará la baja del
bien en lo correspondiente
a la merma mediante
Informe de Recomendación
de Baja del Bien.
6
Remitirá toda la
documentación a la
dirección Jurídica para la
emisión de Informe Legal.
7
Valora la
documentación
.
8
Emite un
Informe Jurídico.
9
Recibe el Informe Jurídico,
y deriva más los
antecedentes a Rectorado.
Recomendara las
acciones a seguir.
10
Solicitara la emisión de
Resolución Rectoral de
Baja de Bien.
Pág.
Sig.
MERMAS
Secretaria
general
Rectorado
DAF
División de
Contabilidad
División de
Activos Fijos
Pág.
Ant..
11
Remite el Informe
Jurídico más los
antecedentes a
Secretaria General.
12
Recibe informe
jurídico más
antecedentes y
redacta resolución
rectoral
13
Dara de baja solo la
parte del bien o
bienes que sufrieron
mermas.
Emite la
Resolución
Rectoral.
14
Envía copia de
Resolución Rectoral
y de los
antecedentes.
15
Recibe
Resolución más
antecedentes e
instruye la baja
del bien.
17
16
Procede a la
exclusión del bien
de los registros
contables.
Procede con la
baja del bien del
Inventario Físico
Valorado.
FIN