Quiero organizar un evento…

Quiero organizar un evento… ¡y no tengo ni idea de cómo empezar!
Pues poquito a poco, por el principio. De momento, si estás leyendo esto
será porque ya cuentas con lo más importante: la motivación y las ganas de
ayudar. Sí, lo más importante, desde luego. Porque muchas veces un
evento genera un trabajo que no estarías dispuesto a asumir si la causa no
lo mereciera. Y en Theodora creemos que de verdad lo merece.
Así que una vez que tenemos muy claro por qué y para quién vamos a
organizar este evento, vamos a por lo demás.
Antes de empezar
Piensa qué tipo de evento quieres hacer. Las posibilidades son infinitas y
cuanto más original y divertida sea la idea más fácil será convocar a la
gente para que colabore ¡y mejor te lo vas a pasar tú! Hay voluntarios que
han organizado torneos de fútbol, de pádel, bingos… Otros han cruzado el
estrecho de Gibraltar a nado o han corrido una maratón, ¡las posibilidades
son infinitas!
Fundación Theodora,
[email protected],91 431 25 90
www.theodora.org
Eso sí, tengas la idea que tengas, siempre tienes que tener en cuenta que
necesitarás:
- Recursos materiales. ¿Tienes el material necesario para el evento? Mesas,
sillas, microfonía si fuera necesaria…
- Recursos humanos. ¿Estás tú sólo o tienes amigos que te echarán una
mano? Es muy importante que cuentes con ayuda el día del evento, que si
no va a ser difícil que lo disfrutes.
- Lugar de celebración. ¿Vas a organizar un torneo de fútbol? Quizás
puedan ayudarte en el Colegio de tu hijo. ¿Y las pistas de padel de tu
comunidad? ¿Se pueden solicitar?
- Balance de Ingresos y Gastos. Siempre, siempre antes de empezar tienes
que pensar de dónde vendrán tus ingresos (donativos, cobro de entrada,
sorteo de regalos…) y tus gastos (comida, bebida, alquiler de equipos).
- Partida para imprevistos. No está de más tener prevista una partida de
imprevistos, aunque suene a paradoja, por si algo se rompe a última hora o
falla algún colaborador.
- Fecha. Piensa que no
siempre la fecha que te
viene bien a ti es la
mejor para los demás.
¿Un torneo de fútbol en
enero en León? Quizás
paséis algo de frío. ¿Y
un campeonato de
pádel en Madrid en
agosto? A lo mejor tus
vecinos están de
vacaciones… ¿Tu fiesta
coincide con el Real
Madrid- Barcelona?
Pregunta, infórmate y
busca siempre la mejor fecha posible.
- Marca unas expectativas realistas. No pretendas conseguir millones con un
evento, ¡se empieza poquito a poquito! Y ten en cuenta que cada ayuda,
por pequeña o grande que sea, es muy importante. Una visita de un Doctor
Sonrisa a un niño hospitalizado cuesta diez euros. ¿Ves lo importante que
serán esos euros para ese pequeño y su familia?
Fundación Theodora,
[email protected],91 431 25 90
www.theodora.org
Cuéntalo, ¡que se entere todo el mundo!
El mundo online ha revolucionado la comunicación en las ONG por su bajo
coste y las inmensas posibilidades que ofrece, ¡así que aprovechémoslo!
Piensa en los recursos que podemos utilizar:
- Correo electrónico. Se tarda muy poquito en enviar tu invitación a toda tu
base de datos.
- Facebook. Crea un evento, personaliza tu foto de perfil…
- Twitter. Crea un hastag divertido y envíaselo a todos tus amigos.
- Blog. Y si tienes un blog, ¡no dejes de contarlo!
Pero no podemos olvidar la comunicación tradicional, que es mucho más
efectiva en según qué ocasiones. Pregúntanos porque ponemos a tu
disposición todo el material que sea posible.
- Carteles. Descarga el cartel personalizable que te ofrecemos y ponlo
donde todo el mundo pueda verlo: en tu ascensor, en el portal, en el bar de
la esquina, el colegio de tus hijos…
- Invitaciones personalizables. Buzonea, deja algunos ejemplos en la tienda
a la que vas todos los días, tiendas infantiles si se trata de un evento
familiar. Piensa dónde está tu público.
- Teléfono. Llama, ¡no hay nada más convicente que la comunicación
personal!
- Convocatoria y notas de prensa en medios locales. Si tu evento es original,
tienes muchas posibilidades de que lo promocionen.
Pero sobre todo que no se te olvide que, además de la causa solidaria,
tienes una historia que contar: la tuya. Personaliza tu evento, mantén a la
gente informada, cuenta los retos a los que te enfrentas, las dificultades…
piensa que la mayoría de la gente que te ayudará serán tus amigos, familia
y conocidos. Seguro que ver tu esfuerzo les ayudará a implicarse.
Además, que no se te olvide utilizar siempre una comunicación coherente
con la causa. Fundación Theodora trabaja con infancia, por lo que todos los
temas relativos a alcohol, tabaco o juego están muy lejos de nosotros.
Fundación Theodora,
[email protected],91 431 25 90
www.theodora.org
Captación de fondos
Uno de los secretos para hacer una captación de fondos efectiva es que sea
muy, muy sencillo donar. Tenlo en cuenta a la hora de organizar tu evento.
Huchas, venta de objetos, de entradas, donativos online… hay muchas
maneras de captar fondos. Nosotros ponemos a tu disposición:
- Hucha. Podemos enviarte huchas con la imagen de Fundación
Theodora
- donativo online: www.theodora.org
Además, es imprescindible ser 100% transparentes a la hora de
comunicarlo. Si la donación íntegra de tus invitados se destinará a
Fundación Theodora, ¡dilo! Y si no, también.
Detalla tu plan de ingresos y gastos y ten previsto que habrá cosas que,
paradójicamente, no podrás prever, así que destina una partida para ello.
Ponemos a tu disposición un cuadro de ingresos y gastos, pero intenta
personalizarlo al máximo.
Como sabes, cada visita de un Doctor Sonrisa a un niño hospitalizado nos
cuesta diez euros, así que personaliza la donación en sonrisas.
Hay que tener en cuenta que siempre hay que solicitar los permisos
pertinentes para recaudar fondos en lugares públicos (autoridades locales) y
privados (pedir permiso al dueño del establecimiento).
Fundación Theodora,
[email protected],91 431 25 90
www.theodora.org
El Día del Evento
Disfruta del gran día. Recuerda que todo lo que haces tiene un único
objetivo: ayudar a que un niño hospitalizado sonría, ¡así que tú también
tienes que hacerlo!
Y no te olvides de controlar a la perfección los mensajes clave de la
Fundación Theodora. Ese día tú eres nuestro embajador.
Haz fotos que después puedas enviar para dar las gracias, pero ten en
cuenta que si se identifica a los menores, deberás contar con el permiso de
sus padres y la Fiscalía de Menores de tu comunidad para publicarlas.
También podemos ofrecerte un modelo de solicitud, pero recuerda que la
responsabilidad es de quien publica la foto.
Cada evento es una magnífica oportunidad para comunicar, así que te
ayudaremos con todo el material que nos sea posible.
De bien nacidos es ser agradecidos.
Nunca, nunca te olvides de dar las gracias a todos los que te han ayudado.
Ten siempre muy presente que sin ellos no hay evento. Que un poquito de
ayuda de todos es mucho.
Utiliza las formas de comunicación a tu alcance para hacerles partícipes del
objetivo conseguido: mail, redes sociales, teléfono…
Y personaliza la donación. Ya sabes, cada diez euros es un niño visitado,
¡cada sonrisa suma! Es muy sencillo calcular la cantidad de niños a los que
vas a ayudar, ¡pues cuéntalo!
Ejemplos de eventos solidarios
Aprovecha ocasiones que
ya se celebran: bodas,
bautizos y comuniones,
eventos de final de curso
en colegios y academias,
carreras en asociaciones,
fiestas de barrio, fiestas
de pueblo… y dales un
toque solidario.
- Recicla: mercadillos de
segunda mano,
intercambios de tiempo
Fundación Theodora,
[email protected],91 431 25 90
www.theodora.org
- Pon un reto a subasta: Un voluntario de Theodora cruzó a nado el
estrecho de Gibraltar y pidió que sus amigos patrocinaran cada metro del
recorrido a través de www.migranodearena.org. Otro va a correr tres
carreras de larga distancia bajo el mismo modelo. Puedes hacer lo mismo
con una carrera popular, ¡o el reto que se te ocurra!
- Venta de pasteles, fruta, dulces típicos. Cocina por una buena causa.
También puedes vender merchandising de la Fundación Theodora tanto el
día el evento como todo el año si dispones de las instalaciones.
- Concierto Solidario. ¿Tienes un grupo de amigos que sabe tocar? ¡Pues ya
tienes medio evento listo!
- Torneo solidario. De fútbol, pádel, tenis, canicas, pingpong, dominó, de
mus…
Gestión de donativos
La forma de ingresar los donativos a la Fundación Theodora es muy sencilla:
- Ingreso bancario en la cuenta de La Caixa ES8121004991632200081775
identificando el evento con los datos en el asunto.
- Crear un evento en www.migranodearena.org. Perfecto para facilitar la
participación en retos y eventos online.
Fundación Theodora,
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www.theodora.org