Lección 4: Las interrupciones y los imprevistos Las interrupciones

Lección 4: Las interrupciones y los imprevistos
Las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc., representan en
general deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en
solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas que teníamos
previsto realizar.
Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas
veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Sin
embargo, podemos comprobar que el coste de ceder significa postergar otros
compromisos que, seguramente, son más importantes para nuestra actividad
profesional.
Para prevenir las interrupciones que generan dispersión en nuestro trabajo es
conveniente establecer una "hora tranquila”, es decir, un plazo de tiempo sin
perturbaciones para desarrollar las tareas que consideremos necesarias, durante el
cual nos impondremos la necesidad de no sucumbir bajo ningún concepto a
ninguna interrupción ni atenderemos ningún imprevisto.
Las visitas inesperadas pueden postergarse, y para solventar los imprevistos nos
podemos fijar un periodo de tiempo posterior a esa “hora tranquila” de la que no
debemos abdicar.
Es preciso filtrar las llamadas de teléfono, solventar los asuntos rutinarios de
manera rápida y eficaz e incluso saber decir "no" en estos momentos que nos
hemos reservado no ya para nosotros, sino para las cuestiones más prioritarias de
nuestro trabajo.
Otras estrategias que pueden dar buen resultado ante las interrupciones son
colocar un letrero en la puerta con la advertencia “no interrumpir”, sacar las sillas
de la oficina para que la visitas inoportunas no tengan dónde sentarse y no
alarguen su presencia en nuestra zona de trabajo, o ponernos en pie y dar vueltas
alrededor de la mesa para dar a entender que necesitamos continuar con nuestra
actividad.
Sin embargo, no puede negarse que los imprevistos vienen a veces en forma de
situaciones que debemos resolver con la máxima urgencia. En el caso de que esto
ocurra, lo primero que se recomienda es que nos detengamos y ordenemos
nuestras ideas.
Si estamos sentados en nuestra mesa de trabajo, procuremos ordenarla para no
tener demasiados papeles a la vista que nos agobiarán más todavía. Y, a partir de
aquí, replanifiquemos nuevamente nuestras actividades con el nuevo orden de
prioridades generado por la situación imprevista.