Guía rápida de B

Guía rápida de B-kin CRM
Antes de empezar es importante entender bien los conceptos que se gestionan desde B-kin CRM, y analizar
que papel desempeña cada uno de ellos dentro de tu organización:
CANDIDATOS
Un Candidato es un cliente potencial con el que se van a realizar contactos, reuniones o acciones de
acercamiento para convertirlo en un cliente real. Por ejemplo, pueden ser candidatos una persona que
conociste en una reunión y que expresó interés, alguien que se registró en la Web de tu empresa o un
listado de referencias obtenidas mediante la adquisición de una base de datos de empresas.
CUENTAS
La Cuenta es el elemento principal de la acción comercial. Las cuentas pueden representar empresas u
organizaciones relacionadas con tu negocio como clientes, competidores, o socios.
En cada cuenta se almacenará información general como su nombre, su dirección, números de teléfono, etc.
En una cuenta puede haber varias personas con las que se mantiene relación, serán los contactos de la
cuenta.
CONTACTOS
Contactos son todos los individuos asociados a tus cuentas en B-kin CRM. Puedes almacenar diferentes
tipos de información para un contacto, como sus datos personales, números de teléfono, direcciones,
empresa, cargo, departamento, etc.
GRUPOS
Puedes agrupar los candidatos, cuentas y contacto en grupos. Estos grupos puedes utilizarlos en las
campañas como destinatarios. De este modo puedes segmentar tu base de datos y crear grupos que
respondan a los criterios que indiques.
ACTIVIDADES
Las Actividades son las tareas o acontecimientos programados en tu calendario. Puedes definir y seguir el
desarrollo de tus actividades asociadas a contactos, candidatos, oportunidades, y ofertas.
Al crear una actividad, puedes describir esta actividad y especificar atributos como su prioridad, tipo, estado
o fecha de fin.
Además, podrás elegir si asignarte la actividad a ti mismo o a otro usuario.
CAMPAÑAS
Puedes crear campañas de marketing directo, eventos, publicidad, genéricas o de e-mail marketing en B-kin
CRM. En éste último tipo de campañas puedes realizar un seguimiento automático de los mensajes que
envíes por cada destinatario.
Sabrás si un candidato, cuenta o contacto ha respondido a la campaña, si ha abierto tu mensaje, si ha
respondido etc.
Puedes agrupar candidatos, cuentas y/o contactos en grupos utilizando los criterios de segmentación que
desees. Después puedes utilizar estos grupos en tus campañas.
B-kin CRM se encargará de realizar el envío y te proporcionará detalladas estadísticas sobre lo que ha
ocurrido en tu campaña.
OPORTUNIDADES
En B-kin CRM las Oportunidades representan las futuras ventas identificadas y cualificadas (en importe y
probabilidad) asociadas a tus cuentas. Una gestión eficaz de las oportunidades te permitirá realizar una
previsión de ventas consistente.
De una oportunidad pueden surgir una o varias ofertas y ventas concretas.
OFERTAS
Las ofertas representan las propuestas comerciales concretas que envías a tus clientes sobre las cuales
quieres realizar un seguimiento. A diferencia de la oportunidad, que representa un elemento intangible, la
oferta representa la propuesta formal que a generalmente es concretada en un documento.
Puedes además almacenar el documento asociado a la oferta y tener controladas las distintas versiones
de la misma.
PRODUCTOS
Un producto es cualquier artículo o servicio que tu organización ofrece. El árbol de productos puede dividirse
en varios subproductos para formar así la estructura de productos y servicios de tu empresa.
El desglose en familias y subfamilias de productos te permitirá organizar las oportunidades y ofertas en las
diferentes líneas de negocio de tu organización.
Es posible que alguno de estos conceptos no tenga sentido en tu actividad comercial, usa B-kin CRM como
mejor se adecue a tu organización. Por ejemplo, existen organizaciones en las que tienen una actividad
de prospección de nuevos clientes y no hacen uso de candidatos, usando solamente Cuentas y Contactos.
Del mismo modo, habrá organizaciones que empleen los conceptos de oportunidad y oferta y otras en las
que les bastará con emplear las oportunidades para plasmar sus previsiones de ventas.
Empieza a trabajar con tu CRM
Puedes empezar a dar de alta tu cuentas, contactos, actividades, personas,
oportunidades y ofertas, haciendo uso de la sección de Mis enlaces,
siempre disponible en la parte inferior izquierda de la página). También
encontrarás las búsquedas que guardes.
Puedes dar de alta nuevos usuarios en el CRM en Configuración: Nueva
persona. Puedes establecer los permisos que desees en permisos e incluso
crear equipos agrupando usuarios. Todo en la pestaña Configuración.
Si estás utilizando actualmente otro sistema para la gestión de tu actividad
comercial, no es necesario que escribas de nuevo todos los registros en Bkin CRM. La mayoría de las aplicaciones permiten hacer exportaciones a un
archivo de texto delimitado por tabulaciones que podrás importar en
B-kin CRM. Para ello deberás seleccionar la opción de Guardar como… o
Exportar… y seleccionar el formato texto separado por tabuladores.
Podrás importar esta información siguiendo las instrucciones que se te
indicarán pinchando en “Importar datos” bajo la pestaña de
“Configuración”.
Ciclo comercial
B-kin CRM permite gestionar todo el ciclo comercial que se plasma en las siguientes acciones básicas:
1.- Al detectar una referencia que, trabajándola correctamente, puede suponer ventas en el futuro, damos
de alta un Nuevo candidato. Si hemos conseguido un listado de referencias sobre las que vamos a trabajar
hacemos una Importación de datos, para incluir todos Candidatos de una vez.
2.- Según vamos trabajando con llamadas, correos electrónicos o reuniones con los candidatos, damos de
alta actividades que previamente creamos como “Planificadas/pendientes” y según las vamos realizando,
las actualizamos a “Finalizadas/Cerradas”.
3.- En el momento en que consideramos que un candidato se consolida en una oportunidad, es cuando
podemos transformar el candidato su información creando una cuenta, con un contacto y una oportunidad
asociados.
La organización comercial debe definir un criterio claro para cuándo aplicar esta transformación de candidato
a cuenta. La transformación del candidato a cuenta se puede imputar a una campaña, utilizando el campo
campaña origen.
Indicaremos así que la transformación de ese candidato a cuenta se debe a la campaña que seleccionemos.
Este campo campaña origen está presente en los elementos oportunidad, candidato, cuenta y contacto, e
indica que la creación del elemento en cuestión se debe a una campaña que podemos seleccionar.
4.- Según vamos trabajando una oportunidad pueden surgir una o varias ofertas asociadas. Las ofertas
siempre se crean a partir de una oportunidad y representan las propuestas comerciales formales que envías
a tus clientes indicándoles el precio, el periodo de validez, la fecha de cierre, el modo de pago y el resto de
cláusulas contractuales que les ofrezcas.
Tanto las oportunidades como las ofertas pueden tener un producto asociado que nos permitirá realizar
análisis por diferentes criterios a la hora de examinar las previsiones de ventas (por comercial, por cuenta,
por producto…)
Diagrama de flujo para B-kin CRM
Diagrama de creación de una campaña
Iconografía
A continuación se muestra la iconografía empleada a lo largo de las páginas de en B-kin CRM. Hasta que te
familiarices con ella, debes saber que con sólo pasar el ratón por encima de los iconos se mostrará un menú
emergente que te explicara cuál es la función de dicho icono.
Pasando el cursor por encima de los iconos, se muestra el menú emergente explicativo.
Iconografía general utilizada en la aplicación
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