consultas y aclaraciones licitación pública servicio de

consultas y aclaraciones licitación pública servicio de

CONSULTAS Y ACLARACIONES
LICITACIÓN PÚBLICA
SERVICIO DE RESGUARDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO
CENTRAL DE ENAMI SANTIAGO
1. ¿Cuáles son los valores porcentuales asociados a los criterios de evaluación de las
ofertas?
Respuesta:
Deberá Ajustarse al proceso que se detalla en el numeral 8 de las Bases
Administrativas de Licitación, llamado “Apertura de la Propuesta”.
2. ¿Será exigencia para la empresa que se adjudique la licitación contar con los
servicios de un Experto en prevención de Riesgos?
Respuesta:
Se debe contar por lo menos con 2 medias jornadas a la semana de la asesoría de
un experto profesional de prevención de riesgos.
3. En el punto 7.3.7 de las bases de licitación habla sobre las copias de los
documentos solicitados; éstos pueden ser simples o deben estar legalizados?
Respuesta:
Copia Simple.
4. ¿Cuáles seria los reales alcances de esta renovación de servicio vigente que al
parecer mantienen del 2007? Total, parcial, completa. Es necesario obtener el
detalle más específico de las tareas que comenzaron el 2007, en lo que respecta a
catalogación, clasificación, ordenamiento, etc., ya que en la reunión aclaratoria
de hace mención a estar en etapa final. Saber cuáles serían las tareas restantes a
realizar, para así enfocarnos en ellas y elaborar una propuesta técnica acorde a
las labores archivísticas aun no realizadas sería sumamente importante.
Respuesta:
Realizar propuesta técnica en base a lo solicitado y detallado en el numeral 3
de las Bases Técnicas llamado “Alcance y objetivos del trabajo”.
5. En relación a las Bases Técnicas, punto N°1 Objetivos, específicamente actividad
número 3, Manual de Procedimientos, que además está relacionada con el punto
n° 3 de las Bases ya mencionadas en el aspecto III. Elaboración de un Manuel de
Procedimiento. Según la Reunión aclaratoria este manual ya estaría elaborado,
además de implementado, sin embargo no formalmente, expuesto esto la
pregunta sería ¿La empresa que se adjudique el contrato, deberá seguir
implementando este Manual de Procedimiento en la organización de archivos? o
¿Podría hacer alcances o proponer cambios a este Manual de ser necesario, para
así logra un óptimo desempeño de la labor archivística?
Respuesta:
Es posible implementar un sistema distinto, siempre y cuando cumpla lo
requerido por ENAMI, lo que debe ser parte de la Oferta Técnica.
6. En base a lo expuesto en la “Visita Técnica”, se solicita confirmar que los equipos
computacionales y escáneres son proporcionados por ENAMI.
Respuesta:
Los materiales y recursos tecnológicos deben ser detallados en la propuesta y
de ser aceptados, el costo de la inversión y la mantención es de ENAMI.
7. En las bases Técnicas se menciona que se debe proporcionar un Software para la
gestión Documental y que debe ser proporcionado por el adjudicatario. Sin
embargo en la visita Técnica se mencionó que dicho software esta ya
implementado. ¿Este Software esta Licenciado por ENAMI o por el actual
contratista que ejecuta el Servicio? En el caso de que fuese por ENAMI,
pronunciarse si este proporcionara la licencia o igual debe ser proporcionado por
el contratista en caso de haber un nuevo adjudicatario.
Respuesta:
Las Bases de datos del Archivo Central están en WINISIS, que es un software
gratuito que dispone la Organización de las Naciones Unidas para la
Educación, Ciencia y Cultura, (UNESCO) a través de la Comisión Nacional de
Investigación Científica y Tecnológica ( CONYCIT).
8. ¿Existen exigencias mínimas por parte de ENAMI en cuanto a las remuneraciones?
(Ya sean del tipo: Sueldo Base, bonificaciones por Festivos importantes,
vacaciones o de otro tipo)
Respuesta:
Se aclara que ENAMI no tiene exigencias respecto a las remuneraciones de sus
trabajadores más que lo legalmente estipulado por la ley. Por lo tanto en el
anexo N°2 llamado Presentación de Oferta Económica, el último párrafo que
habla sobre los aguinaldos no se debe considerar como obligatorio.
9. ¿La naturaleza del servicio se refiere a la administración y optimización del flujo
documental en soporte físico - papel en el Archivo Central?, siendo la
digitalización de documentos una derivada del servicio core.
Respuesta:
Remítase al numeral 2 de las Bases Técnicas de Licitación llamado
“Antecedentes Generales”.
10. El ordenamiento, clasificación y catalogación de la información que genere cada
Gerencia, Subgerencia, Departamentos y Unidades de Enami Santiago, ¿se refiere
básicamente a documentación física?
Respuesta:
Es documentación física que puede estar contenida en distinto soporte.
11. ¿Toda la documentación física debe ser digitalizada?
Respuesta:
La de mayor frecuencia de consulta, los documentos que tengan más valor.
12. El Archivo Central, cuenta con equipos (multifuncionales y/o scanner
especializados) para escaneo de cualquier tipo de papel (tamaño, calidad), o el
equipamiento debe ser provisto por el proveedor, como parte del servicio?. Enami
proveerá PCs para la prestación del servicio, ¿o debe ser provisto por el
proveedor?
Respuesta:
Ver respuesta de pregunta N°6.13. Enami cuenta con máquinas para destrucción de papel, para aquellos casos en que
sea requerido/necesario destruir documentación?.
Respuesta:
Ver respuesta de pregunta N°6.14. Favor indicar volumen de documentos y formatos a administrar / gestionar. Ya
sea por mes o por año. Indicar si existen documentos empastados, anillados,
grandes tamaños (doble carta, planos, etc.)
Respuesta:
La forma de poder controlar la documentación es por metro lineal.
Actualmente son 1800 metros lineales de información con archivos
seleccionados en activos y pasivos.
15. Acerca de la administración de las bases de datos computacionales existentes;
favor indicar el alcance de administración, ¿se refiere a digitación de información
relacionada a los procesos documentales?, ¿o se refiere a una mantención técnica
de las bases de datos?. Favor indicar cuales son las bases de datos y/o (y sus
versiones) sistemas computaciones Enami con que el proveedor debe interactuar.
Respuesta:
Ver respuesta de pregunta N°7
16. Atención de consultas y prestámo de documentación a funcionarios Enami, ¿Se
refiere a documentación física?, ¿Implica que el proveedor administrará el Archivo
Central?, ¿con qué soporte informático cuenta Enami para la gestión de préstamo
de documentación?. La documentación se encuentra catalogada, o se espera que
el proveedor proponga mecanismos de automatización para catalogación de
documento físico?, si la respuesta fuese afirmativa, ¿dentro de cuánto tiempo se
espera que el proveedor proponga mecanismos de automatización?
Respuesta:
Si, la mayoría es en formato físico, pero ya existen algunas partes que van en
formato digital y el proveedor administrará el archivo central. El formato es
WINISI por favor remítase a respuesta de pregunta N°7.
17. ¿Cuantas Gerencias, Divisiones, Áreas deben contemplarse para la prestación de
servicio?, en particular a lo referido a Acciones de Sensibilización. ¿En qué periodo
se espera que el proveedor realice estas actividades?
Respuesta:
Remítase al punto I del numeral 3 de las Bases Técnicas de Licitación llamado
“Alcance y Objetivos del trabajo”.
18. ¿Se espera que el proveedor cuente con alguna certificación internacional de
calidad?, favor indicar las que sean inhabilitantes.
Respuesta:
Remitirse a lo pedido en las Bases Técnicas de Licitación.
19. ¿Enami cuenta con algún sistema documental?, favor indicar cuál.
Respuesta:
Ver respuesta de pregunta N°7.20. "Elaborar bases de datos programa computacional que permita edición y
recuperación de la información...", ¿se refiere a implementar un sistema
documental donde almacenar documentos digitalizados, y que personal Enami
pueda realizar búsquedas y otras operaciones?. Si la respuesta es afirmativa, favor
indicar con infraestructura se cuenta para estos fines (servidor y sus capacidades:
TB storage, GB RAM, sistemas operativos, bases de datos, etc.), ¿a cuántos
usuarios Enami se debe disponibilizar la información?, se refiere a usuarios
flotantes y concurrentes. ¿La solución puede implementarse en datacenter del
proveedor y no en infraestructura Enami?
Respuesta:
Si, el servidor del Archivo Central ENAMI para el catálogo en línea cuenta con
las siguientes características:
Servidor Intel Xeon CPU 5140-2.33Ghz. (2 procesadores), Memoria Ram 4 GB.,
Disco Duro 546 GB. Habilitado para la primera etapa, en una segunda
instancia se habilitará1 TB. de capacidad total, sistema operativo Microsoft
Windows Server 2008 R2 Standard 64 Bit, service Pack 1.
No se puede implementar un datacenter del proveedor; ENAMI es empresa del
Estado y todos sus documentos deben permanecer en la empresa, por el
resguardo de ellos.
21. ¿Existe un histórico de documentos para digitalizar?, favor indicar aproximado en
cantidad de hojas.
Respuesta:
La cantidad de documentación histórica patrimonial a administrar para su
digitalización son un total de 549 unidades documentales (volumen
empastado o carpeta). De este total, 277 están en formato grande (mayor de
22cm x 34cm) y 272 en formato normal (menor de 22 cm x 34cm).
22. ¿El servicio está previsto para Archivo Central en Región Metropolitana?.
¿El
personal que preste servicio recurrente en Enami, puede acceder a casinos para
efectos de almuerzo?, favor indicar si tiene costo asociado.
Respuesta:
ENAMI no tiene casino, está disponible una cafetería equipada la que puede
ser utilizada por el personal que desempeñe el servicio.
23. Favor indicar el horario en que Enami espera la prestación del servicio en sus
dependencias.
Respuesta:
El horario de trabajo del personal que se desempeñe en el Archivo Central
deberá ser a lo menos de Lunes a Jueves de 08:30 a 18:00 y el día Viernes de
08:30 a 17:00; sin perjuicio de ello, el proponente deberá cumplir a cabalidad
toda normativa referente a las condiciones laborales del personal que se
desempeñará en el Archivo Central.
24. ¿El servicio es renovable al final del periodo, mediante una nueva licitación?
Respuesta:
No es necesaria una nueva licitación; el servicio puede renovarse por un
período adicional, siempre y cuando las dos partes estén de acuerdo, a través
de un instrumento firmado por ambos contratantes antes de su vencimiento.
25. ¿Es posible ofertar no estando como proveedor registrado?, con el compromiso de
realizar el registro de proveedor una vez adjudicado.
Respuesta:
Es posible.
26. Espacio físico: favor indicar las características del espacio físico a utilizar por el
proveedor para la prestación del servicio en dependencias de Enami.
Respuesta:
DEPÓSITOS ARCHIVO ENAMI
DEPÓSITO
Capacidad máxima de
almacenamiento
(metros lineales)
Total metros
lineales ocupados
actualmente
Total metros
lineales disponibles
Depósito Poniente
410
405
5
Depósito Oriente
Bodega 10 San
Bernardo
Bodega 11 San
Bernardo
637
624
13
180
170
10
620
600
20
1.847
1.799
48
TOTAL
27. Favor indicar el presupuesto disponible para esta licitación.
Respuesta:
No es posible entregar esa información.
28. Acerca del seguro contra accidentes, que ENAMI calificará, ¿es posible nos
indiquen las características mínimas que deben estar presentes en el seguro?.
Respuesta:
Cada empresa debe indicar como parte de su oferta técnica el seguro que
tomará para sus trabajadores.-