09 Contabilización de operaciones por lotes

Transcripción

CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES POR LOTES, RELACIONES CONTABLES
1. ORDENACIÓN DE PAGOS POR LOTES ..........................................................................................................3
2. REGISTRO DE PAGOS POR LOTES, ÓRDENES DE TRANSFERENCIA......................................................6
2.1. Obtención del fichero de transferencias .......................................................................................................6
2.2. Ficheros de respuesta de transferencias .....................................................................................................7
2.3. Confirmación de relaciones de transferencias .............................................................................................8
3. CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS POR LOTES ...........................................................................................9
4. RELACIONES CONTABLES ...........................................................................................................................10
4.1. Consulta de relaciones contables ..............................................................................................................11
4.2. Cambio de operaciones entre relaciones ...................................................................................................12
4.3. Creación de nuevas relaciones ..................................................................................................................12
4.4. Eliminación de operaciones de relaciones contables ................................................................................13
5. IMPORTACIÓN FICHERO DE NÓMINAS .......................................................................................................14
5.1. Grupos de apuntes .....................................................................................................................................14
5.2. Importación datos de nóminas ...................................................................................................................16
5.3. Visualización del fichero de nóminas .........................................................................................................18
5.4. Contabilización de las nóminas ..................................................................................................................19
5.5. Consulta de liquidaciones de nóminas .......................................................................................................21
1. ORDENACIÓN DE PAGOS POR LOTES
SicalWin nos ofrece la posibilidad de expedir órdenes de pagos de varias obligaciones y/o propuestas a la
vez, sin tener la necesidad de expedirlas una a una. Como podemos ver en el Capítulo 8 de este Manual, el
registro de facturas nos permite trabajar con relaciones contables de facturas (relaciones F) y de
obligaciones (relaciones O). Además de la rapidez en la gestión de operaciones, la ordenación de pagos por
lotes nos permitirá generar relaciones contables de pagos (relaciones P), tanto presupuestarios como no
presupuestarios.
Para ordenar pagos por lotes ejecutaremos Tesorería  Ordenación de Pagos  Monitor de
Ordenación de Pagos por Lotes. En la pestaña Indicar Criterios de Selección filtraremos las operaciones
por los parámetros que deseemos. Tras esto, el botón
nos mostrará en la pestaña Ver Datos
Seleccionados sólo las operaciones que cumplan con los criterios establecidos en el filtro, anulando
nos mostrará las operaciones que cumplan con los criterios
posibles selecciones anteriores. El botón
establecidos junto con otras de posibles selecciones anteriores.
Al igual que vimos para el registro de facturas, para facilitar la búsqueda y marcación de las operaciones a
contabilizar, la aplicación habilita distintas posibilidades.
Ejecutando en la barra de menús Monitor Propuestas por Lotes/Clasificar Propuestas según Orden
Deseado podremos ordenar las operaciones por distintos criterios.
Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables ►
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En nuestro caso estamos indicando que se utilice como primer criterio de ordenación el tercero y como
segundo criterio el importe de la operación. Si queremos guardar un criterio para utilizarlo en el futuro
pulsaremos el botón Guardar. En una selección posterior, si queremos recuperar el criterio de ordenación
guardado pulsaremos el botón Restaurar.
También podremos completar los datos de una operación seleccionándola (marcándola en azul) y
ejecutando en la barra de menús Modificar datos de una Propuesta. Los campos que se habilitarán para
introducir posibles cambios son los que aparecen en blanco en la imagen siguiente:
Una vez ordenada la selección e introducidas las modificaciones convenientes seleccionaremos las
operaciones a contabilizar marcando las correspondientes casillas de verificación de la izquierda ().
Podemos marcar operaciones de forma masiva mediante el botón
de la barra de herramientas.
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Una vez marcadas las operaciones, desde el menú Monitor Propuestas por Lotes podremos imprimir un
Informe de Propuestas de Terceros sin Datos Bancarios para aquellas propuestas marcadas que tengan
como forma de pago transferencia bancaria y cuyos terceros no tengan ordinales bancarios dados de alta
en la base de datos.
También podremos Imprimir Informe de Propuestas Marcadas, incluyéndolas, si lo deseamos, en alguna
relación contable o generando con ellas una nueva relación contable O.
Ejecutando en la barra de menús Monitor Propuestas por Lotes/Modificar Masivamente las Propuestas
de la barra de herramientas, podremos indicar un ordinal de pago,
Marcadas, o bien pulsando el botón
forma de pago y tipo de pago para todas las operaciones.
Si el pago va a ser por transferencia bancaria el sistema nos preguntará si deseamos incluir
automáticamente los datos bancarios del tercero. Si aceptamos la propuesta el sistema introducirá, para
aquellas propuestas que no los tengan, el primer ordinal no bloqueado del tercero, o bien aquel que
hayamos indicado que se utilice por defecto. Para más detalles sobre el alta de ordinales de terceros
podemos consultar el Capítulo 7 de este Manual.
Para poder generar órdenes de pago por transferencia bancaria es
necesario que los terceros tengan dados de alta sus ordinales bancarios.
de la
Una vez marcadas las operaciones correspondientes las contabilizaremos pulsando el botón
barra de herramientas o ejecutando Monitor Propuestas por Lotes/Contabilizar las Órdenes de Pago de
Propuestas Marcadas de la barra de menús.
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Si tenemos marcada la casilla de verificación Bloquear Lote (opción por defecto), si alguna propuesta no
puede ser contabilizada por faltarle algún dato esencial, el sistema no contabilizará ninguna de las
operaciones marcadas en el lote. Si marcamos la casilla de verificación Bloquear Operación, el sistema
contabilizará las propuestas correctas y dejará sin contabilizar las incorrectas.
Podemos contabilizar el lote sin generar ninguna relación contable P, incluir el lote en alguna relación
contable ya existente, o bien generar una nueva relación.
2. REGISTRO DE PAGOS POR LOTES, ÓRDENES DE TRANSFERENCIA
Para registrar pagos por lotes ejecutaremos Tesorería  Registro de Pagos  Monitor de
Contabilización de Pagos por Lotes. Las posibilidades de este monitor son las mismas que las vistas para
las órdenes de pagos por lotes.
2.1. Obtención del fichero de transferencias
Una opción interesante del monitor de pagos por lotes es la posibilidad de generar soportes magnéticos y/o
listados de transferencias. Para ello, una vez seleccionadas y marcadas las operaciones, ejecutaremos, en
la barra de menús, Monitor de Mandamientos de Pagos por Lotes/Generar Soporte y Relación de
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Transferencias .
1
Para generar el fichero y listado de transferencias es necesario que hayamos dado de alta los datos de nuestra entidad local en
Administración del Sistema  Tablas Básicas  Mantenimiento de Entidades.
En los casos en los que la entidad financiera exija que en los ficheros de transferencias conste un sufijo en la identificación de la
entidad, será necesario dar de alta este sufijo, que será comunicado por la propia entidad financiera, desde Administración del
Sistema  Tablas Básicas  Tablas Generales. Aquí introduciremos un nuevo registro con las siguientes características:
Código
S341
Elemento
“Ordinal bancario (trés dígitos)”
Descripción
“Código alfanumérico del sufijo (tres dígitos)”
Valor
0,00
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El Concepto de la transferencia podrá tomar uno de los siguientes valores:
1: Nóminas
8: Pensión
9: Otros conceptos
El Concepto Transferencias Internacionales podrá tomar uno de los siguientes valores:
2: Nómina exterior
6: Pensión exterior
9: Otros conceptos de exterior
Si tenemos marcada la casilla de verificación Generar Fichero y Listado de Transferencias (opción por
defecto), el sistema nos pedirá el nombre del fichero de trasferencias y la carpeta donde queremos
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guardarlo .
Una vez confirmados los datos, SicalWin nos informará sobre la relación de transferencias generada
(relación T) y la ruta del fichero de transferencias. Una vez emitida la relación de transferencias podremos
registrar definitivamente los pagos ordenados. Para ello seleccionaremos las operaciones y actuaremos de
forma análoga a la expuesta en la ordenación de pagos por lotes.
La orden de transferencia se tendrá que emitir con anterioridad al
registro del pago. Una vez registrado el pago no se podrá generar la orden de
transferencias desde este punto de menú.
2.2. Ficheros de respuesta de transferencias
El fichero que emite la entidad bancaria con la información en la que se encuentra el pago se podrá importar
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desde Tesorería  Pagos  Monitor de Recepción de Ficheros de Respuesta de Transferencias .
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3
La unidad local de la máquina desde la que nos conectamos a los servidores de Diputación siempre será ‘C$ en “Client” (V:)’
Ponerse en contacto con el SEPAM en el caso de que no aparezca esta opción de menú.
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En la pestaña “Importación de Ficheros”, desde el botón
remitido por la entidad financiera.
, se podrá cargar el fichero de respuesta
Si el fichero ha sido aceptado parcialmente por la entidad financiera, en la rejilla “Listado de Operaciones”
aparecerá el desglose de las operaciones incluidas en la relación y la situación en la que se encuentra cada
una de las líneas de la orden de transferencia.
2.3. Confirmación de relaciones de transferencias
Desde Tesorería  Pagos  Monitor de Recepción de Ficheros de Respuesta de Transferencias
(pestaña Confirmación de Relación sin Ficheros de Respuesta) se podrá consultar el histórico de
situaciones por las que ha pasado una relación de transferencias generada en SicalWin. Para ello
introduciremos el número de transferencia a analizar en el campo correspondiente.
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Las relaciones de transferencias podrán estar en las siguientes situaciones:
―
―
―
―
ACCP: Aceptada.
RJCT: Rechazada.
PART: Parcialmente aceptada.
PEND: Pendiente de recibir respuesta.
No se podrá contabilizar la fase R de una determinada orden de pago perteneciente a una relación de
transferencias si previamente no se confirma la misma (pasando a situación ACCP) desde el botón
“Confirmación de Relación Sin Ficheros de Respuesta”.
Tras esto, como podemos ver en la imagen anterior, la consulta de la transferencia nos mostrará las fechas
y situaciones por las que ha ido pasando la transferencia.
Se haya cargado o no el fichero de respuesta de transferencias, para
poder contabilizar el pago de una transferencias (fase R) será necesario
confirmar la misma desde la pestaña “Confirmación de Relación Sin
Ficheros de Respuesta”.
3. CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS POR LOTES
Desde Tesorería  Cobros  Monitor de contabilización de ingresos podremos realizar cobros sobre
RD’s de forma masiva. El funcionamiento de este monitor es parecido a los monitores de ordenación de
pagos y registro de pagos por lotes.
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Al igual que en la ordenación de pagos por lotes, podremos contabilizar los ingresos sin generar ninguna
relación contable I, incluir el lote en alguna relación contable ya existente, o bien generar una nueva
relación.
4. RELACIONES CONTABLES
La contabilización de facturas desde el monitor de contabilización de facturas registradas nos da la
posibilidad de generar relaciones contables de facturas (relaciones F) y de obligaciones reconocidas
(relaciones O). La ordenación y registro de pagos por lotes vistos en los puntos anteriores posibilita generar
rápidamente relaciones contables de pago (relaciones P) y de transferencias bancarias (relaciones T). Por
su parte, desde el monitor de contabilización de ingresos por lotes podemos también generar relaciones I.
Para trabajar con relaciones contables es necesario que el usuario esté autorizado a trabajar con ellas. Para
ello ejecutaremos Administración del Sistema  Tablas Básicas  Tipos de Relaciones Contables.
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En el bloque Usuarios iremos definiendo autorizaciones a las relaciones marcadas en el bloque Tipos de
Relaciones Contables.
4.1. Consulta de relaciones contables
Para poder consultar e imprimir todas estas relaciones contables generadas ejecutaremos Tesorería 
Gestión de Relaciones Contables. Aquí, en la pestaña Consulta de Relaciones Contables podremos filtrar
las operaciones por el criterio que deseemos. Si pulsamos directamente el botón Ver Datos el sistema nos
mostrará todas las relaciones contables existentes.
El botón Gastos nos mostrará las operaciones de este tipo incluidas en las relaciones O, P y T. El botón
Ingresos nos mostrará las operaciones de esta naturaleza incluidas en las relaciones I. El botón No
Presupuestarias lo hará con las operaciones de este tipo incluidas en las relaciones P y T.
Podremos también desde aquí imprimir la relación contable que deseemos seleccionándola en la rejilla y
pulsando sobre el botón Imp. Relación. En el caso de las relaciones T, podremos también volver a generar
desde este botón el fichero de transferencias.
El botón Avisos nos permite imprimir carta de comunicación de transferencia dirigida al tercero en cuestión.
El sistema preguntará si se desea imprimir la carta o enviar un correo electrónico. Para esto último los
terceros de la relación habrán de tener la dirección de correo correctamente configurada en Mantenimiento
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de Terceros .
En las relaciones de facturas (relaciones F generadas desde el registro de facturas) también podremos
imprimir el Decreto de autorización del gasto.
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Por motivos de seguridad, para que no salgan impresos los 20 dígitos de la cuenta bancaria del tercero se deberá crear en
Administración del Sistema  Tablas Básicas  Tablas Generales el siguiente registro:
Código
HIDE
Elemento
AVISOS
Descripción
Ocultación de dígitos cuenta corriente tercero
Valor
“número de dígitos a ocultar (de 1 a 10)”
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4.2. Cambio de operaciones entre relaciones
Desde Tesorería  Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de
Relación) podremos pasar operaciones de una relación contable a otra.
En el campo Relación de Origen introduciremos el número de la relación de la operación a cambiar. En el
campo Relación Destino introduciremos el número de la relación a la que queremos imputar la operación.
En la relación origen simplemente tendremos que seleccionar aquella operación que queramos cambiar y
para pasarla a la relación de destino; o el botón
pulsar el botón
relación destino a la origen.
para pasar operaciones de la
4.3. Creación de nuevas relaciones
Podremos crear desde Tesorería  Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones
de Número de Relación) nuevas relaciones contables dándolas de alta en las casillas correspondientes de
Relación de Origen e introduciendo las operaciones en la rejilla Operaciones incluidas. La tecla F5 nos
ayudara a buscar las operaciones que deseemos incluir en la nueva relación.
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No se podrá incluir una misma operación en dos relaciones contables
diferentes.
4.4. Eliminación de operaciones de relaciones contables
Desde Tesorería  Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de
Relación) podremos también eliminar operaciones asignadas a relaciones contables.
Hay que tener en cuenta que desde aquí sacaremos la operación de la relación contable, pero no se
eliminará la propia operación. Para eliminar también la operación se tendrá que barrar la misma desde el
punto de menú correspondiente a la ejecución presupuestaria.
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Introduciremos el número de relación donde se encuentra la operación a eliminar en los campos Relación
de Origen. Podemos utilizar la tecla de función F5 para buscar relaciones contables.
Seleccionaremos la línea correspondiente a la operación a eliminar y pulsaremos el botón
de herramientas.
de la barra
5. IMPORTACIÓN FICHERO DE NÓMINAS
SicalWin permite automatizar la contabilización de la nómina de personal mediante la importación de un
fichero secuencial, generado por cualquier programa de gestión de personal.
5.1. Grupos de apuntes
En primer lugar, desde Administración del Sistema  Importación de Datos Externos al Sistema 
Gestión de Enlace con Nómina de Personal  Introducción de Grupos, definiremos los grupos de
trabajadores de la entidad.
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En el campo Grupo de Apuntes introduciremos el nombre con el que nos referiremos al grupo . Podremos
definir un único grupo que englobe a todos los trabajadores de la entidad o, si lo deseamos, definir grupos
distintos para funcionarios, laborales, etc. Hemos de tener en cuenta que, en el momento de contabilizar las
nóminas, SicalWin generará una obligación reconocida por cada grupo aquí definido.
Número de Operación se refiere, en caso de que exista, a la operación anterior AD, sobre la que se
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contabilizará la operación O para cada grupo . También se puede indicar un número de RC (retención de
crédito); en este caso, la operación generada será un ADO sobre retenido. Si no se indica nada, el sistema
contabilizará una operación ADO sobre crédito disponible.
Si la operación a generar ha de imputarse a un determinado proyecto de gasto lo indicaremos en el campo
Código de Proyecto.
Centro de Coste se refiere al campo Grupo de Apunte que se grabará en SicalWin.
Si la entidad los utiliza, se podrá indicar el Centro Gestor al que se imputará la operación. Se puede definir
también la Oficina si el campo se ha marcado como disponible en las opciones de instalación.
Se podrá definir para cada grupo de apuntes una Forma de Pago, Tipo de Pago y Ordinal Pagador, que se
tomarán por defecto para generar el reconocimiento de la obligación.
En el campo Tercero indicaremos el genérico al que se contabilizará el reconocimiento de la obligación. Si
se deja en blanco tendremos que indicarlo con posterioridad, en el momento de contabilizar la nómina.
El texto que queramos que aparezca en el reconocimiento de la obligación lo introduciremos en el campo
Texto Explicativo.
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Para aquellas entidades que tengan los grupos de apuntes codificados en tablas, será necesario que el grupo esté previamente
definido en Administración del Sistema  Tablas Básicas  Tablas Generales (elemento GAPT).
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Si durante el ejercicio se produce nueva contratación de personal para este grupo, se tendrá que contabilizar una AD
complementaria, indicando el mismo número de referencia que la AD original. Para más datos sobre las operaciones complementarias
se puede consultar el capítulo 3 de este Manual.
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SicalWin generará una obligación reconocida por cada uno de los
grupos de nóminas definidos.
5.2. Importación datos de nóminas
Una vez definidos los grupos, importaremos el fichero secuencial desde Administración del Sistema 
Importación de Datos Externos al Sistema  Gestión de Enlace con Nómina de Personal 
Importación Datos de Nómina (pestaña Selección de Datos de Nóminas a Incorporar).
Indicaremos un Número de Liquidación a Generar, un texto explicativo de la misma y el Mes de Liquidación
(se pueden importar varias liquidaciones en un mismo mes).
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En Fichero de Liquidación de Nóminas indicaremos el archivo a importar. El fichero a importar deberá tener
el siguiente formato:
Campo
Tercero
Tipo Concepto
Proyecto
Aplicación
Importe
Grupo Apuntes
Operación Cancelada Número
Operación Cancelada Línea
Operación Cancelada Tipo
Base IRPF
Porcentaje IRPF
Código Territorial
Plan Actuación Municipal
Centro de Coste
Inicio
1
13
14
32
53
61
67
79
82
83
95
101
109
114
Longitud
12
1
18
21
8
6
12
3
1
12
6
8
5
5
Tipo
Texto
Texto
Texto
Texto
Numérico
Texto
Numérico
Numérico
Texto
Numérico
Numérico
Texto
Texto
Texto
El Tercero tendrá que existir en la base de datos. Si la entidad no desea información detallada, se podrá
utilizar un tercero genérico para todas las líneas del fichero.
El Tipo de Concepto será uno de estos valores:
•
•
•
•
Para los devengos: “D”
Para las retenciones: “R”
Para los reintegros: “T”
Para las propuestas: “P”
El Proyecto tendrá el siguiente formato: 4 dígitos para el ejercicio + 1 dígito para el tipo de proyecto + 7
dígitos para el órgano + 3 dígitos para el número de proyecto + 3 dígitos para el expediente.
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La Aplicación tendrá el siguiente formato :
•
•
•
•
Para los devengos o reintegros a aplicaciones de gastos: 4 dígitos para el ejercicio + 5 dígitos para
la clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación por programas + 7 dígitos para la
clasificación económica.
Para las retenciones a aplicaciones de ingresos: “1” + 5 dígitos para clasificación orgánica + 5
dígitos para la clasificación económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos.
Para las retenciones a conceptos no presupuestarias: “3” + 5 dígitos para la clasificación orgánica +
5 dígitos para la clasificación económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos.
Para las propuestas: “3” + 5 dígitos para la clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación
económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos.
El Importe se indicará sin comas. Por ejemplo, 3.250,25 € se introducirá como 325025; en los procesos de
captura del fichero, SicalWin tratará los dos últimos números como decimales. Si el importe tiene menos
dígitos que los 8 que admite el campo, se completarán éstos con espacios en blanco a la izquierda.
El campo Grupo de Apuntes es obligatorio. Se refiere a los grupos definidos en el punto 5.1. Se generarán
tantas operaciones como grupos de apuntes hayan en el fichero.
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Si las clasificaciones utilizadas tiene menos dígitos de los indicados, se completarán con espacios en blanco a la izquierda hasta
completar el número de dígitos indicados. Si no se utiliza la clasificación orgánica se completarán sus 5 dígitos con espacios en blanco.
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Cuando las retenciones son de ingresos presupuestarios y cancelan derechos reconocidos, el campo
Operación Cancelada Número se referirá al número del derecho reconocido (RD). Si las retenciones
cancelan algún pago no presupuestario controlado por operación, se indicará el número del mencionado
pago no presupuestario. En el campo Operación Cancelada Línea se indicará la línea del RD o del pago no
presupuestario a cancelar.
El campo Base IRPF y Porcentaje IRPF se completará sólo para los conceptos no presupuestarios que
recojan este tipo de retención. Si los conceptos no se calculan como porcentaje de retención, no será
necesario indicar este dato. Los importes se introducirán sin comas. En el proceso de captura del fichero,
SicalWin tratará los dos últimos números como decimales.
Por ejemplo, para la siguiente nómina:
Tercero: 19817085D
Grupo: FUNCIO
Retribuciones básicas (aplicación 2007.1.120) ............... 1.200,00 €
Retribuciones complementarias (aplicación 2007.1.121) ... 500,00 €
Retención IRPF (concepto 20001) ...................................... 255,00 €
Seguridad Social (concepto 20030) .................................... 300,00 €
Líquido.............................................................................. 1.145,00 €
El fichero generado sería:
5.3. Visualización del fichero de nóminas
Tras aceptar el fichero secuencial de nóminas en la pestaña Visualización/Edición Fichero Liquidación
podremos ver el detalle de todas las líneas a contabilizar.
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En esta rejilla podremos eliminar, añadir o modificar registros en caso de encontrar errores. Para validar los
datos pulsaremos el botón Actualizar. El programa generará una liquidación que posteriormente
contabilizaremos.
5.4. Contabilización de las nóminas
Contabilizaremos definitivamente las nóminas desde Administración del Sistema  Importación de
Datos Externos al Sistema  Gestión de Enlace con Nómina de Personal  Contabilización de
Liquidaciones de Nóminas (pestaña Selección del Número de Liquidación a Contabilizar).
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Mediante la tecla de función F5 podremos recuperar la Liquidación a Contabilizar. Tras pulsar el botón
Aceptar, se nos mostrará el detalle de la operación a generar en la pestaña Contabilización de
Liquidaciones de Nóminas.
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En esta rejilla se nos mostrarán tantas líneas como grupos de nóminas vayamos a tratar. Si en el alta del
grupo no lo especificamos, tendremos que introducir aquí el tercero al que se imputará cada una de las
obligaciones reconocidas. Opcionalmente podremos también completar o modificar otros datos (texto
explicativo, oficina, expediente, ordinal, etc.).
El botón Contabilizar generará definitivamente la obligación reconocida. El sistema generará un archivo de
texto con el detalle de las operaciones generadas.
5.5. Consulta de liquidaciones de nóminas
Desde Administración del Sistema  Importación de Datos Externos al Sistema  Gestión de Enlace
con Nómina de Personal  Consultas de Nóminas podremos consultar la situación de las distintas
liquidaciones de nóminas importadas.
En la pestaña Selección de Liquidaciones podremos filtrar la consulta por lotes, mes de liquidación o
estado. Tras filtrar, la pestaña Liquidaciones y Detalles nos mostrará los lotes de nóminas incorporados al
sistema.
Una vez seleccionado el lote, en la subpestaña Opciones marcaremos el dato a consultar. Una vez hecho
esto, se nos habilitará la subpestaña Filtro para ajustar, si lo deseamos, todavía más la búsqueda.
Finalmente, la subpestaña Detalles nos mostrará el resultado de la consulta.
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09 Contabilización de operaciones por lotes

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CONTABILIDAD BÁSICA - Institución Pau Casals