Coordinación de Informática.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
AREA: COORDINACION DE INFORMATICA
Mayo, 2004
COORDINACION DE INFORMATICA
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Mayo, 2004
9.1.- PROCEDIMIENTO: Préstamo del servicio a usuarios internos de la fundación.
OBJETIVO: Prestar servicio a usuarios internos de la fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- Los usuarios internos de la fundación deben comunicar el problema a la Coordinación
de Informatica a través de la extensión numero 15.
Responsable
Usuarios internos
fundación
Coordinación
Informática
Acción
de
la 1. Debe comunicar a la extensión 140
de 2. Comunica el problema.
3. Anota en un formato denominado: “Control de
usuarios internos” .
4. Ubica a la empresa contratada para el soporte de
software y hardware
Empresa contratada para el 5. El encargado firma la planilla y se debe dirigir a la
soporte de software y
persona que comunicó el problema de inmediato.
hardware.
6. Comunica a la Coordinación de Informática para
informarle que ya se prestó el servicio.
Coordinación
de 7. Debe dirigir a la persona que se le prestó el servicio
Informática
para que firme conforme.
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9.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación de las actividades a desarrollar por la
Coordinación de Informatica.
OBJETIVO: Preparar el Plan Operativo Anual de la Coordinación de Informatica.
NORMA ESPECIFICA:
- El Plan Operativo Anual debe elaborarse de acuerdo a los lineamientos y directrices
dictados por el Consejo Consultivo.
- El respectivo informe debe enviarse a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en
Ciencia, Tecnología e Innovación.
Responsable
Persona designada
Coordinación
Informática
Coordinación
Informática
Acción
1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamientos y
directrices por las cuales se debe regir el Plan
Operativo Anual.
de 2. .Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el
Plan Operativo Anual de la Coordinación.
3. Determina las actividades que la Coordinación va a
desarrollar en el año, además se deben especificar
todos los requerimientos necesarios para que esas
actividades se lleven a cabo.
4. Distribuye las actividades mes por mes.
5. Toma las actividades a desarrollar en un mes.
6. Distribuye las actividades semanalmente.
7. Elabora el presupuesto de la Coordinación de
Informática para ese año (ya teniendo todas las
actividades y lo que se requiere para cada una de
ellas, se elaboran las partidas).
8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan
Operativo Anual a seguir.
de 9. Imprime un (1) ejemplar del informe.
10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe
11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva
copia; a la Gerencia de Planificación y Des arrollo de
Ciencia, Tecnología e Innovación (las personas que
reciben el respectivo informe deben firmar la copia
como recibida).
12. Archiva la copia del informe firmada por los
responsables
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9.3.- PROCEDIMIENTO: Diseño de políticas de respaldo de información.
OBJETIVO: Realizar los respaldos y diseñar las políticas de respaldos, cuando se
considere conveniente.
NORMA ESPECIFICA:
- La coordinación de Informática debe elaborar las políticas de respaldo cuando lo
considere conveniente.
Responsable
Acción
Gerencias, Coordinaciones 1. Se tiene la información que se necesita respaldar.
o Unidades solicitantes
Coordinación de Informatica 2. Respalda en el disco duro la información de un
servidor dispuesto para ello.
3. Registra en un formato denominado: “Respaldos” (se
deberá indicar un título puntual para identificar la
información respaldada y en que disco fue creado el
respaldo)
4. A medida que se requiera se elaborarán las políticas
de los respaldos (dependiendo del criterio de la
Coordinación de Informática).
5. Ejecuta las políticas de respaldo.
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9.4.- PROCEDIMEINTO: Actualización de los programas en la fundación, con los
avances relacionados en informática.
OBJETIVO: Actualizar los programas de la fundación con los avances relacionados en
informática, para adaptarse con lo actual en esta área.
NORMA ESPECIFICA:
- La Coordinación de Informática debe contrastar la información de los nuevos avances
con un estudio de la situación actual de la Fundación.
Responsable
Acción
Coordinación de Informática
1. Debe mantener actualizada la fundación, sobre los
cambios que se generan a cada momento en el
entorno externo con avances relacionados en
Informática (a través de revistas, Internet, prensa,
etc.)
2. Si se cree necesario la incorporación a la fundación
de nuevos avances, se recopila toda la información
necesaria sobre esos nuevos avances.
3. Analiza la información recopilada.
4. Debe realizar un estudio profundo de la situación
actual de la fundación (este estudio se puede
desarrollar con un análisis FODA).
5. Debe contrastar la información de los nuevos
avances (ya analizada), con el estudio profundo de la
situación actual de la fundación.
6. Una vez conocido el panorama necesario, se sabrá
hacia donde se debe crecer y como se debe crecer.
7. Elabora un informe para el Presidente, en este se
dará a conocer el panorama existente y las posibles
mejoras que se le pueden realizar a la fundación.
8. Envía a Presidencia
9. Presenta la propuesta al Presidente.
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9.5.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo de las páginas Web de la fundación.
OBJETIVO: Desarrollar y mantener actualizadas las páginas Web de la fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- Se debe recibir la información necesaria para el desarrollo de la página Web de cada
Gerencia, Coordinación o Unidad que así lo requiera.
Responsable
Acción
Gerencias, Coordinaciones 1. Envía los requerimientos necesarios para el
o Unidades solicitantes
desarrollo de una página Web (estos requerimientos
deberán contener toda la información necesaria).
Coordinación de Informática 2. Analiza los requerimientos.
3. Diseña el menú que se va a aplicar.
4. Elabora un diagrama de flujo de los enlaces.
5. Se monta toda esa información (el menú, el
diagrama de flujo y la información que se va a usar).
6. Coloca en la Web.
Coordinación de Informática 7. Se va actualizando a medida que vaya surgiendo
nueva información.
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9.5.1.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo y mantenimiento actualizado de las páginas Web
de la fundación.
OBJETIVO: Desarrollar y Mantener actualizadas las páginas Web de la Fundación,
publicar los Estados Financieros y los listados elaborados por la Coordinación de
Becas.
NORMA ESPECIFICA:
- Se debe recibir la información que necesita ser publicada en la página Web en un
archivo digital.
Responsable
Acción
Gerencias, Coordinaciones 1. Envía los Estados Financieros o cualquier otra
o Unidades Solicitantes
información que amerite ser publicada en la página
Web de la fundación (listado de personal
seleccionado, o de becarios entre otros), en un
archivo digital.
Coordinación de Informática 2. Recibe la Información.
3. Guarda en Excel como archivo HTML.
4. Se abre con otro software especial para páginas
Web.
5. Arregla la página (se le da color y se acomoda lo
necesario).
6. Se copia en el servidor y se coloca disponible en
línea.
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9.6.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de
información vía Internet.
OBJETIVO: Desarrollar los programas que faciliten el intercambio de información vía
Internet c on otros usuarios.
NORMA ESPECIFICA:
- Se debe determinar si le programa que se quiere desarrollar puede ser vía Internet,
que la información no sea confidencial.
Responsable
Acción
Gerencias, Coordinaciones o 1. Envía los requerimientos necesarios para el
Unidades Solicitantes
desarrollo
de
cualquier
programa
(estos
requerimientos deberán contener toda la información
necesaria).
2. Recibe y analiza los requerimientos.
3. Determina si ese programa que se quiere desarrollar
puede ser vía Internet (si la información no es
confidencial).
4. Diseña el menú que se a aplicar.
5. Elabora un diagrama de flujo de los enlaces.
6. Se monta toda la información (el menú, el diagrama
de flujo y la información que se va a usar).
7. Coloca en la Web.
8. Se va actualizando a medida que vaya surgiendo
nueva información.
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9.7.- PROCEDIMIENTO: Funcionamiento y Coordinación de los Infocentros.
OBJETIVO: Coordinar los Infoncentros por medio de los pasantes o beca ayudantía,
para prestar el servicio al público en general.
NORMA ESPECIFICA:
- Se deben solicitar los pasantes y becas ayudantía a la Coordinación respectiva.
Responsable
Acción
1. Solicita pasantes y becas ayudantía para el
funcionamiento
de
los
Infoc entros
(Ver
procedimientos: ”Selección de los Becas ayudantía”
y “Solicitud y canalización de pasantes para la
fundación” Pág. 171 y 54)
2. Coordina el desenvolvimiento eficiente del Plan de
Trabajo.
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9.8.- PROCEDIMIENTO: Seguimiento y evaluación en el desarrollo de Software.
OBJETIVO: Darle seguimiento y evaluar el desarrollo de los programas que se vayan a
implementar en la fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- La empresa contratada debe hacer entrega a la Coordinación de Informática de un
informe indicando cronograma de actividades, el diseño de software a desarrollar y la
planificación que va a cumplir.
Responsable
Empresa Contratada
Acción
1. La empresa contratada debe hacer entrega a la
coordinación de los siguientes requerimientos:
2. Un cronograma de actividades.
3. El diseño de software a desarrollar (si el software
tiene bases de datos deberá entregar el diseño de las
bases de datos).
4. La Planificación que se a cumplir para el desarrollo
del software (deberá incluir 3 avances o informes, y
además un curso a dictar para el aprendizaje del
programa
desarrollado
(dependiendo
del
cumplimiento de esa planificación se irán
recomendando los pagos)).
Coordinación de Informática 5. Analiza los requerimientos entregados por la empresa
contratada
(tomando en cuenta la normativa
existente).
6. Si no se le detectan fallas, se le avisa a la empresa
contratada para que comience a programar; Si se le
detectan fallas se devuelve a la empresa contratada
el respectivo material con sus correcciones.
Empresa Contratada
7. Envía a la Coordinación de Informática el primer
avance.
8. Revisa y analiza el primer avance, este debe cumplir
con los siguientes requisitos:
9. El programa que se está entregando debe tener
desarrollo (debe correr).
10. El programa que se esta desarrollando debe coincidir
con el diseño del software y de la base de datos (si es
el caso).
11. Cuantifica la calidad del programa que se desarrollo.
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Responsable
Acción
12. Recomienda el pago dependiendo de cómo sea
dicho avance.
13. Elabora un memorando a la Coordinación de
Finanzas y Contabilidad recomendando el pago, a
este se le debe anexar el avance que entregó la
empresa contratada, se debe especificar la parte que
se va a pagar.
14. Informa a la empresa contratada las conclusiones del
análisis con respecto al programa entregado.
15. Si la empresa no cumplió con los requisitos exigidos,
deberá entregar un segundo avance a la
Coordinación de Informática (en este informe se
corregirá las fallas del primer informe).
16. Revisa y analiza el segundo avance.
17. Cuantifica la calidad del programa que se desarrolló;
Se recomienda el pago dependiendo de cómo sea
dicho avance.
Coordinación de Informática 18. Elabora un memorando a la Gerencia de Gestión
Interna recomendando el pago, a este se le debe
anexar el avance que entregó la empresa contratada,
se debe especificar la parte que se va a pagar.
Empresa Contratada
19. Entrega el software definitivo a la Coordinación de
Informatica (este ultimo avance deberá contener un
instalador y manuales de uso).
Coordinación de Informática 20. Evalúa el software junto con el instalador.
21. Informa a la empresa contratada las conclusiones de
la evaluación.
22. Se arman los cursos a desarrollar para el aprendizaje
del programa.
Empresa Contratada
23. La empresa contratada entrega a la Coordinación de
Informática el material de apoyo a utilizar para dictar
los cursos (este material debe ser entregado a la
Coordinación de Informática, con suficientes días de
anticipación para su evaluación).
Coordinación de Informática 24. Analiza el material de apoyo (para asegurar de que
se cubran todos los tópicos).
25. Evalúa la calidad del curso dictado (a través de la
satisfacción de los participantes).
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Responsable
Acción
26. Si todo esta bien se recomienda el último pago; si no
se le informa a la empresa para que corrija los errores
y solo después se recomendará el pago.
27. Elabora un memorando a la Coordinación de
Finanzas y Contabilidad recomendando el último
pago, a este se le debe especificar lo que resta por
pagarle a la empresa (Ver procedimiento:”
Elaboración y gestión de los pagos de la Fundación”
M. S y P. C.)
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9.9- PROCEDIMIENTO: Apertura y cierre de las cuentas de correo electrónico del
personal de la fundación.
OBJETIVO: Abrir y cerrar las cuentas de correo electrónico del personal de la
fundación, cuando sea solicitado por las autoridades pertinentes.
NORMA ESPECIFICA:
- Se debe recibir de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e
Innovación la autorización para el proceso de la cuenta de correo electrónica.
Responsable
Acción
Gerencia de Planificación y 1. Envía la solicitud para aperturar una cuenta de c orreo
Desarrollo
en
Ciencia,
electrónico a nuevo personal de la fundación, esta
Tecnología e Innovación
debe contener todos los requerimientos necesarios
(Ver procedimiento: “Organización, evaluación y
selección del personal a contratar en la fundación”
Pág. 342)
2. Analiza los requerimientos.
3. Abre la cuenta de correo electrónico a la persona que
entró a la fundación.

Coordinación de Informática.

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