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TÉRMINOS DE REFERENCIA
SO – 00027-2015
SO-00027-2015
EVENTOS BIENESTAR LABORAL
MARZO DEL 2015
Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000
Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500
SO – 00027-2015
EMTELCO S.A. CONVOCA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA EJERCER CONTROL
SOCIAL SOBRE ESTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA
Mayores informes:
Teléfono:
Dirección:
Página Web:
Correo electrónico:
3897000 Extensión: 6412-6508-6002 Medellín
Calle 14 No. 52 A - 174 28, Sede Olaya, Medellín.
http://www.emtelco.com.co
[email protected]
[email protected] – Felipe Blandón R
INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES
I. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
EMTELCO S.A.S. que en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA se denominará EMTELCO,
adelanta un proceso de selección en virtud de lo establecido en sus SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL, en consonancia con el MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN expedido por la
Juntad Directiva de la Compañía, conforme a lo establecido en los artículos 13 y 14 (de la Ley
1150, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011) y el numeral 18 del artículo vigésimo
cuarto de los Estatutos Sociales.
En tal sentido, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios a adquirir, se ha determinado
proceder con presente proceso contractual mediante la Selección de Ofertas.
II. INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES
Podrán participar aquellas empresas que no habiendo sido invitados directamente por la entidad,
previamente se inscriban a través de los correos electrónicos [email protected] y
[email protected] hasta la fecha de cierre de la presente Selección de Ofertas.
En el correo electrónico se debe indicar:
-
Nombre de la empresa:
Nombre del Representante Legal:
Nombre de la persona contacto:
Teléfono, dirección electrónica:
III. CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
SO – 00027-2015
Los TÉRMINOS DE REFERENCIA podrán consultarse gratuitamente desde la fecha de apertura y
hasta la fecha de cierre del presente proceso de selección, en la página web
www.emtelco.com.co.
IV CONTENIDO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES
1.1.
OBJETO.
1.2.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.
1.3.
PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
1.4.
APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
1.5.
INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y
MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
1.6.
REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
1.7.
FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS
1.8.
TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
1.9.
INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS.
1.10. PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA.
1.11. NEGOCIACIÓN DIRECTA
1.12. INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO
1.13. ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES
1.13.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES
1.13.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR
1.13.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA
CONTRA LA CORRUPCIÓN.
1.13.4. IDIOMA
1.13.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
1.13.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES
1.14. CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS
2.1.
CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR
2.2.
VALOR DE LA PROPUESTA
2.3.
DOCUMENTOS DE LA OFERTA
2.3.1.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
2.3.2.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES
DEBAN PRESENTAR CONTRAOFERTA)
2.3.3.
FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA
2.3.4.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
2.3.5.
AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL
2.3.6.
RESPUESTA PUNTO A PUNTO
2.3.7.
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT
2.3.8.
CERTIFICACIÓN BANCARIA
2
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6
7
7
7
8
8
9
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10
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2.3.9.
FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
2.3.10. DOCUMENTOS FINANCIEROS
2.3.11. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002
2.3.12. FORMATOS.
2.3.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
2.4.
DOCUMENTOS SANEABLES
2.5.
VALIDEZ DE LA OFERTA
CAPÍTULO III - ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
3.1.
ANÁLISIS DE LA OFERTA
3.2.
EVALUACIÓN DE LA OFERTA
3.2.1.
EVALUACIÓN CONTRACTUAL
3.2.2.
EVALUACIÓN FINANCIERA
3.2.3 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA, TÉCNICA Y ECONÓMICA
3.2.3.1 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (CUMPLE)
3.2.4 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
3.2.4.1 CALIFICACIÓN DE PRECIO (PR) (700 PUNTOS)
3.2.4.2 CALIFICACIÓN DE DISEÑO GRÁFICO (DG) (300 PUNTOS)
CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES
4.1.
DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN
4.2.
CONFIDENCIALIDAD.
4.3.
ALCANCE DEL CONTRATO MARCO.
4.4.
PLAZO DE EJECUCIÓN.
4.5.
VALOR Y FORMA DE PAGO.
4.6.
GARANTÍAS
4.6.1 GARANTÍA ÚNICA.
4.7.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
4.8.
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
4.9.
AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL.
4.10. INDEMNIDAD.
4.11. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO.
4.12. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.
4.13. RETENCIÓN DE PAGOS.
4.14. COMPENSACIONES
4.15. SANCIONES.
4.16. MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES.
4.17. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.
4.18. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.
4.19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.
4.20. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
4.21. GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO.
4.22. APORTES PARAFISCALES.
4.23. DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES.
4.24. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
20
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FORMATO III
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FORMATO IV
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CAPÍTULO I - INFORMACIÓN AL OFERENTE
1.1. OBJETO.
EMTELCO S.A.S que en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA se denominará EMTELCO requiere
contratar un proveedor para el objeto que se indica a continuación:
El contratista se obliga para con EMTELCO a entera satisfacción de este a prestar bajo la
modalidad de contrato marco, por medio del sistema de valores unitarios, la prestación de
servicios de operador logístico para la conceptualización estratégica, diseño, producción y
ejecución de los eventos: LOS MAS, JORNADAS DEPORTIVAS, VACACIONES RECREATIVAS,
FIESTA DE LA FAMILIA en el 2015.
Todas las órdenes de suministro o servicio, según corresponda deberán contener la descripción de
las siguientes características: cantidad, valor y, precios y demás condiciones de los bienes y/o
servicios que se consideren necesarias para el cumplimiento de la orden.
ALCANCE DEL CONTRATO MARCO.- EL CONTRATISTA entiende y acepta que el contrato a
suscribir corresponde a un suministro que se desarrollará a través de un CONTRATO MARCO de
carácter indeterminado, en el cual se plasman, entre otros, los parámetros y condiciones generales
del objeto a contratar y que se concreta en cada una de las órdenes de suministro que solicite
EMTELCO al CONTRATISTA, las cuales formarán parte integral del CONTRATO MARCO. Sin
embargo, EL CONTRATISTA debe tener en cuenta que EMTELCO podrá no solicitar
requerimientos durante el tiempo de ejecución del contrato, sin que por este último evento se
generen el pago de indemnizaciones o perjuicios.
1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.
La presente SELECCIÓN DE OFERTAS, así como el negocio jurídico que surja como resultado
de la misma, en caso de escogencia del CONTRATISTA, están sometidos a la legislación y
jurisdicción Colombiana y se rige por el régimen contractual de EMTELCO, aprobado mediante
Junta Directiva de fecha 29 de octubre de 2014 y su Sistema de Gestión Integral, y demás normas
que lo modifiquen o deroguen el cual puede ser consultada en la página web
www.emtelco.com.co, y demás normas civiles y comerciales aplicables a la materia, en conjunto
con las reglas previstas en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, sus modificaciones, y
documentos que se expidan con ocasión de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS, que hacen
parte integrante de la misma, y las demás disposiciones que por la naturaleza del objeto de esta
SELECCIÓN DE OFERTAS y del contrato, le sean aplicables.
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1.3. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El presupuesto oficial estimado para este proceso es de QUINIENTOS SEIS MILLONES DE
PESOS M/CTE. ($506.000.000) antes de IVA.
1.4. APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
El presente proceso se abrirá el día cinco (05) de Marzo de 2015, fecha en la que empieza a
correr el plazo para la presentación de la OFERTA.
1.5. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y
MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
EL OFERENTE está en la obligación de examinar cuidadosamente todos los documentos que se
acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir en el
costo o el tiempo de ejecución del contrato.
Si un OFERENTE encontrare discrepancias u omisiones en los TÉRMINOS DE REFERENCIA, en
las especificaciones o en los demás documentos o dudas sobre ellos, deberá solicitar por escrito,
en forma física o por correo electrónico a EMTELCO, las consultas o aclaraciones necesarias, las
cuales requieren ser recibidas por ésta, por lo menos dos (2) días hábiles antes a la fecha de
entrega de la OFERTA.
Las solicitudes de aclaración presentadas después de este plazo se tendrán como no presentadas
y será potestad de EMTELCO dar o no respuesta a las mismas.
Las dudas y aclaraciones enviadas por los oferentes inscritos, así como las respuestas
proporcionadas por EMTELCO y los cambios que la entidad realice a los TÉRMINOS DE
REFERENCIA, se remitirán por correo electrónico con copia a todos los oferentes inscritos o
invitados dentro de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS hasta un (1) día hábil antes de la
fecha de entrega de la OFERTA.
La OFERTA y toda la correspondencia relacionada con la presentación de la OFERTA, deberá ser
dirigida a EMTELCO a los correos electrónicos informados en los presentes Términos de
Referencia, o a la sede administrativa de EMTELCO ubicada en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede
Olaya, Medellín. EMTELCO por su parte dirigirá las comunicaciones pertinentes a las direcciones
electrónicas o físicas que hayan informado al momento de su inscripción en el proceso.
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Todas las solicitudes de aclaración, respuestas a las mismas, modificaciones y avisos que envíe
EMTELCO con relación a los TÉRMINOS DE REFERENCIA, pasarán a formar parte del mismo y
se integrarán al expediente de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS.
1.6. REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
En cualquier momento, hasta antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas,
EMTELCO podrá, por el mismo medio que realizó la invitación, revocar el proceso Selección de
Ofertas, sin que ello implique derecho alguno de reclamación, para quienes hayan manifestado
interés, hayan sido invitados o hayan enviado su oferta antes del plazo límite.
En este último evento, el oferente podrá reclamar la oferta entregada. EMTELCO no responderá
por la devolución de aquellas ofertas que no sean reclamadas dentro de los 5 días siguientes a la
revocatoria del proceso de selección de ofertas.
1.7. FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS
LAS OFERTAS deberán ser entregadas por el OFERENTE en la sede administrativa de
EMTELCO ubicadas en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede Olaya, Medellín, hasta el (Dieciocho (18) de
Marzo del 2015 hasta las 10:00 am
LAS OFERTAS deberán ser presentadas en original y copia debidamente foliadas, las cuales
serán puestas dentro de sobres o paquetes separados, debidamente cerrados y marcados con el
número de la contratación, objeto de la misma, nombre del OFERENTE e identificación del original
y copia. Igualmente, EL OFERENTE deberá entregar al menos una copia de su OFERTA en
formato digital (CD-ROM, DVD o memoria USB), y compatible con las herramientas MS Word y
MS Excel. Si el oferente decide incluir los formatos de evaluación en PDF, también deberá
acompañarlos en formatos que permitan el copiado de la información para poder realizar la
comparación de las ofertas.
En caso que las ofertas no estén debidamente foliadas, EMTELCO procederá a foliar la propuesta
en aquellos folios que no estén numerados, y será responsabilidad del OFERENTE que cualquier
documento de la misma se traspapele en desarrollo de dicha corrección.
Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar, EMTELCO no asumirá responsabilidad alguna
en caso de que la OFERTA sea traspapelada o abierta prematuramente.
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Si la OFERTA es enviada por correo, debe hacerse con suficiente antelación para que sea
recibida en la dirección mencionada anteriormente, a más tardar en la hora y fecha indicada para
la entrega de OFERTAS de la convocatoria. En todo caso, EMTELCO no será responsable del
retardo o extravío que se derive de esta forma de presentación; las OFERTAS que se reciben
después del plazo fijado para la entrega de OFERTAS no serán tenidas en cuenta y podrán
reclamarse por OFERENTE directamente ante la Oficina de Compras y Logística.
EL OFERENTE sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de LA
OFERTA.
EMTELCO no será responsable, en ningún caso, de dichos costos, cualquiera que sea el
resultado de la contratación.
Cualquier omisión o mala interpretación de los TÉRMINOS DE REFERENCIA, es
responsabilidad exclusiva del OFERENTE.
1.8. TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
EMTELCO realizará el estudio jurídico – contractual, técnico y financiero, y la evaluación
económica para la evaluación de las OFERTAS, dentro de un término de hasta cinco (5) días
hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de la entrega de las OFERTAS.
EMTELCO podrá, a partir de esta etapa y hasta el momento selección del contratista, solicitar por
escrito al OFERENTE, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, que
se alleguen los documentos necesarios para tal fin, de cara a sustentar y aclarar el alcance de los
ofrecimientos.
1.9. INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS.
Una vez realizada la revisión preliminar de las ofertas, se comunicará a los oferentes el informe
ejecutivo de evaluación preliminar, el cual contendrá de forma resumida las evaluaciones técnicas,
contractuales, financieras y todas aquellas que de conformidad con la naturaleza del objeto a
contratar hayan sido establecidas en los términos de referencia.
De igual manera, se consignará el orden de evaluación preliminar, el cual no tiene carácter
vinculante ni otorga derecho alguno al oferente calificado en primer lugar, y permite a los oferentes
mejorar los ofrecimientos realizados a EMTELCO en la etapa de contraoferta y negociación.
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1.10. PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA.
Una vez puesto en conocimiento el informe preliminar de evaluación de ofertas, a aquellos
oferentes cuya oferta no haya sido eliminada o rechazada, de conformidad con los términos de
referencia, se les solicitará la presentación o formulación de mejoras a la oferta inicialmente
presentada, las cuales serán nuevamente calificadas en las condiciones indicadas en los términos
de referencia.
La contraoferta sólo podrá versar sobre aspectos técnicos y/o económicos.
La contraoferta deberá presentarse en el formato establecido para tal propósito en el capítulo
segundo de los términos de referencia y a ésta sólo deberán acompañarse los formatos que
correspondan a los ofrecimientos mejorados.
Durante el plazo que se determine para la presentación de contraoferta, podrán presentarse
observaciones a la evaluación preliminar.
Tratándose de proponentes cuya oferta haya sido eliminada o rechazada, éstos podrán presentar
simultáneamente con las observaciones que tengan frente a las razones de su eliminación, la
contraoferta correspondiente, la cual sólo será tenida en cuenta en el evento en que la entidad
modifique el informe preliminar en lo referente a la eliminación o rechazo. En caso que el oferente
eliminado presente observaciones a su eliminación, sin contraoferta y se modificare la decisión
sobre la eliminación o rechazo, se tendrá únicamente en cuenta la primera oferta presentada, sin
que exista oportunidad distinta para que presente contraoferta.
El agotamiento de la etapa de presentación de contraoferta no implica aceptación de la
misma ni otorga derechos de perfeccionar el contrato a quien la presente.
1.11. NEGOCIACIÓN DIRECTA
EMTELCO podrá proceder a la negociación y ajuste de las condiciones ofertadas con quienes
hayan obtenido los dos mejores puntajes después de agotar la etapa de contraoferta.
En esta etapa no podrá haber cambios que desmejoren las condiciones técnicas ni incremento en
los precios inicialmente ofrecidos por el proponente.
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El agotamiento de la etapa de negociación con cualquiera de los oferentes no implica
aceptación de su oferta ni otorga derecho de perfeccionar el contrato.
1.12. INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO
El informe definitivo de evaluación de Ofertas consiste en la decisión definitiva respecto a la
selección de alguna de las ofertas presentadas durante las etapas indicadas, o respecto a la
desestimación de las mismas; esta decisión será notificada a los oferentes por el mismo medio
empleado durante la Selección de Ofertas para comunicar las demás actuaciones del proceso.
Cuando la decisión definitiva corresponda a la selección del Contratista, se procederá a la
formalización del contrato en los términos de la Resolución JD-032-2013.
EMTELCO podrá proceder a la desestimación de las ofertas cuando a su juicio existan motivos
que impidan la selección de alguna de las ofertas. EMTELCO especificará las razones que
conduzcan a tal decisión.
1.13.
ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES
1.13.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES
Al preparar su OFERTA, los OFERENTES deben tener en cuenta todos los impuestos, tasas y
contribuciones que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato,
el valor que ocasione la constitución de las garantías, así como las deducciones y retenciones a
que haya lugar, de acuerdo con la ley.
Serán por cuenta del OFERENTE todos los impuestos, tasas, contribuciones, retenciones,
constitución de garantías y en general, cualquier gravamen asociado al objeto del contrato. Es
entendido que EMTELCO no está obligado a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro
documento destinado a que el OFERENTE obtenga exención del pago de impuestos o derechos a
su cargo, y derivados del contrato.
EMTELCO descontará del valor del contrato todas las retenciones a que haya lugar en el
momento de hacer los pagos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, sin dar lugar a
reclamaciones por parte del OFERENTE.
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1.13.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR
EL OFERENTE debe garantizar en la carta de presentación de la OFERTA, en forma escrita y
expresamente, que no se haya incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para
contratar con EMTELCO, de acuerdo con la Ley 80 de 1.993, la Ley 1474 de 2011 y las demás
normas legales vigentes; afirmación que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento. La
comunicación deberá ser suscrita por el representante legal del oferente.
Además, acepta con la presentación de su oferta, que si llegare a sobrevenir inhabilidad o
incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste tiene la obligación de exponerla y de ceder el
contrato, previa autorización escrita de EMTELCO, o si ello no fuere posible, renunciará a su
ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un OFERENTE dentro de una
contratación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los
derechos surgidos del mismo.
La contravención de las anteriores prohibiciones, obligará al Representante Legal de EMTELCO a
dar por terminado el contrato y proceder a su Liquidación en el estado en que se encuentre si a
ello hubiere lugar, sin que haya lugar a reconocimiento o pago de indemnización alguna por parte
de EMTELCO a EL CONTRATISTA. Así mismo, quienes deseen participar, no deben encontrarse
reportados en el Boletín de Responsables Fiscales publicado por la Contraloría General de la
República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 o de lo contrario, EMTELCO
descalificará la OFERTA.
1.13.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA
Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN.
En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe
reportar el hecho al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha
Contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) 587 0555; vía fax al número telefónico: (1) 565
8671; la línea transparente del programa, al número telefónico: 01 8000 913040; o mediante el
diligenciamiento del formato de denuncia publicado en la página web: www.anticorrupcion.gov.co
el cual deberá ser enviado por correo electrónico, a la dirección: [email protected];
enviada en forma física a la Calle 14 No. 7-19, piso 9 , Bogotá, D.C.
En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los presentes TÉRMINOS DE
REFERENCIA y el contrato que forma parte del mismo, el OFERENTE obrará con la transparencia
y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran.
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En el caso que EMTELCO comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un
OFERENTE durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere
lugar, podrá rechazar la respectiva OFERTA.
Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar durante la ejecución del contrato, tales
circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato, de conformidad con las reglas
previstas para el efecto en la ley y en los presentes Términos de Referencia.
1.13.4. IDIOMA
Las OFERTAS, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo
referente al desarrollo del presente proceso se hará en idioma castellano.
1.13.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Si los documentos presentados incorporan información confidencial o privada, de acuerdo con la
ley colombiana, debe indicarse claramente tal circunstancia en un anexo a la carta de
presentación y el documento considerado confidencial. En el caso de calificar una información
como confidencial, el OFERENTE debe señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación.
EMTELCO se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios y asesores con
el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos.
EMTELCO, sus funcionarios y asesores, están obligados a mantener la confidencialidad de dicha
información, y sólo responderá por los perjuicios derivados de revelar la información confidencial o
privada que contenga las OFERTAS, en caso de dolo o culpa grave de sus funcionarios o
asesores.
Los OFERENTES únicamente podrán hacer uso de la información contenida en estos términos,
para efectos de la elaboración de sus OFERTAS. En el evento en que se llegare a causar
perjuicios a EMTELCO con ocasión del manejo de la información aquí contenida, los
OFERENTES deberán indemnizarlas por tal concepto.
La información que contiene estos términos de referencia es de uso exclusivo de EMTELCO S.A y
sólo podrá ser utilizada con el fin de presentar oferta para este proceso de contratación, por
consiguiente, queda absolutamente prohibido al proponente usarla para cualquier otro propósito
diferente.
1.13.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES
Para el cómputo de los días y horas hábiles a los que se refiere el presente proceso de Selección,
se entiende por días y horas hábiles los días lunes a viernes no festivos en el horario comprendido
entre las siete de la mañana (7:00 AM) y las seis de la tarde (6:00 PM) del correspondiente día.
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1.14. CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS
Habrá lugar a la eliminación o rechazo de las OFERTAS en los siguientes casos, y por ende no
serán evaluadas:
A.) Cuando se presente dos o más OFERTAS por un mismo OFERENTE.
B.) Cuando no se acredite legalmente la existencia o representación legal.
C.) Cuando el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de incompatibilidad o
inhabilidad establecidas en la ley 80 de 1993, articulo 8, así como en las demás normas legales
vigentes.
D.) Cuando no se aporte con la oferta la carta de presentación de la oferta.
E.) Cuando la carta de presentación de la oferta o la comunicación de la correspondiente
contraoferta NO SE PRESENTE EN EL FORMATO indicado en los presentes TÉRMINOS DE
REFERENCIA, esto implica la inclusión de cualquier texto o manifestación distintas a las allí
expresadas o la inclusión de textos adicionales.
F.) Cuando la OFERTA o Contraoferta, según sea el caso, sea presentada por el OFERENTE en
forma extemporánea.
G.)Cuando la oferta se presente en moneda extranjera.
H.) Cuando el OFERENTE no se encuentre inscrito ó no haya sido invitado previamente a
participar.
I.) Si el OFERENTE no constituye la garantía de seriedad de la OFERTA.
J.) Capacidad Financiera: El no cumplimiento de los parámetros mínimos establecidos por
EMTELCO.
K.) El no cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios.
L.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra reportado en la
lista CLINTON.
M.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra embargada.
N.) Cuando haya algún condicionamiento o no aceptación a algún punto de los términos de
referencia, y a juicio de EMTELCO, aquellos afecten la ejecución del contrato en los términos
requeridos por la entidad. Se entiende incluida dentro de estas condiciones, cualquier aceptación
condicionada de las condiciones contractuales del Capítulo IV de los presentes Términos de
Referencia.
O.)Cuando habiéndose solicitado una aclaración a la OFERTA, EL OFERENTE no hubiese dado
respuesta, o la misma no sea satisfactoria respecto de la aclaración, o haya sido extemporánea
respecto del término preclusivo indicado por EMTELCO.
SO – 00027-2015
CAPÍTULO II – INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA
2.
2.1. CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR
Podrán participar personas jurídicas cuyo objeto social deberá ser prestación de servicios de
operador logístico para la conceptualización estratégica, diseño, producción y ejecución de eventos
iguales o similares a los del objeto de la presente solicitud de cotización. Los proponentes deberán
participar individualmente, es decir, que no se permiten ni consorcios ni uniones temporales. Los
demás requisitos exigidos a los oferentes en los TÉRMINOS DE REFERENCIA deben acreditarse
mediante los documentos expedidos por la entidad y/o autoridad competente conforme a la ley
colombiana, y deberán cumplir con los siguientes requisitos generales a efectos de considerar la
validez de la participación en la presente SELECCIÓN DE OFERTAS.
2.2. VALOR DE LA PROPUESTA
Se deberá cotizar con precios únicamente en pesos colombianos, y los precios cotizados se
mantendrán fijos y firmes durante el plazo de ejecución del contrato, de conformidad con las
condiciones contractuales establecidas en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA.
2.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
La OFERTA deberá contener claramente el nombre y la dirección comercial del OFERENTE y
deberá estar firmada por el OFERENTE.
Para presentar su OFERTA, EL OFERENTE debe anexar la siguiente documentación:
2.3.1.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2015
Señores
EMTELCO
Medellín
Asunto: Carta de Presentación de la Propuesta SO-00027-2015
SO – 00027-2015
De acuerdo con lo que se estipula en la solicitud de OFERTA, el suscrito habiendo examinado
cuidadosamente los términos de la misma, y bajo la manifestación de que toda modificación a la
solicitud de OFERTA está expresamente indicada en nuestra OFERTA, declaro que:
No tenemos pleitos pendientes o reclamación judicial o extrajudicial alguna contra EMTELCO
S.A.S por ningún concepto.
Con la presentación de nuestra oferta manifestamos aceptar, sin condicionamiento, las condiciones
contractuales del capítulo IV de los Términos de Referencia.
Mantendremos vigente nuestra OFERTA durante el término establecido por la solicitud de
OFERTA.
Declaramos conocer y acatar todas las normas que regulan la contratación de EMTELCO S.A.S,
manifestamos bajo la gravedad del juramento que no estamos incursos en inhabilidades o
incompatibilidades para contratar con EMTELCO S.A.S y que de sobrevenir alguna causal de
inhabilidad o incompatibilidad, siendo contratista de EMTELCO S.A.S, cederemos el contrato,
previa autorización escrita de EMTELCO S.A.S y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a
continuar su ejecución. Con la presentación de nuestra oferta autorizamos expresamente a
EMTELCO a consultar en las bases de datos públicas o privadas, toda la información que
considere necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos dentro del proceso de
contratación.
Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus
socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones
comerciales con EMTELCO S.A., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición
indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con EMTELCO
S.A.S, siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la persona.
Conocemos que EMTELCO S.A.S se ha adherido voluntariamente al Pacto Mundial de las
Naciones Unidas comprometiéndose con la protección de los Derechos Humanos, del medio
ambiente, manteniendo altos estándares laborales, y luchando contra la corrupción, y que
encamina sus esfuerzos en el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Igualmente que tenemos pleno conocimiento que EMTELCO S.A.S excluye de sus políticas de
contratación, cualquier pago, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener
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beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que
cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse dará
lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las
acciones legales que haya a lugar.
Conocemos que EMTELCO S.A.S rechaza cualquier forma de trabajo infantil o cualquier forma de
trabajo forzado y no apoya ninguna actividad que ponga en riesgo la integridad física y psicológica
de ningún menor.
Tratamos a nuestros empleados y contratistas con dignidad y respeto, evitando cualquier forma de
discriminación o violencia, asegurando la igualdad de oportunidades entre nuestros empleados y
declaramos que durante la vigencia de la relación con EMTELCO estaremos al día en nuestras
obligaciones de salarios y prestaciones sociales a nuestros empleados así como de los
parafiscales correspondientes y nos comprometemos a estarlo durante toda la vigencia de las
relaciones con EMTELCO S.A.S
Garantizamos procurar por tener identificados y controlados los potenciales riesgos ambientales y
de salud ocupacional que puedan generarse por el normal desarrollo de nuestras actividades y
que cumplimiento con la normatividad ambiental y de salud ocupacional que nos es aplicable.
Manifestamos haber leído y entendido todas y cada una de las condiciones indicadas en los
presentes términos de referencia, de igual manera manifestamos aceptar totalmente y sin
condicionamientos dichas estipulaciones, así como el contenido de los demás anexos y formatos
que se acompañan a los Términos de Referencia
Con la presentación de la presente oferta manifestamos conocer íntegramente la normatividad que
regula la actividad económica de nuestro objeto social, así como aquella que particularmente se
ocupa de los bienes y servicios relacionados con el contrato. En tal sentido y en caso de que se
nos seleccione como contratista, nos comprometemos a indemnizar cualquier daño, directo,
indirecto o consecuencial que llegare a sufrir EMTELCO S.A.S como consecuencia de la ejecución
del contrato.
Atentamente,
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-
Nombre del OFERENTE
Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal
Garantía de Seriedad No.
Vigencia de la Garantía:
Valores asegurados:
2.3.2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES
DEBAN PRESENTAR CONTRAOFERTA)
OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2015
Señores
EMTELCO
Medellín
Asunto: Presentación de contraoferta.
En atención de la solicitud de contraoferta realizada por EMTELCO, anexo a la presente las
nuevas condiciones técnicas y económicas aplicables a nuestra oferta inicialmente presentada
dentro del proceso de Solicitud de Oferta No.__________________, en fecha _________.
Atentamente,
-
Nombre del OFERENTE
Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal
Garantía de Seriedad No.
Vigencia de la Garantía:
Valores asegurados:
2.3.3. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA
Debe ser expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y estar debidamente
suscrito por el Representante Legal del OFERENTE (firmado por el representante legal). El
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Formato único de hoja de vida puede obtenerse
http://www.dafp.gov.co/dmdocuments/hvidapersonajuridica.pdf
en
la
siguiente
dirección:
2.3.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
EL OFERENTE deberá anexar el certificado de existencia y representación expedido por la
Cámara de Comercio, en el que se indique el objeto de la sociedad y las facultades del
Representante Legal o Gerente, según sea el caso. La anterior certificación deberá haber sido
expedida con fecha no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de entrega de la
OFERTA y en él deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y
tres (3) años más.
2.3.5. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL
Si el Representante Legal del OFERENTE tiene limitaciones para realizar contrataciones de
determinada cuantía, deberá adjuntar la autorización del órgano social competente para presentar
OFERTA y así perfeccionar el contrato a que hace alusión la OFERTA.
2.3.6. RESPUESTA PUNTO A PUNTO
Para efectos de garantizar la adhesión del contratista que se seleccione, a las exigencias
establecidas por EMTELCO e instauradas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, los
OFERENTES deberán responder PUNTO POR PUNTO, en documento aparte y en forma
separada, todos y cada uno de los numerales de estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, en lo
solicitado en cada numeral, dándose por enterado y aceptándolos sin condicionamiento ó no
aceptándolos, caso en el cual EMTELCO decidirá según su conveniencia, rechazar o no la
OFERTA o solicitar las aclaraciones que estime convenientes para esos mismos efectos.
Igualmente, incluirá con la OFERTA, toda la información técnica disponible de acuerdo con lo
solicitado en el Capítulo V de estos Términos de Referencia y la información financiera solicitada.
En caso de no hacer esta manifestación en la forma solicitada en este numeral, se entenderá que
el OFERENTE acepta sin condicionamientos todos y cada uno de los numerales, formatos y
anexos de los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA y los documentos que los aclaren y
modifiquen, de conformidad con la manifestación hecha en la carta de presentación.
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EMTELCO no admitirá aceptaciones condicionadas respecto de las condiciones contractuales del
Capítulo IV de los presentes términos de referencia.
2.3.7. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT
EL OFERENTE deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.
2.3.8. CERTIFICACIÓN BANCARIA
EL OFERENTE deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.
2.3.9. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
EL OFERENTE deberá anexar correctamente diligenciado el formato de registro de proveedores
que se encuentra publicado en el siguiente link
http://www.EMTELCO.com.co/images/normatividad/matricula_proveedores.xls
2.3.10. DOCUMENTOS FINANCIEROS
Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a
cuatro (4) dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del
Revisor Fiscal o Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos
1
años de cierre contable y fiscal , debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador
y el Revisor Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de
antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como
del revisor fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de
origen, los OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de
su país
Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados
Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o
Auditor Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y en PESOS
COLOMBIANOS.
Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2)
últimos años.
1
Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados contablemente al 31 de
Diciembre y de los cuales se hallan presentado su respectiva declaración de renta
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2.3.11. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002
EL OFERENTE, deberá anexar la certificación expedida por el revisor fiscal cuando este exista de
acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante legal en la cual se acredite el pago de
los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de
compensación familiar, ICBF y SENA cuando de ello haya lugar, de los últimos seis (6) meses lo
anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002.
Dicha certificación deberá ser expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con
los requerimientos de la ley, o por el representante legal de la sociedad. En este caso, el
OFERENTE deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por no menos de seis (6)
meses anteriores a la fecha de presentación de su OFERTA. En el evento de que la sociedad no
tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su
constitución. La mencionada certificación deberá estar firmada autógrafamente por quien
corresponda.
2.3.12. FORMATOS.
EL OFERENTE deberá aportar diligenciados los formatos para la presentación de su OFERTA
incluidos en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, así como toda la documentación que
acredite la información consignada en los mismos.
2.3.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
La OFERTA deberá estar acompañada de una Garantía de Seriedad A FAVOR DE COMPAÑÍAS
PARTICULARES figurando como afianzado o beneficiario EMTELCO.
En la elaboración de las pólizas, el contratista deberá vigilar que el nombre de EMTELCO figure
como EMTELCO S.A.S. acompañado de su NIT 800.237.456-5. Igualmente, el número del NIT y
del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el
certificado de existencia y representación legal de la firma contratista, cuando este es persona
jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de persona natural.
Dicha garantía será respaldada con la firma del afianzado, el sello de cancelado o comprobante de
pago por parte del asegurador, por una cuantía del Diez por ciento (10%) del valor total de
Presupuesto oficial estimado.
La vigencia de esta garantía será igual a la validez de la OFERTA (75 días calendario), contada a
partir de la fecha de entrega de las OFERTAS.
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La garantía de seriedad de la OFERTA cubrirá todos los riesgos indicados por EMTELCO.
En cualquier caso que EMTELCO decida ampliar el plazo para la adjudicación, EL OFERENTE
deberá ampliar la vigencia de la póliza de seriedad en un término igual a la ampliación.
2.4. DOCUMENTOS SANEABLES
En caso que algunos de los documentos solicitados en este capítulo, salvo la carta de
presentación, los formatos referentes a la oferta y la póliza de seriedad de la OFERTA, no sean
allegados con la OFERTA, EMTELCO podrá solicitarlos. En este evento el OFERENTE deberá
allegar los documentos en los términos establecidos por EMTELCO o de lo contrario descalificará
la OFERTA.
Tratándose de defectos de los documentos que tengan que ver con la debida forma en que los
mismos deban presentarse, o con la omisión de requisitos para su existencia y validez, pero que
hayan sido aportados sin el cumplimiento pleno de tales requisitos, se podrá solicitar por una única
vez en la misma oportunidad para solicitar aclaraciones a las ofertas, la subsanación de sus
defectos.
Si alguno de los documentos no se anexa a la OFERTA en la forma establecida por EMTELCO en
los presentes términos, EMTELCO podrá solicitar su corrección, para lo cual el OFERENTE
deberá sanearlos en el término que EMTELCO determine o de lo contrario se descalificará la
OFERTA.
2.5. VALIDEZ DE LA OFERTA
EL OFERENTE se obliga a mantener su OFERTA sin modificación de ninguna índole por un
término de SETENTA Y CINCO (75) días calendarios contados a partir de la fecha de recibo y
apertura de la OFERTA. Durante dicho lapso EMTELCO comunicará la selección del contratista o
informará la decisión de no contratar, según corresponda.
Si EMTELCO decide ampliar el plazo para la selección del contratista, EL OFERENTE deberá
ampliar la validez de ésta por el término requerido.
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CAPÍTULO III - ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
3.
3.1. ANÁLISIS DE LA OFERTA
Después del recibo de la OFERTA, EMTELCO determinará si está completa, si hay errores
aritméticos, si está se ajusta sustancialmente a los documentos de la solicitud, si la Garantía de
Seriedad ha sido correctamente constituida, si los documentos están debidamente presentados y
si la OFERTA reúne las condiciones requeridas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA.
3.2. EVALUACIÓN DE LA OFERTA
Una vez que EMTELCO haya determinado que la OFERTA se ajusta a los documentos de la
solicitud, procederá a su evaluación, teniendo en cuenta criterios contractuales, técnicos y
económicos en el siguiente orden:
3.2.1. EVALUACIÓN CONTRACTUAL
Se verificará que la OFERTA presente todos los documentos exigidos en el CAPÍTULO II INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA, y que éstos cumplan con los requisitos
establecidos.
3.2.2. EVALUACIÓN FINANCIERA
Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a
cuatro (4) dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del
Revisor Fiscal o Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos
2
años de cierre contable y fiscal , debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador
y el Revisor Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de
antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como
del revisor fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de
origen, los OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de
su país
Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados
Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o
Auditor Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y cifras en
PESOS COLOMBIANOS.
2
Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados de forma contable a 31
de Diciembre, y de los cuales se haya presentado su respectiva declaración de renta.
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Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2)
últimos años.
Con el fin de verificar la solidez financiera, EL OFERENTE deberá cumplir con los siguientes
indicadores financieros:
3.2.2.1. Índice de Liquidez:
Para participar se requiere que EL OFERENTE se encuentre en un margen igual o mayor a 1,1
según EMTELCO verifique en los Estados Financieros solicitados. Será medida como Activo
Corriente sobre Pasivo Corriente para cada año, sumando el resultado de cada uno de los años
y promediando su resultado. En caso contrario, la OFERTA será descalificada.
Razón corriente
=
Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
3.2.2.2. Índice de Endeudamiento:
Para participar en la contratación, se requiere un índice de endeudamiento no superior al
Ochenta por Ciento (80%) según estados financieros solicitados, sumando el resultado de cada
uno de los años y obteniendo un resultado promedio. En caso contrario, la OFERTA será
descalificada.
Endeudamiento Total
=
Pasivo Total
Activo Total
x 100
3.2.2.3. Capital de trabajo:
Para participar en la contratación, se requiere que el capital de trabajo del oferente sea igual o
superior al cincuenta por ciento (50%) del PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO, medido como
"Activo Corriente – Pasivo Corriente” y se obtiene un promedio sumando el resultado de los
dos años suministrados y dividiéndolo por dos. En caso contrario, la OFERTA será descalificada.
3.2.2.4. Crecimiento EBITDA
Para participar en la contratación, se requiere que el crecimiento EBITDA del oferente sea
igual o superior a (1), medido como "EBITDA del último año / EBITDA del año anterior”.
En caso contrario, la OFERTA será descalificada.
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Crecimiento EBITDA =
EBITDA del último año
EBITDA del año anterior
EBITDA = Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones
Nota: Presentar información financiera en archivo de Excel Adjunto
3.2.3 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA, TÉCNICA Y ECONÓMICA
3.2.3.1
EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (CUMPLE)
El proponente deberá certificar una experiencia que corresponda como mínimo a una cuantía igual
o superior a la de la presente Solicitud de Ofertas Para tal efecto podrá aportar máximo hasta (3)
contratos celebrados con entidades públicas o privadas en Colombia, los cuales deberán reunir las
siguientes características:
 Objeto igual o similar al de la presente solicitud de cotización,
 Contratos suscritos o ejecutados desde el año 2010 hasta la fecha.
 Ningún contrato podrá ser inferior al veinte (20%) por ciento del presupuesto oficial
estimado de la presente solicitud de cotización.
 Valor Ejecutado para los contratos que se encuentran vigentes
El análisis de la experiencia, se realizará teniendo en cuenta para efectos de determinar tanto la
mayor experiencia como la experiencia analizada, la sumatoria del valor antes de IVA de todos los
contratos aportados o certificados por el oferente.
Para la evaluación de la experiencia, el oferente deberá diligenciar el formato respectivo y aportar
las certificaciones correspondientes las cuales deberán especificar los siguientes datos:







Nombre del contratista
Nombre del contratante
Fecha de expedición del certificado
Objeto del contrato
Valor del contrato
Fecha de inicio
Fecha de terminación
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
Porcentaje de participación si fue ejecutado con alguna forma de asociación
3.2.4 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
Se revisará el cumplimiento de las especificaciones y la presentación de los documentos
solicitados para lo cual el proponente deberá entregarlos con la oferta para que sea revisada por el
personal negociador de EMTELCO. Los contratos se adjudicaran por ciudad, los oferentes pueden
cotizar por tantas ciudades como su capacidad operativa se los permita, siempre y cuando se
coticen todos los eventos de la ciudad.
Gana aquel proveedor que obtenga la mayor puntuación en la sumatoria de Precio y Diseño
Gráfico por cada ciudad, a un mismo proveedor se le puede adjudicar varias ciudades.
Cualquier incumplimiento de las características básicas obligatorias será motivo de descalificación
y no se procederá a realizar las evaluaciones subsiguientes.
Las propuestas se evaluarán según los siguientes criterios:
FACTOR
SÍMBOLO
Precio
Diseño Gráfico
TOTAL
(PR)
(DG)
CALIFICACIÓN
MÁXIMA
700
300
1000
3.2.4.1 CALIFICACIÓN DE PRECIO (PR) (700 PUNTOS)
La calificación económica otorga un total de 700 PUNTOS y en la misma se analizarán los precios
totales por evento ofrecidos por cada oferente, en razón de su sumatoria de valores unitarios para
los insumos o servicios requeridos para cada evento, como se muestra a continuación.
DESCRIPCIÓN EVENTO
EVENTO: LOS MAS
VACACIONES RECREATIVAS
JORNADAS DEPORTIVAS
FIESTA DE LA FAMILIA
PONDERACIÓN
200
100
100
300
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El puntaje para cada uno de los factores se obtiene al aplicar la siguiente metodología:
3.2.4.2 CALIFICACIÓN DE DISEÑO GRÁFICO (DG) (300 PUNTOS)
Se deben adjuntar los diseños gráficos (Randers) de las propuestas para los eventos Fiesta de La
Familia y Evento LOS MAS, al igual que fotos de las locaciones donde se realizaran los 4
eventos, la calificación se asignara de acuerdo a los siguientes criterios:

Estrategia

Originalidad

Artístico

Novedad

Comunicación

Estética
Se realizara una encuesta a 10 personas pertenecientes al público objetivo sobre la percepción de
las propuestas gráficas por cada evento, ésta será tabulada por cada una para otorgarle a cada
participante un puntaje total, el cual surge de la sumatoria de cada evento.
ENCUESTA: Califique de 1 a 5, siendo 1 la calificación menor y 5 la calificación mayor, cada una
de las siguientes preguntas
a) ¿La estrategia propuesta está alineada con la campaña interna 2015 de Emtelco: Juntos
hacemos sueños realidad?
b)
¿Es una propuesta novedosa y original?
 ¿Se ha realizado en la Compañía anteriormente?,
 ¿Llama la atención del público objetivo?
 ¿Se conecta emocionalmente con el público objetivo?, ¿Genera experiencias
memorables y duraderas?
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c) ¿La línea gráfica propuesta está alineada con el manual de identidad de Emtelco?
d) ¿Considera que es estética la propuesta?
Se adjunta información de eventos anteriores como fotos para que sirva de referencia para Diseño
Gráfico propuesto
Se comparte material de la Campaña Interna: Juntos hacemos sueños realidad
Se comparte manual de identidad de Emtelco
CRITERIOS DE DESEMPATE:
Si dos (2) propuestas o más se encuentran empatadas en puntaje, EMTELCO tendrá en cuenta
para seleccionar la propuesta que obtenga el mayor puntaje en los siguientes factores y en el
siguiente orden:
1. Factor Diseño Gráfico: El oferente con el diseño que más guste al grupo negociador
tendrá prelación sobre los participantes que se encuentren empatados
2. Factor de Precio: El precio será el segundo factor que ayude a desempatar a aquello
oferentes que se encuentren con el mismo puntaje y además de esto su diseño sea
aceptado por el grupo negociador
Si aplicados los anteriores factores se llegara a presentar empate, se premiará a la oferta que
primero hubiese presentado la mejor opción de acuerdo con el factor que otorga más puntos en la
Presente Solicitud de Ofertas. Es así que para tal caso se debe aplicar lo dispuesto en el literal a)
del artículo 24 de la Ley 361 de 1997.
POR SORTEO: en el evento de persistir el empate se citarán las empresas que su calificación
genere empate entre ellas, en cuya presencia se realizará el sorteo como se indica a continuación:
se colocarán en una bolsa no transparente un numero de balotas de color azul igual al número de
empresas que presentan empates, y adicional se colocará una balota de color rojo. Los
representantes de las empresas citadas sacarán una balota, y aquel representante de la empresa
que saque de la bolsa la balota roja, será a quien se seleccione como contratista.
SO – 00027-2015
CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES
Los siguientes numerales serán aplicables integralmente a la relación contractual de EMTELCO
con EL CONTRATISTA una vez sea seleccionado.
4.1. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN
Forman parte del contrato los documentos que se indican a continuación:
A) Los TÉRMINOS DE REFERENCIA contractuales, así como las aclaraciones y las
modificaciones a los mismos, con base en los cuales el OFERENTE presentó su OFERTA.
B) Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal
C) La OFERTA del CONTRATISTA cuando haya sido aceptada por EMTELCO con todos sus
anexos y aclaraciones.
D) Las modificaciones contractuales, aclaraciones o cambios a la relación contractual que
convengan por escrito las partes durante la ejecución del contrato.
E) Las normas vigentes aplicables, tanto las legales como las internas de EMTELCO.
F) Las garantías solicitadas.
Los términos de referencia, así como cualquier otro documento que suscriban las partes
por escrito, tienen prelación sobre la oferta del contratista, la cual estará en todo momento
subordinada en su interpretación a los documentos ya indicados.
4.2. CONFIDENCIALIDAD.
Toda la información recibida por EL CONTRATISTA que sea conocida en la ejecución del
contrato, tendrá carácter confidencial; obligación esta que será amparada por la cláusula de
INDEMNIDAD. EL CONTRATISTA reconoce que durante la ejecución del contrato tendrá acceso
a información de carácter confidencial de EMTELCO, por lo tanto, se obliga para con EMTELCO a
mantener la confidencialidad de la información que llegue a conocer. En virtud de esta cláusula,
EL CONTRATISTA se compromete a garantizar por todos los medios a su alcance, que los
empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respetarán la obligación de secreto y
confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida en las investigaciones, estudios y
análisis que adelanten durante el tiempo que dura la ejecución del contrato y un (1) año más. EL
CONTRATISTA mantendrá y hará que sus empleados y todas aquellas personas que con su
consentimiento hayan participado en la ejecución del contrato, mantengan la confidencialidad y no
divulguen, vendan, concedan copias, transfieran o enajenen de otro modo la documentación o la
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información recogida durante el proceso de ejecución del contrato de un modo que no sea el
permitido por parte de EMTELCO.
4.3. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO.
EL CONTRATISTA entiende y acepta que el contrato a ejecutar corresponde a un prestación de
servicio que se desarrollará a través de un CONTRATO MARCO de carácter indeterminado, en el
cual se plasman, entre otros, los parámetros y condiciones generales del objeto a contratar y que
se concreta en cada una de las órdenes de prestación de servicio que solicite EMTELCO al
CONTRATISTA, las cuales formarán parte integral del CONTRATO MARCO. Sin embargo, EL
CONTRATISTA debe tener en cuenta que EMTELCO podrá no solicitar requerimientos durante el
tiempo de ejecución del contrato, sin que por este último evento se genere el pago de
indemnizaciones o perjuicios
Todas las órdenes de prestación de servicio deberán contener la descripción de las siguientes
características: cantidad y especificaciones de los servicios, precios y demás condiciones que se
consideren necesarias para el cumplimiento de cada orden de servicio.
4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN.
El plazo del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2015
Fecha de inicio del plazo de ejecución: El plazo de cada contrato comenzará a regir una vez se
firme el Acta de Inicio de cada uno de los contratos
Plazos específicos:
EVENTOS LOS MÁS:
MEDELLÍN
BOGOTÁ
PEREIRA
CALI
BARRANQUILLA
1er Semestre
10-abr-15
16-abr-15
23-abr-15
30-abr-15
07-may-15
2do Semestre
05-nov-15
12-nov-15
19-nov-15
26-nov-15
03-dic-15
JORNADAS DEPORTIVAS: TORNEO DE BOLOS Y VIDEOJUEGOS
MEDELLÍN
BOGOTÁ
PEREIRA
CALI
BARRANQUILLA
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
SO – 00027-2015
MEDELLÍN
11 junio 2015
12 junio 2015
BOGOTÁ
2 julio 2015
3 julio 2015
PEREIRA
18 junio 2015
19 junio 2015
CALI
9 julio 2015
10 julio 2015
BARRANQUILLA
25 junio 2015
26 junio 2015
MEDELLÍN
24 octubre 2015
BOGOTÁ
22
agosto
2015
PEREIRA
4
octubre
2015
CALI
13
septiembre
2015
BARRANQUILLA
17 octubre 2015
BUCARAMANGA
1 octubre 2015
VIGENCIA: La vigencia del contrato corresponde al término adicional al plazo de ejecución con
que cuentan las partes para adelantar las actividades tendientes a la liquidación y finiquito de
cuentas del contrato, cuando a ello hay lugar. La vigencia se determina en cuatro (4) meses,
contados a partir de la terminación del plazo de ejecución y durante la misma no podrán ejecutarse
por EL CONTRATISTA ninguna de las obligaciones a su cargo.
Con la presentación de su oferta, EL CONTRATISTA entiende y acepa que EMTELCO podrá dar
por terminado el contrato en cualquier momento y dará aviso con treinta (30) días calendario de
anticipación a la fecha de terminación del mismo, sin que por este hecho se genere a favor suyo la
posibilidad de reclamar ningún tipo de perjuicios.
DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. EL
CONTRATISTA se compromete a entregar los documentos correspondientes para la ejecución y
legalización del contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la remisión de la orden
de compra correspondiente y en ningún caso después de los quince (15) días hábiles siguientes a
aquel en que se le notifique su selección como CONTRATISTA. Una vez recibida a conformidad la
póliza de Garantía Única, EMTELCO expedirá el acta de aprobación de la dicha garantía..
4.5. VALOR Y FORMA DE PAGO.
El contrato a suscribir corresponde a un contrato MARCO de cuantía indeterminada, sin embargo
el valor final será el que resulte de sumar todos los valores de las órdenes de servicio requeridas
por EMTELCO durante el plazo de ejecución del contrato. Así mismo y para efectos de la
legalización del contrato o contratos a celebrarse se tomarán los siguientes valores:
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El presupuesto total oficial estimado para la vigencia del contrato corresponde a la suma de
QUINIENTOS SEIS MILLONES DE PESOS M/cte ANTES DE IVA ($ 506.000.000), dado que se
adjudicara por ciudades, la siguiente información es el Presupuesto por cada una de ellas:
Almuerzo Bucaramanga
$
10.000.000
Barranquilla
$
73.300.000
Bogotá
$
95.800.000
Cali
$
66.900.000
Medellín
$
192.700.000
Pereira
$
67.300.000
Para efectos de legalización, esto es, pólizas, multas y cláusula penal pecuniaria, el presupuesto
oficial estimado para será por ciudades, en caso de salir favorecido con más de una ciudad, el
presupuesto será la sumatoria que se obtengan del presupuesto de cada una de las ciudades
adjudicadas
FORMA DE PAGO: El valor del contrato se pagará al finalizar cada evento por ciudad a
satisfacción del supervisor, en caso contrario se harán efectivas las compensaciones detalladas en
el punto 4.14
PLAZOS PARA EL PAGO DE LAS FACTURAS: EMTELCO pagará dentro de los sesenta (60)
días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura.
CONDICIONES APLICABLES AL PAGO DE LAS FACTURAS: EL CONTRATISTA manifiesta
desde la presentación de su oferta, conocer, entender y aceptar las demás condiciones para el
pago de sus facturas, las cuales están publicadas en la página Web de EMTELCO en el siguiente
Link http://www.emtelco.com.co/images/normatividad/condiciones_pago.pdf. De igual manera,
manifiesta conocer entender y aceptar, cualquier cambio que se haga en dichas condiciones
durante el plazo y vigencia del contrato.
SO – 00027-2015
4.6. GARANTÍAS
4.6.1 GARANTÍA ÚNICA.
El CONTRATISTA constituirá a favor de EMTELCO, las garantías bancarias o pólizas de seguro a
favor de ENTIDADES PARTICULARES, para amparar los riesgos señalados a continuación, las
cuales deberán ser otorgadas según sea el caso por un Banco o Compañía de Seguros
debidamente establecido y autorizado por la Superintendencia Financiera para funcionar en
Colombia.
En la elaboración de las pólizas, el contratista deberá vigilar que el nombre de EMTELCO figure
como EMTELCO S.A.S. acompañado de su NIT 800.237.456-5. Igualmente, el número del NIT y
del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el
certificado de existencia y representación legal de la firma contratista, cuando este es persona
jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de persona natural.
Cuando las compañías aseguradoras decidan ejecutar la obligación incumplida, deberán hacerlo a
través de una persona que reúna los requisitos que EMTELCO hubiera exigido en el proceso de
selección del contratista afianzado.
EMTELCO se reserva el derecho de revisar el clausulado de las condiciones generales de la
póliza, para que en caso de que existan cláusulas que se consideren inaceptables, se solicite la
modificación o eliminación de las mismas según corresponda.
El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el contratista.
Las garantías deberán estar firmadas por la compañía aseguradora y deberán acompañarse de
sus respectivos recibos de pago de prima.
Cuando haya modificaciones del plazo y/o valor del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar
las garantías para conservar el monto porcentual y las vigencias aquí pactadas.
A) CUMPLIMIENTO: Para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones
contractuales que adquiere EL CONTRATISTA, así como también para responder por el pago de
los perjuicios causados a EMTELCO o por sanciones o indemnizaciones que le imponga
EMTELCO ó que a ésta le sean impuestas por su culpa, así como también para responder por el
pago de las sanciones, indemnizaciones y la cláusula penal pecuniaria a que se pueda hacer
SO – 00027-2015
acreedor. Dicha garantía deberá ser igual al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial
estimado sin incluir IVA. Este amparo tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución total del
contrato y cuatro (4) meses más.
B) CALIDAD DE LOS SERVICIOS: Para garantizar la calidad de los servicios, deberá constituirse
este amparo, por una cuantía igual al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado sin
incluir IVA establecido en la cláusula tercera. Este amparo tendrá una vigencia igual al plazo de
ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. Si dentro de estos periodos, EL CONTRATISTA no
cumpliere con lo anterior o retardare la prestación de los servicios, EMTELCO procederá a
efectuar las modificaciones requeridas y su costo será deducido de cualquier pago debido al
CONTRATISTA o hará efectiva la presente garantía de calidad. EL CONTRATISTA deberá ajustar
el valor y la vigencia de este amparo en lo que sea requerido para completar el valor pactado para
este amparo, y entregarla a EMTELCO.
C) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES Y COMPENSACIONES:
Mediante dicha garantía, EL CONTRATISTA deberá garantizar el pago de salarios, prestaciones
sociales e indemnizaciones laborales del personal empleado para la ejecución del contrato. Para
tal efecto, se deberá constituir por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del
presupuesto oficial estimado, sin incluir el I.V.A., y con una vigencia igual al plazo de ejecución del
contrato y tres (3) años más.
4.6.2
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.
EL CONTRATISTA deberá constituir como amparo autónomo, una póliza de Responsabilidad Civil
Extracontractual, que deberá ser establecida para con EMTELCO o terceros, con motivo de la
ejecución del contrato. Esta garantía deberá amparar una suma equivalente a 300 slmv, sin incluir
el IVA., y la vigencia de este amparo deberá ser la del contrato y cuatro (4) meses adicionales.
Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del CONTRATISTA de la
obligación de obtener la ampliación de la garantía o de obtener su renovación o de restablecer su
valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones
que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, EMTELCO podrá
imponer las multas por retardo en la legalización del contrato ó la cláusula penal pecuniaria,
ambas establecidas en el presente contrato.
NOTA: Por favor tenga presente, que deberá presentar 20 dias antes de la realización de los
eventos en cada ciudad, La Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual del lugar donde se
realice la actividad.
SO – 00027-2015
4.7. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
EMTELCO ejercerá la supervisión funcional del contrato a través del funcionario BEDOYA
COSSIO SANDRA CECILIA identificada con cédula de ciudadanía número 32.160.481
Si el supervisor designado para el presente contrato no pudiere ejercer o cumplir con su función,
EMTELCO designará a un nuevo supervisor.
4.8. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
EL CONTRATISTA queda obligado para con EMTELCO, adicionalmente a las obligaciones
contempladas a lo largo de los TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA SO-00025-, a lo siguiente:
A) A cumplir el contrato en las condiciones pactadas.
B) A responder por las reclamaciones de orden laboral que pueda originarse por él, por el
personal a su cargo o los subcontratistas, en contra de EMTELCO por la ocasión y/o como
consecuencia del presente contrato, y por tanto reconoce que el presente contrato no establece
ningún vínculo laboral entre EL CONTRATISTA y/o sus subcontratistas con EMTELCO, liberando
a EMTELCO de cualquier responsabilidad laboral.
C) A no subcontratar en forma total, ni ceder total o parcialmente el contrato sin el consentimiento
previo, escrito y expreso de EMTELCO, pudiendo este reservarse las razones que tenga para
negarla.
D) A cumplir el contrato con sus propios medios, bajo su exclusiva responsabilidad, con
autonomía administrativa, dando por conocidos la extensión y necesidades que deberá satisfacer
y bajo las cuales se cumplirá el contrato.
E) A dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 100 de 1993, sobre afiliación al Sistema de
Seguridad Social a sí mismos y a todo el personal que por el desarrollo del presente contrato
pueda tener relación laboral directa o indirecta con EL CONTRATISTA.
F) A responder por la idoneidad, calidad y trato del personal que, a su servicio, desarrolle o
intervenga en la ejecución del contrato.
G) A responder en los términos de ley por la ejecución de las obligaciones contractuales.
H) A declarar y mantener indemne a EMTELCO S.A.S frente a cualquier posible reclamación
laboral que pueda originarse por el presente contrato.
I) A conocer, respetar y acatar las políticas de seguridad informática de EMTELCO, en la medida
que resulten aplicables.
J) A no modificar el presente contrato sin que medie un documento formal y firmado por los
representantes legales de EMTELCO y EL CONTRATISTA.
SO – 00027-2015
4.9. AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL.
Este contrato no genera ninguna relación de tipo laboral y por consiguiente, ni EL CONTRATISTA
ni su personal o subcontratistas pueden reclamar la terminación del mismo, ningún tipo de
prestaciones laborales; pues los dineros pagados son emolumentos por los bienes o servicios
entregados autónomamente. De otra parte, EMTELCO no adquiere compromisos ni obligaciones
con persona alguna, empleados o subordinados del CONTRATISTA, que por cualquier concepto
emplee en razón de los trabajos contratados, esto es, no asume ningún tipo de responsabilidad
solidaria. Por su parte, EMTELCO tendrá derecho a supervisar y comprobar las actividades
desplegadas en cumplimiento de este convenio; al efecto podrá solicitar informes verbales o por
escrito de la ejecución de los quehaceres y los documentos que considere pertinentes.
4.10. INDEMNIDAD.
INDEMNIDAD.- Si por la actuación u omisión de EL CONTRATISTA o sus subordinados se
generaren perjuicios u obligaciones avaluables patrimonialmente en contra de EMTELCO, aquel
responderá por la totalidad del monto de los daños directos, reconocimientos e indemnizaciones a
que haya lugar. Para hacer efectiva esta indemnización, EMTELCO, notificará por escrito, en
cualquier tiempo, a EL CONTRATISTA de los detalles de cualquier siniestro, reclamo, demanda,
pleito, acción legal, o cobranza de cualquier género o naturaleza, debiendo éste acudir de manera
inmediata a la sustitución, cubrimiento y aseguramiento de EMTELCO quien en todo momento se
entenderá y tendrá como indemne y ajeno a dichos eventos, los cuales constituyen única y
exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA.
PARÁGRAFO.- EMTELCO podrá hacer uso de la retención de pagos que garantice la protección
contra los perjuicios de que trata la presente cláusula. De la misma manera, conocidos los
perjuicios comunicará al CONTRATISTA el monto de los mismos para emitir la correspondiente
Nota Crédito. De no emitirse la Nota Crédito por parte del CONTRATISTA, EMTELCO podrá
compensar directamente el valor de los perjuicios informados en el pago de cualquier factura que
adeude al CONTRATISTA
4.11. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución solo podrá ser suspendido por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito
comprobadas ante EMTELCO, mediante acta suscrita por las partes, para lo cual EL
CONTRATISTA deberá prorrogar por el término de tiempo que sea necesario las pólizas de
garantías que se hayan constituido a favor de EMTELCO, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la suscripción del documento respectivo; vencido el término de la suspensión
continuará corriendo el plazo constituido para la ejecución del contrato.
SO – 00027-2015
4.12. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.
EL CONTRATISTA quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el
cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa
constitutiva de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobada, por fuera del control del
CONTRATISTA y que no impliquen su falta o negligencia, de acuerdo con lo establecido por la
Ley.
4.13. RETENCIÓN DE PAGOS.
EMTELCO podrá retener, total o parcialmente, de cualquiera de los pagos pendientes a favor del
CONTRATISTA la suma que considere necesaria para protegerse de los perjuicios que pueda
sufrir como consecuencia de trabajos, entregas o prestaciones defectuosas o tardías por EL
CONTRATISTA, así como para asegurar el pago de sanciones, compensaciones o la cláusula
penal pecuniaria y en general para protegerse de reclamos, pleitos, acciones legales, o de las
indemnizaciones a su cargo o perjuicios imputables al CONTRATISTA. EMTELCO hará la
devolución de los pagos retenidos, si es del caso, una vez subsanados los problemas que
generaron tal situación, siempre y cuando no correspondan a compensaciones, sanciones,
cláusula penal o indemnizaciones cobradas por ella, o a la compensación derivada de perjuicios
sufridos por EMTELCO, en estos últimos eventos, las sumas retenidas podrán ser compensadas
de manera definitiva por EMTELCO para el cubrimiento parcial o total de los mismos
4.14. COMPENSACIONES
EL CONTRATISTA acepta que EMTELCO compense directamente en cada periodo de facturación
y sobre el total de la factura del periodo correspondiente, las sumas que se indican a continuación,
las cuales se descontarán automáticamente, por los incumplimientos presentados durante la
ejecución del contrato, de conformidad con la tabla que se indica a continuación:
INCUMPLIMIENTO
COMPENSACIÓN APLICABLE
No cumplimiento de las características de las
1% de La Facturacion del Evento
actividades y o servicios contratados para el día del
evento
Entrega de los resultados de las jornadas deportivas
0.2% por cada día de retraso de la Facturacion del
evento
Incumplimiento en las fechas contratadas para los
0.5% en la facturación del evento
eventos
SO – 00027-2015
PARÁGRAFO PRIMERO.- Para la aplicación de lo dispuesto en la presente cláusula, el Supervisor
del Contrato de EMTELCO informará al CONTRATISTA el detalle de los incumplimientos
presentados durante el periodo de facturación así como el cálculo de la compensación aplicable,
para que EL CONTRATISTA emita la correspondiente Nota Crédito. De no emitirse la Nota Crédito
por EL CONTRATISTA, EMTELCO podrá hacer uso de su facultad de Retención de Pagos y
compensar directamente el valor de las compensaciones en el pago de cualquier factura que
adeude al CONTRATISTA.
PARÁGRAFO SEGUNDO.- EMTELCO podrá realizar revisiones de periodos de facturación
anteriores, por lo que la no aplicación de compensaciones en un periodo determinado no implica
renuncia a la posterior revisión de los incumplimientos presentados en el mismo
4.15.
SANCIONES.
EL CONTRATISTA conviene y acepta pagar a EMTELCO a título de sanción las sumas que se
indican a continuación en los siguientes casos: a) POR RETARDO EN LA LEGALIZACIÓN DEL
CONTRATO: Reconocerá el valor del cero punto cinco por ciento (0.5%) del presupuesto oficial
estimado del contrato, establecido en la cláusula tercera del presente contrato y hasta un tope del
diez por ciento (10%) por cada día calendario que retarde la presentación de los documentos para
iniciar la ejecución y legalización de este contrato. b) POR ATRASO GRAVE EN EL
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES: En caso que por un hecho imputable
al CONTRATISTA, aún por culpa leve, se produzca mora o simple retardo en el cumplimiento de
cualquiera de las obligaciones que asume en virtud del presente contrato distintas de aquellas
donde se apliquen compensaciones periódicas y que puedan implicar de no corregirse, la
paralización del contrato y la terminación del mismo, le serán aplicables sanciones diarias,
sucesivas a favor de EMTELCO por un valor igual al cero punto cinco por ciento (0.5%) del
presupuesto oficial estimado del contrato, establecido en la cláusula tercera del presente contrato y
hasta un tope del diez por ciento (10%) del mismo. De superar el tope anteriormente indicado,
EMTELCO podrá proceder a la terminación del contrato y a la aplicación de la cláusula penal
establecida en el mismo.
4.16. MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES.
Las partes convienen en reconocer mérito ejecutivo a la presente cláusula y al documento que
EMTELCO expida para dar efectividad a las sanciones que sean procedentes. Para hacer efectiva
las sanciones de que trata el numeral anterior, EMTELCO, requerirá al CONTRATISTA por
cualquier medio hábil para ello, para efectos que en el término de tres (3) días hábiles entregue las
explicaciones correspondientes del retardo o la mora y, en caso de no encontrarse justificada la
SO – 00027-2015
mora o retardo, se le comunicará aplicación de la sanción, ésta se podrá hacer efectiva desde ese
mismo día.
PAGO DE LAS SANCIONES.- Comunicada de la sanción aplicable, EL CONTRATISTA deberá
emitir la correspondiente Nota Crédito.
De no emitirse la Nota Crédito por parte del
CONTRATISTA, EMTELCO podrá hacer uso de su facultad de Retención de Pagos y compensar
directamente el valor de sanciones en el pago de cualquier factura que adeude al CONTRATISTA,
es entendido que EL CONTRATISTA autoriza con la firma del presente contrato a que EMTELCO
descuente las sanciones anteriormente indicadas de cualquier saldo a favor que tenga, o de la
Garantía Única en el amparo que corresponda.
4.17. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.
Sin perjuicio de la posibilidad de perseguir la totalidad de los perjuicios ocasionados con la
terminación del contrato por el incumplimiento o por la imposibilidad de cumplir con la prestación
por parte de EL CONTRATISTA, EMTELCO cobrará a éste, como sanción pecuniaria
independiente de cualquier otra sanción o compensación establecida en el presente contrato, una
suma equivalente a un veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado del contrato,
establecido en la cláusula tercera del presente contrato. EL CONTRATISTA autoriza el descuento
de esta sanción, de las sumas que se hayan retenido a éste, o de los valores pendientes de pago,
como también de la aplicación de la garantía vigente en el momento. Esta disposición reconoce
mérito ejecutivo al documento que EMTELCO expida para dar efectividad a esta cláusula
contractual.
4.18. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA será responsable por que los bienes y servicios contratados sean entregados
en la forma, calidad y oportunidad establecida por EMTELCO. Así mismo será responsable, en los
términos de Ley, por la ejecución de las obligaciones contractuales y por todos los daños que la no
ejecución o ejecución tardía o defectuosa originen para EMTELCO.
4.19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.
Para la solución de las controversias que surjan, que sean susceptibles de transacción, las partes
podrán celebrar contratos de transacción o adelantarán los trámites previstos en la ley sobre
conciliación administrativa prejudicial.
4.20. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
De conformidad con su naturaleza, el presente contrato debe ser objeto de liquidación
SO – 00027-2015
4.21. GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO.
Se entiende que EL CONTRATISTA incluye en los precios indicados en su oferta, todos los
gastos e impuestos que se causen para cumplir con el objeto contractual y su prestación en los
sitios que indique EMTELCO. Por disposición legal EL CONTRATISTA pagará todos los
impuestos que se causen. De cada pago a efectuarse, se ordenará descontar el correspondiente
porcentaje de retención en la fuente y los demás impuestos que ordene la Ley.
EL CONTRATISTA no podrá alegar el desconocimiento de la Legislación Colombiana en materia
tributaria, por tal razón acepta cualquier deducción que deba aplicar EMTELCO en razón de la
naturaleza, cuantía, forma de ejecución y demás aspectos que incidan en la validación tributaria
del contrato, con sujeción a la normatividad vigente que regula la materia.
4.22.
APORTES PARAFISCALES.
EL CONTRATISTA presentará a EMTELCO los pagos de aportes parafiscales a partir del acta de
inicio y durante el plazo de ejecución del contrato mediante una certificación expedida por el
revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante
legal, en la cual se acredite el pago de los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA cuando a ello haya lugar.
Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002
así como al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 41 de la Ley 80 de 1993. En caso de
incumplimiento por parte del CONTRATISTA, EMTELCO puede dar por terminado el contrato
unilateralmente.
4.23. DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES.
El contrato se regirá por la Ley Colombiana. Para todos los efectos del contrato se entenderá que
el domicilio contractual será la ciudad de Medellín.
Cualquier comunicación que se derive de este contrato, deberá ser dirigida
CONTRATISTA a EMTELCO a la dirección que en adelante se indica:
EMTELCO
Calle 14 No. 52 A – 174 Sede Olaya
Medellín-Antioquia
Teléfono: 389-70-00
Fax No. : 389-70-70
por EL
SO – 00027-2015
E mail: [email protected]
EL CONTRATISTA deberá informar dentro de los cinco (5) días siguientes la dirección, teléfono,
fax, y correo electrónico a la que se deberá dirigir cualquier comunicación.
Es responsabilidad de cada una de las partes informar al otro cualquier cambio que se suscite en
las direcciones, fax, teléfono o e-mail, previamente informadas.
4.24. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
EL CONTRATISTA declara que tanto los recursos utilizados para dar cumplimiento a este
contrato, como sus ingresos, provienen de actividades lícitas; que ni ellas, ni los subcontratistas
utilizados para el desarrollo del objeto contractual, cuando a ello hubiere lugar, se encuentran con
registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni
incurren en los supuestos de financiación del terrorismo ni en una de las dos categorías de lavado
de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia se obligan a responder frente a la
otra parte, por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de esta
afirmación. Conforme a lo anterior, será justa causa de terminación del contrato la inclusión de las
partes o sus socios en los listados de la OFAC o de cualquier otra autoridad local, extranjera o
internacional como sospechoso de actividades de lavado de activos al igual que el hecho de que
EL CONTRATISTA sea condenado por parte de las autoridades competentes por delitos de
narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo,
administración de recursos relacionados con dichas actividades o en cualquier tipo de proceso
judicial relacionado con la comisión de los anteriores delitos. En igual sentido, la Parte que
incumpla lo establecido en la presente cláusula responderá ante la otra Parte o algún tercero
afectado por los perjuicios causados. El CONTRATISTA declara igualmente, que sus conductas se
ajustan a la ley y a la ética.
SO – 00027-2015
CAPÍTULO V - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
5.1 PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO: EVENTO LOS MAS
Emtelco en el marco de los programas de gestión del desempeño y bienestar laboral, realiza un
evento de reconocimiento a sus colaboradores de alto desempeño para lograr un impacto
favorable en los niveles de motivación y contribuir a la disminución de indicadores como el de
rotación dos veces al año.
La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ciudad.
5.1.1
Instalaciones
Se requiere un proveedor de prestación de servicios para realizar el evento de Reconocimiento
LOS MÁS.
El proveedor deberá suministrar un salón, auditorio o espacio al aire libre en la ciudad donde se
realice el evento con la capacidad para la cantidad de invitados solicitados. El espacio debe de
estar dotado de:













Tarima principal
Silletería cómoda
Aire acondicionado
Mesa central con silla (mínimo 4)
Mesa auxiliar
Atril
2 micrófonos
2 porta pendones (en caso de necesitarse)
Equipo de alta tecnología en iluminación, audio y video en pantalla.
Disponibilidad de zona de parqueadero
Hall para realizar un coctel
El lugar del evento deberá tener camerino
Presentación de fotografías del lugar del evento (exterior e interior del mismo)
5.1.2
Decoración del Evento
El proveedor deberá suministrar propuesta gráfica y escrita de su oferta.
SO – 00027-2015
Decoración para el salón, utilizando la imagen de LOS MÁS y la temática del evento
Decoración para el hall, utilizando la imagen de LOS MÁS y la temática del evento
5.1.3
Evento Central
Para el evento de reconocimiento deberá suministrarse por parte del proveedor propuestas para el
Show Central así:




Intervención de máximo 15 minutos
El proveedor debe presentar la ficha técnica del show, indicando tipo de show, el nombre
del grupo o persona y su trayectoria.
Se requiere realizar una ambientación musical en vivo (Músico Solista, o Grupal) para el
momento del ingreso al evento y durante el coctel, en este sentido la propuesta musical
debe ir acorde con la temática del evento. El proveedor debe presentar la hoja de vida del
músico y su trayectoria.
De acuerdo a las ciudades se evaluara en que ciudades se llevara a cabo este evento,
5.1.4
Alimentación
Para el evento de reconocimiento el proveedor deberá entregar propuestas para los canapés y los
cocteles que se ofrecerán




Propuesta de varios tipos de coctel sin licor, de donde se escogerán mínimo 2 clases de
coctel
Propuesta de varios tipos de canapés, de donde se escogerán mínimo 2 clases de
canapés
Servicio de meseros para el coctel
El proveedor deberá presentar las propuestas de los canapés y de cocteles, en una
reunión de degustación para que Emtelco los seleccione, 10 días antes del evento.
5.1.5
Temáticas de Evento
Este evento se ha caracterizado por la temática con que se ha realizado a través de los años, en
este sentido por favor base su propuesta sobre los siguientes aspectos en cuanto a diseño se
refiere:

Propuesta temática: Noche Blanca
SO – 00027-2015


Propuesta temática: Tipo premiación de los Oscar
Propuesta adicional a libre elección del proveedor para el evento
Cantidad de Propuestas a Presentar: 3
5.1.6





Generalidades del Evento
Emtelco visitará los lugares propuestos para el evento antes de su aval para la realización
del mismo
El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador del evento que sea el
responsable de velar por el cumplimiento del mismo
Emtelco hará uso del lugar del evento el día de su realización de 2:00 p.m. a 9:00 p.m.
La hora de inicio del evento es a las 5:00 p.m., es decir, hora de citación de invitados
El músico que amenizara el evento, deberá iniciar su intervención previo a la llegada de los
invitados al evento
5.1.7
Fechas y Ciudades para el Evento
A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización del evento de
Reconocimiento de los MÁS a nivel nacional.
1er Semestre
2do Semestre
MEDELLÍN
BOGOTÁ
PEREIRA
CALI
BARRANQUILLA
23-abr-15
05-nov-15
14-mayo-15
12-nov-15
21-mayo-15
19-nov-15
30-abr-15
26-nov-15
07-may-15
03-dic-15
NOTA: En caso extremo que se deba cambiar la fecha de los eventos, estos solo pueden ser
realizados los días jueves y viernes
5.1.8
Cantidad de Invitados al Evento
A continuación se presenta la cantidad de invitados al evento de reconocimiento de LOS MÁS a
nivel nacional, donde se debe tener en cuenta:
La cantidad de invitados podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la
cantidad de invitados


Por cada invitado se servirá un coctel
Por cada invitado se servirán dos canapés
SO – 00027-2015
MEDELLÍN
350
5.2
BOGOTÁ
90
PEREIRA
50
CALI
70
BARRANQUILLA
35
PROGRAMA RECREATIVO: JORNADAS DEPORTIVAS
El objeto de la compra es la celebración de las jornadas deportivas de los empleados de la
organización, contribuyendo con las jornadas al aprovechamiento del tiempo libre, al desarrollo
físico y mental, integración de los colaboradores, mejoramiento de su calidad de vida y la de sus
familias.
La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ciudad.
5.2.1
Deportes y Juegos a Realizar
A continuación se presenta el listado de deportes o juegos a realizar en la Organización, y que
debe cotizarse a nivel nacional por parte del proveedor:


5.2.2
Torneo de Bolos
Torneo de Videojuegos: Campeonato de futbol
Descripción del Torneo de Bolos
Para este torneo el proveedor deberá cotizar de acuerdo a las siguientes necesidades:









Torneo de tres (3) rondas, es decir, tres fechas para jugar
Juego de tres (3) líneas por cada jugador, con un máximo de 4 jugadores por equipo, para
la cotización de las líneas.
Equipos conformados por máximo 6 jugadores
Reunión preliminar para explicar el reglamento del juego
Entrega del reglamento del torneo de manera electrónica
Entrega de la programación anticipada de los encuentros deportivos al área de Bienestar
Laboral todos los martes, durante la duración del torneo
Entrega de resultados de la última fecha jugada al área de Bienestar Laboral todos los
martes, durante la duración del torneo
Los escenarios deportivos deberán contar con servicio de baños, cafetería y silletería para
los acompañantes de los participantes al torneo
Los escenarios deportivos deberán estar ubicados en zonas que brinden la respectiva
seguridad física a los empleados participantes y sus familias
SO – 00027-2015


5.2.3




5.2.4
Los escenarios deportivos deben contar con la reglamentación técnica para el desarrollo de
los encuentros deportivos
Se requieren veedores (personas encargadas del calentamiento y acompañamiento en el
torneo) durante todas las fechas y todo el tiempo del encuentro deportivo
Generalidades del Torneo de Bolos
El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador de las jornadas
deportivas que sea el responsable de velar por el cumplimiento de las mismas
En caso que Emtelco por fuerza mayor lo requiera podrá realizar la solicitud de
aplazamiento de un encuentro deportivo
Los encuentros deportivos se realizaran los días sábados después de las 2:00 p.m. y
máximo con fecha de terminación del encuentro a las 9:00 p.m.
Adjuntar la programación del torneo por cada ciudad
Premiación del Torneo Bolos
Para la premiación del torneo el proveedor deberá presentar propuesta de la siguiente manera:






5.2.5
Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el mejor puntaje
Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el segundo mejor
puntaje
Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el tercer mejor puntaje
Medalla para la mayor acumulación de puntos sexo femenino
Medalla para la mayor acumulación de puntos sexo masculino
Se debe presentar propuestas para escoger el diseño de los trofeos y medallas por parte
del proveedor, y respectiva aprobación de Emtelco antes de comenzar el torneo
Fechas y Ciudades para Torneo de Bolos
A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de las jornadas deportivas a
nivel nacional en bolos y torneo de video juego: campeonato de futbol.
MEDELLÍN
BOGOTÁ
PEREIRA
CALI
BARRANQUILLA
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
Abril a Julio
SO – 00027-2015
5.2.6
Cantidad de Equipos para el Torneo de Bolos y Torneo de video juego: Campeonato
de futbol
A continuación se presenta la cantidad de equipos para las jornadas deportivas a nivel nacional,
donde se debe tener en cuenta:

La cantidad de equipos podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o
disminuir la cantidad
DEPORTE
MEDELLÍN
BOGOTÁ
PEREIRA
CALI
BARRANQUILLA
Cantidad de Equipos bolos
Cantidad torneo de video juego:
campeonato de futbol
72
150
34
90
10
36
10
36
10
36
5.2.7
Descripción y Generalidades del Torneo de Videojuego: Campeonato de Futbol
Para este deporte el proveedor deberá cotizar de acuerdo a las siguientes necesidades:













Equipos conformados por máximo 4 jugadores
Cada cuarteto deberá tener un equipo de futbol (nación o club) para que los represente
durante todo el torneo. No se podrá tener dos equipos con el mismo nombre por ciudad
Entrega del reglamento del torneo de manera electrónica
Los escenarios deportivos deberán contar con servicio de baños
Los escenarios deportivos deberán estar ubicados en zonas que brinden la respectiva
seguridad física a los empleados participantes y sus familias
Los escenarios para realizar los juegos deben ser cómodos, y prestar las debidas
comodidades para este tipo de encuentros
El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador del juego
En caso que Emtelco por fuerza mayor lo requiera podrá realizar la solicitud de
aplazamiento de un encuentro
El torneo se realizaran los días sábados después de las 2:00 p.m. y máximo con fecha de
terminación del encuentro deportivo las 9:00 p.m. o
El torneo se realizaran los días domingos después de las 12:00 p.m. y máximo con fecha
de terminación del encuentro deportivo las 7:00 p.m
Seguimiento a los participantes, con el fin de premiar al goleador y la malla menos vencida,
se realizará seguimiento a todos los participantes que permita obtener los goles hechos y
los goles en contra.
Entrega de la programación anticipada de los encuentros deportivos al área de Bienestar
Laboral todos los martes, durante la duración del torneo
Entrega de resultados de la última fecha jugada al área de Bienestar Laboral todos los
martes, durante la duración del torneo
SO – 00027-2015







5.2.8
Esquema de juego: Se efectuará una competencia estilo mundial con la cantidad de
equipos respectivos por ciudad, en donde en un principio se realizará una fase de grupos y
enfrentamientos para determinar los equipos con mayor puntaje, luego se realizarán
encuentros directos (play-off) para avanzar en forma piramidal hasta la final. El diseño de
la malla de competencia está sujeto al número de equipos inscritos.
Cada grupo estará conformado por 20 equipos (sujeto al cambio de este número en la
cantidad de equipos inscritos) y se realizarán 19 enfrentamientos internos (sujeto el cambio
de este número en la cantidad de equipos inscritos) para consolidarlos en posiciones de 1
al 20 (sujeto el cambio de este número en la cantidad de equipos inscritos).
Cada participante debe jugar 4 partidos en un día con rivales de otros grupos.
Puntaje: Se efectuarán los estándares conocidos en competencias de Futbol reales, en los
cuales al ganar un partido se otorgan tres (3) puntos, al empatar un (1) punto y al perder
cero (0) puntos.
Pasarán a la segunda ronda un total de 32 equipos, generando dos grupos s de 16 equipos
cada uno, para un enfrentamiento play-off uno a uno.
El torneo debe programarse de acuerdo a la cantidad de equipos de cada ciudad.
Adjuntar la programación del torneo por cada ciudad
Duración del Torneo de videojuego: Campeonato de futbol
El campeonato se debe desarrollar de la siguiente manera:




Las primeras eliminatorias se deben realizar en cinco (5) fechas
Los Play-off hasta cuartos de final se efectuarán en una sola fecha
Semifinal, final y tercer puesto en una sola fecha
Partidos con una duración de 10 minutos reales, 90 minutos virtuales y la posibilidad de
alargue y penales en Play-off.
5.2.9
5.2.9 Equipos y o Dispositivos Electrónicos del Torneo de videojuego: Campeonato
de Futbol



5.2.10
Consolas de video juego 2 D
Juego PES- Pro Evolution Soccer 2015, películas originales
Televisores de mínimo de 32’’
Premiación del Torneo de videojuego: Campeonato de Futbol
Para la premiación del torneo el proveedor deberá presentar propuesta de la siguiente manera:
SO – 00027-2015






5.3
Trofeo y medallas (4 medallas) para el campeón
Trofeo y medallas (4 medallas) para el subcampeón
Trofeo y medallas (4 medallas) para el tercer puesto
Trofeo para la valla menos vencida
Trofeo para el goleador
Se debe presentar propuestas para escoger el diseño de los trofeos por parte del
proveedor, y respetiva aprobación de Emtelco
El objeto de esta actividad es la celebración de las vacaciones recreativas de los hijos de los
empleados de la Organización a nivel nacional, motivando el sentido de pertenencia de los
colaboradores y su grupo familiar.
La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem y
ciudad.
5.3.1
Generalidades
Las vacaciones recreativas de los niños deberán planearse teniendo en cuenta:






5.3.2
Los niños que participaran de las vacaciones recreativas comprenden edades entre los 5 y
12 años, para esta presentación de ofertas no se tiene cantidad de niños por edades
Las vacaciones recreativas tienen una duración de dos (2) días
Las vacaciones recreativas se realizaran los días jueves y viernes en cada una de las
ciudades
Si el proveedor requiere diligenciamiento de algún formulario y/o documento por parte de
los padres de los niños, deberán informarlo al presentar su oferta de cotizaciones, de lo
contrario los mismo no podrán ser diligenciados.
El proveedor deberá entregar escarapelas a cada uno de los niños asistentes al evento,
entregando las mismas en paquete sellado por edades un día antes del evento a la
persona designada por el área de Bienestar Laboral.
Los listados de los niños que asistirán a las vacaciones recreativas con nombres,
restricciones medicas si aplica, edades de los niños, entre otros datos que se puedan
requerir, se entregaran 8 días calendario previo al evento al proveedor
Exclusiones de Lugares
La cotización de las vacaciones recreativas, no podrán tener propuestas para los siguientes sitios
en cada ciudad, dado que en estos lugares ya se realizaron vacaciones recreativas en los dos
últimos años:
SO – 00027-2015
MEDELLÍN
Parque Arvi
BOGOTÁ
Parque Jaime Duque
Divercity
Teatro Colsubsidio
PEREIRA
Parque
Comfamiliar
Galicia
CALI
Zoológico de Cali
Museo La Tertulia
Batallón San Mateo
Parque Explora
Cine Colombia
5.3.3




5.3.4
Lugares de las Vacaciones Recreativas y Recreadores
Se deben presentar como mínimo cuatro (4) propuesta (sitios) para celebrar las vacaciones
recreativas en cada ciudad.
No se podrán presentar propuestas que se encuentren asociadas al ingreso a piscinas
La propuesta de las salidas a cada uno de los lugares, debe contar con personal
debidamente calificado como recreacionistas para el cuidado y recreación de los niños
El personal de recreación deberá estar uniformado, dentro de dicho uniforme, no se podrá
tener color rojo en las prendas a utilizar.
Alimentación
Para las vacaciones recreativas se requiere de servicio de alimentación de la siguiente manera:




5.3.5
Refrigerio en horas de la mañana
Almuerzo
Refrigerio en horas de la tarde
Ninguna de las propuestas de alimentación, podrá ofrecer el consumo de gaseosas.
Transporte
Para las vacaciones recreativas se requiere de servicio de transporte con los siguientes
requerimientos:


Servicio de Transporte Especial para recoger los niños en cada una de las sedes indicadas
por Emtelco, llevarlos al lugar de las vacaciones recreativas- Regreso a sedes de Emtelco
Los horarios de recogida de los niños en las sedes de Emtelco y el lugar de las vacaciones
recreativas, se confirmara 8 días calendario antes del evento, y estarán sujetas a las
propuestas presentadas para los lugares a visitar en las vacaciones recreativas
SO – 00027-2015





5.3.6
Las direcciones de recogida de los niños en las sedes de Emtelco y los lugares del evento,
se comunicaran al proveedor 8 días calendario previo al evento
El servicio de buses suministrados por el proveedor debe ser modelo 2008 hacia adelante
El servicio de buses suministrado por el proveedor deben tener servicio de aire
acondicionado en buen funcionamiento, de lo contrario el bus podrá ser rechazado a la
hora de prestar el servicio en la hora y fecha indicada, y deberá ser cambiada en forma
inmediata
El servicio de buses suministrado por el proveedor deberá contar con seguros y pólizas al
día
El área de Seguridad y Salud en el Trabajo de Emtelco, realizara la respectivas pruebas de
alcoholemia, previo al inicio del servicio de transporte los días de las vacaciones
recreativas, y revisión de SOAT y demás documentación como pase de conducción,
revisión técnico mecánica, entre otras.
Fechas y Ciudades para las Vacaciones Recreativas
A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de las vacaciones
recreativas a nivel nacional, dichas fechas no serán modificables, debido a que corresponden a los
calendarios académicos de cada una de las secretarias de educación del departamento.
MEDELLÍN
11 junio 2015
12 junio 2015
BOGOTÁ
2 julio 2015
3 julio 2015
PEREIRA
18 junio 2015
19 junio 2015
CALI
9 julio 2015
10 julio 2015
BARRANQUILLA
25 junio 2015
26 junio 2015
Cada jornada ira de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
5.3.7
Cantidad de niños y adultos para las Vacaciones Recreativas
A continuación se presenta la cantidad de niños y adultos a invitar a las vacaciones recreativas en
cada ciudad.
La cantidad de niños y adultos invitados a las vacaciones podrá modificarse 8 días antes del
evento, para aumentar o disminuir la cantidad de invitados
INVITADOS
Niños
Adultos
MEDELLÍN
200
10
BOGOTÁ
100
3
PEREIRA
100
3
CALI
100
3
BARRANQUILLA
100
3
El listado con edades de los niños se entregaran 8 días antes de la realización de las vacaciones
recreativas
SO – 00027-2015
5.4
FIESTA DE LA FAMILIA EMTELCO
El objetivo de la actividad es realizar una celebración al personal de la Organización durante un
día, enmarcado en el compartir, descansar y disfrutar, motivando su sentido de pertenencia por la
Empresa, y la unión con sus compañeros de trabajo.
La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem y
ciudad.
5.4.1
Generalidades
La propuesta de esta fiesta se deberá cotizar teniendo en cuenta:








En caso de presentarse niños a la realización del evento el proveedor deberá dejar por
escrito hasta que edad y/o estatura los niños estarán exentos de pago por el ingreso al
lugar de la fiesta, y si aplica cobro de este
El lugar de la fiesta deberá contar con servicio de parqueadero para carros y motos,
gratuito para los colaboradores
En caso de requerirse puesta de brazaletes para ingresar al lugar de la fiesta, será el
proveedor el encargado de la puesta de los mismos, así como de su control, debido a que
Emtelco reconocerá el pago de los ingresos de acuerdo a la recolección de invitaciones
entregadas por los empleados que asistan a la fiesta.
Las invitaciones para la fiesta de los colaboradores tendrá un desprendible para realizar la
rifa de obsequios por parte de la Empresa, dichos desprendibles deberá ser recogidos por
el personal dispuesto para poner los brazaletes al ingreso del lugar de la fiesta, y deberán
ser entregados a Emtelco, en el momento que la persona responsable de coordinar el
evento los solicite.
El lugar de la fiesta debe contar con un salón y/o espacio con seguridad, donde 24 o 48
horas antes del evento, dependiendo de las necesidades de Emtelco, se realizara el
bodegaje de los obsequios a rifar al personal de la Empresa.
La fiesta debe ser cotizada en un lugar que cumple con la normatividad nacional (Ley 1209
y 1225 de 2008)
El lugar donde se realizara la fiesta debe contar con plan de emergencia y brigadistas para
la atención de incidentes, dicho plan de emergencia se debe presentar por escrito, 20 días
calendario antes del evento a la persona responsable del mismo.
Se debe enviar 1 mes antes de la fiesta, las pólizas de Responsabilidad Civil
Extracontractual con el que cuenta el lugar del evento
SO – 00027-2015
5.4.2
Actividades y Necesidades Específicas a Cotizar para la Fiesta
Las actividades a cotizar para la realización de la fiesta son:













5.4.3
Eucaristía como acción de gracias para dar inicio a la fiesta de la familia Emtelco (Esta
cotización debe incluir la ofrenda para el sacerdote, la cual es de $400.000, se debe
entregar el soporte firmado por el sacerdote)
Solista o coro para la realización de la eucaristía
Arreglo floral para la decoración de la mesa para la eucaristía
Montaje de tarima principal, para la realización de las actividades en los casos necesarios,
rifa de obsequios, celebración de la eucaristía, entre otros.
Recreacionistas y personal de logística para acompañar el evento y coordinar a los
invitados en los casos necesarios.
Show central, máximo de una hora, el cual debe ser propuesto por el proveedor
Paquete de actividades recreativas dirigida a niños menores de 12 años
Orquesta para amenizar el evento, la propuesta de la orquesta corre por parte del
proveedor
Sillas para el espacio donde estará la tarima
Carpa
Un bingo para 100 personas
Hora loca con DJ para el cierre de la fiesta
Materiales para la hora loca correspondiente al 30% de invitados de cada ciudad
Alimentación para la Fiesta
La alimentación que deberá cotizarse para la realización de la fiesta es la siguiente, tomando en
cuenta que Emtelco en común acuerdo con el proveedor definirá las cantidades de cada ítem a
cotizar previo al evento:





5.4.4
Cotizar refrigerio para las horas de la mañana, para todos los invitados
Para el almuerzo se quisiera realizar un picnic, por tal motivo por favor incluir en la
cotización todos los elementos que son característicos de esta actividad; ejemplo, canasta,
mantel, platos etc, para todos los invitados
Cotizar el almuerzo solo en caso que no se decida realizar la actividad del picnic
Cotizar hidratación, 50 unidades
Cotizar Refrigerio para las horas de la tarde, 20 unidades
Decoración de la Fiesta
SO – 00027-2015
El proveedor deberá suministrar propuesta por escrito, y con las imágenes de diseño que den
cuenta de su propuesta, para la presentación de la oferta económica
Decoración de la tarima principal y zonas cercanas, acorde a la temática de la fiesta
5.4.5
Temáticas de la Fiesta
Se debe presentar propuesta para una temática tipo picnic
Se deben presentar otras dos (2) propuestas a elección del proveedor para la fiesta
5.4.6
Fechas y Ciudades para la Fiesta
A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de la Fiesta de la Familia
Emtelco.
MEDELLÍN
24 octubre 2015
5.4.7
BOGOTÁ
22 agosto 2015
PEREIRA
4 octubre 2015
CALI
13 septiembre 2015
BARRANQUILLA
17 octubre 2015
Cantidad Invitados a la Fiesta de la Familia Emtelco
A continuación se presenta la cantidad de invitados a la fiesta de la familia Emtelco en cada
ciudad.
La cantidad invitados a la fiesta podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o
disminuir la cantidad de invitados
MEDELLÍN
8.000 personas
5.4.8
BOGOTÁ
1.300 personas
PEREIRA
900 personas
CALI
1.200 personas
BARRANQUILLA
900 personas
ALMUERZO DE LA FAMILIA EMTELCO REGIONAL SANTANDER
El objetivo de la actividad es realizar un almuerzo al personal de la regional de Santander,
motivando su sentido de pertenencia por la Empresa, y la unión con sus compañeros de trabajo.
La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem.
5.4.8.1 Generalidades
SO – 00027-2015
La propuesta de este almuerzo se deberá cotizarse tomando en cuenta lo siguiente:







El lugar del almuerzo deberá contar con servicio de parqueadero para carros y motos,
gratuito para los colaboradores
En caso de requerirse puesta de brazaletes para ingresar al lugar del almuerzo, será el
proveedor el encargado de la puesta de los mismos.
Las invitaciones para el almuerzo de los colaboradores tendrá un desprendible para
realizar la rifa de obsequios por parte de la empresa, dichos desprendibles deberán ser
recogidos por el personal dispuesta para poner los brazaletes al ingreso del lugar del
almuerzo, y deberán ser entregados a Emtelco, en el momento que la persona responsable
de coordinar el evento los solicite.
El lugar del almuerzo debe contar con un salón y/o espacio con seguridad, donde 24 o 48
horas antes del evento, dependiendo de las necesidades de Emtelco, se realizara el
bodegaje de los obsequios a rifar al personal de la Empresa.
El almuerzo debe ser cotizado en lugar que cumple con la normatividad nacional (Ley 1209
y 1225 de 2008)
El lugar del almuerzo debe contar con plan de emergencia y brigadistas para la atención de
incidentes, dicho plan de emergencia se debe presentar por escrito, 20 días calendario
antes del evento a la persona responsable del evento
Cotizar un show central como animación al evento
5.4.8.2 Alimentación
Cotizar almuerzo (entrada, plato fuerte, postre, bebida no alcohólica)
5.4.8.3 Decoración
El proveedor deberá suministrar propuesta por escrito, y con las imágenes de diseño que den
cuenta de su propuesta, para la presentación de la oferta económica:
Decoración de la zona de almuerzo
5.4.8.4 Fecha y Ciudad del almuerzo
A continuación se presentan la fecha requeridas para la realización del almuerzo
BUCARAMANGA
1 agosto 2015
SO – 00027-2015
5.4.8.5 Cantidad Invitados al almuerzo
A continuación se presenta la cantidad de invitados:
La cantidad invitados a al almuerzo podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o
disminuir la cantidad de invitados
BUCARAMANGA
190 personas
SO – 00027-2015
FORMATO I
SPC_0xx_2015
Cia.:""
NOMBRE DE LA EMPRESA:
XX/ XX / 2015
FECHA:
Balance General
Cifras en miles de pesos colombianos
2.013
2.012
variación %
ACTIVO
Total Activo Corriente
-
-
0%
Efectivo
0%
Inversiones
0%
Deudores
0%
Inventarios
0%
Otros Activos
0%
Total Activo NO Corriente
-
-
0%
Inversiones
0%
Propiedad, Planta y Equipo
0%
Diferidos
0%
Valorizaciones
0%
Otros Activos
0%
TOTAL ACTIVO
-
-
0%
SO – 00027-2015
PASIVO
Total Pasivo Corriente
-
-
0%
Obligaciones Financieras CP
Proveedores
0%
0%
Cuentas Por Pagar
0%
Impuestos Por Pagar
0%
Obligaciones Laborales
0%
Pasivos Estimados
0%
Otros Pasivos
0%
Total Pasivo NO Corriente
-
-
0%
Obligaciones Financieras LP
0%
Cuentas Por Pagar
0%
Impuestos Por Pagar
0%
Obligaciones Laborales
0%
Pasivos Estimados
0%
Otros Pasivos
0%
TOTAL PASIVO
-
-
0%
PATRIMONIO
Capital
0%
Superavit de Capital
0%
Reservas
0%
Resultado del Ejercicio
0%
Resultado de Ejercicios Anteriores
0%
Revalorización del Patrimonio
0%
Superavit por Valorización
0%
TOTAL PATRIMONIO
-
-
0%
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
-
-
0%
SO – 00027-2015
Cia.:""
Estado de Resultados
Cifras en miles de pesos colombianos
2.013
2.012
variación %
Ingresos operacionales
Ventas Netas
0%
0
0
Costo de Ventas
Utilidad Bruta
0,00%
0%
0
0
Gastos de Admon. y ventas
0,00%
0%
Ebitda
Depreciaciones, amortizaciones y
provisiones
0
Utilidad Operacional
0
0
0,00%
0%
0
0,00%
Ingresos no Operacionales
0%
Egresos no Operacionales
0%
Utilidad Antes Imp.y Ajustes
0
0
Impuestos
Utilidad Neta
0,00%
0%
0
0
NOTA: Se adjunta formato de evaluación financiera en formato EXCEL.
120913 Formato
evaluación financiera - Compras.xlsx
0,00%
SO – 00027-2015
FORMATO II
EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
Señor oferente por favor diligencie un formato por cada ciudad que vaya a cotizar, en caso de
requerir ítems o servicios que no se encuentren detallados en el formato, por favor inclúyalos
manteniendo la forma del mismo e identificando la adición. Para los casos de los ítems que se
vean afectados por impuestos diferentes al IVA, incluirlos dentro del costo (Ejm en el caso de la
alimentación). Las cantidades que se relacionan son las únicas que hasta el momento se conocen
como requerimiento fijo.
CIUDAD:
EVENTO
DESCRIPCIÓN
COSTO
COSTO
UNITARIO (antes
TOTAL
CANTIDADES
(Cantidades
de IVA,
APLICABLES
Aplicables,
Ipoconsumo
IVA Incluido)
incluido)
Tarima
Silletería
Aire acondicionado
Mesa central con silla
4
Mesa auxiliar
Atril
EVENTOS LOS MAS
micrófonos
2
porta pendones (en caso de
necesitarse)
2
Equipo de alta tecnología en
iluminación, audio y video
en pantalla.
Parqueadero
Localidad para el Evento
SO – 00027-2015
Camerino
Coctel
Canapé
Show Central
Grupo Musical
Meseros
Decoración Temática
3 Fechas, 3 líneas de Juego
cada
Fecha,
para
4
Jugadores
TORNEO Trofeo
DE
BOLOS Medallas
3
(1 Puesto, 2
Puesto, 3 Puesto, Mayor
Puntos Femenino, Mayor
Puntos Masculino)
JORNADAS
DEPORTIVAS
20
Valor Equipo
TORNEO
DE
VIDEO
JUEGOS
Trofeo
(Campeon,
Subcampeon,
Tercer
puesto,
Valla
menos
vencida y goleador
5
Medallas (1 Puesto,
Puesto, 3 Puesto)
12
2
Localidad Día 1
Localidad Día 2
Refrigerio AM
Refrigerio PM
VACACIONES
RECREATIVAS
Almuerzo
Bus
Actividad Recreativa día 1
Actividad Recreativa día 2
Personal Logístico
Valor entrada persona
SO – 00027-2015
Eucaristía
Tarima
Recreacionistas
Personal Logística
y/o
Show Central
Paquete
Recreativas
Actividades
Grupo Musical
Sillas
Carpa
Juego Bingo
Hora Loca con DJ
Material Hora Loca
30% de los
invitados
Refrigerio AM
Almuerzo Picnic
Almuerzo No Picnic
Hidratación
Refrigerio PM
50
20
Decoración
Impuestos
SO – 00027-2015
FORMATO III
FORMATO DE EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA
Este formato es común a todas las categorías y deberá ser diligenciado por todos los oferentes.
EXPERIENCIA
CONTRATOS QUE
ACREDITEN LA
EXPERIENCIA
REQUERIDA
ENTIDAD
NIT
OBJETO
DEL
CONTRATO
DURACIÓN
DEL
CONTRATO
VALOR DEL
CONTRATO
FECHA DE
INICIO Y
TERMINACIÓN
DEL
CONTRATO
El OFERENTE deberá usar tantos campos como sea necesario, para relacionar sus contratos, sin
perjuicio que sólo sean tenidos en cuenta el máximo de contratos indicados en los términos de
referencia y deberá entregar las certificaciones correspondientes. El contenido y autenticidad de
las certificaciones podrán ser verificados por EMTELCO. En caso de relacionar más de 3
contratos, EMTELCO tendrá en cuenta para determinar la experiencia los 3 de mayor valor.
SO – 00027-2015
FORMATO IV
FORMULARIO GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD
A continuación se presentan una serie de preguntas que deben ser respondidas ubicando una X en
la respuesta que más se acondicione a la realidad de la empresa, adicionalmente se debe anexar
la documentación que sustente dicha respuesta en los casos que aplique.
CRITERIOS AMBIENTALES
1
La empresa posee una política ambiental y está disponible al
público
¿La empresa posee una política
La empresa posee una política ambiental y no está disponible al
ambiental definida y socializada?
público
Anexar documentos
La empresa no posee una política ambiental
2
Existe un departamento encargado de los asuntos de HSE
¿En la empresa existe un encargado
de los asuntos de salud ocupacional, Existe una persona encargada de los asuntos de gestión ambiental
seguridad
industrial
y
salud Existe un encargado para los asuntos de salud ocupacional y
ocupacional
y
responsabilidad seguridad industrial pero no considera los ambientales
social?
No existe un encargado de los asuntos
3
¿La empresa cuenta con un sistema La empresa cuenta con un sistema de gestión ambiental pero no
de gestión ambiental?
está certificado
La empresa cuenta con un sistema de gestión ambiental certificado
La empresa no cuenta con un sistema de gestión ambiental
4
5
¿La empresa cuenta con un
Procedimiento para la selección,
evaluación, seguimiento y control de
proveedores y contratistas con
criterios de salud ocupacional y
seguridad industrial, ambiental y
responsabilidad social? Anexar
documentos
¿La
empresa
cuenta
con
Capacitación a los empleados en
asuntos
ambientales,
salud
ocupacional y seguridad industrial?
Anexar documentos
La empresa si cuenta con el procedimiento
La empresa cuenta con el procedimiento pero no tiene incorporado
los criterios de HSE
No existe procedimiento
La empresa cuenta con capacitaciones en asuntos de HSE
La empresa cuenta con capacitaciones en asuntos de salud
ocupacional y seguridad industrial pero no ambientales
No existen capacitaciones para empleados en asuntos de HSE
SO – 00027-2015
6
¿La
empresa
cuenta
con
certificaciones tales como ISO9001,
ISO14001,
OSHAS18001,
RUC,
ecolabels, etc.?
Cuenta con dos o más certificaciones
Cuenta con una certificación
Se encuentra en proceso de certificación
No cuenta con certificaciones
Cambio climático
7
¿La empresa tiene calculada su Si, y es revisada por una empresa auditora
huella de carbono (inventario de
Sí, pero no es revisada por una empresa auditora
emisiones
de
gases
efecto
invernadero)? Anexar documentos
No tiene calculada su huella de carbono
Si, y gracias a estas iniciativas han disminuido en más del 5% su
huella de carbono según la línea base.
8
¿La empresa ha implementado
iniciativas para disminuir las
Sí, pero no se conoce el % de reducción de la huella de carbono
emisiones de gases de efecto
invernadero? Anexar documentos
No, la empresa no ha implementado planes de reducción de
emisiones de gases efecto invernadero
Si, la empresa ha compensado del 70% al 100% de su huella de
carbono
9
¿La empresa ha desarrollado
programas para retribuir sus
emisiones de gases de efecto
invernadero? Anexar documentos
Si, la empresa ha compensado entre 30% y el 70% de su huella de
carbono
Si, la empresa ha compensado su huella de carbono en menos del
30%
No. La empresa no ha compensado su huella de carbono y no tiene
planes de hacerlo
Desempeño ambiental
10
11
12
Si, la empresa cuenta con un plan de manejo integral de residuos
¿Tiene la empresa cuenta con un sólidos.
plan de manejo integral de residuos
sólidos? Anexar documentos
No, se cuenta con un plan de manejo integral de residuos sólidos
¿La
empresa
efectúa
periódicamente una caracterización
de sus residuos sólidos y ha
identificado sus residuos peligrosos
y los gestiona de una forma
apropiada? Anexar documentos
¿La empresa ha implementado un
programa de separación y reciclaje
Si, periódicamente se realiza una caracterización de residuos
sólidos
No se realiza una caracterización de residuos sólidos
Si, y gracias a este programa se recicla más del 30% de sus residuos
reciclables
SO – 00027-2015
de residuos sólidos?
Si, y gracias a este programa se recicla menos del 30% de sus
residuos reciclables
Sí, pero no cuenta con una medición del % de reciclaje de residuos
No cuenta con un programa de separación y reciclaje de residuos
La empresa cuenta con un procedimiento para la identificación y
valoración de los impactos ambientales, los ha evaluado e
implementa acciones para mitigarlos
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¿La empresa conoce sus impactos
La empresa cuenta con un procedimiento para la identificación y
ambientales más relevantes? Anexar
valoración de los impactos ambientales y los ha evaluado
documentos
La empresa no ha hecho una evaluación de impactos ambientales y
desconoce sus problemáticas ambientales
Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido más del
20% de su consumo de agua
Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el
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¿Cuenta la empresa con un
Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el
programa de uso racional y eficiente
del agua? Anexar documentos
Sí. La empresa cuenta con un programa de uso racional del agua
pero no ha medido la reducción en el consumo del agua
No. La empresa no posee un programa de uso racional y eficiente
del agua
Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido más del 20%
de su consumo de energía
Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el 20%
de su consumo de energía
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16
¿La empresa cuenta con un Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el
programa de uso racional y eficiente 10% de su consumo de energía
de la energía? Anexar documentos
Sí. La empresa cuenta con un programa de uso racional de la
energía pero no ha medido la reducción en el consumo de la
energía
No. La empresa no tiene un programa de uso racional y eficiente de
la energía
¿La
empresa
cuenta
con
procedimiento para la permanente
identificación de los requisitos
legales y de otra índole y mantiene
Cuenta con procedimiento y matriz integrando todos los asuntos de
HSE
Cuenta con procedimiento y matriz pero no contempla todos los
elementos de HSE
SO – 00027-2015
una matriz legal actualizada? Anexar Cuenta con la Matriz pero no con procedimiento
documentos
Cuenta con procedimiento pero no se tiene la matriz
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No existen ni matriz legal ni procedimiento para la identificación y
no se han identificado en la empresas los requerimientos legales de
HSE
¿La empresa cuenta con un sistema Si, la empresa cuenta con un sistema de seguimiento de programas
de seguimiento de sus programas ambientales
ambientales basado en indicadores
de gestión e impacto? Anexar No cuenta con un sistema de seguimiento de programas
ambientales
documentos
¿La empresa cuenta con sellos o
certificaciones que acrediten la
responsabilidad socio ambiental de
la compañía o de sus productos?
Anexar documentos
La empresa cuenta con sellos o certificaciones ambientales
La empresa está en proceso de obtención de un sello o certificación
ambiental
La empresa no cuenta con ningún sello ni certificación ambiental
¿En los últimos 2 años, se ha No
impuesto a la compañía alguna 1 sanción
sanción por parte de la autoridad
Más de 1 sanción
ambiental? Anexar documentos
CRITERIOS SOCIALES
Ética y derechos humanos
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Si, cuenta con un código de ética/conducta donde refleja el respeto
¿Cuenta la empresa con un código de los Derechos Humanos.
de ética/conducta donde refleje el Si, cuenta con un código de ética/conducta pero no refleja los
respeto de los Derechos Humanos? derechos humanos
Anexar documentos
La empresa no cuenta con un código de ética/conducta.
Si, y esta difusión involucra públicos internos y externos de la
organización
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¿La empresa posee mecanismos
periódicos para la difusión del Si, y esta difusión involucra el público interno de la organización
código de ética y conducta?
No cuenta con mecanismos de difusión de su código de
ética/conducta
La empresa cuenta con una política antidiscriminación
¿La empresa cuenta con una Política
documentada y comunicada.
de antidiscrimación para el vínculo
La empresa cuenta con una política antidiscriminación pero no se
de sus empleados que se encuentre
documentada
y comunicada? ha comunicado
Anexar documentos
La empresa no tiene política antidiscriminación
SO – 00027-2015
CRITERIOS SOCIALES
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24
25
¿La empresa cuenta con una Política
contra el trabajo infantil que se
encuentre
documentada
y
comunicada?
Anexar documentos
La empresa cuenta con una política contra el trabajo infantil
documentada y comunicada.
La empresa cuenta con una política contra el trabajo infantil pero
no se ha comunicado
La empresa tiene mecanismos de
interlocución con sus clientes para
recibir
retroalimentación?
(sugerencias, quejas y reclamos)
¿La empresa posee personal con
algún tipo de discapacidad?
Si posee mecanismos de interlocución con sus clientes
La empresa no tiene política contra el trabajo infantil
No posee mecanismos de interlocución con sus clientes
Si
No
Política e institucionalidad de responsabilidad social de la organización
25
26
27
Se tienen programas de voluntariado y realizan donaciones
¿La empresa cuenta con programas Se tiene un programa de voluntariado donde los empleados
de voluntariado o ayuda a la participan con su tiempo
comunidad ya sea en dinero, especie
Se tiene un programa de donaciones
o tiempo?
No se realiza ninguna actividad para ayudar a la comunidad
Si, la empresa tiene una estrategia de inclusión social y hace sus
aportes sociales a través de su propia fundación
¿La empresa tiene un compromiso Si, la empresa tiene una estrategia de inclusión social y hace sus
continuo en el tiempo con el aporte aportes de manera organizada a través entidades independientes
a la sociedad?
La empresa realiza aportes puntuales pero no hacen parte de una
estrategia
La empresa no realiza aportes sociales
¿La empresa socializa con sus grupos
de interés internos y externos sus
actividades
de
responsabilidad
social?
Si, la empresa socializa sus iniciativas de responsabilidad social con
sus diferentes grupos de interés internos.
La empresa no tiene mecanismos de socialización de sus iniciativas
con sus grupos de interés internos.
Seguridad industrial y salud ocupacional
La empresa con un programa de salud ocupacional documentado e
implementado
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¿La empresa cuenta con un
La empresa con un programa de salud ocupacional pero no se
programa de salud y seguridad
encuentra implementado
ocupacional? Anexar documentos
No cuenta con un programa de salud ocupacional
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¿La empresa tiene una política de Si, la empresa cuenta con una política de seguridad industrial y
seguridad
industrial
y
salud salud ocupacional para reducir riesgos ocupacionales.
SO – 00027-2015
CRITERIOS SOCIALES
ocupacional para reducir riesgos No cuenta con una política de seguridad industrial y salud
ocupacionales? Anexar documentos ocupacional para reducir riesgos ocupacionales
30
¿La empresa cuenta con un Si ,la empresa cuenta con un subprograma de Higiene Industrial
subprograma de Higiene Industrial?
Anexar documentos
No cuenta con un subprograma de Higiene Industrial
31
¿La empresa cuenta con programas Si, la empresa cuenta con programas para sus riesgos prioritarios
para sus riesgos prioritarios? Anexar
documentos
No cuenta con programas para sus riesgos prioritarios
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Las directrices sociales y éticas de la
empresa contienen las actividades y Si
decisiones
relacionadas
con:
selección
y
evaluación
de
proveedores y contratistas. Anexar No
documentos
Bienestar de sus empleados
Se cuenta con beneficios extralegales para sus empleados y sus
familias
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¿La empresa cuenta con ayudas
extralegales para sus empleados y Se cuenta con beneficios legales para los empleados
sus familias?
No se cuenta con ningún tipo de beneficio extralegal para los
empleados y sus familias

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