GUÍA OPERATIVA REGISTRO VERIFICACIÓN EN SALUD MÁS

Transcripción

GUÍA OPERATIVA REGISTRO VERIFICACIÓN EN SALUD
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social
Bogotá, 2016
Guía Operativa
Registro Verificación en Salud
Más Familias en Acción
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 2 de 23
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3
2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3
3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 4
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN EN SALUD ............................ 4
5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4
5.1.1
Objetivo ............................................................................................................... 5
5.1.2
Alcance del proceso ........................................................................................ 5
5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 5
5.2.1
Períodos y requisitos del proceso .............................................................. 7
5.2.2
Procedimientos y fuentes de verificación ............................................... 9
5.2.3
Novedades extemporáneas ........................................................................ 13
5.2.4
Registro verificación para NN con enfermedades de tipo
genético, congénito, degenerativo y hereditario ................................................ 13
5.2.5
Registro de verificación en salud para Bogotá ................................... 14
5.3 Resultados esperados ............................................................................................. 15
6 SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 16
Anexo 1. Ejemplos aplicación nuevo criterio de verificación en salud ............... 19
G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción
Prosperidad Social
2
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 3 de 23
INTRODUCCIÓN
El registro de la verificación en salud es el proceso operativo por medio del cual se comprueba
el cumplimiento de las corresponsabilidades o compromisos de atención y cuidado para con
los niños y niñas-NN menores de 7 años, asumidos por las familias en el proceso de inscripción
al programa Más Familias en Acción-MFA. Compromiso relacionado con la asistencia a los
controles de crecimiento y desarrollo-CCD, según normatividad establecida por el Ministerio
de Salud y Protección Social-MSPS.
La información de verificación se convierte en condición indispensable para la liquidación y
entrega de los incentivos de salud a las familias participantes del programa.
1.
OBJETIVO DE LA GUIA
La presente guía operativa desarrolla el proceso de verificación en salud establecido en el
manual operativo-MO del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología y
especificar los procedimientos, requisitos y responsables para realizar la verificación del
cumplimiento de compromisos en salud y su difusión a los diferentes actores participantes del
programa.
2.
ALCANCE DE LA GUIA
La guía está dirigida a las entidades, actores y familias participantes del programa y en
especial, a los responsables directos de realizar el proceso de verificación en salud de los NN
menores de 7 años inscritos en MFA.
3.
SIGLAS
CCC
CMC
CCD
DIS
EI
EM
GIT
IPS
IVC
MFA
MSPS
MO
NN
PAI
SIFA
Comité Corregimental de Certificación
Comité Municipal de Certificación
Control de Crecimiento y Desarrollo
Dirección de Ingreso Social
Enlace Indígena
Enlace Municipal
Grupo Interno de Trabajo
Institución Prestadora del Servicio de Salud
Inspección de Vigilancia y Control
Ministerio de Salud y Protección Social
Manual Operativo
Niños y Niñas
Programa Ampliado de Inmunización
Sistema de Información de Mas Familias en Acción
Prosperidad Social
3
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 4 de 23
4. REFERENCIAS NORMATIVAS



Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se
regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción.
Resolución 4134 de 2015, por medio de la cual se adopta el Manual Operativo del
Programa Más Familias en Acción.
Resolución 412 de 2000-MSPS, por la cual se establecen las actividades,
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se
adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de
protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés
en salud pública.
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN EN SALUD
La verificación en salud se realiza para seis períodos durante el año, cada dos meses. El
programa identifica en cada uno de estos periodos a los NN menores de 7 años y determina
cuáles de ellos deben verificar compromisos, según normatividad del MSPS.
5.1
Presentación del proceso
Los NN menores de 7 años que deben verificar compromisos en cada periodo se denominan:


NN con verificación “exigible”, aquellos que obligatoriamente deben realizar la
verificación de compromisos en el periodo verificado.
NN con verificación “no exigible”, aquellos que no requieren realizar la verificación de
compromisos en el periodo verificado.
El procedimiento para realizar la verificación en salud se efectúa de tres posibles formas:



Procedimientos por cargue directo en el sistema de información de MFA-SIFA.
Procedimiento por cargue indirecto.
Procedimiento por novedades.
Prosperidad Social
4
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 5 de 23
Grafico 1. Proceso de verificación en salud
Procedimientos de
Verificación
NN que
deben
verificar
en el
periodo
Exigible
verificación
- Cargue directo en SIFA
NN
menores
de 7 años
- Cargue indirecto en SIFA
NN que no
deben
verificar
en el
periodo
No exigible
verificación
- Novedades
5.1.1 Objetivo
El objetivo del proceso de verificación en salud es comprobar el cumplimiento del compromiso
de las familias inscritas en el programa relacionado con la asistencia de todos los NN menores
de 7 años a los controles de crecimiento y desarrollo-CCD, según los rangos de edad
establecidos por la normatividad expedida por el MSPS.
5.1.2 Alcance del proceso
La verificación en salud se inicia con la identificación de los NN potenciales de recibir el
incentivo en salud y concluye con el listado de NN que cumplen con los compromisos en salud,
en cada periodo verificado, según los criterios y requisitos definidos en la presente guía. El
proceso es igual para todos los grupos poblacionales que participan en el programa.
5.2
Estructura del proceso
El compromiso o corresponsabilidad en salud de las familias potenciales para el acceso al
incentivo de salud es:

Asistir a los CCD programados por las instituciones de salud para todos los NN menores
de 7 años, según la edad alcanzada durante el periodo verificado, de conformidad a lo
estipulado en la norma técnica para la detección temprana de las alteraciones de
crecimiento y desarrollo de la Resolución 412 de 2000 del MSPS.
La inscripción para la valoración del crecimiento y desarrollo debe hacerse desde el nacimiento
e iniciar el primer mes de vida, pero pueden ingresar a cualquier edad, cumpliendo con el
número de CCD planteados en la norma técnica, según la edad del menor:
Prosperidad Social
5
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 6 de 23
Cuadro No. 1 – Número de controles de crecimiento y desarrollo según edad
Actividad
Edad
Rangos de edad
Programación CCD
Total CCD
Inscripción temprana
Consulta médica 1ª.
vez
0-1 mes
Al nacimiento – hasta el
primer mes de vida
1
1-12 meses
Consultas de
seguimiento por
enfermera
1-2 años
2-3 años
3-4 años
4-5 años
5-6 años
6-7 años
1-3 meses
4-6 meses
7-9 meses
10-12 meses
13-16 meses
17-20 meses
21-24 meses
25-30 meses
31-36 meses
37-48 meses
49-60 meses
61-66 meses
67-72 meses
73-78 meses
79-84 meses
4
3
2
1
1
2
2
Fuente: norma técnica para la detección temprana de las alteraciones de crecimiento y desarrollo de la Resolución
412 de 2000 del MSPS.
El rango de edad corresponde al periodo de tiempo en el cual el NN debe cumplir
obligatoriamente con un CCD. Según la resolución 412 de 2000, los NN menores de 7 años
deben asistir a un total de 16 controles, uno por rango, según los definidos en el cuadro No.1.
El último rango de edad para la verificación termina a los 83 meses y 29 días (hasta un día
antes de cumplir los 84 meses), lo cual garantiza que la verificación se realice únicamente a
los NN menores de 7 años.
Nuevo criterio de verificación
Con el fin de hacer más riguroso el cumplimiento de los compromisos en salud, en beneficio
de los NN menores de 7 años, el programa implementará a partir de la verificación del periodo
noviembre-diciembre de 2015 un nuevo criterio para el cumplimiento de la verificación,
caracterizado por:

En general, las familias que no cumplan con los CCD exigibles al terminar un rango de
edad, obligatoriamente deben cumplir el CCD del nuevo rango en el siguiente periodo
de verificación, como condición para continuar recibiendo el incentivo. Para este caso,
la asistencia al CCD reportada para el nuevo rango de edad no generará incentivo
retroactivo.
La verificación de compromisos del período noviembre-diciembre de 2015 se realiza en el mes
de enero de 2016 y se ve reflejada en la segunda liquidación de los incentivos del 2016. Para
una mejor comprensión del cambio en el criterio de aplicación de los cumplimientos, en el
anexo No. 1 se plantean algunos ejemplos.
Prosperidad Social
6
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 7 de 23
Es importante tener en cuenta para la verificación en salud que:

En el momento en que un NN presente una alteración de salud que afecte o imposibilite la
asistencia al CCD, esta debe reprogramarse dentro del rango correspondiente, con el fin
de cumplir con todos los CCD.

Para los casos de los NN que presenten enfermedades de tipo genético, congénito,
degenerativo y hereditario, la verificación y seguimiento se realiza por medio del Comité
Municipal de Certificación-CMC o por el Comité Corregimental de Certificación-CCC con
aval del equipo regional de MFA.

Los CCD deben ser asignados para cada rango de edad de los NN y no podrán ser válidos
para dos rangos de edad diferentes, según lo contemplado en la Resolución 412 del 2000.

Durante el proceso de verificación se capturan las fechas de asistencia a los CCD, los cuales
determinan el cumplimiento de la corresponsabilidad por familia, de acuerdo a los rangos
de edad de los NN para el periodo a verificar.
5.2.1 Períodos y requisitos del proceso
El mes de registro en el cual se certifican al programa el cumplimiento de los compromisos en
salud de cada periodo verificado, se define de acuerdo con los plazos establecidos por el
programa.
Los períodos a verificar y los requisitos que deben cumplir los NN para el acceso al incentivo
de salud son:
Cuadro No. 2. Períodos y Requisitos de Verificación
Periodos de Salud Verificados
Enero – Febrero
Marzo – Abril
Mayo – Junio
Julio – Agosto
Septiembre – Octubre
Noviembre – Diciembre
Requisitos
Son potenciales de verificación en salud todos los NN que en el
primer día del periodo a verificar tienen menos de 7 años
La verificación del cumplimiento en salud se caracteriza porque:
Todos los NN menores de 7 años pertenecientes al núcleo familiar deben asistir a los
CCD, según los rangos de edad definidos en la norma técnica de la resolución
412/2000.
El incumplimiento a los CCD de al menos un NN implica la no entrega del incentivo a
la familia.
La fecha final de un rango de edad para el cumplimiento de los CCD termina un día
antes de iniciar la fecha del siguiente rango.
El incumplimiento de un CCD en un rango de edad no es reemplazable, este se pierde
y el siguiente corresponde al nuevo rango de edad.
Los NN a quienes se les debe registrar las fechas de asistencia a los CCD son todos
aquellos que asisten a algún CCD durante el periodo de verificación, es decir, se
Prosperidad Social
7
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 8 de 23
contempla tanto aquellos que terminan alguno de los 16 rangos de edad en los cuales
deben cumplir con un CCD dentro del periodo verificado (exigibles), como aquellos que
se encuentran en cualquier etapa del rango de edad (no exigibles).
Un CCD se hace exigible para un NN cuando:
 Termina rango de edad dentro del periodo de verificación y
 No reportó fecha de CCD en el rango anterior, en este caso su exigibilidad se corre
para el siguiente periodo de verificación.
Para mayor claridad a continuación se presentan algunos ejemplos:
Ejemplo 1: NN entre 2 y 3 años (va 2 veces al año al CCD).
Rango 1
Periodo 1
Periodo 2
Rango 2
Periodo 3
Periodo 4
Periodo 5
Periodo 6
CRITERIO ACTUAL
No exigible No exigible
Exigible
Exigible
Cumplimiento
No
No
No
No
No
No
Entrega incentivo
Si
Si
No
Si
Si
No
Exigible
Exigible
Exigible
Exigible
NUEVO CRITERIO
Cumplimiento
No
No
No
No
No
Si
Entrega incentivo
Si
Si
No
No
No
Si
Para el nuevo criterio de
salud: al no cumplir en el
rango anterior, al NN se le
corre la exigibilidad.
Ejemplo 2: NN entre 1 y 12 meses (va 3 veces al año al CCD).
Prosperidad Social
8
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 9 de 23
Calificación del cumplimiento en verificación
La verificación en salud se efectúa por familia. Se considera que una familia cumple si todos
los NN menores de 7 años tienen asociada una IPS1 y de acuerdo a los rangos de edad
establecidos por el MSPS:
Tienen la obligación de asistir a CCD y cumplieron efectivamente con este compromiso
para el periodo de verificación vigente.
Incumplieron con la obligatoriedad en los periodos anteriores, pero asisten a CCD para
el periodo de verificación vigente.
No tienen la obligación de asistir a CCD en el periodo de verificación vigente.
La familia no cumple cuando al menos un menor de 7 años:
Con obligatoriedad de asistir a CCD para el periodo de verificación vigente no cumple
con este compromiso.
No cumplió con el CCD en periodos anteriores que eran exigibles y aún no cumple con
este compromiso para el periodo de verificación vigente.
5.2.2 Procedimientos y fuentes de verificación
El procedimiento para el registro de la verificación de compromisos en salud se realiza de 3
posibles formas:



1
Registro por cargue directo en SIFA
Registro por cargue indirecto
Registro de novedades
La obligatoriedad de la IPS asociada aplica a partir del período de verificación de enero-febrero de 2016.
Prosperidad Social
9
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 10 de 23
En casos excepcionales en que se presenten situaciones no previstas como contingencias
sociales, naturales, tecnológicas o humanas, el procedimiento se realiza por novedades
extemporáneas.
Los soportes generados durante el proceso deben ser custodiados de acuerdo con la ley
general de archivos y la tabla de retención documental.
Las inconsistencias o errores presentados en el registro de la verificación por alguno de los
procedimientos es responsabilidad de quien diligencia y carga la información con su usuario y
clave en el Sistema de Información Más Familias en Acción-SIFA.
El control fiscal de la información para el proceso de verificación en salud reportada al
programa es responsabilidad de las autoridades territoriales, alcaldes y gobernadores, estos
últimos en los casos de los corregimientos departamentales.
Para la creación de entidades de salud en SIFA, se requiere el soporte de habilitación de la
prestación de servicios denominado certificado de IVC “Inspección, Vigilancia y Control”, el
cual describe la habilitación para la prestación del servicio CCD y es expedido por las
secretarias departamentales de salud. Para la creación de dichas entidades en SIFA, el equipo
regional de MFA revisa y solicita la creación al nivel nacional del programa a través del formato
establecido para tal fin.
Los archivos de verificación en salud para el descargue y cargue de información de CCD
contienen los NN asociados a la institución de salud y los NN que no tienen institución de salud
asociada, con el propósito de asegurar el registro de la verificación de todos los NN del
municipio.
Para el registro de la verificación en salud se desarrollan actividades previas como: i)
capacitación a enlaces municipales-EM enlaces indígenas-EI y directores de las IPS; ii) el
registro de los NN potenciales de verificación en el aplicativo SIFA; iii) entrega y actualización
del usuario y clave para el acceso al SIFA, la cual requiere de una administración adecuada
según lineamientos de seguridad de la información.
El registro de la institución de salud o IPS puede realizarse por novedad de verificación de
compromisos o por novedad de cambio de IPS.
5.2.2.1 Registro de verificación en salud por cargue directo
Este procedimiento se realiza por medio del cargue directo de fechas de asistencia a los CCD
en el SIFA:
Prosperidad Social
10
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 11 de 23
Cuadro No. 3 – Registro verificación en salud por cargue directo
No
1
2
3
4
5
Procedimiento
Identifica los NN potenciales para realizar la
verificación de compromisos en salud para el
periodo verificado
Crea y entrega usuarios y claves para los
directores de las IPS.
Solamente se trabaja con las instituciones de salud
que atienden NN de MFA.
Publica en SIFA los NN potenciales para verificación
en el periodo, desagregado por IPS.
A cada NN se le asocia la última IPS que registró
fecha de CCD. Si el menor no tiene IPS asociada
aparece en el listado de todas las IPS del municipio
que atienden a NN de MFA.
Comunica apertura del periodo a verificar a
directores IPS y define el plazo establecido para el
cargue de la información de cumplimientos
Diligencia y carga información la verificación de
compromisos en el SIFA y soluciona inconsistencias
Fuente de
Información
SIFA
SIFA, EM y EI
Comunicación MFA
EM/EI,
Equipo regional de
MFA
SIFA
Directores IPS
Realiza seguimiento al cargue de información y
solución de inconsistencias
SIFA
7
Aplica fechas de asistencia de CCD en SIFA
SIFA
Realiza seguimiento al proceso
GIT Familias en
Acción y
GIT Sistema de
Información
SIFA
6
8
Responsable
EM/EI
Equipo regional de
MFA
GIT Familias en
Acción
GIT Familias en
Acción
Equipo regional MFA
EM/EI
SIFA
5.2.2.2 Registro de verificación en salud por cargue indirecto
Este procedimiento se realiza para las IPS que no cuenten con clave del SIFA y por lo tanto
no pueden acceder directamente al sistema:
Cuadro No. 4 – Registro verificación en salud por cargue indirecto
No
1
2
3
4
Procedimiento
Identifica los NN potenciales para realizar la
verificación de compromisos en salud
Publica en SIFA los NNA potenciales para verificación
en el periodo, desagregados por institución de salud.
Si el menor no tiene IPS asociada aparece en el
listado de todas las IPS del municipio que atiende a
NN de MFA.
Comunica la apertura del periodo a verificar a
directores IPS y el plazo establecido para el cargue de
la información de cumplimientos, según información
entregada por el equipo regional de MFA.
Descarga el archivo con NN potenciales a verificar y
entrega a institución de salud con soporte de entrega
Fuente de
Información
SIFA
Responsable
SIFA
GIT Familias en
Acción y
GIT Sistema de
Información
Comunicación MFA
EM/EI
SIFA
EM/EI
Prosperidad Social
11
Guía Operativa
Social
No
5
6
7
8
9
Procedimiento
Diligencia las fechas de asistencia a CCD de los NN
registrados en el archivo descargado del SIFA,
información que sirve de soporte a la verificación de
compromisos. Entrega archivo a EM con soporte.
Revisa archivo contra los soportes magnéticos o
físicos entregados por la IPS.
Carga archivo diligenciado con las fechas en el SIFA.
Revisa estado de cargue y soluciona inconsistencias
Soluciona inconsistencias y realiza de nuevo el cargue
Realiza seguimiento al estado de cargue y solución de
inconsistencias
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 12 de 23
Fuente de
Información
Responsable
Registros IPS
Director IPS
Archivo SIFA
diligenciado por IPS
EM/EI
SIFA
EM/EI
SIFA
Registros de SIFA
Director IPS y
EM/EI
EM/EI
Equipo regional
MFA
5.2.2.3 Registro de verificación en salud por novedades
Corresponde al procedimiento por medio del cual se realiza la verificación para aquellos NN
que asistieron a los CCD en un municipio diferente al que residen o en una IPS privada.
Cuadro No. 5 – Registro de verificación en salud por novedades
No
Procedimiento
Recepciona soporte de asistencia al
CCD.
1
2
3
Revisa e ingresa la solicitud de
novedad al SIFA con imagen del
soporte
Revisa y aprueba en SIFA las
novedades. Solo avala las solicitudes
con soporte.
Fuente de Información
Certificación original expedida
por la IPS, en la cual se
relaciona: nombre del NN,
documento de identidad, fecha
del control, fecha de expedición
y firma del profesional de la IPS
Responsable
Solicitud titular con soporte IPS
EM/EI
Acta del CMC/CCC y aprobación
digital en SIFA del CMC-CCC
CMC/CCC
SIFA
GIT Familias en
Acción
Equipo regional MFA
EM-EI
4
Titular
Los soportes físicos de las novedades son archivados de acuerdo con lo indicado en la tabla
de retención documental y la ley general de archivo.
Las novedades de verificación en salud son aplicadas para el periodo en el que se registren.
Finalizado el periodo de verificación, se efectúa el cierre y se realiza el proceso de aplicación
de cumplimiento, empleando la siguiente tabla:
Prosperidad Social
12
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 13 de 23
Cuadro No. 6 – Aplicación de la novedad – Tabla de verdad
No
1
2
3
4
Situación al comparar registros de la
ESE/IPS y la novedad de salud
Si la fecha del CCD registrada por cargue en el
SIFA y la fecha del soporte de la novedad son
iguales
Si la fecha del CCD registrada por cargue en el
SIFA y la fecha del soporte de la novedad son
iguales pero la IPS registrada en el SIFA es
diferente a la del soporte de la novedad
Si la IPS registrada en el SIFA y la del soporte son
iguales, pero las fechas del registro y del soporte
son diferentes
Si la IPS registrada en el SIFA y la del soporte son
diferentes y las fechas son diferentes
Acción a seguir
Se acepta el registro de la fecha cargado en el
SIFA
Se acepta el registro de la IPS cargado en el
SIFA
Se aceptan los dos registros: el del registrado
en el SIFA y el del soporte de la novedad
Se aceptan los dos registros: el del registro en
el SIFA y el del soporte de la novedad
5.2.3 Novedades extemporáneas
Son novedades particulares originadas por razones ajenas a las familias, que cumpliendo con
los compromisos, no se les registró la fecha de asistencia a los CCD para un periodo
determinado. En estos casos, el EM/EI, la IPS o la titular gestiona las novedades
extemporáneas de verificación en salud, previa validación en SIFA de la no liquidación del
incentivo.
Los soportes válidos para la novedad extemporánea deben contar con: identificación
institucional, periodo de verificación afectado, nombre e identificación del NN afectado,
descripción de la fecha de asistencia al CCD, fecha de expedición, firma de la persona
autorizada y la identificación de la causal del por qué se realiza la novedad extemporánea.
Una sola certificación puede servir como soporte para registrar una reclamación masiva por
no pago del incentivo de salud, la cual se debe adjuntar a cada novedad extemporánea. Se
debe incluir en SIFA el oficio remisorio y la hoja donde se registra el cumplimiento del NN
afectado, con el visto bueno de la persona autorizada.
Las novedades extemporáneas solo aplican para reclamar el incentivo de 2 periodos de pago
anteriores al que se esté verificando y deben ser aprobadas por el CMC/CCC en los tiempos
definidos por MFA para la aprobación de novedades de verificación. Las actividades para
aplicar una novedad extemporánea son las mismas de las novedades, descritas en el cuadro
No. 5. Estas novedades deben ser revisadas y aprobadas previamente por el equipo regional
de MFA para su aplicación.
5.2.4 Registro verificación para NN con enfermedades de tipo genético, congénito,
degenerativo y hereditario
Para estos casos la verificación de compromisos en salud se realiza por medio del CMC/CCC
con aval del equipo regional de MFA, por medio del siguiente procedimiento:
Prosperidad Social
13
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 14 de 23
Cuadro No. 7 – Registro de verificación NN con enfermedades de tipo genético,
congénito, degenerativo o hereditario
No
1
2
3
4
Actividad
Aprueba el cumplimiento de compromisos para los NN con enfermedad de
tipo genético, congénito, degenerativo y hereditaria. Para este caso el
soporte requerido es la historia clínica en la que conste la condición de salud
del NN y su participación en el tratamiento médico correspondiente.
Avala soportes y remite archivo de nota crédito con soportes al GTI Familias
en Acción nivel nacional.
Soportes: acta del CMC/CCC y soportes correspondientes (historia Clínica)
Revisa documentación.
Marca NN en el SIFA para controlar la exigibilidad.
Realiza seguimiento para el periodo de verificación con el propósito de
validar la permanencia del NN en el tratamiento médico correspondiente, el
resultado del seguimiento debe ser registrado mediante acta del CMC/CCC
y remitido al equipo regional de MFA como soporte de la nota crédito
correspondiente.
Responsable
CMC/CCC
Equipo regional de
MFA
GIT Familias en
Acción
CMC/CCC
5.2.5 Registro de verificación en salud para Bogotá
El registro de la verificación en salud para los NN menores de 7 años que asisten a las
instituciones de salud de Bogotá es realizada por el equipo regional de MFA, con el apoyo de
un operador ubicado en diferentes puntos de atención en la ciudad.
Para el caso específico de Bogotá, los hospitales distritales remiten el archivo de registro de
atenciones de CCD, con el cual el equipo regional de MFA consolida la información y la cruza
contra el archivo de los NN potenciales de verificación de todo el país, con el fin de capturar
las fechas de asistencia a los CCD.
Cuadro No. 8 – Registro de verificación en salud por cargue directo
No.
1
2
3
4
5
6
Procedimiento
Entrega de la información de los NN potenciales de
verificación en salud del país.
Solicita a los hospitales distritales la información de
asistencia a los CCD, con la cual se soporta el
cumplimiento de compromisos.
Hospitales distritales reportan las actividades y fechas
de promoción y prevención del periodo a verificar de
todos los NN atendidos
Cruza información reportada por los hospitales
distritales con los NN potenciales de verificación de
todo el país para determinar quienes tienen reporte de
actividad del CCD y la fecha de asistencia.
Genera el archivo que contiene los potenciales con
actividades y fechas de CCD para el periodo verificado
Entrega archivo al GIT Sistema de Información para su
registro en SIFA
Carga el archivo del cruce de información en SIFA
7
Fuente de
Información
Responsable
SIFA
GIT Sistema de
Información
Hospitales
Distritales
Equipo regional MFA
- Bogotá
Hospitales
Distritales
Hospitales Distritales
Hospitales de
Bogotá y SIFA
Equipo regional
MFA- Bogotá
Hospitales de
Bogotá y SIFA
Cruce SIFAHospitales
Equipo regional
MFA- Bogotá
Equipo regional
MFA-Bogotá
Cruce SIFAHospitales
GIT Sistema de
Información
Prosperidad Social
14
Guía Operativa
Social
No.
8
Procedimiento
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 15 de 23
Fuente de
Información
Responsable
SIFA
GIT Familias en
Acción
Equipo regional MFA
Cuadro No. 9 – Registro de verificación en salud por novedad
No.
Procedimiento
1
Revisa y registra novedad de
verificación
2
Aprueba novedades de verificación
3
5.3
Fuente de
Información
Soportes estregados
por las madres
Registro de
aprobación en SIFA
Operador – puntos de atención
Bogotá
SIFA
GIT Familias en Acción
Equipo regional MFA
Responsable
Equipo regional MFA- Bogotá
Resultados esperados
Los principales indicadores del proceso de verificación en salud pueden ser calculados por
grupo poblacional, grupo de municipios y municipio, así como acumulados o por periodo de
verificación son:
Cuadro No. 8 – Indicadores proceso de verificación en salud
Nombre del Indicador
Familias
potenciales
de
verificación en salud
Familias
potenciales
de
verificación en salud exigibles
de
cumplimiento
en
el
periodo verificado
NN
con
exigibilidad
de
verificar compromisos en el
periodo que cumplen
Familias exigibles de verificar
compromisos en el periodo
que cumplen
Cumplimiento de los NN que
no verificaron en periodos
pasados
NN
que
cumplen
Familias
que
incumplen
compromisos en dos o más
periodos consecutivos
NN
que
incumplen
compromisos en dos o más
periodos consecutivos
Medida
%
%
%
%
%
%
%
%
Cálculo del Indicador
Número de familias potenciales de verificación en
salud/número de familias inscritas en el programa
Número de familias potenciales de verificación en salud
exigibles de cumplimiento en el periodo verificado/
Número de familias potenciales de verificación en salud
Número de NN que finalizan rango de edad en el periodo
y cumplen / número de NN con exigibilidad de verificar
Número de familias con NN que finalizan rango de edad
en el periodo y cumplen/número de familias NN exigibles
de verificar compromisos en el periodo
Número de NN sin cumplimiento de CCD en periodos
pasados que reportan cumplimiento en el periodo
verificado/número de NN sin cumplimiento de CCD en
periodos pasados
Número de NN que verifican compromisos en el periodo/
número de NN que deben verificar compromisos en el
periodo
Número de familias que incumplen compromisos en dos
o más periodos consecutivos/número de familias que
deben verificar compromisos en esos periodos
Número de NN que incumplen compromisos en dos o más
periodos consecutivos/número de NN que deben verificar
compromisos en esos periodos
Prosperidad Social
15
Guía Operativa
Social
6
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 16 de 23
SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO
Mediante el seguimiento el programa monitorea la información obtenida durante la ejecución
de los diferentes procesos operativos. Este seguimiento es permanente y cubre la totalidad de
los municipios y familias participantes del programa.
La responsabilidad de realizar el seguimiento recae en los diferentes grupos de trabajo de la
Dirección de Ingreso Social del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en
los equipos regionales de MFA y en las entidades y enlaces municipales e indígenas de sus
respectivos territorios.
El seguimiento se realiza a partir de los indicadores y reportes generados por el SIFA, los
cuales se resumen en las fichas de seguimiento. Con base en estos instrumentos la DIS
elabora informes cuantitativos y cualitativos en cada cierre de proceso o períodos liquidados
e informes acumulativos semestrales y anuales que identifican el comportamiento de los
procesos en diferentes periodos para el análisis comparativo de las variables e indicadores.
Con esta información se evalúa la gestión realizada en los municipios y departamentos y en
general en el nivel nacional. Para cada proceso se han definido diferentes indicadores que
miden el avance alcanzado.
La metodología de seguimiento para la medición de cada uno de los procesos operativos del
programa consiste en la comparación de los indicadores de cumplimiento de cada municipio
frente al indicador promedio de cumplimiento del respectivo Grupo de municipios al cual
pertenece. Esta clasificación permite una comparación entre municipios relativamente
homogéneos.
Los municipios se clasifican en 4 grupos según criterios urbano-rurales y pobreza (IPM) 2 , los
cuales se encuentran conformados por:




Grupo
Grupo
Grupo
Grupo
1:
2:
3:
4:
Bogotá.
21 ciudades capitales departamentales (no se incluyen Quibdó y Riohacha).
conformado por 512 municipios caracterizados por tener un IPM menor a 70%.
conformado por 568 municipios con un IPM del 70% o superior.
La comparación del indicador de cumplimiento del municipio con el indicador promedio del
Grupo al que pertenece se clasifica así:
Cuadro No. 10 – Clasificación del indicador de cumplimiento del municipio
Clasificación
Por
encima
del
promedio
Dentro del rango del
promedio
Bajo
Muy bajo
2
Descripción
los indicadores que superen ½ desviación estándar por encima del
promedio
los indicadores que se encuentren entre ½ desviación estándar por
encima del promedio y ½ desviación estándar por debajo del
promedio
los indicadores que se encuentren entre ½ y 1 desviación estándar
por debajo del promedio
los indicadores que superen 1 desviación estándar por debajo del
promedio
Alerta
N.A
N.A
Amarilla
Roja
Ver Guía de Focalización y Cobertura Territorial. MFA.
Prosperidad Social
16
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 17 de 23
Esta regla permite establecer puntos de corte claramente definidos para identificar los
municipios en situación crítica en cuanto al cumplimiento de las metas de MFA o en riesgo
ante esta situación y de acuerdo con el comportamiento general de todos los municipios del
respectivo Grupo. Se consideran en “alerta amarilla” los municipios calificados como bajo,
mientras que los municipios que se encuentren muy bajo del parámetro son considerados en
“alerta roja”.
Por medio de estos indicadores el programa establece el grado de cumplimiento en las metas
a nivel nacional y determina el comportamiento de la gestión de cada uno de los
departamentos y municipios para cada proceso operativo, información básica para definir las
acciones correctivas y desarrollar las estrategias de fortalecimiento institucional en aquellos
municipios y departamentos que presentan deficiencias operativas. Los resultados de los
indicadores para cada periodo o ciclo liquidado se resumen en la ficha de seguimiento.
Los reportes que el SIFA genera para el seguimiento al proceso de verificación en salud son:
Cuadro No. 11 – Reportes de verificación en salud
Nombre del
reporte
Selección tipo de consulta
General
Avance
aprobación
actas
CMC/CCC
X
Avance carga y
descarga
verificación
salud
X
Deptal.
Listado IPS
X
X
Verificación
salud por
código familia
X
X
X
X
Detalle cargue
Excel salud
X
Descripción
Municipal
Identifica el estado de aprobación o no aprobación
por parte de los miembros del CMC que tienen
habilitado usuario y contraseña en el SIFA de las
novedades de salud y extemporáneas que fueron
procesadas por el EM - EI y que han quedado en
estado registrado.
Identifica el estado del archivo de descargue y
cargue de cumplimientos de salud realizada por las
IPS y/o EM para el periodo verificado. El reporte
puede ser consultado por IPS habilitadas con
contraseña en el SIFA. Se relacionan las fechas de
descargue y cargue, el número total de beneficiarios
asociados a la IPS, el número de beneficiarios sin
IPS, el total de beneficiarios cargados, el número
de inconsistencias pendientes y el estado del último
cargue.
Identifica la información de las IPS donde se
encuentran menores de 7 años que están siendo
atendidos para CCD. En el reporte se puede
consultar nombre de la IPS principal, código IPS SIFA, nombre IPS, código DANE, dirección, teléfono,
estado (Activo - Inactivo).
Identifica los registros de cumplimiento a cargo del
grupo familiar los cuales pueden ser a través de
cargue directo, indirecto o por novedad de
verificación salud a cargo del EM/EI
Identifica el resultado del cargue de la verificación
para un periodo específico e IPS. Puede realizarse la
consulta por código SIFA o código DANE de la IPS.
Prosperidad Social
17
Guía Operativa
Social
Nombre del
reporte
Selección tipo de consulta
General
Deptal.
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 18 de 23
Descripción
Municipal
Ficha
verificación
salud
X
Identifica los resultados de la verificación a nivel
nacional.
Potenciales
verificación
salud
X
Identifica la información de los potenciales a
verificar en el periodo.
X
X
Identifica el consolidado por estados de información
del número de novedades de verificación salud
procesadas en el SIFA por el EM/EI.
Detalla las novedades de verificación salud
realizadas en el municipio con la descripción del
NNA.
Consolidado
novedades de
verificación
salud
X
Detalle
novedades
verificación
salud
X
X
X
Detalle
novedades
extemporáneas
X
X
X
Detalla las novedades de verificación en salud
extemporáneas realizadas en el municipio con la
descripción del NNA.
Prosperidad Social
18
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 19 de 23
Anexo 1. Ejemplos aplicación nuevo criterio de verificación en salud
Periodo verificado: Enero – Febrero
Todos los NN que entre el 1° de enero y 28 de febrero cumplan la edad final de alguno de los
16 rangos deben asistir a CDD en este periodo. En la Tabla 1 se presentan la edad final de los
rangos en los cuales los NN deben asistir a los CCD:
Tabla 1- Edad final de los rangos de cumplimiento de CCD
Edad
Mes
cumplimiento
rango
Menor o
igual a 1
mes
1
1 a 12
meses
1a2
años
2a3
años
3a4
años
4a5
años
5a6
años
6a7
años
3, 6, 9 y
12
16, 20 y
24
30 y 36
48
60
66 y 72
78 y 84
A las familias con NN que deben asistir a CCD en el periodo enero-febrero, se les verifica
compromisos. Si no cumplen dentro del periodo NO reciben los incentivos de salud, es decir,
se sigue el mismo procedimiento realizado por el programa. La modificación o cambio se
presenta para el siguiente periodo, marzo-abril, en el cual si la familia aún no ha demostrado
el cumplimiento del CCD NO recibirá los incentivos, estos se volverán a entregar en el periodo
en el que se verifique que se ha cumplido con un CCD.
Se presentan algunos ejemplos para una mejor comprensión:
Ejemplo 1:
La familia Álvarez tiene un menor, Juan, que nació el 10 de abril del 2014. En este caso, la
familia debe llevar a Juan a CCD en los períodos de:
Periodo 2016
Enero – Febrero
Marzo – Abril
Mayo – Junio
Julio – Agosto
Septiembre – Octubre
Noviembre – Diciembre
Corresponsabilidad
Exigible CCD por terminar el rango de edad de 17 a 20 meses el día 9
de enero de 2016, puede reportar cumplimiento entre el 10 de
septiembre de 2015 al 9 de enero del 2016
No exigible CCD
Exigible por terminar el rango de edad de 21 a 24 meses el día 9 de
mayo de 2016, puede reportar cumplimiento del 10 de enero del 2016
al 9 de mayo del 2016
No exigible CCD
No exigible CCD
Exigible por terminar el rango de edad de 25 a 30 meses el día 9 de
noviembre de 2016, puede reportar cumplimiento del 10 de mayo de
2015 al 9 de noviembre de 2016
Dentro de las posibles opciones que se pueden presentar se tienen:
Prosperidad Social
19
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 20 de 23
Tabla 1 – Ejemplo 1
Familia
NN
menor
7 años
Álvarez
Juan
Opción 1
Edad
Enero - Febrero
Marzo - Abril
Mayo – Junio
Julio - Agosto
Sept. - Octubre
Nov. Diciembre
Cumple
20 meses
el 10
enero
Exigible CCD
(por cumplir 20
meses)
No exigible CCD
Exigible CCD
(por cumplir 24
meses)
No exigible CCD
No exigible CCD
Exigible CCD
(por cumplir 30
meses)
Asiste Entrega Asiste
a CCD Incentivos a CCD
Si
Si
No
Entrega
Incentivos
Si
Asiste Entrega
a CCD Incentivos
No
No
Asist
ea
CCD
Entrega
Incentivos
No
No
(por no
cumplir en
periodo
anterior)
Asist
ea
CCD
Entrega
Incentivos
Entrega
Incentivos
Si
Si
No
Si
(ya
cumplió
CCD del
rango)
Entrega
Incentivos
Opción 2
No
No
Si
Si
Asiste Entrega
(como no
cumplió en el a CCD Incentivos
Si
Si
periodo
anterior, en
este reporta
cumplimiento)
No
Si
Asiste Entrega Asiste Entrega
a CCD Incentivos a CCD Incentivos
No
Si
Si
Otra forma de presentar otras opciones del ejemplo 1, se muestran en el gráfico 1:
Prosperidad Social
20
Si
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 21 de 23
Rango
edad
meses
Gráfico 1- Ejemplo 1 (otras opciones)
Periodo de
verificación
JUAN
17-20
CCD exigible cumple
20 meses
Enero-Febrero
SI asiste a CCD
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
NO recibe incentivo
21-24
NO exigible CCD
Marzo-Abril
NO asiste a CCD
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
Mayo-junio
Recibe porque
asistió a CCD del
rango de edad (2124 meses) en el
periodo anterior
SI asiste a CCD
NO recibe incentivo
CCD exigible cumple
24 meses
SI recibe incentivo
NO asiste a CCD
NO recibe incentivo
SI asiste a CCD
SI recibe incentivo
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
No exigible CCD
Julio-Agosto
NO asiste a CCD
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
25-30
SeptiembreOctubre
Asistió a CCD
antes de terminar el
rango de edad (2430 meses)
Número de CCD a
los que asiste en el
año, en cada
opción
% asistencia
SI recibe incentivo
No exigible CCD
NO asiste a CCD
SI asiste a CCD
NO recibe incentivo
SI recibe incentivo
NoviembreDiciembre
Recibe incentivo
porque asistió a CCD
en el periodo
anterior y dentro del
rango de edad
NO recibe incentivo
NO asiste a CCD
CCD exigible cumple
30 meses
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
Asiste a 3 CCD
Recibe incentivos en 6 periodos
100%
NO asiste a CCD
NO recibe incentivo
Asiste a 0 CCD
No recibe incentivos
Durante el año
0%
Prosperidad Social
NO asiste a CCD
SI recibe incentivo
NO asiste a CCD
NO recibe incentivo
Asiste a 1 CCD
Recibe incentivos
En 4 periodos
33,3%
21
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 22 de 23
Ejemplo 2:
La familia Rodríguez tiene 2 NN menores de 7 años: María nació el 15 de marzo de 2014 y
John el 5 de junio de 2012. Los periodos en los cuales María y John deben asistir a CCD son:
Periodo 2016
Enero - Febrero
Marzo - Abril
Corresponsabilidad
No exigibles CCD
María debe asistir a CCD por terminar rango de edad 21-24 meses el 14
de abril de 2016, puede reportar cumplimiento desde el 15 de diciembre
de 2015 al 14 de abril de 2016
John no es exigible
No exigibles CCD
María no es exigible que asista a CCD
John debe asistir por terminar rango de edad de 37-48 meses el 4 de julio,
puede reportar cumplimiento desde el 5 de julio de 2015 hasta el 4 de julio
de 2016
María debe asistir por terminar rango de edad 25-30 meses el 15 de
octubre puede reportar cumplimiento desde el 15 de abril de 2016 hasta
el 14 de octubre del 2016
John no es exigible
No exigible CCD
Mayo - Junio
Julio - Agosto
Septiembre - Octubre
Noviembre - Diciembre
Dentro de las opciones que se pueden dar están:
Tabla 2 – Ejemplo 2
Familia
NN
menor
7 años
Edad
Enero - Febrero
Marzo - Abril
Mayo - Junio
Julio - Agosto
Sept. - Octubre
Nov. Diciembre
María
Cumple 2
años el
15 abril
No exigible
CCD
Exigible CCD
(24 meses)
No exigible
CCD
No exigible
CCD
Exigible CCD
(30 meses)
No exigible
CCD
John
Cumple
4 años
El 5 julio
No exigible
CCD
No exigible
CCD
No exigible
CCD
Exigible CCD
(48 meses)
No exigible
CCD
No exigible
CCD
Rodríguez
María
Opción 1
John
María
Opción 2
John
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
No
Entrega
Incentivos
No
Asiste
a CCD
Si
Asiste
a CCD
Entrega
Incentivos
No
Asiste
a CCD
No
Asiste
a CCD
Entrega
Incentivos
No
Asiste
a CCD
No
Asiste
a CCD
Entrega
Incentivos
No
Asiste
a CCD
Si
Asiste
a CCD
Entrega
Incentivos
Si
Asiste
a CCD
No
Entrega
Incentivos
Asiste
a CCD
Si
No
No
No
Si
No
No
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
Asiste
a CCD
No
Entrega
Incentivos
Si
Entrega
Incentivos
No
Entrega
Incentivos
No
Asiste
a CCD
Si
Asiste
a CCD
Si
Asiste
a CCD
Si
Asiste
a CCD
No
No
No
No
Entrega
Incentivos
No
No
Asiste
a CCD
Entrega
Incentivos
No
No
Prosperidad Social
No
Asiste
a CCD
No
22
Entrega
Incentivos
No
Guía Operativa
Social
CÓDIGO: G-GI-8
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 23 de 23
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15/12/2015
Creación del documento
2
10/02/2016
Cambio de código y proceso
REVISÓ:
Nombre:
Yolima Acosta
Cargo:
Profesional especializado
GIT. Familias en Acción
APROBÓ:
Nombre:
Francisco Alejandro Espinosa Espinosa
Cargo:
Director de Ingreso Social
Prosperidad Social
23

GUÍA OPERATIVA REGISTRO VERIFICACIÓN EN SALUD MÁS

Transcripción

Documentos relacionados

CARACTERISTICAS DOMO PTZ LENTE /CAMARA

CÁMARA A COLOR CON AUDIO Y VISIÓN NOCTURNA