Data Entry Errors - MC-21

Programa de Control de Calidad
Serie Informativa
Volumen 23 - JULIO 2014
MD14-039
Identificación y Reducción de Errores en Medicación
“Data Entry Errors”
En esta edición de la Serie Informativa Identificación y Reducción de Errores en
Medicación discutiremos los “Data Entry Errors”.
Probablemente muchos de ustedes al ver este
título se preguntaran… ¿Cuál es la relación de un
“Data Entry Error” con un Error en Medicación?
Primero, debemos definir un “Data Entry Error”
como un error que ocasiona que la receta que
estamos trabajando no sea adjudicada
exitosamente generando un rechazo innecesario
que muchas veces resulta en que el paciente
cubra el costo del medicamento, esto es, si
cuenta con los recursos económicos para ello. De lo contrario, este paciente no se llevará
sus medicamentos y no comenzará o continuará con su terapia.
Segundo, cuando repasamos la definición de un Error en Medicación vemos que puede
definirse como cualquier evento prevenible que puede causar el uso inapropiado o daño al
paciente, mientras el medicamento está bajo el control del profesional de la salud,
paciente o consumidor.1
Si regresamos a la pregunta inicial - ¿cuál es la relación de un “Data Entry Error” con un Error
en Medicación? – podríamos decir que un Error en Medicación puede ocurrir cuando el
proveedor falla en proveerle el medicamento al paciente.
“Data Entry Errors”
Sin temor a equivocarnos podemos decir que todos los que trabajamos dispensando
medicamentos nos encontramos múltiples veces al día con mensajes de rechazo que no
están asociados a que el producto no lo cubre el plan de nuestro paciente o con que el
producto está sujeto a una pre-autorización o a una terapia escalonada. Por el contrario,
vemos rechazos asociados con Data Entry Errors.
1
A continuación les presentamos los errores relacionados a ‘data entry’ que más vemos en
nuestra data de reclamaciones:
Mensaje o Código de Rechazo
Qué debemos hacer…
Prescription Information
Rx Origin Code cannot be “0” on All Clm
33 – M/I Rx Origin Code
Date written cannot = 0
Written date cannot be > fill date
Verifique que entro en su sistema el origin code. Los
valores aceptados son: 1 = Written prescription, 2 =
Telephone prescription, 3 = Electronic prescription, 4 =
Facimile prescription
Verifique que entró en su sistema la fecha de la receta;
asegúrese de que la fecha de la receta no tenga una
fecha posterior a la fecha de servicio.
Patient Information
07 – M/I Cardholder ID Number
Minimum Identification Length is XX
52 – Non-Matched Cardholder ID
09 – M/I Birthdate
10 – M/I Patient Gender Code
Verifique que el número de identificación del paciente
sometido vs. el número de identificación que aparece
en la tarjeta de del paciente
Verifique que la fecha de nacimiento y el género del
paciente que ha sometido sean correctos; estos se
utilizan para asegurar que estamos dando el servicio al
paciente correcto, para identificar interacciones
droga-paciente y para enviar alertas de dosis por
edad.
Provider Information
Valid Pharmacy NPI is Required
Invalid NPI per algorithm requirements
EZ – M/I Prescriber ID Qual
Verifique que el NPI de la farmacia y del médico que
prescribe sea válido
Asegúrese de que incluye en la transacción el
calificador del ID de médico y que el mismo esté
correcto.
Drug Information
NDC not on file
Qty Dispensed must be multiple of XX
19 – M/I Days Supply
Verifique el NDC sometido vs. el frasco de
medicamento que tiene en inventario.
Verifique el tamaño del frasco sometido vs. el tamaño
de frasco que tiene en inventario. Ejemplo, si va a
despachar un pen de insulina cantidad a entrar debe
ser en múltiplos de 3 no en múltiplos de 10. El múltiplo
de 10 es correcto para los vials de insulina.
Verifique que ha calculado los días de suplido
correctamente de acuerdo a la cantidad a dispensar y
las instrucciones de administración.
Recuerde que usted puede contribuir a prevenir un error en medicación y que para dudas
sobre reclamaciones de farmacia puede comunicarse con nuestro Centro de Ayuda a
Farmacias a través del 1-888-311-6001.
Referencia:
1. Concilio Coordinado Nacional para Reportar y Prevenir Errores en Medicamentos (NCC MERP, por sus siglas
en inglés)
2