manual de procedimientos - Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo

Transcripción

UNIVERSIDAD NACIONAL
l
PEDRO RUIZ GALLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. SERVICIOS DE IMPRESIÓN OFFSET, RISOGRAH Y EN SERIGRAFIA
2. SERVICIOS DE EMPASTES, ENMICADOS, ENCUADERNACION, ANILLADOS, PLASTIFICADOS, PERFORADOS Y
CORTES
Ciudad Universitaria 2008
Manual de
Procedimientos Administrativos-MAPRO
I. INTRODUCCION
La Oficina de Impresiones y Publicaciones de la UNPRG,
es un órgano de apoyo, de tercer nivel organizacional, encargada
de programar, coordinar y controlar los servicios de impresión y
publicaciones requeridos por la Alta Dirección, Organos
Administrativos - Académicos y usuarios en general, para su
distribución final, interna y externa; servicios que tienden a
dinamizar y optimizar el trabajo de la Oficina de Impresiones y
Publicaciones, cumpliendo con las disposiciones y normas técnicas
y administrativas, facilitando la buena atención a los usuarios.
El Manual de Procedimientos, en armonía con las pautas y
disposiciones, es un documento descriptivo y de sistematización
normativa, tiene carácter instructivo e informativo; permite
orientar a los usuarios, sobre las etapas, requisitos y tiempo de los
procedimientos inherentes a los servicios de impresión y
publicación; generado para el eficaz cumplimiento de las
funciones, guardando coherencia con los dispositivos legales y
administrativas, ceñido a las normas y lineamientos emanados de
la Oficina de Racionalización de la UNPRG; por lo que, cada
procedimiento contiene: Finalidad, base legal, requisitos, etapas
de procedimiento, instrucciones, duración, flujogramas y
formularios.
Cumpliendo con las disposiciones y normas emitidas por el
Sistema Nacional de Racionalización y la UNPRG, se ha elaborado
el presente Manual de procedimientos con la finalidad de orientar
y facilitar a los usuarios el desarrollo de los tramites en la OIPUNPRG, así mismo que, el personal que labora en la Oficina de
Oficina de
Impresiones y Publicaciones
2
Manual de
Impresiones y Publicaciones, cuente con la documentación de
gestión que le oriente de manera descriptiva y gráfica, en cada
uno de los procedimientos sustantivos a realizar en un
determinado tramite, permitiendo de esta forma dinamizar la
gestión administrativa y atender en forma eficiente al usuario.
II. INDICE
I.
INTRODUCCION
……………..………………………………………………………………
01
II. INDICE
………………………………………………………………………………
02
III. DATOSGENERALES
3.1. OBJETIVOS
…………………………………………………………………….
03
3.2.
ALCANCE
….…………………………………………………………………
03
3.3. APROBACION Y ACTUALIZACION ..……………….……………………………
IV.
DATOS
DEL
03
PROCEDIMIENTO….…………………………………………………
05
Oficina de
3
Manual de
. Servicios de impresión en Sistema Offset, Digital en Duplicadoras
y en Serigrafía……………………….……………..……………………………………………………
05
. Servicios de Empastes, Enmicados, Encuadernación, Anillados,
Plastificados, Perforados y Cortes
…..…………………………………………………….
GLOSARIO DE TERMINOS
…………………………………………………………
09
V.
12
III. DATOS GENERALES
3.1. OBJETIVO
El presente documento de gestión tiene como objetivo sistematizar los
procedimientos para orientar, dar a conocer y facilitar a los usuarios, el
desarrollo de los trámites en forma clara y simplificada que permitan
dinamizar la gestión administrativa de la OIP-UNPRG, logrando que el personal
de la oficina brinde un eficiente servicio para la consecución de los objetivos y
metas propuestas.
Oficina de
4
Manual de
3.2. ALCANCE
Lo normado, requisitos y procedimientos contenidos en el presente Manual de
Procedimientos (MAPRO) serán de aplicación a todo el personal de la Oficina
de Impresiones y Publicaciones y de la Unidad de Producción y Servicios
Académicos del Vicerrectorado Académico.
3.3. APROBACION Y ACTUALIZACION
La aprobación del presente Manual de Procedimientos Administrativos de la
OIP, está de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Directiva Nº 002-77INAP/DNR “Normas para la Formulación de Manuales de Procedimientos” y
Directiva Nº 002-2003-OR-OCPL-UNPRG “Formulación del Manual de
Procedimientos Administrativos de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo”,
aprobada mediante resolución Nº 287-2003-R. y su actualización se realizará
anualmente a petición de la Alta Dirección (Rector y Vicerrectores), Jefe de la
OIP y Jefe de la oficina de Racionalización de la UNPRG.
SERVICIOS DE IMPRESIÓN EN SISTEMA OFFSET,
DIGITAL EN DUPLICADORAS Y EN SERIGRAFÍA;
ENCUADERNACION Y OTROS QUE BRINDA LA
OFICINA DE IMPRESIONES Y PUBLICACIONES
• SERVICIO DE ARTES GRAFICAS EN GENERAL.
• IMPRESOS EN SISTEMA OFFSET.
•
IMPRESIONES EN SISTEMA DIGITAL EN DUPLICADORAS.
• SERVICIO DE NUMERACION AUTOMATICA DE FORMATOS.
Oficina de
5
Manual de
• IMPRESOS DE ARTES EN LASER HASTA TAMAÑO A3 (DOBLE
OFICIO).
• SERVICIO DE DISEÑO GRAFICO PARA IMPRENTAS.
• SERVICIO DE SCANEADO A FULL PAGINA Y SEPARACION DE
COLORES.
• SRVICIO DE CORTE Y REFILADO.
• ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE TARJETERIAS Y SOBRES DE
DIVERSOS TAMAÑOS Y TIPOS DE PAPEL.
•
ENCUADERNACIONES, EMPASTES DE TESIS Y OTROS,
ANILLADOS, ESPIRALADOS, ARREGLO Y REPARACION DE
TEXTOS EN GENERAL.
•
SERVICIO DE ENMICADOS, PERFORADOS, PLASTIFICADOS
DE CARATULAS Y FOLDERS, ETC.
IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO
4.1.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO :
SERVICIOS DE IMPRESIÓN OFFSET, RISOGRAH Y EN SERIGRAFIA
OIP-01
4.2.
FINALIDAD
El presente procedimiento administrativo tiene como finalidad brindar la
información oportuna y orientar a los usuarios sobre los trámites correctos a
seguir para la oportuna y eficiente atención en los diferentes servicios que
otorga la oficina de Impresiones y Publicaciones de la UNPRG.
4.3.
BASE LEGAL
Oficina de
6
Manual de
•
•
•
•
Ley Nº 23733 Ley Universitaria
Estatuto de la UNPRG, aprobado por Resolución Nº. 650-92-R.
Reglamento de Organización y Funciones - UNPRG aprobado
Resolución 498-94-R-CU.
Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA – vigente.
por
4.4.
REQUISISTOS
• Los requerimientos se hacen a través de Resolución, Decreto u oficio y, en
formatos establecidos o a petición en forma verbal, sustentando el servicio
solicitado; precisando lo siguiente:
• Meta referida
• Facultad o Escuela
• Descripción del servicio requerido
• Cantidad, medida y calidad
• Otros.
4.5.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
a.
La Oficina de Impresiones y Publicaciones, recibe los pedidos tanto de la
Oficina Administrativa de UPSA como de la Oficina de Abastecimiento y
Control Patrimonial, Facultades y Centros de Producción de la UNPRG y
de terceros, para la ejecución de los trabajos solicitados de acuerdo al
orden de ingreso.
b.
La Jefatura de la Oficina de Impresiones y Publicaciones de la UNPRG
procede a calcular y seleccionar los materiales e insumos, así como el
costo de producción de cada trabajo solicitado.
c.
La Jefatura de la OIP aprueba el contrato y procede a solicitar ante la
Oficina de Administración UPSA, mediante Pedido de Comprobante de
Salida (PECOSA), los materiales para su ejecución inmediata.
d.
Recibidos los materiales de la UPSA, la Jefatura de la Oficina de
Impresiones y Publicaciones deriva cada uno de los trabajos al Área de
Pre prensa para su digitación, diseño y revisión de los artes originales,
previo control de calidad.
e.
Una vez culminado el diseño se pasa al área de Prensa, para que proceda
a la insolación de placas, revelación, corrección (control de calidad) e
impresión cuando se trata de emplear los sistemas offset y serigrafía; en
Oficina de
7
Manual de
el caso de impresión digital en Duplicadora con los artes originales se
procede directamente al proceso.
f.
Posteriormente se deriva al Área de Pos Prensa para aplicar los acabados
como:
clasificación,
compaginación,
numeración,
engrapado,
encuadernación, refilado, empaste, plastificado, etc.
g.
Culminado el trabajo, la jefatura de la Oficina de Impresiones y
Publicaciones, dispone la emisión de la Guía de Remisión del producto
terminado especificando costos e indicando el solicitante para la
cobranza posterior o simultanea.
h.
La Oficina de Impresiones y Publicaciones deriva a la Oficina de
Administración UPSA, la Guía de Remisión y el trabajo terminado, para
que esta a su vez, emita la factura correspondiente y les entregue a los
usuarios; finalizando el procedimiento.
4.6.
INSTRUCCIONES
Los requerimientos de los solicitantes deberán contener claramente la
descripción del servicio, incluyendo tipo de material, medidas y colores.
4.7.
DURACION
Variable de acuerdo al tipo, medidas, calidad y cantidad de los trabajos
solicitados
4.8.
DIAGRAMACION
Presenta de Flujogramas
SI (X)
NO ( )
FORMULARIOS
Presenta Formularios
SI (X)
NO ( )
4.9.
Oficina de
8
Manual de
Oficina de
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Manual de
SERVICIOS DE IMPRESIÓN EN SISTEMA OFFSET, DIGITAL EN DUPLICADORAS Y EN SERIGRAFÍA
OIP - 01
OFICINA DE IMPRESIONES
CLIENTE
OFICINA ADM. UPSA
JEFATURA
AREA PRE PRENSA
AREA PRENSA
AREA POSTPRENSA
INICIO
RECIBE PEDIDO
SERVICIO, TOMA
CONOCIMIENTO Y
APRUEBA
CONTRATO
PRESENTA
PEDIDO DE
SERVICIO
RECEPCIONA
PECOSA Y
ENTREGA
MATERIALES
ELABORA PEC
OSA SOLICITANDO
MATERIALES
RECIBE Y DERIVA
MATERIAL
RECIBE PEDIDO Y
MATERIAL Y DIGITA,
DISEÑA Y REVISA ARTES
ORIGINALES
Recepciona y realiza
Insolación de Placas ,
revelación , corrección e
impresión
Recepciona
trabajo y aplica
acabados
RECIBE TRABAJO
TERMINADO
ELABORA GUIA
DE REMISION
RECIBE
SERVICIO
RECIBE GUIA DE
REMISIÓN Y
TRABAJO
TERMNADO
DERIVA GUIA DE
REMISION Y
TRABAJO
TERMINADO
FIN
INICIO O TERMINO
DOCUMENTO
PROCESO
Oficina de
10
Manual de
4.1.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO :
SERVICIOS
DE
ENCUADERNACIÓN,
EMPASTES,
PLASTIFICADOS, ENMICADOS Y PERFORADOS.
ANILLADOS,
OIP-02
4.2.
FINALIDAD
El presente procedimiento administrativo tiene como finalidad brindar la
información oportuna y orientar a los usuarios sobre los trámites correctos a
seguir para la encuadernación, empastes, anillados, enmicados y perforados
requeridos a la Oficina de Impresiones y Publicaciones.
4.3.
BASE LEGAL
• Ley Nº 23733 Ley Universitaria
• Estatuto de la UNPRG, aprobado por Resolución Nº. 650-92-R.
• Reglamento de Organización y Funciones - UNPRG aprobado
Resolución 498-94-R-CU.
• Texto Unico de Procedimientos Administrativos TUPA – vigente.
por
4.4.
REQUISISTOS
• Los requerimientos se hacen a través de Resolución, Decreto u oficio y, en
formatos establecidos o a petición verbal, sustentando el servicio
solicitado; precisando lo siguiente:
• Meta referida
• Facultad o Escuela
• Descripción del servicio requerido
• Cantidad, medida y calidad
• Otros.
4.5.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
a.
La Oficina de Impresiones y Publicaciones, recibe los pedidos tanto de
la Oficina Administrativa de UPSA como de la Oficina de Abastecimiento y
Control Patrimonial, Facultades y Centros de Producción de la UNPRG o
de terceros, para la ejecución de los trabajos solicitados de acuerdo al
orden de ingreso.
Oficina de
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Manual de
b.
La Jefatura de la Oficina de Impresiones y Publicaciones procede a
calcular y seleccionar los materiales e insumos, así como el costo de
producción de cada trabajo solicitado;
c.
La jefatura de la OIP aprueba el contrato y procede a solicitar ante la
Oficina de Administración UPSA, mediante Pedido de Comprobante de
Salida (PECOSA), los materiales para su ejecución inmediata.
d.
Recibidos los materiales de la UPSA, la Jefatura de la Oficina de
Impresiones y Publicaciones deriva cada uno de los trabajos al Área de
Pos prensa para realizar el encuadernado y empastes, anillados,
enmicados y perforados solicitados.
e.
Culminado el trabajo, la jefatura de la Oficina de Impresiones y
Publicaciones, dispone la emisión de la Guía de Remisión del producto
terminado especificando costos e indicando el solicitante para la
cobranza posterior o simultanea.
f.
La Oficina de Impresiones y Publicaciones deriva a la Oficina de
Administración UPSA, la Guía de Remisión y el trabajo terminado, para
que esta a su vez emita la factura correspondiente y les entregue a los
usuarios; finalizando el procedimiento.
4.6.
INSTRUCCIONES
Los requerimientos de los solicitantes deberán contener claramente la
descripción del servicio incluyendo medidas y colores.
4.7.
DURACION
Variable de acuerdo al tipo, medidas, calidad y cantidad de los trabajos
solicitados
4.8.
DIAGRAMACION
Presenta de Flujogramas
SI (X)
NO ( )
FORMULARIOS
Presenta Formularios
SI (X)
NO ( )
4.9.
SERV. DE EMPAST., ENMICADOS, ENCUADERN., ANILLADOS, PLASTIF., PERFORADOS Y CORTES
Oficina de
OIP-02
12
Manual de
OFICINA DE IMPRESIONES
CLIENTE
OFICINA ADM. UPSA
JEFATURA
AREA POSTPRENSA
INICIO
RECIBE PEDIDO
SERVICIO ,, CALCULA
COSTO,, SELECCIONA
MAT. E INS. Y APRUEBA
CONTRATO
PRESENTA PEDIDO
DE SERVICIO
ELABORA PECOSA
PARA MATERIALES
RECEPCIONA PESOSA
Y ENTREGA
MATERIALES
RECIBE Y DERIVA
MATERIAL
RECIBE PEDIDO Y
MATERIAL :PROCESA
TRABAJO
RECIBE TRABAJO
TERMINADO
ELABORA GUIA DE
REMISION
RECIBE
SERVICIO
DERIVA GUIA DE
REMISION Y TRABAJO
TERMINADO
RECIBE GUIA DE
REMISIÓN Y TRABAJO
TERMNADO
FIN
INICIO O TERMINO
DOCUMENTO
PROCESO
Oficina de
13
Manual de
V. GLOSARIO DE TERMINOS
BIEN DE CAPITAL
Son aquellos bienes susceptibles de ser revaluados o indexados a través del tiempo,
depreciados de un valor unitario mayor a 1/8 de UIT, que sean de larga duración y/o
que sean de prioridad de la entidad, contablemente forman parte del activo fijo y
patrimonio del estado.
BIENES Y SERVICIOS
Es la denominación de una genérica del gasto conformado por, gastos para la
adquisición de bienes, pago de viáticos y asignaciones por comisión de servicios o
cambio de colocación; así como pagos de servicios de diversa naturaleza prestado
por personas naturales sin vinculo laboral con el estado o persona jurídica,
independistamente del modo contractual.
COMISION DE SERVICIOS
Cuando un servidor es destinado para realizar acciones de servicio fuera de su
centro de trabajo, ya sea en el país o el extranjero.
COMPROBANTE DE PAGO
De conformidad con la resolución de la superintendencia Nro. 035-95/SUNAT, es un
documento que acredita
la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestación de servicios, considerando los siguientes documentos:
 Facturas
 Guías de Remisión
 Recibos por honorarios profesionales
 Boleta de venta
 Liquidación de compra
 Tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras.
COMPROMISOS
Es un acto emanado de la autoridad competente, que afecta total o parcialmente las
asignaciones presupuestarias, para el logro de obligaciones contraídas de acuerdo a
ley, contrato o convenio, dentro del marco establecido por las leyes anuales de
presupuesto, las directivas del proceso presupuestario y la ley de gestión
presupuestaria del estado.
Oficina de
14
Manual de
DEVENGADO
Es la obligación de pago que asume un pliego presupuestario como consecuencia del
respectivo compromiso contraído. Comprende la liquidación, la identificación del
acreedor y la determinación del monto, a través del respectivo documento oficial.
En el caso de bienes y servicios, se configura, a partir de la verificación de
conformidad del bien recibido, del servicio prestado o por haber cumplido con los
requisitos administrativos y legales para los casos de gasto sin contra prestación
inmediata o directa.
El devengado debe afectarse, en forma definitiva con cargo a la correspondiente
especifica del gasto.
MANTENIMIENTO
Proceso técnico mediante el cual se actúa sobre los materiales de propiedad fiscal, a
fin de conservarlo en óptimo estado de funcionamiento y operatividad, prolongando
su periodo de utilización y aumentando su capacidad de servicio.
PAGO
Acto por el cual se ejecuta el gasto al cancelar una obligación debidamente
presupuestaria y que proviene de la adquisición de bienes recibidos a conformidad
y/o servicios prestados a satisfacción, en el caso de licitaciones y concursos de pago
se efectúa según lo estipulado en las bases o en acuerdo entre las partes mientras
que tratándose de adjudicaciones directas debe hacerse en el plazo consignado en la
orden correspondiente.
PROYECTO
Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo de las cuales resulta un
producto final (metas) , que concurren en la expansión de la acción de gobierno.
Reúne las siguientes características:
• Reúne acciones presupuestarias que ocurren en la expansión y/o
perfeccionamiento de los servicios públicos o administrativos existentes.
• Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los
bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos
y/o tecnología utilizada por la entidad.
• Responde a objetivos que pueden ser medidos física y financieramente, a
través de componente y metas.
• Es limitado en el tiempo
• Luego de su culminación, generalmente da origen a una actividad.
SERVICIOS NO PERSONALES
Oficina de
15
Manual de
Actividad o trabajo que realiza una persona natural para un organismo del sector
publico a cambio de una retribución económica sin la existencia de una relación
directa de tipo laboral.
SIAF – SISTEMA ITNEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA
Es un sistema de registro único de las operaciones de gastos e ingresos públicos,
desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas.
UNIDAD EJECUTORA
Es aquella dependencia orgánica, que cuenta con el nivel de desconcentración
administrativa, para contraer compromisos, devengar gastos y ordenas pagos e
informar sobre el avance y/o cumplimiento de metas.
Asimismo, es la responsable del registro de la información generada por las acciones
descritas en el párrafo precedente lo que debe hacerse de conocimiento de la oficina
de presupuesto o la que haga sus veces en el pliego.
UPSA
Es la Unidad de Producción y Servicios Académicos cuyo directorio lo preside el
Vicerrector Académico y los jefes de Áreas según organigrama adjunto.
VIATICOS Y ASIGNACIONES
Se refiere a la cobertura de gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local,
cuando el funcionario o servidor publico se desplaza fuera de la localidad o de su
centro de trabajo, por comisión de servicio con el carácter del eventual o transitorio.
Debiendo entenderse como centro de trabajo a la repartición donde el servidor
ejerce sus funciones con el carácter de permanente.
Lambayeque, Mayo 2008
Oficina de
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