1. Propósito Asignar número de control para dar carácter de

1. Propósito Asignar número de control para dar carácter de

Procedimiento para la Inscripción
de Estudiantes
Código: ITPAC-AC-PO-001
Revisión: 10
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1. Propósito
Asignar número de control para dar carácter de estudiante oficialmente inscrito apegado al marco legal al
aspirante aceptado que cubra los requisitos de ingreso al Instituto Tecnológico de Pachuca, así como la
asignación de carga académica.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes a ingresar al Instituto Tecnológico de
Pachuca.
3. Políticas de Operación
3.1 Se inscribirá a los aspirantes que resulten seleccionados de acuerdo al resultado del
examen aplicado a través del órgano evaluador CENEVAL, y que reúnan los requisitos legales y los
establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca.
3.2 Es responsabilidad de la Subdirección Académica la publicación de la lista de aspirantes aceptados.
3.3 Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares, verificar el cumplimiento de los
requisitos establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca, previo y durante la inscripción.
3.4 El Departamento de Servicios Escolares, llevara el registro de números de control asignados a los
estudiantes de forma electrónica en el sistema de control integral (SII).
Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original.
Procedimiento para la Inscripción
de Estudiantes
Código: ITPAC-AC-PO-001
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4. Diagrama de Procedimiento.
Comunicación
y Difusión
Aspirante
Servicios
Escolares
Desarrollo
Académico
Recursos
Financieros
Subdirección
Académica
División de
Estudios
Inicio
Difunde las
actividades
del proceso de
inscripción
Organiza las
actividades
del proceso
de
inscripción
Registra datos
personales y
socioeconómico
s en el sistema
de control
escolar (SII)
Realiza pago
de inscripción
Selecciona
Aspirantes
aceptados en
el Sistema SII
Asigna
números de
control a los
aspirantes
aceptados en
el sistema SII
Programa e
imparte curso
de Inducción
Cubre
requisitos de
ingreso
Recibe
documentos,
integra
expediente y
entrega carga
académica
Fin
Publica lista
de aspirantes
aceptados
Recibe
voucher del
banco y
otorga recibo
oficial
Otorga
Credencial
Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original.
Asigna en el
sistema SII,
imprime y
entrega carga
académica al
depto. De
Servicios
Escolares
Procedimiento para la Inscripción
de Estudiantes
5.
ITPAC-AC-PO-001
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Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
1. Organiza las
actividades para el
proceso de
inscripción
2. Difunde
calendario de las
actividades de
inscripcion
3. Publica relación
de aspirantes
aceptados
4. Registra datos
5. Selecciona
aspirantes
6. Asigna número
de control
7. Realiza pago de
inscripción
8. Asigna, captura y
entrega carga.
9. Recibe pago.
Actividad
1.1 Organiza las actividades para la inscripción
en coordinación con la División de Estudios
Profesionales, Recursos Financieros, Desarrollo
Académico, Comunicación y Difusión, Subdirección
de Planeación y Subdirección Académica.
2.1 Difunde calendario de actividades, proceso
y requisitos de inscripción.
Responsable
Jefe(a) del
Departamento
de Servicios Escolares
3.1 Publica lista de aspirantes aceptados ITPAC AC-PO-001-01.
Subdirector(a)
Académico(a)
4.1 Registra datos personales y socioeconómicos
en el sistema de control escolar (SII)
5.1 Selecciona a los aspirantes aceptados en el
Sistema SII
6.1 Asigna número de control a los aspirantes
aceptados en el Sistema de control integral (SII)
conforme al proceso de inscripción
7.1 Realiza pago de inscripción en el banco y
cambia voucher por recibo oficial en el
departamento de recursos financieros.
8.1 Asigna, captura e imprime carga académica de
los alumnos de nuevo ingreso y entrega al
departamento de Servicio Escolares.
9.1 Recibe Voucher de pago por concepto de
inscripción y otorga recibo oficial.
10.1 Programa e imparte cursos de inducción.
Aspirante
10. Programa
imparte curso de
inducción.
11. Cubre requisitos 11.1 Integra el expediente para el cumplimiento
de ingreso y realiza
de los requisitos de inscripción.
pago de inscripción.
12. Recibe
10.1 Recibe y revisa los documentos de aspirantes
documentos
aceptados. Ver anexo 9.4
13. Otorga credencial 13.1 Elabora y entrega credencial al estudiante.
Jefe(a) del
Departamento de
Comunicación y Difusión
Jefe(a) del Depto. De
Desarrollo Académico
Jefe(a) del Departamento de
Servicios Escolares
Aspirante
Jefe (a) de la División De
Estudios profesionales
Departamento de Recursos
Financieros
Jefe(a) del Departamento de
Desarrollo Académico
Jefe(a) del Departamento de
Servicios Escolares.
Jefe(a) del departamento
De Servicios Escolares
Jefe (a) del Departamento
de Servicios Escolares.
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de Estudiantes
ITPAC-AC-PO-001
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6. Documentos de Referencia
Documento
CIRCULAR NÚM. DGAIR/1122/2003 del 31-11-2003
Código
NA
Acuerdo No. 1/SPC. Diario Oficial, 17 de diciembre de 1997
NA
Circular de Convalidación de Estudios D.A./01/01
NA
Manual de Servicios Escolares 2007
NA
Manual Académico Administrativo 2007
NA
7. Registros
Registros
Tiempo de
conservación
Un semestre
Lista de aspirantes
aceptados
Solicitud de inscripción
Durante la estancia del
estudiante en el plantel
Durante la estancia del
estudiante en el plantel
Un semestre
Contrato con el
Estudiante
Recibo oficial de cobro
Registro electrónico de
números de control
Carga académica
Permanente
Durante la estancia del
estudiante en el plantel
Responsable de
conservarlo
Departamento de
Servicios Escolares
Departamento de
Servicios Escolares
Departamento de
Servicios Escolares
Departamento de
Recursos Financieros
Departamento de
Servicios Escolares
División de Estudios
Profesionales
Código de registro o
Identificación única
ITPAC -AC-PO-001-01
ITPAC -AC-PO-001-02
ITPAC -AC-PO-001-03
Número de folio
Sistema de Control
Escolar
Número de control del
estudiante
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Procedimiento para la Inscripción
de Estudiantes
Código: ITPAC-AC-PO-001
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8. Glosario
8.1. Carga académica: Es el documento donde se registra el número de asignaturas con la cantidad
de créditos autorizados a cursar en un periodo escolar.
8.2. Inscripción: Proceso por el cual el aspirante que ha sido seleccionado mediante un examen y
cumple con los requisitos de admisión, es registrado como estudiante del plantel.
8.3. Número de control: Es el número otorgado por el Departamento de Servicios Escolares para
identificar al estudiante, durante toda su estancia en el Instituto Tecnológico.
8.4. Equivalencia de estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa, declara
equiparables entre sí, estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional.
8.5. Revalidac ión de Estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa (DGEST)
declara equiparables entre sí, estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del Sistema
Nacional de Educación Superior Tecnológica
9. Anexos
9.1. Formato de Lista de aspirantes aceptados.
ITPAC -AC-PO-001-01
9.2. Formato de solicitud de inscripción.
ITPAC -AC-PO-001-02
9.3. Listado de documentos requeridos para inscripción.
ITPAC -AC-RC-001
9.4. Guía para la asignación de número de control.
ITPAC -AC-RC-002
9.5. Formato de carga académica.
Núm. de control del estudiante
9.6. Formato de credencial.
N/A
9.7. Formato de contrato con el estudiante.
ITPAC -AC-PO-001-03
9.8. Recibo oficial de cobro.
Número de Folio
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10. Cambios de esta versión
Número de
Revisión
Fecha de la
actualización
10
9
8
6
5 de Abril de 2011
Descripción del cambio
Se elimina la referencia de la norma, se modifica la redacción
de los puntos 1 propósito, 3 políticas de operación en el
apartado 3.1 y 3.4. Se actualizando el apartado de control de
emisión en el apartado (Revisó), se realizan cambios de
redacción en el diagrama de procedimientos a los siguientes
puntos 3, 6 y 12, de la misma manera se elimina la referencia
de la norma y se actualiza número de revisión de los anexos 9.
9.1., 9.2, 9.3, 9.4 9.5, 9.6, 9.7 9.8.
Se reestructura todo el procedimiento eliminando puntos
como son captura de datos, validación de solicitud de
ficha, registro, validación y envío a Ceneval de información
del aspirante y aplicación del examen de selección, se
modifican puntos como el 4, 5, 6, 7 y 10. Se realizan los ajustes
en la descripción del proceso derivados del cambio en el
diagrama del procedimiento.
25 de Octubre de 2010 Cambio de código de SNEST por ITPAC
30 de Agosto de 2010
Revisión total del procedimiento
20 de Septiembre de
2007
Se modifica en el diagrama y descripción de procedimiento el
concepto de cobra cuota de inscripción por recibe cuota
de inscripción.
Se cambia el tamaño de letra en el diagrama de
procedimiento.
Se justifica la letra en descripción de procedimiento.
En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción, se
eliminó un cuadro de datos generales.
En registros se acentúa la palabra Número de tomo.
En anexos se modifica el concepto de formato de solicitud de
ficha para examen de selección por registro electrónico de
ficha para examen de selección, y se justifica la letra de los
códigos correspondientes.
En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción: se elimina
un cuadro de datos generales y se corrige el número de
fotografías siendo lo correcto 2 fotografías recientes
En el anexo 9.4 Listado de documentos requeridos para
Inscripción se corrige el número de fotografías.
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Procedimiento para la Inscripción
de Estudiantes
5
22 de Marzo de 2007
4
21 de Agosto de 2006
3
16 de Junio de 2005
2
10 de octubre de 2004
Código: ITPAC-AC-PO-001
Revisión: 10
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Se cambia el concepto de ORGANIZACIÓN por Institutos
Tecnológicos Federales.
Se modifica el diagrama del procedimiento en los puntos 8,9 y
10.
Se sustituye el concepto ORGANIZACIÓN por el de
Tecnológicos Federales
La política 3.1 se amplia, haciendo mención que los
estudiantes que hayan sido seleccionados mediante el
examen tienen derecho al proceso de inscripción.
Se anexa la política 3.4 donde es responsabilidad del
Departamento de Servicios Escolares mantener en su
poder el libro de registro de número de control.
En el mapa del procedimiento y en la descripción se
anexa la participación del aspirante.
En la actividad 3 se incorpora el registro SNEST-AC-PO-00104 formato de solicitud de ficha de examen de selección.
De la actividad 4 a la 12 se modifican en su flujo y descripción
además de incorporar los siguientes registros:
• Formato de solicitud de
ficha para examen de
selección SNEST-AC-PO-001-04
•
Ficha de examen de selección (recibo oficial de cobro)
•
Libro de registros de número de control
Se cambia el código SNEST antes SNIT
Se corrige el tipo de letra
Se modifica la solicitud para inscripción y contrato con
el estudiante, se separan y quedan con los siguientes códigos
SNEST-AC-PO-001-02 y SNEST-AC-PO-001-03
Revisión Total
Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original.