manual de responsabilidad, perfiles y cargos

Transcripción

MANUAL DE RESPONSABILIDAD, PERFILES Y
CARGOS
CÓDIGO: S-M-03
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 2 de 29
MANUAL
RESPONSABILIDAD, PERFILES
Y CARGOS
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………… 3
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL……………………………………………………………….
GERENTE………………………………………………………………………………………………………
GERENTE ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL………………………………………........
CONTADOR……..…………………………………………………………………………………………..
JEFE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS….………………………………………………
SUPERVISOR RED DE RECAUDO…………………………………………………………………
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE………………………………………………
CAJERO PRINCIPAL……………………………………………………………………………………..
CAJERO AUXILIAR……………………………………………………………………………………….
AUXILIAR DE SISTEMAS……………………..………………………………………………………
AUXILAR CONTABLE……………………………………………………………………………………
COORDINADOR DE RED DE RECAUDO………………………………………………………
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES………………………………………………………
AUXILIAR ADMINISTRATIVO…..…………………………………………………………………
AUXILIAR DE SOPORTE TÉCNICO ..………………………………………………………….
CONTROL DE CAMBIOS……………………………………………………..……………………….
4
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
23
26
27
28
29
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 3 de 29
MANUAL
Y CARGOS
INTRODUCCION
SERVICER es una empresa dedicada al recaudo de servicios públicos y
privados, para lo cual cuenta con una red de puntos de pago en los
departamentos de Sucre, Bolívar y Córdoba, reconocida en la región por su
excelente gestión de recaudo, posicionándose como empresa líder en el
mercado, con una alta visión y proyección, debido al crecimiento mostrado
desde su creación. SERVICER LTDA considera necesario fortalecer la gestión
del talento humano para mantener un servicio de óptima calidad, a través de
la creación de un manual de responsabilidades, perfiles y cargos.
En el siguiente manual de responsabilidades perfiles y cargos de la empresa
SERVICER LTDA encontraremos las referencias necesarias para la selección,
formación y evaluación del talento humano, haciendo una descripción del
perfil requerido para cada cargo y las funciones principales, las cuales serán
objeto de calificación en la evaluación de desempeño de las personas que se
desarrollen en los cargos.
Es importante aclarar que las responsabilidades y funciones del talento
humano no se limitan solo a lo contenido en el manual, ya que es
fundamental el cumplimiento de la misión de cada cargo, para así contribuir al
desarrollo y alcance de los objetivos de la organización.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 4 de 29
MANUAL
Y CARGOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
JUNTA DE SOCIOS
REVISOR FISCAL
ASESOR JURIDICO
GERENTE GENERAL
GERENTE ADMINISTRATIVO Y
COMERCIAL
COORDINADOR DE CALIDAD
JEFE ADMINISTRATIVO Y DE
RECURSOS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y
CONTABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
CONTADOR
SUPERVISOR RED DE RECAUDO
COORDINADOR RED DE RECAUDO
CAJERO PRINCIPAL
CAJERO AUXILIAR
AUXILIAR DE SISTEMAS
AUXILIAR DE RECAUDO
AUXILIAR DE SOPORTE TECNICO
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 5 de 29
MANUAL
Y CARGOS
2. GERENTE
2.1
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Gerente General
JEFE INMEDIATO: Junta de Socios.
PERSONAL A CARGO: Todo el personal.
MISIÓN DEL CARGO: Brindar el servicio de proyección, planificación y
gestión de las actividades para obtener los resultados propuestos en la
organización. Aplicar estrategias que velen por el cumplimiento de los
requerimientos del cliente.
2.2
ASPECTOS TÉCNICOS
FUNCIONES:
Representar legalmente a la empresa para la realización de trámites legales y
gubernamentales.
Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del
personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa
por medio de charlas y comunicados a todo el personal.
Dirigir las actividades financieras con el fin de buscar el mejor manejo del
dinero que maximice las utilidades de la empresa.
Mantener excelentes comunicaciones con los clientes y proveedores para
mantener las relaciones y/u obtener futuros contratos con los mismos.
Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema de gestión de la
calidad con el fin de cumplir la política y los objetivos de la calidad y los
requisitos de la norma ISO 9001.
Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como
base la transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 6 de 29
MANUAL
Y CARGOS
2.3 COMPETENCIAS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Contador Público, Economista, Administrador de Empresas,
Ingeniero Industrial y Afines
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Gerencia Estratégica,
Mercadeo.
EXPERIENCIA: 2 años en dirección de proyectos y/o administración de
recursos.
HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal, Trabajo
en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo, Disposición de
aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad, perseverancia,
vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y
Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo bajo presión, Calidad
integral, Sentido de pertenencia, Delegación, Promover el desarrollo,
Retroalimentación Oportuna, Coherencia, Persuasión.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 7 de 29
MANUAL
Y CARGOS
2. GERENTE ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL
2.1
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Gerente Administrativo y Comercial
JEFE INMEDIATO: Gerente General.
PERSONAL A CARGO: Todo el personal.
MISIÓN DEL CARGO: Brindar el servicio de proyección, planificación y
gestión de las actividades para obtener los resultados propuestos en la
organización. Aplicar estrategias que velen por el cumplimiento de los
requerimientos del cliente.
2.2
ASPECTOS TÉCNICOS
FUNCIONES:
Velar por el cumplimiento y aplicación de las normas de recaudo.
Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para
la compañía.
Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del
personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa
por medio de charlas y comunicados a todo el personal.
Planear, Coordinar y Controlar la documentación necesaria de operación de la
empresa cuando lo exijan las entidades del gobierno para que ésta no tenga
inconvenientes legales.
Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las
actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la
empresa.
Gestionar la vinculación de nuevos clientes e implementar estrategias para la
fidelización de los actuales.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 8 de 29
MANUAL
Y CARGOS
Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema de gestión de la
calidad con el fin de cumplir la política y los objetivos de la calidad y los
requisitos de la norma ISO 9001.
Administrar los recursos de la empresa, garantizando la optimización de los
procesos de la misma.
Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como
base la transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.
EDUCACIÓN: Contador Público, Economista, Administrador de Empresas,
Ingeniero Industrial y Afines
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Gerencia Estratégica,
Mercadeo.
EXPERIENCIA: 2 años en dirección de proyectos y/o administración de
recursos.
aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad, Perseverancia,
Vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y
Retroalimentación Oportuna, Coherencia, Persuasión.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 9 de 29
MANUAL
Y CARGOS
3. CONTADOR
3.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Auxiliar Administrativa
MISIÓN DEL CARGO: Asegurar la información contable y financiera de la
empresa de manera independiente, justa y con sentido de pertenencia,
posibilitando la búsqueda de la eficiencia, la eficacia, calidad y economía de
los diferentes procesos encaminados al cumplimiento de objetivos y metas
previstos en la misión de la empresa.
3.2 ASPECTOS TÉCNICOS
FUNCIONES:
Actualizar la información contable en sistema, garantizando que la misma
cuente con las especificaciones dadas.
Realizar, Revisar y aprobar
presentar la empresa.
los diferentes impuestos que está obligado a
Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa.
Ser parte integral en el proceso de implementación de gestión de calidad con
el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa.
Informar ante los diferentes organismo de control a los cuales la empresa
este obligada a rendir informes.
Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras labores
que le sean asignadas relacionadas con su perfil.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 10 de 29
MANUAL
Y CARGOS
EDUCACIÓN: Contador Público.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Reformas Tributarias.
EXPERIENCIA: 1 año.
HABILIDADES:
Comunicación
efectiva,
Concentración,
Sensibilidad
interpersonal, Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
Perseverancia, Vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo bajo
presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 11 de 29
MANUAL
Y CARGOS
4. JEFE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS
JEFE INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial
PERSONAL A CARGO: Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo,
Auxiliar de Servicios Generales.
MISIÓN DEL CARGO: Apoyar al Gerente General y Gerente Administrativo y
Comercial a realizar las actividades del ciclo administrativo (planear, hacer,
verificar y actuar) en el desempeño del objeto social de la empresa.
FUNCIONES:
Velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.
Mantener información y
disposiciones laborales.
documentación
actualizada
sobre
las
últimas
Garantizar la realización de la nómina del personal de acuerdo a las
novedades generadas en el periodo.
Velar por la logística, asignación y correcta utilización de los equipos,
materiales, insumos y dotación de las diferentes áreas de la empresa.
Mantener actualizados los contratos de los diferentes clientes/ proveedores y
trabajadores.
Realizar compras de dotación, insumos y demás recursos necesarios en la
empresa.
Seleccionar, evaluar y clasificar periódicamente los proveedores de servicios y
productos.
Realizar todas las labores de logística necesarias en la empresa.
Asegurarse de que se Establezcan, Implementen y Mantengan los programas
necesarios para la seguridad y salud ocupacional.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 12 de 29
MANUAL
Y CARGOS
Informar a la alta dirección sobre el desempeño de los programas de
Seguridad y Salud Ocupacional y necesidades de mejora.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia acerca de la
importancia de cumplir con los programas de Seguridad y Salud Ocupacional.
Elaborar análisis de riesgos de Salud Ocupacional de todos los puestos de
trabajo, en coordinación con el comité paritario de salud ocupacional.
Todas aquellas asignadas por su jefe inmediato.
4.3 PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN: Administrador de empresas, Contador público, Ingeniero
Industrial y a fines.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Recursos humanos,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Retroalimentación Oportuna, Coherencia, Persuación.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 13 de 29
MANUAL
Y CARGOS
5. SUPERVISOR DE RED DE RECAUDO
JEFE INMEDIATO: Gerente Comercial y Administrativo.
PERSONAL A CARGO: NO APLICA
MISIÓN DEL CARGO: Inspeccionar y Evaluar el proceso de recaudo en todos
los puntos.
FUNCIONES:
Realizar programación
Coordinador.
de
los
turnos
del
personal
en
ausencia
del
Supervisar la labor diaria en cada uno de los puntos de pago de la red de
recaudo Servicer.
Llevar estricto control de las anomalías detectadas o desviación de procesos.
Reportar a Gerente administrativo y comercial el informe diario de las visitas
realizadas a los puntos de pago, con copia al Coordinador de cada
Departamento.
Hacer arqueos sorpresivos en las visitas hechas a cada punto de pago.
Conocer las condiciones contractuales del cliente, aplicarlas y velar por su
debido cumplimiento.
Identificar los posibles fraudes que se puedan presentar en el proceso y
establecer estrategias que ayuden a eliminarlos.
Realizar visitas a los puntos subcontratados y propios.
Apoyar incondicionalmente en todo los procesos en los que se requiera.
Y todas aquellas funciones que le asigne el Jefe Inmediato.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 14 de 29
MANUAL
Y CARGOS
EDUCACIÓN: Técnico o tecnólogo.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo de aplicativos de
cobro, manejo de caja.
EXPERIENCIA: 6 meses.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 15 de 29
MANUAL
Y CARGOS
6. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
JEFE INMEDIATO: Jefe Administrativo y de Recursos
PERSONAL A CARGO: No
MISIÓN DEL CARGO: Procesar y actualizar la información contable de la
empresa a través del programa contable. Apoyar el desarrollo efectivo de las
actividades administrativas de la empresa.
FUNCIONES:
Archivar información generada en los procesos contables y administrativo.
Digitar comprobantes de Egresos en el programa contable.
Causar pagos mensualmente.
Recepcionar, liquidar y preparar los pagos a proveedores, acreedores y demás
obligaciones de la empresa.
Elaborar comprobantes de egreso generados por los diferentes pagos de las
sucursales.
Presentar y colaborar al contador con toda la información necesaria.
Apoyar la gestión de proveedores y compras de la empresa, y ejecución del
proceso de infraestructura.
Manejar la correspondencia de
confidencialidad sobre la misma.
la
empresa
y
mantener
Atender todas las recomendaciones dadas por el contador.
absoluta
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 16 de 29
MANUAL
Y CARGOS
EDUCACIÓN: Estudiante de Contaduría o afines./Contador Público.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo de software
contable.
integral, Sentido de pertenencia.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 17 de 29
MANUAL
Y CARGOS
7. CAJERO PRINCIPAL
JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudo
PERSONAL A CARGO: No aplica
MISIÓN DEL CARGO: Custodiar los dineros de los clientes hasta ser efectiva
la entrega de los soportes de los depósitos bancarios realizados a estas.
FUNCIONES
Conocer claramente las condiciones contractuales establecidas por los
clientes.
Custodiar en caja fuerte los dineros recaudados.
Verificar el dinero recibido por las cajas auxiliares.
Realizar cierre a cajas auxiliares y evidenciar en las tarjetas de arqueo.
Registrar diariamente las diferencias reflejadas en los cierres diarios
(Faltantes, sobrantes y gastos que se vayan generando) e informar a la
empresa cualquier novedad.
Preparar consignaciones bancarias.
Provisionar a las cajas auxiliares, según las necesidades que surjan en función
de la labor realizada.
Realizar el cierre general del punto de pago.
EDUCACIÓN: Bachiller o Tecnólogo.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Nociones básicas de sistema
y habilidades numéricas, Manejo aplicativos de cobro.
EXPERIENCIA: 1 año en manejo de caja.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 18 de 29
MANUAL
Y CARGOS
aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad, Perseverancia,
Vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y
integral, Sentido de pertenencia, Delegación, Retroalimentación Oportuna,
Coherencia, Persuasión, Compromiso, Confidencialidad, Responsabilidad y
Concentración.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 19 de 29
MANUAL
Y CARGOS
8. CAJERO AUXILIAR
JEFE INMEDIATO: Coordinador red de recaudo
PERSONAL A CARGO: No Aplica
MISIÓN DEL CARGO: Recaudar el dinero de las diferentes empresas con las
cuales SERVICER LTDA, estableció vinculo comercial.
ASPECTOS TÉCNICOS
FUNCIONES:
Conocer claramente las condiciones contractuales establecidas por los
clientes.
Atender amable y cordialmente a todos los usuarios que ingresan al punto de
pago.
Recibir la(s) factura(s) de los clientes. Tener en cuenta las condiciones
comerciales establecidas por la empresa y así identificar las características de
cada tipo de recaudo en cuanto a valores y fechas.
Sumar el valor total de las facturas.
Verificar al inicio y cierre del día, los dineros entregados como base por la caja
principal.
Controlar, organizar y entregar los desprendibles de
clasificarlos por empresa y entregar al área de sistemas.
pago
recibidos,
Evacuar constantemente los dineros; organizados y debidamente fajados a la
caja principal y mantener el mínimo de efectivo en caja.
Registrar los dineros entregados a caja principal en los formatos de control
de recaudo.
Organizar los sellos con las fechas de cada día.
Ingresar al sistema de cada empresa cliente los pagos recibidos.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 20 de 29
MANUAL
Y CARGOS
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN: Bachiller.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Nociones básicas de sistema
y habilidades numéricas, Manejo aplicativos de cobro, manejo de caja.
EXPERIENCIA: 6 meses o no requerida.
HABILIDADES: Comunicación cortez y efectiva,Trabajo en equipo,
Concentración, Pensamiento creativo, Agilidad Mental, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Discreción, Destreza de conteo, exactitud
y rapidez, Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y Organización,
Orientación, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Confidencialidad,
Servicio
al
Cliente.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 21 de 29
MANUAL
Y CARGOS
9. AUXILIAR DE SISTEMAS
JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudos
MISIÓN DEL CARGO: Procesar la información que se genere por los pagos
en la red de recaudo.
FUNCIONES:
Preparar informe OPEN (sistema en línea).
Preparar, revisar y enviar gestiones de recaudo del día anterior.
Organización sistémica y cronológica
clientes (empresas).
de la información de cada uno de los
Recibir la información de los diferentes puntos de pago (otras zonas) en
medio magnético y físico para así evidenciar la gestión ante el cliente;
procesar esta información de los puntos que no tienen sistema o lector de
barras, esto se debe hacer a primera hora para enviar el consolidado.
Realizar revisión de los cupones de pago entregados por los cajeros,
ingresarlos al sistema a través del lector de código de barras.
Generar un informe consolidado con el valor de dinero recaudado.
Generar duplicado de los cupones y ajuntarlos en el informe.
Verificar que la información ingresada sea confiable y veraz.
Enviar a los clientes el archivo consolidado, correo electrónico y cupones
físicos.
Enviar a cada empresa la información procesada en el formato de Entrega de
Recaudo.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 22 de 29
MANUAL
Y CARGOS
EDUCACIÓN: Técnico o Tecnólogo en sistemas.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo aplicativo de cobro,
manejo Internet.
EXPERIENCIA: 1 año
HABILIDADES: Comunicación efectiva, Trabajo en equipo, Toma de
decisiones, Pensamiento creativo, Disposición de aprendizaje, Manejo de la
información, Adaptabilidad, Vitalidad, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación, Innovación, Servicio, Trabajo bajo presión, Calidad integral,
Sentido de pertenencia.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 23 de 29
MANUAL
Y CARGOS
10. AUXILIAR DE RECAUDO
JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudo
MISIÓN DEL CARGO: transportar correspondencia
FUNCIONES:
Hacer consignaciones.
Recolectar dinero de puntos de recaudo.
Recolectar información de los puntos de recaudo.
Transporte de correspondencia e implementos de oficina.
Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato,
otras labores que le sean asignadas.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, habilidades numéricas
EXPERIENCIA: 6 meses
HABILIDADES: Comunicación efectiva, Relaciones interpersonal, Trabajo en
equipo, Pensamiento creativo, Receptividad, Disposición de aprendizaje,
Manejo de la información, Disciplina, Adaptabilidad, perseverancia, vitalidad,
Tolerancia, Obtención de resultados, seguir instrucciones orales y escritas,
Trabajo bajo presión, Calidad integral, Sentido
de pertenencia,
Confidencialidad.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 24 de 29
MANUAL
Y CARGOS
11. COORDINADOR DE RED DE RECAUDO
JEFE INMEDIATO: Gerente Comercial y Administrativo.
PERSONAL A CARGO: Cajero principal, Cajeros Auxiliares, Auxiliar de
Sistemas, Auxiliar de Recaudo.
MISIÓN DEL CARGO: Coordinar la labor de recaudo en todos los puntos que
estén a su cargo.
FUNCIONES:
Velar por el cumplimiento y aplicación de todas las normas y procesos de la
empresa.
Coordinar el proceso de recaudo en su área de trabajo.
Gestionar el suministro de personal necesario para la labor de recaudo diario.
Velar por el cumplimiento en el reporte diario de recaudo a cada uno de los
clientes; esta información debe ser oportuna tal como se establece en el
contrato de recaudo.
Realizar conciliaciones del recaudo diario, donde todos los depósitos de
dineros sean consignados a las cuentas respectivas de cada cliente coherente
siempre con la información recepcionada y procesada.
Hacer seguimiento diario al reporte de la información que se envía por correo
electrónico al cliente, Verificando siempre que sea oportuna y coherente con
la información física procesada para que no se presenten diferencias.
Identificar los posibles fraudes que se puedan presentar en el proceso y
establecer estrategias que ayuden a eliminarlos.
Trabajar en coordinación con el Gerente Comercial y Administrativo y
Supervisor para tener total control y seguimiento de todos los procesos de
recaudo en nuestros puntos.
Cumplir con los informes exigidos por la gerencia en las fechas estipuladas.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 25 de 29
MANUAL
Y CARGOS
Hacer constante seguimiento a los descuadres (faltantes, sobrantes y
reclamos) que se puedan generar en los arqueos diarios.
Reportar al área administrativa las novedades que surjan con el personal al
área administrativa.
Velar por el buen manejo de los equipos de trabajo en todos nuestros puntos
de pago y atención al cliente.
Mantener constante comunicación con todos los colaboradores de nuestros
puntos de pago y atención al cliente.
Velar por que todos los puntos tengan las herramientas de trabajo necesarias
para el desarrollo de las actividades diarias y cuenten con la dotación de
útiles de aseo.
Hacer visitas sorpresivas aleatorias en todos los puntos de pago.
Auditar todos los arqueos hechos a los cajeros principales.
EDUCACIÓN: Técnico o Tecnólogo.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Manejo office, Manejo de
caja.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 26 de 29
MANUAL
Y CARGOS
12. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y de Recursos.
MISIÓN DEL CARGO: Contribuir a la conservación de la excelente imagen de
las instalaciones de la empresa.
FUNCIONES:
Mantener limpio las instalaciones de las oficinas de Servicer.
Colaborar con la mensajería en las oficinas de la empresa.
Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato,
otras labores que le sean asignadas.
EDUCACIÓN: Primaria.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008.
HABILIDADES: Trabajo en equipo, Disposición de aprendizaje, Manejo de la
información, vitalidad, Tolerancia, Calidad integral, Sentido de pertenencia,
confidencialidad.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 27 de 29
MANUAL
Y CARGOS
13. AUXLIAR ADMINISTRATIVO
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y de Recursos.
MISIÓN DEL CARGO: Apoyar al desarrollo efectivo de las actividades
administrativas de la empresa.
FUNCIONES:
Administración, asignación y verificación de recursos técnicos y
económicos de la empresa.
Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe
inmediato, otras labores que le sean asignadas.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Fundamentos contables.
en equipo, Toma de decisiones, Discreción, Pensamiento creativo, Disposición
de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad, perseverancia,
vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa, control, Planeación y
integral, Sentido de pertenencia, transparencia.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 28 de 29
MANUAL
Y CARGOS
14. AUXILIAR DE SOPORTE TECNICO
JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudos
MISIÓN DEL CARGO: Brindar soporte técnico a todas las areas de la
empresa, garantizando el aprovechamiento de la vida útil y la tecnología que
se encuentra a disposición.
FUNCIONES:
Realizar programación de mantenimiento preventivo de todos los equipos de
la empresa.
Ejecutar mantenimiento preventivo según programación establecida.
Atender cualquier necesidad que se presente en los equipos tecnológicos que
impidan obstaculicen el buen funcionamiento de los equipos.
EDUCACIÓN: Tecnólogo en sistemas y/o estudiante cursante del ciclo
profesional.
FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo aplicativos de cobro,
manejo Internet.
EXPERIENCIA: 1 año
integral, Sentido de pertenencia, proactivo.
CÓDIGO: S-M-03
FECHA: 08/09/2010
VERSIÓN: 03
PÁGINA 29 de 29
MANUAL
Y CARGOS
15. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
00
01
02
FECHA
DE CAMBIO REALIZADO
ACTUALIZACIÓN
09/10/2009
Se modificó el cargo de Auxiliar
Contable
a
Auxiliar
Contable
y
Administrativo,
adecuando
sus
funciones, puesto a que se creó la
necesidad de contar con una persona
de
apoyo
en
las
actividades
administrativas de la empresa.
Se adecuó estructura organizacional
con el cargo de Auxiliar Contable y
administrativo.
El cargo Asistente Administrativo, fue
adaptado como jefe inmediato de
Auxiliar Contable y Administrativo.
17/02/2010
Se ajustaron las habilidades del
personal, según las establecidas en la
evaluación de desempeño y se agregó
la formación necesaria para desarrollar
las funciones de cada cargo.
Se cambio estructura organizacional.
08/09/2010
Reestructuración
de
organigrama,
según lo establecido en último comité
de calidad.
Asignación de nombres de cargos del
organigrama.
Eliminación del cargo de Subgerente
Administrativo y Operativo.
Creación de descripción del cargo de
Auxiliar Administrativo.
REVISÓ:
APROBÓ:
Aledys Anaya Padilla
Jefe Administrativo y de Recursos
Soffi Santis Martínez
Gerente Administrativo y
Comercial

manual de responsabilidad, perfiles y cargos

Transcripción

Documentos relacionados

Últimos días para registrarse a Saber Pro y Saber TyT

Perfiles U Pequeños

escala noviembre 2016

Declaración Jurada de Cargos y/u Horas Cátedras (Ley 4973 y

renuncia por causas particulares

Nombre: Bonifacio Matías Javier Cargo: Director Rastro Municipal