Procedimiento para las Cancelaciones y/o Devoluciones de las

Transcripción

Subdirección General de Tecnologías
Gerencia de Procesos RUV
Clave PRO 009 V.1
HOJA 1 de 9
Procedimiento para las Cancelaciones y/o
Devoluciones de las Órdenes de Verificación
Contenido
Objetivo…………………………………………………………………………………………………………….……. 2
Alcance…………………………………………………………………………………………………………………… 2
Especificaciones………………………………………..……………………………………………………………… 3
Criterios de validación………………………………..……………………………………………………………… 5
Fuera del Sistema RUV este documento es una copia no controlada
Fecha elaboración
15 de febrero 2010
Clave PRO 009 V.1
HOJA 2 de 9
Contenido
Objetivo……………………………………………………………………………………………………...2
Alcance……………………………………………………………………………………………………....2
Definiciones………………………………………………………………………………………………....2
Políticas del Procedimiento……………………………………………………………………………....3
Control de Cambios……………………………………………………………………………………......4
Especificaciones…………………………………………………………………………………………....5
Fecha elaboración
15 de febrero 2010
Clave PRO 009 V.1
HOJA 3 de 9
Objetivo
Establecer el procedimiento que instrumente en el Registro Único de Vivienda (RUV) la Cancelación de las Órdenes de Verificación y en su
caso, de las devoluciones económicas de los remanentes.
Alcance
Aplicación obligatoria para las empresas Oferentes, Verificadoras y para el personal de las gerencias de Proceos y Sistemas RUV y la Gcia.
de Contabilidad General.
Definiciones
ONAVI
Organismo de vivienda con cobertura de atención en el territorio nacional, que tiene por objeto otorgar financiamiento y créditos, en apoyo de
la producción, adquisición de viviendas, mejoramientos habitacionales y pago de pasivos, tal es el caso del INFONAVIT, del FOVISSSTE, del
FONHAPO, de la SHF y de la CONAVI.
Orden de verificación
Viviendas seleccionadas de una oferta, para que se realice la verificación.
Sistema RUV
Ventanilla única del Registro Único de Vivienda, que permite el registro electrónico de empresas oferentes y verificadoras de obra así como
de la oferta de vivienda y sus avances de obra en una base de datos centralizada
Fecha elaboración
15 de febrero 2010
Clave PRO 009 V.1
HOJA 4 de 9
Políticas del Procedimiento
1. Las solicitudes de cancelación y en su caso, devolución de remanentes, deberán presentarse a la Gerencia de Procesos
RYV, en papel membretado de la empresa, suscrito por el representante legal de la misma, quien debe ser acreditado
previamente en el registro de empresas del RUV,
2. La carta deberá contener al menos la siguiente información:
a. Datos del representante legal y datos del poder que lo acredite como tal.
b. Datos del número de la oferta y de la OV que desea cancelar.
c. Número de la línea de captura que aparece en la ficha con la que realizo el pago de la OV
d. Registro Federal de Contribuyentes de la empresa y del representante legal
e. Número de Registro de la Empresa
f. Nombre del Beneficiario de la cuenta
g. Número de cuenta en donde se depositarán los recursos al oferente.
h. Nombre del banco que administra la cuenta
i. Clabe bancaria
j. Número de acreedor SAP
k. Fecha de inicio y termino de la OV conforme al periodo solicitado.
l. Avance real de la obra al momento de hacer la solicitud de cancelación conciliado con el verificador
correspondiente.
m. Número de viviendas con 100% de avance y en su caso viviendas con habitabilidad.
3. Anexar a la solicitud, copia del recibo o ficha de pago de la Orden de Verificación con sello y línea de captura legible del
Banco, copia de identificación del representante legal
4. Todas las notificaciones que se deriven de este procedimiento, se emitirán en forma electrónica por los responsables de
la operación del Sistema RUV, a los correos electrónicos que se dieron de alta en el registro de empresas, sin embargo,
será responsabilidad de las empresas consultar sus procesos y trámites directamente en el Sistema RUV.
5. La cancelación de la orden de verificación procederá cuando:
a. Se presente la carta conforme lo señalado en el presente documento
b. Se presenten los anexos solicitados
c. El total de las viviendas no cuenten con un proceso de crédito
d. Se presente la solicitud al menos 2 meses previos a la conclusión del periodo solicitado por el oferente en el
momento de la generación de la orden de verificación
Fecha elaboración
15 de febrero 2010
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HOJA 5 de 9
e. No se cuente con alguna marca de habitabilidad, o bien se haya iniciado un proceso de avaluó por haber
alcanzado el 80% de avance de alguna vivienda
f. La validación de la información de la solicitud de cancelación nos confirme que no se tiene algún error en dicha
solicitud
6. En caso de proceder la devolución de algún recurso, procederá por periodos completos,
7. Para las solicitudes de devolución de recursos que se presenten 13 días antes de la conclusión de la fecha de cada
periodo, se considerará para el siguiente periodo,
8. Niveles de servicio (días hábiles)
a. 5 días para validar la información de la solicitud y dar resultado al interesado
b. 3 días para cancelar en sistemas la orden de verificación (En caso de proceder la cancelación)
c. 5 días para la devolución de los recursos (a partir de contar con la ficha de pago original)
9. Si el saldo es menor a $ 500.00 no procede la devolución.
10. Si el saldo es mayor a $ 500.00 y menor a $5,000.00, se le retienen $500.00 por concepto de operación de Verificación
11. Si el saldo es mayor a $ 5,000.00 y menor a $50,000.00, se le retienen el 10% del monto a devolver por concepto de
operación de Verificación
12. Si el saldo es mayor a $ 50,000.00 se le retienen $5.000.00 por concepto de operación de Verificación
Debe existir una política en la cual se establezca que una vez que la vivienda haya sido dado de baja del proceso de verificación
no podrá ser candidato a que se otorgue un crédito INFONAVIT ni como vivienda nueva ni como usada y establecer los
controles necesarios en los sistemas para que no suceda.
Control de Cambios.
No aplica, por ser primera versión
Diagrama.
Fecha elaboración
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HOJA 6 de 9
Especificaciones
[No Act
No
Tarea
Área/
Puesto
Entrada
Actividad/Tarea
Formatos
Registros
I
Solicitud de cancelación de la orden de verificación
Oferente
1.
Seguimiento a los
procesos RUV
Solicitud de
Cancelación de
las Ordenes de
Verificación
Solicita cancelación de la orden de verificación y en su caso devolución de
recursos remanentes
Valida la información de la solicitud:







2.
Nombre del representante legal vigente
Datos del representante legal
Datos correctos del oferente dueño de la orden de verificación
Estatus de las viviendas
Línea de captura pagada y que corresponda a la orden de
verificación,
Fechas de la orden de verificación
Fecha de presentación de la carta de solicitud menor a 2 meses
previos al vencimiento del periodo de la orden de verificación
¿Todo corresponde conforme a políticas?
Si continua tarea 3
No, notifica al oferente vía correo electrónico las razones de porque no
procede y (fin del proceso)
¿Existen viviendas vinculadas a un proceso de crédito?
Si. notifica al oferente vía correo electrónica, las razones de porque no
procede (fin del proceso)
No. Continúa procedimiento
3.
Seguimiento a los
Valida que las viviendas de la Orden de verificación, no esten vinculadas a Formato ¿??
un proceso de crédito.
Fecha elaboración
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HOJA 7 de 9
[No Act
No
Tarea
Área/
Puesto
Entrada
Actividad/Tarea
Formatos
Registros
procesos RUV
¿Existen viviendas vinculadas a un proceso de crédito?
Si. Notifica al oferente vía correo electrónica, las razones de porque no
procede (fin del proceso)
No. Continúa procedimiento
4.
Seguimiento a los
procesos RUV
Solicita a Sistemas RUV, la cancelación de la Orden de Verificación.
Sistemas RUV
Cambia el estatus de la orden de verificación a cancelada, libera el total de
las viviendas para dejarlas disponibles para una nueva orden de verificación
y notifica el área de Seguimiento a los procesos RUV cuando se ejecuto, en
caso de no proceder, notifica la razón, ambas notificacións vía correo
electronico
Seguimiento a los
procesos RUV
¿Procedió la cancelación de la orden de verificación?
5.
6.
Si. Continúa procedimiento
No. notifica a información y estadísticas RUV la no procedencia y al oferente
vía correo electrónica, para las aclaraciones correspondientes y regresa a la
tarea 1
7.
Seguimiento a los
procesos RUV
Informa a
 Oferente.- Cancelación de orden de verificación
 ONAVIS.- Cancelación de la orden de verificación
 Información y Estadisticas RUV
8.
Oferente/ONAVI
Recibe notificación de la cancelación de la Verificación de las viviendas
Devolución de recursos
9.
Información y
Estadísticas
Valida
 En SAP la referencia de pago, y la existencia de recursos
remanentes
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HOJA 8 de 9
[No Act
No
Tarea
Área/
Puesto
Entrada
Actividad/Tarea

Formatos
Registros
Número de Periodos pagados al verificador y pendientes hasta
periodo concurrente al momento de la validación del remanente
Determina en forma manual el monto a finiquitar a verificador
Determina en forma manual el monto a devolver a oferente
Guarda información en control correspondiente
Realiza el cálculo de los gastos de operación que se le descontarán
al oferente por motivo de la cancelación de la Orden de Verificación.
Notifica al verificador y al oferente el saldo por liquidar y en su caso
la devolución correspondiente, informandoles que tienen 3 días para
cualquier aclaración, en caso contrario procederá a solicitar la
dispersión de recursos





¿Existe alguna aclaración sobre el monto a liquidar y el monto a devolver en
el periodo de tres días por parte del oferente o del verificador?
10.
No. Continua procedimiento
Si.- Se analiza la aclaración y en caso de proceder se realizan los ajustes
correspondientes y regresa a la tarea 8,
Información y
11. Estadísticas
12.
Contabilidad
General
Contabilidad
General
13.
Envía solicitud de dispersión de recursos, señalando el monto y los
beneficiarios de cada uno de los recursos asi como la cuenta a la que se
afectará


Valida que la solicitud se encuentre completa
Confirma la existencia de recursos
Información de la solicitud y existencia de recurso correcta?
Si, Continua procedimiento
No Notifica al área de Información y Estadística RUV la improcedencia para
su aclaración., regresa a tarea 9
Fecha elaboración
15 de febrero 2010
Clave PRO 009 V.1
HOJA 9 de 9
[No Act
No
Tarea
Área/
Puesto
14.
Contabilidad
General


Realiza dispersión de recursos
Informa a la tesorería la procedencia
Tesorería



Deposita devolución de recursos a oferente
Deposita finiquito a verificado
Notifica a Información y estadísticas RUV
15.
16.
17.
Información y
Estadísticas
Entrada
Actividad/Tarea
Formatos
Registros
Valida el cierre de la cuenta
Informa a Oferente/Verificador del fin de actividades
Fin proceso
Fecha elaboración
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