Guía para la preparación de un esquema preliminar de proyecto

Guía para la preparación de un esquema preliminar de proyecto

OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO
Guía para la preparación de un esquema
preliminar de proyecto para el
financiamiento multilateral
Unidad de Evaluación (PROG/EVAL)
Oficina de Programación y Gestión
Diciembre de 1997
Esquema Preliminar de Proyecto
(SPROUT)
Introducción
1. Antecedentes y justificación
o
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o
o
o
o
o
o
o
o
contexto socioeconómico
identificación del problema central
análisis y planificación de las cuestiones relacionadas con el género de
las personas
definición de estrategia
caracterización de la población beneficiaria
descripción de los principales actores
consultas tripartitas
marco institucional
vínculos con las normas internacionales del trabajo
implicaciones para el medio ambiente
2. Objetivos
2.1.Objetivo de desarrollo
2.2.Objetivo inmediato
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Indicadores de logro
Lista de productos principales
Lista de actividades principales
Presentación de los componentes principales
Lista de los insumos principales
Seguimiento, evaluación e informes
Estimación preliminar del presupuesto
Observaciones finales
Anexo
Notas explicativas a la estimación preliminar del presupuesto
Introducción
Durante los últimos años se ha pedido a las unidades técnicas de la sede y a las oficinas
de la OIT fuera de la sede, que presenten ideas de proyecto en la forma de un esquema
preliminar de proyecto («SPROUT»). El formato original del esquema de proyecto ha
sido modificado como resultado de la experiencia adquirida en su aplicación y de los
avances en otros organismos involucrados en la concepción y evaluación de proyectos.
El siguiente es el formato revisado.
El objetivo de un esquema preliminar de proyecto es doble:
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primeramente, es un instrumento para la elaboración de una propuesta de
proyecto, preferentemente en consulta con actores en los países receptores, que
sirve de base para la discusión en estos países acerca de la posible puesta en
marcha del proyecto;
en segundo lugar, la presentación de una propuesta de proyecto a una agencia
financiadora, en la forma de un esquema preliminar de proyecto, sirve para
determinar si ésta tiene interés en financiarlo. Normalmente, una agencia
financiadora no aprobará oficialmente un proyecto hasta que se haya presentado
un documento de proyecto completo.
Un esquema preliminar de proyecto debe ser conciso y breve (se sugiere una extensión
de alrededor de cinco páginas). El mismo consta de los siguientes componentes
esenciales del proyecto:
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antecedentes y justificación incluyendo una descripción del(los) problema(s)
identificado(s), el análisis y planificación de las cuestiones relacionadas con el
género de las personas, la estrategia del proyecto para encarar el(los)
problema(s), la población beneficiaria, los principales actores del proyecto y el
marco institucional para la puesta en marcha del proyecto;
objetivos inmediatos y de desarrollo;
indicadores de logro (descripción de la situación esperada al final del proyecto);
principales productos;
principales actividades;
principales insumos;
seguimiento, evaluación e informes (mención de las reglas vigentes);
estimación preliminar del presupuesto.
Las principales diferencias entre un documento de proyecto completo y el esquema
resumido de proyecto son que aquél contiene capítulos separados y más detallados
sobre:
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la población beneficiaria y el marco institucional;
los indicadores de logro para cada uno de los objetivos inmediatos;
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los supuestos en cuanto al papel de los factores externos;
el seguimiento, la evaluación y los informes (descripción detallada de las
disposiciones tomadas);
las condiciones previas, y
el presupuesto aprobado por la Unidad de Presupuesto para la Cooperación
Técnica de la OIT (BUD/CT) o por un director de una oficina exterior de la OIT
al que se le haya delegado autoridad financiera para aprobar presupuestos.
No es obligatorio incluir estos elementos como capítulos separados en un esquema
preliminar de proyecto. Sin embargo, pueden ser incluidos en esa forma en caso de que
el responsable del diseño del proyecto lo estime necesario.
Se expone a continuación la descripción de los capítulos o secciones que forman parte
de un esquema preliminar de proyecto [1] . Al texto completo se antepone, al igual que en
el caso de un documento de proyecto, una portada según el modelo siguiente.
Organización Internacional del Trabajo (OIT)
Programa Multibilateral de Cooperación Técnica
Esquema Resumido de Proyecto
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Número del proyecto:
Título del proyecto:
Duración aproximada:
Fecha de iniciación (indicativa):
Cobertura geográfica:
Sede del proyecto:
Idioma del proyecto:
Organismo de ejecución:
Agentes asociados a la ejecución:
Organismo gubernamental responsable:
Otros organismos asociados con el proyecto:
Contribución de la fuente de financiación externa:
Contribución nacional:
Fecha de preparación: (En casos de subsiguientes revisiones, sírvase indicarlas
en la forma siguiente: Revisión 1 (fecha), Revisión 2 (fecha), etc.)
Un esquema preliminar de proyecto debe tener la estructura que se describe a
continuación.
1.
Antecedentes y justificación
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Descríbase el contexto socioeconómico que da origen al proyecto y/o en el que
el proyecto se implantará.
Identifíquense y defínanse los problemas que serán encarados por el proyecto
en términos concretos y específicos. Determínese si se dispone de suficientes
datos e indíquese si se ha emprendido un análisis de las necesidades;
descríbanse los principales resultados de investigaciones afines anteriores y/o de
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estudios de necesidades, así como la naturaleza y el alcance de toda carencia
importante de información.
Descríbanse las intervenciones previas y en curso, los proyectos o las
actividades emprendidas por la OIT y/u otros organismos que han tratado o
tratan el mismo problema o parte de él y menciónense las enseñanzas extraídas.
Si se espera que el proyecto forme parte de un programa mayor, indíquense
cómo estos dos se relacionarán y cooperarán entre sí. En particular, indíquese
cómo el proyecto se integra en el programa mayor y en el diálogo sobre
opciones de política de desarrollo que la OIT pueda estar llevando a cabo con
el(los) país(es) involucrado(s).
Empréndase un «análisis de problema», utilizando los resultados disponibles
de investigaciones previas a fin de identificar los problemas o necesidades
prioritarias, y elabórese una estrategia de proyecto concreta y específica para
abordarlos. Un «análisis de problema» consiste en una identificación completa
de las causas y de los efectos del problema central. Es útil establecer una
jerarquía de los problemas para desarrollar una estrategia global, es decir qué
tipo de intervención del proyecto puede ser más apropiada para resolver los
diversos aspectos del problema. Con el fin de determinar los intereses y
necesidades propios de los hombres y las mujeres de los grupos de población
afectados por los problemas considerados, habría también que proceder al
análisis y planificación de las cuestiones de género de las personas. Se deberá
establecer un cuadro claro de la situación anterior al comienzo del proyecto,
incluyendo una descripción de la estrategia del proyecto para resolver o aliviar
los problemas identificados.
Determínense y descríbanse las principales características (demográficas,
socioeconómicas, ocupacionales, etc.) de la población beneficiaria y sus
subgrupos en función de la edad, del sexo y de los orígenes étnicos y sociales.
Indíquese cómo el proyecto garantizará que los beneficios que resulten del
proyecto alcanzarán a los(as) beneficiarios(as) previstos(as) y, si fuera necesario,
diferénciense las intervenciones del proyecto de acuerdo con las diversas
condiciones socioeconómicas y las necesidades de la población beneficiaria, en
particular, entre hombres y mujeres. Si se usan datos estadísticos, asegúrese que
éstos estén desagregados, por sexo, edad, ingreso y grupos étnicos, según el
caso.
Examínese si se necesitan actividades preparatorias, tales como investigaciones
primarias (por ejemplo, encuestas de base) antes de que se pueda efectuar la
formulación final del documento de proyecto, e indíquese claramente en el
esquema preliminar de proyecto si estas actividades formarán parte del proyecto
propuesto (por ejemplo, como primera fase) o si serán emprendidas y
financiadas en forma separada y con anterioridad al inicio del proyecto
propuesto.
Indíquese si el proyecto es de apoyo directo o de desarrollo institucional o si
combina ambos elementos. Descríbase a los principales actores que participarán
en la realización del proyecto y su capacidad (puntos fuertes y débiles). En los
proyectos de apoyo directo, los principales actores serán los(as) beneficiarios(as)
previstos(as) y las organizaciones que los representan. En los proyectos de
desarrollo institucional, los principales actores serán los miembros del personal
de la(s) institución(es) que se trata de desarrollar o fortalecer; éstos últimos son
los denominados destinatarios(as) directos(as). En los proyectos de desarrollo
institucional, habrá que precisar quiénes son los beneficiarios previstos, ya se
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trate de los miembros de la institución u organización o de los usuarios de ésta,
que se beneficiarán con el mejoramiento de los servicios suministrados.
Descríbase hasta qué punto los actores del proyecto, particularmente los(as)
beneficiarios(as) previstos(as) y/o los(as) destinatarios(as) directos(as) han sido
involucrados(as) en la identificación de problemas y necesidades, así como en la
elaboración de la estrategia del proyecto; en todo caso se deberán realizar
consultas apropiadas entre los actores del proyecto antes de la eventual
aprobación y ejecución del mismo. Esto es indispensable para que todas las
partes interesadas participen efectivamente en el proyecto y asuman sus
responsabilidades. Las organizaciones de empleadores y de trabajadores
pertinentes deberán ser asociadas también al proceso de consultas.
Un proyecto trabajará a menudo con varios actores, incluyendo los diversos
grupos de beneficiarios(as) previstos(as) y/o destinatarios(as) directos(as), otros
organismos gubernamentales y/o ONG, y otros organismos financiadores
asociados con el proyecto. Es importante establecer un mecanismo de
coordinación y definir las funciones y las responsabilidades de los diferentes
actores para asegurar una ejecución ágil del proyecto y la coordinación eficiente
de las actividades de éste. Esto se denomina el marco institucional.
Descríbase el vínculo del proyecto con las normas internacionales del trabajo
(NIT):
o exprésese si el país o los países receptores han ratificado los convenios
de la OIT relativos a los derechos humanos fundamentales así como a las
cuestiones técnicas consideradas;
o asegúrese que el proyecto esté conforme con las disposiciones contenidas
en estas NIT;
o considérese si el proyecto puede tener una dimensión NIT, es decir, en la
medida de lo posible, los proyectos deberían contener medidas prácticas
para promover las NIT, por ejemplo, entre otras, a través de una toma de
conciencia suscitada en reuniones/grupos de trabajo, o seminarios o
asesorías técnicas con respecto a la capacidad para ratificar; y, si fuera
apropiado, introdúzcanse los elementos de las NIT que sean pertinentes
en otras partes del esquema preliminar de proyecto (objetivos, productos,
etc.);
o la documentación relativa a este tema, puede obtenerse en el
Departamento de Normas Internacionales del Trabajo de la OIT:
«NIT/CT dimensiones: método operativo»; «Cuadro de las ratificaciones
de los convenios internacionales del trabajo»; «Resúmenes de las normas
internacionales del trabajo»; «Normas internacionales del trabajo para el
desarrollo y la justicia social»; también se encuentran disponibles
listados de computadora referentes a los hechos más recientes relativos a
los convenios por sector o por país (ILOLEX y NATLEX).
Indíquese si el proyecto toma en cuenta, y en qué forma, los factores del medio
ambiente, es decir asegúrese que las intervenciones del proyecto no tengan
inesperadas implicaciones negativas sobre el medio ambiente u omitan
oportunidades para mejorarlo. Si fuera necesario, empréndase un análisis de los
posibles efectos positivos o negativos sobre el medio ambiente y descríbanse los
medios por los cuales el proyecto los abordará 2.
Es útil terminar la sección «Antecedentes y justificación» con una descripción
resumida de la estrategia general y los propósitos del proyecto.
2.
Objetivos
2.1. Objetivo de desarrollo
El objetivo de desarrollo describe el contexto amplio y el propósito global para
emprender el proyecto. No puede esperarse que un único proyecto logre la realización
de un objetivo de desarrollo, sino que pueda contribuir a su obtención. La identificación
de este objetivo de nivel superior sirve para determinar la pertinencia política,
económica y social de los objetivos inmediatos y la adecuación del proyecto en relación
con las prioridades de los países receptores y los campos de competencia de la OIT.
Menciónense también explícitamente los objetivos sectoriales o programáticos del
gobierno y/o de las organizaciones de empleadores y de trabajadores a los cuales el
proyecto intenta apoyar. Hágase referencia a las declaraciones o documentos de política
general, que sean pertinentes, incluidos los emitidos por las ONG interesadas (planes de
desarrollo nacional o planes sectoriales, programas específicos o especiales, etc.) que
puedan proporcionar el marco normativo apropiado a las intervenciones propuestas en
el proyecto.
2.2. Objetivo inmediato
El objetivo inmediato es lo que el proyecto propone «lograr»; generalmente se trata de
la situación que se espera que prevalezca al final del proyecto. El contenido de esta
sección debe reflejar las mejoras o cambios que serán atribuibles a la utilización de los
productos del proyecto.
Normalmente el proyecto deberá establecer un número limitado de objetivos
inmediatos. En general, cuantos menos sean mejor. Sin embargo, Esto dependerá de la
definición de los «problemas» que serán abordados y de la «estrategia» que será
adoptada para llegar a las posibles soluciones. Si el proyecto tiene tanto un componente
de desarrollo institucional como uno de apoyo directo, se deberá formular un objetivo
inmediato para cada componente. Si el proyecto se concentra ya sea en desarrollo
institucional, ya sea en apoyo directo, pero contempla intervenciones de proyecto
claramente definidas y diferentes para ambos, estos distintos elementos deben ser
indicados en la descripción de los objetivos inmediatos.
Evítese describir un objetivo inmediato usando verbos tales como «estudiar», «asistir»,
«discutir», «investigar», «estimular», «suscitar la toma de conciencia», etc. Tales verbos
no indican objetivos sino actividades. Hasta donde sea posible, un objetivo inmediato
deberá indicarse en términos cuantificables o verificables. Cuanto mayor sea la
precisión, menor será la necesidad de identificar indicadores de logro. Por ejemplo:
•
En los proyectos de desarrollo institucional, el objetivo inmediato podría ser
formulado así:
«Al final del proyecto la ... (institución, división, unidad, organización de
empleadores o de trabajadores, etc.) habrá sido establecida y será capaz de
proporcionar los siguientes servicios ... o llevar a cabo las siguientes tareas ...
(identificar los principales tipos de servicios que se ofrecen y/o tareas que se
llevarán a cabo) para ... (identificar quiénes serán los usuarios, incluyendo su
edad, sexo y otras características, si fuera apropiado).»
O así:
«Al final del proyecto la ... (institución, división ministerial,
organización de empleadores o de trabajadores, etc.) habrá sido reforzada
y será capaz de proporcionar los siguientes servicios adicionales ...
(indicar los nuevos servicios o tareas) para ... (identificar los usuarios, su
edad, sexo y otras características, si fuera pertinente).»
•
En los proyectos de apoyo directo, el objetivo inmediato podría formularse así:
«Al final del proyecto la producción/venta de bienes o servicios habrán
aumentado de ... a ... (cantidad numérica).»
O así:
«Al final del proyecto la infraestructura establecida será usada por ...
(número, porcentaje de los beneficiarios del proyecto, incluyendo su
edad, sexo y otras características, etc.).»
3.
Indicadores de logro
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•
•
Además de dar una mayor precisión al enunciado de los objetivos inmediatos,
los indicadores de logro proporcionan elementos de prueba verificables para
medir los avances hacia el logro de los objetivos del proyecto. Esta sección
debería comprender una breve descripción de la situación deseada o que se
espera que prevalezca al final del proyecto, que indique, en particular, los
cambios que el proyecto contribuirá a realizar.
Posteriormente, en la etapa en que se formula el documento de proyecto
completo, será necesario definir los indicadores de logro. Con el fin de poder
demostrar los cambios suscitados por el proyecto en el curso de su ejecución,
convendrá que las informaciones referentes a los indicadores de logro sean
recopiladas con regularidad desde el comienzo mismo del proyecto.
Al describir la situación final deseada, convendrá tener en cuenta que un solo
indicador rara vez puede abarcar la totalidad de los cambios propuestos en el
enunciado de los objetivos inmediatos. Por ello, para que la definición de lo que
se espera lograr tenga la precisión necesaria, pueden ser necesarios varios
indicadores.
4.
Lista de productos principales
La palabra clave en el concepto de productos es «producir». Los productos resultan de
las actividades del proyecto.
Nótese que el tipo de producto que el proyecto va a elaborar, depende, en gran parte, del
objetivo inmediato. Enumérense los productos principales que el proyecto va a producir
poniéndolos en relación con el objetivo inmediato específico.
Se deberá ser preciso en definir los productos. Por ejemplo, indíquese el número de los
instructores capacitados de manera desagregada por características pertinentes, tales
como edad y sexo, según sea apropiado.
En proyectos de desarrollo institucional, los productos típicos podrían ser, por ejemplo,
homólogos(as) formados(as), nuevos programas diseñados, informes publicados. En
proyectos de apoyo directo, los productos podrían ser: un cierto número de
oportunidades de empleo creadas; un número de hombres y mujeres capacitados,
programas de crédito establecidos, etc.
5.
Lista de actividades principales
Las actividades principales a enumerarse deberán mostrar cómo los insumos del
proyecto serán transformados en productos, de modo que el lector comprenda las
razones de solicitar recursos específicos.
La lista deberá incluir todas las actividades que son importantes para la elaboración de
los productos principales (incluyendo el trabajo preparatorio, si lo hubiere)
relacionándolas con el(los) objetivos específico(s).
Nótese que la lista de actividades deberá mostrar una secuencia lógica (es decir,
organizar un evento de formación, presupone que las personas que recibirán esa
formación tienen que ser seleccionadas previamente). Deberá también indicarse quiénes
tendrán la responsabilidad principal para llevar a cabo cada actividad.
Organícense las actividades de tal modo que todos los actores involucrados puedan
participar y beneficiarse. Por ejemplo, las mujeres pueden estar impedidas por las
ocupaciones domésticas y sólo estar disponibles a ciertas horas del día.
6.
Presentación de los componentes principales
A fin de asegurar una vinculación apropiada entre los objetivos inmediatos, los
resultados y las actividades, se recomienda presentarlos de la siguiente manera:
Objetivo inmediato 1:
Producto 1.1: ...
Actividad 1.1.1, 1.1.2, etc.
Producto 1.2: ...
Actividad 1.2.1, 1.2.2, etc.
Objetivo inmediato 2:
Producto 2.1: ...
Actividad 2.1.1, 2.1.2, etc.
Puede darse el caso de ciertas actividades, por ejemplo establecer al comienzo del
proyecto un comité asesor, que debe realizarse en beneficio del proyecto como un todo
y que, por consiguiente, tienen incidencia sobre varios objetivos inmediatos y varios
productos. La mención de una actividad de ese tipo no debe repetirse junto a cada uno
de los objetivos inmediatos o los productos correspondientes. Será suficiente indicar
mediante una llamada que esa actividad es necesaria para la elaboración de otros
productos o el logro de otros objetivos inmediatos.
7.
Lista de los insumos principales
Enumérense todos los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas
con el objeto de elaborar los productos del proyecto. Desglósense los recursos
financieros que se estiman según la procedencia de los fondos, es decir contribuciones
por parte de: i) agencia financiadora externa, y ii) país receptor (contribución nacional).
Inclúyanse los recursos que serán necesarios para la evaluación. Indíquese si serán
asignados fondos para trabajos preparatorios. Adjudíquense recursos adecuados por
sexo si el proyecto contiene componentes específicos por género, es decir, personal del
proyecto, viajes, becas, etc.
Asegúrese que se incluya una descripción de cada elemento mencionado en la
estimación preliminar del presupuesto de modo que sea precisada la finalidad de todos
los recursos solicitados.
8.
Seguimiento, evaluación e informes
En esta sección corresponde mencionar los procedimientos vigentes en la OIT: la
preparación de planes de trabajo anuales, de informes de avance semestrales y de
informes de autoevaluación anuales. Las demás especificaciones y, en particular, la
referente a la necesidad de una evaluación independiente, deben ser analizadas y, de ser
apropiado, expuestas al formularse posteriormente el documento de proyecto completo.
9.
Estimación preliminar del presupuesto
El cálculo del presupuesto preliminar, usando los precios y costos estándar aplicables
actualmente, está basado en la lista de los insumos principales necesarios para llevar a
cabo las actividades planeadas más importantes del proyecto. Además, debe incluir una
partida para los gastos de apoyo al programa fijados por las Naciones Unidas. La tasa de
cambio del dólar de los Estados Unidos que es utilizado para la conversión de los gastos
calculados en otras monedas, será la establecida por las Naciones Unidas en la fecha de
preparación de la estimación del presupuesto. Las notas explicativas que se incluyen en
el anexo deberían ser adjuntadas al esquema resumido de proyecto para indicar las
posibles inferencias presupuestarias en la financiación del proyecto. En esta etapa, no se
requiere una autorización formal por parte de la Unidad de Presupuesto para la
Cooperación Técnica de la OIT (BUD/CT).
Observaciones finales
Se deberá verificar que los diversos componentes de la propuesta de proyecto sean
coherentes y estén estructurados correctamente dentro del «marco lógico» esbozado
precedentemente. En otras palabras, convendrá revisar si los componentes del proyecto
están vinculados entre sí teniendo presente la siguiente pregunta ¿si se proporcionan los
insumos solicitados, si se llevan a cabo las actividades previstas y si se obtienen los
productos esperados, se podrán lograr los objetivos inmediatos contribuyendo así a
atender las necesidades o a resolver los problemas considerados?
Anexo
Notas
explicativas
preliminar del presupuesto
a
la
estimación
La Unidad del Presupuesto para la Cooperación Técnica de la OIT (BUT/CT), después
de recibir una reacción favorable al esquema resumido de proyecto, preparará un
presupuesto de proyecto final y detallado al formular el documento de proyecto
completo. El mismo se basará en la información que proporcionen las
unidades/divisiones técnicas y será elaborado de acuerdo con las siguientes pautas:
a. el presupuesto definitivo del proyecto será separado año por año de acuerdo con
el plan de trabajo del proyecto el cual será sólo tentativo en la etapa de
formulación del proyecto (un plan de trabajo detallado sólo puede ser definido
por aquellos responsables de su puesta en marcha);
b. las asignaciones del presupuesto definitivo del proyecto se determinarán según
los componentes del proyecto, las tasas de cambio, los precios y costos estándar
aplicables en la fecha de la firma del documento del proyecto. En particular, es
probable que cambien los siguientes elementos:
o los costos reales de bienes y servicios que serán proporcionados por el
proyecto;
o la escala básica de sueldos de las Naciones Unidas y otros derechos y sus
subsiguientes efectos en los costos pro forma de los expertos de la OIT;
el grado y escalafón del personal del proyecto contratado que será
acordado entre las partes interesadas;
o la tasa de cambio real establecida por las Naciones Unidas;
o los gastos de apoyo al programa fijados por las Naciones Unidas;
c. una previsión para posibles aumentos de costos será estimada para cada año y se
aplicará únicamente si tales aumentos en los costos tienen lugar (esta previsión
no se utilizará para aumentar los insumos del proyecto); actualmente las tasas de
porcentaje para calcular los aumentos de costos son las siguientes:
o
el año corriente: 0 por ciento
el año corriente: +1:
5 por ciento
el año corriente: +2:
10 por ciento
el año corriente: +3:
16 por ciento
el año corriente: +4:
21 por ciento
el año corriente: +5:
27 por ciento
el año corriente: +6:
34 por ciento
el año corriente: +7:
41 por ciento
[1]
En
PROG/EVAL
pueden
obtenerse
informaciones suplementarias sobre el contenido, la
formulación y la aplicación de los diversos
elementos que componen un proyecto. Véase:
Diseño, seguimiento y evaluación de programas y
proyectos de cooperación técnica. Manual de
capacitación, OIT, Ginebra 1996.
2
De necesitar asistencia o información en relación
con este elemento, sírvase dirigirse al Sr. Obadía,
SEC/HYG, ([email protected]) encargado en la
OIT de la coordinación de las cuestiones de medio
ambiente.