1.- PROPÓSITO: Recibir y verificar la requisición elaborada por el

1.- PROPÓSITO: Recibir y verificar la requisición elaborada por el

Clave
PCBM01
Revisión
7
Recepción y Verificación de la Requisición
Fecha
09/09/14
Página
1 de 2
Revisado por:
Aprobado por:
Emilia Ibarra García
María Magdalena González
Directora de Adquisiciones y
Agramón
Patrimonio
Coordinadora del SGC
1.- PROPÓSITO:
Recibir y verificar la requisición elaborada por el cliente.
2.- ALCANCE:
Compras de bienes y materiales.
3.- REFERENCIAS:
ITCBM01 Solicitud de Cotización.
4.- DEFINICIONES:
Requisición: Documento oficial de la Universidad de Sonora con el
cual se tramita la adquisición de bienes y materiales, describiendo en
ella las especificaciones técnicas que deben cumplir los artículos
solicitados mediante sistema o en forma manual (con recursos que
presupuestalmente no están integrados al sistema).
SIIA: Sistema Integral de Información Administrativa.
Cliente: Académicos, Administrativos responsables del ejercicio
presupuestal y usuario del bien o material.
5.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
5.1 El Coordinador de adquisiciones recibe la requisición de compra en los formatos
PCBM01/A "requisición de Compra del SIIA" o PCBM01/B "requisición de Compra
Manual", que elabora el Cliente de acuerdo al anexo PCBM01/C "Elaboración de
Requisición". Si recibe la requisición vía red se ingresa al Módulo de Compras del
SIIA; si la recibe en forma manual revisa la información que debe contener la
requisición.
5.2 El Coordinador de adquisiciones verifica los requisitos que debe reunir la requisición
de compra, los cuales son:
a) Número de requisición
b) Fecha de recepción
c) Nombre del Departamento
d) Nombre del solicitante
e) Cantidad de bienes o materiales a adquirir
f) Lugar donde se ubicará el bien
g) Nombre del responsable del bien
h) Observaciones, debe de considerar los comentarios que el Cliente haya registrado
en la requisición.
Además debe:
a) Revisar el apartado presupuestal. En caso de que el apartado resulte insuficiente
para realizar la compra se devuelve al Cliente para que de considerarlo pertinente
incremente el importe apartado, en caso contrario no se continúa con el trámite de la
Clave
PCBM01
Revisión
7
Recepción y Verificación de la Requisición
Fecha
09/09/14
Página
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Revisado por:
Aprobado por:
Emilia Ibarra García
María Magdalena González
Directora de Adquisiciones y
Agramón
Patrimonio
Coordinadora del SGC
compra.
b) Verificar que la cuenta corresponda al bien que se pretende adquirir con base en
el Manual para la Formulación e Integración del Presupuesto, en caso contrario se
devuelve al Cliente para que modifique la cuenta presupuestal.
c) Identificar el tipo de artículo bien o material y verificar las especificaciones técnicas
del mismo. En caso de que la requisición incluya bienes y materiales, debe verificarse
que las cuentas utilizadas correspondan al tipo de artículo solicitado.
d) Confirmar con el Cliente el tipo de cambio en el que se adquirió el dólar y a la vez
solicitarle que envíe el escrito que lo acredita.
Cuando la requisición no cumpla con algún requisito necesario para continuar con el
trámite, se devuelve la requisición indicando el motivo. Una vez que se modifica por
el Cliente, debe reenviar la requisición, si es el caso.
5.3 Si cumple con los requisitos, el Coordinador de adquisiciones envía la requisición a
solicitud de cotización de acuerdo a la “Solicitud de Cotización” (ITCBM01) y asigna
al Analista de adquisiciones que se hará cargo de la captura del pedido.
5.4 El Subdirector de adquisiciones y el Coordinador de adquisiciones realizan el análisis
de la documentación, determinando las requisiciones que se comprarán en forma
directa, asignándose la requisición al Analista de adquisiciones para la elaboración
del Pedido de Compra.
5.5 Las requisiciones que no se tramitaron en forma directa se someten a consideración
del Director de adquisiciones y patrimonio, quien determina el envío de las
requisiciones de compra al Subdirector de licitaciones y contratos para que defina el
proceso de contratación.
6.- ANEXOS
PCBM01/A: Requisición de Compra del SIIA
PCBM01/B: Requisición de Compra Manual
PCBM01/C: Elaboración de Requisición
7.- HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisión
No.
Fecha
7
09/09/2014
Elaborado/ Modificado
por
Patricia Guerrero
Figueroa
Subdirectora de
Adquisiciones
Descripción del cambio
Se modifican redacción del procedimiento en los
puntos 5.3, 5.4 y 5.5.