Descripción del Software Control Comercial

Descripción del Software Control Comercial

Descripción del Software Control Comercial
Todos los derechos reservados Job Sistemas S de RL MI
Enfoque y Descripción del producto
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El software Control Comercial está dirigido a clientes exigentes, que desean tener controlado su inventario, sus
ventas, su facturación, los pagos a proveedores, y la cobranza a sus clientes
Está dirigida a empresas comerciales que realizan ventas de productos o servicios (los servicios no se
inventarían); las ventas se realizan a clientes recurrentes la mayoría de los casos, aunque pueden realizarse
ventas a público en general
Ejemplos de empresas utilizando este software son distribuidores de productos, proveedoras de materiales e
insumos, entre otras
Fácil integración con impresoras de matriz, a fin de generar facturas, remisiones y/o tickets de venta
Características Generales
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Capacidad de activar o desactivar el control de caja, dependiendo si el pago de las ventas se hace en efectivo
o por cheque
Los inventarios son actualizados al momento de generar la venta, descontando la cantidad de material vendido.
Además, se puede configurar para evitar una venta si no existe material suficiente en inventario del artículo
para cubrir la venta
La selección del producto se realiza por código interno, código de barras o por nombre del producto
Búsqueda especializada del producto a venderse (en caso de que no tenga código) por grupo de producto y
clasificaciones adicionales
Sin límite en la cantidad de productos a dar de alta en el sistema
Los productos pueden ser importados por medio de un archivo Excel, esto es útil cuando el negocio ya cuenta
con un listado de muchos productos y es necesario darlos de alta de una manera rápida y eficiente.
Los productos son identificados por código interno o por código de barras
En caso dado, el sistema puede utilizar múltiples códigos de barras para un mismo producto, como en el caso
de un producto elaborado por diferentes fabricantes
El software distingue productos exentos o no exentos del impuesto IVA.
Al dar de alta un producto gravado con el impuesto IVA, el software distingue si el precio ya incluye el IVA o
bien, si es más IVA
Al finalizar la venta, puede generar una factura, una remisión o un ticket de venta con los artículos vendidos
Las facturas y remisiones son controladas por el módulo de facturación
Control de facturación, indicando si las facturas ya están pagadas, con pagos pendientes, canceladas, o sin
entregar
Relación de compras históricas de los clientes, indicando fechas e importes de los artículos comprados
Listado de clientes con adeudo con la empresa, indicando total a pagar, importe pagado, importe por pagar y
fecha de pago
Varios artículos vendidos y Cantidades Fraccionarias
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De forma predefinida, el software considera una unidad de cada producto al momento de venderse. Sin
embargo, se puede configurar para esperar la cantidad de material vendido, esto siendo múltiples unidades (2,
3, 50, 45, etc.) o unidades fraccionarias
En caso de negocios que venden productos en unidades fraccionarias, el software se adapta a la cantidad de
decimales que su negocio utilice
Si un negocio maneja kilos de cierto producto, la cantidad de decimales que debe utilizar son 3 (por ejemplo
1.250 kgs)
Inventarios de Productos, Compras de material y Ajustes
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Los inventarios mostrados por el software son inventarios reales o hasta ese preciso momento
Las compras de material incrementan el inventario. Pueden ser ligadas a compras a proveedores indicando
número de orden de compra, fechas y costos unitarios de compra.
El inventario de cada producto estará valuado base el sistema de costos promedio
Los ajustes de inventario pueden ser para incrementar o disminuir el inventario
Los inventarios pueden ser importados por medio de un archivo Excel. Esto es, una alta masiva de inventario
por medio de Excel.
Revisión 1.3
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Cotizaciones
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Permite llevar a cabo cotizaciones de los productos seleccionados por el cliente
El software puede mostrar una imagen del producto, a fin de ayudar al cliente a decidir si es el producto que
busca sin tener que traerlo físicamente ante el cliente para verificarlo
Permite realizar una búsqueda especializada del producto, en base al grupo de producto y clasificaciones
adicionales o palabras clave ligadas al producto
Una vez finalizada la cotización, la lista completa de productos cotizados (cantidades y precios) puede pasarse
a la lista de artículos vendidos para agilizar la venta.
Modificaciones a los Precios de Venta
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El supervisor asigna los precios normales de los precios por unidad de medida
En casos especiales, es posible modificar el precio de venta de un producto por una oferta publicada pero cuyo
precio no fue actualizado dentro del sistema. Las modificaciones a los precios de venta son reflejados en el
reporte de supervisión a fin de que el empleado sea auditado
La modificación de precios es una función que puede o no ser activada por el supervisor o dueño del negocio.
Esto es, en base a sus necesidades
Precios Especiales y Descuentos para Clientes
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El software puede operar en base a descuentos globales o por precios especiales en los productos
Cada cliente puede tener un descuento global específico otorgado por el supervisor del negocio. Dicho
descuento se aplica al momento de la venta
En la modalidad de precios especiales en los productos, se aplica un precio al producto en base al volumen de
compra realizado
Funcionamiento en Red, Usuarios y permisos
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El software permite el funcionamiento en red con varias computadoras conectadas. A su vez, puede indicar
cuáles computadoras tienen función de caja y cuáles funciones administrativas solamente
Para manejar la seguridad de la información y evitar cambios de precios u otras situaciones, el software es
multiusuario y cada uno puede tener diferentes permisos o acceso a pantallas específicas
Existen diferentes niveles de usuarios, esto es, con permisos para realizar una u otra operación
Los usuarios con nivel supervisor pueden crear nuevos productos, especificar precios, etc.
Los usuarios con nivel vendedor se enfocan en las ventas de productos nada más
Facturación
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Provee la facilidad de administrar el manejo de facturas por número, fecha y estatus
Al generarse una nueva factura, el software lleva la secuencia de facturas de forma automática
Clasifica las facturas como Generadas, Pagadas, Canceladas, Pago pendiente
Genera reportes de facturas pendientes de pago; permitiendo realizar la cobranza a los clientes de manera fácil
y estructurada
Manual de Operación
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El software incluye un manual de funcionamiento explicando su operación y la forma de configurarlo
El manual incluye imágenes de las pantallas y descripción paso por paso
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Revisión 1.3
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