2 Instalación de GFI Archiver

Transcripción

Guía del administrador
Descubra cómo puede configurar GFI Archiver para que se ajuste a sus requisitos y a su
entorno.
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Versión del documento: 2.3.1
Última actualización (mes/día/año): 09/26/2016
Tabla de contenido
1 Acerca de GFI Archiver
1.1 Funcionamiento de GFI Archiver
1.2 Integración con GFI FaxMaker
1.3 Licencias de GFI Archiver
1.4 Cumplimiento de la legislación
1.5 Términos y convenciones que se usan en esta guía
2.1 Antes de la instalación
2.2 Requisitos del sistema
2.2.1 Requisitos de software
2.2.2 Requisitos de hardware
2.2.3 Conexiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver
2.2.4 Exclusión de carpetas de la exploración antivirus
2.2.5 Configuración de base de datos
2.2.6 Configuración de ASP.NET®
2.2.7 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2008 R2 o en una versión posterior
2.2.8 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2012
2.2.9 Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2
2.3 ¿Dónde se debe instalar GFI Archiver?
2.4 Cómo configurar un buzón de correo de registro en diario en el servidor de correo
2.5 Integración con Microsoft® Office 365
2.6 Elección y preparación de una base de datos
2.6.1 Elección del tipo de base de datos
2.6.2 Uso de la base de datos de GFI Archiver
2.6.3 Uso de SQL Server® Express
2.6.4 Uso de Microsoft® SQL Server
2.7 Instalación de GFI Archiver
2.8 Asistente de postinstalación
2.8.1 Configuración de licencia
2.8.2 Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación
2.8.3 Configuración de método de archivado
2.9 Probar la configuración
2.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange
2.11 Actualización a la última versión
3 Uso de GFI Archiver
3.1 Utilización de la ficha Página de inicio
3.1.1 Información general del estado
3.1.2 Servidores
3.1.3 Almacenes de archivo
3.1.4 Flujo de correo electrónico
3.1.5 Visor de sucesos
3.2 Inicio de sesión en GFI Archiver
3.3 Exploración de elementos archivados
3.4 Trabajar con elementos archivados
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3.5 Búsqueda de elementos archivados
3.5.1 Uso de Búsqueda simple
3.5.2 Uso de Búsqueda avanzada
3.5.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
3.6 Acceso a varios buzones
3.7 Cambiar las preferencias de usuario
3.8 Herramientas del cliente
3.9 Outlook Connector
3.9.1 Funcionamiento de GFI Archiver Outlook® Connector
3.9.2 Cambio de la disponibilidad de la pestaña Outlook® Connector
3.10 Archive Assistant
3.10.1 Funcionamiento de Archive Assistant
3.10.2 Habilitación y deshabilitación del almacenamiento manual
3.10.3 Cambio de la disponibilidad de la pestañaArchive Assistant
3.11 File Archive Assistant
3.11.1 Cambio de la disponibilidad de la pestaña File Archive Assistant
3.11.2 Descarga del paquete MSI de File Archive Assistant
3.11.3 Configuración de roles y permisos para el archivado de archivos
3.12 GFI MailInsights®
3.12.1 Requisitos de GFI MailInsights®
3.12.2 Generación de informes de MailInsights
3.12.3 Programación de informes de MailInsights
3.12.4 Flujo de comunicación
3.12.5 Uso de correo web
3.12.6 Respuesta de correo electrónico
3.12.7 Uso del almacenamiento
3.12.8 Cuentas inactivas
3.12.9 Palabras inapropiadas
3.12.10 Spammers internos
3.12.11 Fuera de las horas de oficina
3.12.12 Detección de pérdida de datos
3.12.13 Búsqueda de trabajo
3.12.14 Búsqueda de frase
3.12.15 Informe de trafico de usuarios
3.12.16 Informe de temas de correo electrónico
3.12.17 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico
3.12.18 Informe de mensajes de correo electrónico grandes
4 Configuración de GFI Archiver
4.1 Archivar orígenes
4.1.1 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar
4.1.2 Configuración de reglas de archivado
4.1.3 Configuración de restricciones de almacenamiento
4.1.4 Administración del ámbito del archivado
4.1.5 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI
Archiver Archive Assistant
4.1.7 Configuración de los parámetros predeterminados de File Archive Assistant
4.2 Archivar operaciones
4.2.1 Administración de Almacenes de archivo
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4.2.2 Configuración de roles y permisos
4.2.3 Control de acceso
4.2.4 Configuración de un servidor IMAP
4.3 Directivas
4.3.1 Directivas de retención
4.3.2 Configuración de directivas de retención de historial de archivo
4.3.3 Reglas de clasificación
4.3.4 Configuración de auditorías
4.3.5 Configuración de la eliminación de elementos archivados
4.4 Configuración general
4.4.1 Visualización y edición de claves de licencia
4.4.2 Cambio de la configuración general
4.4.3 Cambio de configuración de comprobación de versión
4.4.4 Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes
4.4.5 Configuración de notificación de estado de archivado
4.4.6 Configuración de GFI Directory Service
4.5 Herramientas de administrador
4.5.1 Uso de la herramienta de importación y exportación
4.5.2 Restauración de buzones
4.5.3 Uso de GFI Archiver DB Split Tool
4.5.4 Uso de la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL
4.5.5 Uso de la herramienta para cambiar puertos
4.5.6 Uso de GFI Archiver Authentication Tool
4.6 Información de desinstalación
5 Solución de problemas y soporte técnico
5.1 Introducción
5.2 Base de conocimientos de GFI
5.3 Foro en la red
5.4 Solicitud de soporte técnico
5.5 Documentación
5.6 Problemas en la instalación
5.7 Problemas generales
5.8 Problemas de importación o exportación
5.9 Problemas de Outlook® Connector
5.10 Problemas de Archive Assistant
5.11 Problemas con File Archive Assistant
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6 Glosario
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7 Índice
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1 Acerca de GFI Archiver
GFI Archiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los mensajes de correo
electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar
fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la configuración basada en Web de GFI Archiver.
También puede permitir que los usuarios examinen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través de una
interfaz basada en Web. GFI Archiver se puede integrar con Microsoft Outlook®.
1.1 Funcionamiento de GFI Archiver
Las operaciones de GFI Archiver se pueden clasificar en tres fases, como se describe a continuación:
Captura de pantalla 1: Diagrama de una instalación típica de GFI Archiver.
Fase 1: Recuperar los elementos que se archivan
GFI Archiver recupera mensajes de correo electrónico, elementos de calendario o archivos en función del método de
archivado configurado según lo descrito en la tabla siguiente:
GFI Archiver
1 Acerca de GFI Archiver | 6
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado
manual
Este método de almacenamiento no requiere Microsoft® Exchange. Las empresas que usen Microsoft® Outlook
pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté
hospedado su correo electrónico. Seleccione esta opción cuando quiera hacer lo siguiente:
Permitir que los usuarios seleccionen manualmente los correos electrónicos que se van a archivar desde sus apli
caciones Microsoft Outlook® con Archive Assistant. Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al
archivar manualmente los correos electrónicos para facilitar las búsquedas. Para obtener más información, consulte
Archive Assistant (página 58).
Importe automáticamente los elementos de los buzones de los usuarios mediante Archive Assistant con la con
figuración de importación automática. En este tipo de implementación, GFI Archiver no se conecta al servidor de
correo y recupera los elementos para el archivado directamente de los equipos cliente. Para obtener más infor
mación, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver
Archivado
automático
(registro
en diario)
Cuando se selecciona, GFI Archiver se conecta automáticamente al servidor de correo configurado, descarga los
elementos almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Para
obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 90).
Si se selecciona el método Archivado automático (registro en diario), seleccione una de las siguientes opciones:
Todos los mensajes de correo electrónico: Seleccione esta opción para archivar todos los elementos des
cargados del buzón de correo de registro en diario.
Almacenamiento basado en reglas: Archive solo los elementos descargados del buzón de correo de registro
en diario. Cuando se selecciona esta opción, debe configurar las reglas de almacenamiento que determinan qué ele
mentos se almacenan y cuáles se ignoran. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archi
vado (página 94).
IMPORTANTE
Cuando se selecciona el almacenamiento basado en reglas, debe configurar las reglas de
almacenamiento para que GFI Archiver empiece a archivar.
Además de estos métodos de archivado, GFI Archiver ofrece estas opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
File Archive
Assistant
File Archive Assistant permite a los usuarios archivar archivos, tales como documentos o imágenes. Esto se puede
hacer manualmente desde cualquier ubicación en su equipo o automáticamente mediante la colocación de los archi
vos que necesitan archivar en una carpeta sincronizada con GFI Archiver. Para obtener más información, consulte File
Herramienta
Import
Export
Los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario también se pueden importar a GFI Archiver mediante
Herramienta Import Export. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta de importación y
exportación (página 173).
Fase 2: Archivar elementos recuperados
GFI Archiver almacena elementos recopilados en Almacenes de archivo creados automáticamente según las opciones
de Almacén de archivo nuevo configuradas. Los elementos se almacenan en función de la fecha de recepción. Si un
Almacén de archivo no existe para el periodo que coincide con la fecha del elemento, se crea automáticamente uno.
Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121).
NOTA
Cuando se ha seleccionado el método de archivado basado en reglas, GFI Archiver solo archiva elementos que
coinciden con los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información,
consulte Configuración de reglas de archivado (página 94).
Fase 3: Examinar y analizar los elementos almacenados
Los usuarios pueden explorar, buscar y analizar los elementos almacenados a través de la GFI Archiver interfaz web o
desde el propio Microsoft Outlook® utilizando Outlook Connector. Para obtener más información, consulte
Exploración de elementos archivados (página 43).
GFI Archiver
Además, use GFI MailInsights para analizar la información relativa al uso y tendencias del correo. Utilice esta característica
para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto
del correo electrónico y los recursos. Para obtener más información, consulte GFI MailInsights® (página 62).
1.2 Integración con GFI FaxMaker
Los faxes y SMS que envíe o reciba GFI FaxMaker se pueden archivar en GFI Archiver. Los faxes y SMS archivados se
pueden buscar y recuperar mediante GFI Archiver. GFI Archiver también ofrece una opción de búsqueda adicional en la
función Búsqueda simple para buscar fácilmente los elementos que ha archivado GFI FaxMaker en el almacén de archivo.
Para obtener más información, consulte Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes (página 172).
Para configurar la integración en GFI FaxMaker, consulte el siguiente tema:
http://go.gfi.com/?pageid=FMhelp&lang=en#cshid=1031
NOTA
Cuando se configura una lista de inclusión o de exclusión, es posible que no se archiven los faxes y SMS. Por
ejemplo, si configura GFI Archiver para que excluya buzones concretos del almacenamiento, los SMS y los faxes que
se envíen a ese buzón no se archivarán. Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones
de almacenamiento (página 98).
1.3 Licencias de GFI Archiver
GFI Archiver requiere una licencia por cada buzón. Cada licencia de GFI Archiver se compone de lo siguiente:
Licencia de archivado
Licencia de File Archive Assistant (FAA)
Un usuario puede utilizar cada licencia para archivar elementos desde el servidor de correo y para archivar archivos desde
el equipo cliente mediante File Archive Assistant.
Por ejemplo, al compara una licencia para 75 usuarios, puede habilitar el archivado para 75 buzones diferentes. Además,
por cada uno de esos usuarios, puede instalar File Archive Assistant en sus equipos.
Un usuario con varios equipos en los que se haya instalado File Archive Assistant seguirá contando como una licencia de
File Archive Assistant. Para liberar licencias de File Archive Assistant, solo tiene que desinstalar File Archive Assistant de los
equipos de cliente de su red.
Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede
lograr configurando las restricciones de almacenamiento de buzones y determina el número de buzones con licencia
que cuenta el producto.
Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones de almacenamiento (página 98).
Para obtener información general acerca de las licencias de GFI Archiver, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_
Licensing
1.4 Cumplimiento de la legislación
Asegúrese de que, al habilitar el método de archivado basado en reglas o la característica Eliminación de mensajes, no
incumple las directivas de la empresa ni la legislación o las normativas relacionadas con el almacenamiento de mensajes
de correo electrónico en la jurisdicción. Para obtener más información, consulte los capítulos Configuración de reglas de
archivado y Eliminación de mensajes.
GFI Archiver
1.5 Términos y convenciones que se usan en esta guía
Término
Descripción
Nota
Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI Archiver.
Importante
Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir.
>
Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta.
Texto en
negrita
Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando.
Texto en cursiva
Parámetros y valores que debe sustituir por los valores aplicables, como rutas de acceso personalizadas y nombres
de archivo.
Código
Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones.
GFI Archiver
Las siguientes secciones ofrecen información sobre cómo implementar correctamente una instancia plenamente
funcional de GFI Archiver:
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN
Notas de instalación
Siga una lista de comprobación detallada para asegurarse de que el entorno cumple todos los
requisitos necesarios.
Requisitos del sistema
Busque información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros ajustes impor
tantes, como la configuración de los puertos, de ASP.NET y de la base de datos.
Consideraciones ambien
tales
Busque información sobre el entorno en el que va a instalar GFI Archiver.
Configuración de un buzón
de registro en diario
Cree un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange de donde GFI Archiver recupera los ele
mentos que se archivan.
Elección y preparación de
una base de datos
Configure la infraestructura de la base de datos para asegurarse un rendimiento óptimo de los
procesos de almacenamiento y recuperación de datos.
Procedimiento de ins
talación
Siga los pasos para instalar GFI Archiver.
Eliminación de mensajes de
correo electrónico de Micro
soft Exchange Server
Una vez queGFI Archiver está configurado y los elementos se almacenan correctamente, cree una
directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange
eliminando el correo electrónico que se ha almacenado.
Tareas posteriores a la ins
talación
Después de que GFI Archiver se haya instalado correctamente, siga el Asistente de postinstalación,
que le ayudará a configurar GFI Archiver .
2.1 Antes de la instalación
La siguiente lista de comprobación le garantiza que cumple los requisitos necesarios antes de iniciar el proceso de
instalación:
1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador.
2. Instale .NET Framework 4.0 o 4.5.
3. Configure IIS (servicios SMTP/World Wide Web). Para obtener más información, consulte Configuración de
ASP.NET® (página 15).
4. Habilite .NET Framework 3.5. Para obtener más información, consulte Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Win
dows Server 2008 R2 (página 16).
5. Si usa Microsoft Exchange Server como servidor de correo, instale Microsoft Exchange Server MAPI Client y Colla
boration Data Objects.
6. Asegúrese de que la resolución de pantalla es 1024 x 768, o superior.
7. Asegúrese de que los puertos que usa GFI Archiver están libres. Para obtener más información, consulte Cone
xiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver (página 13).
8. Compruebe que el equipo en el que está instalando GFI Archiver cumple los requisitos del sistema y de hardware
especificados en Requisitos del sistema.
9. Asegúrese de habilitar IMAP si la instalación se realiza en el rol de acceso de clientes de Microsoft® Exchange Server
2007/2010.
GFI Archiver
2 Instalación de GFI Archiver | 10
10. (Opcional) Instale Microsoft SQL Server® o Microsoft SQL Server® Express. Para obtener más información, consulte
Elección del tipo de base de datos (página 19).
11. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo.
12. Ejecute el instalador de GFI Archiver para instalar GFI Archiver y los requisitos previos que falten. Para obtener más
información, consulte Instalación de GFI Archiver (página 22).
13. Siga el Asistente de postinstalación para configurar GFI Archiver y su entorno operativo. Para obtener más infor
mación, consulte Asistente de postinstalación (página 24).
NOTA
Asegúrese de que los campos Nombre para mostrar y Correo electrónico de Active Directory® o GFI Directory
contienen datos válidos.
2.2 Requisitos del sistema
Utilice los siguientes vínculos para buscar información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros
ajustes importantes para garantizar que GFI Archiver se implementa correctamente.
Requisitos de software
Sistemas operativos compatibles
Servidores de correo compatibles
Bases de datos compatibles
Otros componentes necesarios
Requisitos de hardware
Procesador
Memoria
Almacenamiento físico
Configuración importante
Software antivirus
Configuración del puerto del cortafuegos
Configuración de base de datos
Configuración de ASP.NET ®
Habilitación de .Net 3.5 en Windows Server 2008 R2
NOTA
Las especificaciones de software y hardware recomendadas dependen del número de usuarios, configuración
habilitada, flujo de correo y tamaños de los mensajes.
2.2.1 Requisitos de software
Sistemas operativos compatibles
GFI Archiver se puede instalar en todos los sistemas operativos que se muestran a continuación:
VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE
32 BITS
Windows® SBS 2003
Windows® 2003 Standard y Enterprise con SP2
Windows® 2008 Standard y Enterprise
GFI Archiver
VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE
64 BITS
Windows® SBS 2008 y SBS 2011 Standard y Premium
Windows® 2003 Standard y Enterprise con SP2
Entornos Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre y Hyper-V®
Entornos Windows® Server 2008 R2 Enterprise y Hyper-V®
Windows® Server 2012 Standard, Enterprise e Hyper-V
Windows® Server 2012 R2 Standard, Enterprise e Hyper-V
Microsoft® Exchange Server 2003 o posterior
Servidores de correo compatibles con IMAP (con una característica similar al registro en diario)
Microsoft® Office 365. Para obtener más información, consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Office365.
Kerio Connect
Google Apps for Business™
Bases de datos compatibles
GFI Archiver admite los back-ends de bases de datos que se indican a continuación:
BASE DE
DATOS
COMPATIBLE
DESCRIPCIÓN
SQL Server®
2005 o
posterior
(incluidas las
ediciones de
Server®
Express)
Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express se recomiendan para todas las organizaciones. Microsoft SQL
Server (o Microsoft SQL Server Express) no se incluye en la instalación de GFI Archiver y se tiene que instalar como
un proceso independiente. Para obtener más información, consulte: Uso de Microsoft SQL Server y Uso de Microsoft
SQL Express.
Firebird solo con
fines de eva
luación
Una base de datos de código abierto que se usa con fines de evaluación agrupada con GFI Archiver. Se recomienda
únicamente con fines de evaluación para organizaciones con menos de 50 usuarios de correo electrónico y con un
flujo medio de hasta 2.500 correos diarios.
Otros componentes necesarios
OTROS COMPONENTES
Microsoft .NET ® Framework 4.0 o 4.5. Descargue .NET Framework 4.5 de http://go.gfi.com/?pageid=mar_visualstudio
NOTA
Microsoft .NET ® Framework 4.5 no es compatible con Microsoft Server 2003.
ASP.NET ® 4.0 o 4.5
Servicios de Internet Information Server (IIS ®) 6.0 o posterior: servicios SMTP y World Wide Web
Internet Explorer ® 8 o posterior, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari ®
Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 o posterior
GFI Archiver
OTROS COMPONENTES
Microsoft® Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects 1.2.1: necesario (a menos que Outlook® 2003 de 32 bits o pos
terior esté instalado o bien a menos que GFI Archiver esté instalado con Microsoft® Exchange Server 2003). Haga clic aquí para des
cargarlo.
Nivel funcional de dominio: 2003 y posterior
NOTA
La resolución de pantalla mínima que se admite es 1024 x 768.
IMPORTANTE
Después de instalar Microsoft .NET ® Framework 4.0 o 4.5 reinicie el equipo.
2.2.2 Requisitos de hardware
Procesador
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
Procesador Intel Pentium o compatible a 2 GHz de 32 bits.
Recomendado
Servidor basado en arquitectura x64 con arquitectura Intel 64 o plataforma AMD64.
Memoria
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
1 GB de RAM (dedicada a GFI Archiver)
Recomendado
3 GB de RAM (dedicada a GFI Archiver)
Almacenamiento físico
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
400 MB de espacio en disco físico (NTFS) para la instalación de GFI Archiver. Se requiere más espacio para la base
de datos (Firebird o Microsoft® SQL Server). El espacio de almacenamiento depende del volumen de correo que
se archive.
Recomendado
Servidor con 4 unidades físicas, con capacidad para aumentar el espacio de almacenamiento a petición cuando sea
necesario. Para obtener más información sobre cómo configurar bases de datos, consulte el apartado Configuración
de base de datos.
NOTA
Se recomienda encarecidamente almacenar las bases de datos y los archivos de Índices en discos duros
independientes del tamaño adecuado. Se recomienda encarecidamente usar discos duros SAS.
2.2.3 Conexiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver
PUERTO
DESCRIPCIÓN
PROTOCOLO
25
GFI Archiver lo usa cuando hay que restaurar un correo electrónico al buzón de un usuario o cuando
hay que enviar una notificación al Administrador de GFI Archiver.
SMTP
GFI Archiver
PUERTO
DESCRIPCIÓN
PROTOCOLO
80
Lo usan la interfaz de usuario y los servicios web de GFI Archiver. Es necesario para que los clientes
accedan al servidor de GFI Archiver.
HTTP
80
Habilite este puerto si GFI Archiver no está instalado con Microsoft Exchange Server. GFI Archiver
requiere este puerto para acceder a Microsoft Exchange y para recuperar correos electrónicos desde
el buzón de diario mediante EWS.
HTTP
135
Habilite este puerto cuando GFI Archiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft® Exchange
Server y se ha configurado para que use ExOLEDB para recuperar correos electrónicos.
MAPI/RPC
143
Habilite este puerto para recuperar correos electrónicos cuando GFI Archiver no esté instalado en el
mismo servidor que Microsoft® Exchange Server al utilizar IMAP.
IMAP
1443
Habilite este puerto cuando GFI Archiver está configurado para archivar mensajes de correo elec
trónico en una base de datos SQL Server ®.
Microsoft
SQL Server ®
3268
Se usa para las conexiones que se realizan del servidor de GFI Archiver al controlador de dominio que
almacena el Catálogo global de Microsoft®.
Microsoft Glo
bal Catalog
8017,
8018,
8019,
8020,
8022
Se usa para la comunicación entre los componentes y servicios de GFI Archiver. Asegúrese de que
estos puertos están disponibles y libres.
44143
Puerto predeterminado asignado al servicio IMAP de GFI Archiver. El servicio IMAP permite a los
usuarios acceder a mensajes de correo electrónico archivados desde clientes de correo de terceros
como Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS y otros.
IMAP
NOTA
Use la herramienta de cambio de puerto para cambiar fácilmente los números de los puertos. Para obtener más
información, consulte Uso de la herramienta para cambiar puertos (página 201).
2.2.4 Exclusión de carpetas de la exploración antivirus
El software antivirus puede provocar que GFI Archiver no funcione correctamente. Esto sucede cuando dicho software
deniega el acceso a ciertos archivos que GFI Archiver necesita.
Se recomienda excluir las siguientes carpetas y subcarpetas del software antivirus (al acceder y a petición) que se ejecuta
en el servidor de GFI Archiver:
CARPETAS DE GFI Archiver
<Carpeta de instalación de GFI Archiver> y subcarpetas.
<..\Archivos de programa\Archivos comunes\GFI>
Excluya también las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo de las exploraciones del antivirus. Las ubicaciones
predeterminadas del Índice y del Almacén de archivo son:
UBICACIONES PREDETERMINADAS DEL ÍNDICE Y DEL ALMACÉN DE ARCHIVO DE GFI Archiver
<Carpeta de instalación de GFI Archiver>\Indexes\default
<GFI Archiver Installation folder>\Bases de datos\predeterminado
GFI Archiver
NOTA
Tras instalar GFI Archiver es posible cambiar las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo. Para obtener
información, consulte los apartados Configurar los almacenes de archivo nuevos y Configurar índices de
búsqueda de este manual.
2.2.5 Configuración de base de datos
GFI Archiver requiere que se instale SQL Server® (si se usa como base de datos para archivar) en modo de no distinción
entre mayúsculas y minúsculas. Ésta es la configuración de instalación predeterminada de SQL Server®. Los modos de
intercalación de SQL Server® se aplican a todos los objetos de SQL Server®, incluyendo los nombres de inicio de sesión. Si
un usuario cambia el nombre de una propiedad y no coinciden EXACTAMENTE las mayúsculas y minúsculas, se producirá
un error en GFI Archiver, ya que no encontrará los recursos necesarios.
Una vez instalado, el modo de intercalación de SQL Server® no se cambia con facilidad. Exige que se reconstruya la base
de datos maestra utilizando herramientas o métodos avanzados de Microsoft® SQL. La mejor solución es instalar otra
instancia de SQL Server® (configurada para operar en modo de intercalación que no diferencia mayúsculas de
minúsculas).
IMPORTANTE
Asegúrese de que SQL Server® se instala en modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas si SQL Server® se
usa como base de datos para archivar.
2.2.6 Configuración de ASP.NET®
Como GFI Archiver usa una configuración basada en la web, registre y habilite ASP.NET® con el servidor web IIS® para que
GFI Archiver funcione. Si ASP.NET no está registrado y habilitado, puede ocurrir lo siguiente:
Se mostrará código HTML en el explorador
Aparece una página en blanco en el explorador
Recibirá instrucciones para descargar la página aspx
2.2.7 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2008 R2 o en una versión
posterior
Si Microsoft® .NET Framework se instala después de que se instale IIS, éste se registra automáticamente. De lo contrario,
registre ASP.NET ® con IIS® siguiendo estos pasos:
1. En el símbolo del sistema, desplácese hasta:
<DirectorioWindows>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\
NOTA
Reemplace <v4.0.xxxxx> por el nombre de la carpeta del número de versión de Microsoft® .NET Framework.
Por ejemplo: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\
GFI Archiver
Captura de pantalla 2: Registro de ASP.NET con IIS
2. Escriba aspnet_regiis.exe -i y pulse Intro.
Habilitar ASP.NET® desde IIS®
NOTA
Asegúrese de que el Administrador de Internet Information Services (IIS®) permite ASP.NET ®.
IIS 6
1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information
Services (IIS).
2. Expanda el nodo del equipo local y seleccione Extensiones de servicio web.
3. En el panel derecho, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir.
IIS 7
1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information
Services (IIS).
2. Seleccione el nodo del equipo local y en el panel Vista Características, inicie Restricciones de ISAPI y CGI.
3. En el panel Vista Características, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir.
2.2.8 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2012
1. Abra un símbolo de sistema elevado y ejecute los siguientes comandos: dism /online /enable-feature /featurename:IISASPNET45.
o
1. Inicie Server Manager.
2. Active «IIS-ASPNET45» en el área Web Server (IIS) > servidor web > Desarrollo de aplicaciones > ASP.NET
4.5.
2.2.9 Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2
.NET Framework 3.5 SP1 es un requisito para SQL Server 2008. En Windows Server 2008 R2, .NET Framework es una
característica que se puede habilitar como se indica a continuación:
GFI Archiver
1. Haga clic en Inicio > Herramientas administrativas y seleccione Server Manager.
2. En la interfaz de Server Manager, haga clic en Características y aparecerán en el panel derecho todas las carac
terísticas instaladas.
3. Si la característica .NET Framework 3.5.1 no aparece en la lista, haga clic en Agregar características.
4. Busque las características de .NET Framework 3.5.1 y seleccinoe la casilla.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Confirme las opciones seleccionadas en la instalación y haga clic en Instalar.
NOTA
En la configuración de SQL Server 2008 para instancias independientes se instalará .NET Framework 3.5 SP1, en caso
de que no esté instalado.
2.3 ¿Dónde se debe instalar GFI Archiver?
Instale GFI Archiver en cualquier equipo que cumpla los requisitos del sistema y que forme parte de un dominio. Antes
de continuar con la instalación, tenga en cuenta los detalles que se enumeran a continuación:
CONSIDERACIÓN
DESCRIPCIÓN
Volumen de correo
electrónico de los ser
vidores
La instalación de GFI Archiver en un servidor de correo en el que se recibe y envía un alto volumen de
mensajes de correo electrónico pondrá invariablemente más carga en los recursos del servidor. Esto
puede provocar que estos servidores dejen de responder y no procesen el correo de manera puntual.
Especificaciones de
hardware y software
de los servidores
Se debe considerar que las especificaciones de hardware y software que aparecen en el apartado Requi
sitos del sistema anterior están por encima de los requisitos de otro software instalado en el mismo ser
vidor. Los servidores que se acerquen a su capacidad, en términos de recursos, no se deben usar para
instalar GFI Archiver.
Se necesita archivar
correo electrónico de
varios orígenes con
currentemente
La instalación de GFI Archiver en un servidor al que no se ha concedido acceso a varios orígenes crea un
problema en los esfuerzos de centralización del archivado de datos de los correos electrónicos.
Si se considera que todos los detalles anteriores no son problemas importantes, puede plantearse la instalación de
GFI Archiver en el servidor de correo.
Por ejemplo:
Si necesita archivar elementos de un servidor con Microsoft® Exchange Server y dicho servidor gestiona el
flujo de correo electrónico de la red y, aun así, le sobra capacidad de procesamiento, puede plantearse la
posibilidad de instalar GFI Archiver directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server.
Si desea archivar elementos de varios servidores con Microsoft® Exchange Server que usan IMAP, es aconsejable que
instale GFI Archiver en un servidor independiente.
GFI Archiver no necesita una máquina dedicada cuando no se instala en el servidor de correo.
GFI Archiver se puede instalar en los siguientes entornos virtuales:
VMware®
Microsoft Hyper-V® Server
Microsoft Virtual Server® (instalado en un sistema operativo invitado de 32 bits)
GFI Archiver
IMPORTANTE
Asegúrese de que el acceso al servidor donde están almacenados los datos de GFI Archiver esté restringido solo a
personal autorizado.
2.4 Cómo configurar un buzón de correo de registro en diario en el servidor de
correo
El registro en diario es una función que permite la grabación del correo electrónico de una organización. Por medio del
registro en diario, el servidor de correo puede canalizar los elementos que se van a archivar en un único buzón. GFI
Archiver se conecta al servidor de correo y recupera los elementos para el archivado del buzón de correo de registro en
diario.
En GFI Archiver, se puede crear automáticamente un buzón de correo de registro en diario si el servidor de correo
utilizado es Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Creación de un buzón de correo de
registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de postinstalación (página 33).
Para obtener más información sobre cómo preparar y configurar un buzón de correo de registro en diario en Microsoft
Exchange, consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange.
Si utiliza otro de servidor de correo, el buzón de correo de registro en diario debe crearse manualmente en el servidor de
correo. Una vez que se ha creado el buzón de correo de registro en diario, GFI Archiver tiene que conectarse a él para
empezar el archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario
(página 33).
IMPORTANTE
Si el registro en diario no se configura correctamente, el almacenamiento automático NO funcionará.
2.5 Integración con Microsoft® Office 365
Microsoft® Office 365 es un conjunto de aplicaciones de productividad en línea en el que los servicios hospedados
complementan o sustituyen los servidores y aplicaciones internos. Las implementaciones de Microsoft® Office 365 típicas
usan Exchange Online y los usuarios se conectan a ellas a través de la aplicación Microsoft Outlook nativa o la versión
hospedada de Microsoft Outlook.
Para obtener información sobre cómo configurar GFI Archiver para que archive correo electrónico de Exchange Online,
consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=o365guide.
2.6 Elección y preparación de una base de datos
Como solución de archivado, GFI Archiver depende mucho de la configuración de la infraestructura de la base de datos
para ofrecer un alto rendimiento en procesos de archivado y recuperación.
Las siguientes secciones le ayudarán a conocer mejor las siguientes opciones:
Elección del tipo de base de datos
Base de datos de GFI Archiver (con fines de evaluación)
Microsoft SQL Server Express (recomendado)
Microsoft SQL Server
GFI Archiver
NOTA
Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL Server como base de datos.
La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI Archiver está destinada exclusivamente a fines de
evaluación.
2.6.1 Elección del tipo de base de datos
GFI Archiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La
siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en
función de la actividad del usuario y del flujo de correo electrónico diario.
RECOMENDADO PARA
TIPO DE BASE DE DATOS
RECOMENDADA
DÓNDE SE ALMACENA CADA
COMPONENTE
Organizaciones que requieren una solución muy
escalable:
500 buzones, o más
Promedio de almacenamiento de más de 8000 elementos al
día
SQL Server ® con alma
cenamiento de archivos
Encabezados de correo elec
trónico: SQL Server ®
Metadatos: SQL Server ®
Datos de correos electrónicos
– En disco
Organizaciones que requieren una auditoría completa de
la actividad de los usuarios y de la base de datos:
50 buzones, o más
Promedio de almacenamiento de más de 8000 elementos al
día
SQL Server ®
trónico: SQL Server ®
Datos de correo electrónico:
SQL Server ®
Organizaciones pequeñas y medianas:
150 buzones o menos
Promedio de almacenamiento de hasta 6000 elementos al día
SQL Server ® Express con
almacenamiento de archi
vos
trónico: SQL Server ® Express
Express
– En disco
Únicamente con fines de evaluación y demostración:
50 buzones, o menos
Promedio de almacenamiento de hasta 2500 elementos al
día.
Base de datos de GFI Archi
ver
Encabezados de correos elec
trónicos – Base de datos Firebird
Metadatos – Base de datos
Firebird
– En disco
NOTA
Los metadatos de los correos electrónicos ofrecen la información relativa a los correos electrónicos archivados en GFI
Archiver.
NOTA
Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL Server como base de datos.
La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI Archiver está destinada exclusivamente a fines de
evaluación.
2.6.2 Uso de la base de datos de GFI Archiver
GFI Archiver se comercializa con una base de datos de Firebird recomendada para fines de evaluación.
GFI Archiver
NOTA
Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera en ningún caso los 2 GB.
Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la siguiente configuración
cuando se use la base de datos Firebird:
HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI Archiver.
HDD físico 2: almacén de datos de base de datos de Firebird.
HDD físico 3: índices de base de datos de correo.
La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que
mejora el rendimiento.
IMPORTANTE
Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse considerablemente.
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server®.
No se admite Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos.
2.6.3 Uso de SQL Server® Express
SQL Server® Express se recomienda para las organizaciones de tamaño medio (aproximadamente de entre 1 y 100
usuarios de correo electrónico) con un flujo medio de hasta 6000 correos electrónicos diarios.
Esta es la configuración recomendada si GFI Archiver usa una base de datos de SQL Server® Express
2005/2008/2012/2014:
HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI Archiver.
HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf).
HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf)
IMPORTANTE
Asegúrese de que los archivos .mdf y .ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio
raíz.
Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde, donde
los metadatos del correo electrónico (información sobre el correo electrónico) se almacenan en la base de datos,
mientras que el contenido real del correo electrónico reside en forma de archivos en un disco independiente. La
configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora
el rendimiento. Para obtener más información sobre cómo instalar diferentes versiones de Microsoft SQL Server Express,
visite el sitio web de Microsoft SQL Server.
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server®.
No se admite Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos.
No obstante, hay varias limitaciones de SQL Server® Express que se deben tener en cuenta:
GFI Archiver
El tamaño de la base de datos tiene un límite de 10 GB (en SQL Server® Express 2008 R2 o posterior). Esto no afecta a
la cantidad de datos que se pueden almacenar en una base de datos.
Usa sólo 1 CPU.
Usa un máximo de 1 GB de RAM.
Por consiguiente, se recomienda encarecidamente que:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
SQL Server Express
y el sistema de archi
vos se usan como
base de datos backend.
Este método usa SQL Server ® Express como base de datos back-end y una ubicación separada (no una base
de datos) para los archivos fuente binarios. Así se ahorra el espacio que SQL Server ® Express requiere para el
almacenamiento. Por ejemplo, un correo electrónico de 5 MB se almacena guardando el encabezado del
correo electrónico (con un tamaño de 60 kb) en la base de datos y el contenido real del correo electrónico
(5MB) en la ubicación independiente.
Use solo pro
gramaciones men
suales o
bimensuales en fun
ción del volumen
de correo elec
trónico
GFI Archiver creará automáticamente almacenes de archivo en función de la programación predefinida. En
el caso de SQL Express, cada base de datos debería tener menos de 0,5 millones de correos electrónicos.
Para obtener más información, consulte Programación de Almacenes de archivo (página 130).
NOTA
Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI Archiver crea automáticamente un nuevo
Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo
está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server® Express.
IMPORTANTE
Configurar Microsoft® SQL Server® Express para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI Archiver.
2.6.4 Uso de Microsoft® SQL Server
Microsoft® SQL Server se recomienda para organizaciones grandes (más de 100 usuarios de correo electrónico) donde se
necesita archivar un gran volumen de correos electrónicos (más de 6.000 al día). Para las organizaciones que deben
archivar los correos de más de 500 usuarios (o más de 8.000 correos electrónicos al día), se recomienda encarecidamente
utilizar Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. De esta manera, aumenta
considerablemente la capacidad de archivado de GFI Archiver.
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en Microsoft®
SQL Server. Para Microsoft® SQL Server con la opción Almacenamiento de archivos puede usar las funciones de
auditoría de GFI Archiver en su lugar. Para obtener más información, consulte Configuración de auditorías
(página 163).
Ésta es la configuración recomendada si GFI Archiver usa una base de datos Microsoft® SQL Server 2000/2005/2008:
HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI Archiver.
HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf).
GFI Archiver
HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf)
IMPORTANTE
Asegúrese de que los archivos .mdf y .ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio
raíz.
Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde. La
configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora
el rendimiento.
NOTA
Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor,
calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que
la base de datos de archivos será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de
administración de Almacenes de archivo de GFI Archiver.
IMPORTANTE
Configurar Microsoft® SQL Server para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI Archiver.
Para cambiar al modo Autenticación mixta:
1. Haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades del Administrador corporativo.
2. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación.
3. Guarde la configuración.
2.7 Instalación de GFI Archiver
Para instalar GFI Archiver:
1. Haga clic con el botón secundario en el instalador de GFI Archiver y seleccione Propiedades. En la pestaña
General, haga clic en Desbloquear y, a continuación, en Aplicar. Este paso es necesario para evitar que el sistema
operativo bloquee algunas acciones del instalador.
2. Inicie el instalador:
Archiver.exe para instalar GFI Archiver en sistemas de 32 bits
Archiver_x64.exe para instalar GFI Archiver en sistemas de 64 bits
3. En el cuadro de diálogo Elegir idioma de instalación, seleccione el idioma que quiera usar en la instalación y haga
clic en Aceptar.
4. En la página de bienvenida, haga clic en Siguiente.
5. (Opcional) Si el asistente para instalación detecta que falta algún componente necesario, los requisitos se mostrarán
en la ventana Requisitos de instalación. Haga clic en Instalar componentes para que el asistente instale los com
ponentes automáticamente, o bien haga clic en Cancelar para instalarlos manualmente. Haga clic en Siguiente.
NOTA
Si se cumplen todos los requisitos de la instalación, este paso se omite. Para obtener más información, consulte
Requisitos del sistema (página 11).
GFI Archiver
6. Si quiere que GFI Archiver compruebe si hay alguna versión más reciente que la que se está instalando, seleccione
Comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI Archiver en el sitio web de GFI y haga clic en Siguiente.
De lo contrario, seleccione No comprobar si hay una nueva actualización y haga clic en Siguiente.
NOTA
La comprobación de una nueva actualización requiere una conexión a Internet activa.
7. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia. Haga clic en
Siguiente para continuar.
8. Elija el servicio de directorio de usuarios que quiera usar con GFI Archiver. GFI Archiver es compatible con Active Direc
tory de Microsoft y con los servicios de GFI Directory. Se recomienda el uso de Active Directory de Microsoft siempre que
esté disponible. Seleccione una las opciones siguientes, en función del tipo de entorno y de escenario de imple
mentación:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Utilizar el servicio
Active Directory de
Microsoft detec
tado en su red
Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo vinculado a una ins
tancia de Active Directory de Microsoft. Se recomienda usar este servicio de directorio de usuarios siempre
que esté disponible, ya que se podría centrar la gestión de usuarios en Active Directory sin tener que ins
talar GFI Directory.
Instalar y utilizar el
servicio de GFI
Directory en este
equipo
Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo vinculado a una ins
tancia de Active Directory de Microsoft. Elija esta opción para gestionar los usuarios en GFI Directory, no en
Active Directory. No es la opción recomendada.
Utilizar el servicio
Active Directory de
Microsoft/servicio
de GFI Directory
detectado en su
red
Estas opciones se muestran con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo que incluya GFI Direc
tory y que esté vinculado a una instancia de Active Directory de Microsoft. Elija el servicio de directorio de
usuarios que quiera usar.
Actualizar el ser
vicio local de GFI
Directory (reco
mendado)
Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones o actualizaciones en un equipo en el que se ha ins
talado una versión anterior de GFI Directory. Elija esta opción para actualizar el servicio de GFI Directory ins
talado a la versión más reciente. A continuación, reanude la instalación de GFI Archiver. También puede
elegir Omitir proceso de actualización para conservar la versión instalada de GFI Directory y continuar con
la instalación de GFI Archiver.
NOTA
Al instalar una nueva instancia de GFI Archiver en un equipo que no se haya vinculado a una instancia de Active
Directory y que no incluya GFI Directory, haga clic en Instalar para implementar GFI Directory. Cuando la instalación
se haya completado, la instalación de GFI Archiver se reanudará automáticamente.
9. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación de GFI Archiver en la carpeta predeterminada. Si desea ele
gir una ubicación alternativa, haga clic en Cambiar y seleccione una ruta de instalación alternativa.
10. Si desea modificar los valores predeterminados para el sitio web y el alias de directorio virtual, hágalo en los campos
Sitio web y Alias de directorio virtual. Estos valores definen la URL que se utiliza para acceder a GFI Archiver. Haga
clic en Siguiente.
11. (Opcional) Si Control de cuentas de usuario (UAC) está habilitado en el servidor en el que va a instalar GFI Archiver, el
asistente para instalación le avisará de que debe deshabilitar UAC o iniciar Internet Explorer con la opción «Ejecutar
como administrador». Para obtener más información, consulte el siguiente artículo de la base de conocimientos: http://
go.gfi.com/?pageid=MAR_UserAccountsControl.
GFI Archiver
12. Haga clic en Instalar.
13. Al terminar, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente para instalación.
2.8 Asistente de postinstalación
Una vez que GFI Archiver se ha instalado correctamente, se muestra la pantalla Enhorabuena. Haga clic en Configurar
para instalar el Asistente postinstalación que sirve de ayuda en la configuración de GFI Archiver.
El Asistente de postinstalación le ayudará a realizar las siguientes acciones:
TAREA
DESCRIPCIÓN
Escriba una
clave de
licencia
válida
Se necesita una clave de licencia válida para utilizar GFI Archiver una vez instalado el producto. Utilice la clave de
licencia adquirida o introduzca una clave de usuario de evaluación si está evaluando GFI Archiver. Se puede solicitar
una clave de usuario de evaluación en http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
Configurar
Almacén
de archivo
Configure un Almacén de archivo que defina propiedades como el nombre, el tipo de base de datos y las ubicaciones
de índices. GFI Archiver utiliza esta configuración como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo.
Seleccionar
un método
de archi
vado
El método de almacenamiento define cómo se recopilan y se archivan los elementos en los almacenes de archivo de
GFI Archiver. Elija el método de archivado que prefiera de las opciones disponibles.
Haga clic en Siguiente para configurar GFI Archiver para su primer uso.
Confirme que la configuración de Licencias, los ajustes del almacén de archivo y el método de
almacenamiento están marcados como completados y haga clic en Finalizar. Una vez que se cumplan los requisitos
del asistente de postinstalación, podrá empezar a usar GFI Archiver.
2.8.1 Configuración de licencia
En la pantalla Configuración de licencia, escriba la clave de licencia obtenida al adquirir el producto GFI Archiver.
Haga clic en Verificar clave de licencia y, a continuación, en Siguiente para continuar.
NOTA
Para evaluar GFI Archiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
2.8.2 Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de pos
tinstalación
En GFI Archiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que contienen los correos
electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo constan de varios componentes, como:
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos elec
trónicos
Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico
Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico.
Los almacenes de archivo se crean en función de un perfil de Almacén de archivo que define detalles como la
convención de nomenclatura del Almacén de archivo, el tipo de bases de datos y las ubicaciones de archivos de bases
GFI Archiver
de datos, archivos de correo electrónico e índices. Utilice el Asistente de Almacén de archivo para crear la configuración
del Almacén de archivo nuevo que se utilizará como plantilla para crear automáticamente Almacenes de archivo futuros.
Para configurar los almacenes de archivo nuevos:
1. En el Asistente de postinstalación, haga clic en Siguiente después de introducir una clave de licencia válida.
2. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son:
TIPO DE BASE
DE DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL
Server con alma
cenamiento de
archivos
Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a 8.000 correos
diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para
almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de
Almacén de archivo: SQL Server® (página 27).
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server ®.
Microsoft SQL
Server
Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000 correos diarios o si
necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar tanto los
encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. Para obtener
más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® (página 27).
NOTA
SQL Server
Express con
almacenamiento
de archivos
Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos
electrónicos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use una base de datos SQL Server ® Express para
almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el
usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte
Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® (página 27).
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server ® Express. Se puede descargar de forma gratuita desde el
sitio web de Microsoft®.
Base de datos
de GFI Archiver
Se recomienda únicamente con fines de evaluación.
Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo electrónico
en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco que especifique.
Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI Archiver
(página 26).
NOTA
Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI Archiver creará automáticamente una
base de datos.
3. Para continuar con la instalación, haga clic en Siguiente y siga el Asistente de postinstalación.
4. (Opcional) Seleccione Crear un almacén de archivo ahora para queGFI Archiver cree el primer almacén de archivo
y haga clic en Siguiente. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el
Almacén de archivo.
GFI Archiver
Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI Archiver
Si ha decidido utilizar una base de datos de GFI Archiver, recibirá orientación para crear la Configuración de Almacén
de archivo nuevo que GFI Archiver utiliza como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo.
Captura de pantalla 3: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
1. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y base de datos y del índice de búsqueda
que se van a usar en la base de datos de GFI Archiver. Especifique también todas las credenciales necesarias para acceder
a las ubicaciones indicadas.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de base de datos
Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de datos Firebird.
Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a
almacenar este archivo.
NOTA
No se permiten rutas de acceso UNC.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de correo elec
trónico
Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de los mensajes de
correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en
que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Se permiten rutas de acceso UNC.
Ubicación de índice de búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de
correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en
que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de
Ubicación de archivo de índice: (página 128).
Usar el inicio de sesión y la contraseña
siguientes para acceder a la ruta de
acceso a UNC anterior
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de
sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriben se usan para acceder a las rutas
UNC seleccionadas.
2. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
3. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI Archiver cree el primer Almacén de
archivo. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo.
4. Haga clic en Finalizar.
Configuración de Almacén de archivo: SQL Server®
Si ha elegido usar Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server con almacenamiento de archivos o SQL Server® Express
con almacenamiento de archivos, ahora se le orientará para que configure un Almacén de archivo nuevo.
NOTA
Asegúrese de que SQL Server® se ha instalado con autenticación en modo misto y que se ha habilitado TCP IP.
GFI Archiver
Captura de pantalla 4: Creación de Almacén de archivo: seleccionar base de datos
1. En la pantalla Detalles del servidor de la base de datos, elija un servidor SQL Server® de la lista de servidores
detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccione el servidor de bases de datos
que va a usar para almacenar los
correos electrónicos archivados.
Permite seleccionar un servidor SQL Server ® en la lista de servidores Microsoft® SQL
Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para volver a comprobar si algún
servidor se ha conectado desde que se cargó la página.
Especifique manualmente el servidor de
bases de datos que va a usar para archi
var los correos electrónicos.
Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft® SQL Server detectados y
especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de archivo.
2. Haga clic en Siguiente para continuar.
3. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en el almacenamiento
de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre de la base de datos Microsoft® SQL Server en el
campo Servidor de base de datos. Si se seleccionó un servidor de bases de datos, continúe con el paso siguiente.
4. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server® seleccionado.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de Win
dows integrada
Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder a SQL Server ®. No es
necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña.
Autenticación de Micro
soft SQL Server
Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario y
Contraseña para acceder a SQL Server ®.
6. Proporcione las rutas de acceso para los datos (.mdf) y los archivos de registro (.ldf) de SQL Server®. Si se ha
seleccionado una base de datos existente, omita el paso siguiente.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Utilice la ruta de acceso predeterminada
definida en el servidor con Microsoft SQL
Server
Indica a GFI Archiver que use las rutas de acceso predeterminadas configuradas en
SQL Server ®. Desactive esta opción para configurar rutas de acceso alternativas.
Ubicación del archivo de datos
Define la ubicación que usa GFI Archiver para almacenar archivos de datos.
Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso.
Usar la misma ruta de acceso para el archivo
de datos y el de registro.
Indica a GFI Archiver que use la ruta de acceso del cuadro de texto Ubicación de
los datos y del archivo de registro como ubicación para el archivo de registro.
Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo de
registro.
Ubicación del archivo de registro
Define la ubicación que usa GFI Archiver para almacenar los archivos de registro.
Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso.
GFI Archiver
Captura de pantalla 5: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
8. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor SQL Server® seleccionado.
NOTA
Dependiendo del tipo de servidor SQL Server® elegido, algunas opciones no están disponibles.
Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos, se deshabilitan las opciones
Ubicación de archivo de base de datos y Ubicación de archivo de correo electrónico.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de correo
electrónico
Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico. Escríbala o haga
clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Usar el inicio de sesión y la contra
seña siguientes para acceder a la
ruta de acceso a UNC anterior
GFI Archiver
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de
sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las rutas
UNC seleccionadas.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de índice de búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo
electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a
almacenar este archivo.
NOTA
Las rutas de acceso UNC se permiten, siempre que el servicio de búsqueda tenga acceso
de lectura/escritura a la ubicación. Para obtener más información, consulte Configuración
de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 128).
IMPORTANTE
Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 19).
2.8.3 Configuración de método de archivado
GFI Archiver ofrece varias opciones de archivado. Dependiendo de los objetivos de su infraestructura y de la
organización, puede utilizar el método de almacenamiento para definir cómo recopila GFI Archiver los elementos para su
almacenamiento en los almacenes de archivo.
NOTA
Para incluir o excluir buzones concretos del almacenamiento, use la función Restricciones de archivado de los
buzones. Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones de almacenamiento (página
98).
IMPORTANTE
Los elementos no se archivan si no se configura un método de almacenamiento.
Para configurar el método de archivado:
1. Seleccione la ficha Configuración y, en las fuentes del archivado, haga clic en Método de archivado.
GFI Archiver
Captura de pantalla 6: Configuración de método de archivado
2. Haga clic en Configurar método de archivado.
3. En la página Asistente del método de archivado, seleccione entre las opciones siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado
manual
Este método de almacenamiento no requiere Microsoft® Exchange. Las empresas que usen Microsoft® Outlook
pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté
hospedado su correo electrónico. Seleccione esta opción cuando quiera hacer lo siguiente:
Permitir que los usuarios seleccionen manualmente los correos electrónicos que se van a archivar desde sus apli
caciones Microsoft Outlook® con Archive Assistant. Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al
archivar manualmente los correos electrónicos para facilitar las búsquedas. Para obtener más información, consulte
Importe automáticamente los elementos de los buzones de los usuarios mediante Archive Assistant con la con
figuración de importación automática. En este tipo de implementación, GFI Archiver no se conecta al servidor de
correo y recupera los elementos para el archivado directamente de los equipos cliente. Para obtener más infor
mación, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado
automático
(registro
en diario)
Cuando se selecciona, GFI Archiver se conecta automáticamente al servidor de correo configurado, descarga los
elementos almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Para
obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 90).
Si se selecciona el método Archivado automático (registro en diario), seleccione una de las siguientes opciones:
Todos los mensajes de correo electrónico: Seleccione esta opción para archivar todos los elementos des
cargados del buzón de correo de registro en diario.
Almacenamiento basado en reglas: Archive solo los elementos descargados del buzón de correo de registro
en diario. Cuando se selecciona esta opción, debe configurar las reglas de almacenamiento que determinan qué ele
mentos se almacenan y cuáles se ignoran. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archi
vado (página 94).
IMPORTANTE
Cuando se selecciona el almacenamiento basado en reglas, debe configurar las reglas de
almacenamiento para que GFI Archiver empiece a archivar.
NOTA
Se puede seleccionar más de un método de archivado. Por ejemplo, puede habilitar Archivado manual y
Archivado automático (registro en diario) para Todos los mensajes de correo electrónico al mismo
tiempo.
4. Haga clic en Guardar.
Configuración de un buzón de registro en diario
Si ha seleccionado el método de archivado Archivado automático (registro en diario), tendrá que crear un buzón
de correo de registro en diario en el servidor de correo. El registro en diario es una función que permite la grabación del
correo electrónico de una organización. Por medio del registro en diario, el servidor de correo puede canalizar los
elementos que se van a archivar en un único buzón. GFI Archiver se conecta al servidor de correo y recupera los
elementos para el archivado del buzón de correo de registro en diario.
En GFI Archiver, se puede crear automáticamente un buzón de correo de registro en diario si el servidor de correo
utilizado es Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Creación de un buzón de correo de
registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de postinstalación (página 33).
Si utiliza otro de servidor de correo, el buzón de correo de registro en diario debe crearse manualmente en el servidor de
correo. Una vez que se ha creado el buzón de correo de registro en diario, GFI Archiver tiene que conectarse a él para
empezar el archivado.
Para crear un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange Server de forma manual, consulte
http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange.
IMPORTANTE
Si el registro en diario no se configura correctamente, el método de archivado Archivado automático (registro
en diario) NO funcionará.
Creación de un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de pos
tinstalación
Para configurar el registro en diario para Microsoft Exchange Server 2007 con el Asistente de postinstalación:
1. En el Asistente de configuración que se abre después de crear el Perfil de Almacén de archivo, haga clic en
Siguiente.
GFI Archiver
Captura de pantalla 7: Asistente de buzón de diario
2. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione Dejar al asistente crear un buzón
de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos. Seleccione esta opción para crear
automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de correo de registro en diario se
creará en el servidor de Microsoft® Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados.
NOTA
Esta característica sólo funciona en Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores.
i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos
electrónicos y haga clic en Siguiente.
ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de correo de registro en diario. Las opciones
disponibles son:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dejar que GFI Archiver cree un
nuevo usuario de registro en dia
rio al que asociar los buzones.
Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un
servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzo
nes a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados.
Utilizar usuario de registro de dia
rio existente para asociar buzo
nes.
Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece
habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados".
GFI Archiver
iii. Haga clic en Siguiente.
iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas.
3. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar.
2.9 Probar la configuración
En función del método de archivado elegido durante las tareas de postinstalación, pruebe la configuración para
asegurarse de que los mensajes de correo electrónico se archivan correctamente.
Prueba de archivado manual
1. Abra una instalación de Microsoft Outlook® en la que se haya implementado Archive Assistant.
NOTA
Para obtener más información, consulte Archive Assistant (página 58).
2. Seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Archivar.
3. En GFI Archiver, vaya a la ficha Archivar.
4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico
archivado utilizando Archive Assistant se muestra en el panel Conversación.
Prueba de archivado de archivado automático (registro en diario) de todos los mensajes de correo elec
trónico
1. Cree un correo electrónico y envíelo a una dirección de correo electrónico que pertenezca a un buzón que se está
archivando.
GFI Archiver
Captura de pantalla 8: Buscar correo electrónico
archivado se muestra en el panel Conversación.
Prueba de archivado basado en reglas
1. Asegúrese de que se han configurado reglas de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración
de reglas de archivado (página 94).
2. Cree un correo electrónico en función de los criterios configurados en las reglas de archivado y envíelo a una dirección
de correo electrónico válida.
archivado se muestra en el panel Conversación.
NOTA
Cuando constate que GFI Archiver almacena correctamente los mensajes de correo electrónico, puede configurar las
directivas de administración de buzones que quitan correo electrónico del servidor de Microsoft Exchange. Para
obtener más información, consulte Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange (página 36).
2.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange
Una vez queGFI Archiver está configurado y el correo electrónico de la organización se almacena correctamente, puede
crear una directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange eliminando
GFI Archiver
el correo electrónico que se ha almacenado. Esto se puede lograr con Archive Assistant o con la directiva de retención de
Microsoft Exchange.
Para obtener más información sobre cómo quitar correos de Microsoft Exchange de forma manual, consulte
http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=removexchemails.
2.11 Actualización a la última versión
En esta sección se describe cómo actualizar una instalación de GFI Archiver a la última versión y mantener la misma
configuración.
NOTA
Las actualizaciones directas de la versión 2011 o de versiones anteriores no son compatibles y se recomienda
desinstalar GFI Archiver y volver a configurarlo.
Notas importantes al actualizar
La actualización no es reversible; no se puede retornar a la versión anterior que estaba instalada.
Realice copia de seguridad de los almacenes de archivo de GFI Archiver antes de la actualización. Esta copia de segu
ridad podría ser útil si se produce un error durante la actualización. Para obtener más información, consulte Copias de
seguridad de Almacenes de archivo (página 130).
Inicie sesión en el área de clientes de GFI para conseguir una nueva clave de licencia. Haga clic en el icono de llave
azul que se encuentra a la derecha y seleccione Actualizar clave de licencia o haga clic en Renovación para
ampliar el acuerdo de mantenimiento.
Compruebe todos los requisitos del sistema antes de continuar con la actualización. Para obtener más información,
consulte Requisitos del sistema (página 11).
Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador.
Antes de comenzar la instalación, guarde y cierre todas las aplicaciones abiertas en el equipo.
Deshabilite cualquier software antivirus que se esté ejecutando en el servidor en el que se ha instalado GFI Archiver.
Procedimiento de actualización
1. Descargue la última versión de GFI Archiver en el servidor en el que esté instalado GFI Archiver. Vaya a http://
go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm, haga clic en Inicio de sesión e introduzca las credenciales
de su cuenta de GFI.
2. Haga clic con el botón secundario en el instalador recién descargado y seleccione Propiedades. En la pestaña
General, haga clic en Desbloquear y, a continuación, en Aplicar. Este paso es necesario para evitar que el sistema
operativo bloquee algunas acciones del instalador.
3. Inicie el instalador recién descargado y siga las instrucciones que aparezcan en pantalla para instalar la última versión.
4. Utilice la clave de licencia obtenida en el área de clientes de GFI.
5. Si durante la instalación se le pide que actualice los esquemas de base de datos existentes al nuevo esquema de GFI
Archiver, haga clic en Actualizar. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
Cuando finalice la actualización:
Actualice cualquier herramienta del cliente que esté en uso con GFI Archiver (Asistente para almacenamiento, Asis
tente para almacenamiento de archivos o Outlook Connector) para asegurarse de que la integración es perfecta. Use los
archivos de instalación de la carpeta de instalación de GFI Archiver para reinstalar las herramientas del cliente:
GFI Archiver
\GFI\Archiver\Client Tools\
Pruebe la configuración actualizada. Para obtener más información, consulte Probar la configuración (página 35).
GFI Archiver
3 Uso de GFI Archiver
GFI Archiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementos de calendario y
documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente
número de regulaciones normativas y de eDiscovery.
Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de MailInsights se
puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos legales y administre la productividad
con informes basados en la información crítica de la empresa en su archivo.
En las siguientes secciones encontrará información relativa a:
39
43
43
45
48
54
55
56
56
58
61
62
Use la pestaña Página de inicio de GFI Archiver para supervisar fácilmente la instalación. La información gráfica y
estadística proporciona información general en tiempo real de los parámetros operativos generales de GFI Archiver.
También ayuda a identificar los problemas antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema.
GFI Archiver
3 Uso de GFI Archiver | 39
Captura de pantalla 9: El panel de GFI Archiver
En la interfaz de GFI Archiver, seleccione la pestaña Página de inicio. La información se muestra en varios elementos de
la pantalla agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen cada una de estas secciones y cómo interpretar los
datos que presentan:
Información general del estado
Servidores
Almacenes de archivo
Flujo de correo electrónico
Visor de eventos
GFI Archiver
3.1.1 Información general del estado
Captura de pantalla 10: Latido de GFI Archiver
El área "Información general del estado" muestra información que permite identificar rápidamente problemas
relacionados con varios componentes de GFI Archiver, como por ejemplo, que algún servidor no responda. Para
investigar cualquier interrupción en el servicio diríjase a las siguientes pestañas:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servicios
Muestra el estado actual de los servicios de fondo que usa GFI Archiver.
Buzones
de diario
Muestra una lista de los buzones de registro en diario configurados. Para obtener más información, consulte Con
figuración de un buzón de correo de registro en diario (página 91).
Servidores
SQL Ser
ver
Muestra los servidores SQL Server configurados para almacenar correo electrónico. Para obtener más información, con
sulte Elección y preparación de una base de datos (página 18).
Licencias
La pestaña Licencia muestra si la licencia actual es válida y si se ha instalado la versión de evaluación o una versión con
licencia completa. También indica el número de usuarios con licencia, el número de usuarios habilitados y el tiempo
que lleva funcionando el producto.
3.1.2 Servidores
Captura de pantalla 11: Área Servidores
GFI Archiver
En el área ‘Servidores’ encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el servidor en el que
se ha instalado GFI Archiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer un seguimiento de los servidores que se
estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas antes de que el espacio se agote totalmente.
3.1.3 Almacenes de archivo
Captura de pantalla 12: Área Almacenes de archivo
El área ‘Almacenes de archivo’ proporciona información sobre el número total de mensajes de correo electrónico
almacenados en GFI Archiver y sobre el número de Almacenes de archivo utilizados. Esta información le permite
comprobar si los correos electrónicos se están archivando correctamente.
NOTA
Si Conservación por razones legales está habilitado, se muestra un mensaje en esta ventana. Para obtener más
información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157).
3.1.4 Flujo de correo electrónico
Captura de pantalla 13: Área Flujo de correo electrónico de GFI Archiver
GFI Archiver
El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ proporciona una visión general gráfica de la cantidad de mensajes de correo
electrónico que GFI Archiver está archivando. Los picos o valles de mensajes que no se encuentren dentro del flujo
normal de correo electrónico deben investigarse, ya que pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico
no funciona correctamente.
Personalice el gráfico "Flujo de correo electrónico" para ver el flujo de todos los buzones de diario, un solo buzón o
un periodo específico. Para personalizar la vista, use los controles proporcionados y haga clic en Actualizar.
3.1.5 Visor de sucesos
Captura de pantalla 14: Ficha Visor de sucesos
La ventana "Visor de eventos" proporciona información acerca de los eventos de GFI Archiver. Los mensajes que se
muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos del sistema que el administrador del sistema no suele
ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su
atención.
Para iniciar sesión en GFI Archiver, seleccione una de las siguientes opciones:
Vaya a Inicio > GFI Archiver > GFI Archiver. La aplicación se carga en el explorador de Internet predeterminado.
Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows®) cuando
se le soliciten.
También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet:
http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI
Archiver>
Por ejemplo: http://mydomain.com/Archiver
De manera predeterminada, GFI Archiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales
del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión
iniciada en GFI Archiver.
NOTA
Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Windows®.
NOTA
Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI Archiver está instalado, se le
solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI Archiver está instalado.
1. En GFI Archiver, seleccione la ficha Archivar.
GFI Archiver
Captura de pantalla 15: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso.
También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que encontrará a continuación.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea
buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos elec
trónicos.
Oculta el panel de vista previa de correo.
Muestra el panel de vista previa de correo.
En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los
correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista
de correos electrónicos.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón.
Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario archi
vados
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Cambie a la vista del historial de archivos y muestre una lista de archivos
archivados por File Archive Assistant.
Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión ini
ciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los
buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar
para salir de la lista Cuentas.
Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el administrador
del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de correo. Si la
eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este
icono.
NOTA
No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de
sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales.
NOTA
De manera predeterminada, GFI Archiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el
nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción
Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar.
En la pestaña Archivo de GFI Archiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y realizar acciones en ellos.
Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los controles proporcionados
en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 43).
Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de mensaje. El elemento
seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en cualquiera de los correos electrónicos o archivos
almacenados para verlo en la ventana de vista de correo electrónico.
GFI Archiver
Captura de pantalla 16: Trabajo con elementos archivados en GFI Archiver
Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el elemento que desea ver.
Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de calendario.
En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al ver su contenido:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario.
Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se muestran en un
panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
Ver hilo de conversación
Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos
los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o
seleccione Cerrar.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales)
Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las
búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta
“Importante”.
Para agregar una etiqueta:
1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente.
2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico.
Para quitar una etiqueta asignada previamente:
1. Seleccione una etiqueta asignada previamente.
2. Haga clic en Quitar etiqueta.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
NOTA
Las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización
a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no
se pueden quitar de un correo electrónico.
Restaurar correo electrónico/elemento de calendario.
Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica OneClick Restore, que
restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico.
En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una
copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo electrónico/elemento de calendario.
Guardar correo en el disco (formato EML)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml. Este formato es
compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail y Mozilla
Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que
desea guardar el archivo.
Guardar correo en disco (formato MSG)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es compatible con
Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la
que desea guardar el archivo.
Descargar elemento de calendario
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es compatible con
Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la
que desea guardar el archivo.
Imprimir correo electrónico/elemento de calendario.
Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el
elemento, use la función de impresión del explorador.
Mostrar imágenes en correo electrónico
Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico.
Marcar como no SPAM
Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó
previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM.
Eliminar correo electrónico/elemento de calendario
Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos electrónicos. Si la
eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono.
NOTA
No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o cuando se habilita la
conservación por razones legales.
Mostrar eventos de elemento de calendario
Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de correo electrónico.
Descargar
GFI Archiver
Al ver los archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga clic en este vínculo
para descargar el archivo y guardarlo en disco.
Al buscar elementos archivados, tales como mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o faxes,GFI
Archiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos los elementos que coincidan, con sus respectivos
archivos adjuntos. En GFI Archiver, puede buscar por:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Búsqueda
rápida
Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar todos los mensajes de correo electrónico archivados
del usuario seleccionado en todos los almacenes de archivo. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar
los siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Por ejemplo:
Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s".
Búsqueda
simple
Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el remitente, destinatario, asunto, fecha
y otra información. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 48).
Búsqueda
avanzada
Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más infor
mación, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51).
Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos
electrónicos. GFI Archiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas
aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI Archiver los muestra en varias páginas. Use el
control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente.
3.5.1 Uso de Búsqueda simple
Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios de búsqueda al
buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes de fax/SMS en todos los almacenes
de archivo.
Para usar Búsqueda simple :
1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable
que hay al lado del cuadro de texto Buscar.
Captura de pantalla 17: Opciones de Búsqueda simple
2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en todos los
almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:
Asunto
Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto.
Fecha de
envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
De
Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remitente del correo electrónico cuyos
mensajes está buscando.
Para
Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario del correo electrónico
cuyos mensajes está buscando.
Adjunto
Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos.
Opciones
avanzadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obte
ner más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51).
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las
búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar.
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las
condiciones seleccionadas.
3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las
siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
archivo
Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes como
dines:
Tipo de
archivo
Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor predeterminado).
Fecha de
última modi
ficación
Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los con
troles de calendario.
Opciones avan
zadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para
obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51).
Buscar
Restablecer
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento.
Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar.
4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en todos los almacenes
de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
dines:
Organizador
Especifique el nombre del organizador del evento.
Asunto
Busque elementos de calendario con un asunto concreto.
Asistentes
invitados
Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento.
Inicio del
evento
Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los con
troles de calendario.
Ubicación
Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento.
Opciones
avanzadas
Buscar
Restablecer
Guardar
5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/SMS almacenados en todos los almacenes de archivo.
Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
dines:
Tipo
Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable.
Fecha de
envío
Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS.
De
Especifique la dirección del remitente que se va a buscar.
Para
Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar.
Opciones
avanzadas
Buscar
Restablecer
Guardar
NOTA
La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes la habilita el
administrador de GFI Archiver.
GFI Archiver
3.5.2 Uso de Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia gama de
criterios de búsqueda al buscar elementos archivados.
Para usar Búsqueda avanzada
1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable
y seleccione Opciones avanzadas.
que hay al lado del cuadro de texto Búsqueda rápida
Captura de pantalla 18: Opciones de Búsqueda avanzada
2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buscar en los
correos elec
trónicos
Seleccione el usuario en la lista disponible.
Almacén de
archivos
Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo
en la lista disponible de Almacenes de archivo.
Fecha de envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
Incluye todo
s/cualquiera
Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las
condiciones. En la lista desplegable, seleccione:
Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones especificadas.
Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son:
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remitente del
correo electrónico cuyos mensajes está buscando.
Destinatario: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario del
correo electrónico cuyos mensajes está buscando.
CCO: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario cuya direc
ción se ha escrito en el campo CCO.
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o
en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta,
después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exac
tamente.
Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha especificada.
Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba
un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje. Escriba o pegue
el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo - Permite buscar mensajes de correo electrónico que tengan contenido
específico en el cuerpo del correo o sus adjuntos.
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo.
Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los
datos adjuntos.
Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos.
Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones.
Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica.
NOTA
Haga clic en
Excluye todas
estas con
diciones
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que se devuelva
como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones
que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad.
NOTA
Haga clic en
, que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la búsqueda.
Volver a opcio
nes básicas
Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda
simple (página 48).
Restablecer
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier
momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar.
Buscar
Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones
seleccionadas.
3.5.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
En GFI Archiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone.
GFI Archiver
NOTA
Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Para realizar una búsqueda simple:
1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre GFI Archiver con el
siguiente formato:
http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI
Archiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/Archiver
2. Inicie sesión con sus credenciales.
NOTA
La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI
Archiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario (página 55).
3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar.
4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican
por fecha en orden descendente.
NOTA
La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles
que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es 5000.
GFI Archiver
Captura de pantalla 19: Vista de conversación en smartphone
5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico
relacionados.
NOTA
La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de
búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI Archiver desde el equipo.
NOTA
La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón.
Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros usuarios, siempre
que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos administrativos puede otorgar o revocar el acceso a
los buzones de otros usuarios desde la característica Control de acceso de GFI Archiver.
NOTA
La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso
a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver.
GFI Archiver
Captura de pantalla 20: Acceso a varios buzones
Para ver los elementos archivados de otro buzón:
1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuario para
agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos mensajes tiene acceso).
2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo
que hay junto al campo de búsqueda.
3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar.
4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin.
1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.
2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.
3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se muestran por página.
4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión como
administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría.
5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horaria correcta. La fecha y la
hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI Archiver se mostrarán según este parámetro.
GFI Archiver
GFI Archiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que los usuarios puedan
acceder a sus datos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la oficina o durante los desplazamientos. Utilice
la página Acceso del cliente para descargar y configurar cualquiera de los siguientes elementos:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
GFI Archiver Outlook
Connector
Un complemento de Microsoft Outlook® que permite a los usuarios ver elementos archivados desde su
cliente Microsoft Outlook.
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Outlook Connector,
consultehttp://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide.
GFI Archiver Archive
Assistant
Una herramienta que permite a los usuarios archivar de forma manual mensajes de correo electrónico,
archivos y elementos de calendario que se encuentren en el programa Microsoft Outlook®.
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Archive Assistant, consulte
http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide.
File Archive Assistant
de GFI Archiver
Un agente que permite a los usuarios almacenar archivos automáticamente desde una carpeta
sincronizada o manualmente desde cualquier ubicación de su equipo.
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar File Archive Assistant, consulte
http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide.
GFI Archiver Touch
App para Windows
8/RT
Una aplicación que permite a los usuarios buscar datos archivados directamente desde Windows 8 o Win
dows RT.
Acceso a IMAP
Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar elementos
archivados en buzones a los que pueda acceder.
Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook® con los datos archivados por GFI
Archiver. Este conector se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o a
través de la instalación manual.
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Outlook Connector, consulte
http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide.
Cuando Outlook Connector está instalado, se registra automáticamente en Microsoft Outlook®. Microsoft Outlook®
intentará conectarse a GFI Archiver con la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con
GFI Archiver se realiza automáticamente en el intervalo de tiempo especificado, o bien manualmente con la barra de
herramientas de estado de Outlook Connector.
Outlook Connector agregará la carpeta Buzón de GFI Archiver a la lista de carpetas de Microsoft Outlook®. De manera
predeterminada, solo estará disponible un buzón (el buzón del usuario que haya iniciado sesión); sin embargo, se
podrán agregar otros buzones más adelante.
Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de GFI Archiver.
NOTA
De forma predeterminada, Outlook Connector sincroniza y muestra los mensajes de correo electrónico enviados y
recibidos en los últimos 365 días. Para obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se
sincronizan, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_OutlookConnectorSyncronisation
GFI Archiver
3.9.1 Funcionamiento de GFI Archiver Outlook® Connector
Captura de pantalla 21: ¿Cómo funciona GFI Archiver Outlook® Connector?
1. Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud
Microsoft Outlook® con GFI Archiver.
de sincronización de las carpetas de
2. GFI Archiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del almacén de archivo de GFI Archiver
.
®
3. GFI Archiver envía los datos relativos al correo electrónico
a los equipos cliente de Microsoft Outlook .
3.9.2 Cambio de la disponibilidad de la pestaña Outlook® Connector
De forma predeterminada, la ficha Outlook® Connector está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician
sesión en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verla:
1. En la página Acceso del cliente , haga clic en
en la pestaña Outlook Connector.
2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sólo administradores
La ficha Outlook® Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con
privilegios de administrador de dominio.
Todos los usuarios y admi
nistradores
La ficha Outlook® Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus
privilegios de inicio de sesión.
Archive Assistant permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo electrónico, elementos de calendario y
archivos (como documentos o imágenes) desde Microsoft Outlook®. Archive Assistant se puede instalar a través de los
objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o de forma manual.
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Archive Assistant, consulte
http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide.
Archive Assistant es un complemento instalado en Microsoft Outlook® que permite a los usuarios archivar manualmente
mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del cliente Microsoft Outlook en GFI Archiver. De forma
predeterminada, los elementos almacenados en GFI Archiver se organizan en una estructura de carpetas idéntica a la del
buzón del usuario en Microsoft Outlook.
NOTA
El archivado manual debe estar habilitado en GFI Archiver para que Archive Assistant funcione.
NOTA
Archive Assistant se puede instalar en Microsoft Outlook® 2003, 2007, 2010 y 2013.
IMPORTANTE
Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con Archive Assistant quedarán archivados
independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas.
3.10.1 Funcionamiento de Archive Assistant
1. En Microsoft Outlook®, el usuario selecciona un mensaje de correo electrónico, un grupo de mensajes, elementos de
calendario, un archivo o una serie de archivos, o bien una carpeta y utiliza los comandos de archivo en la barra de
herramientas adicional que se instala cuando se implementa Archive Assistant.
GFI Archiver
Captura de pantalla 22: Cómo funciona Asistente para almacenamiento con GFI Archiver
NOTA
Utilizando la característica Archivado de archivos de Archive Assistant, podrá archivar con facilidad en GFI
Archiver archivos desde cualquier ubicación de su equipo (incluyendo documentos de Microsoft Office). Esta
característica está diseñada para proporcionar una ubicación centralizada de los datos de usuario.
2. Archive Assistant (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud de sincronización de los elementos de calendario
seleccionados con GFI Archiver.
3.10.2 Habilitación y deshabilitación del almacenamiento manual
El método manual de archivado debe habilitarse para que Archive Assistant funcione.
Para habilitar o deshabilitar el archivado manual:
1. Inicie sesión en GFI Archiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos.
2. En la página Configuración, seleccione Método de archivado.
3. Haga clic en Configurar método de archivado.
GFI Archiver
Captura de pantalla 23: Habilitar o deshabilitar archivado manual
4. Realice una de las acciones siguientes:
Para habilitarlo, marque la casilla de verificación Archivado manual.
Para deshabilitarlo, quite la marca de la casilla de verificación Archivado manual.
5. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
3.10.3 Cambio de la disponibilidad de la pestañaArchive Assistant
De forma predeterminada, la ficha Archive Assistant está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión
en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verlo:
en la pestaña Archive Assistant.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
La ficha Archive Assistant sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios
de administrador de dominio.
nistradores
La pestaña Archive Assistant estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus
privilegios de inicio de sesión.
GFI Archiver
File Archive Assistant permite que los usuarios sincronicen archivos entre su equipo y GFI Archiver. Se puede acceder a
todos los archivos que ha archivado File Archive Assistant a través de la interfaz web de GFI Archiver y GFI Archiver Touch
App para Windows 8 y Windows RT.
File Archive Assistant se puede utilizar de 2 formas:
Uso
Descripción
Archivar archivos manualmente
desde cualquier ubicación de su
equipo
Cuando File Archive Assistant se ha instalado en el equipo, se agrega un nuevo elemento del
menú contextual para realizar el archivado manual al menú contextual predeterminado de
Windows.
Para archivar las carpetas o los archivos seleccionados, haga clic con el botón secundario en
cualquier carpeta, archivo, selección de carpetas o selección de archivos y haga clic en Archivar
archivos.
Utilizar una carpeta sincronizada
para archivar archivos auto
máticamente
File Archive Assistant permite crear carpetas sincronizadas. Los archivos guardados en estas car
petas se cargarán automáticamente a GFI Archiver.
File Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active
Directory®.
Notas que tiene que tener en cuenta el administrador antes de instalar File Archive Assistant:
Para usar File Archive Assistant, el administrador de GFI Archiver tiene que configurar los roles y los permisos para el
archivado de archivos. Para obtener más información, consulte Configuración de roles y permisos para el archivado
de archivos (página 62).
Los elementos que se archiven con File Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas
que se hayan establecido en Archivado basado en reglas.
Ajuste la configuración predeterminada de File Archive Assistant para que los clientes de su red hereden los pará
metros de configuración del servidor. Para obtener más información, consulte Configuración de los parámetros pre
determinados de File Archive Assistant (página 115).
Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar File Archive Assistant, consulte http://
manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide.
3.11.1 Cambio de la disponibilidad de la pestaña File Archive Assistant
De forma predeterminada, la ficha File Archive Assistant está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician
sesión en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verlo:
en la pestaña File Archive Assistant.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
La ficha File Archive Assistant sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con
privilegios de administrador de dominio.
nistradores
La pestaña File Archive Assistant estará disponible para todos los usuarios, independientemente de
sus privilegios de inicio de sesión.
GFI Archiver
3.11.2 Descarga del paquete MSI de File Archive Assistant
File Archive Assistant se puede descargar en http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadMSI11.0 como paquete MSI.
El archivo MSI se puede utilizar entonces para instalar File Archive Assistant a través de GPO.
NOTA
Guarde el paquete MSI de File Archive Assistant descargado en una carpeta compartida de su red. Asegúrese de que
el recurso compartido tiene propiedades de lectura. Anote la ruta de la carpeta para usarla más adelante.
3.11.3 Configuración de roles y permisos para el archivado de archivos
Para configurar los roles y permisos necesarios para el archivado de archivos:
1. Inicie sesión en GFI Archiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos.
2. En la página Configuración, seleccione Roles y permisos.
3. Seleccione un rol de la lista disponible que sea pertinente para los usuarios configurados y haga clic en Configurar
rol. Si no encuentra el adecuado, cree uno nuevo haciendo clic en Agregar rol nuevo.
4. Asegúrese de que el rol seleccionado tenga habilitado el permiso Archivado de File Archive Assistant.
GFI MailInsights ® es una utilidad para la generación de informes incluida en GFI Archiver que utiliza los elementos
archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. Utilice esta característica para
generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del
correo electrónico y los recursos.
NOTA
GFI MailInsights® solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos de acceso requeridos.
Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Los informes disponibles son:
NOMBRE DE
INFORME
DESCRIPCIÓN
Flujo de comu
nicación
Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización.
Uso de correo web
Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con ser
vicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico.
Respuesta de correo
electrónico
Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo.
Uso del alma
cenamiento
Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo
electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento
relacionado con el correo electrónico.
Cuentas inactivas
Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han
respondido en el tiempo especificado.
GFI Archiver
NOMBRE DE
INFORME
DESCRIPCIÓN
Palabras ina
propiadas
Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la
empresa.
Spammers internos
Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO.
Fuera de las horas de
oficina
Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de
oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación.
Detección de pérdida
de datos
Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la
seguridad social, u otros documentos e información confidenciales.
Búsqueda de trabajo
Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos
destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo.
Búsqueda de frase
Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados.
Tráfico de usuarios
Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos
seleccionados y sus contactos.
Temas de correo elec
trónico
Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que
se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.
Indicadores del ren
dimiento del correo
electrónico
Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los
usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos.
Informe de mensajes
de correo electrónico
grandes
Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo.
Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías.
3.12.1 Requisitos de GFI MailInsights®
GFI MailInsights® requiere las siguientes configuraciones:
Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Cambio de la configuración general
(página 169).
Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización (página 126).
Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente.
3.12.2 Generación de informes de MailInsights
Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un usuario que se
especifique en el campo Reenviar a. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx).
Para generar un informe:
1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. (Opcional) En el campoReenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario.
NOTA
Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere y aquellos otros
que hayan sido especificados en el campo Reenviar a.
GFI Archiver
NOTA
Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';'
4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe.
3.12.3 Programación de informes de MailInsights
Todos los informes de MailInsights® pueden programarse para que se ejecuten automáticamente.
Para programar un informe:
1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. Haga clic en Programación.
Captura de pantalla 24: Programación de informes de MailInsights®
4. En el campo Nombre de informe , introduzca un nombre significativo para el informe.
5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario (o destinatarios).
6. En la lista desplegable Programar informe , seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las opciones
disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente.
7. En el campo A, especifique la hora.
8. Haga clic en Guardar y programar informe .
GFI Archiver
3.12.4 Flujo de comunicación
El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados
entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos.
Captura de pantalla 25: Flujo de comunicación de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas
de los últimos 6 meses.
Informe de
Seleccione un usuario o grupo.
Destinatarios
Seleccione Internos, Externos o Todos.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado es los 20
primeros.
Formato de
informe
Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel
(.xlsx).
El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de un gráfico. Los
contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde
entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades.
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico de contacto
Dirección de correo electrónico de contacto.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos.
Última comunicación
Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido.
3.12.5 Uso de correo web
El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios internos con las
cuentas de correo electrónico web.
Captura de pantalla 26: Uso de correo web de MailInsights
El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Informe de
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los 20
primeros.
Formato de
informe
(.xlsx).
GFI Archiver
El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos
en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores
de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por
proveedor.
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Dirección de correo electrónico del usuario.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de contactos internos.
Mensajes de correo electrónico enviados
Mensajes de correo electrónico recibidos
Promedio/día
Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día.
Porcentaje total
Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web.
NOTA
El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL;
Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com
3.12.6 Respuesta de correo electrónico
El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los empleados en
responder a los mensajes de correo electrónico.
GFI Archiver
Captura de pantalla 27: Respuesta de correo electrónico de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es Todos.
Clasificar por
Especifique el método de clasificación. Las opciones son:
Por nombre (predeterminado)
Por capacidad de respuesta
Formato de
informe
(.xlsx).
El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en horas, en el eje x y los
usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del usuario.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Media de respuestas
Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas).
Media de respuestas internas
Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas).
Media de respuestas externas
Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas).
3.12.7 Uso del almacenamiento
El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos
adjuntos.
Captura de pantalla 28: Uso del almacenamiento de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden selec
cionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory®
Tipo de ele
mento
Seleccione una las siguientes opciones disponibles: Mensajes de correo electrónico, Archivos o Correos elec
trónicos y archivos.
Formato de
informe
(.xlsx).
El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico
muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos.
GFI Archiver
NOTA
Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes,
Documentos, Música, Vídeos y Otros
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Fecha de la recepción de correo electrónico.
Tamaño total
Tamaño total del archivo adjunto.
Imágenes
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes.
Documentos
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos.
Música
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música.
Vídeos
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos.
Otros
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros.
3.12.8 Cuentas inactivas
El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas.
Captura de pantalla 29: Cuentas inactivas de MailInsights®
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Formato de
informe
(.xlsx).
NOTA
Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado
ninguno en el intervalo de fechas abarcado.
El informe devuelve una lista de cuentas inactivas.
3.12.9 Palabras inapropiadas
El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los
mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas,
racistas o malsonantes.
Captura de pantalla 30: Palabras inapropiadas de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Destinatarios
Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos
Formato de
informe
(.xlsx).
NOTA
Para agregar palabras a la lista Palabras inadecuadas, ejecute el archivo InappropriateWordsEditor.exe desde
C:\Archivos de programa\GFI\Archiver\core\bin. Tenga en cuenta que este archivo
contiene palabras vulgares que pueden ser ofensivas.
El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora
Fecha y hora del correo electrónico
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente
Asunto
Asunto del correo electrónico
3.12.10 Spammers internos
El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los
usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en
cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO.
Captura de pantalla 31: Spammers internos MailInsights®
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Incluir
Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios.
Formato de
informe
(.xlsx).
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del remitente.
Promedio de des
tinatarios
Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de
tiempo especificado.
3.12.11 Fuera de las horas de oficina
Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina.
GFI Archiver
Captura de pantalla 32: Fuera de las horas de oficina de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo.
Incluir
Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado es 50.
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar
Formato
de
informe
Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx).
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Horas de
oficina
Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización.
Semana
laborable
Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal.
Días no
laborables
Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas
se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la
empresa.
IMPORTANTE
La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de
que se genere el informe, se perderá la configuración.
NOTA
Si se usa el botón Borrar todo, se borrarán las fechas configuradas en todos los años.
En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos:
Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el
mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y
todo el día del sábado y domingo.
Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de
medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m.
En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes
a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00
a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal.
Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de
medianoche; los miércoles son festivos.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los
enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche.
GFI Archiver
Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un
resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las
horas de oficina.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico del usuario
Número de correos electrónicos enviados
Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina
3.12.12 Detección de pérdida de datos
Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos confidenciales. El informe
detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos que contengan:
Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover)
Números de la seguridad social de los EE.UU.
Documentos e información confidenciales
NOTA
El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuario seleccionado.
Captura de pantalla 33: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights®
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se pueden
Informe de
predeterminada) o sobre un grupo o usuario.
Destinatarios
Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos.
Formato de
informe
(.xlsx).
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la
tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales remitentes.
La tabla contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado.
Tipo de pér
dida
El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales, información
médica,
NOTA
Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera.
3.12.13 Búsqueda de trabajo
Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos electrónicos con sitios de
búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y recibidos que contengan currículos.
NOTA
El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuario seleccionado.
GFI Archiver
Captura de pantalla 34: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar
Informe
de
Dominios
La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios escribiendo
la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en . Para quitar un dominio, haga clic en . Borrar todo
elimina todas las direcciones URL de la lista.
La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com;
hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk;
monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
Formato
de
informe
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Un resumen
del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales usuarios que hayan intercambiado correos
electrónicos con dominios de búsqueda de empleo.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado.
3.12.14 Búsqueda de frase
Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de búsqueda de frase. El
informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos electrónicos y en los archivos adjuntos para
detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o
de líneas apiladas.
NOTA
El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o grupo seleccionado.
GFI Archiver
Captura de pantalla 35: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar
Informe
de
Tipo de
gráfico
Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de correos elec
trónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos elec
trónicos enviados por día.
Frases
Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o introduzca
palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza
que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Formato
de
informe
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la
tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de correos electrónicos y el total de mensajes que
coinciden con una frase.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.
Remitente
Asunto
Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las
entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado.
Frase
La frase que se encontró en el correo electrónico.
3.12.15 Informe de trafico de usuarios
El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de correo electrónico que
se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra direcciones de correo
electrónico únicas del correo enviado o recibido.
Captura de pantalla 36: Tráfico de usuarios de MailInsights®
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Informe de
Formato de
informe
(.xlsx).
El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Las direcciones de correo
electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicaciones intercambiados entre la dirección de
correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados.
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo elec
trónico
Dirección de correo electrónico de contacto.
Enviados
Recibidos
Interna
Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos.
Entrante
Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la organización.
Saliente
Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direcciones de fuera de la
organización.
3.12.16 Informe de temas de correo electrónico
Este informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los
usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabras más comunes que se encuentran en los
mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índices de búsqueda para identificar los términos más usados.
GFI Archiver
Captura de pantalla 37: Temas de correo electrónico de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Informe de
Formato de
informe
(.xlsx).
El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) al principio del informe.
Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuario seleccionado y el número total de
mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráfico de barras apiladas muestra las 10 palabras clave más
usadas en el eje x, mientras que en el eje y muestra el número de veces que se encuentran dichas palabras.
Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación:
TABLA
DESCRIPCIÓN
Palabras clave más usadas en
la organización
Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cada palabra clave.
Temas de correo electrónico
Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajes de correo
electrónico encontrados y la frase que se busca.
GFI Archiver
NOTA
La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los almacenes de archivo que
abarcan el período de tiempo solicitado parcial o completamente. La tabla Temas de correo electrónico muestra
sólo información de los mensajes de correo electrónicos recibidos en el periodo seleccionado.
3.12.17 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico
El informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de los usuarios en función de un
conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando las tendencias de uso del correo electrónico del
usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Los resultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de
personas cuya descripción del trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico
similares.
Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Los resultados se
muestran de acuerdo con los siguientes indicadores:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sociable
Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros.
Toma la iniciativa
Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente.
Expresivo
Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz.
Organizado
Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que se le asignen.
Responsable
Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función.
Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar los irrelevantes, como
los boletines o las notificaciones automáticas.
GFI Archiver
Captura de pantalla 38: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Seleccione Últimos 6 meses o Últimos
12 meses.
Informe de
Mensajes de
correo elec
trónico
excluidos
Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluir los boletines o las noti
ficaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@newsletters.com.
Ponderación
Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con un rol concreto. Por
ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe, mientras que
en el caso de un director contable cabe esperar todo lo contrario. Seleccione una las opciones siguientes:
Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico similar.
Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíe más mensajes de correo
electrónico de los que recibe.
Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los que envía.
Formato de
informe
(.xlsx).
GFI Archiver
El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La información del buzón
seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetas situadas debajo del gráfico. La
tabla consta de la siguiente información:
TABLA
DESCRIPCIÓN
Factores
Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si el informe se genera
para un grupo).
Estadísticas reco
piladas
Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informe se genera para un
grupo) o por mes.
Dirección de correo electrónico (usuario)/mes
Total enviados
Total recibidos
Total de respuestas enviadas
Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos
Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados
Archivos adjuntos enviados
Archivos adjuntos recibidos
3.12.18 Informe de mensajes de correo electrónico grandes
El informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño sea superior al
especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las
categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.).
Captura de pantalla 39: Correos electrónicos grandes de MailInsights®
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los
últimos 6 meses.
Informe
de
Tamaño
Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informe se muestran todos los
mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. El tamaño mínimo es 5 MB y es el configurado
de manera predeterminada.
El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Un resumen del
informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correo electrónico del periodo
especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño de los mensajes de correo electrónicos
enviados de forma porcentual, uno es para los principales usuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos.
Por ejemplo, si el usuario A envía 5 mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B
enviar 4 mensajes de correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentaje
superior en el gráfico.
Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación:
TABLA
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.
Remitente
Asunto
Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en
las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado.
Número de des
tinatarios
Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de
tiempo especificado.
Categoría de
archivos adjun
tos
Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.).
Tamaño
Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos.
GFI Archiver
4 Configuración de GFI Archiver
La página Configuración permite personalizar y configurar diversos aspectos de GFI Archiver, incluidas las fuentes de
almacenamiento, la administración de los almacenes de archivo, la conexión a GFI Archiver y las directivas que ayudan a
administrar mejor los archivos. Esta página también ofrece una descripción general completa de la configuración actual
de GFI Archiver. Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración
actual.
NOTA
Utilice los botones situados en la esquina superior derecha de la página Configuración para alternar entre las vistas
de lista y mosaico.
Captura de pantalla 40: Página de configuración de GFI Archiver
La siguiente tabla describe la información disponible.
GFI Archiver
4 Configuración de GFI Archiver | 88
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Método de archi
vado
Muestra el método de archivado habilitado actualmente. Se debe especificar un método de archivado para
que GFI Archiver comience a archivar mensajes de correo electrónico.
Servidores de
correo a archivar
Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI Archiver.
Reglas de archi
vado
Si se ha habilitado el archivado basado en reglas, se muestra el número de reglas configuradas.
Buzones para
archivar
Muestra si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones de archivo
del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan.
Ámbito del archi
vado
Muestra si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si se archivan
los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación de ellos).
Recuperación de
estructura de car
petas de buzón
Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de estructura de
carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft® Exchange Server
con GFI Archiver.
Almacenes de
archivo
Muestra el número de Almacenes de archivo configurados con esta instalación de GFI Archiver.
Roles y permisos
Asignar roles a usuarios seleccionados para concederles los permisos necesarios para acceder a funciones con
cretas de GFI Archiver.
Control de acceso
El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón.
Servidor IMAP
Muestra si el servidor IMAP está habilitado. Si está habilitado, los usuarios pueden recuperar mensajes de
correo electrónico archivados utilizando clientes de correo IMAP compatibles.
Directivas de reten
ción y spam
Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI Archiver.
Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden eliminar de inmediato o
después de un periodo de tiempo concreto.
Reglas de cla
sificación
Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos electrónicos a
través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan determinados criterios se pueden
clasificar automáticamente.
Auditoría
Muestra y define si la auditoría de GFI Archiver está activa.
Eliminación de
mensajes
Muestra si la eliminación de mensajes está habilitada. Si está habilitada, los usuarios pueden eliminar per
manentemente mensajes de correo electrónico archivados de los buzones a los que tienen acceso.
Cambio de la clave
de licencia
Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI Archiver
Configuración
general
Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI Archiver
4.1 Archivar orígenes
GFI Archiver ofrece varias opciones de archivado. En función de los objetivos de su infraestructura y de la organización,
puede utilizar el método de almacenamiento para definir el método de recopilación de elementos que emplea GFI
Archiver para su almacenamiento en los almacenes de archivo. Para obtener más información, consulte Configuración
de método de archivado (página 31).
Este tema contiene información sobre:
GFI Archiver
90
94
98
103
103
4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver
Archive Assistant
110
115
En función del método de archivado seleccionado, GFI Archiver se puede configurar para que se conecte a servidores
de correo electrónico para recuperar mensajes de correo electrónico para el archivado. Encontrará una lista de servidores
de correo compatibles en la sección de requisitos del sistema. Sin embargo, también puede configurar otros servidores
de correo que cumplan los siguientes requisitos:
Un servidor de correo con IMAP activado
Función de registro en diario o de duplicado en el servidor de correo
GFI Archiver usa el registro en diario para centralizar todos los correos electrónicos para que se archiven en un solo
buzón. Se configura un buzón de correo de registro en diario inicial con el asistente de postinstalación de GFI Archiver.
Un buzón de correo de registro en diario es un tipo de buzón que almacena una copia de todos los correos de una
organización. GFI Archiver se conecta al servidor de correo, descarga los mensajes de correo electrónico almacenados en
el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Una vez que los mensajes de correo
electrónico se descargan del servidor de correo, se eliminan del buzón de correo de registro en diario para liberar
recursos en el servidor de correo. Para obtener más información, consulte Funcionamiento de GFI Archiver (página
6).
NOTA
Algunas funciones de GFI Archiver están diseñadas para que solo funcionen con Microsoft Exchange Server.
Algunas funciones del producto como la recuperación de la estructura de carpetas del buzón, la importación del
buzón de Exchange a través de la herramienta de importación y exportación y la herramienta Mailbox Restore
no están disponibles si se utilizan otros servidores de correo.
En esta sección se proporciona información sobre cómo:
Ver servidores de correo configurados
Crear buzones de registro en diario en Microsoft® Exchange Server (o en otros servidores de correo)
Editar los detalles de los buzones de registro en diario existentes
Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes
Eliminar los detalles de los buzones de registro en diario existentes
IMPORTANTE
Para correos electrónicos registrados que se van a archivar en GFI Archiver, se debe habilitar el método de archivado
Archivado automático (registro en diario). Una vez que los mensajes de correo electrónico se descargan del
servidor de correo, se eliminan del buzón de registro en diario. Para obtener más información, consulte
Configuración de método de archivado (página 31).
GFI Archiver
Cómo ver servidores de correo configurados
Para ver servidores de correo configurados desde los que GFI Archiver archiva correos electrónicos, seleccione la ficha
Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
Captura de pantalla 41: Pantalla Administrar buzones de diario
La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buzón de regis
tro en diario
Define el nombre del buzón de diario que se ha instalado en el servidor de correo y que se ha configurado
para su uso en GFI Archiver.
Activa
Indica si el buzón de diario está activo.
Servidor de buzo
nes
Nombre de equipo del servidor en el que se ha configurado el buzón de diario.
Almacén de
buzones
Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario configurado.
Tipo de cone
xión
Define el tipo de conexión que GFI Archiver utilizará para recuperar correos electrónicos de los servidores de
correo de origen de los correos electrónicos archivados.
Configuración de un buzón de correo de registro en diario
Al realizar el archivado desde un servidor de correo, GFI Archiver tiene que conectarse a un buzón de correo de registro
en diario desde el que recuperará los elementos. Este tema describe cómo crear un buzón de correo de registro en diario
nuevo desde la interfaz de usuario de GFI Archiver y cómo conectarlo a los buzones de registro en diario existentes:
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
2. Haga clic en Agregar.
GFI Archiver
Captura de pantalla 42: Elija cómo desea que el asistente configure GFI Archiver para que use un buzón de diario.
3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
a. Seleccionar un buzón de diario en la lista de buzones inferior.
Seleccione esta opción si ya ha creado y configurado un buzón de correo de registro en diario. Seleccione un buzón en
la lista de buzones detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en
diario (página 33).
i. Seleccione uno de los buzones detectados y haga clic en Siguiente.
ii. En la ventana Credenciales del buzón de diario, vuelva a hacer clic en Siguiente para finalizar la configuración.
iii. Cuando reciba el mensaje Servidor de correo electrónico que se va a archivar configurado correctamente,
haga clic en Finalizar.
b. Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos elec
trónicos
Seleccione esta opción para crear automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de
registro en diario se creará en el servidor de Microsoft® Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados.
NOTA
Esta característica sólo funciona en Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores.
GFI Archiver
i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos
electrónicos y haga clic en Siguiente.
ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de registro en diario. Las opciones disponibles son:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dejar que GFI Archiver cree un
nuevo usuario de registro de dia
rio al que asociar buzones.
Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un
servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzo
nes a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados.
Utilizar usuario de registro de
diario existente para asociar
buzones.
Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece
habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados".
iii. Haga clic en Siguiente.
iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas.
c. Introducir manualmente los detalles de los buzones de diario
Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona los detalles necesarios para crear
dicho buzón. Dichos detalles incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos
usados y las credenciales.
i. Si se conecta a través de IMAP, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Conectar mediante
IMAP
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de
diario. IMAP: Solo está disponible si GFI Archiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft®
Exchange Server 2003 o 2007.
Servidor de correo
Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario.
Puerto IMAP
El valor predeterminado es 143. Si SSL no está habilitado, la conexión no será cifrada.
Usar SSL
Haga clic para usar SSL y obligar que se realice el cifrado. El número de puerto IMAP cambia auto
máticamente a 993.
Inicio de sesió
n/Contraseña:
Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de
correo seleccionado.
NOTA
No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios.
Carpeta
Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario.
Valor predeterminado: Bandeja de entrada.
ii. Si realiza la conexión a través de EWS, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Conectar por
medio de EWS
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de
diario. Exchange Web Services (EWS) solo está disponible para Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o
2010.
Inicio de sesió
n:/Contraseña:
Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de
correo seleccionado.
NOTA
No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Carpeta
Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario.
Valor predeterminado: Bandeja de entrada.
Carpeta pública
Marque la carpeta como pública.
Exchange Server
Host
Seleccione una las opciones siguientes:
Detección automática (se recomienda)
Host a Exchange manual/Office 365 CAS: escriba la dirección IP del servidor Exchange o el nombre
de host del servidor de acceso de cliente (CAS). El CAS es un rol de servidor que gestiona todas las cone
xiones de cliente con un servidor Exchange. Si realiza la conexión a través de EWS para Office 365, escriba
el nombre de host de Office 365.
iii. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
4. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario.
Edición de buzones de registro en diario existentes
2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en
.
3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, los parámetros siguiendo las instrucciones que se
definen del apartado Cómo añadir buzones de diario nuevos.
Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes
2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en
registro en diario existente, o bien en
para desactivar un buzón de
para activar un buzón que se haya desactivado anteriormente.
Eliminación de buzones de registro en diario existentes
2. Seleccione los buzones de registro en diario que desea eliminar y haga clic en
.
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de registro en diario en GFI Archiver es un procedimiento irreversible. Los mensajes de
correo electrónico del buzón de registro en diario no se pueden recuperar si se han eliminado.
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de diario de GFI Archiver no elimina ni deja inoperativos los buzones de diario
existentes en el servidor de correo.
IMPORTANTE
Esta característica se deshabilita si Archivado basado en reglas no está habilitado en el Asistente del método
de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 31).
GFI Archiver
Se puede configurar una serie de reglas de archivado para determinar los mensajes de correo electrónico que se
archivan. Las reglas se crean en función de distintos criterios y GFI Archiver aplica cada regla a los correos electrónicos
entrantes y salientes que coinciden con las reglas configuradas. Si una regla coincide, el correo electrónico se archiva y se
traslada a la carpeta configurada.
IMPORTANTE
La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la
conservación de correo electrónico.
Captura de pantalla 43: Configuración de reglas de archivado
NOTA
GFI Archiver aplica reglas a la lista en orden descendente. Las reglas se pueden desplazar arriba/abajo por la lista
utilizando las flechas proporcionadas.
IMPORTANTE
Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con Archive Assistant quedarán archivados
independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas.
Adición de reglas de archivado
Para agregar una regla de archivado:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado.
GFI Archiver
Captura de pantalla 44: Adición de una nueva regla de almacenamiento
3. En el campo Nombre de regla, especifique un nombre significativo para la regla de archivado.
4. En la sección Criterios de correo electrónico, especifique condiciones de regla a partir de las opciones
disponibles descritas en la tabla siguiente. Haga clic en
para agregar más condiciones.
CONDICIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Los correos electrónicos que coinciden con el asunto especificado se archivan.
Cuerpo
Los correos electrónicos que son una coincidencia exacta con una palabra o una frase especificada en estos
criterios se archivan.
Remitente
Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba
el nombre del usuario.
NOTA
Se mostrará una lista de usuarios de Active Directory cuando comience a escribir las primeras letras de
una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario.
GFI Archiver
CONDICIÓN
DESCRIPCIÓN
Destinatario
Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba
el nombre del usuario.
NOTA
Se mostrará una lista de usuarios de AD cuando comience a escribir las primeras letras de una dirección
de correo electrónico o de un nombre de usuario.
Tamaño total del
correo electrónico
Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que,
Menor o igual que) y especifique un tamaño de correo electrónico en MB.
Tamaño del archivo
adjunto
Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que,
Menor o igual que) y especifique un tamaño de archivo adjunto en MB.
Tipo de archivo
adjunto
Seleccione un filtro de las opciones disponibles: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos, Personalizado
NOTA
Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor
mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'.
5. En el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta, especifique la carpeta en la que se archiva
el correo electrónico.
NOTA
Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta
La ruta de acceso de la carpeta se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada mediante las
convenciones siguientes:
\ (barra diagonal inversa) se representa con /\
/ (barra diagonal) se representa con //
Por ejemplo:
Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas:
Introduzca la siguiente ruta de acceso: Bandeja de
entrada\Dirección//Presidente\Solicitudes/\Consultas
NOTA
Si la carpeta especificada por el usuario no existe, se crea automáticamente.
Edición de reglas de archivado
Para editar una regla de archivado:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado.
2. Haga clic en Editar.
GFI Archiver
3. Utilice el Asistente de regla de archivado para modificar los campos obligatorios.
Eliminación de reglas de archivado
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de archivado.
2. Seleccione las reglas que desea eliminar y haga clic en
.
GFI Archiver requiere una licencia por cada buzón. Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento
e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede lograr configurando las restricciones de archivado de los buzones.
Con una lista de restricción de archivo compuesta por nombres de usuario de Active Directory o de GFI Directory y
direcciones de correo electrónico (llamada lista de inclusión o lista de exclusión, en función del método de
restricción seleccionado), puede determinar el número de buzones con licencia que ha contado el producto con uno de
los siguientes métodos:
GFI Archiver
MÉTODO DE
RESTRICCIÓN
DESCRIPCIÓN
Restricción
por
exclusión
Active Restricciones de archivado seleccionando una de las siguientes opciones de Uso de una lista de
exclusión:
NO archivar ningún elemento si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la
lista de restricciones: GFI Archiver no almacena elementos si alguna de las direcciones del correo electrónico apa
rece en la lista de restricción de archivo.
Archive el elemento para los usuarios de su organización. Los usuarios de la lista de restricciones no
podrán verlo: Al usar esta opción, las direcciones de correo electrónico se comparan con la lista de exclusión. Si el
remitente o alguno de los destinatarios no están en la lista, se archiva el correo electrónico (incluso aunque algunos
destinatarios estén en la lista de exclusión). Sin embargo, solo los usuarios que no se hayan excluido podrán ver el
correo electrónico.
Los elementos no se archivan en estos casos:
El remitente y todos los destinatarios se encuentran en la lista de exclusión.
El remitente y todos los destinatarios no se encuentran en Active Directory ni en GFI Direc
tory.
Estas son algunas situaciones habituales:
Ejemplo 1: Un remitente externo envía un correo electrónico a 1 destinatario interno que se
encuentra en la lista de exclusión: No se guarda el elemento, ya que el remitente no está en
Active Directory o GFI Directory y el destinatario interno está en la lista de exclusión.
Ejemplo 2: Un remitente externo envía un correo electrónico a 2 destinatarios internos. Uno
se encuentra en la lista de exclusión, el otro no: Se archiva el elemento, pero el destinatario
interno que se encuentra en la lista de exclusión no puede ver el correo electrónico archivado.
Ejemplo 3: Un remitente interno envía un correo electrónico a 1 grupo de distribución
interno. Solo un miembro del grupo se encuentra en la lista de exclusión: Se archiva el ele
mento, pero el miembro que se encuentra en la lista de exclusión no puede ver el correo elec
trónico archivado.
Si GFI Archiver está configurado para usar una lista de exclusión, el módulo de licencias resta el número de usuarios
de Active Directory de o de GFI Directory de la lista de restricción de archivo configurada del número total de
usuarios de la organización.
NOTA
Las direcciones de correo electrónico de la lista de restricción de archivo no se restan.
Ejemplo 1: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios
de Active Directory o GFI Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 4 usuarios.
Ejemplo 2: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios
de Active Directory o GFI Directory, pero la lista de exclusión también contiene otra entrada para una dirección
de correo electrónico (no un usuario). En este caso, la licencia necesaria sigue siendo para 4 usuarios, ya que las
direcciones de correo electrónico se ignoran.
GFI Archiver
MÉTODO DE
RESTRICCIÓN
DESCRIPCIÓN
Restricción
por inclusión
Active Restricciones de archivado seleccionando una de las opciones de Uso de una lista de inclusión: Esta
acción permite archivar los elementos:
Archivar siempre elementos si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista
de restricciones: Si cualquier dirección está en la lista de restricción de archivo configurada.
Archivar el elemento solo si todos los destinatarios y remitentes aparecen en la lista de restricciones: Si
todas las direcciones (en los campos de destinatarios y remitentes) figuran en la lista de restricción de archivo.
En ambos casos, la lista de inclusión limita la licencia al número de usuarios de Active Directory o de GFI Directory
de la lista.
NOTA
Si una de las entradas de la lista de inclusión es una dirección de correo electrónico, la licencia cuenta el número
de usuarios que se encuentran en Active Directory o GFI Directory. Esto garantiza la consistencia, ya que un
usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico.
Ejemplo 1: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de inclusión de 6 usuarios
de Active Directory o GFI Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 6 usuarios.
Ejemplo 2: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios, una lista de inclusión de 6 usuarios
de Active Directory o GFI Directory y otra entrada para una dirección de correo electrónico. En este caso, la
licencia necesaria es de 10 usuarios. La entrada de correo electrónico provocará que el módulo de licencias
cuente todos los usuarios de Active Directory o GFI Directory.
Habilitación de las restricciones de archivado de los buzones
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Restricciones de almacenamiento.
2. Haga clic en Cambiar configuración.
GFI Archiver
Captura de pantalla 45: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado
3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija una de las siguientes opciones:
EXCLUSIÓN /
INCLUSIÓN
OPCIÓN
Uso de una
lista de exclu
sión
NO archivar ningún elemento si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de res
tricciones
Archive el elemento para los usuarios de su organización. Los usuarios que se encuentren en la lista de res
tricción no podrán visualizarlo
NOTA
Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de exclusión no
pueden archivar manualmente correos electrónicos con Archive Assistant si está habilitada alguna de estas
opciones.
Uso de una
lista de inclu
sión
Archivar siempre mensajes si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de res
tricciones
Archivar el elemento solo si todos los destinatarios y remitentes aparecen en la lista de restricciones
NOTA
Cuando Almacenamiento manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de inclusión
pueden archivar manualmente elementos con Archive Assistant si está habilitada alguna de estas opciones.
GFI Archiver
IMPORTANTE
Después de habilitar Restricciones de archivado, haga clic en Gestionar restricciones para crear la lista de
usuarios, grupos o buzones que se van a restringir. Las restricciones configuradas no entrarán en vigor si no se crea la
lista.
Captura de pantalla 46: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios
5. Haga clic en
y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o usuarios y escriba
el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que se restringirá.
Deshabilitación de las restricciones de archivado de los buzones
Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones:
1. Seleccione la ficha Configuración.
2. Haga clic en Buzones para archivar.
3. Haga clic en Cambiar configuración.
4. Anule la selección de la casilla de verificación Habilitar restricciones de archivado.
GFI Archiver
El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a archivar. Por medio de
esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI Archiver que excluya el archivado de mensajes de correo
electrónico interno o que incluya todos los mensajes de correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos
los salientes.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Ámbito del archivado.
Captura de pantalla 47: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico.
2. Seleccione Configurar ámbito del archivado y en la lista mostrada anule la selección de los mensajes de correo
electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente tabla:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correos elec
trónicos
entrantes
Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico que provengan de fuera del dominio de la
organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción.
Correos elec
trónicos salien
tes
Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se encuentren dentro
del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción.
Correos elec
trónicos inter
nos
Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén dentro del
dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción.
3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración.
De forma predeterminada, GFI Archiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de acuerdo con la estructura
de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen. Para replicar la estructura de carpetas de los
buzones originales, habilite la característica Recuperación de estructura de carpetas de buzón de GFI Archiver.
IMPORTANTE
La característica Recuperación de estructura de carpetas de GFI Archiver añade una sobrecarga de procesamiento y
de acceso a la red al proceso de archivado y puede ralentizar el sistema.
GFI Archiver
Notas importantes:
Para que funcione la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones, asegúrese de que el
usuario configurado cumple los siguientes requisitos:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Acceso de
usuarios
Asegúrese de que el usuario de Recuperación de la estructura de carpetas tiene acceso a los buzones de los usua
rios en el almacén de Microsoft Exchange. El acceso es necesario para recuperar la estructura de carpetas. No utilice
una cuenta de administrador existente. Existen permisos predeterminados de negación en Exchange que dificultan
el uso de una cuenta de administración en comparación con una nueva cuenta de usuario. GFI Archiver puede crear
esta cuenta automáticamente.
Asignación
de derechos
de inicio de
sesión
El usuario de la recuperación de la estructura de carpetas necesita tener derechos de inicio de sesión en el equipo
de GFI Archiver.
Sin perfil de
usuario de
itinerancia
El usuario configurado en la configuración de Sincronización de buzones deGFI Archiver no puede usar un perfil de
itinerancia.
Derechos de
control total
Asegúrese de que el usuario configurado en la configuración de de Sincronización de buzones de GFI Archiver
tiene derechos de control total en la carpeta de GFI Archiver.
Cliente MAPI
y Objetos
para cola
boración de
datos [solo
MAPI]
Es preciso instalar el cliente MAPI y Objetos para colaboración de datos (MAPI/CDO) de Microsoft Outlook o
Microsoft Exchange Server si GFI Archiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange 2003.
No hay alma
cenes de
archivo de
solo lectura
Asegúrese de que los almacenes de archivo están marcados como de sólo lectura. GFI Archiver tiene que modificar
el almacén de archivo cuando encuentra un correo electrónico coincidente y tiene que asignarlo a la carpeta
correcta. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente
(página 125).
IMPORTANTE
Para obtener más información, consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FolderStructureRetrieval.
Habilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón.
2. Seleccione Cambiar configuración.
GFI Archiver
Captura de pantalla 48: Habilitar recuperación de estructura de carpetas
3. Seleccione Habilitar recuperación de estructura de carpetas.
4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta de usuario existente.
Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura de carpetas se va a replicar.
La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Crear una
cuenta de usua
rio
Indica a GFI Archiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos Conectarse por
medio de, Nombre de usuario y Contraseña.
Usar una
cuenta exis
tente
Indica a GFI Archiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Conectarse por
medio de
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Microsoft® Exchange Server para acceder a
la estructura de buzones que se recupera.
Opciones disponibles:
Exchange Web Services (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft® Exchange Server 2007
SP1 o 2010.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI) tradicional: se recomienda para ser
vidores de correo que NO usan Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010.
Inicio de sesión
Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la cuenta creada
previamente.
Contraseña
Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado Crear una
cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de administrador de dominio que
tenga los derechos necesarios para crear la cuenta.
Deshabilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de estructura de carpetas.
IMPORTANTE
La deshabilitación de Recuperación de estructura de carpetas no elimina ni deshabilita la cuenta de usuario que se
creó previamente para esta característica.
Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas
Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de carpetas.
GFI Archiver
Captura de pantalla 49: Agregar directiva de exclusión
3. Escriba un nombre para la directiva de carpetas excluidas y active la casilla de verificación Habilitar directiva de
carpetas excluidas para aplicar la directiva inmediatamente. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI Archiver
Captura de pantalla 50: Agregar carpetas que se excluyen
4. Escriba el nombre de la carpeta raíz o de las carpetas que desea excluir. Solo se pueden excluir carpetas de nivel
superior. Por ejemplo, para excluir la carpeta «Elementos enviados», escriba lo siguiente: Elementos enviados.
Haga clic en Agregar.
NOTA
Para excluir usuarios de la Recuperación de estructura de carpetas, especifique * como nombre de carpeta. El * es
una palabra clave especial que representa todas las carpetas. Para obtener más información, consulte el siguiente
artículo de la base de conocimientos: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders.
GFI Archiver
Captura de pantalla 51: Seleccionar los usuarios que se excluyen
6. Para excluir las carpetas especificadas en la pantalla anterior para usuarios específicos, seleccione Solo los usuarios
seleccionados:.
7. En la lista desplegable, seleccione Usuario o Correo electrónico y escriba el nombre de usuario o la dirección de
correo electrónico correspondientes. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios.
NOTA
Si Sólo los usuarios seleccionados: no está habilitado, las carpetas especificadas en la pantalla interior se
excluyen para todos los usuarios.
Eliminación de directivas de exclusión de carpetas
2. Seleccione la directiva de carpetas excluidas que desea quitar y haga clic en Quitar.
GFI Archiver
4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario
mediante GFI Archiver Archive Assistant
Gracias a la funcionalidad que ofrece Archive Assistant, puede importar automáticamente mensajes de correo electrónico
y elementos de calendario de los buzones de los usuarios.
El proceso se puede programar y es transparente para los usuarios. Para configurar el proceso de importación, siga estos
pasos:
Paso 1: Implemente Archive Assistant en los equipos de sus usuarios. Para obtener más información, consulte
Paso 2: Habilite el método de almacenamiento manual. Para obtener más información, consulte Configuración
de método de archivado (página 31).
Paso 3: En el área Roles y permisos, asegúrese de que el usuario disponga de los permisos relevantes para archivar:
Mensajes de correo electrónico de almacenamiento de Archive Assistant (en el buzón propio)
Mensajes de correo electrónico de almacenamiento de Archive Assistant (en buzones definidos en el control
de acceso)
Archivos de almacenamiento de Archive Assistant
Paso 4: Configure los ajustes necesarios para importar automáticamente los elementos de los buzones de los usua
rios. Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación
(página 111).
GFI Archiver
Paso 5: Asignar configuración de importación a los usuarios detectados. Para obtener más información, consulte
Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados (página 114).
NOTA
1. Si Archive Assistant no está instalado en el equipo cliente, no se pueden importar elementos.
2. La importación comienza cuando Microsoft Outlook se está ejecutando en el equipo cliente.
3. Si Microsoft Outlook está cerrado, el proceso de importación se detiene temporalmente y se reanuda una vez que
Microsoft Outlook se haya vuelto a abrir.
Configuración de los ajustes predeterminados de importación
Configurar los ajustes de importación automática de mensajes de correo electrónico y los elementos del calendario de los
buzones de los usuarios:
1. Vaya a Configuración > Archive Assistant.
2. Haga clic en Nueva configuración de importación predeterminada.
NOTA
Una vez que se definen las opciones de importación predeterminada, el nombre del botón cambia a Actualizar
configuración de importación predeterminada.
Captura de pantalla 52: Configuración de ajustes predeterminados de importación
GFI Archiver
3. En el área Procesar mensajes de correo electrónico, seleccione una las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Una vez
Selecciónela para ejecutar el proceso de importación sólo una vez. Puede programar el proceso en la
siguiente pantalla que aparece cuando se selecciona esta opción de importación.
Comprobar si hay men
sajes de correo elec
trónico cada
Selecciónela para ejecutar el proceso de importación periódicamente. Especifique el intervalo en el
campo que se proporciona para tal fin. Si se selecciona esta opción de importación, se omite la pantalla
de programación.
4. En Fecha de correo electrónico, seleccione una de las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Todo el
tiempo
Selecciónela para ejecutar el proceso de importación de forma indefinida.
Antes de
Esta opción permite conservar el correo electrónico más reciente en el servidor de correo y almacenar sólo los
mensajes de correo electrónico antiguos. Por ejemplo, si desea que los usuarios conserven en sus buzones úni
camente los mensajes de correo electrónico recibidos los 30 últimos días y el servidor de correo no conserve los
que tengan una antigüedad superior a 30 días, en el campo Antes de elija 30 y seleccione Eliminar per
manentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato.
Personalizado
Selecciónela para ejecutar el proceso de importación durante un periodo de tiempo limitado. Especifique las
fecha de inicio y finalización en los campos proporcionados
5. En Tipos de archivo, seleccione uno o los dos siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Mensajes de correo electrónico
Selecciónela para importar mensajes de correo electrónico.
Elementos de calendario
Selecciónela para importar elementos de calendario de Microsoft Outlook.
6. (Opcional) En Almacenar mensajes de correo electrónico en carpeta (opcional), especifique el nombre de la
carpeta de la que desea importar los mensajes de correo electrónico, por ejemplo, Buzón de entrada.
NOTA
Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta
La ruta de acceso de la carpeta se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada mediante las
convenciones siguientes:
\ (barra diagonal inversa) se representa con /\
/ (barra diagonal) se representa con //
Por ejemplo:
Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas:
Introduzca la siguiente ruta de acceso: Bandeja de
entrada\Dirección//Presidente\Solicitudes/\Consultas
7. En Tamaño máximo de correo electrónico, defina el tamaño máximo de los mensajes de correo electrónico que
se va a importar. El valor predeterminado se establece en 2 MB.
GFI Archiver
9. Si en el paso 3 ha seleccionado ejecutar el proceso de importación Una vez, se muestra la ventana de programación.
La pantalla de programación se omite si se selecciona la opción de importación Comprobar si hay mensajes de
correo electrónico cada:
Captura de pantalla 53: Configurar la programación de importación
10. En los ajustes de Programación, configure:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Programar importación
Seleccione la frecuencia del proceso de importación marcando los días que desee.
Hora de inicio
Defina la hora del día en la que comenzará el proceso.
Hora de finalización
Escriba la hora día en que se detendrá el proceso.
12. En el área Directiva de eliminación de correo electrónico, seleccione una de las opciones siguientes:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
No eliminar mensajes de correo electrónico
almacenados
Seleccione esta opción para que ningún mensaje de correo electrónico sea eli
minado tras ser almacenado.
Eliminar permanentemente los mensajes
de correo electrónico almacenados de
inmediato
Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico se eliminan en
cuanto se archivan.
Eliminar permanentemente los mensajes
de correo electrónico almacenados des
pués de n días
Especifique el número de días que se conservarán copias locales de los mensajes
de correo electrónico después de que hayan sido archivados (el valor pre
determinado es 30 días).
13. En el área Directiva de eliminación de elementos de calendario, seleccione una de las opciones siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
No eliminar elementos de calendario
archivados
Seleccione esta opción para que ningún elemento del calendario sea eliminado tras
ser almacenado.
Eliminar elementos de calendario archi
vados de forma permanente y de inme
diato
Cuando está seleccionada, los elementos de calendario se eliminarán en cuanto se
archiven.
Eliminar elementos de calendario archi
vados de forma permanente después de
n días
Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los elementos
de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminado es 30
días).
Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados
La primera vez que Archive Assistant se implementa en un equipo cliente, GFI Archiver detecta el usuario nuevo y lo
agrega a la lista de usuarios detectados de la página Importar mensajes de correo electrónico. El administrador necesita
asignar manualmente las opciones de importación a todos los usuarios nuevos para poder importar automáticamente los
mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de los buzones de los usuarios.
Para asignar opciones de importación:
1. Vaya a Configuración > Archive Assistant.
GFI Archiver
Captura de pantalla 54: Importe la configuración para los nuevos usuarios de Archive Assistant.
2. En la lista de usuarios detectados, haga clic para resaltar el nuevo usuario.
3. Seleccione una de las opciones de importación siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Continuar con
la importación
Haga clic para reanudar un proceso de importación pausado.
Poner la impor
tación en pausa
Resalte un usuario de la lista de usuarios detectados y haga clic en Poner la importación en pausa para dete
ner temporalmente un proceso de importación. Por ejemplo, use esta opción cuando realice el mantenimiento
de un servidor de correo.
Volver a impor
tar
Esta opción se usa cuando un proceso de importación no se ha realizado de forma totalmente correcta. GFI Archi
ver usa Almacenamiento de instancia individual, un método que garantiza que no se archivan mensajes de
correo electrónico duplicados en los almacenes de archivo.
Eliminar
Seleccione un usuario en la lista de usuarios detectados y haga clic en él para eliminarlo.
Usar con
figuración pre
determinada
Haga clic aquí para asignar al usuario la configuración de importación predeterminada.Para obtener más infor
mación, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 111).
Personalizar
configuración
Si desea asignar una configuración diferente a algún usuario concreto, seleccione Personalizar configuración y
defina la configuración como se describe en Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes
predeterminados de importación (página 111).
File Archive Assistant es un agente de cliente de tamaño reducido que permite a los usuarios almacenar archivos desde
cualquier ubicación de su equipo. Los usuarios también pueden configurar carpetas sincronizadas desde las que GFI
Archiver puede almacenar archivos automáticamente.
Modifique la Configuración de File Archive Assistant predeterminada para permitir que los clientes de File
Archive Assistant instalados en su red hereden los ajustes de configuración.
El Resumen de la configuración de File Archive Assistant predeterminada que se encuentra en
Configuración > File Archive Assistant muestra los ajustes configurados actualmente.
Para configurar o actualizar la configuración de File Archive Assistant predeterminada:
GFI Archiver
1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > File Archive Assistant.
2. Haga clic en Actualizar la configuración de File Archive Assistant predeterminada.
3. Configure los siguientes detalles:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Intervalo de
sondeo
Defina el intervalo en minutos en el que los sondeos de GFI Archiver sincronizaron las carpetas en los equipos
cliente para recuperar archivos para su almacenamiento.
Habilitar car
peta sin
cronizada
predeterminada
Si se habilita, la carpeta especificada en el campo Carpeta sincronizada predeterminada se transfiere a todos
los equipos cliente donde esté instalado File Archive Assistant. Si la carpeta no existe en el equipo cliente, se
crea automáticamente. Cualquier archivo ubicado en esta carpeta se sincronizará con GFI Archiver. Esta función
tiene como objetivo automatizar el proceso de configuración para File Archive Assistant.
Ruta de buzón
de destino pre
determinada
La ruta establecida en el campo Ruta de buzón de destino predeterminada determina la estructura que ve el
usuario e la pestaña Archivo de la interfaz de usuario web de GFI Archiver. El nombre de carpeta pre
determinado se establece como Archivos sincronizados.
Tamaño de
archivo máximo
Define el tamaño máximo de los archivos que se van a archivar. Los archivos que superen el tamaño máximo no
se almacenarán.
Incluir/excluir
extensiones
Utilice este campo para gestionar la lista existente de tipos de archivos.
Habilitación de la colaboración de archivos con File Archive Assistant
Mediante File Archive Assistant (FAA), GFI Archiver puede almacenar copias de archivos y carpetas importantes que se
hayan recuperado de equipos cliente. Este proceso se puede realizar automáticamente, sin que un usuario tenga que
participar y sin interrumpir los flujos de trabajo existentes.
Con File Archive Assistant, los usuarios también pueden compartir archivos y carpetas entre sus propios equipos, asó
como con otros usuarios. Esto permite la colaboración y el control de versiones. Los equipos y los empleados
internacionales pueden trabajar con documentos compartidos sin depender del almacenamiento de archivos en línea
de terceros. Todos los datos importantes de la compañía se almacenarán en un archivo seguro, conforme y en el que se
puedan realizar búsquedas.
Cuando se establece la colaboración, File Archive Assistant archiva todos los cambios guardados por los usuarios y crea un
historial de archivos al que se puede acceder desde la interfaz de GFI Archiver. Los usuarios pueden recuperar archivos
con el estado anterior y resolver conflictos cuando dos o más usuarios cambian un archivo de forma simultánea.
Vea el vídeo: Recorrido por File Archive Assistant de GFI Archiver
Para habilitar la colaboración entre archivos, se deben seguir estos pasos:
Paso 1: Cree un usuario público en Active Directory . GFI Archiver usará el buzón de este nuevo usuario como
repositorio compartido.
Paso 2: Use la función Control de acceso de GFI Archiver para garantizar el acceso de usuarios al buzón del nuevo
usuario público. Los archivos de colaboración se archivarán en este buzón compartido.
Paso 3: En File Archive Assistant, configure el buzón de destino para que apunte a este buzón compartido.
Paso 4: En File Archive Assistant, configure una carpeta de sincronización por cada usuario.
Creación de un usuario público en Active Directory
1. Vaya a Inicio > Herramientas administrativas > Usuarios y equipos de Active Directory.
2. Expanda el nodo de dominio en el panel derecho y seleccione Usuarios.
GFI Archiver
Captura de pantalla 55: Creación de un nuevo usuario en Active Directory
3. Haga clic derecho en el panel de la izquierda y seleccione Nuevo > Usuario en el menú contextual.
Captura de pantalla 56: Introducción de los detalles del nuevo usuario
4. Introduzca los detalles necesarios y haga clic en Siguiente.
GFI Archiver
Captura de pantalla 57: Configuración de contraseña del nuevo usuario
5. Introduzca la contraseña en el campo disponible. Vuelva a escribir la contraseña en el campo Confirmar contraseña.
6. Seleccione La contraseña nunca expira.
Resolución de un conflicto entre archivos
Cuando dos usuarios tiene acceso a una carpeta ubicada en un buzón compartido y actualizan el mismo archivo a la vez,
File Archive Assistant detecta un conflicto al intentar sincronizar el archivo guardado.
Se alerta a cada usuario sobre el conflicto en la pantalla Resumen. Para resolver un conflicto, realice las siguientes
acciones:
1. Haga doble clic en el icono de File Archive Assistant en la bandeja del sistema.
2. Haga clic en la pestaña Resumen.
3. En el campo Estado de conflicto, haga clic en Resolver conflicto.
4. En la ventana Resolver conflictos, elija cualquiera de las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
de
archivo
Haga clic en el nombre de archivo para abrir el archivo almacenado localmente en su equipo.
Copia
del ser
vidor
Haga clic en Abrir suyos para abrir el archivo en el servidor de GFI Archiver. El archivo tendrá _theirs después del
nombre de archivo.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Acción
Mantener mío: Haga clic en esta opción para mantener el archivo local y eliminar el archivo con la extensión _
theirs. Se mostrará un mensaje para confirmar la acción. En la próxima sincronización, el archivo se eliminará del ser
vidor.
Mantener suyos: Haga clic para mantener la copia del servidor y eliminar la copia local. Se mostrará un mensaje
para confirmar la acción. El archivo que se mantenga tendrá el nombre original.
4.2 Archivar operaciones
119
140
148
149
En GFI Archiver, los Almacenes de archivo son los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los
Almacenes de archivo incluyen varios componentes, como:
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos elec
trónicos
Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico
Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico.
GFI Archiver crea automáticamente Almacenes de archivo en función de un perfil de Almacén de archivo que define su
nombre, tipo de bases de datos y ubicaciones de archivo.
IMPORTANTE
Si Configuración de Almacén de archivo nuevo no está configurado, los correos electrónicos no se archivan.
Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121).
Visualización de los Almacenes de archivo configurados
Para ver almacenes de archivo configurados, seleccione la pestaña Configuración y, en el área Archivo, haga clic en
Almacenes de archivo. El resumen del Almacén de archivo se puede expandir para mostrar la configuración del
Almacén de archivo nuevo. Todos los almacenes de archivo recién creados heredarán esta configuración.
GFI Archiver
Captura de pantalla 58: Visualización de Almacenes de archivo
De manera predeterminada, los almacenes de archivo configurados aparecen agrupados por año y se enumeran en
tablas con el más reciente en la parte superior. Esta vista se puede cambiar con las opciones de clasificación Agrupar
por y Ordenar.
En la tabla siguiente se muestran los campos de Almacén de archivo disponibles:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Almacén
de archivos
Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente.
Fecha de
inicio
La fecha de inicio indica el primer día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de archivo.
Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo.
Fecha de
finalización
La fecha de finalización es el último día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de
archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo.
Estado
Define el estado del Almacén de archivo en cuestión. Los estados disponibles son:
Almacén de archivo lleno: Se muestra cuando No archivar más mensajes de correo electrónico en este
Almacén de archivo está activado (cuando se editan las opciones de Almacén de archivo existentes) o cuando un
Almacén de archivo que se ejecuta en una base de datos de Microsoft SQL Express ha alcanzado el límite de 4 GB.
Indica que no es posible almacenar más.
En línea: Indica que el Almacén de archivo está actualmente en uso.
Indización normal: Indica que el Almacén de archivo se ha usado en el pasado, pero ya no se utiliza.
Indización en pausa: Se muestra cuando la indexación se pone en pausa
Indización pendiente: Se muestra temporalmente mientras GFI Archiver reconstruye un índice.
Sólo lectura: Es posible acceder a un Almacén de archivo de sólo lectura y está disponible para realizar bús
quedas, pero los nuevos mensajes de correo electrónico no se pueden archivar en el mismo.
GFI Archiver
Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en
información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de archivo.
para ver más
Configuración de Almacén de archivo nuevo
La configuración de Almacén de archivo nuevo permite a GFI Archiver usar un conjunto de parámetros introducidos
previamente para crear nuevos Almacenes de archivo automáticamente. Para ver un resumen de la configuración actual
de Almacén de archivo nuevo:
1. Seleccione la ficha Configuración.
2. Haga clic en Almacenes de archivo.
3. Haga clic en
junto a Resumen de configuración de Almacén de archivo.
NOTA
Tras la instalación de GFI Archiver, el asistente postinstalación le pedirá que ajuste la configuración de Almacén de
archivo nuevo. Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo nuevo mediante
el Asistente de postinstalación (página 24).
Para editar la configuración de Almacén de archivo nuevo:
1. Seleccione la ficha Configuración y después haga clic en Almacenes de archivo.
2. En la ventana Almacenes de archivo, haga clic en Configuración de Almacén de archivo nuevo.
3. (Opcional) Para deshabilitar la exploración y la búsqueda de funciones en los Almacenes de archivo, desactive
Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivos (habilitado de forma predeterminada). Haga
clic en Siguiente para continuar.
4. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas para editar el patrón de nombres de los Almacenes de archivo nuevos.
Seleccione una opción de la lista predefinida, o bien seleccione Patrón personalizado para personalizar la convención
de nomenclatura. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI Archiver
Captura de pantalla 59: Asistente postinstalación (seleccionar tipo de base de datos).
5. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son:
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL Ser
ver con alma
cenamiento de
archivos
Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a 8.000
correos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para
almacenar los datos de los correos electrónicos.
NOTA
Microsoft SQL
Server
Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000 correos diarios
o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar tanto los
encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos.
NOTA
GFI Archiver
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
SQL Server Express
con alma
cenamiento de
archivos
Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos
electrónicos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use una base de datos SQL Server ® Express para
almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica
el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos.
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server ® Express. Se puede descargar de forma gratuita desde
el sitio web de Microsoft®.
GFI ArchiverBase
de datos de
Se recomienda únicamente con fines de evaluación.
Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo
electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco
que especifique.
NOTA
Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI Archiver creará automáticamente
una base de datos.
6. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
Cómo adjuntar un Almacén de archivo
Los Almacenes de archivo de GFI Archiver se pueden desasociar y volver a adjuntar, por ejemplo al desplazar GFI Archiver
a un nuevo servidor. Para obtener información sobre cómo desasociar un Almacén de archivo, consulte Cómo desasociar
un Almacén de archivo existente.
1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo.
2. Haga clic en Adjuntar archivo.
GFI Archiver
Captura de pantalla 60: Cómo adjuntar un Almacén de archivo
3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
almacén de
archivo
Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual.
Permitir a
los usuarios
ver y buscar
el almacén
de archivos
Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto.
Acceso de
sólo lectura
Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo selec
cionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se
pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a
los mensajes de correo electrónico almacenados.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
No archivar
más men
sajes de
correo elec
trónico en
este Alma
cén de
archivo
Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo
seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios
podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar
etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los
mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto.
5. Seleccione el tipo de base de datos en la que desea almacenar los correos electrónicos archivados y haga clic en
Siguiente.
6. Especifique los valores de Ubicación de archivo de base de datos, Ubicación de archivo de correo
electrónico y Ubicación de índice de búsqueda, y haga clic en Siguiente.
7. Revise el Resumen de Almacén de archivos y haga clic en Siguiente.
Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en
.
3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
almacén de
archivo
Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual.
Permitir a
los usuarios
ver y buscar
el almacén
de archivos
Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto.
Acceso de
sólo lectura
Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo selec
cionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se
pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a
los mensajes de correo electrónico almacenados.
No archivar
más men
sajes de
correo elec
trónico en
este Alma
cén de
archivo
Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo
seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios
podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar
etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los
mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto.
4. Haga clic en Finalizar para guardar los cambios y salir del asistente o en Siguiente para editar los detalles adicionales
relacionados con el Almacén de archivo existente.
GFI Archiver
Cómo desasociar un Almacén de archivo existente
1. Seleccione la ficha Configuración y Almacenes de archivo.
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Desasociar.
IMPORTANTE
La desasociación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos electrónicos archivados.
3. Cuando se le solicite, haga clic en Aceptar.
Indización
En GFI Archiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los mensajes de correo
electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta búsqueda permanentemente actualizada
permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y rápidas.
Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI Archiver indexará los correos electrónicos
recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre cómo forzar una indexación
completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no es válido.
Notas importantes
1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará disponible si la
ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC.
2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de:
Microsoft® Exchange Server está instalado
GFI Archiver está instalado
La base de datos de SQL Server®/Firebird se ha localizado.
3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos electrónicos
recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de que los correos electrónicos
estén o no indexados.
Configuración de la frecuencia de indización
2. Seleccione Administración de índices.
GFI Archiver
Captura de pantalla 61: Administración de índice de búsqueda
3. Configure una programación de indización con las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Indizar correos
electrónicos archi
vados cada
Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un intervalo
establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc.
Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el equilibrio correcto
entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento.
NOTA
Si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos se
indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta forma se garantiza el índice más actualizado;
los usuarios podrán hacer búsquedas y encontrar los correos electrónicos más recientemente archivados.
NOTA
Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones dependiendo de la
cantidad de mensajes de correo electrónico archivados.
Indizar correos
electrónicos archi
vados todos los
días a las
GFI Archiver
El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida.
Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se podrán hacer
búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24 horas, ya que no estarán indexados
aún.
4. Configure el analizador de idioma. Para obtener más información, consulte Configuración del separador de
palabras (página 128).
5. Configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice . Para obtener más información, consulte
Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 128).
Configuración del separador de palabras
La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos idiomas,
especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de palabras (como el espacio
en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras, frases y párrafos. Los separadores de
palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que proporcione resultados fiables y precisos.
La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en los alfabetos basados
en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por el contexto. Un separador de palabras es
vital para conseguir una correcta indización de la mayoría de los idiomas asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y
otros idiomas.
Configuración del analizador de idioma
3. Configure una de las siguientes opciones de análisis de idioma:
Opción
Descripción
Habilitar separador
de palabras inte
grado (reco
mendado)
El analizador de idioma de GFI Archiver está habilitado de forma predeterminada. Para conseguir un ren
dimiento óptimo de la indización se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo.
Habilitar separador
de palabras de
Microsoft Windows
Seleccione esta opción para deshabilitar el separador de palabras integrado deGFI Archiver y utilizar el
separador de palabras de su sistema operativo Windows. Utilice la lista desplegable Idioma
predeterminado para especificar el idioma que se utilizará para indizar datos archivados.
NOTA
Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado, agréguelo en la
opción Configuración regional del Panel de control de Windows®.
Asimismo, también puede marcar la casilla de verificaciónHabilitar la detección de idioma automática
para que Windows detecte el idioma automáticamente.
Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice:
Cuando configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice podrá indicar las rutas de acceso de UNC al
especificar la ubicación en que GFI Archiver almacena los archivos de índice de todos los almacenes de archivo.
NOTA
Asegúrese de que las credenciales que usa tienen acceso de lectura/escritura al servidor local.
3. Seleccione la casilla de verificación Utilice el siguiente nombre de inicio de sesión y contraseña para
acceder a la ubicación de archivo de índice.
GFI Archiver
4. Escriba las credenciales de administrador.
Haga clic en Guardar.
Reconstrucción de un índice de búsqueda
La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no devuelven los
resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados.
Notas importantes
La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la cantidad de mensajes de
correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo.
Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en ese almacén de
archivo mediante la función de búsqueda.
La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata de una operación
con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este procedimiento se lleve a cabo fuera de
las horas de mayor actividad, por ejemplo, en horario no laborable.
Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente, los índices se deben reconstruir de uno en uno.
Reconstrucción de un índice de búsqueda
2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice .
Pausar y reanudar la indexación
La indización se puede poner en pausa y reiniciar a través de
y
Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante las horas de mayor actividad y continuar
durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en horario no laborable.
.
NOTA
Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos electrónicos en ese
almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una reconstrucción permite a los usuarios emplear el
almacén de archivo.
Estados del índice de búsqueda
Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI Archiver:
ESTADO
DESCRIPCIÓN
Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en este estado
más de 10 minutos.
No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado.
Combinándose: GFI Archiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal. Dichos
subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un Almacén de archivos se
combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices o automáticamente a las 2:00 am.
En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI Archiver. El índice permanecerá en
este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice.
En línea: el índice de búsqueda está en línea.
GFI Archiver
ESTADO
DESCRIPCIÓN
Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto.
Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la regeneración
de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza.
Programación de Almacenes de archivo
La programación de Almacenes de archivo permite establecer la frecuencia con la que GFI Archiver empezará a archivar
automáticamente correos electrónicos en un nuevo Almacén de archivo.
IMPORTANTE
Al cambiar la configuración, el rendimiento se puede ver afectado. Se recomienda configurar los Almacenes de
archivo para que se sustituyan con una periodicidad bimensual. De esta forma, las bases de datos conservan un
tamaño más manejable, lo cual es ventajoso si es necesario trasladar la base de datos o reconstruir el índice de
búsqueda. Un Almacén de archivo bimensual también debería ofrecer ciertas ganancias de rendimiento durante las
búsquedas. Por ejemplo, para buscar un correo electrónico con fecha de febrero de 2012, GFI Archiver busca en una
base de datos bimensual pequeña en lugar de en una base de datos anual grande, lo que proporciona una
recuperación más rápida.
GFI Archiver cambia el Almacén de archivo en función de una programación específicamente configurada. Esta
característica está disponible para todos los tipos de bases de datos que se usan con Almacenes de archivo. Las opciones
disponibles son:
Mensualmente
Bimensualmente (predeterminada)
Trimestralmente
Semestralmente
Anualmente
NOTA
Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI Archiver crea automáticamente un nuevo
Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo
está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server® Express.
Para cambiar la programación de Almacenes de archivo:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione Programar archivado.
3. Seleccione una de las opciones disponibles y haga clic en Guardar.
Copias de seguridad de Almacenes de archivo
Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI Archiver en los procedimientos rutinarios de
copia de seguridad del servidor.
Copia de seguridad en línea
Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice copias de seguridad
de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI Archiver. Para obtener más información,
consulte
GFI Archiver
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores.
Copia de seguridad sin conexión
Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar copias de
seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de archivo los servicios de GFI
Archiver se deben detener temporalmente.
Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión:
Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI Archiver (Firebird) y en el
sistema de archivos
Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en SQL Server®
En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información:
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de SQL Server®.
Origen binario de correo electrónico comprimido: se almacena en la base de datos de SQL Server®.
Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco.
Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo:
1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al índice de búsqueda
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir
‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI Archiver.
5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los
Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente la
carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad.
GFI Archiver
Captura de pantalla 62: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
6. En SQL Server®, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo
indicada en el paso 7. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la
base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad…
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en SQL Server® para programar copias de seguridad periódicas de la base
de datos de archivo.
7. Regrese al servidor de GFI Archiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI
Archiver.
Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en Microsoft ® SQL Server y en el sistema de archivos
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos Microsoft® SQL Server.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
GFI Archiver
1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
‘services.msc’.
5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de los mensajes de
correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea copiando y pegando manualmente las
carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad.
Captura de pantalla 63: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
GFI Archiver
6. En Microsoft® SQL Server, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de
archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario
en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad…
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft® SQL Server para programar copias de seguridad periódicas
de la base de datos de archivo.
7. Regrese al servidor de GFI Archiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI
Archiver.
Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en una base de datos de GFI Archiver (Firebird) y en el sis
tema de archivos
Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
1. En GFI Archiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
.
2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida:
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
‘services.msc’.
5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los
Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente los
archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver.
Restauración de un Almacén de archivo agregado a GFI Archiver
1. En GFI Archiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para tener una referencia
rápida:
TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Microsoft® SQL Server
GFI Archiver
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Servidor
Base de datos
TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Microsoft® SQL Server y sistema de archivos
Servidor
Base de datos
Base de datos Firebird
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
‘services.msc’.
5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén de archivo por los
archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de seguridad de dicha base de
datos.
Base de datos SQL: en Microsoft® SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base
de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de seguridad de dicha car
peta.
Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia de seguridad de
dicha carpeta.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver.
Restauración de un Almacén de archivo que no se ha agregado a GFI Archiver
1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de seguridad de los datos
aplicable como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco.
Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base
de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco.
Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco.
Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos.
2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI Archiver asegurándose de que todas las rutas de acceso configuradas
en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos SQL, son las de los datos restaurados.
Traspaso de mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra
GFI Archiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de correo electrónico de una
base de datos a otra o a muchas otras bases de datos.
NOTA
Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de correo electrónicos originales
almacenado en disco de una base de datos Firebird o de un sistema de archivos SQL Server®. Los mensajes de correo
electrónico no se pueden mover de una base de datos de SQL Server® cuando el origen está almacenado en la base
de datos SQL Server®.
Ejemplos:
GFI Archiver
El tamaño de una base de datos Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos se ralentiza, por lo
que el administrador decide cambiar a una base de datos SQL Server®.
Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un año completo. Se
recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de datos, por ejemplo una base de datos para
cada mes.
Notas importantes
1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes de mover
mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad de Almacenes de archivo
de este manual.
2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de recursos de
procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI Archiver.
3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes de correo electrónico;
sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar para recuperar la estructura de carpetas.
La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente.
4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo electrónico se agrega en los
Almacenes de archivo de GFI Archiver. Este proceso se describe en el capítulo Administración de almacenes de
archivo.
5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de correo electrónico.
Configurar el servicio de importación de GFI Archiver.
El servicio de importación de GFI Archiver se usa para analizar los archivos binarios de la base de datos de origen y mover
dichos archivos al almacén de archivo pertinente.
Adición de almacenes nuevos
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramientas de importación > Configuración del
servicio de importación de GFI Archiver.
2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivo.
3. Haga clic en Agregar almacén para abrir el cuadro de diálogo Agregar almacén nuevo.
4. En la lista desplegable Nombre seleccione el almacén de archivo al que se van a mover los mensajes de correo
electrónico.
5. Especifique el intervalo de fechas del almacén de archivo con los calendarios de Desde y Hasta.
NOTA
Las fechas especificadas no se deben solapar con las fechas especificadas en otros almacenes de archivo.
6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivo.
7. Para agregar otros almacenes de archivo que abarquen distintos intervalos de fechas, repita los pasos 3 a 6.
8. Cuando todos los almacenes de archivo estén configurados, haga clic en Aplicar configuración y en Cerrar para
guardar la configuración.
Quitar almacenes de archivo de origen de GFI Archiver
Quite los almacenes de archivo de origen de GFI Archiver antes de la migración para evitar que se dañen los datos. Para
ello:
1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo.
2. Haga clic en el botón Suprimir, que está al lado de la base de datos de origen.
GFI Archiver
NOTA
Se recomienda almacenar la ruta de acceso binaria de la base de datos para usarla en el próximo paso, antes de la
eliminación del almacén de archivo.
Mover archivos binarios al Servicio de importación de GFI Archiver
GFI Archiver incluye una herramienta de línea de comandos que mueve todos los archivos binarios de una base de datos
a la carpeta de recogida del Servicio de importación deGFI Archiver.
Para mover los archivos binarios:
1. Inicie el símbolo del sistema de Microsoft Windows y cambie el directorio a <GFI Archiver installation
path>\MAIS\bin.
2. Ejecute movebix.exe como se indica a continuación:
movebix.exe “<source binary path>” “<GFI Archiver pickup folder>”
Donde:
Source binary path es la carpeta binaria de la base de datos Firebird de GFI Archiver.
La carpeta de recogida de GFI Archiver es la carpeta desde la que el servicio de importación de GFI Archiver
toma los mensajes de correo electrónico y los almacena en el almacén de archivo pertinente. La ruta de acceso pre
determinada de la carpeta de recogida es <GFI Archiver installation path>\MAIS\Pickup.
Ejemplo:
movebix.exe “c:\Archivos de programa\GFI\Archiver\Databases\Default\Binary”
“c:\Archivos de programa\GFI\Archiver\MAIS\Pickup”
NOTA
Los archivos binarios también se pueden copiar, en lugar de moverlos, con copybix.exe, en lugar de
movebix.exe.
3. Repita este comando para todas las bases de datos que vaya a mover.
4. Los archivos binarios de correo electrónico se mueven a la carpeta de recogida de GFI Archiver y los procesa el servicio
de importación de GFI Archiver.
Cómo mover mensajes de correo electrónico a almacenes de archivo de GFI Archiver
Después de mover los archivos binarios a la carpeta de recogida del servicio de importación de GFI Archiver se procesan
como sigue:
Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de archivo apropiado.
Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas de los almacenes de
archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico
a la carpeta Sin clasificar.
Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son:
CARPETA
RUTA PREDETERMINADA
Carpeta de recogida
<Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Pickup
Carpeta de cola
<Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Queue
Carpeta de sin clasificar
<Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Unclassified
Mensajes de correo electrónico sin clasificar
GFI Archiver
El servicio de importación deGFI Archiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha
no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo. En cada mensaje de correo electrónico sin
clasificar, Import Service de GFI Archiver creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo:
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml
200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope
La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió el mensaje de
correo electrónico. Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se suspende el proceso
de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta
de archivo tal como se indica a continuación:
1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los mensajes de correo electrónico que se van a
almacenar.
2. Navegue hasta Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios para detener el servicio
de importación de GFI Archiver.
3. Haga clic con el botón secundario en GFI ArchiverServicio de importación de GFI Archiver y haga clic en Detener.
4. Vaya a la carpeta Unclassified .
5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue .
6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de importación
de GFI Archiver y seleccione Iniciar.
Restauración de la estructura de carpetas del buzón de los mensajes de correo electrónico movidos
Cuando los mensajes de correo electrónico se mueven o copian de una base de datos a otra, se pierde la estructura de
carpetas del buzón. El proceso de sincronización de las carpetas del buzón tiene que reiniciarse para importar la
estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos
NOTA
La resincronización de la estructura de carpetas del buzón requiere una gran cantidad de recursos de pro
cesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI Archiver.
La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos que se han eliminado del buzón de
Microsoft Exchange se pierde permanentemente.
Para resincronizar la estructura de carpetas:
1. En el servidor de GFI Archiver, desplácese a <GFI Archiver installation
folder>\Core\UMPolling\.
2. Elimine todos los archivos con la extensión .dat.
3. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc.
4. Haga clic con el botón secundario en GFI Archiver Core Service y seleccione Reiniciar.
Actualización del esquema de la base de datos
Es importante que todos los esquemas de base de datos se actualicen al esquema más reciente para asegurarse que GFI
Archiver funciona correctamente. Este proceso se puede llevar a cabo durante el proceso de actualización de (por parte
del Asistente de instalación) o en una etapa posterior utilizando el Actualizador de esquemas en masa.
Use el Actualizador de esquemas en masa para:
GFI Archiver
Actualizar el esquema de base de datos de GFI Archiver o
Verificar que está usando el esquema de bases de datos más reciente
Para iniciar el Actualizador de esquemas en masa:
1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver, abra la carpeta BulkSchemaUpgrader y
haga clic en BulkSchemaUpgrader.exe.
Captura de pantalla 64: El Actualizador de esquemas en masa
2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar.
NOTA
Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, especifique las credenciales del administrador del sistema, el
usuario AS o el propietario de la base de datos (función dbo) cuando se le solicite.
Cómo adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
IMPORTANTE
Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en SQL Server®. No se admiten bases de
datos de Microsoft® Access.
GFI Archiver
IMPORTANTE
Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que únicamente se pueden utilizar para
examinar y realizar búsquedas.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. Haga clic en
.
2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el Almacén de archivo
nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente.
Captura de pantalla 65: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
4. Seleccione Adjuntar una base de datos de versión 3 y seleccione la base de datos que se va a adjuntar.
GFI Archiver se comercializa con un conjunto de roles que se pueden asignar a determinados usuarios para concederles
los permisos necesarios para acceder a funciones concretas de GFI Archiver. Uno de estos roles se configura como el
predeterminado y no se puede eliminar ni modificar.
GFI Archiver
Tras instalar (o actualizar) GFI Archiver, el acceso se controla en función de los permisos de Active Directory o de GFI
Directory. Después de asignar el primer rol con el permiso Administrar configuración de acceso a un usuario o
grupo (con la función Roles y permisos de GFI Archiver), los permisos de Active Directory o de GFI Directory se
sobrescriben con los roles asignados en GFI Archiver.
NOTA
A los usuarios de Active Directory o de GFI Directory a los que no se ha asignado un rol y que no forman parte de
ningún grupo se les asigna automáticamente el rol predeterminado. Para obtener más información, consulte
Rol predeterminado (página 146).
El conjunto de roles inicial configurado que se incluye en GFI Archiver son:
Administrador
Auditor
Acceso total y Administrador
Acceso total
Usuario (predeterminado)
Estos roles se pueden personalizar tanto como sea necesario o eliminar (excepto el rol predeterminado).
Visualización de roles y permisos configurados
En la pestaña Configuración y haga clic en Roles y permisos.
Captura de pantalla 66: Visualización de roles y permisos configurados
La página Roles y permisos se divide en dos ventanas.
GFI Archiver
Administrar roles y permisos: crear, configurar o eliminar roles y permisos
La ventana superior muestra los roles configurados actualmente. Haga clic en cada uno de los roles para ver los permisos
configurados para dicho rol.
Use los controles de esta ventana para:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Añadir rol
nuevo
Haga clic para agregar un rol nuevo.
Configurar
permisos de
rol
Resalte un rol existente y haga clic para editar los permisos del mismo.
Eliminar rol
Seleccione un rol existente y haga clic para eliminarlo. A los usuarios a los que se ha asignado dicho rol se les
devuelve al rol predeterminado. Para obtener más información, consulte Rol predeterminado (página 146).
Administrar asignaciones de rol: Asigne, edite o quite roles de usuarios o grupos.
La ventana inferior muestra una lista de usuarios y grupos y sus roles asignados.
Use los controles de esta ventana para:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Asignar
Haga clic para asignar un rol a un usuario o grupo.
Editar
Resalte un usuario o grupo existente y haga clic para editar la asignación del rol.
Quitar
Seleccione un usuario o grupo existente y haga clic para eliminar la asignación del rol. A los usuarios a los que se ha asig
nado dicho rol se les devuelve al rol predeterminado.
Cambiar
prioridad
Haga clic para abrir la ventana Cambiar prioridad de grupo y cambie el orden en que GFI Archiver comprueba los
permisos asignados a los usuarios. Seleccione la asignación de rol de algún grupo existente y haga clic para aumentar o
reducir su prioridad.
GFI Archiver primero comprueba si al usuario tiene asignado algún rol. En ese caso, la asignación de rol individual tiene
la máxima prioridad. Si el usuario no está asignado a ningún rol, GFI Archiver comprueba si forma parte de algún grupo
y le concede los permisos asignados al grupo. El usuario puede formar parte de más de un grupo. En ese caso, se coloca
primero el grupo que tenga la prioridad máxima.
NOTA
Solo se permite cambiar las prioridades de los grupos.
Filtrar
por
Filtrar por Usuario o por Grupo.
Buscar
rol
Use el botón Buscar rol para introducir cualquier usuario o grupo en un cuadro de diálogo y ver los roles y permisos
de dicho usuario o grupo.
Todos
los roles
Para filtrar la vista por Rol, seleccione un rol en la lista desplegable.
Adición de roles nuevos
Cree roles en función de los requisitos de la organización. Cada uno de estos roles se define mediante un nombre único
y un conjunto de permisos.
Para agregar un rol nuevo:
1. Vaya a Configuración > Roles y permisos.
GFI Archiver
2. Haga clic en Agregar rol nuevo.
3. En el campo Nombre de rol, escriba un nombre que defina al rol nuevo.
4. Seleccione los permisos asignados al nuevo rol en el siguiente conjunto de valores:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver todos los elementos
El usuario puede ver todos los elementos archivados de todos los usuarios de GFI Archiver.
Administrar configuración
general
Este permiso otorga al usuario acceso a la mayoría de nodos de configuración (excepto a los
nodos Control de acceso, Roles y permisos y Auditorías)
Administrar configuración de
acceso
Selecciónelo para otorgar permisos a la configuración de Roles y permisos y Control de acceso.
auditoría
El usuario puede acceder y configurar las auditorías.
Ver auditoría
El usuario puede ver todos los informes de auditoría.
GFI Archiver
IMPORTANTE
Si un usuario con derechos administrativos se revoca este permiso a sí mismo o al grupo del
que forma parte, no podrá acceder a Roles y permisos y Control de acceso.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Conectar mediante IMAP
Haga clic para conceder permiso para conectarse a GFI Archiver mediante IMAP. Para obtener
más información, consulte Configuración de un servidor IMAP (página 149).
Generar informes de Mai
lInsights (todos)
El usuario puede generar informes de MailInsights de todos los usuarios de GFI Archiver.
lInsights (de los buzones defi
nidos en Control de acceso)
Selecciónelo para conceder permiso para generar informes de MailInsights de los buzones defi
nidos en Control de acceso. Los usuarios no pueden ver los mensajes de correo electrónico de
otros usuarios, a menos que se configure el permiso Ver todos los mensajes de correo elec
trónico.
Elementos de archivo de
Archive Assistant (en el
buzón)
El usuario puede almacenar manualmente mensajes de correo electrónico en el buzón propio
con Archive Assistant.
Elementos de archivo de
Archive Assistant (en los
buzones definidos en el con
trol de acceso)
Almacenar mensajes de correo electrónico en buzones a los que los usuarios tienen acceso. Para
obtener más información, consulte Control de acceso (página 148).
Archivos de almacenamiento
de Archive Assistant
Almacenar archivos manualmente en el buzón propio con Archive Assistant.
Eliminar elementos (del
buzón)
El usuario puede eliminar elementos archivados del buzón propio. Se pueden eliminar
elementos de la interfaz web de GFI Archiver, de Outlook Connector y de los clientes de correo
electrónico conectados a través de IMAP.
NOTA
El usuario solo puede eliminar elementos si se ha habilitado Eliminación. Se pueden seguir
configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para
obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados
(página 167).
Eliminar elementos
Se le concede permiso al usuario para eliminar elementos archivados de todos los buzones a los
que tiene acceso. Se pueden eliminar elementos de la interfaz web de GFI Archiver, de Outlook
Connector y de los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP.
NOTA
El usuario solo puede eliminar elementos si se ha habilitado Eliminación. Se pueden seguir
configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para
obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados
(página 167).
Cambiar nombre de carpetas
El usuario puede cambiar el nombre de las carpetas de la interfaz web de GFI Archiver, de
Outlook Connector y de los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP.
Crear/asignar etiquetas
Seleccione la opción para conceder permiso al usuario para crear etiquetas personales y asignarlas
a elementos archivados en la ventana de visualización del correo electrónico. Para obtener más
información, consulte Trabajar con elementos archivados (página 45).
Archivado de File Archive
Assistant
El usuario puede almacenar los archivos de su equipo mediante File Archive Assistant.
Asignación de roles
A un usuario o grupo se le puede asignar un rol. A ningún usuario o grupo se le pueden asignar dos roles. Sin embargo,
dado que un usuario puede pertenecer a más de un grupo, tendrán prioridad todos los grupos a los que se haya
asignado algún rol. Esto se realiza en aras de solventar los problemas de elementos heredados. A los usuarios se les
asignarán automáticamente prioridades mayores que a los grupos.
GFI Archiver
Para asignar un rol:
2. Haga clic en Asignar rol.
3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario o grupo.
4. En el campo Rol, seleccione un rol en la lista desplegable y haga clic en Agregar.
5. El usuario o grupo seleccionado se agrega a la lista. Para quitar una entrada, haga clic en .
Configuración de un rol de acceso total
GFI Archiver se comercializa con cinco roles predefinidos, dos de los cuales ofrecen distintos niveles de acceso total. En
función de sus requisitos, asigne un rol de acceso total tal como se indica a continuación:
1. Seleccione Configuración y haga clic en Roles y permisos.
2. En el área Administrar asignaciones de rol, haga clic en Asignar rol.
3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario.
4. En el campo Rol, seleccione:
GFI Archiver
ROL
DESCRIPCIÓN
Acceso total
Seleccione el rol Acceso total para los usuarios que necesiten acceder a buzones que pertenezcan a otros usua
rios. Este rol otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI Archiver y
a los informes de MailInsights. Los usuarios a los que se asigne este rol no tendrán acceso a las áreas Configuración
y Auditoría.
Acceso total y
Administrador
El rol Acceso total y Administrador se asigna a los administradores de GFI Archiver que necesiten acceder al
área de configuración. Este rol también otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico
almacenados en GFI Archiver, así como a Auditoría y a los informes de MailInsights.
6. El usuario seleccionado se agrega a la lista.
Eliminación de roles
Para eliminar un rol:
2. Seleccione un rol y haga clic en Eliminar rol.
Rol predeterminado
El rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios a los que no se ha asignado ningún rol. Este proceso lo
lleva a cabo GFI Archiver cuando se agregan nuevos buzones de usuario. El rol predeterminado se asigna después de
que GFI Archiver comprueba:
1. Si el usuario tiene asignado algún rol
2. Si el usuario forma parte de un grupo al que se ha asignado un rol
Si no se confirman ambos pasos, el rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios. El rol predeterminado
es de solo lectura y no se puede eliminar ni modificar.
El rol predeterminado se configura con los siguientes permisos:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
ESTADO DEL
PERMISO
PREDETERMINADO
Ver todos los mensajes de
correo electrónico
Los usuarios con estos permisos pueden ver todos los mensajes de
correo electrónico en los buzones a los que tengan acceso.
DESHABILITADO
Administrar configuración
general
Este permiso otorga acceso al área de configuración de GFI Archiver.
Para obtener más información, consulte Configuración de GFI Archiver
(página 88).
DESHABILITADO
auditoría
Permitir a un usuario cambiar la configuración de auditorías. Para obte
ner más información, consulte Configuración de auditorías (página 163).
DESHABILITADO
acceso
Otorga permiso para configurar administradores de grupo y el acceso a
nivel de usuario en determinados buzones. Para obtener más infor
mación, consulte Control de acceso (página 148).
DESHABILITADO
Ver auditoría
Permite al usuario ver informes de auditoría en la pestaña Auditoría.
Para obtener más información, consulte Informes de auditoría (página
165).
DESHABILITADO
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
ESTADO DEL
PERMISO
PREDETERMINADO
Conectar mediante IMAP
Permite que un usuario se conecte a GFI Archiver mediante IMAP. Para
obtener más información, consulte Configuración de un servidor IMAP
(página 149).
HABILITADO
lInsights (todos)
Los usuarios con este permiso pueden generar informes de MailInsights
de todos los usuarios de GFI Archiver.
DESHABILITADO
lInsights (de los buzones defi
nidos en Control de acceso)
Permite al usuarios generar informes de MailInsights para usuarios deter
minados definidos en el control de acceso.
DESHABILITADO
Mensajes de correo elec
trónico de almacenamiento
de Archive Assistant (en el
buzón propio)
Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para archivar mensajes de
correo electrónico desde dentro de Microsoft Outlook a su propio alma
cén en GFI Archiver.
HABILITADO
Mensajes de correo elec
trónico de almacenamiento
de Archive Assistant (en buzo
nes definidos en el control de
acceso)
Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para archivar mensajes de
correo electrónico desde dentro de Microsoft Outlook a buzones deter
minados definidos en el control de acceso.
HABILITADO
Archivos de almacenamiento
de Archive Assistant
Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para almacenar archivos
guardados desde dentro de Microsoft Outlook a su propio almacén en
GFI Archiver.
HABILITADO
Eliminar mensajes de correo
electrónico (del buzón pro
pio)
Los usuarios con estos permisos pueden eliminar los mensajes de correo
electrónico desde su propio almacén en GFI Archiver.
HABILITADO
Eliminar mensajes de correo
electrónico
Los usuarios con estos permisos pueden eliminar los mensajes de correo
electrónico desde los buzones de otros usuarios definidos en el control
de acceso. Para obtener más información, consulte Configuración de la
eliminación de elementos archivados (página 167).
HABILITADO
Crear/asignar etiquetas a men
sajes de correo electrónico
Permite a los usuarios clasificar correos electrónicos y elementos de
calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las
búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Para obtener
más información, consulte Trabajar con elementos archivados (página
45).
HABILITADO
Cambiar nombre de carpetas
Concede permiso de usuario para cambiar el nombre a las carpetas de
la interfaz de usuario de GFI Archiver e IMAP.
DESHABILITADO
NOTA
Cuando se utiliza el permiso Cambiar nombre de carpetas junto con
la sincronización de carpetas, puede experimentar algunos
problemas en los casos en que la carpeta renombrada recupera su
nombre original. Esto ocurre cuando la carpeta antigua sigue en
Exchange.
Archivado de File Archive
Assistant
GFI Archiver
Asegúrese de que este permiso esté habilitado para los usuarios que
necesitan almacenar archivos mediante File Archive Assistant. Para obte
ner más información, consulte File Archive Assistant (página 61).
HABILITADO
NOTA
En el caso de los permisos Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón propio) y Eliminar
mensajes de correo electrónico (de los buzones definidos en Control de acceso), el usuario solo puede
eliminar mensajes de correo electrónico si Eliminación de mensajes está activado. Se pueden seguir
configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información,
consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados (página 167).
De forma predeterminada, los usuarios pueden examinar y buscar únicamente en sus elementos archivados. El control de
acceso permite agrupar a usuarios y otorgarles acceso a los elementos archivados de otros usuarios. Los grupos
preconfigurados se muestran en la tabla siguiente.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Administradores
de grupo
Permite que los usuarios que disponen de una rol de administración o supervisión en la organización examinen
y realicen búsquedas en los elementos archivados de todos los usuarios que forman parte de dicho grupo.
Control de
cuentas de
usuario
Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los elementos archivados de otros usuarios.
Por ejemplo, se puede usar esta función para conceder acceso de usuario a los elementos archivados de otro
usuario que ya no esté en la empresa y cuya cuenta de se haya eliminado.
Buzones com
partidos
Permite a un grupo acceder a los elementos archivados en un buzón específico. Por ejemplo, permite a todos
los comerciales tener acceso a [email protected].
Adición de usuarios al acceso al almacén de administrador de grupo
Cuando se agrega un usuario al acceso al archivo de administrador de grupo, se concede acceso a todos los elementos
archivados en GFI Archiver a un grupo determinado de usuarios.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso.
2. Haga clic en Configurar administradores de grupo.
3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo al que se
concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos.
NOTA
Se puede añadir un usuario a varios grupos. Para ello, seleccione el mismo usuario y un grupo diferente.
Definir el control de acceso de usuarios
El control de acceso de usuarios permite otorgar a usuarios determinados acceso a los elementos archivados de otros
usuarios.
2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario.
3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se concederá acceso al
buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios a
otros grupos.
GFI Archiver
NOTA
Un usuario puede agregarse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un usuario diferente
al que se otorgará acceso a los elementos archivados.
Configuración de buzones compartidos
Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un grupo.
2. Haga clic en Configurar buzones compartidos.
3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá acceso en el
campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros grupos a diferentes buzones.
NOTA
El mismo grupo puede agregarse a diferentes buzones. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un buzón
diferente para otorgar acceso a los elementos archivados.
El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la recuperación de correo
electrónico. Distintos clientes de correo electrónico y servidores de correo utilizan IMAP para transferir mensajes de
correo electrónico desde un servidor a un cliente.
El servicio IMAP se utiliza para recuperar identificadores de correo electrónico y estructuras de carpetas de correo
electrónico de usuarios desde Almacenes de archivo de GFI Archiver. Los datos se almacenan en una base de datos
Firebird en el equipo del servidor IMAP.
NOTA
La base de datos Firebird del back-end del servidor IMAP se almacena en Data\IMAPDB.FDB y contiene la
estructura de carpetas del buzón de cada usuario. Esta base de datos NO contiene datos de mensaje (asunto,
encabezados, contenido del cuerpo, etc.). Dicha información se recupera directamente desde el servicio de
Almacén de GFI Archiver cuando se solicita. El servicio IMAP crea esta base de datos al inicio (si no se encuentra) y la
sincronización comenzará tan pronto como haya elementos disponibles en los Almacenes de archivo. El servidor
IMAP no devolverá elementos a los usuarios hasta que se sincronicen los datos.
Cuando un cliente realiza una solicitud, el servidor IMAP busca en la base de datos local los identificadores de correo
electrónico y realiza las acciones siguientes:
Nombres de carpeta: envía los datos directamente
Detalles del mensaje: se pone en contacto con el servicio de almacén antes de devolver los datos.
Los clientes se conectan al servicio IMAP utilizando una autenticación válida.
NOTA
Cuando GFI Archiver se instala (no se actualiza) y se habilita IMAP por primera vez, el servidor IMAP tarda bastante
tiempo en sincronizarse con el almacén. La sincronización es un proceso en segundo plano transparente para el
usuario.
Para configurar el servidor IMAP:
GFI Archiver
1. En la página Configuración, seleccione Servidor IMAP.
2. Haga clic en Configurar servidor IMAP.
Captura de pantalla 67: Configuración de servidor IMAP
3. Active la casilla de verificación Habilitar servidor IMAP.
4. (Opcional) En el campo Número del puerto, introduzca un valor y haga clic en Comprobar disponibilidad .
NOTA
El número de puerto predeterminado es 44143. El cambio del número de puerto afecta a los clientes que se han
configurado para utilizar este puerto.
5. En el campo Interfaz de red , seleccione la tarjeta de red de escucha entre las opciones disponibles. GFI Archiver
examina el sistema y enumera las tarjetas de interfaz de red detectadas como posibles opciones. Sin embargo, se
recomienda conservar la configuración predeterminada (Todas las interfaces de red ).
6. En el campo URL de servidor, introduzca la dirección del servidor IMAP que van a utilizar los clientes de correo.
GFI Archiver
NOTA
El servidor IMAP se reinicia siempre que se producen cambios en la configuración del servidor IMAP relacionada con
la interfaz de tarjeta de red o con el número de puerto de escucha. Todos los clientes se desconectan cuando se
reinicia el servidor IMAP.
7. Utilice el campo Máximo de meses que se mostrarán en los clientes de correo para establecer el período de
tiempo (en meses) que GFI Archiver retrocede para recuperar mensajes de correo electrónico (la configuración
predeterminada es 12 meses).
8. (Opcional) Active la casilla de verificación Habilitar seguridad SSL para habilitar la transmisión segura de
información. Para obtener más información, consulte Trabajo con certificados (página 151).
NOTA
Si se selecciona Forzar certificado SSL, los clientes de correo electrónico se autenticarán utilizando un certificado
válido. La autenticación se rechaza si el cliente intenta conectarse sin cifrar.
Trabajo con certificados
Capa de sockets seguros (SSL) es un protocolo diseñado para permitir que las aplicaciones transmitan información
entrante y saliente de forma segura. Las aplicaciones que utilizan SSL intercambian claves de cifrado con otras
aplicaciones y están diseñadas para cifrar y descifrar los datos enviados entre ambas.
Las aplicaciones configuradas para ejecutar SSL (por ejemplo, exploradores web como Microsoft® Internet Explorer y
Firefox y programas de correo electrónico como Microsoft Outlook®, Mozilla Thunderbird y Apple Mail) pueden recibir
automáticamente conexiones SSL. Para establecer una conexión SSL segura, la aplicación primero debe tener una clave
de cifrado asignada por una autoridad de certificación en formato de certificado.
IMAP admite el cifrado mediante certificados. Los certificados se pueden:
Comprar a un proveedor en línea como Verisign
Generado desde IIS® (consulte el artículo de la base de conocimiento http://go.gfi.com/?pageid=mar_crea
tecertificate)
Para habilitar SSL y configurar un certificado de seguridad:
1. En el asistente de configuración del servidor IMAP, active la casilla de verificación Habilitar SSL.
2. En el campo Certificado SSL, seleccione el certificado que se va a cargar.
3. En el campo Contraseña de certificado SSL, escriba la contraseña del certificado. Se validará al hacer clic en
Guardar.
4. (Opcional) Active la casilla de verificación Forzar certificado SSL para forzar el cifrado de los datos transmitidos.
IMPORTANTE
Cuando se habilita Forzar certificado SSL, el cifrado se «fuerza», lo que significa que los clientes que utilizan el
servicio IMAP no podrán conectarse a menos que configuren el cifrado en su lado. Si Forzar certificado SSL no
está habilitado, los clientes pueden conectar con el servidor IMAP tanto en modo cifrado como no cifrado.
GFI Archiver
4.3 Directivas
152
159
161
163
167
Las directivas de retención definen el tiempo durante el que se conservan los elementos archivados en el almacén de
archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI Archiver para que conserve los correos que tengan
la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’.
GFI Archiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente (poner en espera) las directivas de retención.
Esto impide que los elementos archivados se eliminen. Por ejemplo, puede suspender las directivas de retención hasta
que se resuelva un litigio. En este caso, los elementos archivados se marcan para su eliminación y se eliminan una vez
que desaparece la suspensión temporal. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación
por razones legales (página 157).
Conservación retroactiva es una función que permite aplicar las directivas de retención creadas o modificadas
después de que GFI Archiver haya almacenado un elemento en un almacén de archivo. Para obtener más información,
consulte Uso de la conservación retroactiva (página 158).
¿Cómo se aplican las directivas de retención?
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Cuando se
han con
figurado
directivas de
retención:
GFI Archiver comprobará el contenido de los elementos con las directivas de retención existentes en el momento
del almacenamiento. Las directivas se aplican en función de la prioridad. Si el elemento cumple las condiciones
configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de
retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención.
El proceso se repetirá hasta que el elemento coincida con una directiva de retención o hasta que no haya más
directivas de retención.
Al aplicar las
directivas de
conservación
de forma
retroactiva:
Cuando Retención retroactiva se ejecute a petición, GFI Archiver comprobará el contenido del elemento con las
directivas de retención configuradas, actualizando las opciones de retención asignadas a un elemento después de
que se haya almacenado.
Si un elemento almacenado no coincide con ninguna directiva de retención, GFI Archiver lo almacena de forma
indefinida.
Notas importantes:
Un elemento archivado solo puede coincidir con una directiva de retención. Las prioridades que asigne a las direc
tivas de retención son muy importantes.
Todos los elementos archivados que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada sea
«eliminar elemento de inmediato» se descartarán inmediatamente sin guardarse en el almacén de archivo.
GFI Archiver
Todos los elementos que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada se haya esta
blecido para la eliminación después de varios días se almacenarán en un almacén de archivo. GFI Archiver quitará el ele
mento archivado del almacén de archivo cuando transcurra el tiempo preconfigurado.
Visualización de directivas de retención
Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y
spam. Las directivas de retención se muestran en la tabla, clasificadas por el orden de ejecución. Los campos disponibles
se muestran en la tabla siguiente.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de direc
tiva
Muestra el nombre de la directiva de retención.
Activa
Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales.
Acción
Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos
durante 2 años.
Adición de directivas de retención nuevas
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam.
2. Haga clic en
.
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo electrónico y haga clic
en Siguiente.
GFI Archiver
Captura de pantalla 68: Detalles de directiva de retención
4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en
Siguiente. Las opciones disponibles son:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
de direc
tiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Criterios
Define las condiciones que identificarán que un elemento forma parte de esta directiva de retención. En la lista
desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier
elemento para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar
una condición escrita. Seleccione:
Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico
Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico
Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el for
mato dominio\nombre de usuario
Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el nombre de usuario con el
formato dominio\nombre de usuario
NOTA
Tamaño total del correo electrónico: Seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo electrónico, en MB.
Estos son los parámetros que se pueden usar:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo electrónico, en MB. Los pará
metros que se pueden usar son:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la lista desplegable de
valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de archivo, consulte el apartado Tipos de archivo
de retención en esta misma sección.
Manual/archivo: Seleccione esta opción para incluir todos los elementos archivados manualmente en la directiva
de retención.
Tipo de elemento: Seleccione una de las opciones disponibles. Estos son los parámetros que se pueden usar:
Calendario o solicitudes de reunión
Archivos
Mensajes de correo electrónico
Habilitar
directiva
Cuando se selecciona esta opción, la nueva directiva entra en vigor inmediatamente. Defina también si los elementos
archivados se van a eliminar inmediatamente o si se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione
Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
NO conservar los elementos que coincidan con las condiciones anteriores, eliminarlos de inmediato.
NO conservar los elementos que coincidan con las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días.
NOTA
Para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para conservar los mensajes de
correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días.
Tipos de archivos de retención
La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se
pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto:
GFI Archiver
CATEGORÍA
TIPO DE ARCHIVO
Imágenes
*.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd,
*.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps
Documentos
*.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt,
*.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb,
*.accdb, *.accde
Música
*.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc,
*.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel
Vídeo
*.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf,
*.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv
Cambio de orden de las directivas de retención
El orden de aplicación de las directivas de retención es muy importante en GFI Archiver. GFI Archiver comprueba
primero el elemento archivado respecto a la directiva de retención de máxima prioridad. Si el elemento cumple las
condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de
retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la
prioridad.
Para cambiar el orden de las directivas de retención:
2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en Subir o Bajar para subirla o bajarla,
respectivamente.
Adición de directivas de retención de SPAM
De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con los restantes
mensajes y GFI Archiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico válidos y los marcados como SPAM por
soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI Archiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que
le permita eliminar el spam inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico.
La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los mensajes de correo
electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no spam. De esta forma, la directiva de
retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo electrónico.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención.
2. Haga clic en
.
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en Siguiente.
GFI Archiver
Captura de pantalla 69: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM
4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y seleccione el
periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de directiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba o edite
el nombre en este campo de texto.
Habilitar directiva
Cuando se selecciona esta opción, la nueva directiva entra en vigor
inmediatamente.
NO conservar correos electrónicos marcados
como SPAM, eliminarlos de inmediato
Indica a GFI Archiver que elimine inmediatamente todos los mensajes de
correo electrónico marcados como SPAM.
NO conservar los correos electrónicos que cum
plan las condiciones anteriores, eliminarlos des
pués de x días
Indica a GFI Archiver que conserve todos los mensajes de correo electrónico
marcados como SPAM y que los elimine cuando haya transcurrido el tiempo
configurado.
5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención.
Configuración de la conservación por razones legales
Conservación por razones legales indica a GFI Archiver que detenga temporalmente la eliminación de mensajes de
correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta característica para detener
GFI Archiver
temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un
litigio.
La habilitación de esta característica hará que GFI Archiver marque los mensajes de correo electrónico archivados para su
eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando desaparezca la conservación por razones legales.
Para habilitar Conservación por razones legales:
2. Seleccione
.
NOTA
Compruebe que la Conservación por razones legales está habilitada en la ficha Página de inicio, dentro de
Acerca de GFI Archiver.
Para deshabilitar Conservación por razones legales:
2. Seleccione
.
IMPORTANTE
Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se eliminan de inmediato al
deshabilitar Conservación por razones legales.
Uso de la conservación retroactiva
La conservación retroactiva le permite aplicar directivas de conservación de correo electrónico después de que el correo
electrónico se haya almacenado. El proceso se ejecuta a petición y los mensajes de correo electrónico almacenados se
pueden eliminar (o marcar para eliminación) de los almacenes de archivo seleccionados. El proceso se puede pausar o
detener.
IMPORTANTE
La activación de Conservación por razones legales no detiene un trabajo de retención retroactiva, pero por
razones legales los mensajes de correo electrónico no se eliminan hasta que Conservación por razones legales
deja de tener vigencia.
No se pueden crear directivas de conservación mientras se esté ejecutando un trabajo retroactivo.
Para ejecutar la conservación retroactiva:
1. Haga clic en Ejecutar retroactiva.
2. En el campo Almacén de archivo, seleccione los almacenes de archivo en que se ejecutará la conservacióin
retroactiva.
4. Haga clic en Ejecutar retroactiva.
5. Use Resumen de la conservación retroactiva para supervisar el progreso del proceso de ejecución.
6. Haga clic en Pausar retroactiva para poner en pausa el trabajo actual o Detener retroactiva para cancelarlo.
GFI Archiver
NOTA
La conservación retroactiva es un proceso largo que depende de la cantidad de mensajes de correos electrónicos
que se procesan. Las instancias de conservación retroactiva se procesan a la vez.
Las directivas de retención definen el tiempo durante el que una versión archivada de un archivo se conserva en
Almacén de archivo antes de que se elimine.
NOTA
Si Conservación por razones legales está habilitado, GFI Archiver suspenderá temporalmente las políticas de
retención activas. Esto impide que los elementos archivados se eliminen. Los elementos se marcarán para su
eliminación y se eliminarán una vez que desaparezca la suspensión temporal. Para obtener más información,
consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157).
Las directivas de retención de historial de archivo se aplican de arriba a abajo. GFI Archiver comprueba las directivas
configuradas durante la rutina de mantenimiento diaria y, si hay alguna coincidencia, se aplica la directiva de retención.
Las prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes. Para obtener más información, consulte
Cambio de orden de las directivas de retención de historial de archivo (página 161).
Adición de una nueva directiva de retención de historial de archivo
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
de direc
tiva
Criterios
Archivo más reciente más antiguo de: Si el último archivo archivado es más antiguo que el numero de días espe
cificado, GFI Archiver quitará el archivo del historial (si se ha seleccionado NO conservar ningún historial de archivo)
o conservará el número de versiones que se haya especificado en la opción para mantener cierto número de ver
siones recientes de cada archivo en el historial de archivos.
Tipo de extensión: Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles.
Propietario: Defina el usuario o grupo que posee el archivo archivado.
Habilitar
directiva
Define si una directiva está en vigor o no, y si los elementos se van a eliminar inmediatamente o cuántas versiones se van
a conservar. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
NO conservar ningún historial de archivo: Cualquier archivo archivado que coincida con una directiva de reten
ción con la configuración para «no conservar ningún historial de archivo» no contará con versiones archivadas. Si se selec
ciona y se elimina el archivo del disco, se podría eliminar el archivo del archivo.
Mantener N versiones recientes de cada archivo en el historial de archivos: Mantiene el número especificado
de versiones en el almacén de archivo. Cuando se archive una nueva versión, GFI Archiver quitará una de las versiones
anteriores.
GFI Archiver
Tipos de archivos de retención
La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se
pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto:
CATEGORÍA
TIPO DE ARCHIVO
Imágenes
*.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd,
*.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps
Documentos
*.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt,
*.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb,
*.accdb, *.accde
Música
*.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc,
*.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel
Vídeo
*.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf,
*.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv
Edición de directivas de retención de historial de archivo
Para editar una directiva de retención de historial de archivo existente:
2. Seleccione la directiva que desee editar. Haga clic en Editar.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
de direc
tiva
Criterios
Archivo más reciente más antiguo de
Tipo de extensión
Propietario: Defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el for
mato dominio/nombre de usuario.
Habilitar
directiva
Define si una directiva está en vigor o no, y si los elementos se van a eliminar inmediatamente o cuántas versiones se van
a conservar. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
NO conservar ningún historial de archivo.
Mantener N versiones recientes de cada archivo en el historial de archivos.
Visualización de directivas de retención de historial de archivo
Para ver directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de
historial de archivo. Las directivas de retención se muestran en la tabla de directivas de retención, clasificadas por el
orden que se ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de direc
tiva
Muestra el nombre de la directiva de retención.
Activa
Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales.
Acción
Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos
durante 2 años.
Cambio de orden de las directivas de retención de historial de archivo
El orden de aplicación de las directivas de retención es muy importante en GFI Archiver. GFI Archiver comprueba
primero el elemento archivado respecto a la directiva de retención de máxima prioridad. Si el elemento cumple las
condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de
retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la
prioridad.
Para cambiar el orden de las directivas de retención:
2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en Subir o Bajar para subirla o bajarla,
respectivamente.
Eliminación de directivas de retención de historial de archivo
Para quitar una directiva de retención de historial de archivo configurada:
2. Seleccione la directiva que desee quitar y haga clic en Quitar.
3. Cuando aparezca el mensaje ¿Está seguro de que desea eliminar las directivas de retención de historial
de archivo seleccionadas?, haga clic en Aceptar.
Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los elementos en función de su contenido. A partir del
momento en que se habilite una regla de clasificación, se revisarán automáticamente los nuevos mensajes de correo
electrónico de acuerdo con la regla de clasificación establecida y se etiquetarán en consecuencia en su Almacén de
archivo respectivo.
Con la funcionalidad Búsqueda avanzada de la ficha Archivo, los usuarios pueden buscar elementos archivados en
función de una etiqueta concreta. También se puede guardar la búsqueda en la ventana Clasificaciones de la ficha
Archivar para facilitar su uso. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51).
Esta sección le ayudará a:
Agregar reglas de clasificación nuevas
Editar reglas de clasificación existentes
Quitar reglas de clasificación existentes
Adición de reglas de clasificación
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de clasificación.
2. Haga clic en
GFI Archiver
.
Captura de pantalla 70: Detalles de Directiva de categorización
3. Escriba un nombre para la nueva regla y configure los criterios que tienen que cumplir los mensajes de correo
electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las opciones disponibles son:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización.
Cuerpo
Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización.
Remitente
Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de usuario.
Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que debe tener el correo
electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización.
NOTA
El signo ‘@’ siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Se
admiten los siguientes caracteres comodín:
? : equivale a cualquier letra
Por ejemplo: ???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a [email protected] como a [email protected].
: equivale a palabras completas
Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico con la parte de
dominio master-domain.com
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Destinatario
Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en
esta regla de categorización.
NOTA
4. Haga clic en
para agregar más criterios de clasificación o en
para eliminar criterios escritos con anterioridad.
5. En el área Acción de regla, seleccione Habilitar regla para activar la regla de clasificación nueva inmediatamente.
6. En el campo para etiquetar de un modo concreto los correos que coincidan, escriba el nombre de etiqueta
que se aplicará a los correos electrónicos.
8. En la página Resumen, revise los detalles de la regla de categorización y haga clic en Finalizar.
Edición de reglas de clasificación
1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar.
2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del apartado Adición de
directivas de clasificación.
Eliminación de reglas de clasificación
Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en
forma automática.
. La regla de clasificación se quitará de
La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI Archiver utiliza las capacidades de seguimiento de SQL
Server® para registrar todas las actividades que afectan a las bases de datos de archivo.
NOTA
No se puede habilitar la auditoría en almacenes de archivo basados en el sistema de archivos y la base de datos
de GFI Archiver (Firebird). Para este entorno, es aconsejable utilizar la auditoría de configuración de usuarios y la traza
de usuarios del sistema operativo propio.
Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el usuario en el
equipo con SQL Server®. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los datos de seguimiento de todos los
Almacenes de archivo alojados en el servidor. El servicio de SQL Server® contiene un bloqueo exclusivo del archivo de
seguimiento, lo que garantiza que no se puede alterar el archivo. En GFI Archiver se puede desencadenar el proceso de
carga de los archivos de seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los informes de auditoría se
pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola.
IMPORTANTE
La auditoría se puede habilitar para los almacenes de archivo basados en SQL Server® y SQL Server® con sistema de
archivos. Sin embargo, si se proporciona acceso no autorizado en el servidor, un hacker podría eliminar o modificar
datos archivados en la base de datos y todo esto NO se auditaría.
GFI Archiver
Configuración de auditorías de actividades de bases de datos
La auditoría de actividad de base de datos de GFI Archiver registra todas las actividades que afectan a las bases de datos
de archivo y almacena los datos en un SQL Server.
Siga estos pasos para habilitar la auditoría.
1. En la pestaña Configuración y haga clic en Auditoría.
2. Haga clic en Configurar.
Captura de pantalla 71: Seleccionar un método de autenticación
3. Introduzca el nombre del servidor en el cuadro de texto y elija el método de autenticación que usará para conectarse
con el servidor SQL Server®.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de
Windows integrada
Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a SQL Server ®.
Autenticación de
Microsoft SQL Ser
ver
Utiliza las credenciales de los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña para conectarse a SQL
Server ®. GFI Archiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría o para leerla.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI Archiver
IMPORTANTE
La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de propietario de la base de datos.
4. Para crear una base de datos en un servidor SQL Server® seleccionado con anterioridad, seleccione Nueva base de
datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar una base de datos existente, en Seleccionar
una existente:, elija una base de datos de auditoría en la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar.
5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI Archiver. Seleccione Permitir
realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de actividad de la base de
datos y especifique la ruta de acceso del equipo con SQL Server® en el que se almacenarán los archivos de seguimiento.
Haga clic en Siguiente para continuar.
NOTA
Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de usuario con la que se ejecuta
el servicio de SQL Server®
NOTA
Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de SQL Server® a través de los permisos de NTFS,
con el fin de que el servicio de SQL Server® sea el único que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo
exclusivo que realiza el servicio de SQL Server®, garantiza que no se pueden alterar los datos de los archivos de
seguimiento.
6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la actividad de la interfaz de
usuario de GFI Archiver realizada por los usuarios. Para habilitarla, seleccione Habilitar la auditoría de interacción
del usuario. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para finalizar la
configuración.
Edición de auditorías de actividades de bases de datos
Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente, seleccione los valores que se
configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las instrucciones que se indican en el apartado
Configuración de auditorías de actividades de la base de datos para editar la configuración de la auditoría de las
actividades de la base de datos existente.
Informes de auditoría
Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de datos y en la
auditoría de interacción del usuario. Para acceder a informes de auditoría:
1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, uno de los siguientes informes:
NOMBRE DE INFORME
DESCRIPCIÓN
Informe de auditoría de
la administración de la
configuración
Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI Archiver. La
información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
Los cambios efectuados
NOTA
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se enumeran en la
lista aparecerá una ventana con información más detallada.
GFI Archiver
NOMBRE DE INFORME
DESCRIPCIÓN
control de acceso
Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de
acceso de GFI Archiver. La información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
El usuario afectado por el cambio
Los permisos que se han cambiado
elementos archivados
Este informe se usa para mostrar el número de elementos archivados en los almacenes de archivo de
GFI Archiver cada día. La información que aparece incluye:
Fecha
Nombre de Almacén de archivo
Número de elementos archivados
importación en masa
Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de elementos importados a los almacenes de archivo
a través del servicio de importación masiva por cada importación. La información que aparece incluye:
Fecha de importación
Cantidad de elementos importados
directivas de retención
Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de elementos
eliminados. La información que aparece incluye:
Fecha en que se ejecutó la directiva
Nombre de la directiva de retención
Cantidad de elementos eliminados
Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una
ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada.
prevención contra la pér
dida de datos
Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la
pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La
información que aparece incluye:
El usuario que realizó la acción
La acción realizada
Cantidad de elementos afectados.
Informe de la auditoría
de la pista de auditoría
del usuario
Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz
web de GFI Archiver. La información que aparece incluye:
Nombre de usuario
Acción realizada
Fecha y hora en que se realizó la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en
la parte superior de la página del informe.
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con
información detallada sobre la acción realizada.
integridad de datos
Este informe muestra todos los cambios realizados en los almacenes de archivo y en las bases de datos
de auditoría de GFI Archiver que no pasaron por los servicios de GFI Archiver. La información que
aparece incluye:
Tipo de evento
El servidor Microsoft® SQL y la base de datos afectados
Usuario de base de datos afectado
Acción realizada
Equipo del que partió la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se
encuentra en la parte superior de la página del informe.
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista,
aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio.
GFI Archiver
2. Realice las siguientes acciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Filtrar
informes:
Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y especificando los detalles que un registro tiene
que cumplir para que aparezca en pantalla. El área Filtrar por: se encuentra en la parte superior de cada una de las
páginas del informe.
Imprimir
informes:
Haga clic en el botón Imprimir informe
, que se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del
informe, para imprimirlo.
La función Eliminación permite que los usuarios eliminen elementos archivados de GFI Archiver de forma permanente. Si
está habilitada, se muestra un botón de eliminación adicional en la barra de herramientas de la ficha Archivar y en la
barra de herramientas Vista de buzón. Además, la eliminación se puede llevar a cabo desde Outlook Connector y
desde los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP. Para poder eliminar elementos archivados, el
usuario debe tener una función asignada con permiso para eliminar elementos. Para obtener más información,
consulte Configuración de roles y permisos (página 140).
IMPORTANTE
La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la
conservación de correo electrónico.
1. En la ficha Configuración, seleccione Eliminación.
2. Haga clic en Habilitar eliminación.
GFI Archiver
Captura de pantalla 72: Configuración de la eliminación
3. (Opcional) Si quiere conservar una copia del elemento eliminado en los almacenes de archivo, marque la opción para
dejar una copia del elemento en los almacenes de archivo a la que solo podrá acceder un usuario con
acceso total. Solo aquellos usuarios que dispongan de derechos de acceso total podrán acceder a los elementos
conservados. Si la casilla de verificación se deja sin marcar, los elementos eliminados se borrarán permanentemente de
los almacenes de archivo.
4. Active la casilla de verificación Acepto.
5. Haga clic en Aceptar.
NOTA
Los usuarios no pueden eliminar elementos de un almacén de archivo de solo lectura. Los usuarios reciben una
notificación si la eliminación falla.
IMPORTANTE
Si se ha habilitado Conservación por razones legales, Eliminación queda deshabilitado hasta que se elimina la
conservación por razones legales. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación
por razones legales (página 157).
GFI Archiver
4.4 Configuración general
169
169
171
172
172
173
Las versiones completas de GFI Archiver requieren una clave de licencia. Para obtener información acerca de las licencias
de GFI Archiver, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing
NOTA
Para evaluar GFI Archiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI Archiver, seleccione la ficha Configuración y haga clic en la etiqueta
Cambiar clave de licencia.
Para cambiar la clave de licencia actual:
1. Haga clic en Editar clave de licencia.
2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar clave de
licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta.
NOTA
Después de la instalación de GFI Archiver, el Asistente de postinstalación le redirige automáticamente a esta página.
Especifique la dirección de correo electrónico del administrador y los datos del servidor de correo electrónico para
notificaciones:
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general.
2. Haga clic en Configuración general.
GFI Archiver
Captura de pantalla 73: Configuración general
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo
electrónico del admi
nistrador
Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones
importantes.
Servidor SMTP
Define el servidor SMTP que usa GFI Archiver para enviar notificaciones y restaurar mensajes de correo
electrónico del Almacén de archivo.
Número del puerto
Define el número de puerto a través del que GFI Archiver se comunicará con el servidor SMTP. Valor
predeterminado: 25
Usar SSL
Indica a GFI Archiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando SSL.
El servidor SMTP
requiere autenticación
Indica a GFI Archiver que se conecte al servidor SMTP utilizando un nombre de usuario y una contraseña.
Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se muestran automáticamente.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos.
GFI Archiver
Habilitar, deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI Archiver. Esto permite que GFI Archiver
compruebe si hay versiones nuevas de GFI Archiver y que le avise en ese caso.
2. Haga clic en Ajustes adicionales.
Captura de pantalla 74: Configuración de comprobación de la versión
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Habilitar com
probación de ver
sión
Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI Archiver. Si desactiva esta opción, dejará de
comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI Archiver.
Habilitar servidor
proxy
Indica a GFI Archiver que utilice un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI Software Ltd y
buscar versiones actualizadas.
Servidor pro
xy/puerto
Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI Archiver para conectarse a los servidores de GFI para
comprobar las versiones.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
El proxy requiere
autenticación
Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor proxy y
Puerto requiere autenticación.
Nombre de usua
rio/contraseña
Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI Archiver si el servidor proxy utiliza autenticación.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
GFI Archiver identifica los faxes y SMS que provienen de GFI FaxMaker. Se asigna una etiqueta al elemento recibido. Los
faxes y SMS se almacenan en GFI Archiver como correo electrónico normal.
Para habilitar o deshabilitar la opción Búsqueda de archivado de faxes:
3. En el área Archivado de faxes y Configuración de notificaciones, realice todas las modificaciones necesarias en
la lista de opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Mostrar la pestaña Bús
queda de faxes en la
página Archivo
Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la herramienta de
búsqueda simple de la página Archivo. Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI
Archiver desde GFI FaxMaker.
Enviar notificación de
estado de archivado
Si esta opción está habilitada, el administrador del sistema de GFI Archiver recibe una notificación
cuando los mensajes de correo electrónico no se archiven en GFI Archiver.
3. Vaya a la pestaña Archivo y verifique que la opción Búsqueda de faxes aparece en la ventana Búsqueda simple.
Habilite esta función para recibir una notificación si GFI Archiver deja de archivar. A continuación, puede ir a la ficha
Página de inicio para seguir solucionando el problema e identificar el origen del problema. Para obtener más
información, consulte Utilización de la ficha Página de inicio (página 39).
Para habilitar o deshabilitar la opción de búsqueda de notificaciones:
3. En el área Archivado de faxes y Configuración de notificaciones, realice todas las modificaciones necesarias en
la lista de opciones disponibles.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Mostrar la pestaña Búsqueda
de faxes en la página Archivo
Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la página Archivo.
Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI Archiver desde GFI FaxMaker.
Enviar notificación de estado
de archivado
Si esta opción está habilitada, el administrador del sistema de GFI Archiver recibe una noti
ficación cuando los mensajes de correo electrónico no se archiven en GFI Archiver.
GFI Archiver
GFI Directory es un directorio de usuarios y grupos que se integra con GFI Archiver en entornos en los que Microsoft
Active Directory no está disponible.
GFI Directory se puede descargar desde este vínculo: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Download.
Para obtener información sobre cómo instalar y configurar GFI Directory, consulte la guía del administrador de GFI
Directory: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Help_En.
Instalación de GFI Archiver con GFI Directory
Al instalar GFI Archiver con GFI Directory, el asistente para instalación detectará que GFI Directory está instalado. Si la
versión instalada es más antigua que la que se incluye con GFI Archiver, tendrá que actualizar la versión instalada de GFI
Directory o saltarse el proceso de actualización. Se recomienda encarecidamente actualizar a la versión más reciente de
GFI Directory.
NOTA
Si GFI Archiver está instalado con GFI Directory, no se podrá cambiar a Microsoft Active Directory y tendrá que
instalarGFI Archiver.
Administración de usuarios y grupos en GFI Directory
Con GFI Directory, puede crear nuevos usuarios y grupos, asignar derechos de administración a usuarios y restablecer
contraseñas de usuarios.
Para acceder a GFI Directory desde GFI Archiver:
1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > GFI Directory Service .
2. Use las credenciales de administrador para iniciar sesión en GFI Directory.
4.5 Herramientas de administrador
GFI Archiver ofrece un conjunto de servicios que permiten realizar tareas avanzadas en el servidor.
4.5.1 Uso de la herramienta de importación y exportación
GFI Archiver permite extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de varias bases de datos de
correos electrónicos e importarlos en los almacenes de archivo con Herramienta Import Export.
NOTA
Herramienta Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En el caso
de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar Archive Assistant. Para obtener más información,
consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver
IMPORTANTE
Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las
siguientes opciones de importación:
Importar desde archivos .pst
La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI Archiver.
GFI Archiver
Con GFI Archiver, puede exportar correos electrónicos desde los almacenes de archivo para restaurar correos electrónicos
eliminados, por ejemplo. Herramienta Import Export puede exportar mensajes de correo electrónico:
a una dirección de correo electrónico concreta
a una carpeta del disco con formato .eml o .msg.
a un archivo PST
NOTA
Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con
MAPI/Outlook).
Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft® Exchange
La herramienta Herramienta Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de buzones de
Microsoft ® Exchange e importarlos a los almacenes de archivo de GFI Archiver.
GFI Archiver
El proceso de agregar correo electrónico de buzones de Microsoft ® Exchange a GFI Archiver conlleva el siguiente
procedimiento:
1. Herramienta Import Export extrae mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft ® Exchange.
2. Herramienta Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME.
3. El Servicio de importación procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno.
4. GFI Archiver almacena los mensajes de correo electrónico en el almacén de archivo apropiado.
Usar Herramienta Import Export se compone de un proceso de dos pasos:
GFI Archiver
Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
IMPORTANTE
Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar
mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que está instalado GFI Archiver, vaya a la sección
Ejecución de la herramienta GFI Archiver Import Export de este manual.
GFI Archiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello:
1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\
2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a
ejecutar Herramienta Import Export. Para compartir una carpeta:
En Windows® Server 2003:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad…
b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos.
c. Haga clic en Agregar.
d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para
confirmar el usuario.
e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos.
f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir
para Control total.
g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos.
h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta.
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir…
b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Herramienta Import Export y haga clic en Agregar.
c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario.
d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo.
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir con > Uso compartido avanzado
b. En la pestaña Compartir, haga clic en Uso compartido avanzado.
c. Marque la casilla de verificación Compartir esta carpeta.
d. Haga clic en la pestaña permisos y especifique las credenciales de usuario con las que se ejecutará Herramienta
Import Export. Asegúrese de que se ha seleccionado Control total para el usuario agregado y haga clic en Aceptar.
3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI Archiver y copie la carpeta MarcImportExport.
4. Pegue la carpeta en el equipo remoto.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
8. Ejecute MArcImportExport.exe.
GFI Archiver
Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI Archiver Import Export
Para exportar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft® Exchange e importarlos en GFI Archiver.
1. Inicie Herramienta Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI
Archiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange.
Captura de pantalla 75: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange
3. En el área Versión de Microsoft® Exchange, seleccione la opción aplicable:
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007
Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010
Microsoft® Exchange Server 2013
4. En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los buzones de
Microsoft® Exchange que va a importar. Configure:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Iniciar sesión como el usuario
actual
Inicie sesión en Microsoft® Exchange Server con las credenciales del usuario que ha iniciado la
sesión.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usar otras credenciales
Especifique el nombre de usuario (use el formato dominio\nombre de usuario) y la
contraseña de un usuario con permisos de acceso total al buzón.
Exchange Server
Especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft® Exchange Server.
Usar SSL
Marque esta opción si Microsoft® Exchange Server requiere una conexión SSL.
Extraer correos electrónicos de
las carpetas públicas
Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas.
Verificar credenciales
Haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación con Microsoft®.
Captura de pantalla 76: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta
6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Todos los buzo
nes y carpetas
Importe todos los mensajes de correo electrónico de los buzones a los que tiene acceso el usuario con
figurado.
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccione los
buzones y car
petas de los que
extraer correos
electrónicos
Seleccione esta opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique
un nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón ... para seleccionar el buzón que va a
importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta, active Importar correos
electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la carpeta.
Exportar desde
todas las carpetas
Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas.
Exportar ele
mentos de calen
dario
Marque esta opción para extraer elementos de calendario históricos de las carpetas públicas.
NOTA
Herramienta Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En
el caso de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar Archive Assistant. Para obtener más
información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante
GFI Archiver Archive Assistant (página 110).
IMPORTANTE
Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con
MAPI/Outlook).
Captura de pantalla 77: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
GFI Archiver
8. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones:
Importar a GFI Archiver: Importe correo electrónico a almacenes de archivo de GFI Archiver.
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico a una ubi
cación en el disco en formato .txt
9. En el área Hora límite , especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico enviados
dentro de las fechas especificadas; los demás mensajes se ignoran.
10. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y
especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario.
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo electrónico
importados se muestran bajo [email protected].
11. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas y seleccione una de las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ignorar mar
cas de men
sajes
procesados
Si está marcado, el proceso recorre todos los mensajes de correo electrónico del intervalo de fechas seleccionado,
independientemente de si ya se había realizado un proceso de exportación antes y se habían exportado los mis
mos mensajes. Si no está marcado, el proceso omite los mensajes de correo electrónico exportados del intervalo
de fechas seleccionado y se reanuda con los no procesados.
No marcar los
mensajes de
correo elec
trónico pro
cesados
Seleccione esta opción si desea que Herramienta Import Export procese los mensajes de correo electrónico sin
marcarlos como procesados. El resultado es que no habrá mensajes marcados que ignorar cuando los mensajes de
correo electrónico se vuelven a procesar.
Borrar marca
de correo elec
trónico antes
de procesarlo
Si en una exportación anterior ya se han marcado mensajes de correo electrónico, se quita la marca que indica el
proceso.
12. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación.
13. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso depende de la cantidad de correos electrónicos para extraer.
Permisos de acceso a los buzones de Microsoft ® Exchange: concesión de permisos
El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de Herramienta Import Export usa las
credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el equipo de Microsoft® Exchange
Server. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un equipo con Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010,
especifique un nombre de usuario y una contraseña. Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos
‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’) de los que se extraerán los mensajes de correo electrónico.
NOTA
Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones.
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft® Exchange Server 2003
1. Abra Microsoft® Exchange System Manager.
GFI Archiver
2. Vaya a Servidores > [Nombre de servidor] > [Grupo de almacenamiento], haga clic con el botón secundario en
Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad .
4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos heredables….
5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar.
6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén de buzones.
7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios.
8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como.
9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Microsoft® Exchange.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
11. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información
de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007
1. Abra la consola de administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda Configuración de destinatario en el panel izquierdo.
3. En el panel derecho, busque el nombre del usuario al que desea otorgar el permiso. Haga clic con el botón secundario
en el nombre y seleccione Administrar permiso para enviar cómo....
4. En el asistente, haga clic en Agregar.
5. Seleccione el nombre de usuario del propietario del buzón del que va a importar mensajes de correo electrónico y
haga clic en Administrar.
7. Vuelva a hacer clic con el botón secundario en el nombre y seleccione Administrar permiso de acceso total...
8. En el asistente, haga clic en Agregar.
9. Seleccione el mismo nombre de usuario que seleccionó en el paso 5 y haga clic en Administrar.
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 SP1/SP2/SP3
1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server 2007.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
GFI Archiver
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'domain\user' ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
Ejemplo:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'masterdomain\administrator' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
IMPORTANTE
SI tiene más de un servidor con Microsoft Exchange en su dominio, ejecute el comando Importing mailboxes
remotely en todos ellos antes de ejecutar Herramienta Import Export.
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2010
1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server.
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype
-eq "UserMailbox"}
3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation
-user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling"
Ejemplo:
New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user «[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2013
1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server.
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype
-eq "UserMailbox"}
3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation
-user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling"
GFI Archiver
Ejemplo:
New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user «[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
IMPORTANTE
Asegúrese de que está instalada la última versión de MAPI en Exchange Server para que este procedimiento salga
bien.
Permisos de acceso a los buzones de Microsoft ® Exchange: revocación de permisos
Si el Asistente de importación desde el buzón de Microsoft® Exchange se ejecutó en un equipo que no es el servidor
Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010, se concedieron automáticamente permisos «Enviar como» y «Recibir como»
a las credenciales del usuario. Se recomienda revocar dichos permisos tras la ejecución de Herramienta Import Export.
NOTA
Cuando Herramienta Import Export se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server, no existe
ningún permiso para revocar.
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003:
a. Abra Exchange System Manager.
b. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón
secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
c. Seleccione la ficha Seguridad .
d. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador.
e. En la lista Permisos, seleccione Denegar para Recibir como y Enviar como.
f. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como para:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Exchange.
g. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, seleccione la opción Permitir permisos heredables… y haga clic en
Aceptar.
h. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones.
i. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información
de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 y versiones pos
teriores:
1. Abra el Shell de administración de Microsoft Exchange.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell:
GFI Archiver
Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de confianza" AccessRights GenericAll
NOTA
Sustituya ‘Almacén de buzones’ por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones de los usuarios y
‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concedió anteriormente acceso total al buzón.
Ejemplo:
Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "dominiomaestro/JohnSmith" -AccessRights GenericAll
Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales
Herramienta Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de archivos PST. A continuación, los mensajes
de correo electrónico se pueden importar a los almacenes de archivo de GFI Archiver.
GFI Archiver
Captura de pantalla 78:
Captura de pantalla 79: Cómo importar correos electrónicos desde archivos PST
IMPORTANTE
Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las
siguientes opciones de importación:
Importar desde archivos .pst
La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI Archiver.
El proceso de agregar mensajes de correo electrónico desde archivos PST a GFI Archiver conlleva el siguiente
procedimiento:
GFI Archiver
1. Herramienta Import Export extrae mensajes de correo electrónico de uno o varios archivos PST.
2. Herramienta Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME.
3. El Servicio de importación de GFI Archiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha
de cada uno.
4. GFI Archiver almacena los mensajes de correo electrónico en el almacén de archivo apropiado.
NOTA
Microsoft Outlook® 2003 (32 bits) o posterior debe estar instalado en el equipo en que se ejecuta Herramienta
Import Export.
NOTA
Durante la extracción, los mensajes de correo electrónico de los archivos PST se copian y dichos archivos
permanecen en su estado original.
Paso 1: Importación de elementos desde un equipo remoto
IMPORTANTE
Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar
mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que está instalado GFI Archiver, vaya a la sección
Ejecución de la herramienta GFI Archiver Import Export de este manual.
GFI Archiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello:
1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\
2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a
ejecutar Herramienta Import Export. Para compartir una carpeta:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad…
b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos.
c. Haga clic en Agregar.
d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para
confirmar el usuario.
e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos.
f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir
para Control total.
g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos.
h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta.
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir…
b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Herramienta Import Export y haga clic en Agregar.
c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario.
d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo.
GFI Archiver
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir con > Uso compartido avanzado
b. En la pestaña Compartir, haga clic en Uso compartido avanzado.
c. Marque la casilla de verificación Compartir esta carpeta.
d. Haga clic en la pestaña permisos y especifique las credenciales de usuario con las que se ejecutará Herramienta
Import Export. Asegúrese de que se ha seleccionado Control total para el usuario agregado y haga clic en Aceptar.
3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI Archiver y copie la carpeta MarcImportExport.
4. Pegue la carpeta en el equipo remoto.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
8. Ejecute MArcImportExport.exe.
Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI Archiver Import Export para importar desde archivos PST
Ejecute Herramienta Import Export para extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del archivo
PST.
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI Archiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde archivos .pst.
GFI Archiver
Captura de pantalla 80: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook®
3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la operación en cada archivo
PST que desee agregar.
4. Haga clic en Siguiente cuando se hayan agregado todos los archivos PST.
GFI Archiver
Captura de pantalla 81: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
5. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones:
Importar a GFI Archiver: Importe los elementos a almacenes de archivo de GFI Archiver.
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los elementos a una ubicación en el disco en for
mato .txt.
6. En el área Hora límite , especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico y elementos
de calendario que se encuentran dentro de las fechas especificadas; todos los demás se ignoran.
7. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique
el usuario en el cuadro de texto Propietario.
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Propietario, los elementos
importados se muestran bajo [email protected].
9. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso depende de la cantidad de elementos que se extraen.
GFI Archiver
Exportación de mensajes de correo electrónico desde Almacenes de archivo de GFI Archiver
La característica GFI Archiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico individuales a la
dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o restaurar más de un mensaje de correo
electrónico simultáneamente, utilice Herramienta Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una
instalación de GFI Archiver, buscar los mensajes de correo electrónico que se exportan y exportar todos los mensajes de
correo electrónico de una vez con las opciones siguientes:
Restaurar una dirección de correo electrónico específica
Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato .eml o .msg.
Realizar la descarga a un archivo PST.
La característica de exportación de Herramienta Import Export es útil para exportar un conjunto de correos electrónicos
que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo, para proporcionar los correos electrónicos referentes
a un litigio.
NOTA
El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los mensajes de correo
electrónico originales de los Almacenes de archivo.
Para exportar mensajes de correo electrónico con Herramienta Import Export:
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI Archiver Import Export.
2. En el área Exportar datos desde GFI Archiver, haga clic en Descargar correos electrónicos desde GFI
Archiver.
GFI Archiver
Captura de pantalla 82: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI Archiver
3. En el área Credenciales de inicio de sesión:
En el campo URL de GFI Archiver, especifique la dirección URL usada para conectarse con GFI Archiver.
Seleccione Iniciar sesión como el usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario que ha
iniciado la sesión o seleccione Usar otras credenciales para iniciar sesión utilizando otro nombre de usuario y contra
seña.
Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer una conexión con la dirección URL de GFI
Archiver con las credenciales especificadas.
GFI Archiver
Captura de pantalla 83: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda
5. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buzón completo
Buscar en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto.
Correos electrónicos que con
tienen palabras específicas
Buscar mensajes de correo electrónico que incluyen determinadas palabras en el asunto,
cuerpo o archivos adjuntos.
Correos electrónicos con criterios
de búsqueda específicos
Buscar en los mensajes correos electrónicos almacenados en un Almacén de archivo concreto,
en un buzón concreto o que contienen una etiqueta concreta.
7. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de búsqueda de la
siguiente manera:
GFI Archiver
TIPO DE
BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Buzón completo
Búsqueda en buzón
Todos los mensajes de correo electrónico de los buzones: haga clic en el botón … y agregue el
buzón para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene.
Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000
mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda.
Correos elec
trónicos que con
tienen palabras
específicas
Búsqueda simple
Buscar: Escriba los términos que se buscarán en el asunto y el cuerpo.
Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda.
Devolver sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de
correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda.
Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón ... para especificar el
buzón en el que quiere realizar la búsqueda.
GFI Archiver
TIPO DE
BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Correos elec
trónicos con cri
terios de
búsqueda espe
cíficos
Búsqueda avanzada
Buscar en todos los Almacenes de archivo
Restringir búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en determinados Alma
cenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar los Almacenes de archivo en los que buscar.
Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en buzones espe
cíficos. Haga clic en el botón ... para seleccionar los buzones en los que buscar.
Recuperar sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 correos
electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda.
En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y especifique la con
dición. Haga clic en para agregar más criterios. Las condiciones disponibles son:
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remi
tente del correo electrónico cuyos mensajes está buscando.
Destinatario: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del des
tinatario del correo electrónico cuyos mensajes está buscando.
CCO: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar para buscar los
correos electrónicos.
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después
de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exac
tamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes o después de
una fecha concreta o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es des
pués o Es exactamente.
Fecha de inicio: Busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha con
creta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es des
pués o Es exactamente.
Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o iguales a
un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exac
tamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje. Escriba
o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un con
tenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los archivos adjuntos).
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el
cuerpo.
Archivos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido espe
cífico en los archivos adjuntos.
Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/Subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta concreta
de una carpeta de buzones.
Etiqueta personal: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta espe
cífica.
Etiqueta global: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta global.
Etiqueta de clasificación: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una eti
queta de clasificación.
Etiqueta de SPAM: busque los mensajes de correo electrónico clasificados como SPAM.
Contiene documento: busque los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos de los
siguientes tipos de archivo: .txt, .rtf, .htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx,
.wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott, .odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf,
.eml, .mht, .xps, .zip.
NOTA
Haga clic en
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
8. Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para exportar los mensajes de
correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente.
GFI Archiver
NOTA
Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes de correo electrónico del
conjunto de resultados para comprobar que realmente contienen lo que busca. Haga doble clic en el mensaje de
correo electrónico para visualizarlo. La herramienta Exportación de gran capacidad de GFI Archiver carga el mensaje
de correo electrónico en una ventana separada.
Captura de pantalla 84: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación
9. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico:
OPCIÓN DE
EXPORTACIÓN
CONFIGURACIÓN
Restaurar las
siguientes direc
ciones de correo
electrónico
Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón. Especifique la dirección
de correo electrónico y seleccione el método para enviar los mensajes de correo electrónico:
Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados
Enviar mensajes de correo electrónico como originales
Ruta de la des
carga
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Examinar para
seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Seleccione el formato de
exportación de los correos electrónicos: .eml o .msg.
GFI Archiver
OPCIÓN DE
EXPORTACIÓN
CONFIGURACIÓN
Descargar a PST
Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook®. Escriba la ruta de acceso o haga clic en
Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Para
mantener la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico exportados, active Mantener
estructura de carpeta.
11. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar.
4.5.2 Restauración de buzones
La herramienta Mailbox Restore le permite restaurar mensajes de correo electrónico archivados en Almacenes de archivo
de GFI Archiver en un buzón de Microsoft® Exchange Server. Por ejemplo, utilice la función Mailbox Restore para restaurar
mensajes de correo electrónico de buzones eliminados.
NOTA
La herramienta Mailbox Restore está disponible para las versiones de 32 bits y 64 bits. Si utiliza el MAPI Client/CDO o
Microsoft Outlook de 32 bits, asegúrese de utilizar la versión de 32 bits de Mailbox Restore. Elija la versión de 64 bits
de Mailbox Restoresi utiliza Microsoft Outlook de 64 bits.
Para restaurar un buzón:
1. Inicie la herramienta Mailbox Restore desde el grupo de programas GFI Archiver (GFI Archiver > Mailbox Restore ).
Captura de pantalla 85: Utilidad para restaurar buzones
GFI Archiver
2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón. Use el formato dominio/buzón en
este campo, por ejemplo: 'MIDOMINIO\JSmith'.
3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una ‘fecha inicial’ y una ‘fecha
final’ para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto.
4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo electrónico. Use en este
campo solamente el alias del buzón, sin la parte del dominio, por ejemplo: 'JSmith'.
5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico.
NOTA
El usuario que ejecute la herramienta Mailbox Restore requiere los siguientes derechos:
Acceso a los mensajes de correo electrónico en GFI Archiver (origen)
Acceso de lectura/escritura al buzón de Microsoft® Exchange Server (destino);
Derechos de ejecución en el servidor en el que se ha instalado GFI Archiver.
Para obtener más información, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions
4.5.3 Uso de GFI Archiver DB Split Tool
Utilice GFI Archiver DB Split Tool para dividir una base de datos de GFI Archiver en varias bases de datos más pequeñas
definidas en función de un rango de fechas específico.
GFI Archiver 2014 y las versiones posteriores
Microsoft SQL Server® 2005 o las versiones posteriores (incluidas las ediciones de SQL Server® Express)
Para utilizar la herramienta:
1. Descargue la herramienta de: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools
2. Haga clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta.
GFI Archiver
3. En la pestaña de configuración, configure las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
SQL Ser
ver
Seleccione el servidor Microsoft SQL Server donde se encuentra la base de datos de GFI Archiver.
Base de
datos
Seleccione la base de datos que desea dividir en bases de datos más pequeñas. Al utilizar Microsoft SQL Server, las
bases de datos nuevas se crean en el mismo lugar. Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, especifique
las rutas de origen y destino en los campos disponibles.
Ruta al
sistema
de archi
vos
Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, escriba la ruta de los archivos binarios de origen. Esta opción
no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos.
Destino
de bina
rios
Si utiliza Microsoft SQL Server con un sistema de archivos, escriba la ruta de destino de la carpeta de destino de bina
rios. Esta opción no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos.
Dividir
por:
Seleccione una de las siguientes opciones:
Mensualmente
Bimestralmente
Trimestralmente
Semestralmente
Anualmente
GFI Archiver
IMPORTANTE
Asegúrese de que GFI Archiver no está conectado a la base de datos mientras se realiza la operación. También es
aconsejable cerrar todas las herramientas y aplicaciones de base de datos que usen la base de datos durante el
proceso. Para obtener más información, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente (página
126).
4. Haga clic en Iniciar.
5. La herramienta cambia automáticamente a la ficha Progreso detallado para proporcionar información de estado sobre
las nuevas bases de datos que se están creando.
4.5.4 Uso de la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL
Utilice la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL para exportar datos sin procesar de Microsoft SQL a archivos .bix.
Esta herramienta resulta útil al intentar restaurar los datos cuando una base de datos está dañada o al cambiar de
Microsoft SQL Server a Microsoft SQL Server con bases de datos de sistema de archivos por motivos de rendimiento. La
herramienta se conecta a una base de datos de Microsoft SQL Server existente y vuelca los datos sin procesar a un archivo
.bix.
NOTA
La herramienta Exportar datos sin procesar de SQL no exporta la información de la carpeta.
GFI Archiver 2013 y versiones posteriores
Microsoft SQL Server® 2005 o las versiones posteriores (incluidas las ediciones de SQL Server® Express)
Exportar datos sin procesar desde GFI Archiver
Para utilizar la herramienta:
1. Descargue la herramienta de: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools
2. Haga clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta.
3. En la pestaña de configuración, configure las siguientes opciones:
GFI Archiver
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servidor selec
cionado
Haga clic en ... para seleccionar el servidor Microsoft SQL Server en el que se encuentra la base de datos de GFI
Archiver. Indique también el nombre de usuario y la contraseña para conectarse a la base de datos seleccionada
o seleccione Autenticación de Windows para utilizar las credenciales de Windows.
Base de datos
seleccionada
Seleccione la base de datos que quiera exportar. Si utiliza Microsoft SQL Server con sistema de archivos, espe
cifique la ruta de origen en el campo Carpeta del sistema de archivos de la base de datos.
Carpeta del sis
tema de archi
vos de la base
de datos
Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, escriba la ruta de los archivos binarios de origen. Esta
opción no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos.
Carpeta de des
tino para archi
vos .bix
Escriba la ruta de destino de los archivos .bix exportados.
IMPORTANTE
Asegúrese de que GFI Archiver no está conectado a la base de datos mientras se realiza la operación. También es
aconsejable cerrar todas las herramientas y aplicaciones de base de datos que usen la base de datos durante el
proceso. Para obtener más información, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente (página
126).
4. Haga clic en Exportar datos sin procesar.
Vuelva a importar los datos exportados a GFI Archiver
Para volver a importar los correos electrónicos a GFI Archiver, utilice el siguiente procedimiento:
1. Asegúrese de que la configuración del nuevo almacén de archivo se ha definido correctamente. Para obtener
más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121).
2. Inicie movebix.exe como se indica a continuación:
a. En la máquina de GFI Archiver, abra el símbolo del sistema y navegue hasta la carpeta ...\GFI\Archiver\MAIS\bin
b. Ejecute el siguiente comando: movebix.exe "<source binary path>" "<MAIS pickup folder>"
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ruta de acceso binaria
del origen
La carpeta de binarios del almacén de archivos de origen (la carpeta donde la herramienta ha exportado
los archivos binarios)
Carpeta de recogida
de MAIS
La carpeta que supervisa el servicio de importación en busca de correos electrónicos. La ruta pre
determinada es ..\Archiver\MAIS\Pickup
Por ejemplo: movebix.exe "c:\Export\2014 Jan - Dec" "c:\Program
Files\GFI\Archiver\MAIS\Pickup"
NOTA
Asegúrese de que la base de datos exportada anteriormente está desasociada o marcada como No archivar más
elementos en este almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Administración de
Almacenes de archivo (página 119).
GFI Archiver
4.5.5 Uso de la herramienta para cambiar puertos
La herramienta para cambiar puertos permite comprobar si hay conflictos de puertos en el servidor en que GFI Archiver
está instalado y cambiar los puertos remotos rápida y fácilmente.
IMPORTANTE
Después de actualizar GFI Archiver desde una versión anterior, los números de puerto se devuelven a su
configuración predeterminada original, por lo que tendrá que volver a ejecutar la herramienta para cambiar puertos.
Captura de pantalla 86: Interfaz de usuario de la herramienta para cambiar puertos
Para utilizar la herramienta para cambiar puertos:
1. Inicie la herramienta desde Archivos de programa > GFI\Archiver > Herramientas > PortChange y haga clic
en PortChange.exe
NOTA
Los campos con un fondo amarillo denota que el contenido es de sólo lectura y no se puede cambiar.
2. Haga clic en Comprobar conflicto de puertos para identificar los puertos del equipo que esté usando otra
aplicación. La herramienta se detiene y reinicia los servicios de GFI Archiver en este proceso. Si se identifica algún
conflicto, el número de puerto conflictivo se marca en rojo. Los puertos sin conflicto se marcan en verde.
3. Escriba un valor nuevo en el campo Cambiar a del puerto que desea actualizar y haga clic en Aplicar cambios de
puertos. La herramienta vuelve a comprobar si hay conflictos de puertos con el valor recién introducido y aplica el
cambio.
4. (Opcional) Si necesita restaurar los números de puerto predeterminados en el equipo con GFI Archiver, haga clic en
Restablecer y, a continuación, en Aplicar cambios de puertos.
4.5.6 Uso de GFI Archiver Authentication Tool
De forma predeterminada, la interfaz web de GFI Archiver utiliza la autenticación de Windows para autenticar a los
usuarios. GFI Archiver también es compatible con la autenticación basada en formularios.
GFI Archiver
Al utilizar la autenticación de Windows, un usuario que abra la interfaz web inicia sesión automáticamente si está en un
equipo que ya se ha autenticado con la red.
Con la autenticación de formularios, el explorador de internet muestra una pantalla de inicio de sesión que pide al
usuario que vuelva a introducir las credenciales cada vez. Este método de autenticación también muestra botón para
cerrar sesión en la aplicación. La autenticación basada en formularios se suele utilizar cuando los usuarios se conectan a
GFI Archiver fuera de su dominio local, como desde Internet.
GFI Archiver Authentication Tool permite cambiar de la autenticación basada en Windows a la autenticación basada en
formularios.
NOTA
GFI Archiver Authentication Tool solo está disponible en GFI Archiver 2013 o en versiones posteriores. En las
versiones anteriores, puede utilizar un procedimiento manual para cambiar el método de autenticación. Para
obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_AuthenticationTool.
Para usar GFI Archiver Authentication Tool:
1. Vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver y busque este ejecutable en
\Tools\ChangeAuthentication\: GFIChangeAuthenticationTool.exe
2. Haga doble clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta.
3. GFI Archiver Authentication Tool muestra el modo configurado actualmente. Haga clic en el botón Cambiar para
cambiar a otro modo.
4. Cierre y vuelva a abrir el navegador de Internet cuando haya cambiado el modo de autenticación para borrar las
cookies del navegador.
4.6 Información de desinstalación
Para desinstalar GFI Archiver:
1. Haga clic en Inicio > Panel de control > Programas > Desinstalar un programa.
2. Seleccione GFI Archiver en la lista y haga clic en Desinstalar.
3. Cuando aparezca ¿Está seguro de que desea desinstalar GFI Archiver?, haga clic en Sí.
4. Al terminar, haga clic en Finalizar.
GFI Archiver
5 Solución de problemas y soporte técnico
5.1 Introducción
Esta sección contiene información que puede ayudarle a solucionar los problemas que pueden surgir al usar este
producto. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son:
Esta guía
Artículos de la Base de conocimientos de GFI
Foro en la red
Contacto con el Centro de soporte de GFI
5.2 Base de conocimientos de GFI
GFI Software Ltd mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los
problemas más habituales. La base de conocimientos de GFI tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y
revisiones de asistencia técnica. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte la base de
conocimientos de GFI.
5.3 Foro en la red
La asistencia técnica de usuario a usuario está disponible a través del foro web de GFI.
5.4 Solicitud de soporte técnico
Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el
equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma
telefónica.
En línea: Rellene el formulario de asistencia técnica y siga las instrucciones de esta página para enviar la solicitud
de asistencia.
Teléfono: Para obtener el número telefónico del servicio de asistencia técnica de su área geográfica, visite nuestro
sitio web.
NOTA
Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su
identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia
en el área de clientes de GFI.
Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario.
5.5 Documentación
Si esta guía no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un
correo electrónico a: [email protected].
GFI Archiver
5 Solución de problemas y soporte técnico | 203
5.6 Problemas en la instalación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Cuando se instala GFI Archiver se muestra uno de
los siguientes mensajes de error:
Error 1720. Hay un problema en este paquete
de Windows® Installer. No se puede ejecutar un
script necesario para completar la instalación. Pón
gase en contacto con el personal de soporte téc
nico o con el proveedor del paquete.
No se pudo iniciar el motor de instalación:
acceso denegado.
Error al instalar Ikernel.exe, acceso denegado.
1. Deshabilite la exploración en tiempo real de los productos antivirus o cual
quier otro software que explore el equipo en tiempo real.
2. Asegúrese de que no tiene software que quite automáticamente archivos
del directorio TEMP.
3. Inicie sesión en el equipo con la cuenta del administrador de dominio.
4. Descargue e instale la última versión de Windows® Scripting Host y de
Windows Installer para su sistema operativo desde:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_msdownloadcenter
5. Asegúrese de que las siguientes tecnologías de Windows® están instaladas
correctamente y no están dañadas:
Windows® Management Instrumentation (WMI)
Windows® Installer
Microsoft .Net Framework
Microsoft Data Access Components (MDAC)
6. Asegúrese de que las siguientes bibliotecas, que se encuentran en
<Windows\System32>, están correctamente registradas:
Oleaut32.dll
urlmon.dll
ole32.dll
Actxprxy.dll
Scrrun.dll
Browseui.dll
Mshtml.dll
Shdocvw.dll
Shell32.dll
Para registrar una biblioteca en el sistema operativo, siga estos pasos:
1. Haga clic en Inicio y seleccione Ejecutar.
2. Escriba cmd.exe y haga clic en Aceptar.
3. Escriba ‘regsvr32 <ruta y nombre del archivo dll>’ Ejemplo: ‘regsvr32
c:\windows\system32\urlmon.dll’.
4. Coloque el archivo de instalación en un archivo temporal (por ejemplo,
C:\temp) del equipo en el que vaya a instalar el producto de GFI.
5. Compruebe también los permisos del Modelo de objetos componentes
distribuido (DCOM) como se explica en:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_DCOMpermissions
Durante la instalación aparece el siguiente error:
El asistente se ha interrumpido antes de que
GFI Archiver se haya instalado por completo.
El sistema no se ha modificado. Para finalizar
la instalación en otro momento, vuelva a ejecutar
la configuración.
El asistente se ha interrumpido antes de que
GFI Archiver se haya instalado por completo.
GFI Archiver
Causa:
Windows Scripting Host (WSH) está obsoleto o dañado.
Solución:
Instale la última versión de Windows® Scripting Host (WSH) y reinicie el
equipo. WSH se puede descargar desde:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_wshdownload
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Al configurar un buzón de diario a través del Asis
tente de positinstalación, aparece un error que
indica que la detección automática no funciona
Causa:
NetBios sobre TCP (NetBT) está deshabilitado.
Solución:
1. Abra Símbolo de sistema y ejecute los siguientes comandos:
net view
net view /domain:el nombre de su dominio
2. Si esta operación no produce los resultados deseados, es probable que
Netbios sobre TCP esté deshabilitado en la tarjeta de red y/o en los restantes
equipos de la red.
3. En el equipo de GFI Archiver realice las siguientes operaciones:
Vaya a Propiedades de conexión de área local > Propiedades de
TCP/IP > Botón Opciones avanzadas > Pestaña Wins y habilite Netbios
sobre TCP/IP.
Si está seleccionada la opción Predeterminado...desde DHCP... cámbiela
a Habilitar... para realizar la prueba.
4. En el símbolo del sistema escriba el comando Net view Si sigue
apareciendo el mensaje No hay entradas en la lista, vaya a otro equipo de la
misma subred y habilite Netbios sobre TCP/IP de la misma forma que lo hizo
en el equipo de GFI Archiver y repita la prueba.
5. Si esta solución funciona y la configuración de NetBios es
Predeterminado...desde DHCP..., tendrá que cambiar la configuración del
servidor DHCP para habilitarlo para otros equipos de la red.
6. Aunque esto funcione, puede darse cuenta de que solo puede resolver los
hosts de la subred local en que está GFI Archiver. El motivo es que no hay
ningún servidor de nombres WINS en la red. NetBT usará difusiones para la
subred local, pero estas difusiones normalmente no atraviesan los enrutadores.
Para eso hace falta un servidor de nombres WINS.
Tras la actualización desde GFI MailArchiver 6.4,
GFI Archiver no se carga
La actualización desde GFI MailArchiver 6.4 es compatible, pero, durante la
actualización, se indicará una ruta antigua que ya no se usa: */mai
larchiver/main.aspx. Si se borra la caché del explorador, GFI Archiver se cargará
sin problemas. Consulte el siguiente artículo: http://go.gfi.com/?pageid=mar_
upgrade_from_mar6.4
5.7 Problemas generales
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI Archiver no autentica los usuarios al cargar la
interfaz web en Windows® Server 2008.
Causa:
Problema causado por el uso de la instalación del módulo Autenticación de
formularios y Errores HTTP en IIS ®7.
Solución 1: desinstale el módulo Errores HTTP.
Solución 2:quite los errores HTTP del directorio virtual de GFI Archiver:
1. Desbloquee el módulo Errores personalizados del servidor.
a. En Administrador de IIS ®, seleccione el servidor.
b. Haga doble clic en el icono Módulos y seleccione
CustomErrorModule.
c. Haga clic en Desbloquear en el panel Acciones.
2. Quite el Módulo de errores personalizados del directorio virtual de GFI
Archiver.
a. Seleccione el directorio virtual de GFI Archiver
b. Seleccione CustomErrorModule.
c. Haga clic en Quitar en el panel Acciones y en SÍ para
confirmar.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Al cargar GFI Archiver aparece una página en
blanco/código HTML/instrucciones para des
cargar aspx
Causa:
ASP.NET ® no está registrado en el servidor web de IIS ®.
Solución:
Registre ASP.NET ®:
1. En el símbolo del sistema, cambie el directorio de la siguiente forma:
Equipos de 32 bits: <WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<número de ver
sión>\
En equipos de 64 bits, cambie a: <Win
dowsDir\Microsoft.NET\Framework64\<número de versión>\
2. Escriba ‘aspnet_regiis.exe -i’ y pulse Entrar.
GFI Archiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 401.
GFI Archiver
Causa:
Este error se produce cuando el método de autenticación de IIS ® no se ha
configurado correctamente en el servidor de GFI Archiver.
Solución:
Verifique el método de autenticación de IIS ® usado.
IIS® 6
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS®).
2. Expanda <web server name> > Sitios web > Sitio web predeterminado,
haga clic con el botón secundario en Archiver y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad del directorio y en Autenticación y control de
acceso, haga clic en Editar.
4. Active la casilla Habilitar el acceso anónimo.
5. En el área Acceso autenticado, seleccione el método de autenticación que se
va a usar. Se recomienda Autenticación de Windows integrada.
6. Haga clic en Aceptar dos veces y cierre Administrador de Internet Information
Services (IIS ®).
IIS® 7
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS®).
2. Expanda <web server name> > Sitios web > Sitio web predeterminado y
seleccione Archiver.
3. En la vista Características, haga doble clic en Autenticación.
4. Haga clic en Autenticación anónima y en el panel derecho seleccione
Habilitar.
5. Seleccione el método de autenticación que se va a usar y en el panel derecho,
haga clic en Habilitar. Se recomienda Autenticación de Windows.
6. Cierre Administrador de Internet Information Services (IIS ®).
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI Archiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 4000.
Causa:
Este error se produce cuando se instala otra aplicación en el servidor de GFI
Archiver, que puede estar usando los mismos puertos que requiere GFI Archiver.
Solución:
Verifique que los puertos predeterminados que usa GFI Archiver no los usa otro
software:
1. En el servidor de GFI Archiver, inicie el símbolo del sistema.
2. En la línea de comandos, escriba netstat -abn >C:\netstat.txt. Se
crea un archivo de texto llamado netstat.txt en C:\.
3. Abra netstat.txt y busque las siguientes entradas en la columna Proto:
TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core.exe]
TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe]
TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe]
TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe]
TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe]
Si alguno de los puertos no se corresponde con los archivos ejecutables, el
archivo ejecutable de GFI Archiver se debe configurar para usar otro puerto. Para
cambiar un puerto predeterminado:
1. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc.
3. Vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver y realice una copia de
seguridad de los siguientes archivos:
..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config
..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config
.. \Core\bin\Marc.Core.exe.config
..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.exe.config
..\ASPNET\remoting.config
4. Abra todos los archivos .config indicados en el paso 3 en un editor de texto,
busque el número de puerto que se va a cambiar y sustitúyalo por otro número
de puerto.
Ejemplo: busque 8017 y sustitúyalo por 8117.
NOTA: Asegúrese de que no hay otras aplicaciones que usen el número de
puerto nuevo.
5. Cuando se realicen cambios en un archivo .config, guárdelo con la codificación
establecida en UTF-8.
6. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
7. Cuando se hayan actualizado todos los archivos .config, reinicie los servicios de
GFI Archiver detenidos en el paso 2.
8. Repita la prueba de netstat en el símbolo del sistema para confirmar que GFI
Archiver está usando los nuevos puertos.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Al mover mensajes de correo electrónico de la
carpeta Elementos enviados del buzón de Micro
soft® Exchange a otra carpeta, el movimiento no
se replica en la estructura de carpetas de GFI
Archiver.
Causa:
Este comportamiento se produce cuando el modo caché de Exchange está
habilitado en la configuración de la cuenta de Microsoft Outlook® del usuario.
Para obtener más información sobre el modo caché de Exchange, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode
Solución:
Deshabilite el modo caché de Exchange de Microsoft Outlook® de la siguiente
manera:
Microsoft Outlook® 2003
1. Vaya a Herramientas > Cuentas de correo electrónico.
2. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y haga
clic en Siguiente.
3. Seleccione la cuenta del buzón de Microsoft® Exchange Server y haga clic en
Cambiar.
4. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente.
5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
6. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio.
Microsoft Outlook® 2007
1. Vaya a Herramientas > Config. de cuenta.
2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la cuenta del buzón de Microsoft®
Exchange Server y haga clic en Cambiar.
3. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente.
4. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
5. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio.
NOTA: Esta solución sólo se aplica a los mensajes de correo electrónico que se
archivan después de que el modo caché de Exchange se haya deshabilitado.
Al abrir mensajes de correo electrónico o
archivos adjuntos de dichos mensajes desde la
interfaz de GFI Archiver, se encuentra uno de los
siguientes errores:
Un error de filtrado web que especifica
que el archivo adjunto descargado está dañado.
El archivo adjunto descargado se abre en
Internet Explorer ®, en lugar de en su aplicación
predeterminada.
GFI Archiver
Causa:
Esto puede suceder cuando una herramienta de filtrado web está instalada entre
el servidor de GFI Archiver y Outlook Connector, y está bloqueando solicitudes
HTTP.
Solución:
Configure la herramienta de filtrado web para permitir todo el tráfico HTTP que
genera el servidor de GFI Archiver. Asegúrese de que la dirección IP, el nombre
NETBIOS o el nombre DNS del servidor de GFI Archiver no están bloqueados
por el filtro web.
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Los mensajes de correo electrónico no se alma
cenan, están atascados en el buzón de registro
en diario de Exchange o el resumen del Alma
cén de archivo muestra que los mensajes de
correo electrónico no se han almacenado.
Causa:
GFI Archiver no puede dejar de almacenar mensajes de correo electrónico por
varios motivos, incluyendo, pero sin limitarse ellos: configuración incorrecta,
esquema de base de datos obsoleto, bases de datos grandes, mensajes de
correo electrónico grandes en el buzón de registro en diario o interferencia de
software antivirus y de copia de seguridad de terceros.
Solución:
Solucione los problemas usando uno de los siguientes pasos:
Paso 1: Para confirmar que los mensajes de correo electrónico no se están
almacenando:
1. Vaya a Configuración > Almacenes de archivo
2. Haga clic en el Almacén de archivo activo para resaltarlo y haga clic en
Resumen
3. Marque Último correo electrónico archivado el.
Paso 2: confirmar que GFI Archiver puede conectarse al buzón de diario y que la
conexión está activa
1. Vaya a Configuración > Servidores de correo para archivar
2. Seleccione el buzón de registro que se muestra y haga clic en Editar, y
complete el asistente para constatar que el resultado de la prueba es
satisfactorio.
3. Asegúrese de que el buzón de diario está configurado como Activo.
Paso 3: confirmar que GFI Archiver puede conectarse a la base de datos backend
2. Seleccione un Almacén de archivo activo y haga clic en Editar.
3. Complete el asistente para constatar que el resultado de la prueba es
satisfactorio.
NOTA
Si se usa MS SQL, es aconsejable utilizar la cuenta de SA
Paso 4: comprobar que hay mensajes de correo electrónico en las carpetas
Pickup y Queue
1. Vaya a ....\GFI\Archiver\Core\Pickup y compruebe si hay mensajes de correo
electrónico pendientes.
2. Vaya a ....\GFI\Archiver\Core\Queue y compruebe si hay mensajes de correo
electrónico pendientes.
Paso 5: confirmar que el tamaño de la base de datos del Almacén de archivo
activo no supera el límite de tamaño recomendado.
2. Haga clic en el Almacén de archivo activo para resaltarlo y haga clic en
Resumen
3. Compruebe que el tamaño de la base de datos (en disco) no supera los
siguientes valores:
Base de datos de GFI Archiver (Firebird): 2 GB
Microsoft SQL Server: 40 GB
Microsoft SQL Express 2005: 4 GB
Microsoft SQL Express 2008 R2: 10 GB
Paso 6: Compruebe que el cortafuegos del equipo de GFI Archiver no bloquea
Microsoft SQL Server. Para obtener más información, consulte
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FirewallSettings
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Cuando un usuario intenta acceder a la interfaz
web de GFI Archiver por primera vez, la carga
inicial es lenta.
Causa:
Cuando un usuario intenta acceder a la interfaz web de GFI Archiver por primera
vez mediante un explorador web, IIS carga GFI Archiver en segundo plano. Esta
carga inicial puede tardar en completarse y el usuario podría interpretarlo como
un problema de bajo rendimiento.
Solución:
Consulte el siguiente artículo para resolver el problema:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_SpeedUpWebUI
5.8 Problemas de importación o exportación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
1. Al importar o exportar aparece: “El Ser
vicio de importación de GFI Archiver no se
está ejecutando”
Causa:
El Servicio de importación de GFI Archiver se ha detenido.
Solución:
Asegúrese de que el Servicio de importación de GFI Archiver se ha iniciado:
1. Seleccione Inicio > Ejecutar, escriba ‘services.msc’ y haga clic en Aceptar.
2. Asegúrese de que el ‘Servicio de importación de GFI Archiver’ se ha iniciado. Si
no lo ha hacho, haga clic en él con el botón secundario y seleccione Iniciar.
2. Al importar o exportar aparece: “Los pro
cesos de exportación están en pausa, ya que
no se han configurado bases de datos para el
Servicio de importación de GFI Archiver”
Causa:
No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de importación
de GFI Archiver.
Solución:
Asegúrese de que el Almacén de archivo de GFI Archiver configurado en el Servicio
de importación de GFI Archiver no es de sólo lectura:
1. En GFI Archiver, seleccione el nodo Almacenes de archivo.
2. Haga clic en el icono Editar configuración que se encuentra junto al Almacén de
archivo configurado en el Servicio de importación de GFI Archiver.
3. Asegúrese de que la opción No permitir más archivado en este Almacén de
archivo no está habilitada.
3. Al importar o exportar aparece: “El
número de archivos en la cola de pro
cesamiento está aumentando. Los procesos
de exportación están en pausa para dar
tiempo al Servicio de importación de GFI
Archiver para que procese el retraso.”
Causa:
GFI Archiver no puede archivar los mensajes de correo electrónicos en las bases de
datos. La consecuencia es que las copias de seguridad de los mensajes de correo
electrónico se realizan en la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Pickup>. Cuando el
número de mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 300, la
herramienta GFI PST Export se pone en pausa.
Solución:
Compruebe si hay más de 300 mensajes de correo electrónico en la carpeta
<\GFI\Archiver\MAIS\Pickup>. En caso afirmativo, puede ser una indicación de que
los mensajes de correo electrónico no se están almacenando en el Almacén de
archivo.
1. Asegúrese de que el directorio de GFI Archiver está excluido de la copia de
seguridad en tiempo real y/o del software de detección de virus.
2. Asegúrese de que GFI Archiver tiene una conexión estable con la base de datos y
de que tiene suficientes recursos para soportar la carga.
3. En el caso de las bases de datos SQL Server ®, establezca la configuración de
crecimiento automático tanto de los archivos de datos como de los archivos de
registro de transacciones en un valor fijo en megabytes, en lugar de en un valor
porcentual. Los valores recomendados son 10 Mb para los registros de transacciones
y 100 MB para los archivos de datos. Además, asegúrese de que la opción Tamaño
máximo de archivo tanto de los archivos de datos como de los archivos de
transacciones se ha quedado en ‘Crecimiento de archivos sin restringir’.
4. Asegúrese de que hay suficiente espacio en disco en el servidor en que el Servicio
de importación de GFI Archiver se está ejecutando.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
4. Al importar o exportar aparece: “Un gran
número de mensajes de correo electrónico
tienen una fecha que no coincide con nin
guno de los intervalos de fechas cubiertos
por las bases de datos configuradas. Los pro
cesos de exportación se han suspendido
indefinidamente. Consulte el manual para la
solución de problemas”
Causa 1:
No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de importación
de GFI Archiver que abarquen la fecha de algunos mensajes de correo electrónico.
Dichos mensajes no se pueden almacenar en ninguna base de datos, por lo que se
almacenarán en la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Unclassified>. Cuando el número de
mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 500, el Asistente de
extracción de correo electrónico se pone en pausa.
Solución 1:
Vaya a la carpeta ‘Unclassified’.
Si alguno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta no necesita archi
varse, puede eliminarlo. El servicio de importación de GFI Archiver se reanudará
automáticamente con el procesamiento de otros mensajes de correo electrónico.
Si todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta necesitan archivarse:
1. Determine el intervalo de fechas de los mensajes de correo
electrónico sin clasificar.
NOTA: Para determinar la fecha exacta del mensaje de correo
electrónico, abra el archivo .eml de la carpeta ‘Unclassified’ y vea
el encabezado del mismo.
2. Modifique los intervalos de fechas de los Almacenes de archivo
de la Configuración del servicio de importación de GFI Archiver o
cree un Almacén de archivo que abarque el intervalo de fechas.
NOTA: Para obtener instrucciones sobre cómo establecer las
fechas de los almacenes de archivo, consulte la sección
Configuración del servicio de importación de GFI Archiver en
el apartado pertinente del capítulo Importación y exportación
de mensajes de correo electrónico de este manual.
3. Mueva los mensajes de correo electrónico de la carpeta
Unclassified a la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Queue>.
4. El servicio de importación seguirá automáticamente archivando
los mensajes de correo electrónico.
NOTA: Para obtener más información e instrucciones sobre los
mensajes de correo electrónico de la carpeta Unclassified,
consulte el capítulo Mensajes de correo electrónico sin
clasificar en uno de los escenarios pertinentes descritos en el
capítulo Importar y exportar correos electrónicos de este manual.
Para obtener más información sobre esta solución, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange
Causa 2:
Los mensajes de correo electrónico no deseados se suelen enviar con los
encabezados dañados, lo que no permite que el Servicio de importación de GFI
Archiver determine la fecha de recepción de los mismos. Estos mensajes de correo
electrónico se encontrarán en la carpeta ‘Unclassified’ con una fecha incorrecta.
Solución 2:
Se recomienda eliminar dichos mensajes de correo electrónico de la carpeta
‘Unclassified’.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
5. Al exportar archivos PST, aparece el
siguiente error: “No hay cliente de correo
predeterminado o el cliente actual no cum
ple la petición de mensajería. Ejecute Micro
soft Outlook® y establézcalo como cliente de
correo predeterminado”
Causa:
Para exportar mensajes de correo electrónico desde un archivo PST utilizando la
herramienta de exportación de correos electrónicos GFI PST-Exchange, Microsoft
Outlook® versión 2003 o posterior debe estar instalado en el mismo equipo.
Solución:
Instale Microsoft® Office versión 2003 o posterior.
NOTA
Para que el rendimiento sea óptimo en el proceso de exportación, se recomienda
utilizar la última versión de Microsoft Outlook, para lo que debe asegurarse de
que tiene instalada el último Service Pack de Microsoft Office.
6. Al utilizar la herramienta de exportación
de correos electrónicos PST-Exchange de
GFI Archiver aparecen los siguientes errores:
“El buzón no se pudo abrir con las cre
denciales actuales.” “Acceso denegado.”
“Error al enumerar carpetas.” “No se puede
acceder al buzón seleccionado. Compruebe
sus credenciales.”
Causa:
La herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI
Archiver emplea las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se
ejecuta directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server. Si la
herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI Archiver
se ejecuta en un equipo que no es Microsoft Exchange Server, tiene que especificar
un nombre de usuario y una contraseña. En ambos casos, esta cuenta necesita tener
permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’ en los buzones de los que se van a extraer los
mensajes de correo electrónico.
Solución:
Consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials para obtener
más instrucciones sobre cómo solucionar este problema.
5.9 Problemas de Outlook® Connector
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Outlook Connector muestra una señal de adver
tencia en Microsoft Outlook® inmediatamente des
pués de la instalación
Causa:
Este comportamiento es normal. Tras instalar Outlook Connector, es
necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI Archiver.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los
mensajes de correo electrónico de los últimos 365
días.
Causa:
De forma predeterminada, Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los
mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días.
Solución:
El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una
clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml:
1. Cierre Microsoft Outlook® y vaya a:
Windows® XP y versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application
Data\GFI\MailArchiver 6\>
Windows® Vista:
<c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365
(predeterminado) al número de días para los mensajes de correo electrónico
desea ver en Outlook® Connector. Ejemplo: para ver los mensajes
electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma:
<SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan>
4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele ser un número largo
con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo
StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo caché
desea eliminar.
6. Abra Microsoft Outlook® y sincronice Outlook Connector con GFI Archiver
para habilitar los cambios.
Elimine este texto y sustitúyalo por su propio contenido.
La página de búsqueda de GFI Archiver no aparece
en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook®
2007
Causa:
En Microsoft Outlook® 2007, la configuración de la página de inicio está
deshabilitada para almacenes no predeterminados. El buzón de GFI Archiver
es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta
directiva.
Solución:
Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema,
consulte el artículo de Microsoft KBase cuya dirección URL se indica a
continuación:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_enablesearchpage
Aparece uno de los siguientes problemas: » No se
puede habilitar el acceso sin conexión desde el cua
dro de diálogo de configuración » No se puede defi
nir un número de días de acceso sin conexión que
sea mayor que un número concreto.
Posible causa
Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el
administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta
característica.
Posible solución
Consulte estos problemas al administrador del sistema.
Outlook Connector no se sincroniza con GFI Archiver.
Causa 1:
No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI Archiver.
Solución 1:
Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI
Archiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de
configuración de Outlook Connector.
Causa 2:
Outlook Connector está deshabilitado
Solución 2:
Habilite Outlook Connector en Inicio > Programas > GFI Archiver Outlook
Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook®.
GFI Archiver
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Errores de sincronización: Errores HTTP
Posible causa:
Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la
red.
Posible solución:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis
http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors
Errores de sincronización: Error HTTP 500
Posible causa:
El servidor de GFI Archiver está ocupado o no se puede acceder a él.
Posible solución:
Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos.
Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo
de espera de la conexión de GFI Archiver
Posible causa:
El servidor de GFI Archiver está ocupado y no pudo enviar los datos
necesarios en un intervalo de tiempo especificado.
Posible solución:
Para aumentar el valor del tiempo de espera:
1. Vaya a:
Windows® XP y versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application
Data\GFI\MailArchiver 6\>
Windows® Vista:
<c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor
predeterminado de 120000.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5.10 Problemas de Archive Assistant
PROBLEMA ENCONTRADO
SOLUCIÓN
El botón de archivar desaparece
Causa:
Este problema se puede producir cada vez que Archive Assistant (o su iniciador)
provoque un error no controlado que se propague a Microsoft Outlook®.
Solución:
1. En Microsoft Outlook®, vaya a Archivo > Opciones > Complementos.
2. Seleccione Administrar > Elementos deshabilitados y haga clic en [Ir...]
3. Habilite Archive Assistant.
4. Reinicie Outlook®.
Archive Assistant Error_Manua
lArchivingDisabledException.
Causa:
El archivado manual no está habilitado en el servidor de GFI Archiver.
Solución:
Contacte con su administrador de sistema para habilitar el archivado manual.
Error_Ser
verCertificateValidationException
Causa:
No se pudo validar el certificado SSL proporcionado por el servidor de GFI Archiver.
Solución:
Contacte con su administrador del sistema.
Error_UpgradeRequiredException
Causa:
Archive Assistant se debe actualizar para que sea compatible con la versión actual
del servidor de GFI Archiver.
Solución:
GFI Archiver
PROBLEMA ENCONTRADO
SOLUCIÓN
La dirección del servidor de GFI Archiver
no está configurada correctamente.
Causa:
La dirección del servidor especificada en la página Configuración no es correcta.
Solución 1:
Solución 2:
Si conoce la dirección en la que está instalado GFI Archiver:
1. En Microsoft Outlook®, vaya a la barra de herramientas de Archive Assistant y haga
clic en Configuración.
2. Seleccione Personalizada y escriba la dirección del servidor en el campo que se
proporciona.
3. Haga clic en Aceptar.
5.11 Problemas con File Archive Assistant
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Error de certificado SSL
Causa 1:
El certificado SSL ha caducado.
Solución 1:
Actualice su certificado SSL y reinicie File Archive Assistant.
Solución 2:
Deshabilite los ajustes de SSL en el Microsoft Exchange Server:
1. Abra la aplicación IIS Manager en Inicio > Herramientas administrativas > Administrador de
Internet Information Services (IIS).
2. En su dominio, expanda Sitios y busque MailArchiver_Services.
3. Desactive la casilla Requerir SSL.
4. Establezca Certificados de cliente en Ignorar.
5. Cierre IIS Manager y reinicie File Archive Assistant.
File Archive Assistant no se
sincroniza con GFI Archiver.
Causa:
No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI Archiver.
Solución:
Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI Archiver. Dicha URL se
puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de File Archive Assistant.
Errores de sincronización:
Errores HTTP
Posible causa:
Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red.
Posible solución:
http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis
http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors
Errores de sincronización:
Error HTTP 500
Posible causa:
El servidor de GFI Archiver está ocupado o no se puede acceder a él.
Posible solución:
Vuelva a sincronizar File Archive Assistant en unos minutos.
GFI Archiver
6 Glosario
A
Active Directory
Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio
de tipo LDAP.
AD
Active Directory
ADM
Los archivos de ADM son archivos de plantilla utilizados por las directivas de grupo para describir dónde
se almacenan los parámetros de directiva en el registro. Los archivos ADM también describen la interfaz
de usuario que los administradores ven en el complemento editor de objeto de directiva de grupo.
Administración de almacenes de archivo
Tecnología GFI Archiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo para usarlos en
función de los diferentes períodos de tiempo.
Administrador del sistema de Exchange
Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.
Administradores de grupo
Grupo de usuarios de GFI Archiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas en todos los
usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.
Almacenamiento de instancia individual
Brinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entre varios usua
rios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, ya que se reduce la canti
dad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correo electrónico.
Almacenes de archivo
Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en
GFI Archiver.
Archivo PST
Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, con
tactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.
Auditoría de actividad de base de datos
Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad den
tro de una base de datos de archivo.
Auditoría de interacción del usuario
Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz web de GFI
Archiver.
GFI Archiver
6 Glosario | 216
B
Base de datos Firebird
Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.
Buzón
Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo
electrónico.
C
Carpetas públicas
Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de infor
mación.
D
Directivas de categorización
Sistema de categorización de GFI Archiver que permite categorizar el correo electrónico según su eti
queta.
Directivas de retención
Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los
almacenes de archivo.
E
Encabezados
Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario, asunto, marcas
horarias de envío y recepción, etc.
Esquema de base de datos
Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los
campos y tablas.
ExOLEDB
Proveedor OLE DB de Exchange
Extensiones multipropósito de correo Internet
Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea
ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes e información de
encabezado en juegos de caracteres no ASCII.
G
GFI Archiver Outlook Connector
Herramienta de GFI Archiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de
correo electrónico archivados por GFI Archiver.
GFI Archiver
6 Glosario | 217
GFI MailInsights
Utilidad para la creación de informes incluida en GFI Archiver que aprovecha los mensajes de correo elec
trónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos.
GPO
Objetos de directiva de grupo
H
Hilo de conversación
Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usuarios.
I
IMAP
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Índice de búsqueda
Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la
información.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Arquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónico desde una apli
cación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico.
M
MAIS
Servicio de importación de GFI Archiver
MAPI
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Metadatos
Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI
Archiver.
Microsoft SQL Server
Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft.
MIME
Extensiones multipropósito de correo Internet
Modo de autenticación mixta
Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server.
GFI Archiver
6 Glosario | 218
N
Nivel funcional de dominio
Los niveles funcionales del dominio proporcionan un método para habilitar las funciones presentes en
todo el dominio en su entorno de servicios de dominio de Active Directory. Existen varios niveles de fun
cionalidad de dominio, en función de su entorno de red.
O
Objetos de directiva de grupo
Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los usuarios pue
den y no pueden hacer en una red informática.
OneClick Restore
Un método sencillo para restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del usuario que
también restaura los correos tal y como estaban en el momento de su eliminación, o bien los envía al
usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Outlook Web Access
Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, con
tactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible.
OWA
Outlook Web Access
P
POP3
Protocolo de oficina de correos versión 3
Privilegios de acceso
Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los men
sajes de correo electrónico.
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo elec
trónico, el otro es POP3.
Protocolo de oficina de correos 3
Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico
de los buzones a través de una conexión TCP/IP.
Proveedor OLE DB de Exchange
Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO
de Microsoft.
PST Exporter
Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los men
sajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI
GFI Archiver
6 Glosario | 219
Archiver.
R
Recuperación de estructura de carpetas de buzón
Característica de GFI Archiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Micro
soft Exchange con GFI Archiver.
Registro en diario
Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico
en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.
S
Servicio de importación de GFI Archiver
Herramienta de GFI Archiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI
Archiver.
Servicio GFI Directory
GFI Directory es un directorio de usuarios y grupos que se integra con otros productos de GFI Software en
entornos en los que Microsoft Active Directory no está disponible.
GFI Archiver
6 Glosario | 220
7 Índice
G
A
GFI MailInsights
Active Directory 11, 23, 56, 58, 61, 69, 96, 98, 116, 141, 173
acuerdo de licencia 23
archivar 6-8, 14-15, 17-18, 20-21, 25, 28, 32-33, 35, 43, 49,
52, 56, 58-59, 61, 89-91, 94, 99, 101-103, 110, 116,
119-120, 122, 125, 130, 147, 161, 167, 172, 200, 209210, 214
Asistencia técnica 203
Auditoría de interacción del usuario 165
Generación de informes 8, 62
Glosario 216
I
IIS 10, 12, 15, 151, 205, 215
IMAP 10, 12, 14, 17, 56, 89-90, 93, 144, 147, 149, 151, 167
Índice de búsqueda 26, 31, 125-127, 129-132, 134-135
Informe de auditoría de control de acceso 166
B
Informe de auditoría de directivas de retención 166
Base de conocimientos 23, 108, 203
base de datos 18-19, 25, 123, 131, 133-135, 184, 198, 200,
209
Buzón de diario
elección de un método de registro en diario 14, 34, 89,
91-92, 94, 205, 209
buzones 7-8, 10, 19, 25, 31, 34, 36, 41, 43-44, 52, 54, 56, 8991, 94, 98, 100, 102-104, 106, 110-111, 114, 122, 144,
146, 148-149, 174, 180, 183, 186, 193, 196, 212
Informe de auditoría de integridad de datos 166
Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de
datos 166
Informe de la auditoría de la pista de auditoría del
usuario 166
Informes de auditoría 55, 143, 163, 165
Internet Explorer 12, 23, 151, 208
M
C
Microsoft Exchange 2003 104, 183
Clave de licencia 24-25, 37, 89, 169
Microsoft Exchange Server 10, 14, 33, 90, 104, 212, 215
Configuración de ASP.NET 11, 15
Microsoft SQL Server 11-12, 14, 18, 20, 25, 29, 122, 131, 140,
164, 197, 199, 209
Configuración de base de datos 11, 13, 15
Configuración del puerto del cortafuegos 11
O
Configurar Almacén de archivo 24
OneClick 47, 190
Control de acceso 54, 89, 116, 143, 148-149
OneClick Restore 47, 190
control de cuentas de usuario 23, 148
Otro término
subtérmino 11, 23, 98, 141, 173, 182
D
destinatario 48-49, 52, 63-64, 97, 155, 163, 181, 194
P
Directivas de retención 62, 89, 152-153, 156, 158-161, 166
PowerShell 181, 183
Documentación 203
Preferencias de usuario 55
E
Procedimiento de instalación 10
encabezados 19, 25, 46, 122, 149, 194, 211
R
exportar 173, 179, 185, 190, 199
Reconstrucción de un índice de búsqueda 129
F
registro en diario 7, 10, 12, 18, 33, 35, 41, 43, 90-91, 94, 209
Firebird 12-13, 19, 25-26, 123, 126, 131, 134-135, 137, 149,
163, 209
Foro en la red 203
Hardware 10-11, 17, 90, 197, 199
S
Servicio de importación de GFI Archiver 138
GFI Archiver
Índice | 221
SQL Server 11-16, 18-21, 25, 27, 41, 122, 126, 130-132, 134135, 139, 163-164, 197, 199, 209-210
X
x64 13, 22
Z
Zona horaria 55
GFI Archiver
Índice | 222

2 Instalación de GFI Archiver

Transcripción

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