Instructivo para evaluar el plan sexenal

Instructivo para evaluar el plan sexenal

Apreciadas hermanas y comunidades educativas:
El Plan Sexenal de Pastoral Educativa de la Congregación fue concebido como instrumento de política
educativa que orienta la toma de decisiones en las obras. Se asume como:
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Estrategia de sostenibilidad, porque define posibles caminos para alcanzar metas propuestas a
mediano y largo plazo,
Herramienta de planificación que permite anticipar, prever y proyectar acciones a fin de garantizar
el desarrollo de procesos administrativos, organizativos y pedagógicos indispensables para el
cumplimiento de la función social de la educación, y
Proceso de participación, que recoge los aportes de las Comunidades Educativas de la Congregación.
El objetivo propuesto por el XX Capítulo General celebrado en diciembre de 2008 fue “Replantear, desde
las raíces, la dimensión carismática de nuestra consagración, aportando elementos que nos permitan
responder solidariamente, con calidad de vida evangélica, a los retos que nos presenta la Iglesia
Latinoamericana y del Caribe”.
Para dar respuesta al objetivo y contenidos del Capítulo, el plan sexenal 2009-2014 definió unos
objetivos que guardaron continuidad y al mismo tiempo novedad ante el plan sexenal 2003- 2008. La
importancia de la continuidad de ambos sexenios es que las obras educativas de la Congregación
requieren situarse en la perspectiva de procesos que den unidad, secuencia y sentido a las acciones
particulares de las obras que son de una misma Congregación; la importancia de la novedad es que cada
tiempo y contexto requieren apertura a los signos de los tiempos; exigen fidelidad en la escucha y
contemplación al Dios de la vida y de la historia.
Le corresponde a cada comunidad religiosa, pero de manera muy especial a las rectoras, mostrar la
novedad y continuidad de los dos sexenios (2003- 2008 y 2009 – 2014). Será también función de las
rectoras recoger y poner a circular las expectativas y necesidades de su comunidad educativa, los
requerimientos que hacen hoy a la educación la sociedad, las culturas, la academia, la iglesia. Todos esos
datos preparan la visión prospectiva del nuevo sexenio (2015 – 2020) que las Coordinaciones de Pastoral
y Educación recogerán oportunamente. Nos permitimos hacer algunas consideraciones al respecto:
Primera consideración: Los sexenios 2003 -2008 y 2009 – 2014 mantuvieron la siguiente relación:
El propósito del plan sexenal 2003 – 2008 fue “Promover un proceso de re-significación de los Proyectos
Educativos de las Obras Congregacionales, para concretar el ideal de un Colegio en Pastoral que opte por
la vida, desde la implementación de un sistema de gestión de la Calidad”.
El propósito del plan sexenal 2009 – 2014 fue: “Promover la lectura de los signos de los tiempos para
que la acción educativa humanice, desde el evangelio, los contextos de realidad y fomente la formación
de comunidades gestoras de su propio desarrollo que optan por la vida, por medio del fortalecimiento de
la cultura del mejoramiento continuo, el estudio y el liderazgo”.
Bajo el lema “Opción por la vida” el sexenio 2003 –
2008 planteó los siguientes objetivos para todas las
obras educativas de la Congregación:
Bajo el lema “Evangelio: Propuesta de humanización”
el sexenio 2009 – 2014 planteó los siguientes objetivos
para todas las obras educativas de la Congregación:
1. Re-significar los Proyectos Educativos de las
obras de la Congregación
1. Leer los signos de los tiempos para humanizar, desde
el Evangelio, los contextos de realidad
2. Ser Colegios en pastoral que opten por la vida
2. Formar comunidades gestoras de su propio
desarrollo que opten por la vida
3. Implementar un sistema de gestión de la calidad
3. Fortalecer la cultura del mejoramiento continuo a
través del estudio y el liderazgo personal
La puesta en paralelo permite comprender mejor la relación de continuidad y novedad que se necesita
para evaluar la implementación de acciones o programas que concretaron en cada obra los objetivos del
plan sexenal 2009 – 2014 que hoy vamos a evaluar.
Segunda consideración: Algunos elementos para evaluar el Plan Sexenal en cada obra a la luz de una
visión global del estado de las obras de la Congregación son los siguientes:
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Sor Rubiela Fajardo Cuadros (q.e.p.d.) con el equipo de Pastoral Educativa de la Congregación,
reformuló y socializó, durante los dos primeros años y medio del Sexenio, el lema y los objetivos
estratégicos propuestos para todas las obras educativas de la Congregación.
Las rectoras y el personal de las obras recibieron la motivación1 y orientación2 suficiente para
implementar el lema y los objetivos propuestos por el plan sexenal 2009 - 2014.
Con este instrumento pretendemos evaluar el alcance e impacto de nuestras obras educativas a la luz de
un lema y tres objetivos comunes; a través de esta evaluación y proyección al nuevo sexenio lo que en el
fondo hacemos es evaluar el papel y la misión educativa de nuestra Congregación. Por ello, las invitamos
a liderar, en sus colegios, esta evaluación con visión de Congregación.
Sor Gilma Henao Salazar O.P.
Coordinadora General de Educación
1
2
Sor Beatriz Elena Grisales O.P.
Coordinadora General de Pastoral
La motivación se hizo a través del Centro de Formación Permanente y los cursos que allí se desarrollaron
La orientación está dada por el mismo objetivo del Plan Sexenal: Comunidades gestoras de su propio desarrollo que optan por la vida.
Instructivo para evaluar
el Plan Sexenal
de Pastoral Educativa en las obras
Proponemos la siguiente organización con el fin de facilitar la eficacia y validez de la auto-evaluación de
las obras en relación con la implementación de los objetivos del Plan Sexenal 2009 – 2014:
1. OBJETIVOS DE LA AUTOEVALUACIÓN DE LAS OBRAS ANTE EL PLAN SEXENAL 2009-2014
Las Coordinaciones Generales de Pastoral y Educación proponen evaluar el alcance, impacto y logro de
los objetivos del Plan Sexenal en cada obra educativa, con los siguientes propósitos:
a. Reconocer el esfuerzo y trabajo de cada Colegio en el logro de los retos planteados por el XX
Capítulo General y valorar hasta qué punto cada obra de la Congregación alcanzó los objetivos
propuestos por el Plan Sexenal:
 Leer los signos de los tiempos para humanizar, desde el Evangelio, los contextos de realidad
 Formar comunidades gestoras de su propio desarrollo que opten por la vida
 Fortalecer la cultura del mejoramiento continuo a través del estudio y el liderazgo personal
b. Realizar un diagnóstico del estado en el que quedan las obras educativas de la Congregación al
terminar el año 2014, como insumo para determinar fortalezas, oportunidades de mejora y nuevas
perspectivas pastorales, educativas, pedagógicas y administrativas para el XXI Capítulo General.
c. Generar el nuevo direccionamiento estratégico del proyecto de misión de pastoral educativa para el
período 2015 – 2020 y contribuir con ello a su mejoramiento y cualificación.
2. PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN
La siguiente tabla presenta el proceso de autoevaluación de las obras en siete etapas:
Etapas del proceso de autoevaluación
1
2
3
Conocimiento y divulgación del proceso, criterios
e instrumentos de la autoevaluación
Conformación del equipo evaluador en cada obra
(ver criterios de participación y
corresponsabilidad)
Recolección de la información básica para
realizar la autoevaluación de la obra
Responsable
Instructivo
Rectora
Instructivo
Equipo evaluador
Documentación
de cada obra
Formato de
evaluación P.S.
Hasta el 19 de
noviembre
Formato de
evaluación P.S.
Formato de
evaluación P.S.
Hasta 20 de
noviembre
Evaluación y análisis retrospectivo y prospectivo
de la realidad institucional
Equipo evaluador
5
Socialización del proceso y resultados de la
autoevaluación a la comunidad educativa.
Equipo evaluador
7
Entrega del informe a la Coordinación General de
Pastoral Educativa
Entrega de resultados y conclusiones de la
evaluación del objetivo del Plan Sexenal al XXI
Capítulo General, con el fin de plantear la
prospectiva para el período 2015-2020
Plazo
Rectora
4
6
Recurso
Rectora
Coordinadoras
Generales de
Educación y Pastoral
Consolidado de
los formatos del
Plan Sexenal
(P.S.)
Hasta el 05 de
noviembre
Hasta 07 de
diciembre
3. CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE LAS OBRAS
Estos son los criterios normativos que orientarán el proceso de autoevaluación de las obras en relación al
desarrollo de los objetivos congregacionales del Plan sexenal:
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Informe cualitativo: el instrumento de la autoevaluación institucional privilegia la modalidad de un
informe de gestión (enunciación descriptiva) con enfoque y variables cualitativas
Precisión: se trata de informar solo lo necesario, de manera clara y completa; y con la mayor
economía de palabras posible. Por eso los espacios del formato no son modificables.
Pertinencia: Se trata de dar cuenta de las acciones desarrolladas en la obra a lo largo del sexenio
relativas únicamente a la concepción y objetivos del plan sexenal (ver la introducción). Este ejercicio
de pertinencia requerirá seleccionar y priorizar las acciones más significativas, las más relevantes, las
de mayor cobertura en tiempo, personas y gestiones.
Veracidad: la autoevaluación de las obras requiere honestidad, coherencia y responsabilidad en el
manejo de la información
Soporte: Lo que se afirme y valore requiere de modo indispensable el soporte en evidencias
objetivas (documentos, informes, encuestas, indicadores) para sustentar los juicios relativos al
estado en que se encuentra la obra y las decisiones que determinarán su rumbo futuro.
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Participación: la autoevaluación busca promover la participación activa de la comunidad educativa
(docentes, administrativos, estudiantes, padres de familia, exalumnas, comunidad religiosa) en el
conocimiento de la planeación, implementación, evaluación y mejora de las acciones que cada obra
realizó para alcanzar los propósitos congregacionales planteados a través del plan sexenal de
pastoral educativa. Por ello, el equipo evaluador será definido bien sea por los representantes de los
órganos colegiados o por nombramiento que haga el equipo directivo del Colegio de personas que
tengan el conocimiento del proceso desarrollado a lo largo del sexenio. Las rectoras se excluyen de
este equipo, ya que no podrían ser a la vez juez y parte de un proceso que ellas lideraron a lo largo
de seis años.
Corresponsabilidad: se requiere que los participantes en el proceso comprendan que el éxito del
desarrollo institucional exige del esfuerzo conjunto y organizado de todos en el ámbito de acción que
les corresponde. La rectora tiene un papel clave en la concientización de responsabilidades
compartidas; también en las etapas 1, 2 y 6. Ella deberá socializar y motivar el proceso de
autoevaluación; orientar la conformación del equipo evaluador y darle autonomía; recoger el
informe elaborado para presentarlo a las coordinaciones generales de pastoral educativa.
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4. PROCEDIMIENTO PARA EL EQUIPO EVALUADOR
Una vez conformado el equipo evaluador, verificada la participación de representantes de los diferentes
componentes de la comunidad educativa, procederá a realizar la autoevaluación según las siguientes
aclaraciones y pautas de procedimiento:
Además de este documento instructivo, recibirán el “Formato de autoevaluación”. Éste es un archivo en
Excel con celdas protegidas con el objetivo de promover la mayor precisión en el informe que entregue
el equipo evaluador. Consta de seis pestañas:
1
Datos
Son datos necesarios para la caracterización del plantel y el equipo
evaluador
2
Matriz
Es un insumo de referencia para el equipo evaluador con códigos para
organizar el informe
3
4
Signos
Comunidades
5
Cultura mejora
6
Prospectiva 2015 - 2020
Este es propiamente el cuerpo del informe. Cada pestaña corresponde a un
objetivo del plan sexenal. Aquí se recoge el análisis y consenso al que llegue
el equipo evaluador de cada Colegio
Es un insumo de las obras para el Capítulo General que permitirá ver las
recurrencias y tendencias en las obras.
Primera Pestaña: DATOS: Se recomienda sean llenados por la Secretaría del Colegio.
Segunda pestaña: MATRIZ DE RELACIONES para la priorización de acciones.
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Esta tabla es una matriz que busca ayudar a relacionar los procesos clave de la gestión educativa de
cada centro con los objetivos del plan sexenal.
Sabiendo que nuestras instituciones educativas no tienen un mismo sistema de gestión de calidad,
con idénticas gestiones y procesos, elegimos un enfoque relativamente común, el que plantea el
Ministerio de Educación Nacional en su propuesta de mejoramiento, a partir del cual evalúa a las
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instituciones públicas y privadas con el formulario 1A. Es una propuesta que permite visualizar
cuatro gestiones (directiva, académica, comunidad y administración) con sus respectivos procesos y
componentes operacionales que no son para nosotros desconocidos. Hasta aquí se trata de una
visión general de los procesos y posibles componentes de acción en un centro educativo. En la
matriz, cada proceso tiene un código que servirá de referencia. Ej: El proceso de direccionamiento
estratégico y horizonte institucional de la gestión directiva tiene el numeral 1.1 por código.
La eficacia de la evaluación dependerá de establecer la relación entre los procesos y cada uno de los
tres objetivos del plan sexenal. En las columnas de los objetivos del plan sexenal 2009 – 2014
colocamos también los objetivos del plan sexenal 2003-2008 para tener presente la continuidad y
novedad de ambos planes sexenales.
Recomendamos que cada integrante del equipo evaluador haga primero la puntación y priorización;
luego el equipo en pleno realice el consenso de los procesos clave que, con mayor relevancia,
significación y cobertura fueron impactados por acciones o programas que se realizaron para
concretar cada uno de los tres objetivos del plan sexenal.
Para puntuar y priorizar las columnas F,H,J correspondientes al sexenio que finaliza deberíamos
preguntarnos: ¿Cuál fue el impacto que este proceso tuvo con el objetivo 1 (columna F) del plan
sexenal? Si el impacto fue alto se puntúa 5; si fue medio 3; si fue nulo o escaso 1.
Se repite la acción para los objetivos 2(columna H) y 3(columna J).
Para puntuar y priorizar las columnas G,I,K correspondientes al sexenio entrante deberíamos
preguntarnos: ¿Cuál debe ser la importancia que este proceso tendrá para el objetivo 1 en el
sexenio 2015-2020? Si la importancia será alta se puntúa 5; si será media 3; si será escasa 1.
Se repite la acción para los objetivos 2(columna I) y 3(columna K).
El equipo evaluador debe definir por acuerdo los procesos clave de mayor impacto y relevancia para
cada objetivo del plan sexenal. Una vez definidos estos procesos procede a recolectar la información
necesaria para hacer el análisis y poder documentar el mismo con evidencias objetivas.
Ventaja: Al llenar la matriz, cada institución tiene una panorámica de los procesos a los que han
llegado los objetivos congregacionales del Plan Sexenal, así como aquellos que fueron tocados
tangencialmente. Puede visualizar los procesos que se fortalecieron o quedaron débiles con esa
estrategia de sostenibilidad que es el Plan Sexenal. Tiene, en conjunto, una visión retrospectiva de lo
realizado en el sexenio 2009-2014 y prospectiva del sexenio 2015-2020.
Tercera, cuarta y quinta pestaña: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL o cuerpo del informe:
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Las tres pestañas siguientes guardan la misma estructura, solo que cada una atiende a un objetivo
del plan Sexenal 2009-2014
En la primera columna, con base en la matriz de relaciones y el consenso del equipo evaluador
coloque el código del o de los procesos que fueron impactados por la acción, acciones o programas
que implementó la obra para alcanzar cada objetivo. Coloque la acción o programa en la segunda
columna.
En la columna E, indique el año o años que cubrió la implementación de la acción o programa, o el
rango de los años; c) Marque con una "X" el estado en que dicha acción o programa se encuentra: (1)
Si existe, (2) Si además es pertinente; (3) Si ha sido apropiado por la comunidad; (4) Si alcanzó el
nivel de mejoramiento continuo. d) Finalmente enuncie con precisión el soporte que evidencia
objetivamente la acción y el estado alcanzado.
Marque con una “X” el estado en que esa acción o programa se encuentra: Para ello tenga presente
que:
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1) EXISTE: Si El estado de la acción se caracteriza por un desarrollo parcial, puntual, incipiente o
desarticulado, según el caso.
2) PERTINENTE: Si el estado de la acción responde a dos condiciones básicas: los retos
institucionales y demandas externas (normatividad y contexto).
3) APROPIADO: Si el estado de la acción se caracteriza por la implementación y documentación: es
decir, hay evidencia de su nivel de desarrollo, ha sido difundido ampliamente y es reconocido o
apropiado por la comunidad educativa.
4) MEJORA CONTINUA: Si la acción ha alcanzado un nivel de desarrollo que involucra la lógica del
mejoramiento continuo: evalúa sus procesos y, en consecuencia, los ajusta y mejora.
En la última columna describa el soporte que evidencia objetivamente la acción y el grado alcanzado.
Cite los documentos, indicadores, informes, encuestas que validan lo afirmado.
Sexta Pestaña: LA PROSPECTIVA 2015-2020:
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
Con base en el consenso realizado en la matriz de relaciones (segunda pestaña) enuncie las acciones
o programas que la institución requiere eliminar, reducir, mejorar o crear en continuidad con los
propósitos de los sexenios que trabajaron bajo los enfoques "Opción por la Vida" y "Evangelio:
Propuesta de humanización".
Coloque la o las razones por las que se define esa acción o programa y coloque también el código al
que pertenece según la misma matriz. El máximo de acciones o programas enunciados es siete por
categoría. No es obligatorio llenar todas las opciones.
El nuevo plan sexenal tendrá en cuenta aquellos aspectos que son recurrentes o constantes en las
diferentes obras para ajustar, renovar, o re-estructurar el plan sexenal 2015 – 2020.
5. ENTREGA DE LOS INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN
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Una vez que el equipo evaluador haya llenado, por consenso, el formato de autoevaluación, será
presentado a rectoría y a la comunidad educativa. Cada institución define la modalidad de la
divulgación.
La rectora es responsable de entregar el formato completo a las coordinadoras generales de pastoral
y educación en las fechas del plazo establecido (noviembre 20). Se envía por correo electrónico a la
siguiente dirección: [email protected] [email protected]
Las Coordinadoras Generales de Educación y Pastoral consolidarán en un solo documento el alcance
que tuvo el Plan sexenal 2009-2014 en términos de resultados y conclusiones al XXI Capítulo
General, con el fin de plantear la prospectiva para el período 2015-2020