VISIÓN: MISIÓN: TAREAS: OPERACIÓN: RECURSOS: TÉCNICOS
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VISIÓN: MISIÓN: TAREAS: OPERACIÓN: RECURSOS: TÉCNICOS
Secretaría de Educación Pública CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL INEA VISIÓN: Satisfacer las necesidades de organización de archivos del INEA de acuerdo a la normatividad establecida, racionalizando eficientemente los recursos. MISIÓN: Establecer la Administración de Documentos que cumpla de manera eficaz con los requerimientos de las unidades administrativas y la normatividad referente al control de archivos, la gestión documental, transparencia y acceso a la información, capacitando al personal en organización de archivos, estandarizando procesos de gestión, transferencia y guarda documental a través de instrumentos, políticas y procedimientos; mejorando la eficiencia y logrando un desarrollo sustentable en el trabajo documental. TAREAS: DIAGNÓSTICO: Identificar el estado de los archivos a tres niveles: Archivístico: Documental: Organizacional: Reconocimiento de los instrumentos de control y descripción Valoración de la situación que guarda el estado de conservación documental Identificación de los procesos archivísticos OPERACIÓN: Ejecución de un programa de organización, ajuste y reclasificación de la documentación a partir de manuales de función, políticas y procedimientos, así como instrumentos de control funcionales y eficientes, establecidos a partir de la revisión directa de los documentos – depurando, transfiriendo o conservando los documentos; racionalizando los recursos – evitando costos innecesarios. EVALUACIÓN: Seguimiento y control permanente de todas las actividades relacionadas con la gestión documental desde el control de la correspondencia, generación de documentos hasta la conservación y organización de los Archivos de Trámite y de Concentración del INEA. RECURSOS: TÉCNICOS: HUMANOS: TEMPORALES: ARCHIVO HISTÓRICO: Manuales de función, políticas y procedimientos, instrumentos de control y descripción. Propios, estancia profesional y servicio social de la licenciatura en Archivonomía. Materiales: Equipos de cómputo, cajas y otros indirectos. Además de las actividades permanentes, 2 Años de trabajo en archivo de trámite y 3 años en el archivo de concentración para concluir los trabajos para la organización de archivos del INEA. En reestructuración de manera conjunta con el Centro de Documentación Paulo Freire. COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS COMITÉ DE INFORMACIÓN Y ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS INSTRUCCIONES 2008 2009 2010 1 Registro de coordinadores de archivos. Indicar con "SI" o "NO" según corresponda. 2 Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos. Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción. Mayo 3 Establecimiento de programas de capacitación y asesoría archivística. Indicar las fechas en que se programa capacitar a los servidores públicos. Julio 4 Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de información para el manejo y control de archivos. Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año. 5 Elaboración del Cuadro de Clasificación de Archivos. Indicar con "SI" o "NO" si se efectuó su elaboración. Si 6 Elaboración del Catálogo de Disposición Documental. Indicar con "SI" o "NO" si se efectuó su elaboración. Si 7 Diseño de formatos para inventario de archivos. Indicar con "SI" o "NO" en cuanto al diseño de formatos. Si 8 Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos. Indicar las fechas de avance. 2011 2012 MÁS DE CINCO AÑOS ACTIVIDAD PERMANENTE Si Si ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE INSTRUCCIONES 2008 2009 2010 1 Designación del responsable de archivo de trámite. Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que ha sido designado el responsable. 100% 2 Incorporación de procedimientos de archivo de trámite. Indicar el mes del año en que se llevará a cabo. Mayo 3 Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que se implementará. 4 Clasificación y descripción de expedientes de archivo en portadas. Indicar el porcentaje en que se programa efectuar esta acción. 50% 5 Elaboración de Inventario Documental. Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta acción. 100% 6 Establecimiento de recursos y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que se ha implementado esta acción. 7 Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que se ha implementado esta acción. 100% 50% 100% 2011 2012 MÁS DE CINCO AÑOS ACTIVIDAD PERMANENTE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INSTRUCCIONES 2008 2009 2010 1 Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción. Julio 2 Establecimiento de sistemas para el control de préstamo de expedientes. Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que se implementará esta acción. 100% 3 Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración. Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta acción. 100% 4 Rescate y transferencia documentales al Archivo Histórico. Anotar el número de procesos efectuados por año. 5 Organización de archivos que están en custodia. Anotar el número de Direcciones de Área con archivo organizado. 6 Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de Archivos de Concentración. Indicar el porcentaje de avance. 100% 7 Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivo (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Indicar el porcentaje por año en que se implementará esta acción. 100% 8 Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Señalar en que año se realizará esta acción. 2011 2012 2011 2012 2 2011 7 MÁS DE CINCO AÑOS ACTIVIDAD PERMANENTE