sistema de administración hotelera zeus. front desk

sistema de administración hotelera zeus. front desk

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN HOTELERA ZEUS.
FRONT DESK
Zeus Tecnología ha desarrollado esta herramienta que brinda en forma rápida confiable
y segura información, que facilitara a los funcionarios del Hotel la realización de sus
labores, agilizando las funciones de administración y control, generando
oportunamente información para la toma de decisiones, puesto que se pueden emitir
reportes de tipo financiero y estadístico, que permiten evaluar las transacciones y
rendimientos de las áreas operativas del Hotel en cualquier momento.
Zeus Hoteles, es un Software Visual, desarrollado en tecnología Cliente – Servidor y
Bases de Datos relacionales SQL, listo para operar de manera amigable sobre
plataforma Windows.
Zeus es muy flexible y está diseñado para que pueda ser parametrizado según las
características del Hotel; en todos los módulos Zeus permite búsquedas de información
en forma rápida para que los usuarios tengan todo lo que necesiten a la mano.
El software ZEUS incluye los módulos estándares de: parámetros generales, reservas,
recepción y caja, auditoria, ama de llaves, mantenimiento, tarificador telefónico y
seguridad. Además, cuenta con módulos adicionales: POS, Hand Held, KDS,
Banquetes & Eventos, Zeus On Line.
Características Técnicas
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Desarrollado con tecnología Cliente-Servidor.
Plataforma Windows-NT con motor de Base de Datos MS SQL-SERVER.
Backups en línea programados sin necesidad de detener las operaciones.
La parte Cliente está desarrollada con Visual FoxPro 6.0 y 7.0 con las ventajas de
un programa Windows y en Visual Basic y Delphi.
Seguridad de acceso a la bases de datos.
Consulta de los datos desde herramientas sencillas tales como Excel , Crystal
Report , etc.
Parámetros
Son parámetros, los datos o factores necesarios para crear analizar y/o valorar las
situaciones con las que diariamente se pueden encontrar en la operación del Hotel.
En otros términos son todos los datos básicos con los que posteriormente se dará inicio
a la operación del Hotel mediante el empleo del Software Hotelero Zeus®.
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Agencias.
Aerolíneas.
Empresas.
Países.
Ciudades.
Tipos de habitación.
Clases de habitación.
Habitaciones
Huéspedes o clientes.
Monedas.
Cargos.
Temporadas
Planes.
Tarifas.
Descuentos.
Límites de créditos.
Cuentas contables.
Cajas.
Oficinas.
Motivos de cancelación.
Tasas de cambio.
Motivos de viaje.
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Calendario de festivos.
Autorización.
Eventos del hotel.
Cajillas de seguridad.
Tipos de Vouchers.
Complejos.
Creación.
Quejas.
Oficios.
Preferencias.
Mercadeo.
Segmento.
Motivación.
Elementos.
Tarjetas.
Contactos.
Vuelos Aéreos.
Cambios de claves.
Modificación de reportes.
Modificación de parámetros del
hotel.
Presupuesto.
Reservas
Es el módulo de ZEUS que brinda las herramientas necesarias para realizar las
reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos, además
dispone de facilidades para la elaboración de reservas.
Este módulo permite realizar entre otros, depósitos a las reservas así como los
procesos de devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.
 Reservas de una o varias
habitaciones con llegadas y
salidas distintas.
 Programación de reservas.
 Ayudas para localización de
reservas
por
múltiples
variables.
 Ayudas gráficas hasta 30 días
de disponibilidad por tipo de
habitación.
 Manejo de Planes, en donde
se define el Paquete que
incluye
especificando
de
manera flexible cuando se
debe aplicar, cuantas veces,
tarifas por días de semana,
adultos, niños, temporada,
etc.
 Manejo
de
Grupos:
Cotización,
preparación
y
organización
para
lograr
Check in rápidos.
 Reservas Remotas.
 Lista de huéspedes de grupos.
 Asignación de preferencias de
habitaciones.
 Actualización de datos de
huéspedes.
 Observaciones
para
los
recepcionistas.
 Hacer depósitos y definir
como
se
distribuyen
(Equitativos, Manual).
 Definir
agencias
para
comisiones.
 Consulta
de
planos
y
distribución de habitaciones
del hotel.
 Información
para
Pre
registros.
 Planes.
 Grupos.
 Apertura folio maestro de
grupos.
 Pre registro de grupos.
 Pre registros individuales.
 Preparación de grupos.
 Reservas.
 Cancelación Automática de
reservas.
 Ubicación automática en lista
de espera.
 Depósitos.
 Devolución de depósitos de
reservas.
 Transferencia de depósitos
entre reservas.
 Recalculo de tarifas-planesreservas.
 Aplicación de depósitos a
folios.
 Liquidador de plan.
 Actualización de cargos
planes.
a
 Reservas recibidas por Zeus
On- Line.
Recepción y caja
Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el
ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el
registro de huéspedes (Check in), los cargos a folios, la transferencia de cargos,
los cambios de habitación, los abonos, el Check Out de huéspedes, etc.
El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes
mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que
permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.
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Check In Individuales, Acompañantes, etc.
Asignación de habitaciones en forma automática bajo el criterio de
“envejecimiento uniforme”.
Asignación de habitaciones por atributos parametrizados (vista a la playa,
ayuda para minusválidos, fax, etc.)
Check In rápidos de Grupos.
Manejo de Recepcionistas cajeros.
El Uso de Planos para ver estado de habitaciones según ama de llaves,
recepción, etc., distribución, etc.
Impresión de tarjeta de registro antes o durante el registro.
Definición de folios individuales, de Compañía; Extras y Maestros.
Traslado entre folios.
Cargos, débitos, créditos a folios; en el caso que se defina el sistema exige
una autorización (local o remota de un supervisor).
Pagos a folios.
Facturación. (Incluye SAF – Disponible desde oct. 1998).
Ajustes a Folios de días previos.
Cambio de divisas.
Cajillas de Seguridad.
Manejo y Control de Vouchers de alimentación.
Organización del Hotel.
Registro de huéspedes.
Cambio de habitación.
Distribución de depósitos.
Cambios a huéspedes Check-In.
Consulta de habitaciones y/o folios.
Check Out.
Huéspedes.
Eventos / varios, grupos.
Cambiar folio maestro.
Bloqueo / desbloqueo administrativo de habitaciones.
Actualizaciones en folios cerrados.
Transferencia de folios.
Apertura de eventos varios.
Cargo a folios.
Bloqueo / desbloqueo de folios.
Autorizaciones.
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Actualización estadía / tarifa.
Organización del hotel.
Cambio de documentos.
Transferencias cuentas maestras / extras.
Cambio titular / subtitular / acompañante.
Intercambio de habitaciones.
Preparación de grupos.
Cajillas de seguridad. Check In.
Check Out.
Consulta.
Vouchers.
Cambio de Vouchers.
Cargar Vouchers adicionales.
Generar Vouchers.
Cambio de plan.
Quejas de huéspedes.
Registro de objetos olvidados.
Préstamo de elementos.
Devolución de elementos.
Transferencia de acompañantes.
Cambio de plan acompañantes.
Enrutamiento de folios.
Ubicación de huéspedes.
Cargos Automáticos fuera del plan.
Apertura de cajas.
Abonos y recibos de caja.
Abonos paidout.
Caja de cambio.
Cuadre de caja.
Devoluciones Abonos y pagos.
Huéspedes Check In.
Ama de llaves
Este módulo hace referencia especialmente al estado de las habitaciones y su
preparación para la venta la cual reporta su disponibilidad a recepción una vez
confirmado su estado.
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Definir planes de aseo según ocupación y aseadoras.
Generar plan detallado por aseadora.
Actualizar estado de habitaciones gráficamente.
Monitor de estado de habitaciones gráficos.
Reportar daños a mantenimiento.
Generar reporte de control de calidad.
Manejo de información de aseo por medio de la Central Telefónica.
Auditoria
Todos los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el día
convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad
realizar una revisión exhaustiva que permita corregir los posibles errores o
inconsistencias que se hayan podido presentar. Para estas labores de revisión
ZEUS cuenta con el módulo de Auditoria, el cual cuenta con las herramientas
necesarias para una revisión rápida y precisa de los datos.
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Generar cargos a folios según
planes y tarifas.
Crítica de cargos.
No Shows.
Reportes de auditoría.
Generación de estadísticas.
Generación de movimientos
contables del día.
Cambios de estado de
habitaciones programados.
Back ups Automáticos por el
sistema.
Huéspedes que no salieron.
Reservas utilizadas parcialmente.
Inconsistencias.
Datos incompletos check in.
Reservas no shows.
Actualización de
estadía/tarifa/plan.
Consulta de habitaciones.
Consulta de registros.
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Huéspedes genéricos.
Cambiar tarifas de registros.
Cambio tarifas / temporadas.
Cambio de plan.
Auditoria de folios.
Anulación de facturas.
Actualizar mercadeo.
Cambio de documentos.
Apertura de eventos varios.
Presupuesto informe de gerencia.
Cargo a folios.
Generación cargo general.
Generación de cargos por
habitación.
Aplicación general de cargos.
Transferencia entre folios.
Transferencia entre cuantas
maestras y extras.
Aplicación de bonos.
Anulación de bonos.
Actualización en folios cerrados.
Mantenimiento
El módulo de mantenimiento podemos llevar un control de todos los elementos
con que cuenta una habitación.
El usuario de Mantenimiento puede crear los elementos que considere y realizar
una gran variedad de transacciones con ellos, por ejemplo: entradas, salidas y
traslados entre otros.
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Definir Ítem.
Entradas, Salidas de ítem de bodega y habitaciones.
Reparaciones.
Historial de Ítem y habitación.
Bloqueo y desbloqueo de habitaciones.
Programación de mantenimiento.
Tarificación telefónica
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Define Extensiones. (Habitaciones, públicas y administrativas).
Directorio de Consulta.
Definir Indicativos de Ciudades y tarifas.
Llamadas administrativas.
Cargo a folios automáticos.
Apertura de Líneas en ‘Check in’. (^)
Bloqueo de Línea en ‘Check out’. (^)
Cargos a mini bar. (*)
Cambio de estado de habitación. (*)
Toma mensajes para huéspedes.
(^) Requiere Planta inteligente con puerto informático de dos vías.
(*) Requiere Planta Inteligente con detección DTMF.
Seguridad
Pensando en lograr un control más estricto a los accesos se creó el módulo
Seguridad de ZEUS; este complementa el nivel que brinda el motor,
proporcionando una interfase que permite restringir los accesos por cada opción
del menú, pudiendo incluso llegar a especificar por cada usuario a que opciones
de los menús de los diferentes módulo de ZEUS tienen permisos y a cuáles no.
A cada uno de estos niveles de acceso se les conoce como perfiles y se pueden
definir tantos perfiles como se necesiten.
 Manejo
de
grupos
usuarios.
 Manejo de usuarios.
 Control
por
opción
usuario.
de
por
RAZONES PARA IMPLEMENTAR ZEUS®
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Empresa Colombiana afiliada a Fedesoft.
Producto 100% Colombiano con oficinas en Cartagena y Bogotá con más de
20 ingenieros de desarrollo y soporte.
Líder en el mercado.
Apoyo directo de Microsoft®.
Tecnología de Punta.
Programa visual, grafico, amigable e intuitivo.
Bases de datos relacionales SQL.
No requiere indexación de datos lo cual ahorra tiempo y mejora
notablemente la exactitud de la información.
Sistema Multilingüal.
Sistema robusto, se disminuye el riesgo de pérdida.
Alto nivel de seguridad.
Backups increméntales en línea para asegurar que ante fallas no se pierda la
información.
Total posibilidad de Ejecución Remota vía internet, basada en su modelo
Cliente – Servidor.
Soporte Remoto y económico.
Soporte Local.
Se adapta totalmente a las leyes colombianas.
Único proveedor, evitando juego de ping – pong.
Producto Integral (Hoteles, POS, Teléfonos, Banquetes & Eventos,
Contabilidad, Inventarios - Costos, Activos Fijos y Nómina).
Interfaces nativas disminuyendo el riesgo de errores por el reprocesamiento
de la información y permitiendo la obtención de información rápida para
toma de decisiones.
Optimización del recurso humano hacia actividades de análisis y auditoria;
ahorro en mano de obra.
Posibilidad de hacer cambios a la medida o módulos especiales, incluyendo
interfaces de cualquier índole.
Zeus Excel, herramienta que permite construir informes desde Excel
combinando los módulos de hoteles, contabilidad e inventarios.
Interface Zeus® On-Line y Central de Reservas.
Manejo de segmentación – motivación.
Oferta en Venta o Arriendo.