30 de Enero 2015 3M pone en marcha la facturación electrónica

Transcripción

3M España SL
JUAN IGNACIO LUCA DE TENA 19 Y 25
MADRID, 28027
30 de Enero 2015
3M pone en marcha la facturación electrónica desde 03 de Abril 2015
Estimado Proveedor,
3M va a mejorar su proceso de cuentas a pagar en toda Europa mediante la puesta en
marcha de un sistema de facturación electrónica que le proporcionará beneficios como
proveedor que consideramos compensarán claramente su coste. Algunas ventajas de las
que su empresa podrá beneficiarse son:
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menores costes
perfecto cumplimiento de la normativa fiscal
entrega segura y garantizada de sus facturas
menor probabilidad de cometer errores y, por tanto, menor posibilidad de
rechazar facturas por ello
menor tiempo invertido en llamadas al servicio de ayuda de nuestro departamento
de Cuentas a Pagar
eliminación de retrasos debidos a falta de información o intervención manual
tecnología flexible ya que no exige equipos ni software especializados
una manera fácil, eficiente y barata de enviar facturas en cualquier momento
posibilidad de enviar facturas electrónicas a otros clientes además de 3M
Nuestro objetivo, con el pleno respaldo de nuestros equipos europeos de Compras y
Finanzas, es convertir TODAS las facturas de papel a facturas electrónicas (e-Invoicing)
La sostenibilidad es una parte integral de los valores principales de 3M y la reducción de
nuestro impacto medioambiental es una parte clave de esa filosofía. Es por ello por lo que
3M se orienta hacia métodos más eficientes de gestión de las facturas de los bienes y
servicios que nos proporcionan nuestros proveedores de toda Europa. Les agradeceremos
mucho su colaboración y participación activa en esta iniciativa.
La empresa Tungsten Network desempeñará un importante papel en el proceso ya que es
nuestro suministrador del servicio de facturación electrónica. Le hemos solicitado que se
dirija directamente a Vd. dentro de los próximos 10 días para valorar las opciones
disponibles y para ayudarle en su transición hacia la facturación electrónica.
Estaremos encantados de recibir sus facturas electrónicamente a partir de 03 de Abril
2015. Para poder cumplir este objetivo deberán haberse registrado con TUNGSTEN
NETWORK no más tarde de 13 de Marzo 2015.
Tungsten Network les ofrecerá diversas opciones y servicios de apoyo con el fin de
garantizar que su transición hacia la facturación electrónica se haga de la manera más
sencilla y transparente posible.
Por favor, tenga en cuenta que este no es un servicio gratuito. Le ruego consulte la
sección de preguntas y respuestas adjuntas al final de esta carta.
La página web de Tungsten Network, http://www.tungsten-network.com/3m, contiene
detalles de los costes y beneficios para su empresa que le serán también explicados
cuando Tungsten Network contacte con Vd.
Le doy las gracias anticipadamente por su apoyo a esta iniciativa y esperamos poder
recibir muy pronto sus facturas a través de Tungsten Network.
Atentamente,
José Antonio Ruiz
Jefe de Compras de 3M España, Región Ibérica
Preguntas Frecuentes
¿Por qué debo utilizar la empresa Tungsten Network para enviar mis facturas?
Además de las ventajas indicadas anteriormente, la facturación electrónica es el método
preferido por 3M para recibir las facturas de sus proveedores. Las facturas en papel sólo
serán procesadas manualmente mediante acuerdo previo.
¿La facturación electrónica será un requerimiento para los nuevos concursos y
nuevos proveedores?
La facturación electrónica a través de Tungsten Network se incluirá en el proceso de
valoración de nuevos proveedores y concursos. 3M puede incorporar cláusulas y
condiciones en los nuevos contratos que exijan a los proveedores el envío electrónico de
sus facturas a través de la red de Tungsten Network.
¿Existen cargos asociados con este servicio?
Si Vd. elige la Solución Integrada pagará una tasa anual de afiliación más un coste por
transacción. Los costes de la Solución Integrada son los siguientes:
Afiliación anual
1.250 €*
1-520
Gratis
Costes por transacción para facturas adicionales
1-20 facturas por mes
1€
0,80 €
0,60 €
1001–5000 facturas por mes
0,44 €
Más de 5001 facturas por mes
0,32 €
* La tasa anual cubre a un solo CIF. Si Vd. tuviera más entidades legales o emisores múltiples de facturas,
entonces podrían aplicarse tasas adicionales. Por favor, aclare este punto directamente con el representante
de TUNGSTEN NETWORK.
En el caso de que optara por la alternativa llamada “Web Form” no tendría que hacer
frente a la tasa de afiliación para empezar a utilizar este servicio y sólo se le cargaría el
coste de transacción por factura.
Costes de transacción asociados a la alternativa “ Web Form”:
Simplemente adquiera un lote de transacciones anticipadamente. El coste de transacción
se paga para cada factura o abono procesado con independencia del número de líneas o
valor de la factura
Costes anuales por transacción de factura
1-52 facturas por año
Cada factura (compra mínima de 25)
Gratis
2€
* En caso de que haya utilizado sus 52 facturas gratuitas y que necesite más en este período de 12 meses,
tendrá que comprar transacciones adicionales (que podrá incrementar en la cantidad que quiera tras adquirir
un mínimo de 25 facturas) a un precio de 2 € por factura. Puede adquirir transacciones cuando las necesite.
Si no las utiliza, las transacciones que ya hayan sido pagadas caducarán en un plazo de 12 meses a partir de
la fecha de compra. Si tiene crédito pagado en su cuenta, seguirá recibiendo las 52 facturas gratis cada vez
que le toque renovar.
** Métodos de pago: Vd. puede pagar mediante PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa
Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos facturarle, aunque en ese caso
se haría por un mínimo de 125 transacciones que generaría un coste administrativo del 15%
¿Qué cubre la tasa de afiliación en la alternativa Solución Integrada?
La tasa de afiliación incluye el coste de acceso a la red de Tungsten Network y los costes
generales de su mantenimiento. Es un coste anual con independencia del número de
clientes con los que Vd. trabaje en esta red.
¿Por qué 3M no paga estos gastos?
Actualmente 3M no paga por los gastos que generan las facturas de papel que sus
proveedores emiten. Tanto 3M como sus proveedores pagarán una tasa por utilizar el
servicio de Tungsten Network y ambos se beneficiarán por ello. Tenga en cuenta el
ahorro que supondrá eliminar el papel, su impresión y gastos de su envío postal cuando
comience a utilizar el servicio de facturación electrónica..
¿3M realizará pagos utilizando Tungsten Network?
Tungsten Network no es una plataforma de pagos; 3M continuará utilizando su actual
forma de pago.
3M proprcionará también un servicio gratuito llamado ‘e-Supplier Connect’ que permitirá
al proveedor comprobar los datos de su factura e información de su pago en línea sin
necesidad de solicitar la ayuda del departamento de Cuentas a Pagar. Para más
información sobre este servicio de e-Supplier, por favor, visite la página web siguiente:
e-Supplier:- http://solutions.3m.com/wps/portal/3M/en_EU/Partners3/Suppliers/
¿Necesitaré firmar un contrato con Tungsten Network?
Si. Si decide utilizar la Solución Integrada deberá firmar un acuerdo con Tungsten
Network .Si decide emplear la opción “Web form” tendrá que aceptar las condiciones
estándar presentadas.
¿Necesito instalar algún software?
No es necesario instalar un software especifico. Tungsten Network proporciona una
solución “easy to use” (fácil de usar). Tungsten Network no necesita utilizar formatos
específicos de información ya que tiene la capacidad de aceptar facturas de cualquier
formato y archivos de cualquier estructura.
Ya utilizo el envío de información de facturas directamente a otros clients; ¿puedo
enviar facturas EDI/XML a 3M?
EDI y XML son precisamente formatos de informacion que Vd.puede utilizar para enviar
información a TUNGSTEN NETWORK si opta por la alternativa de Solución Integrada.
3M no recibirá directamente ninguna información electrónica de sus proveedores.
Ya puedo poner mis facturas a disposición de mis clientes por Internet lo que les
permite ver una imagen de cada factura en la red. ¿Puedo utilizar este sistema en
lugar de TUNGSTEN NETWORK?
No, la red de TUNGSTEN NETWORK asegura que 3M recibe la información que Vd.
envía en un formato compatible son su software de contabilización y, en su caso, lo
contrasta con el registro de los bienes recibidos.
Ofrecer a 3M una imagen de la factura o una opción de descargar la información en un
formato determinado no cumple con los requerimientos de los procesos de negocio de
3M.
¿Qué ocurre si no dispongo de un sistema capaz de crear facturas elctrónicas?
Vd. puede acceder a un sitio web seguro de TUNGSTEN NETWORK y crear sus
facturas directamente en línea utilizando la opción “Web Form”. No es necesaria la
instaalación de software. Tan solo se precisa una conexión a Internet y un navegador
standard.
¿Puedo enviar facturas electrónicas utilizando TUNGSTEN NETWORK a todos
mis clientes?
Si. Una vez se registre en la red de TUNGSTEN NETWORK se le permitirá el envío de
facturas electrónicas a cualquier otro cliente que forme parte de esta red incluyendo otras
subsidiarias de 3M.
Tengo previsto cambiar mi software de facturación pronto, ¿puedo esperar?
La red TUNGSTEN NETWORK admite cualquier formato de información y por tanto ya
puede registrarse en la red y enviar sus facturas. Cuando esté en disposición de utilizar su
nuevo software, simplemente avise a TUNGSTEN NETWORK de los cambios del
formato de la información emitida y ellos se encargarán de realizar los cambios precisos
para asegurar la continuidad del proceso y una transición transparente.
¿Puede TUNGSTEN NETWORK trabajar con personal que no hable inglés?
Si. Si necesita ayuda para entender cómo darse de alta, por favor llame al +44 (0) 870
165 7420 y solicite que le atiendan en cualquiera de los siguientes idiomas: holandés,
francés, alemán, italiano, portugués o español.
TUNGSTEN NETWORK tiene también servicio local de asistencia a clientes en los
siguientes países:
País
Número Local
Australia
+61 (1) 800 035399
Bélgica
+32 (0) 24 031 012
Dinamarca
+45 808 858 18
Finlandia
+358 (0) 800 118 871
Francia
+33 (0) 1707 081 09
Alemania
+49 (0) 69 2222 20293
Irlanda
+353 (0) 1 247 7710
Italia
+39 02360 06341
Malasia
+60 (1) 800 813158
Holanda
+31 (0) 207 121 386
Nueva Zelanda
+64 (0) 800 448121
Noruega
+47 800 149 34
Polonia
+48 2239 71851
Portugal
+351 (1) 800 814549
Singapur
+65 (8) 001 204757
Sudáfrica
+27 105008819
España
+34 914 141 473
Suecia
+46 (0) 85 057 8454
Suiza
+41 0445801466
+41 0445801491
Reino Unido
+44 (0) 870 165 7430
Estados Unidos
+1 (0) 877 752 0900
Centro de datos de Estados Unidos
+1 (0) 877 489 6135
Otros países de Asia Pacífico
+60 (3) 920 77877
¿Hay más información disponible sobre el servicio de TUNGSTEN NETWORK?
Si, por favor acceda a: http://www.tungsten-network.com/3m
Facturación electrónica y un resumen de las
opciones
Únase a Tungsten Network y benefíciese de:
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Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo.
Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez.
No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán
caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual.
Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware
adicional.
Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al
procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos.
Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales.
Facturación fácil y rentable en cualquier momento.
Tungsten ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir
entre enviar un archivo de datos directamente a Tungsten Network usando nuestra Solución integrada o
generar facturas en línea usando nuestro Formulario web a través del portal.
Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir.
Cómo funciona
Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que
su cliente requiere, garantizamos un método automatizado y directo de sus facturas, permitiendo además
que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal de Tungsten Network tendrá acceso al archivo y a
una variedad de funciones para la elaboración de informes.
AVISO: La información contenida en este documento es propiedad de Tungsten y está destinada a sus empleados, socios comerciales y clientes.
Bajo ningún concepto se podrá copiar, duplicar, utilizar o ceder a terceros sin el consentimiento previo por escrito de Tungsten.
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© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten es una marca comercial de Tungsten Corporation Plc y está protegida por la ley. Logotipo de Tungsten™.
Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución integrada y la entrega mediante
Formulario web en el Portal, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa.
1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos
La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas
se extraen directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables
de sus compradores. Esto significa que:
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
Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la
transformación de datos tal como lo requieren sus clientes.
No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional.
Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas.
Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros
clientes.
Coste de la Solución integrada
Cada cuenta de la Solución integrada recibe 520 facturas gratuitas por año de contrato. Una vez que haya
utilizado estas transacciones, se aplicarán los precios que figuran a continuación. Cuando llegue la fecha de
renovación, repondremos el cupo de 520 facturas gratuitas.
Afiliación anual
1.250 €*
1-520
Gratis
Costes por transacción para facturas adicionales
1€
0,80 €
0,60 €
1001–5000 facturas por mes
0,44 €
Más de 5001 facturas por mes
0,32 €
* Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para
una única entidad fiscal.
Introducción a la Solución integrada
Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a Tungsten Network, uno de nuestros expertos de
integración le guiará a través del proceso de registro.
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2. Formulario web: enviar facturas electrónicas a través del Portal
El Formulario web está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas a sus clientes
cada año. El portal dispone de una conexión segura y garantiza. Le entrega facturas a sus clientes en un
plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora.
Coste del Formulario web
Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán automáticamente 52 transacciones
gratuitas. Cuando se cumpla un año de su registro, recargaremos su cuenta, sin coste alguno, con otras 52
facturas gratuitas para que las utilice durante los próximos 12 meses.
En caso de que haya utilizado sus 52 facturas gratuitas y que necesite más en este período de 12 meses,
tendrá que comprar transacciones adicionales (que podrá incrementar en la cantidad que quiera tras
adquirir un mínimo de 25 facturas) a un precio de 2 € por factura. Puede adquirir transacciones cuando las
necesite. Si no las utiliza, las transacciones que ya hayan sido pagadas caducarán en un plazo de 12 meses a
partir de la fecha de compra. Si tiene crédito pagado en su cuenta, seguirá recibiendo las 52 facturas gratis
cada vez que le toque renovar.
Costes anuales por transacción de factura
1-52 facturas por año
Gratis
Cada factura (compra mínima de 25)
2€
* Opciones de pago: Puede pagar con PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, MasterCard y Visa Debit.
Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario web
en el Portal
Como parte de su invitación a formar parte de la red, recibirá un correo electrónico con instrucciones para
registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de
inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network.
Para más información sobre Tungsten, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición,
visite www.tungsten-network.com o envíenos un correo electrónico a [email protected].
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