Reglamento - Cambridge College

CAMBRIDGE COLLEGE LIMA
Centre for the Performing Arts
Reglamento de uso
El “Cambridge Centre for the Performing Arts” consiste de un Auditorio con capacidad
para 525 espectadores, un escenario de 350 metros cuadrados, vestuarios amplios y un
Foyer multiuso de 450 metros cuadrados. Cuenta con un sistema de sonido y un
sistema de iluminación escénica apropiado para un auditorio escolar y semiprofesional, proyección a pantalla grande y equipos de aire acondicionado.
Su uso es, preferencialmente, para los alumnos del colegio, sin embargo, a discreción
del colegio, y a un cierto costo, se puede permitir el uso por parte de agentes ajenos
del colegio.
Tiene los siguientes usos:
-
Dictado de clase por parte de cualquier profesor del colegio;
Presentaciones de música, danza y teatro;
Exposiciones de artes plásticas;
Sala de exámenes internacionales;
Realización de ceremonias de clausura del año escolar y graduación;
Recepciones;
Reuniones diversas;
Eventos especiales.
Personal
El Auditorio cuenta con el siguiente personal en forma permanente:
- Un Administrador del Auditorio
- Un Personal de Servicio
En caso de realizar eventos en el foyer o el auditorio fuera del dictado normal de clase,
dependiendo en el evento, se contará con el apoyo de:
-
Brigada de Seguridad
Personal de Control de Puertas
-
La Administradora del Colegio
Personal de Servicio adicional
Servicio de Catering
-
Un Stage Manager
Un Assistant to the Stage Manager
Profesores de apoyo que colaboran con los profesores especialistas
Personal de Apoyo Escénico
-
Técnicos en Iluminación Escénica
Administrador del Auditorio
- El Administrador, llevará el control del uso y el sistema de reserva del Auditorio.
- Salvo eventos muy especializados, el Administrador manejará el proyector, el
sistema de sonido y el sistema de luces durante cualquier presentación.
- Es la persona responsable de la limpieza, mantenimiento y seguridad del
Auditorio y sus equipos, muebles e instalaciones. A tal propósito definirá y
supervisará el trabajo del personal permanente de servicio, la brigada de
seguridad y el personal de control de puertas.
- Supervisa que antes de cualquier evento tanto el Foyer como el Auditorio se
encuentra en perfectas condiciones.
- Cuando sea necesario, coordinará con la Administradora del Colegio cualquier
solicitud de personal de servicio adicional y servicios de catering.
- Cuando sea necesario, coordinará con el Stage Manager la ubicación en el
escenario y el funcionamiento de los equipos, micros, cables, etc. a su
disponibilidad.
- En caso de recibir una solicitud de uso del Auditorio por parte de agentes ajenos
al colegio, el Administrador informará las tarifas vigentes y coordinará todos los
detalles necesarios. Asimismo, estará presente durante el evento hasta que la
última persona se haya retirado, firmando al finalizar el evento la conformidad
de entrega correspondiente.
La Administradora del Colegio
A solicitud del Administrador del Auditorio, la Administradora del Colegio:
- Proporcionará y supervisará el personal adicional de servicio;
- Proporcionará al Stage Manager el personal de apoyo escénica;
- Coordinará cualquier servicio de catering necesario;
- Coordinará con los profesores especialistas la confección de vestuario,
escenografía, utilería e impresos necesarios.
Stage Manager
Para todo evento que incluye la presentación de alumnos del colegio frente a un
público, se designará un Stage Manager quien:
- Coordinará el programa por presentarse con los especialistas de música, danza,
arte y teatro;
- Estará a cargo de los desplazamientos en el escenario tanto de grupos de
alumnos como los muebles, micros, utilería, etc. que necesitan para asegurar el
éxito del evento. A tal propósito:
o formará un equipo de profesores de apoyo que colabore con a los
profesores especialistas;
o coordinará la ubicación, y la llegada al escenario y el regreso del
escenario, de los grupos de alumnos que se presentan;
o coordinará la entrega de material por utilizarse al Administrador y/o
Técnico y la ubicación en el escenario y el funcionamiento de los micros,
cables, monitores, etc. necesarios;
o Coordinará el desplazamiento de los muebles y utilería y el abrir y cerrar
de las cortinas con el personal de apoyo escénico.
Reglas generales
1. No está permitido el ingreso a la zona de espectadores con ningún tipo de
comida o bebidas.
2. Los eventos iniciarán con un máximo de 10 minutos de tolerancia. Una vez
cerradas las puertas de ingreso no se permitirá el ingreso al Auditorio durante un
intermedio.
3. Las puertas de ingreso y salida a la zona espectadores son las que se
encuentran entrando por el Foyer, las demás serán usadas solo en caso de
emergencia.
4. Luego de cualquier actividad realizada dentro del auditorio, el público asistente
pasará al foyer. Tanto la música como las luces y aire acondicionado dentro de
la zona de espectadores se apagará después de 10 minutos.
Uso del Auditorio por parte de profesores
5. Profesores pueden reservar el uso del auditorio directamente con el
Administrador del Auditorio. La reservación deberá efectuarse por correo
electrónico a: [email protected] y deberá indicar los siguientes
detalles según el formato vigente (dar clic para visualizar y llenar):
• Tema a tratar
• Número de asistentes
• Número de expositores
• Requerimiento de equipos (micrófonos, proyector, iluminación, etc.)
6. El formato requiera el visto bueno de la Coordinación del Nivel para poder
incluirlo en el Weekly Bulletin del nivel.
7. Se deberán realizar las reservas como mínimo con dos días útiles de
anticipación. Estando sujeto a disponibilidad. De ser un evento grande donde
personal adicional sea necesitado el tiempo de anticipación deberá ser mayor.
8. Para lograr el éxito de la presentación, el material a presentar, sea PowerPoint,
música o videos, deberá ser entregado con un día de anticipación.
9. El profesor encargado de la reserva del auditorio será el responsable del
comportamiento de los alumnos antes y durante el uso de las instalaciones.
10. El uso de los baños se hará al inicio o al término de la presentación; durante el
evento se deberá restringir el uso de los mismos.
11. Al terminar el evento, el responsable deberá solicitar la conformidad de entrega
de las instalaciones, mediante el formato vigente, al Administrador del Auditorio.
Mientras no tenga dicha conformidad su responsabilidad no caduca.
Presentaciones de Teatro, Música & Danza
El auditorio se encuentra preparado para presentaciones como teatro, música &
danza. Mientras cada actividad se rige por sus propias reglas habrá algunas comunes
como las siguientes.
12. El ingreso al segundo piso está completamente prohibido; solo personal
autorizado podrá subir en cualquier circunstancia.
13. Ningún profesor estará autorizado para ingresar a la cabina de control; todas las
coordinaciones y entrega de material deberán realizarse con anterioridad.
La comunicación entre la cabina y el Stage Manager ubicado en el escenario
se realizará mediante la ventana corrediza durante los ensayos y mediante el
intercomunicador durante cualquier presentación.
La comunicación entre el Stage Manager y los profesores de apoyo será
mediante intercomunicador durante ensayos y presentaciones.
14. El vestuario, escenografía y utilería serán coordinados con la Administrador del
colegio con anticipación. No está permitido el uso de clavos, chinches, alfileres
ni grapas en el piso. El Administrador del Auditorio proporcionará contrapesos
y/o amarras para tal propósito.
15. Toda actividad deberá ser meticulosamente planificada con el Stage Manager.
El tiempo máximo de tolerancia para el inicio de la presentación es de diez
minutos.
16. El ingreso de los alumnos para ensayos de grupos pequeños de teatro y/o
danza se realizará por el foyer, y el Administrador le indicará la ruta para llegar
al escenario y/o los vestuarios.
Para este tipo de ensayo, salvo los ensayos finales que cuentan con la presencia
de los profesores de apoyo, no está permitido entrar y salir por la puerta que
mira a la biblioteca.
17. Los ensayos generales que se realizarán en el auditorio se coordinan entre el
Stage Manager y el Administrador del Auditorio y deberán ser solicitados como
cualquier otra reserva.
18. Los participantes asistirán a los ensayos generales con la debida preparación y
los ensayos generales servirán solamente para: prueba de sonido; ubicaciones
en el escenario; coordinaciones de uso de equipos, escenografía, muebles y
utilería; el abrir y cerrar de cortinas; desplazamientos de los vestuarios y/o
salones de clase.
Uso de los vestuarios
19. La capacidad de los vestuarios es de 10 mujeres y 10 hombres. En caso el
número de alumnos presentándose supere la capacidad de los vestuarios,
deberán reunirse en un salón de clase de Secundaria junto con su profesor
especialista y su profesor de apoyo con anticipación a su presentación. En este
caso su ingreso se realizará por la puerta que mira a la biblioteca y solo en el
momento indicado. Así mismo luego de la presentación, los alumnos y el
profesor regresaran al mismo salón.
20. Para el uso de los vestuarios, cada alumno deberá traer sus útiles de aseo.
21. El profesor especialista y el profesor de apoyo velarán por las instalaciones, las
cuales deberán ser entregadas tal como las recibieron.
Exámenes Internacionales
22. El área del Foyer será la destinada para esta actividad.
23. Para todo examen deberán informar con anticipación el número de mesas y
sillas requeridas
24. Deberá programarse la vigilancia correspondiente.
25. El ingreso de alumnos será con una anticipación de 10 min antes del examen.
Finalizado el examen deberán salir de la zona del foyer.
26. Se permitirá el uso de lápiz, lapicero y borrador, no estando permitido el ingreso
con liquid paper, lapiceros de tinta china, ni marcadores que puedan originar el
maltrato de las instalaciones.
27. Se proveerá a solicitud con anticipación del profesor responsable, de pizarras,
relojes y letreros conforme a especificaciones debidas para la toma de
evaluaciones.
28. En la zona de espectadores así como el escenario permanecerán cerrados
durante las evaluaciones, por lo cual no se permitirán reservas paralelas y se
suspenden todo tipo de actividades durante este periodo.
29. El uso de los baños del foyer está permitido, sin embargo, las medidas de
seguridad deberán ser estrictamente observadas al permitir su uso.
Eventos Especiales
Se podrá utilizar el Foyer del Auditorio para diversos eventos que se realizan durante el
año escolar, tales como Feria del libro y Feria de Orientación Vocacional. Para lo cual
deberán tenerse en cuenta los dos aspectos de organización y seguridad:
30. Tanto la recepción de proveedores como su retiro es de responsabilidad de la
persona organizadora el evento y para tal propósito deberá hacer las
coordinaciones correspondientes con anticipación tanto con el Administrador
del Auditorio como con la Administradora del colegio.
31. La distribución de stands se realizará tomando en cuenta las facilidades que
brinda la infraestructura.
32. En caso que ingresen al colegio personas ajenas, se limitará su acceso al área
determinado para el evento, ciñéndose a las reglas de seguridad vigentes e
identificándose con la placa de color especial.
33. Los baños del foyer permanecerán cerrados durante este tipo de evento; los
proveedores podrán utilizar los baños ubicados en las oficinas generales del
colegio.
34. Las visitas de los alumnos deberán ser coordinadas con el Administrador del
Auditorio como una reserva normal.
35. No se permitirá el uso del Foyer ni del Auditorio para actividades no propias a su
diseño, ni en la Kermesse anual organizada por la ASPAFA.