Manual de Instrucciones - Modelo

Transcripción

BIREME / OPS / OMS
Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud
Metodología SeCS
Registro de Títulos y Colecciones de Periódicos - Manual
de Instrucciones
Versión 2.3
São Paulo - Abril 2008
Copyright © Abril 2008 - BIREME / OPS / OMS
Registro de Títulos y Colecciones de Periódicos - Manual de Instrucciones
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titulada GNU Free Documentation License.
Ficha Catalográfica
BIREME / OPS / OMS (Brasil)
Registro de Títulos y Colecciones de Periódicos - Manual
de Instrucciones. BIREME / OPS / OMS. São Paulo :
BIREME / OPS / OMS, Abril 2008.
61 p.
1. Manual del usuario. 2. Acceso a la información. 3.
Sistemas de información. 4. Gerenciamento de
información. 5. Salud Pública. 6. Servicios de salud . I.
BIREME II. Título
Advertencia - La mención a las compañías y/o instituciones específicas o a ciertos productos no
implica que estos sean apoyados o recomendados por BIREME / OPS / OMS, y no significa que
haya preferencia en relación a otros de naturaleza similar, citados o no.
BIREME / OPS / OMS
Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud
Rua Botucatu, 862 - V. Clementino
Este documento fue producido con la Metodología para la Normalización de Documentos (NorDoc)
desarrollada por BIREME.
Conjunto de documentos de la
metodología
La serie completa es compuesta de 1 documento:
1. Registro de Títulos y Colecciones de Periódicos - Manual de Instrucciones.
I
Tabla de contenido
Conjunto de documentos de la metodología ............................................................. I
Abreviaturas utilizadas ...................................................................................... III
Como usar este manual ...................................................................................... V
1
Prefacio ....................................................................................................1
1.1
Sobre BIREME ........................................................................................1
1.2
La Biblioteca Virtual en Salud (BVS) .............................................................2
1.3
Sobre la Metodología SeCS .........................................................................3
2
Para obtener el software ...............................................................................5
3
Configuración .............................................................................................6
4
Entrada de títulos - descripción.......................................................................7
5
Importación de descripción de títulos en el Sistema SeCS .................................... 14
6
Importación de títulos del Catálogo Colectivo Nacional........................................ 17
7
Módulo de recuperación .............................................................................. 18
8
Registro de colección de una revista - entrada de fascículos................................. 25
8.1
Fascículos ausentes ............................................................................... 30
8.2
Fascículos publicados juntos o en partes, números sueltos ................................ 31
9
Generación del catálogo, lista de duplicados, lista de fascículos ausentes ............... 36
10
Creación de nueva máscara ....................................................................... 39
11
Envío de registros para el catálogo colectivo SeCS........................................... 43
12
Envío de registros para el Catálogo Colectivo Nacional - CCN ............................. 45
13
Copia de seguridad de las bases de datos ...................................................... 47
14
Exportación del sistema SeCS para MICROISIS ................................................ 48
15
Citas bibliográficas .................................................................................. 52
16
Glosario................................................................................................ 53
II
Abreviaturas utilizadas
ANSI. American National Standards Institute [Instituto Nacional Americano de
Normas].
ASCII. American Standard Code for Information Interchange [Código Americano
Normalizado para el Intercambio de Información].
BIREME. Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la
Salud.
BVS. Biblioteca Virtual en Salud.
ISO. International Organization for Standardization [Organización Internacional
para la Normalización].
ISSN. International Standard Serial Number [Número Internacional Normalizado
para Publicaciones Seriadas].
LILACS. Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud.
MEDLINE. Medical Literature Analysis and Retrieval System Online.
OMS. Organización Mundial de la Salud.
III
Registro de Títulos y Colecciones de Periódicos Manual de Instrucciones
Abreviaturas utilizadas
OPS. Organización Panamericana de la Salud.
SeCS. Seriados en Ciencias de la Salud.
IV
Como usar este manual
Este manual describe paso a paso como instalar, configurar y utilizar el programa de Registro de
Títulos y Colecciones de Periodicos (SECS), orientando inclusive el llenado de los campos de datos.
La información acerca de la descripción bibliográfica no está en el manual por que se encuentra
disponible a través de la tecla de ayuda (F1) en el programa.
La tipificación de los elementos de datos sigue normas internacionales bien aceptas, inclusive con
algunos elementos regularizados en acuerdo con las recomendaciones del ISBD(S) (International
Standard Bibliographic Description for Serial , IFLA), que garantiza el control de calidad de los
datos en la entrada y en la exportación para la base SeCS, una de las fuentes de información de la
BVS.
V
1 Prefacio
1.1 Sobre BIREME
Año tras año, BIREME cumple su misión como centro especializado en información científica y
técnica en salud para la región de América Latina y el Caribe. Establecida en Brasil en 1967, con el
nombre de Biblioteca Regional de Medicina (que originó la sigla BIREME), atendió desde el inicio
a la creciente demanda de literatura científica actualizada por parte de los sistemas nacionales de
salud y las comunidades de investigadores, profesionales y estudiantes. Posteriormente, en 1982,
pasó a llamarse Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud, para
mejor expresar sus funciones, orientadas al fortalecimiento y ampliación del flujo de información
científica y técnica en salud en toda la región, pero conservó su sigla.
El trabajo en red, en base a la descentralización, orientado a desarrollar capacidades locales,
compartir recursos de información, desarrollar productos y servicios cooperativos, elaborar
metodologías comunes, siempre fue el fundamento del trabajo de cooperación técnica de
BIREME. De esa forma el centro se consolida como un modelo internacional que promueve la
capacitación de los profesionales de información a nivel gerencial y técnico, para que adopten los
paradigmas de información y comunicación que mejor atiendan a las necesidades locales.
Los principales fundamentos que dan origen y soporte a la existencia de BIREME son los
siguientes:
•
el acceso a la información científico-técnica en salud es esencial al desarrollo de la salud;
1
•
•
Prefacio
la necesidad de desarrollar la capacidad de los países de América Latina y el Caribe de operar
las fuentes de información científico-técnica en salud de forma cooperativa y eficiente;
la necesidad de promover el uso y de responder a las demandas de información científicotécnica en salud de los gobiernos, los sistemas de salud, las instituciones de enseñanza e
investigación.
BIREME, como centro especializado de la Organización Panamericana de la Salud
(OPAS)/Organización Mundial de la Salud (OMS), coordina y realiza actividades de cooperación
técnica en gestión de información y conocimiento científico, con el propósito de fortalecer y
ampliar el flujo de información científica en salud en Brasil y en los demás países de América
Latina y el Caribe, como condición esencial para el desarrollo de la salud, incluyendo planificación,
gestión, promoción, investigación, educación y atención.
El convenio que fundamenta BIREME es renovado a cada cinco años por los miembros del Comité
Asesor Nacional de la institución (OPAS, Ministerio de la Salud de Brasil, Ministerio de Educación
y Cultura de Brasil, Secretaría de Salud del Estado de São Paulo y Universidad Federal de São
Paulo – Unifesp). Esta última ofrece la infraestructura física necesaria al establecimiento de la
institución.
En 2004 la institución asumió la responsabilidad de convertirse en una entidad que se basa en el
conocimiento.
1.2 La Biblioteca Virtual en Salud (BVS)
Con el surgimiento y consolidación de la Internet como medio predominante de información y
comunicación, el modelo de cooperación técnica de BIREME evolucionó desde 1998 hacia la
construcción y desarrollo de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS) como espacio común de
convergencia del trabajo cooperativo de productores, intermediarios y usuarios de información. La
BVS promueve el desarrollo de una red de fuentes de información científica y técnica con acceso
universal en la Internet. Por primera vez se abre la posibilidad real de acceso equitativo a la
información en salud.
BIREME tiene a la Biblioteca Virtual como modelo para la gestión de información y conocimiento,
lo que implica la cooperación y convergencia de instituciones, sistemas, redes e iniciativas de
productores, intermediarios y usuarios en la operación de redes de fuentes de información locales,
nacionales, regionales e internacionales, privilegiando así el acceso abierto y universal.
2
Prefacio
Actualmente, todos los países de América Latina y el Caribe (Región) participan directa o
indirectamente en los productos y servicios cooperativos promovidos por la BVS, lo que involucra
a más de mil instituciones en más de 30 países.
La BVS es simulada en un espacio virtual de la Internet formada por la colección o red de fuentes
de información en salud de la Región. Usuarios de distintos niveles y localización pueden
interactuar y navegar en el espacio de una o varias fuentes de información, independientemente de
su localización física. Las fuentes de información son generadas, actualizadas, almacenadas y
operadas en la Internet por productores, integradores e intermediarios, de modo descentralizado,
obedeciendo a metodologías comunes para su integración a la BVS.
La BVS organiza la información en una estructura que integra e interconecta bases de datos
referenciales, directorios de especialistas, eventos e instituciones, catálogo de recursos de
información disponibles en la Internet, colecciones de textos completos con destaque para la
colección SciELO (Scientific Electronic Online) de revistas científicas, servicios de diseminación
selectiva de información, fuentes de información de apoyo a la educación y la toma de decisión,
noticias, listas de discusión y apoyo a comunidades virtuales. Por lo tanto, el espacio de la BVS
constituye una red dinámica de fuentes de información descentralizada a partir de la cual se puede
recuperar y extraer información y conocimiento para subsidiar los procesos de decisión en el área
de la salud.
La Biblioteca Virtual en Salud es visualizada como la base distribuida del conocimiento científico y
técnico en salud registrado, organizado y almacenado en formato electrónico en los países de la
Región, accesible de forma universal en la Internet de modo compatible con las bases
internacionales.
1.3 Sobre la Metodología SeCS
La metodologia SeCS fue desarrollada por BIREME para el control automatizado de las
colecciones de publicaciones periódicas.
Esta metodologia es utilizada en la Red Latinoamericana y del Caribe de Información en Ciencias
de la Salud para el control de los acervos de sus centros integrantes, así como para el
mantenimiento del Catálogo Regional de las Publicaciones Periódicas en la area de la salud.
3
Prefacio
El programa efectua el control de las colecciones de publicaciones periódicas utilizando tres bases
de datos en el formato CDS/ISIS:
TITLE – contiene la descripción de los títulos de las publicaciones periódicas;
FACIC – contiene la descripción de cada uno de los números de las publicaciones periódicas;
MASK – contiene la descripción de las masqueras que indican la numeración de los fascículos.
4
2 Para obtener el software
El sistema SeCS puede ser obtenido desde el sítio del Modelo de la BVS
(http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/index.php?lang=es), grupo de programas "Familia ISIS".
Ejecute el archivo cargado y siga las instrucciones de la pantalla.
5
3 Configuración
Desde la versión 2.1 se puede ejecutar el Sistema SeCS con menor cantidad de memoria
convencional disponible, porque utiliza la memoria alta de las microcomputadoras.
Sin embargo, es necesario hacer cambios en acuerdo con el ambiente operacional utilizado. Bajo
Windows 98 el archivo se llama CONFIG.SYS y bajo Windows 2000 (o XP) el archivo se llama
CONFIG.NT. En los dos casos la configuracion sigue abajo:
BUFFERS=99
FILES=99
6
4 Entrada de títulos - descripción
El primer proceso a efectuar en el sistema SeCS es el registro de los títulos de las revistas de la
colección de la biblioteca.
Todos los títulos registrados se almacenarán en la base de datos del sistema SeCS, llamada TITLE.
El registro bibliográfico de los títulos se hace en el módulo Bases de Datos, en la opción
Títulos/Nuevo Título:
7
Entrada de títulos - descripción
El registro bibliográfico del título se hace por partes. La primera pantalla solicita el número de
identificación de la revista (en el caso de que la biblioteca no adopte ningún número de
identificación de la revista en su colección, se puede utilizar el criterio de número secuencial),
título de la revista, mención de responsabilidad y título abreviado. Use la opción F1- Ajuda para
obtener explicaciones sobre el contenido del campo, ejemplos de llenado, etc.
Considerando como ejemplo la Revista Brasileira de Psiquiatria, tendremos la primera
pantalla del registro de la revista:
Informaciones complementarias del título son, por ejemplo, título anterior, cambio del título, si
el título tiene sección, parte, etc.
Siguiendo la misma revista como ejemplo, como hay una información complementaria (la revista
es continuación de otra), se selecciona la opción SIM y el sistema abre la primera pantalla para
informaciones complementarias:
8
Todos los campos poseen la opción F1-Ajuda que orienta el llenado correcto. Para la revista del
ejemplo, en esta pantalla no hay nada a llenar.
Pasando para la segunda parte de informaciones complementarias, tenemos los siguientes
campos:
La revista del ejemplo considerado es continuación de otro título, como se informa en el campo
correspondiente. En este ejemplo es importante destacar que en el sistema SeCS debe existir un
9
registro para la revista anterior, que en este caso es "Revista ABP-APAL", cuyo campo
continuado por será llenado con el título "Revista Brasileira de Psiquiatria".
La próxima pantalla contiene otros campos de descripción bibliográfica de la revista, tales como:
Editor – si es el mismo de la entidad responsable, no es necesario llenar
Ciudad, país y estado en los que la revista es publicada (el estado sólo se informa en el caso de
Brasil.
ISSN - es el número internacional de la revista (debe informarse en el formato correcto).
Situación de la publicación - no es situación de la colección de la revista en la biblioteca, sino
si la revista es corriente o ha sido finalizada.
Año/volumen/fascículo inicial de la revista - no es el primer año/volumen/fascículo de la
colección de la revista en la biblioteca, sino el primer año/vol/fasc publicado por la revista.
Año/volumen/fascículo final de la revista – sólo en el caso de que la revista haya sido
finalizada; tampoco es la información del último fascículo de la revista en la colección de la
biblioteca, sino información sobre el último fascículo publicado.
Frecuencia de la revista - si la revista tuvo más de una frecuencia hay que informar la
frecuencia de los primeros fascículos publicados.
Idioma de publicación de los artículos de la revista - es posible seleccionar más de un idioma.
Todos los campos poseen la opción F1-Ajuda que orienta en el llenado correcto.
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Algunos campos poseen un índice con las opciones que se puede seleccionar. El índice es indicado
con [F2]. Para abrir el índice de estos campos hay que utilizar la tecla F2.
Por ejemplo, al marcar la tecla <F2>del campo Idioma del resumen, el sistema muestra el
siguiente índice:
Algunos índices permiten que se seleccione más de una opción, como por ejemplo el índice del
campo idioma del texto de la revista. La selección de la(s) opción(ones) debe hacerse con la
11
<Barra de Espacio>. La opción seleccionada se ilumina. Para finalizar la selección use la tecla
<Enter>.
La próxima y última pantalla de la descripción bibliográfica del título de la revista contiene los
siguientes campos: sistemas relacionados (donde se indica para qué catálogo colectivo la biblioteca
coopera con su colección. La revista del ejemplo es una revista LILACS y por esta razón las
bibliotecas cooperantes del catálogo colectivo SECS deben indicar en este campo el nombre del
catálogo); Número SeCS (es el número de identificación de la revista en el catálogo colectivo SECS
y hay que llenarlo cuando la revista pertenece a este catálogo. Se puede conocer este número
consultando el catálogo colectivo SECS en el cd-rom LILACS o a través de la página web de
BIREME); descriptor (es el tema de la revista); índice de cobertura (donde la revista es indexada);
prioridad de adquisición de la revista (para la biblioteca) y forma de obtención de la revista
(cómo la biblioteca obtiene la revista, si a través de compra, donación, permuta, etc.).
Algunos campos poseen un índice con las opciones que es posible seleccionar. El índice es
indicado con [F2]. Para abrir el índice de estos campos es necesario usar la tecla F2.
Por ejemplo, al marcar la tecla <F2>del campo Forma de Obtención, el sistema muestra el
siguiente índice:
12
Hay que seleccionar la opción adecuada con la tecla <Enter>.
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5 Importación de descripción de
títulos en el Sistema SeCS
El sistema permite la importación de descripción de títulos de revistas del Catálogo Colectivo
Nacional del IBICT y del Catálogo colectivo SeCS - Seriados en Ciencias de la Salud (disponible
en el CD-Rom LILACS de BIREME). El Catálogo colectivo SeCS posee cerca de 4.000 títulos,
cuyas descripciones pueden importarse en el sistema SeCS, evitando así duplicación de esfuerzos.
• Procedimiento de exportación a partir del catálogo colectivo SeCS:
1. A partir del CD-Rom LILACS, catálogo colectivo SeCS:
a) Seleccione a través de investigación los títulos que forman parte de la colección de su
Biblioteca. Efectúe la investigación como de costumbre, pero si lo prefiere puede utilizar el
índice para facilitar la búsqueda.
b) Una vez recuperados los títulos, a partir de la visualización del resultado de la
investigación elija la opción <F5> Imprime/Graba. Antes de grabar, cambie el formato
<F7> para el formato “ISO de exportación de títulos” y, en la función <F6>, altere los
parámetros: indique el nombre del archivo de grabación. Grabe el archivo de exportación
en un disco o en otro drive/directorio que sea posible acceder a partir del directorio donde
está instalado el sistema SeCS (ejemplo: A:titulo.iso). Una vez seleccionado el formato e
indicado el archivo de grabación, confirme la opción “graba todos los títulos”.
2. A partir del Portal de Revistas Científicas <http://portal,revistas.bvs.br>:
a) En el Portal de Revistas Científicas de la BVS, haga una investigación para recuperar
el(los) título(s) que busca.
b) A partir del punto INFO que aparece para cada título recuperado y mostrado en la pantalla
de presentación del resultado de la investigación, haga un clic en la opción GRABAR ISO
que aparece en el rincón superior derecho de la página.
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Importación de descripción de títulos en el Sistema SeCS
La generación del archivo ISO de exportación es un proceso individual para cada título. Repita el
proceso para cada título buscado.
A partir del Sistema SeCS, procese la importación del archivo – Opción título/importación de
título.
•
Procedimiento de importación en el sistema SeCS:
A partir del sistema SeCS, módulo Bases de Datos, opción Títulos / Importación de títulos:
El sistema abre una ventana en la que hay que indicar el nombre del archivo a importar, el
formato y el tamaño del archivo. Ejemplo: archivo titulo.iso que está en disco:
Por lo tanto:
Nombre del archivo de importación: hay que indicar el nombre del archivo y el camino
donde está el archivo a importar. Ejemplo: A:titulo.iso
Formato IBICT: Teclee 1 si el archivo a importar es del CCN - Catálogo Colectivo Nacional
(formato IBICT). Teclee 0 si el archivo a exportar es del catálogo colectivo SeCS o de otra base
diferente del CCN.
Líneas de tamaño fijo: Normalmente los archivos de exportación no tienen tamaño fijo. Teclee
siempre 0 (cero). En caso de algún problema en la importación, trate de realizar el procedimiento
con el formato fijo, tecleando 1 (uno).
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Importación de descripción de títulos en el Sistema SeCS
El proceso de importación es automático y el sistema verifica títulos duplicados. Al localizar un
título duplicado, el sistema pregunta si el título en cuestión debe ser incluido en la base de títulos
sin sustituir o si debe sustituir el anterior.
Si hubiere cualquier problema en la identificación del archivo el sistema aborta la operación.
Verifique si el nombre del archivo y el camino están correctos y rehaga el proceso.
Una vez finalizada la importación, los títulos estarán en el sistema SeCS. En el módulo de
recuperación, recupere los títulos importados, haga las alteraciones necesarias y registre las
colecciones correspondientes, una a una.
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6 Importación de títulos del
Catálogo Colectivo Nacional
Solicite a la coordinación del Catálogo Colectivo Nacional, en el IBICT, que se genere un archivo
de exportación con todos los títulos de su biblioteca en este catálogo. Solamente los datos de
títulos podrán ser importados en el sistema SeCS. El sistema SeCS no acepta la importación de
datos de colección.
Importe el archivo del CCN en el sistema SeCS: en el módulo base de datos, opción
Títulos/Importación de Títulos, indique el nombre del archivo, formato 1 (que indica el formato
IBICT) y tamaño fijo 0 (sin tamaño fijo). Siga las instrucciones del punto anterior.
Dependiendo de la base de origen de los datos, hay que editar algunos campos después de la
importación. Para editar títulos, a partir del módulo de recuperación, recupere el(los) título(s)
importado(s) y haga la edición necesaria. En los próximos puntos de este manual consta la
explicación de cómo recuperar y editar un registro de título.
17
7 Módulo de recuperación
A partir del módulo de recuperación es posible entrar en el registro de los títulos para editar
campos de la descripción bibliográfica, borrar títulos, generar listas/informes y registrar fascículos
(colección).
Hay dos maneras de recuperar títulos: a través del número de MFN, que es el número secuencial
de entrada de los títulos en el sistema, y a través de investigación.
18
Módulo de recuperación
La recuperación por MFN puede hacerse por medio de la indicación de un intervalo de números o,
dejando en blanco el MFN inicial y final, el sistema recupera todos los títulos registrados en el
sistema.
En este ejemplo, a través de la recuperación por MFN (dejando en blanco el MFN inicial y final),
el sistema recuperó todos los títulos registrados en el sistema (que en el ejemplo son 638). El
orden de presentación de la lista es por entrada en el sistema (orden creciente del número de
MFN). Vea la forma en que el sistema presenta la lista con los títulos recuperados:
19
La recuperación por investigación tiene varias opciones, como buscar por un título de revista
específico, por una palabra del título, por el número de ISSN, entre otras.
Por ejemplo: para recuperar la revista cuyo título es "revista brasileira de psiquiatria",
podemos teclear el nombre de la revista, podemos teclear solamente una de las palabras (
psiquiatria ) o todavía teclear parte del título usando el recurso de truncamiento $ ( revista
brasilei$ ).
Vea ejemplo:
O la investigación usando el recurso de truncamiento, con el $ :
20
La opción de recuperación por investigación también dispone de un índice. La tecla <F2>abre el
índice único que incluye palabras del título de la revista, título completo, ISSN, entidad
responsable, entre otros campos del registro.
Vea un ejemplo del índice. Al marcar <F2> el sistema abre el índice en su inicio:
Para localizar un título o una palabra específica en el índice, la opción es teclear lo que se desea
localizar. También es posible andar en el índice usando las flechas.
Por ejemplo, para encontrar el título revista brasileira de psiquiatria en el índice, podemos
teclear la primera palabra, que es revista. Vea ejemplo:
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Con un <Enter> el sistema busca en el índice y posiciona el cursor en el punto encontrado con la
palabra revista. Vea la continuación del ejemplo:
Para seleccionar a partir del índice, use la <Barra de Espacio>. El sistema acepta la selección
de uno o más itens del índice.
Seleccionando con <Barra de Espacio> el punto "revista brasileira de psiquiatria", el
sistema transfiere para el área de expresión de investigación. Confirme la investigación con
<Enter>.
El sistema muestra la lista con el(los) título(s) recuperados a través de la investigación. Vea
ejemplo:
22
A partir de la lista de los títulos recuperados, sea a través de recuperación por MFN o por
investigación, las principales opciones son las siguientes:
F4 - Muestra Título
El sistema muestra el registro del título en el formato corto, pero hay otros formatos disponibles:
formato catálogo, largo y total. Para cambiar el formato use la tecla <F7>.
Espacio - <Barra de Espacio> - edita títulos
Esta opción permite la edición de los campos del registro bibliográfico del título. Al teclear la
<Barra de Espacio> el sistema abre el registro del título correspondiente. Localice el(los)
campo(s) a corregir y proceda de la misma forma que en la opción de nuevo título.
DEL - tecla <Borre> - borra el registro del título
Al hacer un clic en la tecla DEL el sistema pide confirmación para eliminar el registro
correspondiente al título. Sólo es posible borrar un título por vez. Vea un ejemplo:
23
Para confirmar la operación use la tecla <Enter>, y el título mostrado será eliminado.
Importante: el número MFN del título eliminado no será reutilizado por el sistema.
<ENTER> - Edita fascículos
Esta opción es usada para el registro de los fascículos (colección) de determinado título de revista,
como es explicado en el próximo punto de este manual.
24
8 Registro de colección de una
revista - entrada de fascículos
En el módulo “Recuperación” recupere el título de la revista correspondiente a la colección que
será registrada.
Vea un ejemplo, recuperando el título "revista brasileira de psiquiatria":
Una vez recuperado el título de la revista, la opción para la entrada de colección es <Enter>
“Editar Fascículos”.
25
Registro de colección de una revista - entrada de fascículos
Para registrar los fascículos, es necesario seleccionar una “máscara” que corresponda a la
periodicidad de la revista, numeración de volúmenes, fascículos, etc. Para ver explicación sobre
una máscara, teclee<F3> Muestra Máscara.
Por ejemplo:
B1V6F - títulos con periodicidad Bimestral, con 1 volumen por año y cada volumen con 6
fascículos (numerados del 1 al 6).
B1V6F+ - títulos con periodicidad Bimestral, con 1 volumen por año y cada volumen con 6
fascículos, con numeración creciente de los fascículos (v1 - fascículos de 1 a 6, v2 - fascículos de 7 a
12, v.3 - fascículos de 13 a 18, y así sucesivamente).
Q2V2F - títulos con periodicidad trimestral, con 2 volúmenes por año y cada volumen con 2
fascículos (numerados de 1 a 2, es decir: v.1 - fascículos 1 y 2; v.2 - fascículos 1 y 2; y así
sucesivamente).
El sistema ya incluye una base de datos de máscaras para atender a la mayoría de las
periodicidades. Sin embargo, puede ser necesario crear una máscara para atender a una
periodicidad no considerada previamente. Vea el punto sobre creación de nueva máscara en este
manual.
Una vez identificada la máscara correspondiente a la periodicidad de la revista en cuestión,
seleccione la máscara con <Enter>. En caso de que la colección de la revista tiene más de una
periodicidad a lo largo de su existencia, para iniciar hay que considerar la primera periodicidad de
la revista. Para el registro de una colección podemos usar más de una máscara, pero una cada vez.
Suponiendo que la periodicidad inicial de la revista en cuestión es semestral, con 1 volumen por
año y cada volumen con 2 fascículos (numerados siempre de 1 a 2).
La máscara seleccionada debe ser: F1V2F
26
Antes de confirmar la selección de la máscara, use la tecla F3 para ver la explicación de la
máscara. El usuario no tiene la obligación de saber todos los códigos de las máscaras usadas en el
Sistema.
Vea la explicación de la máscara F1V2F:
La información INFINITO significa que la numeración sigue creciente, y FINITO significa que es
una numeración fija que se repite cada año; en el ejemplo, será siempre 1 y 2.
Si la máscara fue identificada correctamente, seleccione con <Enter>:
27
El primer fascículo generado corresponderá al primer fascículo editado por la Revista en cuestión
(esta información está en el registro bibliográfico de descripción del título, es el campo
año/volumen/fascículo inicial editado por la revista). No necesariamente la colección de la
Biblioteca también se inicia en el primer fascículo editado por la revista. Considerando que su
colección se inicia en otro año, por ejemplo en el año 1995, volumen 5, es necesario editar la
primera línea.
Para editar una línea el mando que se utiliza es <Barra de Espacio>. Para editar una línea el
sistema abre una ventana con los campos que es posible editar. Como ejemplo será editado el año,
el volumen y el fascículo:
Edite la primera línea (año/volumen/fascículo) y siga en frente con la tecla <Enter> hasta volver
a la planilla normal de entrada de la colección.
Vea que la primera línea fue editada y ahora corresponde al inicio de la colección usada como
ejemplo.
28
Importante: incluso en el caso de que la biblioteca no posea el primer fascículo del año de inicio
de su colección, el hay que generar el primer fascículo y después hay que señalarlo como
AUSENTE.
(Más tarde se explicará la marcación de fascículos ausentes de la colección)
Para generar los próximos fascículos el comando es < ENTER>. El sistema obedece a la máscara
para generar los próximos fascículos.
Sin embargo, hay un mando que permite la generación de varios años de la colección de forma
automática: presione simultáneamente las teclas <SHIFT> <F9>. Indique hasta qué año hay que
generar la colección.
Importante: la colección será generada considerando la periodicidad indicada por la última
máscara. Por lo tanto, considerando como ejemplo que la revista en cuestión mantuvo esta
periodicidad hasta el año de 1997 y que en 1998 hubo un cambio de periodicidad y la revista pasó a
ser bimestral, vamos a generar automáticamente los fascículos sólo hasta el primer fascículo de
1998, cuando el cambio se llevó a cabo. Vea el ejemplo:
Al confirmar, tendremos la colección generada hasta el primer fascículo de 1998.
29
Si consideramos como ejemplo que a partir de 1998 la revista pasó a ser Bimestral, con 1 volumen
por año y con 6 fascículos por volumen (de 1 a 6 - finito), será necesario cambiar la máscara antes
de seguir generando nuevos fascículos. El mando para cambiar la máscara es F4 y la nueva
máscara que hay que seleccionar es B1V6F.
Al seleccionar la máscara, el sistema pasará a considerar la nueva máscara para generar los
próximos fascículos, usando el <Enter> para generación de fascículo por fascículo, o utilizando la
función <SHIFT> <F9> para generación automática de fascículos.
8.1 Fascículos ausentes
Para marcar los fascículos ausentes de la colección referente al título, posicione el cursor en la
línea del fascículo a alterar y teclee la letra <A>. El sistema cambiará de la situación P de
presente para la situación A de ausente. El contrario también está disponible: teclee la letra P para
cambiar de A para P.
30
Vamos a considerar por ejemplo que la colección de la revista en cuestión tiene ausente el
fascículo 1 del volumen 5 y el fascículo 2 del volumen 7. Para efectuar la marcación, posicione el
cursor en la línea del fascículo ausente, uno cada vez, y teclee la letra a . Vea en la pantalla abajo
que el sistema automáticamente cambia la situación del fascículo de PRESENTE (P) para
AUSENTE (A). Lo inverso también es posible, de AUSENTE puede pasar a PRESENTE si se
teclea la letra P.
Para mover el cursor más rápidamente por la lista de fascículos, teclee un determinado año y el
sistema posiciona el cursor en el primer fascículo correspondiente al año tecleado. Hay que utilizar
este recurso cuando se trata de grandes colecciones, para agilizar el movimiento del cursor.
!
Al finalizar la generación de fascículos, teclee
<F8> para grabar y salvar.
8.2 Fascículos publicados juntos o en partes, números
sueltos
Para el registro de fascículos publicados juntos o en partes, suplementos, índices, etc., no
considerados en la máscara, es necesario utilizar los siguientes mandos de edición:
INS - Inserta Fascículo - Teclea <INSERT> - para incluir una línea adicional en la planilla de
entrada de la colección
31
DEL - Elimina Fascículo - Teclea <DELETE> - para eliminar una línea de la planilla de entrada
de la colección
ESPACIO - Teclea <Barra de Espacio> Editar Línea - para editar los datos del fascículo
correspondiente
Vamos a considerar, por ejemplo, que en 1996, en el volumen 6, la revista publicó el fascículo 1 y 2
juntos, representados como 1/2. Inicialmente vamos a posicionar el cursor en el fascículo 1 del
volumen 6 para hacer la edición. Para editar la línea, el mando es <Barra de Espacio>. En la
ventana de edición hay que efectuar la alteración en el número del fascículo 1 para 1/2. Vea la
pantalla abajo:
Siguiendo con la alteración, hay que eliminar el fascículo 2 del volumen 6. Posicione el cursor en
el fascículo a eliminar y marque la tecla <DELETE>.
El fascículo 2 será eliminado con la tecla <DELETE>.
32
!
Al finalizar la edición de los fascículos, teclee
<F8> para grabar y salvar.
Vamos a considerar otro ejemplo, como la publicación de un suplemento hacia fines del año de
1995. En este caso será necesario incluir una línea en la planilla de entrada de colección, usando la
tecla <INSERT>. El sistema inserta una línea sobre la línea donde el cursor está posicionado.
Vea la pantalla ya con la línea insertada:
El sistema inserta la línea con volumen y fascículo en blanco. Es necesario editar la línea e incluir
la información sobre el suplemento que estamos insertando. Considerando que es el Suplemento
indicado como S1, vea como quedará la edición de la línea:
33
En el caso de números especiales, suplementos, partes, índices, hay que indicar el TIPO de
fascículo que se está incluyendo. Este campo dispone de un índice <F2> con las opciones. En el
ejemplo fue seleccionada la opción S de suplemento para el tipo.
Vea como queda la planilla de entrada de colección con el suplemento incluido:
Una vez finalizada la edición, verifique la entrada de los datos de colección usando la opción <F9>
Muestra Colección. Esta opción muestra los fascículos registrados en el formato de catálogo.
Observe que fascículos sueltos (suplementos, partes, índices, etc.) son mostrados separadamente,
al final de la colección normal. Vea la pantalla:
34
Si está correcta la entrada de datos de fascículos, finalice la operación grabando, con la tecla
<F8>.
Para generar nuevos fascículos a medida que llegan a la biblioteca, el proceso debe ser el siguiente:
•
Recupere el título de la revista - módulo recuperación;
•
Con el título recuperado, teclee <Enter> para editar fascículo - el sistema entrará en la
planilla de la colección;
A partir de la planilla de entrada de fascículos, teclee <Enter> para generar el próximo
fascículo; e
Antes de salir, <F8> para salvar.
•
•
35
9 Generación del catálogo, lista de
duplicados, lista de fascículos
ausentes
El sistema SeCS permite la generación de listas de revistas específicas, listas de duplicados, lista de
fascículos ausentes, el propio catálogo, etc.
Estas opciones son definidas por formatos, y sólo es necesario recuperar los títulos que se desea
incluir en las listas/catálogo y seleccionar el formato para generarlas.
Por ejemplo:
•
Generar el catálogo de la biblioteca, incluyendo todas las revistas/fascículos registrados sin
excepción:
1. recupere todas las revistas, por MFN (dejando en blanco MFN inicial y final).
2. a partir de la lista de títulos recuperados, la tecla <F5> Imprime/Graba. El sistema
muestra la pantalla con los últimos parámetros definidos, que en el ejemplo son todos los
registros con formato corto y nombre del archivo. En el ejemplo se indicó como nombre
del archivo a generar: catalogo.lst
36
Generación del catálogo, lista de duplicados, lista de fascículos
ausentes
Para alterar los parámetros de la lista o la grabación, como por ejemplo alterar el formato, la tecla
usada es <F7>. Seleccione el formato deseado. En el ejemplo vamos a seleccionar el formato
catálogo.
El archivo será generado y grabado en formato de catálogo, y el nombre del archivo será
catalogo.lst, como ya lo indicamos. En este caso el archivo será grabado dentro del directorio
donde está instalado el sistema SeCS. Sin embargo, se puede indicar un camino/directorio
diferente, como por ejemplo la unidad de disco.
•
Generar la lista de fascículos ausentes, incluyendo todas las revistas/fascículos registrados sin
excepción:
muestra la pantalla con los últimos parámetros definidos. Indique un nombre/camino para
el archivo que será generado (por ejemplo: ausentes.lst).
5. altere parámetros indicando el formato fascículos ausentes.
37
Generación del catálogo, lista de duplicados, lista de fascículos
ausentes
El archivo será generado y grabado en formato de fascículos ausentes, y el nombre del archivo
será ausentes.lst, como indicado en el ejemplo. Este archivo puede ser abierto en cualquier
editor de texto, como word, wordpad, etc.
•
Generar la lista de fascículos duplicados, incluyendo todas las revistas/fascículos registrados
sin excepción:
muestra la pantalla con los últimos parámetros definidos. Indique un nombre/camino para
el archivo que será generado.
3. altere parámetros indicando el formato fascículos duplicados.
El proceso es igual al punto anterior, sólo cambia el formato.
38
10 Creación de nueva máscara
Una máscara es lo que representa la periodicidad de publicación de fascículos de una revista, así
como la cantidad de volúmenes y fascículos en el periodo de un ano. El Sistema ya dispone de una
base de datos de máscaras predefinidas. Sin embargo, es posible crear nuevas máscaras, en el caso
de no identificar una máscara que represente la periodicidad de una determinada colección.
La opción de crear nueva máscara está en Bases de Datos/Máscaras.
Primeramente seleccione la opción Bases de Dados/Máscaras. El sistema mostrará una lista
con las máscaras predefinidas:
A partir de esta pantalla, las principales opciones son las siguientes:
Espacio - <Barra de Espacio> - Edita máscara - función usada para hacer la edición en una
máscara predefinida. La edición puede ser tanto en la nota de explicación de la máscara, en el
código de identificación de la máscara, como en la representación gráfica de los
39
Creación de nueva máscara
volúmenes/fascículos. Sólo se podrá editar una máscara si no está siendo usada para describir la
colección de una revista.
Del - <DELETE> - Elimina máscara - función usada para eliminar una máscara del banco de
datos. Una máscara solamente podrá ser eliminada de la base de datos si no está siendo usada
para describir la colección de una revista.
<Enter> Nueva Máscara - función usada para crear una nueva máscara.
Como ejemplo, vamos a crear una máscara para representar una periodicidad irregular, con 3
volúmenes por año y cada volumen con 5 fascículos (numerados de 1 la 5). <Enter>
Esta es la primera parte de la definición de la máscara, que es la representación de los
volúmenes/fascículos del período de 1 año de publicación de la revista. A partir de esta pantalla,
las principales opciones son las siguientes:
<Enter> - crea nueva línea
<INSERT> - inserta línea
<DELETE> - borra línea
<F4> - Copia/Muestra máscara - esta opción permite la copia de una representación de
volúmenes/fascículos de una máscara ya existente en el banco de datos. Esta función facilita la
creación de la nueva máscara y por esto debe ser usada.
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Usando la opción F4, seleccione una máscara que más se aproxima de la máscara que se está
creando (irregular, con 3 volúmenes y 5 fascículos por volumen). En el ejemplo, será seleccionada
una máscara con periodicidad irregular, con 3 volúmenes por año y cada volumen con 6 fascículos.
Seleccione la máscara a copiar con <Enter>. El Sistema copia la representación de los
volúmenes/fascículos y permite a partir de ahí la edición, inclusión y/o eliminación de líneas para
adecuar la representación a la máscara que se está creando.
En el caso del ejemplo, la nueva máscara debe tener 3 volúmenes, con 5 fascículos por volumen
(de 1 la 5). Entonces, considerando la máscara copiada, será necesario eliminar las líneas
correspondientes a los fascículos de número 6. El mando para eliminar es <DELETE>. Una vez
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excluidos los fascículos que estaban de más, teclee <F8> PRONTO para finalizar esta etapa de
representación gráfica de los volúmenes/fascículos.
La próxima etapa de creación de la máscara incluye:
•
•
•
Marcación de la secuencia de los volúmenes y fascículos: FINITO - para secuencia
fija, e INFINITO para secuencia creciente;
Nota de explicación de la máscara: debe ser objetiva, incluir la periodicidad, la cantidad
de volúmenes por año y la cantidad de fascículos por volumen, además de explicitar la
secuencia;
Nombre de la máscara: debe utilizarse el mismo sistema de codificación del sistema para
facilitar la identificación de una máscara en el momento del registro de colecciones: primero la
letra que identifica la periodicidad, segundo la cantidad de volúmenes por año y por último la
cantidad de fascículos por volumen. La señal de + debe utilizarse para indicar una secuencia
INFINITA de fascículos.
Llene correctamente los campos y la nueva máscara estará creada, pronta para ser utilizada en el
registro de colecciones.
Las letras indicadas para especificar la periodicidad de una colección son las siguientes:
42
11 Envío de registros para el
catálogo colectivo SeCS
Todos los títulos de revistas indexadas en las bases de datos MEDLINE y LILACS
interesan para el Catálogo Colectivo SeCS. Estos títulos deben estar identificados dentro del
sistema, en el campo “número SeCS”, con el número correspondiente y en el campo “sistemas
relacionados” con la sigla SeCS.
Para envío regular de los registros al catálogo colectivo SeCS, seleccione la opción Base de
Datos/Envío para SeCS e indique un nombre/camino para el archivo a generar, SIN
EXTENSIÓN. Por ejemplo, para grabar en disco, unidad A, nombre del archivo ENVÍO.
43
!
Envío de registros para el catálogo colectivo SeCS
El sistema generará dos archivos: uno con la
extensión .001 y otro con la extensión .002 . Los
dos archivos deben ser enviados a BIREME, por
e-mail o por correo en disco o cd-rom.
En el ejemplo, se generarán los archivos envío.001 y envío.002
Los archivos también se pueden enviar a BIREME por FTP:
Máquina: <ftp.bireme.br>
Login: secs
Password: s3c52003
Directorio: secs
Subdirectorio: Mensual (poner los archivos dentro del código correspondiente de su Institución)
Después de enviar los archivos por FTP, por favor envíe un e-mail para
<[email protected]> informando sobre el envío de los archivos.
44
12 Envío de registros para el
Catálogo Colectivo Nacional - CCN
Si un título es CCN, en el campo “Código Nacional” debe informarse el “SIPS” del título, y en el
campo “Sistemas Relacionados” debe informarse “CCN”.
Ejemplo de un título CCN:
Un mismo título puede ser CCN y SeCS al mismo tiempo. En este caso el campo “Sistemas
Relacionados” estaría llenado de la siguiente forma: CCN%SECS y el campo “Número SeCS”
estaría llenado con el número SeCS.
45
Envío de registros para el Catálogo Colectivo Nacional - CCN
Para recuperar todos los títulos CCN, entre en el módulo de “Recuperación” opción
“Investigación” y teclee “CN=$” (donde CN representa el código del campo número SIPS; y $
es la señal de truncamiento de un término).
Suponiendo que el sistema recuperó una lista de títulos, a partir de esta lista seleccione la opción
envío <F8> y la opción “Catálogo Colectivo Nacional”. En seguida indique el código de su
Biblioteca en el CCN sin raya y el nombre para el archivo que se va a generar, sin extensión. Si
así lo prefiere, dirija el archivo a la unidad de disco (ejemplo: A:titu0196)
El sistema generará dos archivos con el nombre indicado, pero con extensiones diferentes. Al
finalizar el proceso, envíe los dos archivos al IBICT/CCN. Los archivos generados están dentro del
formato autorizado por la Coordinación del CCN.
46
13 Copia de seguridad de las bases
de datos
El sistema SECS trabaja con 3 bases de datos:
TITLE - que contiene la descripción bibliográfica de los títulos de las revistas
FACIC - que contiene la descripción de la colección - los fascículos
MASK - que contiene las máscaras predefinidas y las creadas por el usuario
Estas bases de datos- MASK, FACIC y TITLE – permanecen almacenadas en el subdirectorio
chamado BASES. Este directorio debe ser copiado, periódicamente, de preferencia en disco. Esta
es la copia de seguridad del sistema. Utilice el procedimiento de backup adoptado por su
institución.
Importante: Cuando sea necesario reinstalar el Sistema SeCS, las Bases de datos ya iniciadas son
protegidas. El usuario no pierde ningún dato de las bases de datos TITLE, FACIC y MASK.
47
14 Exportación del sistema SeCS
para MICROISIS
El sistema SeCS genera una base de datos CATAL (Catálogo), en el subdirectorio que también se
llama CATAL.
Para leer esta base vía MICROSIS, siga el siguiente procedimiento:
1. Instalar el MICROISIS
2. Crear o editar el archivo CATAL.PAR en el subdirectorio ISIS\DATA con la indicación del
camino en que está la base de datos CATAL en el sistema SeCS. Considerando que su Sistema
SeCS está instalado en el directorio SECS, el archivo CATAL.PAR debe tener el siguiente
contenido:
1=c:\secs\catal\
2=c:\secs\catal\
3=c:\secs\catal\
4=c:\secs\catal\
5=c:\secs\catal\
6=c:\secs\catal\
7=c:\secs\catal\
8=c:\secs\catal\
9=c:\secs\catal\
10=c:\secs\catal\
Cree o edite este archivo en un editor de texto tipo EDIT, por ejemplo.
Salve el archivo.
48
Exportación del sistema SeCS para MICROISIS
3. En el sistema SeCS, recupere todos los títulos registrados y grabe en un archivo de exportación
de título y colección (ISO). Ejemplo: catal.iso
4. A partir del MICROISIS, seleccione la opción M - Backup e intercambio de datos;
Nombre de la Base de Datos: CATAL
Seleccione la opción: I - Importa archivo
49
En el nombre del archivo, teclee de la forma como nombró el archivo de exportación iso generado
en el sistema SeCS. Ejemplo: catal.iso
OBS.: el MICROISIS pide después el camino del archivo (drive y directorio)
Genere el archivo invertido de la base de datos CATAL.
5. Para generar el archivo con los títulos en orden alfabético, seleccione la opción P - de
impresión y ordenación.
Seleccione la opción P para usar la planilla de parámetro del Sistema.
Llene de acuerdo a las indicaciones arriba.
El formato de impresión patrón es @catal
Ordenación: Y
Nombre del archivo: catal.doc
En el formulario de ordenación, teclee la primera llave de ordenación, que debe ser el campo de
título v100 (lista en orden alfabético de títulos).
50
El sistema generará un archivo en el directorio de trabajo del MICROISIS, que se llama
\isis\work, y que se podrá abrir en cualquier editor de texto.
51
15 Citas bibliográficas
1.
BIREME. Manual de descrição bibliográfica. São Paulo, jun. 1988.
2.
FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES DE BIBLIOTECARIOS E
INSTITUCIONES. GRUPO CONJUNTO DE TRABAJO SOBRE LA DESCRIPCIÓN
BIBLIOGRÁFICA INTERNACIONAL NORMALIZADA PARA SERIADAS. ISBD(S)
Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada para Publicaciones Seriadas. ICFES,
Bogotá, 1980. (Tradución de ISBD(S) International Standard Bibliographic Description for
Serial. IFLA, London, 1977.)
3.
BIREME. Manual do Sistema SeCS. Versão 1.1. São Paulo, 1992.
52
16 Glosario
Aplicación. Programa utilizado para ejecutar tareas destinadas a una aplicación,
como creación o edición de textos, dibujos, diagramación etc. Ej.: procesador de
textos, gerenciador de banco de datos, navegador de internet etc.
Archivo. En computación, un conjunto de datos que se puede grabar en algún
dispositivo de almacenamiento. Los archivos de datos son creados por
aplicaciones, como por ejemplo un procesador de textos.
Backup. Procedimiento em el que uno o más archivos y/o directorios son
duplicados para otro dispositivo de almacenamiento (cinta o disco), para producir
uma copia de seguridad, que puede restaurarse en el caso de que algún dato sea
borrado accidentalmemnte o si ocurrió daño físico de los datos originales.
Base de datos. Colección de datos estructurados para que sea posible acceder a
ellos y manipularlos fácilmente. Es formada por unidades denominadas registros,
cuyos diversos atributos son representados por campos. Por ejemplo, en un
archivo "catastro de clientes", cada cliente representa un registro, que posee
varios campos, como "NOMBRE", "CÓDIGO DEL CLIENTE", "TELÉFONO" etc.
53
Glosario
Bases de datos bibliográfica. Versión electrónica de un catálogo o índice
bibliográfico.
Campo. Ver Base de datos.
CDS/ISIS – MicroISIS. Software desarrollado y mantenido por la UNESCO para el
tratamiento de datos bibliográficos.
Centro Cooperante. Institución participante de la BVS y/o contribuyente de
registros bibliográficos con Bireme.
Formato ISO (de archivo). Patrón establecido por la ISO para intercambio de datos
entre instituciones, redes y usuarios.
Formato LILACS. Formato de descripción bibliográfica establecido por BIREME,
basado en la UNISIST Reference Manual for Machine-readable Bibliographic
Descriptions.
Registro. Ver Base de datos.
54

Manual de Instrucciones - Modelo

Transcripción

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