como utilizar el nuevo componente powerpivoten excel 2010 para

Transcripción

16-2-2011
COMO UTILIZAR EL NUEVO
COMPONENTE POWERPIVOT
EN EXCEL 2010 PARA CREAR
TABLAS DINÁMICAS
1
Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en
Excel
2010 para crear
Tablas
Dinámicas
PowerPivot
© Microsoft
PowerPivot
es una
marca
registrada
por Microsoft
| Autor Luis Muñiz
l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Como utilizar el nuevo
componente PowerPivot en Excel
2010 para crear Tablas Dinámicas
Autor Luis Muñiz
[email protected]
www.sistemacontrolgestion.com
Nota del Autor
Este documento tiene como objetivo dar a conocer el contenido del
complemento PowePivot a los usuarios dicho software se integra en Excel
2010 y está basado en la información que proporciona Microsoft en la
ayuda del producto que por supuesto pueden consultar los usuarios y es
mucho más amplia, y en los datos de los diferentes apartados de la web de
Microsoft. Agradezco desde aquí la información que nos proporciona la web
de www.powerpivot.com, en la que podemos encontrar ejemplos e imágenes
del producto. Adicionalmente la experiencia del autor en la utilización de las
tablas dinámicas como autor de libros en Excel 2007 y Excel 2010 permite
añadir un valor añadido en este documento, adicionalmente disponen de más
información en www.sistemacontrolgestion.com/tds
Bibliografía utilizada : ayuda de PowerPivot
y la web: www.powerpivot.com
2
Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft
Índice
Introducción
Pág.
5
1 Introducción a PowerPivot con Excel 2010
6
1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010
1.2 Como instalar el complemento de PowePivot
2 Menús de PowerPivot
6
8
10
2.1 Ventana de PowerPivot
2.2 Página Principal
10
11






Portapapeles
Obtener Datos Externos
Informes
Formato
Ordenar y Filtrar
Ver
2.3 Diseño






77
Columnas
Cálculos
Conexiones
Relaciones
Propiedades
Editar
2.4 Tablas Vinculadas
3. Ventana PowerPivot
3.1 Medidas
96
98
98
3.2 Informe de tabla dinámica
104
3.3 Datos de Excel
108
3.4 Opciones de Configuración
109
3.5 Mostrar u ocultar la lista de campos
111
3.6 Relaciones entre tablas
116
3
Pág.
122
4. Ventajas de la utilización de PowerPivot
126
5. Ejemplo de PowerPivot
5.1 Datos iniciales del ejemplo práctico
5.2 Desarrollo
126
129
ANEXOS: Información sobre el libro Dominar las Tablas
Dinámicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestión
Empresarial

Artículo: Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel como
sistema de información de los ERP y CRM

Entrevista publicada en It-Spain.net sobre el
Dominar las tablas dinámicas en Excel 2007-2010

Otros libros del autor
libro
4
Introducción
Desde que salió al mercado el Excel 2010 ha incorporado de forma
gratuita un complemento que se llama PowerPivot y que nos permite
gestionar diferentes bases de datos desde Excel para crear con ellas las
tablas dinámicas, indicadores y gráficos interactivos, es por ello que he
intentado confeccionar un documento de libre distribución para que los
usuarios
puedan utilizar esta herramienta de una
forma ágil y
práctica, para ello en la web: www.powerpivot.com pueden analizar
el funcionamiento y descargar este complemento de forma
gratuita, sólo hay que tener instalado el Excel 2010.
Esta publicación complementa el libro Dominar las Tablas Dinámicas
para mejorar la gestión empresarial, PowerPivot tiene una ayuda
muy completa que puede dar respuesta a las necesidades de cada
usuario en todo momento, pero este documento le ayudará sin duda a
conocer el funcionamiento global de esta excelente herramienta para
gestionar las diferentes fuentes de información.
Menús de PowerPivot
5
1. Introducción a PowerPivot con
Excel 2010
1.1 Que es PowerPivot para Excel
2010
PowerPivot para Excel 2010 es una herramienta de análisis de datos que
proporciona un potencial de cálculo de tiempo inigualable directamente desde
el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel. ©
Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de
datos en información significativa a una velocidad considerable para obtener
las respuestas que necesita.
Puede compartir fácilmente sus conclusiones con otras personas. PowerPivot
puede incluso ayudar a su departamento de TI a mejorar la eficacia operativa
a través de herramientas de administración basadas en SharePoint también.
PowerPivot para Excel 2010, es un complemento de Microsoft Excel 2010 que
permite crear eficaces análisis mediante una rápida manipulación de millones
de filas de datos dentro de un libro de trabajo de Excel y utilizar Microsoft
Office 2010 para compartir y colaborar en tus ideas con otras personas.
Se puede combinar la funcionalidad nativa de Excel 2010 con PowerPivot en el
motor de memoria para permitir a los usuarios explorar interactivamente y
realizar cálculos en grandes conjuntos de datos. Además, es fácil racionalizar
el proceso de integración de datos de múltiples fuentes, incluyendo bases de
datos corporativas, hojas de cálculo, informes y alimentación de datos.
Compartir y colaborar con la confianza de fácilmente poder publicar su análisis
a SharePoint 2010 y otros usuarios poder disfrutar las capacidades de la
misma corta y rápida consulta cuando trabaja con su Servicio de informes con
Excel.
PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar
eficaces análisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia
empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una
ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta
de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de
cálculo de Excel.
6
PowerPivot para Excel también incluye un asistente que puede utilizar para
importar los datos de orígenes diferentes, desde grandes bases de datos
corporativas de la intranet, a fuentes de distribución de datos públicas u hojas
de cálculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en
PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas
independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de
cálculo de un libro de Excel. Pero PowerPivot para Excel proporciona una
funcionalidad significativamente diferente de la que está disponible en una
hoja de cálculo de Excel.
Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot están almacenados
en una base de datos de análisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor
local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos
de PowerPivot se pueden mejorar todavía más creando relaciones entre tablas
en la ventana de PowerPivot. Y dado que los datos de PowerPivot están
en Excel, están inmediatamente disponibles para las tablas dinámicas,
gráficos dinámicos y otras características de Excel que se utilizan para
agregar datos e interactuar con ellos. Excel 2010 proporciona todas las
capacidades de presentación e interactividad de datos; por otra parte, los
datos de PowerPivot y los objetos de presentación de Excel se encuentran en
mismo archivo de libro (.xlsx, .xlsb o .xlsm). PowerPivot admite archivos de
hasta 2 GB en tamaño y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en
memoria.
Además de las herramientas gráficas que le ayudan a analizar los datos,
PowerPivot incluye DAX (Expresiones de análisis de datos). El lenguaje DAX
(Expresiones de análisis de datos) es un nuevo lenguaje de fórmulas que
amplía las capacidades de tratamiento de datos de Excel para habilitar
agrupaciones, cálculos y análisis más sofisticados y complejos. La sintaxis de
las fórmulas de DAX es muy parecida a la de las fórmulas de Excel con una
combinación de funciones, operadores y valores.
PowerPivot permitirá a Office Excel 2010 la posibilidad de analizar grandes
cantidades de datos desde orígenes diversos como puedan ser los servicios de
análisis o de reportes de Microsoft SQL Server
7
1.2 Como instalar el complemento de
PowePivot
En primer lugar según la versión se puede proceder a descargar el
complemento desde la siguiente url:
http://www.microsoft.com/downloads/es-es:
Instrucciones:
PowerPivot para Excel 2010 (32 bit):
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168583&clcid=0xC0A
PowerPivot para Excel 2010 (64 bit):
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168584&clcid=0xC0A
Importante:
1) Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con
la versión más reciente de Microsoft® Office 2010. Tenga en cuenta que
PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con la versión más reciente de
Microsoft® Office 2010.
2) Esta es la copia de los términos de licencia Microsoft® SQL Server® 2008
R2 - PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 - RTM para que los revise.
8
Requisitos del sistema

Sistemas operativos compatibles: Windows 7
Windows Server 2008 R2 (64 bits),
Windows XP con SP3 (32 bits),
Windows Vista con SP2 (32 o 64 bits)*,
Windows Server 2008 con SP2 (32 o 64 bits)*,
Windows Server 2003 R2 (32 o 64 bits) con MSXML 6.0 instalado+,
Se admite Terminal Server y Windows en Windows (WOW) (que le permite la
instalación de versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64
bits).
* También se requiere la Actualización de plataforma para Windows
Vista/Windows Server 2008.
+ Solo se admite Microsoft®Office 2010/PowerPivot para Microsoft® Excel
2010 de 32 bits en Windows Server 2003 R2 de 64 bits.
 Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz o superior
 1 GB de RAM como mínimo (se recomienda 2 GB o más).
 3,5 MB de espacio disponible en disco duro.
 Acceso a Internet
Instrucciones


Para instalar PowerPivot para Microsoft® Excel 2010, complete los pasos
siguientes por este orden:
1. Si ejecuta un sistema operativo que no sea Microsoft® Windows® 7 o
Microsoft® Windows® Server 2008 R2, instale .NET Framework 3.5 SP1.
2. Si está ejecutando Windows® Vista o Windows® Server 2008, instale la
Actualización de plataforma
3. Instale Microsoft® Office 2010.
Importante: si desea realizar una instalación personalizada de la versión beta
de Microsoft Office 2010, debe instalar Excel 2010 y las características
compartidas de Office para usar PowerPivot para Excel.
4. Instale PowerPivot para Microsoft® Excel
Importante: si instala la versión de 32 bits de Excel, use la versión de 32 bits
de PowerPivot. Si instala la versión de 64 bits de Excel, use la versión de 64
bits de PowerPivot.
Después de instalar PowerPivot para Microsoft® Excel, tendrá acceso a la
documentación desde la ventana de PowerPivot con un clic en el botón Ayuda
o presionando F1. Le recomendamos que use la versión más reciente de la
documentación, que está disponible desde la Ayuda en pantalla de PowerPivot
para Microsoft® Excel. Puede obtener acceso a otros artículos, blogs y
contenidos de la comunidad desde la página PowerPivot TechNet.
Nota:
1. Al iniciar Microsoft® Office 2010 Excel por primera vez, se le pedirá
permiso- PowerPivot para Microsoft® Excel 2010.
9
2. Menús de PowePivot
2.1 Ventana de PowerPivot
Esta sección proporciona ayuda sobre la ficha y cuadros de diálogo de
PowerPivot que se usan en la ventana de Excel cuando se instala PowerPivot
para Excel. Para obtener información general de la interfaz de usuario. La
ficha PowerPivot de Excel proporciona herramientas para trabajar con tablas
dinámicas, medidas y tablas vinculadas, y para abrir la ventana de
PowerPivot.
Para entrar en
PowePivot pulsar
sobre esta botón
Ventana de PowerPivot
Pulsando el botón anterior accederá a los menús de trabajo de PowerPivot
que son los siguientes:
Página Principal:
10
Diseño:
Si utilizamos tablas vinculadas surge este menú:
2.2 Página Principal
En esta sección se proporciona ayuda en la ficha Página Principal de la
ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles
desde esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de
usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.
11
La ficha Página Principal le permite agregar nuevos datos, copiar y pegar
datos de Excel y otras aplicaciones, aplicar formato y ordenar y filtrar datos.
Nota:
En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de
PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en
esta sección. En Windows XP, las características están disponibles de un
conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los
comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz
de usuario de PowerPivot en Windows XP.
Opciones de la Página Principal
Permite Guardar, publicar o cerrar el PowerPivot.
12
Las opciones de la ficha Página Principal se organizan en grupos.
Portapapeles
Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual.

Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la
ventana de PowerPivot.

Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla
existente en la ventana de PowerPivot.

Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar
datos de una tabla existente del libro de PowerPivot.

Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.
Puede copiar datos en forma de tabla de aplicaciones externas y pegarlos en
un libro de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en
formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Para obtener
más información.
13
Copiar y pegar datos
Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y
pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles
deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word.
También se puede copiar y pegar una tabla entera o un intervalo en
PowerPivot. PowerPivot detectará automáticamente los tipos de datos y los
aplicará a los datos pegados. Sin embargo, también puede modificar el tipo de
datos o formato para mostrar de una columna de forma manual. Para obtener
más información,
Hay algunas restricciones al pegar los datos:

Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los
nuevos datos deben contener exactamente el mismo número de
columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que se
pegan o anexan también deberían ser de los mismos tipos de datos que
los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos compatible. En
algunos
casos
puede
utilizar
un
tipo
de
datos diferente,
pero
normalmente se mostrará un error No coinciden los tipos.

Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo están
disponibles al trabajar con una tabla que se creó inicialmente pegando
datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos anexados ni
Pegar datos reemplazados al agregar datos a una tabla vinculada o
a una tabla de datos importados.
Para pegar datos en la ventana de PowerPivot:
En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo
Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:

Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles en una
tabla PowerPivot nueva.

Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido del
Portapapeles como filas adicionales en la tabla seleccionada. Las
nuevas filas se agregarán al final de la tabla.

Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la tabla
seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los nombres
de encabezado de columna existentes permanecerán en la tabla y las
relaciones se conservarán de modo que no tenga que copiar los
encabezados de columna del origen original.
14
Obtener datos externos
Este grupo le permite conectarse a orígenes de datos externos e importar
datos de esos orígenes. Para obtener información acerca de los orígenes de
datos admitidos.
Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot:
PowerPivot para Excel puede importar datos desde gran variedad de orígenes.
En este tema se describen los tipos de orígenes de datos que se pueden
utilizar, así como información orientativa para identificar los que funcionan
mejor en un libro de PowerPivot.
-Orígenes de datos compatibles
Puede importar datos de los orígenes de datos de la siguiente tabla.
PowerPivot para Excel no instala los proveedores enumerados para cada
origen de datos. Algunos proveedores ya podrían estar instalados con otras
aplicaciones en el equipo; en otros casos tendrá que descargar e instalar el
proveedor.
También puede vincular a tablas en Excel y copiar y pegar los datos desde
aplicaciones, como Excel y Word, que usan un formato HTML para el
Portapapeles. Para obtener más información,
15
1
Origen
Versiones
Tipo de
archivo
Proveedores
Bases de datos de
Access
Microsoft Access
2003, 2007,
2010.
.accdb o
.mdb
Proveedor OLE DB
de ACE 14
Bases de datos
relacionales de SQL
Server
Bases de datos de
Microsoft SQL
Server2005,
2008, 2008 R2;
Microsoft SQL
Azure 2
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
para SQL Server
Proveedor OLE DB
de SQL Server
Native Client
Proveedor OLE DB
de SQL Server
Native Client 10.0
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
SQL Client
Almacenamiento de
datos paralelo de
SQL Server (PDW) 3
2008 R2
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
para SQL Server
PDW
Bases de datos
relacionales de
Oracle
Oracle 9i, 10g,
11g.
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Oracle
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
cliente de Oracle
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
SQL Server
Proveedor
MSDAORA OLE DB
4
OraOLEDB
MSDASQL
Bases de datos
relacionales de
Teradata
Bases de datos
relacionales de
Informix
Teradata V2R6,
V12
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
TDOLEDB
Proveedor de
datos .NET para
Teradata
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Informix
16
Bases de datos
relacionales de IBM
DB2
8.1
Bases de datos
relacionales de
Sybase
(no
aplicable)
DB2OLEDB
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Sybase
Otras bases de
datos relacionales
(no aplicable)
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
o controlador
ODBC
Archivos de texto
(no aplicable)
.txt, .tab,
.csv
Proveedor OLE DB
ACE 14 para
Microsoft Access
Archivos de
Microsoft Excel
Excel 97-2003,
2007, 2010
.xlsx, xlsm,
.xlsb, .xltx,
.xltm
Proveedor OLE DB
de ACE 14
Libro de PowerPivot
Microsoft SQL
Server 2008 R2
Analysis Services
.xlsx, xlsm,
.xlsb, .xltx,
.xltm
ASOLEDB 10.5
(solo se usa con
libros de
PowerPivot que se
publican en
granjas de
servidores de
SharePoint que
tienen instalado
PowerPivot para
SharePoint)
Cubo de Analysis
Services
Microsoft SQL
Server 2005,
2008, 2008 R2
Analysis Services
(no
aplicable)
ASOLEDB 10
Fuentes de
distribución de datos
(se usa para
importar datos de
informes de
Reporting Services,
documentos de
servicio de Atom y
fuente de
única)
Formato Atom 1.0
Cualquier base de
datos que se
exponga como un
servicio ADO.Net
Data Services
Framework, como
un informe de
Microsoft SQL
Server 2005,
2008, 2008, 2008
R2 Reporting
Services
.atomsvc
para un
documento
de servicio
que define
una o más
fuentes
.atom para
un
documento
de fuente
web de Atom
Proveedor de
fuentes de
distribución de
datos de Microsoft
para PowerPivot
Proveedor de
datos de fuentes
de distribución de
datos de .NET
Framework para
PowerPivot
17
Archivos de Office
Database
Connection
1
.odc
También puede utilizar el Proveedor OLE DB para ODBC.
2
para obtener más información sobre SQL Azure, vea del sitio web SQL
Azure.
3
Para obtener más información acerca de SQL Server PDW, vea el sitio web
sobre el almacén de datos paralelo de SQL Server 2008 R2.
4
En algunos casos, el uso del proveedor OLE DB MSDAORA puede producir
errores de conexión, particularmente con versiones más recientes de Oracle.
Si encuentra cualquier error, le recomendamos que utilice otro de los
proveedores enumerados para Oracle.
-Orígenes no compatibles
El siguiente origen de datos no se admite actualmente:

Los documentos de servidor publicados, como bases de datos de Access
que ya se han publicado en SharePoint, no se pueden importar.
Sugerencias para elegir los orígenes de datos
1. La importación de tablas desde bases de datos relacionales ahorra
trabajo porque durante la importación se usan relaciones de clave
externa para crear relaciones entre las hojas de cálculo de PowerPivot.
2. La importación de varias tablas y la eliminación posterior de las que no
necesite también ahorra trabajo. Si importa tablas de una en una, aún
será necesario crear manualmente las relaciones entre las tablas.
3. Las columnas que contienen datos similares en orígenes de datos
diferentes son la base de la creación de relaciones dentro de la ventana
de PowerPivot. Cuando use orígenes de datos heterogéneos, elija tablas
con columnas que se puedan asignar a tablas de otros orígenes de
datos que contengan datos idénticos o similares.
4. Para admitir la actualización de datos para un libro que se publique en
SharePoint, elija orígenes de datos accesibles tanto para las estaciones
de trabajo como para los servidores. Después de publicar el libro,
puede configurar una programación de actualización de datos para
actualizar automáticamente la información en el libro.
18
La utilización de orígenes de datos que están disponibles en servidores
de
red
posibilita
la
actualización
de
datos.
Para
obtener
más
información.
5. En ocasiones, los proveedores OLE DB pueden proporcionar un
rendimiento más rápido para datos de mayor escala. Cuando deba
elegir entre diferentes proveedores para el mismo origen de datos,
pruebe en primer lugar el proveedor OLE DB.
 Importar datos Desde una base de datos
Conéctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis
Services, así como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. Para
obtener más información, vea Importar datos de una base de datos y
Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Conéctese con otros
orígenes relacionales haciendo clic en De otros orígenes.
 Importar datos de una base de datos
En PowerPivot para Excel, puede importar los datos de diversas bases
de datos relacionales y orígenes multidimensionales usando el Asistente
para la importación de tablas. El Asistente para importación de tablas
está disponible en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el
grupo Obtener datos externos. Para conectarse a un origen de datos,
debe tener instalado en el equipo el proveedor adecuado. Para obtener
más información acerca de los orígenes de datos y los proveedores
admitidos, vea Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot.
Nota:
este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un
La siguiente tabla describe, para cada tipo de base de datos, cómo tener
acceso al Asistente para la importación de tablas en el grupo Obtener datos
externos. Complete los pasos del asistente para conectar con una base de
datos e importar datos. En la página Elegir cómo importar los datos, puede
19
seleccionar desde una lista de tablas o vistas o escribir una consulta que
especifique los datos que importar.
Origen de datos
Acceso al Asistente para la importación
de tablas
Base de datos de Microsoft
SQL Server
Haga clic en Desde base de datos y, a
continuación, haga clic Desde SQL Server.
Bases de datos de Microsoft
Access
continuación, haga clic en Desde Access.
Cubo de Microsoft SQL
Server Analysis Services
continuación, haga clic en De Analysis
Services y PowerPivot. Para obtener más
información, vea Importar datos de Analysis
Services o PowerPivot.
Cubo de Microsoft
PowerPivot (hospedado en
SharePoint)
continuación, haga clic en De Analysis
Services y PowerPivot. Para obtener más
información, vea Importar datos de Analysis
Services o PowerPivot.
Microsoft SQL Azure
Almacenamiento de datos
paralelo de Microsoft SQL
Server 2008 R2
Oracle
Teradata
Sybase
Informix
IBM DB2
OLE DB/ODBC
 Importar datos de Analysis Services o PowerPivot
En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis
Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos
puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis
Services u otro libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.

Requisitos previos:
Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL
Server 2008 o SQL Server 2008 R2.
20
Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en
un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando
en un equipo diferente del que emplea para importar datos.
Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los
libros de PowerPivot.

Elegir un método de importación
Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para trabajar con Analysis
Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel.
Aplicación
Método
Vínculo
PowerPivot
para Excel
Haga clic en De Analysis Services o
PowerPivot para importar datos de un cubo de
Analysis Services.
Cómo
PowerPivot
para Excel
Haga clic en De Analysis Services o
PowerPivot para importar los datos de un libro
de PowerPivot publicado en un servidor de
SharePoint.
Cómo
Excel
Haga clic en De otros orígenes en el grupo
Obtener datos externos para establecer una
conexión con un libro de PowerPivot publicado en
un servidor de SharePoint.
Cómo
-Importar datos desde un cubo
Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis
Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo
el contenido o parte de una dimensión, u obtener segmentaciones y
agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el
año actual. Sin embargo, debería tener presente las siguientes
restricciones:

Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se
reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas
a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarán con cada
dimensión en una columna independiente.

Los datos son estáticos una vez importados. No se actualizan desde el
servidor de Analysis Services a petición. Si desea actualizar un libro
para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe
crear una programación de la actualización de datos una vez publicado
21
el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente
los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener más información.

El siguiente procedimiento muestra cómo obtener un subconjunto de
datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este
procedimiento
utiliza
la
base
de
datos
AdventureWorksDW2008R2
para
explicar
de
cómo
ejemplo
de
importar
un
subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis
Services
que
tiene
la
base
de
datos
de
ejemplo
AdventureWorksDW2008R2, puede seguir estos pasos para aprender a
importar datos de Analysis Services.
1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services
o PowerPivot.
Se inicia el Asistente para la importación de tablas.
2. En la página Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis
Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un
nombre descriptivo para la conexión de datos.
3. En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que
hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo, Contososrv\CONTOSO.
4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un
cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son
específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base
de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la
lista.
6. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el servidor de
Analysis Services está disponible.
7. Haga clic en Siguiente.
8. En la página Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseño
para
abrir
un
generador
de
consultas
MDX.
22
En este paso, arrastre en el área de diseño de consulta grande todas
las medidas, atributos de dimensión, jerarquías y miembros calculados
que
desea
importar
en
el
libro
de
PowerPivot.
Si tiene una instrucción de MDX que desea usar, péguela en el cuadro
de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instrucción
funcionará. Para obtener más información acerca de cómo generar
consultas MDX, vea Diseñador de consultas MDX de Analysis Services
(PowerPivot).
Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se creó con el
diseñador de consultas.
9. Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre
se usará como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo
nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se
guardan en una nueva tabla denominada Query.
10.Haga clic en Finalizar.
11.Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar.
Después de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar
el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el
grupo Formato en la cinta de opciones. Asegúrese de comprobar el tipo de
datos de las columnas que contienen datos numéricos o financieros.
PowerPivot a veces cambiará el tipo de datos a texto si encuentra valores
vacíos. Puede utilizar la opción Tipo de datos para corregir el tipo de datos si
los datos numéricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado.
Importar datos desde un libro de PowerPivot
1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services
o PowerPivot.
Se inicia el Asistente para la importación de tablas.
2. En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en
Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo
para la conexión de datos. Usar nombres descriptivos para la conexión
puede ayudarle a recordar cómo se usa la conexión.
3. En Nombre de servidor o archivo:, escriba la dirección URL del
archivo .xlsx publicado. Por ejemplo, http://Contoso-srv/Shared
Documents/ContosoSales.xlsx.
23
Nota:
No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el
libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint.
4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un
cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son
específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el libro de
PowerPivot está disponible.
7. Haga clic en Diseño.
8. Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensión o
jerarquías hacia el área de diseño grande. Opcionalmente, use el panel
de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto
de datos para la importación. Consulte los pasos de la sección anterior
para obtener un ejemplo de cómo compilar la consulta.
9. Haga clic en Aceptar.
10.Haga clic en Validar.
11.Haga clic en Finalizar.
Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato
comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se
cierra la conexión con el libro. Para volver a consultar los datos originales,
puede actualizar el libro. Para obtener más información,
Conectar con un libro de PowerPivot como un origen de datos externo
Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en
Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel
para este escenario, pero debe tener la versión correcta del proveedor OLE DB
de Analysis Services. Para obtener la última versión del proveedor, descargue
e instale Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services OLE DB Provider en
la página SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.
1. En la pestaña Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga
clic en De otros orígenes.
2. Haga clic en De Analysis Services.
24
3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba la dirección del libro de
PowerPivot. La dirección debe incluir el archivo .xlsx que contiene los
datos
(por
ejemplo,
http://constoso-srv/team
site/shared
documents/contoso-quarterly-sales.xlsx).
Nota:
Si obtiene "error de análisis XML en línea 1, columna 1", probablemente no
tiene la versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede
instalar PowerPivot para Excel o descargar e instalar el proveedor OLE DB
de Analysis Services de R2 de Microsoft SQL Server 2008 en la página SQL
Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.
5. En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar.
6. En Importar datos, especifique cómo desea que aparezcan los datos
(por ejemplo, elija informe de tabla dinámica).
7. Haga clic en Propiedades y a continuación, abra la ficha Definición
para comprobar que la cadena de conexión especifica
Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE
DB correcto.
8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Finalizar para
preparar la conexión.
Una lista de campos de tablas dinámicas aparece en el área de trabajo que
contiene campos del libro PowerPivot.
Interacción de PowerPivot con cubos de Analysis Services
Cuando usa el asistente para conectarse con un origen de datos de Analysis
Services, el motor VertiPaq de PowerPivot crea una consulta MDX para la base
de datos Analysis Services y, a continuación, descarga los datos en el libro.
Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automáticamente cuando
los datos del cubo cambian.
Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autónomos tras la fase de
importación. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una
superficie de exploración para un cubo existente, debería considerarlo como
un área de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo
útiles y derivar de ahí nuevos análisis que son independientes del cubo y de
otros orígenes de datos.
25
Si desea ver las sentencias MDX que genera el libro PowerPivot durante
importación, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener
información acerca de cómo crear un archivo de seguimiento.
Si está acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel,
debería saber que algunas características de Excel no se pueden usar con
libros de PowerPivot. Al conectarse a un cubo de PowerPivot, no se admiten
las características de Excel siguientes:

Cubos sin conexión

Agrupación en tablas dinámicas

Comando de obtención de detalles

Importar datos de informe.
Conéctese a una fuente de distribución de datos que un informe de
Reporting
Services
ponga
a
su
disposición.
Para
obtener
más
información.
26

De fuentes de datos.
Conéctese a fuentes de distribución de datos generadas desde orígenes
de datos en línea. Para obtener más información.
Importar datos de una fuente de distribución de datos
Las fuentes de distribución de datos son uno o varios flujos de datos XML que
se generan a partir de un origen de datos en línea y se transmiten a un
documento o aplicación de destino. En PowerPivot para Excel, puede importar
una fuente de distribución de datos en el libro de PowerPivot mediante el
Asistente para importación de tablas. Después de importar una fuente de
distribución de datos en un libro, puede utilizarlo posteriormente en cualquier
operación de actualización de datos que programe.
Importar datos de una fuente de texto
27
Importar datos de una fuente de otros orígenes
28
 Actualizar
Actualice uno o varios orígenes de datos usados en el libro actual.
Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares
aunque distintas: La actualización de datos significa la obtención de
datos actualizados de los orígenes de datos externos
-Actualizar o cambiar los datos importados
Al importar los datos de un origen de datos externo en un libro, puede
decidir mantener los datos tal cual, capturar un momento dado para
realizar un análisis más extenso o actualizar los datos del origen
siempre que lo decida.
La última opción es práctica si va a obtener los datos de las bases de
datos relacionales que contiene la información de ventas actuales, o
fuentes de distribución de datos que se actualizan varias veces al día.
Hay dos tipos de actualizaciones de datos:
-Actualización manual. Puede actualizar los datos del libro
manualmente en cualquier momento. Se pueden actualizar todos los
datos, que es el valor predeterminado, o elegir manualmente las tablas
y columnas que se van a actualizar en orígenes de datos individuales.
-Actualización automática o programada. Si ha publicado un libro
en una Galería de PowerPivot o en un sitio de Sharepoint que admita
PowerPivot, usted o el administrador de Sharepoint pueden crear una
programación para actualizar los datos del libro automáticamente.
Además de obtener los datos actualizados de un origen existente,
tendrá que actualizar los datos del libro cada vez que efectúe cambios
en el esquema del origen de datos. Por ejemplo, uno de estos cambios
puede ser agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se
importan.
29
Nota:
Tenga en cuenta que la suma de datos, modificación de datos o
edición de filtros activa siempre el recalculo de cualquier columna o
fórmula que dependan de ese origen de datos. Estas operaciones
pueden llevar bastante tiempo. Para obtener más información, vea
Recalcular las fórmulas.
-Actualizar manualmente un origen de datos existente:
Si necesita actualizar metadatos de columnas u obtener datos recientes
para diseñar nuevas fórmulas, puede actualizar los datos manualmente
en cualquier momento. En los siguientes temas se dan instrucciones
para actualizar un origen de datos manualmente y editar sus
propiedades.
-Programar actualizaciones de datos mediante Sharepoint
Puede programar la actualización de datos para que se produzca a
intervalos periódicos cuando guarde un libro PowerPivot en un sitio de
SharePoint. Si se usa información de conexión en el libro o en la
programación, el servidor se conectará a los orígenes de datos y
recuperará los datos actualizados en su nombre.
-Cambiar un origen de datos
Si tiene que cambiar los datos asociados a un libro, puede usar las
herramientas del complemento de PowerPivot para modificar la
información de conexión o actualizar la definición de las tablas y
columnas que se utilizan en los datos de PowerPivot.
Los cambios que puede hacer en los orígenes de datos existentes son
los siguientes:
Conexiones


Editar el nombre del
Tablas

Agregar o quitar
Columnas

Cambiar los
servidor o de la base
un filtro en los
nombres de
de datos
datos
columna
Cambiar el nombre del
archivo de texto, hoja

Cambiar los
criterios de filtro

Agregar
nuevas
30
de cálculo o fuente de

tablas
de origen

Eliminar
columnas del
nombres de tabla
libro (no
Modificar las
afecta al
En el caso de los
asignaciones
origen de
orígenes de datos
entre las tablas
datos)
relacionales, cambiar
del origen y las
el catálogo
tablas del libro

Cambiar la ubicación
predeterminado o el


Cambiar los
del origen de datos

columnas
Agregar o quitar


Seleccionar otras
catálogo inicial
columnas del
Cambiar el método de
origen
autenticación o las
credenciales utilizadas
para tener acceso a
los datos

Editar las propiedades
avanzadas del origen
de datos
Para realizar modificaciones, siga estos pasos en la ventana de
PowerPivot:

En la ficha Diseño, haga clic en el grupo Conexiones, haga clic
en el botón Conexiones existentes, elija una conexión y use los
editores que se proporcionan. Para obtener más información, vea
Editar las propiedades de un origen de datos existente.
31

Haga clic en la ficha que contiene la tabla que desea modificar y,
a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades,
haga clic en el botón Propiedades de tabla.

Seleccione la columna que desea modificar, para ello, haga clic en
su encabezado y, a continuación, en la ficha Inicio, use los
controles del grupo Formato para modificar las propiedades de la
columna.

Cambiar las filas que se importan
Al importar un origen de datos, puede definir los filtros para restringir
el número total de filas que se importan. Puede resultar útil al empezar
a desarrollar un conjunto de datos para su análisis y se desea trabajar
solo con un subconjunto de los datos para mejorar el rendimiento.
También se pueden crear libros diferentes para regiones diferentes: por
ejemplo, se podría usar el mismo origen de datos, pero filtrar por una
región determinada.
Si posteriormente se decide agregar más datos, no es necesario volver
a crear el modelo con otro filtro; en lugar de ello, no hay más que
editar los filtros que se aplican al origen de datos para obtener más o
menos datos.
El recalculo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen
fórmulas.
Recalcular las fórmulas
Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en
cuando podría tener que actualizar los datos del origen, recalcular las
fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos
que se presentan en una tabla dinámica están actualizados.
En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular
los datos, se proporciona información general acerca de qué hacer para
recalcular los datos y se describen opciones para ello.
PowerPivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:
Actualización de datos significa obtener datos actualizados de los orígenes
de datos externos. PowerPivot no detecta automáticamente los cambios en
orígenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente
32
desde el libro de PowerPivot o automáticamente si el libro se comparte en
SharePoint. Para obtener más información
Recálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas
dinámicas del libro que contienen fórmulas. Puesto que el recálculo de una
fórmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las
dependencias asociadas a cada cálculo.
Importante:
Nunca debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que
contiene se hayan actualizado.
Recálculo manual y automático
De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automáticamente según sea
necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el
recalculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se
realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificará si
una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un
error en una fórmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir
de la validación y únicamente actualizar los cálculos manualmente, sobre todo
si trabaja con fórmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y
desea controlar el tiempo de las actualizaciones.
Ambos modos, el manual y el automático, tienen ventajas; sin embargo,
recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recalculo automático.
Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los
problemas que ocasiona la eliminación de datos, los cambios en los nombres o
los tipos de datos, o las dependencias perdidas.
-Usar el recálculo automático
Al usar el modo automático de recálculo, cualquier cambio realizado en el libro
que provocaría la modificación del resultado de alguna fórmula desencadenará
el recálculo de la columna completa que contenga una fórmula. Los siguientes
cambios siempre requieren el recálculo de las fórmulas:

Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.

La definición de la fórmula ha cambiado.

Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace
referencia en una fórmula.
33

Las relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o
eliminado.

Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro de
PowerPivot, de modo que las columnas o los cálculos que dependen de
ese cálculo deberían actualizarse.

Se han insertado o eliminado filas.

Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para
actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplicó a una fórmula o como
parte de un tabla dinámica o gráfico dinámico.
-Usar el recálculo manual
Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los
resultados de las fórmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es
especialmente útil en estas situaciones:

Va a diseñar una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los
nombres de las columnas y tablas utilizadas en la fórmula antes de
validarla.

Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una
columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un recálculo.

Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea
posponer el recálculo hasta estar seguro de que se han realizado todas
las modificaciones necesarias.
Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de
cálculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validación o
comprobación de fórmulas, con las siguientes consecuencias:

Cualquier nueva fórmula que agregue al libro se marcará como una
fórmula que contiene un error.

No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.
34
Informes
El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias
tablas dinámicas que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.
 Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico
Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear
tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana
de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña
PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar
una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones.
El botón de tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana
de Excel también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas
tablas y gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén
almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel.
En este tema se supone que ya sabe cómo usar tablas dinámicas y gráficos
dinámicos. Si no es así, consulte los siguientes temas en Microsoft Office
Online para obtener una introducción:
Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene
acceso a las siguientes características:

El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos
(DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones.
Para obtener más información,
35

La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos
relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener más
información,

La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto
actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener
más información,

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar
rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos
al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar
segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarán
automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más
información,
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico
1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los
siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo
Informes.
O bien

En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo
Ver.
2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes
de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo.
36
Opción
Descripción
Tabla dinámica
única
Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva
hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que
seleccione.
Gráfico dinámico
único
Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva
seleccione.
Gráfico y tabla
(horizontal)
Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en
blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los
coloca uno al lado del otro.
Los datos del gráfico y de la tabla son
independientes. Con todo, las segmentaciones de
datos se aplican a los dos.
Gráfico y tabla
(vertical)
Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en
blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de
cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico
por encima de la tabla. Las posiciones se pueden
cambiar posteriormente.
Dos gráficos
(horizontal)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una
nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que
seleccione, y los coloca uno al lado del otro.
Los gráficos son independientes. Con todo, las
segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos gráficos
(vertical)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una
seleccione, y los coloca con un gráfico por encima
del otro. Las posiciones se pueden cambiar
posteriormente.
Cuatro gráficos
Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una
seleccione.
Los gráficos son independientes. Sin embargo, las
segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.
Tabla dinámica sin
información de
estructura
jerárquica: plana
Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de
organizar algunos valores de datos como
encabezados de columna y otros como
encabezados de fila, una nueva columna se agrega
37
para cada campo que agrega y una fila de Totales
se inserta después de cada grupo.
3. Para especificar una ubicación, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja
de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera
celda del rango de celdas donde desee colocarlo.
Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y
muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar
campos y personalizarlo.
 Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot
Una vez agregados los datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinámicas le
ayudan a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar
comparaciones, detectar patrones y relaciones, así como detectar tendencias.
Para crear esta tabla dinámica, tiene que haber completado las tareas
anteriores de este tutorial.
 Agregar una tabla dinámica al análisis
Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en la tarea anterior. Ya
tiene importados los datos y creadas las relaciones. Ahora agregará una tabla
dinámica.
Agregar una tabla dinámica al análisis
1. En la ventana de PowerPivot, en la cinta de opciones de Inicio de
PowerPivot, haga clic en Tabla dinámica.
Asegúrese de crear la tabla dinámica en la ventana de PowerPivot.
38
Hay también un botón de tabla dinámica en la cinta de opciones de
Excel, pero las tablas dinámicas de Excel no pueden tener acceso a los
datos de PowerPivot.
2. Seleccione Tabla dinámica única.
3. Seleccione Nueva hoja de cálculo.
Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especificó y
muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra
dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y
quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su
posición.
4. Seleccione la tabla dinámica vacía.
Si obtiene un mensaje de error que le indica que la lista de datos ya no
es válida, haga clic con el botón secundario en la tabla y seleccione
Actualizar datos.
39
Eliminar una tabla dinámica
Conserve la tabla dinámica en el libro para el paso final del tutorial, pero si
desea eliminarla en algún momento, siga estos pasos.
1. Haga clic dentro de la tabla dinámica.
2. En la ficha Herramientas de tabla dinámica, seleccione Opciones.
3. En el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar.
4. Seleccione Toda la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en
Eliminar en la cinta de opciones de Inicio.
 Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot
Una vez que ha agregado los datos a un libro de PowerPivot, los gráficos
dinámicos le ayudan a resumir, analizar, explorar y presentar los datos
eficazmente. Los gráficos dinámicos proporcionan una representación gráfica
interactiva de los datos en las tablas dinámicas y le ayudan a ver
comparaciones, modelos y tendencias. Los cambios que efectúe en el diseño y
los datos de la tabla dinámica asociada se reflejarán inmediatamente en el
diseño y los datos del informe de gráfico dinámico.
Requisitos previos
Para crear este gráfico dinámico, tiene que haber completado las lecciones
anteriores de este tutorial.



Agregar un gráfico dinámico al análisis
Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en el paso anterior.
Ya tiene los datos importados, las relaciones creadas y una tabla
dinámica agregada. Ahora agregará un gráfico dinámico.
Agregar un gráfico dinámico al análisis
En la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en la flecha debajo
de Tabla dinámica y seleccione Gráfico dinámico.
40
Asegúrese de crear el gráfico dinámico desde la cinta de PowerPivot. También
hay un botón Tabla dinámica en la cinta de Excel, pero los gráficos dinámicos
de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot.
1. Seleccione Hoja de cálculo existente y haga clic en Aceptar.
Eliminar un gráfico dinámico
Puede mantener el gráfico dinámico en el libro, pero si desea eliminarlo en
algún momento, siga estos pasos.
Eliminar un gráfico dinámico
1. Para eliminar un gráfico dinámico, haga clic dentro de él.
2. Haga clic con el botón secundario y seleccione Cortar.
Al eliminar el gráfico dinámico, no se elimina ninguno de los informes
de tabla dinámica asociados.
Mover o copiar hojas de cálculo de Excel
Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o
copiar una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación
diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el
traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado
y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de cálculo que
contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos que están basados
en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro,
recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como
punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del
libro original, puede eliminarlos.
41
Formato
Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de
datos.

Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna
seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una
lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos
que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra
un error.

Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente
seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en
la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.
42

Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de diálogo
Formato de moneda y especifique el formato y el símbolo de moneda.

Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los números
de la columna actualmente seleccionada se muestren como
porcentajes.

Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en
todos los números de la columna actualmente seleccionada. Para
deshacer la acción, presione Ctrl-Z.

Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para
aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se
muestran para un número. Estas opciones no cambian el valor ni
aumentan su precisión, solo afectan al formato de presentación.
Establecer el tipo de datos de una columna
Al pegar o vincular los datos, PowerPivot detectará automáticamente los tipos
de datos y los aplicará. Después de haber agregado los datos al libro, puede
modificar manualmente el tipo de datos de una columna para cambiar el
modo en que se almacenan los datos. Sin embargo, si se cambia el tipo de
datos podría afectar a la precisión de los datos o resultar en la pérdida de los
mismos. Si solo desea cambiar el formato de visualización de los datos sin
cambiar la forma de almacenarlos, puede hacer eso en su lugar.
Para cambiar el tipo de datos o formato de presentación de una columna
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la columna para la que
desea cambiar el tipo de datos o formato de presentación.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Formato, lleve a cabo uno de los
procedimientos siguientes:

Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
O bien

Seleccione un formato de presentación en la lista Formato.
43

Consideraciones sobre la modificación de los tipos de datos
En ocasiones, al intentar cambiar el tipo de datos de una columna o
seleccionar una conversión de datos, se podrían producir uno de los siguientes
errores:

Error al cambiar el tipo de datos

Error al cambiar el tipo de datos de la columna
Estos errores se podrían producir aun cuando el tipo de datos está disponible
como una opción en la lista desplegable Tipo de datos. En esta sección se
explica la causa de estos errores y cómo pueden corregirse.
Descripción del tipo de datos actual
Al agregar los datos a un libro de PowerPivot, PowerPivot para Excel
comprueba las columnas de datos para ver qué tipos de datos contiene cada
columna. Si los datos en esa columna son coherentes, se asigna a la columna
el tipo de datos más preciso.
Sin embargo, si agrega datos de Excel o de otro origen que no aplica el uso
de un tipo de datos único dentro de cada columna, PowerPivot asignará un
tipo de datos que dé cabida a todos los valores dentro de la columna. Por
consiguiente, si una columna contiene números de tipos diferentes, como
enteros, números de tipo long y monedas, PowerPivot utilizará un tipo de
datos decimal. De forma alternativa, si una columna mezcla números y texto,
PowerPivot utilizará el tipo de datos de texto. PowerPivot no proporciona un
tipo de datos similar al tipo de datos General disponible en Excel.
Por consiguiente, si una columna contiene valores numéricos y de texto, no
podrá convertirla en un tipo de datos numérico.
Los tipos de datos siguientes están disponibles en los libros de PowerPivot:
Tipos de datos de PowerPivot

Text

Decimal Number

Whole Number

Currency

TRUE/FALSE

Date
44
Si encuentra que sus datos tienen un tipo de datos equivocado, o al menos
diferente al que deseaba, tiene varias opciones:

Puede reimportar los datos. Para ello, abra la conexión existente con el
origen de datos y vuelva a importar la columna. En función del tipo de
origen de datos, puede aplicar un filtro durante la importación para
quitar los valores problemáticos.

Puede crear una fórmula de DAX en una columna calculada para crear
un nuevo valor del tipo de datos deseado. Por ejemplo, la función
TRUNC se puede utilizar para convertir un número decimal en un
número entero, o puede combinar funciones de información y funciones
lógicas para probar y convertir los valores.

Conversión de datos
Si se produce un error al seleccionar una opción de conversión de datos,
podría ser que el tipo de datos actual de la columna no admitiera la
conversión seleccionada. No todas las conversiones se permiten con todos los
tipos de datos. Por ejemplo, solo puede cambiar una columna a un tipo de
datos Boolean si el tipo de datos actual de la misma es un número (entero o
decimal) o texto. Por consiguiente, debe elegir un tipo de datos adecuado
para los datos de la columna.
Después de elegir un tipo de datos adecuado, PowerPivot generará una
advertencia sobre los posibles cambios en los datos, como por ejemplo,
pérdida de precisión o truncamiento. Haga clic en Aceptar para aceptar y
cambiar los datos al nuevo tipo de datos.
Si se admite el tipo de datos, pero PowerPivot detecta valores que no se
admiten en el nuevo tipo de datos, obtendrá otro error y deberá corregir los
valores de datos antes de continuar.
Para obtener información detallada sobre los tipos de datos que se usan en los
libros de PowerPivot, cómo se convierten implícitamente y cómo se utilizan los
diferentes tipos de datos en las fórmulas,
45

Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot
En esta sección se describen los tipos de datos que se pueden usar en
PowerPivot para Excel, así como la conversión implícita de los tipos de datos
cuando los datos se calculan o se usan en una fórmula DAX (Expresiones de
análisis de datos).
Los siguientes tipos de datos se admiten para su uso en PowerPivot. Cuando
importa datos o usa un valor en una fórmula, incluso si el origen de datos
contiene un tipo de datos distinto, los datos se convierten a uno de los
siguientes tipos de datos. Los datos que se producen como resultado de las
fórmulas también usan estos tipos de datos.
En general, estos tipos de datos se implementan para habilitar cálculos
precisos en columnas calculadas y, para mantener la coherencia, se aplican
las mismas restricciones al resto de los datos en PowerPivot.
Los formatos usados para números, moneda, fechas y horas deben seguir el
formato de la configuración regional especificada en el equipo que abre el
libro. Se pueden usar las opciones de formato de la hoja de cálculo para
controlar la forma en que se muestra el valor.
Tipo de datos
en la interfaz
de usuario de
PowerPivot
Tipo de
datos en
DAX
Descripción
Whole Number
Valor
entero de
64 bits
(ocho
bytes) 1, 2
Números que no tienen posiciones
decimales. Los enteros pueden ser números
positivos o negativos, pero deben ser
números enteros comprendidos entre 9.223.372.036.854.775.808 (-2^63) y
9.223.372.036.854.775.807 (2^63-1).
Decimal
Number
Número
real de 64
bits (ocho
bytes) 1, 2
Los números reales son aquellos que
pueden tener posiciones decimales.
Abarcan un amplio intervalo de valores:
Valores negativos desde -1,79E +308 hasta
-2,23E -308
Cero
Valores positivos desde 2,23E -308 hasta
1,79E + 308
Sin embargo, el número de dígitos
significativos se limita a 17 dígitos
decimales.
TRUE/FALSE
Boolean
Valor True o False.
Texto
String
Cadena de datos de carácter Unicode.
46
Pueden ser cadenas, números o fechas
representados en un formato de texto.
Date
Fecha y
hora
Fechas y horas en una representación de
fecha y hora aceptada.
Las fechas válidas son todas las fechas
posteriores al 1 de marzo de 1900.
Currency
Currency
El tipo de datos de moneda permite los
valores comprendidos entre 922.337.203.685.477,5808 y
922.337.203.685.477,5807 con cuatro
dígitos decimales de precisión fija.
N/D
En blanco
Un tipo en blanco es un tipo de datos de
DAX que representa y reemplaza los
valores NULL de SQL. Un valor en blanco se
puede crear con la función BLANK y se
puede comprobar si es tal con la función
lógica ISBLANK.
1
Las fórmulas DAX no admiten tipos de datos que sean menores que los
enumerados en la tabla.
2
Si intenta importar datos con valores numéricos muy elevados, es posible
que la importación no se realice correctamente con el error siguiente:
Error de la base de datos en memoria: La columna '<nombre de columna>'
de
la
tabla
'<nombre
de
la
tabla>'
contiene
un
valor,
'1.7976931348623157e+308' que no se admite. La operación se ha
cancelado.
Este error se produce porque PowerPivot utiliza ese valor para representar los
valores NULL. Los valores de la siguiente lista son sinónimos del valor NULL
mencionado anteriormente:
Valor
9223372036854775807
-9223372036854775808
1.7976931348623158e+308
2.2250738585072014e-308
Debería quitar de nuevo el valor de los datos e intentar volver a importarlo.
47

Tipo de datos de tabla
Además, DAX usa un tipo de datos de tabla. DAX usa este tipo de datos en
muchas funciones, como agregaciones y cálculos de inteligencia de tiempo.
Algunas funciones requieren una referencia a una tabla y otras devuelven una
tabla que se puede usar como entrada para otras funciones. En algunas
funciones que requieren una tabla como entrada, puede especificar una
expresión que se evalúa como una tabla; para otras funciones, se requiere
una referencia a una tabla base. Para obtener información acerca de los
requisitos de funciones concretas, vea Referencia de funciones (DAX).
Conversiones implícitas y explícitas de tipos de datos en fórmulas de DAX
Cada función DAX tiene requisitos concretos acerca de los tipos de datos que
se usan como entradas y salidas. Por ejemplo, algunas funciones requieren
enteros para algunos argumentos y fechas para otros; otras funciones
requieren texto o tablas.
Si los datos de la columna que especifique como argumento son incompatibles
con el tipo de datos requerido por la función, en muchos casos DAX devolverá
un error. No obstante, siempre que sea posible DAX intentará convertir
implícitamente los datos al tipo requerido. Por ejemplo:

Una fecha se puede escribir como una cadena y DAX la analizará, e
intentará convertirla a uno de los formatos de fecha y hora de
Windows.

Se pueden sumar TRUE + 1 y obtener el resultado 2, ya que TRUE se
convierte implícitamente al número 1 y se realiza la operación 1+1.

Si suma los valores de dos columnas y uno está representado como
texto ("12") y el otro como número (12), DAX convierte implícitamente
la cadena a un número y, a continuación, realiza la suma para obtener
un resultado numérico. La expresión siguiente devuelve 44: = "22" +
22

Si intenta concatenar dos números, el complemento de PowerPivot los
presentará como cadenas y, a continuación, los concatenará. La
expresión siguiente devuelve "1234": = 12 & 34
En la tabla siguiente se resumen las conversiones implícitas de tipo de datos
que se realizan en las fórmulas. En general, PowerPivot se comporta como
Microsoft Excel y, siempre que sea posible, realiza conversiones implícitas
cuando lo requiere la operación especificada.
48

Tabla de conversiones de datos implícitas
El tipo de conversión que se realiza está determinada por el operador, que
convierte los valores que requiere antes de realizar la operación solicitada. En
estas tablas se enumeran los operadores y se indica la conversión que se lleva
a cabo en cada tipo de datos de la columna cuando se empareja con el tipo de
datos de la fila de intersección.
Nota:
Los tipos de datos de texto no se incluyen en estas tablas. Cuando un
número se representa en formato de texto, en algunos casos PowerPivot
intentará determinar el tipo de número y representarlo como un número.
Suma (+)
Operador (+)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa un número real en una operación de suma en
combinación con datos de moneda, ambos valores se convierten en REAL y el
resultado se devuelve como REAL.
Resta (-)
En la siguiente tabla el encabezado de fila es el minuendo (el lado de la
izquierda) y el encabezado de columna es el substraendo (el lado de la
derecha).
Operador (-)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa una fecha en una operación de resta con otro tipo de
datos, ambos valores se convierten en fechas y el valor devuelto también es
una fecha.
49
Nota:
PowerPivot también admite el operador unario - (negativo), pero este
operador no cambia el tipo de datos del operando.
Multiplicación (*)
Operador (*)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
INTEGER
CURRENCY
CURRENCY
REAL
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un número real en una operación de
multiplicación, ambos números se convierten a números reales y el valor
devuelto también es REAL.
División (/)
En la siguiente tabla, el encabezado de fila es el numerador y el encabezado
de columna es el denominador.
Operador (/)
(Fila/Columna)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un valor de moneda en una
operación de división, ambos valores se convierten a números reales y el
resultado también es un número real.
Operadores de comparación
En las expresiones de comparación, los valores booleanos se consideran
mayores que los valores de cadena y los valores de cadena se consideran
mayores que los valores numéricos o de fecha u hora; se considera que los
números y valores de fecha u hora tienen el mismo rango. No se realiza
ninguna conversión implícita para los valores booleanos o de cadena; BLANK o
un valor en blanco se convierte en 0/""/false, según el tipo de datos del otro
valor comparado.
Las siguientes expresiones de DAX muestran este comportamiento:
=IF(FALSE()>"true","Expression is true", "Expression is false"),
devuelve "Expression is true"
=IF("12">12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve
"Expression is true"
50
=IF("12"=12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve
"Expression is false"
Las conversiones se realizan implícitamente para los tipos numéricos o de
fecha y hora, tal y como se describe en la siguiente tabla:
Operador de comparación
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Controlar valores en blanco, cadenas vacías y valores cero
La forma en que DAX trata los valores cero, los valores NULL y las cadenas
vacías es distinta a como lo hacen Microsoft Excel y SQL Server. En esta
sección se describen las diferencias y cómo se tratan estos tipos de datos.
Lo importante es recordar que en PowerPivot un valor en blanco, una celda
vacía o la ausencia de un valor se representan por el nuevo tipo de valor:
BLANK. Depende de cada función el modo en que se tratan en las
operaciones, como suma o concatenación. También se pueden generar
valores en blanco con la función BLANK o comprobar los valores en blanco con
la función ISBLANK. Los valores NULL de base de datos no se admiten en un
libro de PowerPivot y se convierten implícitamente a valores en blanco si en
una fórmula DAX se hace referencia a una columna que contiene un valor
NULL.
Definir valores en blanco, valores NULL y cadenas vacías
En la tabla siguiente se resumen las diferencias entre DAX y Microsoft Excel
con respecto al modo en que se tratan los valores en blanco.
Expresión
DAX
Excel
BLANK + BLANK
BLANK
0 (cero)
BLANK +5
5
5
BLANK * 5
BLANK
0 (cero)
5/BLANK
Infinito
Error
0/BLANK
NaN
Error
BLANK/BLANK
BLANK
Error
FALSE OR BLANK
FALSE
FALSE
FALSE AND BLANK
FALSE
FALSE
51
TRUE OR BLANK
TRUE
TRUE
TRUE AND BLANK
FALSE
TRUE
BLANK OR BLANK
BLANK
Error
BLANK AND BLANK
BLANK
Error
Ordenar y filtrar
El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando
filtros y ordenando.

Ordenar de menor a mayor y Ordenar de A a Z. Haga clic para
ordenar de menor a mayor. Si está ordenando números, se ordenarán
de menor a mayor. Si está ordenando texto, se ordenará de la A a la Z.

Ordenar de mayor a menor y Ordenar de Z a A. Haga clic para
ordenar de mayor a menor. Si está ordenando números, se ordenarán
de mayor a menor. Si está ordenando texto, se ordenará de la Z a la A.

Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna
en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los
datos.

Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas
las filas de la tabla. Esta opción solo está disponible cuando se han
aplicado filtros a una columna como mínimo.
Nota:
Al hacer clic en este botón, se quitan todos los filtros. Para borrar solo los
filtros deseados, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la
columna que tiene el filtro, seleccione Filtro y, a continuación, seleccione
Borrar filtro de <nombre de columna>.
52

Filtrar y ordenar datos
Cuando trabaje con tablas de datos en PowerPivot para Excel, puede filtrar u
ordenar los datos utilizando los controles de filtro de la ventana de PowerPivot
o aplicando segmentaciones en una tabla dinámica o gráfico dinámico en la
ventana de Excel. Puede incluso crear filtros dentro de los cálculos, para
controlar los datos que se usan de una columna o tabla de datos. Cada tipo de
filtro solo funciona en su ventana respectiva. Por ejemplo, las segmentaciones
no tienen ningún efecto en los datos de la ventana de PowerPivot.
Ordenar datos en una tabla
Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A) y los números (de
menor a mayor o viceversa) en una o varias columnas.
53
Para ordenar los datos en una tabla según una columna de texto:
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos
alfanuméricos, un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa
está en una columna de la tabla que contenga datos alfanuméricos.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno
de los siguientes procedimientos:

Para clasificar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en
Ordenar de A a Z.

Para clasificar en orden alfanumérico descendente, haga clic en
Ordenar de Z a A.
Nota:
En algunos casos, los datos importados de otra aplicación podrían tener
espacios iniciales insertados antes de los datos. Debe quitar los espacios
iniciales para ordenar los datos correctamente.
54
Para ordenar los datos en una tabla según una columna numérica
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos
numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa
está en una columna de la tabla que contenga datos numéricos.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno
de los siguientes procedimientos:

Para ordenar de los números bajos a los números altos, haga clic
en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de los números altos a los números bajos, haga clic
en Ordenar de mayor a menor.
55
Nota:
Si los resultados no son los que esperaba, la columna podría contener
números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los
números negativos importados de algunos sistemas contables o un número
escrito con un símbolo ' inicial (apóstrofo) se almacenan en forma de texto.

Filtrar los datos de una tabla
Puede aplicar los filtros al importar datos para controlar las filas que se cargan
en una tabla de PowerPivot. Para obtener más información sobre cómo
realizar filtrados durante la importación, vea Cambiar las filas que se importan
desde un origen de datos. Después de haber importado los datos, no podrá
eliminar las filas individuales. Sin embargo, puede aplicar filtros
personalizados para controlar la manera en que se muestran las filas. Las filas
que no cumplen los criterios de filtrado se ocultan. Puede filtrar por una o más
columnas. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se
basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos.
Nota:
este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un
Para filtrar datos según los valores de las columnas
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una tabla y, a continuación,
haga clic en la flecha del encabezado de la columna que desea utilizar
para el filtrado.
2. En el menú Autofiltro, siga uno de estos procedimientos:

En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios
valores
para
filtrar
y
haga
clic
en
Aceptar.
56
Si el número de valores es sumamente grande, algunos
elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su
lugar, verá un mensaje similar a "Demasiados elementos para
mostrar".

Haga clic en Número y filtros o Filtros de texto (en función
del tipo de columna) y, a continuación, haga clic en uno de los
comandos de operador de comparación (como Es igual a) o
haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo
Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
57
Para borrar un filtro para una columna
1. Haga clic en la flecha del encabezado de la columna en la que desea
borrar un filtro.
2. Haga clic en Borrar filtro de <nombre de la columna>.
Para borrar todos los filtros de una tabla
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla en la que desea
borrar los filtros.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar
todos los filtros.
58

Filtrar datos con segmentaciones
Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un
clic y reducen los datos que se muestran en las tablas dinámicas y en los
gráficos dinámicos. Las segmentaciones se pueden usar de forma interactiva
para mostrar los cambios de los datos al aplicar filtros. Por ejemplo, se puede
crear un informe de tabla dinámica o un gráfico que muestre las ventas por
año y, a continuación, agregar una segmentación que represente las ofertas.
La segmentación se agrega como un control adicional a la tabla dinámica o al
gráfico, y le permite seleccionar rápidamente criterios y mostrar los cambios
al instante. También se podría incrustar el análisis detallado por oferta en el
propio informe, incluyendo el campo en el encabezado de la fila o la columna,
pero las segmentaciones no agregan filas adicionales a la tabla, solo
proporcionan una vista interactiva de los datos.
59
Para agregar y usar una segmentación de datos
1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla
dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.
2. En la Lista de campos de PowerPivot, arrastre el campo que desea
filtrar
hasta
el
área
Segmentaciones de datos
verticales
o
Segmentaciones de datos horizontales.
La segmentación de datos aparece en el libro con los elementos de
segmentación mostrados. De forma predeterminada, cuando se agrega
una nueva segmentación de datos, se seleccionan todos los elementos
de segmentación.
3. Haga clic en un elemento de segmentación de para aplicar un filtro a
los datos que se muestran en la tabla dinámica.
Puede seleccionar varios elementos dentro de la segmentación de datos
para mostrarlos en la tabla dinámica si mantiene presionada la tecla
CTRL mientras hace clic en cada uno de ellos. Para borrar la
segmentación y mostrar todos los datos, haga clic en el botón Borrar
en la esquina superior derecha de la segmentación de datos.
Nota:
Alternativamente, puede agregar una segmentación de datos usando la
cinta de opciones de la ventana de Excel. En Herramientas de tabla, en
la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar
segmentación de datos, active las casillas situadas al lado de los campos
por los que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si usa
este método, no se aprovecha del diseño automático.
PowerPivot organiza el diseño de las segmentaciones automáticamente. Al
agregar una segmentación de datos al área Segmentaciones de datos
horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, la segmentación se
coloca en la zona horizontal junto a la tabla dinámica. Al agregar una
segmentación de datos al áreaSegmentaciones de datos verticales, se
coloca en la zona vertical. La posición de la segmentación responde a motivos
de comodidad y no afecta a la selección de los datos. Estas zonas solo
contienen las segmentaciones de datos que PowerPivot para Excel administra.
60
Si arrastra una segmentación de datos completamente fuera de la zona,
PowerPivot detendrá la administración de esa segmentación de datos y será
como si se hubiera insertado utilizando el botón Insertar segmentación de
datos de la cinta de opciones de Excel. Por el contrario, si arrastra una
segmentación de datos, que agregó mediante el botón Insertar
segmentación de datos en una de las zonas de PowerPivot, PowerPivot
comenzará a administrarla.
Para reorganizar el orden de las segmentaciones de datos en un libro

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón
secundario en el nombre del campo del área Segmentaciones de
datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y
seleccione Subir, Bajar, Mover al principioo Mover al final para
cambiar el orden.
Para cambiar el tamaño y la posición de las segmentaciones de datos
1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla
dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.
Si alguna segmentación de datos se ha agregado usando PowerPivot,
un borde gris aparecerá alrededor de las zonas de segmentación de
datos al lado de la tabla dinámica.
2. Haga clic y arrastre el borde gris alrededor de una zona de
segmentación de datos para cambiar su tamaño o posición.
La
mayoría
de
las
modificaciones
que
desee
realizar
en
una
segmentación de datos individual se pueden efectuar ajustando el
borde. Si desea que las segmentaciones de datos estén una al lado de
la otra, arrástrelas hasta unirlas y encajarán dentro del borde gris.
Para quitar una segmentación de datos

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón
secundario en la segmentación de datos en el área Segmentaciones
de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y
hace clic en Quitar campo.
61
Ver
Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en
una tabla. El grupo Columnas de la ficha Diseño tiene opciones adicionales.
Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic
en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la
tabla y bloquearlas en esa posición. Al desplazarse por la tabla o agregar una
nueva columna, las columnas inmovilizadas siguen estando visibles. Haga clic
en Liberar para liberar columnas que estaban inmovilizadas.
Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas
temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla
para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos
pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en
la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible
en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja
de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede
inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas.
Importante:
La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la
seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de
columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la
Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está
trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las
columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas,
la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot.
62
Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla
dinámica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los
datos.
Para ocultar una columna individual
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la
columna que desee ocultar.
2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar
columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla
dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.
Para ocultar varias columnas
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las
columnas que desee ocultar.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y
mostrar.
3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada
columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una
de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas.
63
Para inmovilizar columnas
columnas que desee inmovilizar.
2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.

Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de diálogo Ancho
de columna y especificar el ancho de las columnas seleccionadas.
Cuadros de diálogo y Asistente para la importación de tablas
64
Otras funcionalidades:
 Menú que nos sale al pulsar sobre botón derecho:
Por ejemplo seleccionamos una columna de datos y nos sale el siguiente
menú:
65
 Si se marca sobre una pestaña de datos se abre un menú
que nos permite
De la tabla seleccionada
66
 En los apartados se proporciona Ayuda para los cuadros de
diálogo y el asistente que están disponibles en la pantalla de
Página Principal
 Menú Autofiltro
El Autofiltro menú le permite ordenar y filtrar datos en la ventana de
PowerPivot. Para obtener acceso a este menú, en el encabezado de la
columna que desea filtrar u ordenar, haga clic en la flecha abajo.
Para filtrar por una o más columnas: seleccione las columnas concretas en
una lista de campos o especifique criterios en el Cuadro de diálogo Filtro
personalizado. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional
se basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos.
En la lista siguiente se describen opciones de las columnas de texto.
Término
Definición
Ordenar de A a Z
Haga clic aquí para clasificar en orden
alfanumérico ascendente.
Ordenar de Z a A
Haga clic aquí para clasificar en orden
alfanumérico descendente.
Borrar orden de
'[FieldName]'
Borre cualquier orden que esté basado en la
columna seleccionada. Si no hay columnas
ordenadas, los datos se muestran en el mismo
orden en el que se importaron.
Borrar filtro de
'[FieldName]'
Borre los filtros que estén basados en la
columna seleccionada. Si no se han filtrado
columnas, se muestran todas las filas de datos.
Filtros de texto
Haga clic en Filtros de texto y, a continuación,
haga clic en uno de los comandos de operador
de comparación (como Es igual a) o haga clic
en Filtro personalizado. En el cuadro de
diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Lista de campos
En la lista de valores de columna, active o
desactive uno o varios valores para filtrar y
haga clic en Aceptar.
Si el número de valores es sumamente grande,
algunos elementos individuales podrían no
mostrarse en la lista. En su lugar, verá un
mensaje similar a "Demasiados elementos para
mostrar".
67
En la lista siguiente se describen opciones de las columnas numéricas.
Término
Definición
Ordenar de
menor a mayor
Haga clic aquí para ordenar los números en orden
ascendente.
Ordenar de
mayor a menor
Haga clic aquí para ordenar los números en orden
descendente.
Borrar orden de
'[FieldName]'
Borre cualquier orden que esté basado en la columna
seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos
se muestran en el mismo orden en el que se
importaron.
Borrar filtro de
'[FieldName]'
Borre los filtros que estén basados en la columna
seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se
muestran todas las filas de datos.
Número y
filtros
Haga clic en Número y filtros y, a continuación, haga
clic en uno de los comandos de operador de
comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro
personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro
personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Lista de campos
En la lista de valores de columna, active o desactive
uno o varios valores para filtrar y haga clic en
Aceptar.
Si el número de valores es sumamente grande, algunos
elementos individuales podrían no mostrarse en la
lista. En su lugar, verá un mensaje similar a
"Demasiados elementos para mostrar".
68
 Cuadro de diálogo Ancho de columna
El cuadro de diálogo Ancho de columna le permite especificar el ancho de
una columna en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro
de diálogo, en la pestaña Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ancho de
columna. También puede hacer que la columna se ajuste automáticamente al
tamaño del contenido de la columna, haciendo doble clic en la línea de
cuadrícula en el borde derecho de la columna.
Ancho de columna
Escriba el número de píxeles para el ancho de columna.
69
 Cuadro de diálogo Formato de moneda
El cuadro de diálogo Formato de moneda le permite controlar cómo se
presentan los valores numéricos en una columna de la ventana de PowerPivot.
Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la pestaña Inicio, en el
grupo Formato, haga clic en el botón de divisa.
Hay muchas opciones para elegir los formatos específicos de la configuración
regional y de moneda. También puede controlar el número de dígitos que se
muestran en la cantidad monetaria estableciendo el número de posiciones
decimales.
Ejemplo
Muestra el modo en que los números de la columna aparecerán cuando
se hayan aplicado los formatos de moneda seleccionados.
Decimales
Haga clic en la flecha arriba para aumentar el número de lugares
después del separador decimal. El número máximo de lugares
decimales es de 15.
Haga clic en la flecha abajo para reducir el número de posiciones
decimales. El valor mínimo es 0.
Símbolo
Haga clic en la lista desplegable para seleccionar un símbolo de moneda
y configuración regional en la lista.
Por ejemplo, hay varios signos de dólar, pero el de cada configuración
regional se muestra de forma distinta en función de los requisitos
internacionales.
70
 Cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos
El cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos le permite
supervisar la actualización de datos que ha importado en la ventana de
PowerPivot de un origen externo. Para obtener acceso a este cuadro de
diálogo, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic
en Actualizar o en Actualizar todo.
Estado
Indica si la operación de actualización fue correcta o no.
Detalles
Proporciona una lista de las tablas y vistas que se importaron, y el
número de filas que se importaron; proporciona un vínculo a un informe
los problemas que se hayan producido.
Detener actualización
Haga clic aquí para detener la operación de actualización. Esta opción
resulta útil si la operación de actualización tarda demasiado o hay
demasiados errores.
71
 Cuadro de diálogo Ir a
El cuadro de diálogo Ir a le permite trasladarse a una columna concreta de
una tabla de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, presione
F5 en la ventana de PowerPivot.
 Cuadro de diálogo Mover tabla
El cuadro de diálogo Mover tabla le permite cambiar el orden en el que las
tablas aparecen en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro
de diálogo, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte inferior
de la tabla que desea mover y, a continuación, seleccione Mover.
Mover la tabla seleccionada antes de otra tabla
La tabla que desea mover se moverá delante de la tabla que elija en
esta lista. Si desea mover una tabla al final del conjunto de tablas, elija
(mover hasta el final).
72
 Cuadro de diálogo Vista previa de pegado
El cuadro de diálogo Vista previa de pegado le permite ver una vista previa
de los datos que se copian en la ventana de PowerPivot y asegurarse de que
se copian correctamente. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, copie
datos basados en tabla en formato HTML en el Portapapeles y, a continuación,
en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, Pegar
y anexar o Pegar y reemplazar. Las opciones Pegar y anexar y Pegar y
reemplazar solo están disponibles al agregar o reemplazar datos en una
tabla creada copiando y pegando mediante el Portapapeles. No se puede usar
Pegar y anexar ni Pegar y reemplazar al agregar datos a una tabla
vinculada o a una tabla de datos importados.
Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes en función de que los
datos se peguen en una tabla completamente nueva, en una tabla existente y
reemplacen a los datos existentes, o se agreguen al final de una tabla
existente.
-Pegar en una nueva tabla
Nombre de tabla
Especifique el nombre de la tabla que se creará en la ventana de
PowerPivot.
Datos que se van a pegar
Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la
tabla de destino.
Usar primera fila como encabezados de columna
Seleccione esta opción si la primera fila de datos contiene valores que
desea usar como encabezados de columna.
Si no especifica que la primera fila contiene encabezados, PowerPivot
para Excel genera los encabezados predeterminados Columna1,
Columna2, etc.
-Pegar datos anexados
Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la
tabla de destino. Las nuevas filas se agregarán al final de la tabla.
Excluir primera fila de datos copiados
Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del
Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de
como valores de datos.
73
Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como
un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.
-Pegar datos reemplazados
Datos existentes en la tabla
Muestra un ejemplo de los datos existentes en la tabla para que pueda
comprobar las columnas, tipos de datos, etc.
Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles. Se eliminarán los
datos existentes en la tabla de destino y se insertarán las nuevas filas
en la tabla.
Excluir primera fila de datos copiados
Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del
Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de
como valores de datos.
Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como
un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.
 Asistente para la importación de tablas
En esta sección se proporciona ayuda acerca del Asistente para la
importación de tablas. Este asistente le permite importar datos de diversos
orígenes de datos. Para obtener acceso a este asistente en la ventana de
PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en el botón que corresponde al tipo de datos que desea importar
(como datos de una base de datos).
En esta sección
Término
Definición
Configuración avanzada
Especifique la codificación y la configuración
regional del archivo plano al que va a
conectarse.
Diseñador de consultas
MDX de Analysis Services
(PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos
que se importarán de un origen de datos de
Microsoft SQL Server Analysis Services.
Elegir cómo importar los
datos
Especifique cómo importar los datos del
origen de datos seleccionado.
74
Conectarse a un informe o
a una fuente de
Conéctese a una fuente de distribución de
datos desde un documento de servicio de
Atom o a las fuentes de distribución de datos
desde un informe de SQL Server Reporting
Services.
Conectarse a un origen de
datos
Cree una nueva conexión a un origen de
datos, a diversos orígenes de datos como
bases de datos relacionales, fuentes de
distribución de datos y archivos.
Conectarse a una base de
datos de DB2
Conéctese a una base de datos DB2.
Conectar con archivo plano
Conéctese a un archivo plano (.txt), archivo
separado por tabulaciones (.tab) o archivo
separado por comas (.csv).
datos de Microsoft Access
Conéctese a una base de datos de Microsoft
Access.
Conectar con un archivo de
Microsoft Excel
Conéctese a un archivo de Microsoft Excel.
datos de Microsoft SQL
Azure
SQL Azure.
datos de Microsoft SQL
Server
SQL Server.
Conectarse a un
almacenamiento de datos
paralelos de Microsoft SQL
Server
Conéctese a un almacenamiento de datos
paralelos de Microsoft SQL Server.
Conectarse a Microsoft
SQL Server Analysis
Services
Especifique los valores para importar los
datos de un cubo de Microsoft SQL Server
Analysis Services o un libro de PowerPivot que
se hospeda en SharePoint.
datos de Informix
Conéctese a una base de datos de Informix.
datos de Oracle
Conéctese a una base de datos de Oracle.
datos de Sybase
Conéctese a una base de datos de Sybase.
75
datos de Teradata
Conéctese a una base de datos de Teradata.
Credenciales de origen de
datos
Especifique el nombre de usuario y la
contraseña de la conexión del origen de datos
existente que seleccionó.
Detalles
Vea información acerca de una operación de
importación de datos en la que se produjo un
error.
Detalles del filtro
Vea el filtro para la importación de datos.
Resumen de importación
Vea las opciones que ha seleccionado para la
importación de datos.
Importar
Vea el progreso de la operación de
importación de datos.
Obtener una vista previa
de la tabla seleccionada
Obtenga una vista previa de los datos en la
tabla seleccionada, seleccione las columnas
para incluir en los datos, importe y filtre los
datos de las columnas seleccionadas.
Diseñador de consultas
relacionales (PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos
que importar desde una base de datos
relacional.
Seleccionar una conexión
existente
Elija una conexión de origen de datos
existente para utilizarla.
Seleccionar tablas y vistas
Seleccione las tablas y vistas de las que desea
importar los datos.
Seleccionar tablas y vistas
(fuentes de distribución de
datos)
Seleccione las tablas y vistas de las que desea
importar los datos para una fuente de
distribución de datos.
Establecer propiedades
avanzadas
Especifique la configuración de propiedades
adicionales para una conexión a un origen de
datos.
Especificar una cadena de
conexión
Conéctese a un origen de datos OLE DB u
ODBC.
Especificar una consulta
SQL o MDX
Importe los datos utilizando una consulta
SQL.
76
2.3 Diseño
Ventana de PowerPivot: ficha Diseño
En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Diseño de la ventana de
PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles en esta
ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de usuario e
instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Diseño es donde
puede cambiar las propiedades de las tablas, crear y administrar las
relaciones, y modificar las conexiones con orígenes de datos existentes.
También puede agregar columnas y cambiar cuándo se calculan los valores de
columna.
77
Opciones de la ficha Diseño
Las opciones de la ficha Diseño están organizadas en grupos.
Columnas
El grupo Columnas permite crear nuevas columnas y cambiar la manera en
que las columnas se muestran. El grupo Ver de la ficha Inicio tiene opciones
adicionales..

Ocultar y mostrar. Haga clic para mostrar el Cuadro de diálogo
Ocultar y mostrar columnas, que le permite controlar qué columnas se
ocultan y especificar si las columnas se ocultan solo en la ventana de
PowerPivot o también en las tablas dinámicas asociadas con la tabla.
El cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas proporciona una manera
cómoda
para
ocultar
y
mostrar
las
columnas
en
la
ventana
de
PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño,
en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar.
Podría ocultar las columnas si desea trabajar con un subconjunto de los datos
en la ventana PowerPivot, pero podría necesitar mostrarlas cuando desplace el
foco de su análisis. Por ejemplo, suponga que el libro contiene muchas tablas
con columnas ocultas. En lugar de recorrer las tablas una por una para
mostrar columnas, puede hacer clic en Seleccionar todo y, a continuación,
activar la casilla de las columnas En PowerPivot y En tabla dinámica para
que todas las columnas estén visibles en todos los lugares
78
Nota:
Esta característica no está destinada a usarse para la seguridad de los
datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas de la lista de
campos de la tabla dinámica y la ventana de PowerPivot.
Columna
Seleccione la columna que desea ocultar o mostrar.
Haga clic en Seleccionar todo, en la primera fila de la columna, para
aplicar sus selecciones a todas las columnas de la lista.
Sugerencia: para ocultar una columna concreta, también puede hacer
clic con el botón secundario en la columna directamente en la ventana
PowerPivot y especificar una de las siguientes opciones: De
PowerPivot y tabla dinámica, De tabla dinámica o De
PowerPivot.
En PowerPivot
Active la casilla si desea que la columna esté visible al trabajar con
tablas y columnas en la ventana de PowerPivot.
En tabla dinámica
Active la casilla si desea que la columna esté visible en todas las tablas
dinámicas del libro.
Ocultar o inmovilizar columnas
Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas
temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla
para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos
pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en
la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible
en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja
de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede
inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas.
Importante:
La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la
seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de
columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la
79
Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está
trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las
columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas,
la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot. Si oculta
todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinámica, puede
recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos.
Para ocultar una columna individual
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la
columna que desee ocultar.
2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar
columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla
dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.
Para ocultar varias columnas
columnas que desee ocultar.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y
mostrar.
3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada
columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una
de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas.
Para inmovilizar columnas
columnas que desee inmovilizar.
2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.
80

Agregar. Haga clic para agregar una nueva columna en el lado derecho
de la tabla actual. Para obtener más información, vea Crear una
columna calculada.
 Crear una columna calculada
En este tema se muestra cómo crear una columna calculada
.
Descripción de las columnas calculadas
Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla de
PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna,
se crea una fórmula de DAX que los define. La columna calculada se puede
utilizar en una tabla dinámica o un gráfico dinámico como cualquier otra
columna de datos.
Las fórmulas de columnas calculadas son muy similares a las fórmulas
creadas en Excel. A diferencia de Excel,sin embargo, no se puede crear
fórmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la fórmula de DAX
se aplica automáticamente a toda la columna.
Cuando una columna contiene una fórmula, el valor se calcula para cada fila.
Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la fórmula. A
continuación, los valores de columna se actualizan según convenga, por
ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan.
Puede crear columnas calculadas que están basadas en las medidas y en otras
columnas calculadas. Por ejemplo, se podría crear una columna calculada para
extraer un número de una cadena de texto y, a continuación, utilizar ese
número en otra columna calculada
81
Crear una columna calculada
Una columna calculada se basa en los datos que se han agregado en una
tabla existente. Por ejemplo, podría decidir concatenar los valores, realizar la
suma, extraer las subcadenas o comparar los valores de otros campos. Para
agregar una columna calculada, debe haber agregado al menos una tabla de
datos al libro de PowerPivot.
Cambiar el nombre de una columna calculada
De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la
derecha de otras columnas en una hoja de cálculo y automáticamente se
asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1,
CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las
columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones
respecto a los cambios en columnas calculadas:

Cada nombre de columna deben ser único en una tabla.

Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las
fórmulas que se basan en dicha columna. A menos que esté en modo
de actualización manual, la actualización de los resultados de las
fórmulas tiene lugar automáticamente. Sin embargo, esta operación
podría tardar algún tiempo.

Algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de columnas o
de otros objetos de un libro de PowerPivot.

Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla
1. En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en
el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y
haga clic en Cambiar nombre de columna.
2. Escriba un nombre nuevo y, a continuación, presione ENTRAR para
aceptarlo.
82
Descripción del rendimiento de las columnas calculadas
La fórmula para una columna calculada puede consumir más recursos que la
fórmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de
una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla,
mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la
tabla dinámica o el gráfico dinámico.
Por ejemplo, una tabla con un millón de filas siempre tendrá una columna
calculada con un millón de resultados y un efecto correspondiente en el
rendimiento. Sin embargo, una tabla dinámica generalmente filtra los datos
aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida
solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla
dinámica.
Una fórmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la
fórmula, como otras columnas o expresiones que evalúan valores. Por
ejemplo, una columna calculada que está basada en otra columna o un cálculo
que contiene una expresión con una referencia de columna no se puede
evaluar hasta que se evalúe la otra columna. De forma predeterminada, la
actualización automática está habilitada en los libros; por consiguiente, tales
dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las
fórmulas se actualizan.
Para evitar tener problemas con el rendimiento al crear columnas calculadas,
siga estas directrices:

En
lugar
de
crear
una
única
fórmula
que
contenga
muchas
dependencias complejas, cree las fórmulas en pasos y guarde los
resultados en las columnas, de modo que pueda validarlos y evaluar el
rendimiento.

Con frecuencia, la modificación de datos requiere que se actualicen las
columnas calculadas. Puede evitarlo estableciendo el modo de recálculo
en manual; no obstante, si cualquiera de los valores de la columna
calculada es incorrecto, aparecerá atenuada hasta que se actualicen y
recalculen los datos.

Si cambia o elimina las relaciones entre las tablas, las fórmulas que
usan las columnas de esas tablas dejarán de ser válidas.

Si crea una fórmula que contenga una referencia circular o que se haga
referencia a sí misma, se producirá un error.

Eliminar. Haga
clic
para
eliminar
las
columnas
actualmente
seleccionadas. No se pueden seleccionar varias columnas mediante
Ctrl+clic, pero se pueden seleccionar haciendo clic y arrastrando.
83
Cálculos
Haga clic en el botón Opciones de cálculo para controlar la manera en que
el libro realiza los re cálculos de las fórmulas.

Calcular ahora. Cuando el libro está establecido en el modo de cálculo
manual, haga clic para realizar un recalculo del libro completo.

Modo de cálculo automático. El valor predeterminado habilita el
recalculo automático de las fórmulas. Cualquier cambio realizado en los
datos del libro que provocaría la modificación del resultado de cualquier
fórmula desencadenará el recalculo de toda la columna que contiene
una fórmula.

Modo de cálculo manual. Desactiva el recalculo automático. Haga clic
en Calcular ahora para recalcular las fórmulas. Se recomienda
actualizar y validar el libro antes de guardarlo.
Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque
distintas:

La actualización de datos significa la obtención de datos actualizados de
los orígenes de datos externos.

El recálcalo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que
contienen fórmulas.
84
Conexiones
Haga clic en el botón Conexiones existentes para mostrar una lista de
conexiones existentes que se usan en este libro. El cuadro de diálogo
Seleccionar una conexión existente le permite modificar las propiedades de
conexión, actualizar los datos u obtener más datos. Para obtener más
información, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.
85
Seleccionar una conexión existente
Esta página del Asistente para la importación de tablas le permite elegir
una conexión de origen de datos existente para usarla. Para tener acceso al
asistente en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo
Obtener datos externos, haga clic en el tipo de origen de datos del que
desea importar las tablas. Para obtener más información acerca de los
orígenes de datos y proveedores admitidos, vea Orígenes de datos admitidos
en libros de PowerPivot.
Mostrar
Seleccione uno de los siguientes valores para mostrar una categoría de
conexiones con orígenes de datos en el cuadro Seleccionar una
conexión de origen de datos.
Valor
Descripción
Conexiones de
PowerPivot
Conexiones del libro de PowerPivot.
Conexiones locales
Archivos de conexión de datos de Office (.odc)
almacenados en el equipo local.
Conexiones de
libro
Archivos de conexión de datos de Office (.odc)
almacenados en el libro de PowerPivot.
Seleccionar una conexión
Seleccione la conexión de origen de datos que usar.
Buscar más
Seleccione un archivo .odc almacenado en el equipo local
Editar las propiedades de un origen de datos existente
Después de crear una conexión a un origen de datos externo, puede modificar
esa conexión posteriormente de estas maneras:

Puede cambiar la información de conexión, incluido el archivo, fuente o
base de datos utilizados como origen, sus propiedades u otras opciones
de conexión específicas del proveedor.

Puede cambiar las asignaciones de tabla y de columna, así como quitar
las referencias a las columnas que ya no se utilizan.
86
Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene del origen de datos
externo.
Modificar una conexión
El primer procedimiento muestra cómo modificar una conexión de datos. Dado
que las opciones para trabajar con orígenes de datos difieren en función del
tipo de origen de datos, este procedimiento utiliza una base de datos de
Access simple.
Para cambiar el origen de datos externo utilizado por una conexión actual
1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y, en el
grupo Conexiones, haga clic en Conexiones existentes.
2. Seleccione la conexión actual a la base de datos y haga clic en Editar.
Para este ejemplo, el Asistente para la importación de tablas se
abre en la página de configuración de una base de datos de Access. Sin
embargo, en función del tipo de origen de datos que se vaya a cambiar,
el proveedor podría ser otro, lo mismo que las propiedades que están
disponibles.
3. En el cuadro de diálogo Editar conexión, haga clic en Examinar para
buscar otra base de datos del mismo tipo pero con un nombre o
ubicación diferente.
En cuanto cambia el archivo de base de datos, un mensaje aparece
indicando que tiene que guardar y actualizar las tablas para ver los
nuevos datos.
4. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar.
5. En la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en
Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar todo.
Las tablas se actualizan utilizando el nuevo origen de datos, pero con
las selecciones de datos originales.
87
Nota:
Si el nuevo origen de datos contiene alguna tabla adicional que no se
encontraba en el origen de datos original, debe volver a abrir la conexión
cambiada y agregar las tablas, tal y como se describe en Cambiar las filas
que se importan desde un origen de datos.
Editar las asignaciones de columna y de tabla (enlaces)
Este procedimiento describe cómo editar las asignaciones una vez ha
cambiado un origen de datos.
Para editar la asignación de columnas cuando se cambia un origen de datos
1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Diseño y, en el
grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.
El nombre de la tabla del libro actual se muestra en el cuadro Nombre
de la tabla. El cuadro Nombre de origen contiene el nombre de la
tabla en el origen de datos externo. Si las columnas se denominan de
manera diferente en el origen y en el libro, puede alternar entre los dos
conjuntos de nombres de columnas seleccionando las opciones Origen
o Datos PowerPivot (libro).
2. Para cambiar la tabla que se utiliza como origen de datos, en Nombre
de origen, seleccione una tabla diferente de la actual.
3. Cambie la asignación de columnas si es necesario:
a. Para agregar columnas que se encuentran en el origen pero no
en el libro, active la casilla situada al lado del nombre de
columna.
Los datos reales se cargarán en el libro la próxima vez que
actualice.
b. Si algunas columnas en el libro ya no están disponibles en el
origen de datos actual, un mensaje aparece en el área de
notificación que enumera las columnas no válidas. No es
necesario hacer nada más.
88
4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios en el libro.
Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla,
automáticamente
se
quitará
cualquier
columna
no
válida
y
se
agregarán las columnas nuevas. Un mensaje aparece e indica que tiene
que actualizar las tablas. Haga clic en Actualizar para cargar los datos
actualizados en el libro.
Relaciones
El grupo Relaciones le permite crear y administrar las relaciones entre las
tablas del libro de PowerPivot.
Crear relaciones entre tablas
Una relación es una conexión que se crea entre dos tablas de datos. La
relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas. Por
ejemplo, una tabla de clientes y una tabla de pedidos se pueden relacionar
para mostrar el nombre del cliente que está asociado a cada pedido. Después
de definir una relación entre las tablas en la ventana de PowerPivot, podrá
filtrar los datos utilizando columnas relacionadas, buscar con facilidad valores
en las tablas relacionadas e integrar columnas de varias tablas en una tabla
dinámica.
89

Crear relación. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear
relación, que le permite crear una relación entre tablas de datos. La
relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas.
El cuadro de diálogo Crear relación le permite crear relaciones entre tablas
del libro de PowerPivot o modificar las relaciones existentes. Para obtener
acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones,
haga clic en Crear relación.
.
Tabla
Seleccione la primera tabla de la relación. Debe ser el lado de "varios"
de una relación de varios a uno. Por ejemplo, si la relación es entre una
tabla de clientes y una tabla de pedidos, la tabla de pedidos se debería
especificar como Tabla y la tabla de clientes se debería especificar
como Tabla de búsqueda relacionada. Un cliente puede tener varios
pedidos, pero cada pedido es para un solo cliente.
Nota:
Cada tabla puede tener solo una relación con otra tabla. Por consiguiente,
si ya ha usado una tabla en una relación con la tabla seleccionada
actualmente, la otra tabla no estará disponible en la lista desplegable
Tabla de búsqueda relacionada.
Columna
Seleccione la columna de origen que se usará en la relación.
90
Tabla de búsqueda relacionada
Seleccione la segunda tabla que formará parte de la relación. Esta tabla
debe estar en el lado de uno de una relación de varios a uno.
Columna de búsqueda relacionada
Seleccione la columna de la segunda tabla que se relaciona con la
primera columna. Para cada fila de la Tabla de búsqueda
relacionada, esta columna debe tener un valor único.
Valores duplicados y otros errores
Si elige una columna que no se puede usar en la relación, aparece una X roja
al lado de la columna. Puede pausar el cursor sobre el icono de error para ver
un mensaje con más información sobre el problema. Entre los problemas que
pueden impedir crear una relación entre las columnas seleccionadas están:
Problema o mensaje
Solución
No se puede crear la
relación porque las dos
columnas seleccionadas
contienen valores
duplicados.
Para crear una relación válida, al menos una
de las columnas del par seleccionado debe
contener solo valores únicos.
Puede modificar las columnas para quitar los
valores duplicados o revertir el orden de las
columnas de manera que la columna que
contiene valores únicos se use como
columna de búsqueda relacionada.
La columna contiene un
valor nulo o vacío.
Las columnas de datos no se pueden unir
entre sí por un valor nulo. Para cada fila,
debe haber un valor en las dos columnas que
se usan en una relación.

Administrar relaciones. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo
Administrar relaciones, que le permite ver, modificar o eliminar
relaciones existentes.
Cuadro de diálogo Administrar relaciones
El cuadro de diálogo Administrar relaciones le permite ver o modificar las
relaciones de los datos de PowerPivot, eliminar una o varias relaciones, o
91
crear una nueva relación. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la
ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Administrar relaciones.
Nota:
Al agregar, modificar o eliminar una relación entre tablas, es posible
haya que recalcular el libro. Si las fórmulas del libro usaban columnas
dependían de la relación, las fórmulas pueden devolver un error una
que se cambia la relación. Para obtener más información acerca
recálculo, vea Recalcular las fórmulas.
que
que
vez
del
Nueva relación
Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear relación.
Editar relación
Seleccione una relación en la lista de relaciones y, a continuación, haga
clic en Editar relación para cambiar la relación seleccionada.
Puede cambiar las tablas y columnas utilizadas en la relación.
Eliminar relación
Seleccione una relación de la lista de relaciones y, a continuación, haga
clic en Eliminar relación para eliminarla.
92
Propiedades
Haga clic en el botón Propiedades de tabla para abrir el Cuadro de diálogo
Editar propiedades de tabla, que le permite ver y modificar propiedades de
tablas. Esto solo se aplica a las tablas que se importaron y no a las que se
pegaron directamente en la ventana de PowerPivot.
Cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla
El cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla le permite ver y modificar
las propiedades de tablas que se importan en la ventana de PowerPivot
usando el Asistente para la importación de tablas. Para obtener acceso a este
cuadro de diálogo, seleccione una tabla de datos que haya importado y en la
ficha Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.
Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes, dependiendo de si
importó los datos originalmente seleccionando las tablas en una lista o usando
una consulta SQL.
93
Modo de vista previa de tabla
Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.
Nota:
No puede modificar el nombre aquí. Si embargo, puede cambiar el
nombre de la tabla haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la
tabla en la parte inferior de la ventana de PowerPivot.
Nombre de conexión
Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para
obtener más información para cambiar las propiedades de la conexión,
vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.
Nombre de origen
Se usa para mostrar o cambiar la tabla de la que se obtienen los datos.
Si se cambia el origen a una tabla que tiene columnas distintas que la
tabla actual, aparece un mensaje que advierte que las columnas son
distintas. En ese caso, debe seleccionar las columnas que desea poner
en la tabla actual y hacer clic en Guardar. Puede reemplazar toda la
tabla activando la casilla de la izquierda de la tabla.
Nota:
Al cambiar el origen de datos de una tabla, lo que se hace es reemplazar el
contenido de la tabla actual con el contenido de la nueva tabla de origen.
Nombres de columna de
Source
Seleccione esta opción para reemplazar los nombres de
columna actuales por los nombres de columna de la
tabla de origen seleccionada.
Datos de
PowerPivot
Seleccione esta opción para usar los nombres de
columna actuales y omitir los nombres de la tabla de
origen seleccionada.
Actualizar vista previa
Haga clic en esta opción para ver las columnas de datos de la tabla de
origen actualmente seleccionada.
94
Cambiar a
Vista previa
de tabla
Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista
previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.
Editor de
consultas
Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta en el
origen de datos seleccionado. Esta opción no está
disponible para todos los orígenes de datos.
Casilla en el encabezado de columna
Active la casilla para incluir la columna en la importación de datos.
Desactive la casilla para quitar la columna de la importación de datos.
Botón de flecha abajo en el encabezado de columna
Filtre los datos de la columna.
Borrar filtros de fila
Haga clic en esta opción para quitar los filtros que se hayan aplicado.
Guardar
Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el
reemplazo de columnas.
Modo de diseño de consulta
Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.
Nota:
Aquí no se puede modificar el nombre. El nombre de la tabla se puede
cambiar haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la tabla de la
parte inferior de la ventana de PowerPivot.
Nombre de conexión
Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para obtener más
información para cambiar las propiedades de la conexión.
Vista previa
de tabla
Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista
previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de
datos.
Editor de
consultas
Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta que
se emitirá para el origen de datos seleccionado.
Instrucción SQL
Muestra la instrucción SQL que se emite al origen de datos actual para
recuperar filas. De forma predeterminada, se recuperan todas las filas,
pero se puede recuperar un subconjunto de filas diseñando un filtro o
editando la instrucción SQL manualmente.
95
Validar
Haga clic en esta opción para comprobar si la instrucción es
sintácticamente correcta para el origen de datos y el proveedor
seleccionados.
Diseño
Haga clic en esta opción para abrir un diseñador de consultas visual y
generar una instrucción de consulta. Para obtener información acerca
de cómo utilizar el diseñador, presione F1 desde el diseñador.
Guardar
Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el
reemplazo de columnas.
Editar
Haga clic en Deshacer o en Rehacer según convenga. Si una acción no se
puede deshacer o rehacer, no estará disponible.
96
2.4 Tablas vinculadas
Ventana de PowerPivot: ficha Tablas vinculadas
En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Tablas vinculadas en la
ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles
en esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de
usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.
La ficha Tablas vinculadas está disponible en la cinta de opciones de
PowerPivot en Herramientas de tabla si selecciona una tabla de PowerPivot
que está vinculada a una tabla de Excel. Para obtener más información acerca
de las tablas vinculadas y cómo usarlas para precisar los datos.
97
Opciones de la ficha Tablas vinculadas
La ficha Tablas vinculadas contiene las siguientes opciones.

Actualizar todo. Haga clic para actualizar todas las tablas de
PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.

Actualizar datos seleccionados. Haga clic para actualizar solo la
tabla de PowerPivot seleccionada actualmente. Tenga en cuenta que la
tabla debe estar vinculada a una tabla de Excel para que se pueda
actualizar; estas opciones no se aplican a las tablas de otros orígenes.

Tabla de Excel. Muestra los nombres de todas las tablas disponibles
en el libro de Excel. Se puede escribir un nombre para ir a una tabla, si
el nombre es de una tabla válida dentro del libro de Excel actual.

Ir a la tabla de Excel. Haga clic para cambiar al libro de Excel y ver la
tabla.

Modo de actualización. Haga clic para establecer el modo de
actualización para las tablas vinculadas en Automático o Manual. Esto
afecta al modo en que los cambios en una tabla de Excel afectan a la
tabla vinculada en la ventana de PowerPivot.
98
3. Ventana de PowerPivot
Opciones iniciales una vez hemos trabajado con la Ventana de
PowerPivot:
3.1 Medidas
Medidas
Los botones en el grupo Medida le permiten crear, ver, modificar y eliminar
medidas. Una medida es una fórmula que define y guarda como parte de los
datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinámica o
gráfico dinámico para realizar cálculos dinámicos.
99
Cuadro de diálogo Configuración de medida (agregación estándar)
El cuadro de diálogo Configuración de medida permite que cree o cambie
una medida que usa una agregación estándar. Para obtener acceso a este
cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la Lista de campos de
PowerPivot, en el panel Valores, haga clic con el botón secundario y luego
haga clic en Editar medida.
Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y
almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot
puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información
acerca de las medidas. Las agregaciones estándar son las basadas en SUM,
COUNT, MIN, MAX y AVERAGE, que son las que se pueden crear en una tabla
dinámica estándar de Excel.
Nota:
También puede definir agregaciones personalizadas usando el lenguaje de
fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX), pero no puede diseñar
fórmulas personalizadas mediante este cuadro de diálogo. Para obtener
más información, vea Crear una medida en una tabla dinámica o gráfico
dinámico.
Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla donde se almacenará la definición del
campo.
Nombre de origen
Muestra el nombre de la columna que contiene los valores que se van a
agregar.
Nombre personalizado
Escriba un nombre para mostrar que puede usar para la agregación. El
nombre para mostrar solo se usa en la tabla dinámica o gráfico
dinámico.
Elija cómo desea que se agregue el campo seleccionado
Elija el tipo de cálculo que desea utilizar. Los valores del campo se
calculan y se colocan en la tabla dinámica o gráfico dinámico.
Agregaciones estándar:
Sum
Count
Min
Max
AVG
100
Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot
en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft
La medida utilizará esta fórmula
Muestra la fórmula de DAX generada por las selecciones.
Cuadro de diálogo Configuración de medida (Personalizar agregación)
El cuadro de diálogo Configuración de medida le permite o cambiar una
medida que usa una agregación personalizada escribiendo una fórmula en el
lenguaje de fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX). Para obtener
acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la pestaña
PowerPivot, en el grupo Medidas, haga clic en Nueva medida o
Configuración de medida.
Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y
almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot
puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información
acerca de las medidas. Las agregaciones personalizadas son las que no están
basadas en las agregaciones que puede crear en una tabla dinámica estándar
de Excel.
Nombre de tabla
Escriba el nombre de la tabla donde se debe almacenar la definición de
la medida.
Nota:
Si posteriormente elimina la tabla, también se eliminará la medida.
Nombre de medida (todas las tablas dinámicas)
Escriba el nombre que se va a usar de la medida.
Este nombre de medida define el nombre de almacenamiento de la
medida que debe ser único en el libro. Cualquier referencia a esta
medida desde otras fórmulas debe usar este nombre, mientras que el
nombre personalizado es solo para mostrar.
Nombre personalizado (esta tabla dinámica)
Escriba un nombre para mostrar de la medida.
Este nombre de medida define el nombre que se usa en la medida para
mostrarse en la tabla dinámica actual.
Fx
Haga clic aquí para abrir el cuadro de diálogo Insertar función y
generar una fórmula.
También puede escribir directamente la fórmula en el cuadro de texto.
Comprobar fórmula
Haga clic aquí para comprobar que la fórmula no tiene ningún error
sintáctico o semántico. Para obtener más información sobre cómo
resolver errores que se producen en una fórmula de DAX.
101
Cuadro de texto Fórmula
Muestra la fórmula de DAX que define la medida o los valores de
campo.
Puede modificar la fórmula directamente en este cuadro de texto, pero
el cuadro de texto no realiza ninguna validación.
Cuadro de texto de mensaje y advertencia
Muestra mensajes sobre el estado de la fórmula. Si la fórmula tiene un
error, en este cuadro se muestra información sobre el problema.
La parte resaltada de la fórmula es la que probablemente hay que
cambiar para solucionar el problema.
Crear una medida
En este tema se muestra cómo crear una medida basada en los datos del libro
de ejemplos de DAX. Este libro incluye los datos relacionados con bicicletas de
la base de datos de AdventureWorks. Para obtener más información acerca de
dónde obtener el libro de ejemplo, vea Obtener datos de muestra para
PowerPivot. Para obtener más información acerca de las fórmulas, vea
Generar fórmulas para columnas calculadas y medidas.
Descripción de las medidas
Una medida es una fórmula que se crea específicamente para su uso en una
tabla dinámica (o gráfico dinámico) que use datos PowerPivot. Las medidas
pueden estar basadas en funciones de agregación estándar, como COUNT o
SUM, o puede definir su propia fórmula utilizando DAX. Una medida se utiliza
en el área Valores de una tabla dinámica. Si desea colocar los resultados
calculados en un área diferente de una tabla dinámica, utilice en su lugar una
columna calculada (Crear una columna calculada).
Al crear una medida, la asocia a una tabla del libro; la definición de la medida
se guarda con esta tabla. Aparece en la Lista de campos de PowerPivot y está
disponible para todos los usuarios del libro.
Crear y modificar las medidas
Antes de crear una medida, debe agregar primero una tabla dinámica o un
gráfico dinámico al libro PowerPivot. Al agregar la medida, la fórmula se
evalúa para cada celda del área Valores de la tabla dinámica. Puesto que se
crea un resultado para cada combinación de encabezados de fila y columna, el
resultado para la medida puede ser diferente en cada celda de la tabla
dinámica.
Después de agregar una tabla dinámica o un gráfico dinámico a un libro de
PowerPivot, use el cuadro de diálogo Configuración de medida para agregar
una medida que contiene una fórmula. La fórmula define una suma, un
promedio u otro cálculo con las columnas y las tablas de la ventana de
PowerPivot. Las agregaciones estándar se crean de la misma forma que en
Excel: arrastrando campos hasta el área de campo Valores y, a continuación,
eligiendo uno de los métodos de agregación estándar: COUNT, SUM,
102
AVERAGE, MIN o MAX. Las agregaciones personalizadas se explican en la
sección siguiente.
La medida que cree se puede utilizar en más de una tabla dinámica o gráfico
dinámico. El nombre de la medida debe ser único dentro de un libro y no
puede utilizar el mismo nombre que se use para alguna de sus columnas.
Modificar una medida existente
Para ver la definición de una medida existente, use el Lista de campos de
PowerPivot. La Lista de campos de PowerPivot contiene una lista de todas
tablas de la ventana de PowerPivot actual, incluidas las columnas de datos sin
formato, las columnas calculadas y cualquier medida que haya definido. Puede
hacer clic con el botón secundario en la definición de cualquier medida y
seleccionar Editar fórmula para abrir un cuadro de diálogo donde podrá ver
y modificar la definición de la medida.
Para ver y cambiar una medida existente
1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte del área de la tabla
dinámica o del gráfico dinámico para mostrar la Lista de campos de
PowerPivot.
2. En la Lista de campos de PowerPivot, busque la tabla que contenga
la medida que creó.
Cada tabla puede contener columnas base, columnas calculadas y
medidas. Las medidas se indican mediante un icono de calculadora
pequeño situado a la derecha del nombre de la medida.
En
este
ejemplo,
haga
clic
con
el
botón
secundario
en
SumAmtByReseller y haga clic en Editar fórmula.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de medida, modifique la
fórmula.
También puede cambiar el nombre de la medida o el nombre
personalizado y la tabla asociada.
103
3.2 Informe de tabla dinámica
Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear
tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana
de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña
PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar
una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones. El botón de
tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana de Excel
también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas tablas y
gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén
almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel.
Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene
acceso a las siguientes características:

El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos
(DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones.
Para obtener más información, vea Introducción a DAX (Expresiones de
análisis de datos).
104

La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos
relacionados
y
filtrar
mediante
relaciones.
Para
obtener
más
información, vea Descripción del uso de relaciones y búsquedas en las
fórmulas.

La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto
actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener
más información, vea Filtrar los datos de una tabla.

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar
rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos
al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar
segmentaciones
de
datos,
dichas
segmentaciones
filtrarán
automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más
información, vea Filtrar datos con segmentaciones.
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico
1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los
siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo
Informes.
O bien

En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo
Ver.
2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes
de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo.
Opción
Descripción
Tabla dinámica
única
Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva
seleccione.
Gráfico dinámico
único
Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva
seleccione.
105
Gráfico y tabla
(horizontal)
Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en
blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los
coloca uno al lado del otro.
Gráfico y tabla
(vertical)
Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en
blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de
cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico
por encima de la tabla. Las posiciones se pueden
cambiar posteriormente.
Dos gráficos
(horizontal)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva
seleccione, y los coloca uno al lado del otro.
Dos gráficos
(vertical)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva
seleccione, y los coloca con un gráfico por encima
del otro. Las posiciones se pueden cambiar
posteriormente.
Cuatro gráficos
Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una
seleccione.
Los gráficos son independientes. Sin embargo, las
segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.
Tabla dinámica
sin información de
estructura
jerárquica
Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de
organizar
algunos
valores
de
datos
como
encabezados de columna y otros como encabezados
de fila, una nueva columna se agrega para cada
campo que agrega y una fila de Totales se inserta
después de cada grupo.
3. Para especificar una ubicación, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja
de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera
celda del rango de celdas donde desee colocarlo.
106
Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y
muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar
campos y personalizarlo.
Para obtener más información sobre cómo agregar campos y medidas a
un informe, vea los siguientes temas:
Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot
Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot
Crear una medida
Nota:
Si crea un gráfico dinámico, se crea una tabla dinámica asociada en una
nueva hoja de cálculo. Si elimina esta tabla dinámica, el gráfico dinámico
se vuelve un gráfico estándar que ya no puede cambiar.
Mover o copiar hojas de cálculo de Excel
Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o copiar
una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación diferente dentro del
libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un
libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite
para las hojas de cálculo que contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos
que están basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo
libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto
de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original,
puede eliminarlos.
107
3.3 Datos de Excel
Crea una tabla de excel vinculaa a una tabla que está en un archivo de
excel.
El cuadro de diálogo Crear tabla se abre si hace clic en Crear tabla
vinculada en la ventana de Excel pero no tiene una tabla seleccionada en
una hoja de cálculo de Excel. Después de hacer clic en Aceptar en este
cuadro de diálogo, se da formato a su selección como una tabla y la tabla
vinculada se muestra en la ventana de PowerPivot. Para obtener más
información acerca de las tablas vinculadas, vea Agregar datos utilizando
tablas vinculadas de Excel.
Mi tabla tiene encabezados
Desactive esta casilla si los datos seleccionados no incluyen encabezados
para la tabla.
¿Dónde están los datos de la tabla?
Escriba en un intervalo de celdas de la tabla o haga clic en el icono para
abrir el cuadro de diálogo Selección de intervalo.
108
3.4 Opciones de Configuración
El cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de PowerPivot proporciona
opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte técnico;
para cambiar el idioma que se usa en los menús, cuadros de diálogo y
mensajes de la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que
se pueden usar para mejorar el producto. Para obtener acceso a este cuadro
de diálogo, en la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo
Opciones, haga clic en Configuración.
109
Ficha Soporte técnico y diagnósticos
Modo de ejecución de PowerPivot
Muestra el nivel de seguridad de la conexión y usuario actuales. Esta
información se puede utilizar para solucionar los problemas de la
conexión o la actualización de los orígenes de datos.
Habilitar el seguimiento de PowerPivot
Active la casilla para habilitar la creación de un archivo de seguimiento
en el que se registran las interacciones del libro de PowerPivot con el
servidor y con Microsoft Excel. Este archivo de seguimiento puede
ayudar al personal de soporte técnico a diagnosticar los problemas.
El archivo de seguimiento se crea al hacer clic en Tomar instantánea
y el seguimiento está activo siempre que el libro actual esté abierto.
Por consiguiente, si desea deshabilitar el seguimiento, debe cerrar la
ventana de PowerPivot y el libro de Excel, y volver a abrir el libro.
Ubicación del archivo de seguimiento
Muestra la ubicación del archivo de seguimiento, si se ha habilitado el
seguimiento.
Los archivos de seguimiento están almacenados de forma
predeterminada en esta ubicación:
<unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\Escritorio\Trace<id>.trc
Nota:
El archivo está en un formato cifrado pensado para el soporte técnico y no
puede modificarse. Sin embargo, el archivo se puede abrir utilizando SQL
Server Profiler.
Después de habilitar el seguimiento en el cliente, el nombre de la
opción cambia a El seguimiento de cliente está habilitado.
Tomar instantánea
Haga clic para crear un archivo de seguimiento que muestre el estado
actual del libro de PowerPivot.
La ventana de PowerPivot debe estar abierta para crear una
instantánea. Por consiguiente, si el botón Tomar instantánea no está
disponible, cierre el cuadro de diálogo Opciones y diagnósticos, abra
la ventana de PowerPivot y, a continuación, haga clic de nuevo en
Opciones y diagnósticos.
110
Ficha Experiencia del usuario
Opciones de participación
Haga clic para abrir un nuevo cuadro de diálogo y especificar si desea
proporcionar comentarios a Microsoft acerca de su experiencia con este
producto.
Leer más acerca del Programa para la mejora de la experiencia del
usuario
Haga clic en el vínculo para abrir un sitio web donde se describe el
Programa para la mejora de la experiencia del usuario de Microsoft.
Ficha Idioma
Opciones de idioma
Seleccione una opción para cambiar el idioma que se utiliza en los
menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot.
Puede coincidir con la configuración de idioma que utiliza Excel o elegir
un idioma en la lista desplegable.
Si cambia el idioma actual, debe cerrar el libro actual y reiniciar Excel.
Idioma actual
Muestra el idioma que se utiliza actualmente para los menús, cuadros
de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot.
Intercalación
111
Muestra la intercalación, o forma de ordenación, que se utiliza
actualmente para los datos de PowerPivot.
Si no se muestra ninguna intercalación, se utiliza la intercalación
predeterminada para el idioma actual.
3.5 Mostrar u ocultar
La Lista de campos de PowerPivot contiene características que ayudan a
diseñar una tabla dinámica, generar cálculos personalizados y trabajar con
relaciones. La lista de campos se vuelve visible cuando está trabajando con
una tabla dinámica o gráfico dinámico basado en datos de PowerPivot.
112
Después de crear una tabla dinámica, puede alternar la visibilidad de la lista
de campos si hace clic en Lista de campos en la ficha PowerPivot. La lista
de campos es similar al panel de tareas de un libro de Excel estándar, pero
ofrece algunas nuevas características para admitir segmentaciones de datos y
cálculos personalizados.
Áreas de un informe
de tabla dinámica
Descripción
Área de mensajes
En ella se muestra información y advertencias sobre
cambios en la tabla dinámica o los datos que
requieren alguna acción. Haga clic en la acción
adecuada.
Mensaje Haga clic aquí Descripción
La relación puede ser necesaria Crear Haga clic
para iniciar un asistente que detecta y sugiere
relaciones automáticamente.
Se
modificaron
los
datos
PowerPivot
Actualizar Haga clic para sincronizar los metadatos
del modelo y actualizar todos los datos.
Área de búsqueda
Escriba una parte del nombre de un campo y haga
clic en el icono de búsqueda que hay a la derecha
del cuadro de texto. De forma predeterminada, la
búsqueda utiliza caracteres comodín antes y
después del texto que se escribe.
Si hay varios campos que contienen la cadena de
búsqueda, haga clic en las flechas izquierda y
derecha para avanzar o retroceder por la lista de
resultados de búsqueda.
Segmentaciones
de datos verticales
Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los
datos por los valores de ese campo.
Al agregar un campo a esta área, el control
Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del
lado superior de la tabla dinámica. La posición de la
segmentación no afecta a la selección de los datos.
Para obtener más información, vea Filtrar datos con
segmentaciones.
Segmentaciones
de datos
horizontales
Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los
datos por los valores de ese campo.
Al agregar un campo a esta área, el control
Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del
borde superior de la tabla dinámica. La posición de
la segmentación no afecta a la selección de los
datos. Para obtener más información, vea Filtrar
datos con segmentaciones.
Filtro de informe
Utilice esta opción para filtrar el informe completo
según el elemento seleccionado en el filtro de
113
informe. La lista desplegable de control de filtro
aparece inmediatamente por encima de la tabla
dinámica o gráfico dinámico.
Por ejemplo, si tiene un informe que muestra las
ventas para todos los productos, podría agregar el
campo Promociones en el área Filtro del informe
para habilitar el filtrado por promoción.
Etiquetas de
columna
Utilice esta opción para mostrar los campos como
columnas en la parte superior del informe. La
columna con la posición inferior se anida dentro de
otra que esté inmediatamente sobre ella. Puede
hacer clic con el botón secundario en el campo para
moverlo a otra área del informe.
Etiquetas de fila
Utilice esta opción para mostrar los campos como
filas en el informe. La fila con la posición inferior se
anida dentro de otra que esté inmediatamente
sobre ella. Puede hacer clic con el botón secundario
en el campo para moverlo hacia arriba o abajo, o al
principio o el final de la lista de etiquetas de fila.
Valores
Utilice esta opción para mostrar datos de resumen.
Normalmente, los campos numéricos se agregan
aquí. Los campos pueden incluir columnas
calculadas y medidas.
Mensaje de error: "Comando cancelado."
Este mensaje de error se muestra en las siguientes situaciones:

Al intentar agregar una tabla dinámica o una segmentación de datos
que se superpondría a otra tabla dinámica que ya existe en la hoja de
cálculo.

Al intentar agregar un campo que contiene más que 1 millón de filas,
que es el número máximo de filas que admite Excel en una tabla
dinámica.

Al cancelar manualmente una operación que implica una acción de la
lista de campos que habría producido un error, como los dos ejemplos
anteriores.
Mensaje de error: "El campo [FieldName] no se pudo agregar a la
tabla dinámica."
114
Este mensaje de error se muestra al cancelar una consulta de tabla dinámica
con la tecla ESC mientras se agrega un campo a la tabla dinámica.
Crear y cambiar el diseño de los campos en un informe de tablas dinámicas o
gráficos dinámicos
Después de crear un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la
Lista de campos de PowerPivot para agregar los campos. Si desea cambiar
un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la lista de campos
para reorganizar y quitar campos. De forma predeterminada, la Lista de
campos de PowerPivot muestra dos secciones: una de campos en la parte
superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para
reorganizarlos y cambiar su posición.
La Lista de campos de PowerPivot se abre con una lista de todas las tablas
del libro actualmente mostrado. Puede navegar hasta el campo que desee
examinando las tablas o, si conoce el nombre del campo, puede usar el
cuadro de texto Buscar para elegir campos y agregarlos al informe. Puede
arrastrar un campo hacia las distintas áreas del informe de tabla dinámica:

Segmentaciones de datos verticales y Segmentaciones de datos
horizontales. Para obtener más información.

Filtro de informe

Etiquetas de columna

Etiquetas de fila

Values
Para agregar campos a un informe

Para agregar campos a un informe, active la casilla junto a cada
nombre de campo en la lista de campos. El campo se coloca en un área
predeterminada de la sección de diseño, pero puede reorganizar los
campos si lo desea. De forma predeterminada, los campos no
numéricos se agregan al área Etiquetas de fila y los campos
numéricos se agregan al área Valores.
Para reorganizar los campos en un informe

Para reorganizar los campos en un informe: haga clic y arrastre un
campo o haga clic con el botón secundario en un nombre de campo en
la sección de diseño, haga clic en Mover y, a continuación, haga clic en
una de las opciones de movimiento.
115
Para quitar campos de un informe

Para quitar un campo, haga clic con el botón secundario en su nombre
en una de las áreas de diseño y, a continuación, haga clic en Quitar
campo.

Para quitar todas las apariciones de un campo de la sección de diseño,
desactive la casilla situada al lado de su nombre en la lista de campos.
Acerca de las segmentaciones de datos
Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un
clic y reducen la parte de un conjunto de datos que se muestra en las tablas
dinámicas y en los gráficos dinámicos. Las segmentaciones de datos se
pueden utilizar en libros de Microsoft Excel y en libros de PowerPivot, para
filtrar y analizar los datos de forma interactiva. En los libros de PowerPivot, al
agregar una segmentación de datos usando el área Segmentaciones de
datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, se coloca
automáticamente una segmentación en la zona de segmentación de datos
horizontales al lado de la tabla dinámica. Al agregar una segmentación de
datos utilizando el área Segmentaciones de datos verticales, se coloca en
la zona de segmentación de datos verticales.
116
3.6 Relaciones entre tablas
Descripción de relaciones
En este tema se presentan las relaciones que puede definir entre las tablas en
PowerPivot para Excel. Se incluyen las secciones siguientes:

¿Qué es una relación?

Requisitos para las relaciones

Detección automática e inferencia de las relaciones
Después de leer este tema, debería entender lo que es una relación, cuáles
son los requisitos para definir una y cómo puede PowerPivot para Excel
detectar automáticamente las relaciones. Además, obtendrá información
sobre parte de la terminología que los profesionales de bases de datos utilizan
para describir las relaciones.
¿Qué es una relación?
Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una o más
columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para
PowerPivot). Para ver por qué son útiles las relaciones, imagine que realiza el
seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio.
117
Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos
redundantes, como la dirección de correo electrónico del cliente para cada
pedido. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que
actualiza cada fila para ese cliente si la dirección de correo electrónico cambia.
Una solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir
relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos
relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en
PowerPivot para Excel podría representar los datos de los pedidos utilizando
tres tablas relacionadas:
Si importa estas tablas de la misma base de datos, PowerPivot puede detectar
las relaciones entre las tablas en función de las columnas que están entre
[paréntesis] y puede reproducirlas en la ventana de PowerPivot. Para obtener
más información, vea Detección automática e inferencia de relaciones en este
tema. Si importa las tablas de varios orígenes, puede crear las relaciones
manualmente según se describe en Crear una relación entre dos tablas.
Claves y columnas
Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los
mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar
relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna que
almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de
columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podría ser CustomerID y
otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders
contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla
Customers.
En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente
son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de
claves son los más interesantes para nuestros propósitos:

Clave principal: identifica de forma única una fila en una tabla, como
CustomerID en la tabla Customers.

Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave
principal que es única. Por ejemplo, una tabla Employees podría
almacenar un identificador de empleado y un número de la seguridad
social, ambos números únicos.

Clave externa: una columna que hace referencia a una columna única
de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia
a CustomerID en la tabla Customers.
118

Clave compuesta: una clave compuesta de más de una columna. Las
claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel .
En PowerPivot para Excel, la clave principal o la tecla alternativa se conocen
como la columna de búsqueda relacionada, o simplemente columna de
búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa,
puede usar cualquiera de ellas como columna de búsqueda. La clave externa
se conoce como la columna de origen o simplemente columna.
En nuestro ejemplo, una relación se definiría entre CustomerID en la tabla
Orders (la columna) y CustomerID (la columna de búsqueda) en la tabla
Customers. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma
predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la
clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar
cualquier columna que tenga valores únicos para la columna de búsqu
Tipos de relaciones
La relación entre Customers y Orders es una relación de uno a varios. Cada
cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios
clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de muchos a
muchos.
La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida única para cada
cliente, tiene una relación de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo
de relación de varios a varios es una relación directa entre Products y
Customers, en la que un cliente puede comprar muchos productos y el mismo
producto puede ser comprado por muchos clientes. PowerPivot para Excel
no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de
usuario. Para obtener más información, vea "Relaciones de varios a varios"
en este tema.
En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas:
Relaciones y rendimiento
Una vez creada una relación, la base de datos de PowerPivot para Excel
normalmente debe recalcular las fórmulas en que se usen columnas de las
tablas de la relación recién creada. El proceso puede tardar algún tiempo, en
función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.
119
Requisitos para las relaciones
PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear
relaciones:
-Relación única entre tablas
Varias relaciones podrían producir dependencias ambiguas entre las tablas.
Para crear cálculos precisos, se necesita una única ruta de una tabla a la tabla
siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relación entre cada par de tablas
Si intenta importar determinadas tablas, la primera relación se creará
correctamente, pero recibirá el error siguiente en las relaciones sucesivas en
las que participe la misma columna:
* Relación: tabla[columna 1] -> tabla[columna 2] - Estado: error - Motivo: no
se puede crear una relación entre las tablas <tabla 1> y <tabla 2>. Entre dos
tablas solo puede existir una relación directa o indirecta.
Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deberá importar
varias copias de la tabla que contenga la columna de búsqueda y crear una
relación entre cada par de tablas.
-Una relación para cada columna de origen
Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha
usado una columna como columna de origen en una relación, pero desea usar
esa columna para conectar con otra columna de búsqueda relacionada en una
tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la
nueva relación.
Es fácil crear una copia de una columna que tiene los mismos valores exactos
usando una fórmula de DAX en una columna calculada.
-Identificador único para cada tabla
Cada tabla debe tener una única columna que identifique de forma única cada
fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave
principal.
-Columnas de búsqueda única
Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras
palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel,
las cadenas nulas y vacías equivalen a un valor en blanco, que es un valor de
datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en la
columna de búsqueda.
120
-Tipos de datos compatibles
Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda
deben ser compatibles. Para obtener más información acerca de los tipos de
datos, vea Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot.
Claves compuestas y columnas de búsqueda
Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de
PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique
de forma única cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una
relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la
importación de tablas omitirá esa relación porque no se puede crear
en PowerPivot.
Si desea crear una relación entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias
columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe
combinar los valores para crear una columna de clave única antes de crear la
relación. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot
creando una columna calculada.
Relaciones varios a varios
PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no
puede agregar simplemente tablas de unión en PowerPivot. Sin
embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios
a varios.
Autocombinaciones y bucles
Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una
autocombinación es una relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las
autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquías de elementos
primarios y secundarios. Por ejemplo, podría unir una tabla de empleados a sí
misma para generar una jerarquía que muestre la cadena de dirección en un
negocio.
PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En
otras palabras, se prohíbe el conjunto siguiente de relaciones.
Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f
Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n
Tabla 3, columna n a Tabla 1, columna a
Si intenta crear una relación que crearía un bucle, se generará un error.
121
Detección automática e inferencia de las relaciones
Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la
importación de tablas detecta automáticamente las relaciones existentes entre
las tablas. Además, al crear una tabla dinámica, PowerPivot para Excel analiza
los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y
sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones.
El algoritmo de detección usa datos estadísticos de los valores y metadatos de
las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.

Los nombres de las columnas deben ser parecidos entre sí, pero no es
necesario que sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas,
suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen
prácticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID,
EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asignará una
probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos o
exactamente iguales. Por consiguiente, para mejorar la exactitud de la
detección, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos
que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las
tablas existentes.

Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberían ser
compatibles. Para la detección automática, solo se admiten los tipos de
datos de texto y números enteros..
Esta información podría ayudar a entender por qué no se detectan todas las
relaciones, o cómo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el
nombre de campo y los tipos de datos) podrían mejorar los resultados de la
detección automática de relaciones.
Detección automática para los conjuntos con nombre
Las relaciones no se detectan automáticamente entre los campos relacionados
y conjuntos con nombre en una tabla dinámica. Puede crear estas relaciones
manualmente. Si desea usar la detección automática de relaciones, quite cada
conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del
conjunto con nombre a la tabla dinámica.
Inferencia de relaciones
En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan
automáticamente. Por ejemplo, si crea una relación entre los dos primeros
conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relación
entre las otras dos tablas y se establece una relación automáticamente.
Productos y categorías: creadas manualmente
122
Categoría y subcategoría: creadas manualmente
Productos y subcategoría: se deduce la relación
Para que las relaciones se encadenen automáticamente, las relaciones deben
ir en una dirección, como se mostró antes. Si las relaciones iniciales fueran
entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deduciría
una relación. Esto se debe a que la relación entre los productos y los clientes
es una relación de varios a varios.
4. Ventajas de la utilización
de PowerPivot
Microsoft® PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 es una herramienta de
análisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro del
software que los usuarios ya conocen: Microsoft® Excel. Puede
transformar cantidades masivas de datos con una velocidad increíble en
información significativa para conseguir las respuestas que precisa en
cuestión de segundos.
Entre las principales ventajas que posee PowerPivot
 Procesar grandes conjuntos de datos (en ocasiones millones de
filas) con prácticamente el mismo rendimiento que cientos
aprovechando el motor en memoria de PowerPivot. Disfrute de
cálculos y análisis rápidos de grandes volúmenes de datos. Use el
complemento de PowerPivot para Excel 2010 a fin de obtener
análisis más rápidos de grandes conjuntos de datos en el escritorio.
PowerPivot, con su motor en memoria y sus algoritmos de
compresión eficiente, puede procesar enormes conjuntos de datos
con un rendimiento extremadamente rápido. Puede procesar
millones de filas con prácticamente el mismo rendimiento que
tendría al procesar unos cientos de ellas.
 Procese millones de filas con casi el mismo rendimiento que mil
filas y saque el máximo partido de los procesadores de varios
núcleos y los gigabytes de memoria para obtener un procesamiento
de cálculos más rápido a través del motor de inteligencia
empresarial en memoria.
 Aproveche las características familiares de Excel que los usuarios
ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, las tablas
y gráficos dinámicos y las segmentaciones de datos
123
 Utilizar PowerPivot para obtener acceso directamente a datos de
confianza de dominio premium y público desde la sección
DataMarket de Windows Azure Marketplace
 Integrar datos de multitud de orígenes, como son bases de datos
corporativas, hojas de cálculo, informes, archivos de texto y
fuentes de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las
relaciones de datos de forma automática y crear un modelo
personalizable de tablas de hechos y dimensiones para obtener un
análisis en memoria rápido.
 Ir más allá de las expresiones estándar de Excel y usar el lenguaje
de expresiones de análisis de datos (DAX) de PowerPivot para
realizar eficaces operaciones con los datos. Seguir las relaciones
entre las tablas como en una base de datos y definir sofisticados
cálculos mediante expresiones conocidas e intuitivas.
 Rebase los límites de las funciones de expresión de Excel y use
Data Analysis Expressions (DAX) para manipular datos con eficacia.
Siga las relaciones entre tablas como en una base de datos, defina
columnas y medidas calculadas y agregue más de mil millones de
filas.
 Explore, analice y cree análisis de forma interactiva sin que tenga
que poseer conocimientos de experto y o adquirir aprendizaje
especial mediante las funciones nativas de Excel 2010 como tablas
dinámicas, segmentaciones de datos y otras características de
análisis conocidas.
 Importe datos en constante cambio con la misma facilidad y
simplicidad que una fuente RSS mediante el formato Atom estándar
y mantenga esos datos actualizados automáticamente.
 Facilite a los usuarios la mejor herramienta disponible de análisis de
datos. Se basa en la familiaridad con Excel para acelerar la
adopción del usuario. Ampliar las capacidades existentes con la
compresión basada en columnas y en la memoria del motor BI,
fuentes de datos prácticamente ilimitadas, y las nuevas expresiones
de análisis de datos en una familiar formula de Sintaxis.
 Facilita el compartimiento de conocimientos y colaboración
generados por los usuarios de BI. Implementar Sharepoint para
proveer la base de colaboración con todas las capacidades
esenciales incluyendo seguridad, flujo de trabajo, control de versión
y servicios de Excel. Instalar SQL Server 2008 R2 para habilitar el
soporte de aplicaciones BI en Sharepoint, incluyendo la
actualización de datos automática, el procesamiento de datos con el
mismo rendimiento que en Excel y el tablero de manejo de Power
Pivot.
124
Sus usuarios pueden acceder a los libros de trabajo en el
navegador, sin tener que descargar los libros de trabajo y los datos
para cada estación de trabajo.
 Aumenta la eficiencia de la Gestión de BI. Al utilizar la interfaz de
Gestión Power Pivot para gestionar el rendimiento, la disponibilidad
y calidad del servicio. Descubra las aplicaciones de clave y
asegúrese que se asignan los recursos adecuados.
 Proporcionar el acceso seguro a los datos de confianza. Aprovecha
la alimentación de datos de SQL Server Reporting Services para
encapsular los sistemas de la empresa y reusar los libros
compartidos como fuentes de datos en nuevos análisis.
 Aproveche las expresiones de análisis de datos. DAX: Disfrute de la
familiaridad de las expresiones de Excel al usar expresiones de
análisis de datos (DAX) para generar avanzadas aplicaciones de
análisis. Realice manipulaciones versátiles, superiores a las
capacidades estándar de Excel, realice un seguimiento de las
relaciones entre las tablas, como en una base de datos, y defina
cálculos sofisticados con expresiones familiares e intuitivas. Use las
versátiles capacidades relacionales para crear aplicaciones
analíticas avanzadas con expresiones como SamePeriodLastYear(),
ClosingBalances(), PreviousDay(), etc.
 Explore en profundidad los datos clave relevantes rápidamente:
aproveche la funcionalidad intuitiva de segmentación de Excel para
concentrarse en los datos relevantes rápidamente. Use la
Segmentación de datos para ver los datos desde diferentes
perspectivas, filtre los datos para mostrar solamente los que
necesita y disfrute de las nuevas capacidades de búsqueda que
permiten reducir el tiempo de búsqueda en cantidades masivas de
datos y aumentar los tiempos de análisis.
 Trabaje sin problemas con el explorador web: publique su análisis
en SharePoint y obtenga acceso a sus aplicaciones compartidas
directamente en el explorador, sin tener que descargar los libros
con todos sus datos en cada estación de trabajo. Disfrute de una
atractiva interfaz de usuario en SharePoint y explore a su máxima
capacidad, con el mismo rendimiento y las mismas características
que el cliente de Excel.
 Comparta y colabore en análisis de otras personas: convierta los
libros en aplicaciones compartidas accesibles de forma virtual, en
cualquier momento y desde prácticamente cualquier ubicación,
para incrementar la productividad de su equipo con PowerPivot
para Excel 2010.
125
Benefíciese de todas las características disponibles de SharePoint,
como la seguridad basada en roles, flujos de trabajo y control de
versiones.
 Actualice las aplicaciones compartidas de forma automática:
Asegúrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos
más recientes al configurar de forma conveniente el ciclo de
actualización de las aplicaciones de su libro en la interfaz de usuario
de SharePoint. SharePoint puede actualizar automáticamente los
datos desde cualquier origen.
 Vuelva a usar las aplicaciones compartidas como orígenes de datos en
nuevos análisis para buscar de forma más profunda y rápida, y
comprimir los ciclos de decisiones. Confíe en SharePoint como una
plataforma de colaboración segura de acceso centralizado a
aplicaciones compartidas, examine los sitios para los que tiene permiso
de acceso e integre cualquier aplicación compartida disponible en sus
investigaciones y análisis actuales.
 Realice un seguimiento y supervise las aplicaciones de análisis desde
un panel central: permita que sus administradores de TI controlen sus
aplicaciones compartidas para asegurarse de que sus soluciones estén
continuamente disponibles. En un entorno de SharePoint, los
administradores de TI pueden hacer un seguimiento a lo largo del
tiempo de los patrones de uso, explorar en profundidad para obtener
más detalles, descubrir soluciones que se vuelvan fundamentales
mediante el crecimiento orgánico y asegurarse de que haya disponibles
recursos adecuados del servidor.
126
5. Ejemplo de PowerPivot
5.1 Datos iniciales del ejemplo
práctico
A continuación se presentan las siguientes tablas de datos que las
podemos tener en un Excel por ejemplo:
TABLA
RELACIÓN ENTRE VENDEDORES CLIENTES
Id Vendedor
1_JA
2_JO
3_AN
3_ANT
4_JAV
5_LAU
6_CAR
7_AND
8_SEG
9_ANA
10_FRA
Vendedor
JAIME
JOSÉ
ANTONIO
ANTONIO
JAVIER
LAURA
CARMEN
ANDRÉS
SEGIO
ANA
FRANCISCO
Id Cliente
1
2
3
3
4
5
6
7
8
9
10
Cliente
1 cliente
2 cliente
3 cliente
3 cliente
4 cliente
5 cliente
6 cliente
7 cliente
8 cliente
9 cliente
10 cliente otros
TABLA
RELACIÓN ZONAS VENDEDORES
Id zona
1_E
1_E
1_E
2_N
2_N
2_N
2_N
3_O
3_O
Zona
Este
Este
Este
Norte
Norte
Norte
Norte
Oeste
Oeste
Id Vendedor
1_JA
2_JO
4_JAV
3_AN
3_ANT
7_AND
9_ANA
5_LAU
8_SEG
Vendedor
JAIME
JOSÉ
JAVIER
ANTONIO
ANTONIO
ANDRÉS
ANA
LAURA
SEGIO
127
4_S
4_S
Sur
Sur
6_CAR
10_FRA
TABLS: VENTAS CLIENTES
PRODUCTOS
Id Cliente
Cliente
1 1 cliente
1 1 cliente
1 1 cliente
1 1 cliente
2 2 cliente
2 2 cliente
2 2 cliente
2 2 cliente
3 3 cliente
3 3 cliente
3 3 cliente
3 3 cliente
4 4 cliente
4 4 cliente
4 4 cliente
4 4 cliente
5 5 cliente
5 5 cliente
5 5 cliente
5 5 cliente
6 6 cliente
6 6 cliente
6 6 cliente
6 6 cliente
7 7 cliente
7 7 cliente
7 7 cliente
7 7 cliente
8 8 cliente
8 8 cliente
8 8 cliente
8 8 cliente
9 9 cliente
9 9 cliente
9 9 cliente
9 9 cliente
10 10 cliente otros
10 10 cliente otros
ID_Productos
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
3_MAN
4_REP
1_MOL
2_MAT
CARMEN
FRANCISCO
Productos
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Moldes
Matrices
Ventas Reales
73.133,73
99.468,03
24.450,10
51.244,72
63.465,21
80.243,45
21.217,71
44.470,00
24.325,40
23.009,20
13.833,69
20.569,24
53.179,10
67.238,02
17.778,86
37.262,54
55.784,03
70.531,60
18.649,74
39.087,81
59.744,38
70.481,47
18.636,48
39.060,02
53.727,31
69.931,15
17.962,13
37.646,66
69.557,92
86.567,56
22.245,75
54.432,86
76.495,07
99.074,31
42.230,66
66.593,02
76.560,02
99.800,12
128
10 10 cliente otros 3_MAN
10 10 cliente otros 4_REP
Total general
Mantenimientos
Reparaciones
25.595,57
53.645,52
2.038.930,15
RELACIONES ENTRE TABLAS
Las anteriores tablas están relacionadas entre sí por determinados
campos como veremos en nuestro ejemplo, pero ahora se nos
pide además que agrupemos los datos anteriores mediante esta
nueva relación o tabla:
Productos
Moldes
Matrices
Mantenimientos
Reparaciones
Tipo productos
Productos
Productos
Servicios
Servicios
Es decir queremos agrupar los productos por un nuevo campo
de agrupación: Tipo productos y además relacionar las cuatro
tablas.
129
5.2 Solución
PowerPivot

del
ejemplo
con
Creación de tablas en PowerPivot
Importamos las cuatro tablas en el Excel de PowerPivot:
130
 Creamos las relaciones entre tablas para poder
realizar el análisis
131
 Obtener la tabla dinámica
132
133

Ventas productos
900000
800000
700000
600000
500000
400000
300000
200000
100000
0
Total
Mantenimientos
Matrices
Moldes
Reparaciones
134
 Segmentaciones
135
136
Explicación de la lista de campos de PowerPivot
COMO PUEDE OBSERVARSE
LAS CUATRO TABLAS
IMPORTADAS Y
RELACIONADAS FORMAN LA
LISTA DE CAMPOS DEL
POWERPIVOT
Más información sobre
correspondientes en:
los ejemplos
y sobre los excels
http://www.sistemacontrolgestion.com/TablasDinámicas/PowerPiv
otTablasDinámicas.aspx
137
Anexo: Información sobre el
libro
Dominar las
Tablas Dinámicas en
Excel 2007-2010
Aplicadas a la Gestión
Empresarial
138
Presentación del libro:
Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la
Gestión Empresarial
Este libro le permitirá dominar de
una forma práctica, sencilla y
eficaz una de las herramientas
más potentes que tiene Excel: las
tablas dinámicas, los ejemplos y
casos prácticos le ayudarán a
conseguir automatizar tareas de
una forma increíblemente rápida y
lo
mejor
poder
analizar
información
desde
diferentes
ángulos para tomar las mejores
decisiones.
La posibilidad de aprender desde
lo más simple a lo más completo
es quizás el mayor valor añadido
de este libro y la experiencia del
autor le permitirán conseguir ser
un especialista en la herramienta
Excel Tablas Dinámicas.
Es una obra innovadora y muy
práctica ya que se puede utilizar
con Excel 2007 y contiene las
mejoras y novedades de la
versión
de
Excel
2010
relacionadas con las tablas
dinámicas.
Este libro es muy útil para todas aquellas personas que utilizan Excel de
forma habitual, para gestionar y analizar los diferentes tipos de datos de
todos los departamentos y áreas de la empresa de una forma rápida,
segura y eficaz.
Las Tablas Dinámicas proporcionan la información en diferentes formatos
y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes
situaciones o necesidades de análisis de datos. Son una herramienta de
Excel muy avanzada y potente, y permite analizar, mostrar y tratar los
dos de diferentes formas: más resumidos o más ampliados.
Este libro le ayuda a entender, crear y practicar con ellas, y comprobar así
139 diferentes
Como
utilizar
nuevo Componente
de PowerPivot
lo fácil que es crear
tipos
deel informes,
indicadores
y gráficos
en Excel 2010
para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft
de análisis
interactivos.
CONTENIDO:
Parte 1: Introducción práctica a las Tablas Dinámicas
1. El funcionamiento de los Sistemas de Información
2. Funcionamiento y contenido de las Tablas Dinámicas
3. Contenido y funcionamiento del menú de Opciones de una Tabla
Dinámica
4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las Tablas
Dinámicas
Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas
Dinámicas
5. La creación de indicadores mediante el Formato Condicional
6. La utilización de Minigráficos en las Tablas Dinámicas
7. Utilizar la Segmentación para filtrar datos en las Tablas Dinámicas
8. La creación de Gráficos con Tablas Dinámicas
Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con Tablas Dinámicas
9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas
10. Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos
11. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas
Para obtener más información puede ir
a la web del autor en dónde
encontrará ejemplos y artículos sobre el tema:
140 www.sistemacontrolgestion/tds
Si desea
realizar
alguna
pregunta
al autor:
en Excel 2010 para
crear Tablas
Dinámicas
PowerPivot
© Microsoft
l.muniz@sistemacontrolgestion,com
www.sistemacontrolgestion/tds
[email protected]
Artículo:
Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel
como sistema de información de los
ERP y CRM
Desde hace muchos años hemos observado como los diferentes
sistemas de software de gestión sean ERP y CRM por ejemplo han ido
utilizando diferentes tipos de herramientas internas para poder
consultar y explotar la información por ejemplo pantallas de consulta
interactivas con potentes buscadores que acaban facilitándola de
diferentes formas: pantalla, archivo pdf, listado en papel o envíos a
Excel, todo esto a pesar de que los diferentes tipos de software lo han
ido actualizando y sofisticando en cierta medida, están muy lejos de lo
que puede ser una herramienta de que ayude a analizar la información
similar a los sistemas de Business Intelligence que todos conocemos,
pues bien esa herramienta ya ha llegado de una forma casi definitiva,
siempre que tengamos los datos accesibles bien porque podemos llegar
a consultar las bases de datos o bien porque los ERP o CRM nos
proporcionan los datos ya filtrados que queremos y en forma de tabla,
así surgen las Tablas Dinámicas de Excel que en su versión 2007 ya
eran muy potentes y que en la nueva versión 2010 son decisivas a la
hora de tratar cantidades enormes de datos con seguridad y rapidez,
pero ¿que son las tablas dinámicas? la respuesta es muy sencilla
son una herramienta que permite tratar/consultar los datos de origen
siempre en forma de tabla para ser analizados de una forma flexible y
dinámica, es decir podemos tener una visión de los datos desde
diferentes perspectivas: temporal, cualidades y cantidades. Esta
herramienta nos proporciona un complemento perfecto a la hora de
explotar los datos desde un ERP o CRM ya que en estos momentos
posee una serie de características que la hacen ser ya y por méritos
conseguidos una herramienta de Business Intelligence.
Pero veamos algunas de sus características:




Permite realizar cuadros de análisis tipo ABC, en porcentajes y en
valores absolutos.
Permite poner indicadores en los datos integrados desde la hoja de
cálculo al as tablas dinámicas y viceversa.
Ayuda a crear todo tipos de gráficos con enormes posibilidades de
filtros y presentaciones
Presenta los datos con minigráficos de tendencias y opciones para
crear cuadros de mando de segmentación de datos
141

Facilita con la opción PowerPivot la posibilidad de unir datos de tablas
de diferentes orígenes desde el propio Excel y sin restricciones de
cantidad de datos.
Artículo:
Las
tablas
Dinámicas
como
herramienta de Reporting y Business
Intelligence
Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y
potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de
diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise.
Las tablas de datos pueden poseer muchas filas y columnas que
contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán
a analizar estos datos de una forma sencilla, resumida y rápida. Una de
las principales características que poseen las tablas dinámicas es la
facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a
los más amplios y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así las
tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la
información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la
capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o
necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento
del tiempo no es la que necesitamos en otro momento del tiempo ya
que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes.
142
Dominar las tablas dinámicas
Por último necesitamos una manera de conocer el funcionamiento de
esta herramienta, una referencia inmediata es el libro “Dominar las
Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión
Empresarial”, siendo el segundo libro publicado del autor sobre
el tema y en dónde podemos encontrar:
El libro incluye desde una Introducción práctica a las Tablas
Dinámicas (funcionamiento de los sistemas de información, y la
explicación del contenido de los menús de opciones y diseño); cómo
utilizar las Herramientas de Reporting y Business Intelligence
con Tablas Dinámicas (creación de indicadores mediante el formato
condicional, la utilización de minigráficos y la segmentación para filtrar
datos y la creación de gráficos con Tablas Dinámicas); finalmente
incluye Ejemplos para cada capítulo y Casos Prácticos que le
permiten adquirir un conocimiento muy completo de la herramienta.
Este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz
una de las herramientas más potentes que tiene Excel, los ejemplos y
casos prácticos le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una
forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información
desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones y lo que es
mejor optimizar su n ERP o CRM como origen de datos.
Luis Muñiz
Experto en Sistema de Información y Reporting
[email protected]
www.sistemacontrolgestion.com/tds
143
24-2-2011
Le presentamos esta entrevista con Luis Muñiz, autor del libro
"Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la
Gestión Empresarial", en la que explica cómo ahorrar costes y tomar
decisiones de una forma más rápida y eficaz con las tablas dinámicas.
Además, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el
mismo tema.
DOMINAR LAS TABLAS DINÁMICAS
144
¿Cómo
define
información?
usted
un
sistema
de
Los Sistemas de Información son un conjunto de herramientas que
combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con
procedimientos que permitan suministrar información a los diferentes tipos
usuarios de una organización para que puedan tomar las decisiones más
adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilación
de datos, el almacenamiento y procesamiento de la información; y la
transmisión de información a los diferentes tipos de usuarios interesados.
Los Sistemas de Información son un recurso importante para la consecución
de los objetivos de cualquier organización.
En definitiva un Sistema de información es: “Lo
referente a conseguir la información adecuada, en la
forma correcta, para la persona indicada, al costo
adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar
apropiado, para la toma de decisión correcta”. Lynda
Woodman
¿Cuáles son sus características principales?
El diseño básico de la arquitectura de un sistema de información
muestra como cualquier organización integra sus sistemas de proceso
de datos debería tener las siguientes características:
-Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final.
-Se tendrían que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los
datos más necesarios en cada momento.
-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelación a las variables
clave que definen el estado de la organización.
-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y
modificaciones.
-Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atención del usuario, ante
desviaciones importantes de las variables críticas.
-Facilitar la presentación de t oda la información que incorpora,
simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos.
145 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel
2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft
¿Qué
dificultades
se
encuentran
habitualmente en las empresas para obtener
toda la información necesaria?
Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia después de haber
diseñado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos
de software creo que son tres las principales dificultades:
− La primera la dificulta ad en obtener la información en el formato y
calidad adecuada de sus sistemas de software de gestión sean ERPs o
CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si
podemos tener esa información pe ero no está en los formatos
adecuados
− Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su
entorno hace que la información que se e necesita hoy de una
determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas
tradicionales y actuales no es tan fácil de conseguir en un tiempo y
con recursos razonables.
− La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato
os que en ocasiones tienen cosa as en común y en otras no dificulta
tener una información completa e integrada, por lo que tenemos
muchos datos y poca información.
− Otro factor decisivo y que se produce también como un efecto
colateral, es que la calidad de la información es muy baja bien porque
faltan datos, porque son erróneos o bien porque están repetidos.
− Por último el acceso a la información no siempre es la mejor opción
para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no
podemos fácilmente te acceder a la información que necesitamos
en cada momento porque se depende d de un tercero para
conseguirlo.
146
Desde hace años las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o
cuenta han ido implementado su sistema de
información con las
herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es
cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar
un análisis de la a información, pero también ha y que reconocer que
muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los
productos de Office y sus complementos permiten de sobras con seguridad,
capacidad de proceso y almacenamiento diseñar un sistema de información,
en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar
y guardar en su versión de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas
hasta la fecha. Quizás en este caso o si queremos diseñar un sistema de
información con Office la imaginación y conocimientos de los usuarios es lo
más importante.
¿Cuáles son las características principales de
las tablas dinámicas como soporte del SI?
Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y
potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes
formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas
dinámicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en
diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla
siempre
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Así las tablas dinámicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarán la a
información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad
que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades,
dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es
la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su
organización interna son cambiantes.
¿Qué peculiaridades debería tener un SI ara
tomar decisiones rápidas y seguras?
Un sistema de información debería cumplir las siguientes características
-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que
tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento.
-Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello
el d diseño y la tecnología utilizada, es fundamental.
-No debería el sistema de información interferir en la gestión de una
organización, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta
afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino está bien
planteado.
-Una adecuada y profunda Integración de todos los datos lo cual implica
enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relación
entre ellos.
-Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la
información obtenida.
-Debe de adecuarse la información obtenida a las necesidades del usuario,
cada usuario debe tener acceso a la información n que necesita para que su
trabajo sea lo más eficiente posible.
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-Existencia de información histórica suficiente y necesaria, los datos
almacenados en los sistemas de información debe en estar diseñados para
contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de años
anteriores.
¿Se pueden configurar las tablas dinámicas
como herramienta central del SI?
En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software
permiten n acceder a toda la información que está en formatos de tablas y
accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos
orígenes de los datos desde las tablas dinámicas es ya muy elevada su
capacidad en Excel 2010 pe ero s añadimos el complemento gratuito de
PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir
que si pueden ser el eje central y herramienta estratégica para proveer de
información a los usuarios sin problemas.
Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010
podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le
pueden ayudar mucho en su trabajo diario:
− Una interfaz más orientada al usuario, más efectiva e intuitiva.
− Más capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad.
− Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar
mayores indicadores
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− Más y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD.
− Mejores consultas de filtros de datos en consulta y selección, ahora
son interactivas
− Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos
− Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y
hacer tablas
dinámicas
− Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones.
− Nuevo sistema de confección de gráficos más práctico e intuitivo,
− Nuevas opciones de Minigráficos y segmentación de datos para
Reporting
− Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre
otros.
Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinámicas como una
herramienta de Reporting que con su integración en Excel se puede hacer
casi cualquier cosa.
¿Por qué creó y cuáles son las características
de la nueva web "Dominar Tablas Dinámicas
en Excel 2007-2010"?
Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tenía
que hacer un nuevo libro más orientado al Business Intelligence y Reporting
que además estuviera mucho más adaptado a todo tipo de usuarios por
niveles, y faltaba algo más que le diera la posición y valor en el mercado, y
que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web
vaya dando ejemplos y una nueva sección de noticias vaya informando de
mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado.
Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel
mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta aún no es utilizada
por todos los usuarios de Excel sino una minoría y esto debe cambiar.
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¿A quién va dirigida?
Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la
información cómo una materia prima y otras que son quienes reciben los
outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar
decisiones, la web conserva y mantiene el espíritu del libro y como
sucedáneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es
otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus
empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.
¿Cuéntenos de su libro, cuál es su utilidad y
qué le incitó a escribir sobre este tema?
La historia del libro viene del año 2006, debido a mi actividad de diseñar e
implantar sistemas de reporting con las tablas dinámicas, los clientes no
tenían ningún manual accesible que les explicase realmente como era a la
herramienta en ese momento surgió Excel 20 007: Iniciación a las tablas
dinámicas, yo nunca a había escrito un libro de este tipo muy cerca de e
manual de informática clásica, en cambio o poseo más experiencia en los
libros de gestión, , y llegó la versión del Excel 2010 cuyas novedad des y
potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho
más cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a
la gestión empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un
lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a los que quieren conocer
todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el
capítulo 10.
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Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos. En
resumen este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y
eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel: las tablas
dinámicas, los ejemplos y casos prácticos s le ayudarán a conseguir
automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder
analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores
decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo más
simple a lo más completo es q quizás el mayor valor añadido de este libro y
la experiencia del autor le permitirán conseguir ser un especialista en la
herramienta Excel Tablas Dinámicas.
Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado
excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se
compatibilizan también con Excel por tanto las tablas dinámicas tienes dos
posibilidades siempre pensando en la mejor opción para el usuario y sin
entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas
dinámicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un más
potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas
herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotación ni de
presentación que nos pueden ofrecer las tablas dinámicas unidas a la
potencia del Excel.
Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las
empresas tienen un estigma con Excel, por qué
trabajar las TDs en Excel?
El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, así como
defensores y detractores a veces es según en qué situación te encuentras
profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a
combinar la utilización de las prestaciones del Excel como hoja de cálculo
con las tablas dinámicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados
en cuanto a realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay
que conocer muy bien la herramienta de tablas dinámicas para ello ya
tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene
todos los ejemplos y casos prácticos para poder aprender a dominar las
tablas dinámicas y si no se dispone de mucho tiempo el capítulo 10 . Cómo
aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos nos permite en dos
horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.
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¿Algo más que deseé agregar con respecto a la
importancia de las TDs o su libro y web?
Por último comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas
dinámicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por
“Causalidad” que después de realizar innumerables implantaciones de ERPs,
CRM y Reporting con tablas dinámicas en todo tipos de empresas y en todas
las Áreas, y además he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes
de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una
herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy
importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.
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---Otros libros del Autor----------------
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