Describir las Actividades Realizadas en el Área de Archivos

Describir las Actividades Realizadas en el Área de Archivos

Universidad Nacional Experimental de Guayana.
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Administración de Empresas
Sede Cuidad Bolívar- Estado Bolívar
Describir las Actividades Realizadas en el Área de Archivos de la
División de Tramitaciones del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Realizado por:
Oswaldo Palacios
C.I.: 20.263.345
Cuidad Bolívar, Febrero de 2013
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Describir las Actividades Realizadas en el Área de Archivos de
la División de Tramitaciones del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Informe Final de Pasantías para optar al Título de Licenciado en Administración de
Empresas
______________________
Lic. José Moreno
Tutor Académico
_______________________
Lic. Luís Albornoz
Tutor Empresarial
Cuidad Bolívar, Febrero del 2013
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INDICE
Pág.
Introducción……………………………………………………….………..…...
4
Identificación de la Empresa……………………………………….….....……..
5
Misión y Visión…………………………………………………….….....……..
5
Objetivos de la empresa……………………………………………..…………..
5
Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía……….……....……...
6
Explicación de los problemas observados en la empresa………….…….……...
7
Objetivos de la Pasantía y Explicación del plan inicial de trabajo acordado…...
7
Especificar los logros del plan de trabajo acordado…………………..………...
7
Facilidades y dificultades durante el proceso de pasantías………….….............
10
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos…………………….…………
11
Conclusión…………………………………………………………….………...
12
Recomendaciones……………………………………………………………….
13
Glosario……………………………………………………………….………… 14
Referencias Bibliográficas...…………………………………………………… 17
Anexos…………………………………………………………………..............
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18
INTRODUCCION
Las distintas actividades que se realizan a través del periodo de pasantías
tienen como finalidad principal el crecimiento humano, ético y profesional del
pasante, tomando en cuenta las distintas habilidades y destrezas reflejadas,
mejoradas y obtenidas.
El presente informe refleja las actividades realizadas en la División de
Tramitaciones del SENIAT, Región Guayana, durante el periodo de pasantías
comprendido desde el 08/10/12 hasta el 28/01/13, lo cual es un requisito
indispensable para optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas,
mas allá de ser un requisito es una manera de poner en practica todos los
conocimientos obtenidos.
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 Identificación de la empresa:
.
NOMBRE: SENIAT – Región Guayana
Con sede en Ciudad Bolívar.
Está integrada por los Estados Bolívar, Amazonas, y Territorio Federal
Delta Amacuro.
DIRECCION: Centro Comercial Los Chaguaramos, Paseo Meneses, Ciudad
Bolívar.
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT),
es una institución autónoma, pero sin personalidad jurídica, dependiente directamente
del Ministerio de Finanzas; cuenta con autonomía funciona, que a su vez está dotado
de un sistema profesional y de recursos humanos propios de la institución, cuyo
propósito no es otro que administrar tributos internos y aduaneros.
 Misión:
Administrar eficientemente los procesos aduaneros y tributarios en el ámbito nacional
y otras competencias legalmente asignadas, mediante la ejecución de políticas
públicas en procura de aportar la mayor suma de felicidad posible y seguridad social
a la Nación Venezolana.
 Visión:
Ser una institución modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio
económico del país, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de las
obligaciones y deberes aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidar el
proyecto Socialista Bolivariano.
 Objetivo:
Los objetivos de este servicio, son las metas que desea lograr con el fin de rendir el
tipo de las actividades realizadas y mejorar todos los sistemas a nivel empresarial de
esta manera lograr un control de cómo se debe visualizar el futuro, sus objetivos son:
Implementar mecanismos modernos de fiscalización
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Lograr la manera eficaz los planes propuestos
Disminuir la evasión fiscal, mejorar los sistemas de recaudación
Incrementar la presencia fiscal
Aumentar el número de contribuyentes
Incrementar las fuerzas fiscalizadoras
Proyectar una imagen de alto perfil del servicio ante la opinión publica
Desarrollar un programa de relaciones, instituciones en sectores claves
Incrementar la recaudación del impuesto
Desarrollar un sistema integral de inteligencia tributaria
Diseñar e implementar manuales de procedimientos tributarios
Culminar la modernización de aduanas
Promover la modernización del sistema jurídico y administrativo tributario
Formular y poner en vigencia una nueva resolución sobre la estructura y
funciones del SENIAT
Implementar de manera eficaz nuevas técnicas para mejorar el sistema
tributario y aduanero
Cumplir con las funciones que le competen para el mejor funcionamiento de
la empresa
Realizar de manera eficaz todas las actividades de su competencia
Elaborar manuales administrativos para poder realizar las actividades en
forma de secuencias.
 Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía
 Coordinación del área de Archivo General de Contribuyentes
La coordinación del área de archivo general de contribuyente, es un área muy
importante ya que en ella reposa toda la información referente a los deberes y
requisitos que deben cumplir los contribuyentes.
Esta área es la bien llamada columna vertebral o epicentro administrativo de toda la
informaron en el caso que compete el Servicio Nacional Integrado de Administración
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Aduanera y Tributaria (SENIAT), el centro de trabajo es de especial agrado ya que se
elabora con un personal altamente capacitado para realizar las actividades exigentes
del área.
 Breve explicación de los problemas observados en la empresa:
Uno de los problemas que presenta la institución es la carencia de mayor
personal y de equipos tecnológicos como lo son las computadoras y esto trae
como consecuencia que las actividades queden estancadas puesto que no
cuentan con lo antes mencionado ya que estos son fundamentales e
insoslayables para que la misma pueda tener un alto rendimiento y así
ejecutarse de manera rápida y con mayor facilidad las actividades
concernientes y de interés de la institución.
 Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial de
trabajo acordado
El objetivo principal por el cual realice las pasantías se debe a que es un requisito
primordial y obligatorio para así poder obtener el título de Licenciatura en
Administración de Empresas.
Así mismo esta me servirá de gran apoyo para obtener la experiencia y noción
necesaria en el ámbito laboral que me proporcione las habilidades y destrezas para
desenvolverme en el mismo con gran capacidad y mejor desempeño.
El plan de trabajo se dio a las instrucciones dadas por el funcionario Luis Albornoz
(tutor empresarial) cuando ingrese el primer día al área de trabajo donde realice las
pasantías, (Área de Archivo)
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 Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el método
aplicado (Cómo lo hizo)
Entre las actividades más resaltantes realizadas durante las pasantías en el Área
de Archivo y Correspondencia puedo mencionar las siguientes:
 Actividad de correspondencia. Este proceso consiste en cargar en el sistema
utilizando la herramienta Microsoft office Excel
información de los
contribuyentes y luego llevar el control de las actas de recepción en sus
cuadernos respectivos para enviarlos a los diferentes sectores y unidades de la
institución.
Se realiza de la siguiente manera:
1. Se coloca la División al cual va dirigido.
2. El asunto, motivo por el cual se envía.
3. El código con el cual se registro.
4. Se asienta la persona o entidad causante, del expediente u oficio.
5. Al final se coloca un espacio para que firme la persona que lo recibe así como
la fecha correspondiente.
 Ordenar y enumerar archivos. Esto consiste en organizar expedientes de
contribuyentes jurídicos para facilitar un manejo de búsqueda manual eficaz a
la hora que este quiera solicitarlo.
 Elaborar registro de vivienda principal. Esto consiste al existir una gran
cantidad de declaraciones y documentaciones de este tipo se hace engorrosa
la búsqueda de expediente al momento de ser solicitados por la parte
interesada. Se digitaliza los expedientes concernientes al registro de
vivienda con el motivo de facilitar la búsqueda al momento de requerirse
alguno. Se realizaba utilizando la herramienta Microsoft office Excel en el
cual realice una base de datos para darle ubicación a cada uno de ellos.
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Los ítems requeridos eran apellidos y nombre, cedula de identidad y el año de
emisión de la certificación de registro de vivienda, Se introduce estos datos en
sistema desde el año 1997 en adelante. Estaban ordenados por cajas motivo por el
cual tenía que acotarlo al momento de realizarlo, a continuación un ejemplo:
REGISTRO PRINCIPAL DE VIVIENDA
CAJA Nº 1 - 1997
Apellidos Y Nombres
Cedula De Identidad
Año
En algunos casos ingrese dos titulares ya que al momento de hacer la
declaración de los bienes se especificaba el propietario y el co-propietario, el cual
debía mencionarse al momento de registrarse dichos expedientes.
 Elaborar registro de tierra. Esto consiste al existir una gran cantidad de
declaraciones y documentaciones de este tipo se hace engorrosa la búsqueda
de expediente al momento de ser solicitados por la parte interesada. Se
digitaliza los expedientes concernientes al registro de tierra con el motivo de
facilitar la búsqueda al momento de requerirse alguno. Se realizaba utilizando
la herramienta Microsoft office Excel en el cual realice una base de datos
para darle ubicación a cada uno de ellos.
Los ítems requeridos eran apellidos y nombre, cedula de identidad y el año de
emisión de la certificación de registro de tierra, Se introduce estos datos en
sistema desde el año 2005 en adelante. Estaban ordenados por cajas motivo por el
cual tenía que acotarlo al momento de realizarlo, a continuación un ejemplo:
REGISTRO DE TIERRA
CAJA Nº 1 - 2005
Apellidos Y Nombres
RIF.
Año
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 Revisar archivar y verificar los documentos que reposan en el área de archivos
específicamente en sucesiones o en el área de jurídico en sus respectivas carpetas:
esta actividad consiste en verificar el orden en que se encuentran los documentos
que reposan en el departamento se verifica que se encuentren en orden
cronológico y en sus respectivas carpetas.
 Certificar copias de expedientes de contribuyentes naturales y jurídicos,
sucesiones, vivienda principal y registro de tierras, solicitadas por sus
representantes legales. Este proceso consistió en realizar el registro
certificaciones de copias de expedientes de contribuyentes naturales,
contribuyentes jurídicos, sucesiones, vivienda principal y registro de tierras,
los cual se realiza para llevar un orden cronológico de las actas solicitadas
por sus representantes legales.
 Digitalizar copias y certificar documentos. Al ser un departamento de archivo
y contener documento originales y de mucho valor, para efecto de
requisiciones de ellos se le otorgaban copias de los mismos a aquellas
personas que realizaban las solicitudes a través de los medios regulares para
su adquisición. Es entonces donde procedía a realizar las copias que fueran
necesarias para darle respuestas a los encargos requeridos.
Otros de los casos eran las certificaciones y foliaturas de documentos, estos se
efectúan cuando algunos de los otros departamentos internos o externos de otras
sedes de la organización realizaban la solicitud de expedientes de personas
naturales y jurídicas.
Las certificaciones son las validaciones que el jefe del departamento de
tramitaciones (a la cual está adscrita el área de archivo) afirma que el documento
que se entrega es una copia fotostática y traslado fiel y exacto del expediente que
se encuentra almacenado. Para ello existe un formato el cual en la cara posterior
de cada hoja del documento solicitado debe llevarlo anexándole el sello de la
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institución y la firma del responsable del área, estas operaciones las efectúe en
reiteradas ocasiones.
 Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el desarrollo
de las pasantías
FACILIDADES:
Uso adecuado de la fotocopiadora
Desarrollo eficiente de técnicas de oficina (Archivar, Sellar, Foliar, Grapar entre
otras tareas).
Recibí con anticipación una explicación por parte de mi tutor industrial y de la
secretaria Carolina Oronoz de cómo tendría que realizar cualquier actividad que
me asignaba.
DIFICULTADES:
A través de que sufro de reumas y neuritis se me hizo muy dificultoso al momento
de asignarme la búsqueda de algún expediente que reposan en el archivo móvil por lo
cual tuve varios días presentando alergia. Y gripe.
 Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el
proceso de pasantías tanto a nivel teórico como practico.
Nivel teórico: En el periodo de pasantía obtuve conocimiento de los
procedimientos del departamento de archivo mediante la lectura del manual
de procedimiento, también tuve la oportunidad de repasar algunas normas que
exige el SENIAT para realizar ciertas actividades para su funcionamiento.
Nivel práctico: En este periodo pude llevar a cabo la ejecución de envalijar las
diferentes correspondencias que salían de la misma para ser enviadas a las distintas
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unidades. Además puse en práctica la búsqueda de expedientes en el registro de
tierras y hacerle su respectiva relación con el motivo de facilitar la búsqueda al
momento de requerirse alguno por la parte interesada. Se realizaba utilizando la
herramienta Microsoft office Excel en el cual realice una base de datos para darle
ubicación a cada uno de ellos.
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CONCLUSIONES
 La fase de ejecución del periodo de pasantías representa un complemento
indispensable para la formación académica debido a que permite aumentar la
experiencia laboral, conocer el contexto de la empresa y obtener una visión
más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización.
 Se puede observar que el SENIAT tiene metas que desea lograr con el fin de
rendir el tiempo de las actividades realizadas y mejorar todos los sistemas a
nivel empresarial de esta manera lograr un control de cómo se debe visualizar
el futuro.
 Las pasantías realizadas en este ente gubernamental me permite observar un
ámbito de trabajo, desenvolverme, desarrollar mi capacidad y destreza, en
cuanto a los conocimientos académicos adquiridos.
 Todas
las actividades anteriormente expuestas se han cumplido
satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantías ha
sido provechoso al máximo para todos los entes involucrado, la institución
cuya visión se ha cumplido una vez más.
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RECOMENDACIONES
 El Área de Archivo General debería de solicitar ingreso de personal
para el manejo y organización de los diferentes expedientes y tener
mayores y mejores resultados.
 La remuneración a los pasantes, debido a que existe un beneficio
reciproco pasante – empresa; ya que los mismos realizan las
actividades que se les asignan de la mejor manera posible y si se
quiere con la misma responsabilidad de un funcionario adscrito.
 Prohibir o controlar la entrada tanto de los funcionarios como de los
contribuyentes que no lleven el vestuario acorde para acceder a las
instalaciones siendo que se esté hablando de un ente gubernamental
público.
 Mejorar la manera de cómo comunicar las directrices e informaciones
a los contribuyentes, teniendo en cuenta que se está hablando de una
institución prestigiosa.
 Vacaciones Colectivas.
 Brindar oportunidades de trabajos a los pasantes que realmente se
destaquen, siendo que hay pasantes capacitados para ejercer
responsabilidades que se les sean asignadas.
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GLOSARIO DE TERMINOS BASICOS
Almacenamiento:
Grupo de dispositivos de hardware o software dedicados a guardar datos y por
extensión a administrarlos y buscarlos.
Acta de Recepción:
Es una certificación o testimonio escrito en la cual se da de lo sucedido, tratado o
pacto en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de
un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o
privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un
nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente
certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de
mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.
Archivo:
Conjunto de documentos en cualquier soporte, pergamino, papel, vidrio, acetato,
magnético, digita y de cualquier cronología, producida y recibida por una persona o
entidad pública o privada en el desarrollo de sus funciones. También recibe ese
nombre, los propios edificios que albergan los documentos
Expediente:
control de papeles o documentos que pertenecen a un asunto, juicio, causa o negocio,
ordenados metódica o sistemáticamente, siguiendo un orden establecido por la ley o
la costumbre, llenando ciertos requisitos de forma como la foliatura de las hojas y la
carátula donde se identifica lo sustancial.
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Expediente Administrativo:
Es la recopilación de todos los datos concernientes a los hechos y situaciones
relacionados con un determinado procedimiento administrativo, desde su iniciación,
bien sea de oficio o a instancia de la parte interesada hasta su conclusión.
Expediente básico:
Expediente que se forma con todos los documentos exigidos por la administración
tributaria como requisitos indispensables para la realización de un trámite
administrativo y los generados durante la tramitación.
Foliación:
Acción y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de un escrito. Numeración de
las hojas de un expediente, legajo o causa.
Oficios:
Documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios
y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de
disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y
agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la
definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a
instancias del sector público.
Persona Jurídica:
Se entiende por persona jurídica (o persona moral) a un sujeto llamado de derechos y
obligaciones que existe físicamente pero no como individuo humano sino como
institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un papel. En
otras palabras, persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y
contraer obligaciones y que no sea una persona física.
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Persona Natural:
Persona natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a
título personal.
Registro de Vivienda Principal:
Es un trámite que las personas naturales residentes en el país pueden realizar ante el
(SENIAT), a fin de declarar el inmueble propio donde efectivamente habitan como su
vivienda principal.
Rif:
El Registro Único de Información Fiscal (RIF) es un registro destinado al
control tributario de los impuestos, tasas y contribuciones administrados por el
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Sucesiones:
La sucesión es la transmisión de los bienes, derechos y obligaciones, que constituye
la herencia, los cuales son heredados a los sucesores desde el momento de la muerte
de una persona.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA
 Código Orgánico Tributario (2001). Caracas, Gaceta Oficial N° 37.305 del 17
de octubre de 2001.
 Normas y Procedimientos Tributarios. Elaboración de Copias Certificadas.
Tributos Internos, Tramitaciones. Versión 2.1., noviembre 2005.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 28.018
Extraordinaria de fecha 01 de Julio de 1981.
 Ley de Archivos Nacionales. Gaceta Oficial Nº 21.760 de fecha 13 de Julio de
1945.
 La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial
Número 36.860 Diciembre de 1999.
 SENIAT.2012. http://www.seniat.gob.ve/
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ANEXOS
GERENCIA REGIONAL DE TRIBUTOS INTERNOS REGION-GUAYANA
CERTIFICADO DE REGISTRO DE VIVIENDA PRINCIPAL
AÑO
NUMERO
FECHA
PROPIETARIO:
N° DE RIF:
CO-PROPIETARIOS:
N° DE RIF:
DIRECCION:
CIUDAD:
MUNICIPIO:
ZONA POSTAL:
TELEFONO:
DATOS SEL REGISTRO:
TIPO DE DOCUMENTO:
ESTADO:
CELULAR:
OFICINA SUBALTERNA:
FECHA DE ADQUISICION:
NUMERO:
VALOR DEL INMUEB LE:
COSTO DE LAS MEJORAS:
TOMO
FECHA DE REGISTRO:
FOLIO:
PROTOCOLO:
VALOR TOTAL DEL INMUEB LE
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 112 del Código Orgánico
Tributario, la Administración dispone de amplias facultades de
fiscalización e investigación de todo lo relativo a la aplicación de las leyes
tributarias inclusive exenciones y exoneraciones. Este registro solo
tendrá validez si los datos aquí indicados coinciden con los existentes en
el Documento de Propiedad.
FIRMA AUTORIZADA
RECIBE CONFORME
NOMBRE:
FIRMA:
JEFE DE DIVISION DE ASISTENCIA AL CONTRIB UYENTE
REGION GUAYANA
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N° SNAT-2006-0107 DE
FECHA 20/02/10
Registro Tributario de Tierras
FECHA:
Registro de ley de Tierras
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CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO TRIBUTARIO DE TIERRAS
CONTRIBUYENTE
Nombre y Apellido Nombre o Razón social:
Rif:
Descripción de la tierra
Registro o notaria:
Folio:
Ubicación Geográfica:
Linderos de la Tierra:
Extensión Total (Has):
Uso(s):
AGRICOLA
AGRICOLA
AGRICOLA
SIN USO
CONSERVACION, ECOLOGICA Y
PROTECCION DEL MEDIO
AMBIENTE
El presente folio certificado acredita a los propietarios y poseedores de tierras, la debida
inscripción en el Registro Tributario de Tierras conforme con lo establecido en el artículo 145
numeral 1 literal b del Código Orgánico Tributario, en concordancia con el artículo 99 de la
Ley de Tierras y Desarrollo Agrario.
Los actos administrativos e información de interés fiscal que el SENIAT maneje serán a través
del presente registro.
Conforme:
Propietario poseedor
funcionario
20
21
22
23