HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL CONTROL DE LOS

Transcripción

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Ciencia y Tecnología
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela
De los Andes Venezolanos
HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL CONTROL DE LOS INSUMOS EN EL
BAR FONTANA DEL HOTEL BELENSATE. MÉRIDA
Mérida, Junio 2015
Subdirección Académica
Área de Pasantías
Autor: José Gregorio,Conti P
Tutor Académico: Prof. Ana Mosquera
Tutor Empresarial:TSU. Patricia García
Mérida, Junio 2015
Ministerio del Poder Popular para la Educación
UniversitariaCiencia y Tecnología
HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL CONTROL DE LOS INSUMOS EN
EL BAR FONTANA DEL HOTEL BELENSATE. MÉRIDA
Autor: José Gregorio, ContiPulido
Fecha: Junio 2015
Resumen
El presente informe es el resultado del entrenamiento empresarial correspondiente
al VI semestre comprendido en el pensum de la carrera de Hotelería y Servicio a la
Hospitalidad, con una duración de dieciocho semanas en la Unidad de Compra del Hotel
Belensate. Mérida, concluyendo con la elaboración de una propuesta, siendo elobjetivo de
ésta Proponer una Herramienta Tecnológica para el control de los insumos en el Bar
Fontana del Hotel Belensate, como alternativa para facilitar los procesos de control de
inventario, del consumo diario en dicha área y optimizar el trabajo diario. El tipo de
investigación es un Proyecto Factible, basado en un diseño de Campo utilizándose
comotécnica la observación directa. Los resultados de la investigación sirvieron de apoyo
al Departamento de Costos para fortalecer las debilidades existentes en relación al
manejo de los insumos en el Bar Fontana, contribuyendo con su control mediante un
proceso tecnológico de fácil utilización. Se concluyó que la puesta en marcha del sistema
Microsoft Office Access, permitió una recuperación rápida de la información sobre los
insumos (licores) pertenecientes al bar, agilizando el trabajo diario, disminuyendo los
gastos producidos por el mal control o utilización de las bebidas y consumos en el bar.
Palabras Claves:Herramienta
Insumos.
Tecnológica,Microsoft
Mérida. Junio 2015
Office Access,
Bar
Fontana,
ÍNDICE GENERAL
PP
PORTADA........................................................................................................i
CONTRAPORTADA........................................................................................ii
CARTA AVAL..................................................................................................iii
CARTA DE APROBACIÓN.............................................................................iv
DEDICATORIA................................................................................................v
RECONOCIMIENTO......................................................................................vi
RESUMEN.....................................................................................................vii
ÍNDICE GENERAL.......................................................................................viii
ÍNDICE DE GRÁFICOS..................................................................................x
ÍNDICE DE FIGURAS....................................................................................xi
ÍNDICE DE ANEXOS....................................................................................xii
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................1
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Identificación de la empresa...............................................................3
1.2. Estructura Organizativa de la empresa..............................................4
1.3.Descripción de las actividades realizadas por la pasante..................6
FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1. Síntomas, causa, consecuencias e identificación del problema.......8
2.2.Alternativa de solución y justificación de la alternativa a proponer...9
FASE III. LA PROPUESTA
3.1. Presentación de la propuesta..........................................................11
3.2. Justificación.....................................................................................11
3.3. Objetivos..........................................................................................12
3.3.1. General.......................................................................................12
3.3.2. Específicos.................................................................................12
3.4. Contextualización y fundamentación de la propuesta.........................13
3.4.1. Contextualización..........................................................................13
3.4.2. Fundamentación............................................................................13
3.4.2.1. Antecedentes............................................................................13
3.4.2.2. Bases teóricas..........................................................................16
3.5. Estructura de la propuesta..................................................................18
3.5.1. Descripción...................................................................................18
3.5.2. Recursos.....................................................................................24
RECOMENDACIONES..................................................................................25
CONCLUSIONES...........................................................................................25
ANEXOS.........................................................................................................26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...............................................................27
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS.................................................................28
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO Nº 1 DISEÑO CONCEPTUAL.....................................................¡Error!
Marcador no definido.23
GRÁFICO Nº 2 CONSULTA INVENTARIO..................................................27
GRÁFICO Nº3 DISEÑO FISICO………………………………………….........28
GRÁFICO Nº4 PANTALLA PRINCIPAL.......................................................29
GRÁFICO Nº 5 PANTALLA SUMINISTROS................................................30
GRÁFICO Nº 6 PANTALLA ENTRADA........................................................31
GRÁFICO Nº7 PANTALLA SALIDA.............................................................32
GRAFICA Nº 8 PANTALLA INVENTARIO...................................................33
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA Nº 1 OGANIGRAMA DEL HOTEL BELENSATE..¡Error! Marcador no
definido.............................4
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO Nº 1 BITÁCORA................................................................................¡Error!
Marcador no definido.3
ANEXO Nº 2 MODELO DIAGNÓSTICO......................................................38
ANEXO Nº 3 ALTERNATIVAS Y JUSTIFICACIÓN.......................................39
INTRODUCCIÓN
La acción tecnológica tiene gran influencia en las diversas actividades del ser
humano y dentro de ellas la laboral, ya que implica cambios significativos en
beneficio de la sociedad, trayendo consigo avances positivos que generan
productividad en el ambiente laboral.
Por ello, todas las organizaciones se ven favorecidas al utilizar las
tecnologías de sistema de información y sobre todo, las empresas hoteleras ya
que éstas poseen en su estructura diferentes almacenes que solicitan a la unidad
de compras los insumos a utilizar en su operatividad, por lo tanto precisan de una
herramienta tecnológica para obtener eficiencia, generar datos precisos, disminuir
el tiempo de trabajo y facilitar la ejecución de las diversidad tareas, que
contribuyen a la información útil y así mejorar la calidad del servicio.
En efecto, en toda empresa de la hospitalidad, caracterizada por su servicio
de alojamiento adicionado al de alimentos y bebidas, requiere de la puesta en
marcha del sistema de control, para que de esta forma se desarrolle una
operación que ayude al logro de la utilidad.
Sin duda, el bar viene a representar una de las áreas que genera mayor
productividad en el sector hotelero por la venta de licor. Sin embargo, existen
operaciones donde ésta refleja un comportamiento diferente, como el caso del Bar
Fontana en el Hotel Belensate de Mérida.
En el presente informe titulado: “Herramienta Tecnológica para el Control de
los Insumos en el Bar Fontana del Hotel Belensate”, se detectó una carencia de
controles efectivos para su buen funcionamiento, además se observa poca
productividad y rentabilidad del mismo para el hotel. En efecto, debido al
descontrol y desorganización en la operatividad, la cual retarda el trabajo diario, se
necesita adaptar sus procesos operativos a las exigencias actuales, para obtener
un buen rendimiento en beneficio de la empresa.
En tal sentido, este estudio está estructurado en tres fases:
FASE I, referida a la descripción de la empresa: su identificación y estructura
organizativa; asimismo, a las actividades realizadas por el pasante.
FASEII, contiene el diagnóstico situacional: síntomas, causas, consecuencias
e identificación del problema, sus alternativas de solución y justificación de la
alternativa a proponer.
FASE III, expone La Propuesta: su presentación, justificación, objetivos,
contextualización, fundamentación, descripción y recursos de la estructura.
Y por último, recomendaciones y conclusiones.
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Identificación de la empresa
Tabla Nº 1. Identificación de la empresa
DATOS DE LA EMPRESA
Razón Social: Occidental de Hoteles C.A.
Dirección: Urb. La Hacienda. AV. Principal con calle 4 #4-61. Mérida
Categoría:
Tres (3) estrellas
Capacidad de alojamiento: noventa y siete (97) habitaciones.
Estado: Mérida
Distribuidas de la siguiente manera:
69 habitaciones equipadas con servicios de TV e internet.
Siete (07) cabañas, una (01) suite, siete (07) semi suite, veinticuatro (24) matrimoniales, veintinuev
(29) dobles y una (01) triple. Total 69
Veintiocho 26 habitaciones son de lujo y confort, una (01) suite para personas con condicione
especiales y una (01) suite nupcial. Total 28
Total de habitaciones: Noventa y siete (97)
Perfil de la empresa y servicios que ofrece:
Principalmente viajes y negocios (target ejecutivo) y/o entretenimientos.
Ofrece servicios básicos de alojamiento, alimentos y bebidas y banquetes.
Áreas sociales: cuatro (04) salones para eventos; (01) bar, dos (02) restaurantes.
Áreas de servicio: estacionamiento privado, boutique, atelier, tiendas artesanales, agencias de viajes
galería itinerante y lavandería.
Áreas de recreación: piscina, parque infantil y jardinería.
Observaciones:
Fuente: Elaboración propia (2015)
1.2. Estructura organizativa de la empresa
Figura Nº 1: Organigrama del Hotel Belensate
Fuente: Gerencia General Occidental de Hoteles C.A (noviembre, 2012)
1.2.1. Explicación de la estructura organizativa
El tipo de estructura que se utiliza en la organización es funcional, por
cuanto existen varios departamentos donde se realizan diversidad de
actividades y funciones propias de cada una de ellas, generando división de
trabajo, donde se observa en su organigrama una degradación de jerarquía
descendente de arriba hacia abajo. “Los empleados dentro de la organización
tienden a realizar un conjunto especializado de tareas, esto conduce a la
eficiencia operativa dentro de ese grupo.” Melinkoff: 1990:106
La máxima autoridad dentro de esta estructura es la Junta Directiva, luego
se encuentra el Gerente General de donde se desprende el Departamento de
Administración y la Gerencia Operativa quien está conformada por nueve
departamentos:
Alimentos
&
Bebidas,
Reservas,
Recepción,
RRHH,
Mantenimiento, Ama de Llaves, Lavandería y Vigilancia. En el Departamento
de Administración se encuentra el Departamento de Compras donde el pasante
realizó sus actividades administrativas.
1.2.2. Departamento en el que se desarrollaron las pasantías: Compras
El Departamento de Compras es un área que se encarga de la planificación
para el momento de compra, ya que se encuentra en contacto día a día con cada
uno de los departamentos operativos como los son: cocina, pizzería II Forno,
restaurant La Era, bar La Fontana y el depósito de eventos donde se ubica el
material para los eventos realizados dentro de las instalaciones como son: platos
principales, bandejas, copas, vasos, etc.
El departamento de compras cuenta con un total de dos (02) empleados, los
cuales realizan un inventario detallado diario o quincenalmente, para llevar un
control de los insumos del hotel, lograr la rotación indicada de los productos y
obtener ganancias para el bien de la empresa.
1.3. Descripción de las actividades realizadas por el pasante
Tabla Nº 2. Descripción de las actividades realizadas
DATOS DEL DEPARTAMENTO
Dependencia:
Área o Departamento designado:
Administración y Contabilidad
Compras
Fecha de inicio: 22 /01/2015
Fecha de culminación: 08/05/2015
Tutor Empresarial: Patricia García Supervisor inmediato: Maritza Niño
Descripción de las actividades realizadas en el departamento por
objetivos
 Inventarios del bar La Fontana.
 Inventarios de los insumos del restaurant La Era.
 Inventarios de los insumos de la pizzería II Forno.
 Inventarios del material de eventos.
 Entrega de material para los eventos.
 Recepción del material de eventos.
 Relación de facturas de compras.
 Apoyo en el departamento.
 Recepción de insumos para el hotel.
 Apoyo en el almacén de alimentos.
 Control diario de los insumos de pizzería en Excel.
 Control quincenal de La Fontana y La Era en Excel.
Bitácoras. (Ver Anexo Nº1)
Observaciones: las pasantías administrativas y operativas forman parte
del aprendizaje y formación del estudiante que permiten adquirir
conocimientos, para lograr así un crecimiento profesional.
FASE II DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
En toda empresa u organización se requiere de un excelente sistema
operativo y administrativo para generar calidad en los servicios que preste a sus
clientes, dicha calidad de servicio debe realizarse en todos los departamentos y
unidades de la organización, para así obtener rentabilidad y productividad. A esto
no escapa el departamento de compras que tiene el compromiso de adquirir los
insumos de toda la empresa y el deber de controlar los gastos, es por ello su
importancia dentro de la empresa.
A esto señala Segovia (2007)
En una empresa de servicios como es un Hotel, el área de compras adquiere una significación
especial: es aquí donde se generan los costos de alimentos y bebidas y los gastos controlables que
influyen directamente en los precios de venta de los servicios que se ofrecen a un cliente exigente”
(p5).
El proceso de costos en toda organización constituye una de las bases
fundamentales para el éxito de la empresa, por ello su control debe ser eficaz al
adquirir los productos que representan parte del capital de la empresa, de allí la
importancia de una manipulación correcta de los insumos.
En efecto, las empresas hoteleras necesariamente deben poseer controles
internos
administrativos
y
operativos
actualizados,
como
herramientas
tecnológicas automatizadas para fortalecer la operatividad en dichas unidades, las
cuales generarán beneficios a la empresa.
Ahora bien, el Hotel Belensate, desde su inicio ha laborado bajo los mismos
sistemas operativos y administrativos con ciertas modificaciones al pasar de los
años. Sin embargo, la mayoría de los trabajos administrativos son bastantes
eficientes y por tanto se pueden mejorar algunos procedimientos que tienen
ciertas debilidades, como el manejo operativo en el Bar Fontana con el propósito
de optimizarlo para que éste sea mucho más rápido y eficiente.
En tal sentido, Beckman (2001) reseña que:
Para el buen funcionamiento de la empresa ésta debe poseer herramientas tecnológicas que
permitan facilitar la labor diaria como: el registro de información en bases de datos (clientes,
proveedores, empleados), el monitoreo continuo de las áreas de trabajo por medidas de seguridad
(cámaras de seguridad), la emisión de facturas, control de insumos, entrada y salida de alimentos y
bebidas, control de asistencia del personal, el uso de las redes sociales para promocionar las
empresas, la contabilidad y muchos otros aspectos esenciales”…(p55)
Es decir, que las herramientas tecnológicas son excelentes medios de
trabajo que ayudan en el proceso de cualquier empresa para
el logro de su
productividad.
Tomando en consideración lo antes descrito se puede decir: En el Hotel
Belensate, específicamente en el Bar Fontana, se observa descontrol en los
insumos, no hay un seguimiento de la salida de licores por botellas, muchas
veces desvíos de licores sin control establecido. De allí entre las causales de la
situación antes mencionada se debe a la ausencia de formatos, carencia de un
Stock de estándar, así como del retardo al sistema del ingreso de consumo de
los propietarios del hotel.
Todo lo anterior descrito trae como consecuencias faltantes o pérdidas en
el bar, no hay suministro en el momento de la información recolectada,
descontrol de información, revisión constante del libro de funcionarios o revisión
de factura por factura surgiendo como problema el retardo en la fluidez del
trabajo diario que se lleva a cabo en el Bar Fontana del Hotel Belensate. (Ver
Anexo Nº 2)
Para el retardo de la fluidez en el trabajo diario del Bar Fontana, se sugieren
alternativas de posibles soluciones entre las cuales se tienen: Utilizar un kardex,
etiquetar las botellas con pertenencias al hotel, organizar el área de bebidas o
utilizar una herramienta tecnológica, para generar y optimizar las operaciones
que se realizan en dicho Bar, aprovechando al máximo el tiempo, mejorando la
efectividad en el rendimiento y desarrollo productivo del hotel y así medir el
desempeño real para tomar las acciones correctivas, finalmente se propone
utilizar una herramienta tecnológica sencilla de fácil manejo como alternativa
viable, para mejorar técnica y operativamente el proceso en el Bar Fontana y así
agilizar el trabajo diario por lo cual disminuirán los gastos producidos por el mal
control o mala utilización de las bebidas y consumos en dicho Bar. (Ver Anexo Nº
3).
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria, Ciencia y Tecnología
(PROPUESTA)
Autor: José Gregorio, Conti P.
Tutor Empresarial: TSU. Patricia García
Mérida, Junio 2015
FASE III: LA PROPUESTA
3.1. Presentación de la propuesta
La presente propuesta lleva por título: Herramienta tecnológica para el
control de los insumos en el Bar Fontana del Hotel Belensate. Esta se produce a
raíz de las observaciones en dicha área en la cual se detectó un descontrol y
pérdida de insumos por falta de formatos, así como descontrol de información,
retardo en el ingreso de consumos, revisión de facturas en forma manual, entre
otros; generando retardo en la fluidez del trabajo diario en dicho bar, surgiendo la
necesidad de agilizar los procesos diarios para el mejor control de los insumos, y
así mejorar técnica y operativamente el proceso, el cual disminuiría los gastos
producidos por el mal control o utilización de las bebidas y consumo, en el Bar
Fontana del Hotel Belensate.
Por lo anterior expuesto se propone una herramienta tecnológica diseñada
en una base de datos en el Microsoft Office Access, en la cual se almacenará la
información diariamente.
3.2 Justificación
Sin duda, el Microsoft Office Access se ha convertido en una herramienta
básica para complementar aquellas actividades que realiza el talento humano; y
de significativa importancia para el control y agilización de los procesos que así lo
requieran.
De hecho, Tiznado, M (1995) se refiere al Microsoft Office Access como “una
aplicación creada para administrar bases de datos bajo el ambiente Windows,
entendiéndose por base de
datos una colección de información (datos)
relacionada con un tema en particular”. (p11).
Por consiguiente, esta aplicación servirá para recolectar información
significativa de manera fácil, objetiva, con menor inversión de tiempo y
administrarla desde un archivo único de bases de datos.
Considerando la problemática mencionada en el diagnóstico situacional, es
necesario plantear una respuesta a tal necesidad que permita beneficiar al
personal del Bar Fontana, es decir, al jefe de bar y al auditor interno, en
la
organización diaria del ingreso y el egreso de las bebidas, para que desarrollen
sus actividades de manera eficaz y eficiente, suministrando una información más
cercana a la realidad la cual facilitará a los departamentos de Costos y Recursos
Humanos, para la toma de decisiones.
Del mismo modo, tenderá a optimizar y mejorar el rendimiento económico del
Bar Fontana, recurriendo con más frecuencia el uso del Microsoft Office Access
para controlar los insumos (licores) y agilizar el trabajo diario.
3.3. Objetivos
3.3.1. General
Proponer una herramienta tecnológica para el control de los insumos en el
Bar Fontana del Hotel Belensate. Mérida.
3.3.2. Específicos
3.3.2.1. Determinar los requisitos necesarios para la creación de la herramienta
tecnológica.
3.3.2.2. Describir el diseño conceptual y lógico de la herramienta tecnológica.
3.3.2.3. Diseñar la herramienta tecnológica para el control de los insumos en el
Bar Fontana del Hotel Belensate. Mérida.
3.4. Contextualización y fundamentación de la propuesta
3.4.1. Contextualización
El presente estudio se realizó en el Bar Fontana del Hotel Belensate ubicado
en Mérida, estado Mérida, donde el pasante observó ciertos inconvenientes en el
desarrollo de sus actividades laborales como la falta de organización y
coordinación en el ingreso y consumo de bebidas, los cuales no se llevan en forma
ordenada, ya que los mismos se realizan extemporáneamente de forma manual.
Además, no cuentan con informaciones actualizadas, confiables y efectivas. Todo
lo anterior descrito afecta en la fluidez del trabajo diario.
Sin embargo, con el desarrollo de una sencilla herramienta tecnológica,
apoyada en una base de datos en Microsoft Office Access se aspira corregir,
optimizar el adecuado funcionamiento de los datos procesados para el control de
las bebidas en el Bar Fontana y lograr un incremento en las utilidades de la
empresa.
3.4.2. Fundamentación
3.4.2.1. Antecedentes
A través de la revisión bibliográfica, se encontraron algunos trabajos de
grado pertenecientes a estudiantes egresados del Colegio Universitario del Hotel
Escuela de los Andes Venezolanos (CUHELAV), los cuales generaron valiosos
aportes relacionados con el tema de las herramientas tecnológicas (base de
datos). Estos estudios de pregrados para obtener el título de Técnico Superior en
Hotelería y Servicios de la Hospitalidad, fueron consultados con el fin de ampliar
los conocimientos acerca del tópico. Entre ellos se pueden nombrar:
Briceño M. (2012). Desarrolla una investigación, denominada: “Diseño de
una base de datos para automatizar los procesos que se llevan a cabo en el
departamento de comercialización del Sistema Teleférico Warairarepano”, ésta se
llevó a efecto en la Coordinación de Promoción y Desarrollo Turístico,
específicamente en el departamento de Comercialización donde se realiza el
proceso de ventas a diferentes instituciones que solicitan presupuestos y son
almacenados en una base de datos de forma manual, de allí surge el objetivo de
esta investigación el cual es diseñar una base de datos para automatizar el
proceso. La misma se ajusta a una investigación de campo, ya que tomó los datos
reales directamente de lo observado, su población estuvo conformada por ocho (8)
personas que laboran en los departamentos de eventos y comercialización,
tomándose como muestra a dos (2) de ellos.
Asimismo, la bibliografía se relaciona con las bases de datos y los
manejadores de dichas bases. Concluyendo, que el manejo de la tecnología
influye en el cumplimiento de los procesos que se llevan a cabo dentro de una
empresa, ayudándola al buen desenvolvimiento de sus funciones.
El estudio se considera pertinente, por cuanto su problemática coincide con
éste y se plantean objetivos similares al proponer una herramienta tecnológica
para automatizar el proceso en las áreas respectivas, y así agilizar las
operaciones diarias.
En este mismo orden de ideas, se encuentra el trabajo de investigación de
Gómez, A. (2013) quien llevó a efecto un estudio en la Gerencia de operaciones
del Hotel Boutique 286, ubicado en Puerto Ordaz estado Bolívar, donde observó la
problemática en los procedimientos mediante los cuales se manejan y controlan
los inventarios, ya que éstos se llevan de forma manual, por lo que plantea aplicar
una herramienta que le permita automatizar los mismos.
La metodología utilizada fue una investigación de campo y descriptiva, con
una población y muestra finitas, arrojando resultados favorables para la
investigación, en la cual se aplicó una base de datos para el control de inventarios.
Llegando a la conclusión que la aplicación de herramientas tecnológicas permite a
las empresas la automatización de sus procesos, lo que en la mayoría de los
casos fomenta el aumento de la productividad.
En tal sentido la investigación se considera relevante, por cuanto le da
importancia a la automatización de los procesos para aumentar la productividad en
la empresa a la aplicación de herramientas tecnológicas en los procesos
operativos para beneficio de la empresa.
Dentro de este marco de ideas se ubica a Aguilera, J. (2014) con su trabajo
titulado: “Diseño de una base de datos para el departamento de compras del Hotel
Valle Grande IPASME”. Fue abordado bajo la modalidad de proyecto factible,
apoyado en una investigación de campo de carácter descriptivo, la población
estuvo conformada por el jefe del área y la muestra se consideró finita por ser la
misma población. El departamento se encarga del manejo de las órdenes de
compra y registro de facturas, la cual se cumple manualmente afectando el
movimiento eficaz para realizar los demás trabajos pautados en la unidad, debido
a esta problemática se propone diseñar una base de datos como herramienta
tecnológica que permita automatizar dicho proceso.
En conclusión, indica que mediante la aplicación de la herramienta
tecnológica (base de datos), el personal que maneja el proceso de orden de
pedido, tendrá la facilidad de registrar todas las requisiciones que se llevan dentro
de la unidad, para solventar los insumos diarios, además permitirá al usuario
imprimir el respectivo comprobante de que el departamento realizó la solicitud, por
lo tanto, la aplicación de esta herramienta registrará, almacenará y dará salidas de
informes relacionados con los datos que contienen cualquier base de datos y de
esta manera lograr el manejo rápido y eficaz de cualquier proceso administrativo.
El estudio antes descrito se asemeja a esta investigación, en cuanto a la
importancia que amerita el aplicar una herramienta tecnológica, para actualizar y
verificar datos en los procesos administrativos que se llevan a efecto diariamente
en un área determinada agilizando la operatividad en la empresa.
Las tres investigaciones antes descritas sustentan este estudio, en virtud de
señalar la importancia que tiene el aplicar una herramienta tecnológica
automatizada o base de datos que agilice las actividades diarias, para una mayor
productividad en la empresa.
3.4.2.2. Bases teóricas
La revisión bibliográfica permitió determinar los aspectos relevantes en
relación con los fundamentos teóricos y basamentos conceptuales, que fueron
considerados con el propósito de resolver el problema de la presente
investigación, centrado en: sistemas de información, base de datos y Microsoft
Office Access.
3.4.2.2.1. Sistema de Información como herramienta tecnológica para el
control de los insumos
La evolución del ser humano y la innovación de la tecnología han venido a
transformar los procesos operativos de las organizaciones en beneficio de ellas,
en tal sentido Rubio (2001) objeta:
El Término <<tecnología>>, proviene de las palabras griegas tecné,
´arte u oficio´, y logos, ´conocimiento, ciencia´. Designa el proceso por
el cual, los seres humanos diseñan herramientas y maquinarias para el
control del entorno, e incluye los instrumentos y materiales que se
incorporan al proceso de producción. (p 243)
Desde esta perspectiva, la tecnología surge por necesidad del ser humano a
diseñar herramientas para facilitar y fortalecer los medios de producción.
A tal efecto, Franco, J. (2010) se refiere a las herramientas tecnológicas
como:
Programas y aplicaciones (software) que pueden ser utilizadas en
diversas funciones fácilmente y sin pagar un solo peso en su
funcionamiento. Estas herramientas están a disposición de la
comunidad solidaria para ofrecer una alternativa libre de licencias a
todos aquellos usuarios que quieran suplir una necesidad en el área
informática y no dispongan de los recursos para hacerlo. (s/n)
Este concepto fundamenta el porqué del uso de la herramienta tecnológica
utilizada en el bar Fontana,
ya que no implica gasto económico, y está a la
disposición de su usuario.
Adicionalmente, Laudon K. y Laudon J. (2012) definen al sistema de
información gerencial como “un conjunto de componentes interrelacionados que
recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar los procesos de toma de decisiones, ayudar a los gerentes y trabajadores
a analizar problemas, visualizar tema complejos y crear nuevos productos”. (p15)
Es decir, que una herramienta tecnológica servirá para mejorar y automatizar la
operatividad de la empresa agilizando su proceso, asimismo es fuente de
información para el momento de planificar y controlar los insumos al aportar los
datos requeridos de los diferentes departamentos y unidades.
Por su parte, Senn (2005) indica que “un sistema de información, es el medio
a través del cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros,
todos los elementos del sistema enlazan sus componentes en forma tal que estos
trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo”. (p20) En efecto, el
sistema implica una comunicación rápida y efectiva en la empresa, de tal manera
que agilizará el proceso para el control de los insumos (bebidas) en el Bar Fontana
del Hotel Belensate.
En este orden de ideas, Montilva (2005) señala que “un sistema de
información está caracterizado por ser abierto, interactuando con su ambiente
mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del
ambiente.” (p89). Esta condición implica flexibilidad y cambios, de acuerdo al
contexto donde se desarrolla el sistema de información, en el Bar Fontana del
Hotel Belensate.
Finalmente, son incalculables los beneficios que se obtienen de un sistema
de información, entre estos se pueden mencionar:
Resultados exactos y confiables.
Información fácil de obtener.
Información actualizada al momento de ocurrir los hechos.
Veracidad en los datos aportados.
Agiliza el trabajo diario en el área o departamento.
Productividad laboral
Actualmente, los sistemas de información están cambiando este mundo
globalizado, de tal forma que la sociedad se ha vuelto cibernética, automatizada,
donde la innovación tecnológica cada día invade más el mercado comercial. En
tal sentido, los avances tecnológicos han permitido el crecimiento de los sistemas
de información y comunicación en las organizaciones, para agilizar su operatividad
laboral y ser más efectivas y productivas.
3.4.2.2.2. Microsoft Office Access
Es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con un interfaz
de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado
de programación. Pérez A. (s/f) acota que “el Microsoft Office Access maneja
varios tipos de datos (textos, numéricos, fechas etc.) de manera flexible. Además,
puede importar y exportar datos a otros programas como Word, Excel y otras
bases de datos.” (p13). Se observa que esta herramienta tiene facilidad de uso
para el manejo y creación de distintos diseños.
En efecto, a través del Microsoft Office Access puede administrarse toda la
información desde un archivo único de base de datos, en el cual utilizan tablas
para almacenarlos, y se pueden consultar para buscar y recuperar únicamente los
datos que se necesitan. Asimismo, se usan formularios para ver, agregar y
actualizar los datos de las tablas. Es una herramienta fácil de usar que permite
crear de forma rápida y sencilla una base de datos.
Bajo esta perspectiva, Rojas M, (2011) publica que “el Microsoft Office
Access, permite manipular los datos en forma de tabla (formadas por filas y
columnas) crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir
datos e informes y así presentar la información” (s/n). Esto evidencia lo señalado
por el autor anterior que la herramienta es de fácil manejo, ya que la misma se
puede convertir en un archivador de información para el momento de su búsqueda
y poder obtener una repuesta inmediata y confiable.
De hecho, al utilizarse las primeras bases de datos en computadoras
personales (PC). Éstas eran sólo administradoras de ficheros, pero con el avance
del tiempo y de la tecnología, se fueron sofisticando de manera que hoy día se
manejan con múltiples datos, para producir información de manera sencilla con
mayor rapidez.
3.4.2.2.3. Base de datos
Una base de datos es una herramienta que se conceptualiza como una
serie de datos relacionados, donde cualquiera puede tener acceso a ella, sea
cualquier origen de la procedencia de la información y el uso que se le dé. A esto
señala Tiznado, M (1995) “El término de base de datos se refiere a un conjunto de
información clasificada, relacionada con un tema en común” (p33). De allí que la
base de datos del estudio está relacionada con el inventario de bebidas del Bar
Fontana, para el controlar el consumo diario en dicho bar.
3.4.2.2.3. Control de insumos
Control es el proceso de inspeccionar cualquier acción para verificar su
cumplimiento y poder corregirlo durante el mismo. A esto señala Chiavenato
(2006) “La finalidad del control es asegurar que los resultados planeados,
organizados y dirigidos se ajusten lo más posible a los objetivos definidos
previamente” (45). En efecto, el control de insumos, como la palabra lo manifiesta
es el manejo de entradas de productos a las diferentes unidades del Hotel, tiene
por finalidad identificar las fallas en el proceso, rectificar y evitar que se vuelvan a
producir.
En el área del bar tiene gran importancia ya que se maneja un flujo de
dinero por la venta de licores lo que implica ingreso de caja y productividad a la
empresa, por ello la importancia de llevar el control diario en dicha área.
3.5. Estructura de propuesta
3.5.1. Descripción
Para el funcionamiento del diseño como sistema, se requieren de tres
elementos fundamentales: el talento humano, el recurso tecnológico y el
de
información.
Requerimiento del talento
humano está considerado por las personas
capacitadas que usarán las base de datos, es decir, la que crea el diseño y el jefe
de bar la que la manipula.
Por su parte el recurso tecnológico y tangible está representado por la
máquina o computadora donde se almacenan las bases de datos, la cual debe
poseer: (Sofware) Windows 7 u 8/ Microsoft
Office/ Access, (Hardware)
dispositivos de entrada y salida monitor, teclado, mouse con un mínimo de
memoria RAM de 1 GB.
Igualmente se requiere de la información la cual debe cumplir con tres
procesos:
1ero. Entrada, el sistema permitirá ingresos de datos.
2do.Salida, el sistema permitirá la presentación en pantalla de los distintos
dato.
3er.Almacenamiento, el sistema permitirá guardar los datos almacenados
para luego ser revisado y verificado.
En este mismo orden de ideas, para llevar a efecto la base de datos, se parte del
concepto de Tiznado M, (1995) el cual señala “El término de base de datos se
refiere a un conjunto de información clasificada, relacionada con un tema en
común” (p33). Asimismo, indica que ésta se estructura en tres etapas: diseño
conceptual, lógico y físico, las que se describirán a continuación:
Diseño Conceptual: Se conoce como la etapa en la que se selecciona la
información o datos que serán utilizados en la herramienta tecnológica.
Diseño Lógico: En esta etapa se transforma el diseño conceptual para
determinar el manejador de la herramienta que será utilizada.
Diseño Físico: Última etapa donde se procede en la transformación,
implementando lo creado en el diseño lógico directamente en la herramienta
tecnológica.
Ahora bien, para desarrollar cualquier diseño descrito anteriormente, es
importante analizar los recursos con los que cuenta el implementar una
herramienta tecnológica como la base de datos.
3.5.3. Diseño Conceptual
En efecto se especifican los datos a utilizar para la creación de la base de
datos, haciendo referencia a sus características, específicamente el planteado por
Chen
(1976)
quien
lo
determina
como
modelo
Entidad-Relación
(E-R)
caracterizándose por representar las cualidades de la problemática en la realidad,
expresando los datos a través de símbolos denominados entidades y atributos.
Entidades: representadas por un rectángulo donde se observan los objetos
de interés, tomados de la realidad:
Atributos o Campos: en estos se expresan las cualidades de cada una de las
entidades observándose en óvalos.
Relaciones: también se expresan en rombos y se utilizan para relacionar una
unidad con otra. (Tienen, Provee, Requiere). (Ver gráfico Nº1)
Gráfico Nº 1. Diseño Conceptual.
3.5.4. Diseño Lógico
En esta fase se transforma la información establecida en el diseño
conceptual y se representa mediante qué gestor será organizada la base de datos.
Tabla 1: Suministros
En esta tabla se registran todos los productos de inicio para el inventario que
maneja el bar la fontana con una descripción detallada de los mismos.
Atributos:
IDcodigo Producto: Representa el código único para cada producto
Nombre: Hacen mención al nombre del producto
Cantidad: Describe la cantidad suministrada para el inicio del
inventario
Tipo: Representa que tipo de licor suministrado
Fecha: Indica la fecha de su primer ingreso al departamento
Nacionalidad: Describe si el producto es nacional o importado
Tabla 2: Entrada del producto
Esta tabla solo registra nuevamente los productos entrantes ya existentes del
bar.
Atributos:
IDcodigoProducto: Representa el código único para cada producto
Cantidad: Describe la cantidad suministrada a un producto ya
existente
Tipo: Representa que tipo de licor suministrado
Fecha: Indica las nuevas entradas de un producto anteriormente
registrado
Nacionalidad: Describe si el producto es nacional o importado
Total: Representa las suma de cada una de las entradas
Tabla 3: Salida del producto
En esta tabla se encarga de registrar todas las operaciones de salidas diarias
de cada botella del bar.
Atributos:
Cantidad: Representa la cantidad de producto saliente diario
Tipo: Muestra que tipo de licor saliente
Fecha: Indica la fecha de la salida del producto
Nacionalidad: Describe si el producto era nacional o importado
Total: Representa el total de las salidas diarias
Tabla 4: Descripción del producto
Esta tabla solo se encarga de la descripción detallada de cada uno de los
suministros del bar.
Atributos:
Tipo: Indica el tipo de licor existente
Fecha: Representa la existencia disponible para cada momento
Nacionalidad: Describe si es nacional o importado el producto
existente
Tabla inventario
Esta tabla llamada inventario o consulta de inventario es una de las más
importantes ya que se encarga de responder cualquier duda que haya sobre:
Nombre, tipo de licor, cantidad existente, cantidad de entrada y cantidad de salida,
fechas de entrada y salida del producto proporcionando la opción de observar e
imprimir el informe para el momento del inventario.
Gráfico Nº 2. Consulta de inventario.
3.5.5. Diseño Físico
En esta fase se dispone a transformar lo anteriormente establecido en el
diseño lógico directamente a la realidad, utilizando un manejador de base de datos
como en este caso Microssoft Access.
Gráfico Nº 3. Diseño Físico.
Así en este sentido se diseñó esta base de base de datos para satisfacer las
necesidades del bar la fontana del hotel Belensate, así que se crearon pantallas
de fácil uso para dar comodidad a los usuarios de la misma.
Gráfico Nº 3. Pantalla Principal.
Formulario suministro
Este formulario se encarga de ingresar por primera vez los datos específicos
el producto dentro de la base de datos.
Gráfico Nº 3. Pantalla Suministros.
Formulario Entrada
El formulario entradas es el que se va a encargar de actualizar el registro de
entradas dentro de la misma.
Gráfico Nº 3. Pantalla Entrada.
Formulario Salida
Este formulario de salida se encargara de realizar los descuento de los
productos en el Bar Fontana del Hotel Belensate.
Gráfico Nº 3. Pantalla Salida.
Formulario Inventario
Se encarga de visualizar e imprimir el informe general de los campos más
importantes dentro de las tablas de base de datos.
Gráfico Nº 3. Pantalla inventario.
3.5.2. Recursos
Toda herramienta tecnológica para su creación exige de personas
capacitadas, con conocimientos en informática y manejo de base de datos.
Recurso del talento humano: está considerado por las personas que usarán
las base de datos, es decir, la que crea el diseño y el que la manipula, para este
caso el jefe de bar.
De hecho para el funcionamiento del diseño como sistema, el hotel dispone
de los recursos necesarios para desarrollar este estudio, sin necesidad de altos
costos financieros. Posee los recursos materiales: la computadora (teclado,
monitor, ratón e impresora) con el Hardware y Sofware.requeridos.
RECOMENDACIONES AL HOTEL BELENSATE
Realizar inducción al personal que manejará la herramienta tecnológica.
Realizar seguimientos mensuales al Bar Fontana para mantener actualizada
la herramienta.
Implementar esta herramienta tecnológica en otras áreas, para fortalecer los
procesos administrativos.
CONCLUSIONES
Las
herramientas
tecnológicas
son
excelentes
instrumentos
para
automatizar los procesos de cualquier empresa, fortaleciendo sus funciones
administrativas y operativas
El resultado obtenido en este estudio, demuestra que la aplicación de una
herramienta tecnológica, permite a las empresas la
automatización de sus
procesos lo que conlleva a la rapidez y efectividad productiva para las
organizaciones, en este caso las hoteleras. Por ello al aplicarla en el Bar Fontana
del Hotel Belensate fortalecerá
la debilidad encontrada,
agilizando su
operatividad diaria.
Al proponer una herramienta tecnológica para solventar el problema del
retardo de la fluidez en el trabajo diario que se lleva en el Bar Fontana del Hotel
Belensate, el personal que allí labora como el jefe del bar y el auditor interno
mejorarán su rendimiento, al llevar el control diario de las bebidas más organizado,
ahorrando tiempo y dinero, lo cual les permite activar el proceso y ser más efectivo
en beneficio de la empresa.
La herramienta tecnológica se realizó a través del Microsoft Acces, con una
interfaz muy sencilla de comprender y manejar, por lo que es factible de aplicar en
el hotel Belensate ya que posee los requisitos técnicos y humanos dispuestos para
su operatividad.
Finalmente se puede concluir que este estudio genera un aporte para
aquellos estudiantes que se interesen por el tema tratado.
ANEXOS
ANEXO 2. Modelo del Diagnóstico
SÍNTOMAS
 Descontrol en
los insumos


No
hay
seguimiento en
el área


Faltante en las
botellas

CAUSAS
Falta
formatos
de
Se carece de un
STOCK
Estándar en el
bar
No se ingresa
inmediatamente
el consumo de
los funcionarios
CONSECUENCIAS
 Siempre
se
encuentra
un
faltante (pérdida)
 Descontrol
de
información

Constantemente
revisar el libro de
funcionarios
o
revisar
factura
por factura
PROBLEMA: Retardo en la fluidez del trabajo diario en el Bar
Fuente: elaboración propia (2015)
ANEXO 3. Alternativas y Justificación
PROBLEMA: Retardo en la fluidez del trabajo diario en el Bar
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN


JUSTIFICACIÓN DE LA
ALTERNATIVA
Se propone una herramienta
tecnológica con la finalidad de
organizar y agilizar el trabajo
diariamente, la cual generará
Etiquetar las botellas perteneciente
ganancias para la empresa, en
tiempo y dinero.
al hotel
Utilizar un Kardex

Organizar el área de bebidas

Utilizar una herramienta tecnológica
Fuente: elaboración propia (2015)
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