Seguimiento Planmej CGR 2009 20 ENE11 IMPRESION
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Seguimiento Planmej CGR 2009 20 ENE11 IMPRESION
FORMATO No. 2 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Informe Presentado a la Contraloría General de la República Entidad: Representante Legal: NIT: ARMADA NACIONAL ALMIRANTE GUILLERMO ENRIQUE BARRERA HURTADO 800141644-1 Períodos fiscales que 2007 - 2008 - 2009 Modalidad de auditoría: GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD REGULAR Fecha de suscripción: 10-ago-10 10 de agosto de 2010 Fecha de evaluación 27-dic-10 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 100,00% 6 6 6 Efectividad de la acción SI Area Responsable NO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009 COMANDO ARMADA(BOGOTÁ) 1 2 3 Registro Cumplimiento Plan de Acción Institucional. En el formato del plan de acción, a pesar de que cuenta con una columna donde se reporta el nivel de cumplimiento por 1101100 actividades, no se evidenció el resultado consolidado a nivel de la entidad de dicho plan y de igual manera, en el Informe Ejecutivo de Gestión que fue entregado a la comisión auditora, no se relaciona tal información. Limitación en la interacción de las herramientas de planeación y en las actividades de seguimiento y monitoreo sobre la información suministrada a la CGR, y genera dificultad en la toma de decisiones a la administración frente a los avances del plan de acción. Mejorar la comprensión Evaluar el formato de la referente al resultado de Reunión con el propósito de matriz del Plan de acción cumplimiento de los evaluar el formato del Plan codigo PLAESINS-FT-364objetivos estrategicos de acción. OPLADI-V04. en el plan de acción. Dificultad en la toma decisiones a administración frente los avances del plan acción. de la Rediseñar el formato codigo a PLAESINS-FT-364-OPLADIde V04 con el fin de incluir unas filas adicionales que contengan los totales de avance por objetivo estratégico y un resultado consolidado del plan de acción Institucional. Mostrar de forma concreta en el formato del plan de acción el del formato porcentaje de avance Rediseño de cada objetivo acuerdo reunión y estratégico y el decisiones tomadas consolidado final (siguiendo la metodologia BSC). Establecer los lineamientos para el manejo de la información y verificación de la misma a nivel interno de las Jefaturas para evitar Suministro información Objetivos Estratégicos. de la Debilidades en los canales de Incertidumbre sobre la inconsistencias Se evidenció diferencias entre la información reportada por comunicación establecidos y en oportunidad y información rendida a nivel 1101100 las dependencias a la Oficina de Planeación sobre el nivel Institucional. las actividades de monitoreo y confiabilidad de la de cumplimiento del plan de acción, en relación con la que control de dichos procesos. información institucional. dicha Oficina remitió a la CGR. Efectuar verificación de la Directiva de control y seguimiento de la información rendida en el formato de los planes de acción. Directiva de control y seguimiento de la información rendida en el Implementar controles a formato de los planes de nivel interno de las acción. Jefaturas con el fin de promover el autocontrol en la información rendida en los planes de acción. Realizar un informe de verificación del cumplimiento de los lineamientos establecidos Capacitación a todos los niveles de la organización en estructuración de indicadores de gestión. Desarrollo de jornadas de capacitación en las Fuerzas Navales y el Comando de la Armada Nacional. Indicadores. Existen algunos indicadores consignados en el plan de acción vigencia 2009 que presentan debilidades en cuanto a Debilidades en la planeación, su construcción (variables no especificadas), pertinencia 1101001 formulación y seguimiento a las (variables no relacionadas con la meta que se pretende metas. medir) y aplicación (se incluye información de vigencias anteriores 2008), situación que dificulta el seguimiento y la determinación del nivel de ejecución de las metas. Efectuar verificación de los indicadores levantados por Imposibilidad para la los procesos y de los logros entidad de contar con alcanzados frente a las porcentajes reales de metas programadas. cumplimiento. Estudiar la organización con el propósito de evaluar la viabilidad de crear oficinas de Planeación por Jefaturas y Unidades Operativas Mayores. Fortalecer las competencias del Realizar un informe de personal en lo verificación relacionado con la estructuración de indicadores de gestión. Realizar un estudio de Estado Mayor con el propósito de evaluar la creación de oficinas de planeacion en las Jefaturas y Unidades operativas mayores. Acta 1 21/07/2010 31/08/2010 5,9 1 OPLADI Formato 1 1/09/2010 30/11/2010 12,9 Directiva Permanente 1 6/07/2010 31/12/2010 Informe cumplimiento Directiva 1 4/01/2011 Listados de asistencia Informe de verificación 100,00% 13 13 13 25,4 0,00% 0 0 0 OPLADI 17/04/2011 14,7 0,00% 0 0 0 OPLADI 4 26/07/2010 31/12/2010 22,6 100,00% 23 0 0 1 4/01/2011 14,7 0,00% 0 0 0 17/04/2011 1 4 OPLADI Estudio 1 2/08/2010 31/03/2011 34,4 0,00% 0 0 0 1/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Establecer los lineamientos para el manejo de la información y verificación de la misma a nivel interno de las Jefaturas para evitar Falta de confiabilidad en Implementar controles a inconsistencias de la nivel interno de las la información información rendida a nivel institucional y el Jefaturas con el fin de Institucional. promover el autocontrol porcentaje real de cumplimiento del plan de en la información rendida acción. Efectuar verificación de la en los planes de acción. Directiva de control y seguimiento de la información rendida en el formato de los planes de acción. Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Directiva de control y seguimiento de la información rendida en el formato de los planes de acción. Directiva Permanente 1 6/07/2010 31/12/2010 25,4 0,00% 0 0 0 OPLADI Realizar un informe de verificación del cumplimiento de los lineamientos establecidos Informe cumplimiento Directiva 1 4/01/2011 17/04/2011 14,7 0,00% 0 0 0 OPLADI 5 Soportes factura. Verificación periódica El número de afiliados a la caja de compensación Debilidades en los mecanismos Falta de confiabilidad en mensual de los listados de reportados en el anexo de la factura CO99 de fecha 1506100 de registro y seguimiento a las la información. afiliados y reportes de diciembre de 2009 por 4529 personas, difiere en 839 frente actividades de los procesos. novedades. a los soportes presentados a la CGR por un total de 5368 personas y de estos últimos, 569 se relacionan dos veces. Establecer mecanismos de control sobre la afiliación del personal de Actas de la Institución a la caja de Dejar constancia escrita del seguimiento y compensación, con el registros de seguimiento mensual propósito de evitar que mediante actas y registros personal afiliado se vuelvan a presentar en el mes las novedades encontradas en el hallazgo. 6 5/08/2010 20/12/2010 19,6 6 100,00% 20 20 20 DIBES 6 Área de taller de mantenimiento. En el área de los talleres de mantenimiento de la Dirección Certificados de Establecer control real de Servicios Generales del Comando Armada, para la Controlar la salida trimestral Incumplimiento del Decreto Impacto ambiental en el Adecuacion del almacén de disposición final del manejo de recolección y manejo de los residuos de aceites usados y y destino final de los 2105001 2104 (Artículo 22, áreas para suelo y posiblemente en lubricantes y control de la de residuos lubricantes en el area residuos generados por la actividad como los diferentes residuos oleosos almacenamiento de basuras). la salud de los operarios. entrega de desechos. oleosos. determinada. tipos de filtros, repuestos y partes de automotores, no existe un área adecuada para el almacenamiento temporal de estos residuos. 2 15/07/2010 30/01/2011 28,4 1 50,00% 14 0 0 DISEG 4 7 Nivel de cumplimiento del plan de acción. Debilidades en los canales de Los soportes presentados no evidencian el resultado comunicación establecidos, en 1101002 consignado en el plan de acción de algunas dependencias. la planeación, formulación y actividades de monitoreo a las metas propuestas. Actividades implementación del Modelo de Gestión por Competencias. Para la ejecución de la fase IV del proyecto de Gestión 1501006 Humana por Competencias, en el año 2009 se proyectó el desarrollo de actividades, encontrándose diferencias ente lo programado y lo realizado. Debilidades en el proceso de planeación y falta de un control efectivo en el desarrollo de esta etapa del proyecto de sensibilización, implantación y seguimiento a los modelos de competencias en los procesos de Administración del Talento Humano en la Armada Nacional. Deficiencias en el cumplimiento de las metas establecidas y de los resultados esperados en la implementación del Sistema de Gestión Humana por Competencias en la entidad. Efectuar seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades del sistema de gestión humana por competencias para el año 2010 Ejercer un control bimestral del cumplimiento y avance de la fase de implementación definitiva del sistema de gestión humana por competencias Levantar memorandos bimestrales, donde se registre el seguimiento y avance de las actividades programadas en el cronograma Memorandos 3 14/07/2010 15/01/2011 26,4 3 100,00% 26 0 0 Divulgación de piezas de comunicación para reforzar la sensibilización y conocimiento del sistema de gestión humana por competencias. Ampliar el proceso de sensibilización y conocimiento del sistema de gestión humana por competencias a todos los niveles de la organización Difundir 3 piezas adicionales de comunicación que refuercen el proceso de sensibilización y conocimiento del sistema de gestión humana por competencias. Piezas de comunicación 3 14/07/2010 31/12/2010 24,3 3 100,00% 24 0 0 Estructuración de los parámetros para la aplicación de evaluación de 360° en la Armada Nacional. Implementar la evaluación de 360° a los niveles que el Mando estime convenientes. Redactar las preguntas, establecer las competencias y los valores de la evaluación 360°. Cuestionario de preguntas 1 14/07/2010 31/12/2010 24,3 1 100,00% 24 0 0 Estructurar una Directiva Permanente que establezca las directrices para el diligenciamiento y trámite de la evaluación de competencias para el desarrollo. Estandarizar los parámetros, períodos, procedimientos y trámite de la evaluación de competencias para el desarrollo en la Armada Nacional. Redactar y divulgar una Directiva Permanente para la evaluación de competencias para el desarrollo en la Armada Nacional. Directiva Permanente 1 15/07/2010 30/09/2010 11,0 1 100,00% 11 11 11 OPLAPE 2/17 No. consecutivo hallazgo 8 Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Historias laborales. No obstante que la Armada Nacional refleja avance en la organización de los archivos de las historias laborales, una vez verificado su estado se observó que en la gran mayoría de expedientes hace falta parte de la documentación mínima establecida para la conformación de dichas historias laborales y en su lugar se encuentra por cada documento faltante una hoja foliada en la cual se aprecia escrito el 1506100 nombre del documento carente. De igual manera se constató que la documentación recepcionada en el año 2009 se encuentra en la carpeta pero no está organizada al interior del expediente correspondiente, también se evidencian documentos sin organizar que datan de la época en la que el militar estuvo en la escuela de formación y la documentación del personal civil nombrado posesionado en el 2009 no se encuentra archivada. En conclusión, las historias laborales están parcialmente organizadas y les hace falta documentos, contraviniendo lo establecido en la Ley 594 del 2000 y en la circular 004 del 2003 del Archivo General de la Nación. Causa del hallazgo Debilidades en el seguimiento y control al proceso de archivo de los documentos de las historias laborales. Efecto del hallazgo Incertidumbre en confiabilidad de información de historias laborales. Acción de mejoramiento Descripción de las Metas Objetivo Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Estructurar un procedimiento que incluya el seguimiento a la documentacion que debe reposar en las Historias Laborales de los funcionarios de la Armada Establecer puntos de control que permitan realizar seguimiento y control al proceso de archivo de los documentos que deben reposar en las Historias Laborales Elaborar un procedimiento de recepción y archivo de la documentación que debe reposar en las Historias Laborales de los funcionarios de la Institución Procedimiento 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13 Generar directrices a traves de las cuales se establezcan los flujos documentales que permitan la consolidación de la documentación de las historias laborales en la División de Hojas de Vida Avalar por el alto mando el procedimiento de recepción y archivo de la documentación que debe reposar en las Historias Laborales de los funcionarios de la Institución Elaborar una directiva que determine las responsabilidades de las areas de la organización dentro del procedimiento de recepción y archivo de la documentación que debe reposar en las Historias Laborales de los funcionarios de la Institución Directiva Permanente 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13 la la las Efectividad de la acción SI Area Responsable NO DIPER DHOVID Implementar un mecanismo que permita a los funcionarios de la Institución actualizar y completar la documentación relacionada con su historial laboral, personal y familiar Mantener documentación de Efectuar verificación de la Historias Laborales Directiva que determinará los funcionarios de las responsabilidades de las Intitución actualizada areas de la organización dentro del procedimiento de recepción y archivo de la documentación que debe reposar en las Historias Laborales de los funcionarios de la Institución Elaborar e implementar un formato de actualización de datos Formato 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 Elaborar dos informes de verificación del cumplimiento de los lineamientos establecidos Informes cumplimiento Directiva 2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 1 100,00% 13 13 13 0,00% 0 0 0 la las de la 3/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Elabora una circular a nivel Armada Nacional con el fin de informar la periocidad con que se deben imprimir los con el fin de establecer las directrices para la inventarios documentales. consulta de los documentos que Efectuar verificación de la conforman los circular que establece los expedientes o carpetas. lineamientos relacionados con el manejo documental, haciendo énfasis en el inventario documental. 9 Organización de documentos contractuales. En los contratos observados dentro de la muestra seleccionada, se encontró que en aquellas carpetas manejadas por la Dirección de Abastecimientos se tiene un formato llamado “lista de chequeo”, el cual no está siendo diligenciado ni actualizado, lo que le resta eficiencia al mismo. Adicionalmente, este formato contiene información Inadecuada elaboración de la Incertidumbre sobre los genérica que no permite distinguir la especialidad de cada lista de chequeo. Falta de una documentos que reposan 1406100 directriz que unifique el criterio modalidad de selección. en cada carpeta. para toda la Armada. De otra parte, las carpetas contractuales manejadas por la Jefatura de Operaciones Logísticas carecen de un formato de inventario documental impreso, tratándose de una medida adoptada únicamente en la mencionada Jefatura que no ha sido unificada con la manera en que se conserva esta información en otras dependencias. Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 100,00% 16 16 16 AYGAR 0,00% 0 0 0 AYGAR Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Difundir a nivel Nacional los lineamientos relacionados con el manejo documental, haciendo énfasis en el inventario documental. circular 1 12/07/2010 29/10/2010 15,6 Elaborar dos informes de verificación del cumplimiento de los lineamientos establecidos Informe cumplimiento Circular 2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 En convenio con instituciones externas efectuar jornadas de capacitación. Listado de asistencia del personal a las jornadas de capacitación. 2 22/07/2010 30/08/2010 5,6 2 100,00% 6 6 6 AYGAR Elaborar listas de chequeo para cada una de las Las unidades delegatarias de la Armada Nacional modalidades de selección contarán con una guía establecidas en las normas vigentes (Licitación Pública, práctica del contenido Selección Abreviada, Establecer una guía que mínimo del expediente en una de las Listas de Chequeo Concurso de Méritos, permita determinar el cada Contratación Directa), las contenido mínimo en modalidades de selección estandarizadas cuales se remitirán a la tiempo real de cada uno establecidas en las normas de los expedientes Oficina de Gestión de vigentes, y a la vez permitirá Calidad para su validación a contractuales teniendo controlar su adelantamiento en cuenta las mediante los documentos fin de proceder a su envío a modalidades de referidos en la herramienta. las unidades delegatarias de selección vigentes. la Armada Nacional. 4 14/07/2010 14/10/2010 13,1 4 100,00% 13 13 13 JOLA OFCON Implementar las listas de chequeo para cada una de las modalidades de selección. Elaborar dos informes de Informe verificación de la implementación implementación de las listas listas de chequeo de chequeo 2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 0,00% 0 0 0 JOLA OFCON Capacitar al personal de CAVNA en cuanto a estudios previos y los requisitos legales de la etapa precontractual. Capacitaciones 2 1/09/2010 31/07/2011 47,6 2 100,00% 48 0 0 JOLA OFCON No. personas asignadas 4 1/06/2010 30/12/2010 30,3 4 100,00% 30 0 0 ORION Supervisor Contrato No. 12/2008 Desarrollar jornadas de capacitación en normatividad archivÍstica, organización de archivos de gestión, tablas de retención documental, inventarios documentales, transferencias documentales y organización de fondos acumulados; dirigidas a los jefes de archivo de las dependencias del Comando de la Armada y sus diferentes Unidades. 10 Definición de ítems contractuales. En el contrato No. 377 de 2009, suscrito para el mantenimiento del helicóptero Bell ARC 214, se observó que tanto en el anexo A como en el anexo C del estudio previo fueron determinados, con su respectivo valor, trece (13) ítems con los cuales debía cumplir la propuesta que se presentara, entre los cuales se incluyó uno genérico que 1404100 cubriera imprevistos que surgieran de la ejecución del contrato. No obstante, tanto en el resumen de costos de trabajos presentado a manera de cotización por la firma finalmente contratada, como en los anexos de la propuesta económica por ellos entregada, se observa la inclusión de un décimo cuarto (14) ítem, consistente en la reparación de una caja combinada PTGT-3, por un valor final de $287.4 millones. Desarrollar dos capacitaciones dirigidas al personal del Comando de la Debilidades en la etapa de Falta de claridad en la Aviación Naval, respecto a ejecución de este contrato, así ejecución de los recursos los requisitos legales de la a este como en la supervisión del destinados etapa precontractual, mismo. contrato. incluyendo aspectos relacionados con los estudios previos 11 Actas de recibido de servicios. Dentro de la ejecución en el año 2009 del contrato No. 012 de 2008, relativo al mantenimiento y modernización de los submarinos, en una de las actas de recepción a satisfacción 1404100 de servicios elaboradas por la supervisión del contrato se incluyó la inspección y desmonte de los mástiles y consolas del ARC Pijao, mientras que en la factura con base en la cual se elaboró esta acta, el contratista cobró estos mismos servicios pero para el ARC Tayrona. Deficiencias en la supervisión del contrato en cuanto a la elaboración de las actas de recepción de servicios, contraviniendo lo dispuesto por el primer inciso del artículo 26 de la Ley 80 de 1993. Actualizar a los jefes de archivo en el ciclo vital de los documentos (archivo de gestión archivo central y archivo historico) a nivel Armada Nacional. Elaborar los estudios previos acuerdo a los parámetros legales, de tal forma que se plasme con más detalle en los anexos técnicos los mantenimientos que requieran las aeronaves y su respectivo costo. Mejorar los niveles de Riesgo de imprecisión entre los servicios Aumento de personal que revisIón previa de los Asignar 01 oficial y 03 prestados y pagados conforma la oficina de documentos que origine suboficiales a la oficina de para cada uno de los supervisión del proyecto la supervisión del supervisión del proyecto submarinos. proyecto 1 4/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 1 100,00% 30 0 0 ORION Supervisor Contrato No. 12/2008 Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas 1 1/06/2010 30/12/2010 30,3 Efectividad de la acción SI Area Responsable NO 12 Pago de supervisión técnica. Dentro de la ejecución en el año 2009 del contrato No. 012 de 2008, relativo al mantenimiento y modernización de los submarinos, fue incluido el pago del servicio del supervisor Eventual disminución del técnico designado por la empresa contratista extranjera, número de días-hombre calculado de conformidad con el número de días que que se reciban por permaneciera en Colombia dicho supervisor en cada concepto de supervisión ocasión. En el mes de octubre de 2009, una de las facturas Debilidades en la supervisión técnica o de incremento 1404100 presentadas por el contratista y pagadas por la Armada de este contrato. del valor total de dicha incrementó el valor al incluir “los gastos de viaje por días supervisión en relación festivos en Alemania” (según traducción del idioma inglés), con lo presupuestado situación que debe ser aclarada con el contratista, con el fin originalmente de evitar que eventualmente se disminuya el número de días-hombre que se reciban por concepto de supervisión técnica o no se incremente el valor total de dicha supervisión en relación con lo presupuestado originalmente. Aclarar con el contratista que los días-hombre por concepto de supervisión técnica no tendrán disminución, ni se incrementará el valor del servicio. Conseguir aclaración escrita por parte del contratista que los diashombre pactados en el contrato no tendrán modificaciones El contratista deberá aclarar que el cobro realizado por dias festivos en Alemania no afectará los dias-hombre pactados en el contrato No. 012 de 2008 13 Plano de equipo extintor. Revisar todos los planos del Dentro de la ejecución en el año 2009 del contrato No. 193 item 8.5 del contrato No. 193 de 2007, fue pagado un servicio de asistencia técnica en la de 2007, con el fin de que se actualización de los sistemas de la fragata ARC Caldas, Debilidades en la supervisión Posibles inconsistencias tenga la certeza de que los consistente en el levantamiento de planos de las diferentes 1404100 de este contrato. entre lo contratado y lo sistemas quedarán de áreas de la nave, entre los cuales se incluyó uno del equipo recibido. acuerdo con el nombre del extintor de incendios con gas Halon. Dicho gas se encuentra sistema contratado (Ekaro prohibido a nivel mundial como agente extintor desde hace 25) varios años, razón por la cual debió haberse modificado su inclusión en los planos de actualización. Actualizar los planos del sistema de control de incedio con el nuevo sistema Ekaro 25, que se encuentra definido en el contrato No. 193 de 2007 - item 4411 Al efectuar la recepción del item 4411, revisar la Plano sistema corrección de los planos de especial de control acuerdo con lo especificado de incendio Ekaro en el contrato. 1 30/07/2010 30/11/2010 17,6 1 100,00% 18 18 18 ORION Supervisor Contrato No. 193/2007 14 Recursos Plan Orión. Verificada la información suministrada por la Jefatura del Plan Orión en relación con el estado actual de los Proyectos Deficiencias en los registros y Incertidumbre en el grado 1103100 de Inversión por un total de $1.693,267 millones, se debilidades de control en el de confiabilidad de la información. encuentra una inconsistencia en las sumatorias parciales suministro de información. por valor de $ 27,662 millones frente a los cálculos realizados por el equipo auditor en el cuadro No. 4. Establecer un informe estandar que cumpla con los requerimientos de los entes de control internos y externos y que cuente con las medidas de verificación de fórmulas que evite deficiencias en los registros Mejorar la rendición de informes en un modelo estandar que brinde seguridad y consistencia de la información Difinir el formato más apropiado para la rendición de informes y los niveles de verificación. Formato de Informe Financiero Plan Orión en Hoja de calculo Excel (con vistos buenos de verificación) 1 30/07/2010 30/10/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13 ORION SAORION 15 Libros soportes. En los libros soportes donde se evidencia los trabajos realizados en los submarinos (Formato Reporte de Trabajos diarios Plan Orión, minutas del personal de guardia) la 1404100 denominación para los lugares, partes y equipos difieren de las relacionadas en las actas de entrega de trabajos efectuados por parte del contratista y las del anexo técnico del contrato. Coordinar con el contratista que a la salida o entrada de equipos de los submarinos siempre se encuentre presente un representate que reciba o entregue el equipo Mejorar los canales de El representante del comunicación contratista-contratista debe recibir del supervisor y submarino buque y del supervisor los Nombramiento del con el fin de unificar los equipos que inician representante del conceptos de trabajos y mantenimiento; así mismo, contratista reparaciones que se deberá entregar los equipos desarrollen durante la al buque y al supervisor al ejecución del proyecto término de los trabajos 1 30/07/2010 30/12/2010 21,9 1 100,00% 22 0 0 ORION Supervisor Contratos Submarinos 16 Copias de seguridad. El personal que realiza actividades de seguimiento y monitoreo, y que verifica el nivel de ejecución de las tareas contratadas para los submarinos ARC Tayrona y ARC Pijao Debilidades en el entrenamiento a través de software desarrollado para tal fin, no presenta la 1404100 y capacitación para las tareas suficiente capacitación en el manejo del mismo, situación asignadas. que pone en riesgo la confiabilidad y oportunidad de la información pertinente, máxime cuando las copias de respaldo no se realizan de forma continua y el depósito y conservación de la misma no tiene una política instituida. Ausencia de procedimientos para elaborar y mantener copias de seguridad del trabajo desarrollado. Riesgo en la confiabilidad y oportunidad de la información pertinente. Nombramiento de un funconario que se encargue de las copias de respaldo en Cumplir con el el proyecto submarinos, procedimiento Código: dando cumplimiento al SER-PT-531-JOLA-V02 procedimiento Código: SERPT-531-JOLA-V02 1 30/07/2010 30/12/2010 21,9 1 100,00% 22 0 0 ORION Supervisor Contratos Submarinos 17 Registros fotográficos. Si bien existen registros fotográficos para realizar seguimiento a los bienes, servicios y ejecución de trabajos contratados para los proyectos Fragatas y Submarinos se evidenciaron las siguientes situaciones en los informes de supervisión de dichos proyectos: Algunos registros fotográficos se incorporan sin indicar la 1404100 fecha en las cuales fueron tomados, máxime cuando por ser trabajos desarrollados en orden cronológico son la única evidencia de las labores realizadas por parte de los contratistas. Algunas actividades no se pueden evidenciar debido a que los registros fotográficos no fueron incorporados a los informes de supervisión dificultando su trazabilidad. Dificultad en las actividades de monitoreo y seguimiento a las labores contratadas, contraviniendo con ello lo dispuesto por el numeral 1.3 del artículo 23 de la Resolución 3312 de 2008 Cumplir el instructivo para la elaboración de archivo fotográfico para seguimiento contratos de reparaciones mayores, de manera que se actualicen las evidencias objetivas (fotos) que soportan la ejecución de cada trabajo 1 1/06/2010 30,4 1 100,00% 30 0 0 JGORIONGerentes de Proyecto y Supervisores de Contrato Dificultad en las Debilidades en los controles actividades de monitoreo existentes, contraviniendo lo y seguimiento de los expresado en el inciso 1 artículo bienes, servicios y 26 de la Ley 80 de 1993. trabajos en ejecución. Debilidades en la generación y cumplimiento de directrices relacionadas con el archivo y contenido de los registros fotográficos. Aplicar el instructivo para la elaboración de archivo fotográfico para seguimiento contratos de reparaciones mayores, Código: ADQ-IT70-JGORION-V01 Efectuar el nombramiento de un funcionario que se encargue de las copias de respaldo en el proyecto submarinos. Oficio del Contratista Nombramiento Evidenciar el seguimiento minucioso de cada tarea contractual, convirtiendose Archivo fotografico en soporte legal para de acuerdo al evidenciar los cambios instructivo alcanzados y los cumplimientos de los objetos contractuales 31/12/2010 5/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Seguimiento de las conciliaciones bancarias. Verificadas las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes de las unidades de la Armada Nacional de Colombia en el mes de noviembre de 2009 se evidenció partidas pendientes con más de 90 días, como son: 1) Dos cheques pendientes de cobro desde el mes de Marzo de 2008 en la unidad del Batallón de Comando y Apoyo ubicada en la localidad de Corozal (Sucre), referente a la cuenta corriente N° 353-05187-3 del Banco Cafetero utilizada para el rubro de Gastos Generales por valor de $$6.489.oo y $5.375.oo respectivamente. 18 19 20 Falta de seguimiento a las Posibilidad de partidas conciliaciones bancarias conciliatorias con mucho Efectuar seguimiento realizadas mensualmente por tiempo y de no presentar trimestral a nivel central de 1801004 las diferentes unidades de la el valor real de los saldos las partidas conciliatorias Armada Nacional de Colombia en Bancos en los y deficiencias en los 2) Notas crédito y débito no registradas en libros y Estados Financieros. mecanismos de control. pendientes en las conciliaciones bancarias de Diferentes unidades de la Armada Nacional de Colombia con una vigencia mayor a los 90 días, el valor de las notas crédito sin contabilizar en las unidades mencionadas suma $6.260.739.73 subestimando las cuentas de Bancos e Ingresos; de las Notas Debito por un valor total de $5.537.033.oo, sobreestimando la cuenta Bancos y subestimando Gastos, inobservando el numeral 3.8 de la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación. Saldo Anticipos Entregados. El valor del anticipo a 31 de diciembre de 2009 es por $9.927.835.10 Euros que a una tasa de cambio de $2.923.86 da como resultado un saldo de $29.027 millones, cifra que difiere con la que se encuentra reflejada en el Balance General por $24.499 millones arrojando una diferencia de $4.528 millones por efecto del diferencial Riesgos para la toma de cambiario. Deficiencias en los mecanismos decisiones, ya que no se 1801002 Por lo tanto, se está subestimando la cuenta de Deudores – genera el valor real del de control. Avances y Anticipos Entregados (1420) a Diciembre 31 de anticipo. 2009 en $4.528 millones y subestimada la cuenta Ingresos – Ajustes por Diferencia en Cambio (4803) por efecto de Diferencial cambiario a la tasa de Diciembre 31/2009, como lo establece el Régimen de Contabilidad Publica de la Contaduría General de la Nación, generando inobservancia al numeral 3.3 de la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación. Subestimaciones y Sobreestimaciones Contables. Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal se encuentran subestimadas en $123,8 millones por el no registro contable en el año 2009 de la capitalización de los semovientes caninos de raza labrador según el “Acta No. 768 CESIM-DMINEX-SECCION CANINA QUE TRATA LA CAPITALIZACIÓN DE LOS SEMOVIENTES CANINOS ADQUIRIDOS ACUERDO CONTRATO No. 047 CBACAIM2 2009” de noviembre 27 del 2009, debido a que la información no fue suministrada de manera oportuna al área financiera, denotando falta de control y oportunidad en los procesos de verificación y causación de la información Falta de control y oportunidad contable. en los procesos de verificación, 1804001 contabilización y análisis de la información contable. Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal se encuentran sobreestimadas en $94 millones, por tener en cuenta dentro de la capitalización realizada de 72 caninos pertenecientes a CESIM los gastos de sostenimiento alimentación, servicios veterinarios y medicamentos, los cuales se encontraban debidamente registrados en las respectivas cuentas del gasto, lo que estaría originando un doble registro contable por el mismo hecho económico (sostenimiento alimentación, servicios veterinarios y medicamentos). Objetivo Registrar oportunamente los hechos financieros provenientes de la depuración de las partidas conciliatorias . Propender porque las partidas conciliatorias no superen los 90 dias Descripción de las Metas Mediante los informes trimestrales se observara el avance de la depuracion de partidas conciliatorias en las unidades administrativas de la Armada Nacional Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Informes trimestrales En el informe contable mensual se incluirá una nota Verificar mensualmente la Asegurar la correcta contable específica sobre la Informe contable correcta aplicación de la tasa reexpresion de cifras en aplicación de la diferencia mensual en cambio y llevará el de cambio moneda extranjera anexo respectivo, objeto de verificacion. Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas 2 14/07/2010 28/02/2011 32,7 6 14/07/2010 5/01/2011 25,0 1 Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 50,00% 16 0 0 JOLA-DIEFCECON 0,00% 0 0 0 JOLA-DIEFCECON Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Establecer las tasas aplicables para liquidacion del diferencial cambiario de las partidas en moneda extranjera. Verificar y asegurar que la reexpresión de transacciones en moneda extranjera cumpla con la normatividad vigente y genere cifras razonables dentro de los Estados Financieros. Elaborar un documento que determine las tasas aplicables para liquidacion del diferencial cambiario de las partidas en moneda extranjera. Comunicados Internos (Señal) de Tasas de conversion mensual 6 14/07/2010 5/01/2011 25,0 6 100,00% 25 0 0 JOLA-DIEFCECON Gestionar ante MDN, la elaboracion de un procedimiento aplicable a todas las Fuerzas, para el manejo contable de los semovientes Contar con directrices claras y uniformes para el registro contable de las operaciones relacionadas con semovientes Solicitar la emisión de politicas para el registro contable de gastos, capitalizaciones, valoriza ciones de los semovientes, con el fin establecer las actividades específicas para incorporar los valores que dan un valor agregado a esta clase de activos. Oficio al MDN 1 14/07/2010 30/08/2010 6,7 1 100,00% 7 7 7 JOLA - DIEF DIVINV Asientos contables periodicos 1 30/11/2010 28/02/2011 12,9 0,00% 0 0 0 CIMARBACAIM 2 Distorsión de la realidad de las cifras consignadas en las cuentas mencionadas. Reflejar de forma Registrar periódicamente la apropiada y conforme a actualización del valor de los la normatividad vigente semovientes la capitalización de los semovientes 6/17 No. consecutivo hallazgo 21 22 Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Verificación de inventarios Visores Nocturno Monocular. En información suministrada por la entidad, referente a la cuenta 1636 Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, se reportó a la comisión de auditoria, que de la unidad BACAIM1 (Batallón de Comando y Apoyo de Infantería de Marina – Corozal) “los visores nocturnos, minidesignador lasérico y alineadores láser se encuentran en mantenimiento cambiando repuestos tubos de intensificación luminosa en la ciudad de Cartagena en las instalaciones de DARET1”. No obstante, al realizar la toma física y confrontarla con la información contable, no se encontraron 17 de los 39 visores nocturnos reportados contablemente, por valor en libros de $111 millones. De otra parte, de la misma unidad se encontraron 28 visores nocturnos para mantenimientos no reportados en la cuenta. Deficiente clasificación y La cuenta 1655 Maquinaria y Equipo presenta registro contable así como la sobrestimación por el valor $111 millones. debilidad en el control y manejo de activos; incumpliendo con lo 1804001 establecido en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la En la misma visita se evidenció 85 visores nocturnos de Nación. diferentes modelos, que a 31 de diciembre de 2009 estaban físicamente para mantenimiento de acuerdo a los soportes de entrada de almacén, los cuales no se encuentran reflejados en la cuentas 1636 Planta y Equipo en Mantenimiento por un valor indeterminado, ya que no fue posible establecer el valor en libros de cada uno de estos visores de las unidades que se relacionan a continuación, ni la cuenta en la que se encuentran registrados:BACIM2 22 visores nocturnos, BAFLIM20 18 visores nocturnos, BACAIM2 14 visores nocturnos, BAFLIM40 9 visores nocturnos, BAFIM2 11 visores nocturnos, BAFLIM70 11 visores nocturnos para un total de 85. Revelación en las Notas a los Estados Contables. Las notas a los estados financieros no cumplen con lo establecido en la Resolución No. 356 de 2007 la Contaduría General de la Nación, al no revelarse el monto de las adquisiciones o construcciones, de las adiciones y mejoras, 1801100 de la justificación y efecto en los resultados por el retiro de bienes, vida útil para la determinación de la depreciación de todos los bienes, el método utilizado para la amortización de los Activos Intangibles, vida útil estimada y razones para estimarla. Efecto del hallazgo Objetivo Acción de mejoramiento 23 Deficiente clasificación y registro contable de los hechos económicos y su efecto en los Estados Financieros; incumpliendo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica de la Contaduría General de la Nación. Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Instructivo 1 14/07/2010 30/09/2010 11,1 1 100,00% 11 11 11 JOLA-DIEFDIVINV Optimizar los procesos que se realizar las clasificaciones respectivas en lo referente a los bienes en mantenimiento Socialización del procedimiento mediante capacitaciones sobre el instructivo para el manejo de los bienes devolutivos en mantenimiento Capacitación 1 1/10/2010 30/11/2010 8,6 1 100,00% 9 9 9 JOLA-DIEFDIVINV Garantizar razonabilidad de los registros de propiedad, planta y equipo en mantenimiento reflejados en los Estados Financieros Mediante el desarrollo de las revistas de inventarios Revistas programadas, se puede Inventarios verificar en sitio, el cumplimiento del instructivo 1/08/2010 31/12/2010 21,7 2 100,00% 22 0 0 JOLA-DIEFDIVINV 0,00% 0 0 0 JOLA-DIEFCECON Incluir en el desarrollo de las revistas de inventarios, la verificacion fisica y contable de la propiedad, planta y equipo en mantenimiento Distorsión de la realidad de los datos consignadas en las cuentas de los estados financieros, por un deficiente registro contable Fecha iniciación Metas De conformidad con la normatividad vigente, implementar un instructivo donde se evidencie el manejo de los bienes devolutivos en mantenimiento Elaborar las Notas a Estados Financieros conformidad con establecido por Contaduria General de Nacion los de Revelar los hechos lo contables y financieros la que la norma establece. la Registrar de forma Implementar un instructivo oportuna, en la cuenta para el manejo de los bienes contable correspondiente devolutivos en los bienes que se mantenimiento encuentran en mantenimiento. Reclasificaciones Contables. La cuenta 1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, no presenta la realidad de los hechos económicos debido a que 3 fragatas (ARC ALMIRANTE PADILLA, ARC CALDAS, 1801002 ARC ANTIOQUIA) y 2 submarinos (ARC PIJAO, ARC TAYRONA) a 31 de diciembre del 2009 se encuentran en mantenimiento según contratos del PLAN ORION y seguían registrados en esta cuenta y no en la 1636 Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento. Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Registrar de forma Implementar un instructivo oportuna, en la cuenta para el manejo de los bienes contable correspondiente devolutivos en los bienes que se mantenimiento encuentran en mantenimiento. Capacitación y sensibilización del instructivo establecido para el manejo de los bienes en Distorsión de la realidad mantenimiento de las cifras consignadas en las cuentas de los estados financieros Este hecho no permite revelar la información adicional necesaria sobre Incumplimiento de lo las transacciones, establecido en la Resolución hechos y operaciones No. 356 de 2007 la Contaduría financieras y General de la Nación, económicas, para una mejor comprensión por parte de terceros. Descripción de las Metas de 2 Elaborar Notas a Estados Financieros, que reflejen la realidad economica, Notas Contables financiera y social de la entidad 1 1/08/2010 28/02/2011 30,1 De conformidad con la normatividad vigente, implementar un instructivo donde se evidencie el manejo de los bienes devolutivos en mantenimiento 1 14/07/2010 30/09/2010 11,1 1 100,00% 11 11 11 JOLA-DIEFDIVINV 1 1/09/2010 30/11/2010 12,9 1 100,00% 13 13 13 JOLA-DIEFDIVINV 1/08/2010 31/12/2010 21,7 2 100,00% 22 0 0 JOLA-DIEFDIVINV Instructivo Capacitación y sensibilización del instructivo establecido para el manejo de los bienes en mantenimiento Optimizar los procesos que se realizar las clasificaciones respectivas en lo referente a los bienes en mantenimiento Socilización del procedimiento mediante capacitaciones sobre el Capacitación instructivo para el manejo de los bienes devolutivos en mantenimiento Incluir en el desarrollo de las revistas de inventarios, la verificacion fisica y contable de la propiedad, planta y equipo en mantenimiento Garantizar razonabilidad de los registros de propiedad, planta y equipo en mantenimiento reflejados en los Estados Financieros Mediante el desarrollo de las revistas de inventarios Revistas programadas, se puede Inventarios verificar en sitio, el cumplimiento del instructivo de 2 7/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Aplicación del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para manejo de Bienes. En visita realizada a la Base Naval ARC Bolívar (BN1) ubicada en Cartagena, al verificar la documentación referente al manejo de los bienes sujetos de mantenimiento contemplados en el PLAN ORION, se observó que los elementos ECOSONDA “ELAC” Modelo MP59ABMQ82E(unidad TX-RX) y el Sistema de Control de Tiro VM824 del ARC TAYRONA fueron entregados al Museo Naval. Al verificar la documentación pertinente se encontraron los conceptos técnicos para dar de baja el material relacionado, así como el Acta No 077 MD-CG-COARC-SECAR-JONACFNC-CFSUBCA-CJL JUN/09 TRATA BAJA EQUIPOS ELECTRONICOS de fecha 17 de junio de 2009, en la cual se establece en el numeral d “Con base en la presente acta excluir de inventarios fiscales los equipos relacionados”. Sin embargo, dicha acta no contempla el destino de los mismos, de igual 24 manera no se cuenta con acto administrativo (resolución) que ordene la baja de bienes y determine el destino final que debe dársele a los mismos, requisito necesario para continuar con elel respectivo procedimiento, de conformidad con el Manual de Bienes del Ministerio de Defensa Igualmente se verificó la documentación con la que se da de 1604003 baja el Cañón 76mm compacto Oto Melara, de la ARC ALMIRANTE PADILLA para ser entregado como parte de pago en cumplimiento del contrato No.02 RO-MDNARC/OTO MELARA Cláusula 5 Literal A2., constatándose el concepto técnico para el procedimiento de baja de armamento del equipo especial en el cual se indica ”el presente concepto se emite como requisito para tramitar la baja física de montaje, para ser entregado como parte del contrato N.02/08…”. Igualmente existe la Resolución No 001 de 2009 por la cual se da de baja y se retira del servicio un material de guerra que en su parte considerativa establece dar de baja el material por obsolescencia y en la parte resolutiva dice “Art. 1 Desactivar y Retirar: del servicio de la Armada Nacional el cañón Compact Gun 76m.m. Oto Melara de serie 342 por las consideraciones expuestas en la parte considerativa. Art. 2 ordena que se haga efectiva la baja del cañón Compact Gun 76m.m. Oto Melara de serie 342 de los inventarios físicos y fiscales de la Base Naval ARC “Bolívar”.” No obstante, esta resolución no contempla el destino final que debe dársele a los elementos mencionados, requisito necesario para continuar con el respectivo procedimiento, de conformidad con el Manual de Bienes del Ministerio de Defensa. Adicionalmente, la resolución es posterior a la fecha de firma del contrato en el cual ya se establecía el destino a dar a este material. 25 Acción de mejoramiento Mediante expedición de una Directiva dar instrucciones Cumplir con para aplicar correctamente procedimientos los procedimientos establecidos aprobados y estandarizados. Esta situación evidencia deficiencia en el conocimiento de la normatividad para dar de baja material a cargo de la Armada Nacional y en el control de los documentos para la realización del procedimiento. Descripción de las Metas Objetivo Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Establecer y difundir las directrices para aplicación y cumplimiento de los procedimientos. Directiva 1 14/07/2010 30/10/2010 Mediante revistas a las unidades administrativas realizar la verificación del Verificar el cumplimiento de Garantizar control de los cumplimiento de lo retirados del las directrices para la baja bienes ordenado en la Directiva de bienes y destino final de servicio hasta su para la baja de bienes y los bienes disposicion final destino final de los mismos, el manual de bienes del MDN y los procedimientos. Revistas 2 1/08/2010 Elaborar y difundir una Directiva Permanente en donde se establezcan las políticas para el manejo y control del Almacén de Vestuario, sustentado en un diagrana causa efecto para determinar causa raiz. Directiva 1 los Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO 15,4 1 100,00% 15 15 15 JOLA- DIEFDIVINV 31/12/2010 21,7 2 100,00% 22 0 0 JOLA- DIEFDIVINV 30/07/2010 30/11/2010 17,6 1 100,00% 18 18 18 DIABA No permite una aplicación correcta del procedimiento, así como el posterior seguimiento o rastre habilidad de los bienes según su destino final Almacén de Vestuario. Después de realizar el inventario físico de los elementos del Fallas en los controles que se Inconsistencias en la Actualizar las políticas para Eatablecer directrices almacén se detectaron diferencias relacionadas en los 1601003 deben aplicar a las salidas de información correcta de el manejo y control del para el control del papeles de trabajo, segun actas de verificacion; almacén de vestuario. los inventarios. Almacén de Vestuario Almacén de Vestuario Adicionalmente, las insignias se encuentran todas en un solo espacio reducido. 8/17 No. consecutivo hallazgo 26 27 28 Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Clave Caja de Seguridad. Se evidenció que no existe un procedimiento de cadena para manejar el número de clave de la caja de seguridad donde se guardan los elementos de mayor valor (Bastones de Mando, Medallas, entre otros). La clave la posee únicamente el Almacenista General de DIABA (Dirección de Abastecimientos), situación que puede generar riesgos en Debilidades en los mecanismos de seguimiento de las claves de 1603100 caso de ausencia temporal o definitiva del funcionario. seguridad Almacén de papelería de la Dirección de Abastecimiento. En el almacén de papelería de la Dirección de Abastecimiento se encuentran almacenados 36 cartuchos y tonner de tinta de diferentes referencias por valor de $2,9 millones, los cuales se encuentran vencidos, el más antiguo Debilidad en el seguimiento y de ellos es de marzo de 1999, según información control tanto en la compra y 1601100 establecida en el mismo producto. suministro a las dependencias de elementos de consumo. Conciliación de Información Presupuestal y Contable. Al realizar una confrontación entre la información reportada a nivel presupuestal (Ejecución Presupuestal) y la contable (Estados Financieros) se observa que no concuerdan, según se indica a continuación y en su orden (Rubro / Cuenta, Ejecución Presupuestal, Estado de Resultados, Diferencia) 1802002 Honorarios 10.000.000 3.159.417 6.840.583 Servicios públicos 24.790.301.271 25.385.239.912 594.938.641 Prima de instalación en el exterior 641.201.306 695.334.500 54.133.194 Prima de alojamiento en el exterior 2.309.450.270 2.353.772.885 44.322.615 Arrendamientos 2.006.771.015 2.107.320.996 100.549.981 Falta de una correcta clasificación y registro de las transacciones, hechos y operaciones económicas y la falta de una realización periódica de conciliaciones y cruce de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas de la entidad, Efecto del hallazgo Riesgos en caso de ausencia temporal o permanente de la persona encargada de la clave y ausencia de control interno. Espacio fìsico ocupado por elementos que ya no representan ninguna utilidad para la entidad. Información que no refleja la realidad y la posibilidad de tomar decisiones erradas. Acción de mejoramiento Objetivo Mitigar el riesgo que se Establecer los lineamientos genera en caso de para el manejo de la clave ausencia temporal o de la caja de seguridad del definitiva del Almacén General Almacenista General Descripción de las Metas Elaborar y difundir una Directiva Permanente para establecer las políticas referentes a la administracion de la clave de la caja de seguridad del Almacén General, contemplando entre otros aspectos los encargados de salvaguardar las claves, programacion de periodos para cambio y protocolos de seguridad Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Directiva Permanente 1 Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas 30/07/2010 30/11/2010 Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas 17,6 1 Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 100,00% 18 18 18 Controlar el manejo de Revisar, actualizar y difundir materiales reciclables y el procedimiento de manejo verificar la rotación de de Inventario los inventarios Actualización procedimiento 1 30/07/2010 30/12/2010 21,9 1 100,00% 22 0 0 Actualizacion de la normatividad vigente Circular No 930 de 2007 determinando la correalitividad de los rubros presupuestales vs registro contable Establecer mediante circular Reflejar adecuadamente las directrices contables la clasificacion contable para el registro correlativo de las asignaciones de los rubros presupuestales presupuestales. Circular 1 14/07/2010 30/09/2010 11,1 1 100,00% 11 11 11 Informe a MDN 1 14/07/2010 30/11/2010 19,9 1 100,00% 20 20 20 Efecturar revisión periódica de la información financiera en lo referente a la ejecución de los gastos a nivel contable Propender porque los registros contables automaticos se realicen correctamente, evitando realizar reclasificaciones en forma manual Detectar oportunamente las novedades que se puedan presentar como producto del registro contable de los gastos en los sistemas de información Elaborar un informe al MDN, el cual establecera las debilidades presentadas en la parametrizacion contable de los Gastos en SIIF NACION, solicitando gestion para modificacion de matrices contables en este sistema SI Area Responsable NO DIABA Actualizar el procedimiento de manejo de inventario del proceso de Almacenamiento, con el fin de lograr control y rotación de los bienes, además incluir dentro del procedimeinto lo relacionado con el reciclaje de cartuchos de tintas y toner Efectuar la revision de la parametrizacion contable de los Gastos en SIIF NACION, identificando las debilidades, dichas Distorsión de la realidad informando de las cifras consignadas novedades al MDN. en las cuentas mencionadas Efectividad de la acción Mediante verificación de la información financiera en los que respecta a los gastos contables generados por la ejecución presupuestal, Informe de detectar oportunamente las revisión semestral novedades que se puedan generar a fin de realizar las correcciones respectivas dentro de la vigencia. DIEF 16 14/07/2010 28/02/2011 32,7 0,00% 0 0 0 9/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 100,00% 28 0 0 DENSB 0,00% 0 0 0 DENSB Efectividad de la acción SI Area Responsable NO ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC "BARRANQUILLA" (ENSB) Establecer un dato claro y preciso para la evaluación, seguimiento y control del contenido del Plan de Acción Institucional (metas, acciones, recursos asignados, línea base, tipo de indicador, impacto, etc.). 29 Plan de Acción. Verificado el cumplimiento del Plan de Acción de la vigencia 2009 se pudo constatar que la edición No. 7 de la revista Sextante, cuyo objetivo es dar a conocer a la comunidad las investigaciones institucionales que desarrolla 110102 la entidad, no culminó con su publicación y distribución de ejemplares en diferentes instituciones como se había programado. Sin embargo, en esta vigencia se publicó la revista sextante No. 6, volumen 1, año 2008. Lo anterior, evidencia Lo que puede generar debilidades en la planeación de incumplimiento en el Plan actividades a ejecutar durante de Acción cada vigencia. Revisar y actualizar el formato de plan de acción institucional, con el fin de verificar los plazos establecidos y trabajos a realizar. 30 Tratamiento de aguas residuales. Analizados los informes de cumplimiento de las metas del 2105001 Plan de manejo ambiental, se evidenció cumplimiento de un 96%, toda vez que cuentan con una planta de tratamiento de aguas residuales (PTAR). Sin embargo, no se efectuaron los análisis a estas aguas para determinar la eliminación de contaminantes, tal como estaba programado en la estrategia de protección del medio ambiente. Validar el cumplimiento Establecer toma de de la normatividad Toma de las aguas vertidas muestras de las aguas ambiental y el buen a los cuerpos de agua del Análisis químico reciduales emitadas por la funcionamiento de la río Magdalena PTAR PTAR 31 Forma de pago. Revisado el contrato No. 007/09 cuyo objeto es prestación de servicios de docencia en horas cátedra, se observa que los pagos efectuados por concepto del objeto contractual no Esta situación puede se ajustan a lo pactado en la cláusula duodécima del Incumplimiento de las clausulas generar riesgos de Realizar modificación al contrato que estipuló $50.000.000 en calidad de anticipo, 1402014 contractuales. errores en el proceso de contrato en la forma de pago $60.000.000 al avance de 2700 horas cátedra, $49.135.000 pago. a 2700 horas cátedra más y $40.000.000 al cumplimiento total del contrato, sin embargo lo cancelaron de acuerdo a la facturación presentada por el contratista con diferentes valores que no coinciden con lo pactado pero si con el monto total del contrato. Dar cumplimiento a la normatividad y acuerdo establecido entre las partes en el contrato de bienes o servicios 32 Actas de recibo a satisfacción. En algunos comprobantes de egreso (30114, 30213), se Lo anterior evidencia que no se Generando incertidumbre observaron actas de recibo a satisfacción de bienes y/o 1801003 esta aplicando seguimiento y sobre la efectividad en servicios, firmados por el supervisor del contrato que monitoreo a esta actividad. los controles aplicados. presentan inconsistencias entre el consecutivo del Número del Acta y la fecha de recibido. Realizar un seguimiento oportuno a las actas para que puedan ser verificadas y auditadas y tengan correlación con la fecha de recepción. Lo cual puede conllevar a riesgos de contaminación por la disposición final de las aguas residuales. Establecer controles para la elaboración de las actas de recepción de bienes o servicios revisión, actualización y aprobación de los objetivos Informe de plasmados en los planes de mejoras al plan de acción" acción 2 15/06/2010 31/12/2010 28,4 2 2 1/07/2010 31/12/2010 26,1 constante revisión de los pagos efectuados y de la Actas de reunión forma pactada en el contrato de verificacion de para establecer si hay pagos diferencia y solicitar la modificacion al contrato 2 1/06/2010 31/12/2010 30,4 2 100,00% 30 0 0 DENSB Revisión aleatoria de actas Actas de revision 3 15/07/2010 31/12/2010 24,1 3 100,00% 24 0 0 DENSB Capacitación a los supervisores sobre la importancia de llevar los consecutivos y las actas cronológicas en la administración pública Listado de asistencia 2 30/04/2010 31/12/2010 35,0 2 100,00% 35 0 0 DENSB 10/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Adquisiciones con Recursos Incorporación de grumetes. Verificadas las normas que regulan el manejo de los recursos provenientes de la incorporación de grumetes Depósitos Especiales Particulares, se evidencia que no tienen regulación legal expresa, y el artículo 15 del Decreto 111 de 1996, se refiere a la universalidad del presupuesto de las entidades públicas en estos términos: “El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto”. Además, de acuerdo a lo establecido en el art 137 de la ley 30 de 1992 señala: “… las Escuelas de Formación de las Fuerzas Militares…continuarán adscritas a las entidades respectivas y funcionarán de acuerdo a su naturaleza jurídica y su régimen académico lo ajustarán conforme a 33 Esta situación externa a la entidad, puede generar Inexistencia de normas que riesgos, por cuanto se regulen el manejo de recursos contrata a la nombre de 1301002 por incorporación de grumetes la Entidad con recursos no contemplados en el lo dispuesto en la presente ley”. No obstante, la entidad presupuestos oficial. ingresa estos recursos en la cuenta Fondos No Situados por DTN, y la contrapartida Recursos Recibidos en Administración, los cuales se utilizan para la compra de la dotación de los grumetes tal como se evidenció en los comprobantes de Egreso de la entidad Nos. 30120 y 30145 del 07 y 14 de diciembre de 2009 por concepto de bienes y servicio de apoyo para el curso administrativo 025 por valor de $12.400.000 y $ 9.608.590 cancelados con estos recursos y que corresponden al contrato No. 025 de 2009. Efectuar solicitud ante el Ministerio Defensa Nacional con el proposito de establecer lineamientos para los Fondos Especiales particulares Obtener del Ministerio de Defensa Nacional la regulación para el manejo de los recursos de los Fondos Especiales Particulares Elevar solicitud al ministerio de Defensa para el manejo de los Fondos Especiales particulares Solicitud 1 1/05/2010 31/12/2010 34,9 1 100,00% 35 0 0 DENSB Elaborar procedimiento 1 1/05/2010 30/08/2010 17,3 1 100,00% 17 17 17 DENSB Documentos que informen inicio Indagaciones formales administrativa y disciplinaria 2 3/02/2010 08/07/2014 230,9 2 100,00% 231 0 0 DENSB Aún cuando la Escuela Naval de Suboficiales ARC Barranquilla ha establecido un procedimiento a través de un manual de contratación, esta situación externa a la entidad, puede generar riesgos, por cuanto se contrata a nombre de la Entidad con recursos no contemplados en el presupuesto oficial. 34 Solicitud de devolución de IVA. La cuenta 1470 que corresponde a Otros Deudores a 31 de diciembre de 2009, esta sobreestimada en $38 millones, por concepto de devolución del IVA correspondiente IV Bimestre de 2008. La entidad ante esta observación presenta sus descargos manifestando:”… dicha novedad ya había sido reportada 1703002 como hallazgo por nuestra entidad y por tal razón la subdirección de la Escuela Naval de Suboficiales ordenó la apertura de las investigaciones pertinentes”. Esta situación podría generar el riesgo de pérdida de estos recursos afectándose la cuenta costos y gastos de ejercicios anteriores. Por lo anteriormente descrito se procederá a iniciar una Indagación Preliminar, de conformidad con el Art. 39 de la Ley 610 del 2000. Generado por la inadmisión de la solicitud de devolución del IVA, debido a fallas en las etapas procesales administrativas en la Sobreestimación de la presentación de la solicitud y los cuenta Otros Deudores recursos de reposición y de reconsideración, presentados ante la DIAN para el reintegro de estos recursos. Elaborar un procedimiento para la devolucion del IVA en coordinación con la oficina de calidad de la Establecer un procedimiento Establecer los pasos, ENSB y enviarlo al para la presentacion y tiempos, responsables y Comando de la Armada solicitud devolucion de IVA requisitos de la solicitud Nacional, específicamente a ante la DIAN de devolucion de IVA la Dirección de Organización, Gestión Administrativa y Calidad (DOCAL) Iniciar indagación formal disciplinaria y administrativa Intentar recuperar los con el fin de establecer la(s) recursos inadminitidos responsabilidad(es) en los por la DIAN hechos. Determinar las situaciones de tiempo, modo y lugar con que sucedieron los hechos y si tienen incidencia diciplinaria y administrativa. 11/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO BATALLON FLUVIAL DE INFANTERÍA No. 40 (BAFLIM 40) 35 36 Formulación del Plan de Acción El Plan de Acción Estratégico 2009 elaborado por el Batallón, no contiene una definición clara de las estrategias, líneas de acción, metas e indicadores que garanticen la coherencia y funcionalidad del Plan de Acción como guía orientadora de la gestión de la entidad, y a su vez avale la existencia de instrumentos idóneos para medir el cumplimiento de las metas propuestas y el cumplimiento de sus objetivos, desconociéndose el procedimiento • Inexistencia de mecanismos establecido por la entidad para su formulación. de control interno que permitan verificar el desarrollo del 1101001 proceso de formulación del Plan Respecto de la definición de estrategias contenidas en el de Acción del Batallón. Plan de Acción, se observa que no es clara y pertinente, afirmación que se realiza al corroborar que algunas de las estrategias definidas no son susceptibles de materializarse en acciones concretas. Paralelo a lo anterior, se observa que no todas las estrategias definidas en el plan de acción son incorporadas en el formato de establecimiento de tareas y metas, que se diligencia para cada objetivo. Por otra parte, se observa que el establecimiento de metas e indicadores es deficiente. Estudios previos Dentro de la muestra de contratos evaluada (001, 004, 006, 007, 008, 014, 019, 021, 027 y 031), se identifican deficiencias en la formulación de los estudios previos, observándose que la mayoría de ellos no se elaboran teniendo en cuenta el contenido mínimo establecido en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, toda vez que no se especifica en ellos aspectos como el análisis de los 1402003 fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, la descripción del objeto con sus especificaciones esenciales, el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato (estudio de mercado y consulta de precios indicativos), la justificación de los factores de selección, y el soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles. • Bajo grado de rigurosidad y de análisis en la preparación de los estudios previos. • No se soportan adecuadamente los estudios previos, especialmente lo relacionado con el análisis técnico y económico que se debe realizar para soportar el valor estimado del contrato. • La entidad no ha diseñado mecanismos de control que le permitan hacer seguimiento y adelantar la revisión oportuna, al contenido de estudios previos elaborados dentro de la fase precontractual. El Plan de Acción pierde su valor como instrumento orientador de la gestión de la entidad en el logro de unos resultados medibles. Se limitan las funciones de seguimiento y evaluación del cumplimiento de la gestión a cargo del BAFLIM No. 40. No hay claridad suficiente sobre la caracterización de los bienes y servicios, el soporte de precios y criterios de selección a utilizar. Riesgo de ocurrencia de sobrecostos en la contratación. Suministro de bienes y servicios de calidad no garantizada. No se dan elementos de seguimiento suficientes a la supervisión que garanticen el cabal cumplimiento del objeto contractual. Formulacion del Plan de Accion con estrategias claras y alineadas con el PEN, con el fin de optimizar Diseñar y aprobar el Plan su medicion y evaluación de Accion del BAFLIM 40, teniendo en cuenta el Formular, ejecutar, verificar y PEN (Plan Estrategico el retroalimentar el avance del Naval), Plan de Accion del BAFLIM direccionamiento del Comando de Infanteria 40 de Marina y los de la BRIFLIM1 (Brigada Realizar 02 seguimientos por parte de la Oficina de Fluvial de I.M. No. 1) Control Interno de la BRIFLIM1 al Plan de Accion formulado y a los avances según los plazos estipulados Capacitar al personal involucrado en el proceso de contratacion dando a conocer el contenido mínimo de los estudios previos acuerdo a la normatividad vigente Minimizar el riesgo de errores en la etapa precontractual, igualmente, minimizar el riesgo de sobrecostos en la adquisición de bienes y servicios facilitando a los supervisores la realización del seguimiento en la ejecución de los contratos Plan de acción aprobado 1 15/07/2010 15/09/2010 8,9 1 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40 Informe del seguimiento 2 1/08/2010 10/01/2011 23,1 1 50,00% 12 0 0 OCIBRIFLIM1 Capacitar al personal involucrado en contratacion Listado asistencia en la normatividad legal que del personal regula la etapa capacitado precontractual con enfasis en los estudios previos. 2 1/08/2010 01/10/2010 8,7 2 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40 Efectuar reuniones que permitan hacer seguimiento y evaluación a la elaboración de los estudios Actas Reuniones previos en cada proyecto en coordinacion con el asesor jurídico de la Unidad. 3 3/08/2010 30/01/2011 25,7 2 66,67% 17 0 0 CBAFLIM40 Capacitar al personal en diferentes aspectos de la Listado asistencia etapa precontractual del personal haciendo énfasis en los capacitado estudios previos y evaluación de ofertas. 2 1/08/2010 31/07/2011 52,0 0 0,00% 0 0 0 JOLA OFCON 12/17 No. consecutivo hallazgo 37 Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Proceso de Selección Abreviada Se incumple parcialmente las obligaciones de publicidad de actos y documentos en el SECOP, así como también se 1402005 evidencia el desconocimiento de la formalidad respecto del contenido mínimo de la resolución de apertura en los precesos de selección abreviada Obligaciones SICE El artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, definió como obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993, frente al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, la inscripción, elaboración, registro y actualización de planes de compras, exigencia del certificado de registro de bienes o servicios, consulta del CUBS y del precio indicativo, y el registro de contratos. 38 1704003 No obstante lo anterior, se observa que la entidad incumple con estas obligaciones, conclusión a la que se llega basados en los siguientes hechos: 1) En los pliegos de condiciones, no se exige al proveedor que referencie en su oferta el número de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE, limitándose a verificar que el proveedor esté inscrito en el Sistema, mas no que haya realizado el correspondiente registro de precios para los bienes y servicios solicitados por la entidad. 2) No se deja constancia en los estudios previos (debidamente soportado), la consulta del CUBS y del precio indicativo, así como tampoco de la realización de esta consulta como requisito previo a la adjudicación. 3) No se evidencia el registro de contratos. Causa del hallazgo • No observancia del manual de procedimientos para la contratación. • Inexistencia de mecanismos de control para verificar en tiempo real las desviaciones del proceso de contratación. • No se evidencia el manejo de la numeración consecutiva de actos administrativos (resoluciones de apertura). • Al aplicarse la lista de verificación del contenido de los expedientes contractuales, no se confirma la existencia de documentos de obligatorio manejo en el desarrollo del proceso contractual. • No se tiene claramente definida la asignación de funciones y responsabilidades referentes a la publicación de actos y documentos en el SECOP. • En el manual de procedimientos de contratación no se establece la responsabilidad respecto del cumplimiento de las obligaciones con el SICE. • Inexistencia de mecanismo de control interno para la aplicación del SICE por la entidad. Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Capacitar al personal de la oficina de contratos en los procedimientos de contratacion relacionados con la etapa precontractual, detallando los aspectos concernientes a la modalidad de selección abreviada. • Se limita la libertad de concurrencia y de participación de oferentes, lo que a su seguimiento al vez restringe la Efectuar competencia, y la avance de la ejecución posibilidad de obtener contractual y al manejo de la mejores ofrecimientos numeración consecutiva de administrativos dentro de los procesos actos (resoluciones de apertura). de contratación. Objetivo Minimizar el riesgo de cometer errores relacionados con la aplicación de los procedimientos concernientes al proceso contractual. Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Capacitar en lo referente al Listado asistencia manual de contratación del del personal Ministerio de Defensa capacitado 2 1/08/2010 01/10/2010 8,7 2 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40 Efectuar seguimiento por parte del encargado de la oficina de contratos con el Informe acompañamiento del Asesor seguimiento Jurídico de la Unidad, referente al avance de los procesos de contratación 3 3/08/2010 30/01/2011 25,7 1 33,33% 9 0 0 CBAFLIM40 de Apoyados en las listas de verificación completar la documentación faltante en las carpetas de procesos contractuales. Completar los expedientes Informe de avance contractuales existentes con con ejecución del los documentos obligatorios 100% de cada proceso. 1 1/08/2010 31/01/2011 26,1 0 0,00% 0 0 0 CBAFLIM40 Capacitar al personal involucrado en el proceso de contratacion en las obligaciones SICE Efectuar capacitación en los Listado aspectos relacionados con asistencia el uso del SICE capacitación. 1 15/07/2010 14/07/2011 52,0 0 0,00% 0 0 0 JOLA-OPLAL 2 15/07/2010 14/07/2011 52,0 0 0,00% 0 0 0 OCICA • Se limita el control a la contratación de la entidad por parte de la CGR. • Riesgos de contratación con sobrecostos, al no hacer uso de la herramienta SICE, como soporte de los estudios de mercado. de a Desarrollar competencias en el personal de contratación del BAFLIM40 y tomar acciones frente a las alarmas que general el sistema. Verificar las alarmas que genera el sistema y analizar sus causas Efectuar seguimiento Informes semestral a las alarmas que seguimiento reporta el SICE de 13/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Objetivo Acción de mejoramiento Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 1 50,00% 26 0 0 JOLA OFCON 0 0,00% 0 0 0 CBAFLIM40 Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas 2 1/08/2010 31/07/2011 52,0 3 3/08/2010 30/01/2011 0,0 Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Evaluación de ofertas El artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, define la selección objetiva como la escogencia del ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva, y en consecuencia, establece que los factores de escogencia y calificación deben atender a los siguientes criterios: 39 1) La verificación de unos criterios habilitadores, relacionados con la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, que no otorgan puntaje, pero sí habilitan al proponente para participar en el proceso; exigencia que además debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. 1402008 2) La escogencia de la oferta más favorable, que resulta de la ponderación de factores técnicos y económicos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes. Respecto de la evaluación realizada en el marco de los procesos de mínima cuantía (contratos 004, 006 y 014) y de selección abreviada (contratos 008, 019 y 031) se presentan las siguientes observaciones: 1) Los factores de evaluación previstos en los estudios previos, se cambian al momento de realizar su incorporación a los Pliegos de Condiciones o invitación a presentar ofertas. 2) No se definen claramente los factores habilitadores para participar en el proceso, y la forma de acreditarlos; así como los factores de calificación, situación que afecta la finalidad del pliego de condiciones en su deber de señalar reglas objetivas de evaluación y ponderación de las ofertas. * • No se han adoptado mecanismos de control para verificar la correspondencia y coherencia de los pliegos de condiciones frente al contenido de los estudios previos. • No se han definido mecanismos de control para verificar que la evaluación de ofertas se realice de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones. Capacitar al personal en diferentes aspectos de la Listado asistencia etapa precontractual del personal haciendo énfasis en los capacitado estudios previos y evaluación de ofertas. Sensibilización capacitación y estandarización de los criterios mínimos de habilitación evaluación de y calificación de las ofertas • Riesgo de adjudicar contratos a proponentes que no reúnan los requisitos mínimos de habilitación. • Riesgo de no escogencia de la oferta más favorable para la entidad. Minimizar el riesgo de cometer errores relacionados con la aplicación de los procedimientos concernientes al proceso contractual. Efectuar seguimiento al avance de la ejecución contractual. Efectuar seguimiento por parte del encargado de la oficina de contratos con el Informe acompañamiento del Asesor seguimiento Jurídico de la Unidad, referente al avance de los procesos de contratación de CORRESPONDE A LOS HALLAZGOS RELACIONADOS DENTRO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2008, SUSCRITO EL 23 SEPTIEMBRE DE 2009 COMANDO ARMADA * 1 (3) De la verificación al parque automotor se estableció: que los SOAT de algunos de los vehículos no coinciden con las Puede dar lugar a riesgos características del automotor descritas en la tarjeta de Deficiencias en el control de los 1601004 en el cubrimiento del propiedad, situación que evidencia deficiencias en el control documentos recibidos seguro adquirido de los documentos recibidos y puede dar lugar a riesgos en el cubrimiento del seguro adquirido * 2 (10) Infraestructura: En la zona de lavandería de BASEGIM, el sistema de Falta de supervisión y control en Gasto inoficioso 2105001 afluentes de agua presenta escapes permanentes, zona de lavandería. recurso evidenciando falta de supervisión y control en zona de lavandería. * 3 (11) Manejo de residuos sólidos Sobre el destino final de los residuos sólidos, se encontró que los desechos orgánicos son destinados a la elaboración de campos orgánico o abono natural, y el resto de los 2105001 residuos sólidos son destruidos mediante el proceso de quema de basuras de manera directa, sin que hasta la fecha se haya realizado el mantenimiento y reparación del Horno Incinerador o la compra de un nuevo equipo, generando un alto grado de contaminación. Falta de un horno incinerador para el manejo adecuado de los residuos sólidos y falta de funcionamiento de la planta para el manejo de lixiviados No permite dar una solucion definitiva a los residuos generados y almacenados que no han sido incinerados y a la produccion de focos contaminados al quedar estancadas dichas aguas residuales. Gestión Ambiental No se cuenta con un acueducto, ni planta de tratamiento de aguas, el batallón se suple de la necesidad de agua para el 210600 consumo humano de las aguas lluvias que logra recolectar a través del sistema de canales, las cuales son depositadas en un tanque sin ningún tipo de tratamiento. Ni tiene un sistema de alcantarillado en buenas condiciones. Deficiencia en la gestión y planeación de la asignación de recursos para ampliar y mejorar las instalaciones de la infraestructura física del Batallón Se afecta las condiciones Manejo adecuado de los Dar cumplimiento a la Construcción de vida de los Infantes de residuos convencionales normatividad ambiental separación de Marina y demás generados en la Isla Naval vigente convencionales funcionarios * 4 (12) Elaborar y aprobar un Establecer un procedimiento procedimiento que que determine controles a Establecer un control establezca puntos de control Procedimiento los documentos relacionados efectivo de los seguros a los documentos con el parque automotor de de los vehiculos relacionados con el parque la Armada Nacional automotor. Crear una programación en intervalos de tiempo definidos, para la Presentar el Plan de Manejo del planificación, ejecución de la pieza urbana donde y control eficaz de los esta localizado el BASEGIM. afluentes de agua que presentan escapes permanentes. Adquisición de un horno incinerador Diseñar e implementar el plan de manejo de la pieza Plan aprobado urbana donde se ubica el BASEGIM. Recepción a satisfacción del Recepción horno horno incinerador Darle un adecuado manejo y disposición a los residuos generados Establecer Control mediante Diseñar los registros de hoja registro en la hoja de vida en la unidad Diseño del registro de vida del horno del horno caseta residuos Construcción 1 3/08/2009 30/04/2010 38,6 1 100,00% 39 39 39 DISEG 1 15/07/2009 14/02/2010 30,6 1 100,00% 31 31 31 CALOGIMDIRIN 1 30-dic-09 30-jun-10 26 1 100,00% 26 26 26 SUPERVISOR CONTRATO BN2 1 1-ene-10 30-jun-10 26 1 100,00% 26 26 26 OFICINA DE PLANEACION BN2 1 30-ago-09 30-ago-10 52 1 100,00% 52 52 52 OFICINA DE PLANEACION BRIFLIM2 14/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas 1 100,00% 39 39 39 1 3,57% 2 2 52 Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas 1 30-jul-09 30-abr-10 39,1 28 30-jul-09 29-jul-10 52,0 Efectividad de la acción SI Area Responsable NO BASE NAVAL ARC "BAHIA MALAGA" - BN2 Generando que la Realizar acta que certifique información presentada Plaquetear todos los bienes Identificar los activos de la plaquetizaciòn de todos Acta no sea confiable y de otro de la BN2 la unidad. los bienes. lado crea dificultad en la identificación del bien. * 5 (7) Inventario Físico. El inventario Físico SAP de la entidad se encuentra Debido a deficiencias de Control 1803002 desactualizado por no tener incorporados todos los bienes Interno y monitoreo que actualmente están asignados a la Base ARC Bahía Málaga. * 6 (9) Efectuar los trámites correspondientes ante las autoridades de tránsito para Matriculas la obtencion de la matricula vehículos Efectuar los tramites de los 10 vehículos y 18 correspondientes para la Parque automotor. Contravención de las Cumplir las normas de motos pertenecientes a la obtencion de la matricula, de tránsito, transito establecidas y unidad En la relación del parque automotor de la BN2 existen: 10 Deficiencias en el manejo y normas tarjetas de propiedad y el 1804001 afectando la cuentan en mejorar el control de los vehículos y 18 motos sin placa oficial y sin tarjeta de control de los activos registro contable de cada un valor indeterminado activos. propiedad. uno de los 10 vehiculos y 18 motos. Gestionar la adquisiciòn de las tarjetas de propiedad de Tarjetas los 10 vehículos y las 18 propiedad motos que pertenecen a la unidad. Responsabilidades fiscales. Se presentan daños en bienes por $1.122 millones, sin embargo, la BN2 no ha procedido a efectuar su registro en cuentas de orden-Responsabilidades en Proceso… 1804100 * 8 (12) Falta de un horno incinerador Disposicion de residuos. para el manejo adecuado de los La entidad en la planta de compostaje no esta efectuando la residuos sólidos y falta de 2105001 incineracion de residuos solidos contaminados por no contar funcionamiento de la planta con un horno incinerador, igualmente para el manejo de lixiviados * 9 (13) DPTO SERVICIOS GENERALES BN2 de 28 30-jul-09 29-jul-10 52,0 1 3,57% 2 2 52 2 30-jul-09 29-jul-10 52,0 2 100,00% 52 52 52 DPTO. ADMON BN2 Recepción a satisfacción del Recepción horno horno incinerador 1 30-dic-09 30-jun-10 26 1 100,00% 26 26 26 SUPERVISOR CONTRATO BN2 Diseñar los registros de hoja Diseño del registro de vida del horno 1 1-ene-10 30-jun-10 26 1 100,00% 26 26 26 OFICINA DE PLANEACION BN2 Efectuar análisis físicoquímico del agua (phAnálisis turbiedad- Color aparenteCloro residual libre) 6 30-ene-10 30-jun-10 21,6 6 100,00% 22 22 22 OFICINA DE PLANEACION DE BN2 30-jul-09 30-dic-09 22 7 43,75% 10 10 22 Emitir directrices para que el Deficiencia en el flujo de Hacer verificación sobre los Presentación de estados flujo de información entre la Depurar las cifras de los información entre la Oficina registros contables de los Verificación contables no ajustados a Oficina Jurídica y el área Estados Financieros. Jurídica y el área contable de la bienes en investigación. la realidad. contable, sea eficiente y BN2 oportuno * 7 (10) No permite dar una solucion definitiva a los residuos generados y almacenados que no han sido incinerados y a la produccion de focos contaminados al quedar estancadas dichas aguas residuales. Adquisición incinerador de un horno CBN2 ADMON Darle un adecuado manejo y disposición a los residuos generados en la unidad Establecer Control mediante registro en la hoja de vida del horno No existe la infraestructura, dotacion, equipos y elementos Optimizar el laboratorio Calidad del agua. No se realizan todas necesarios ni se recurre a Problemas de salud en la Dotación de equipo de la planta de para las 2105001 las mediciones requeridas y ordenadas para controlar y laboratorios idoneos autorizados poblacion residente en la necesario tratamiento de agua vigilar la calidad del agua para consumo humano por la autoridad competente BN2. mediciones del agua potable para las mediciones del agua requeridas. BATALLON DE COMANDO Y APOYO DE INFANTERIA DE MARINA No. 3 - BACAIM 3 Efectuar diligencias ante Secretaria de Transito B/tura Placas para la obtencion de las matriculas. * 10 (5) Placa de vehículos Incumplimiento de la Ley De acuerdo con la relación de Inventarios de vehículos, 769 de 2002 Art 39, que Actualizar la documentación existen 11 motos y 5 vehículos sin placa, tarjeta de Deficiencias en el manejo y Garantizar cumplimiento trata de la obligatoriedad necesaria para cumplir con propiedad, dentro de los cuales se encuentran un campero control de los activos normas tránsito de matricular los las normas de transito Chevrolet azul y un campero Toyota verde, que fueron vehículos. dados de baja, lo Efectuar requerimientos necesarios ante las dependencias o unidades correspondientes para la Tarjetas adquisición de las tarjetas propiedad de propiedad de los vehiculos, que no la posean. 16 SCBACAIM3 DIV. TRANSP. de 16 30-jul-09 30-dic-09 22 7 43,75% 10 10 22 15/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Efecto del hallazgo Causa del hallazgo * * 11 (1) En el contrato No. 193/07, pese a que las labores de supervisión y seguimiento han sido oportunas en el reporte de novedades por retardos, en el Cronograma de la Programación Integral de Producción, se evidencia que hay actividades que a octubre 30 de 2009, deberían estar en 100% de ejecución y se encuentran en un porcentaje inferior, ... Situaciones que evidencian retrazo por parte del contratista en el cumplimiento de las actividades inicialmente programadas 14 04 004 lo cual interfiere en el normal desarrollo de las demás actividades y posible alteración en el cumplimiento de la ejecución contractual. Situación que limita la Las actas de supervisión del contrato No. 193/07, hacen del referencia a trabajos atrasados, sin que en las actas Debido a la falta de registro del trazabilidad cumplimiento de los posteriores se hagan las respectivas anotaciones sobre el seguimiento trabajos pendientes seguimiento de estos, con el fin de verificar si los atrasos a la fecha de la nueva supervisión han sido normalizados de acuerdo al cronograma, para evidenciar el ... Hallazgo No.3. Plazo de Ejecución * 13 (3) 14 04 100 Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas La supervision del contrato, exigirá al contratista que cada una de las actividades que presenta un evidente retardo, sean reprogramadas y actualizadas dentro del cronograma de trabajos. Se hará seguimiento a cada tarea a desarrollar, informando los resultados al competente contractual. Determinar las tareas que se encuentran retardadas en cada una de las fragatas, estableciendo cuales requieren acción de parte Reprogramación del contratista y cuales de actividades requieren ajustes basados en las modificaciones de los alcances de los trabajos de acuerdo con el estado de cada sistema. 1 15/12/2009 1/06/2010 24 1 100,00% 24 24 24 Gestionar ante el contratista para que actualice su cronograma sin que se afecte la respectiva vigencia. En la eventualidad de presentar un retraso Informe de injustificado por parte del contratista, que evidencie un Supervisión ante el Contratista retardo en la vigencia o tiempo de entrega en cada fragata, informar oportunamente al competente contractual para el trámite de las sanciones correspondientes 2 15/12/2009 1/06/2010 24 2 100,00% 24 24 24 Efectuar seguimiento a cada una de las tareas que presentan retraso, detallando en los informes mensuales de supervision los avances, novedades y gestiones adelantadas por la supervisión. Informe de Supervisión 2 15/12/2009 1/06/2010 24 2 100,00% 24 24 24 Informe de Supervisión 2 15/12/2009 1/06/2010 24 2 100,00% 24 24 24 Recibo a satisfacción de actividades pendientes de acuerdo a los plazos establecidos. Acta de recibo final de obra 1 7/12/2009 31/03/2010 16 1 100,00% 16 16 16 Entrega de apartamentos a al personal de suboficiales de acuerdo a los plazos establecidos. Acta de asignación de apartamentos Efectuar seguimiento a cada una de las actividades que presenten un evidente retardo, tomando acciones oportunas por parte del supervisor, con el propósito de evitar que el contratista presente retrasos en el cumplimiento del contrato. Listado de Intervenir Hallazgo No.2. Actas de Supervisión * 12 (2) Fecha iniciación Metas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO PLAN DE MEJORAMIENTO CONPES OCT/08-SEP/09, SUSCRITO EL 22 ENERO DE 2010 Hallazgo No.1. Cronograma Actividades 14 04 004 Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Descripción de las Metas Objetivo Acción de mejoramiento Lo que repercute en el bienestar de las familias El plazo inicial de ejecución del contrato (junio 3 de 2009) se de los Suboficiales adicionó en 104 días (septiembre 15 de 2009 para la obra Se evidencia falta de adecuada casados asignados a la civil), sin embargo, a octubre 30 de 2009 se encuentra planeación Brigada Fluvial de pendiente de terminar: Infantería de Marina No. - El mesón en concreto de los parqueaderos 2 - Puerta en lámina depósito en parqueaderos ... Incluir en los informes mensuales de supervisión, una descripción detallada de seguimiento a cada item del contrato intervenido. Evidenciar seguimiento y trazabilidad a cada tarea que se encuentre fuera de los plazos del cronograma de trabajo. Terminar la obra con el Cumplimiento cumplimiento a satisfacción especificaciones de actividades pendientes. técnicas. Incrementar el Bienestar de Brindar personal en la Guarnicion personal bienestar de los Items ORION a Especificar el avance y estado de cada item que presenta retardo ORION Incluir en el informe de supervisión el avance y estado de cada item DIRIN OFCON 1 7/12/2009 31/05/2010 25 1 100,00% 25 25 25 16/17 No. consecutivo hallazgo Código del hallazgo Descripción hallazgo (No más de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Objetivo Acción de mejoramiento Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Unidad de medida medida de la Meta de la Meta Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Avance Plazo en físico de semanas ejecución de las de las Metas metas Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas Puntaje Logrado por las metas metas (Poi) Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Efectividad de la acción SI Area Responsable NO Hallazgo No.4. Estudios Técnicos * 14 (4) 14 04 100 Según los informes de supervisión de septiembre y octubre de 2009 suscrito por los supervisores del contrato 098 de 2009, se deteminó la necesidad de ajustar los diseños elaborados por la firma PROYECTAR INGENIERIA por imprecisión en el estudio de suelos al no prever las características físicas del terreno que garantizarían la estabilidad de la obra, lo que generó la necesidad de contratar mayor cantidad ... Hallazgo No.5. LONGITUD DE PILOTES * 15 (5) 14 04 100 Los pilotes hincado en el área de atraque de las embarcaciones mayores deben ser adicionados en su longitud, debido a la falta de un adecuado estudio que determinara de manera certera la extensión de los pilotes, lo que ocasiona desgaste, mayores costos y demoras en la construcción. Elaborar documento donde se deje constancia expresa, acerca del conocimiento académico, experiencia y experticia de los funcionarios a nombrar como supervisores, de Determinar las acuerdo con cada objeto Definir el perfil de los competencias de los contractual de los contratos supervisores de cada supervisores de acuerdo de obra; así mismo, proceso contractual. al objeto contractual contemplar que se disponga incluir en los proyectos los recursos necesarios para contratar interventoria, en que ocasiona Debido a la falta de un Lo los procesos contractuales adecuado estudio que desgaste, mayores que no dispongan de determinara de manera certera costos y demoras en la personal idoneo para recibir la extensión de los pilotes construcción. los bienes y/o servicios. Documento 1 7/12/2009 15/04/2010 18 1 100,00% 18 18 18 Difundir a nivel nacional las directrices y reglamentación. Documento 1 15/02/2010 21/05/2010 14 1 100,00% 14 14 14 Situación que evidencia Lo cual genera debilidades en los estudios variaciones en costos y técnicos con sus en ejecución de obra correspondientes efectos. Hallazgo No.6. TRASPASO BOTES * 16 (6) 14 04 100 Se despacharon 4 botes de la Base Naval de Cartagena ARC Bolívar- a la Brigada Fluvial de Infantería de Marina No.2 -BRIFLIM No.2-, sin que medie la transferencia que legalice el traspaso entre las dependencias, debido a la falta oportuna de elaboración de documentos de legalización, lo que ocasiona desgaste administrativo, desinformación administrativa e ... Lo que ocasiona desgaste administrativo, Debido a la falta oportuna de desinformación elaboración de documentos de administrativa e impide la legalización toma oportuna de decisiones operativas Recabar el cumplimiento de la normatividad, directrices y procedimientos relacionados con las transferencias de bienes Elaborar oportunamente los documentos de Recordar al personal el legalización de cumplimiento del manual de transferencia bienes del Ministerio de Videoconferencia Defensa Nacional, mediante una videoconferencia a nivel nacional. DIRIN - DIABA DICOMEX 1 15/03/2010 21/05/2010 10 1 100,00% 10 10 10 1 1/02/2010 26 1 100,00% 26 26 26 JOLA - CIMAR 52 0 0 DIPER DHOVID Hallazgo No.7. RECEPCIÓN ELEMENTOS * 17 (7) 14 04 100 En acta del 26 de junio de 2009 se recepcionaron elementos de dotación a las instalaciones del Batallón de Asalto Fluvial No. 4 -BASFLIM4-, entre otros relaciona "13 sillas ejecutiva alta". En acta de recibo a satisfacción del 16 de junio de 2009, respecto de los mismos artículos, se recepcionaron "07 sillas ejecutivas", las cuales según conteo físico no existen. Igualmente, en acta de recibo a satisfacción del 16 de junio de 2009, respecto de los mismos artículos , se recepcionaron "6 sillas con espaldar y de brazo", las cuales según conteo físico existen de más 7 sillas. Lo anterior debido a que las sillas recibidas obedecieron a las características físicas de una sola de ellas, sin embargo las actas de recibo no aclaran las especificaciones de las sillas recibidas... ** Impartir instrucciones al personal para que en las actas de recibo y documentos que soportan Situación que evidencia falta de Generando desgaste los procesos de e control administrativo y administrativo adquisiciones y debilidades en la recepción de inconsistencias en los almacenamiento se incluya elementos. inventarios. la totalidad de las especificaciones técnicas de los bienes adquiridos por la Fuerza. Capacitar al personal de Ciclo de Facilitar la identificación supervisores, almacenistas capacitación para de los bienes para el y encargados de inventarios la unidades ingreso fiscal del en la correcta recepción de delegatarias material recibido. los bienes y servicios. 31/07/2010 CORRESPONDE A LOS HALLAZGOS RELACIONADOS DENTRO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2007, SUSCRITO EL 25 DE NOVIEMBRE DE 2008 COMANDO ARMADA ** 1 (3) (8) Las historias laborales no se encuentran foliadas, ni archivadas cronológicamente, en algunos casos los 1501100 soportes no son originales (FAX), adicionalmente las hojas de vida de los soldados profesionales se encuentran en carpetas sin legajar. Archivo y foliación de las No se tiene una reglamentación Historias Laborales del Perdida de información unificada para el archivo de las personal de Oficiales, e inoportunidad en las historias laborales en las Suboficiales, Infantes de consultas Fuerzas Militares y de Policia Marina y Personal Civil de la Armada Nacional Archivar correctamente las Dar cumplimiento a la Historias Laborales del Ley 594 de 2000 personal militar activo de la (Archivo y Institución en los diferentes Correspondencia) grados. Historias Laborales archivadas 2950 26/07/2010 24/07/2011 52,0 2950 100,00% Puntajes base de evaluación Puntaje base evaluación de cumplimiento Puntaje base evaluación de avance PBEC = PBEA = Cumplimiento del plan Avance del plan de mejoramiento CPM = POMMVi/PBEC AP= POMi/PBEA 1.019 2.550 87,75% 71,20% 17/17 Capitán de Navío CAMILO HERNANDO GOMEZ BECERRA Jefe Oficina de Control Interno Comando Armada Nacional Almirante ALVARO ECHANDIA DURÁN Comandante Armada Nacional