manual de protocolo y ceremonial de la universidad de oriente

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manual de protocolo y ceremonial de la universidad de oriente
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
RECTORADO
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
(PROYECTO)
Cumaná, julio, 2001
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
INDICE GENERAL
Código: R-DICC-03-01-I
Pág.: 3
Fecha: Diciembre 2000
CONTENIDO
I.
INTRODUCCIÓN
PÁGINA
I
1. Generalidades
1
2. La Situación
1
3. Motivos y Justificaciones
2
4. Procedimientos
3
5. Objetivo General
5
6. Objetivos Específicos
5
7. El Protocolo y el Ceremonial.
5
8. Clasificación del Protocolo
5
9. Protocolo Universitario
7
9.1. Propósitos del Protocolo Universitario
7
9.2. Bases para la Aplicación del Protocolo Universitario
7
10. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares 8
II.
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
1. Actos Académicos
9
9
1.1. Acto de Juramentación y Toma de Posesión
de las Autoridades Rectorales
11
1.2. Acto de Toma de Posesión de los Decanos
16
1.3. Imposición de Medallas
19
1.4. Acto de Grado (Pregrado y Postgrado)
21
1.5. Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa
26
1.6. Profesor Emeritus o Profesor Honorario
28
1.7. Acto Aniversario de la Universidad de Oriente
28
1.8. Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre
28
1.9. Sesión Solemne del Consejo Universitario
29
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INDICE GENERAL
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Fecha: Diciembre 2000
2. Actos Gremiales
30
3. Otros Actos
30
3.1 Actos Fúnebres
30
3.2 Condecoraciones de Orden Académico
30
3.3 Graduación por Secretaría
30
III.
ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR
EN LA EJECUCIÓN DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
31
1. Antigüedad
31
2. Precedencia
31
3. Orden en actos formales
32
4. Eventos auspiciados por varias Instituciones
32
5. La Derecha
32
6. La Representatividad
32
7. La Puntualidad
32
8. Ente Responsable del Acto
33
9. La Jurisdiccionalidad
33
10 Lista Protocolar
33
10.1. Autoridades Rectorales
33
10.2 Autoridades Decanales
33
11. El Saludo Protocolar
34
12. Uso de Símbolos Patrios e Institucionales en la Universidad
34
13. Himno de la Universidad de Oriente
34
14. Orfeón o Coral Universitaria
35
15. Tratamiento en las Universidades
35
RECOMENDACIONES
35
GLOSARIO
37
BIBLIOGRAFÍA
41
ANEXOS
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1. Generalidades.
El presente Proyecto es un esfuerzo que pretende proporcionar a la
Universidad de Oriente un instrumento para la aplicación del Protocolo
Universitario, sustentado en sus fuentes: El Derecho, la Historia, el Uso y las
Costumbres y la Autonomía Corporativa, que permiten a las Universidades, al igual
que a los Consejos Legislativos y al Poder Municipal, fijar su propia normativa.
El mismo es producto de una recopilación de datos basados en la propia
experiencia de la Institución, la adquirida de otras Universidades Nacionales y, en
especial, la emanada de criterios técnicos especializados establecidos en los
"Lineamientos Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en
Venezuela", del Consejo Nacional de Universidades, Secretariado Permanente,
Comisión Permanente de Comunicación Social (1989), en el cual se trazan y
desarrollan los lineamientos y pasos fundamentales del Protocolo y Ceremonial
que deben seguirse en la Institución, con el propósito de orientar a los
responsables en su debida aplicación y ejecución.
2. La Situación.
Las instituciones, como organizaciones sociales creadas por el hombre para
satisfacer sus múltiples necesidades, requieren generalmente normar sus
funciones, actividades y tareas a los efectos de la clara interpretación del
proceso a través del cual logran cumplir a cabalidad sus objetivos. Por estos
motivos, es universalmente aceptado que las instituciones, a tales fines,
procedan a establecer jerarquías siguiendo un determinado orden de
importancia y respondiendo a esta necesidad, adopten procedimientos
sistemáticos para crear su propio conjunto normativo que defina, regule,
normatice o reglamente a las ya mencionadas funciones, actividades y tareas.
En este orden de ideas, es como las instituciones se inician y operan; sin
embargo, salvo algunas excepciones, debido a la heterogeneidad y/o
complejidad de las mismas, en ocasiones se dificulta la referida jerarquización y,
en consecuencia, su normatividad para la totalidad de las funciones,
actividades y tareas; de donde algunas de éstas quedan al margen de la
requerida reglamentación. Esta carencia de normatividad conduce a que las
funciones, actividades y tareas, en algunos casos se pospongan o difieran para un
futuro no preciso, o bien a que se sustituyan por otras similares previamente
reglamentadas. También, de manera permisiva, se acepta que se realicen
siguiendo algún uso o costumbre, o bajo la discrecionalidad de algún
funcionario, siempre que ello "facilite" el cumplimiento de sus objetivos, aunque se
corra el riesgo de imprecisiones y confusiones que son inmanentes a esta indebida
forma de proceder. El comportamiento anterior no es, verdaderamente el deseable;
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pues si bien establece cierta atmósfera para la aceptación del proceso
aparentemente impregnado de legalidad, no llena plenamente la precisión
requerida ni satisface la necesaria legalidad con las consecuencias negativas que
ello podría acarrear a la institución.
En el caso de la Universidad de Oriente, el que nos ocupa en esta ocasión y en
cuanto a Protocolo y Ceremonial se refiere, se observa la carencia de la normativa
correspondiente; de allí que esta investigación pretenda dar respuesta satisfactoria
a esta situación, llenando el vacío existente en la actualidad.
3. Motivos y Justificaciones.
La Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado de la
Universidad de Oriente, aceptando el reto planteado por la Rectora, Dra.
Veridiana González Contreras, elaboró el presente Proyecto "Manual de
Protocolo v Ceremonial", en respuesta a la preocupación resumida en su
Programa: "Gestión Universitaria, Líneas Maestras, Plan de Desarrollo y
Lineamientos de Acción", donde destaca la Universidad que soñamos.
Por tales razones, en el caso específico que nos ocupa en esta
oportunidad, y haciendo hincapié en el repetido empeño de la Rectora, de
proceder a la revisión y corrección de todos aquellos aspectos que así lo
requirieran, se ha procedido a implementar y presentar a la consideración de las
Autoridades Universitarias, un trabajo en el área de la realización de eventos
solemnes.
Además de dichos requerimientos, habría que agregar la inquietud sentida por
todos los comunicadores sociales, que durante muchos años han manejado la
organización de eventos en los actos protocolares de la Universidad, e inspirado
en ello, la Dirección ya citada, a cargo de la Licenciada Dhinora Romero,
convocó a las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa de
los cinco Núcleos que conforman esta Casa de Estudios, para que juntos
asumieran ese significativo reto de la responsabilidad compartida en los diferentes
escenarios y eventos de la vida intra y extrauniversitaria.
De allí la importancia de este Manual para la vida institucional de la
Universidad, que puede ser vista desde las siguientes perspectivas:
Doctrinarias, ya que establece una normativa que da cohesión, comprensión y
solemnidad a los actos académicos y no académicos; Organizacional, pues fija las
pautas para un orden que disminuye las dudas y conflictos, en materia de
precedencia, de acuerdo a los criterios que aquí se sustentan, y desde la
perspectiva de las Relaciones Públicas, que proyectan una amplia imagen de la
Institución, dando una visión de unidad y solidez basada en el orden, la armonía y
la tradición.
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El estricto cumplimiento del Protocolo Universitario, utilizando las
indicaciones establecidas en este Manual de Procedimientos y la debida
coordinación y supervisión en la realización de los actos universitarios, ayudará a
colocar y mantener muy en alto la imagen de la Institución a través de sus
propias actividades, entre ellas: Actos de Graduación, Juramentación y Toma de
Posesión de sus Autoridades, Reconocimientos Honoríficos y otros eventos
académicos.
4. Procedimientos.
Al presentar al Consejo Universitario de la Universidad de Oriente este
Proyecto, es de resaltar que es el producto de una minuciosa investigación
realizada por la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, Asesora de Relaciones y
Protocolo, adscrita a la Dirección de Información y Comunicación Corporativa del
Rectorado, la cual se basó, entre otras, en la propia experiencia de la Institución,
que desde sus primeros años desarrolló su Protocolo y Ceremonial tomando como
ejemplo el de la Universidad Central de Venezuela, la más antigua del país y la
más allegada a esta Casa de Estudios, pues casi todas sus autoridades
provenían, en los primeros tiempos, de sus aulas y/o de su cuerpo profesoral. La
UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los
procedimientos para sus actos protocolares, permitió que éstos fueran utilizados
prevaleciendo los criterios personales ante el deber ser que implica el Protocolo.
En el año 1986, el Rector Pedro Augusto Beauperthuy instruyó para que fuese
elaborado un Instructivo para la Organización de Actos Solemnes de la Institución.
Basándose en dicha solicitud, la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, como
Jefe de Relaciones Públicas de la Oficina de Información y Relaciones Públicas
del Rectorado, elaboró un Manual para esa oficina, referido a las Relaciones
Públicas y Protocolo, como trabajo de ascenso para optar a la Categoría de
Profesional Administrativo III, en el año 1987. Este material desde entonces ha
venido utilizándose en la Universidad como guía para la realización de los actos
académicos.
Dos años después, en 1988, y como complemento a lo anterior, la
Licenciada Guadalupe Berrizbeitia, Directora de Servicios Estudiantiles en esa
fecha, presentó un programa destinado a impartir cursos sobre Protocolo y
Ceremonial Universitario a los estudiantes que colaboraban en esa área. Se les
denominaba: Edecanes Universitarios, y hoy en día son los ayudantes técnicos y
ordinarios que cumplen con esa actividad protocolar en todos los Núcleos de la
Institución.
Surge, ese mismo año, como consecuencia de las ideas anteriores, el
Grupo de Protocolo del Núcleo de Nueva Esparta, el cual en poco tiempo
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consigue destacarse y consolidarse, dada la responsabilidad y efectividad
manifestada en el área, logrando motivar a las autoridades para que, en el año
1998, por Resolución CU-023-98, se aprobara la creación de la Coordinación de
Protocolo para el Núcleo de Nueva Esparta, extensiva a los demás Núcleos,
teniendo en cuenta las particularidades que, en esta materia, corresponde a cada
Núcleo.
Es de destacar que, aún cuando la Universidad cuenta con un personal
profesional idóneo, que maneja el área de Protocolo a través de la Dirección de
Información y Comunicación Corporativa del Rectorado y de las Delegaciones
de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, no es menos cierto
que la dinámica de gerenciar eventos ha sorprendido a este personal por la
carencia de un instrumento legal que le permita aplicar las normativas de
Protocolo bajo un criterio uniforme.
De allí la necesidad de la aprobación de un proyecto de esta naturaleza,
que sería la respuesta al planteamiento de la Rectora Veridiana González
Contreras, para desarrollar con éxito la realización de los ceremoniales de la
Institución, y contribuir a la proyección de una positiva imagen de la
Universidad. No hay que olvidar que la imagen es la representación mental o
idea global, positiva o negativa, que se forman las audiencias con relación a
personas o instituciones.
Por otra parte, en atención a lo anteriormente planteado y como
complemento a los procedimientos previamente citados, la Dirección de
Información y Comunicación Corporativa efectuó reuniones en distintas
ocasiones con las Autoridades Rectorales, especialmente con la Rectora y el
Secretario, Decanos, y los Delegados de Información y Comunicación
Corporativa de los Núcleos, para intercambiar experiencia, revisar y agregar
nuevos conocimientos al contenido del texto del Proyecto de Manual de
Protocolo y Ceremonial de la Universidad de Oriente.
Hoy, al entregar a las máximas instancias de decisión de la Universidad de
Oriente el producto final de la investigación, hay que resaltar que la estructura
del mismo fue sugerida por el Licenciado Francisco Zapata Manrique, Profesor
Titular jubilado de la Universidad de Oriente, Especialista en Metodología de
Investigación de las Ciencias Sociales, a quien se agradece su cooperación.
Igualmente hay que destacar que la revisión y corrección de este trabajo recayó
en la Licenciada Doris Poreda de Sánchez, profesora de la Escuela de
Humanidades y Educación del Núcleo de Sucre de la Universidad de Oriente, a
quien reconocemos su dedicación y colaboración.
El Proyecto quedó conformado de la siguiente manera:
I. Introducción, que contiene resumidamente: Situación estudiada,
Motivos y Justificaciones del trabajo; Procedimientos utilizados para su
estructuración y Objetivos que con él se persiguen. II. El Manual de Protocolo
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propiamente y algunas definiciones conceptuales que se creyó conveniente
destacar para facilitar la comprensión al lector. III. Aspectos Fundamentales
que deben ser considerados en el Protocolo Universitario y IV. Algunas
Recomendaciones que se estimaron pertinentes hacer; cerrando el trabajo con
información complementaria anexa.
Planteada la situación, establecidas las justificaciones pertinentes al caso, e
indicados los procedimientos hechos a lo largo de esta Introducción, se trazaron
los objetivos buscados en este trabajo, los cuales se indican a continuación:
5. Objetivo General.
Suministrar a la Universidad de Oriente un instrumento que establezca las
normas y procedimientos que permitan regular las ceremonias y eventos en los
cuales intervengan las Autoridades Universitarias, tratando de unificar criterios
generales en torno a precedencia, equivalencia y tratamiento, mediante la
reglamentación de los Actos Protocolares de la Universidad de Oriente, de
acuerdo a la Ley de Universidades, Art. 26, numeral 21, y la normativa
universitaria.
6. Objetivos Específicos.
Dotar a las Autoridades Universitarias de un manual de procedimientos que
permita la realización de los actos protocolares y ceremoniales de la
Institución.
Proporcionar a las Autoridades Universitarias y a los cuadros medios de la
Institución un material sobre contenido, importancia y trascendencia del acto
protocolar y ceremonial en una institución como la Universidad de Oriente.
Tratar de darle majestad a los actos protocolares y ceremoniales que
realice la Institución.
7. El Protocolo y el Ceremonial.
El PROTOCOLO: Determina la precedencia, así como el tratamiento y la
equivalencia entre Autoridades Universitarias, Gubernamentales, Militares,
Legislativas, Judiciales, Diplomáticas, Religiosas y del Sector Privado.
Es de hacer notar que por Protocolo también se debe entender una serie
ordenada de documentos que un Notario autoriza o custodia; también el acta o
cuaderno de actas relativas a un acuerdo diplomático, por la respectiva
autoridad civil, eclesiástica, militar y diplomática (C. A. Gómez, 1996: 11).
El CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas que se establecen para
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determinar el modus-operandi de actos públicos y solemnes que hayan sido
previamente normados. La finalidad de esta ceremonia lleva siempre una honda
significación en el campo institucional y amerita la aplicación de reglas fijas, lo
que evita confusión y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la eficiencia,
ayudando a mantener la imagen de la Institución ante la sociedad (Gómez y
Visla,1989 : 217).
8. Clasificación del Protocolo
Protocolo Público Civil
Protocolo de Estado o Diplomático;
El cual abarca:
-Protocolo Presidencial o Extranjero
(Jefes de Estado).
- Protocolo Diplomático o de Embajada,
(externo).
- Protocolo de Cancillería.
- Protocolo Consular.
Protocolo Militar (Ejército, Armada,
Aviación, Guardia Nacional)
Fuentes que lo Rigen. Ente
Responsable.
- Ley Orgánica de la Administración
Central.
- Reglamento Orgánico del MRI.
- Ley de Bandera, Escudo e Himno
Nacional.
- Ley sobre la Condecoración de la
Orden del Libertador.
- Ley sobre la Condecoración de la
Orden Francisco de Miranda, entre
otras.
- Dirección General Sectorial del
Ceremonial y Acervo Histórico
de la Nación MRI.
- Congreso de Viena - Convención
de Viena.
- Ley de Servicio Exterior.
- Dirección de Protocolo
Ministerio de Relaciones Exteriores
(MRE).
Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar.
- Manual de Ceremonial Marítimo.
- Dirección de Información y Relaciones
Públicas del Ministerio de la Defensa.
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Protocolo Eclesiástico
- Iglesia Católica - Código de Derecho Canónico.
- Oficina de su Excelencia Reverendísima El Arzobispo de Ca0
racas.
Protocolo Deportivo
- Normativas y Reglamentos según
Disciplina
- Ley del Deporte.
- Instituto Nacional de Deportes
(IND).
- Federaciones.
Protocolo de Instituciones Públicas y
Privadas, abarca:
-
Protocolo Académico Universitario
Protocolo de Alcaldías.
Protocolo de los Consejos Legislativo.
Protocolo
de
los
Consejos
Municipales.
Protocolo de Alcaldías.
Protocolo de Empresas en General.
- Leyes, normas, manuales y
Reglamentos basados en el principio
de autonomía corporativa.
(Frage, E., 1998, Fedupel: 39 y 40).
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Esta clasificación nos conduce necesariamente hacia una definición de
Protocolo Universitario.
9. Protocolo Universitario.
Se entiende por Protocolo Universitario la serie de normas, reglas y
procedimientos previamente establecidas de acuerdo a la costumbre, o por
resolución que conlleva a establecer un ceremonial en los actos de carácter
académico, cultural, científico, social, etc., en los cuales la Universidad tenga
participación, con el fin de mantener la solemnidad y majestuosidad de lo
académico en la sociedad.
En este Protocolo se deben distinguir las formas de actuar y organizar el
ceremonial cuyo procedimiento esté relacionado directamente con el tipo de
acto o evento, es decir, se debe organizar la ceremonia dentro del Protocolo
que le corresponda según el propósito.
9.1. Propósitos del Protocolo Universitario.
Actos Académicos (de Toga y Birrete): Graduaciones de Pregrado y
Postgrado; Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades
Universitarias; Doctorado Honoris Causa; Profesor Honorario; Actos
Solemnes: Acto Central Aniversario, Imposición de Medallas,
Condecoraciones, Sesión Pública del Consejo Universitario.
Actos Institucionales (sin Toga y Birrete): Graduación por Secretaría;
Apertura de Clases Magistrales; Eventos Académicos (Congresos,
Seminarios, Conferencias, etc.); Programas de Aniversario; Entrega de
Reconocimientos; Juegos Deportivos; Culturales, Servicios Religiosos;
Acuerdos y Convenios, Ofrendas Florales; Visitas y Recorridos; Recepciones;
Comidas, Develaciones de Busto; Retratos y Placas; Actos Gremiales.
9.2. Bases para la Aplicación del Protocolo Universitario.
Ejercer el Protocolo, dentro y fuera de la Universidad, consiste en la
aplicación de las normas y procedimientos ya definidas y delineadas por ella,
debidamente aprobadas por el Consejo Universitario de la Institución, y por las
cuales deberán regirse cada uno de sus miembros cuando les toque ser
representantes de la institucionalidad universitaria, y ejerzan sus
responsabilidades en nombre de la Universidad, ya que deben guardar su
jerarquía, su representatividad y precedencia.
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10. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares
La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones
Públicas que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración
apropiada y un control constante y eficaz.
Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo
del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del
representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador General del
evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará en la
ejecución del mismo.
La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento,
Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organización
propiamente dicha.
™ Pre-evento:
Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos
y los recursos humanos y económicos, así como las áreas de
responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de
trabajo que ayuden a la realización del acto.
™ Evento:
Esta fase tiene que ver con la realización del evento propiamente dicho, y
abarca: aplicación del Protocolo y preparación del local (decoración, dotación de
personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de
grabación; dotación de equipos: micrófonos, presidium, podium, etc.).
™ Post-evento:
Consiste en desmontar el escenario donde se realizó el evento y su
evaluación posterior; elaboración de cartas de agradecimientos a que haya
lugar, y un informe final de rendición de cuentas.
Esto nos da una visión general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin
embargo, es necesario subrayar que cada institución tiene su propia modalidad
y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.
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II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Actividades (Actos Académicos, Actos Gremiales y otros Actos).
1. Actos Académicos.
Los actos académicos de la Universidad se organizan mediante la
aplicación del Protocolo y Ceremonial, que por su propósito les corresponde:
graduaciones de pregrado y postgrado; juramentación y toma de posesión de
las Autoridades Rectorales; toma de posesión de los Decanos; títulos
honorarios (Doctorado Honoris Causa, Profesor Honorario y Emeritus); acto
central de aniversario, Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre,
Condecoración 12 de Octubre; imposición de medallas, sesión pública del
Consejo Universitario.
La solemnidad de estos actos implica el uso de traje académico. La
excepción de esta norma se le concede al Presidente de la República, que tiene
potestad de que siendo o no docente universitario, puede ir en el presidium sin
togarse.
La Universidad exige en sus actos solemnes la utilización del traje
académico (Toga y Birrete), que consiste en el uso de toga y birrete de color
negro, de acuerdo a los siguientes criterios:
- Las Autoridades Rectorales y Decanos llevan en su toga una cinta
ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. La
medalla de autoridad es dorada, pende de una cinta tricolor y mide 6,6
centímetros de diámetro. En su anverso, la medalla lleva, en el centro, el
logotipo que identifica a la Universidad de Oriente, y a su alrededor se
distinguen los colores de la Bandera Nacional. Por el reverso, es lisa y lleva
grabado el nombre y el cargo de la autoridad, así como las fechas de inicio y
culminación de gestión.
- El Cuerpo Profesoral también lleva una toga negra con una cinta ribeteada del
color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenece.
- Los graduandos de Postgrado usan toga negra con una cinta ribeteada del
color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen.
- Los graduandos de Pregrado llevan solamente la toga negra. La medalla
penderá de la cinta del color que identifica la carrera (Escuela).
- Las mangas de las togas pueden marcarse con barras que identifican los
grados de titulación: pregrado, especialización, maestría y doctorado.
- La Universidad aplica el criterio generalizado en de las universidades
venezolanas de identificar las carreras (Escuelas) por colores, según la
tradición española, adoptada desde tiempos coloniales de la Universidad de
Salamanca, a saber:
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COLOR
Azul
Amarillo
CORRESPONDE A LAS CARRERAS
Ing. de Producción Animal
Ing. en Petróleo
Lic. en Gerencia de Recursos Humanos.
Tecnología Electrónica
Ing. Química.
Ing. de Sistemas.
Ing. de Computación.
Ing. Civil.
Ing. Eléctrica.
Ing. Mecánica.
Ing. Industrial.
Tecnología de Fabricación Mecánica.
Lic. en Informática.
Lic. en Estadística.
Ing. Geológica.
Geología.
Ing. de Minas.
Medicina.
Lic. en Bioanálisis.
Lic. en Enfermería.
Tecnología en enfermería
Beige
Lic. en Biología Marina
Lic. en Biología Pesquera.
Lic. en Acuicultura.
Lic. en Tecnología de Alimentos.
Lic. en Biología.
Lic. en Física.
Lic. en Química.
Lic. en Matemática
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Fucsia
Lic. en Hotelería.
Lic. en Turismo
Técnico Superior en Empresas Turísticas.
Técnico Superior en Empresas Hoteleras.
Gris
Lic. en Educación.
Lic. en Educación Integral.
(Todas las menciones).
Rojo
Lic. en Contaduría Pública.
Lic. en Administración Comercial.
Tecnología de Administración Industrial.
Lic. en Administración Industrial.
Verde
Ing. Agronómica
Vino Tinto
Lic. en Sociología.
Lic. Trabajo Social
1.1.
Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades
Rectorales.
El Protocolo y Ceremonial de este Acto se realiza en la Universidad de
acuerdo a su Reglamento de Elecciones, que se señala en el Capítulo VI de
la Elección del Rector, Vicerrectores y Secretario, en su artículo 72, que las
Autoridades electas prestarán juramento ante la Comisión Electoral y
tomarán posesión ante sus respectivos cargos en acto público v solemne en
la oportunidad que fije el Consejo Universitario. Los miembros del Consejo
Universitario están obligados a asistir a dicho acto.
Este acto implica una actividad de planificación y otra de ejecución, que
a nuestros efectos les hemos denominado pre-evento a la primera y evento
propiamente a la segunda.
™ Pre-evento:
Propiciar reuniones con el Rector y demás Autoridades salientes y
entrantes, Comisión Electoral Central, Dirección de Información y
Comunicación Corporativa, para planificar el evento.
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II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o
disponibles para el evento.
- Elaboración del programa guía reseñado en la página 14. Distribuirlo entre las
Autoridades entrantes y salientes, Comisión Electoral (Presidente y Secretario),
Representantes Profesorales, Egresados, Representantes Estudiantiles electos
ante el Consejo Universitario, y los funcionarios que trabajarán en el evento.
- Recordatorio a la Comisión Electoral Central: a) Invitación a este acto a la
Comunidad Universitaria mediante una circular; b) Enviar las comunicaciones de
rigor a todo los representantes electos ante el Consejo Universitario, a fin de
que cumplan con el deber de asistir al acto para firmar el Acta de Juramentación;
así mismo, notificar que los Representantes Docentes deben ir togados y los
Estudiantiles con traje formal.
- Elaboración conjunta con las Autoridades salientes y entrantes, de una lista
selectiva de personalidades nacionales, regionales y locales afines con la
institución, con la finalidad de enviarles tarjeta de invitación. Esta se puede
adelantar mediante el envío de fax o correo electrónico.
- Prever todo lo concerniente a la atención de invitados especiales.
- Canalizar con la Secretaría que las medallas de cambio de Autoridades y
Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase estén
disponibles para el acto.
- Velar por el cumplimiento de que la interpretación de los himnos y la pieza
musical intermedia que se ejecuten en el acto, sean realizados por el Orfeón y/o
Coral Universitaria. Pueden actuar acompañados de una orquesta sinfónica.
- Coordinar un ensayo general del acto tomando como base el programa-guía de
la página 14, conjuntamente con los gráficos anexos 1 y 1.1.
- Supervisar que todo esté en orden en el escenario del acto (4 horas antes del
evento): Reflectores (luz), señalizaciones (espacio físico, invitados especiales,
claustro, orfeón), vigilancia. Presidium: Banderas, manteles, estandartes,
podium, mesa para el Secretario de la Comisión Electoral, micrófonos, sonido.
™ Evento:
Chequear con un mínimo de 2 horas antes del evento todo el escenario del
acto: Instalación de micrófonos en sus sitios respectivos: Presidium (1), Mesa
del Secretario de la C.E.(1), uno (1) de pie para el uso del Presidente de la
Comisión Electoral para el momento de juramentar la las nuevas Autoridades.
Libro de firma de actas y medallas.
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- Mantener una comunicación constante a través de intercomunicadores con
cada uno de los responsables de la logística del acto.
- Revisar con el Maestro de Ceremonia: Programa, vocativos, carpetas con
los discursos del Presidente de la Comisión Electoral, del Rector saliente y
del entrante.
- Cuando todo esté supervisado y en orden se procederá de la siguiente
manera:
- A medida que el público asistente e invitados especiales no togados van
llegando al recinto universitario, los funcionarios de Protocolo los ubicarán
en el lugar que corresponde.
- En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias, claustro e
invitados especiales togados, estarán presentes los funcionarios
encargados de la formación del desfile académico, basado en las
instrucciones gráficas N° 1 y 1.1. (desfile y presidium).
- El desfile académico se realizará de la siguiente manera:
a) Dos profesores togados entrarán al recinto, guiando el desfile
académico.
b) Autoridades Rectorales entrantes (por precedencia).
c) Ex-Autoridades
antigüedad).
Rectorales
de
la
Universidad
(precedencia
por
d) Rectores invitados de otras Universidades (precedencia por antigüedad
de Universidad).
e) Coordinadores académicos y administrativos de los Núcleos (precedencia
por antigüedad de los Núcleos).
f) Directores de Escuelas (por precedencia de los Núcleos).
g) Demás cuerpo profesoral, (ver gráfico N° 1.1).
h) Al llegar al recinto universitario los funcionarios de Protocolo los ubicarán
en el sitio que les corresponde, en donde permanecerán de pie esperando la
entrada de las Autoridades Rectorales y Decanales hasta su ascenso al
presidium.
i) Harán su entrada las Autoridades Rectorales, Decanales y Comisión
Electoral (Presidente y Secretario) guiadas por dos profesores togados, lo
cual será anunciado por el Maestro de Ceremonia. (Ver gráfico N° 1).
j) Al llegar al estrado los profesores guías se retirarán a sus puestos y las
Autoridades subirán al presidium, donde habrá un funcionario de Protocolo
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para ubicarlos en sus sitios que ya estarán señalados con sus respectivos
cargos.
Programa Guía del Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las
Autoridades Rectorales para ser desarrollado por el Maestro de
Ceremonia:
a) Apertura del Acto por el Rector.
El Rector dice: "Se declara abierto el Acto".
b) Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, interpretado
por el Orfeón Universitario del Núcleo de ____________
dirigido por el profesor __________________________.
c) Palabras del Presidente de la Comisión Electoral Central___________
d) Palabras del Rector saliente______________________________
e) Lectura del Acta de Proclamación de las nuevas Autoridades Rectorales
de la Universidad de Oriente por el ciudadano Secretario de la Comisión
Electoral Central__________________________.
(Una vez concluida la lectura, las nuevas Autoridades subirán al presidium
para proceder al Acto de Juramentación).
f)
de
Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad
Oriente,
por
el
Presidente
de
la
Comisión
Electoral
Central
_______________________________________________.
(Una vez juramentados, el Rector saliente le impondrá las medallas a las
nuevas Autoridades y las Autoridades salientes irán a ocupar los asientos
dejados por las nuevas Autoridades, quienes ocuparán sus puestos en el
presidium).
g) Lectura del Acta de Juramentación por el ciudadano Secretario de la
Comisión
Electoral
Central
de
la
Universidad
de
Oriente
_______________________________________________________.
h) Firma del Acta de Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales
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de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario.
El Secretario de la Comisión Electoral llamará para la firma del Acta de la
siguiente manera:
Señores Decanos
Representantes Profesorales
Representantes Egresados
Representantes Estudiantiles
Representante del Ministerio de Educación.
i) INTERMEDIO MUSICAL (la pieza musical que aquí se interprete debe
ser acorde con el Acto: "Canto de la Alegría", de Beethoven, el Aleluya del
Oratorio "El Mesías", de Haendel, etc.).
j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al
Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase.
(Poner nombre del Rector saliente)_____________________________exRector de la UDO, por el Secretario de la Universidad de Oriente.
________________________________________________________.
k) Imposición de la Condecoración Orden al Mérito Universitario 21 de
Noviembre
en
su
Primera
Clase,
por
el
ciudadano
Rector,____________________________________________.
I)
Palabras
del
ciudadano
Rector
de
la
Universidad
de
Oriente
_________________________________________________________.
m) Himno de la Universidad de Oriente.
(Al concluir el Himno, el Maestro de Ceremonia dirá: "Se agradece a los
presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las
Autoridades Rectorales").
n) Clausura del Acto. El Rector dice: "Ha concluido el Acto".
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La salida de las Autoridades será de la siguiente manera:
Primero: saldrán de derecha a izquierda guiados por dos profesores, el
Rector a la derecha, a su izquierda el Vicerrector Académico, el
Vicerrector Administrativo y el Secretario; los Decanos, Comisión Electoral
(Presidente y Secretario).
Segundo, se incorporarán al desfile: Autoridades Salientes, Ex-Autoridades
Rectorales, Rectores Invitados, Coordinadores Académicos, Directores de
Escuela y demás Profesores.
Programa Básico del Acto para ser reproducido como Anexo de las
Invitaciones de Rigor:
a)
Apertura del Acto.
b)
Himno Nacional.
c)
Palabras del Presidente de la Comisión Electoral Central.
d)
Palabras del Rector Saliente.
e)
Lectura del Acta de Proclamación de las nuevas Autoridades
Rectorales.
f)
Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales.
g)
Lectura del Acta de Juramentación.
h)
Firma del Acta de Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales
de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario.
i)
Interpretación de___________________________ por __________..
j)
Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al
Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase.
k)
Imposición de la Condecoración Orden al Mérito Universitario 21 de
Noviembre en su Primera Clase.
l)
Palabras del ciudadano Rector.
m)
Himno de la Universidad de Oriente.
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n)
1.2.
Clausura del Acto.
Acto de Toma de Posesión de los Decanos.
El Protocolo y Ceremonial de este acto se realiza de acuerdo al Reglamento
de Elecciones de la Universidad de Oriente en su Cap. Vil de la Elección de
Decanos del Núcleo y de Candidatos al Tribunal Académico, en su Artículo 76:
"Los Decanos del Núcleo electo serán juramentados por el Rector y tomarán
posesión de sus cargos en Acto Público y Solemne en la oportunidad que fije
la Comisión Electoral. Los integrantes del Consejo del Núcleo respectivo estarán
obligados a asistir a dicho acto" (Gaceta de la UDO - Junio 78 - Año V, Trimestre
II, Reg. de Elecciones).
Cabe explicar que a pesar del referido mandato, este acto se realiza por
separado de la siguiente manera:
- Los Decanos electos son juramentados por el Rector, en el salón del Consejo
Universitario. La asistencia debe ser en traje formal.
- La ceremonia de Toma de Posesión de los Decanos en nuestra Institución se
lleva a cabo en cada Núcleo con su respectivo Decano electo, pues ella tiene una
connotación de valores relacionados con el propio significado de celebrar cada
Decano electo con su comunidad universitaria, su ascenso para regir los
destinos de su Núcleo. Este acto se realiza con toga y birrete, presidido por el
Rector, como norma el artículo 76 arriba reseñado. En caso de que el Rector
no pueda asistir, delegará su responsabilidad en el Vicerrector Académico, y/o
en otra Autoridad Rectoral.
Este acto implica igualmente dos actividades: una de planificación y otra de
ejecución, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la
primera y Evento propiamente a la segunda.
™ Pre-evento:
- Propiciar reuniones con el
Decano saliente y el entrante, demás
Autoridades Decanales y la Delegación de Información y Comunicación
Corporativa de su Núcleo, para planificar el evento.
- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o
disponibles para el evento.
- Elaborar el programa reseñado en la página 18. Distribuirlo entre las
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Autoridades entrantes y salientes, el Rector y demás Autoridades
Universitarias participantes.
- Coordinar las comisiones de trabajo y los funcionarios de Protocolo para la
realización del evento.
- Coordinar ensayos generales del evento, tomando como base el programa
reseñado en la página 18.
- Supervisar que todo esté en orden en el escenario del acto: luz, sonido, sillas,
presidium, podium, banderas, manteles, programas, vocativos, señalizaciones y
orfeón.
™ Evento:
- Supervisar con un mínimo de 4 horas antes del evento todo el escenario
del acto.
- Mantener una comunicación constante a través de intercomunicadores con cada
uno de los responsables de la logística del acto.
- Revisar con el maestro de ceremonia: programa, vocativos, carpetas con los
discursos del Decano saliente y del entrante.
Cuando todo esté supervisado y en orden, se procederá de la siguiente manera:
- Al recinto universitario entrarán los invitados especiales y el público asistente,
quienes serán ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les
corresponde.
- En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral
e invitados especiales togados, estarán presentes los funcionarios de Protocolo
encargados de la formación del desfile académico basado en las instrucciones
gráficas N° 2 y 2.1.
- El desfile académico se realizará de la siguiente manera:
a)
Dos profesores togados entrarán al recinto guiando el desfile académico.
b)
Al centro preside el Rector, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda
el Decano entrante.
c)
Le siguen el Coordinador Académico a la derecha, y a su izquierda
el Coordinador Administrativo.
d)
Directores de Escuelas (por precedencia de antigüedad).
e)
Demás cuerpo profesoral (ver gráfico N° 2).
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f)
Al llegar al estrado, los profesores-guías esperarán que las
Autoridades suban al presidium, donde habrá un funcionario de Protocolo
para ubicarlos en sus sitios. Ellos se sentarán junto al cuerpo profesoral.
g)
La ubicación del presidium será: el Rector al centro, a su derecha
el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante, a la izquierda del
Decano saliente el Coordinador Académico y a la izquierda del Decano
entrante el Coordinador Administrativo, y a los lados se ubicarán los
Directores de Escuela por orden de antigüedad (ver gráfico N° 2.1).
h)
Después de la Imposición de Medalla al Decano entrante, por el Rector,
éste se cambiará a su derecha y el Decano saliente se trasladará a la
izquierda del Rector. En ese mismo orden se ubicarán para la salida del
presidium.
i)
De asistir todas las Autoridades Rectorales, deberán ir en el presidium
en el siguiente orden: a la derecha del Rector el Decano saliente, a su
derecha el Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y
Secretario. A la izquierda del Rector el Decano entrante, el Coordinador
Académico y el Coordinador Administrativo. A un lado del presidium se
instalará una galena de honor para ubicar a los Directores de escuela por
antigüedad y, si hay espacio, se ubicarán también los profesores que
asistan al desfile académico. De no poder ser, se les colocará abajo en
un sitio especial (ver gráfico 2.2).
Programa-Guía Acto de Toma de Posesión de los Decanos para ser
desarrollado por el Maestro de Ceremonia:
a.
Himno Nacional - Orfeón Universitario.
b.
Palabras del Decano saliente
c.
Imposición de medalla al Decano electo, por el ciudadano Rector.
d.
Palabras del Decano.
e.
Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente.
f.
Himno de la Universidad de Oriente interpretado por el Orfeón
Universitario.
- Al concluir el Himno el Maestro de Ceremonia dirá: "Se agradece a los
presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades
Rectorales".
g.
"Ha concluido el Acto"; dice el Maestro de Ceremonia.
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Programa Básico Acto Toma de Posesión de los Decanos.
Este programa se reproduce como anexo a las invitaciones de rigor
tomando el modelo arriba señalado, pero obviando los detalles internos.
1.3.
Imposición de Medallas
- La realización de este acto se inicia a partir de la Resolución N° 0046,
emanada del Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolívar los días 31-1 y
1-2-91: "...el acto de Imposición de Medallas se realizará en cada uno de
los Núcleos a los fines de fortalecer el vínculo del egresado con su escuela.
En ese mismo acto se firmará el Libro de Actas; posteriormente se efectuará
la entrega protocolar de títulos en la fecha establecida por la Institución..."
(Este acto debe ser de Toga y Birrete).
- El graduando debe acudir a la Coordinación de Control de Estudios de su
Núcleo, para chequear si aparece en la lista de graduandos, y luego a la
Delegación de Información y Comunicación Corporativa del mismo, en
donde se le entregará un material informativo, consistente en los
instructivos números 1 y 2, referentes a los Actos de Imposición de Medallas y
Entrega de Títulos.
- La medalla puede ser impuesta por los padres, hijos y cónyuges del
graduando, cuando se trate de un docente universitario, previa solicitud
escrita ante el Decano de su Núcleo con una semana de anticipación. Al
conceder dicho permiso lo hará saber a la Delegación de Información y
Comunicación Corporativa, para su inclusión en la programación del Acto de
Imposición de Medallas.
- Este acto implica dos grandes actividades: Una de planificación y otra de
ejecución, que a nuestros efectos la hemos denominado Pre-evento a la
primera y Evento a la segunda.
™ Pre-evento:
- Propiciar una reunión con el Decano, demás autoridades decanales,
Delegación de Información Corporativa y Jefe de Servicios Generales del
Núcleo, para planificar el evento.
- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros y/o disponibles para el
evento.
- Elaborar el programa reseñado en la página 21, como base para realizar el
evento.
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- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas,
paros, etc.).
- Chequear con Secretaría el suministro de medallas y el Libro de Actas.
- Prever todo lo concerniente a la atención de los invitados especiales.
™
Evento:
- Chequear con un mínimo de 4 horas antes del evento el escenario del acto:
presidium, podium, banderas, manteles, estandartes, sonido, señalizaciones.
- Al llegar al recinto universitario con 2 horas de anticipación, chequear todo el
escenario. Supervisar con el Maestro de Ceremonia: vocativos, discurso del
Decano y palabras del estudiante designado para hablar en nombre de los
graduandos.
- Supervisar el sitio de concentración de las Autoridades Decanales y cuerpo
profesoral para el desfile académico.
- Velar por el orden de precedencia del desfile académico.
Cuando todo esté supervisado y en orden, se procederá de la siguiente
manera:
- Al recinto universitario entrarán los invitados especiales y el público
asistente, quienes serán ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar
que les corresponda.
- En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias,
cuerpo profesoral e invitados especiales
togados, estarán presentes los
funcionarios de Protocolo encargados de la formación del desfile académico,
basado en la instrucción gráfica N° 3.
- El desfile académico se realizará de la siguiente manera:
a)
El Decano hará su entrada al recinto universitario; le siguen: el
Coordinador Académico, el Coordinador Administrativo, los Directores de
Escuela y el Cuerpo Profesoral.
b)
Al entrar las autoridades al recinto, el Maestro de Ceremonia dirá: "Se
inicia el desfile académico, se agradece a los presentes ponerse de pie".
c)
La ubicación del presidium será: de derecha a izquierda preside el Decano,
a su derecha el Coordinador Académico, a su izquierda el Coordinador
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Administrativo, a los lados se ubicarán los Directores de Escuelas, por
orden de antigüedad de las mismas (ver gráfico N° 3.1).
Programa-Guía del Acto de Imposición de Medallas para ser
desarrollado por el Maestro de Ceremonia:
a.
Himno Nacional - Orfeón.
b.
Lectura de la Resolución ___________________________por el
Coordinador Académico ______________________________
c.
Imposición de Medallas por el Decano ________________
Profesor _______________________(*).
d.
Palabras del graduando ____________________ (se escogerá entre los
graduandos que tengan mención honorífica o el que posea mayor índice
académico).
e.
Palabras por el Profesor __________________Decano del Núcleo
___________________________.
f. Himno de la Universidad de Oriente.
g.
1.4.
Ha concluido el Acto.
Acto de Grado (Pregrado y Postgrado).
La realización de los actos de grado está basada en el cumplimiento del
Reglamento, Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Títulos,
Diplomas y Certificados de la Universidad de Oriente. Así, el Protocolo y
Ceremonial de estos actos se llevan a cabo mediante lo establecido por
resolución o acuerdo, que para tal efecto apruebe anualmente el Consejo
Universitario, designando el nombre de la promoción y el calendario con las
fechas de realización de todos los actos de grados que regirán durante el
año. Quedan el 21 de noviembre y el 12 de febrero (decreto de creación e
inicio de actividades), respectivamente, como fechas permanentes para la
realización de graduaciones, a fin de darle realce a estas celebraciones,
según lo aprobado por el Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolívar,
los días 31-01 y 01-02-91, por resolución CU-0046.
(*) Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie al docente permisado para
imponer la medalla, deberá decir: "Con la anuencia del ciudadano
Decano, Profesor _________________, se autoriza al profesor
_____________________ imponer la medalla al graduando".
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- El Protocolo y Ceremonial de estos actos corresponde a la Secretaría, que a
través de la Coordinación General de Control de Estudios, Control de Registro de
Graduandos y Títulos, conjuntamente con el apoyo de la Dirección de Información
y Comunicación Corporativa (Relaciones y Protocolo) y la Delegación de
Información y Comunicación Corporativa de cada Núcleo anfitrión, organiza todo
lo referente a los mismos.
- Las Autoridades Rectorales, Decanales y Cuerpo Profesoral (Claustro),
deben asistir togados a estos actos. Asimismo, los graduandos, a quienes
se les informará en su debida oportunidad que la Universidad se reserva el
derecho a la venta de medallas, cintas, y el alquiler de togas y birretes.
- Durante el desfile académico, mientras las Autoridades Rectorales se
desplazan hacia el presidium (entrada y salida), el Orfeón Universitario
interpreta como fondo musical el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur".
Esta modalidad se inició desde las primeras graduaciones de la Institución, y
el criterio que priva para ello es el de darle mayor solemnidad al ceremonial de
graduación. (*).
- Sólo el Rector está facultado, según la Ley, para conferir títulos, salvo que
previamente haya sido encargado el Vicerrector Académico, o que, por
razones de fuerza insalvable, el Rector no pueda acudir al acto, en cuyo caso
también lo sustituye el Vicerrector académico. En caso de imposibilidad
absoluta de ambos y de imprevisión jurídica al respecto, debe suspenderse
el acto con las explicaciones de rigor.
- La solicitud de títulos ante el Rector debe estar a cargo del graduando
seleccionado por sus mayores méritos académicos (menciones honoríficas
Cum Laude, Magna Cum Laude o Suma Cum Laude). De existir dos o más
con iguales méritos, se sortearán entre ellos para escoger uno. Los restantes
lo acompañaran hasta el estrado para la petición de título.
- Los graduandos que van a recibir su título de postgrado serán ubicados en
las primeras filas delante de los graduandos de pregrado. Los graduandos
con menciones honoríficas, deben ser ubicados encabezando su Núcleo en
orden de lista; así serán llamados a recibir su título.
(*) El Himno del Graduando se puede utilizar como fondo musical,
por cuanto no es un símbolo patrio ni institucional; ejemplo: el "Himno
de la Alegría" de la Quinta Sinfonía de Beethoven se utiliza de una
manera similar.
- Después que el graduando con mención honorífica reciba su título de
manos del Rector, debe voltearse hacia el público mientras el maestro
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de ceremonia da lectura a la nota honorífica que corresponde; una vez
leída, el graduando dará un giro para quedar nuevamente frente al
Rector, quien le hará entrega de dicho reconocimiento.
- No debe colocarse en el presidium, a excepción del Presidente de la
República, a ninguna persona externa a la Universidad. Si asiste el
Gobernador de Estado del Núcleo anfitrión, aún siendo docente de la
institución no debe ir en el presidium (se le colocará en la galería de
honor para invitados especiales).
- Este acto implica dos grandes actividades: una de planificación y otra de
ejecución, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a
la primera y Evento propiamente a la segunda.
™ Pre-evento:
- Propiciar una reunión con el Decano del Núcleo anfitrión, Delegado de
Información y Comunicación Corporativa (Coordinador de Relaciones y
Protocolo), Jefe de Servicios Generales del Núcleo, y la Coordinación
de Relaciones y Protocolo del Rectorado para planificar el evento.
- Al conocer el sitio donde se va a realizar el acto, los organizadores
deben tomar en cuenta lo reseñado en los gráficos anexos N° 4.1, 4.2 y
4.3, con la finalidad de aplicar en dicha realización el modelo que más
se ajuste a los requerimientos del espacio físico donde se va a llevar a
cabo el evento.
- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias,
huelgas, paros, etc.) (ver anexos).
- Determinar los recursos
disponibles para el evento.
humanos
materiales
y
financieros
y/o
- Prever la elaboración del programa guía, página 24, para el Maestro de
Ceremonia.
- Suministrar a los graduandos el instructivo de graduación N° 2 (ver
anexo).
- Efectuar una reunión el día anterior al evento con todo el equipo de
trabajo encargado de la organización del acto, para revisar y ultimar
detalles sobre el mismo (representantes de la Secretaría,
Coordinaciones de Protocolo Rectorado y Núcleo anfitrión, Comisiones
de Trabajo y Cuerpo de Protocolo).
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™ Evento:
El día del evento todo el equipo organizador debe estar presente en el lugar
del acto, para realizar las siguientes tareas:
- Revisión de señalizaciones.
- Revisión de sitio de concentración de las Autoridades Rectorales,
Decanos y Cuerpo Profesoral.
- Fijación de etiquetas (triedros) en el presidium; invitados especiales;
numeración de las sillas de los graduandos.
- Supervisión de: Colocación de manteles en el mesón del presidium y en
el de ubicación de títulos, emblema o logo de la Universidad colocado
al centro de la mesa del presidium de frente a los graduandos, a la
derecha la bandera nacional, a la izquierda la bandera de la
Universidad; funcionamiento del sonido, disposición de un (1)
micrófono para el uso del Rector y el Secretario, respectivamente en
la mesa del presidium, un (1) micrófono en el podium, un (1)
micrófono de pie abajo en el estrado frente al Rector, para la solicitud
de títulos; iluminación; tarima o gradas para el Orfeón Universitario;
colocación de títulos en el mesón detrás del presidium; disposición de
carpetas en la mesa del presidium con el guión de lo que les
corresponde decir al Rector y al Secretario durante el acto, Decreto
Rectoral y Acta de Graduación; carpeta para el Maestro de
Ceremonia con el programa guía del acto; carpeta con el discurso
Rectoral y vocativos en la gaveta del podium.
- Revisar el modus-operandi del evento.
Cuando todo esté supervisado y listo, una hora antes de comenzar el evento,
se instruye a los funcionarios de Protocolo comisionados de atender a los
graduandos y sus familiares, para que comiencen a ubicarlos en los lugares
correspondientes; así mismo, a los encargados de la ubicación estratégica en
los lugares acordados. El resto se distribuirá entre el presidium y el sitio de
concentración de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral
para la organización del desfile académico. Allí los organizadores del desfile
deben -disponer de los gráficos instruccionales correspondientes a los
números 4 y 4.3, que puede aplicarse en caso de que el cuerpo profesoral
sea bastante numeroso.
Al recibir el Maestro de Ceremonia la información de que todo está en
orden para empezar el acto, éste comenzará a desarrollar el Programa Guía
del Acto de Graduación de la siguiente manera:
Dirá: "Se agradece a los graduandos y público en general ponerse de pie,
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para dar inicio al desfile académico". El orfeón entonará el Himno del
Graduando como fondo musical.
Al ubicarse las Autoridades Rectorales en el presidium (allí debe estar un
funcionario de Protocolo para conducirlos a sus respectivos asientos, que ya
estarán señalados), el orfeón cesará, ellos se sentarán y así todos los
presentes.
- El Maestro de Ceremonia pide permiso al Rector mirando hacia él con una
inclinación de cabeza y el Rector dirá: "Se declara abierto el Acto".
- Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie: "Lectura del Decreto Rectoral", el
Secretario leerá el Decreto Rectoral que tiene en la carpeta.
- Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie la juramentación de los graduandos,
el Rector preguntará: ¡Graduandos!, ¿Juran ustedes cumplir la Constitución
y las Leyes de la República y los deberes inherentes a los estudios que han
realizado?
Los graduandos responderán: ¡Lo juro!.
El Rector dirá: "Si así lo hicieren, que la Universidad y la Patria os lo
premien, si no que os lo demanden. En nombre de la República y por la
Autoridad de la Ley, les confiero el título correspondiente a los estudios
realizados".
- Al interpretar el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur", las Autoridades
permanecerán sentadas y sólo los graduandos deberán ponerse de pie.
- El Maestro de Ceremonia anunciará las palabras del Rector. Al llegar éste al
podium, estará a su disposición una carpeta con su discurso y los vocativos
para el saludo protocolar.
- Entrega de títulos: Todas las Autoridades del presidium permanecerán de pie.
- Al concluir la entrega de títulos, el Maestro de Ceremonia anunciará: "Lectura
y Firma del Acta de Graduación". El Secretario leerá el Acta de Graduación
que tiene en la carpeta: firmarán el Rector v el Secretario, respectivamente.
- Al concluir el Himno de la Universidad de Oriente el Maestro de Ceremonia
dirá:
"Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan
hecho las Autoridades Universitarias". (Esto se dice con la finalidad de que
los graduandos y el público guarden el debido orden para la salida de las
Autoridades del recinto).
El Rector dirá: "Ha concluido el Acto".
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Las Autoridades saldrán por la derecha en el mismo orden de llegada.
Programa Básico Acto de Grado para ser reproducido y entregado a
los Graduandos durante el Evento (ver anexos):
a.
Apertura del Acto.
b.
Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela.
c.
Lectura del Decreto Rectoral, por el ciudadano Secretario de la
Universidad de Oriente.
d.
Solicitud de títulos.
e.
Juramentación de los graduandos por el ciudadano Rector.
f.
Interpretación del Himno al Graduando.
g.
Palabras del ciudadano Rector,
h.
Entrega de títulos por el ciudadano Rector,
i.
Lectura y Firma del Acta de Graduación,
j.
Himno de la Universidad de Oriente,
k.
Clausura del Acto.
1.5.
Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa.
- Los Actos de Conferimiento de Títulos Honorarios que otorga la Universidad
de Oriente se realizan según lo establecido en la Resolución o Acuerdo
que para ello apruebe el Consejo Universitario, basado en el Reglamento,
Normas y Procedimientos para el otorgamiento de Títulos Honorarios.
La Secretaría, a través del Control de Títulos y Grado, es la instancia
encargada de custodiar para su firma el Libro de Actas de Títulos
Honorarios, que deberá llevar al Acto de Conferimiento, conjuntamente
con la medalla, el título y el Acuerdo del Consejo Universitario.
- El Ceremonial y Protocolo de este acto son similares al de los actos de
graduación, con la salvedad que en ellos no se interpreta el Himno del
Graduando ni se toma el juramento de ley.
- Las medallas utilizadas para dicho Conferimiento reposan en la Secretaría,
las cuales se mandan a grabar con los datos de la persona a quien se le
va a imponer.
- Todos los gastos de vida del homenajeado(a), de la esposa(o), así como
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del Orador de Orden y del Presentador, que se eroguen en este Acto son
responsabilidad de la Universidad.
Programa-Guía Conferimiento Doctorado Honoris Causa para ser
desarrollado por el Maestro de Ceremonia:
a. Apertura del Acto por el ciudadano Rector.
b. Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela interpretado por
el Orfeón Universitario.
c. Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario de la Universidad de
Oriente, otorgando el Título Doctor Honoris Causa en______________
_______________por el Secretario de la Universidad de Oriente,
_________________________________________.
d. Palabras de presentación del Orador de Orden por el ______________
__________________________.
e. Palabras por el Orador de Orden designado, _____________________ .
-El Secretario dirá: "Se solicita a los profesores (se designan dos
profesores)______________________
y
__________________
acompañar al podium al Orador de Orden designado y, luego de terminada
su intervención, regresarlo a su sitio de honor".
f.
Conferimiento del Título Honoris Causa en, _______________________
al______________ por el ciudadano Rector ____________________.
g. El Secretario dirá: "Se agradece a los profesores _________________ y
_______________________________________ acompañar al estrado al
____________________". (El Rector impondrá la medalla).
h. Palabras del homenajeado ___________________________________
(Una vez terminada su intervención y cuando éste se dirija a saludar a las
Autoridades Rectorales, éstas le invitarán a tomar su sitio de honor en el
presidium, donde deberá estar previsto su puesto).
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i.
Lectura del Acta de Conferimiento de Títulos Honorarios por el Secretario
de la Universidad de Oriente.
j.
Firma del Acta. (Firman el Rector y el Secretario).
k. Palabras de clausura por el ciudadano Rector de la Universidad de Oriente
_____________________________________________.
l.
Himno de la Universidad de Oriente, interpretado por el Orfeón
Universitario.
(El Maestro de Ceremonia dirá: "Se agradece a los presentes no
abandonar el recinto, hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades
Universitarias").
m. "Ha concluido el Acto", dice el Rector.
NOTA: El modus operandi del Protocolo de este Acto con respecto a la
ubicación del Presentador y del Orador de Orden en el presidium o en otro
sitio de honor, así como la designación y actuación de los profesores que les
acompañarán en cada solicitud hecha por el Secretario de la Universidad,
estará sujeto a las normativas que se fijen con antelación a la realización
del referido Acto por las Autoridades Rectorales y la Coordinación de
Protocolo. Este procedimiento se hace debido a que la Universidad de
Oriente no cuenta con un espacio especial y adaptado para la realización de
los Actos Solemnes, como un Aula Magna o Anfiteatro, lo que motiva a
flexibilizar y acomodar las reglas protocolares al espacio físico con el que
cuenta para que la movilidad y majestuosidad del acto no desluzcan.
1.6.
Profesor Emeritus o Profesor Honorario.
La entrega de cada una de estas distinciones, se pueden hacer dentro
del marco de un Acto de Graduación, o de otro Acto Solemne de la Institución
(ver Glosario de términos).
1.7.
Acto Central Aniversario de la Universidad de Oriente (Decreto de
Creación de Fecha 21 de Noviembre de 1958).
El acto central solemne de la fecha aniversaria de la Universidad se venía
realizando cada cinco años, pero a partir de 1998 por decisión de sus
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Autoridades Rectorales, ésta se celebrará cada diez años.
Para llevar a cabo el Protocolo y Ceremonial de este acto central se invita
a una persona de relevancia que sea parte de la comunidad universitaria o
muy vinculada a la Universidad, para que sea Orador de Orden durante la
ceremonia que se realiza en la ciudad de Cumaná, por ser sede primigenia de
esta Casa de Estudios.
Se tomarán las previsiones administrativas y de Protocolo que este evento
amerita a través de la Secretaría y la Dirección de Información y Comunicación
Corporativa (Relaciones y Protocolo).
La programación para el desarrollo de este acto central incluye la
presentación de un intermedio musical breve, interpretado por el orfeón, coro,
orquesta sinfónica, estudiantina, etc., entre el discurso del Orador de Orden y
las palabras del Rector.
1.8.
Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre.
Tradicionalmente la entrega de esta orden se hace en los siguientes Actos
Académicos:
Durante el Acto de Juramentación y Toma de Posesión de nuevas
Autoridades Rectorales, por mandato del Reglamento de la Orden al Mérito
Universitario 21 de Noviembre, donde se otorga la Orden en su Primera
Clase al Rector saliente (ver Reglamento Orden 21 de Noviembre).
En los Actos Solemnes de Graduación del 21 de Noviembre y 12 de Febrero,
en Actos Aniversarios de la Universidad y en los actos gremiales (Ejemplo: Día
del Empleado Universitario).
1.9.
Sesión Solemne del Consejo Universitario.
La Sesión Solemne del Consejo Universitario se realiza mediante el
acuerdo que para tal fin apruebe el Consejo Universitario, cuando ésta le sea
solicitada por los Consejos de Núcleos a través de los Decanos. Esta sesión
es pública y la asistencia de sus miembros debe ser en traje académico,
exceptuando a los representantes estudiantiles, que deben asistir en traje
formal.
Como antecedente de la realización de este acto, existe el Acuerdo CU-N°
002-87, donde se aprobó una Sesión Pública y Solemne para la
conmemoración de los veinticinco años de la Escuela de Medicina y del
Núcleo de Bolívar.
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El modus operandi del Protocolo y Ceremonial de este acto debe hacerse
de la siguiente manera: Los miembros del Consejo Universitario presidido por
las Autoridades Rectorales y Decanos entrarán al recinto. Estas se ubicarán
en el presidium; detrás de ellos irán los demás integrantes del Consejo.
Debe preverse tanto el sitio de honor para la persona escogida para recibir el
reconocimiento acordado por el Consejo Universitario, como disponer del
sitio donde se ubicará el Orfeón Universitario.
Programa-Guía para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia.
"Se declara abierta la sesión ", dice el Rector.
a)
Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
b)
Lectura de la Agenda de la presente Sesión Solemne por el ciudadano
Secretario de la Universidad de Oriente, ________________________
c)
Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario por el Secretario de la
Universidad de Oriente,___________________________________ .
d)
Entrega del Acuerdo del Consejo Universitario Número ___________ _______
por el Rector.
e)
Palabras de agradecimiento por:_____________________________ ______
(persona escogida para tal fin).
f)
Lectura de la Resolución del Consejo Universitario por el Secretario de la
Universidad de Oriente, concediendo la Orden al Mérito Universitario 21
Noviembre a: ___________________________________________ ______.
g)
Imposición de Medalla y Firma del Acta (Orden al Mérito Universitario 21 de
Noviembre) por el ciudadano Rector.
h)
Himno de la Universidad de Oriente.
i)
"Ha concluido el Acto", dice el Rector.
2.
Actos Gremiales.
Los Actos Gremiales convocados por los distintos sectores que hacen vida
gremial dentro de la Institución, en cuya programación se incluyan las
Autoridades Rectorales o Decanos, se regirán por el ceremonial propio del Acto,
pero bajo la supervisión de la Coordinación de Relaciones y Protocolo de la
Dirección de Información y Comunicación Corporativa o de la Delegación de
Información y Protocolo de los Núcleos.
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3.
Otros Actos.
Breve explicación sobre los siguientes Actos: Fúnebres, Condecoraciones y
Graduación por Secretaría.
3.1. Actos Fúnebres.
El fallecimiento de una autoridad Rectoral, Decanal en ejercicio, o de
una ex-Autoridad, amerita que se le rinda honores fúnebres en el recinto
universitario. El Claustro Universitario deberá estar presente en el Acto y se
efectuarán guardias de honor a los lados del cuerpo presente. La primera
guardia la harán las Autoridades Rectorales y Decanos. La segunda las
demás Autoridades Universitarias y profesores en general, con la presencia
de los representantes de los gremios de: empleados, profesores,
estudiantes y obreros.
3.2. Condecoraciones de Orden Académico.
"Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre" (ver Reglamento
Resolución CU-N°-025-77) y la Condecoración: "12 de Octubre" (ver
Acuerdo CU-N°-001-94).
3.3.Graduación por Secretaría.
Como su nombre lo indica, esta graduación se hace directamente por la
Secretaría a través del Control de Registro de Títulos y Grado, donde el
graduando acudirá para la firma del Libro de Actas de Graduación y recibir
su título.
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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
1. Antigüedad.
Este criterio resuelve muchos problemas en situaciones de aparente
equivalencia absoluta; así, por ejemplo, el ex-Rector Pedro Cabello Poleo
tiene mayor precedencia que el ex-Rector Pedro Augusto Beauperthuy,
porque su mandato fue anterior.
2. Precedencia.
El Presidente de la República tiene siempre la precedencia en todo el
país, pero existe una excepción: cuando la Asamblea Nacional y las asambleas
regionales, el Poder Municipal y las Universidades en sus propias sedes
realizan sesiones solemnes, son sus respectivos Presidentes y Rectores
quienes ostentan la precedencia, colocando al Presidente de la República en un
lugar especial. En la Universidad se le concede el lugar a la derecha del Rector;
esta misma concesión se le aplica al Rector Fundador en la Universidad de
Oriente. El orden de precedencia en las Universidades es como sigue:
a) Nacionales
Por antigüedad
b) Nacionales Experimentales
Por antigüedad
c) Privadas
Por antigüedad
Esta forma constituye la manera u orden que deben seguir las autoridades
universitarias y demás cargos jerárquicos en todo acto o ceremonia institucional
de relevancia.
En actos donde asistan invitados de la misma jerarquía de las que
presiden (ejemplos: Rectores que acompañan a su homólogo en una ceremonia
determinada), rigen tres consideraciones:
- Se organizan en orden según precedencia, e inician su entrada y
ubicación en la línea protocolar antes del ingreso de las autoridades del
lugar.
- Dos filas simultáneamente: la de los invitados especiales (precedencia
según se establezca) a mano izquierda de las autoridades del lugar.
- Utilizando la variante valedera del orden lineal creciente, en donde desfilan
en el mismo orden en que se sientan.
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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
3. Orden en actos formales.
El orden de precedencia será de menor a mayor jerarquía, para que la
persona que presida el acto sea la última en hablar. No obstante, esto puede
variar. Por ejemplo, se puede decidir que en acto de instalación y clausura de
un evento, instale la persona de mayor jerarquía en el lugar (Rector) y
clausura la de menor jerarquía, coanfitrión o ente responsable del acto.
4. Eventos auspiciados por varias Instituciones.
La primera intervención corresponderá
al
anfitrión, el resto de
intervenciones se ordenará según la jerarquía o investidura de las
personalidades asistentes. Sin embargo, esto puede variar según las
condiciones, características y exigencias del acto en particular.
En actos organizados por entes públicos, el Rector o su representante debe
atenerse al orden de precedencia fijado por la Dirección General Sectorial del
Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación y del Ministerio de Relaciones
Interiores o el señalado por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U),
según sea el caso.
5. La Derecha.
La derecha es el lugar de honor y debe ser respetada, incluso cuando se
desfila dentro del orden protocolar.
6. La Representatividad.
Este criterio es de gran importancia porque evita un presidium tumultuoso
que a veces cae en el campo de lo ridículo o de lo anecdótico. Lo
recomendable en estos casos es que la persona de mayor jerarquía de la
entidad invitada represente a toda la organización en el presidium.
7. La Puntualidad.
Los eventos deben ocurrir con toda puntualidad. Una vez que comienza el acto
nadie puede subir al presidium, a menos que el Rector le indique expresamente
al Maestro de Ceremonia, para que éste anuncie dicho permiso. Si una
autoridad llega retardada y el Acto comenzó, debe quedarse en el sitio que le
indique el funcionario de Protocolo.
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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
8. Ente Responsable del Acto.
Cuando se realiza un acto presidido por el rector u otra autoridad rectoral o
decanal, y el motivo principal del mismo está centrado en una escuela,
departamento, biblioteca, u otra dependencia de la institución, debe preverse un
puesto en el presidium a su representante. Tal es el caso de una donación de
libros que un ente público o privado haga a la Universidad.
En el presidium, además del rector u otra autoridad, debe ubicarse al
presidente o gerente general de la institución donante y al representante (jefe,
director, etc) del departamento o ente que recibe la donación.
9. La Jurisdiccionalidad.
Este principio se refiere a que cuando el Acto ocurre en la jurisdicción de una
Institución, su rector la preside. Ejemplo, en caso de un acto en la Universidad
de Oriente al que asiste el Rector de la Universidad Central de Venezuela; pues
bien, es el Rector de la Universidad de Oriente el que preside, y el de la UCV
ocupa su derecha, aún cuando el Protocolo le concede mayor precedencia en el
Consejo Nacional de Universidades.
10. Lista Protocolar.
Se entiende por "Lista Protocolar" la información detallada del directorio de una
Institución. En nuestro caso está diseñada de la siguiente manera:
10.1.
Autoridades Rectorales.
- Directores, Coordinadores Centrales (Rectorado).
10.2.
Autoridades Decanales.
- Coordinadores, Directores de Escuelas, etc.
Esta Lista Protocolar se utiliza en forma de vocativos para saludar durante los
Actos de la Universidad, esto es:
Durante los Actos Académicos, se da la particularidad en cuanto el saludo al
presidium siempre deberá iniciarse, con el de las Autoridades Rectorales,
exceptuándose cuando esté presente el Presidente de la República o el Ministro de
Educación.
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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
Ejemplo: Cuando el Rector lee los vocativos, deberá saludar así:
Profesor:__________________________ Vicerrector Académico,
Profesor:__________________________ Vicerrector Administrativo,
Profesor:__________________________ Secretario,
Profesores: _______________________ Decanos,
ciudadano Gobernador (si está presente en su sitio de invitado especial),
Directores de Escuelas, señores profesores y demás miembros de la
Comunidad Universitaria (estudiantes, empleados y obreros), invitados
especiales, señoras y señores (si hubiera un Orador de Orden o un invitado de
honor deberá saludarse después del Gobernador):
El título que debe usarse para nombrar a las autoridades en el presidium es el
de Profesor, pues priva el criterio de que es el título más honroso para un docente
universitario.
11. El Saludo Protocolar.
Durante otros actos de la Universidad debe regirse por el Protocolo que
determine el evento.
12. Uso de Símbolos Patrios e Institucionales en la Universidad.
Es obligatorio el uso de los símbolos patrios e institucionales en todo acto
universitario (ver Ley de Bandera e Himno Nacional, Art. 13: 5).
La Bandera Nacional debe colocarse a la derecha del presidium. Así mismo
enarbolarse en fechas que establezca la Ley de Bandera, Escudo e Himnos
Nacionales en su Artículo N° 1 sobre días declarados de Fiesta Nacional y las
demás fechas que por resoluciones especiales dispongan las Autoridades
competentes (Artículo 5, numeral 2:4).
La Bandera o Estandarte de la Universidad de Oriente debe colocarse en el
presidium a la izquierda de la Bandera Nacional. Esta bandera es de color azul
cian y lleva en el centro el logotipo, cuyo símbolo es obra del Rector Fundador
Dr. Luis Manuel Peñalver, quien en el Suplemento XXXV Aniversario de la
Universidad de Oriente, encartado en el Oriente Universitario N° 151 (1993:1),
señaló:
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III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN
DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO
Quise representar en él, la circunstancia del Oriente, por donde nacen,
no solamente el sol, sino todas las estrellas; y a la estrella que simboliza a la
UDO la inserté dentro de los círculos que simbolizan el movimiento de los
átomos en las moléculas y de los componentes del átomo dentro de esta
unidad de la materia; es decir, armonizar la idea del nacimiento de la
Universidad para la Región Oriental con el sentido científico y tecnológico.
13. Himno de la Universidad de Oriente (ver anexo N° 1).
Su uso es obligatorio para cerrar los Actos Académicos.
El Himno "Acercaos Juventud" cuya letra fue escrita por la poetisa Lucila
Velásquez y la música es creación del compositor Inocente Carreño. Con
respecto a este Himno y a sus autores dijo el Dr. Peñalver durante su discurso
como Orador de Orden del Cuadragésimo Aniversario del Decreto de Creación de
la Universidad de Oriente, reseñado en la publicación "Subrayando en Nuestra
Historia" (1999:18):
Si mío fue el esfuerzo de esta obra material e intelectual, ellos le
regalaron el Himno, la canción que enaltece y enaltecerá siempre la
Universidad..., este hermoso Himno que convoca a la juventud de Oriente a
llenar de entusiasmo, de trabajo y de fe a "la Casa Más Alta con su Orinoco
de luz torrencial", será impulsor de la UDO de todos los tiempos.
14. Orfeón o Coral Universitaria.
Es el conjunto de voces integrado por estudiantes de la Institución que
representan un valioso símbolo para la Universidad y cuya actuación es
obligatoria para interpretar los himnos en los Actos Académicos de la
Institución.
15. Tratamiento en las Universidades.
De "ciudadano" y "de usted", para todas las Autoridades Universitarias.
También se acostumbra llamarlos: "Señor Rector". Este último tratamiento es
preferido en las universidades privadas, en donde el trato del ciudadano Rector
parece muy del sector público. En los títulos y cargos para el uso de la
correspondencia, el título va primero y el cargo después. Ej. Dr. _____________
Ministro de Educación.
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IV. RECOMENDACIONES
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Fecha: Diciembre 2000
1. Se recomienda a las Delegaciones de Información y Comunicación
Corporativa de los Núcleos, elaborar una programación externa de
común acuerdo con los graduandos, y previamente al Acto de
Imposición de Medallas, que proponga:
a) Misa de Acción de Gracias.
b) Ofrenda floral.
2. La normativa general de Protocolo nos indica que no deben
incluirse muchas actividades dentro del programa en un sólo acto, pues
el objetivo principal del mismo se dispersa y se corre el riesgo de causar
molestias e inquietud, tanto a los participantes como al resto del público
asistente.
3. Todo acto protocolar debe estar previamente diseñado, organizado
y ensayado con las partes involucradas en la programación. Este
punto debe estar manejado directamente, tanto por el Rector y el
Secretario, como por el Coordinador de Relaciones y Protocolo.
4. El Coordinador del Área de Relaciones y Protocolo debe supervisar todo
lo referente al Acto Protocolar, conjuntamente con el equipo de trabajo
que lo acompañe en esa tarea; debe esforzarse en todo momento para
que se cumpla la planificación diseñada para el evento y así obtener un
excelente resultado.
5. Las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa, cuando
sean anfitrionas de las graduaciones en sus Núcleos, deben solicitar
ante el Decano el envío de una circular destinada al cuerpo
profesoral, invitándolo a participar en el desfile académico
durante el Acto de Graduación. La misma debe contener información
sobre la fecha, el lugar y la hora de la realización, tanto del acto como
del retiro de la toga y el birrete. Debe también señalar los números
telefónicos de los profesores, a fin de confirmar su asistencia al evento.
6. Es importante insistir en la comunicación que debe haber entre
los coordinadores del evento y las Autoridades Rectorales y Decanales.
Se debe informar con antelación al acto, cualquier cambio intempestivo en el
programa. Una buena información a tiempo nos evita disgustos, permite resolver
situaciones imprevistas, y garantiza el éxito en la realización del evento.
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GLOSARIO
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Auditorium
Local acondicionado para escuchar conferencias, discursos, realización de
actos, etc.
Aula Magna
Sala donde se enseña colectivamente, sala para realizar actos académicos.
Birrete
Gorro de forma prismática coronado por una borla de color determinado.
Complemento del traje académico usado en acto solemne.
Cultura Corporativa
La filosofía empresarial o institucional: estilo, comportamiento, valores y
normas que animan a cada miembro de la organización.
Cum Laude
Distinción que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con
promedio de 8 a 8.70 (ver Reglamento UDO, Resolución CU N° 007-97).
Coral
Perteneciente al coro, maestro coral. Composición vocal armonizada a cuatro
voces de ritmo lento y solemne, ajustada a un texto de carácter religioso y
que se ejecuta principalmente en las iglesias protestantes. Composición
instrumental análoga a este canto. Masa coral.
Desfile Académico
Caminata de entrada y salida de autoridades universitarias (acto solemne).
Edecán de Protocolo
Ayudante, auxiliar, acompañante. Capacitado para atender en el protocolo.
Emeritus
Distinción que la Universidad otorga a Profesores Titulares jubilados, que
hayan acreditado condiciones sobresalientes en la docencia o en la
investigación.
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GLOSARIO
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Fecha: Diciembre 2000
Escenario
Parte del teatro en donde se colocan las decoraciones y se representan las
obras.
Emblema
Símbolo con un lema que declara el concepto que encierra.
Estrado
Tarima elevada sobre la que se coloca el presidium.
Guía
El que acompaña a alguien para enseñarle el camino.
Honoris Causa (Doctorado)
Distinción que otorga la Universidad a personas sobresalientes en el ámbito
de la ciencia, la cultura, etc.
Identidad
La identidad es una "personalidad" constituida por la institución o empresa
dentro de un proceso dinámico que refleja sus rasgos culturales, sociales y
filosóficos.
Logo
Igual a logotipo. Grupo de letras, abreviaturas, terminaciones o figuras que
son utilizadas por una institución como símbolo o distintivo.
Maestro de Ceremonia
El que dirige el ceremonial.
Magna Cum Laude
Distinción que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con
promedio de 8.71 a 9.30 (ver Reglamento UDO, Resolución CU N° 007-97).
Orfeón
Agrupación de personas que cantan en un coro, generalmente sin
acompañamiento orquestal. La cantidad de personas o cantores que
participan en un orfeón no está establecido en una forma exacta, pero
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GLOSARIO
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Fecha: Diciembre 2000
podemos afirmar que oscila entre cuarenta a sesenta personas.
Podium
Lugar donde se situaban los magistrados y senadores romanos para hablar, y
donde se colocan los vencedores deportivos.
Precedencia
Que se le da preferencia (superioridad o preeminencia por rango jerárquico).
Presidium
Lugar donde se ubican las personas a las que se otorga preferencia en actos
honoríficos (superioridad, preeminencia). Precedencia por jerarquía en una
sesión académica, gubernamental, corporativa, etc.
Profesor Honorario
Es una distinción que la Universidad otorga a aquellas personas, que por
méritos sobresalientes de su labor docente, científica, cultural o profesional,
sean consideradas, por el Consejo Universitario, acreedoras a la misma.
Punta de Lanza
El final del asta donde se iza la bandera.
Relaciones Públicas
Es la aplicación de un programa de comunicaciones, sustentado por una
organización hacia su promoción de valores éticos, culturales, tradicionales e
institucionales. Según Institute of Public Relations, RP.
Solemne
Acto Solemne. Solemnidad, ceremonioso, formalidades importantes.
Suma Cum Laude
Distinción que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con
promedio de 9.31 a 10. (Ver Reglamento UDO, Resolución CU N° 007-97).
Toga
Igual a bata y se usa en ceremonias solemnes. Parte del traje académico.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
GLOSARIO
Código: R-DICC-03-01-I
Pág.: 47
Fecha: Diciembre 2000
Traje Académico
(La Toga y el Birrete). Traje académico ecuménico que simboliza solemnidad.
Triedro
Tarjeta formada por tres caras, ángulo o vértices (sirve para identificación).
Vocativo
Sirve para llamar o invocar a una persona o una cosa.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
BIBLIOGRAFÍA
Código: R-DICC-03-01-I
Pág.: 48
Fecha: Diciembre 2000
Alarico G. Carlos y Oswaldo Visla B. (1989). Gerencia de Eventos y RRPP.
Editorial Panapo.
Alarico G. Carlos (1996) Manual de Ceremonial y Protocolo en los Eventos.
Caracas.
GNU. Comisión Permanente de Comunicación Social (1989). Lineamientos
Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en Venezuela.
Caracas.
De Marchena De Frage, Etna. (1.988) Eventos Universitarios y Sociales.
Gerencia, Ceremoniales y Protocolo. Fedupel.
Jiménez de Trujillo, Nancy (1987). Manual de Relaciones Públicas y Protocolo
(Instructivo de Protocolo) de la Universidad de Oriente. Trabajo de
Clasificación Categoría III del Personal Administrativo.
Peñalver G. Luis Manuel (1993). Cuando pasa el Arado. Segunda Edición.
Universidad de Oriente, Ediciones 35 Aniversario.
Pizzolante Negrón. ítalo (1993). Ingeniería de la Imagen. Colección Ayakua N° 4.
U.C.A.B.
Sheinsohn. Daniel (1988). "Más Allá de la Imagen Corporativa". Ediciones Macchi.
UCV (1997-1999). Dirección de Información y Relaciones Públicas.
Documentación Referente a los Actos de Grado y Procedimientos
Protocolares. Caracas.
UDO (1987). RRPP. Archivos de la Oficina de Información. Cumaná.
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DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
BIBLIOGRAFÍA
Código: R-DICC-03-01-I
Pág.: 49
Fecha: Diciembre 2000
Vargas M. Gilberto (1999). Disertación sobre los Términos: Coro, Coral, Orfeón.
UDO, Delegación de Extensión Universitaria. Orfeón Universitario "Antonio José
de Sucre". Núcleo de Sucre.
Wragg. David (1992). Relaciones Públicas para Mercadeo y Ventas. Legis
Editores.
ANEXOS
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE
LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
ANEXOS
Código: R-DICC-03-01-I
Pág.: 51
Fecha: Diciembre 2000
1.- Himno de la Universidad de Oriente. 2.- Plan de contingencia (1 y 2).
3.- Instructivos: N° 1 (Imposición de medallas); N°.1.1 (Guía acto imposición de
medallas), N°. 2 Acto de graduación.
4.- Modelo de programa básico para ser elaborado y entregado a los graduandos el día
del acto de graduación (Incluye semblanza referente al significado de la promoción); el
texto de este programa se repite durante todo el año, cambiando solamente en el
formato la fecha y lugar de cada graduación. Es elaborado por la DICC. (Relaciones y
Protocolo).
5 Gráficos
1.- Himno de la Universidad de Oriente
2.- Plan de contingencia (1 y 2)
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
RECTORADO DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CORPORATIVA
PLAN DE CONTINGENCIA N° 1
Si a las 4:30 p.m. está lloviendo, los encargados del Protocolo y los Bomberos
Universitarios trasladarán a los graduandos al auditorio, y al público en general a los
pasillos contiguos, según plan de contingencia N° 2.
Asimismo, a las Autoridades Rectorales, Decanos y Claustro se les avisará para que se
trasladen al frente del auditorio, Departamento de Idiomas Modernos, para ponerse sus
togas y alinearse para el desfile académico que guiarán los profesores asignados
para tal fin.
A manera de precaución, debe colocarse estratégicamente un personal de
apoyo en los siguientes sitios:
¾ Puerta de entrada del auditorio del Núcleo de Sucre, pasillos contiguos, puerta
de entrada del Departamento de Idiomas Modernos (tener llave a la mano).
Utilizar megáfonos para facilitar la tarea instruccional.
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
RECTORADO DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CORPORATIVA
PLAN DE CONTINGENCIA N° 2
En vista de que nos encontramos en la temporada de lluvias, presentamos a los
graduandos, padres, representantes e invitados en general, el presente plan para
ponerlo en práctica, en caso de presentarse dicha contingencia durante la
realización del acto de graduación:
- Si a las 4.30 pm, está lloviendo, los encargados del Protocolo y los Bomberos
Universitarios ayudarán a trasladar a los graduandos e invitados especiales al
auditorio del Núcleo de Sucre, situado a la derecha del patio central, y al público
en general, padres y representantes a los pasillos contiguos al auditorio.
- Es importante aclarar que, debido a la capacidad del auditorio de
aproximadamente 350 personas, sólo entrarán al mismo:
1. Los graduandos, invitados especiales, y el orfeón.
2. El desfile académico integrado por las Autoridades Rectorales, Decanos y
Cuerpo Profesoral.
3. Las demás personas deben quedarse en los pasillos contiguos, como ya se les
ha señalado en el párrafo anterior.
NOTA: De presentarse esta situación, agradecemos la mayor comprensión y el
cumplimiento del presente plan de contingencia, en beneficio de la mejor
realización de este acto académico trascendental para la Universidad de
Oriente y para cada uno de los graduandos que egresan de sus aulas y
reciben hoy su título universitario.
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Secretaría
INSTRUCTIVO N° 1
ACTO DE IMPOSICIÓN DE MEDALLAS
Nombre de la Graduación:
Fecha:
Lugar:
Hora:
1. Los graduandos deben llegar con una hora de antelación al Acto
de Imposición de Medallas. Deben togarse para asistir a este Acto.
2. Los graduandos se ubicarán donde les indique el funcionario de protocolo.
3. Si el graduando es hijo(a), o cónyuge de un docente universitario, éste
puede, previa identificación y autorización del Decano, imponer la
medalla a dicho graduando. Debe ir togado para tal fin y el funcionario de
protocolo le indicará el sitio que le corresponderá ocupar, tanto en el
desfile del cuerpo de profesores, como en el auditorio; deberá estar
atento a la llamada del Maestro de Ceremonia para subir el presidium.
4. Los graduandos deben ponerse de acuerdo con la Delegación de
Información y Comunicación Corporativa para lo referente a la Misa de
Acción de Gracias y la Ofrenda Floral, si la hubiere.
5. La
Delegación
de
Información
y Comunicación
Corporativa
suministrará información sobre el uso de las togas. La Universidad se
reserva la venta de medallas y cintas, y el alquiler de la toga y el birrete.
6. El graduando que haya sido seleccionado para hablar en nombre de
sus compañeros, entre los graduandos que tengan Mención Honorífica o
el que posea mayor índice académico, debe ponerse de acuerdo
con dicha Delegación a fin de ensayar el Protocolo.
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Secretaría
INSTRUCTIVO N° 1.1
ACTO GUIA DE IMPOSICIÓN DE MEDALLAS
a) Al entrar las Autoridades Universitarias al recinto donde se impondrán las
medallas, los graduandos y sus familiares deben ponerse de pie para recibirlos.
b) Una vez sentadas, comenzará el Acto:
1. Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela.
2. Lectura de la Resolución____________________ por el Coordinador
Académico___________________________________ .
3. Imposición de Medallas por el Decano del Núcleo________________ .
4. El Maestro de Ceremonia va llamando por orden de lista. Al estar frente
al Decano, el graduando deberá bajar levemente la cabeza, quitándose el
birrete (boneto) para recibir la medalla de parte del Decano o de la persona
autorizada para ello. (*)
5. Palabras a cargo del graduando escogido entre los graduandos que
tengan Mención Honorífica o el que posea mayor índice académico.
6. Palabras del Prof. _____________, Decano del Núcleo______________.
7. Himno de la Universidad de Oriente.
8. Conclusión del Acto por el Maestro de Ceremonia.
Los graduandos y familiares se pararán y permanecerán en su sitio, hasta tanto se
retiren las Autoridades Universitarias.
(*) Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie al docente permisado para
imponer la medalla, deberá decir: "Con la anuencia del ciudadano Decano
Profesor
____________________,
se
autoriza
al
profesor
_____________________ imponer
la
medalla al
graduando
_____________________________ .
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Secretaría
INSTRUCTIVO N° 2
ACTO DE GRADUACIÓN
Nombre de la Graduación:
Fecha:
Lugar:
Hora:
1. Los graduandos deben llegar, por lo menos, con una hora de antelación al
Acto de Graduación.
2. Los graduandos que lleguen después de comenzado el Acto, no se les
permitirá la entrada al recinto de los graduandos. Deberán retirar su Título
por Secretaría.
3. Por razones de seguridad y la academicidad del Acto de Graduación, no
está permitido traer niños al mismo. Cada graduando tiene potestad de traer
hasta tres (3) acompañantes al evento, los cuales deben presentar la
Tarjeta correspondiente a la entrada del recinto, y asistir en traje formal.
4. Deben ubicarse por el número que le corresponde en la lista de
graduandos, suministrada por la persona encargada de control de
graduandos y títulos. Ese número estará señalado en el asiento asignado
en el área de graduandos.
5. Los graduandos Suma Cum Laude, Magna Cum Laude y Cum Laude,
estarán ubicados en sus asientos, marcados con su número de lista
asignado, pero, encabezando su Núcleo. Al llegar al recinto universitario
deben solicitar a la Coordinación de Protocolo o Grado las instrucciones
para recibir su Mención Honorífica. La "Capella distintiva" que se le
suministra para tal fin, debe ser devuelta al concluir el Acto.
6. Se le recomienda al graduando leer el programa interno anexo, con la
finalidad de que tenga una idea precisa del Acto a realizarse y del papel
que, como graduando, le tocará jugar en él.
7. Tanto los graduandos como sus acompañantes deben mantener el orden y
el respeto cónsonos con el significado que el Acto que representa para
todos, sin interferir la correcta audición del Acto.
8. A la entrega del Título por parte del Rector(a), el graduando le dará la mano
a él o a ella y al Decano de su Núcleo correspondiente; luego, sólo a una de
las demás Autoridades del presidium, para evitar el congestionamiento en la
tarima del mismo.
9. Al finalizar el Acto Académico, y al retirarse las Autoridades Rectorales y el
Claustro de Profesores que acompañan el desfile académico, los
graduandos deben mantenerse de pie en orden respetuoso delante de sus
respectivos asientos, hasta retirarse las Autoridades Universitarias.
ACTO SOLEMNE DE GRADUACIÓN
Programa
1. Apertura del Acto a cargo del Rector(a).
2. Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (todos de pie).
3. Lectura del Decreto Rectoral por parte del ciudadano Secretario (todos
sentados).
4. Solicitud de Grado por parte de uno de los graduandos (todos de pie).
5. Juramentación de los graduandos por el ciudadano Rector(a) (los
graduandos de pie alzarán su mano derecha para tomar el juramento de ley
-Decir: "LO JURO"- cuando les diga las palabras de rigor. Una vez todos
juramentados se sentarán.
6. Himno del Graduando (sólo se levantarán los graduandos).
7. Palabras del Rector(a) (todos sentados).
8. Entrega de Títulos: se irán llamando por orden de lista:
9. Primero los Graduandos de Postgrado, y luego los Graduandos de
Pregrado.
10. Lectura del Acta de Graduación por el Secretario (todos sentados).
11. Himno de la Universidad de Oriente (todos de pie. Pueden cantar el
Himno, acompañados del Orfeón).
12. Clausura del Acto por el Rector(a).
13. No abandonar el recinto y permanecer de pie, hasta que termine el
desfile Académico de las Autoridades Universitarias. Los graduandos
pueden incorporarse al desfile, después de que salgan los profesores
togados detrás de las Autoridades.
NOTA: FAVOR REPRODUCIR Y ENTREGAR AL GRADUANDO CUANDO
FIRME EL LIBRO DE ACTAS.
4. Modelo de programa básico para ser elaborado y entregado a los graduandos
el día del acto de graduación (incluye semblanza referente al significado de la
promoción); el texto de este programa se repite durante todo el año,
cambiando en el formato la fecha y lugar de cada graduando. Es elaborado
por la DICC. (Relaciones y Protocolo).
Con el nombre de SESQUICENTENARIO DEL DECRETO DE
CREACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE LA PROVINCIA DE CUMANÁ,
se distingue la XXXVI Promoción de la Universidad de Oriente,
correspondiente al año 2000, por designación del Acuerdo CU-N°
001-00 del Consejo Universitario de esta Casa de Estudios.
Privó para tal escogencia que la primera mención relativa al proceso de
enseñanza superior en el oriente del país, aparece en el Decreto del 27
de Octubre de 1824, sobre la creación del Colegio Nacional de
Cumaná; el cual el 26 de marzo de 1850, por Decreto Ejecutivo de
esa fecha, ordena crear las llamadas Clases Mayores, transformando
dicho Colegio en la Universidad de la Provincia de Cumaná.
La inauguración de esas clases en Derecho y Medicina se realiza el
1 de septiembre de 1850; se inician así, los primeros cursos, y entre
los profesores que dictaron esas cátedras se mencionan: los
abogados doctores Joaquín Hernández, Sulpicio Frías, Modesto
Urbaneja y Emilio Berrizbeitia; y los profesores doctores en
Medicina, Calixto González, Luis Daniel Beauperthuy y Antonio
José Sotillo Empero.
Esta valiosa creación se vio truncada tres años después, cuando
en 1853 un terremoto destruyó la ciudad de Cumaná y el antiguo
Convento de San Francisco, sede de la Universidad, dejando un
vacío profundo dentro de la ansiada tenencia de la educación
superior en el oriente del país.
Ciento nueve años hacen de ese truncado proyecto educativo
primigenio en tierras cumanesas, y de otros más ensayados en las
regiones orientales de Guayana y Barcelona; viene entonces a
llenar este vacío, la creación de la Universidad de Oriente, el 21 de
Noviembre de 1958, cuando por Decreto!
por el gobierno provisorio, surgido a raíz de la caída de la dictadura
perezjimenista, y presidido por el ilustre venezolano de origen cumanés,
Dr. Edgard Sanabria, siendo Ministro de Educación el también
eminente Dr. Rafael Pizani, ejecutan dicho Decreto, el cual fue
promulgado en el Gobierno Constitucional del presidente Rómulo
Betancourt, mediante la Resolución No. 667 del 27 de Junio de 1959,
creando la Comisión Organizadora de esta Universidad.
Dicha comisión quedó integrada por los doctores Luis Manuel
Peñalver, como presidente, Enrique Tejera París, vicepresidente,
acompañados por los destacados venezolanos, Luis Villalba Villalba,
Pedro Roa Morales y Gabriel Chuchani.
En este recuento histórico es propicio el momento para recordar al
Rector Fundador de esta Universidad, Dr. Luis Manuel Peñalver,
cuando en ocasión de la celebración de los 40 años de la
Institución, señala: «La Fundación de esta universidad fue un reto
singular... Casi podríamos parodiar al decir que fue una tarea de
sangre, sudor y lágrimas. Todo ello es una historia apasionante,
agónica, hoy olvidada para quienes no lograron vivirla y encontraron
una obra hecha y en marcha, pero también una obra estimulante que
habría un día que escribirla para que se considere la magnitud del
esfuerzo realizado».
Asimismo a nuestra Rectora, Veridiana González Contreras: «La
Universidad de Oriente ha cambiado desde entonces, pero su
misión sigue vigente. Aquí sembramos ideas, conocimientos,
principios, y cosechamos profesionales dispuestos a enfrentar las
exigencias del futuro, a trabajar por una sociedad más digna por el
progreso del país».
5 Gráficos

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