Cuatro formas de crear una nueva Res Card

Cuatro formas de crear una nueva Res Card

RES CARDS
Introducción
El Administrador de Res Cards tiene como finalidad, automatizar el archivo, que históricamente contenía cientos de
carpetas con papeles apilados por años por las agencias. En el pasado, los agentes solían ingresar detalles de las
reservas de tipo placer (información de clientes, números de confirmación, itinerarios, informaciones de
proveedores, notas, etc.) en tarjetas o papeles. Los agentes solían tener estas tarjetas en alguna parte de su escritorio
o de sus archivos. Ese “lugar” se transfería en un tiempo precioso buscando por la información de las reservas,
especialmente cuando el agente encargado de la reserva no estaba disponible y alguien más necesitaba localizar
dicha información. Cuando los agentes comienzan a automatizar la información de las reservas fuera de un CRS en
las ResCards de Clientbase, el Administrador de ResCards les provee de una herramienta para organizar y manejar
de forma completa los registros de ResCards en su base de datos. Imagine visualizar todas las Res Cards activas con
un solo click del mouse.
Cuatro formas de crear una nueva Res Card
Existen 4 formas de crear una nueva Res Card:
1) Cree una Res Card seleccionando un perfil de un cliente desde la pantalla de resultados del Administrador de
Perfiles, y haga click sobre el icono de Res Card en la barra de herramientas. Tambien puede crear una Res Card
desde cualquier parte dentro del perfil, haciendo click sobre el icono de Rescard en la barra de herramientas.
2) En la pestaña de Res Card dentro del perfil del cliente, haga click en Add. Para modificar o eliminar una Res Card
existente, seleccione la Res Card y haga click en Modify o Delete.
3) Copiar una Res Card totalmente desde un perfil a otro. La mayoría de la información capturada cuando una Res
Card es copiada incluyendo la información general de la Res Card, records de reservas y notas de agente. La
información que no se copia, incluye la fecha de creación de la Rescard, facturas, actividades, información del
cliente respecto al viaje, información específica del perfil (como ser Bill to/ship to addreses) y campos relativos a
pasajeros (como ser nombres de pasajeros, asientos asignados, números de tickets, etc) .
Para copiar una Res Card en su totalidad, simplemente seleccione la que desea copiar (no abra la Res Card) y clickee
en Copy. Luego cierre el perfil y abra o cree un nuevo perfil al cual desea copiarla, seleccione la pestaña de Res
Card y luego click en Paste.
4) Necesita crear una Res Card rápidamente y de apuro? Haga click en el icono de Res Card de la barra de
herramientas y luego de ingresar información de búsqueda, decida a cual perfil debe ser asociada la información.
Tenga cuidado cuando crea una Res Card de esta manera, o podría terminar creándola para un cliente equivocado.
Como toda Res Card debe estar asociada a un perfil, el sistema por defecto lo hace al perfil que se encuentre
seleccionado en el administrador de perfiles. Si comete un error y asocia la Res Card al perfil equivocado, re-asocie
el record con el correcto, ingresando una parte del nombre del cliente (Apellido/Nombre) en la Rescard en el campo
Prepared For, y haciendo click en el menú desplegable para obtener un listado de perfiles que correspondan con el
que quiere seleccionar.
Encabezado de Res Card
El encabezado de Res Cards consiste de la barra de herramientas y los campos subsiguientes que pueden verse
mientras
se
encuentra
en
cualquiera
de
las
pestañas
de
la
Res
Card
((Reservaciones,Facturas,Actividades,Comentarios Agentes, Retroalimentación Cliente, Adjuntos, Multi moneda
Mas Campos, y Editar Historia). Como la mayoría o la minoría de estos campos, además de los campos obligatorios
(marcados con **), pueden ser completados.
Objetos del Menú Archivo: Desea saltar a otra parte del programa? Los objetos del Menú Archivo aparecen en la
parte superior de esta área. Cuando esté listo, salte de regreso a la Res Card utilizando Windows.
Res Total/Invoice Total/Balance: En la parte superior del encabezado, en color resaltado, vea Res Total, Invoice
Total, y Balance.
Barra de Herramientas de la Res Card:
Proposal (Propuesta): Clickee Proposal en la barra de herramientas de la Res Card para generar una propuesta de
viaje a un cliente. Ver Generar una Propuesta.
Itinerary(Itinerario): Clickee Itinerary en la barra de herramientas de la Res Card para generar un itinerario
personalizado de su reserva. Ver Generar Itinerario.
Statement(Asiento) : Clickee Statement en la barra de herramientas de la Res Card para generar un Asiento. Ver
Generar un Asiento del Viaje.
Recordatorio: Clickee Reminder en la barra de herramientas de la Res Card para generar un recordatorio simple o
una serie de recordatorios (configuración en Opciones por Defecto Globales) para su reserva. Una vez generados,
los recordatorios simples o múltiples son automáticamente creados en la pestaña de Actividades de la Res Card y en
la pestaña de Actividades del perfil del cliente y aparecen en la lista Por Hacer (To-Do) del agente en la fecha
especificada. Ver Lanzar serie de Recordatorios ( Launching Batch Reminders) y la sección de Actividades más
abajo.
Go To (Ir a): Para saltar rápidamente hacia el perfil del cliente, clickee en Go To en la barra de herramientas de la
Res Card.
**CAMPOS REQUERIDOS POR IGUAL:
**Fecha de Creación: Por defecto muestra la fecha de hoy o ingrese otra fecha. Haciendo click en la fecha
despliega el calendario y con doble click para seleccionar la fecha deseada en el calendario.
**Agente: Muestra por defecto el agente que está firmado, o ingrese otro nombre de agente del menú desplegable.
Este campo representa el agente primario responsable para manejar este viaje.
**Estatus: Ingrese el Estatus del viaje desde el menú desplegable. Las opciones Active, Departed, o Cancelled.
(Esta área necesita ser actualizada cuando el viaje esta en un Estatus diferente). Todas las Res Cards creadas con
Active muestra un icono indicador cada vez que se abre el perfil. De esta manera, siempre que un agente visualiza el
perfil, saben si existe una Res Card activa.
Ciclo de Reservación: Ingrese en que etapa del ciclo de la reservación se encuentra el viaje desde el menú
desplegable. Las opciones por defecto son: Lead, Booked, Under Deposit, Paid-In-Full, Returned From Trip, o
personalice la lista por defecto para el campo Ciclo de la Reservacion yendo a Opciones por Defecto Globales
/General Setup/Campos Requeridos por Usuarios/Reservation Cycle. Cambiando el estatus del ciclo de la
reservación, puede imprimir reportes para ver cuales Res Cards están en cada ciclo de la reservación por agente.
Fuente de Mercadeo: Ingrese la fuente de la reserva desde el menú desplegable, o personalice la lista por defecto
para el campo Fuente de Mercadeo yendo a Opciones por Defecto Globales /General Setup/Campos Requeridos
por Usuarios/, o haciendo click en la etiqueta azul del campo (si lo permite). Esta fuente de mercadeo puede
utilizarse para evaluar el éxito de un mailing.
Grupo: Ingrese el nombre del grupo para el viaje desde el menu desplegable. Estas entradas son personalizables
bajo Opciones por Defecto Globales /General Setup/Campos Requeridos por Usuarios/Groups y esta tabla
comparte la misma tabla en Trams Back Office, por lo que cualquier perfil marcado con un nombre de grupo in
TBO, es también marcado en ClientBase y vice versa.
**No. de Sucursal.: Muestra por defecto la sucursal ingresada en el nombre de usuario, o ingrese la sucursal desde
el menú desplegable.
Preparado por: El campo muestra por defecto el nombre/s primario del perfil. Haga click en el icono rojo del perfil
para re-ver la información del perfil o haga click en Go To en la barra de herramientas de la Rescard. Para cambiar
el perfil al cual la Rescard está asociado, ingrese una parte del nombre del cliente(Apellido/Nombre) en este campo,
y vaya al menú desplegable para obtener la lista de perfiles que se corresponden de los cuales elegir.
Nombre de Viaje: Ingrese nombre del viaje.
Localizador.: Ingrese un localizador si está disponible.
Región: Esta área incluye un set de regiones pre-grabadas y son visibles al seleccionar del menú desplegable.
Destino: Ingrese la región/destino del viaje de una lista detallada en el menú desplegable. Estas entradas son
definibles por el usuario en Opciones por Defecto Globales /General Setup/Campos Requeridos por Usuarios/
Res Cards: Region of Trip o haciendo click en la etiqueta del campo azul si lo permite. Los Destinos definibles
por el usuario también incluyen la habilidad de ser asociados a una de las Regiones predeterminadas. Al crear una
Res Card, si el campo de la Región se complete primero, luego al seleccionar Destino desde la lista del menú
desplegable, solo incluirá una sub selección con aquellos Destinos asociados a esa Región. Si permitir FreeFlow no
está seleccionado (forzando a los usuarios a seleccionar desde la lista desplegable) entonces múltiples Destinos
pueden ser seleccionados e insertados en un esa Res Card.
Fecha de Inicio/Fecha de Termino de Viaje: Ingrese fechas de viaje como referencia, pero este campo no es
requerido. Cuando las fechas son ingresadas en las reservas, estos campos de las fechas son actualizados por las
fechas de las reservas y se convierten en solo lectura.
Direcciones: Las direcciones de facturación y de entrega del cliente, muestran por defecto las direcciones
configuradas en el perfil del cliente. Cuando cree una nueva Res Card, Use Profile Bill por defecto está marcada, por
lo que a menos que sea desmarcada, todo cambio a la dirección del perfil actualiza automáticamente la dirección de
la Res Card. Para cambiar manualmente una dirección, desmarque la casilla correspondiente (no se sugiere, ya que
si actualiza el perfil tendrá un cambio permanente de dirección y la Res Card se actualizará automáticamente).
Pasajeros: Identifique a los pasajeros que viajan haciendo click en Pasajeros en la parte superior del campo. Haga
click en el menú desplegable de pasajeros para revelar la lista de viajeros contenida en el perfil del cliente bajo la
pestaña Family Members/Employee . Bajo Tipo se indica si el pasajero es un Adulto, Niño o Infante. Haga click en
la casilla Primario si el que viaja es el pasajero primario. Insertar actualiza la información en la parte inferior de la
pantalla con la nueva información del viajero. Actualizar modifica la información en la parte inferior de la pantalla
con la nueva información del viajero y Nuevo provee de campos de entrada en blanco para ingresar libremente
nueva información del viajero. Asegúrese que ve a todos los pasajeros listados en la parte inferior de la pantalla de
ingreso antes de clickear Ok y salvar.
** Representa los únicos campos obligatorios en la Res Card
PNR Import: Haga click aqui para Merge to PNR (Migra información del cliente a un PNR), o haga Import PNR
(reservas guardadas en un PNR en Amadeus, Sabre, Worldspan, o Apollo/Galileo , pueden ser importadas a
ClientBase y se pueden crear nuevas reservas en el área de Reservations en la Res Card). Por favor refiérase al
capítulo Una Mirada en Detalle a PNR import.
Live Connect: Esto es un vínculo a Live Connect desde la pantalla principal, y también tiene un vínculo desde el
nivel de la reservación. Si está utilizando un Proveedor de Live Connect, pero aun no está seguro del Vendedor
(quizás esté buscando por un tour y está buscando a un vendedor), utilice este vinculo. Luego que la reserva se
despliega en ClientBase, el campo del vendedor se completa. Por detalles de cómo configurar y utilizar Live
Connect, por favor refiérase al capítulo: Una mirada en Detalle a Live Connect.(No disponible para ClientBase
LAD)
Service Fee (Tarifa de Servicios): Para crear una tarifa de servicios en una reserva que está manejando desde una
rescard, haga click en Service Fee, localizado en la pestaña de la reservación, y una nueva línea de reserva se crea
automáticamente con la categoría de viaje de Tarifa de Servicio, y con el nombre de su Agencia como proveedor del
servicio. Todos los pasajeros ingresados a la Res Card aparecen por defecto en este segmento de la tarifa de
servicios y el número de pasajeros concordante por defecto. Si la tarifa de servicios ingresada por defecto en
Opciones por Defecto Globales es por pasajero, entonces marque la casilla Charge As Per Person y la cantidad se
multiplicara acorde a la cantidad de pasajeros. Utilice la forma regular de Facturar en una Res Card para generar
una factura de tarifa de servicios..
Totales de la Reservación: Vea el total de cualquier reservación confirmada, incluidos Res Total, Invoiced Total,
Balance y Commission Total que aparecen en rojo. Además de ver los totales para todas las reservaciones, usted
puede ahora ver estos totales para cada reserva individual. Haga click en la reservación deseada y Res Total,
Invoiced Total, Balance y Commission Total para solo esa reservación aparecen a la derecha del encabezado de
Selected Reservation. Para ocultar estos totales, haga click en la división punteada en la parte inferior de la pantalla.